BAB IPENDAHULUAN

A. Sistem PenyimpananInstalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan perbekalan farmasi (Binfar, 2008). Perbekalan farmasi menurut undang-undang adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia, radio farmsi, dan gas medis.Kepmenkes Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit menyebutkan pengelolaan perbekalan farmasi adalah suatu proses yang merupakan siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Salah satu pengelolaan perbekalan farmasi adalah penyimpanan. Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan dari fisik yang dapat merusak mutu obat (anonim, 2008). Penyimpanan perbekalan farmasi bertujuan untuk memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan, dan memudahkan pencarian dan pengawasan. Menurut Kepmenkes Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit ruang penyimpanan harus memperhatikan kondisi, sanitasi, temperatur sinar/cahaya, kelembaban, ventilasi, pemisahan untuk menjamin mutu produk dan keamanan petugas yang terdiri dari : No.Ruangan Penyimpanan

Perbekalan farmasiUmum/standarPerlu dibuat khusus

1Obat

2Obat produksi

3Bahan baku obat

4Alat kesehatan dan lain-lain

No.Ruangan Penyimpanan

Perbekalan farmasiUmum/standarPerlu dibuat khusus

5Obat termolabil

6Alat kesehatan dengan suhu rendah

7Obat mudah terbakar

8Obat berbahaya

Adapun keterangan tentang ruang penyimpanan umum dan khusus adalah sebagai berikutRuang penyimpanan umumRuang penyimpanan khusus

1. Lemari rapi dan terlindung dari debu, kelembababn dan cahaya yang berlebih.2. Lantai dilengkapi dengan palet1. Lemari pendingin dan AC untuk obat yang termolabil2. Fasilitas peralatan penyimpanan dingin harus dievaluasi secara berkala3. Lemari khusus untuk narkotik dan obat psikotropika4. Peralatan untuk penyimpanan obat, penanganan dan pembuangan limbah sitotoksik dan obat berbahaya harus dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan petugas, pasien dan pengunjung.

Standar Penyimpanan ObatStandar penyimpanan obat yang sering digunakan adalah sebagai berikut (anonim, 2010). :a. Persyaratan gudang1.) Luas minimal 3 x4 m22.) Ruang kering tidak lembab3.) Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab4.) Cahaya cukup5.) Lantai dari tegel atau semen6.) Dinding dibuat licin7.) Hindari pembuatan sudut lantai atau dinding yang tajam8.) Ada gudang penyimpanan obat9.) Ada pintu dilengkapi kunci ganda10.) Ada lemari khusus untuk narkotika

b. Pengaturan penyimpanan obat1.) Menurut bentuk sediaan dan alfabetis2.) Menerapkan sistem FIFO dan FEFOFirst Expire First Out adalah mekanisme penggunaan obat yang berdasarkan prioritas masa kadaluarsa obat tersebut. Semakin dekat masa kadaluarsa obat tersebut, maka semakin menjadi prioritas untuk digunakan. First in First Out mekanisme penggunaan obat yang tidak mempunyai masa kadaluarsa. Prioritas penggunaan obat berdasarkan waktu kedatangan obat. Semakin awal kedatangan obat tersebut, maka semakin menjasi prioritas untuk digunakan.3.) Menggunakan almari, rak, dan pallet4.) Menggunakan almari khusus untuk menyimpan narkotika dan psikotropika5.) Menggunakan almari khusus untuk perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan pada suhu tertentu6.) Dilengkapi kartu stock obat

c. Tata ruangSalah satu tempat penyimpanan perbekalan farmasi adalah gudang. Gudang merupakan tempat penyimpanan sementara perbekalan farmasi sebelum didistribusi berfungsi untuk memperpendek jarak antara obat dengan pemakai segingga kelancaran permintaan dan keamananpersediaandapat terjamin.Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang sebagai berikut:1. Kemudahan bergerakUntuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut:a.) Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.b.) Berdasrkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gedung dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U, atau arus L. 2. Sirkulasi udara yang baik.Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang bhaik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas angin belum cukup maka ventilasi melalui atap.3. Rak dan Pallet Penempatan rak yang tepat dan menggunakan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi.a.) Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjirb.) Peningkatan efisiensi penangan stokc.) Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyakd.) Pallet lebih murah daripada rak

4. Kondisi penyimpanan khususa.) Vaksin memerlukan cold chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrikb.) Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkuncic.) Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bagunan khusus terpisah dari gudang induk5. Pencegahan kebakaranPerlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan mudah terbakar, seperti dus, karton, dll. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih berfungsi atau tidak.

2. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam fungsi penyimpanan dan gudang a. Masalah keamanan dan bahaya kebakaran merupakan resiko terbesar dari penyimpanan. Apalagi barang-barang farmasi sebagian adalah mudah terbakar.b. Pergunakan tenaga manusia seefektif mungkin, jangan berlebih jumlah karyawannya sehingga banyak waktu nganggur yang merupakan biaya. Demikian juga sebaliknya, kekurangan tenaga menimbulkan antrian di pusat pelayanan (apotek, pbf, dan lain-lain) yang akan merugikan kedua belah pihak. Harus dijaga komposisi, jumlah karyawan dan pembagian kerja yang pas.c. Pergunakan ruang tersedia seefisien mungkin. Baik dari segi besarnya ruangan dan pembagian ruangan.d. Menciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih memperlancar arus barang. Barang yang datang lebih dulu, harus dikeluarkan lebih dulu (metode FIFO) dan obat dengan expire date lebih dekat harus dikeluarkan lebih dulu walaupun obat tersebut datangnya belakangan.

3. Sarana Prasarana PenyimpananSarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk penyimpanan obat ialah untuk memastikan obat berada dalam keadaan aman dan menghindari kemungkinan obat rusak. Karena itu penyimpanan harus diatur agar tercapai tujuan tersebut dengan cara:a. Mendesain struktur fisik gudangb. Terdapat organisasi pengelola gudang c. Memiliki prosedur pengeluaran obat dari gudang d. Pengaturan efisiensi kerja gudang e. Penyimpanan dan pengontrolan ersediaan di unit-unit RSf. Mengetahui keperluan (jumlah dan jenis obat) untuk setiap unitg. Adanya penanganan khusus untuk obat yang stabilitasnya dipengaruhi suhu Dalam menentukan struktur fisik gudang terdapat dua hal yang harus diperhatikan yaitu jalur distribusi obat dan seleksi letak gudang dalam suatu instalasi rumah sakit. Adapun jalur distibusi yang diperhatikan ialah jumlah dan penyebaran unit, jumlah & kapasitas fasilitas unit manajemen di tiap unit. Sedangkan untuk tata letak gudang ialah letak gudang memudahkan distribusi obat dari gudang ke unit-unit lain, jarak antara gudang & unit-unit di RS, drainage serta ukuran ruangan yang memadai dan aman.Syarat desain gudang yang baik ialah jika pemindahan barang dapat dilakukan dengan mudah, sirkulasi udara baik, lantai mudah dibersihkan, menempatkan obat menurut kelas terapi, indikasi klinik, jenis pelayanan atau menurut abjad, obat ditempatkan pada rak (menghemat tempat dan sirkulasi udara), tempat penyimpanan khusus untuk bahan mudah terbakar, dilengkapi pemadam kebakaran dan sebaiknya ada penjaga malam untuk menghindari pencurian obat.

Dilihat dari bentuknya gudang dibagi atas:Dilihat dari jenisnya gudang dibagi atas:

Gudang terbukaGudang semi terbukaGudang tertutupGudang transitGudang serbagunaGudang pendinginGudang tahan api

Daerah penyimpanan dalam gudang adalah sebagai berikut :a. Penyimpanan pada suhu kamar tak terkontrol b. Penyimpanan pada suhu kamar dgn kelembaban terkontrol c. Penyimpanan pada suhu dingin (0-8oC)d. Penyimpanan terkunci (narkotik)e. Penyimpanan utk barang mudah terbakarAda beberapa cara untuk mengklasifikasi stock agar memudahkan pencarian obat yaitu berdasarkana. Kategori terapetik/farmakologi b. Indikasi klinik c. Alfabetis d. Bentuk Dosis e. Random binf. Penggunaan g. Kode komoditas

4. Cara Penempatan Persediaan dalam GudangAda beberapa cara penempatan persediaan dalam gudang yaitu:a. Fixed Location Fixed location yaitu penempatan Item obat ditempatkan pada tempat yang tetap/sama, keuntungannya ialah lokasi tidak berpindah-pindah atau tetap, cukup untuk menempatkan jumlah barang maksimal untuk setiap item, administrasi persediaan relatif mudah. Akan tetapi kerugian dari fixed location ialah tidak fleksibel jika ada perubahan jml order, jika ada tambahan item baru tdk ada tempat, pencurian meningkat, kemungkinan ada tempat penyimpanan yang tidak terpakai.b. Fluid Location Penempatan persediaan di gudang yang dibagi dalam beberapa lokasi (diberi tanda). Keuntungannya ialah ruang lebih efisien, lebih kecil 20-25% dari ruangan fixed location. Diperlukan administrasi stock yang sempurna dan catatan tempat stok harus selalu up to date.c. Semifluid location Adapun cara yang sering digunakan ialah kombinasi dari kedua sistem di atas. Terdapat empat sistem penyimpanan perbekalan farmasi di dalam gudang yaitu sebagai berikut :1) Rak/shelves

2) Floor pallet

3) Pallet racks

4) Block-stacked pallets

5. Dasar Pemilihan Sistem PenyimpananUntuk dasar pemilihan sistem penyimpanan ialah:a. jumlah total barang yg disimpan b. volume rata-rata dari masing-masing barang c. ketinggian bangunan gudang d. peralatan mekanik yang tersedia untuk mengambil. 6. Pengaturan Tata Ruang dan Penyusunan InventoryPengaturan tata ruang dan penyusunan inventory:a. Gudang dapat ditata dengan model garis lurus,huruf U dan huruf Lb. Perhatian jenis/barang yang disimpanc. Setiap jenis/kelompok disusun sesuai abjadd. Jangan meletakkan barang langsung diatas lantai(sebaiknya diberi alas)e. Gunakan lemari khusus untuk barang narkotika dan barang kelompok Af. Susun barang dalam rak dan berikan nomor kodeg. Pisahkan penyimpanan obat dalam dan obat luarh. Box/dus bekas dapat digunakan untuk menyimpani. Barang yang voluminous dapat disimpan dalam box besar sedang yang kecil untuk menyimpan barang yang kaleng atau botolj. Keluarkan barang dari box secekupnyak. Bila satu box berisi bermacam-macam barang maka buat daftar isi box tersebut

Setelah diperoleh gudang yang dikehendaki maka seluruh barang yang disimpan harus dikelompokan dengan memperhatikan hal berikut: Kelompok/jenis barang1. Barang mempunyai fungsi sejenis2. sifat fisik seperti padat atau cair3. Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas barang yang memerlukan pendinginan selama penyimpanan atau yang mudah terbakar4. Supplyer yang sama

Tiap kelompok diedakan menjadi :1. Ukurannya berat atau bervolume besar2. Tingkat pemakain baru atau fast moving,moderat atau slow moving3. Kemudian dari masing-masing kelompok baru disimpan berdasarkan abjad4. Lebih ekonomis apabila barang fast moving, berat dan voluminous diletakkan didekat pintu.

B. Sistem DistribusiDistribusi adalah tahap untuk mewujudkan manajemen obat yang baik. Tahap ditribusi meliputi proses sejak obat diterima dari gudang, permintaan resep atau permintaan kebutuhan obat dan validasi, pemahaman dan interpretasi resep, pemberian harga, penyiapan obat, pendokumentasian dan pemberian informasi kepada pasien saat penerimaan obat (Pudjaningsih, 2000). Distrinusi yang baik dapat mempertahankan ketersediaan obat secara konstan, menjaga obat-obat tetap dalam kondisi yang baik, meminimalkan kehilangan obat karena rusak atau kadaluarsa, menjaga catatan inventaris yang akurat, mempertimbangkan jumlah obat yang disimpan, menggunakan transportasi yang tersedia, mengurangi risiko pencuria, dan mengetahui informasi yang benar untuk perkiraan obat yang dibutuhkan (Quick, 1997). 1. Kegiatan dalam siklus Distribusi :a. Pengadaan obat b. Penerimaan & pemeriksaan di gudang (jumlah, kemasan, label, jenis obat, bentuk sediaan)c. Pengendalian Persediaan (prosedur & pencatatan yg efektif)d. Penyimpanan e. Permintaan suplai (prosedur permintaan , catatan keluar & masuk obat)f. Pengiriman g. Penyiapan obat ke pasien h. Laporan pemakaian

2. Ciri Distribusi yang Baika. Obat disimpan dalam kondisi yg mampu menjamin mutu obat, kemasan tdk rusak & mudah melakukan monitoringb. Pengelolaan persediaan berjalan optimalc. Pengaturan stok (fasilitas gudang digunakan optimal)d. Memelihara pencatatan persediaan yg akurat e. Mengurangi kemungkinan terjadinya pencurian & penipuan f. Mengurangi kemungkinan terjadinya obat rusak/kadaluwarsa g. Ruang distribusi untuk pelayanan rawat jalan (Apotik)Ada ruang khusus/terpisah untuk penerimaan resep danpersiapan obat h. Ruang distribusi untuk pelayanan rawat inap (satelitfarmasi)i. Ruang distribusi untuk melayani kebutuhan ruangan- Ada ruang khusus/terpisah dari ruang penerimaanbarang dan penyimpanan barang Dilengkapi kereta dorong trolleyTahap distribusi merupakan fungsi utama pelayanan farmasi rumah sakit (Lesilolo, 2001). Distribusi penting untuk mendekatkan obat kepada pasien agar obat dapat diperoleh dengan mudah oleh pasien sesuai kebutuhan dengan biaya ekonomis, aman dan tepat.Macam macam sistem distribusi obat untuk rawat inap ada 4, yaitu: 1. Sistem floorstock Adalah suatu sistem pengelolaan dan distribusi obat sesuai dengan yang ditulis oleh dokter, pada resep obat yang disiapkan oleh perawat dan persediaan obatnya juga berada di ruang perawat dan langsung diberikan pada pasien diruang rawat inap tersebut.Keuntungan sistem ini yaitu : Obat yang diperlukan segera tersedia bagi pasien Peniadaan pengembalian obat yang tidak terpakai ke IFRS Pengurangan penyalinan resep Pengurangan jumlah personel IFRS Keterbatasan sistem ini : Kesalahan obat sangat meningkat karena resep obat tidak dikaji langsung oleh apoteker Persediaan obat di ruang perawat meningkat dengan fasilitas ruangan yang sangat terbatas Pencurian obat meningkat Meningkatnya bahaya karena kerusakan obat Penambahan modal investasi untuk menyediakan fasilitas penyimpanan obat sesuai di setiap daerah Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani obat Meningkatnya kerugian karena kerusakan obat 1. Sistem resep individual/permintaan lengkapAdalah Sistem distribusi obat resep individual adalah sistem pengelolaan dan distribusi obat oleh IFRS sentral sesuai dengan yang tertulis pada resep yang ditulis dokter untuk setiap penderita. Dalam sistem ini, semua obat yang diperlukan untuk pengobatan di dispensing dari IFRS. Resep asli dikirim ke IFRS oleh perawat, kemudian resep itu diproses sesuai dengan cara dispensing yang baik dan obat siap untuk didistribusikan kepada pasien.Keuntungan sistem distribusi resep individual : Semua resep dikaji langsung oleh apoteker yang dapat memberi keterangan atau informasi kepada perawat berkaitan dengan obat yang dipakai. Memberi kesempatan interaksi profesional antara apoteker-dokter-perawat-penderita. Pengendalian perbekalan yang mudah Mempermudah penagihan biaya kepada pasien Keterbatasan dalam sistem distribusi resep individual : Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai ke penderita Jumlah kebutuhan personel di IFRS meningkat Memerlukan jumlah perawat waktu yang lebih banyak untuk penyimpanan obat di ruangan pada waktu konsumsi obat Terjadinya kesalahan obat karena kurang pemeriksaan sewaktu penyiapan konsumsi.

1. Sistem kombinasi antara floorstock dan resep individualAdalah Sistem kombinasi ini biasanya diadakan untuk mengurangi beban kerja IFRS. Obat yang disediakan di ruang perawat adalah obat yang diperlukan oleh banyak pasien setiap hari.Jenis dan jumlah obat yang tersedia di ruangan ditetapkan oleh PFT dengan masukan dari IFRS dan pelayanan keperawatan.Keuntungan sistem ini : Semua resep individu dikaji langsung oleh apoteker Adanya kesempatan interaksi profesional antara apoteker-dokter-perawat-pasien Obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien Beban IFRS dapat berkurang Keterbatasan sistem ini adalah : Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai ke pasien (obat resep individu) Kesalahan obat dapat terjadi (obat dari floor stock lengkap)

1. Sistem distribusi obat dosis unit / unit dose drug distribution (UDDD)Adalah obat yang diorder oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis obat yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu. Sistem ini memerlukan biaya awal yang besar, akan tetapi keterlibatan perawat dalam menyiapkan obat tidak begitu tinggi. selain itu sistem ini juga dapat mengurangi kemungkinan adanya kesalahan obat. Unsuryangmenjadidasar semua sistem dosis unit adalah obat dikemasdalam kemasan dosis unit tunggal, didispensing dalam bentuk siap konsumsi, dan untuk kebanyakan obat tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis, diantarkan ke ruang perawatan penderita pada setiap waktu.

C. Pencegahan Resep Keluar dari Rumah SakitInstalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan pengelola dari salah satu aset terbesar dalam suatu rumah sakit, yaitu obat-obatan. Setelah dilakukan berbagai macam tindakan pengendalian, hal terakhir yang harus dilakukan adalah mendistribusikannya kepada pasien rumah sakit tersebut. Distribusi ini dilakukan dengan perantara resep dokter yang selanjutnya diproses oleh IFRS. Ini dapat menjadi suatu masalah, karena bisa saja pasien tidak menyerahkan resep tersebut pada IFRS dan memilih untuk menebusnya di tempat selain IFRS. Hal ini berpotensi mengurangi pendapatan dari penjualan obat rumah sakit dan menyebabkan dead stock dari obat yang dikelola IFRS.Jika situasi ini dilihat dari sudut pandang pasien, maka sebenarnya hal ini bisa saja menguntungkan pasien, karena ada kemungkinan obat dalam resep tersebut dapat ditebus dengan harga lebih murah di tempat lain, seperti misalnya apotek. Tidak ada peraturan atau undang-undang yang menyatakan bahwa resep dari suatu rumah sakit harus ditebus di rumah sakit yang sama, sehingga keputusan penebusan resep ini murni merupakan hak dari pasien. Hal ini diperkuat oleh UU No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan Pasal 5 ayat 3, yang menyebutkan bahwa setiap orang berhak secara mandiri dan bertanggung jawab menentukan sendiri pelayanan kesehatan yang diperlukan bagi dirinya. Jika tidak dalam keadaan darurat, pihak rumah sakit disini hanya bertanggung jawab untuk memberikan pilihan dan pertimbangan yang berhubungan dengan terapi tersebut dan harus sepenuhnya menyerahkan keputusan akhir kepada pasien.Dari sudut pandang IFRS, resep rumah sakit yang tidak ditebus di IFRS dapat mengurangi pendapatan dari penyerahan obat resep secara signifikan, terlebih jika obat dalam resep yang dimaksud adalah obat yang memiliki harga tinggi dan/atau maintenance khusus. Jika obat tidak didistribusikan pada waktunya, bisa saja ada kerugian yang didapat IFRS terkait dengan obat, seperti obat yang kadaluarsa dan bertambahnya biaya maintenance dari obat tersebut.Hal ini juga berpotensi menimbulkan masalah dari segi pelayanan kefarmasian pada pasien. Tahap distribusi obat tidak hanya sekedar pemberian obat kepada pasien saja, tetapi juga termasuk pemahaman dan interpretasi resep, dokumentasi, pemberian informasi obat, dan konseling. Permasalahan yang mungkin ditemukan pada resep relatif akan lebih mudah diselesaikan apabila resep tersebut diproses dalam IFRS di rumah sakit yang sama dengan klinik dokter pemberi resep tersebut, karena apoteker akan lebih mudah mendapatkan konfirmasi mengenai diagnosis serta kondisi pasien dari dokter. Adanya dokumentasi dari pemberian obat dalam IFRS juga akan membantu dalam monitoring terapi yang diberikan.

BAB IIPEMBAHASAN JURNAL

1. JURNAL TENTANG PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSIJudul : Profil Distribusi di Unit Rawat Jalan dalam Manajemen Obat Unit Farmasi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta Periode Maret 2003Penyusun: Febriana Dwi KaruniawatiFakultas Farmasi Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta

A. SISTEM PENYIMPANAN Unit Farmasi Rumah Sakit Panti Rini menyimpan obat-obatan di dalam gudang yang berukuran 16,25 m3 dan terletak di belakang unit farmasi sehingga mempercepatpengambilan obat. Gudang ini menyimpan 1098 item obat-obatan dan perbekalan kesehatan lain.Penyimpanan obat di gudang Unit Farmasi Rumah sakit Panti Rini ini tidak disusun berdasarkan alfabetikal, dan pengambilannya menggunakan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO ( First Expired First Out) untuk menghindari resiko kerusakan obat atau menghindari banyaknya obat yang melampaui ED setiap bulannya.karena belum ada pendataan untuk hal ini.Cara lain dilakukan dengan menukarkan barang yang mendekati ED1-3 bulan sebelumnya untuk obat yang belum terpakai. Gudang dilengkapi dengan sarana penunjang berupa rak dan lemari penyimpanan obat narkotik, lemari pendingin untuk obat yang harus disimpan dalam suhu dingin, satu AC dan satu unit komputer untuk keperluan administrasi.Dalam jurnal disebutkan bahwa Unit Farmasi RSPR sudah sesuai ISFI (2001) bahwa faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan meliputi suhu dan lokasi, dimana penyimpanan normal bersuhu 25 derajat penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin dan narkotik disimpan dakam lemari khusus.RSPR sudah menerapkan sistem penyimpanan sesuai dengan permenkes dan sesuai dengan Saptarini (2001) bahwa penyimpanan merupakan suatu kegiatan atau usaha untuk melakukan pengelolaan obat di tempat penympanan, dimana pengelolaan tersebut harus dilakukan sedemikian rupa sehingga kualitas obat dapat dipertahankan, terhindar dari kerusakan fisik, pencarian mudah dan cepat, serta aman dari pencurian

B. SISTEM DISTRIBUSI1. Sistem distribusi dalam Manajemen Obat Rumah Sakit Panti RiniDalam prakteknya Rumah Sakit Panti Rini menggunakan sistem kombinasi antara floorstock dan resep individual. Floor stock tersedia di unit bangsal, UGD, ruang operasi, poliklinik dan ruang bersalin dan menyimpan obat-obat untuk emergency yaitu obat-obat vital dan essensial misalnya injeksi atau infus. Setiap hari perawat melakukan pemeriksaan terhadap obat-obat yang telah dipakai oleh pasien kemudian dimintakan ke unit farmasi sesuai dengan jumlah obat yang terpakai.2. Dispensing Obat Unit Rawat Inap Rumah Sakit Panti Rini YogyakartaAlur dispensing obat untuk pasien rawat inap dimulai dari permintaan obat yang ditulis oleh perawat atas instruksi dokter dengan menuliskannya pada lembar kartu permintaan, kemudian diberikan ke bagian farmasi. Apoteker bertugas untuk melakukan skrining atas obat-obat yang diminta.Setelah farmasi selesai dalam menyiapkan obat, obat tersebut dibawa ke bangsal dan dimasukkan ke kotak masing-masing pasien. Untuk obat yang digunakan per oral disimpan dibagian farmasi dan diberikan kepada pasien pada waktu jadwal minum obat.3. Dispensing obat Unit Rawat Jalan Rumah Sakit Panti Rini YogyakartaAlur dispensing dimulai dari pelayanan resep dokter untuk pasien yang diserahkan pada loket penerimaan resep kemudian diberi harga. a. Waktu pelayanan resepData rata-rata waktu pelayanan resep di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ditunjukkan pada tabel dibawah ini:No. Tanggal Hari Rata-rata lama waktu pelayanan resep (menit)

1.21/3/2003Jumat 17

2.22/3/2003Sabtu 13,7

3.23/3/2003Minggu 16,7

4.24/3/2003Senin 15,6

5.25/3/2003Selasa 13,5

6.26/3/2003Rabu 13,9

7.27/3/2003Kamis 12,3

Waktu yang digunakan untuk melayani obat oleh tenaga kefarmasian rata-rata adalh 14,67 menit dengan waktu paling lama adalah 17 menit dan terendah 12, 3 menit. Waktu terlama merupakan waktu yang diperlukan untuk melayani obat racikan.b. Obat yang terlayaniBanyak obat yang terlayani dapat dipakai untuk mengukur kemampuan dari farmasi untuk mengukur kemampuan farmasi menyediakan obat yang diresepkan. Data perbandingan obat yang terlayani dan tidak terlayani di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta dapat dilihat pada tabel dibawah ini:No. Keterangan Persentase

1.Obat yang terlayani 98,05

2.Obat yang tidak terlayani1,95

Jumlah100

Dari data tersebut menunjukkan bahwa sebagian besar obat yang diresepkan dapat terlayani oleh bagian unit farmasi. Kemampuan suatu unit pelayanan kesehatan menyerahkan obat-obat yang diresepkan dapat mempengaruhi kepercayaan pasien terhadap instansi pelayanan kesehatan bersangkutan.c. Kelengkapan EtiketEtiket 1 berisi 6 informasi yaitu nama dan alamat RS, nama apoteker, nomer resep, tanggal pemberian obat, nama pasien dan aturan pakai.Etiket 2 berisi 7 informasi yaitu nama dan alamat RS, nama apoteker, nomor resep, tanggal pemberian obat, nama pasien, aturan pakai dan nama obat.Etiket 3 berisi 7 informasi yaitu nama dan alamat RS, nama apoteker, nomer resep, tanggal pemberian obat, nama pasien, aturan pakai dan cara pakai. Persentase tertinggi dari yang diperoleh adalah etiket mengandung 6 informasi berupa nama dan alamat rumah sakit, nama apoteker, nomor resep, tanggal pemberian obat, nama pasien, dan aturan pakai yaitu sebesar 68,57% diikuti etiket yang mengandung 7 informasi berupa nama dan alamat rumah sakit, nama apoteker, nomor resep, tanggal pemberian obat, nama pasien, dan nama obat sebesar 25,71%, dan etiket yang mengandung informasi berupa nama dan alamat rumah sakit, nama apoteker, nomor resep, tanggal pemberian obat, nama pasien, dan cara pakai sebesar 5,71%. Informasi nomor 1 dan 2 merupakan informasi yang lebih lengkap jika dibandingkan dengan informasi nomor 3. Semakin lengkap informasi pada etiket semakin aman dipakai pasien.d. Pengetahuan pasien terhadap obat yang diterimaCara mengetahui atau mengukur efektivitas pemberian informasi kepada pasien untuk obat yang diberikan dilakukan dengan cara menentukan persentase pasien yang dapat mengetahui cara minum dan menggunakan obat dengan benar setelah mendapatkan obat.Data dari rumah sakit menunjukkan bahwa pasien yang dapat mengulang informasi berupa aturan pakai sebesar 71,43%, pasien yang dapat mengulang aturan pakai dan dosis sebesar 15,71%, aturan pakai dan cara pakai sebesar 8,57%, aturan pakai, cara pakai dan indikasi sebesar 1,43%, aturan pakai dan dosis sebesar 1,43%, dan indikasi sebesar 1,43%. Hasil ini menunjukkan bahwa sebagian besar pasien dapat memahami informasi yang diberikan oleh petugas farmasi berupa aturan pakai.

C. Pencegahan Resep Keluar dari Rumah SakitJudul : Analisis Faktor-Faktor Penyebab Pengambilan Obat di Luar Apotek Rumah Sakit Bakti Timah PangkalpinangPenulis : Mohamad Edi1, Sulanto Saleh Danu2, Riris Andono Ahmad31Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bakti Timah, Pangkalpinang2Bagian Farmakologi Klinik, FK UGM, Yogyakarta3Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat, UGM, YogyakartaMetode Penelitian:Penelitian ini adalah penelitian deskriptif analitis dan bersifat eksploratif untuk mengungkap faktor-faktor penyebab pengambilan obat di luar apotek rumah sakit. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang didapat melalui kuesioner yang diberikan kepada pasien yang tidak mengambil obat resep di apotek rumah sakit selama periode Oktober-Desember 2002. Pengumpulan daftar pasien ini dilakukan dengan menghitung selisih kunjungan poliklinik dengan kunjungan ke apotek pada kurun waktu tersebut. Jalannya penelitian meliputi dua tahap, yaitu tahap persiapan dan tahap pelaksanaan. Tahap persiapan meliputi : a. Konsultasi masalah instrumen penelitian dengan ahli statistik, mengenai cara pemilihan & jumlah responden, serta kelayakan kuesioner untuk diolah secara statistik.b. Pengurusan izin penelitianc. Uji coba instrumen kuesioner pada pasien umum yang berkunjung ke apotek rumah sakitd. Uji validitas dan uji reliabilitas kuesionere. Pelatihan empat orang petugas surveiSedangkan tahap pelaksanaan meliputi : a. Observasi pelayanan apotek rumah sakitb. Penelusuran data sekunder di apotek, rekam medik, dan poliklinikc. Survei alamat pasien secara acak sekaligus wawancara dengan panduan kuesioner tertutupPembahasan yang dilakukan peneliti dalam penelitian mengenai faktor pengambilan obat di luar apotek rumah sakit ini disusun berdasarkan komponen bauran pemasaran jasa (service marketing mix) 7 P, yaitu product, price, place, promotion, people atau participants, physical evidence, dan process. Hasil Penelitian:Tabel . Karakteristik RespondenNoKarakteristik RespondenFrekuensiPersen

1Jenis Kelamin Pria Wanita Tidak menjawabTotal216146636858,739,71,6100

2Umur 20-30 tahun 30-40 tahun 40-50 tahun > 50 tahun Tidak menjawabTotal1201027468436832,627,720,118,51,1100

3Pendidikan SD SMP SMA PT Tidak menjawabTotal7134175781036819,39,247,621,22,7100

4Penghasilan per bulan < Rp 500 ribu Rp 500 ribu-Rp 1 juta Rp 1 juta-Rp 1,5 juta > Rp 1,5 juta Tidak menjawabTotal1111335263936830,236,114,117,12,4100

5Pekerjaan Pegawai negeri Karyawan swasta Pensiunan Buruh harian Tidak menjawabTotal63165211081136817,144,85,729,33,0100

1. ProductPermasalahan utama yang dihadapi pada apotek Rumah Sakit Bakti Timah adalah seringnya terjadi kekosongan obat. Kekosongan obat ini dipengaruhi oleh waktu tunggu (lead time) pemesanan obat yang lama (4 14 hari), sehingga meskipun kepatuhan dokter pada formularium rumah sakit cukup tinggi, obat tidak dapat diserahkan dengan optimal karena perencanaan yang kurang baik. 2. PricePihak rumah sakit mematok harga jual obat sebesar 30 % dari harga beli, tanpa membedakan golongan obat tersebut. Mayoritas responden penelitian berpendapat bahwa harga ini cukup mahal, ditunjukkan oleh 15,8 % responden yang mengatakan harga sangat mahal dan 73,1 % responden yang mengatakan harga mahal. Apotek-apotek di luar rumah sakit menetapkan harga yang berbeda untuk obat yang tergolong obat bebas dan obat bebas terbatas, sehingga diperkirakan hal ini juga menyebabkan pasien mengambil obat di luar apotek rumah sakit.3. PlaceBila dilihat dari bagian depan rumah sakit, apotek tidak tampak. Letak apotek agak ke belakang sejajar dengan poliklinik gigi. Jalan utama pasien keluar masuk rumah sakit terletak di bagian selatan dekat dengan loket pendaftaran dan poliklinik spesialis, sehingga untuk mencapai apotek, pasien umum harus jalan turun ke belakang, kemudian naik lagi melewati UGD atau pintu masuk utama. Tiga responden menyatakan bahwa mereka tidak mengetahui keberadaan apotek rumah sakit, yang membuktikan bahwa letak apotek kurang strategis dan juga memiliki andil dalam pengambilan obat di luar apotek rumah sakit.4. PeopleRata-rata seorang pasien harus menunggu 25 menit sebelum obat dapat diserahkan, padahal waktu tunggu ideal adalah 15 menit. Sumber daya manusia yang ada di apotek rumah sakit terdiri dari 1 apoteker, 2 juru racik, 6 asisten apoteker, dan 1 tenaga administrasi, sehingga secara normatif jumlah petugas telah mencukupi. Mayoritas responden juga menyatakan bahwa petugas apotek cukup ramah, ditandai dengan 10,3 % responden yang mengatakan sangat ramah dan 68,2 % mengatakan ramah. Hal ini menunjukkan bahwa dari komponen People, tidak ada faktor yang mempengaruhi tingginya pengambilan obat di luar apotek rumah sakit.5. PromotionKomponen Promotion dalam pelayanan jasa apotek rumah sakit dalam penelitian ini difokuskan pada sisi pemberian informasi pada pasien. Keinginan pasien untuk membeli kembali obat ke apotek rumah sakit seandainya mereka berkunjung ke rumah sakit menunjukkan bahwa ada sebagian dari responden (46,2 %) masih percaya pada pelayanan apotek rumah sakit, yang berarti pemberian informasi obat yang baik pada pasien mungkin akan meningkatkan jumlah resep yang masuk ke apotek rumah sakit.6. Physical EvidenceKomponen physical evidence dalam penelitian ini diarahkan pada kenyamanan yang didapat pasien saat mengambil obat di apotek rumah sakit, dilihat dari penampilan fisik dari apotek serta sarana penunjang yang disediakan. Secara fisik, ruang tunggu pasien cukup nyaman dan bersih, tetapi cukup sempit sehingga pada jam sibuk tempat tersebut menjadi tidak nyaman. Hal ini disebabkan karena pada awalnya bangunan tersebut digunakan sebagai ruang isolasi pasien. Sarana penunjang yang diberikan adalah televisi, yang menurut mayoritas responden dapat memberikan manfaat bagi mereka dalam proses menunggu obat. 33,7 % responden menyatakan keberadaan televisi sangat bermanfaat dan 45,7 % menyatakan bermanfaat. Masalah physical evidence diperkirakan tidak terlalu berpengaruh pada tingginya pengambilan obat di luar apotek rumah sakit. 7. ProcessWaktu yang dibutuhkan pasien dari awal mendaftar di loket hingga mendapatkan obat cukup lama. Proses pendaftaran serta mengantri di poliklinik bisa mengambil waktu dari 30 menit hingga berjam-jam, sehingga hal ini mungkin membuat pasien merasa jenuh menunggu di rumah sakit. Waktu pelayanan resep di apotek rata-rata adalah 25 menit, yang menurut mayoritas responden cukup lama, ditunjukkan dengan 16 % responden yang mengatakan lama dan 43,5 % mengatakan agak lama. Namun dari proses pelayanan secara keseluruhan, mayoritas responden menyatakan bahwa mereka puas dengan pelayanan yang diberikan, terlihat dari 12 % responden yang mengatakan pelayanan sangat memuaskan, 75,8 % mengatakan memuaskan, dan hanya 10,3 % mengatakan pelayanan keseluruhan dari apotek mengecewakan.

Peneliti menyimpulkan bahwa faktor yang berpengaruh dalam pengambilan obat di luar apotek rumah sakit adalah harga obat yang lebih mahal, letak apotek yang kurang strategis, waktu tunggu yang relatif lama, kekosongan obat, dan belum optimalnya informasi pemakaian obat yang diberikan oleh petugas penyerah obat.

BAB IIIKESIMPULAN DAN SARAN

1. RSPR sudah menerapkan sistem penyimpanan sesuai dengan permenkes sehingga kualitas obat dapat dipertahankan, terhindar dari kerusakan fisik, pencarian mudah dan cepat, serta aman dari pencurian.2. 3. Dalam prakteknya Rumah Sakit Panti Rini menggunakan sistem distribusi kombinasi antara floorstock dan resep individual.4. Obat di Rumah Sakit Bakti Timah Pangkalpinang tidak dapat diserahkan dengan optimal karena perencanaan yang kurang baik.5. Pihak Rumah Sakit Bakti Timah Pangkalpinang mematok harga jual obat sebesar 30 % dari harga beli, tanpa membedakan golongan obat tergolong mahal sehingga pasien cenderung membeli obat di luar rumah sakit6. Lokasi apotek tidak tampak sehingga susah dijangkau pasien menjadi faktor pasien membeli obat di luar apotek rumah sakit.

Saran:1. 2. Untuk mencegah resep keluar dari rumah sakit perlu peninjauan antara lain:a. Meninjau kembali harga obatb. Meminta dokter dan petugas poliklinik untuk mengingatkan pasien agar mengambil obatnya di apotek rumah sakitc. Memindahkan letak apotek lebih dekat dengan pintu utama dan poliklinikd. Menempatkan seorang apoteker sebagai pemberi informasi obate. Meningkatkan kenyamanan ruang tunggu dengan memperluas ruangan dan menambah sarana penunjang.

Dapus : Anonim, 2009, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan, Republik Indonesia, Jakarta.