SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SAP 2

PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DAN TEKNIK SISTEM

KELAS :

SIA EKA440 B2

KELOMPOK 5

ANGGOTA KELOMPOK :

1. NI KADEK OKTA YASI KATINI 13063050652. NI MADE SULASTRI WIDIANTARI 1306305079 3. DEWA AYU PARAMITA DEWI 1306305105

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

PROGRAM REGULER

2015/2016

1

A.PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi

sisem serta memahami kaitan antar- subsistem. Teknik sistem ini biasanya berupa diagram.

Teknik sistem penting baik bagi auditor internal maupun bagi auditor eksternal. Teknik

sistem digunakan oleh akuntan yang membuat sistem untuk perusahaannya sendiri atau untuk

perusahaan lain, pada saat mereka bertindak sebagai konsultan.

1. Penggunaan Teknik Sistem Audit.

Audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama biasanya disebut audit

interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur pengendalian

internal suatu organisasi dapat diandalkan. Komponen audit yang kedua adalah audit

laporan keuangan. Audit laporan keuangan melibatkan pengujian substantive. Pengujian

substanstif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.

a. Evaluasi Pengendalian Internal

Audit sering terlibat dalam proses evaluasi pengendalian internal. Dalam hal ini ,

auditor biasanya berkepentingan dengan arus pemrosesan dokumen dan distribusi

dokumen dalam sistem aplikasi. Mengingat pemisahan tugas merupakan satu aspek

pengendalian internal yang penting, auditor membutuhkan teknik untuk memecah

sistem untuk mengevaluasi distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau

dapertemen.

b. Pengujian Kepatuhan

Auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi,

menilai efektivitas, dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Jika

pengendalian yang akan dievaluasi merupakan komponen sistem informasi organisasi,

maka auditor perlu mempertimbangkan teknologi yang digunakan dalam sistem

informasi.

c. Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan

dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, simpulan yang

ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh auditor. Standar

profesi mewajibkan auditor untuk menyimpan kertas kerja. Kertas kerja menjadi

2

catatan yang telah dilaksanakan oleh auditor. Auditor menggunakan teknik sistem

untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja.

2. Penggunaan Teknik Sistem Dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase; analisis sistem, desain

sistem, dan implementasi sistem. Personel pengembangan sistem mencakup analisis

sistem, perancang sistem, dan programmer. Analisis sistem mencakup penyusunan dan

evaluasi solusi untuk menyelesaikan masalah sistem.

a. Analisis Sistem

Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan

teknik wawancara, kuesioner, review dokumen, dan observasi. Teknik formal yang

digunakan untuk mengelola fakta meliputi analisis pengukuran pekerjaan, analisis

distribusi pekerjaan dan teknik matriks yang lain.

b. Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh.

Sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer

juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses.

c. Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. Aktivitas

yang biasanya tercakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel,

pemasangan peralatan computer dan infrastruktur, desain sistem secara detail,

penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar,

dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.

B. TEKNIK SISTEM

Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart

merupakan diagram simbol yang menunjukkan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah

sistem.

1. Simbol Flowchart

Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun personel sistem pemakaian flowchart

meluas seiring dengan berkembangnya komputerisasi pemrosesan data bisnis. Di

Amerika Serikat , kebutuhan akan keseragaman terpenuhi dengan adanya publikasi

“American National Standard Flowchart Symbols and Their Usage in Information

Processing.” Versi yang sekarang berlaku adalah ANSI X 3.5.-1970. ANSI X 3.5.-1970

3

mendefinisikan empat kelompok symbol flowchart- symbol dasar, symbol input/output,

symbol proses, dan symbol tambahan. ANSI mendefinisikan bentuk setiap symbol

tersebut dan mengilustrasikan penggunaan symbol-simbol tersebut sebagai berikut :

Simbol input/output yang spesifikmenggambarkan fungsi input/ output. Simbol ini

juga mengidentifikasikan media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara

untuk menangani informasi. Jika tidak tersedia simbol khusus, maka dapat digunakan

simbol dasar.

4

Simbol Input/ Output

Menggambarkan fungsi input/output, yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat hasil suatu pemrosesan. Sebagai contoh, keyboard atau disk magnet digunakan untuk memasukkan data untuk diproses. Data yang telah diproses dikeluarkan dalam bentuk kertas

Simbol Proses

Simbol proses menggambarkan setiap pengolahan data. Sebagai contoh, eksekusi serangkaian operasi yang menyebabkan perubahan nilai informasi, bentuk informasi, atau lokasi informasi.

Simbol Garis Arus

Digunakan untuk mengaitkan simbol yang satu dengan simbol yang lainnya. Garis alur ini mengindikasikan urutan informasi dan operasi yang harus dijalankan. Garis alur ini dapat saling bersilangan, yang berarti dua alur tersebut tidak memiliki kaitan logis satu dengn yang lainnya.

Simbol Proses

Simbol Anotasi (komentar) menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelas. Garis ini putus-putus dikaitkan dengan simbol yang diberi komentar

Gambar 1. Simbol Dasar

Punched Card Dokumen Penyimpanan Dokumen

Input Manual

Magnetic tape Display

Punched Tape Link Komunikasi Magnetik Disk Penyimpanan Offline

Simbol punchaed-card menggambarkan fungsi input output jika media yang

digunkan adalah punched card, meliputi mark-sense card, stub cards, file of cards dan

lain sebagainya. Simbol penyimpanan online menggambarkan fungsi input/output

dengan menggunakan berbagai media penyimpanan online, seperti disk magnetic atau

optical disk. Simbol magnetic tape, simbol punched tape, simbol magnetic drum, simbol

magnetic disk, dan simbol dokumen masing-masing menggambarkan fungsi input/output

menggunakan media tertentu. Simbol input manual menggambarkan input pada saat

informasi dimasukkan secara manual pada saat pemrosesan. Simbol display

menggambarkan fungsi input/output pada saat informasi disajikan ke pengguna pada saat

pemrosesan dengan menggunakan media yang tersedia. Simbol link komunikasi

menggambarkan suatu fungsi transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.

Simbol penyimpanan offline menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline,

tanpa memperhatikan media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

Simbol proses khusus menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi

jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi. Jika tidak tersedia simbol

proses, maka dapat menggunakan symbol proses dasar. Simbol keputusan

menggambarkan satu keputusan untuk mennetukan operasi mana yang harus dijalankan

dari berbagai alternative jalur operasi yang tersedia. Simbol proses predefined

menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi atau program

yang ditentukan pada simbol flowchart yang lain. Simbol persiapan menggambarkan

serangkaian instruksi yang mengubah program. Simbol operasi manual menggambarkan

proses offline yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanisme apapun.

Simbol operasi auxiliary menggambarkan operasi offline yang dijalankan pada suatu

peralatan tertentu, yang tidak berada dibawah kendali langsung central processing unit.

Simbol penggabungan, ekstrak , sortir dan perakitan masing- masing menggambarkan

tipe fungsi pengolahan tertentu.

Simbol tambahan dapat digunakan untuk memperjelas flowchart atau untuk

mempermudah pembuatan flowchart. Symbol konektor menggambarkan alur keluar dari

(atau masuk ke dalam) flowchart menuju (atau dari) bagian flowchart yang lain. Simbol

terminal menggambarkan titik ujung dari sebuah flowchart seperti titik awal, titik akhir,

atau titik interupsi. Symbol mode paralel menggambarkan awal atau akhir dari dua atau

lebih operasi yang simultan. Symbol konektor off-page bukan merupakan standar ANSI

X3.5, tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur keluar dari (atau masuk ke

5

dalam) flowchart menuju (atau dari) halaman flowchart yang lain. Simbol transmittal

tape digunakan untuk menggambarkan pembuatan batch control total secara manual.

2. Simbol untuk membuat Flowchart

Simbol digunakan dalam flowchart untuk fungsi suatu informasi atau fungsi suatu

jenis sistem yang lain. arah aliran digambarkan sebagai garis antarsimbol. Jika arah

aliran tidak dari kiri ke kanan ataupun dari atas ke bawah, maka garis tersebut perlu

dilengkapi dengan anak panah untuk memudahkan memahami aliran data. Jika suatu alur

terpaksa putus karena keterbatasan halaman, maka simbol konektor harus digunakan

untuk mengindikasi adanya penyambungan alur ke bagian lain atau halaman lain. jika

suatu alur bersifat bolak- balik, maka dapat digambarkan dengan dua garis atau dengan

satu garis beserta dua anak panah di kedua ujungnya.

3. Diagram IPO dan HIPO

Diagram IPO dan HIPO digunakan terutama oleh personel pengembangan sistem

untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam flowchart.Pada level

analisis yang paling umum,hanya diperhitungkan hubungan input-proses-output utama

dalam sebuah sistem.Sebuah input-proses-output digunakan untuk memberikan deksripsi

naratif mengenai input yang diperlukan untuk menghasilkan output sistem.Diagram IPO

tidak memberikan banyak keterangan mengenai fungsi proses, tetapi IPO berguna untuk

menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan.Ulasan froses yang lebih detail

6

Keputusan Operasi pembantu Porses Predefined

Penggabungan PersiapanEkstrak

Operasi Manual SortirPerakitan

Simbol Proses Khusus

Simbol Tambahan

Transmittal Tape Terminal Konektor Konektor Off-Page

Mode Parallel

disediakan oleh diagram HIPO. HIPO terdiri dari serangkaian level yang makin ke

bawah menggambarkan sistem yang lebih detail. Berapa level yang harus dibuat

tergantung pada kebutuhan pengguna-sejauh mana pengguna membutuhkan rincian.

Pengarang: BP. Foxx

Nomor Diagram: 3.1

Sistem: Penggajian

Deskirpsi: Menghitung Gaji

Kotor

Tanggal: 6/9/0x

Input Proses Output

Catatan pekerjaan

Master file penggajian

Akumulasi jam kerja

Menentukan tarif gaji yang benar

Menghitung gaji kotor

Catatan gaji kotor

Master file penggajian

Pesan kesalahan

Diagram HIPO terdiri dari dua segmen: diagram hierarki sebagai pemecahan

prosesmenjadi berbagai modul dan sebuah diagram IPO yang menggambarkan

kebutuhan input- proses- output setiap modul. Diagram hiearki menggambarkan

keseluruhan sistem dan berperan sebagai ‘daftar isi’ untuk membuat diagram IPO yang

lebih detail. Peranan tersebut, yakni sebagai acuan diagram IPO, biasanya diwujudkan

dengan pemberian nomor urut.

1. Diagram Hierarki (daftar isi visual)

system

7

Sistem Penggajian

Mempersiapkan Data TinjauanProses

Menghitung Gaji Bersih

Menghitung Gaji Kotor

Mengakumulasi jam Kerja

Menentukan Tarif Gaji yang Benar

Menghitung Gaji Kotor

Dalam system yang kompleks,diagram HIPO dipecah kedalam serangkaian diagram

HIPO yang kemudian sub bagian HIPO tersebut dipecah menjadi diagram IPO. Diagram

HIPO selalu dibuat dari umum ke khusus. Jadi, struktur diagram HIPO menggunakan

strategi top-down untuk menganalisa dan mendesain system.

Diagram HIPO didesain sebagai alat bantu dan alat dokumentasi, yang berguna untuk mengidentifikasi apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu masalah. Namun, diagram ini tidak dapat memberikan informasi mengenai bagaimana dan kapan sebuah proses harus dijalankan.

4. Flowchart Sistem dan Program

Flowchart system dapat digunakan oleh personel system maupun auditor. Flowchart

system mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah system. Sebuah

flowchart system menunjukkan titik awal input, tahapan proses, mode pemrosesan, dan

disposisi output. Focus flowchart system adalah pada fungsi proses dan media, bukannya

pada rincan logika setiap fungsi pemrosesan.

Flowchart program digunakan terutama oleh personel pengembang system.

Flowchart program (flowchart block) lebih detail dalam menggambarkan setiap fungsi

pemrosesan dibandingkan dengan flowchart system. Setiap fungsi pemrosesan yang

tergambar dalam flowchart dirinci lebih detail dalam flowchart program , serupa dengan

diagram IPO sebagai rincian dari diagram HIPO.

5. Diagram Arus Data Logika

Diagram arus data logika atau diagram alur data (DFD) digunakan terutama oleh

personel pengembangan system dalam analisis system. Analis system bertindak sebagai

penghubung antara pengguna yang memiliki berbagai keinginan dan programmer atau

staf pendukung system yang akan membuat desain fisik system untuk memenuhi

kebutuhan pengguna. DFD digunakan oleh analisi untuk untuk mendokumentasikan

desain logika suatu system yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna. DFD juga

memungkinkan pengguna mengetahui konsep analis system mengenai masalah yang

dihadapi pengguna.

Tujuan penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logika

analisis system dengan proses desain system secara fisik. Analis system menyerahkan

deskripsi logika kepada desainer system atau programmer yang selanjutnya akan

merancang spesifikasi fisik desain logika tersebut.

8

Gambar 1 Simbol Diagram DFD Logika

Nama Simbol MaknaTerminator menggambarkan sumber dan destinasi

data

Proses menggambarkan tugas atau fungsi yang harus dijalankan

Simpanan Data simpanan data

Arus Data saluran komunikasi

Terdapat empat symbol dalam DFD yang memiliki fungsi yang berbeda-beda.

Simbol DFD juga memiliki kesamaan dengan symbol dasar flowchart. Namun, walaupun

symbol DFD dapat digambarkan dengan empat dasar symbol flowchart tetapi symbol

DFD memiliki dua tujuan yang berbeda dengan flowchart , yaitu DFD menekankan pada

analisis aliran data, selain itu DFD juga menekankan desain logika, bukan desain fisik.

6. Diagram Arus Data Logika Dan Analisis Terstruktur

Diagram arus data logika dan analisis terstruktur menggambarkan konstruksi DFD

dan peran DFD dalam analisis sistem terstruktur. Analisis sistem terstruktur ditandai

dengan adanya rancangan top-down dan perbaikan yang terus menerus. Berikut ini akan

digambarkan DFD untuk proses penggajian karyawan :

Data penggajian membayar gaji

Data penggajian rincian gaji

Gambar 7 (DFD untuk proses penggajian)

Gambar diatas mengilustrasikan DFD tingkat atas dari sebuah sstem penggajian.

Data penggajian dari bagian pencatat waktu diproses pada sebuah strorage atau file data

penggajian untuk menentukan besarnya gaji setiap karyawan, aliran data ditunjukkan

9

Pencatatan Waktu

Memproses data penggajian Karyawan

Data penggajian

dengan gars anak panah. Simpanan data penggajian digunakan untuk memproses gaji dan

sekaligus diperbaharui oleh proses penggajian. Terdapat beberapa poin penting dalam

pembuatan DFD, diantaraya :

a. Setiap DFD hanya mencakup simbol-simbol DFDb. Setiap simbol dalam DFD, termasuk anak panah harus diberi namac. Setiap aliran logka harus jelas, memiliki sumber data dan menuju destinasi data

tertentu Untuk memperjelas proses penggajan , dibawah ini akan diilustrasikan kembali melalui gambar :

Status saat ni gaji bersih & pengurangan

Data penggajian data valid data diproses membayar gaji

Gambar 8 (Perluasan DFD untuk Proses Penggajian)

Jumlah saat ini detail

Gaji bersih & pengurangan

Membayar gaji

Gaji bersih & pengurangan

Pajak & pengurangan

Data diproses

P2 (Menghitung gaji )

Gambar 9 (Perluasan Proses P2)

Dari ilustrasi diatas, DFD penggajian pada gambar 7 harus dipecah lagi untuk

mendapatkan gambaran deskripsi sistem yang lebih jelas dengan diilustrasikan oleh

gambar 8 secara lebih rinci. Sumber data dan destnasi data pada gambar 8 sama dengan

10

Data karyawan

Pencatat waktu

Pengesahan data penggajian (P1)

Menghitu-ng gaji

(P2)

Karyawan

Data penggajian

Data karyawan

Memperba-rui fle karywan

Memproses jurnal penggajian

Data jurnal

Karyawan

Menghitung gaji bersih

Data withholding

Data penggajian valid

sumber dan destinasi data pada gambar 7. Hanya saja, terdapat satu tambahan simpanan

data karyawan dan kemudian proses digambarkan menjadi dua proses yang lebih detail,

mengecek lagi, dan menghitung gaji. Selanjutnya, pada gambar 9 mengilustrasikan

pemecahan P2 dari gambar. Setiap modul dalam gambar , jika diperlukan masih dapat

dipecah lagi untuk melengkapi deskripsi sistem.

Secara konseptual, proses perluasan dan pemecahan ini, serupa dengan yang

digunakan pada diagram HIPO. Proses ekspansi dan pemecahan modul ini menghasilkan

sekumpulan modul proses yang sangat berguna untuk memberi gambaran mengena

sistem yang ada dan sistem yang akan dusulkan. Aspek DFD yang penting adalah DFD

berfokus pada simpanan data dan logika keputusan. Saat DFD selesai dibuat, analis

sistem dapat melanjutkan menganalisa data yang perlu diidentifikasi untuk setiap aplikasi

7. Flowchart Distribusi Formulir, Dokumen, dan Analitik

Flowchart analitik, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat

digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini

dikelompokkan dalam kolom-kolom untuk mengelompokkan fungsi yang dijalankan

oleh setiap entitas. Dengan pemisahan peran per kolom, evaluasi pemisahan tugas setiap

fungsi menjadi lebih efektif. Bentuk flowchart per kolom juga memperjelas antar muka

entitas , misalnya pengiriman dokumen dari satu departemen ke departemen lain.

Flowchart analitik dibawah ini serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail

rincian meupun teknik pembuatannya. Alur proses ditandai dengan penggunaan simbol

yang dihubungkan dengan garis. Flowchart analitik mengidentifikasi semua proses

signifikan pada sebuah aplikasi dengan penekanan pada pemrosesan tugasnya. Semua

aktivitas departemen pembelian dikelompokkan dalam satu kolo yang diberi judul.

11

Gambar 10(Flowchart Analitik)

Sedangkan flowchart dokumen memiliki kesamaan dengan flowchart analitik,

namun peran proses setiap entitas tidak disajikan secara detail dan hanya simbol

dokumen yang digunakan dalam flowchart tersebut. Tujuan flowchart ini adalah untuk

mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap sistem aplikasi dan

mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap

dokumen.

Sementara itu, diagram distribusi formulir menggambarkan setiap distribusi

setiap salinan formulir dalam sebuah organisasi. Pada diagram ini, penekanan terletak

pada siapa yang akan mendapatkan formulir tertentu, bukan pada bagaimana setiap

formulir akan diproses. Formulir dapat digambarkan dengan simbolatau deskripsi kata-

kata.

12

Pembelian Pemasok

Daftar vendor disahkan

Memilih vendor

Mempersiapkan permintaan untuk komentar

Permintaan untuk komentar

Komentar

Memilih penawaran

Mempersiapkan order pembelian

Order pembelian

Order pembelian

Komentar

Permintaan untuk komentar

Merencanakan Flowchart

Untuk merencanakan flowchart, pertama kita harus mendapatkan sumber daya yang

dibutuhkan. Misalnya jika flowchart menggunakan media computer, maka diperlukan

perangkat lunak yang sesuai. Kemudian, perlu ditentukan jenis flowchart seperti apa

yang akan dibuat. Pemilihan jenis ini didasarkan pada tujuan pembuatan flowchart.

Memilih Simbol

Setelah menentukan jenis flowchart, memilih simbol adalah hal yang penting

untuk dilakukan untuk menggambar flowchart. Biasanya simbol yang dipakai adalah

simbol standar ANSI X3.5 namun terkadang perusahaan juga sering menggunakan

simbol sendiri.

Analisis Simbol

Ketika menyiapkan berbagai tipe flowchart, penting untuk meninjau data yang

akan digambar untuk mendapatkan pemahaman yang baik mengenai deskripsi sebuah sistem.

Ketika mempersiapkan pembuatan flowchart analitik, perlu untuk menentukan entitas apa

yang akan diigambarkan sebagai kolom yang terpisah- biasanya hanya entitas yang aktivas

pengolahan datanya akan digambarkan secara rinci. Cara penyajian dua entitas ini akan diulas

lebih lanjut dalam bahasan- bahasan berikut: tahap selanjutnya dalam analisis adalah

mengidentifikasi dokumen yang akan terlibat dalam proses pengolahan.

Menggambar Flowchart

Tujuan bahasan ini adalah untuk menggambar arus dokumen pada sebuah sistem

dengan menggunakan symbol flowchart yang tepat. Dalam hal ini symbol khusus digunakan

untuk digunakan karena ia akan dapat menggambarkan sistem dengan lebih jelas. Untuk

alasan yang serupa, simbol dokumen khusus digunakan untuk menggambarkan kas dan surat

pemberitahuan dari pelnggan. Sekalipun kas (tunai ataupun dalam bentuk cek) tidak

berbentuk dokumen seperti surat pemberitahuan, tetapi kas tersebut penting dalam sistem

pengolahan transaksi sehingga ketika membuat flowchart, kas tersebut perlu diidentifikasi

dengan jelas. Garis alur digunakan untuk mengindikasikan alur tindakan. Bagian flowchart

ini akan ditempatkan dalam kolom dengan judul “Kasir” karena kasirlah yang bertugas

menjalankan proses tersebut.

13Pelanggan Surat Membuka

Surat

Gambar 2.14 Flowchart Analitik: Membuka Surat

Tahap berikutnya yang harus digambarkan adalah pembuatan batch control total atas

penerimaan surat. Ini juga merupakan operasi manual. Flowchart prosedur ini dapat dilihat

pada Gambar 2.15. Sistem operasi manual digunakan untuk menggambarkan proses

“membuat batch control total” dan simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan

batch control total. Simbol transmittal tape pada Gambar 2.13 bisa juga digunakan untuk

menggambarkan batch control total. Bagian dari flowchart tersebut akan diletakkan dalam

kolom dengan judul “Kasir” karena proses ini juga merupakan kasir.

Gambar 2.15 Flowchart Analitik: Mempersiapkan Batch-Control Total

Peraturan Sandwich

Perhatikan kesamaan antara dua bagian flowchart yang telah dibahas sebelumnya.

Dalam kedua flowchart tersebut, dokumen mengalir ke dalam proses dan dokumen keluar

dari sebuah proses. Setiap simbol proses harus memiliki input dan output yang jelas. Ini

disebut peraturan sandwich: setiap simbol proses harus diapit simbol input dan simbol output.

Penggunaan Simbol Konektor

14

Pembayaran Tunai

Bukti Pembayaran

Pembayaran Tunai

Bukti Pembayaran

Mempersiap-kan Batch

Control Total

Pembayaran Tunai

Bukti Pembayaran

Batch Control Total

Kasir menyerahkan batch control total kepada petugas buku besar dan surat

pemberitahuan dari pelanggan kepada petugas piutang dagang. Flowchart untuk

menggambarkan kegiatan ini dapat dilihat pada Gambar 2.16. Simbol konektor digunakan

untuk mengeliminasi alur yang panjang. Simbol konektor yang sama akan tampak pada

kolom petugas buku besar dan petugas piutang dagang sebagaimana dapat dilihat pada

Gambar 2.18.

Gambar 2.16 Penggunaan Simbol Konektor

Penggunaan simbol konektor adakalanya menimbulkan pertanyaan mengenai kejelasan

flowchart secara keseluruhan. Satu manfaat penting menggunakan symbol konektor adalah

symbol ini memberi fleksibilitas untuk membuat modul-modul flowchart dan pembuatan

garis yang panjang dan melintang antarkolom yang saling berjauhan dapat dihindarkan.

Perhatikan Gambar 2.18 di mana tidak perlu ada garis melintang antarkolom sehingga

memungkinkan untuk menambah kolom atau memindahkan kolom tanpa memengaruhi

konstruksi fisik sebuah flowchart ataupun kejelasan logika sebuah flowchart.Penambahan

kolom dan pemindahan kolom dapat dilakukan tanpa harus menghapus garis dan

menggambar garis ulang. Karakteristik ini bermanfaat, khususnya pada saat kita sedang

memperbaiki flowchart yang sudah ada.

Hubungan Entitas-Kolom

Kasus mengisi dua salinan slip setoran bank, kemudian menyetorkan kas yang diterima

ke bank. Rangkap kedua slip setoran, yang telah divalidasi oleh bank, diarsip urut tanggal.

Flowchart untuk kegiatan ini dapat dilihat pada Gambar 2.17. Sistem operasi manual

digunakan untuk menggambarkan kas dan slip setoran. Bagian dari flowchart ini juga akan

ditempatkan dalam kolom “Kasir” karena bagian ini merupakan kelanjutan dari aktivitas

kasir.

Narasi mendeskripsikan kegiatan yang dijalankan oleh petugas buku besar dan petugas

piutang dagang. Oleh karena itu, aktivitas kedua entitas ini akan digambarkan dalam kolom

15

Bukti Pembayaran

Batch Control Total

A B

tersendiri. Proses penggambaran flowchart untuk kedua entitas tersebut serupa dengan proses

penggambaran aktivitas kasir. Flowchart yang lengkap dapat dilihat pada Gambar 2.18.

Perhatikan, symbol input / output dasar digunakan untuk menggambarkan buku besar dan

buku pembantu piutang. Simbol pengarsipan dokumen offline digunakan untuk

menggambarkan pengarsipan di kedua entitas tersebut. Simbol input / output dasar digunakan

untuk menekankan bahwa sah-sah saja untuk menggambar input maupun output dengan

menggunakan simbol tersebut.

Gambar 2.17 Flowchart Aktivitas Kasir

KasirPetugas Buku

Besar

Petugas Piutang

Dagang

16

Mempersiapkan Slip Setoran

Pembayaran Tunai

Slip Setoran

Setoran di Bank

Slip Setoran

Disahkan

D

Pelanggan Surat Membuka Surat

Pembayaran Tunai

Bukti

Pembayaran

B

Batch Control Total

Posting ke Buku

Besar

A

Bukti

Pembayaran

Posting ke Buku

Pembantu

17

Bukti

Pembayaran

Pembayaran Tunai

Batch Control Total

Prepare Deposit

Slip

A B

Gambar 2.18 Ilustrasi Flowchart Anlitik

Diskusi tersebut menunjukkan bahwa ada banyak pilihan yang harus dibuat pada saat

mempersiapkan sebuah flowchart. Flowchart yang dihasilkan harus dapat menggambarkan

fungsi sebuah sistem dengan jelas. Lima panduan umum ketika menggambar flowchart

adalah:

1. Analisis sistem untuk mengidentifikasi entitas dan dokumen, sebagaimana telah

dijelaskan dalam ilustrasi tersebut.

2. Pilih simbol yang akan digunakan sesuai dengan panduan umum yang dijelaskan

dalam bab ini.

3. Buatlah sketsa kasar flowchart sistem untuk menentukan letak kolom entitas dan alur

dokumen.

4. Review sketsa tersebut untuk meastikan tidak ada aktivitas yang terlewatkan ataupun

tidak ada kesalahan

5. Akhirnya, pastikan flowchart tersebut telah menggambarkan sistem dengan jelas, jika

diperlukan, tambahkan komentar.

Teknik Narasi

Teknik narasi sering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta

di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal

pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi.

Wawancara yang mendalam memungkinkan analis sistem untuk membangun hubungan

personal yang baik dengan manajer. Wawancara terstruktur dapat digunakan untuk

menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan.

Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan

kepada responsden untuk menjawab pertanyaan secara bebas. Pertanyaan pada kuesioner

terbuka serupa dengan pertanyaan pada wawancara mendalam, seperti :Apakah Anda

memiliki saran untuk meningkatkan kinerja sistem? Tolong jelaskan pendapat Anda.”

Kuesioner tertutup merupakan teknik pencarian fakta yang berguna untuk mencari jawaban

atas sekumpulan pertanyaan. Bagi analis sistem, penggunaan kuesioner terbuka relatif

menghemat waktu. Kuesioner semacam ini sangat efektif dalam banyak situasi termasuk

dalam pencarian informasi mengenai pengendalian internal perusahaan.

Teknik narasi mencakup juga tinjauan terhadap dokumentasi. Sering analis dan auditor

terlibat dengan banyak dokumen yang harus ditinjau ulang seperti flowchart, struktur

18

organisasi, manual prosedur, manual operasi, manual referensi, dan data-data historis.

Dokumen-dokumen ini dapat membantu analis ataupun auditor untuk mendapatkan

pemahaman mengenai suatu organisasi.

Analisis Penggunaan Sumber Daya

Teknik yang telah didiskusikan di atas didasarkan pada asumsi alur kegiatan yang

terjadi saat ini ataupun usulan alur kegiatan. Teknik tersebut mengabaikan kebutuhan

penggunaan sumber daya. Sebagai contoh, misalkan ANda telah menyelesaikan sebuah

flowhart untuk suatu prosedur tertentu, mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan, dan telah mendapatkan persetujuan untuk merancang rincian

operasi atau menerapkan desain prosedur yang baru. Analisis berikutnya yang perlu

dilakukan adalah mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus

diselesaikan.

Analisis penggunaan sumber daya harus selalu dipertimbangkan oleh personel

pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem. Auditor harus

mempertimbangkan penggunaan sumber daya pada saat melakukan audit. Penugasan kepada

staf untuk suatu fungsi audit tertentu dapat diselesaikan dengan teknik sistem. Oleh karena

itu, teknik sistem dalam analisis pengalokasian sumber daya digunakan baik oleh auditor

maupun oleh perssonel sistem.

Pengukuran Kerja

Pengukuran kerja didasarkan pada satu premis yang sederhana. Pengukuran kuantitatif

penting untuk mendesain prosedur yang efektif. Pengukuran kerja mencakup berbagai teknik

untuk membuat model, mengukur, atau mengestimasi aktivitas klerikal atau aktivitas lain

dalam kerangka produksi. Dalam kerangka akuntansi, pengukuran kinerja serupa dengan

konsep yang ada pada sistem biaya standar. Satu hal yang esensial adalah pengembangan

standar yang akan digunakan untuk menentukan efisiensi operasi yang terjadi.

Pengukuran kerja mencakup empat langkah dasar:

1. Mengidentifikasi pekerjaan

2. Mengukur perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut

dengan menggunakan studi gerak dan waktu, runs test, data historis, atau cara yang

lain.

3. Menyesuaikan perkiraan waktu tersebut untuk mengeliminasi waktu luang dan

pertimbangan-pertimbangan yang lain.

19

4. Menganalisis kebutuhan berdasarkan data tersebut.

Berikut disajikan contoh untuk langkah yang keempat.

Total waktu untuk suatu tugas =

(rata-rata waktu per unit + waktu luang per unit) x rata-rata volume pekerjaan

Penggunaan kapasitas =

total waktu yang tersedia/total waktu untuk suatu tugas

Berikut ini disajikan contoh suatu analisis sistem dalam praktik untuk memberi

gambaran mengenai ide tersebut secara menyeluruh.

Keinginan kami untuk mengevaluasi biaya relatif terkait dengan berbagai konfigurasi

aktivitas di unit CVU telah menuntun kami untuk membuat program suatu model komputasi

operasi CVU. Model ini pada dasarnya merupakan model biaya personel. Sejumlah volume

aktivitas yang konstan dimasukkan ke dalam operasi CVU dengan asumsi tertentu terkait

dengan konfigurasi operasi. Biaya diakumulasi dan dilaporan. Biaya dihitung dalam arti

jumlah jam yang dibutuhkan untuk menjalankan operasi tertentu. Komputasi standar secara

matematis akan tampak sebagai berikut:

Y = C(X/R)

dengan,

X = volume pekerjaan yang mesti diproses

R = tingkat pemrosesan (volume per jam)

C = rata-rata biaya personel per jam untuk tingkat pemrosesan tersebut

Y = biaya yang diakibatkan

Standar ini mencakup operasi seperti menghitung, menghitung bendel, memverifikasi,

dan menghancurkan. Dalam banyak kasus, ditambahkan biaya tetap tertentu, seperti biaya

observasi. Mengingat sejumlah hari digunakan untuk memproses suatu lot tertentu, asumsi

volume yang konstan memungkinkan kita untuk menghitung biaya per lot. Volume konstan

yang digunakan adalah rata-rata harian volume tahun lalu.

20

Teknik pengukuran kerja memiliki dua aplikasi dalam pekerjaan sistem. Pertama,

berguna untuk mengevaluasi kelayakan teknis atau kebutuhan teknis dari suatu perancangan

sistem. Misalnya, untuk menentukan jumlah magnetic disk yang dibutuhkan untuk

menyimpan sejumlah dokumen tertentu, menentukan spesifikasi sistem komputer yang

dibutuhkan untuk memproses beban kerja tertentu, dan sejumlah karyawan yang dibutuhkan

untuk menginput data.

Peran yang kedua terkait dengan evaluasi kinerja pekerjaan yang terkait dengan sistem,

seperti pemrograman komputer dan pengembangan proyek. Evaluasi kinerja membutuhkan

definisi standar kinerja dalam bentuk kriteria yang terukur, seperti “jumlah baris kode”atau

“jam kerja proyek” sehingga kinerja aktual dapat dikuantifikasi dan dievaluasi terkait dengan

ekspektasi manajemen terhadap suatu tugas tertentu.

Analisis Distribusi Kerja

Setelah karakteristik operasional suatu sistem diidentifikasi dan dipilih dengan berbagai

bentuk pengukuran kerja, berikutnya adalah melakukan analisis distribusi kerja untuk

membagi tugas ke karyawan-karyawan. Ada beberapa bentuk analisis distribusi kerja, tetapi

secara konseptual, pekerjaan dan karyawan dapat disajikan dalam bentuk matriks. Table 2.2

menggambarkan distribusi suatu pekerjaan.

Tabel 2.2 Sampel Tabel Distribusi Pekerjaan

Tugas Estimasi

jam per hari

Lola Dale Neil

Membuka surat 2 1 1 0

Menyortir surat pemberitahuan 6 2 2 2

Batch control 2 0 0 2

Mengarsip surat pemberitahuan 8 4 4 0

Analisis distribusi kerja membutuhkan informasi rinci mengenai fungsi dan tanggung

jawab semua karyawan yang terlibat dalam analisis. Rincian pekerjaan digunakan untuk

mencatat setiap jenis pekerjaan yang dijalankan oleh setiap individu dan rata-rata jam yang

dibutuhkan untuk menjalankan setiap pekerjaan per minggu. Level rincian pekerjaan dibuat

tergantung pada level analisis pengukuran kerja yang diinginkan. Dalam tabel 2.2, kolom

paling kiri dapat dilihat rincian beberapa tugas. Karyawan (atau departemen) digambarkan

dalam setiap kolom. Beban kerja dialokasikan ke karyawan-karyawan dalam matriks. Metode

21

pembebanan harus rasional, dalam arti kualifikasi karyawan, pengendalian internal, jadwal,

waktu terjadinya transaksi, dan lain sebagainya harus dipertimbangkan. Metode pembebanan

tugas merupakan pilihan bagi analis. Teknik formal dengan menggunakan program

matematis atau algoritma yang serupa dapat dipelajari dalam literature ilmu manajemen dan

rekayasa industri.

Teknik Analisis Keputusan

Tabel Keputusan dan Percabangan

Tabel keputusan dan percabangan digunakan terutama oleh personel pengembangan

sistem.Logika keputusan yang dibutuhkan untuk membuat program komputerbiasanya terlalu

kompleks untuk digambarkan dengan menggunakan simbol flowchart. Dalam kasus ini, tabel

pecababangan dapat digunakan untuk menggambarkan suatu fungsi keputusan. Tabel ini

mencakup pernyataan dari suatu keputusan yang harus dibuat, serangkaian kondisi yang

kemugkinkan dapat terjadi, dan alur yang harus diikuti untuk setiap kondisi yang mungkin

terjadi. Bagian “fo to” mencakup entah referensi simbol konektor atau simbol tidak adanya

koneksi atau satu garis alur keluar menuju simbol yang lain. Contoh tabel percabangan dapat

dilihat pada Gambar 2.19 II.

Kode Sama

dengan

1 2 3 4

Menuju keReferensi tidak

berkoneksi

Referensi tidak

berkoneksi

Kode Sama

denganMenuju ke

1

2Referensi tidak

berkoneksi

3Referensi tidak

berkoneksi

22

4

Gambar 2.19 Format Tabel Percabangan

Tabel keputusan merupakan penyajian suatu proses pengambilan keputusan dalam

bentuk tabel (Gambar 2.20). Tabel keputusan serupa dengan tabel percabangan, tetapi lebih

kompleks karena mencakup kriteria pengambilan keputusan yang beragam. Tabel keputusan

disusun dengan premis IF-THEN dan disajikan dalam matriks dua dimensi. Tabel ini dibagi

menjadi empat area: area pernyataan kondisi, area pemilihan kondisi, area pernyataan

tindakan, dan area pemilihan tindakan. Kondisi disajikan pada baris horizontal dalam area

pernyataan kondisi dan dibaca sebagai “JIKA kondisi 1 dan kondisi 2 ... dan kondisi N,

MAKA Tindakan 1, Tindakan 2, ... Tindakan N.” Alternatif disajikan horizontal pada atas

tabel dan menggambarkan kombinasi logis dari pilihan kondisi dan pilihan tindakan yang

akan membentuk proses keputusan. Setiap alternatif kombinasi ditampilkan dalam satu baris

vertikal tertentu.

Judul Tabel Aturan Main

1 2 3 ... N

Jika Kondisi Entri

Kondisi

Maka Tindakan Entri

Tindakan

Gambar 2.20 Format Tabel Keputusan

Contoh tabel keputusan dapat dilihat pada Gambar 2.21. Sebagaimana dapat dilihat pada

gambar, ada tiga alternatif kondisi yang mungkin: Y (untuk “true”), N (untuk “false”), atau –

(untuk “tidak dapat diterapkan”. Alternatif pilihan tindakan hanya ada dua, dapat diterapkan

atau tidak dapat diterapkan – dengan ada atau tidak adanya tanda x pada Gambar 2.21.

Interpretasi alternatif 1 dalam Gambar 2.21 adalah “Jika kondisi 1, 2, dan 3 adalah benar,

maka alternatif tindakan yang harus dilakukan adalah tindakan 10, 11, 12, dan 14.” Alternatif

yang lain diartikan dengan cara yang serupa. Tipe tabel keputusan yang didiskusikan ini

sering disebut tabel “limited-entry” karena alternatif kondisi dan tindakan hanya dibatasi Y,

N, atau tidak diterapkan. Tabel keputusan extended-entry juga dapat digunakan, yang

alternatifnya mencakup tipe tindakan tertentu yang harus dijalankan, kondisi tertentu, atau

referensi ke tabel keputusan yang lain. Tabel keputusan dapat digunakan untuk melengkapi

flowchart untuk menganalisis dan mendokumentasikan logika program aplikasi. Pada saat

23

kompleksitas proses keputusan tinggi, penggunaan struktur tabular tabel keputusan lebih

menguntungkan dibandingkan penggunaan flowchart secara grafis untuk menggambarkan

proses keputusan.

Gambar 2.21 Tabel Keputusan

Metode Matriks

Metode matriks digunakan baik oleh auditor maupun personel sistem. Tabel keputusan

pada dasarnya merupakan penyajian sebuah matriks. Penyajian bentuk matriks banyak

berguna dalam pekerjaan sistem karena matriks ini merupakan metode yang enak untuk

menganalisis dan menyajikan serangkaian data yang besar. Penggunaan spreadsheet dalam

sistem akuntansi untuk mengalokasikan saldo rekening atau untuk membantu pembuatan

proses pembuatan jurnal penutup, merupakan contoh penggunaan teknik matriks.

Karakteristik analitikal yang penting dari teknik matriks adalah alokasi isi suatu baris ke

dalam berbagai kolom. Dengan cara ini, dapat dipastikan bahwa setiap baris dan kolom

secara eksplisit dianalisis dan didokumentasi.

Dalam matriks pengendalian aplikasi, baris diisi dengan pengendalian dan kolom diisi

dengan tindakan proses. Teknik ini dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian

internal pada suatu sistem aplikasi. Dalam matriks pengendalian data, baris diisi dengan

elemen data dan kolom diisi dengan formulir atau laporan yang mengandung data tersebut.

24

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. & William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.

Yogyakarta: Penerbit Andi.

25