SIKLUS PENJUALAN dan PENDAPATANMakalah ini disusun guna melengkapi tugasMata Kuliah Sistem Informasi AkuntansiProgram Studi Manajemen Keuangan

Disusun oleh

Laurence Margareta Nauli (2013.4.21134)Rafika Qolbi(2013.4.21010)Ranci Purwa Pratiwi(2013.4.21131)Haryo Satria Ramadhan(2013.4.21104)Muhamad Jejen Apriyadi(2012.4.20428)

PROGRAM STUDI KEUANGANPOLITEKNIK AKADEMI PIMPINAN PERUSAHAANJAKARTA 2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat-Nyalah kami mampu menyelesaikan makalah ini dengan baik.Makalah tentang Sistem Informasi Akuntansi ini disusun dengan tujuan untuk melengkapi tugas mata kuliah sistem informasi akuntansi.Penyusunan makalah tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Kami sebagai penyusun makalah ini sepenuhnya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang.Akhir kata, semoga makalah ini bisa memberikan suatu kemanfaatan bagi kami selaku penyusun makalah pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya serta bisa menjadi tambahan referensi di bidang ilmu Komunikasi Data bagi penyusun makalah di masa yang akan datang.

Jakarta, Juni 2015

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR 2DAFTAR ISI 3BAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang 4BAB II TEORI 2.1 Pengertian Siklus Penjualan dan Pendapatan 52.2 Tujuan Utama Siklus Pendapatan 52.3 Fungsi Siklus Pendapatan 62.4 Empat Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan 9BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN3.1 Sistem Pengelolaan Penjualan 133.2 Sistem Pengelolaan Penerimaan Kas28BAB IV KESIMPULAN35DAFTAR PUSTAKA36

BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangAktivitas kita sehari hari tidak lepas dengan kegiatan kegiatan yang berkaitan dengan perekonomian, seperti layaknya jual beli, bisnis, tagihan, utang piutang, dan sebagainya.Di zaman modern ini, sudah banyak manusia juga beberapa perusahaan yang dituntut untuk mengetahui bahkan menerapkan bagaimana cara mengatur penyediaan barang atau jasa pada waktu dan tempat yang tepat. Dengan adanya sistem informasi perusahaan dapat mengontrol aktivitas kegiatan perusahaan.Salah satu tujuan dari sistem informasi adalah untuk membantu pihak manajemen di dalam menjalankan bisnis perusahaan agar lebih efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dicapai melalui pemrosesan transaksi yang terjadi dari sumber ekstern ataupun intern dan persiapan keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan keuangan. Agar informasi yang dihasilkan dari pemrosesan transaksi tersebut dapat membantu manajemen, maka para akuntan juga berperan didalam perancangan elemen-elemen sistem perosesan transaksi seperti dokumen sumber, buku harian, buku besar dan laporan keuangan. Transaksi dari siklus akuntansi merupakan titik sentral untuk berfungsinya sistem informasi akuntansi. Dimana fungsi pemrosesan transaksi menguraikan fungsi-fungsi lain yang terlibat dalam memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Salah satu siklus penting dalam perusahaan adalah siklus pendapatan. Siklus pendapatan merupakan proses yang berasal dari peristiwa ekonomi yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, dimana didalamnya termasuk transaksi penjualan. Untuk mendukung siklus ini dibutuhkan sebuah sistem yang baik. Agar sistem ini dapat berjalan dengan baik maka dibutuhkan pengendalian internal yang memadai. Pengendalian internal terhadap sistem penjualan merupakan hal yang sangat penting karena sistem penjualan merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari menginput data, memproses data sampai dengan data tersebut menghasilkan suatu informasi, sangat rentan terhadap kesalahan yang kadang tidak dapat dihindarkan.

BAB IITEORI

2.1 Pengertian Siklus Pendapatan Pengertian dari siklus pendapatan dapat dilihat dari pendapat beberapa ahli berikut ini : Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 5) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan penjualan tersebut. Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 9) adalah kejadian kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan. Siklus pendapatan menurut Widjajanto (2001 : 304) adalah daur yang meliputi fungsi fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan kepada pelanggan. Daur pendapatan, dengan demikian, merupakan ujung tombak aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan nutrisi bagi perusahaan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan. Siklus pendapatan menurut Winarno (1994 : 10) ialah yang berhubungan dengan pendistribusian sumber sumber ekonomi yang telah diubah bentuknya kepada pembeli dan mendapatkan pembayarannya dari mereka. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pendistribusian barang atau jasa kepada pelanggan yang berlangsung secara terus menerus dan penagihan pembayaran dari hasil penjualan tersebut.2.2 Tujuan Utama Siklus PendapatanMenurut Winarno (1994 : 200) tujuan umum diselenggarakannya siklus pendapatan adalah memudahkan pertukaran produk atau jasa dengan pelanggan untuk menjadi atau memperoleh uang tunai (kas). Tujuan ini dapat dirinci menjadi : 1. Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan cukup untuk membayar kredit. 2. Mengirim barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen pada waktu atau tanggal yang telah disetujui. 3. Menagih atas produk atau jasa hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu. 4. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan tunai (kas) dengan segera dan akurat.5. Membukukan penjualan dan penerimaan tunai kepada rekening pelanggan yang bersangkutan dalam buku besar piutang.6. Mengamankan produk dan uang tunai sampai saat pengiriman atau penyetoran ke bank, dan7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan manajerial yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa.

2.3 Fungsi Siklus PendapatanMenurut Winarno (1994 : 200) dalam hal penjualan barang, fungsi siklus pendapatan meliputi :1) Mendapatkan pesanan dari pelangganAda berbagai cara memperoleh pesanan dari pelanggan. Seorang pelanggan mungkin mengirim pesanan pembelian melalui surat, pelanggan yang lain mungkin memesan melalui telepon atau langsung datang ke toko dan membeli suatu barang dari pramuniaga atau wiraniaga perusahaan (mungkin juga perantara) mengunjungi tempat kediaman pelanggan dan mendapatkan pesanan. Bagaimana cara menerima pesanan, biasanya pesanan itu dinyatakan dalam bentuk tertulis pada suatu formulir (misalnya, surat pesanan yang dibawa wiraniaga). Langkah akhir dalam memperoleh pesanan adalah memastikan kesahihan pesanan tersebut. Misalnya, petugas bagian penjualan mungkin perlu memeriksa apakah pelanggan yang memesan merupakan perusahaan yang reputasinya baik.

2) Memeriksa status kredit pembeliBilamana pesanan merupakan pembelian secara kredit, diperlukan pemeriksaan yang lebih teliti. Kebanyakan penjualan kredit, termasuk penjualan dengan kartu kredit yang nilainya lebih dari $50n(di Jakarta, kebanyakan batas ini adalah sekitar Rp. 200.000 sampai Rp 250.000), memerlukan pemeriksaan kredit (credit check). Jika pesanan diterima dari pelanggan kredit lama (sudah pernah melakukan pembelian kredit sebelumnya), perusahaan biasanya sudah memiliki informasi kredit dari pelanggan ini dalam data basenya. Informasi ini akan tersaji dalam bentuk kelayakan kredit, misalnya baik, sedang, atau buruk, atau dalam bentuk batas kredit (misalnya, kredit otomatis kumulatif $5000). Jika pesanan datang dari pelanggan baru, atau jika pelanggan mengajukan permohonan kartu kredit, perusahaan dapat menghubungi biro kredit untuk memastikan kelayakan kredit pelanggan tersebut. Kriteria kelayakan kredit meliputi status keuangan calon pelanggan, catatan pembayaran yang lalu, serta prospek penghasilan yang akan datang. Dalam hal seorang pelanggan baru atau lama yang mempunyai situasi khusus, manajer kredit biasanya perlu melakukan judgment.

3) Memasukkan pesanan penjualanPesanan yang telah disetujui selanjutnya dimasukkan ke prosedur pemrosesan penjualan. Entri pesanan penjualan biasanya pertama-tama terdiri dari penyiapan dokumen entri penjualan formal (kecuali jika digunakan formulir penjualan wiraniaga). Dokumen entri penjualan formal ini dapat disiapkan secara manual atau otomatis untuk sistem berdasarkan komputer.

4) Merakit barang pesanan untuk dikirimkanBarang-barang yang dipesan harus secara fisik dipindahkan ke pangkalan pengiriman. Seringkali fungsi ini terdiri atas pengambilan barang dari gudang, dengan menggunakan tiket pengambilan atau kopi surat pesanan penjualan, dan memindahkannya ke pangkalan pengiriman. Untuk barang mahal atau barang khusus, fungsi ini dapat mencakup pembelian barang tersebut dari pemasok atau membuatnya dipabrik milik perusahaan. Juga, setiap langkah yang mempengaruhi sediaan barang dagangan perusahaan harus dicatat secara baik.

5) Mengirimkan barang pesananKecuali jika pelanggan mengambil sendiri barang pesanannya di pangkalan pengiriman, barang tersebut harus secara fisik disampaikan kepada pelanggan. Sebelum disampaikan, barang ini biasanya dikemas lengkap dengan slip pengemasannya. Selanjutnya barang dikirim dengan menggunakan wahan pengiriman milik perusahaan, melalui jasa pengiriman swasta, melalui jasa pos, atau dengan menggunakan jasa kurir independen.

6) Menagih pelangganPenyiapan tagihan sudah dibahas dalam judul entri pesanan. Tetapi penagihan belum selesai sampai tagihan tersebut disampaikan untuk mendapatkan pembayaran. Surat tagihan menegaskan tanggal jatuh tempo pembayaran seringkali dicantumkan juga potongan harga untuk pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo. Macam penagihan lain terjadi bilamana perusahaan eceran menerima kartu kredit yang dikeluarkan oleh bank atau lembaga keuangan independen. Dalam hal ini, perusahaan pengecer tadi mengirimkan slip penjualan ke bank yang bersangkutan dan segera menerima uang tunai. Bank ini kemudian menagih pelanggan melalui tagihan bulanan. Sampai disini sebagian besar fungsi yang menyangkut penjualan itu sendiri telah diselesaikan.

7) Menerima dan menyetor pembayaran tunaiUang tunai dari pelanggan dapat diterima melalui pos atau langsung di tempat penjualan. Setiap penerimaan tunai segera dicatat begitu diterima. Sebaiknya semua jumlah yang diterima dicatat pada slip penyetoran pada hari yang sama dan segera disetorkan ke bank perusahaan. Cara menerima uang tunai adalah melalui sistem tagihan kotak pos. Dengan sistem ini pelanggan mengirimkan bukti pembayarannya ke kotak pos, menyetorkan pembayaran ke rekening perusahaan kreditor, dan menyiapkan daftar rinci untuk perusahaan tersebut.

8) Menangani piutangCatatan piutang yang terpisah harus ditangani untuk setiap pelanggan kredit yang aktif. Setiap tagihan didebetkan ke rekening ini, sementara setiap penerimaan tunai dikreditkan ke rekening tersebut. Saldo piutang akan muncul pada rekening selama pembayaran belum dilakukan sepenuhnya.

9) Membukukan transaksi ke buku besar umumIkhtisar transaksi penjualan dan penerimaan tunai dibukukan ke buku besar umum. Fungsi ini yang menggambarkan antarmuka antara siklus pendapatan sistem atau siklus buku besar umum.

10) Menyiapkan laporan keuangan dan keluaran keluaran lain yang dibutuhkanBerbagai keluaran dihasilkan sebagai hasil samping dari fungsi siklus pendapatan yang telah disebutkan di atas. Satu contoh yang telah disinggung adalah laporan bulanan untuk pelanggan. Ikhtisar penjualan dan penerimaan tunai, berkaitan dengan daftar jurnal. Laporan keuangan mulai dari jadwal jatuh tempo piutang sampai ke analisis penjualan biasanya dipandang perlu juga. Jika digunakan sistem berdasarkan komputer online, tayangan setiap rekening dan informasi-informasi spesifik lainnya juga dapat disediakan.

2.4 Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan2.4.1. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)Meliputi Mengambil pesanan penjualan , Persetujuan kredit Memeriksa persediaan, Menjawab permintaan pelanggan.a) Entri pesanan penjualan, ANCAMAN nya meliputi : Pesanan pelanggan tidak lengkap atau tidak akurat Penjualan kredit memiliki catatan kredit yang buruk Legitimasi pesanan Habisnya persediaan, biaya penggudangan dan diskon

b) Entri pesanan penjualan, PROSEDUR PENGENDALIAN meliputi : Pemeriksaan edit entri data Persetujuan kredit oleh bagian kredit Tanda tangan dokumen Sistem pengendalian persediaan

2.4.2. PengirimanPengambilan dan Pengepakan pesananan Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan.

Pengiriman pesanan, Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.

Pengiriman ancamannya meliputi : Kesalahan pengiriman Pencurian persediaan Prosedur pengendalian meliputi : Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu dan slip pengepakan Pengendalian aplikasi entri data Batasi akses fisik kepersediaan

2.4.3. PENAGIHAN DAN PIUTANG USAHA Penagihan Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran. Pemeliharaan data piutang usaha Fungsi piutang usaha yaitu menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima. Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha :a) Metode faktur terbuka yaitu Para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah faktur tiap penjualan.b) Metode pembayaran gabungan yaitu Para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkanpada lap[oran bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan.Penagihan dan piutang usaha , ancamannya meliputi : 1. Kegagalan menagih pelanggan 2. Kesalahan dalam penagihan 3. Kesalahan dalam memasukan data ketika memperbaharui piutang Penagihan dan piutang usaha , prosedur pengendaliannya meliputi : 1. Pemisahan fungsi pengeriman dan penagihan 2. Pemberian nomer dokumen pengiriman secara periodikPENAGIHAN KAS ANCAMAN 1. Pencurian kas PROSEDUR PENGENDALIAN 1. Pemisahan tugas 2. Rekonsiliasi periodik laporan bank

BAB IIIANALISIS DAN PEMBAHASAN

SIKLUS PENDAPATANSiklus pendapatan yang terjadi dibagi menjadi dua sistem, yakni sistem pengelolaan penjualan dan sistem pengelolaan penerimaan kas.3.1 SISTEM PENGELOLAAN PENJUALANSistem pengelolaan penjualan dibagi menjadi dua jenis, hal ini dikarenakan berbedanya perlakuan sistem penjualan atas beberapa produk yang kemudian dikelompokkan menjadi produk umum dan juga produk khusus. Produk umum yakni produk-produk pihak ketiga, aksesoris Apple, dan juga keluarga iPod. Sedangkan untuk produk khusus adalah produk Mac-Family yang terdiri dari Macbook, Macbook Pro, dan iMac. Gambar 3.1 DFD level 0 : Sistem pengelolaan penjualan3.1.1 SISTEM PENGELOLAAN PENJUALAN PRODUK UMUMUntuk mendukung penjualan produk Apple yang merupakan produk penjualan utama, perusahaan juga menjual berbagai produk dari berbagai vendor lainnya. produk tersebut berupa aksesories yang mendukung keperluan konsumen dalam penggunaan produk Apple.3.1.1.1 Data flow diagram dari sistem pengeolahan penjualam produk umum secara tunaiBerikut adalah data flow diagram dari sistem pengelolahan penjualan produk umum secara tunai dalam SOP perusahaan :

Gambar 3.2 Data-Flow Diagram Sistem Pengelolahan Penjualan Umum Secara Tunai (SOP)Berdasarkan gambar 3.2 proses penjualan produk umum secara tunai (SOP) dapat dijelaskan sebagai berikut:a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produk.b. Pembeli mengisi database customerc. Pembeli melakukan pembayaran secara tunaid. Kasir memasukan database customer ke dalam i-Reap/SAP e. Kasir memasukkan data penjualan kedalam i-Reap/SAPf. Kasir menyerahkan produk dan satu lembar invoice kepada pembelig. Kasir mencetak daily sales report disetiap akhir hari operasionalh. Kasir menyimpan daily sales report, satu invoice atas setiap transaksi yang terjadi ke dalam Store Sales DatabaseTerdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk umum secara tunai ini :a. Bentuk cetakan yang dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt. Kemungkinan hal ini disebabkan oleh kesalahan tafsir yang mengartikan kuitansi sebagai invoice. Tidak terdapatnya invoice karena pelanggan membayar dengan menggunakan uang (cash).b. Dalam kenyataannya, komputer kasir mencetak tiga buah receipt, bukannya dua. Receipt pertama diberikan kepada pelanggan, yang kedua disimpan dalam database store dan yang ketiga dikirimkan ke bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP, menyatukan receipt (dalam DFD yakni invoice) yang dikirimkan ke pusat dan yang semestinya disimpan dalam store database.c. Store sales database (dalam DFD-SOP) berisikan lebih dari data penjualan, dengan demikian akan jauh lebih tepat apabila ditulis Store Database saja.d. Dalam SOP, Bank seakan menjadi entitas terakhir, padahal dalam kenyataannya bagian akuntansi membutuhkan data bank untuk melakukan rekonsiliasi.e. Tidak adanya picking ticket yang seharusnya dikeluarkan oleh manager perusahaan, padahal terdapat sebuah lembaran yang seharusnya dicetak, itulah picking ticket yang kemudian dijadikan Stock Release Document. Efisiensi kertas dan waktu dijadikan alasan dalam penghilangan dokumen ini, menjadi hanya lisan saja. f. Daily Sales reporting kini bukan merupakan prosedur dalam sistem penjualan, melainkan merupakan bagan dari sistem penerimaan kas, semenjak pembaharuan i-Reap.g. Tidak adanya keterangan level 0 atau level 1 dalam setiap proses membuat analisis sulit untuk dilakukan.3.1.1.2 Data flow diagram dari sistem pengelolaan penjualan produk umum secara non- tunai.Berikut adalah data-flow diagram untuk sistem penjualan produk umum secara non-tunai (SOP) :

Gambar 3.6 Data-flow diagram sistem pengelolaan penjualan produk umum secara non-tunai (SOP)Berdasarkan gambar 3.6 yang merupakan data flow diagram atas sistem penjualan produk umum secara non-tunai :a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produkb. Pembeli mengisi database customerc. Pembeli melakukan pembayaran secara kredit dengan menggunakan kartu kreditd. Kasir melakukan verifikasi dengan meminta tanda tangan customer pada invoice kartu kredite. Kasir memasukkan database customer ke dalam SAPf. Kasir memasukkan data penjualan ke dalam SAPg. Kasir menyerahkan produk dan satu lembar invoice, serta satu lembar invoice kartu kredit kepada pembelih. Kasir mencetak daily sales report disetiap akhir hari operasionali. Kasir menyinpan daily sales report, satu invoice atas setiap transasksi yang terjadi, dan satu invoice kartu kredit atas setiap transaksi yang terjadi di hari tersebut ke dalam Store Sales DatabaseTerdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk umum secara non-tunai ini :a. Tidak tepatnya penggunaan kartu kata invoice, karena penggunaan kartu kredit pelanggan dalam proses pembayaran, sehingga yang ada hanya digital settlemenent dari mesin EDC ke bank. Karena proses online tersebut tidak akan ada tagihan (invoice) langsung dari EMAX ke pelanggan, melainkan pelanggan akan diberikan kuitansi (receipt) atas pembayaran yang telah dilakukan menggunakan kartu kreditnya itu.b. Terdapat pengecekan limit kartu kredit dan juga input approval code credit card dalam modul i-Reap yang tidak dituliskan dalam DFD-SOP.c. Termasuk kerancuan dalam point b sampai dengan g pada SOP penjualan produk umum secara tunai.3.1.1.3 Flowchart dokumen pada sistem penjualan produk umum secara tunai dan non-tunaiArus dokumen yang terjadi pada sistem penjualan produk umum baik secara tunai atau secara kredit dapat diilustrasikan dengan gambar 3.8 yang merupakan gambar flowchart yang terjadi pada perusahaan atas transaksi penjulan produk umum(SOP).

Gambar 3.8 flowchart sistem penjualan produk umum (SOP)Proses arus dokumen yang terjadi pada gambar 3.8 atas sistem penjualan produk umum secara tunai dapat dijabarkan sebagai berikut:a. Pembeli mengajukan customer orderb. Customer order diproses secara manual terlebih dahulu dengan melakukan input data pembelic. Menyiapkan sales order yang dimasukan langsung ke dalam i-Reap/SAP dalam keadaan onlined. Pembeli melakukan pembayarane. Pembeli memilih cara pembayaran tunai atau non-tunai (kredit)f. Jika pembeli melakukan pembayaran dengan sistem kredit, kasir akan meminta kartu kredit yang akan digunakan kemudian memasukan data pembayaran ke dalam i-Reap/SAP dan memcetak dua lembar credit invoiceg. Kasir menyerahkan satu lembar invoice beserta produk kepada pembeli. Jika pembayaran dilakukan secara kredit, kasir juga menyerahkan satu lembar credit invoiceh. Kasir menyiapkan dan mencetak daily sales reporti. Kasir melakukan penyimpanan file atas satu lembar invoice dsn daily sales report serta satu lembar credit invoice jika pembayaran dilakukan secara kreditj. Data yang telah diinput ke dalam i-Reap/SAP masuk ke dalam database online service yang langsung men-update ke bagian akuntansiTerdapat kerancuan dalam flowchart sistem penjualan produk umum tersebut: a. Karena secara substansial pelanggan melakukan pembayaran selalu secara tunai, maka penggunaan kata invoice atau credit invoice menjadi kurang tepat dan seharusnya dituliskan sebagai receipt.b. Komputer kasir mencetak bukan sebayak dua tapi tiga buah receipt untuk pembayaran tunai dan tiga buah receipt plus tiga buah bank receipt dari mesin EDC c. Receipt yang dicetak (baik bank receipt ataupun receipt dari perusahaan) disalurkan dalam bentuk dokumen pada tiga entitas; pelanggan, (untuk arsip), dan pihak akuntansi EMAX. d. Arsip tersebut (offline file) juga dipergunakan untuk membuat daily sales reporting, yang baru kemudian diserahkan pada bagian akuntansi EMAX untuk mendukung online database yang ada. e. Daily sales reporting kini bukan merupakan prosedur dalam sistem penjualan, melainkan merupakan bagian dari sistem penerimaan kas, semenjak pembaruan i-Reap. f. Tidak adanya pemisahan antara prosedur penjualan produk umum tunai dan non-tunai. 3.1.2 Sistem Pengelolaan Penjualan Produk Khusus Produk khusus meliputi produk Macbook, Macbook Pro, Macbook Air dan iMac. Produk ini mendapatkan perlakuan khusus karena dalam pelaksanaan penjualannya produk ini dipantau langsung oleh produsen dan pihak perusahaan sebagai distributor harus melakukan pelaporan atas beberapa hal ke customer. 3.1.2.1 Data flow diagram dari sistem pengelolaan penjualan produk khusus secara tunai Berikut adalah data-flow diagram atas penjualan produk khusus secara tunai dalam SOP perusahaan:

Gambar 3.11 Data-Flow Diagram Penjualan Produk Khusus Secara Tunai Berdasarkan gambar 3.11 diatas yang merupakan data-flow diagram atas penjualan produk khusus dengan sistem pembayaran secara tunai, proses penjualan yang terjadi dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produk b. Pembeli mengisi database pembeli c. Pembeli melakukan pembayaran secara tunai d. Kasir memasukkan database pembeli ke dalam i-Reap/SAP. e. Kasir memasukkan data penjualan ke dalam i-Reap/SAP. f. Kasir atau Campus Rep. mengambil produk dari gudang g. Perusahaan Rep. melakukan touch and go kepada pembeli h. Pembeli mengisi Apple survey form sebanyak dua lembar dan kemudian diserahkan kepada Kasir i. Kasir menyerahkan produk, satu lembar Apple survey form, satu lembar invoice kepada pembeli. j. Kasir mencetak daily sales report di setiap akhir hari operasional. k. Kasir menyimpan daily sales report, satu invoice atas setiap transaksi yang terjadi ke dalam Store Sales Database Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk khusus secara tunai ini: a. Bentuk cetakan yang dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt. Kemungkinan hal ini disebabkan oleh kesalahan tafsir yang mengartikan kuitansi sebagai invoice. Tidak terdapatnya invoice karena pelanggan membayar dengan menggunakan uang (cash).b. Dalam kenyataannya, komputer kasir mencetak tiga buah receipt, bukannya dua. Receipt pertama diberikan kepada pelanggan, yang kedua disimpan dalam database store, dan yang ketiga dikirimkan ke bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP, menyatukan receipt (dalam DFD yakni invoice) yang dikimkan ke pusat dan yang semestinya disimpan dalam store database. c. Store sales database (dalam DFD-SOP) berisikan lebih dari data penjualan, dengan demikian akan jauh lebih tepat apabila ditulis Store Database saja. d. Dalam SOP, bank seakan menjadi entitas terakhir, padahal dalam kenyataannya bagian akuntansi membutuhkan data bank untuk melakukan rekonsiliasi. e. Tidak adanya picking ticket yang seharusnya dikeluarkan oleh manager perusahaan, padahal terdapat sebuah lembaran yang seharusnya dicetak, itulah picking ticket yang kemudian dapat dijadikan Stock Release Document. Efisiensi kertas dan waktu dijadikan alasan dalam penghilangan dokumen ini, menjadi hanya lisan saja. f. Daily sales reporting kini bukan merupakan prosedur dalam sistem penjualan, melainkan merupakan bagian dari sistem penerimaan kas, semenjak pembaruan i-Reap. g. Tidak adanya keterangan level 0 atau level 1 dalam setiap proses membuat analisis sulit untuk dilakukan. 3.1.2.2.1 Data flow diagram dari sistem pengelolaan penjualan produk khusus secara non-tunai Berikut pada gambar 4.13 merupakan data-flow diagram penjualan produk khusus secara non-tunai (kredit).

Gambar 3.13 Data-Flow Diagram Penjualan Produk Khusus Secara Kredit Proses yang terjadi pada gambar 3.13 yang merupakan data flow diagram atas penjualan produk khusus secara kredit dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produk. b. pembeli mengisi database pembeli. c. Pembeli melakukan pembayaran menggunakan kartu kredit. d. Kasir melakukan verifikasi dengan meminta tanda tangan pembeli pada invoice kartu kredit. e. Kasir memasukkan database pembeli ke dalam i-Reap/SAP. f. Kasir memasukkan data penjualan ke dalam i-Reap/SAP. g. Perusahaan Rep. mengambil produk dari gudang h. Perusahaan Rep. melakukan touch and go kepada pembeli i. Pembeli mengisi Apple survey form sebanyak dua lembar dan kemudian diserahkan kepada Kasir j. Kasir menyerahkan produk, satu lembar Apple survey form, satu lembar invoice, serta satu lembar invoice kartu kredit k. Kasir mencetak daily sales report di setiap akhir hari operasional. l. Kasir menyimpan daily sales report, satu invoice atas setiap transaksi yang terjadi, dan satu invoice kartu kredit atas setiap transaksi yang terjadi di hari tersebut ke dalam Store Sales Database. Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk khusus secara kredit ini: a. Tidak tepatnya penggunaan kata invoice, karena penggunaan kartu kredit pelanggan dalam proses pembayaran, sehingga yang ada hanya digital settlement dari mesin EDC Perusahaan ke bank. Karena proses online tersebut tidak akan ada tagihan (invoice) langsung dari EMAX ke pelanggan, melainkan pelanggan akan diberikan kuitansi (receipt) atas pembayaran yang telah dilakukan menggunakan kartu kreditnya itu. b. Terdapat pengecekan limit kartu kredit dan juga input approval code credit card dalam modul i-Reap yang tidak dituliskan dalam DFD-SOP Perusahaan. c. Termasuk kerencuan dalam poin b sampai dengan poin g pada SOP penjualan produk khusus secara tunai.3.1.2.3 Flowchart dokumen pada sistem penjualan produk umum secara tunai dan kredit Setelah memperhatikan data-flow diagram atas sistem penjualan produk khusus baik secara tunai maupun kredit, gambar 3.14 merupakan SOP arus dokumen yang terjadi pada sistem penjualan produk khusus baik secara tunai dan kredit. Menggambarkan proses atas arus dokumen. Berikut adalah penjelasan atas proses yang terjadi: a. Pembeli mengajukan customer order b. Customer order diproses secara manual terlebih dahulu dengan melakukan input data pembeli c. Kasir menyiapkan sales order yang dimasukkan langsung ke dalam SAP dalam keadaan online dan mencetak dua lembar invoice atas sales order d. Pembeli melakukan pembayaran, pembayaran dapat dilakukan secara tunai dan secara non-tunai atau menggunakan kartu kredit e. Kasir mencetak dua lembar invoice, jika pembayaran dilakukan secara non-tunai maka kasir juga mencetak dua lembar credit invoice f. Jika pembayaran dilakukan secara non-tunai, maka kasir harus melakukan verifikasi atas credit invoice g. Perusahaan Rep. menyiapkan produk dari gudang h. Perusahaan Rep. melakukan touch and go kepada pembeli i. Pembeli mengisi dua lembar survey form Apple j. Produk, satu lembar invoice dan satu lembar survey form di serahkan kepada pembeli k. Kasir mencetak daily sales report sebanyak satu lembar l. Kasir melakukan penyimpanan file untuk satu lembar invoice, satu lembar survey form , dan satu lembar credit invoice serta daily sales report m. Data yang telah diinput ke dalam i-Reap/SAP masuk ke dalam database online server yang langsung mengupdate ke bagian akuntansi. Terdapat kerancuan dalam flowchart sistem penjualan produk umum tersebut: a. Karena secara substansial pelanggan melakukan pembayaran selalu secara tunai, maka penggunaan kata invoice atau credit invoice menjadi kurang tepat dan seharusnya dituliskan sebagai receipt. b. Komputer kasir mencetak bukan sebayak dua tapi tiga buah receipt untuk pembayaran tunai dan tiga buah receipt plus tiga buah bank receipt dari mesin EDC c. Receipt yang dicetak (baik bank receipt ataupun receipt dari perusahaan) disalurkan dalam bentuk dokumen pada tiga entitas; pelanggan, perusahaan (untuk arsip), dan pihak akuntansi EMAX. d. Arsip tersebut (offline file) juga dipergunakan untuk membuat daily sales report, yang baru kemudian diserahkan pada bagian akuntansi EMAX untuk mendukung online database yang ada. e. Tidak adanya kolom Accounting membuat proses dan arus dokumen ke bagian akuntansi menjadi tidak terlihat. f. Daily sales reporting kini bukan merupakan prosedur dalam sistem penjualan, melainkan merupakan bagian dari sistem penerimaan kas, semenjak pembaruan i-Reap. g. Tidak adanya pemisahan antara prosedur penjualan produk umum tunai dan non-tunai. 3.2 Sistem Pengelolaan Penerimaan Kas Sesuai dengan sistem pembayaran yang dilakukan oleh pembeli, sistem pengelolaan penerimaan kas dapat diklasifikasikan menjadi pembayaran tunai dan pembayaran non-tunai. 3.2.1Pengelolaan penerimaan kas tunaiGambar 3.17 Data-Flow Diagram Pengelolaan Penerimaan Kas Tunai (SOP) Berikut adalah penjelasan atas proses penerimaan kas tunai yang terjadi berdasarkan gambar 3.17: a. Kasir menerima pembayaran secara tunai dari setiap transaksi yang terjadi selama periode tertentu dari pihak pembeli. b. Kasir akan melakukan penyetoran atau submit kas kepada pihak Headquarter Cashier atau bagian accounting setiap tanggal tertentu di setiap bulannya melalui bank. Headquarter Cashier merupakan kasir EMAX pusat, yang hanya dapat menginput data dalam SAP dan mengurutkan berbagai invoice, sedangkan Headquarter Accounting merupakan bagian dari EMAX yang dapat mengakses seluruh database akuntansi (memiliki otorisasi) dalam SAP. c. Nilai yang disetor harus sesuai dengan nilai penjualan secara tunai yang telah di masukkan secara online ke dalam i-Reap/SAP. Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP pengelolaan penerimaan kas secara tunai ini: a. Bentuk cetakan yang dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt. Kemungkinan hal ini disebabkan oleh kesalahan tafsir yang mengartikan kuitansi sebagai invoice. Tidak terdapatnya invoice karena pelanggan membayar dengan menggunakan uang (cash). b. Dalam kenyataannya, komputer kasir mencetak tiga buah receipt, bukannya dua. Receipt pertama diberikan kepada pelanggan, yang kedua disimpan dalam database store, dan yang ketiga dikirimkan ke bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP, menyatukan receipt (dalam DFD yakni invoice) yang dikimkan ke pusat dan yang semestinya disimpan dalam store database. c. Karena proses pengiriman uang menggunakan bank, seharusnya entitas tersebut muncul dalam DFD-SOP, dan bukti setor (bank receipt) disipan dalam store database. Berdasarkan kerancuan dan kekurangan dalam SOP perusahaan, penulis mengusulkan SOP tentang DFD pengelolaan penerimaan kas tunai3.2.2 Pengelolaan penerimaan kas non-tunaidata flow diagram atas penerimaan kas non-tunai dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Kasir menerima pembayaran dengan menggunakan kartu kredit dari pembeli b. Kasir melakukan submit pembayaran dengan menggunakan mesin EDC dan melakukan submit bahwa penerimaan kas secara kredit telah dilaksanakan pada i-Reap/SAP c. Submit pembayaran yang dilaksanakan dengan menggunakan mesin EDC langsung terkoneksi dengan bank yang bersangkutan. d. Headquarter accounting menerima update atas penerimaan kas dari pihak kasir melalui input yang dilakukan pada SAP e. Headquarter accounting melakukan rekonsiliasi atas penerimaan kas dengan data yang diberikan dari bank yang bersangkutan Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk khusus secara tunai ini: a. Bentuk cetakan yang dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt. Kemungkinan hal ini disebabkan oleh kesalahan tafsir yang mengartikan kuitansi sebagai invoice. Tidak terdapatnya invoice karena pelanggan membayar dengan menggunakan uang (cash). b. Dalam kenyataannya, komputer kasir mencetak tiga buah receipt dan bank receipt dari mesin EDC, bukannya dua. Receipt pertama diberikan kepada pelanggan, yang kedua disimpan dalam database store, dan yang ketiga dikirimkan ke bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP, menyatukan receipt (dalam DFD yakni invoice dan credit invoice) yang dikimkan ke pusat dan yang semestinya disimpan dalam store database. 3.2.3 Flowchart penerimaan kas tunai dan non-tunai Arus dokumen yang terjadi pada proses penerimaan kas baik secara tunai dan non-tunai diilustrasikan pada gambar 3.21:

Gambar 3.21Berdasarkan gambar 4.21 yang merupakan arus dokumen atas penerimaan kas yang terjadi pada perusahaan baik secara tunai maupun non-tunai, dapat dijabarkan sebagai berikut: a. Pembeli melakukan pembayaran. b. Pembeli menetukan keputusan proses pembayaran secara tunai atau non-tunai. c. Jika pembayaran dilakukan secara tunai, kasir dapat langsung mengisi data penerimaan kas pada i-Reap/SAP dan mencetak dua lembar invoice atas transaksi yang terjadi. d. Jika pembayaran dilakukan secara non-tunai, kasir melakukan submit kartu kredit ke mesin EDC kemudian mencetak dua lembar credit invoice yang kemudian di verifikasi dengan memberikan tanda tangan pembeli pada credit invoice dan kemudian memasukkan data penerimaan kas ke dalam SAP dan mencetak dua lembar invoice atas transaksi. e. Kasir melakukan penyimpanan satu lembar invoice dan satu lembar credit invoice pada store sales database (offline storage). f. Kasir menyerahkan satu lembar invoice dan satu lembar credit invoice kepada pembeli sebagai bukti pembayaran. g. Jika pembayaran dilakukan dengan non-tunai, maka pihak bank akan secara otomatis melakukan update atas nilai kas di bank. h. Pada akhir periode, pihak accounting dapat melakukan rekonsiliasi atas penerimaan kas dengan melihat store sales database (offline storage) dengan jumlah uang yang disetorkan, atau jika pembayaran dilakukan secara non-tunai pihak accounting dapat melakukan rekonsiliasi dengan melihat catatan pada kas di bank, store sales database (offline storage) serta jumlah uang yang disetorkan. Terdapat kerancuan dalam flowchart penerimaan kas tersebut:a. Karena secara substansial pelanggan melakukan pembayaran selalu secara tunai, maka penggunaan kata invoice atau credit invoice menjadi kurang tepat dan seharusnya dituliskan sebagai receipt. b. Komputer kasir mencetak bukan sebayak dua tapi tiga buah receipt untuk pembayaran tunai dan tiga buah receipt plus tiga buah bank receipt dari mesin EDC. c. Receipt yang dicetak (baik bank receipt ataupun receipt dari myCampus) disalurkan dalam bentuk dokumen pada tiga entitas; pelanggan, myCampus (untuk arsip), dan pihak akuntansi EMAX. d. Terdapat kesalahan berupa tidak adanya kelengkapan input-process-output dalam flowchart SOP penerimaan kas dalam beberapa poin.e. SOP yang lama masih berbasiskan penyetoran langsung pada bagian kasir EMAX pusat, sehingga tidak mencerminkan penggunaan perantara bank pada fakta lapangan terkini.

Perbaikan yang kami lakukan , yaitu :a. Penerimaan Kas Tunai

b. Penerimaan Kas Non Tunai

BAB IVKESIMPULAN

Salah satu tujuan dari sistem informasi adalah untuk membantu pihak manajemen di dalam menjalankan bisnis perusahaan agar lebih efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dicapai melalui pemrosesan transaksi yang terjadi dari sumber ekstern ataupun intern dan persiapan keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan keuangan.Salah satu siklus penting dalam perusahaan adalah siklus pendapatan. Siklus pendapatan merupakan proses yang berasal dari peristiwa ekonomi yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, dimana didalamnya termasuk transaksi penjualan.Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pendistribusian barang atau jasa kepada pelanggan yang berlangsung secara terus menerus dan penagihan pembayaran dari hasil penjualan tersebut.

DAFTAR PUSTAKASistem informasi akuntansi mulyadi, Mulyadi 2001, Mulyadi 2001 sistem akuntansiSistem Akunting dan Informasi Joseph W. Wilikinson Binarupa Aksara Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 4 Buku 2. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

17 | Siklus Penjualan -SIA