sia: siklus pendapatan

Sururi 1

SIA: Siklus Pendapatan

Sururi 2

Seluruh kegiatan dijalankan secara efektif dan efisien.

Seluruh kegiatan dijalankan dengan mudah, cepat, akurat, lengkap, aman, dan tepat.

Laporan disajikan tepat waktu, lengkap, dan dalam format yang mudah difahami.

Seluruh kegiatan dijalankan tanpa pemborosan waktu, tenaga, dan biaya.

Sumberdaya manusia dan teknologi dimanfaatkan secara optimal.

SASARAN PERANCANGAN SIA

Jenis Transaksi Dokumen Yang Umum DigunakanPenjualan Kredit Pesanan penjualan (sales order)

Nota pengiriman (shipping notice)

Faktur penjualan (sales invoice)

Penjualan tunai Nota penjualan (sales ticket)Penerimaan kas Bukti pembayaran (remittance advise)Retur penjualan Memo kredit (credit memo)Potongan piutang(Sales allowance)

Memo kredit (sales allowance adalah pengurangan terhadap piutang karena adanya barang rusak tanpa pengembalian barang)

Penghapusan piutang

Memo dan daftar umur piutang (memo and aged accounts receivable trial balance)Jurnal voucher (journal voucher)

TRANSAKSI DAN DOKUMEN

3Sururi

SistemPengiriman

Sistem Penagihan

Sistem Penerimaan

Kas

Sistem Pemesanan

PesananPenjualan

NotaPengiriman

FakturPenjualan

Pelanggan

Persediaan

Pendapatan

PiutangDagang

Kas

4Sururi

SUB SISTEM SIKLUS PENDAPATAN

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENDAPATAN

SiklusPendapatanPelanggan Carrier

Bank

Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Siklus SDM/Penggarjian

Siklus Produksi

Siklus Pengeluaran

Bill of LadingBill of Lading

PackingSlip

PackingSlip

Pertanyaan, Pesanan, dan Pembayaran

Respon Pertanyaan dan Faktur

Kebutuhan Produksi dan Pembelian(Back Order)

InformasiBarang Tersedia

InformasiBarang Tersedia

Komisi

Penjualan

Laporan

Setoran

5Sururi

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENDAPATAN

Salah satu tujuan SIA adalah untuk menjamin efektifitas dan efisiensi arus data/informasi seperti yang tergambar dalam diagram kontek siklus pendapatan. Kegiatan dalam organisasi hanya terlaksana jika tersedia data/informasi sebagai dasar pelaksanaan kegiatan.

6Sururi

DFD SIKLUS PENDAPATAN

EntriOrder

Penjualan

SiklusPengeluaran

SiklusProduksi

Kebututah Pembelian dan

Produksi

Informasibarangtersedia

Informasibarangtersedia

Pengiriman

Penagihan

Siklus SDM/Penggajian

Persediaan

OrderPenjualan

Back Order

CarrierPelanggan

Pertanyaan dan Order

Respon pertanyaan dan order

Komisi

Packing Slip

Bill of lading

Packing SlipBill of lading

Bill of lading

Order penjualan

Order penjualan

Persediaan

Pelanggan

Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Penjualan

Penjualan

PenerimaanKas

Faktur

Pembayaran

BankLaporan

Setoran Kas

Pelanggan

7

Sururi 8

DATA FLOW DIAGRAM

Diagram kontek siklus pendapatan dapat diurai menjadi lebih detil dalam bentuk diagram arus data (data flow diagram – DFD). DFD menggambarkan arus data/ informasi secara lebih lengkap.


Transaksi DokumenPenjualan Kredit

Pesanan penjualan (sales order)

Nota pengiriman (shipping notice)Faktur penjualan (sales invoice)

Penjualan tunai Nota penjualan (sales ticket)Penerimaan kas Bukti pembayaran (remittance

advise)Retur penjualan Memo kredit (credit memo)

9Sururi

Sururi

Potongan piutang(Sales allowance)

Memo kredit (sales allowance adalah pengurangan terhadap piutang karena adanya barang rusak tanpa pengembalian barang)

Penghapusan piutang

Memo dan daftar umur piutang (memo and aged accounts receivable trial balance)

Jurnal voucher (journal voucher)


10

CONTOH BAGAN ALIR DOK. PENJUALAN KREDIT

Menye-tujui

kredit

Fakturpenjualan

Bag. Penjualan Bag. Kredit Bag. Gudang Bag. Pengiriman Bag. Penagihan Bag. Piutang Dagang

Mulai

Orderpembelian

Daripelang-

gan

Membuat order

penjualan

12

34

56

Orderpenjualan

N

Kepelanggan

Orderdisetujui

34

Mengeluar-kan barang

untuk dikirim

Orderdisetujui

34

File pending

menunggu otorisasi

3

2

Orderdisetujui

Order penjualan

Membuatnota

pengiriman

Nota pengiriman

12

3

Kepelanggan

Mengirimkanbarang kepelanggan

Nota pengiriman

2

2Order

penjualan

N

D

File pendingmenunggu

pemberitauanpengiriman

Membuatfaktur

penjualan

12

3

Kepelanggan

Mencatat kejurnal

penjualan

1

Order pemb.

Order penjualan

Orderdisetujui 3

Not. Peng.1

1

Order pemb.

Order penjualan

Orderdisetujui 3

Not. Peng. 1

Fakturpenjualan

3

Jurnalpenjualan

N

Periksa nomor

urut faktur

Posting ke rekening

pelanggan

Buku pemb. piutang

Fakturpenjualan 2 D

Selesai

CONTOH BAGAN ALIR DOK. PROS. RETUR PENJUALAN DAN PENGHAPUSAN PIUTANG

Bag. Buku Besar

Bag. Penjualan Bagian Penerimaan

Bag. Kredit Bag. Keuangan Bag. Penagihan Bag. Piutang Dagang

Mulai

Info retur ke bag. penerimaan

Memeriksa barang yang

diretur

Membuat laporan

penerimaan

A

Laporan penerimaan

12

Daftar umur piutang

D

Memo Kredit1

23

Ke pelanggan

Jurnal memo kredit

Membuat memo kredit

bernomor urut tercetak

MulaiPenghapusan

Membuat daftar umur

piutang bulanan

Daftar umur piutang

Reviewumur

piutang

Posting ke rekening

pelanggan

B

B

NBuku

pembantupiutang

Mengesahkanretur dan

penghapusan

A

Laporan penerimaan

2

Posting ke buku besar

melaluijurnal

RekeningPiutang

Rek. Retur Penj. &

CKPMemo Kredit

L.P.

11

Memo Kredit

L.P.

22

D

12

CONTOH BAGAN ALIR DOK. PROS. PENERIMAAN KAS

Pelanggan Bag.Penjualan Mailroom Kasir Bag. Piutang Bag. Buku

Besar

Mulai

Kas Membuat nota

penjualan

Nota penjualan

12

Notapenjualan 1

Kas

Kas

Remittanceadvices

Membuatdaftar

pembayaran

32

1

Daftarremittance

KasRemittance

advices

Mencatat kejurnal

pen. kas

Jurnalpen. kas

Menyetoruang ke

bank

D

Posting kebuku

piutang

21

Slip setoranbank

Kas

Remittanceadvices

Daftarremittance 1

Rekonsiliasiremittance dg.

daftarnya

D

Bukupiutang

Buku Besar

MenjumlahJPK danposting

Bag. AuditInteren Bank

A

A

Nota penjualan

2

Memeriksano. urut

nota

B

B

21

Slip setoranbank

Kas

SlipSetoran Bank 2

Daftarremittance

3

RekonsiliasiJPK, P.D., dan S.S.

RekonsiliasiLap. BankSo. Kas

D

Laporanbank

13

Sururi 14

Laporan mutasi rekening (control report), adalah ringkasan transaksi yang digunakan untuk meng-update rekening buku pembantu dan buku besar.

Register transaksi, misalnya dalam bentuk daftar penerimaan kas, daftar penjualan tunai, daftar penjualan kredit, penjualan per kategori produk, retur dan potongan tunai untuk memungkinkan pengujian dan penelusuran transaksi.

LAPORAN MANAJERIAL

Sururi

Laporan khusus (special purpose reports), misalnya: Laporan pelanggan/customer statements Daftar umur piutang/the aged accounts

receivable trial balance Daftar pembayaran/pelunasan

piutang/remittance list Laporan analisis penjualan/sales analysis

reports. Laporan khusus lainnya

LAPORAN MANAJERIAL

15

Sururi 16

Control report untuk memastikan bahwa perubahan atau mutasi rekening telah diproses dengan benar.

Registers untuk penelusuran dan pengujian validitas transaksi dan pembukuan (jejak audit/audit trail).

Special purpose reports untuk menyajikan berbagai informasi khusus, baik untuk kepentingan manajemen maupun untuk kepentingan fihak-fihak tertentu di luar manajemen.

TUJUAN LAPORAN MANAJERIAL

Piutang Dagang Kerugian Piutang Dagang Cadangan Kerugian

Piutang Penjualan Potongan Tunai Retur Penjualan Kas

LAPORAN KEUANGAN

17Sururi

Sistem manual (non-computerized) Jurnal khusus (jurnal penjualan,

jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat memo kredit)

Buku pembantu piutang dagang Buku pembantu penjualan. Buku besar

SISTEM PEMBUKUAN

18Sururi

Sistem berbantuan komputer (computerized)Prinsip pembukuan pada sistem berbantuan komputer sama dengan sistem manual.

Komputer berfungsi untuk mengotomatisasikan pekerjaan manual dan untuk memungkinkan penyajian laporan secara lebih cepat, lengkap, dan terpercaya. Pada sistem berbantuan komputer arsip pembukuan dalam bentuk file atau data-base. Data base adalah kumpulan file.

SISTEM PEMBUKUAN

19Sururi

Sururi 20

1. File transaksi (transaction file), file ini berisi data transaksi tertentu, misalnya transaksi penjualan, penerimaan kas, dan retur penjualan. Data pada file transaksi digunakan sebagai basis pemutakhiran file induk (master file).

2. File induk (master file), file ini berisi data lengkap setiap pelanggan dan tersedia untuk seluruh pelanggan.

KATEGORI FILE

Dalam sistem data base (DBMS-data base management system), seluruh data disimpan menjadi satu dalam data base. Sistem aplikasi berfungsi sebagai alat untuk mengakses data base.

SISTEM DATE BASE

21Sururi

SIA dirancang untuk mengatasi ancaman dan risiko. Ancaman dan risiko pada siklus pendapatan antara lain: Ancaman

Keputusan kredit lemah Kerugian

Piutang sulit ditagihPenghapusan piutang tinggi

Prosedur pengendalianKeputusan kredit oleh bagian kreditStandarisasi prosedur otorisasi kreditDisediakan informasi lengkap calon debitur.

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN

22Sururi

AncamanKesalahan pengiriman: Kesalahan barang,

Kesalahan kuantitas atau Kesalahan alamat Kerugian

Kekecewaan pelanggan Prosedur pengendalian

Pencocokan order penjualan dengan picking ticket dan packing slip.

Penggunaan bar-code scanners.Pengendalian pemasukan data.

23Sururi


AncamanPencurian/penggelapan persediaan

KerugianPersediaan hilangPersediaan dilaporkan lebih besar

Prosedur pengendalianPembatasan akses fisik persediaan.Dokumentasi seluruh mutasi persediaan.Penghitungan fisik persediaan dan

pencocokan dengan catatan persediaan.

24Sururi


AncamanPiutang tidak ditagih

KerugianPersediaan dan Penghasilan hilang (tidak

ditagih) Prosedur pengendalian

Pemisahan fungsi pengiriman dengan fungsi penagihan

Seluruh dokumen pengiriman bernomor urut tercetak serta rekonsiliasi seluruh bill of lading dengan faktur penjualan.

25Sururi


Sururi 26

AncamanKesalahan penagihan

KerugianKekecewaan konsumen

Prosedur pengendalianRekonsiliasi picking tickets, bills of

lading dengan pesanan penjualan.


AncamanPencurian kas

KerugianAset hilangPiutang dilaporkan lebih besar.

Prosedur pengendalianRekonsiliasi picking tickets, bills of lading dengan pesanan penjualan.

27Sururi


AncamanPencurian kas

KerugianAset hilangPiutang dilaporkan lebih besar.

Prosedur pengendalianPemisahan fungsi.Minimalisasi penanganan kas.Seluruh penerimaan segera disetor ke

bank, dan cek segera ditandatangani.Rekonsiliasi pembukuan dengan laporan

bank secara periodik.

28Sururi


Sururi 29

AncamanKesalahan posting

KerugianKekecewaan konsumenData salah, keputusan lemah.

Prosedur pengendalianRekonsiliasi buku pembantu piutang

dengan buku besar piutang.Laporan bulanan kepada pelanggan.


AncamanData hilang

KerugianData untuk pengambilan keputusan tidak

benar.Data/informasi rahasia hilang.

Prosedur pengendalianCadangan data dan prosedur pemulihan

kerusakan sistem.Pembatasan akses (akses fisik dan akses

logis).

30Sururi


Sururi 31

AncamanKinerja rendah

KerugianProses tidak efektif dan efisien.

Prosedur pengendalianPembuatan laporan kinerja. Review laporan kinerja.


Sururi 32

Account receivable change log file, adalah file untuk penelusuran transaksi (audit trail) serta penyusunan laporan bulanan kepada pelanggan (monthly customer statements).

Account receivable system, adalah kombinasi antara sistem penagihan dan sistem penerimaan kas (the billing applications and cash receipts applications).


Credit memo, adalah dokumen untuk mengotorisasi retur dan cadangan retur penjualan.

Customer master record, adalah arsip data yang berisi referensi data untuk setiap pelanggan (lihat contoh bentuk customer master record pada buku acuan) .

ISTILAH-ISTILAH PENTING

33Sururi

Customer statement, adalah laporan untuk pelanggan yang berisi daftar transaksi selama jangka waktu tertentu.

Cycle billing system, adalah praktik pengiriman laporan pelanggan (customer statement) dan penagihan untuk kelompok pelanggan tertentu pada setiap kali pengiriman dan penagihan.

34Sururi


Sururi 35

General ledger batch summary file, adalah file pada aplikasi siklus pendapatan yang akan diposting ke file induk buku besar.

Open item system, adalah sistem piutang dagang dengan informasi lengkap saldo yang belum terbayar.

Remittance advice, adalah dokumen yang dikembalikan oleh pelanggan bersama dengan pembayarannya.


Remittance list, adalah daftar uang dan cek untuk pelunasan piutang yang diterima pada setiap hari.

Sales invoice, adalah dokumen yang dikirim ke pelanggan untuk menginformsikan tagihan atas penjualan.

Sales order, adalah dokumen yang digunakan oleh bagian penjualan untuk mencatat pesanan pelanggan.

36Sururi


Shipping notice, adalah dokumen yang dibuat bagian pengiriman untuk bagian penagihan atas pengiriman untuk menginformasikan pengiriman barang yang telah dilakukan.

General ledger batch summary file, adalah record yang berisi ringkasan pembukuan transaksi dalam buku besar.

37Sururi


Sururi 38

Sistem penagihan piutang1. Postbilling system, dalam sistem ini

faktur penjualan dibuat setelah diperoleh konfirmasi bahwa barang telah dikirimkan. Sistem ini umum digunakan pada perusahaan manufaktur, di mana sering terjadi selisih waktu antara penerimaan order penjualan dengan pengiriman barang.


Sistem penagihan piutang2. Prebilling system, dalam sistem ini

faktur penjualan dibuat (tetapi tidak dikirimkan) setelah order penjualan disetujui (misalnya setelah kredit disetujui dan barang tersedia). Persediaan barang dagangan, piutang dagang, dan buku besar dimutakhirkan bersamaan dengan pembuatan faktur.

39Sururi


Sururi 40

Terima Kasih

sia: siklus pendapatan

Documents