prosedur distribusi barang di pt. kimia farma …/prosedur... · kata pengantar ... staff pt. kimia...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI

PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD)

CABANG MANAHAN SURAKARTA

TUGAS AKHR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

ESTI NUR KHOIRIYYAH

D1509033

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

MOTTO

@ ketika kamu sukses, teman-temanmu mengetahui siapa kamu. tapi ketika

kamu gagal, kamu akan tahu siapa teman-temanmu. (Penulis)

@ Memiliki sedikit ilmu pengetahuan namun digunakan untuk berkarya,

jauh lebih berarti daripada mmiliki ilmu pengetahuan luas namun mati

tak berfungsi. (Kahlil Gibran)

@ Stand by you, whatever you do. (Penulis)


commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya ini untuk orang-orang yang

sangat berarti dalam hidupku:

F Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku

yang selalu memberikan kasih sayangnya

untukku selama ini.

F Kakakku Muhammad Lukman Khoiri dan

adiku Anissa Nur Khoiriyyah yang

senantiasa selalu kusayangi dan

memberikan dukungan.

F Teman-teman dan Sahabat-sahabatku,

Mario Van Basten dan Kartika Hermawati

yang telah memberikan dukungan.

F Kekasihku yang selalu menemani dan

memberikan dukungan serta motivasi.

F Almamater Tercinta.


commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : ESTI NUR KHOIRIYYAH

NIM : D1509033

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ PROSEDUR

DISTRIBUSI BARANG DI PT KIMIA FARMA TRADING AND

DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA ” adalah betul-

betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut

diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 6 Juni 2012

Yang membuat pernyataan,

ESTI NUR KHOIRIYYAH


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan

rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini

yang berjudul PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT. KIMIA FARMA

TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN

SURAKARTA ”.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam DIII

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada :

1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama

yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan

dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Rachman Budiana, Apt. MM selaku Branch Manager PT.

Kimia Farma Trading and Distribution.

5. Bapak Suhardi, selaku Kepala Gudang PT. Kimia Farma Trading and

Distribution.


commit to user

viii

6. Bapak Bayu Yunianto, S. Farm. Apt selaku pembimbing peserta

magang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

7. Staff PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Ibu Farah, Mas

Muladi, dan Mbak Anna.

8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material.

9. Seluruh teman-teman yang ada di D III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan

saran dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.

Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa

saja yang membacanya sebagai referensi maupun bagi penulis. Apabila

terdapat kesalahan baik dalam penulisan ataupun isi laporan, penulis

mohon maaf.

Surakarta, 6 Juni 2012

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................ ii

PENGESAHAN ............................................................................................. iii

MOTTO ......................................................................................................... iv

PERSEMBAHAN .......................................................................................... v

PERNYATAAN ............................................................................................. vi

KATA PENGANTAR ................................................................................... vii

DAFTAR ISI .................................................................................................. ix

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xii

DAFTAR LAMPIRAN

ABSTRAK ..................................................................................................... xiii

ABSTRACT ................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ........................................................ 1

B. Rumusan Masalah .................................................................. 4

C. Tujuan Pengamatan ............................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan ............................................................. 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6

1. Tinjauan Pustaka .................................................................... 6

A. Prosedur ………………….. ........................................... 6

B. Distribusi Barang ........................................................... 9

C. Prosedur Distribusi Barang ............................................ 16

2. Metode Pengamatan .................................................... 16

Halaman


commit to user

x

A. Lokasi Pengamatan ......................................................... 16

B. Jenis Pengamatan ........................................................... 17

C. Sumber Data ................................................................... 17

D. Teknik Pengumpulan Data ............................................. 18

E. Teknik Analisis Data ...................................................... 18

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ..................................... 20

A. Gambaran Umum ............................................................... 20

B. Visi, Misi, dan Sasaran .......................................................... 21

C. Susunan Organisasi ................................................................ 23

BAB IV PEMBAHASAN .......................................................................... 31

A. Prosedur Distribusi Barang ................................................... 31

B. Diagram Alir Prosedur Distribusi Barang……………….….. 38

C. Hambatan Prosedur Distribusi Barang……….……………... 40

BAB V PENUTUP ................................................................................... 42

A. Kesimpulan ........................................................................... 42

B. Saran ...................................................................................... 45

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010… ............ 20


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb. 2. 1. Struktur Organisasi PT. KIMIA FARMA TRADING AND

DISTRIBUTION…………..…………………… ……………………………. 30

Gb. 3. 1. Diagram Alir Prosedur Distribusi Barang …………………….…… 39


commit to user

xiii

ABSTRAK

ESTI NUR KHOIRIYYAH, D1509033, PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 45 halaman.

Distribusi barang merupakan kegiatan penyaluran hasil produksi berupa barang dan jasa dari produsen ke konsumen guna memenuhi kebutuhan manusia. Atau disebut juga sebagai suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Proses distribusi tersebut pada dasarnya menciptakan faedah waktu, tempat dan pengalihan hak milik. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk menggambarkan Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta dan mengetahui apa saja kendala-kendala atau hambatan yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution pada saat proses distribusi barang tersebut berlangsung, serta mencari pemecahan atas permasalahan tersebut.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi (pengamatan) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya.

Hasil pengamatan yang dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Prosedur Distribusi Barang meliputi 6 tahap yaitu menyiapkan faktur, menyiapkan barang, mencocokkan faktur dengan fisik barang, tanda terima ekspedisi, proses inkaso, dan proses claim. Dalam prosedur distribusi barang. masih ada hambatan – hambatan seperti terkait dalam tahap pencocokkan faktur dengan fisik barang, yaitu sering terjadi kesalahan dalam pengambilan barang di gudang yang tidak sesuai dengan isi faktur.

Adapun saran yang diberikan penulis, yaitu sebaiknya petugas gudang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution lebih teliti lagi dalam pengambilan barang agar tidak terjadi kesalahan dan diadakan koordinasi yang baik kepada para karyawan sebelum kegiatan dimulai.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini salah satu permasalahan yang cukup penting pada manajemen

perusahaan adalah permasalahan distribusi barang. Distribusi barang

merupakan suatu proses kegiatan yang dilakukan untuk menyalurkan suatu

barang dari obyek satu ke obyek lainya. Dimana kegiatan ini menjadi salah

satu unsur penting dalam proses transaksi yang terjadi di dalam suatu

perusahaan. Dengan jaringan distribusi, produk-produk dari perusahaan dapat

sampai ke tangan konsumen tepat pada waktunya walaupun jarak antara

lokasi konsumen dengan perusahaan sangat jauh.

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan sebuah

perusahaan pelayanan kesehatan yang integrasi bergerak dari hulu ke hilir,

yaitu industri, marketing, distribusi, ritel, laboraturium klinik dan klinik

kesehatan. Dalam usaha untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan di

bidang pemasaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution melakukan

kegiatan penyaluran atau distribusi. Penyaluran merupakan kegiatan

penyampaian produk sampai ketangan konsumen tepat pada waktunya.

Pada saat ini PT. Kimia Farma Trading and Distribution mempunyai 43

cabang yang tersebar diseluruh propinsi Indonesia, antara lain berada di

Surakarta, Jogjakarta, Semarang, Jakarta dan sebagainya. Anak perusahaan

tersebut menyalurkan obat-obatan dan kosmetik dari beberapa

principal/pabrik, diantaranya adalah Kimia Farma, Indo Farma, Bio Farma,

Mahakam Beta Farma, Duta Kaisar dan Talenta. Perusahaan ini

mendistribusikan obat – obatan dan kosmetik tersebut ke beberapa apotek dan

rumah sakit. Dalam bisnis pemasaran, PT. Kimia Farma Trading and

Distribution memasarkan produk-produknya dari dalam kota hingga keluar

kota, daerah tersebut meliputi:


commit to user

2

- Surakarta

- Sukoharjo

- Klaten

- Karanganyar

- Boyolali

- Wonogiri

- Sragen dan lain sebagainya

Dalam mendistribusikan produknya, PT. Kimia Farma Trading and

Distribution menggunakan distribusi tidak langsung. Distribusi tidak

langsung adalah produsen menjual produk-produknya kepada konsumen

dengan menggunakan perantara.

Penggunaan perantara ini sangat membantu produsen yang mempunyai

jangkauan pasar yang luas dan menyebar. Perantara yang digunakan dalam

pendistribusian barang tersebut berupa agen, pedagang besar dan pengecer.

Keuntungan yang di dapat dengan menggunakan distribusi tidak langsung

adalah sebagai berikut:

a. Perantara dapat membantu mencari konsumen.

b. Mengurangi tugas produsen dalam kegiatan distribusi untuk mencapai

konsumen.

c. Perantara dapat membantu dibidang keuangan dengan menyediakan

sejumlah dana untuk melakukan penjualan.

d. Perantara dapat membantu di bidang penyimpanan barang dengan

menyediakan fasilitas-fasilitas penyimpanan seperti gudang, sehingga

sewaktu-waktu dibutuhkan oleh konsumen dapat dipenuhi.

e. Perantara dapat membantu di bidang pengangkutan dengan menyediakan

alat-alat transportasi sehingga meringankan beban produsen maupun

konsumen untuk mencarinya.


commit to user

3

f. Perantara dapat membantu menyediakan perantara yang dibutuhkan untuk

beberapa jenis produksi tertentu, sehingga produsen tidak perlu

menyediakanya.

g. Kegiatan distribusi dapat berjalan dengan lancar bilamana perantara sudah

memiliki pengalaman.

Karena barang yang didistribusikan oleh PT. Kimia Farma Trading and

Distribution sifatnya sangat dibutuhkan oleh konsumen pada saat itu

juga/dibutuhkan sewaktu-waktu, maka dalam pendistribusianya agar barang

dapat sampai ke tangan konsumen dengan kondisi yang baik dan tepat pada

waktunya dibutuhkan suatu prosedur/tatacara pengelolaan yang baik. Dengan

kata lain terdiri dari tahap demi tahap proses yang saling berkesinambungan.

Dengan pendistribusian yang baik, maka akan dapat memudahkan

konsumen dalam mendapatkan produk, sehingga konsumen akan merasa

puas. Dengan demikian akan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan

penjualan dalam arti tercapai target usahanya dan mampu untuk bersaing

memperebutkan pasar dengan perusahaan yang bergerak di bidang yang

sama. Keberhasilan dalam pendistribusian barang tersebut tidak lepas dari

pihak-pihak yang terlibat didalamnya. Mulai dari perusahaan hingga barang

tersebut bisa sampai ketangan konsumen.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir

yang berjudul “ PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG DI PT KIMIA

FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN

SURAKARTA? ”.


commit to user

4

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah yang telah dikemukakan

diatas, maka permasalahan yang ingin diamati penulis yaitu :

“ Bagaimana Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution Cabang Manahan Surakarta? ”.

C. Tujuan Pengamatan

Tujuan pengamatan yang ingin dicapai oleh penulis pada penulisan tugas

akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang prosedur distribusi barang di PT.

Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca

maupun bagi PT. Kimia Farma Trading and Distribution, sebagai bahan

masukan dan saran yang bersifat membangun untuk menentukan

kebijaksanaan perusahaan dimasa yang akan datang.

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas

akhir untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md) pada program

Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

5

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

1. Mendapatkan pengalaman di lingkungan kerja dan mendapat peluang untuk berlatih menangani permasalahan dalam perusahaan.

2. Penulis dapat melaksanakan studi perbandingan antara teori yang didapat di bangku perkuliahan dengan penerapan di perusahaan.

3. Untuk mengetahui prosedur distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.


commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. PROSEDUR

1. Pengertian Prosedur

Pengertian Prosedur menurut The Liang Gie (1986 : 261) adalah

suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan

suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur

membuat surat-menyurat pada perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat

suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep

suratnya, cara mengetik pada kertas atau menyusun suratnya.

Prosedur menurut Ig. Wursanto (1987 : 65) adalah prosedur

merupakan bagian dari klasifikasi perencanaan eksekutif dimana

perencanaan eksekutif/perencanaan manajemen dibuat oleh pemimpin

organisasi dan perencanaan eksekutif diperlukan untuk menentukan

prosedur pelaksanaan rencana yakni petunjuk-petunjuk pelaksanaan yang

bersifat direktif.

Prosedur menurut Harold Koontz, Cryll O’Donnell, Heinz

Weihreich (1989 : 124) adalah rencana yang menetapkan suatu metode

penanganan yang dibutuhkan untuk aktifitas-aktifitas yang akan datang.

Ia merupakan pedoman-pedoman untuk bertindak, bukan untuk berfikir

dan ia menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan suatu kegiatan

tertentu. Ia merupakan urut-urutan kronologis dari tindakan-tindakan

yang dibutuhkan.


commit to user

7

Sedangkan Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus

Management (1984: 475) adalah sebagai berikut:

a. Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan

suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-

kebijaksanaan yang telah ditentukan.

b. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis)

kepada tugas-tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-

tugas demikian dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah

tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

c. Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang saling

berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara

tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan.

d. Urutan secara chronolgis (menurut waktu) dari pada tugas-tugas ini

merupakan ciri dari pada setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur

meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas

harus diselesaikan.

e. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana

pekerjaan akan diselesaikan.

Menurut Imron (Kamus Bahasa Indonesia, 1992 : 160)

mendefinisikan prosedur sebagai berikut:

a. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas.

b. Metode, langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan

suatu problem.

Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan

yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau

kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan

memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.


commit to user

8

2. Karekteristik Prosedur

Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah

sebagai berikut:

a. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi.

b. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan

menggunakan biaya yang seminimal mungkin.

c. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana.

d. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan

tanggungjawab.

e. Menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan.

f. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-

anggota organisasi.

g. Mencegah terjadinya penyimpangan.

h. Membantu efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu

unit organisasi.

3. Manfaat prosedur

Suatu prosedur dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

a. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan

dimasa yang akan dating.

b. Mengubah pekerjaan berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas,

sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya

mengerjakan yang seperlunya saja.

c. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus

dipatuhi oleh seluruh pelaksana.

d. Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang

efektif dan efisien.

e. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam

pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan

perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-

masing.


commit to user

9

B. DISTRIBUSI BARANG

1. Pengertian Distribusi Barang

Pengertian distribusi barang menurut Indriyo Gitosudarman (1994 : 253)

adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menyalurkan,

menyebarkan, mengirimkan serta menyampaikan barang yang

dipasarkan kepada konsumen.

2. Fungsi Distribusi Barang

Distribusi sangat dibutuhkan oleh konsumen untuk memperoleh barang-

barang yang dihasilkan oleh produsen, apalagi bila produksinya jauh.

Ada pun kegiatan yang termasuk fungsi distribusi terbagi secara garis

besar menjadi dua, yaitu:

1). Fungsi Distribusi Pokok

adalah tugas-tugas yang mau tidak mau harus dilaksanakan. Dalam

hal ini fungsi pokok distribusi meliputi:

a. Pengangkutan (Transportasi)

Pada umumnya tempat kegiatan produksi berbeda dengan

tempat tinggal konsumen, perbedaan tempat ini harus diatasi

dengan kegiatan pengangkutan. Seiring dengan bertambahnya

jumlah penduduk dan semakin majunya teknologi, kebutuhan

manusia semakin banyak. Hal ini mengakibatkan barang yang

disalurkan semakin besar, sehingga membutuhkan alat

transportasi (pengangkutan).


commit to user

10

b. Penjualan (Selling)

Di dalam pemasaran barang, selalu ada kegiatan menjual yang

dilakukan oleh produsen. Pengalihan hak dari tangan produsen

kepada konsumen dapat dilakukan dengan penjualan. Dengan

adanya kegiatan ini maka konsumen dapat menggunakan barang

tersebut.

c. Pembelian (Buying)

Setiap ada penjualan berarti ada pula kegiatan pembelian. Jika

penjualan barang dilakukan oleh produsen, maka pembelian

dilakukan oleh orang yang membutuhkan barang tersebut.

d. Penyimpanan (Stooring)

Sebelum barang-barang disalurkan pada konsumen biasanya

disimpan terlebih dahulu. Dalam menjamin kesinambungan,

keselamatan dan keutuhan barang-barang, perlu adanya

penyimpanan (pergudangan).

e. Pembakuan Standar Kualitas Barang

Dalam setiap transaksi jual-beli, banyak penjual maupun

pembeli selalu menghendaki adanya ketentuan mutu, jenis dan

ukuran barang yang akan diperjualbelikan. Oleh karena itu perlu

adanya pembakuan standar baik jenis, ukuran, maupun kualitas

barang yang akan diperjualbelikan tersebut. Pembakuan

(standardisasi) barang ini dimaksudkan agar barang yang akan

dipasarkan atau disalurkan sesuai dengan harapan.

2). Fungsi Distribusi Tambahan

Distribusi mempunyai fungsi tambahan yang hanya diberlakukan

pada distribusi barang-barang tertentu. Fungsi tambahan tersebut di

antaranya adalah sebagai berikut.

a. Menyeleksi

Kegiatan ini biasanya diperlukan untuk distribusi hasil pertanian

dan produksi yang dikumpulkan dari beberapa pengusaha.


commit to user

11

Misalnya, produksi tembakau perlu diseleksi berdasarkan

mutu/standar yang biasa berlaku, produksi buah-buahan diseleksi

berdasarkan ukuran besarnya.

b. Mengepak/Mengemas

Untuk menghindari adanya kerusakan atau hilang dalam

pendistribusian, maka barang harus dikemas dengan baik.

3. Jenis-jenis Distribusi Barang

a. Distribusi Intensif

Adalah cara distribusi dimana barang yang dipasarkan itu

diusahakan agar dapat menyebar seluas mungkin sehingga dapat

secara intensif menjangkau semua lokasi dimana semua konsumen

itu berada.

b. Distribusi Selektif

Adalah cara distribusi dimana barang-barang disalurkan oleh

beberapa penyalur saja atau selektif. Distribusi jenis ini tidak akan

selektif apabila diterapkan untuk menyalurkan barang-barang

konveniens atau barang-barang kebutuhan hidup sehari-hari, karena

tidak akan mampu untuk menjangkau tempat tinggal konsumen yang

dalam hal ini tentu saja menyebar.

4. Macam-macam Distribusi Barang (Swastha dan Irawan 1997, 295)

1). Untuk barang konsumsi

a. Distribusi Langsung

Produsen – Pemakai Industri

Produsen menjual barang-barangnya langsung kepada

konsumen akhir. Keuntungan dari distribusi langsung adalah

ketika produsen menjual langsung kepada konsumen akhir,

mereka mempunyai kontrol penuh atas harga yang dikenakan

kepada konsumen.


commit to user

12

b. Distribusi Tidak Langsung

1. Produsen – Pengecer – Konsumen Akhir

Produsen menggunakan perantara pengecer yang membeli

barang dari produsen dan menjual ke konsumen akhir.

2. Produsen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen Akhir

Distribusi ini banyak digunakan oleh produsen, dan

dinamakan distribusi tradisional. Disini produsen hanya

melayani penjualan dalam jumlah besar kepada pedagang

besar saja, tidak menjual kepada pengecer. Pembelian oleh

pengecer dilayani pedagang besar, dan pembelian oleh

konsumen dilayani pengecer saja.

3. Produsen – Agen – Pengecer – Konsumen Akhir

Disini produsen memilih agen sebagai penyalurnya. Ia

menjalankan kegiatan perdagangan besar dalam saluran

distribusi yang ada. Sasaran penjualannya terutama ditujukan

kepada para pengecer besar.

4. Produsen – Agen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen

Akhir

Dalam distribusi ini, produsen sering menggunakan agen

sebagai perantara untuk menyalurkan barangnya kepada

pedagang besar yang kemudian menjualnya kepada toko-toko

kecil. Agen yang terlihat dalam saluran distribusi ini terutama

agen penjualan.

2). Untuk Barang Industri

a. Distribusi Langsung

Produsen – Pemakai Industri

Produsen menjual barang-barangnya tanpa menggunakan

perantara.


commit to user

13

b. Distribusi Tidak Langsung

1. Produsen – Distributor Industri – Pemakai Industri

Distributor industri berperan sebagai perantara untuk

menyalurkan produk-produknya kepada pemakai industri.

2. Produsen – Agen – Pemakai Industri

Produsen menggunakan agen untuk menyalurkan

produk.

3. Produsen – Agen – Distributor Industri – Pemakai Industri

Merupakan distribusi yang panjang karena ada kegiatan

penyimpanan sebelum dijual langsung kepada pemakai

industri karena unit penjualan lainya kecil.

5. Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan saluran distribusi barang

1). Pertimbangan Pasar

a. Konsumen atau Pasar Industri

Bila pasar konsumen menggunakan lebih dari satu saluran. Bila

pasar industri, maka pengecer jarang atau bahkan tidak pernah

digunakan.

b. Jumlah Pembeli Potensial

Jika jumlah konsumen relatif lebih kecil dalam pasarnya, maka

perusahaan dapat mengadakan penjualan secara langsung kepada

pemakai.

c. Kosentrasi Pasar Secara Geografis

Untuk daerah kosentrasi yang mempunyai tingkat kepadatan

tinggi untuk perusahaan data menggunakan distribusi industri.

d. Jumlah Pemesanan

Volume penjualan dari sebuah perusahaan akan sangat

berpengaruh terhadap saluran yang dipakainya.


commit to user

14

e. Kebiasaan Dalam Pembelian

Kebiasaan membeli dari konsumen akhir dan pemakai industri

sangat berpengaruh pula terhadap kebijaksanaan dalam

penyaluran.

2). Pertimbangan Barang

a. Nilai unit

Jika nilai unit barang yang dijual rendah maka produsen

cenderung untuk menggunakan saluran distribusi yang panjang.

b. Besar dan berat barang

Manajemen harus mmpertimbangkan ongkos angkut dalam

hubungannya dengan nilai barang secara keseluruhan dimana

besar dan berat barang sangat menentukan.

c. Mudah rusaknya barang

Jika barang yang dijual mudah rusak maka perusahaan tidak perlu

menggunakan perantara.

d. Sifat teknis

Beberapa jenis barang industri seperti instalasi biasanya

disalurkan secara langsung kepada pemakai industri.

e. Barang standart dan pesanan

Bila yang dijual barang standart maka dipelihara sejumlah

persediaan pada penyalur dan begitu juga sebaliknya.

f. Luas produk line

Jika perusahaan hanya membuat satu macam barang saja, maka

penggunaan pedagang besar sebagai penyalur adalah baik.

3). Pertimbangan Perusahaan

a. Sumber Pembelanjaan

Penggunaan saluran distribusi langsung atau pendek biasanya

memerlukan jumlah dana yang lebih besar.


commit to user

15

b. Pengalaman dan Kemajuan Manajemen

Biasanya perusahaan yang mengeluarkan barang baru ingin

memasuki pasaran baru lebih suka menggunakan perantara yang

sudah mempunyai pengalaman.

c. Pengawasan Saluran

Faktor pengawasan saluran kadang-kadang menjadi pusat

perhatian produsen dalam kebijaksanaan saluran distribusinya.

d. Pelayanan yang Diberikan oleh Penjual

Produsen harus memberikan pelayanan sebaik-baiknya.

4). Pertimbangan Perantara

a. Pelayanan yang diberikan oleh perantara

Jika perantara mau memberikan pelayanan yang lebih baik, maka

produsen akan bersedia menggunakanya sebagai penyalur.

b. Kegunaan Perantara

Sebagai penyalur apabila dia dapat membawa barang produsen

dalam persaingan dan mempunyai inisiatif atau usul tentang

barang baru.

c. Sikap perantara terhadap kebijaksanaan produsen

Bila perantara bersedia menerima resiko yang dibebankan oleh

produsen, maka produsen dapat memilihnya.

d. Volume Pejualan

Produsen cenderung memilih perantara yang menawarkan barang

dalam volume yang besar untuk jangka waktu yang lama.

e. Ongkos

Jika ongkos dalam penyaluran dapat lebih ringkas dengan

digunakannya perantara, maka dapat dilaksanakan terus.


commit to user

16

C. PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG

Prosedur distribusi barang merupakan suatu proses atau tahapan-tahapan

yang melibatkan banyak orang dalam suatu bagian atau lebih dalam proses

pengiriman barang hingga ke tangan pelanggan atau konsumen.

Berikut ini adalah Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution yang mengacu pada SOP (Standart Operating

Procedure) meliputi :

a. Menyiapkan faktur

b. Menyiapkan barang

c. Mencocokkan faktur dengan fisik barang

d. Tanda terima ekspedisi

e. Proses inkaso

f. Proses claim

D. METODE PENGAMATAN

Berdasarkan dari perumusan masalah yaitu untuk mengetahui prosedur

distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Manahan Surakarta dan kendala yang di hadapi, maka dalam pengamatan ini

terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah prosedur untuk memahami

obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan, antara lain:

1. Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution Cabang Manahan Surakarta.

Penulis memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut:

a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.

b. Di dalam lokasi tersebut terdapat prosedur distribusi barang yang akan

dikaji dalam pengamatan ini.

c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan dilokasi tersebut.


commit to user

17

2. Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif, yaitu pengamatan yang dilakukan dengan menganalisa

data tanpa menggunakan rumus–rumus statistik, tetapi menggunakan

kategori–kategori tertentu yang dihubungkan secara kualitatif (HB.

Sutopo, 1998 : 37).

3. Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari :

a. Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan teknik

observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang kita miliki.

Adapun informannya adalah :

- Kepala Bagian Organisasi PT. Kimia Farma Trading and


- Kepala Sub Bagian Kepegawaian PT. Kimia Farma Trading and


- Kepala Sub Ketatausahaan PT. Kimia Farma Trading and


- Kepala Sub Gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution

Cabang Manahan Surakarta.

Informasi dapat berkembang seiring dengan prosedur yang ada.

b. Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data–data, yaitu mengenai prosedur

distribusi barang untuk mengetahui berhasil atau tidaknya distribusi

barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Manahan

Surakarta sesuai dengan persyaratan yang ada untuk mendukung kajian

pengolaan data.

c. Tempat Diketemukannya Data

Tempat diketemukannya data adalah di PT. Kimia Farma Trading and



commit to user

18

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan

pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dengan

responden.

b. Dokumentasi

Dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang

menyediakan informasi tentang suatu subjek pengamatan tertentu yang

diperoleh di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Manahan Surakarta.

c. Observasi

Suatu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan

secara langsung objek pengamatan.

Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat adalah prosedur

distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang

Manahan Surakarta.

5. Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini, pengamat mengunakan Teknik Analisis

Data Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan

tanya jawab secara langsung dan mendalam dengan sasaran obyek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

menyangkut tentang topik pengamatan. Pertanyaan yang diajukan

kepada objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

diperoleh.

a. Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian

pada penyederhanaan, pengabstrakan tranformasi data yang muncul

dari catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang dilakukan

adalah menajamkan analisis, menggolongkan atau


commit to user

19

pengkategorisasian ke dalam tiap masalah uraian singkat, mengarah,

membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data sehingga

kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan di verifikasikan.

Adapun data yang direduksikan antara lain seluruh data mengenai

permasalahan penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke

dalam beberapa bagian. Kemudian masing-masing bagian tersebut

dikelompokan menurut sistemnya.

b. Sajian Data

Setelah data reduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan

dan kolom.

c. Penarikan Simpulan/Verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari

atau menahami makna/arti, keteraturan, pola-pola, penjelasan, alur

sebab akibat atau prosisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah

sebagian dari suatu kegiatan dari konfigurasi yang utuh.

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang diuji kebenarannya, kekokohannya, dan kecocokannya yaitu

yang merupakan validitasnya. Pada saat menarik kesimpulan awal,

biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan

berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung tahap

pengumpulan data berikutnya.


commit to user

20

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah anak

perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Yang didirikan berdasarkan akta

pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny.

Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22

April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar,

S. H. Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak

Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01

TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan

tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan

Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) sampai dengan akhir tahun 2010 adalah 43 cabang.

Tabel 1.1 : Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010

Uraian 2007 2008 2009 2010

Penjualan 100.00 % 100.00 % 100.00 % 100.00 %

HPP 87. 94 % 87. 61 % 88. 40 % 88. 02 %

Biaya 11. 14 % 10. 57 % 11. 29 % 11. 28 %

Laba 0. 62 % 1. 38 % 10. 17 % 0. 46 %


commit to user

21

Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang

semakin berkembang merupakan pasar yang sangat potensial bagi perusahaan

yang bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat

kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk dengan

43 cabang, kinerja PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

dipandang masih belum optimal (rendahnya rasio laba terhadap penjualan)

dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai pemegang saham (Shareholder

Value) lebih meningkat di masa mendatang. Potensi untuk meningkatkat

shareholder value secara signifikan dipandang masih cukup besar dan untuk

mencapainya PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) perlu

melakukan transformasi.

B. Visi, Misi dan Sasaran

Dalam menjalankan perusahaan, PT. Kimia Farma Trading and Distribution

memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap kegiatan yang

dilaksanakan.

1. Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan kemana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis,

antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.

Visi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :

“ Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan

perdagangan produk kesehatan ( to be the greatest trading and

distribution company ) ”.


commit to user

22

2. Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi. Misi PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(KFTD) adalah:

a. Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik

produk sendiri maupun principal pihak ketiga.

b. Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar

institusi.

c. Meningkatkan perdagangan alkes dan diagnostik keagenan atau private

label.

3. Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai/dihasilkan secara nyata oleh suatu perusahaan pada kurun waktu

tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb). Sejalan dengan tujuan

yang telah disebutkan di atas, maka sasaran PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) adalah :

a. Memiliki jaringan distribusi sebanyak 60 cabang pada tahun 2015.

b. Memiliki 4 portofolio produk (farmasi, alat kesehatan, reagensia, dan

diagnostika).

c. Memiliki sistim informasi yang terintegrasi pada tahun 2012.

d. Memiliki supply chain yang efisien dan efektif.

e. Memperoleh pertumbuhan penjualan rata – rata 16, 89 % per tahun.

f. Memperoleh harga pokok penjualan < 88 % (2011 – 2013) dan < 87

% (2014 – 2015).

g. Memperoleh efisiensi biaya < 10 % ( 2011 – 2013 ) dan < 9 % (2014

– 2015).

h. Memperoleh laba bersih 1,15 – 2,5 % ( 2011 – 2013 ) dan > 3 %

(2014 – 2015).


commit to user

23

C. Susunan Organisasi

Didalam menjalankan operasionalnya, suatu perusahaan perlu

mengadakan pengorganisasian yang baik agar masing-masing jabatan dapat

melaksanakan tugas dan wewenang dengan sebaik-baiknya.. Adapun

kegunaannya adalah untuk memenuhi status dan kedudukan pegawai dan

membantu kelancaran jalanya pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab

terhadap orang-orang bawahanya, sehingga masing-masing karyawan dapat

mengetahui dengan benar tugas-tugas yang dibebankan dan mereka mampu

untuk menyelasaikan pekerjaan itu hingga selesai. Apabila perusahaan

mempunyai pengorganisasian yg baik dalam memimpinnya, maka akan

tercapai tujuan yang akan ditentukan.

Dalam suatu organisasi perlu adanya seorang pemimpin yang cakap serta

mendalami sungguh-sungguh persoalan mengenai organisasi yang

dipimpinya, karena seseorang yang cakap dan berpengalaman dalam suatu

organisasi dapat mempengaruhi berkembang atau tidaknya perusahaan

tersebut.

Untuk lebih jelasnya kiranya dapat dimengerti bahwa pada dasarnya

organisasi merupakan suatu kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Susunan organisasi di PT.

Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) merupakan suatu kebijakan

yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian tujuan yang ada. Adapun

susunan organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

adalah :

1. Kepala Cabang / Branch Manager

Tugas dan wewenang kepala cabang adalah sebagai berikut :

a. Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang

dipimpin.

b. Memastikan setiap perusahaan/bagian yang bekerja sebagaimana

seharusnya, sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.


commit to user

24

c. Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh

perusahaan.

d. Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.

e. Bertanggungjawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai

pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.

f. Bertanggungjawab atas asset cabang.

g. Melaksanakan administrasi personalia.

h. Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi

hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada dikantor cabang.

2. Supervisor Penjualan

Tugas dan wewenang Supervisor Penjualan adalah sebagai berikut:

a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Kepegawaian berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan.

b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

c. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan penjualan pada kepala Pasar

Besar Farmasi (PBF).

d. Mengkoordinir salesman dan menentukan target salesman, baik target

pencapaian omset maupun jumlah kunjungan tiap hari.

e. Melaksanakan supervisi kunjungan ke pelanggan.

f. Memantau suplay barang yang dipesan oleh pelanggan utamanya

yang berdasarkan (Surat Perintah Kerja) SPK.

g. Bersama petugas pembelian, membuat perencanaan pembelian.


commit to user

25

3. Supervisor Logistik

a. Melakukan order barang

Dalam hal ini, seorang logistik harus mempunyai daftar-daftar

supplier barang yang dibutuhkan oleh perusahan untuk menunjang

produksi. Seorang logistik juga harus sering berkoordinasi dengan

koordinator produksi dan pihak supplier supaya kebutuhan logistik

barang tetap pada porsinya. Order barang bisa dilakukan via email,

telepon, atau fax. tapi sebelumnya kita menghubungi pihak supplier

bahwa kita akan melakukan order. Dalam negoisasi dengan supplier,

tekankan jiwa bahwa pihak yang mengorder adalah raja sehingga

seorang pekerja logistik harus tegas khususnya dalam memastikan

kapan barang datang.

b. Menerima barang

Setelah melakukan order, pastikan barang datang tepat waktu sesuai

dengan perjanjian. Ketika barang sudah datang, maka seorang logistik

lah yang menandatangani struk penerimaan barang. Setelah itu,

pastikan barang yang diterima dalam keadaan baik dan jumlah yang

dikirim sesuai dengan yang di order.

c. Invoice

Invoice merupakan penagihan, setelah faktur penjulan kita terima,

masukkan semua dalam data faktur penangihan. Setelah semuanya

selesai dilakukan, menyerahkan penagihan tersebut ke bagian staf

keuangan untuk membayarnya.

d. Distribusi

Setelah semua selesai dan sudah pasti bahwa barang yang sudah

sesuai dengan order, maka tugas selanjutnya adalah mendistribusikan

barang-barang tersebut ke bagian-bagian produksi yang memerlukan.


commit to user

26

e. Controlling

Setelah didistribusikan bukan berarti tugas seorang logistik selesai,

seorang logistik masih harus memonitoring dan mengontrol bahwa

barang tersebut digunakan dengan sewajarnya.

4. Asman Distribusi

Kepala Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mempunyai

tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang kelembagaan dan

analisis jabatan.

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :

a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis

Jabatan berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai

peraturan perundangundangan yang berlaku serta sumber data yang

tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan.

b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

5. Supervisor Transito Out

a. Menerima surat pesanan (SP) dari Asman Distribusi dan memeriksa

ketersediaan barang, membuat Surat Kirim Barang (SKB) rangkap 3,

menyiapkan barang, memeriksa kesesuaian antara barang dengan

Surat Kirim Barang (SKB) dan menandatangani Surat Kirim Barang

(SKB).

b. Menyerahkan barang kepada pengantar barang dan meminta bukti

penerimaan barang oleh pengantar dan ditanda tangani.

c. Mengarsipkan Surat Kirim Barang (SKB-3).

d. Mencocokan dengan Surat Kirim Barang (SKB-3), bila cocok maka

menyerahkan Surat Kirim Barang (SKB-3).


commit to user

27

6. Supervisor TU

Tugas dan wewenang Supervisor TU adalah sebagai berikut:

a. Membuat laporan hutang dan piutang dagang.

b. Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank.

c. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala Pasar


d. Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal

umumnya.

e. Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat.

7. Administrasi Inkaso

Tugas dan wewenang Administrasi Inkaso adalah sebagai berikut :

a. Menyampaikan masukan dan usulan pada kasi TU dan kepala Pasar


b. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasi TU dan kepala

Pasar Besar Farmasi (PBF).

c. Memberikan masukan tentang pelanggan yang sulit ditagih dan

membuat daftar hitam atau blacklist agar tidak dilayani.

d. Bertanggungjawab (menerima dan menyimpan) alat tagih dari kepala

PBF sesuai dengan kreasi faktur.

8. Administrasi Pembelian

Tugas dan wewenang Administrasi Pembelian adalah sebagai berikut :

a. Mengecek barang yang datang dan mencocokan dengan pesanan

mengenai item, jumlah, harga dan diskon.

b. Mencetak laporan pembelian tiap akhir minggu.

c. Mengerjakan pengadaan barang dagang, baik rutin maupun non rutin

baik intern maupun ekstern.

d. Mengentri pembelian berdasarkan copy faktur/SPB/TT yang telah

diakui penerimanya oleh gudang.


commit to user

28

9. Administrasi Personalia dan Kasir

Tugas dan wewenang Administrasi personalia dan kasir adalah sebagai

berikut :

a. Bertanggungjawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan

uang.

b. Bersama TU merencanakan pengeluaran uang sesuai cash budget.

10. Administrasi Pajak

Tugas dan wewenang Administrasi Pajak adalah sebagai berikut:

a. Membuat laporan pajak.

b. Mengecek barang yang datang.

c. Menandatangani faktur pajak untuk setiap faktur yang terbit.

d. Setiap hari memeriksa buku penjualan dengan faktur pajak yang

terbit.

e. Meneruskan faktur pajak pada inkaso untuk dimintakan tanda tangan

pada pelanggan sebelum diperhitungkan dengan tagihanya.

11. Kepala Gudang

Tugas dan wewenang Kepala Gudang adalah sebagai berikut :

a. Bertanggungjawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran

barang di gudang.

b. Mengeluarkan barang berdasarkan faktur yang diterbitkan operator

dengan memperhatikan nomor urut tercetak atau pengganti yang

diparaf oleh bagian penjualan.

c. Memberikan masukan pada petugas pembelian mengenai barang yang

sudah berkurang atau kosong.


commit to user

29

12. Fakturis

Tugas Fakturis adalah sebagai berikut :

a. Menerima pesanan via telepon.

b. Membuat faktur berdasarkan konsep pesanan dari salesman atau dari

petugas penjualan tender atau instansi dan selanjutnya menyerahkan

pada PJ Gudang.

c. Mengentri dan mencetak faktur komersial dan faktur pajak.

d. Membuat laporan per periode dan perdebitur atau produk.

13. Salesman

Tugas Salesman adalah sebagai berikut:

a. Mengadakan pembinaan pelanggan dan mencari order.

b. Membuat rencana kunjungan dengan koordinasi dengan bagian

penjualan.

c. Membantu pengiriman barang bila ada pesanan CITO (Pesanan yang

harus segra diantar).

d. Memberian masukan mengenai kondisi dan potensi pasar serta

kegiatan competitor.

e. Bertanggungjawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan.

14. Pengirim Barang

Tugas dan wewenang Pengirim Barang adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan pengiriman barang baik dalam kota maupun luar kota.

b. Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh PJ Gudang.

c. menyerahkan barang ke cabang dengan tanda bukti penerimaan

barang dengan menandatangani Surat Kirim Barang (SKB).

d. Mengantar kasir pergi ke bank untuk menyetor atau mengambil uang.


commit to user

31

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Prosedur Distribusi Barang di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution yang mengacu pada SOP (Standart Operating Procedure)

Hasil pengamatan penulis mengenai Prosedur Distribusi Barang di PT.

Kimia Farma Trading and Distribution adalah sebagai berikut :

1. Menyiapkan Faktur

Dalam tahap menyiapkan faktur, bagian fakturis mendata SP (Surat

Pesanan) terlebih dahulu. Pendataan SP (Surat Pesanan) dapat dilakukan

dengan beberapa cara, yaitu :

a. Pemesanan Produk Melalui Salesman

Salesman mendatangi outlet-outlet atau apotek-apotek yang berada di

wilayah Surakarta dan luar Surakarta, kemudian Salesman menawarkan

produk-produk yang ada di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Setelah pelanggan/konsumen menyetujui untuk membeli dan memesan

barang tersebut, maka salesman mencatat SP (Surat Pesanan) dan

langsung dikirimkan ke kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and

Distribution.

b. Pemesanan Produk Secara Langsung

Pelanggan atau konsumen datang langsung ke kantor cabang PT. Kimia

Farma Trading and Distribution untuk memesan atau membeli barang

yang diinginkan. Pelanggan menyerahkan SP (Surat Pesanan) yang

nantinya akan dibuat faktur oleh bagian fakturis.

c. Pemesanan Produk Melalui Telepon

Pelanggan atau konsumen memesan barang dengan cara menghubungi

kantor cabang PT. Kimia Farma Trading and Distribution melalui


commit to user

32

telepon, kemudian barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen

tersebut dicatat oleh bagian fakturis yang nantinya akan dibuat faktur.

Setelah SP (Surat Pesanan) didapat, maka bagian fakturis

memberikan SO (Sales Order) atau nomor urut faktur kemudian di entry

(memasukan nama barang yang sudah dipesan oleh pelanggan ke dalam

komputer). Setelah itu sebelum faktur dicetak, bagian fakturis

memposting/menyimpan data terlebih dahulu, setelah selesai diposting

lalu faktur trsebut dicetak rangkap 5 (lima), yaitu:

Lembar 1 dan 2 : faktur asli, untuk penagih atau inkaso

Lembar 3 : copy faktur, untuk arsip gudang

Lembar 4 dan 5 : copy faktur, untuk pelanggan atau konsumen

Kelima faktur tersebut dijadikan satu dan diberi stample PT. Kimia

Farma Trading and Distribution, kemudian kelima faktur tersebut

diserahkan ke bagian logistik atau gudang. Setelah itu kepala gudang

memberikan tanda tangan guna untuk pengambilan barang yang ada di

dalam gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Dalam pengamatan yang dilakukan oleh penulis, pada tahap

penyiapan faktur ini bagian fakturis sering mengalami salah pengetikan

dalam mencetak faktur. Misalnya, pelanggan memesan obat jenis

Piroksikam 10mg, tetapi fakturis mengalami salah pengetikan menjadi

Piroksikam 20mg. Tetapi masalah ini tidak terlalu berpengaruh dalam

proses pendistribusian barang di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution, sebab fakturis langsung melakukan pengetikan ulang pada

faktur tersebut. Biasanya setelah faktur selesai dicetak bagian fakturis

langsung meneliti faktur tersebut, apakah faktur tersebut sudah benar

atau belum. Dan selama penulis magang di PT. Kimia Farma Trading

and Distribution penulis belum pernah menemui adanya faktur yang

salah pengetikan masuk sampai ke gudang.


commit to user

33

2. Menyiapkan Barang

Setelah faktur mendapat tanda tangan dan telah disetujui oleh

kepala gudang, maka petugas gudang mengambil barang pesanan tersebut

sesuai dengan jumlah dan nomor batch yang tertera didalam faktur. Dalam

proses penyiapan barang, petugas gudang mengambil barang-barang yang

ada di dalam gudang dengan menggunakan sebuah keranjang yang

digunakan sebagai wadah untuk membawa barang tersebut. Setelah itu,

petugas gudang memulai dengan melakukan pemotongan atau

pengambilan barang. Pemotongan barang adalah proses dimana petugas

gudang mengambil barang yang terdapat di rak masing-masing obat sesuai

dengan isi faktur, lalu mencatat nama outlet atau apotek, alamat, tanggal,

stok barang, jumlah barang serta tanda tangan oleh petugas gudang yang

melakukan pemotongan barang tersebut ke dalam kartu APG

(Administrasi Persediaan Gudang) yang telah disediakan. Biasanya kartu

APG (Administrasi Persediaan Gudang) tersebut diletakan diatas rak obat.

Masing-masing jenis obat memiliki kartu APG (Administrasi Persediaan

Gudang) sendiri-sendiri.

Dalam tahap penyiapan barang ini, petugas gudang harus berhati-

hati dalam memindahkan barang-barang tersebut kedalam keranjang,

sebab sebagian besar barang yang terdapat di gudang milik PT. Kimia

Farma Trading and Distribution bersifat injeksi, yaitu barang mudah pecah

dan rusak. Setelah pengambilan atau penyiapan barang ini selesai,

selanjutnya barang tersebut diletakkan ke sebuah meja besar untuk

kemudian dilakukan pengecekan oleh petugas.

3. Mencocokkan Faktur Dengan Fisik Barang

Barang yang sudah disiapkan oleh petugas gudang kemudian di

cek dan dicocokkan sesuai faktur sebelum dilakukan pengepakan atau

pengemasan. Barang tersebut di cek atau diteliti satu persatu, apakah

barang tersebut sudah sesuai dengan isi faktur atau belum. Apabila barang

tersebut belum cocok dan masih terdapat suatu kesalahan, maka petugas


commit to user

34

gudang yang melakukan pemotongan atas barang tersebut dimintai oleh

petugas bagian pengecekan barang untuk menukarnya kembali kedalam

gudang. Misalnya, di dalam faktur tertera Amoxilin 500mg, tetapi petugas

gudang yang melakukan pemotongan barang tersebut salah mengambil

Amoxilin 250mg, maka petugas gudang yang melakukan pemotongan

barang tersebut harus menukarnya kembali kedalam gudang sesuai dengan

apa yang tertera di dalam faktur. Setelah faktur sudah sesuai dengan fisik

barang maka petugas gudang melakukan pengepakan/pengemasan.

Didalam proses pengepakan, apabila barang yang dipesan oleh

pelanggan atau konsumen tidak terlalu banyak maka pengepakan

dilakukan dengan menggunakan kantong plastik. Petugas memasukkan

barang tersebut ke dalam kantong plastik satu persatu dan ditata rapi.

Tetapi apabila barang yang dipesan oleh pelanggan atau konsumen dalam

jumlah yang banyak, maka pengepakan barang dilakukan dengan

menggunakan kardus. Petugas gudang memasukkan barang-barang

tersebut kedalam kardus satu persatu dan ditata rapi agar kemasan barang

tidak rusak. Setelah pengepakan atau pengemasan selesai, kelima faktur

diletakan diatas barang yang sudah di kemas tersebut kemudian dikirimkan

kepada pelanggan dan dituliskan nama masing-masing apotek. Agar pada

saat pengiriman barang, barang tidak tertukar dengan apotek lain. Sebelum

pengiriman barang dilakukan, faktur tersebut dicatat terlebih dahulu ke

dalam buku ekspedisi atau buku pengiriman barang oleh bagian pengantar

barang.

Setelah pencatatan faktur kedalam buku ekspedisi selesai, barang

tersebut dimasukkan kedalam mobil box pengantar barang milik PT.

Kimia Farma Trading and Distribution untuk kemudian dikirim sesuai

dengan alamat yang tertera didalam faktur.

Dalam pengamatan penulis pada saat magang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution, pada tahap ini tidak pernah terjadi kendala atau

hambatan. Tetapi, menurut narasumber yakni Sdr Muladi mengatakan

bahwa dulu pernah tejadi kesalahan dalam mencocokan faktur dengan fisik


commit to user

35

barang hingga barang yang salah tersebut sampai ke tangan pelangggan

atau konsumen. Lalu pihak PT. Kimia Farma Trading and Distribution

memberikan solusi dengan cara meretur barang.

4. Tanda Terima Ekspedisi

Setelah pengiriman barang sampai ke tangan pelanggan atau

konsumen, selanjutnya pelanggan menandatangani kelima faktur tersebut

guna sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah benar-benar sampai

dan telah diterima oleh pelanggan. lembar faktur 4 dan 5 diserahkan

kepada pelanggan atau konsumen, sedangkan lembar faktur ke 1, 2 dan 3

dikembalikan lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Setelah pengiriman barang tersebut dinyatakan selesai, maka petugas

pengantar barang kembali lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trading and

Distribution dan kemudian faktur 1,2 dan 3 diserahkan kepada bagian

administrasi gudang. Bagian administrasi gudang memilah dan

mengurutkan faktur sesuai dengan nomor faktur dan tanggal faktur.

Kendala yang dihadapi oleh PT. kimia Farma Trading and

Distribution setelah pengiriman barang sampai ketangan pelanggan adalah

pengiriman barang tidak tepat waktu. Hal itu dikarenakan tempat yang

dijangkau cukup jauh dan jumlah armada serta tenaga pengantar barang

sangat terbatas. Dan kendala yang dihadapi disini adalah jika kendaraan

mengalami kerusakan, maka pengiriman barang akan terlambat sampai

ketangan kosumen. Jika pihak konsumen tersebut adalah rumah sakit,

biasanya pada bagian penerimaan barang di rumah sakit tutup sekitar

pukul 14:00 WIB. Sehingga barang tidak jadi dikirim dan akan dibawa

lagi ke gudang PT. Kimia Farma Trdading and Distribution dan hari

berikutnya akan dikirim kembali.


commit to user

36

5. Proses Inkaso

Proses inkaso adalah dimana dalam pembayaran tagihan ini telah

dinyatakan lunas oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Setelah

itu, faktur 1, 2 dan 3 diserahkan kepada bagian inkaso. Lembar faktur 1 dan

2 disimpan oleh bagian inkaso dan lembar faktur 3 disimpan sebagai arsip

gudang.

Dalam pembayaran tagihan ini, PT. Kimia Farma Trading and

Distribution memberikan jangka waktu pembayaran kredit selama 28 hari

untuk barang rutin atau barang regular. Jika sudah jatuh tempo maka

penagih akan melakukan tagihan kepada pihak yang bersangkutan. Tetapi

dengan pembayaran secara kredit, seringkali pelanggan terlambat

membayar tagihan tersebut. Sehingga menyebabkan pelayanan penjualan

untuk pelanggan yang terlambat membayar terpaksa diberhentikan dan

pelanggan tidak bisa memesan atau order barang dibulan berikutnya serta

tidak akan dilayani sebelum tagihan-tagihan tersebut dilunasi. Untuk

barang jenis narkotika dan psikotropika, pembayaran harus dilakukan

secara tunai. Jika barang sudah diantar ke pelanggan dan pelanggan tidak

membayar secara tunai, maka barang tersebut akan dikembalikan lagi ke

gudang dan tidak akan dikirim kembali.

6. Proses claim

Proses claim dilakukan jika barang yang telah dikirim kepada

pelanggan masih terdapat suatu kesalahan dan tidak sesuai dengan isi

faktur atau permintaan pelanggan. PT. Kimia Farma Trading and

Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan cara meretur

barang.

Misalnya, pelanggan memesan vice rasa strawberry 3box, tetapi barang

yang dikirim adalah vicee rasa anggur 3box. Maka, bagian pengantar

barang akan membawa barang yang salah tersebut kembali ke gudang dan

melaporkannya kepada kepala gudang. Setelah itu hari berikutnya barang

akan dikirim lagi kepada pelanggan sesuai permintaan.


commit to user

37

Beberapa fasilitas yang diberikan oleh PT. Kimia Farma Trading and

Distribution setelah barang sampai ketangan pelanggan atau konsumen, yaitu:

a. Apabila dalam pengiriman barang dan kemasan barang tersebut

mengalami kerusakan, maka pihak PT. Kimia Farma Trading and Distribution

bersedia mengganti barang tersebut dengan barang yang baru.

b. Jika barang yang diterima oleh pelanggan tanggal kadaluwarsanya akan

berakhir, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution akan bersedia

mengganti barang tersebut dengan yang baru dan tanggal kadaluwarsanya

masih panjang. Dengan catatan, harus melaporkan hal itu kepada PT. Kimia

Farma Trading and Distribution 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa.

c. Jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan isi faktur atau permintaan

konsumen, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia

mengganti barang tersebut dengan cara meretur barang.

Misalnya: pelanggan memesan sangobion 2 box, tetapi barang yang dikirim

adalah enervon C 2box, maka bagian pengantar barang tersebut akan

membawa barang yang salah tersebut kembali ke gudang dan melaporkannya

kepada kepala gudang, setelah itu hari berikutnya barang akan dikirim lagi

kepada pelanggan.

d. Pelanggan dapat mengajukan penolakan jika barang yang dikirim tidak

sesuai dengan permintaan pelanggan. Misalnya, barang yang dikirim tidak

sesuai dengan kuantitas/jumlah tidak sesuai dengan spesifikasi dan barang

tidak berfungsi.

e. Dalam sistem pembayaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution

menggunakan sistem pembayaran secara tunai dan kredit, jatuh tempo untuk

pembayaran secara kredit adalah 28 hari untuk barang rutin atau regular.

namun untuk obat jenis narkotika dan psikotropika pembayaran yang

dilakukan harus secara tunai.


commit to user

38

B. DIAGRAM ALIR PROSEDUR DISTRIBUSI BARANG

Untuk lebih jelasnya, prosedur distribusi barang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution dapat dilihat pada diagram alir dibawah ini.


commit to user

39

Prosedur Distribusi Cabang ke Pelanggan

Gambar 2.1

Diagram Alir

Supervisor Penjualan Supervisor Logistik Pengantar Barang Pelanggan

Mulai

Faktur 1,2,3,4,5

Faktur 1,2,3,4,5

Menyiapkan barang

Mencatat kartu APG dari buku

ekspedisi pengiriman barang

Mencocokkan faktur dengan fisik

barang

Barang

Faktur 1,2,3,4,5

Barang

Faktur 1,2,3,4,5

Tanda terima ekspedisi

Barang

Faktur 1,2,3,4,5

Faktur 1,2,3,4,5

Barang

Faktur 1,2,3,4,5

Faktur 3

Faktur 1,2,3

Proses inkaso

Proses claim

Selesai

Y

T


commit to user

40

C. Hambatan yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and

Distribution dalam pendistribusian barang

Hasil pengamatan penulis mengenai kendala yang dihadapi oleh PT.

Kimia Farma Trading and Distribution pada saat pendistribusian barang

adalah sebagai berikut :

1. Terbatasnya Armada Pengiriman

Pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, armada atau alat

transportasi yang digunakan untuk mengirim barang jumlahnya terbatas.

Menurut nara sumber Sdr Muladi, mengatakan bahwa di PT. Kimia farma

Trading and Distribution sekarang ini hanya memiliki 3 buah Mobil box

untuk mengirimkan barang. Dalam sehari mobil box itu digunakan untuk

mengirim barang berkali-kali, itupun menempuh jarak yang cukup jauh,

yaitu didalam dan diluar kota. Namun kendala yang dihadapi disini adalah

jika kendaraan mengalami kerusakan, maka pengiriman barang ke

konsumen akan tertunda dan tidak tidak tepat waktu.

2. Terbatasnya Jumlah Tenaga Kerja Dalam Pengiriman Barang

Jumlah tenaga kerja dalam pengiriman barang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution sangat terbatas, baik dalam pengiriman didalam

maupun luar kota. Hal ini menyebabkan pengiriman barang di PT. Kimia

Farma Trading and Distribution menjadi terhambat dan barang sampai ke

konsumen tidak tepat waktu.

3. Terbatasnya Jumlah Barang

Keterlambatan pengiriman barang dari produsen atau tidak diproduksinya

kembali barang yang dipesan, mengakibatkan barang yang tersedia di PT.

Kimia Farma Trading and Distribution jumlahnya terbatas. Sehingga

pelanggan yang memesan barang tersebut akan membatalkan pesananya.

Hal ini tentu saja akan berdampak pada volume penjualan.


commit to user

41

4. Pembayaran Tagihan Terlambat

Dalam sistem pembayaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution

menggunakan pembayaran secara tunai dan kredit. untuk obat jenis

narkotika dan psikotropika pembayaran dilakukan secara tunai, sedangkan

untuk obat regular atau obat rutin pembayaran dilakukan secara kredit.

Dengan pembayaran secara kredit, seringkali pelanggan terlambat

membayar, sehingga menyebabkan pelayanan penjualan untuk pelanggan

yang terlambat membayar terpaksa diberhentikan sebelum semua tagihan

dilunasi. Hal ini mengakibatkan berkurangnya konsumen aktif, sehingga

omset penjualan menjadi tidak maksimal.


commit to user

42

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan pada bab

sebelumnya tentang segala sesuatu yang menyangkut judul laporan tugas akhir

yakni “ Prosedur Distribusi Barang Di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution Cabang Manahan Surakarta”.

Pada akhirnya penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

2. Dalam mendistribusikan produk-produknya, PT. Kimia Farma Trading

and Distribution menggunakan distribusi tidak langsung. Distribusi tidak

langsung adalah produsen menjual produk-produknya kepada konsumen

dengan menggunakan perantara. Penggunaan perantara ini sangat

membantu produsen yang mempunyai jangkauan pasar yang luas dan

menyebar. Perantara yang digunakan dalam pendistribusian barang

tersebut berupa agen, pedagang besar dan pengecer.

Keuntungan yang di dapat dengan menggunakan distribusi tidak

langsung adalah sebagai berikut:

a. Perantara dapat membantu mencari konsumen.

b. Mengurangi tugas produsen dalam kegiatan distribusi untuk mencapai

konsumen.

c. Perantara dapat membantu dibidang keuangan dengan menyediakan

sejumlah dana untuk melakukan penjualan.

d. Perantara dapat membantu di bidang penyimpanan barang dengan

menyediakan fasilitas-fasilitas penyimpanan seperti gudang, sehingga

sewaktu-waktu dibutuhkan oleh konsumen dapat dipenuhi.


commit to user

43

e. Perantara dapat membantu di bidang pengangkutan dengan

menyediakan alat-alat transportasi, sehingga meringankan beban

produsen maupun konsumen untuk mencarinya.

f. Perantara dapat membantu menyediakan perantara yang dibutuhkan

untuk beberapa jenis produksi tertentu, sehingga produsen tidak perlu

menyediakanya.

g. Kegiatan distribusi dapat berjalan dengan lancar bilamana perantara

sudah memiliki pengalaman.

3. Langkah-langkah atau prosedur Distribusi barang di PT. Kimia Farma Trading

and Distribution meliputi :

a. Menyiapkan faktur

Dalam tahap menyiapkan faktur, bagian fakturis mendata SP (Surat

Pesanan) terlebih dahulu. Pendataan SP (Surat Pesanan) dapat dilakukan

dengan beberapa cara, yaitu :

1) Pemesanan produk melalui Salsman

2) Pemesanan produk secara langsung

3) Pemesanan produk melalui telepon

b. Menyiapkan barang

c. Mencocokkan faktur dengan fisik barang

d. Tanda terima ekspedisi

e. Proses inkaso

f. Proses claim

4. Beberapa fasilitas yang diberikan oleh PT. Kimia Farma Trading and

Distribution setelah barang sampai ketangan pelanggan atau konsumen adalah

sebagai berikut:

a. Apabila dalam pengiriman barang dan kemasan barang tersebut

mengalami kerusakan, maka pihak PT. Kimia Farma Trading and

Distribution bersedia mengganti barang tersebut dengan yang baru.


commit to user

44

b. Jika barang yang diterima oleh pelanggan tanggal kadaluwarsanya akan

berakhir, maka PT. Kimia Farma akan bersedia mengganti barang tersebut

dengan yang baru dan tanggal kadaluwarsanya masih panjang. Dengan

catatan, harus melaporkan hal itu kepada PT. Kimia Farma Trading and

Distribution 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa.

c. Jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan isi faktur atau permintaan

konsumen, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution bersedia

mengganti barang tersebut dengan cara meretur barang.

d. Pelanggan dapat mengajukan penolakan jika barang yang dikirim tidak

sesuai dengan permintaan pelanggan. Misalnya, barang yang dikirim tidak

sesuai dengan kuantitas/jumlah barang tidak sesuai dengan spesifikasi dan

barang tidak berfungsi.

e. Dalam sistem pembayaran, PT. Kimia Farma Trading and Distribution

menggunakan sistem pembayaran secara tunai dan kredit. Jatuh tempo

untuk pembayaran secara kredit adalah 28 hari untuk barang rutin atau

regular. Namun, untuk obat jenis narkotika dan psikotropika pembayaran

yang dilakukan harus secara tunai.

5. Kendala yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution dalam

pendistribusian barang, yaitu :

a. Terbatasnya armada pengiriman

b. Terbatasnya jumlah tenaga kerja dalam pengiriman barang

c. Terbatasnya jumlah barang

d. Pembayaran tagihan terlambat

prosedur distribusi barang di pt. kimia farma …/prosedur... · kata pengantar ... staff pt. kimia...

Documents