bab 4 dok sistem

MATERI 4DOKUMENTASI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BENTUK DOKUMENTASI

• Narasi atau uraian tertulis• Bagan alir• Diagram • Media tertulis lainnya yang

berfungsi untuk mendeskripsikan perangkat sistem dan cara kerja sistem.

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram arus data atau Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data SIA.

SIMBUL DIAGRAM ARUS DATA

Untuk membuat Data flow diagram (DFD) digunakan empat simbul dasar sebagai berikut:

1. Asal data dan tujuan data

2. Arus data

3. Proses transformasi

4. Penyimpanan data

SIMBUL DFD

Asal data dan tujuan data

Transformasi/pengolahan data

Arus data

Penyimpanan data

DIAGRAM ARUS DATA

AsalData(A)

Proses(C)

Arus Data (B) Arus Data (D)

Arus Data (E)

TujuanData

(J)

DIAGRAM ARUS DATA

Pelanggan(A)

1.0Proses

Pembayaran(C)

PembayaranPelanggan

(B) 2.0UpdatePiutang

(F)

Bank(J)

Setoran (E)

DataPelanggan

(D)

InformasiPiutang

(I) ManajerKredit

(K)

Piutang Dagang(H)

(G)

DATA FLOW DIAGRAMS

1.0Updateempl.

Payrollfile

2.0Pay

Employ-ees

5.0Update

Gen.Ledger

4.0Pay

taxes

3.0Preparereports

Employee/Payroll file

GeneralLedger

HumanResources

Depart-ments Employees

Bank

Govt.Agencies

Manage-ment

EmployeeChange

form

New employeeform

Timecards

Employeepaychecks

Payrollcheck

PayrollDisburse-ment data

Payroll taxdisb. voucher

Tax report& payment

Payrollreport

DIAGRAM KONTEK

Diagram kontek (context diagram) adalah DFD dalam bentuk yang masih sangat umum, belum menggambarkan arus data secara detil.

DIAGRAM KONTEK SISTEM PENGGAJIAN

Sistem Pengolahan

Gaji/upah

Governmentagencies

Employees

Bank

Management

Pembayaran dan Lap. Pajak

Slip gaji

Cek gaji

Laporan gaji

DATA DICTIONARY

Data dictionary adalah deskripsi tetang seluruh elemen data, penyimpanan data, arus data, dokumen data, termasuk item fisik data di dalam SIA.

BAGAN ALIR (FLOWCHART)

Bagan alir digunakan untuk menjelaskan prosedur secara jelas dan ringkas. Bagan alir dibuat dengan menggunakan simbul-simbul standar sebagaimana simbul standar dalam Data Flow Diagram (DFD).

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

1. Bagan alir dokumen (dokument flowcharts), untuk menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi.

2. Bagan alir sistem komputer atau bagan alir sistem (computer system flowcharts/system flowcharts), untuk menggambarkan hubungan input, proses, dan output.

3. Bagan alir program (program flowcharts), digunakan untuk menggambarkan urutan kerja program komputer.

DVD vs BAGAN ALIR

DFD mendeskripsikan arus data SIA sedangkan bagan alir mendeskripsikan arus dokumen atau catatan yang berisi data dalam sistem.

SIMBUL BAGAN ALIR

Simbul bagan alir dapat dibagi ke dalam empat kategori sebagai berikut:

1. Simbul Input/output

2. Simbul proses

3. Simbul penyimpanan

4. Simbul arus dokumen dan simbul lain-lain.

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Document Symbol– Represents a document or report that is

prepared by hand or printed by a computer.


• Multiple Copies of One Document– Indicates multiple copies of a paper document

or report.– The document copies should be numbered in

the upper, right-hand corner.

23

1


• Input/Output; Journal/Ledger– Can represent any input or output on a

program flowchart.– Also represents accounting journals or

ledgers in a document flowchart.


• Display– Represents information displayed by an

online output device such as a terminal, monitor, or screen.


• Online Keying– Represents data entry by an online device

such as a terminal or personal computer.


• Terminal or Personal Computer– Combines the display and online keying

symbols to represent terminals and personal computers.


• Transmittal Tape– Represents manually prepared control totals

which are to be compared to computer totals for control purposes.

PROCESSING SYMBOLS

• Computer Processing– Represents a process performed by a

computer, which usually results in a change in data or information.

PROCESSING SYMBOLS

• Manual Operation– Represents a processing operation that is

performed manually.

PROCESSING SYMBOLS

• Auxiliary Operation– Represents a processing operation carried

out by a device other than a computer, e.g., an optical character scanner.

PROCESSING SYMBOLS

• Off-line Keying Operation– Represents an operation that uses an off-line

keying device, such as a cash register or keying to a disk.

STORAGE SYMBOLS

• Magnetic disk– Represents data stored permanently on a

magnetic disk.– Frequently used to represent master files and

databases.

STORAGE SYMBOLS

• Magnetic Tape– Represents data stored on a magnetic tape.– Sometimes represents transaction files.

STORAGE SYMBOLS

• Diskette– Represents data stored on a floppy disk or zip

disk.

STORAGE SYMBOLS

• Online Storage– Represents data stored in a temporary online

file in a direct-access medium such as a magnetic disk.

STORAGE SYMBOLS

• File– Represents a file of documents that are manually

stored and retrieved.– Letter indicates the ordering sequence:

• A = Alphabetic order• D = Date order• N = Numeric order

A

FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

• Document or Processing Flow– Represents the direction of processing or

document flow.– Normal flow is top to bottom and left to right.


• Data/Information Flow– Represents the direction of data/information

flow.– Often used to show data being copied from

one document to another.


• Communication Link– Represents the transmission of data from one

location to another via communication lines.


• On-page connector– Connects processing from one location to

another on the same page.– Used to avoid crisscrossing lines.


• Off-page connector– Connects the processing flow between two

different pages.– Signals the exit from one page and the

corresponding entrance on another page.


• Terminal– Represents the beginning, end, or a point of

interruption in a process or program.– Also used to indicate an external party.


• Decision– Represents a decision-making step.– Used in a program flowchart to show

branching to alternate paths.


• Annotation– Provides for the addition of descriptive

comments or explanatory notes as clarification.

BAGAN ALIR DOKUMEN

• Bagan alir dokumen menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi sesuai dengan area tanggungjawab suatu transaksi.

• Bagan alir ini menunjukkan arus data dari awal sampai akhir, dalam arti:– Dari mana asal dokumen– Kemana saja dokumen didistribusikan– Bagaiman dokumen digunakan

BAGAN ALIR DOKUMEN

• Internal control flowcharts adalah bagan alir dokumen yang digunakan untuk mengevaluasi kecukupan pengendalian interen, seperti pemisahan fungsi dan pengecekan independen.

• Bagan alir dokumen dapat menunjukkan kelemahan dan pemborosan, seperti– Ketidakcukupan arus komunikasi– Kopleksitas dokumen yang tidak

diperlukan– Prosedur yang tidak efisien

• Bagan alir dokumen juga dibuat pada saat proses perancangan sistem.

Contoh bagan alir dokumen

PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR

• Sebagaimana DFD, bagan alir sangat membantu dalam memahami prosedur dalam suatu sistem. Langkah penyusunan bagan alir adalah sebagai berikut:

– Mewawancarai pengguna, pengembang, auditor, dan manajemen.

– Mengadmisitrasikan pertanyaan.

– Membaca deskripsi dalam bentuk narasi.

– Mengevaluasi keseluruhan transaksi dalam sistem.

• Mengidentifikasi: Bagian/divisi yang masuk ke

dalam bagan alir, misalnya, depertement, fungsi-2, pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan.

Arus dokumen dan informasi Proses

PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR

BAGAN ALIR SISTEM

• Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan output dari SIA.

– Bagan alir sistem berawal dari pemasukan data ke dalam sistem.

– Setiap data diproses di dalam sistem.– Data yang telah diproses disajikan dalam

bentuk output/laporan, menghasilkan informasi baru.

• Berikut ini contoh bagan alir sistem.

• Bagan alir tersebut menggambar-kan hubungan input – proses - dan output.

BAGAN ALIR PROGRAM

• Bagan alir program menggambarkan urutan proses pengolahan data dalam suatu program komputer.

• Bagan alir program juga menggambarkan hubungan antara input-proses-output.

• Contoh hubungan bagan alir sistem dengan bagan alir program.

BAGAN ALIR VS DFD

DFD lebih menekankan pada aspek logika transmisi data dalam sistem, yaitu dalam bentuk bagan arus data dalam sistem.

Bagan alir lain lebih menekankan pada karakteristik fisik dalam sistem.

Students

1.0UpdateStudentRecords

2.0Prepare

Class Lists

StudentRecords

Faculty

Bursar

EnrollmentForms

EnrollmentForms

EnrollmentForms

ClassLists

Students

Registrar’s Office

EnrollmentForms

SortForms

SortedEnrollment

Forms

UpdateStudentRecords

A

PrepareClassLists

SortedEnrollment

Forms

ClassLists

SortedEnrollment

Forms

BursarFaculty

Bagan alir

DFD

BENTUK DOKUMENTASI SISTEM

YANG LAIN

BAGAN STRUKTUR (STRUCTURE CHART)

UpdateMaster File

PengurutanTransaksi

Membuka File

MengolahData

Menutup file

PanggilData

Up-date Data

SimpanData

Menunjukkan hubungan antar modul

TABEL KEPUTUSAN (DECISION TABLES)

• Adalah tabel yang berisi data alternatif keputusan pada berbagai situasi. Tabel keputusan dapat dibuat secara manual atau diolah di dalam program komputer

Keputusan Pembelian Kembali Persediaan

Ketentuan 1 2 3 4 5 6 7

Keadaan:

1. Persediaan titik pemesanan kembali

N Y Y Y Y Y Y

2. Penjualan bulan sebelumnya N Y Y Y Y Y

3. Persediaan titik kritis Y N N N N

4. Item sedang dalam proses produksi

Y N N N

5. Ramalan penjualan memberi sinyal positif

N Y Y

6. Laba penjualan memuaskan N Y

Keputusan:

7. Lakukan pesanan produksi X X X

2. Jangan lakukan pesanan produksi

X X X X

GANTT CHART

Diagram ini dikembangkan oleh Henry L. Gantt pada awal tahun 1900, digunakan untuk menggambarkan hubungan antara jenis pekerjaan (sub proyek) dengan target waktu penyelesaian.

WAKTU (BULAN) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

A Menetapkan kebijakan

B Memilih personil

C Membuat manual

D Melatih personil

E Merancang standar program

F Kode program

G Pengujian sistem

H Konversi file

I Penyiapan lokasi sistem

J Memasang perangkat sistem

K Pengoperasian paralel

L Review dan pengesahan

CONTOH GANTT CHART

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM

PelangganPesanan

pelanggan

Faktur

Itemfaktur

Itempesanan

Persediaanproduk

Memesan

Dita

gih

de

ng

an

Isi faktu

r

Me

refle

ksik

an

Te

rdiri

da

ri

Pe

san

an

un

tuk

ISTILAH-ISTILAH PENTING

• Data flow diagram, diagram yang menggambarkan arus data antara proses, file, dan tujuan data.

• Decision table, suatu matrik yang menggambarkan proses keputusan dengan variable yang komplek. Matrik berisi hubungan keputusan dengan berbagai kondisi yang terjadi.

• Document flowchart, diagram yang menggambarkan arus dokumen diantara berbagai unit dalam suatu organisasi.

• Entity-relationship diagram, diagram yang menggambarkan hubungan antar entity (satuan data) yang disimpan dalam memori computer.

• Flowchart, diagram yang menggambarkan hubungan diantara proses yang berurutan.

• Gantt chart, diagram untuk menggambarkan target waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan dalam suatu proyek.


• Network techniques, diagram yang mencakup PERT (Programme Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method) untuk menggambarkan urutan pelaksanaan setiap tahapan proyek termasuk target waktu penyelesaiannya.



• Program flowchart, diagram untuk menggambarkan langkah-langkah dan logika kerja program computer

• Structure chart, diagram untuk menggambarkan hirarkhi serta hubungan antar modul program computer.

• System flowchart, diagram untuk menggambarkan hubungan input, proses, dan output suatu sistem aplikasi.

• System configuration chart, diagram untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem.

selesai

bab 4 dok sistem

Documents