SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM KONTROL INTERNAL BIMBINGAN BELAJAR

BAHASA INGGRIS

GHEA UTARI MAHAR 1006696112

MUTHIA RAHMA 1006696491

WIBISONO PRAMBUDI 1006696775

FAKULTAS EKONOMI UI, DEPOK

NOVEMBER 2012

STATEMENT OF AUTHORSHIP

Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa tugas yang terlampir adalah

murni hasil pekerjaan saya sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya gunakan

tanpa menyebutkan sumbernya.

Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk tugas pada mata

ajaran lain kecuali saya menyatakan dengan jelas bahwa saya pernah menggunakannya.

Saya memahami bahwa tugas yang saya kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau

dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi

Judul Tugas : Sistem Kontrol Internal Bimbingan Belajar Bahasa Inggris

Tanggal : 27 November 2012

Dosen : Heru Sudarisman S.E., M.Sc

Nama NPM Tanda Tangan

Ghea Utari Mahar 1006696112

Muthia Rahma 1006696491

Wibisono Prambudi 1006696775

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang usaha

Bimbingan belajar XXX adalah sebuah usaha keluarga yang berdiri sejak tahun 2000.

Lokasinya ada di sebuah perumahan yang jauh dari pusat keramaian ataupun kota. Tidak seperti

bimbingan belajar bahasa Inggris lain yang menerapkan sistem naik level, bimbingan belajar ini

membagi kelas berdasarkan jenjang kelas mereka di sekolah formal.

Berawal dari niat membantu para tetangga yang kebanyakan dituntut oleh kantor mereka

untuk menguasai bahasa asing, pasangan Bapak XY dan Ibu XX membuat sebuah tempat

pengajaran bahasa Inggris kecil-kecilan di dalam satu local ruang kelas yang memiliki kapasitas

10 orang. Kini, usaha tersebut sedang berkembang dan memiliki 2 ruang kelas, 3 pengajar

(termasuk Ibu XX) dengan 150 orang murid. Semua urusan, mulai dari pendaftaran, pembayaran

siswa, pengajaran, hingga pembayaran honor guru dilakukan oleh Ibu XX seorang. Sementara

itu, jika melihat perkembangan zaman yang menuntut untuk bisa berbahasa Inggris, Ibu XX

melihat tendensi bahwa jumlah murid bisa meningkat.

Untuk mengantisipasi hal itu, dengan modal yang sudah dikumpulkan, Ibu XX berniat

menambah ruang kelas menjadi 3 (tiga) ruang dengan kapasitas murid 20 orang setiap kelasnya.

Idealnya, penambahan kualitas pengajaran dan kelas seharusnya diimbangi dengan pembuatan

sistem yang terstruktur dengan baik. Namun, karena tidak memiliki latar belakang ekonomi

ataupun bisnis, Ibu XX memiliki kesulitan untuk membuat sebuah sistem yang memudahkannya

dalam mengontrol proses kerja usaha. Ditambah lagi, Depdiknas secara rutin meminta laporan

operasional setiap tiga bulan untuk memantau perkembangan usaha. Untuk mengatasi hal ini, Ibu

XX meminta bantuan kepada tiga orang mahasiswa FEUI untuk membantunya membuat sistem

yang bisa mendukung usahanya.

2

1.2 Strukturbisnis

Dari paparan di atas, kita bias mengetahui apa yang di miliki oleh Bimbel XXX

1. 3 RuangKelas

2. 3 pengajar

3. 150 siswa

Kegiatan yang dilakukan oleh Ibu XX meliputi

1. Pendaftaran

2. Pembayaran siswa

3. Pengajaran

4. Pembayaran Honor Guru

Untuk itu, divisi-divisi yang dibutuhkan agar Ibu XX tidak melakukannya sendiri adalah

1. Bagian administrasi

2. Bendahara

3. Bagian pembuatan silabus, dan modul

Selain itu, kami merasa ada beberapa divisi tambahan yang seharusnya dibutuhkan seiring

atas penambahan kelas tersebut

1. Marketing, divisi ini bertujuan untuk memasarkan bimbel XXX agar semua sumber daya

bisa dipakai secara efektif dan efisien sehingga tidak ada kelas atau waktu pengajaran

yang terbuang.

2. Human Resource, divisi ini bertujuan untuk memastikan para guru mendapatkan

pelatihan yang baik sehingga siswa bisa mendapatkan metode pengajaran dan kualitas

guru yang bias diandalkan.

Oleh karena itu, struktur usaha yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:

3

Head of Course

Marketing Administration Curicullum Manager

Human Resource

Treasurer

Adviser

4

BAB II

SIKLUS USAHA

2.1 Siklus Pendaftaran

Melalui berbagai media dan bentuk promosi yang dilakukan oleh bagian pemasaran,

diharapkan tercapai 200 siswa yang mendaftar yang terdiri atas 120 orang siswa lama dan 80

orang siswa baru. Alur pendaftaran adalah sebagai berikut:

Murid yang diterima ada 2 golongan. Golongan 1 adalah murid yang mengambil paket

bimbel 1 tahun sesuai dengan jenjang kelasnya. Golongan 2 adalah murid yang mengambil

paket bimbel untuk persiapan Ujian Nasional. Mengingat selama ini kebanyakan pendaftar

adalah kalangan menengah ke bawah, Ibu XX menerapkan dua sistem, yakni pembayaran

langsung satu tahun atau boleh menyicil setiap bulannya.

Alur pendaftarannya adalah calon murid baik golongan 1 ataupun golongan 2 mengisi

formulir ke bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi mengumpulkan data dan

membuat arsip murid sebanyak 2 lembar, 1 lembar diberikan ke bagian tentor bidang studi, dan

sisanya dimasukkan arsip. Murid yang membayar langsung diberikan nota bukti pembayaran

oleh bagian administrasi. Nota tersebut dibuat rangkap dua, 1 diberikan kepada bagian keuangan,

1 disimpan sebagai arsip. selain itu murid diberikan kartu untuk mengambil modul paket bimbel

yang ditukarkan kepada bagian manager kurikulum dan modul. Dari penukaran kartu tersebut,

murid mendapat buku modul dan silabus pengajaran.

Bagian keuangan menyesuaikan uang pendaftaran yang masuk dengan nota pembayaran

yang diterima dari bagian administrasi setiap hari. Jika sudah sesuai maka bagian keuangan

memasukkannya ke dalam jurnal pemasukan kas, membuat nota bukti, dan menyerahkan ke

bagian administrasi. Bagian administrasi menyimpannya sebagai arsip pembayaran. Setiap hari,

bagian administrasi menyimpan uang dalam brankas dan setiap minggu uang tersebut di simpan

ke bank oleh bendahara ataupun Ibu XX. Pencatatan pemasukan kas dilakukan setiap minggunya

dengan tanda setoran sebagai buktinya. Bukti setoran kemudian di copy satu kali sebagai arsip.

DFD dan Flowchart pada Lampiran 1

5

2.2 Penggajian pegawai

Pengajar yang tiba langsung mengisi absen melalui finger print. Jika finger print sedang

tidak berfungsi, bagian administrasi mencatat jadwal kedatangan. Kemudian, bagian administrasi

memberikan modul yang akan diajarkan dikelas. Ia juga memberi tahu kapan saja jadwal

mengajar pengajar. Seusai mengajar, pengajar diharapkan mengisi lembar keterangan

jumlah jam mengajar. Lembar tersebut terdiri atas kolom-kolom yang berisi nama pengajar,

tanggal mengajar, jumlah jam mengajar, dan tanda tangan. Bagian Nama, Tanggal, dan Jumlah

Jam Mengajar di isi oleh administrasi, sementara pengajar cukup memberi tanda tangan. Setiap

harinya, bagian administrasi akan menginput berapa jumlah jam mengajar pengajar setiap

harinya setelah jadwal kelas selesai. Setelah itu, sebelum pulang, pengajar kembali mengisi

absen melalui finger print.

Pada tanggal 25 setiap bulan, bendahara akan mengecek jumlah gaji yang

seharusnya diterima oleh masing-masing pegawai selama satu bulan pada sebuah program

yang sudah diatur secara sistematis. Program tersebut akan memunculkan nama pegawai dan

jumlah honor yang diterima adalah jumlah kehadiran sebelum 10 menit di tambah dengan honor

mengajar per jam di kurang jumlah keterlambatan (ketepatan waktu + jumlah mengajar – jumlah

keterlambatan). Setelah itu, bendahara langsung mengurangi jumlah honor yang seharusnya

dengan rate pajak penghasilan yang berlaku sebelum memberikan honor tersebut. Kemudian,

bendahara membuat surat pencairan dana yang akan diotorisasi oleh Head of Course.

Melalui surat yang sudah diotorisasi tersebut, bendahara mencairkan uang sejumlah yang tertera

pada program dan langsung mentransfernya kepada pengajar. Bukti transfer tersebut akan disalin

satu kali. Bukti transfer yang asli akan disimpan sementara salinan bukti transfer akan diserahkan

bersama dengan surat serah terima honor yang berisikan rincian ketepatan waktu, jumlah

mengajar, dan jumlah keterlambatan. Setelah ditransfer, bendahara akan menjurnal pembayaran

honor pengajar tersebut.

Di akhir bulan, bagian administrasi akan memberikan surat serah terima honor disertai

dengan bukti transfernya kepada pengajar, kemudian pengajar mengecek kesesuaiannya. Jika

sudah benar, pengajar akan menandatangani surat tersebut. Selanjutnya, bagian administrasi akan

mengembalikan surat tersebut kepada bendahara untuk selanjutnya menjadi bukti pembayaran

pengajar. Masing-masing surat dijadikan satu dengan masing-masing bukti transfernya dan

dimasukkan ke dalam arsip oleh bendahara. DFD dan Flowchart pada Lampiran 2.

6

BAB III

PENGENDALIAN INTERNAL

Sebelum mengetahui apa saja sekiranya pengendalian internal yang harus dilakukan,

terlebih dahulu kita harus mengetahui fraud dan error apa saja yang mungkin terjadi. Error

terjadi karena unsur ketidaksengajaan, sementara fraud menurut Romney dalam bukunya yang

berjudul Accounting Information System bisa terjadi karena tiga hal, tekanan, rasionalisasi, dan

kesempatan. Selanjutnya, kami akan mengidentifikasi fraud apa saja yang mungkin terjadi

diakibatkan ketiga hal tadi dalam dua sistem yang kami ungkapkan berikutnya. Kemudian, dari

fraud yang kemungkinan terjadi, kami juga akan memberikan antisipasi internal control

berdasarkan time base, yakni preventive control, detective control, dan corrective control.

3.1 Sistem Administrasi

Error:

- Ada kemungkinan kesalahan pencatatan pada formulir

- Kurang bayar

- Info yang tidak diketahui oleh bagian administrasi tentang bimbel, jadwal jenjang

kelas mengajar, ataupun sistem mengajar sehingga membuat orang tidak jadi

mendaftar

Untuk mengantisipasi hal-hal di atas, divisi HRD harus melakukan preventive control

dengan melatih pegawai sebelum mulai bekerja. Dalam pelatihan tersebut, bagian administrasi

juga dilatih untuk teliti dalam membaca formulir dan mengonfirmasi kepada pendaftar tentang

kebenaran pencatatan misalnya dengan berkata, “Mohon di cek kembali formulirnya, apakah

sudah benar?”

Jika kesalahan pencatatan baru diketahui ketika KBM dilakukan, detective control yang

harus dilakukan adalah dengan menelpon siswa atau memanggilnya ketika

Fraud:

7

- Kesengajaan salah penamaan oleh pendaftar sehingga memungkinkan dia tidak bisa

dihubungi. Tindakan fraud ini hanya bisa diketahui setelah terjadi, oleh karena itu

yang harus dilakukan adalah tindakan correctrive control, yakni ketika sudah berjalan

dan ada murid yang tidak membayar cicilan selama tiga bulan sementara tidak ada

yang bisa dihubungi, yang bisa dilakukan adalah menanyakan siswa itu ketika ia

masuk kelas. Jika tidak dibayar juga selama enam bulan, terpaksa siswa tersebut

dikeluarkan.

- Bagian administrasi tidak mencatat bahwa ada siswa baru yang sudah mendaftar dan

menggelapkan uang pendaftaran. Padahal dia memberikan bukti pembayaran dan

bukti pengambilan modul kepada siswa baru, namun bukti tersebut ternyata

digandakan dan palsu. Tindakan preventif yang bisa dilakukan adalah bukti

pembayaran dicetak oleh Ibu XX sendiri dan sudah diberi nomor urut dan cap yang

hanya dimiliki oleh Ibu XX.

- Bagian administrasi memasang wajah yang tidak enak dilihat dan tidak melayani

pendaftar dengan baik. Ada tendensi bahwa bagian administrasi adalah mata-mata

pesaing. Tindakan preventif yang bisa dilakukan adalah menyeleksi orang secara

hati-hati untuk diketahui apa motivasinya bekerja di sini. Selain itu, ketika training,

bagian administrasi harus dilatih untuk terus senyum.

3.2 Sistem Penggajian Pengajar

Error :

1. Terdapat risiko sistem terintegrasi antara finger print dengan program penghitungan

gaji mengalami kerusakan, baik disebabkan oleh hal-hal tidak terduga seperti

kebanjiran, seringnya mati listrik menyebabkan data yang ada tidak tersimpan dengan

baik sehingga mengalami kerusakan atau gudang data memiliki kapasitas yang tidak

besar sehingga tidak cukup menampung semua informasi sehingga untuk mengakses

data-data yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama.

2. Adanya kemacetan dalam transaksi pembayaran melalui transfer atau adanya error

system di bank yang digunakan untuk transfer sehingga gaji yang seharusnya

dibayarkan ternyata tidak bisa diambil, atau gajinya ditransfer ke pihak yang salah

8

sehingga sistem pembayaran gajinya terganggu. Hal ini sebenarnya adalah error dari

pihak bank dan akan lebih baik jika sistem yang telah dibuat bimbel ini tidak

terganggu sehingga dapat menjadi bukti atas apa yang sebenarnya terjadi.

Fraud :

1. Adanya kolusi antara pihak administrasi dengan pihak pengajar maupun pihak

bendahara dengan pihak pengajar untuk pengisian lembar keterangan mengajar atau

otorisasi jumlah gaji.

2. Sengaja melakukan pengrusakan program yang menghitung payroll pegawai, entah

dengan mengganti-ganti data gaji yang dilakukan melalui perantara hacker atau

dengan memasukkan virus dan program lain yang bertujuan untuk memanipulasi data

yang sebenarnya.

3. Melakukan penipuan ringan, yakni dengan masuk sesuai jadwal yang ada, melakukan

finger print dan lainnya untuk menunjukkan kepatuhan dan kehadirannya namun dari

segi pemberian materi ajar tidak sesuai dengan yang seharusnya. Sehingga apa yang

dibayar tidak sesuai dengan pekerjaan yang seharusnya dilakukan.

Internal control

Error :

1. Akan lebih baik melakukan tindakan preventive. Karena hal itu sifatnya tiba-tiba atau

tidak terduga. Hal ini dapat diantisipasi dengan melakukan back-up data secara rutin

dan melakukan pengecekan secara berkala untuk meminimalkan terjadinya gangguan

pada sistem. Dapat juga dengan menggunakan software yang mudah pengaplikasian

serta pemeliharaannya ketika pertama kali membuat sistem tersebut.

2. Hal ini sebenarnya jarang terjadi, namun dalam suatu waktu ketika terjadi hal tersebut

maka yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan tindakan corrective seperti

mengganti bank yang ditunjuk untuk pembayaran gaji pengajar atau mengajukan

klaim kepada bank atas kerugian tersebut dengan menyertakan bukti transfer.

Fraud :

9

1. Umumnya tindak kolusi hanya dapat diketahui ketika sudah terjadi. Untuk

mencegahnya dapat dimulai dari proses perekrutan pegawai, Ibu XX dapat menyewa

seorang psikolog untuk ikut merancang metode yang digunakan dalam perekrutan

pegawai. Naluri serta kemampuan membaca gerak-gerik serta tingkah laku orang dan

pengalaman berperan besar untuk bisa mendapatkan seseorang yang ber-attitude baik,

memiliki passion dalam bidang pendidikan dan mumpuni di bidangnya. Ibu XX juga

dapat menciptakan lingkungan dan budaya kerja yang mendorong keterbukaan, serta

mendapatkan dan menciptakan kondisi dimana orang-orang yang bekerja disana

benar-benar berhasrat dalam hal mendidik anak-anak sehingga mereka akan

melakukan apapun yang terbaik bagi bidang pendidikan dan sangat berkontribusi

untuk tercapainya tujuan dari pendidikan itu sendiri sehingga tidak terlintas sedikit

pun di benak mereka untuk melakukan hal-hal yang bisa merugikan dan

mencemarkan institusi bimbel XXX

2. Menginstall program antivirus dan anti spying

3. Untuk mengantisipasi hal seperti itu dapat dilakukan tindak pencegahan seperti,

Pemilik dari Bimbel tersebut mengunjungi Bimbelnya secara berkala dan tanpa

pemberitahuan terlebih dulu untuk melakukan pengecekan dan memastikan semua

terjadi sesuai aturan yang ada.

Bab IV

Kesimpulan dan Saran

Dari latar belakang usaha yang dimiliki, terlihat masih banyak yang perlu diperbaiki oleh

Ibu XX dalam membenahi sistem internal control bimbel ini. Walaupun jika dilihat sistem yang

diperlukan hanyalah sistem sederhana, namun mengingat ini adalah pertama kalinya Ibu XX

menggunakan sistem untuk mengurus bimbel ini, diperlukan komitmen yang kuat untuk menjaga

sistem internal controlnya, tidak hanya komitmen dari Ibu XX, tetapi juga komitmen seluruh

manajer divisi hingga pengajarnya.

i

Lampiran 1

Context Diagram Siklus Pendaftaran

Level Zero DFD Siklus Pendaftara

Siswa Baru

Proses

Pengisian

Formulir

Proses

Penginputan

data siswa

Data siswa Manual

Proses

Pembayaran

Cicl atau Tunai

Administrasi

Arsip data

siswa

Arsip Bukti

Pembayaran

Data yang TerkomputerisasiKas

Proses validasi jumlah

dengan bukti

pembayaran

Salinan Bukti Pembayaran

Proses pencatatan dan

Penerimaan Kas dari

bagian Administrasi

Bukti pembayaran dan Kupon Modul

Salinan Bukti Pembayaran

Bendahara /

GLBukti pembayaran

Arsip Penerimaan

Kas dan Bukti

Pembayaran

Arsip

Penyerahan

Kas

ii

Flowchart Siklus Pendaftaran

Administrasi Bendahara

Bagian

administrasi

Formulir

Pendaftaran

Menginput data

siswa

NDatabase siswa

Mencatat

pembayaran

Potongan Bukti

Pembayaran

Bukti Pembayaran

Kupon

Siswa

Mencocokkan

jumlah potongan

bukti pembayaran

dan kas yang

tersedia

Potongan Bukti

Pembayaran

Mengecek

ulang ke bagian

administrasi

Tidak cocok

Menjurnal ke buku

besar

Cocok

Bukti Penerimaan

KasBuku Besar

Pendapatan

D

iii

Lampiran 2

Context Diagram Siklus Penggajian

Proses

Menggaji

Karyawan

Karyawan Data Daftar Hadir

Kas

Administrasi

Absensi Data Daftar Hadir

Bank

Honor PegawaiPajak

KPPSPT Masa

iv

Level Zero Siklus Penggajian

Karyawan

1. Proses

mengisi absen

via finger print

dan jumlah jam

mengajar

2. Proses

menginput

absensi

mengajar

Daftar Kehadiran dan absensi mengajarData Kehadiran dan

Absensi mengajar

3. Proses

mengkalkulasi

gaji masing-

masing guru

4. Proses

Menghitung

Pajak

Daftar Gaji Pegawa

Rate Pajak

File Penggajian

Pegawai

6.Membayar

Pajak

Mellaporkan

Pajak

Bank

5. Mentransfer

honor bersih

Bukti Transfer

Salinan SPT Masa

SPT Masa

KPP

SPT Masa

Bukti Penerimaan

Honor

Update Buku

Besar

Buku Besar

Menyerahkan

Bukti Transfer

Bukti Transfer

Data Penggajian

Pengajar

Administrasi

Data Absensi Jam Mengajar

v

Flowchart Siklus Penggajian

Administrasi

Karyawan

Finger

Print Absen jam

mengajar

Database

Pegawai

N

Human Resource

A

A

Menghitung Honor

Gaji dan Pajak

Update database

Daftar Honor

Pegawai

Bendahara

Daftar Honor

Pegawai

Membuat

surat

pencairan

dana

Otorisasi

Pencairan dana

Mentransfer honorMembay

ar Pajak

BankSPT Masa

Bukti Transfer

Bukti Transfer

Menyerah

kan Bukti

Transfer

Bukti Penerimaan

Honor

Menjurnal

Pengganjian gaji

dan Pembayaran

SPT Masa

Buku Besar

B

Salinan SPT Masa

B

Bukti Transfer