sia bab 15 siklus manajemen sdm dan penggajian

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA & PENGGAJIAN


PENDAHULUAN

Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) – human resources management (HRM)/payroll

cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan

dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi :

1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru

2. Pelatihan

3. Penugasan pekerjaan

4. Kompensasi (penggajian)

5. Evaluasi kinerja

6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawao, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan berulang-

ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, keenam

aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4, kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem

penggajian. Sistem MSDM menjalankan lima tugas lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut

dikelola secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya

manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem ERP menggabungkan

kedua set aktivitas tersebut.

Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya bertanggung jawab atas

fungsi ini. Kita mulai dengan menjelaskan desain dari sistem MSDM/penggajian terintegrasi dan membahas

pengendalian-pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memberikan pihak

manajemen dengan informasi yang reliabel dan memastikan bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan

pemerintah. Kemudian akan dijelaskan secara mendetail tentang setiap aktivitas mendasar siklus penggajian.

Kita menutupnya dengan sebuah diskusi pilihan untuk pengalihdayaan (outsourcing) baik fungsi penggajian

mapun MSDM.

SISTEM INFORMASI SIKLUS MSDM/PENGGAJIAN

Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan, pemindahan, pelatihan, dsb) dan

kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu pegawai yang terjadi setiap hari. Penggajian merupakan suatu

aplikasi berkelanjutan yang diproses dengan modus dengan modus batch.

Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi

Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor Akuntan Publik (KAP) dan biro hukum, pengetahuan dan

keahlian pegawai merupakan komponen utama dari produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja menunjukkan

biaya utama yang dihasilkan dalam menghasilkan pendapatan. Bahkan, pada perusahaan manufaktur, dimana

baiaya tenaga kerja langsung hanya menunjukkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai adalah

pemicu biaya utama yang kualitas pekerjaannya memengaruhi produktivitas secara keseluruhan mapun tingkat

cacat produk.

1


Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan

menyimpan informasi yang dibutuhkan para manajer untuk menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut :

1. Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana strategisnya?

2. Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?

3. Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya berlebih ?

4. Seberapa efektif program pelantikan terkini dalam memelihara dan meningkatkan tingkat keahlian

pegawai?

5. Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun ?

6. Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau ketidakhadiran?

Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi

berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan adalah perangkat lunak

yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut

dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.

Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan jasa yang serupa ke banyak klien yang

berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan kemungkinan para konsultan untuk menyimpan solusi-solusi

mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah database yang dibagikan.

Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut menghemat waktu pada kesempatan di masa depan akses

terhadap database yang dibagikan juga memungkinkan para pegawai untuk belajar dari kolega-kolega yang

tersebar secara geografis yang telah memiliki pengalaman sebekumnya dalam mengatasi suatu permasalahan

tertentu.

Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait dengan proses perekrutan (pengiklanan, pengecekan latar

belakang, wawancara kandidat, dsb), terdapat pula biaya-biaya yang terkait dengan mempekerjakan tenaga

bantuan sementara, melatih para pegawai baru dan mengurangi produktivitas para pegawai baru sampai mereka

sepenuhnya mempelajari bagaimana melakukan seorang pegaawai pada sekitar 1,5 kali gaji tahunan.

Akibatnya, organisasi yang mengalami tingkat perputaran (turnover) pegawai dibawah rata-rata industri

memperoleh penghematan biaya yang memadai dibandingkan para pesaing dengan tingkat perputaran yang

lebih tinggi.

Sebagai contoh, organisasi-organisasi konsultan profesional biasanya telah menyarankan beberapa level

perputaran karena mereka percaya hal tersebut memberikan sebuah sumber penting atas ide-ide baru. Kuncinya

adalah mengendalikan dan mengelola tingkat perputaran, sehingga tidak mengalami kelebihan.

Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya dinancial ketika dihasilkan dalam perputaran. Sebaliknya,

terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai yang tinggi memberikan manfaat finansial.

Ancaman dan Pengendalian

Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang berlebih atau kurang. Hal itu

juga dapat menciptakan ketidakefisIenan yang berkaitan dengan penugasan pegawai untuk menjalankan tugas

yang tidak sepenuhnya dikuasainya. Ketidakakuratan data induk penggajian yang mengakibatkan kesalahan

pada pembayaran pegawai dapat menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang signifikan. Sebagai

tambahan, organisasi tersebut mungkin menanggung denga untuk kesalahan yang dibuat dalam pembayaran

2


pajak penggajian. Kesalahan pada data mengenai penggunaan waktu pegawai dapat mengakibatkan evaluasi

kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan dalam perhitungan biaya produk dan jasa organisasi.

Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak validnya data induk, yaitu menggunakan

berbagai pengendalian integritas pemrosesan yang didiskusikan. Penting juga untuk membatasi akses terhadap

data tersebut dan mengatur sistem, sehingga hanya para pegawai terotorasi yang dapat membuat perubahan

terhadap data induk. Pembatasan ini memerlukan perubahan pada pengaturan dasar atas peran pegawai dalam

sistem ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai dengan tepat.

Pengaturan dasar dari banyak sistem mengizinkan staf penggajian tidak hanya membaca, tetapi juga mengubah

informasi gaji pada file induk penggajian pegawai. Meskipun prosedur-prosedur untuk memodifikasi pengaturan

divariasikan ke dalam paket-paket perangkat luank yang berbeda, untuk mengetahui perubahan apa yang

sebaiknya dilakukan hanya memerlukan pemahaman yang mendalam atas pemisahan tugas secara tepat

terhadap proses bisnis yang berbeda-beda. Meski demikian, pengendalian preventif tidak pernah 100% efektif.

Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas

informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu. Prosedur pengendalian terbaik untuk

mengurangi risiko pengungkapan data penggajian yang tak terotorisasi adalah menggunakan autentikasi

multifaktor dan pengendalian keamanan disik untuk membatasi akses data induk MSDM/penggajian hanya

kepada para pegawai yang memerlukan akses tersebut untuk menjalankan pekerjaan mereka. Penting pula

untuk mengatur sistem agar membatasi pegawai dalam penggunaan build-in query milik sistem yang secara

tidak langsung mengakses informasi sensitif.

Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan hilang atau rusaknya data induk. Cara

terbaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan

bencana.

Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah mempekerjakan pegawai yang tidak

berkualifikasi dapat meningkatkan biaya produksi dan mempekerjaan seorang pegawai yang merupakan

seorang pencuri dapat menimbulkan pencurian aset. Kedua pegawai tersebut tepatnya dapat ditanggulangi

dengan prosedur perekrutan yang sesuai. Para kandidat harus diminta untuk menandatangi sebuah pernyataan

dalam formulir lamaran kerja yang menegaskan tentang keakuratan indormasi yang diberikan oleh kandidat

serta memberikan persetujuan kepada perusahaan untuk mengecek latar belakang menyeluruh atas surat

keterangan kerja dan riwayat pekerjaannya.

Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah pelanggaran atas hukum dan peraturan terkait

perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat. Pemerintah memberikan sanksi yang berat pada perusahaan

yang melanggar ketentuan hukum ketenagakerjaan. Organisasi tersebut juga dapat dikenakan gugatan sipil oleh

orang yang dinyatakan sebagai korban diskriminasi ketenagakerjaan. Prosedur pengendalian terbaik untuk

mengatasi masalah-masalah potensial tersebut adalah mendokumentasikan secara cermat seluruh tindakan

terkait pemberitahuan untuk tujuan perekrutan dan proses memperkerjakan pegawai baru serta pemecatan

pegawai.

AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

3


Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan tingkat

pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan). Para pegawai mengajukan perbuahan terkait potongan yang

mereka tentukan secara bebas (misalnya, iuran untuk dana pensiun). Departemen-departemen memberikan

data mengenai jan kerja aktual para pegawai para petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi

untuk memenuhi ketentuan peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain yang

memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran pajak.

Sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan output utama sistem penggajian. Cek penggajian dikirim ke

bank dengan tujuan untuk mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening

penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi dan

organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti pajak, premi asuransi).

Memperbarui Database Induk Penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian yang

merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal: perekrutan baru, pemberhentian,

perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara

berkala data induk perlu diperbarui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk

asuransi.

Departemen MSDM bertanggung jawab untuk memperbaharui database penggajian untuk perubahan yang

diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi

mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari

berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.

Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus dengan segara karena

beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-2, memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang

bekerja pada organisasi selama tahun tersebut

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN. Pemisahan tuags secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama

untuk menghadapi ancama tersebut. Para pegawai departemen MSDM sebaiknya tidak secara langsung ikut

serta dalam pemrosesan penggajian atau pendistribusian cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang

yang memiliki akses-akses terhadap cek gaji untuk menciptakan pegawai fiktif atau mengubah tingkat bayaran

dan kemudian mengambil cek-cek palsu tersebut. Selain itu, seluruh perubahan terhadap file induk penggajian

tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang merekomendasikan perubahan

tersebut.

Pengendalian akses sistem penggajian penting. Sistem terebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID

pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks. Pengendalian akses yang menjelaskan tindakan apa yang

diperbolehkan untuk dijalankan setiap pegawai dan mengonfirmasikan file apa yang diperbolehkan untuk diakses

setiap pegawai.

Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian sehingga dapat

menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak membayarkan jumlah yang benar

atas pajak penggajian kepada pemerintah. Untuk mengatasi ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan

secara tepat yang didiskusikan dengan pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan

4


terhadap perubahan yang sedang dibuat, sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi-transaksi perubahan

penggajian. Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen sebuah cara yang tepat waktu untuk

mendeteksi kesalahan.

Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai.

PROSES. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu

(time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya.

Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk mencatat data secara mendetail mengenai

bagaimana para pegawai menggunakan waktu mereka (yaitu pekerjaan apa yang mereka lakukan). Para

profesional pada organisasi jasa seperti KAP; kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama

melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang sama saja, mereka

mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet).

Penggunaan intensif, komisi dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas

penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu,

skema bonus/intensid harus secara tepat didesain dengan tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga secara

objektif dapat diukur.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN. Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan

kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran wapat mengakibatkan biaya

tenaga kerja yang meningkat dan laopran biaya tenaga kerja yang keliru. Ketidakakuratan gaji jasa tenaga kerja

yang tak terbayarkan.

Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data

waktu dan kehadiran. Menggunakan teknologi untuk menangkap data waktu dan kehadiran juga dapat

meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.

Penghematan beberapa menit untuk setiap pegawai mungkin tidak terdengar begitu menarik, tetpai ketika

dikalikan dengan ribuan pegawai dalam sebuah industri dengan margin laba yang kurang dari 1%, efeknya pada

lini bawah dapat menjadi signifikan. Otomatisasi data sumber juga dapat digunakan untuk mengumpulkan data

waktu dan kehadiran staf jasa profesional.

Teknologi Informasi (TI) juga dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan

kehadiran. Sebagai contoh, beberapa perusahaan manufaktur saat ini menggunakan teknik autentifikasi

biometri. Tujuannya adalah utnuk mencegah pegawai meninggalkan pekerjaan lebih dini serta mencegah

adanya seornag rekan kerja yang salah mencatat bahwa orang tersebut ada ditempat kerja. Data kartu waktu

yang digunakan untuk menghitung penggajian, harus direkonsiliasi terhadap data kartu jam kerja yang

digunakan untuk tujuan penentuan biaya dan manajerial, semuanya dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat

dalam pembuatan data tersebut.

Menyiapkan Penggajian

PROSES . Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudiann disortir berdasarkan

nomor pegawai. Jika organisasi memproses penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi penggajian juga

harus digabungkan.

5


Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum: potongan pajak gaji dan potongan sukarela.

Potongan pajak gaji meliputi penghasilan negara, negara bagian, dan daerah, begitu pula pajak Social Security.

Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan asuransi kecacatan; iuran

serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal.

Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih dalam setiap catatan

pegawai pada file induk penggajian pada file induk penggajian diperbarui. Pertama, karena potongan pajak

Social Security dan potongan lainnya memiliki pidah batas (cutoff), perusahaan harus tahu kapan untuk

memastikan bahwa jumlah pajak dan potongan lain yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerinthana,

perusahaan asuransi, dan organisasi lain. Informasi ini juga harus disertakan dalam berbagai laporan yang

diajukan ke petugas-petugas tersebut. Daftar penggajian atau register penggajian mencantumkan gaji kotor

setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai

dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi.

Daftar potongan memuat potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai.

Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan

yang memuat jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk

masing-masing kategori.

Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah laporan mendetail. Beberapa dari laporan umum untuk

penggunaan internal, tetapi kebanyakan dari laporan digunakan oleh petugas-petugas pemerintahan. Akibatnya,

bagian MSDM/penggajian dari sistem ERP menyediakan sarana ekstensif untuk memenuhi persyaratan

pelaporan pemerintah negara, negara bagian dan daerah.

Membayar Gaji

Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar

pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank

pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk

mendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar.

Proses. Begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha untuk ditinjau dan disetujui.

Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik

perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari rekening bank reguler

organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus

digunakan. Hal ini akan membatasi paparan kerugian perusahaan dalam jumlah kas dalam rekening penggajian

yang terpisah.Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian dikirim ke kasir. Kasir akan meninjau daftar

penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat dan menandatangani sebuah cek untuk

mentransfer dana ke rekening bank untuk penggajian perusahaan. Kasir tersebut juga meninjau,

menandatangani, dan menyebarkan cek gaji. Jadi, tugas mensahkan dan mencatat transaksi penggajian

dipisahkan dari penyebaran cek gaji yang sesungguhnva. Kasir tersebut akan segera menyimpan kembali cek

gaji yang tidak diklaim ke dalam rekening bank milik perusahaan. Guna mencegah pembuatan dan penyebaran

cek gaji palsu, sebuahdaftar cek gaji yangtidak diklaim akan dikirim ke departemen audit internal untuk diselidiki

lebih jauh.Daftar penggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, tempat daftar tersebut

6


dimasukkan ke dalam file berdasarkan tanggal bersama dengan kartu waktu dan kartu waktu kerja. Voucher

pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi, yang akan menggunakannya untuk memperbarui

buku besar.

Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan

penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji

yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus

menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file

berisi sebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup

nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. File-file ini dikirim secara

elektronis, dengan menggunakan EDI, ke setiap bank yang terlibat. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara

elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran langsungmeniadakan perlunya

kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro

reguler organisasi tersebut.Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan

biaya pembelian, pemrosesan, dan penyebaran cek kertas. Hal ini juga mengurangi biaya bank dan pengiriman.

Penghematan ini sebagian diimbangi dengan hilangnya pengambangan dana, yaitu penggunaan dana oleh

perusahaan antara waktu cek ditarik dan ketika mereka dimasukkan ke bank untuk pembayaran. Akan tetapi,

penghematan yang berhubungan dengan setoran langsung biasanya melebihi biayanya. Akibatnya, sebagian

besar perusahaan kini menawarkan para pegawai mereka pilihan untuk pembayaran melalui setoran langsung

dan mendorong mereka untuk memilih bentuk pembayaran ini.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Contohnya,

perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji

pegawai. Surat edaran E, Employer's Tax Guide, yang diterbitkan oleh IRS, memberikan instruksi terinci

mengenai kewajiban perusahaan untuk menahan dan mengirimkan pajak penghasilan serta untuk mengisi

berbagai laporan. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan

kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk

dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan Negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering

kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan

jiwa untuk para pegawai. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencanakompensasi

fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk pengobatan dan

kontribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan

waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan. Rencana-rencana ini kadang kala disebut sebagai

rencana kompensasi gaya kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu pilihan. Terakhir, banyak

perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.Menyediakan

layanan dan kompensasi tambahan ini meningkatkan permintaan atas sistem manajemen SDM/penggajian

perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM sebuah perusahaan besar dengan ribuan pegawai dapat

menghabiskan banyak waktu hanya untuk menjawab pertanyaan tentang rencana 401 (k). Lagipula, pegawai

ingin dapat membuat perubahan dalam keputusan investasi mereka secara tepat waktu. Organisasi dapat

7


memenuhi permintaan pegawai untuk layanan semacam ini tanpa meningkatkan biaya, dengan caramemberikan

akses ke informasi penggajian/manajemen SDM dalam intranet perusahaan.

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan

sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan

transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.Lembaga pemerintahan

terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi

dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke

organisasi terkait.

PILIHAN PEMROSESAN: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI TENAGAKERJA

Dalam usaha untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan outsourcing untuk fungsi penggajian dan

SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja. Biro jasa penggajian memelihara file induk

penggajian untuk setiap klien mereka dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajian seperti yang dijelaskan

dalam bagian ini. Organisasi tenaga kerja (professional employer organization—PEO) tidak hanya memproses

penggajian, tetapi juga memberikan layanan manajemen SDM, seperti desain kompensasi dan administrasi

pegawai. Oleh karena mereka memberikan jasa dalam lingkup yang lebih sempit, biro jasa penggajian biasanya

lebih murah daripada PEO.Ketika organisasi melakukan outsourcing untuk pemrosesan penggajian, mereka

mengirim data waktu dan kehadiran ke biro jasa penggajian atau PEO, serta informasi mengenai perubahan

personel, pada setiap akhir periode pembayaran. Biro jasa penggajian atau PEO kemudian menggunakan data

tersebut untuk membuat cek gaji, slip gaji, dan daftar penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara

periodik menghasilkan formulir W-2 untuk pegawai dan laporan lainnya yang berhubungan dengan pajak.Biro

jasa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah karena alasan-alasan berikut ini:

Menurunkan biaya. Biro jasa penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan dari economic of scale

yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan. Mereka dapat

membebankan tagihan yang lebih murah daripada biaya untuk melakukan penggajian sendiri. Biro jasa

penggajian atau PEO juga menghemat uang karena meniadakan perlunya mengembangkan dan

memelihara keahlian yang dibutuhkan untuk mematuhi aturan pajak yang terus berubah.

Kompensasi yang lebih luas. PEO mengumpulkan biaya untuk mengadministrasikan kompensasi bagi

semua klien mereka. Akibatnya, PEO memungkinkan perusahaan yang lebih kecil untuk menawarkan

kompensasi sama luasnya dengan yang disediakan oleh perusahaan besar pada umumnya.

Membebaskan sumber daya komputer. Biro jasa penggajian atau PEO meniadakan satu atau lebih

aplikasi SIA (penggajian dan manajemen kompensasi). Sumber dayakomputer yang bebas tersebut

kemudian dapat digunakan untuk meningkatkan pelayanan di area lainnya, seperti entri pesanan

penjualan.Oleh karena dasar keunggulan kompetitif makin bergantung pada keahlian dan pengetahuan

para pegawai, pengelolaan yang efektif dan efisien atas fungsi penggajian dan manajemen SDM

menjadi makin penting.

8

sia bab 15 siklus manajemen sdm dan penggajian

Documents