SIKLUS PENERIMAAN

Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi

Disusun oleh:

NURUS SAENATUL MAEMUNAH

090810050

ERNI SEPTIANI

090810058

Program Studi: Ekonomi-Akuntansi

Dosen: Dwi Suminarno, S.E.A.k, M.S.I

UNIVERSITAS PUTERA BATAM

2011

1

PENGANTAR

Setiap perusahaan ingin dapat menjual produknya kepada konsumen agar

mendapatkan kas. Pada jaman perdagangan masih tradisional, cara yang dilakukan untuk

berdagang sangat sederhana. Penjual bertemu dengan pembeli secara fisik (tatap muka) untuk

menwarkan barang dagangannya. Apabila pembeli setuju untuk membeli, maka pembeli bisa

langsung mendapatkan barang dan langsung melakukan pembayaran. Penjual menyerahkan

barang dan mendapatkan uang.

Namun sekarang metode dagang sudah sangat bervariasi. Meskipun metode

tradisonal masih banyak dijumpai, tetapi metode lainnya juga sudah mulai banyak dikenal

orang. Agar perusahaan dapat memperbanyak omzet penjualannya, maka perlu

dipertimbangkan berbagai alternatif metode penjualan yang saat ini sudah sangat bervariasi.

Berbagai metode perdangan yang saat ini banyak dikenal, seperti perdagangan

tempo, perdagangan kredit, perdagangan dengan leasing (sewa guna usaha), dan

perdagangan melalui jalur elektronik.

Berbagai metode ini hanyalah beberapa saja, karena saat ini masih banyak metode

perdagangan yang lain dan mungkin akan terus bertambah seiring dengan kemajuan di

bidang teknologi informasi.

Makalah ini akan membahas siklus penerimaan. Siklus penerimaan memiliki

berbagai kegiatan utama, yaitu:

- Permintaan Penwaran Harga

- Penerimaan Pesanan

- Pengiriman Barang

- Penagihan dan Penerimaan Pembayaran

- Penyajian berbagai Laporan

2

PEMBAHASAN

1. Pengertian dan Manfaat Siklus Penerimaan

Siklus merupakan kumpulan prosedur yang saling berkaitan dan berurutan.

Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang saling berurutan untuk menangani suatu peristiwa

(transaksi). Siklus diawali dengan suatu prosedur dan diakhiri dengan prosedur lain. Itulah

sebabnya siklus memiliki beberapa prosedur. Awal dan akhir suatu siklus dapat diidentifikasi.

Suatu siklus dirancanag oleh suatu perusahaan untuk menangani suatu peristiwa

yang terjadi dalam suatu rangkaian. Disebut rangkaian karena peristiwanya dapat terdiri atas

beberapa peristiwa yang lebih kecil dan harus ditangani dengan cara berbeda.

Siklus penerimaan (revenue cycle) adalah siklus yang digunakan untuk mengubah

produk dan jasa perusahaan menjadi kas. Dalam perusahaan manufaktur- yang memiliki siklus

paling lengkap dibandingkan dengan jenis perusahaan lain- siklus penerimaan ini digunakan

untuk menjual barang jadi kepada para pelanggannya.

Siklus penerimaan sangat penting bagi perusahaan karena mampu mendatangkan

uang tunai atau kas ke perusahaan. Tanpa siklus ini, perusahaan tidak dapat berbuat apa-apa,

karena tidak akan pernah menerima kas.

Kegiatan siklus penerimaan ini dimulai sejak menerima order dari pembeli hingga

menerima pembayaran dari pembeli.

Siklus penerimaan biasanya diwujudkan dalam suatu department yang namanya

cukup bervariasi, ada department penjualan, bagian penjualan, atau cukup disebut toko saja.

2. Kegiatan Pokok Siklus Penerimaan

Kegiatan-kegiatan yang ada dalam siklus ini adalah berisi kegiatan yang

berhubungan dengan penyerahan barang dari perusahaan kepada pembeli. Kegiatan-kegiatan

tersebut adalah :

a. Memenuhi permintaan penawaran harga oleh calon pembeli

b. Menerima pesanan dari pembeli, untuk menjual barang atau jasa perusahaan

c. Mengirimkan barang yang dipesan kembali

3

d. Mengirimkan tagihan dan menerima pembayaran

e. Menyajikan berbagai informasi yang berhubungan dengan penjualan

Untuk menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan kerjasama beberapa

bagian yang masing-masing menjalankan fungsinya secara terpisah dari bagian lain. Selain

untuk mengefektifkan pekerjaan, pemisahan fungsi ini juga merupakan salah satu penerapan

pengendalian yang baik, yang salah satu prinsipnya adalah tidak membolehkan ada satu

bagian pun didalam perusahaan yang dapat menyelesaikan transaksi. Tujuannya adalah agar

bagian yang satu dengan bagian lain dapat saling memeriksa kebenaran transaksinya.

Diagram 1

Bagian yang terlibat dalam siklus penerimaan

4

Direktur Perusahaan

Riset Pemasaran Promosi Penjualan Layanan Pelanggan Ekspedisi

Menerima Pesanan

Input Pesanan

Periksa Kredit

Kirim Barang

Kirim Tagihan

Menerima Pelunasan

Anggaran Kredit Kontrol Persediaan

Penagihan Kasir

Direktur Perusahaan

Bagian (departemen) yang terlibat dalam siklus penerimaan ada dua, yaitu bagian

pemasaran dan bagian keuangan. Bagian pemasaran: penerimaan pesanan hingga

penyampaian produk kepada pelanggan. Bagian keuangan: bertanggung jawab untuk menagih

dan menerima pembayaran dari pelanggan. Contoh pada gambar dihalaman sebelumnya.

a. Permintaan Penawaran Harga

Kegiatan calon pembeli meminta perusahaan untuk memberikan informasi harga

dan sekaligus menawarkan penjualan kepada calon pembeli, disebut request for proposal

(RFP) atau request for quote.

Perusahaan hanya perlu mengirimkan daftar harga atau bisa juga mengirimkan

proposal penjualan.

Informasi penting yang harus ada di dalam quotation adalah: kode barang, jumlah

unit barang, nama barang, dan harga barang. Selain itu juga penandatanganan (sekaligus

pejabat yang bertanggungjawab) dan tanggal formulir itu dibuat, metode pengiriman

barang dan batas waktu berlakunya informasi tersebut.

b. Penerimaan Pesanan

Penerimaan pesanan (order) penjualan merupakan kegiatan menerima order dari

pembeli kepada perusahaan. Pembeli dapat memesan barang kepada perusahaan melalui

telepon, email, faksimili, atau menggunakan purchase order. Purchase order dapat

disediakan oleh penjual baik melalui kantor pemasaran, atau melalui jalur internet

sehingga pembeli tinggal mengambil (download), mengisinya dan mengirimkannya ke

perusahaan. Bisa juga Purchase order dibuat sendiri oleh pembeli, karena pembeli sudah

menerapkan formulir P/O khusus.

Informasi penting yang harus ada dalam formulir purchase order adalah: tanggal

pemesanan, kode barang, nama barang, jumlah unit barang yang dipesan, tanda tangan

5

dan nama pemesan, nomor P/O yang akan digunakan sebagai referensi. Informasi lain

yang dapat ditambahkan adalah: harga per unit barang, termin dan metode pembayaran,

tanggal pengiriman, metode pengiriman.

c. Pengiriman Barang

Setelah barang yang dipesan pembeli selesai diperiksa dan ternyata perusahaan

memiliki jumlah yang cukup untuk dikirim, amka langkah berikutnya bagian pengiriman

mengirimkan barang yang dipesan kepada pembelli. Untuk mengirimkan barang tersebut,

diperlukan dua dokumen, yaitu; (1) Packing List; (2) Bill of Lading.

Packing List (daftar barang) adalah daftar atau form yang berisi data barang yang

ada dalam paket yang dikirimkan. Dokumen ini dibuat oleh pihak pengirim, yaitu

perusahaan sebagai penjual. Informasi penting yang harus terdapat dalam packing list

antara lain; nama dan alamat penerima barang, kode barang, nama barang, unti barang,

tanda tangan dan nama pembuat dokumen tersebut.

Bill of Lading adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan pengirim barang

(ekspedisi). Dokumen ini diperlukan apabila perusahaan mengirimkan barang kepada

pembeli melalui perusahaan ekspedisi. Informasi penting yang harus terdapat dalam

dokumen Bill of Lading ini adalah; nama perusahaan pengirim dan penerima barang,

jumlah dan nama barang yang dikirim, tanggal pengiriman, berbagai pernyataan bahwa

barang yang dikirim bukan barang terlarang, pernyataan mengenai ganti rugi dari

asuransi, dan berbagai ketentuan lain sehubungan dengan pengiriman barang, tanggung

jawab pengirim, melalui informasi FOB (Free On Board) yang dapat diisi shipping point

berarti hanya sampai tempat keberangkatan, atau board destination, berarti sampai

terminal atau pelabuhan tujuan.

Bill of lading dibuat rangkap tiga, masing-masing ubtuk perusahaan pengirim,

perusahaan penerima dan perusahaan ekspedisi.

6

Pada waktu barang sudah diterima oleh pembeli, pembeli dapat memberi tanda

pada dokumen pengiriman dan mengembalikannya kepada penjual. Bisa juga laporan

penerimaan barang dibuatkan dokumen sendiri yang disebut dengan dokumen

penerimaan barang atau delivery report.

d. Penagihan dan penerimaan pembayaran

Langkah berikutnya setelah perusahaan mengirimkan barang adalah tagihan

kepada pembeli. Dokumen yang digunakan adalah sales invoice atau sering disebut

dengan invoice saja.

Informasi penting yang harus terdapat dalam sebuah invoice adalah sebagai

berikut: (1) nomor faktur; (2) nama dan alamat pembeli; (3) tanggal transaksi; (4) tanggal

jatuh tempo pembayaran (5) termin pembayaran (6) daftar barang yang meliputi kode

barang, nama, unit, harga satuan dan harga perkalian, disertai jumlahnya; (7) pajak-pajak

misalnya pajak pertambahan nilai dan pajak daerah; (8) potongan dan diskon.

Informasi lain yang dapat ditambahkan pada faktur penjualan adalah nama dan

tanda tangan pembuat faktur. Ada yang berpendapat bahwa faktur harus ditandatangani

oleh pejabat perusahaan setingkat kepala bagian yang berwenang menangani penagihan.

Namun, dalam praktek keseharian, tanda tangan ini tidak diperlukan karena alasan

kepraktisan.

Pembeli yang melakukan transaksi secara kredit dalam satu hari mungkin

jumlahnya bisa ratusan atau bahkan ribuan. Bila Kepala bagian penjualan harus

menandatangani faktur penjualan secara kredit setiap hari, maka waktunya hanya akan

habis untuk menandatanganifaktur penjualan saja.

Sebagai pengendalian untuk mencegah dicetaknya faktur yang tidak sah, program

komputer hanya member kesempatan mencetak satu kali saja. Bila operator akan

mencetak faktur, maka nomor fakturnya tidak dapat diisi sendiri. Satu-satunya

kesempatan adalah menerbitkan faktur baru, dengan nomor faktur baru, tetapi tanggalnya

7

harus tanggal baru juga. Program komputer yang baik dapat menyimpan kode atau nama

operator yang mencetak faktur tersebut, atau bisa juga dengan menambahkan tulisan

“duplikat”.

Setelah pembeli menerima tagihan, mereka akan memperhatikan termin

pembayaran dan melakukan pembayaran berdasarkan waktu yang paling

menguntungkan. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai, melalui cek, transfer bank

(dapat melalui ATM, SMS, internet), kartu kredit, kartu debit, kartu charge atau e-wallet.

Penyelenggaraan catatan tagihan:

Dalam menyelenggarakan catatan tagihan kepada pembeli, perusahaan dapat

melakukan salah satu dari dua cara berikut ini:

Metode Open invoice adalah metode penagihan yang dilakukan berdasarkan faktur yang

masih belum dibayar dan pembeli hanya diperkenankan untuk membayar salah satu

faktur tersebut. Misalnya seorang pembeli memiliki tiga faktur yang belum dibayar,

masing-masing memiliki jumlah tagihan sebesar Rp 2 juta, Rp 4 juta dan Rp 5 juta. Pada

waktu pembeli tersebut berkeinginan membayar salah satu tagihannya, maka dia harus

meilih salah satu diantara 3 faktur tersebut sesuai dengan jumlah nominal yang tetera

pada faktur tersebut.

Metode balance forward adalah metode penagihan yang memperkenankan pembeli

untuk membayar sebagian tagihannya, tanpa harus menunjuk salah satu faktur. Bagi

perusahaan yang menggunakan cara ini memerlukan catatan yang sedikit lebih rumit.

e. Pengembalian barang

Ada kalanya barang yang dikirim oleh perusahaan tidak sesuai dengan yang

dipesan oleh konsumen. Hal ini dapat terjadi dikarenakan beberapa hal:

- Karena kesalahan membaca purchase order oleh staff bagian penjual, mungkin karena

ukuran, warna, seri atau model.

8

- Karena barang yang dipesan memang sedang tidak ada persediaanya, atau modelnya

sudah tidak diproduksi lagi.

- Karena salah kirim, harusnya untuk perusahaan A tetapi dikirim ke perusahaan B

karena memesan dalam waktu yang bersamaan.

Pembeli berhak mengembalikan barang (melakukan retur) selama kurun waktu

tertentu, biasanya sekitar 7 hingga 30 hari, tergantung sifat barang dan perjanjiannya.

Untuk mengembalikan barang diperlukan dokumen yang disebut credit memo atau memo

kredit.

Informasi penting yang harus terdapat dalam memo kredit adalah kode, nama dan

unit barang yang dikembalikan. Informasi lain yang sering diharapkan oleh penjual

adalah alas an mengapa barang dikembalikan, dan informasi apakah diperlukan barang

pengganti, atau cukup mengurangi utang dagang pembeli.

Sebelum mengirim kembali barang yang diterimanya, pembeli diharuskan

menelpon penjual untuk menerima persetujuan retur. Apabila disetujui, pembeli akan

mendapat RMA (Return Merchandise Authority) atau nomor otorisasi pengembalian

barang. Nomor ini harus disertakan dengan bungkus paket barangnya. Tanpa nomor

RMA ini, pembeli tidak dapat mengembalikan barang sesuka hati.

Tabel Data yang ada di dalamnya

9

Barang Data induk barang terdiri atas kode, nama barang,

harga jual, unit tersedia

Pemasok Data induk pemasok, terdiri atas kode, nama

barang, dan batas kredit

Pramuniaga Data karyawan perusahaan yang mencatat

transaksi, terdiri atas nomorinduk karyawan, nama,

golongan, gaji atau komisi

Pesanan Data pesanan, meliputi nomor P/O, tanggal, kode

pesanan

Rincian Pesanan Data barang yang dipesan, terdiri atas kode barang,

unit dipesan

Faktur Data faktur, berisi nomor faktur, tanggal terbit,

kode pembeli, kode pramuniaga

Retur Data pengembalian barang, terdiri atas nomor

faktur (yang barangnya dikembalikan), kode barang

dan unit barang yang dikembalikan.

Pembayaran Data rincian pembayaran oleh pembeli, meliputi

kode pembeli, nomor faktur, tanggal pembayaran,

jumlah pembayaran, metode pembayaran, nomor

bukti

Tabel 1

Berbagai File data untuk sistem penjualan

3. Basis Data Siklus Penerimaan

10

Dalam sistem manual, dokumen-dokumen yang sudah diuraikan di atas sekaligus

berfungsi sebagai tempat untuk mencatat dan menyimpan data. Masing-masing bagian yang

membuat formulir bertugas untuk menyimpan arsipnya. Dengan demikian setiap formulir

akan dibuat rangkap, minimal rangkap dua, satu lembar untuk pihak penerima dokumen dan

satu lembar sisanya untuk arsip. Apabila penerima lebih dari dua pihak, besra kemungkinan

dokumen akan dibuat rangkap lebih dari dua lembar.

Teknologi yang paling mudah untuk mencetak dokumen rangkap adalah printer

dot matrix, karena printer ini menggunakan tekanan untuk mencetak hasil. Meskipun kualitas

cetakan tidak sebagus printer jenis lain (printer tinta atau printer laser), tetapi informasi yang

dihasilkan sudah cukup terbaca.

Diagram 2

Diagram E-R Siklus Penerimaan

11

Pramuniaga Kasir

Pesanan

Persediaan KasFaktur

Pelanggan Slip BayarDipesan oleh Diberi

Ada di

DisetorMenunasiDikirimiMenjadi

Berisi

Dalam sistem komputerisasian, dokumen tersebut bahkan bisa menjadi output

atau sarana menyampaikan informasi dan bukannya menjadi input. Apabila terjadi transaksi,

langsung dicatat komputer, data akan langsung disimpan ke dalam perangkat simpan

komputer, dan berbagai laporan dapat segera dihasilkan, baik dalam bentuk tampilan di layar

(softcopy) maupun cetakan (hardcopy).

Tempat untuk mencatat dan menampung data ada di berbagai file basis data.

Masing-masing jenis data akan disimpan dalam tabel atau file tersendiri. Masing-masing file

atau tabel akan dihubungkan dengan file lain sesuai dengan keperluan. Dalam siklus

penerimaan, basis data yang digunakan oleh perusahaan terdiri atas beberapa tabel.

Cara membaca tabel E-R pada bagan 2 di atas adalah sebagai berikut (dapat

dimulai dari bagian yang mana saja, tetapi biasanya dimulai dari salah satu entitas).

Pesanan dipesan oleh pelanggan. Berdasarkan penghubungnya, satu pelanggan

dapat memesan lebih dari satu pesanan. Penerima pesanan adalah seorang pramuniaga. Setiap

pesanan berisi (atau terdiri atas ) beberapa persediaan.

Satu pesanan dapat terdiri atas beberapa faktur. Misalnya seorang pelanggan

memesan dua macam produk, satu diperlukan minggu ini, sedang satu lagi untuk dua minggu

lagi. Pesanan ini dilakukan satu kali, tetapi dapat ditagih dua kali, karena yang minggu ini

segera ditagih, sedang yang dua minggu kedepan, ditagih tersendiri. Masing-masing faktur ini

akan dikirim ke pelanggan. Setiap faktur hanya dapat dikirim kepada seorang pelanggan,

tetapi seorang pelanggan dapat saja dikirimi lebih dari satu faktur.

Pada waktu pelanggan membayar, akan diterima oleh kasir, dan kasir akan member slip

pembayaran. Seorang pelanggan dapat membayar beberapa kali, untuk satu faktur atau

tagihan. Bisa juga pelanggan tersebut membayar satu kali pembayaran untuk melunasi

beberapa faktur. Karena kita menggunakan komputer, pembayaran dapat dilakukan beberapa

kali untuk melunasi beberapa faktur. Dalam sistem manual, cara ini sulit dilakukan.

Perusahaan yang menggunakan sistem komputerisasi pun masih banyak yang melakukan

aturan satu pembayaran untuk satu faktur.

4. DFD Siklus Penerimaan12

DFD (Data Flow Diagram) merupakan diagram yang menunjukan aliran data dan

informasi dalam suatu sistem atau siklus. DFD terdiri atas beberapa level, dimulai dari level

yang paling tinggi (context diagram) kemudian dirinci menjadi level 0 (diberi kode angka 0 di

belakangnya, misalnya 1.0, 2.0, 3.0, dan seterusnya. Level o dapat dirinci menjadi level 1 dan

diberi kode angka sebanyak digit di belakangnya, misalnya 1.1, 1.2, 1.3 atau 3.1, 3.2, 3.3 dan

seterusnya.

Dalam context diagram belum digambarkan kebutuhan file atau tabel data,

sehingga yang tampak pada diagram ini hanyalah lambang entitas dan lambang proses atau

sistem. Diagram konteks harus dapat digambarkan pada satu halaman kertas karena memang

isinya tidak terlalu rumit.

Order Tagihan

Status Laporan

Diagram 3

DFD Context Diagram Untuk Siklus Penerimaan

13

Pramuniaga

Sistem

Penjualan

Pelanggan

Biaya Kredit Manajemen

Cara membaca diagram di atas adalah sebagai berikut. DFD di atas

menggambarkan Sistem Penjualan yang menerima input dari pramuniaga (berupa order).

Garis penghubung dari pramuniaga ke sistem penjualan berakhir dengan tanda yang

berarti pramuniaga memasukkan data ke dalam sistem, tetapi tidak menerima aliran data dari

sistem. Data yang dialirkan diberi nama order.

Apabila perusahaan menerapkan penjualan secara kredit, dari sistem ada

hubungan dua arah dengan bagian kredit. Artinya, dari sistem mengalirkan data ke bagian

kredit (berupa status) yang berisi permohonan persetujuan kredit. Bagian kredit kemudian

akan memberi jawaban kepada sistem, baik menyetujui ataupun menolak. Itulah sebabnya

garis penghubung memiliki tanda panah dikedua ujungnya.

Sistem penjualan akan mengalirkan dua jenis keluaran, yaitu tagihan (yang akan

diterima oleh pelanggan) dan laporan (yang akan diterima oleh manajemen).

14

DAFTAR PUSTAKA

Winarno, Wing Wahyu. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 2. Yogyakarta: STIM YKPN

15