56

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

PT Rofina Indah Jaya merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang manufaktur garmen. Perusahaan ini memiliki kantor dan pabrik dalam

satu area yang berlokasi di Jl. Kapuk Kamal Raya 59, Komplek Kapuk Berlian

No.1, 14470 Jakarta Utara.

Pada awalnya, PT Rofina Indah Jaya hanya sebuah perusahaan keluarga

yang bergerak di bidang perajutan kain kaos (knitting) pada tahun 1975. Pada

saat itu perusahaan hanya berkonsentrasi menjual kain pada para pelanggan yang

kemudian mengolahnya menjadi pakaian jadi. Berdasarkan value added yang

dihasilkan, harga kain sangat ditentukan oleh pasar yang ada. Pada dasarnya kain

adalah produk dasar yang hampir tidak ada diferensiasinya dibandingkan dengan

produk competitor. Hal yang dapat membedakan antara produk kain yang satu

dengan yang lainnya adalah kualitas dan harga.

Karena ingin menambah value added dari produk perusahaan, maka pada

tahun 1988 pendiri perusahaan memberikan tugas kepada pengurusnya untuk

memulai produk pakaian jadi. Dalam waktu singkat perusahaan berkembang

dengan cepat karena perusahaan membidik pasar yang tepat, yaitu pasar remaja

yang sangat mementingkan penampilan dan gaya dalam berpakaian. Produk

pakaian jadi dijual melalui tiga channel distribusi, yaitu toko sendiri, toko

pakaian jadi (department store) dan agen grosir. Tujuannya agar dapat

menjangkau seluruh daerah di Indonesia.

3.1 Sejarah Perusahaan

56

57

Oleh karena konsep marketing yang cukup terarah dan penerapannya juga

didukung oleh tenaga profesional, perusahaan mampu melewati krisis yang

terjadi pada tahun 1998. Pada saat ini jangkauan pasar sudah sampai ke seluruh

Indonesia dan perusahaan berkembang setiap tahunnya dengan cukup baik.

Saat ini, PT Rofina Indah Jaya telah mempekerjakan ± 70 karyawan yang

terbagi atas 20 orang buruh dan sisanya sebagai staf. Produk yang dihasilkan PT

Rofina Indah Jaya adalah T-shirt. Semua produk tersebut dapat dipakai oleh pria

dan wanita remaja yang sangat mengagumi trend. PT Rofina Indah Jaya

menghasilkan produk-produk dengan sasaran usia 15-25 tahun.

Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan yang market driven dan

fokus kepada setiap segment yang dituju. Dengan mengutamakan kepuasan

kepada pelanggan dan perkembangan perusahaan. Slogan/motto perusahaan

adalah “Be a Winner”, jadilah seorang pemenang (jangan pernah berpikir untuk

menjadi yang kedua).

Untuk merealisasikan visi tersebut, maka misi perusahaan adalah sebagai

berikut:

a. Mengidentifikasi tiap market yang dituju oleh tiap cabang dan

mengembangkan strategi win-win solution di dalam setiap cabang untuk

diaplikasikan.

b. Mengaplikasikan konsep efisiensi dan efektifitas di dalam setiap

pekerjaan.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

58

c. Perbaikan terus menerus disetiap bidang dan departemen.

d. Peningkatan mutu sumber daya manusia dengan melalui pelatihan dan

training.

Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka sarana untuk mencapai

tujuan utama dan visi misi tersebut adalah diperlukan sarana yang disebut 6 C

yaitu:

1. Coordination (koordinasi)

2. Communication (komunikasi)

3. Coorperation (kerjasama)

4. Care (kepedulian)

5. Courage (keberanian)

6. Commitment (komitmen)

Semuanya harus ditunjang oleh sikap mental (attitude) positif dan

proaktif dari segenap personil tingkat paling bawah sampai tingkat paling atas.

59

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi pada PT Rofina Indah Jaya

60

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Produksi

61

3.3.1 Tugas dan Wewenang

Secara khusus, pembagian tugas dan wewenang untuk bagian/

divisi produksi dalam struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut:

a. Direktur

Perusahaan ini dipimpin oleh seorang direktur. Tugas dan

wewenang direktur adalah:

1. Bertanggung jawab atas perkembangan kegiatan operasional

perusahaan.

2. Mengawasi jalannya kegiatan operasional dan kinerja tiap

bagian dibawahnya.

3. Menetapkan tanggung jawab dan wewenang serta formasi

jabatan untuk tiap bagian dibawahnya.

b. General Manager (GM)

Pada umumnya seorang direktur dibantu oleh seorang general

manager. Tugas dan wewenang general manager adalah:

1. memimpin dan mengkordinasi seluruh kegiatan perusahaan,

2. bertanggung jawab atas pengembangan perusahaan,

3. membantu membuat keputusan untuk tiap-tiap masalah

transaksi yang terjadi per periode.

c. Marketing Manager

Marketing Manager bertanggungjawab kepada direktur. Tugas

dan tanggung jawab marketing manager adalah:

62

1. Membuat nasional sales target tahunan termasuk

pengembangan produk, struktur harga, pemerataan produk dan

strategi promosi.

2. Menganalisa realisasi nasional sales target yang sudah disetujui

direksi secara periodik dan melakukan perbaikan-perbaikan

yang diperlukan.

3. Menganalisa pasar secara periodik.

4. Memberikan bimbingan, pengarahan dan penilaian terhadap

staff-nya demi solidnya kinerja divisi.

5. Menampung ide, gagasan serta usulan dan masukan dari para

staff untuk kemajuan perusahaan secara umum serta untuk

pengembangan marketing secara khusus.

Wewenang marketing manager adalah:

1. Meminta laporan pertanggung jawaban kerja dari para staff

sesuai dengan yang ditentukan.

2. Memberikan teguran kepada para staff yang tidak melaksanakan

fungsi kerjanya dengan baik.

d. Product Development

Product Development bertanggungjawab kepada marketing

manager. Tugas dan tanggung jawab product development:

1. Membantu pembuatan nasional sales target untuk produk-

produk yang menjadi tanggung jawabnya.

2. Bekerjasama dengan divisi sales dalam menetapkan dan

membuat target penjualan tahunan ( quantity dan value ) serta

63

strategi distribusi. Memonitor stock barang jadi yang berada di

bidang barang normal.

3. Menjaga standar kualitas produk.

4. Bekerjasama dengan para designer dalam memberikan

masukan-masukan mengenai design-design yang sedang

menjadi trend.

5. Mencari informasi mengenai perkembangan kompetitor,

perkembangan konsumen dan hal-hal makro serta mikro yang

akan mempengaruhi keberadaan dan perkembangan produk.

6. Membuat rencana store check, join visit dengan atau tanpa

divisi sales untuk melihat pelaksanaan program yang berjalan,

serta kondisi counter, SPG atau brand image.

7. Memantau kondisi perkembangan dan keberadaan existing

product serta new brand di pasaran.

Wewenang product development adalah:

1. Bersama-sama divisi sales mengevaluasi hasil penjualan

bulanan.

2. Mengkoordinir divisi-divisi yang terkait dalam rencana dan

memeperkenalkan produk baru.

e. Kepala Gudang

Tugas dan tanggung jawab kepala gudang adalah:

1. Mengatur, memeriksa, dan menjaga posisi stock barang di

gudang (Normal, OB, Transit) agar lebih baik, teratur, bersih

dan selalu siap pakai.

64

2. Mengatur jadwal keluar masuknya barang.

3. Memberi dan mengatur tugas harian helper misalnya :

Mengatur packing list, pengepakan barang dan adminstrasi

gudang.

4. Menjaga aliran dari packing list, administrasi, pengepakan,

penimbangan barang, sampai penyerahan barang.

5. Memeriksa administrasi pembukuan gudang.

6. Melaporkan kegiatanya kepada kepala distribusi.

Wewenang kepala gudang antara lain:

1. Mengatur jadwal pengiriman barang kepada supplier, menerima

retur, serta mengirim barang ke CMT.

2. Memberikan pengarahan kepada anggota gudang agar mereka

terarah dalam melaksanakan tugasnya.

f. Kepala Produksi

Kepala produksi bertanggungjawab kepada direktur. Tugas kepala

produksi adalah:

1. Mengusahakan pencapaian sasaran tujuan penjualan dari divisi

marketing, serta peningkatan kualitas dan kuantitas dengan cara

yang efektif dan efisien.

2. Memantau jalannya proses produksi mulai dari perencanaan

sampai barang jadi.

3. Memastikan proses per-PO (purchase order) tidak melewati

batas lead time yang ditentukan.

65

4. Memastikan bahwa seluruh kelengkapan bahan baku dan

pembantu mencukupi.

5. Memastikan bahwa setiap PO (purchase order) berjalan sesuai

dengan standart QC (Quality Control) yang sudah ditentukan.

6. Memastikan pekerjaan out shop berjalan sesuai dengan

permintaan dan target produksi.

7. Memastikan bahwa kualitas dan standar out shop sesuai dengan

standar yang ditetapkan.

8. Membuat progres laporan bulanan ke direktur.

9. Melaksanakan pekerjaan lain yang ditugaskan oleh direktur.

10. Bertanggungjawab atas lead time dan kualitas produk.

11. Bertanggungjawab untuk koordinasi ke semua divisi.

12. Bertanggungjawab untuk membuat laporan atas temuan-

temuan di lapangan yang menyimpang dari standar yang

ditentukan.

Wewenang kepala produksi:

1. Meminta laporan pertanggungjawaban kerja dari para staff

sesuai dengan yang ditentukan.

2. Memberi teguran kepada para staff yang tidak melaksanakan

fungsi kerjanya dengan baik.

g. Kepala Cutting

Kepala cutting bertanggungjawab kepada kepala produksi. Tugas

kepala cutting adalah:

66

1. Kepala Cutting menerima kain dari supplier, untuk kemudian

masuk ke gudang bahan baku.

2. Kepala Cutting terima pola dan sample yang sudah di accept

dari PPIC.

3. Kepala Cutting menginstruksikan untuk marker, kemudian

accept hasil marker, untuk mengetahui konsumsi sebelum

cutting.

4. Administrasi gudang bahan baku mengeluarkan bahan untuk

diproses.

5. Proses QC bahan sebelum gelar bahan.

6. Proses gelar bahan yang dipantau oleh kepala cutting.

7. Setelah bahan sudah di-cutting, langsung dihitung dan

diserahkan ke bagian QC.

8. Bagian QC akhir mengecek quality dan timbangan bahan, serta

semua komponen yang telah di-cutting untuk persiapan kirim

CMT.

9. Semua kegiatan proses cutting dipantau oleh kepala Cutting.

10. Hasil cutting dibukukan dan disalin ke Laporan Hasil Cutting

untuk dilaporkan ke PPIC.

Wewenang kepala cutting:

1. Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada dalam struktur

perusahaan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dari

divisi produksi.

67

h. PPIC

PPIC bertanggungjawab kepada kepala produksi. Tugas PPIC:

1. Kepala produksi menyerahkan PO kepada PPIC .

2. Kepala produksi instruksikan PPIC untuk rencanakan kegiatan

produksi.

3. PPIC mengeluarkan edaran untuk perintah cutting, sablon, dan

lain-lain.

4. Follow up mulai memantau kegiatan produksi.

5. Selesai cutting, kepala produksi turunkan SPK (Surat Perintah

Kerja) untuk CMT.

6. Semua kegiatan CMT dipantau oleh Follow up dan QC.

7. Setelah selesai proses CMT, diterima oleh Administrasi transit.

8. Semua surat keluar-masuk ditandatangani oleh PPIC kemudian

dirapikan untuk masuk bagian Accounting.

9. Mengenai pembelian accessories, PPIC melaporkan

kebutuhannya ke bagian Purchasing .

Wewenang PPIC adalah:

1. Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada dalam struktur

organisasi perusahaanu untuk mendapatkan data yang

dibutuhkan divisi distribusi.

i. Assistance Helper

Assistance helper bertanggungjawab kepada kepala gudang.

Tugas Assistance helper adalah:

68

1. Membantu helper untuk mencari barang–barang di rak.

2. Mengelompokkan artikel yang sama dalam satu pak.

3. Menjaga keutuhan per pak barang dengan baik.

4. Menata dan merapikan keluar dan masuknya barang di rak.

5. Mengelompokkan dan menyortir barang-barang untuk

kategori normal, OB, dan BS.

Wewenang Assistance helper:

1. Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada dalam struktur

organisasi perusahaan untuk mendapatkan data yang

dibutuhkan.

3.4.1 Prosedur Permintaan Bahan Baku

Permintaan bahan baku (Purchase Order) terjadi setelah bagian

Design memberikan surat order kain ke bagian Produksi. Berdasarkan

surat order kain tersebut, bagian Produksi membuat PurchaseOrder kain

(PO kain) dan Purchase Order accesories (PO accesories), seperti

kancing, zipper, karet elastis, lockpin, dan kain keras berdasarkan

kebutuhan kuantiti, berat, panjang, warna, dan jenis bahan. Purchase

Order dibuat sebanyak tiga rangkap, yaitu:

o Lembar 1 ditujukan kepada supplier kain atau accesories,

o Lembar 2 ditujukan ke bagian gudang,

o Lembar 3 ditujukan kepada PPIC untuk dijadikan arsip.

3.4 Prosedur yang Sedang Berjalan

69

Setelah menerima Purchase Order, supplier menyalurkan bahan

baku dan accesories sesuai order ke perusahaan. Bagian produksi

menerima bahan baku (Receive Order) dari supplier, kemudian

menyerahkannya ke bagian gudang untuk disimpan di gudang bahan

baku.

3.4.2 Prosedur Perencanaan Produksi

Setelah PPIC (Production Planning Inventory and Control)

menandatangani PO, bagian produksi menginstruksikan PPIC untuk

membuat rencana kegiatan produksi. Bagian design menyerahkan surat

design pola dan sample kepada PPIC. Berdasarkan laporan rencana

produksi dari PPIC, bagian gudang memeriksa kelengkapan bahan baku

untuk keperluan produksi.

3.4.3 Prosedur Produksi

Proses produksi dimulai setelah bagian cutting menerima surat

design pola dan sample yang sudah disetujui (di-accept) oleh PPIC.

Bagian produksi meminta bagian gudang untuk mengeluarkan bahan

baku. Setelah PPIC mengeluarkan surat order cutting atau SPK (Surat

Perintah Kerja) ke bagian cutting, bagian produksi mengirim kain ke

bagian cutting. Proses cutting dilakukan sesuai dengan pola dan design.

Setelah di-cutting, potongan-potongan kain langsung dihitung dan

diserahkan ke bagian QC (Quality Check). Bagian cutting membuat

pembukuan hasil cutting dan memberikan laporan hasil cutting kepada

70

PPIC. Seluruh hasil cutting disimpan di gudang untuk persiapan

outsource.

3.4.4 Prosedur Outsource

Proses outsource merupakan proses lanjut setelah cutting,

kegiatannya meliputi penyablonan atau pembordiran kain hasil cutting

dan penyatuan potongan-potongan kain cutting (CMT) hingga menjadi

sebuah pakaian jadi. Proses outsource dilakukan diluar perusahaan ini

dengan cara mengirim hasil cutting kepada individu/perusahaan lain yang

menjadi partner kerja perusahaan ini serta memberikan batas waktu (lead

time) dalam menyelesaikan suatu pesanan.

Outsource meliputi tiga kegiatan, yaitu sablon, bordir, dan CMT

(Cut, Make, and Trim). PPIC mengeluarkan surat perintah untuk

outsource yang terdiri dari:

o Surat order sablon, apabila memerlukan sablon pada sample design.

o Surat order bordir, apabila memerlukan bordir pada sample design.

o Surat order CMT (Cut, Make, and Trim) untuk proses finishing.

Surat-surat perintah tersebut dibuat sebanyak dua rangkap, yaitu:

o Lembar 1 ditujukan ke perusahaan outsource,

o Lembar 2 dijadikan arsip oleh PPIC.

Seluruh hasil outsource diserahkan kembali ke perusahaan dan

disimpan di gudang untuk pemeriksaan kuantiti dan kualitas.

71

3.4.5 Prosedur Pemeriksaan Hasil Produksi

Prosedur ini merupakan kegiatan pemeriksaan kuantiti dan

kualitas setiap hasil produksi, baik cutting maupun outsource. Bagian

Quality Check (QC) sebagai pihak yang bertugas dalam kegiatan ini.

QC memeriksa hasil cutting dan outsource, kemudian membuat

laporan hasil pemeriksaan untuk diserahkan ke bagian produksi.

3.4.6 Prosedur Penyerahan Barang Jadi

Baju yang sudah jadi dari CMT dikirim kembali ke perusahaan

dan disimpan di gudang baju. Kemudian bagian produksi meminta bagian

QC untuk melakukan pengecekan terhadap kualitas dan kuantiti baju.

Setelah selesai quality control, baju-baju siap dipasarkan.

3.5.1 Context Diagram

Sistem yang sedang berjalan pada proses produksi dapat dilihat

dalam context diagram. Diagram context merupakan gambaran dari

sistem organisasi yang menunjukkan batasan sistem, entiti external yang

berinteraksi dengan sistem, dan aliran informasi utama diantara entiti dan

sistem.

3.5 Sistem yang Sedang Berjalan

72

3.5.2 Diagram Nol

Diagram nol merupakan pengembangan dari diagram context.

Beberapa diagram nol dikembangkan untuk menghasilkan child diagram

yang lebih rinci atau lebih detil. Proses dari diagram nol yang

dikembangkan disebut parent process dan diagram yang dihasilkan

disebut child diagram.

Gambar 3. 2 Context Diagram Sistem yang Sedang Berjalan

73

Sebagaimana telah dikemukakan pada bagian sejarah perusahaan,

perusahaan ini mengembangkan bahan baku menjadi pakaian jadi yang semula

hanya konsentrasi pada penjualan kain pada pelanggan, hingga saat ini mengolah

menjadi pakaian jadi.

Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT

Rofina Indah Jaya, permasalahan yang dihadapi adalah:

3.6 Permasalahan yang Dihadapi

Gambar 3. 3 Diagram Nol dari Sistem yang Sedang Berjalan

74

1. Masih terdapat redudansi data, dimana terdapat transaksi yang sama

didokumentasikan lebih dari satu kali. Hal ini terjadi karena semua

transaksi dicatat secara manual.

2. Data tidak terorganisasi dengan baik, sehingga kesulitan dalam mencari

informasi yang dibutuhkan, seperti pergerakan barang selama proses

produksi, lead time, dan outsource.

3. Tidak diketahuinya persediaan bahan baku. Ketika ingin digunakan, baru

diperiksa, apakah bahan baku tersedia atau tidak. Tentunya hal ini akan

menghabiskan waktu yang lama karena harus terlebih dahulu memesan

ke supplier.

3.7.1 Kebutuhan Data

Vendor Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

orang atau perusahaan yang menyediakan bahan

baku ke perusahaan, meliputi nama vendor, alamat,

kota, telepon, fax, dan email.

Staff Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

orang yang bekerja di PT Rofina Indah Jaya,

meliputi nama lengkap, jenis kelamin, alamat,

telepon, email, dan jabatan.

User Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

karyawan PT Rofina Indah Jaya yang

3.7 Analisa Kebutuhan Pengguna

75

menggunakan dan mengoperasikan aplikasi,

meliputi username, password, jabatan, dan email.

Item Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

setiap barang yang terlibat dalam proses produksi,

meliputi nama item, ukuran, warna, nama desain,

jumlah item, dan satuan item.

Production_Plan Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

rencana kegiatan untuk memproduksi suatu item,

meliputi nomor dokumen, deskripsi produksi,

tanggal mulai, tanggal selesai, jumlah item yang

akan diproduksi, dan gudang untuk menyimpan

item.

Receive_Order Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

bahan baku yang diterima dari vendor, meliputi

nomor receive order, tanggal receive order, nama

vendor, nama item, jumlah item, dan nama gudang

untuk meyimpan.

Cutt_Order Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

proses pemotongan (cutting) design pola, meliputi

nomor cutting, tanggal cutting, nama item yang di-

cutting, jumlah cutting, dan nama gudang.

Outsource Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

proses penyelesaian bahan menjadi pakaian,

meliputi nomor outsource, tanggal outsource, jenis

76

outsource, alamat outsource, jumlah item yang di-

outsource, dan nama gudang untuk menyimpan

hasil outsource.

Stock_Adjusment Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

proses penyesuaian persediaan barang, meliputi

nomor dokumen adjusment, tanggal adjusment,

keterangan adjusment, nama gudang dan item yang

di-adjust, serta jumlah item.

Store Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai

tempat penyimpanan bahan baku dan barang jadi,

meliputi nama gudang, lokasi, dan tipe gudang.

3.7.2 Kebutuhan Transaksi

USER VIEW

1. Memasukkan data (Data Entry)

(a) Memasukkan data Vendor yang baru

(b) Memasukkan data Staff yang baru

(c) Memasukkan data User baru

(d) Memasukkan data Item, baik bahan baku maupun hasil produksi

(e) Memasukkan data Store

(f) Memasukkan data untuk Production_Plan

(g) Memasukkan data Receive_Order (RO)

(h) Memasukkan data Cutt_Order

(i) Memasukkan data Outsource

77

(j) Memasukkan data Stock_Adjusment

2. Mengubah data (Data Update/Deletion)

(a) Mengubah data Vendor

(b) Mengubah data Staff

(c) Mengubah data User

(d) Mengubah data Item

(e) Mengubah data Store

(f) Mengubah data Production_Plan

(g) Mengubah data Receive_Order

(h) Mengubah data Cutt_Order

(i) Mengubah data Outsource

(j) Mengubah data Stock_Adjusment

3. Melihat data (Data Queries/Select)

(a) Tampilkan data Vendor

(b) Tampilkan data Staff

(c) Tampilkan data User

(d) Tampilkan data Item

(e) Tampilkan data Store

(f) Tampilkan data Production_Plan

(g) Tampilkan data Receive_Order

(h) Tampilkan data Cutt_Order

(i) Tampilkan data Outsource

78

(j) Tampilkan data Stoc_ Adjusment

(k) Tampilkan informasi status dari Production_Plan

(l) Tampilkan informasi status dari Receive_Order

(m) Tampilkan informasi status Cutt_Order

(n) Tampilkan informasi status Outsource

3.7.3 Kebutuhan Sistem

1. Ukuran Database awal

● Jumlah Staff PT Rofina Indah Jaya keseluruhan ada 48 orang.

● Diperkirakan terdapat 45 vendor hingga saat ini.

● Diperkirakan terdapat 12 perusahaan outsource hingga saat

ini.

● Diperkirakan terdapat 10.000 item hingga saat ini. Item

tersebut terdiri atas bahan baku, accessories, hasil cutting,

hasil outsource, dan baju.

2. Security

● Database terlindungi dengan password.

● Pengguna sistem memiliki hak akses masing-masing dengan

menggunakan UserID dan password yang terenkripsi.

3. Backup

● Backup database dilakukan setiap 1 minggu sekali dan

dilakukan setelah jam kerja.

79

Melihat masalah-masalah yang terjadi pada PT Rofina Indah Jaya, maka

diusulkan suatu pemecahan masalah dengan cara membuat sebuah sistem basis-

data dan aplikasinya yang mampu menjaga integritas data, memudahkan proses

pencarian informasi mengenai supplier, outsource, persediaan bahan baku, dan

memprediksi setiap pergerakan barang serta laporan yang ingin dibutuhkan lebih

cepat, akurat, dan terkomputerisasi. Aplikasi ini juga menerapkan tingkat

keamanan data secara optimal.

3.8 Usulan Pemecahan Masalah