siklus pengeluaran

SIKLUS PENGELUARAN:PEMBELIAN DAN

PENGELUARAN KAS

PENGANTAR

• Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan informasi yang berhubungan dengan:– Pembelian barang dan jasa dari para pemasok– Pengeluaran kas untuk membayar utang

• Pertukaran informasi pokok adalah dengan pemasok

PENGANTAR• Informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus lain

yaitu:– Siklus pendapatan, siklus produksi, gudang persediaan, dan

berbagai departemen menyediakan informasi tentang kebutuhan barang dan bahan baku.

• Informasi juga mengalir dari siklus pengeluaran:– Ketika barang dan bahan baku datang, siklus pengeluaran

memberikan informasi ke pihak-pihak yang memerlukan. – Informasi juga diberikan kepada siklus buku besar dan

pelaporan untuk penyusunan laporan internal dan laporan eksternal.

PENGANTAR

• Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimumkan kos perolehan dan pemeliharaan persediaan barang, suplais, dan jasa.

PENGANTAR• Keputusan yang harus dibuat:

– Berapa tingkat persediaan yang harus dimiliki?– Pemasok mana yang memberikan servis dan harga

terbaik?– Dimana perusahaan menyimpan barang?– Dapatkah dilakukan konsolidasi pembelian antar unit?– Bagaimana cara memanfaatkan TI untuk penerimaan

barang?– Apakah tersedia kas yang cukup untuk membayar pada

periode potongan?– Bagaimana mengelola pembayaran untuk

memaksimumkan arus kas?

PENGANTAR

• Manajemen juga harus mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses siklus pengeluaran.– Evaluasi ini membutuhkan data tentang:

• Event yang terjadi• Resources yang dipengaruhi• Agents yang berpartisipasi

– Data ini harus akurat, reliable, dan tepat waktu.

PENGANTAR

• 3 fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:– Menangkap dan memproses data– Menyimpan dan mengorganisasi data untuk

pembuatan keputusan. – Menyediakan sistem pengendalian untuk melindungi

resources (termasuk data)

AKTIVITAS DALAM SIKLUS PENGELUARAN

• Tiga aktivitas dasar yang dilaksanakan dalam siklus pengeluaran mencakup:– Pemesanan barang, suplais, dan jasa– Penerimaan dan penyimpanan barang– Pelunasan pembelian

• Transaksi dalam siklus pengeluaran mencakup:

Transaksi Pokok:• Menerima barang dan

menyerahkan kasTransaksi lain:• Meminta barang atau jasa • Memroses order pembelian• Menerima barang• Menyimpan barang• Menerima faktur pembelian

• Meng-update catatan utang (+)

• Menyetujui faktur pembelian• Membayar utang• Mengupdate catatan utang• Menangani retur, diskon, dan

potongan• Menyusun laporan

manajemen• Mengirim informasi ke siklus

lain

SIKLUS BISNIS (PERUSAHAAN)

PEMESANAN

• Keputusan kunci: mengidentifikasi barang apa yang dibeli, kapan, berapa banyak dan dari pemasok mana?

• Kelemahan dalam pengendalian inventory berakibat fatal:– Catatan yang tidak akurat berakibat perusahaan

kehabisan barang.• Salah satu faktor yang mempengaruhi proses ini

adalah metoda pengendalian inventory yang digunakan.

PEMESANAN

• Alternatif Metoda Pengendalian Persediaan – Economic Order Quantity (EOQ)– Just in Time Inventory (JIT)– Materials Requirements Planning (MRP)

PEMESANAN• EOQ adalah pendekatan tradisional untuk pengelolaan

persediaan– Tujuan: Memiliki cukup barang sehingga produksi tidak

terganggu.– Dengan pendekatan ini, jumlah order optimal dihitung dengan

meminimumkan jumlah biaya-biaya sbb: • Ordering costs• Carrying costs• Stockout costs

– Rumus EOQ juga digunakan untuk menghitung reorder point, yaitu tingkat persediaan saat pemesanan harus dilakukan.

PEMESANAN

• Alternatif Metoda Pengendalian Persediaan – Economic Order Quantity (EOQ)– Just in Time Inventory (JIT)– Materials Requirements Planning (MRP)

PEMESANAN

• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan

• MRP menjadualkan produksi untuk memenuhi estimasi penjualan dan memiliki stok barang jadi untuk memenuhi penjualan tersebut.

• JIT menjadualkan produksi untuk merespon penjualan sesungguhnya dan sebisa mungkin mengeliminasi persediaan barang jadi, karena barang dijual sebelum barang tersebut dibuat.

PEMESANAN

• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan– Sifat produk

• MRP lebih cocok bagi produk yang permintaannya lebih bisa diprediksi.

• JIT cocok untuk produk yang memiliki life cycle lebih pendek (fashion) dan permintaan produk sulit diprediksi.

PEMESANAN

• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan– Sifat produk– Kos dan effisiensi

• Keduanya mengurangi kos dan memperbaiki efisiensi dibanding pendekatan EOQ.

PEMESANAN

• MRP VS JIT:– Penjadualan produksi dan akumulasi persediaan– Sifat produk– Kos dan effisiensi– Terlalu banyak atau terlalu sedikit

• Pada kedua kasus, Saudara harus:– Mempercepat produksi jika ada permintaan yang tidak

terduga

– Segera menghentikan produksi jika barang yang tersedia terlalu banyak.

PEMESANAN• Apapun sistem pengendalian persediaan yang

digunakan, pemrosesan order pembelian biasanya diawali dengan sebuah permintaan pembelian dan diikuti dengan pembuatan sebuah order pembelian

• Permintaan pembelian berasal dari:– Fungsi pengawas persediaan– Seorang karyawan yang memberitahu adanya shortage.

• Sistem pengendalian persediaan yang canggih secara otomatis akan menghasilkan permintaan pembelian jika persediaan telah mencapai ltitik pemesanan kembali (reorder point).

PEMESANAN• Jika perusahaan merasa perlu untuk membeli barang,

unit yang meminta akan membuat sebuah purchase requisition. Baik berupa dokumen kertas maupun dokumen elektronik, PR berisi:– Siapa yang meminta barang– Ke mana barang harus diserahkan– Kapan dibutuhkan– Nomor, nama, kuantitas, dan harga barang– Usulan pemasok– Nomor departemen

• Take a look at this example!

PT Intan Perkasa

Jl. Indragiri No. 44 Sleman, DIY 55283

No. 89201 PERMINTAAN PEMBELIAN

Tanggal Dibuat: 05/07/2001

Dibuat Oleh: Handy Maula Krisnawan

Usulan Pemasok CV Jayabaya

Dikirim ke: Bagian Foto Copy

Atas Nama: Handy Maula Krisnawan

Tanggal dibutuhkan: 15/07/2001

Kode Barang

Nama Barang

Kuantitas

Harga per unit

56715 Kertas Fotocopy 80 gram 15 boks Rp45.000,00 98125 Disket Phoenix HD 10 boks 15.000,00 67854 Kertas kontinyus 20 boks 90.000,00 56784 Pita Printer Epson 10 buah 21.500,00

Disetujui Oleh:

Budiantoro

Departemen:

Jasa Administrasi

Tanggal Disetujui:

01/07/2001

No. Rekening:

89565

PEMESANAN

• Keputusan penting: memilih pemasok.• Pertimbangan utama:

– Harga – kualitas– Ketergantungan

• Terutama penting dalam sistem JIT karena pengiriman yang tidak sempurna dapat menghambat proses yang lain

• Sertifikasi ISO 9000 yang dimiliki pemasok penting untuk dipertimbangkan.

PEMESANAN

• Jika seorang pemasok telah dipilih, identitas pemasok tersebut harus dimasukkan sebagai bagian dari file induk persediaan, sehingga untuk pembelian berikutnya tidak harus melakukan proses pemilihan pemasok lagi. – Perusahaan perlu memiliki sebuah daftar pemasok .– Untuk produk yang jarang dipesan, pemilihan

pemasok dilakukan setiap order.

PEMESANAN

• Secara periodik, perusahaan harus melakukan evaluasi kinerja pemasok, termasuk data tentang: – Harga beli– Biaya rework dan scrap – Kinerja pengiriman

• Fungsi pembelian harus dievaluasi dan diberi reward berdasarkan kemampuannya meminimumkan total kos. Tidak hanya kos yang berhubungan dengan pembelian.

PEMESANAN• Sebuah order pembelian (purchase order) adalah sebuah

dokumen atau formulir elektronik yang meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi produk dan harga tertentu.

• PO dapat berfungsi sebagai kontrak dan jani untuk membayar, berisi:– Nama pemasok dan agen pembelian– Tanggal pesan dan tanggal pengiriman yang diminta– Lokasi pengiriman– Metoda pengiriman– Rincian barang yang dipesan

PT Intan Perkasa

No. 5678

Alamat Penagihan: Jl. Indragiri No. 44

Sleman, DIY 55283 Gunakan nomor di atas sebagai referensi untuk seluruh faktur dan dokumen pengiriman

ORDER PEMBELIAN

Kepada: PT Bina Citra Jl. Papandayan No. 321 Magelang – Jawa Tengah 55271

Dikirimkan ke: PT Intan Perkasa P.O. Box 5000 Sleman, DIY, 55283

Kode Pemasok:

121

Tanggal Order:

03/07/2001

Nomor Permintaan Pembelian:

89201

Petugas Pembelian:

Fitriana Dewi

Termin:

1/10, n/30

F.O.B. Destination

Dikirim Via: Bebas

Tanggal Pengiriman 15/07/2001

Keterangan:

No. Urut Kode Barang

Nama Barang

Kuantitas

Harga per unit

1 56715 Kertas Fotocopy 80 gram 15 boks Rp45.000,00 2 98125 Disket Phoenix HD 10 boks 15.000,00 3 67854 Kertas kontinyus 20 boks 90.000,00 4 56784 Pita Printer Epson 10 buah 21.500,00

Disetujui Oleh: Budhi Sudarsono

Blind Copy

PT Intan Perkasa

No. 5678

Alamat Penagihan: Jl. Indragiri No. 44

Sleman, DIY 55283 Gunakan nomor di atas sebagai referensi untuk seluruh faktur dan dokumen pengiriman

ORDER PEMBELIAN

Kepada: PT Bina Citra Jl. Papandayan No. 321 Magelang – Jawa Tengah 55271

Dikirimkan ke: PT Intan Perkasa P.O. Box 5000 Sleman, DIY, 55283

Kode Pemasok:

121

Tanggal Order:

03/07/2001

Nomor Permintaan Pembelian:

89201

Petugas Pembelian:

Fitriana Dewi

Termin:

1/10, n/30

F.O.B. Destination

Dikirim Via: Bebas

Tanggal Pengiriman 15/07/2001

Keterangan:


Nama Barang

Kuantitas

Harga per unit

1 56715 Kertas Fotocopy 80 gram 15 boks Rp45.000,00 2 98125 Disket Phoenix HD 10 boks 15.000,00 3 67854 Kertas kontinyus 20 boks 90.000,00 4 56784 Pita Printer Epson 10 buah 21.500,00

Disetujui Oleh: Budhi Sudarsono

PEMESANAN• Kadang-kadang untuk sebuah permintaan pembelian,

perusahaan harus membuat beberapa order pembelian jika barang dibeli dari beberapa pemasok.

• Kuantitas yang dipesan dapat pula berbeda dengan permintaannya untuk mendapatkan diskon kuantitas.

• Sebuah blanket order adalah sebuah komitmen untuk membeli barang khusus pada harga khusus dari seorang pemasok untuk periode tertentu. – Mengurangi ketidak pastian sumber pasokan barang yang

handal– Membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasi

PEMESANAN

• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order

pembelian yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:• Penggunaan EDI untuk men-transmit order

pembelian

PEMESANAN



pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems

• Dalam sebuah program vendor-managed inventory (VMI):– Pengendalian persediaan dan pembelian diserahkan ke

pemasok

– Pemasok memiliki akses ke POS dan data persediaan dan secara otomatis mengisi kembali persediaan

– Pendekatan ini:• Mengurangi jumlah persediaan yang disimpan• Meniadakan biaya untuk membuat order pembelian

– Menghendaki pengendalian persediaan untuk menjamin akurasi catatan persediaan

PEMESANAN



pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems• Reverse auctions

• Supplier saling berkompetisi untuk memenuhi demand pada harga terendah

• Cocok untuk komoditi dimana kualitas, daya andal pemasok, dan kinerja pengiriman bukan hal yang penting.

PEMESANAN

• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order pembelian

yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:

• Penggunaan EDI untuk men-transmit order pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems• Reverse auctions• Pre-award audits

• Digunakan untuk pembelian besar yang melibatkan penawaran formal (tender)

• Internal auditor mengunjungi setiap calon pemasok untuk menguji akurasi penawarannya.

• Dapat mengidentifikasi kesalahan matematis yang mungkin bisa menghemat pengeluaran.

PEMESANAN

• TI dapat membantu memperbaiki efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian.– Cost driver utama adalah jumlah order pembelian

yang diproses. Waktu dan biaya dapat dipangkas dengan cara:

• Penggunaan EDI untuk men-transmit order pembelian• Penggunaan vendor-managed inventory systems• Reverse auctions• Procurement cards for small purchases

• Sebuah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan dengan pemasok khusus untuk jenis pembelian khusus.

• Dapat diatur batas maksimum nilai transaksi• Nomor rekening pada kartu dapat dipetakan ke rekening buku besar.

PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

• Departemen penerimaan barang menerima barang dari pemasok.– Normalnya melapor ke manajer gudang yang

selanjutnya melapor ke VP produksi.

• Bagian gudang menyimpan barang.– Juga melapor ke manajer gudang.

• Penerimaan barang harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan guna memperbarui catatan persediaan.

• Tanggung jawab departemen penerimaan barang adalah:– Memutuskan menerima barang atau menolak– Menguji kuantitas dan kualitas barang yang diterima

• Keputusan pertama didasarkan pada ada tidaknya order pembelian yang valid.– Penerimaan barang yang tidak pernah dipesan akan

memboroskan waktu, upaya, dan tempat penyimpanan.


• Pengujian kuantitas barang yang diterima sangat penting, karena:– Perusahaan hanya membayar untuk barang yang benar-

benar dipesan– Catatan persediaan dapat di-update secara akurat.

• Dokumen yang digunakan adalah laporan penerimaan barang (receiving report):– Merekam tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan

nomor order pembelian. – Melaporkan nomor barang, nama barang, satuan ukuran,

dan kuantitas setiap jenis barang.– Menyediakan ruang untuk tandatangan dan komentar dari

petugas penerimaan.


PT Intan Perkasa

No. 3223

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Pemasok: PT Bina Citra

Tanggal Diterima: 13/07/2001

Dikirim melalui: UPS

Nomor Order Pembelian: 5678


Kuantitas

Nama Barang

1 56715 15 boks Kertas Fotocopy 80 gram 2 98125 5 boks Disket Phoenix HD 3 67854 20 boks Kertas kontinyus 4 56784 10 buah Pita Printer Epson

Catatan: Dua boks kertas fotocopy yang diterima nampak basah di bagian luar bahkan kardusnya sedikit rusak, namun isinya kelihatan baik.

Diterima Oleh: Shakka Octavia

Diperiksa Oleh: Shakka Octavia

Dikirmkan Kepada: Handy Maula Krisnawan

• Ketika barang datang, petugas penerimaan membandingkan nomor OP pada packing slip dengan arsip OP untuk menguji benarkah barang yang datang benar-benar dipesan.– Kemudian menghitung barang– Memeriksa ada tidaknya kerusakan sebelum meneruskannya ke

gudang atau pabrik• Tiga kemungkinan perkecualian dalam proses ini:

– Kuantitas barang berbeda dengan kuantitas dipesan– Barang dalam keadaan rusak– Kualitas barang inferior/jelek


• Jika salah satu dari tiga kemungkinan terjadi, petugas pembelian akan menyelesaikan persoalan ini dengan pemasok.– Pemasok akan melakukan penyesuaian pada faktur jika ada

selisih kuantitas.– Jika barang rusak atau inferior, dibuat memo debit setelah

pemasok setuju untuk meneruma pengembalian barang atau setuju untuk memberikan diskon.

• Satu lembar dikirimkan ke pemasok • Satu lembar ke bagian utang untuk menyesuaikan catatan utang.• Satu lembar ke bagian pengiriman untuk mengembalikan barang.


PELUNASAN PEMBELIAN

• Ada dua tahap kegiatan, yaitu:– Persetujuan faktur pembelian– Pelunasan faktur


PELUNASAN PEMBELIAN

• Persetujuan faktur pembelian dilakukan oleh departemen utang dagang, yang berada di bawah controller.

• Kewajiban resmi untuk membayar timbul ketika barang diterima.– Namun sebagian besar perusahaan hanya

membayar setelah faktur diterima dan disetujui.

PELUNASAN PEMBELIAN

• Tujuan:– Mengotorisasi pembayaran hanyak untuk

barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

• Membutuhkan informasi dari:– Pembelian – order pembelian yang valid– Penerimaan Barang – Laporan Penerimaan

Barang yang menunjukkan barang yang benar-benar diterima

PELUNASAN PEMBELIAN

• Ada dua pendekatan untuk memproses faktur pembelian:– Non-voucher system

• Setiap faktur disimpan dalam arsip faktur terbuka (open invoice file).• Ketika cek dibuat, faktur dicap “lunas” dan disimpan dalam arsip faktur

dibayar (paid invoice file).

PELUNASAN PEMBELIAN

• Ada dua pendekatan untuk memproses faktur pembelian:– Non-voucher system– Voucher system

• Dibuat sebuah voucher (disbursement voucher) yang berisi:– Outstanding invoices – Nilai bersih yang harus dibayar setelah dikurangi potongan dan

pengurangan harga • Voucher ini secara efektif menunjukkan rekening mana yang harus

didebit dan dikredit, termasuk nomor rekeningnya..

PELUNASAN PEMBELIAN

PT Intan Perkasa

No. 23246

VOUCHER

Tanggal Dicatat: 22/07/2001

Distribusi Debit

Dibuat oleh:

No. Rekening

Jumlah

Nomor Pemasok: 6578

Dikirimkan ke: PT Bina Citra Jl. Papandayan No. 321 Magelang – Jawa Tengah 55271

22-140 22-145 20-669 20-779

868.330.000 629.010.000

30.560.000 98.450.000

Faktur Pembelian Nomor Tanggal

Nilai

Retur dan Potongan

Potongan Pembelian

Pembayaran Bersih

8645 15/07/2001 984.500.000 98.450.000 17.720.000 868.330.000 9678 20/07/2001 641.850.000 12.840.000 629.010.000

Total

1.626.350.000

98.450.000

30.560.000

1.497.340.000

• Ada dua pendekatan untuk memproses faktur pembelian:– Non-voucher system– Voucher system

• Keuntungan voucher system:– Beberapa faktur dibayar sekaligus, sehingga mengurangi

jumlah lembar cek yang ditulis.

– Voucher dapat dibuat pre-numbered sehingga menyederhanakan audit trail untuk utang

– Persetujuan faktur terpisah dengan pembayaran faktur, sehingga memudahkan penjadualan keduanya untuk memaksimumkan efisiensi.

PELUNASAN PEMBELIAN


PELUNASAN PEMBELIAN

• Pembayaran faktur dilakukan oleh kasir, yang berada di bawah bagian keuangan.

• Kasir menerima paket voucher, yang terdiri atas faktur dan dokumen pendukung seperti order pembelian dan LPB.

• Paket voucher ini mengotorisasi pengeluaran check atau EFT kepada supplier.

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui

EDI– Memampukan sistem secara otomatis

mencocokkan faktur dengan OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian

PELUNASAN PEMBELIAN

• Disebut Evaluated Receipt Settlement.• Pembayaran dilakukan atas dasar apa yang dipesan dan

diterima.• Mensyaratkan:

– Supplier menetapkan harga yang akurat ketika order disampaikan.

– Personil penerimaan menghitung secara akurat dan menginspeksi barang yang diterima.

• Menghasilkan komunikasi yang tepat waktu tentang pengiriman dan penerimaan.

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui

EDI– Memampukan sistem secara otomatis

mencocokkan faktur dengan OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk

pembelian non-inventory

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan

faktur dengan OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk pembelian

non-inventory– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir

elektronik untuk biaya perjalanan

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan faktur dengan

OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk pembelian non-inventory– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir elektronik

untuk biaya perjalanan – Penyusunan anggaran kas secara hati-hati untuk memperoleh

manfaat dari pembayaran awal pada periode diskon.

PELUNASAN PEMBELIAN

• Peningkatan efisiensi pemrosesan dapat dilakukan dengan cara:– Meminta pemasok mengirimkan faktur melalui EDI– Memampukan sistem secara otomatis mencocokkan faktur dengan

OP dan LPB– Meniadakan faktur pembelian– Penggunaan procurement cards untuk pembelian non-inventory– Penggunaan kartu kredit perusahaan dan formulir elektronik untuk

biaya perjalanan – Penyusunan anggaran kas secara hati-hati untuk memperoleh

manfaat dari pembayaran awal pada periode diskon.– Penggunaan FEDI untuk membayar pemasok

PELUNASAN PEMBELIAN

Purchasing Receiving InventoryStores

VP of M anufacturing

AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO

UNIT ORGANISASI YANG TERLIBAT DALAM SIKLUS PENGELUARAN

• Memilih pemasok• Membuat order pembelian



AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Memutuskan menerima atau menolak barang

• Menghitung dan memeriksa fisik barang



AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Menyimpan barang yang diterima



AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Menyetujui faktur pembelian



AccountsPayable

Controller

Cashier

Treasurer

CFO

CEO


• Membayar ke pemasok

Prosedur-prosedur

• Prosedur Pembelian (Manual)• Prosedur Pengeluaran Kas (Manual)

Unit Peminta Barang Pemasok Departemen Pembelian Departemen Penerimaan Barang

PROSEDUR PEMBELIAN (MANUAL)

OP 34

32

54

32

32

Mulai

Membuat

permintaan

pembelian

Permintaan 1pembelian (PP)

Ke UD

N

A

A

Permintaan 1pembelian

Memilih

pemasok dan

membuat order

Order 1pembelian (OP)

B

B

Order 1pembelian

Mengirim

barang dan

faktur

Pemberitahuan Slip

Faktur

N

CC

Ke UD

Order 4pembelian

N

D

D

Slip pengepakan

Periksa barang,

bandingkan dg

OP dan membuat

laporan

Laporan 1Penerimaan

Order 4pembelian

ACocokkan

dokumen,

menerima

barang

Laporan 2Laporan 1

OP 3


Ke UD

N

PP 1OP 2

Laporan 3Penerimaan

Cocokkan

dokumen,

rev iu termin

N

Kasir Akuntansi

Dicabut saatjatuh tempo

Utang Dagang

PROSEDUR PENGELUARAN KAS (MANUAL)

Dokumen pendukung

Dari Unit Peminta Dari Pembelian


Order 5pembelian

Dari Pemasok

Faktur

Laporan 2Penerimaan

Cocokkan dan

uji dokumen,

siapkan

v oucherCatat ke

register

Register Voucher

Diringkas

tiap bulan

A

Total voucher

Voucher

Dokumen pendukung

T

B

B

Dokumen pendukungVoucher

Periksa dan

cap lunas

Siapkan cek

dan catat ke

register cek

Cek dan bukti kas keluar

Ke Pemasok

Voucher (dibayar)

C

C

Dokumen pendukungVoucher

(dibayar)

RegisterCek

Diringkas

tiap bulan

Total Kas

D

Masukkan

nomor cek

ke register

N

DA

Total voucher Total Kas

Posting ke

buku besar

Buku Besar

Aktivitas Pengendalian

SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas Pembelian Barang

Otorisasi Transaksi Manajer unit peminta mengotorisasi, manajer departemen pembelian menyetujui Pengamanan terhadap aktiva dan catatan

Laporan penerimaan barang dibuat ketika barang diterima Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak Kuantitas barang dihitung saat barang diterima Kuantitas barang dihitung secara independen

Pemisahan tugas Bagian pembelian dan bagian utang dagang Pencatat persediaan dan bagian gudang Bagian penerimaan barang dan bagian gudang

Dokumen dan catatan yang memadai

Permintaan Pembelian Dibuat berdasarkan titik dan kuantitas pemesanan kembali Dimintakan persetujuan untuk pesanan khusus Order Pembelian Dibuat atas dasar permintaan pembelian Bernomor urut tercetak Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang disetujui Dilakukan pengecekan terhadap harga, dan termin Paket Voucher Faktur dikirim langsung ke bagian utang dagang Voucher bernomor urut tercetak Didukung oleh permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan

barang, dan faktur asli. Diverifikasi

acer_TM220

Aktivitas Pembelian Jasa Otorisasi Transaksi Manajer unit peminta mengotorisasi, manajer departemen pembelian menyetujui Pemisahan tugas Bagian pembelian dan bagian utang dagang Dokumen dan catatan yang memadai

Permintaan Pembelian Dibuat oleh departemen pemakai Dimintakan persetujuan Order Pembelian Dibuat atas dasar permintaan pembelian Bernomor urut tercetak Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang disetujui Dilakukan pengecekan terhadap harga, dan termin Catat penerimaan jasa pada tembusan order pembelian Paket Voucher Faktur dikirim langsung ke bagian utang dagang Voucher bernomor urut tercetak Didukung oleh permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan

barang, dan faktur asli. Diverifikasi

Aktivitas Pengeluaran Kas

Otorisasi Transaksi Bagian utang mengotorisasi, bagian keuangan menyetujui Pengamanan terhadap cek Dibuat atas dasar paket voucher

Bernomor urut tercetak Hanya ditandatangani jika dibuat dengan benar Ditandatangani oleh dua pejabat jika nilainya melewati angka tertentu Diposkan oleh karyawan yang tidak terlibat dalam pembuatan check Check yang masih beredar dicatat.

Pemisahan tugas Bagian utang dagang dan bagian pengeluaran kas Bagian pengeluaran kas dan bagian buku besar Bagian buku besar dan bagian utang

Dokumen dan catatan yang memadai

Paket Voucher Dilakukan pengkajian terhadap kelengkapan paket voucher, khususnya

faktur asli Dibatalkan segera setelah check ditandatangani Utang Dagang Diposting setiap hari Buku Besar Jurnal transaksi pengeluaran kas dibuat setiap hari

Berbagai PengawasDepartemen Persediaan

Persediaan Pemasok OrderPembelian

Pemasok(Supplier)

GudangBarang

PaketVoucherUtang DagangBuku Besar

Tembusan OP

Order Pembelian

Pembayaran

Faktur

BarangSlip Pengepakan

Pemberitahuan Titik Pemesanan

LPB

Barang dan LPB

KembaliKehabisan Barang

Tembusan OP Tembusan OP

1.0Meminta Barang

4.0Menyetujui

Faktur Pembelian

5.0Membayar

Faktur

3.0Menerima

Barang

2.0Memesan

Barang

Departemen Pembelian Departemen Pengolahan Data

Setiapsore hari

BAGAN ALIR SISTEM PEMBELIAN

5 4

3 2

5 4

3 2

Departemen pengguna dan Gudang

Permintaan pembelian

Masukkan data pembelian

File induk pemasok

File induk sediaan

Buat file order pembelian

Cetakorder pembelian

Order pembelian terbuka

Order 1Pembelian


N

Reviu dan tanda

tangani


Order 1Pembelian

N

Peminta Pemasok

Utang DagangPenerimaan

Departemen Penerimaan Departemen Pengolahan Data Gudang

BAGAN ALIR SISTEM PENERIMAAN BARANG

2

Dari Pembelian Dari Pemasok

Order 2Pembelian

Slip pengepakan (dan barang)

A Periksa order, hitung dan

periksa barang

Masukkan data penerimaan

Mutakhirkan file dancetak laporan

penerimaan barang

File induk pemasok

File induk sediaanr

File O.P terbuka

Slip pengepakan (dan barang)Order 2Pembelian

Laporan 1Penerimaan barang (LPB)

N

Periksa, hitung, dan

tandatangani

LPB 1(ditanda tangani)

Ke UD

SetiapSore hari

Keluarkan padatanggal jatuh tempodan serahkan kekasir

Bagian Utang Dagang Departemen Pengolahan Data

BAGAN ALIR SISTEM UTANG DAGANG

Dari Pemasok

Faktur

Bandingkan, rev iew, dan

periksa akurasi

Dari Pembelian Dari Gudang

Order 3Pembelian


N

Masukkan data faktur

Membuat file faktur terbuka

File O.P. terbuka

Faktur terbuka

Update-filedan cetak voucher

Voucher

File induk Pemasok

Buku Besarr


Order 3Pembelian

Faktur

Cocokkan dan

arsipkan urut tgl. J.t.

T

Dari Kasir

Paket voucher (dibatalkan)

Dibay ar

A

VoucherFakturOrder PembelianLaporan penerimaan

Departemen Pengolahan DataKasir

Dari Utang

FakturLPB 1(ditanda tangani)

Order 3Pembelian

Voucher

A

TotalBatch

TotalBatch

Bandingkan dan

cocokkan

Reviu dan tanda

tangani

Masukkan data voucher

Membuatfile

voucher

Voucher

TotalBatch

A

Update filedan

cetak cek

File Induk Pemasok

File Faktur Terbuka

Buku Besar

Cek

Bukti Kas Keluar

Pengeluarankas

Paket voucher

Reviu, tanda tangani cek,

batalkan paket voucher

Paketvoucher

Bukti Kas Keluar

Cek

Utang Dagang

Pemasok

Ka.

siklus pengeluaran

Documents