MODUL 5

SURAT DAN MEMO

Ayuningtyas YH, S.IP.,M.M

(copyrights Rizal Ramdan Padmakusumah, S.E., M.M & Riski Taufik Hidayah, S.E., M.M)

PENDAHULUAN

Deskripsi Singkat : Mempelajari dan menggali berbagai aspek tentang bagaimana melakukan komunikasi bisnis yang efektif, baik dari segi teknis maupun non teknis.

Tujuan Instruksional Umum : Setelah mengikuti mata kuliah ini mahasiswa mampu menjelaskan mengenaiperencanaan pesan tertulis.

Relevansi : Mata kuliah ini sebagai mata kuliah yang membekali mahasiswa dengan kemampuan soft skill komunikasi, di mana kemampuan soft skill ini akan berguna bagi mahasiswa dalam kesuksesannya menjalankan profesional maupun sebagai pebisnis.

pekerjaan sebagai

PENYAJIAN

Topik : Surat dan Memo Tujuan Instruksional Khusus : Setelah mempelajari pokok bahasan ini, mahasiswa mampu

menjelaskan dan memahami mengenai penulisan surat dan memo, mampu mengkonseptualisasikan dengan konteks bisnis yang nyata serta mampu meningkatkan kemampuan teknis menulis surat dan memo.

Petunjuk Penggunaan Modul : Bacalah terlebih dahulu uraian materi mengenai pokok bahasan ini, lalu kerjakanlah soal latihan yang tersedia untuk mereview pembelajaran.kemudian kerjakan pula tugas yang tersedia (sesuai instruksi dosen pengampu)

Review modul 4 :

Perencanaan laporan Tertulis

-

-

-

-

-

-

Tahap-tahap komunikasi tertulis

Menganalisa tujuan dan penerima pesan

Menganalisa audien

Menentukan ide utama

Pemilihan channel dan media

Pengorganisasian dan penyusunan pesan bisnis

Uraian Materi Modul 5 :

SURAT DAN MEMO

Menulis surat bisnis yang efektif adalah merupakan sesuatu keterampilan yang harus

dikuasai oleh pebisnis. Menurut Rasberry (2000) keterampilan menulis merupakan

keterampilan yang berada pada ranking atas dari keterampilan komunikasi yang harus

dikuasai oleh individu yang bergerak dalam bisnis. Surat dan memo adalah hal yang ditulis

hampir setiap hari untuk melancarakan operasi perusahaan.

Alasan Penulisan Surat dan Memo

Ada beberapa alasan mengapa orang menulis surat. Pertama ialaha karena ia ingin

berkomunikasi dengan pihak lain di tempat yang berbeda dengan jarak yang relatif jauh.

Kedua, alasan biaya, untuk dapat bertatap muka dan berbicara langsung diperlukan biaya

perjalanan. Apabila pembicaraan dilakukan melalui telepon akan menyebabkan

pengeluaran yang tidak kecil, apalagi waktu yang diperlukan untuk berkomunikasi lama

dengan frekuensi yang tinggi.

Format Surat Bisnis

Korespondensi dalam dunia bisnis memerlukan format atau bentuk penulisan surat sesuai

dengan standar yang berlaku. Dalam korespondensi bisnis dikenal 3 gaya atau bentuk

penulisan surat yang paling sering digunakan yaitu: full block style, modified block dan

traditional style. Berikut contoh gambaran tentang bentuk-bentuk penulisan surat tersebut:

- Ful Block Form

Pada bentuk ini setiap awal pengetikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang

disusun dengan gaya ini berspasi tunggal.

Contoh :

Universitas Widyatama

Jl. Cikutra 204 A

Bandung

13 Desember 2013

Kepada Yth.

Saudara Firdi Akbar

Jl. Merpati No. 35

Bandung

Dengan Hormat,

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

....................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

....................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

....................................

Salam,

Kuat Watsono

Tembusan:

-Pembantu Rektor Bidang Operasional

-Arsip

- Modified Block System

Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan full block style, setiap awal baris dimuali

dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date (tanggal), complementary close (salam

penutup), dan the signatura line.

Contoh :

Universitas Widyatama Jl. Cikutra 204 A

Bandung

13 Desember 2013

Kepada Yth. Saudara Firdi Akbar Jl. Merpati No. 35 Bandung

Dengan Hormat,

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

....................................

............................................................................................................................................

....................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

....................................

............................................................................................................................................

....................................

Salam,

Kuat Watsono

Tembusan: -Pembantu Rektor Bidang Operasional -Arsip

- Traditional Style

Pada bentuk surat ini setiap awal paragraph diketik menjorok ke dalam. Selebihnya

sama dengan pengetikan surat dalam bentuk block.

Contoh :

Universitas Widyatama Jl. Cikutra 204 A

Bandung

13 Desember 2013

Kepada Yth. Saudara Firdi Akbar Jl. Merpati No. 35 Bandung

Dengan Hormat,

...................................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ..........................................

...................................................................................................................................... ..........................................

...................................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ..........................................

...................................................................................................................................... ..........................................

Salam,

Kuat Watsono

Tembusan: -Pembantu Rektor Bidang Operasional -Arsip

Bagian Surat (Letter Parts)

Surat bisnis terdiri atas bagian-bagian surat. Ketentuan ini berlaku dalam korespondensi

bisnis internasional. Bagian surat diklasifikasikan dalam dua kategori: bagian surat yang

baku dan surat yang bersifat tambahan.

1. Bagian Surat yang Baku

a. Kepala surat

b. Tanggal

c. Alamat tujuan

d. Salam pembuka

e. Badan surat

f. Tanda tangan

2. Bagian Tambahan

a. Catatan untuk penerima

b. Untuk perhatian

c. Perihal

d. Halaman lembar kedua

e. Nama perusahaan

f. Inisial penulis surat

g. Catatan lampiran

h. Catatan tembusan

i. Catatan tentang sifat pengiriman

j. Catatan tambahan

Amplop

Penulisan alamat pada sampul surat sama dengan inside addres dengan urutan sebagai

berikut:

a. Nama dan sebutan/jabatan penerima

b. Nama bagian/departemen/seksi

c. Nama perusahaan/lembaga

d. Nama gedung

e. Nama jalan dan nomor

f. Kota dan kode pos

g. Nama negara

Memorandum

Memorandum biasa disebut MEMO, berupa formulir yang digunakan untuk

menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah

perusahaan. Formulir memo berupa cetakan dengan dua macam ukuran. Ukuran standar 8

½ x 11 inci, dan ukuran eksklusif 5 x 8 ½ inci. Biasanya memo menggunakan struktur

standar yang terdiri dari : To (kepada siapa), Subject (hal yang dibicarakan), dan Date

(Tanggal).

Penggunaan Memo Dalam Komunikasi

Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis antara pihak sebagai berikut :

-

-

Karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada umumnya bernada informasi.

Pimpinan dan bawahan, pada umumnya bergaya formal

Keuntungan menggunakan memo:

a. Dapat digunakan sebagai catatan tertulis

b. Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang rumit dengan singkat

c. Dapat menghubungi berbagai pihak secara serempak.

Kelemahan menggunakan memo :

a. Memo tidak memuat informasi secara lengkap

b. Menimbulkan kejengkelan dari penerima

c. Mudah hilang

d. Bersifat umum

SUMBER :

Pratminingsih, Sri Astuti. 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Pertama. Yogyakarta:

Graha Ilmu.

Aditiawarman. 2002. Komunikasi Bisnis, Buku Ajar. ARS Internasional.

Thill, Jhon V and Courtland L. Bovee. 2003. Business Communication. Nrw York:

Mc GrawHill Inc.

Guffey Marry Ellen dan Rhodes K. Rogin. 2005. Business Communication.

LATIHAN SOAL

1. Apa perbedaan memo dan surat, serta kapan situasi yang tepat untuk menggunakan

memo ?

2. Menurut anda adakah perbedaan antara surat pemerintah dan surat swasta dari segi

format dan struktur surat ?

3. Bagaimana tanggapan anda jika surat di tulis dengan tangan dan tidak di tulis

dengan menggunakan komputer ?

4. Apakah layak seorang bawahan menulis memo terhadap atasan, jelaskan pendapat

anda ?

5. Apakah form untuk mengisi memo lebih baik diseragamkan (dibuat oleh

perusahaan dengan di cetak secara seragam) atau tidak perlu ?

SIMPULAN

Keterampilan menulis surat dan memo merupakan hal yang penting bagi suatu individu di

dunia bisnis khususnya. Surat dan memo adala saran formli bagi individu di dunia bisnis

formil, ketidak efektivan di dalam menulis surat dan memo akan menghambat komunikasi

dan kesuksesan di dalam bisnis maupun organisasi.

Dalam membuat surat dan memo yang baik, maka hal-hal di bawah sangat penting untuk

diperhatikan, yaitu :

-

-

-

-

-

Alasan penulisan surat dan memo

Format surat bisnis

Bagian surat

Amplop

Penggunaan memo dalam komunikasi

PENUTUP

Pada modul ke 6 akan disajikan materi mengenai laporan bisnis. Adapun isi topiknya yaitu

mengenai: laporan bisnis, klasifikasi laporan bisnis, persiapan sebelum menulis, dan

tahapan dalam penulisan laporan.