ppic vs purchasing

7/22/2019 PPIC vs Purchasing

1/21

http://bonymuliatan.blogspot.com/p/ppic.htmlPPIC

Bab I. MEMAHAMI SISTEM KERJA DARI DEPARTEMEN PPIC.

I.1 Pengertian Departemen PPIC

Dari pengertian PPIC ( Production Planning and Iventory Control ) adalah

merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan bakunya. Jika kita

ambil pengertian Produksi Planning bukan hanya merencanakan produksi saja,

dimana pengertiannya bisa menjadi lebih luas lagi. Karena jika kita ingin

merencanakan suatu produksi maka kita harus mengetahui kebutuhan bahan yang

akan di produksi yang mana Dept. PPIC dapat mengetahuinya berdasarkan

informasi Dept. R&D berupa FORMULASI PRODUCT dan dari sini Dept. PPIC

dapat menghitung kebutuhan bahan baku yang harus disediakan sesuai dengan

berapa banyak yang akan di produksi. Dan dari kata Iventory Control-pun

pengertiannya bukan hanya sekedar mengkontrol bahan baku saja tetapi

bagaimana Dept. PPIC dapat me-minimal-kan persediaan bahan baku yang berada

di Dept. WAREHOUSE sehinggan penempatan di gudang menjadi lebih efektif

dan dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku.
http://bonymuliatan.blogspot.com/p/ppic.htmlhttp://bonymuliatan.blogspot.com/p/ppic.htmlhttp://1.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eYzAPL3PI/AAAAAAAAADI/vFdMxOhnGHw/s1600/STRUKTUR+ORGANISASI+PPIC.jpghttp://bonymuliatan.blogspot.com/p/ppic.html


2/21

I.2 Konsep Dasar Pekerjaan PPIC

Dari pengertian PPIC maka pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektive dan

efisien adalah :

1. Mengetahui Kapasitas Produksi.

2. Mengetahui Forecast Penjualan.

3. Mengetahui Customer Order.

4. Mengetahui Formula Produk.

5. Mengetahui Proses Produksi.

6. Mengetahui Kualitas Produk.

7. Mengetahui Kapasitas Gudang.

8. Mengetahui Leadtime Pembelian.

9. Mengetahui Quantity Minimum Order.

10. Mengetahui Bahan Baku Alternatif.

11. Mengetahui Kapasitas Ekspedisi.

12. Mengetahui Leadtime Pengiriman.

13. Mengetahui Safty Stock Raw Material & Finish Good.


3/21

1. Kapasitas Produksi.

Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi di dalam

membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini

maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk

suatu finish goods dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dariDepartemen Produksi.

2. Forecast Penjualan.

Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu

bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat

memenuhi permintaan customer dan membuat safty stock finish goods. Forecast

Penjualan ini di dapatkan dari Departemen Marketing.

3. Customer Order.
http://2.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eW3jsCqWI/AAAAAAAAADA/G-llN2bwDy8/s1600/FLOW+MATERIAL.jpghttp://1.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eWrUaujnI/AAAAAAAAAC4/ObFLdVV9vHw/s1600/FLOW+MATERIAL+0.jpghttp://2.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eW3jsCqWI/AAAAAAAAADA/G-llN2bwDy8/s1600/FLOW+MATERIAL.jpghttp://1.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_eWrUaujnI/AAAAAAAAAC4/ObFLdVV9vHw/s1600/FLOW+MATERIAL+0.jpg


4/21

Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap produk finish goods yang

ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan

khusus. Dari Customer Order yang masuk ini maka PPIC dapat menjadwalkan

rencana produksi sampai produk itu terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah

di tentukan.

4. Formula Produk

Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Dept. R&D terhadap

suatu produk sampai produk itu dapat dijual ke Customer. Dalam formula itu

terdapat rincian bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk dengan

uraian persentase, makan berdasarkan formula itu maka PPIC dapat

memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permintaan

Customer.

5. Proses Produksi

Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya oleh

karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses

produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat

dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini

dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja

kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.

6. Kualitas Produk

Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan

standart yang sudah ditentukan berdasarkan Dept. QC. Mengapa kualitas ini

menjadi penting menurut saya bagi PPIC, karena didalam suatu produksi suatu

produk ada beberapa tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut LOLOS

QC atau TIDAK LOLOS QC. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka

PPIC dapat mengkomunikasikannya dengan Marketing mengenai kualitas yang

diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang kita

keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan dengan

Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita

dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan

penting ini.


5/21

7. Kapasitas Gudang

Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Dept. Gudang yang mana data ini

dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Dengan ini

Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di

gudang. Maka dengan adanya ini PPIC harus dapat mengatur masuknya barang

agar tidak ada nya penumpukan barang di dalam gudang yang dapat

menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini

teciptalah efisiensi dan efektifitas dari gudang.

8. Leadtime Pembelian

Leadtime pembelian didapat dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing

mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan

dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan

adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan

baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan saefty stock

barang yang diinginkan.

9. Quantity Minimum Order

Begitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept. Purchasing yang

mana Dept. Purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan para

supplier didapatkan berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian.

Dengan itu maka Dept. PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum

Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan

memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Dept. PPIC meminta

kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan dengan supplier.

10. Bahan Baku Alternatif

Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Dept. R&D, yang mana bahan

ini bagi industri sangatkan dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan alternatif

bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh

supplier maka produksi akan menggunkan bahan alternative tersebut. Mengapa

informasi bahan baku alternative ini sangat dibutuhkanbagi Dept. PPIC ??..

karena Dept. PPIC yang mengkontrol inventory part dan planning produksi

sehingga Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunkan bahan


6/21

alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternative ini maka

dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Dept. Purchasing akan membeli

barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.

11. Kapasitas Ekspedisi

Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Dept. Ekspedisi yang mana infomasi ini

digunakan untuk memperhitungan pengirman barang yang harus dapat dikirim

sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime

pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah

ditentukan secara internal. Dengan adanya ini maka Dept. PPIC dapt menentukan

pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut dengan customer order

yang sudah diterima oleh Dept. PPIC.

12. Leadtime Pengiriman

Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh Plan

Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan

customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan

kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para

customer, selain itu juga maka Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan

seharusnya pesanan customer tersebut harus diproduksikan.

13. Safty Stock Raw Material dan Finish Goods

Safty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah

perusahan karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan Raw Material untuk

kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan

disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan Customer akan Finish Goods pun

akan terjaga dengan aman dan pada saat Customer mengeluarkan permintaan akan

Finish Goods maka akan tersedia selalu.

Beberapa hal yang perlu diketahui untuk menyusun jadwal produksi ( production

schedule ) :

1. Orderan yang di terima / Forecast yang dikeluarkan oleh bagian Marketing atau

Managemen.


7/21

2. Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer atau sesuai dengan

leadtime pengiriman yang sudah ditentukan oleh perusahaan.

3. Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang dimiliki untuk suatu

produk.

4. Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis bahan apa saja yang

dibutuhkan untuk memenuhi permintaan customer / forecast yang sudah

dikeluarkan oleh Marketing atau Managemen.

5. Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan ( MRP Material Reques

Planning )

6. Perkiraan BS yang akan terjadi pada produk yang akan diproduksi sehingga

perhitungan akan kebutuhan bahan baku dan permintaan pengiriman akan dapat

detentukan.

http://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-

production.html

Tuesday, April 10, 2012
http://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.htmlhttp://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.htmlhttp://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.htmlhttp://2.bp.blogspot.com/_TFOlYz0Zpqo/S_jc2_M4EhI/AAAAAAAAADg/bQwx-F58QJk/s1600/Production+Schedule.jpghttp://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.htmlhttp://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.html


8/21

Memahami Fungsi PPIC ( Production Planning Inventory Control )

Pendahuluan

Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC (

Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi

production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa

persediaan bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses

produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena inventory

disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan.

Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain product.

Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan

dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan,

gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan

penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap

tahun umumnya mencapai sekitar 20 40% dari harga barang (Indrajit, R,E.,

Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu

diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan

optimum.

Dalam Struktur Organisasi ada beberapa variasi untuk mempertegas fungsi

Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk

kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada Monitoring Persediaan ( Safety

Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem

invormasi ).

Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan

pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan

pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi,


9/21

Umumnya dibawah kendali Head Ware House setingkat Supervisor atau

Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.

Production Planning Control

Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan (

Sales/marketing ) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada

waktu yang sudah disepakati. Simple bukan ?

Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing,

Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw

material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk

bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga

termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya

manajemen production planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara

umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu

menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya, untuk

menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model

produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan

dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system

planning diperusahaan tersebut.

Design Planning dan Inventory Control

Peran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu

besarnya sampai saya berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning

tidak akan optimal. Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja,

tapi terkait dengan manajemen inventory. Otomatis Planning harus memiliki Link

dengan Sistem Purchasing dan Ware house secara real time dan up date. Ini masih

dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas pengawasan proses produksi.

Setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan Penjadwalan ulang

(reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan material, dll,

pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh penjadwalan.


10/21

Registrasi New Item dan Material

Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan

supporting material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua

jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan

dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material, yaitu

material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product, seperti

plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll.

Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan

agar dapat terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah

input data, kode angka dikonversi lagi kedalam barcode, sehingga proses input

menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat waktu iniput, proses scanning

menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat human error sangat rendah.

Item-item baru biasanya didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan

berhasil, setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus

diregristasi oleh PPIC lengkap dengan komponen penyusun dan formulasi per

unit produk ( Material Requirement Planning/MRP )

Logic Regristasi item

Pengelolaan Inventory atau barang persediaan


11/21

Barang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In

Process (WIP), dan 3) Final Product.

Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu

diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM tanpa melihat order customer

, 2) M&SM berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya

pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan

beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses (

fluently production process ). Namun tidak menutup kemungkinan adanya

emergency order atau order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of

material (BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order (

master production schedulle/MPS )

Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke

station lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses

memerlukan pengelolaan khusus, akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa

divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang jadi terkadang tidak bisa

sempurna atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan

yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di

divisi B, terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer,

mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi

kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC bertanggung jawab penuh

dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan

penerapan logic proses yang tepat dapat menjamin pengendalian WIP. PPIC akan

selalu dapat memantau progress produksi di semua tahapan proses.

Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan,

karena posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik,

pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus

secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final product

siap dikirim ke customer.


12/21

Logic Inventory

Planning dan Monitoring Proses Produksi

Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate,

antara dunia luar dan Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC

harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke

Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan

sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya

lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau


13/21

berulangkali sampaikan,maaf saya cek dulu, hampir tidak ada kepastian kapan

selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado

lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi

material bagi industri lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi

material bagi industri Garment. Inilah salah satu konsep dari customer

satisfaction . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam dapur anda, tapi

bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa

kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya peranan

PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring .

Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange Order

Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order

ini bisa berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer

saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS).

Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan

Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih

bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 6 bulan. Data-data di MPS

sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk

mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan

material.

Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi

sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho

koq bisa. Inilah keunggulan penerapan sistem informasi yang integral.

Purchase order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan real time

langsung masuk kedalam Master Planning Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik

saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana

melakukannya ?


14/21

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan

pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah

informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat, sistem menggunakan

logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada

beberapa parameter yang harus terpenuhi :

1. Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan

item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki

jalur seperti rel kereta api, untuk jelasnya saya sudah menulis detail teknisnya

dalam artikel di link ini :

http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/bagaimana-cara-menentukan-

lead-time.html . Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi

sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh

sistem.

2. Informasi ( data base ) mengenai capasitas setiap line produksi

3. Informasi ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi

4. Informasi (data base )stock material

Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan

suplay material yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika

dieprkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM),

memiliki menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi

aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order

(pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini progress ini

sangat penting, karena sistem hanya bisa melakukan alokasi order , jika status

seluruh component material lokasinya sudah di factory.


15/21

Logic Arrange Order

Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )

Alokasi & Monitoring Order

Setelah PO Customer ter input kedalam database, secara real time sistem

menginformasikan pada PPIC estimasi schedulling dan status component


16/21

material. Seperti yang saya sampaikan data dalam Arrange order masih sangat

kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari

beberapa divisi-divisi yang saling tergantung ( dependent) memiliki kode-kode

Gruping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/

Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami

total alur proses realisasi produk.

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-

tahapan proses mulai awal sampai delivery. Berbeda dengan arrange order,

alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu

sekitar 2 4 minggu , kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat order yang

kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap

perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya

database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung reguler juga distock

dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan

barang persediaan diseluruh tahapan.

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work

order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-

alokasi berarti sudah memiliki raw material yang complete. Yang perlu

diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring order :

1) PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order

dengan kapasitas yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi

yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan

yaitu bagian produksi setuju berapapun jumlah order yang diturunkan selama

tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah

melewati jalur puncak-Bogor ? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur

? Konsepnya seperti ini, dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan

sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu

mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu


17/21

berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan ketersediaan

personel.

2) Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika

karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika terjadi

percepatan dan perlambatan penyelesaian.

3) Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan

keterlambatan, denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.

4) Memastikan order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar

bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena print out Work

order menjadi dasar bagi personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus

memberikan Informasi-informasi penting terkait : 1) Nama item product, 2)

Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal

mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai ( Finish Date), 7) Info lain

terkait dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll ), 8) No. Regristasi

Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu

telusur proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan

KANBAN dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas,

penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat

penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika

order dari customer untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction

Sheet/Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity

400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki No. Regrestasi

sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti

pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi

dan kemudahan dalam processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar

manfaatnya. Saya rekomendasikan sistem ini untuk anda terapkan.

5) Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work

station). Delay di satu station akan mempengaruhi ketepatan waktu station

didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah


18/21

untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan

solusinya.

6) System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja /

Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor sehingga

menjadi informasi balik yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall

management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.


19/21


20/21

Logic Alokasi Order

Display Menu Alokasi Order (Ilustrasi Penulis)

JIka melihat personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, GA, Logistic,

Continous Improvement (CI), dan QC, mereka ini memiliki basic knowledgeyang

bisa terpakai jika diterapkan di perusahaan yang bergerak dalam industri berbeda.

Dengan tingkat adaptasi relatif lebih mudah, orang-orang yang berada dalam

spesialisasi yang saya sebut diatas tingkat perputarannya relatif tinggi, apalagi

bagian HRD bsia saya sebut luar biasa tinggi.


21/21

Berbeda kondisinya dengan PPIC (dan R&D), basic knowledge tidak banyak

membantu jika orang-orang ini berpindah kerja di indsutri dengan bidang dan

model operasi yang berbeda. Tidak bisa 'Copy Paste'. Mereka seperti mulai dari

awal dalam memahami total system yang berkaitan dengan Produksi, Logistic,

Marketing, bahkan Finance.

ppic vs purchasing

Documents