Siklus Penerimaan dan Siklus Pengeluaran Terkomputerisasi

Kelompok “2RP”

Reny Yuliyastuty 111.000.713 (A)Rahna Puspasari 111.000.127 (B)Patrick Fandi Faisal 111.170.534 (C)

A. SIKLUS PENERIMAAN

Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan

informasi yang terjadi secara berulang-ulang terkait dengan penyerahan barang dan

jasa kepada para pelanggan dan menerima semua bentuk pelunasan yang diterima

dari pelanggan dapat diartikan sebagai siklus pendapatan. Menyediakan barang

atau jasa sesuai dengan kesepakatan antara penjual dengan pembeli pada waktu

dan tempat serta harga yang sesuai merupakan aktivitas utama dalam kegiatan

siklus pendapatan. Untuk memberikan layanan kepada pembeli makapimpinan

perusahaan harus melaksanakan kebijakan sebagai berikut.

Memastikan bahwa produk telah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan

pelanggan.

Menjaga agar persediaan barang atau jasa tersedia setiap saat.

Menetapkan syarat-syarat penyerahan barang kepada pembeli.

Menetapkan harga yang tertinggi.

Menentukan harga yang tertinggi.

Menentukan fasilitas penawaran secara kredit dan kredit maksimal.

Berapa banyak kredit yang harus diberikan? Menentukan syarat-syarat

penjualan kredit yang harus dipenuhi.

Menentukan jumlah pembayaran yang maksimal.

Pihak perusahaan dalam kegiatan ini selalu mempelajari dan melakukan evaluasi

mengenai efektivitas proses siklus pendapatan. Data dan informasi yang diterima

harus akurat dan dapat dipercaya serta relevan untuk digunakan sebagai

pengambilan keputusan oleh pimpinan.

Menurut Romney (2005), ada tiga fungsi dalam siklus pendapatan, yaitu:

Mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis.

Menyimpan dan mengatur data tersebut untuk mendukung pengambilan

keputusan.

Memberikan pengawasan untuk memastikan keandalan serta menjaga sumber

daya perusahaan.

Siklus Pendapatan

Siklus ini bertujuan untuk mengetahui perincian saat terjadinya proses penagihan

kas berlangsung dan diterimanya pendapatan.

1. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

a. Menerima pesanan penjualan

Dimulai dengan adanya penerimaan pesanan dari pelanggan yang kemudian

diproses oleh bagian pesanan penjualan untuk dipertanggungjawabkan

kepada wakil direktur bagian pemasaran. Dalam entri pesanan penjualan

beberapa aktivitas bisnis dapat dideskripsikan sebagai berikut.

1) Menerima pesanan

Banyak cara meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan

penjualan. Salah satunya adalah mengizinkan pelanggan memasuki data

pesanan penjualan sendiri (dalam penjualan melalui website). Cara lain

menggunakan Electronic Data Intercharge (EDI) untuk berhubungan

langsung kepada pelanggan. Semua data yang dibutuhkan untuk

memproses pesanan dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Untuk itu

perlu diadakan pemeriksaan tentang:

a) Mencocokkan informasi dalam file induk pelanggan pada file

persediaan barang.

b) Memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tercantum

secara lengkap.

c) Perivikasi kuantitas yang dipesan dengan riwayat penjualan barang

pelanggan yang bersangkutan.

2) Persetujuan kredit

Penjualan secara kredit banyak dilakukan dalam praktik bisnis

perusahaan. Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan

berdasarkan catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk

membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit

bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas

maksimal kredit pelanggan tersebut.

3) Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang

cukup memenuhi pesanan, agar dapat diinformasikan kepada pelanggan

kapan pesanannya akan dikirim. Apabila ketersediaan barang tidak

mencukupi pesanan tersebut maka dibuat pemesanan ulang untuk

barang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka

dibuat kartu pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang

beserta jumlah barang yang dipesan.

4) Menginformasikan kepada pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu

perusahaan dapat menggunakan sistem Customer Relationship

Management (CRM) mendukung proses penting dalam menjwab

permintaan pelanggan. Sistem ini mengatur data terperinci mengenai

pelanggan hingga data dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan

yang lebih efisien serta personal kepada pelanggan.

b. Pengiriman

1) Mengambil dan mengepak pesanan

Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang

mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan

dari gudang. Para pegawai bagian gudang akan mencatat jumlah setiap

barang yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke bagian

pengiriman.

2) Pengiriman pesanan

Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang

dengan jumlah yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan

jumlah yang ditunjukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim

langsung ke bagian pengiriman berdasarkan pesanan penjualan.

Tembusan pengemasan memuat jumlah dan keterangan setiap barang

yang dimasukkan kedalam daftar pengiriman. Menyiapkan dokumen

pengiriman yang merupakan kontrak resmi dan menyatakan bahwa

terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang dikirim.

c. Penagihan dan piutang usaha

Aktivitas yang terjadi pada piutang usaha adalah sebagai berikut.

1) Penagihan. Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi

yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan

penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen

dasar yang dibuat adalah faktur penjualan yang menginformasikan

kepada pelanggan tentang sejumlah kewajiban mereka dari transaksi

yang terjadi serta kapan dan di mana mereka akan melunasinya.

2) Perawatan data piutang. Fungsi penting data piutang usaha adalah

menggunakan berbagai informasi yang terdapat pada faktur penjualan

sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit rekening

tersebut pada saat penerimaan tagihan. Ada dua perlakuan untuk

memelihara data piutang usaha tersebut, yaitu dengan menggunakan

metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran total.

d. Tagihan kas

Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan kas. Penerimaan kas dan cek

dari pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh orangg yang tidak

bertanggung jawab, untuk itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif

untuk risiko pencurian tersebut, antara lain sebagai berikut.

1) Menugaskan staf bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar

pengiriman uang, yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah

semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini ke bagian

piutang usaha.

2) Pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh karyawan

perusahaan dengan membuat sistem lockbox (merupakan sebuah alamat

pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka) di bank.

Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas.

Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang

berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum

penyimpanan, namun petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan

harus memeriksa kotak ini.

2. Mekanisme Pemrosesan Bukti Transaksi

Ciri utama sistem siklus pendapatan ditunjukkan oleh kompleksitas data dan

intergrasi data yang dihasilkan. Sistem pemrosesan data langsung (on-line)

yang menerima pesanan melalui internet atau pesanan kepada tenaga

penjual, memiliki keuntungan sebagai berikut.

a. Bisa dideteksi kesalahan dini sebab entri pesanan dilakukan secara

langsung.

b. Persetujuan kredit dapat dibuat segera pada waktu pelanggan

menyerahkan pesanannya.

c. Kondisi persediaan lebih akurat dan menjamin pelayanan ke pelanggan.

d. Menghemat waktu oleh bagian gudang dan bagian pengiriman.

e. Kesalahan dapat dideteksi lebih awal karena data yang dimasukkan oleh

bagian pengiriman dengan yang berada di file penjualan mudah

diverifikasi.

f. Peningkatan arus kas serta ukuran kinerja lebih tepat waktu.

3. Pengawasan

Fungsi lain dari SIA yang didesain secara baik merupakan proses

menyiapkan pengawasan dan pengendalian dengan tujuan untuk

mengotorisasi transaksi secara benar dan pencatatan secara valid, dapat

menjaga keamanan data kas, persediaan dari risiko kehilangan dan

pencurian, dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan bisnis.

B. Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran merupakan aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran

untuk keperluan pembelian dan pembayaran barang atau jasa yang digunakan untuk

operasional perusahaan. Siklus pengeluaran merupakan siklus kedua dari siklus

kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi

akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan

utang

1. Kegiatan Siklus Pengeluaran

Untuk memproses data transaksi bisnis secara tepat dan sederhana merupakan

fungsi dan tanggung jawab dari sistem informasi akuntansi dalam rangka

mendukung kinerja kegiatan bisnis perusahaan. Aktivitas dasar bisnis dalam

siklus pengeluaran terdiri sebagai berikut.

a. Aktivitas melakukan pemesanan

Aktivitas ini merupakan memesan persediaan atau perlengkapan yang

menjadi langkah awal dalam aktivitas siklus pengeluaran. Keputusan penting

yang dibuat dalam langkah awal ini adalah menandai apa, kapan, dan

beberapa banyak barang atauu jasa yang dibutuhkan, misalnya melakukan

identifikasi pemasok mana akan dihubungi.

b. Aktivitas menerima dan penyimpanan

Aktivitas ini melakukan kegiatan menerima dan menyimpan barang yang

diterima dari pembelian. Barang akan diterima oleh bagian penerimaan, dan

mereka akan bertanggung jawab pada bagian pimpinan gudang. Bagian

penyimpanan persediaan ini bertanggung jawab pada pimpinan gudang serta

bertanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut. Laporan penerimaan

merupakan dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan

siklus pengeluaran. Laporan ini menyimpan rincian setiap kiriman, antara lain

tanggal penerimaan, pengiriman, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan

pembelian.

Siklus Pembelian dan Pengeluaran

c. Pembayaran faktur pembelian

Aktivitas bisnis ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur

pembelian yang diserahkan vendor untuk dibayar. Bagian administrasi utang

usaha memverifikasi faktur tersebut lalu menyetujui untuk dibayar.

Sedangkan yang bertanggung jawab untuk membayar, dilakukan oleh kasir

yang pertanggungjawabannya langsung kepada bendahara.

Siklus Pembayaran yang Melalui Beberapa Tahap atau Proses

Dalam siklus pembayaran, langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:

1) Menyetujui faktur pembelian

Sejumlah barang atau jasa yang benar-benar telah diterima oleh

perusahaan biasanya disahkan melalui pengakuan utang usaha. Oleh

karena itu, peranan fungsi pembelian dan penerimaan merupakan faktor

kunci untuk memberikan informasi terhadap pengakuan sejumlah utang

usaha tersebut. Keabsahan sejumlah pesanan dan tertulis secara jelas

pada faktur pemasok dan lebih penting lagi ada dokumen yang mencatat

sejumlah penerimaan dari pesanan pembelian tersebut.

2) Memperbaiki proses utang usaha

Aktivitas pelaksanaan otomatisasi transaksi dilakukan dengan verifikasi

faktur yang diterima dari pemasok dengan pesanan pembelian dan

dokumen laporan penerimaan barang.

Untuk melakukan upaya yang lebih mudah, maka pemasok harus menunjukkan

faktur elektronik yang telah mereka buat melalui internet, dan faktur tersebut

secara langsung dapat dicocokkan dengan pesanan pembelian dan laporan

penerimaan barang. Apabila ada yang meragukan terhadap bukti tersebut, maka

faktur dari pemasok dapat dilakukan verifikasi secara manual.

2. Mekanisme Pemrosesan Transaksi

Dari pemasok secara elektronik menyampaikan informasi mengenai pengiriman

barang yang akan sampai sesuai dengan pesanan. Pada saat kiriman sampai,

petugas bagian penerimaan dengan sistem proses permintaan melakukan

verifikasi terhadap barang yang dikirim tersebut. Sebagian besar pemasok

memberikan kode garis pada produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan

barang. Petugas dibagian penerima memeriksa barang dan menggunakan

terminal on-line untuk memasukkan nomor barang persediaan, jumlah, dan

nomor pesanan pembelian.

Ketepatan waktu kiriman dapat dijadikan sebagai pertimbangan kinerja

pemasok. Sistem tersebut melakukan pencocokkan dan memeriksa apakah ada

di data file pesanan pembelian yang belum diselesaikan, serta penyimpanan

apapun akan ditampilkan pada monitor untuk segera mendapatkan tindakan dari

para petugas yang bertugas saat itu.

3. Pengendalian Internal

Fungsi sistem informasi akuntansi adalah membantu perusahaan melakukan

pengendalian internal secara ketat terhadap kegiatan pengeluaran, khususnya

pada kegiatan pembelian dan pengeluaran kas. Pada aktivitas ini, pengendalian

bertujuan untuk:

a. Mengawasi setiap aktivitas bisnis, apakah telah diotorisasi dengan benar dan

jelas;

b. Semua aktivitas bisnis adalah kejadian yang benar-benar terjadi, bukan

transaksi yang direkayasa;

c. Semua bentuk kejadian transaksi yang valid dan telah diotorisasi harus

dicatat secara benar;

d. Menjaga dari risiko kehilangan atau pencurian terhadap aset perusahaan

dalam bentuk kas, persediaan barang, dan data perusahaan lainnya.

Dalam pelaksanaannya, siklus pengeluaran pembelian dan pengeluaran kas

perlu diperhatikan bentuk pengamanan dan pengendaliannya. Bentuk

pengamanan yang dilakukan adalah melakukan pemisahan tugas pada

pegawai. Melalui diagram REA, dapat ditunjukkan bentuk pemisahan tugas

setiap orang yang terlibat dalam setiap kegiatan. Demikian pula apabila

dilakukan pendekatan pengendalian melalui perangkat DBMS, maka komputer

dapat diprogram untuk melakukan pemisahan tugas secara otomatis kepada

orang yang biasa melakukan fungsi dan tugas yang sama. Sistem aplikasi

tersebut dapat diperluas peranannya untuk mengidentifikasi seluruh karyawan

perusahaan yang melakukan tugas rangkap, dan auditor dapat berperan

menyelidiki kesalahan prosedur yang ditimbulkan.

C. Kendala – kendala dalam aplikasi Siklus Penerimaan dan Pengeluaran Terkomputerisasi

Tujuan dari sebuah sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut :

1. Semua transaksi telah diotorisasi dengan secara tepat.

2. Semua transaksi yang dicatat adalah valid.

3. Semua transaksi yang valid dan telah diotorisasi telah dicatat.

4. Semua transaksi telah dicatat secara akurat.

5. Semua aktiva dilindungi dari kehilangan atau pencurian.

6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Untuk mencapai tujuan ini, dokumen dan catatan memainkan peran yang cukup penting. Untuk memudahkan perekaman data transaksi yang akurat dan efisien, diperlukan dokumen yang sederhana dan mempunyai instruksi yang jelas. Apabila

menggunakan dokumen elektronik, pengawasan aplikasi yang tepat antara lain, uji validitas dan cek field untuk menguji akurasi perekaman data. Selain itu, perlu ada pemisahan yang jelas antara siapa yang merekam dan siapa yang mengotorisasi. Penggunaan dokumen yang sudah bernomor urut juga akan memudahkan dalam mengecek apakah seluruh transaksi sudah dicatat atau belum.

Dalam suatu siklus bisnis, tidak dapat dipungkiri akan adanya kendala – kendala yang dapat menggangu kegiatan suatu entitas bisnis. Oleh karena iu, perusahaan harus mengetahui rangkan bangun sistem informasi akuntansi untuk mengatasi kemungkian kendala yang akan terjadi.

1. Kendala dalam siklus penerimaan

Dalam siklus penerimaan, ada 4 tahapan, yaitu penanganan pesanan, pengiriman, penagihan dan penerimaan. Adapaun kendala - kendala yang dapat terjadi dan prosedur pengendalian intern dalam setiap tahapan siklus penerimaan adalah sebagai berikut.

a. Penanganan pesanan. Tujuan utama dari penanganan pesanan pelanggan adalah melakukan pemrosesan order pelanggan secara efisien.

- Kendala utama yang dapat terjadi adalah adanya penjualan kepada pelanggan yang mempunyai reputasi kredit buruk atau penjualan yang kemungkinan tidak dapat ditagih pembayarannya. Kendala ini dapat diminimalkan dengan pemisahan fungsi otorisasi penjualan kredit yang dilakukan oleh orang yang tidak terkait dengan penjualan.

- Kendala lain yang dapat terjadi adalah adanya pesanan pelanggan yang ditolak karena menurut data yang ada di aplikasi, pelanggan tersebut masih memiliki saldo rekening yang belum lunas meskipun pelanggan tersebut sudah membayar tagihannya. Hal ini tentu akan merugikan pelanggan dan nantinya juga merugikan perusahaan karenan kemungkinan pelanggan akan mencari penjual yang lain.

Oleh karena itu, pemeliharaan dan pemutakhiran catatan tentang saldo rekening.pelanggan dan abatas kredit yang akurat dan terkini juga merupakan upaya mengurangi risiko penjualan yang tidak dapat ditagih atau penjualan yang gagal karena informasi saldo rekening yang belum di-update.

b. Pengiriman. Tujuan utama fungsi pengiriman adalah mengirimkan barang kepada pelanggan secara efisien dan akurat.

- Kesalahan pengiriman. Pengiriman barang yang jenis, kuantitas dan tujuannya salah merupakan persoalan yang serius karena secara signifikan dapat menurunkan kepuasan pelanggan dan prospek penjualan di masa mendatang. Untuk mencegahnya pengguanan barcode scanner atau pemindai kode bar untuk mencatat pengambilan barang dan pengiriman barang dapat mengurangi kesalahan pemasukan data ke aplikasi. Sedangkan pada perusahana yang masih maual dalam proes memasukkan data, pengawasan aplikasi perlu diterapkan seperti field check dan uji kelengkapan guna mengurangi kesalahan secara signifikan.

c. Penagihan. Tujuan utama fungsi penagihan adalah untuk menghasilkan tagihan segera dan akurat atas transaksi penjualan yang telah dilakukan.

- Kegagalan menagih pelanggan. Kegagalan menagih tagihan apabila terjadi akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Kendala ini dapat ditanggulangi dengan melakukan pemisahan antara fungsi pengiriman dan fungsi penagihan. Cara pengendalian lain yang dapat diterapkan adalah dengan memberi nomor urut tercetak untuk dokumen dan secara periodik melakukan pencatatan atas seluruh dokumen tersebut.

- Kesalahan penagihan. Kesalahan dalam menetapkan harga dan menagih pelanggan atas barang yang telah dikirimkan. Apabila harga yang ditetapkan terlalu besar, tentu akan membuat pelanggan kecewa, namun apabila harga yang ditetapan terlalu rendah tentu akan mebuat perusahaan mengalami kerugian.

d. Penerimaan kas. Tujuan utama penerimaan kas adalah melindungi kas yang diterima dari pelanggan dan mengkredit rekening piutang pelanggan secara tepat.

- Pencurian kas. Pengawasan terhadap kas merupakan hal paling penting dari sebuah perusahaan, karena kehilangan kas akan sangat menganggu kegiatan usaha dan aliran kas perusahaan. Oelh karena itu perlu pengawasan khusus terhadap kegiata penerimaan kas. Prosedur paling efektif untuk mengurangi risiko kehilangna kas adalah pemisahan fungsi. Karyawan yang mempunyai akses fisik terhadap kas tidak boleh dibebani dengan tanggung jawab pencatatan atau otorisasi termasuk penerimaan kas. Selain itu dengan meminimumkan jumlah uang kas yang disimpan di perusahaan.

- Kesalahan pembukuan dalam pemutakhiran piutang dagang. Kesalahan posting dapat dideteksi dengna cara pembandingan hasil pengolahan data internal dan pengolahan data eksternal. Untuk menjamin seluruh penerimaan kas sudah diproses, jumlah rekening piutang yang dimutakhirkan harus dibandingkan dengan jumlah cek yang diterima.

2. Kendala dalam siklus pengeluaran

Tahapan – tahapan kegiatan dalam siklus pengeluaran, yaitu permintaan pembelian, pemesanan, penerimaan dan penyimpanan, persetujuan faktur pembelian dan pembayaran. Sedangkan kendala – kendala yang dapat terjadi dalam siklus pengeluaran antara lain:

a. Permintaan pembelian. Tujuan utama proses permintaan pembelian adalah untuk memelihara pasokan seluruh kebutuhan bahan baku secara memadai.

- Kehabisan barang. Untuk mengatasi kendala ini, diperlukan sebuah sistem pengendalian persediaan yang akurat, dimana jumlah persediaan yang terdapat dalam laporan, secara berkala juga dilakukan stock opname agar jumlahnya lebih akurat, sehingga perusahaan dapat menetukan waktu yang tepat untuk memesan persediaan. Dari sisi eksternal, pemiihan pemasok juga harus diperhatikan. Perlu dipilih pemasok yang mempunyai komitmen untuk mengirim barang dengan tepat waktu dan mempunya kualitas dan harga yang bersaing.

b. Pemesanan/pembelian barang. Aktivitas ini bertujuan untuk menjamin bahwa perusahaan dapat memperoleh barang dengan kualitas yang sesuai standar dengan harga yang bersaing. Beberapa kendala yang dapat terjadi antara lain:

- Pembelian barang dengan harga yang mahal namun memiliki kualitas yang rendah. Dapat terjadi apabila perusahaan tidak memiliki informasi yang akurat akan profil pemasok.

- Suap. Hal ini dapat dibilang bukan rahasia umum bagi mereka yang berada di bagian pemesanan/pembelian barang. Biasa terjadi supaya perusahaan membeli barang dari pemasok tersebut. Akibat yang dapat ditimbulkan dar praktek suap ini dapat berupa diperolehnya barang dengan kualitas rendah namun dengan harga yang tinggi.

c. Penerimaan dan penyimpanan. Tujuan utama fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memverifikasi barang yang diterima dari pemasok dan untuk melindungi barang – barang tersebut dari kehilangan.

- Kesalahan dalam perhitungan jumlah barang yang diterima. Untuk mengatasi hal ini, diharapkan petugas ppenerima barang benar – benar menghitung barang yang diterima apakah sudah sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam tembusan order pembelian.

- Pencurian barang. Prosedur pengendaian yang dapat diterapkan adalah dengan menyimpan di lokasi yang aman, ada dokumentasi lalu lintas keluar masuk barang, dan pembatasan akses kee lokasi penyimpanan barang.

d. Persetujuan faktur pemebelian. Tujuan utama faktur pembelian adalah untuk menjamin bahwa perusahaan hanya membayar barang yang akan dipesan dan diterima.

- Kesalahan dalam faktur pembelian, seperti salah mencantumkan harga atau salah mencantumkan jumlah. Perlu dibandingkan dengan order pembelian laporan penerimaan barang supaya tidak terjadi pembayaran atas barang yang tidak diterima.

- Pembayaran faktur yang sama dua kali. Ada dua kemungkinan terjadinya pembyaran faktur yang sama lebih dari sekali, pertama, duplikat faktur dikirimkan setelh cek diposkan. Yang kedua, faktur pembelian terpisah dari dokumen lainnya dalam paket voucher. Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan antara lain: (1) faktur harus disetujui dan dibayar hanya jika disertai atau dilampiri dengan paket voucher,(2) hanya faktur asli yang akan dibayar dn (3) ketka cek untuk membayar faktur tertentu ditandatngani, faktur asli dan paket voucher harus dicap lunas untuk mencegah dokumen ini dimintakan pembyaran lagi.

e. Pembayaran. Tujuan utama dilakukan aktivitas pembayaran adalah untuk melindungi kas dengan cara memeberikan jaminan bahwa pengeluaran kas yang dilakukan adalah sah.

- Ketidaktepatan kas. Kecurangaa yang sering terjadi yaitu pembayaran kepada pemasok fiktif. Karena itu, akses terhadap kas haruslah sangat dibatasi, karena kas adalah aktiva yang mudah dicuri. Apabila dimungkinan, seluruh pengeluaran dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali pengeluaran yang

jumlahnya kecil dilakukan dengan pembayaran secara tunai melalui dana kas kecil. Cek haruslah bernomor urut tercetak. Otorisasi pembayaran harus dilakukan oleh fungsi utang dagang, sedangkan cek harus ditandatangai oleh kasir atau kepala bagian. Untuk umlah cek yang melebihi angka tertentu, harus ditandatangani oleh dua orang pejabat. Dan secara berkala dilakukan rekonsiliasi dengan seluruh rekening bank.

3. Pengendalian Umum

Selain itu terdapat kendala yang berupa kehilangan data. Hilangnya data sebuah perusahaan dapat mengancam masa depan sebuah perusahaan. Oleh karena itu data – data yang tersimpan harus dilindungi dari kerisakan atau kerusakan. Semua data tersebut secara reguler dan periodik harus di-back up. Pengendalian atas hak akses juga penting. Penggunaan ID dan password pemakai dapat membatasi akses oleh karyawan pengoperasian suatu aplikasi.

Daftar Pustaka

Anonim. Diktat Kuliah dan Workshop – Sistem Informasi Akuntansi. Sekolah Tinggi

Ilmu Ekonomi Indonesia

Krismiaji. 2010. Edisi Ketiga. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta. Unit Penerbit

dan Percetakan – Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN