Sistem Informasi Pembelian

PT. Kurma Jaya

Maulana Arif Pratama

NIM : 107093002775

Sistem Informasi Korporasi – 5 B

[Relate Software] Jl.Kemang Raya no. 39 Bogor

www.relatesoftware.com

I. PROFIL PERUSAHAAN

a. Profil Perusahaan

Nama Perusahaan : Relate Software

Alamat : Jl. Kemang Raya No. 39 Bogor

No.Telepon : (0251) 616 333

Bidang Usaha : Software House / Developer

b. Visi dan Misi

Visi :

Software House terdepan dalam pengembangan Sistem yang berguna

Misi:

Memberikan aplikasi yang terbaik

Melayani sepenuh hati dengan komitmen tinggi

Relate Software dibentuk oleh tim manajemen Arifminds Software yang merupakan

salah satu pemasok terbesar dalam solusi industri perangkat lunak dalam

pengembangan sistem di kancah nasional. Arifminds Software adalah salah satu

kisah sukses besar dalam industri perangkat lunak Indonesia saat ini. Menawarkan

sistem yang paling canggih, Arifminds Software pasar layanan yang terkemuka dan

pemahaman tentang pengembangan sistem aplikasi yang melaju seiring

keberhasilannya.

Pada tahun 2009, Related Software telah mengembangkan solusi baru dan menarik

dalam pengembangan sistem aplikasi. Filosofi kami didasarkan pada kenyataan

bahwa informasi harus tersedia bagi perusahaan. Produk yang terintegrasi adalah hal

yang terpenting dalam strategi pembangunan untuk memajukan suatu institusi atau

perusahaan.

c. Awards

Relate adalah Microsoft Gold Partner.

Gold Certified Partners mewakili tingkat tertinggi kompetensi dan keahlian dengan

Microsoft teknologi dan memiliki hubungan kerja yang paling dekat dengan

Microsoft.

d. Produk Kami

Software yang berkaitan dengan Drive CRM diataranya ;

Practice Management

Financial Management

Work Flow Management

Yang terdiri dari sebelas modul utama

1. Client & Contact Database

2. Communications Management

3. Time & Expense Management

4. Deadline Management

5. Document Management

6. Marketing Management

7. Billing Management

8. Financial Management

9. Purchase Ledger

10. Jobs Planner

11. Client Accounting

e. Pengalaman Kami

Proyek Pembangunan Sistem Informasi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta

(05 Juni 2001 – 4 Mei 2003).

Proyek Pembangunan Sistem Informasi Universitas Mulawarman Fase I,

Samarinda (19 Juni 2002 – 17 Oktober 2002)..

Proyek Pembangunan Universitas Mulawarman Fase II, Samarinda (1 Oktober

2002 – 28 Oktober 2002), status: kontraktor utama.

II. LATAR BELAKANG MASALAH

PT. Kurma Jaya merupakan sebuah perusahaan agroindustri buah kurma.

Merupakan perusahaan importir sekaligus perusahaan manufaktur. PT. Kurma Jaya

mengimport buah kurma dari Negara Uni Emirat Arab. Setelah perusahaan buah

kurma dating dipelabuhan, armada PT. Kurma Jaya membawanya ke gudang bahan

baku di Bogor. Di gudang bahan baku kurma siap untuk diproses. Hasil produksi

kemudian disimpan kedalam gudang produk jadi. Dan bagian penjualan siap untuk

memasarkannya.

Dalam PT. Kurma Jaya terdapat berbagai sistem yang menghubungkan setiap

bagian dari perusahaan, tanpa sistem-sistem tersebut sebuah perusahaan tidak akan

berjalan dengan baik. Sistem-sistem tersebut antara lain sistem penjualan, sistem retur

penjualan dan pencatatan piutang, sistem pembelian, sistem pencatatan utang, sistem

penggajian dan pengupahan, sistem kas dan sistem biaya.

Sistem pembelian merupakan sistem yang digunakan suatu perusahaan untuk

melakukan pengadaan produk atau bahan baku produk dari pemasok atau supplier.

PT. Kurma Jaya terpilih sebagai objek dalam menganalisa serta pengembangan

aplikasi terkait sistem informasi pembelian.

Dari analisis sistem beberapa bagian yang diperhatikan antatalain, bagian

pembelian yaitu, pembuatan dokumen-dokumen (order pembelian, surat permintaan

pembelian barang, dan retur pembelian).

Dengan ini diharapkan dapat memajukan bisnis PT. Kurma Jaya dalam

melakukan pengadaan produk atau bahan baku produk dari pemasuk atau supplier.

Oleh karena itu sistem pembelian menjadi sangat penting dalam sebuah perusahaan

karena menjadi sistem penggerak dalam perusahaan tersebut.

III. PERUMUSAN MASALAH

Dari uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan, yaitu “Bagaimana Membuat sistem

aplikasi , yakni sistem informasi pembelian ini bekerja sehingga dapat membantu

menjalankan PT. Kurma Jaya dengan lancar”.

IV. BATASAN MASALAH

Pengembangan aplikasi Sistem Informasi Pembelian yang terkait ;

a. Previlege User

b. Modul transaksi pembelian berupa cash dan credit jangka pendek.

c. Modul pengajuan permintaan pembelian oleh bagian gudang.

d. Modul penentuan pemasok

e. Modul pemeriksaan produk oleh bagian gudang

f. Backup data

V. TUJUAN

Tujuan dari pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Pembelian dari PT. Kurma

Jaya adalah untuk membantu terkait sistem pembelian, mendukung dalam proses-

proses yang berjalan dan fungsi-fungsi terkait yang diperlukan sehingga perusahan

memiliki keunggulan dalam bersaing.

VI. DEFINISI SISTEM

Sistem Informasi Pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang

yang diperlukan oleh PT. Kurma Jaya. Dalam hal ini pembelian dari pemasok luar

negeri.

1. Modul yang terkait dalam sistem pembelian antara lain :

a. Modul Fungsi Gudang

Modul ini terkait tentang proses mengajukan permintaan pembelian sesuai

dengan posisi persediaan yang ada digudang, melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna

menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

b. Modul Pembelian

Modul ini terkait tentang proses memperoleh informasi mengenai harga

barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan

mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

c. Modul Fungsi Akutansi

Modul ini terkait pemprosesan pencatatan uang dan fungsi pencatatan

persediaan dalam sistem pembelian, fungsi pencatatan yang bertugas mencatat

transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk

menyelenggarakan arsip dokumen sumber (faktur / bukti kas keluar) yang

berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai

buku pembantu utang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk

mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu

persediaan.

2. Jaringan Modul yang membentuk Sistem Informasi Pembelian antara lain :

a. Modul Permintaan Pembelian.

Pada modul ini terkait proses tentang fungsi gudang yang mengajukan

permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada

fungsi pembelian.

b. Modul Permintaan Penarawan Harga dan Pemilihan Pemasok

Pada modul ini terkait proses pembelian mengirimkan surat permintaan

penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai

harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan

pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang

diperlukan oleh PT. Kurma Jaya.

c. Modul Proses Penerimaan Barang

Pada modul ini terkait proses fungsi gudang dalam melakukan

pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari

pemasok.

d. Modul Pencatatan Utang

Pada modul ini terkait fngsi akutansi memeriksa dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, retur) dan

mengarsipkan dokumen-dokumen.

VII. METODOLOGI

Guna memberi respon yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai, kami menggunakan

prototyping, sehingga waktu penerapan berkurang.

Prototype juga member ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara

sistem akan berfungsi dalam bentuk selengkapnya

VIII. NAMA APLIKASI

Sistem Informasi Pembelian PT. Kurma Jaya

IX. SEKILAS TENTANG APLIKASI

Sistem Informasi Pembelian adalah aplikasi untuk kebutuhan manajemen

pembelian pada PT. Kurma Jaya diantaranya

1. Informasi yang didapatkan oleh manajemen

Informasi yang didapatkan oleh manajemen dari Sistem Informasi Pembelian

yaitu jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali, order

pembelian yang telah dikirim kepada pemasok, order pembelian yang telah

dipenuhi pemasok.

2. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah surat permintaan

pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan

pembelian, serta retur pembelian.

X. TEKNOLOGI YANG DIGUNAKAN

Operating Sistem : Windows XP/Vista/7 32bit

Database : MySQL, PHP MyAdmin

Development Tools : PHP, HTML, Javascript

XI. SPESIFIKASI HARDWARE DAN SOFTWARE

Server : Intel® Xeon® processor 5500, 1024 Mb RAM

Client : AMD Athlon64 X2 5200, 512 Mb RAM

Internet Browser : Fire Fox 3.0

SOHO Broadband : Local IIX dan Internasional

Printer dot Matrix atau Laser jet

XII. SUPPORT DAN GARANSI

Ketentuan Garansi dan Support (Sebaiknya dibaca dengan teliti)

Semua Relate Software Bergaransi Life Time ( Selama Anda Memakai )

Garansi life time meliputi bug error yg ada didalam Software, garansi tidak termasuk

kerja software lambat dikarenakan kepenuhan database dan kurang bagusnya kinerja

komputer yang di pakai.

Jika PC mengalami restart berkali-kali sebaiknya anda segera mengeceknya,

kehilangan data pada MySQL karna PC sering restart bukan tanggung jawab kami

dan kami tidak bertanggung jawab atas kehilangan data anda dikarenakan alasan

apapun. Semua update-an yang kami rasa harus di charge maka anda wajib

membayarnya, garansi batal apabila anda mengambil update dari rekan pengguna

software developer yang lain tanpa seizin pemilik & pengelola relate software.

support hanya dilakukan pada hari Senin - Sabtu jam 09.00 wib - 21.00 wib.

Software Produk Kami Tidak dapat Di Pindah Tangankan

Mohon Di baca Dengan teliti ketentuan garansi & suport Kami, Agar di kemudian

Harinya anda Tidak akan kecewa dengan pelayanan kami.

XIII. ANGGARAN

1. Biaya Kebutuhan Hardware

a. Monitor LCD 19 Inch Rp. 2.000.000

b. Keyboard Rp. 150.000

c. Mouse Rp. 100.000

d. PC Rp. 6.000.000

+ RAM 1 GHz

+ Processor Intel Core 2 Duo 3.0 Ghz

+ Hard disk 320 Gb

+ DVD ROM RW

+ VGA

+ UPS

+ PSU 500 W Pure

2. Biaya kebutuhan Software

a. Microsoft Windows XP SP2 Rp. 1.500.000

b. Xampp (mysql, php) Rp. 500.000

c. Microsoft Office 2007 Rp. 1.500.000

3. Biaya Kebutuhan Proyek

a. Analisa sistem Rp 15.000.000

b. Desain Fungsi Rp. 10.000.000

c. Pemrograman Rp. 5.000.000

d. Pengujian Rp. 3.000.000

e. Pelatihan Rp. 1.000.000

f. Pemeliharaan Rp. 1.000.000

g. Dokumentasi Rp. 2.000.000

h. Akomodasi Rp. 5.000.000

Total Biaya Rp. 43.750.000

Terbilang : Empat Puluh Tiga Juta Tujuh Ratus lima Puluh Ribu Rupiah

*Harga dapat dinegosisasi tergantung kurs dollar.

XIV. WORK BREAKDOWN STRUCTURE

XV. JADWAL PENGEMBANGAN PROYEK

XVI. RESOURCE Human Capital

XVII. LAYOUT SISTEM

Form Login

Form Halaman Utama

Form Pembelian

Laporan Pembelian

a. Laporan Pesanan Pembelian

b. Laporan Pembelian

c. Laporan Retur Pembelian

Form Backup Dan Restore

Form Import Data

Ini adalah fasilitas untuk mengimport data dari file excel. Berupa data supplier dan

data. (fungsi inport data pelanggan dan data barang dikenakan biaya tambahan dan

satu paket dengan sistem lainnya).

Printer and Page Setup