8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian Sistem

Ada beberapa pengertian sistem menurut para ahli, diantaranya adalah :

Menurut O’Brien (2005, p5), sistem adalah sekelompok komponen yang saling

berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input

serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

Sistem semacam ini (kadang disebut sebagai sistem dinamis) memiliki tiga

komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi :

1. Input yang melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki

sistem untuk diproses. Contohnya : bahan baku mentah, energi, data dan usaha

manusia harus terjamin dan diatur untuk pemrosesan.

2. Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.

Contohnya : proses bernafas manusia, atau perhitungan matematika.

3. Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses

transformasi ke tujuan akhirnya. Contohnya : barang jadi, layanan oleh manusia dan

informasi manajemen harus dipindahkan ke para pemakainya.

Menurut McLeod dan Schell (2001, p9), sistem adalah sekelompok elemen yang

terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan dari komponen atau

elemen yang saling berkaitan dan berhubungan (berinteraksi) sebagai satu kesatuan

untuk mencapai suatu tujuan yang sama.

9

2.1.2 Diagram DIKW (Data, Informasi, Knowledge and Wisdom)

Menurut Tobing (2007, pp14-15), transisi dari data ke wisdom tersebut

digambarkan dalam bentuk hirarki seperti gambar 2.1 yang ditunjukkan dibawah ini.

Understanding mendukung transisi tersebut namun tidak merupakan level tersendiri

dalam hirarki DIKW.

Gambar 2.1 Hirarki DIKW : dari data ke wisdomSumber : Tobing (2007, p15)

Ada beberapa pengertian data, informasi, knowledge dan wisdom menurut para

ahli, diantaranya adalah :

2.1.2.1 Pengertian Data

Menurut O’Brien (2005, p38), data merupakan fakta atau obsevasi mentah, yang

biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih rincinya, data adalah

pengukuran objecttif dari atribut (karakteristik) dan entitas (seperti manusia, tempat,

barang dan kejadian).

Data

Connectedness

Understanding

Information

Knowledge

Wisdom

UnderstandingRelations

UnderstandingPatterns

UnderstandingPrinciples

10

Menurut Widayana (2005, p12), data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain

berupa gambar, angka yang disajikan tanpa suatu konteks.

Dari pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa data merupakan

sekumpulan fakta yang data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat

bercerita banyak sehingga masih perlu diolah lebih lanjut serta tidak berarti bagi

pemakai.

2.1.2.2 Pengertian Informasi

Menurut O’Brien (2005, p38), informasi merupakan data yang telah diubah

menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai tertentu.

Menurut Widayana (2005, p13), informasi adalah data yang telah disusun dan

disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti, untuk

membantu pengambilan keputusan.

Menurut Davenport dan Prusak (Tobing, 2007, pp15-16), proses perubahan data

menjadi informasi dilakukan melalui beberapa tahapan yang dimulai dengan huruf C,

yaitu :

1. Contextualized : memahami manfaat data yang dikumpulkan.

2. Categorized : memahami unit analisis atau komponen kunci dari data.

3. Calculated : menganalisis data secara sistematik atau secara statistik.

4. Corrected : menghilangkan kesalahan (error) dari data.

5. Condensed : meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas.

Dari pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah

kumpulan fakta-fakta (data) yang sudah terorganisasi dalam suatu cara sehingga

memiliki arti dan manfaat bagi yang membutuhkannya.

11

2.1.2.3 Pengertian Knowledge

Menurut Probst., et. al., (2000, p24), knowledge adalah seluruh kesadaran jiwa

dan keahlian-keahlian yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah. Kesadaran

dan keahlian tersebut termasuk teori-teori dan praktiknya, serta peraturan dan instruksi-

instruksi suatu aksi. Knowledge ada berdasarkan pada data dan informasi, tetapi

knowledge juga terbatas pada setiap orang. Knowledge dibangun oleh individu-individu

dan menggambarkan kepercayaan tiap orang tentang suatu hubungan kausal.

Menurut Widayana (2005, p13), knowledge adalah informasi yang dilengkapi

dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu

maupun kelompok dalam perusahaan. Knowledge merupakan penerapan informasi yang

diyakini dapat langsung digunakan untuk mengambil keputusan untuk bertindak.

Menurut Davenport dan Prusak (Tobing, 2007, p18), proses transformasi

informasi menjadi knowledge juga melalui empat tahapan yang dimulai dengan huruf C,

yaitu :

1. Comparasion : membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi

yang lain yang telah diketahui.

2. Consequences : menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat

untuk pengambilan keputusan dan tindakan.

3. Connections : menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari informasi

dengan hal-hal lainnya.

4. Conservations : membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait

informasi tersebut.

Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge merupakan informasi yang mengubah

sesuatu atau seseorang, hal ini terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk

12

bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk

mengambil keputusan yang berbeda atau lebih efektif dari tindakan sebelumnya dan

untuk menempuh arah atau strategi tertentu.

2.1.2.4 Pengertian Understanding

Menurut Webster (Tobing, 2007, p18), understanding adalah kemampuan untuk

memahami arti (meaning) dari hubungan-hubungan antar bagian-bagian tertentu.

Menurut Bellinger., et. al., (Tobing, 2007, p18), understanding merupakan

proses melalui mana kita memperoleh knowledge dan melakukan sintesa untuk

menciptakan knowledge baru. Masih menurut Bellinger., et. al., perbedaan antara

understanding dengan knowledge adalah analog dengan perbedaaan “belajar” dan

“mengingat”. Orang yang memiliki understanding dapat melakukan tindakan-tindakan

yang bermanfaat karena mereka dapat melakukan sintesa untuk menciptakan knowledge

yang baru atau paling tidak informasi baru, dari apa yang sebelumnya mereka ketahui

dan mengerti. Sehingga understanding dapat dibangun berdasarkan informasi,

knowledge atau bahkan berdasarkan understanding yang saat ini dimiliki.

2.1.2.5 Pengertian Wisdom

Menurut Davenport dan Prusak (Tobing, 2007, p19), knowledge sebagian ditarik

dari pengalaman, yang akan menghasilkan sound judgement dan wisdom. Sehingga

wisdom merupakan knowledge yang digunakan dalam membuat keputusan-keputusan

yang menyangkut masa depan.

13

Menurut Ackoff (Tobing, 2007, p20), karakteristik dari wisdom adalah :

1. Wisdom merupakan tingkat pemahaman dan kesadaran (consciousness) yang

tertinggi dari manusia.

2. Wisdom merupakan jawaban terhadap permasalahan manusia yang dalam periode

waktu tertentu belum terjawab.

3. Wisdom berada dalam jiwa (soul) dan pikiran (mind), yang hanya dimiliki oleh

manusia. Soul merupakan bagian yang bersifat ilahi/spiritual dari manusia yang tidak

dimiliki oleh ciptaaan yang lain.

4. Wisdom mengandung etika dan moral.

2.1.2.6 Connectedness

Menurut Tobing (2007, p20), connectedness yang berada dalam sumbu vertikal

dari hirarki DIKW menggambarkan tingkat integrasi dari unsur-unsur yang membentuk

data, informasi, knowledge dan wisdom. Data yang merupakan elemen DIKW yang

tingkat integrasi atau kohesivitas unsur-unsur pembentuknya paling rendah. Data

merupakan kumpulan berbagai fakta dan rekaman transaksi yang masih terpisah satu

sama lain.

Tingkat kohesivitas dari unsur-unsur dari pembentuk informasi lebih tinggi dari

pada data. Pada level informasi sudah ditemukan relasi antar unsur-unsur

pembentuknya. Selanjutnya level kohesivitas meningkat pada knowledge, pada level

knowledge ini, sudah ditemukan formasi dan gambar yang utuh dari unusr-unsur yang

membentuknya. Tingkat kohesivitas yang paling ditemukan pada wisdom. Pada level

wisdom ini, selain gambar utuh yang sudah diperoleh, unsur-unsur yang membentuknya

sudah terikat pada satu kesatuan formasi yang utuh dan saling terkait dengan solid.

14

2.1.3 Sistem Informasi

2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Ada beberapa pengertian sistem informasi menurut para ahli, diantaranya adalah:

Menurut Laudon dan Laudon (2005, p8), sistem informasi adalah kumpulan dari

komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan,

memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung proses

pengambilan keputusan, pengkoordinasian dan pengontrolan dalam sebuah perusahaan.

Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi merupakan kombinasi teratur

orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang

mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah perusahaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kesatuan dari

elemen-elemen yang telah dirangkai sedemikian rupa dan mengolah fakta-fakta (data)

sehingga menjadi informasi dan berguna bagi pemakainya.

2.1.3.2 Tingkatan Sistem Informasi Dalam Perusahaan

Menurut Laudon dan Laudon (2004, pp38-40), terdapat perbedaan keahlian dan

tingkatan dalam perusahaan maka dari itu dibutuhkan sistem yang berbeda pula untuk

setiap tingkatan yang ada di dalam perusahaan.

Sistem informasi yang ada di perusahaan dibagi menjadi empat tingkat yang

terdiri dari strategic level, management level, knowledge level dan operational level

yang kemudian dari semua tingkatan ini akan dibagi lagi menjadi lima area fungsional

perusahaan yang terdiri dari sales and marketing, manufacturing, finance, accounting

dan human resources. Setiap tingkatan sistem informasi di dalam perusahaan akan

memenuhi kebutuhan yang berbeda disesuaikan dengan tingkat yang ada di dalam

15

perusahaan. Berikut gambar 2.2 yang menjelaskan mengenai perbedaaan tingkat sistem

informasi dalam perusahaan.

Gambar 2.2 Tingkatan Sistem Informasi dalam PerusahaanSumber : Laudon dan Laudon (2004, p39)

1. Operasional-tingkat systems

Operasional-level systems mendukung manajer operasional yang berfokus pada

aktifitas operasional perusahaan sehingga sistem yang dibutuhkan adalah sistem

yang mendukung para manajer dan staffnya untuk mengolah dan mengatur kegiatan

operasional perusahaan agar berjalan dengan baik. Operasional-level systems

mendukung manajer operasional dengan menjaga aktivitas dan transaksi-transaksi

umum dari organisasi, seperti penjualan, pendapatan, penggajian, keputusan kredit,

dan arus material dalam perusahaan. Transaction Process Systems (TPS) adalah

16

sistem yang terkomputerisasi yang menampilkan dan merekam transaksi rutin sehari-

hari yang diperlukan untuk mengendalikan bisnis. Contoh: sistem reservasi hotel,

penggajian.

2. Knowledge–level systems

Knowledge–level systems mendukung para knowledge workers dan pengolahan

knowledge yang ada di dalam perusahaan. Tujuan dari knowledge–level systems

adalah membantu perusahaan untuk mengintegrasikan knowledge yang dimiliki

menjadi sebuah bisnis (menghasilkan keuntungan bagi perusahaan dengan

knowledge yang dimiliki) serta membantu perusahaan untuk mengontrol aliran

dokumen yang beredar dalam perusahaan. Dalam tingkatan sistem ini terbagi dua

tipe sistem yaitu KWS (Knowledge Work System) dan OAS (Office Automation

System). Sistem KWS membantu pekerja yang berpendidikan dalam menangani

penciptaan dan pengintegrasian knowledge baru dalam suatu organisasi. Sistem

OAS dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan pengolahan data dalam

perusahaan seperti pengolahan data, e-mail, sistem penjadwalan.

3. Management-level systems

Pada Management-level systems, sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang

mendukung para middle manager untuk memantau, mengontrol dan mengambil

keputusan serta mengadministrasikan aktifitas para middle manager. Dalam

tingkatan ini ada dua tipe, yaitu: Management Information Systems (MIS) yang

menangani dan membantu para manajer menengah untuk menjalankan fungsinya

seperti perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan

ringkasan rutin dan laporan pengecualian dan Decision Support Systems (DSS)

17

dibuat untuk mendukung manajer dalam mengidentifikasikan masalah yang

terstruktur dan semi-terstruktur, pengambilan keputusan dengan mengkombinasikan

data dan analisis model.

4. Strategic-level systems

Pada Strategic-level systems, sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang

mendukung para senior manajer untuk menangani dan membantu pengambilan

keputusan yang bersifat strategis dan jangka panjang. Sistem informasi pada tingkat

ini harus menyediakan informasi mengenai fungsi-fungsi utama dalam perusahaan

seperti sales and marketing, manufacturing, finance, accounting dan human

resources pada setiap tingkat yang ada dalam perusahaan. Dalam tingkatan ini, tipe

sistem yang digunakan dinamakan sistem pendukung bagi eksekutif (ESS) atau

seringkali disebut dengan Executive Information Systems (EIS), yaitu sistem

informasi yang disajikan kepada tingkat strategis di dalam suatu organisasi yang

lebih mengarah kepada pengambilan keputusan untuk masalah yang tidak terstruktur

melalui bentuk tampilan grafik, tabel, gambar dan fasilitas untuk

mengkomunikasikan keputusan yang telah diambil.

2.1.4 Pengertian Management

Ada beberapa pengertian management menurut para ahli, diantaranya adalah :

Menurut Robbins dan Coulter (2005, p7), management mengacu pada proses

mengkoordinasikan dan mengintegrasikan kegiatan kerja secara efisien dan efektif

dengan dan melalui orang lain.

Menurut Robbins dan Coulter (2005, p7), terdapat empat jenis fungsi

management adalah sebagai berikut :

18

1. Perencanaan (planning) mencakup proses merumuskan sasaran, menetapkan suatu

strategi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan menyusun rencana guna

mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.

2. Mengorganisasikan (organizing) mencakup proses menentukan tugas mana yang

harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, bagaimana tugas-tugas tersebut

dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa dan pada tingkat mana pengambilan

keputusan diambil.

3. Kepemimpinan (leading) mencakup proses memotivasi karyawan, mengarahkan,

menyeleksi saluran komunikasi yang paling efektif dan memecahkan suatu masalah.

4. Pengawasan (controlling) mencakup kegiatan memantau aktivitas-aktivitas yang ada

untuk memastikan bahwa semua mencapai apa yang telah direncanakan dan

mengoreksi penyimpangan-penyimpangan yang signifikan.

2.1.5 Pengertian Knowledge Management

Ada beberapa pengertian knowledge management menurut para ahli, diantaranya

adalah :

Knowledge management merupakan suatu rangkaian kegiatan yang digunakan

oleh perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan

mendistribusikan knowledge untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di

dalam perusahaan. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objecttif perusahaan dan

ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti knowledge bersama, peningkatan

kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. (Anonymous 1,

2007)

19

Menurut Tiwana (2000, p5), secara sederhana, knowledge management diartikan

sebagai management dari knowledge. Sedangkan secara lebih mendalam lagi, knowledge

management diartikan sebagai management knowledge perusahaan untuk menciptakan

nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan bersaing.

Menurut Widayana (2005, p9), knowledge management merupakan sistem yang

dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan

knowledge dalam perusahaan. Sehingga knowledge mudah digunakan kapan pun

diperlukan, oleh siapa saja yang sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management merupakan suatu sistem

yang dapat digunakan untuk menciptakan nilai dan keunggulan bersaing bagi

perusahaan dengan mengelola elemen-elemen knowledge yang ada dalam perusahaan.

Menurut Widayana (2005, p21), manfaat penerapan knowledge management

dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan.

2. Meningkatkan respons terhadap pelanggan.

3. Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses.

4. Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi

5. Meningkatkan jumlah produk atau jasa.

2.1.6 Pengertian Knowledge Management Systems

Menurut Tobing (2007, pp8-9), knowledge management systems merupakan

mekanisme dan proses yang terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan,

pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan

berbagai informasi menjadi aset intelektual perusahaan yang permanen.

20

Knowledge management systems merupakan sebuah sistem yang berbasiskan

teknologi informasi untuk me-manage knowledge yang terdapat di perusahaan, serta

mendukung dalam proses penciptaan, pengidentifikasian, penyimpanan dan penyebaran

knowledge dalam perusahaan. Berikut ini beberapa keuntungan dari penerapan

knowledge management systems dalam perusahaan adalah sebagai berikut : (Anonymous

2, 2007)

1. Dapat menyebarkan knowledge yang berharga di dalam perusahaan

2. Mencegah terjadinya pekerjaan yang berulang-ulang.

3. Mengurangi waktu dan biaya training untuk para karyawan.

4. Tidak kehilangan aset knowledge yang dimiliki oleh para karyawan, bahkan ketika

karyawan tersebut telah meninggalkan perusahaan.

2.1.7 Pengertian Learning Organization

Menurut Widayana (2005, pp36-37), learning organization adalah sebuah

organisasi yang selalu belajar dan memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri

dengan peruabahan secara cepat. Learning organization diharapkan mampu

memecahkan masalah secara sistematis, belajar dari pengalaman masa lalu, belajar dari

yang lain (benchmarking), dan berbagi knowledge ke seluruh penjuru organisasi.

Menurut Sangakala (2007, pp279-280), learning organization adalah sebuah

organisasi yang belajar dengan sekuat tenaga, secara efektif dan secara terus menerus

mengubah dirinya agar lebih baik dalam mengumpulkan, mengelola dan menggunakan

knowledge bagi kesuksesan perusahaan. Learning organization berarti membangun

kemampuan untuk menciptakan yang sebelumnya tidak pernah seseorang ciptakan, yang

pada akhirnya kemampuan tersebut diperluas lintas individu, kelompok dan bahkan intra

21

dan antar perusahaan. Dengan demikian, komitmen dan kemampuan seseorang untuk

belajar merupakan faktor yang essensial terutama bila dikaitkan dengan proses

penciptaan dan berbagi knowledge. Proses penciptaan dan berbagi knowledge

berlangsung melalui cara-cara dimana organisasi dan anggotanya bekerja mencapai

visinya sehingga proses penciptaan dan berbagi knowledge yang tampak ke permukaan

merupakan suatu hal yang bersifat ilmiah. Artinya, penciptaan dan berbagi knowledge

merupakan aktivitas yang sudah membudaya di dalam organisasi.

Menurut Quinn (Tjakraatmadja dan Lantu, 2006, p146), learning organization

yang cerdas merupakan organisasi yang mampu mengembangkan keunggulannya secara

berkelanjutan, dari kegiatannya yang berbasiskan pada knowledge dan pelayanan,

dengan mengandalkan kekayaan intelektualnya. Nilai perusahaan akan meningkat secara

berkelanjutan, jika setiap anggota dari organisasi tersebut, baik sebagai individu ataupun

secara bersama-sama dan mampu menumbuhkembangkan knowledge yang dimilikinya,

untuk memaksimumkan manfaat dari keberadaan teknologi yang dimilikinya, atau

mampu memberi respons pada kebutuhan pelanggan secara lebih kreatif. Nilai

perusahaan merupakan hasil atau akibat dari kemampuan learning organization untuk

mengungkit dan memberdayakan kompetensi pekerja sebagai bibit unggul untuk

membangun modal maya organisasi yang bersifat unik, karena modal maya organisasi

yang dihasilkan para knowledge worker tidaklah mudah ditiru oleh pesaing.

Menurut Tjakraatmadja dan Lantu (2006, p105), karakteristik dari learning

organization adalah :

1. Organisasi akan tumbuh dan berkembang (mampu belajar secara berkelanjutan)

dengan baik jika dihuni oleh manusia-manusia dewasa yang memiliki kualitas

unggul (memiliki kompetensi kerja yang unggul).

22

2. Organisasi akan mampu belajar jika memiliki lingkungan belajar yang mendukung,

yang akan berperan sebagai mediator (jalur) transformasi knowledge dari knowledge

worker (individu) belajar menjadi learning organization.

3. Kualitas lingkungan belajar organisasi dipengaruhi oleh kualitas pemimpin, yang

mampu menumbuhkan rasa saling percaya dan budaya belajar.

4. Efektivitas proses belajar individual maupun organisasional dipengaruhi oleh

kualitas ketersediaan informasi, karakteristik struktur organisasi dan sistem

penghargaan.

2.1.8 Pengertian Knowledge Workers

Menurut Laudon dan Laudon (2004, p13), knowledge workers merupakan

kumpulan dari orang-orang yang bekerja dengan informasi serta menghasilkan informasi

sebagai produk. Contoh dari knowledge workers adalah ahli mesin, ilmuwan/arsitek

yang merancang produk/jasa dan menciptakan knowledge bagi perusahaan. Knowledge

workers sering dianggap sebagai corporate intellectual.

Menurut Tobing (2007, p81), knowledge workers yang merupakan inti dan

penggerak utama suatu organisasi berbasis knowledge, adalah orang-orang yang

memiliki kompetensi yang tinggi, dinamis, dan memiliki daya yang tinggi untuk

mempelajari dan memahami isu-isu baru serta menciptakan peluang yang positif pada

setiap situasi yang baru. Knowledge workers bekerja tidak berbasiskan skill teknis yang

biasa dipergunakan secara rutin dan berulang, tetapi learning skill dan learning

capability yang mereka miliki. Ciri-ciri dari knowledge workers adalah sebagai berikut :

1. Dapat mendefinisikan kebutuhan informasi

2. Mengetahui dimana dan bagaimana memperoleh informasi.

23

3. Memahami informasi.

4. Dapat bertindak secara tepat berdasarkan informasi tersebut.

5. Mampu mengaplikasikan informasi dan knowledge yang bersifat teori dan analitik.

2.1.9 Pengertian Marketing

Menurut Kottler dan Amstrong (2004, p5) marketing adalah suatu proses sosial

dan manajerial yang membuat individu dan kelompok memperoleh apa yang mereka

butuhkan dan inginkan, lewat penciptaan dan pertukaran timbal balik produk dan nilai

dengan orang lain.

Menurut Rangkuti (2006, p48) marketing adalah suatu proses kegiatan yang

dipengaruhi oleh beberapa faktor sosial, budaya, politik, ekonomi dan manajerial.

Akibat dari pengaruh berbagai faktor tersebut adalah masing-masing individu maupun

kelompok mendapatkan kebutuhan dan keinginan dengan menciptakan, menawarkan

dan menukarkan produk yang memiliki nilai komoditas.

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Knowledge Mangement

2.2.1.1 Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge

Menurut Tiwana (2000, p66), terdapat dua jenis knowledge yaitu sebagai berikut:

1. Tacit Knowledge adalah knowledge yang bersifat pribadi dan spesifik yang sulit

untuk diformulasikan, dicatat atau diungkapkan. Tacit knowledge tersimpan di

dalam pikiran manusia. Komponen tacit terutama berkembang melalui proses

trial and error yang terjadi dalam suatu kegiatan.

24

2. Explicit Knowledge merupakan komponen dari knowledge yang dapat disusun

dan disebarkan dalam bahasa yang sistematis dan formal : dokumen, database,

we, e-mail, tabel, dan lain-lain.

Menurut Widayana (2005, pp14-15), ada dua jenis knowledge yang terdapat

pada perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Tacit Knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam

perusahaan. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun

sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit

untuk dipindahkan kepada orang lain, karena knowledge tersebut tersimpan

dalam perusahaan sesuai dengan kompetensinya.

2. Explicit Knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana

untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Contoh : sebuah buku

petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh

seorang instruktur dalam sebuah program pelatihan.

Menurut Nonaka dan Hirotaka (Tjakraatmadja dan Lantu, 2006, pp130-133),

suatu perusahaan perlu memiliki explicit knowledge (know how) dan tacit knowledge

(know why). Dan perusahaan tersebut dinilai memiliki explicit knowledge jika setiap

anggota perusahaan telah mampu mengoperasionalkan sistem dan prosedur perusahaan

dengan baik, dan pada akhirnya para anggota akan memiliki potensi untuk memahami

dan menguasai teori-teori maupun prinsip-prinsip yang lebih universal (know why).

Selanjutnya, tacit knowledge yang dimiliki suatu perusahaan sebenarnya merupakan

cerminan dari penguasaan knowledge yang dimiliki para anggotanya. Tacit knowledge

25

yang dimiliki setiap individu bersifat virtual, yang lebih sulit diwujudkan dalam

perusahaan, namun merupakan sumber potensial suatu perusahaan.

Menurut Nonaka (Widayana, 2005, pp17-19), sebuah perusahaan yang ingin

menjadi “knowledge-creating company” haruslah menempatkan proses penciptaan

knowledge di tengah-tengah strategi sumber daya manusianya. Memadukan seluruh tacit

knowledge dan explicit knowledge dalam berbagai tingkatan, merupakan sistem dan

mekanisme yang diciptakan oleh knowledge management. Perpaduan itu, akhirnya

bermuara menjadi knowledge yang explicit, yaitu menjadi knowledge yang dapat

diungkapkan, didokumentasikan dan dilakukan kodifikasi. Akhirnya, knowledge itu

setiap saat dapat dimanfaatkan dan dipahami oleh semua orang untuk diterapkan. Proses

konversi knowledge terjadi melalui proses interaksi (berbagi knowledge) diantara

anggota-anggota perusahaan, sehingga terjadi konversi tacit knowledge menjadi explicit

knowledge (dan sebaliknya) secara fundamental dan terus menerus melalui proses

socialisation, externalization, internalization dan combination. Adapun gambar yang

menjelaskan mengenai pengkonversian knowledge yang dapat dikonversi melalui empat

jenis konversi dapat dilihat melalui gambar 2.3 berikut ini.

26

Gambar 2.3 Empat Model Konversi KnowledgeSumber : Widayana (2005, p18)

1. Socialisation merupakan proses berbagi knowledge, berbagi visi dan berbagi model

mental antar anggota perusahaan (connect people to people) untuk menciptakan

knowledge yang baru. Sharing dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan

pengalaman langsung. Tacit knowledge disampaikan melalui proses sosialisasi dalam

tim kerja (coaching), proses diskusi dan kemudahan seseorang untuk menghubungi

rekan kerja yang mempunyai kompetensi atau keahlian dalam satu bidang.

2. Externalisation merupakan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit

knowledge melalui proses dialog dan refleksi. Dengan kata lain, Menerima dan

membagikan knowledge yang dimiliki seorang individu kepada orang lain agar

menjadi explicit. Konsep atau ide yang dimiliki anggota perusahaan dicoba

dioperasionalkan, bisa melalui proses learning by doing, untuk menghasilkan

technical know-how yang baru. Hal ini dapat terjadi melalui proses on the job

training atau simulasi praktikal.

27

3. Combination merupakan proses konversi dari explicit knowledge menjadi explicit

knowledge yang baru sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan

informasi. Pada proses combination memanipulasi explicit knowledge yang dimiliki

para individu-individu dengan cara menyortir, menambahkan atau

mengkombinasikan diantara beberapa explicit knowledge, menjadi explicit

knowledge yang baru. Hal ini dapat terjadi misalnya melalui melalui proses on the

job training atau berbagi knowledge dan praktek lapangan.

4. Internalisation merupakan proses pembelajaran dan akuisisi knowledge yang

dilakukan oleh semua anggota perusahaan terhadap explicit knowledge yang

disebarkan ke seluruh perusahaan melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit

knowledge anggota perusahaan. Pada akhirnya, knowledge yang bersifat explicit

tersebut dapat dipelajari, dipahami dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan

masing-masing individu. Knowledge yang telah mengalami proses internalisation,

kembali menjadi tacit knowledge, yang kemudian perlu diubah kembali menjadi

explicit knowledge, demikianlah seterusnya. Melalui siklus ini, dari waktu ke waktu

aset knowledge perusahaan akan semakin menjadi kaya dan berkembang.

2.2.1.2 Proses Inti Knowledge Management

Menurut Probst., et. al., (2000, pp.29-34), pengaturan dan pegelolaan knowledge

yang terdapat pada perusahaan dimulai dengan melakukan pengelompokkan dan

pengkategorian masalah yang terdapat pada perusahaan. Hal ini dilakukan untuk

mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang dianggap sebagai proses inti knowledge

management yang terkait antara satu dengan yang lainnya. Adapun kegiatan-kegiatan

dari proses knowledge management dapat dilihat melalui gambar 2.4 berikut ini.

28

Gambar 2.4 Kegiatan-kegiatan Proses Inti Knowledge ManagementSumber : Probst., et. al., (2000 ,p34)

1. Knowledge Identification

Merupakan proses pengidentifikasian knowledge, baik yang bersifat tacit

maupun explicit. Dengan adanya proses pengidentifikasian ini, diharapkan perusahaan

akan mengetahui sejauh mana knowledge yang dimiliki oleh perusahaan, agar dapat

digunakan dengan baik pada masa mendatang. Dengan identifikasi yang jelas,

diharapkan setiap individu yang terdapat di dalam perusahaan dapat melakukan setiap

pekerjaan dengan optimal karena adanya dukungan knowledge yang jelas dan sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.

29

2. Knowledge Acquisition

Melalui knowledge acquisition, perusahaan diharapkan dapat menambah

knowledge yang belum dimiliki serta untuk melengkapi knowledge awal perusahaan.

Adapun knowledge acquisition biasanya bersumber dari luar perusahaan. Seperti

Hubungan kerjasama dengan pelanggan, supplier, pesaing serta partner yang saling

mendukung dapat dipertimbangkan sebagai sumber potensial yang menyediakan

knowledge yang belum digunakan dengan maksimal. Ataupun merekrut tenaga ahli yang

membantu perusahaan terus berkembang.

3. Knowledge Development

Knowledge development adalah sebagai building block yang melengkapi

knowledge acquisition. Intinya adalah menghasilkan knowledge baru untuk melengkapi

dan menambah knowledge yang sudah ada sebelumnya, sehingga berguna bagi

perusahaan di dalam melakukan inovasi dan peningkatan kualitas dari produk, karyawan

ataupun strategi yang baru. Knowledge development meliputi seluruh kegiatan

perusahaan untuk menghasilkan ide, menggunakan kemampuan serta kreatifitas setiap

individu dalam perusahaan yang belum ada sebelumnya untuk digunakan di masa

mendatang.

4. Knowledge Sharing dan Distribution

Sharing dan distribution merupakan kegiatan yang megubah informasi maupun

knowledge yang tadinya bersifat kolektif, sehingga akan berguna bagi perusahaan.

Proses sharing dan distribution merupakan kegiatan yang vital mengingat dengan

adanya sharing dan distribution knowledge, pengembangan kualitas individu dalam

30

perusahaan akan meningkat. Dan hal ini tentunya akan berdampak pada kualitas secara

keseluruhan dalam perusahaan. Hal yang perlu diperhatikan pada kegiatan ini adalah

penentuan kepada siapa saja knowledge tersebut diberikan.

5. Knowledge Utilization

Keseluruhan inti dari knowledge management adalah memastikan bahwa

knowledge yang sudah ada di dalam perusahaan digunakan secara produktif untuk

pengembangan serta yang membawa banyak keuntungan bagi perusahaan. Tetapi

sayangnya banyak proses identifikasi serta distribusi knowledge yang sukses berjalan

didalam perusahaan, tetapi tidak sesuai dengan kebutuhan yang ada. Karena itu

diperlukan langkah-langkah yang tepat untuk memastikan bahwa proses pemanfaatan

dari knowledge didalam perusahaan benar-benar berguna untuk menunjang

pengembangan perusahaan.

6. Knowledge Retention

Knowledge yang ada di dalam individu maupun perusahaan tidak dapat tersedia

secara otomatis setiap waktu. Sehingga diperlukan adanya suatu manajemen yang baik

untuk mengelola knowledge dan pengalaman secara berkesinambungan. Seringkali

dalam perusahaan terjadi kasus pengulangan pekerjaan yang membuang waktu dan

biaya. Padahal sebelumnya pekerjaan telah dilakukan sebelumnya sehingga membuat

perusahaan mengeluhkan pengulangan knowledge yang tidak terorganisir. Karena itu,

proses penyeleksian, penyimpanan dan pengupdatean knowledge yang potensial di

dalam perusahaan harus diorganisir dengan sebaik mungkin. Dengan begitu, knowledge

yang potensial dan berharga akan dapat terjaga dengan baik. Hal yang perlu diperhatikan

31

di dalam penyimpanan knowledge di dalam perusahaan adalah media tempat

penyimpanan knowledge tersebut. Dengan media yang baik, knowledge yang disimpan

akan terjaga dengan baik.

7. Knowledge Goal

Knowledge goal memberikan arah dan panduan bagi knowledge management.

Pada knowledge goal akan ditetapkan kemampuan apa yang harus ada, kemampuan

yang harus dikembangkan dan berada pada level yang mana. Dengan knowledge goal

perusahaan akan lebih mudah menentukan arah dan strategi untuk mencapai tujuannya.

8. Knowledge Assesment

Suatu metode untuk melakukan pengukuran atau penilaian dari kegiatan proses

inti knowledge management dalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk

mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasilkan knowledge di dalam perusahaan.

2.2.1.3 Tiga Level pada Knowledge Goal

Menurut Probst., et. al., (2000, pp.40-45), salah satu tujuan inti dari management

adalah menetapkan goals di dalam perusahaan. Proses penetapan knowledge goal

merupakan titik dimulainya knowledge management dalam perusahaan. Dengan

menetapkan knowledge goals, perusahaan akan memiliki arah dan panduan dalam

menjalankan knowledge management.

Knowledge goals terdiri dari tiga level yaitu normative, strategic, serta

operational. Masing-masing dari ketiga level tersebut saling melengkapi dan

memberikan kontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan.

32

1. Normative

Normative knowledge management goal mengacu pada visi umum dari kebijakan-

kebijakan perusahaan serta semua aspek dari budaya perusahaan. Tujuan ini

mengarah pada membangun budaya perusahaan agar menjadi sadar knowledge

(knowledge aware company culture) dan yang peka terhadap knowledge dimana

keahlian-keahlian individu didistribusikan dan dikembangkan dalam perusahaan.

2. Strategic

Strategic knowledge management goal berhubungan dengan sekumpulan program

jangka panjang untuk merealisasikan visi. Tujuan ini mengarah pada pendefinisian

knowledge utama yang terdapat pada perusahaan dan penspesifikasian keahlian-

keahlian yang dibutuhkan pada masa yang akan datang.

3. Operational

Operational knowledge management goal membantu untuk memastikan program

strategis diimplementasikan dalam keseharian aktivitas perusahaan di dalam

perusahaan. Tujuan ini mengarah pada pengimplementasian knowledge management

serta menerjemahkan Normative knowledge management goal dan Strategic

knowledge management goal menjadi tujuan yang nyata.

33

Berikut tabel 2.1 yang menunjukkan bagaimana goal dapat muncul pada level

yang berbeda.

Tabel 2.1 Knowledge Management Goals

Company charterStruktur yang sah berdampak di dalam knowledge management

Hak cipta perusahaan- Pernyataan visi dan

misi knowledge- Mengidentifikasi

daerah-daerah kritis dari knowledge

Budaya perusahaan- Sharing

knowledge- Semangat yang

inovatif- Komunikasi yang

kuat

Struktur Organisasi- Konferensi, struktur

laporan, R&D perusahaan, pengalaman team

- Sistem managemen- EIS, Lotus Notes

Program-program- Bekerjasama- Membentuk

informasi penting yang berkompetensi.

Pendekatan masalah- Berorientasi pada

knowledge goals- Melihat masalah

pada knowledge identification

Proses Organisasi- Memantau proses

perkembangan aliran knowledge

- Infrastruktur knowledge

- Penambahan dari knowledge

Tugas-tugas- Proyek-proyek

knowledge- Membangun expert

databanks- Memperkenalkan

CBT

Performance and co-operation

- Knowledge sharing- Knowledge in

action

Structures Activities Behaviour

Sumber : Probst., et. al., (2000, p45)

Normative

Knowledge

Strategic Management

Operational Management

34

2.2.1.4 Knowledge Maps

Menurut Probst., et. al., (2003, p75), knowledge maps merupakan representasi

dari keahlian dan ilmu secara grafis, termasuk didalamnya knowledge assets, knowledge

resourse, knowledge structure atau knowledge application.

Knowledge maps berguna untuk meningkatkan kejelasan dan mendukung

identifikasi sumber knowledge, serta memungkingkan user mengklasifikasi knowledge

dengan yang baru dengan knowledge yang ada, serta untuk menghubungkan tugas

dengan keahlian atau knowledge assets yang diperlukan. Knowledge maps dapat

diklasifikasikan kedalam kelompok yang berbeda sesuai dengan knowledge tersebut.

Setiap informasi yang ada didalam knowledge maps dapat dikomputerisasikan

dan diatur menurut berbagai kriteria dan direpresentasikan secara visual dengan bantuan

computer graphics. Hal tersebut mempermudah akses terhadap knowledge yang telah

diformulasikan dan memungkinkan knowledge tersebut diakses oleh sejumlah orang

kapanpun dan dimanapun.

Salah satu bagian dari knowledge maps adalah knowledge topographies. Menurut

Probst., et. al., (2000, p76), knowledge topographies mengidentifikasi orang yang

memiliki dan menguasai keahlian dan knowledge tertentu, serta mengidentifikasi level

dari knowledge yang mereka kuasai. Knowledge topographies memberikan panduan

yang cepat untuk mendapatkan informasi mengenai siapa yang mengetahui informasi

apa dan level berapa informasi yang dimilikinya tersebut. Berikut ini gambar knowledge

topographies yang dapat dilihat pada gambar 2.5 berikut ini.

35

Gambar 2.5 KnowledgeTopographiesSumber : Probst., et. al., (2000, p76)

2.2.2 Marketing Knowledge Management

Menurut Lorenzon., et. al., (2005), saat ini fenomena knowledge management

semakin berkembang dengan pesat, banyak perusahaan yang sudah menyadari bahwa

knowledge merupakan salah satu sumber daya yang paling penting untuk terus bertahan

dan unggul dalam menghadapi persaingan yang begitu ketat saat ini. Perubahan

pandangan ini membuat sumber daya knowledge yang dimiliki oleh perusahaan tidak

hanya disimpan begitu saja tetapi dimanfaatkan untuk menciptakan, mempertahankan

dan mengembangkan pasar yang dimiliki oleh perusahaan. Knowledge management

yang dikombinasikan dengan perkembangan teknologi informasi dapat dimanfaatkan

untuk aktifitas mengidentifikasi, menyimpan dan dan menyebarkan knolwedge dalam

perusahaan khususnya pada dunia marketing sehingga tercipta proses standarisasi dan

automatisasi untuk mengintegrasikan knowledge dengan proses marketing.

Menurut Binder (1998), perubahan siklus produk dan tren pasar yang begitu

cepat, membuat orang-orang yang bergerak dalam bidang marketing harus

mengasilimilasi serta membutuhkan informasi dalam jumlah yang begitu besar

mengenai tren pasar, persaingan dan solusi yang mereka tawarkan kepada pelanggan

36

mereka. Knowledge-knowledge mengenai pelanggan bisnis, pasar yang dinamis, visi

perusahaan, persaingan, strategi penjualan dan produk dan pelayanan itu sendiri yang

membantu orang-orang yang bergerak di bidang marketing dalam menbangun dan

memelihara kredibilitas perusahaan. Dengan knowledge yang dimiliki, orang-orang yang

bergerak di bidang marketing dapat mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan

mengkongfigurasi solusi dengan optimal, menjual beberapa solusi yang diharapkan

pelanggan dan melindungi keunggulan kompetitif yang dimiliki dari tantangan yang

akan datang.

Menurut Binder (1998), fungsi knowledge management dalam marketing adalah

sebagai berikut :

1. Access : orang-orang marketing harus dapat mengakses knowledge dengan mudah

dan cepat serta isi knowledge tersebut haruslah dapat dipercaya dan dapat

diandalkan. Contoh kegiatan-kegiatan dalam marketing adalah penyusunan strategi,

mempersiapkan proposal, mengorganisir informasi untuk dipresentasikan. Orang-

orang marketing dapat menggunakan knowledge yang dimiliki jika mereka

menghadapi keadaan yang dulu pernah dialami, sehingga knowledge tersebut dapat

dimanfaat untuk kegiatan-kegiatan dalam marketing agar lebih baik. Mereka tidak

perlu mengingat semua alur kegiatan dalam marketing tetapi mereka dapat

mengaksesnya secara berulang melalui knowledge management.

2. Learning : orang-orang marketing butuh proses pembelajaran dari knowledge.

Mereka akan belajar dari knowledge management,, mereka harus mampu mencapai

apa yang kita sebut dengan tingkatan “second nature” yang berarti dari mereka dapat

memperoleh knowledge baru dari kegiatan sehari-hari yang dijalankan bahkan

37

mampu menerapkan knowledge yang telah diperoleh melalui proses pembelajaran

untuk mendapatkan knowledge yang baru.

3. Application : agar dapat diakses dan dipelajari, orang-orang marketing harus

mengorganisir dan menghadirkan suatu bentuk aplikasi yang mendukung. Idealnya,

informasi untuk orang-orang marketing akan terlihat pada format dan struktur yang

dapat dipakai untuk mendukung pekerjaan mereka, seperti implikasi gambaran dari

tren pasar atau tabel solusi atas keluhan dari pelanggan. Dengan menggunakan form

dari knowledge support performance, mereka tidak perlu lagi untuk menulis ulang,

mengatur ulang dan memproses ulang agar tersedianya informasi. Mereka cukup

menggunakan aplikasi tersebut dan semua informasi yang dibutuhkan akan tersedia.

2.2.2.1 Pengertian Marketing Knowledge Management

Menurut Troilo (2007), marketing knowledge management menggambarkan

tahapan proses individual yang lebih detail yang mendalami proses pengumpulan

marketing knowledge, proses pembangkitan knowledge dan proses penyebaran serta

penggunaan marketing knowledge.

Menurut Lorenzon., et. al., (2005), marketing knowledge management adalah

perluasan pengertian dari proses marketing yang melekat dengan product development

management, customer relationship management dan supply chain management yang

berorentasi pada knowledge. Ketiga proses ini meliputi tujuan fundamental marketing

yang secara kritis menarik dan mempertahankan pelanggan. Marketing knowledge dapat

diukur untuk setiap masing-masing prosesnya, tiga tingkat knowledge yang umum :

faktor kesadaran yang masih kurang, faktor kontrol dan aplikasi dari knowledge yang

diperlukan untuk pasar yang baru.

38

Marketing knowledge dapat didefinisikan dan dikonseptualisasikan sebagai

informasi pasar yang dibutuhkan oleh perusahaan melalui proses knowledge acqusition,

knolwedge sharing, knowledge learning, distribusi informasi, intrepetasi informasi dan

ingatan operasional perusahaan. Marketing knoweldge terdiri dari customer knowledge

process, marketing R&D interface dan competitor knowledge. Knowledge yang

bertambah dikenali dalam marketing management sebagai sumber daya yang kritis yang

dapat diatur untuk menambah keunggulan kompetitif dan performance keuangan yang

baik.

2.2.2.2 Hubungan antara Knowledge Management dengan Marketing

Menurut Skyrme (2000), hubungan antara knowledge management dengan

marketing diuraikan dalam beberapa bagian berikut ini :

1. 1-Stop-Knowledge : memperoleh seluruh informasi yang berbeda-beda mengenai

keadaaan pasar dan pelanggan di suatu tempat, melalui knowledge centre atau

intranet yang telah teroganisir dengan baik. Bentuk lain dari 1-Stop-Knowledge

adalah menyediakan informasi kepada orang-orang marketing atau sales melalui PC

dan call centre mengenai customer knowledge.

2. Knowledge Networks : menyediakan penyebaran knowledge yang efektif melalui

forum kepada seluruh pihak yang terlibat pada marketing process seperti pelanggan

dengan marketing planners. Knowledge yang disebarkan melalui jaringan haruslah

knowledge yang mendorong aliran dan pengembangan knowledge yang dimiliki oleh

perusahaan.

3. Customer Knowledge Management : customer knowledge merupakan aset yang

sangat berharga bagi perusahaan. Dengan memiliki customer knowledge perusahaan

39

dapat memperbaiki customer value yang diberikan kepada pelanggan. Ada dua jenis

customer knowledge, yaitu :

a) Knowledge mengenai pelanggan (mengenai pelanggan yang potensial dan

segmen pasar).

b) Knowledge yang dimiliki oleh pelanggan.

4. Customized knowledge : menggunakan individual customer knowledge dan

mengkostumisasi sesuai dengan keinginan pelanggan.

Menurut Skyrme (2000), hubungan perspektif antara marketing dan knowledge

management terkadang bisa lemah dan kuat, jika orang-orang marketing dan knowledge

managers mengkolaborasikan keenam bagian diatas maka hubungan antara marketing

dan knowledge management akan semakin menjadi intensif, bersifat intelligent dan

menciptakan inovasi-inovasi baru dalam dunia marketing.

40

2.2.3 Change Management dan Learning Organization

2.2.3.1 Pengertian Change Management

Change management adalah sebuah pendekatan terstruktur yang merubah

individu, tim, perusahaan dan lingkungan serta memungkinkan untuk bertransisi dari

keadaan yang sekarang menjadi keadaan yang dinginkan dimasa mendatang.

(Anynomous 3, 2007)

Menurut Bambang Setiarso (2006), change management menjadi upaya

perubahan organisasional yang lebih besar, bersama dengan komponen lain, yaitu

pengembangan strategi, penyempurnaan proses bisnis, dan penerapan teknologi. Tujuan

utamanya seringkali adalah mengintegrasikan komponen-komponen ini, misalnya

dengan menciptakan kesetaraan antara penetapan tujuan-tujuan strategis dengan

kebijakan SDM, atau membangun infrastuktur teknologi informasi baru untuk

mendukung terciptanya kerjasama antar kelompok. Change management sebenarnya

juga merupakan penerapan teori yang menyatakan bahwa berpindah dari kondisi lama ke

kondisi baru yang sesuai dengan masa depan memerlukan perubahan komprehensif

dalam berbagai komponen, termasuk perilaku, kultur, struktur organisasi, proses kerja

dan infrastuktur teknologi informasi. Prinsip pengembangan perusahaan sebelumnya

memusatkan perhatian kepada keterampilan dan sikap individual, kurang

memperhatikan peran struktur dan sistem.

Menurut Tjakraatmadja dan Lantu (2006, p169), kata perubahan mengandung

banyak makna. Dalam konteks perusahaan, perubahan berarti kemampuan perusahaan

untuk beradaptasi menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan bisnis. Change

management merupakan suatu upaya untuk mempertahankan kelangsungan hidup

perusahaan, yang dapat dicapai melalui proses transformasi cara berpikir atau

41

transformasi model mental dari para anggota perusahaan. Tidak ada satu pun perusahaan

yang dapat bertahan hidup tanpa kemampuannya untuk beradaptasi sesuai tuntutan

perubahan jaman.

2.2.3.2 Delapan Langkah untuk Menciptakan Perubahan

Menurut Kotter (1996, pp 35-158), terdapat delapan langkah dalam change

management untuk menciptakan perubahan dalam perusahaan, yaitu :

1. Membangun situasi perlunya perubahan

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk memulai suatu perubahan adalah

memberikan alasan kepada orang-orang yang terlibat di perusahaan untuk memulai

suatu perubahan, apa tujuan dari perubahan dan bagaimana perubahan mengantarkan

perusahaan pada keadaan yang lebih baik. Pemimpin perusahaan harus mempelajari

keadaaan pasar atau keunggulan yang sebenarnya dana mengidentifikasi kebutuhan

yang mendesak, krisis yang potensial atau peluang yang baik.

Ini bukanlah sebuah sebuah taktik yang menakutkan. Ini adalah sebuah langkah

untuk menbangkitkan orang-orang yang ada agar merasa puas, untuk membuat

mereka percaya bahwa situasi saat ini sudah berbahaya jika mereka tidak memulai

suatu langkah awal perubahan.

2. Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan

Langkah kedua yang harus dilakukan adalah membangun koalisi atau kelompok

kerja untuk memulai suatu perubahan. Perubahan tidak dapat terjadi secara langsung

sampai melibatkan seluruh hirarki yang ada di perusahaan tetapi melalui sebuah

langkah arahan, bimbingan dan dukungan dari sebuah kelompok yang berdedikasi

42

untuk memulai suatu perubahan yang terdiri dari peran para pemimpin yang

berpengaruh di perusahaan.

3. Membangun visi dan strategi untuk perubahan

Langkah ketiga adalah pemimpin perusahaan harus membangun sebuah visi dan

strategi untuk perubahan. Ketika orang-orang yang ada di perusahaan sudah mulai

menerima perubahan yang terjadi, mereka tentunya ingin tahu kemana mereka akan

bergerak, bagaimana perubahan dapat mengantarkan mereka pada keadaan yang

lebih baik. Mereka ingin sebuah arahan yang jelas untuk mencapai keadaan yang

jauh lebih baik. Tanpa visi dan strategi yang jelas, usaha perubahan yang telah

dibangun memiliki risiko kegagalan yang tinggi.

4. Mengkomunikasikan visi perubahan ke semua pihak di dalam perusahaan atau

organisasi.

Visi dan strategi yang telah dibangun harus jelas dan singkat serta pemimpin

perusahaan harus mampu mengkomunikasikan visi dan strategi yang telah dibangun

serta mampu membangkitkan minat dan pengertian dari para karyawan.

Mengkomunikasikan visi dan strategi untuk mengimplementasikan suatu perubahan.

Pemimpin harus membuat kesempatan untuk mengkomunikasikan visi dan strategi

perubahan secara berkala. Dalan keseharian pemimpin, pemimpin harus

menunjukkan sikap yang merefleksikan sikap yang sesuai dengan visi yang telah

dibangun.

5. Melakukan perubahan melalui pemberdayaan

Langkah kelima merupakan perwujudan dari implementasi perubahan. Langkah awal

wujud implementasi perubahan adalah melalukan perubahan melalui pemberdayaan

untuk mencapai visi dan strategi yang telah dibangun. Tujuan dari langkah kelima ini

43

adalah memberdayakan sebuah fundamental yang luas dari orang-orang untuk

mengambil tindakan dengan menghilangkan halangan-halangan dari implementasi

dari visi perubahan. Pemimpin harus jelas mengarahkan para karyawannya untuk

mengembangkan ide baru dan beberapa pendekatan tanpa terhalangi oleh prinsip-

prinsip yang lama. Kelompok pemimpin perubahan harus meghapuskan semua

halangan-halangan yang memiliki potensi untuk masuk ke dalam organisasi.

Langkah-langkah memberdayakan orang-orang untuk membuat perubahan :

a) Mengkomunikasikan visi yang yang masuk akal kepada para karyawan. Jika para

karyawan memiliki kesadaran untuk pencapaian tujuan, proses ini akan menjadi

lebih mudah memulai aksi untuk mencapai tujuan.

b) Menyediakan pelatihan bagi karyawan. Tanpa kemampuan dan sikap, orang-

orang tidak akan dapat melakukan pemberdayaan.

c) Menyatukan informasi dan sistem personal untuk visi.

d) Menghadapi supervisor yang tidak menghargai perubahan.

6. Menciptakan kemenangan atau hasil baik jangka pendek

Langkah keenam adalah merencanakan dan menciptakan kemenangan hasil jangka

pendek. Orang-orang tidak selamanya mengikuti visi yang ada. Para karyawan harus

melihat hasilnya dalam 12 sampai 24 bulan atau mereka akan menyerah.

Kemenangan atau hasil baik jangka pendek akan menvalidasi usaha dan membuat

mereka lebih bersemangat dalam mengikuti arus perubahan yang ada di perusahaan.

Pemimpin harus melihatkan kejelasan kepentingan dari usaha perubahan serta

memberikan penghargaan kepada karyawan yang bertanggung jawab untuk

perubahan yang terjadi.

44

7. Melakukan konsolidasi dan melanjutkan perubahan yang diperlukan.

Langkah ketujuh adalah melakukan konsolidasi dan melanjutkan perubahan yang

diperlukan. Kemenangan atau hasil baik jangka pendek akan sangat memikat para

karyawan yang ada di perusahaan, dengan hasil demikian akan lebih mudah untuk

mendeklarasikan pertandingan kemenangan yang berdasarkan kepentingan tujuan

yang awal dan melanjutkan perubahan yang diperlukan dalam perusahaan.

8. Menanamkan pendekatan-pendekatan baru tersebut dalam budaya kerja.

Langkah terakhir adalah menanamkan pendekatan-pendekatan baru tersebut dalam

budaya kerja perusahaan. Agar perubahan berlangsung secara efektif, pemimpin

harus membuat perubahan tersebut menjadi permanen. Pemimpin harus

menghubungkan kebiasaan baru dengan kesuksesaan perusahaan, sehingga

menunjukkan perubahan membuat perusahaan pada keadaan yang lebih baik.

45

Berikut tabel 2.2 yang menjelaskan delapan langkah untuk menciptakan

perubahan dalam perusahaan, seperti yang ditunjukkan dibawah ini.

Tabel 2.2 Delapan Langkah untuk Menciptakan Perubahan

Establ i shi ng a sense of urgency- Exami ni ng t he market and compet i t i ve- I dent i f i yi ng and di sscussi ng cri ses, pot ensi alcri ses or maj or opport uni t i es

Creati ng the gui di ng coal i tion- Put t i ng t oget her a group wi t h enough power t ol ead t he change- Get t i ng t he group t o work l i ke a t eam

Devel opi ng a vi si on and strategy- Creat i ng a vi si on t o hel p di rect t he changeef f ort- Devel opi ng st rat egi c f or archi evi ng t hat vi si on

Com m uni cating the change vi si on- Usi ng every vehi cl e t o const ant l y communi cat et he new vi si on and st rat egi es- Havi ng t he sui di ng coal i t i on rol e model t hebehavi our expect ed of empl oy ees

Empoweri ng empl oyees for Broad-Based Acti on- Bet t er ri d t he obst acl es- Changi ng sy st ems or st ruct ures t hat undermi net he change vi si on- Encouragi ng ri sk t aki ng and non t radi si onali deas, act i vi t i es and act i ons.

Generati ng short-term wi ns- Pl anni ng f or vi si bl e i mprovement s i nperf ormance, or wi ns.- Creat i ng t hose wi ns- Vi si bl y recogni zi ng and rewardi ng peopl e whomade t he wi ns possi bl e

Consol i dati ng gai ns and produci ngm ore change- Usi ng i ncreased credi bi l i t y t o change al lsyst ems, st ruct ures and pol i ci es t hat don' t f i tt oget her and don' t f i t t he t ransf ormat i on vi si on.- Hi ri ng, promot i ng and devel opi ng peopl e whocan i mpl ement t he change vi si on.Rei nvi gorat i ng t he process wi t h new process,t hemes angd change agent s.

Anchori ng new approaches i n thecul t ure- Creat i ng bet t er perf ormance t hrough cust omer& product i vi t y ori ent ed behavi our, more & bet t erl eadershi p, more ef f ect i ve management- Art i cul at i ng t he connect i ons bet ween newbehavi our and oragani zat i onal success- Devel opi ng means t o ensure l eadershi pdevel opment and successi on

Sumber : Kotter (1996, p21)

46

2.2.3.3 Perubahan Organisasi Menjadi Learning Organization

Menurut Sangkala (2007, pp292-293), tujuan mendasar dari knowledge

management adalah mendorong terciptanya knowledge sehingga knowledge tersebut

memberi kemampuan kepada perusahaan untuk senantiasa memiliki daya saing.

Knowledge, pengalaman dan kreativitas karyawan hanya akan terbentuk bila karyawan

diberikan kesempatan untuk melakukan pembelajaran (learning).

Sumbangsih learning organization dalam knowledge management ada pada

upaya menfasilitasi seluruh komponen perusahaan untuk gemar menciptakan knowledge

melalui aktivitas belajar. Knowledge yang tercipta melalui proses belajar selanjutnya

dapat dibagi dan ditransfer ke berbagai tingkatan dalam perusahaan. Dorongan untuk

senang menciptakan knowledge dan berbagi knowledge diperoleh melalui perubahan

pola berpikir, perilaku dan tindakan yang terungkap melalui aktivitas pembelajar.

Jadi dapat disimpulkan untuk menciptakan learning organization dibutuhkan

konsep mengenai change management dalam kerangka kerja knowledge management

yang ditujukan untuk mengubah pola kerja, pola pikir dan tindakan para karyawan

sehingga berbasiskan pada orientasi knowledge. Berikut ini gambar 2.6 yang

menjelaskan mengenai perubahan dari organisasi yang belum berorientasi pada

knowledge menjadi sebuah learning organization yang mengacu pada teori Knowledge

Management Assessment Tool (KMAT) yang dikembangkan oleh Arthur Andersen.

47

Gambar 2.6 Knowledge Management Assessment Tool (KMAT)Sumber : Arthur Andersen (1999)

Menurut Andersen (1999), knowledge management assessment tool (KMAT)

adalah sebuah alat instrument untuk mengevaluasi dan mendiagnosa suatu perusahaan

sudah sejauh mana menyadari kekuataan dan peluang mereka dalam mengatur

knowledge yang dimiliki. Model KMAT memiliki lima elemen yang terdiri dari

leadership, culture, measurement, technology dan prosess yang berperan membantu

dalam proses pengaturan knowledge di perusahaan.

1. Leadership berperan untuk mengerti tentang strategi dan bagaimana perusahaan

mendefinisikan bisnis dan penggunaan knowledge untuk memperkuat kekuatan

penting yang mereka miliki.

2. Culture berperan untuk merefleksikan bagaimana fokus perusahaan dan

mempromosikan proses pembelajaran serta inovasi termasuk seluruh aksi untuk

memperkuat kebiasaan yang terbuka untuk berubah dan mendapatkan knowledge

yang baru.

3. Measurement berperan untuk pengukuran aset intelektual dan bagaimana cara

mendistribusikan sumber daya untuk menambah knowledge menjadi semakin

tumbuh dan berkembang di perusahaan.

48

4. Technology berperan bagaimana perusahaan melengkapi para anggota perusahaan

sehingga mereka dapat berkomunikasi dengan mudah dan cepat.

5. Process merupakan langkah yang dilakukan oleh perusahaan untuk menciptakan,

mengidentifikasi, mengumpulkan, mengadaptasi, mengorganisir, menyimpan,

menggunakan serta menyabarkan knowledge yang penting di perusahan untuk

menambah nilai bagi perusahaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa semua elemen dalam KMAT harus dilakukan

secara berkesinambungan dalam menciptakan organizational learning yang terus

tumbuh dan berkembang di dalam perusahaan sehingga perusahaan akan selalu menjadi

organisasi yang terus menerus belajar.

Elemen leadership dari KMAT tidak terlepas dari peran dari top management

untuk mendukung terciptanya organizational learning. Menurut Sangkala (2007, p251),

agar tercipta kondisi organizational learning yang kondusif tidak terlepas dari peran top

management yang direpresentasikan oleh pimpinan dan manajer. Peran tersebut

diperlukan oleh organisasi yang memang menginginkan organisasinya menjadi

organizational learning. Pimpinan akan menyusun target, mengembangkan strategi,

mengkomunikasikan visi dan mengaitkan karyawan dengan departemennya. Perubahan

merupakan tujuan utamanya, sehingga dapat menggalang seluruh bagian dalam

organisasi ke arah tujuan yang diinginkan dengan cara yang lebih cepat.

Elemen culture dari KMAT secara tidak langsung akan terbentuk melalui

tindakan top management melalui upaya change management untuk merubah prilaku,

pola pikir dan tindakan yang belum berorentasi knowledge menjadi berorentasi

knowledge. Menurut Sangkala (2007, p288), organizational learning culture

menekankan pada pentingnya pembelajaran yang terus menerus dilakukan pada semua

49

tingkatan, fungsi dan divisi organisasi. Pembelajaran berarti setiap orang bertanggung

jawab sebagai komponen kunci setiap pekerjaan, bagian integral dari seluruh operasional

organisasi. Organizational learning culture mendorong individu dan tim tumbuh dan

berkembang melalui kreativitas, tim kerja dan perbaikan yang kontinu.

Elemen measurement dari KMAT dilakukan untuk mengukur pencapaian dari

hasil KMS. Secara spesifik, tanpa sukses yang terukur, top management tidak akan dapat

menjelaskan bagaimana suatu knowledge management systems perusahaan bekerja, apa

saja manfaat yang diberikannya, apa hambatannya, serta bagaimana strategi dan

implementasi knowledge management itu dapat disempurnakan. Menurut Tobing

(2007,p162), knowledge management systems harus mampu menunjukkan kontribusinya

bagi pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Tanpa menunjukkan sukses yang dapat

diukur, antusiasme dan dukungan untuk knowledge management nampaknya tidak akan

berlangsung lama.

Elemen technology dari KMAT merupakan salah satu komponen utama yang

membentuk knowledge management systems. Menurut Tobing (2007, p116),

perancangan teknologi sebaiknya dilakukan jika kebijakan, strategi, tahapan dan

prioritas implementasi knowledge management itu sudah jelas, sulit mendefinisikan

arsitektur infrastruktur knowledge management yang dapat memenuhi kebutuhan

perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Strategi dan kebijakan yang jelas

juga akan membantu pengembang sistem dalam merumuskan persyaratan sistem yang

akan dibangun.

Elemen process merupakan salah satu pendekatan yang berpusat kepada manusia

dengan menumbuhkan culture yang kondusif terhadapnya berjalannya proses-proses di

dalam knowledge management yang mengacu pada teori Probst pada 2.2.1.2

50

2.2.4 Value Networks Analysis

2.2.4.1 Pengertian Value Networks Analysis

Menurut Ward dan Peppard (2002, p267), value networks merupakan sebuah

bisnis yang menyediakan pertukaran dan sarana mediasi antara pembeli dan penjual,

sehinga memungkinkan terciptanya suatu hubungan/relasi.

Menurut Thompson (Stabell dan Fjeldstad, 1998, p 427), mengemukan bahwa

sebuah bentuk ringkas dari perusahaan yang dapat dimodelkan sebagai value network

pada dasarnya bergantung pada sebuah teknologi mediating untuk menghubungkan

clients, pelanggan atau untuk menjadi sebuah perusahan yang bersifat interdependent.

Fasilitas teknologi mediating tersebut mengubah hubungan-hubungan diantara para

pelanggan menjadi terdistribusi dalam ruang dan waktu. Perusahaan tersebut sendiri

pada dasarnya bukanlah merupakan sebuah jaringan namun perusahaan tersebut

menyediakan sebuah layanan networking.

Value network dibuat berdasarkan hubungan antara perusahaan, konsumen serta

penyalur, dan complementors. Ada dua hal penting yang diperhatikan didalam value

network. Yaitu nilai dari suatu yang dapat diukur (tangible) dan nilai sari suatu yang tak

dapat diukur (intangibles). Yang temasuk didalam tangible adalah semua pertukaran

barang yang terjadi, pendapatan atau jasa, transaksi yang tercatat dan memiliki kontrak,

faktur, nilai proposal, dan pendapatan. Yang termasuk didalam intangibles terbagi atas

dua bagian utama yaitu knowledge dan manfaat yang didapatkan. Kedua hal tersebut

meliputi data dan informasi, perencanaan, proses yang terjadi, sistem yang berjalan,

kebijakan perusahaan, teknis, dan segala bentuk manfaat yang didapatkan dari hubungan

yang terjadi didalam lingkungan internal maupun external perusahaan.

51

Inti dari value network adalah hubungan yang terjadi antara semua pihak yang

bekerja sama dan saling memberikan timbal balik, didalam menentukan nilai dari suatu

bisnis.

Tujuan dari value network adalah menciptakan manfaat kepada setiap komponen

yang terlibat didalam suatu bisnis. Biasanya nilai intangibles didalam suatu bisnis sama

pentingnya dengan nilai tangible. Dalam tujuannya untuk mencapai keberhasilan,

knowledge harus dapat dipergunakan untuk menciptakan peluang dan situasi yang

menguntungkan. Value network juga mendukung knowledge untuk terus mengalir

kedalam bisnis dan kepada mereka yang membutuhkannya

2.2.4.2 Proses Inti Value Networks

Menurut Stabell dan Fjeldstad (1998, 429) dalam value network analysis terdapat

tiga aktivitas utama, yaitu :

1. Networks promotion and contract management.

Terdiri dari aktivitas yang berhubungan dengan mengundang konsumen yang

potensial untuk turut serta didalam jaringan, memilih pelanggan khusus yang dapat

diberikan keleluasaan sehingga perusahaan mendapatkan masukan berarti dari

konsumen tersebut, aktifitas management, dan pemutusan kontrak yang dianggap

merugikan.

Sistem kontrak sangat diperlukan didalam jaringan. Karena dengan komitmen yang

baik antara perusahaan dengan konsumen akan membawakan dampak yang lebih

baik. Sistem kontrak pada aktivitas ini tidak hanya mencakup keterikatan antara

perusahaan dan konsumen, tetapi juga dengan semua bagian yang terlibat dalam

proses bisnis perusahaan. Dalam value network, setiap konsumen akan menjadi

52

individu yang turut serta membantu perusahaan untuk berkembang dalam suatu

jaringan.

2. Service provisioning

Service provisioning terdiri dari aktivititas yang berhubungan dengan membangun,

memelihara dan mengakhiri suatu rantai hubungan dengan pelanggan serta nilai

yang diperoleh dari konsumen tersebut. Nilai yang telah diperoleh dari konsumen

dapat digunakan untuk mengukur sepenting apakah konsumen tersebut memberikan

kontribusi pada perusahaan.

Service and provisioning merupakan suatu aktivitas yang berhubungan dengan

pelayanan. Aktivitas penyelesaian masalah yang digunakan perusahaan di dalamnya

hubungannya dengan pelanggan, sehingga hubungan yang ada dapat terjalin dengan

baik serta memberikan dampak positif bagi perusahaan.

3. Network infrastructure operation

Terdiri dari aktivitas yang berhubungan dengan bagaimana perusahaan memelihara

dan menggunakan infrastrukturnya, baik infrastruktur yang berhubungan dengan

informasi ataupun infrastruktur fisik dengan baik. Aktivitas ini akan membuat

jaringan selalu pada kondisi yang baik untuk memberikan pelayanan sesuai dengan

permintaan.

Infrastuktur jaringan yang baik bergantung pada bagaimana infrastruktur yang ada

digunakan. Pada perusahaan seperti bank atau perusahaan asuransi, kunci dari

infrastruktur adalah kantor cabang, agent dan aset keuangan yang terkelola dengan

baik.

53

Menurut Stabell dan Fjeldstad (1998, 429) dalam value network analysis terdapat

tiga aktivitas pendukung yang mendukung aktivitas utama, yaitu :

1. Procurement

Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan peralatan yang mendukung aktivitas

utama.

2. Technology Development

Aktivitas yang berhubungan dengan usaha-usaha yang dilakukan dalam membantu

aktivitas utama dalam hubungannya dengan teknologi.

3. Human Resource Management

Aktivitas perekrutan, pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi untuk

sumber daya manusia dalam perusahaan.

4. Firm Infrastructure

Aktivitas manajemen umum, termasuk perencanaan, pengaturan keuangan dan

akuntansi, aktivitas pengesahan, aktivitas yang berhubungan dengan relasi dengan

pemerintah.

54

Dan berikut tabel 2.3 dari value network diagram adalah sebagai berikut :

Tabel 2.3 Value Network Analysis Diagram

Sumber : Stabell dan Fjeldstad (1998, p 430)

Selanjutnya, dilakukan pemetaan value input untuk melihat aliran tangible dan

intangible yang mengalir masuk. Aliran tangible dan intangible di petakan kembali ke

dalam tiap unit bisnis di dalam tabel “impact analysis” untuk melihat hubungan dan

value yang dihasilkan, apakah bersifat positif (menguntungkan) atau negatif (merugikan)

perusahaan Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.4 berikut ini mengenai tentang impact

analysis.

Tabel 2.4 Impact Analysis

Receive From Activity TangibleImpact

IntangiblesImpact

Cost /Risk

Benefit

Aktifitas apa yang terjadi yang berhubungan dengan unit bisnis perusahaan

Nilai tangibleapa yang didapatkan?Negatif atau positif

Intangiblesaset seperti apa yang didapatkan?Positif atau negatif

Seberapabesarnya,keuntungan/ kerugian

Keseluruhan benefit dari yangdidapatkan

Sumber: Verna Allee (2002) A Value Network Approach for Modeling and Measuring Intangibles

55

Selanjutnya, melakukan pemetaan value output untuk melihat aliran tangible

dan intangible yang mengalir keluar. Aliran tangible dan intangible di petakan kembali

ke dalam tiap unit bisnis di dalam tabel “value creation analysis” untuk melihat

hubungan dan value yang dihasilkan, apakah bersifat positif (menguntungkan) atau

negatif (merugikan) perusahaan Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.5 berikut ini

mengenai tentang value creation analysis.

Tabel 2.5 Value Creation Analysis

What We Output

Goes To Value Enhancements or Value Addes

Cost / Risk Benefit

Apa yang dihasilkan

Aliran value yang mengalir keluar menuju pada bagian tertentu

Value yang dihasilkan

Seberapa besarnya, keuntungan/kerugian

Keseluruhan benefit dari yang di dapatkan

Sumber: Verna Allee (2002) A Value Network Approach for Modeling and Measuring Intangibles

2.2.5 SWOT Analysis

2.2.5.1 Pengertian SWOT Analysis

SWOT adalah singkatan dari bahasa Inggris Strength (kekuatan), Weaknesses

(kelemahan), Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman). SWOT Analysis berguna

untuk menganalisa faktor-faktor di dalam perusahaan (internal) yang memberikan andil

terhadap kualitas pelayanan atau salah satu komponennya sambil mempertimbangkan

faktor-faktor eksternal. Manfaat dari SWOT Analysis adalah meningkatkan knowledge

dan pemahaman perusahaan. (Anonymous 4, 2007)

56

2.2.5.2 Internal Factor Evaluation

Menurut David (2006, pp206-207), internal factor evaluation (IFE Matrix)

merupakan sebuah alat formulasi strategi yang mengevaluasi dan meringkas kekuatan

dan kelemahan utama dalam fungsional bisnis, dan juga memberikan dasar untuk

mengidentifikasi dan mengevaluasi hubungan antar area-area tersebut. Ada lima tahap

yang dibutuhkan untuk membuat IFE Matrix.

1. Tuliskan faktor internal utama seperti identifikasi dalam proses audit internal.

Gunakan total sepuluh hingga dua puluh faktor internal, mencakup kekuatan dan

kelemahan. Tuliskan kekuatan lebih dahulu dan kemudian kelemahan. Buatlah

sespesifik mungkin, gunakan persentase, rasio dan angka komparatif.

2. Berikan bobot yang berkisar dari 0,0 (tidak penting) hingga 1,0 (sangat penting)

untuk masing-masing faktor. Bobot yang diberikan kepada masing-masing faktor

mengindikasikan tingkat penting relatif dari faktor terhadap keberhasilan perusahaan

dalam industri. Tanpa memandang apakah faktor kunci itu adalah kekuatan atau

kelemahan internal, faktor yang dianggap memiliki pengaruh paling besar dalam

kinerja perusahaan harus diberikan bobot yang paling tinggi. Jumlah seluruh bobot

harus sama dengan 1,0.

3. Berikan peringkat 1 sampai 4 untuk masing-masing faktor untuk mengindikasikan

apakah faktor tersebut menunjukkan kelemahan utama (peringkat = 1), atau

kelemahan minor (peringkat = 2), kekuatan minor (peringkat = 3), atau kekuatan

utama (peringkat = 4). Perhatikan bahwa kekuatan harus mendapatkan peringkat 3

atau 4 dan kelemahan harus mendapatkan peringkat 1 atau 2. Peringkat adalah

berdasarkan perusahaan, dimana bobot di Tahap 2 adalah berdasarkan industri.

57

4. Kalikan masing-masing bobot faktor dengan peringkat untuk menentukan rata-rata

tertimbang untuk masing-masing variabel.

5. Jumlahkan rata-rata tertimbang untuk masing-masing variabel untuk menentukan

total rata-rata tertimbang.

Berapapun pun banyaknya faktor yang dimasukkan di dalam IFE Matrix, total

rata-rata tertimbang berkisar antara yang terendah 1,0 dan tertinggi 4,0 dengan rata-rata

2,5. Total rata-rata tertimbang dibawah 2,5 menggambarkan perusahaan yang lemah

secara internal, sementara total nilai di atas 2,5 mengindikasikan posisi internal yang

kuat.

2.2.5.3 External Factor Evaluation

Menurut David (2006, pp143-144), external factor evaluation (EFE Matrix)

merupakan suatu alat formulasi strategi yang memungkinkan para penyusun strategi

untuk merangkum dan mengevaluasi informasi ekonomi, sosial, budaya, demografi,

lingkungan, politik, pemerintah, hukum, teknologi dan persaingan. Ada lima tahap yang

dibutuhkan untuk membuat EFE Matrix.

1. Buatlah lima daftar faktor eksternal yang diidentifikasikan dalam proses audit

eksternal. Masukkan dari total sepuluh hingga dua puluh faktor, termasuk peluang

dan ancaman, yang mempengaruhi perusahaan dan industrinya. Tuliskan peluang

terlebih dahulu dan kemudian ancaman. Usahakan untuk sespesifik mungkin

menggunakan persentase, rasio dan nilai komparatif bila mungkin.

2. Berikan bobot untuk masing-masing faktor dari 0,0 (tidak penting) hingga 1,0

(paling penting). Bobot mengindikasikan tingkat penting relatif dari faktor terhadap

keberhasilan perusahaan dalam suatu industri. Peluang sering kali diberi bobot lebih

58

tinggi dari ancaman, tetapi ancaman juga dapat diberikan bobot yang tinggi jika

ancaman tersebut sangat serius atau sangat mengancam. Bobot yang tepat dapat

ditentukan dengan membandingkan keberhasilan atau kegagalan pesaing atau

dengan mendiskusikan faktor dan mencapai konsensus kelompok. Penjumlahan dari

seluruh bobot yang diberikan kepada semua faktor harus sama dengan 1,0.

3. Berikan peringkat 1 hingga 4 untuk masing-masing faktor eksternal kunci tentang

seberapa efektif strategi perusahaan saat ini dalam merespons faktor tersebut, dimana

4 = respons perusahaan superior, 3 = respons perusahaan diatas rata-rata, 2 = respons

perusahaan rata-rata dan 1 = respons perusahaan buruk. Peringkat didasari pada

efektivitas strategi perusahaan. Dengan demikian, peringkat didasarkan pada

perusahaan (company-based), sedangkan bobot dalam Tahap 2 didasarkan pada

industri (industry-based). Penting untuk diperhatikan bahwa ancaman dan peluang

dapat diberikan peringkat 1,2,3 dan 4.

4. Kalikan masing-masing bobot faktor dengan peringkatnya untuk menentukan nilai

tertimbang.

5. Jumlahkan nilai tertimbang dari masing-masing variabel untuk menentukan total

nilai tertimbang bagi perusahaan.

Tanpa memperdulikan jumlah peluang dan ancaman kunci yang dimasukkan

dalam EFE Matrix, total nilai tertimbang tertinggi untuk sebuah perusahaan adalah 4,0

dan nilai tertimbang terendah adalah 1,0. Total nilai tertimbang sebesar 4,0

mengindikasikan bahwa perusahaan merespons dengan sangat baik terhadap peluang

dan ancaman yang ada dalam industrinya. Dalam kata lain, strategi perusahaan secara

efektif mengambil keuntungan dari peluang yang ada saat ini dan meminimalkan efek

yang mungkin muncul dari ancaman eksternal. Total nilai 1,0 mengindikasikan bahwa

59

strategi perusahaan tidak memanfaatkan peluang atau tidak menghindari ancaman

ekternal.

2.2.5.4 SWOT Matrix

Menurut David (2006, p284), SWOT analysis merupakan suatu alat untuk

mencocokkan yang penting yang membantu manajer mengembangkan empat strategi :

1. Strengths-Opportunities (SO). Strategi SO menggunakan kekuatan internal

perusahaan untuk memanfaatkan peluang eksternal. Semua manajer menginginkan

organisasi mereka berada dalam posisi di mana kekuatan internal dapat dipakai

untuk memanfaatkan tren dan peristiwa eksternal.

2. WO (Weakness-Opportunities). Strategi WO bertujuan untuk memperbaiki

kelemahan dengan memanfaatkan peluang eksternal. Kadang-kadang peluang

eksternal yang besar ada, tetapi kelemahan internal sebuah perusahaan membuatnya

tidak mampu memanfaatkan peluang itu.

3. ST (Strengths-Threats). Strategi ST bertujuan untuk memperbaiki kelemahan dengan

memanfaatkan peluang eksternal. Kadang-kadang peluang eksternal yang besar ada,

tetapi kelemahan internal sebuah perusahaan membuatnya tidak mampu

memanfaatkan peluang itu.

4. WT (Weakness-Threats). Strategi WT merupakan taktik defensif yang diarahkan

untuk mengurahi kelemahan internal dan menghindari ancaman eksternal. Sebuah

organisasi yang dihadapkan pada berbagai ancaman eksternal dan kelemahan

internal, sesungguhnya dalam posisi yang berbahaya. Faktanya, perusahaan seperti

itu mungkin harus berjuang agar dapat bertahan, atau melakukan merger,

rasionalisasi, menyatakan pailit atau memilih dilikuidasi.

60

Tabel 2.6 SWOT Matrix

Strengths Weakness

OpportunityStrategi SO

Gunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang

Strategi WOAtasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang

ThreatsStrategi ST

Gunakan kekuatan untuk menghindari ancaman

Strategi WTMeminimalkan kelemahan dan

menghindari ancaman

Sumber: David (2002, p186)

2.2.6 Internal-Eksternal Matrix (IE)

Menurut David (2006, pp300-303), IE matrix memosisikan berbagai divisi

organisasi dalam tampilan sembilan sel, seperti tabel 2.7 berikut ini. IE matrix didasari

pada dua dimensi kunci yaitu : total rata-rata tertimbang IFE pada sumbu x dan total

rata-rata tertimbang EFE pada sumbu y. Pada sumbu x dari matriks IE, total rata-rata

tertimbang dari 1,0 hingga 1,99 dianggap rendah; nilai dari 2,0 hingga 2,99 adalah

menengah dan nilai 3,0 hingga 4,0 adalah tinggi.

Tabel 2.7 Matriks Internal-Eksternal (IE)

TOTAL RATA-RATA TERTIMBANG IFEKuat Rata-rata Lemah

3,0-4,0 2,0-2,99 1,0-1,99

Sumber : David (2006, p301)

I II III

IV V VI

VII VIII IX

4,0

3,0

2,0

1,0

TOTALRATA-RATA

TERTIMBANG EFE

61

Matriks IE dapat dibagi menjadi tiga daerah utama yang memiliki implikasi strategi

berbeda. Posisi untuk kuardan I, II dan IV dapat digambarkan sebagai tumbuh dan

kembangkan. Strategi yang tepat dijalankan pada posisi ini adalah strategi intensif

(penetrasi pasar, pengembangan pasar dan pengembangan produk) atau strategi

integratif (integrasi ke belakang, integrasi ke depan dan integrasi horizontal). Posisi

untuk kuardan III, IV dan VII dapat digambarkan sebagai jaga dan pertahankan.

Strategi yang tepat dijalankan pada posisi ini adalah strategi penetrasi pasar dan

pengembangan produk. Posisi kuardan VI, VIII dan IX dapat digambarkan sebagai tuai

atau divestasi.

2.2.7 Konsep Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Object

2.2.7.1 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)

Menurut Mathiassen., et. al., (2000, pp9-15), Object Oriented Analysis and Design

(OOAD) merupakan sebuah metode untuk menganalisa dan merancang sistem dengan

pendekatan berorentasi object. Dalam analisis dan perancangan sistem, OOAD

menggunakan komponen-komponen yang terbagi menjadi kelompok class dan

kelompok object. Tujuan utama OOAD adalah untuk merancang sebuah sistem yang

berfokus pada fleksibilitas, mudah dimengerti, dan sesuai dengan kebutuhan user.

Menurut Mathiassen., et. al., (2000, pp5-6), terdapat keuntungan menggunakan

OOAD diantaranya adalah:

1. OOAD memberikan informasi yang jelas mengenai context sistem.

2. Dapat menangani data yang seragam dalam jumlah yang besar dan

mendistribusikannya ke seluruh bagian organisasi.

62

3. Berhubungan erat dengan analisa berorientasi object, perancangan berorientasi

object, user interface berorientasi object, dan pemrograman berorientasi object.

Selain keuntungan yang diperoleh dalam menggunakan OOAD seperti yang telah

disebutkan di atas, ternyata juga terdapat beberapa kelemahan yang berhasil

diidentifikasi oleh McLeod dan Schell (2001, p615) yaitu:

1. Diperlukan waktu lama untuk memperoleh pengalaman pengembangan.

2. Kesulitan metodologi untuk menjelaskan sistem bisnis yang rumit.

3. Kurangnya pilihan peralatan pengembangan yang khusus disesuaikan untuk sistem

bisnis.

2.2.7.2 Pengertian Object dan Class

Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p51), object adalah suatu entitas yang

memiliki identitas, state dan behaviour. Contoh dari object misalnya pelanggan yang

merupakan entitas dengan identitas yang spesifik, dan memiliki status dan perilaku

tertentu yang berbeda antara satu pelanggan dengan pelanggan yang lain.

Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p53), class adalah sebuah deskripsi dari

kumpulan object-object yang mempunyai struktur, behavioural pattern dan attribute

yang sama. Untuk dapat lebih memahami object, biasanya object-object tersebut sering

digambarkan dalam bentuk class.

2.2.7.3 Aktifitas Utama dalam Object Oriented Analysis and Design (OOAD)

Menurut Mathiassen., et. al., (2000, pp14-15), OOAD memiliki empat aktivitas

utama yang saling berkaitan dan tugas-tugas masing-masing dalam mengatasi dan

menyelesaikan masalah yang ada, serta masing-masing mempunyai fungsi tertentu

63

dalam memberikan kontribusi yang besar untuk menghasilkan solusi yang dibutuhkan.

Berikut ini gambar 2.7 yang menggambarkan aktivitas utama dari OOAD.

Gambar 2.7 Aktivitas Utama dalam OOADSumber : Mathiassen., et. al., (2000, p15)

Berikut ini merupakan penjelasan lebih rinci mengenai keempat aktivitas utama

dalam melakukan analisa dan perancangan berorentasi object, yaitu sebagai berikut ;

1. Problem domain analysis: bagian dari suatu konteks yang diadministrasi, dimonitor

atau dikontrol oleh suatu sistem (Mathiassen et al, 2000, p6).

2. Application domain analysis : sebuah organisasi yang mengadministrasi, memonitor

atau mengontrol suatu problem domain (Mathiassen et al, 2000, p6).

3. Architectural design : suatu struktur sistem eksekusi yang terdiri dari proses yang

saling bergantungan antar component. Bertujuan untuk merestrukturisasi suatu

sistem komputerisasi (Mathiassen et al, 2000, p173).

64

4. Component design : suatu proses untuk menentukan persyaratan-persyaratan

implementasi di dalam suatu architectural framework (Mathiassen et al, 2000,

p231).

2.2.8 Unified Modelling Language (UML)

2.2.8.1 Sejarah UML

Menurut Booch., et. al., (1999, p14), UML adalah sebuah bahasa yang telah

menjadi standar dalam industri untuk memvisualisasi, menspesifikasi, merancang dan

mendokumentasi sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk

merancang model sebuah sistem. Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML juga memiliki

notasi. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan

berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna tertentu dan UML

menjelaskan bagaimana bentuk-bentuk tersebut didefinisikan. Notasi UML terutama

diturunkan dari tiga notasi yang telah ada sebelumnya yaitu: Grady Booch OOD

(Object-Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT (Object Modelling Technique) dan Ivar

Jacobson OOSE (Object Oriented Software Engineering).

Dimulai pada bulan Oktober 1994, Booch, Rumbaugh dan Jacobson yang

merupakan tiga tokoh di mana metodenya banyak digunakan, mempelopori usaha untuk

penyatuan pendesainan berorientasi object (Booch et al, 1999, pXIX). Pada tahun 1995

dirilislah UML (versi 0.8). Sejak tahun 1996 pengembangan tersebut lalu

dikoordinasikan oleh Object Management Group (OMG). Sejak itulah UML menjadi

standar bahasa pemodelan untuk aplikasi berorientasi object.

65

UML adalah sebuah modeling language, bukanlah sebuah method untuk

mengembangkan sistem, melainkan hanya berupa notasi yang kemudian pada saat ini

diterima dengan luas sebagai bahasa pemodelan object yang standar. Sebagian besar

method, paling tidak dalam prinsipnya, terdiri dari sebuah modeling language dan

sebuah proses. Modeling language adalah notasi (terutama grafikal) yang digunakan

method untuk mengekspresikan rancangan. Proses adalah nasihat atas langkah-langkah

apa yang perlu diambil dalam menjalankan sebuah rancangan.

Gambar 2.8 UML Menjadi Standar Bahasa PemodelanSumber : (http://www.omg.org/omg_specifications/images/uml_specs.gif)

EmblyWirfs-Brock

Gamma et. al.

Rumbaugh

Jacobson

Meyer

Harel

Fusion

Odell

Shlaer-Mellor

66

2.2.8.2 Notasi UML

Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p328), notasi adalah bahasa textual dan

graphical untuk menggambarkan sebuah sistem dan konteksnya yang diformalisasikan

secara terpisah. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan komunikasi dan

dokumentasi. Notasi UML (Unified Modelling Language) yang digunakan, yaitu:

A. Class Diagram

Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p336), class diagram menggambarkan

struktur object dari sistem. Class diagram menunjukkan class object yang membentuk

sistem dan hubungan struktural diantara class object tersebut.

Menurut Whitten., et. al., (2004, p414), terdapat tiga jenis hubungan antar class

yang biasa digunakan dalam class diagram. Ketiga jenis hubungan tersebut antara lain:

1. Asosiasi

Asosiasi merupakan hubungan statis antar dua object atau class. Hubungan ini

menggambarkan apa yang perlu diketahui oleh sebuah class mengenai class lainnya.

Hubungan ini memungkinkan sebuah object atau class mereferensikan object atau

class lain dan saling mengirimkan pesan. Seperti yang ditunjukkan gambar 2.9

berikut ini :

Customer Pesanan-End1

*

-End2

*

Gambar 2.9 Hubungan AsosiasiSumber : Whitten., et. al., (2004, p415 )

67

2. Generalisasi

Dalam hubungan generalisasi, terdapat dua jenis class, yaitu class supertype dan

class subtype. Class supertype atau class induk memiliki atribut dan behavior yang

umum dari hirarki tersebut. Class subtype atau class anak memiliki atribut dan

behavior yang unik dan juga memiliki atribut dan behavior milik class induknya.

Class induk merupakan generalisasi dari class anaknya, sedangkan class anak

merupakan spesialisasi dari class induknya. Seperti yang ditunjukkan gambar 2.10

berikut ini :

+walk()()+jump()()+talk()()+sleep()()+eat()()+etc()()

-lastName-fisrtName-birthdate-gender

Person

+enroll()()+classification()()

-GPA-classification

Student

+lecture()()-rank

Teacher

Anak panah mengindikasikan hubungangeneralisasi

Gambar 2.10 Hubungan GeneralisasiSumber : Whitten., et. al., (2004, p413)

3. Agregrasi

Agregasi merupakan hubungan yang unik dimana sebuah object merupakan bagian

dari object lain. Hubungan agregasi tidak simetris dimana jika object B merupakan

bagian dari object A, namun object A bukan merupakan bagian dari object B. Pada

hubungan ini, object yang menjadi bagian dari object tertentu tidak akan memiliki

68

atribut atau behavior dari object tersebut. Seperti yang ditunjukkan berikut ini

gambar 2.11

Book

Cover Table Of Contents Chapter Index

Page

Paragraph

Word

-End1*

-End2*

-End3

*

-End4*

-End5*

-End6*

-End7

*

-End8*

-End9*

-End10*

-End11*-End12*

-End13*

-End14*

Gambar 2.11 Hubungan AgregrasiSumber : Whitten., et. al., (2004, 416)

B. Use Case Diagram

Menurut Mathiassen (2000, p343), use case diagram adalah suatu gambaran

interaksi antara sistem, sistem eksternal dan pengguna sistem dan dengan cara apa

pengguna dapat berinteraksi dengan sistem.

Menurut Mathiassen (2000, p128), use case specification merupakan keterangan

lengkap dari tiap-tiap use case yang ada. Tujuan dari use case specification adalah

69

menyediakan sebuah pandangan application domain yang lengkap mengenai interaksi

para actor dengan sistem.

Adapun notasi yang digunakan dalam use case diagram dapat dilihat pada

gambar 2.12 dibawah ini :

Actor1

System Boundary Group of use cases

Use case

Gambar 2.12 Notasi Pada Use Case DiagramSumber : Mathiassen., et. al., (2000, hal 343)

C. Sequence Diagram

Menurut Bennett., et. al., (2006, p253), sequence diagram merupakan diagram

yang menunjukkan interaksi antar object yang diatur berdasarkan urutan waktu.

Sequence diagram dapat digambarkan dalam berbagai level of detail yang berbeda untuk

memenuhi tujuan yang berbeda-beda pula dalam daur hidup pengembangan sistem.

Sequence diagram biasanya digunakan menggambarkan interaksi antar object yang

terjadi pada sebuah use case atau sebuah operation.

Participation

System Boundary

UseCase1

Use Case Group

70

Menurut Bennett., et. al., (2006, pp253-254), menyatakan bahwa setiap sequence

diagram harus diberikan frame yang memiliki heading dengan menggunakan notasi sd

yang merupakan kependekan dari sequence diagram. Berikut ini notasi penulisan

heading pada setiap frame yang terdapat dalam sequence diagram, antara lain:

a. alt

Notasi alt merupakan kependekan dari alternatives yang menyatakan bahwa terdapat

beberapa buah alternatif jalur eksekusi untuk dijalankan.

b. opt

Notasi opt merupakan kependekan dari optional dimana frame yang memiliki

heading ini memiliki status pilihan yang akan dijalankan jika syarat tertentu

dipenuhi.

c. loop

Notasi loop menyatakan bahwa operation yang terdapat dalam frame tersebut

dijalankan secara berulang selama kondisi tertentu.

d. break

Notasi break mengindikasikan bahwa semua operation yang berada setelah frame

tersebut tidak dijalankan.

e. par

Merupakan kependekan dari parallel yang mengindikasikan bahwa operation dalam

frame tersebut dijalankan secara bersamaan.

f. seq

Notasi seq merupakan kependekan dari weak sequencing yang berarti operation

yang berasal dari lifeline yang berbeda dapat terjadi pada urutan manapun.

g. strict

71

Notasi strict merupakan kependekan dari strict sequencing yang menyatakan bahwa

operation harus dilakukan secara berurutan.

h. neg

Notasi neg merupakan kependekan dari negative yang mendeskripsikan operasi yang

tidak valid.

i. critical

Frame yang memiliki heading critical menyatakan bahwa operasi-operasi yang

terdapat di dalamnya tidak memiliki sela yang kosong.

j. ignore

Notasi ini mengindikasikan bahwa tipe pesan atau parameter yang dikirimkan dapat

diabaikan dalam interaksi.

k. consider

Consider menyatakan pesan mana yang harus dipertimbangkan dalam interaksi.

l. assert

Merupakan kependekan dari assertion yang menyatakan urutan pesan yang valid.

m. ref

Notasi ref merupakan kependekan dari refer yang menyatakan bahwa frame

mereferensikan operation yang terdapat di dalamnya pada sebuah sequence diagram

tertentu.

72

Adapun contoh penggunaan sequence diagram dapat dilihat pada gambar 2.13

berikut ini :

Gambar 2.13 Contoh Sequence Diagram for the use case Add a new advert to a campaignSumber : Bennett., et. al., (2006, p254)

73

D. Component Diagram

Menurut Mathiassen (2000, p190), component diagram adalah diagram yang

menggambarkan hubungan dan ketergantungan antar component-component software

sistem. Diagram ini digunakan untuk memodelkan implementasi sistem yang sifatnya

statis sehingga mendukung kongfigurasi dari bagian sistem.

E. Deployment Diagram

Menurut Mathiassen (2000, p190), deployment diagram adalah diagram yang

mendeskripsikan arstitektur fisik dalam istilah “node” untuk hardware dan software

dalam sistem. Diagram ini menggambarkan konfigurasi component-component software

runtime, processor dan peralatan yang membentuk arsitektur sistem.

2.2.9 Rich Picture

Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p26), rich picture merupakan gambaran

informal yang menggambarkan pengertian dari ilustrator akan situasi sistem. Rich

picture berfokus pada aspek penting akan situasi yang ditentukan oleh ilustrator. Rich

picture harus mampu memberikan gambaran umum tentang situasi yang memungkinkan

beberapa alternatif intrepretasi.

2.2.10 Navigation Diagram

Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p344), navigation diagram adalah diagram

yang menggambarkan alur keseluruhan sistem dalam bentuk interface.

74

2.3 Kerangka Kerja Pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems

Kondisi Perusahaan saat ini :Visi dan misi perusahaanVisi dan misi divisi marketingStruktur organisasi perusahaanStruktur organisasi divisi marketingProses Bisnis

Kondisi Lingkungan Ekternal Perusahaan

Value Network Analysis

(Metodologi Stabell & Fjeldstad dan

Verna Allea)

Perancangan Fitur-fitur aplikasi Knowledge Management

Systems

Class DiagramUse Case DiagramSequence DiagramNavigation Diagram

Strategi Perusahaan

SWOT AnalysisIE Matrix

(Metodologi David)

Knowledge Goals (Metodologi Probst)

Knowledge Identification

(Metodologi Probst)

Pemetaan Fitur

Dalam Pemetaan Fitur mencakup Change Management yang

mengubah proses kerja para individu menjadi learning organization

Change management

Strukturisasi Informasi

Pengelompokkan/Grouping Knowledge

Pembangunan Aplikasi Knowledge Management

SystemsPHP & MySQL

Rancangan Implementasi

TahapanPembangunan

Tahapan Implementasi

Tahapan Analisis

Tahapan Perancangan

Strategi Divisi Marketing

Gambar 2.14 Gambar Kerangka Kerja Pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems

75

Pembangunan Knowledge Management Systems pada divisi marketing PT.

Sumber Setia Abadi yang dinamakan dengan “One Stop Knowledge SSA Systems”

dibagi menjadi empat tahap yaitu : (1) tahap analisis, (2) tahap perancangan sistem, (3)

tahap pembangunan sistem dan (4) tahap implementasi.

2.3.1 Tahap Analisis

Tahap awal yang dilakukan dalam pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems

adalah tahap analisis. Tahap analisis dibagi menjadi beberapa langkah, yaitu :

1. Meninjau kondisi eksternal perusahaan secara umum dengan menganalisis kondisi

industri serta persaingan untuk sesama perusahaan distributor secara umum dan

meninjau kondisi perusahaan internal perusahaan saat ini dengan menganalisis visi

dan misi perusahan, struktur organisasi perusahaan dan proses bisnis perusahaan

secara umum kemudian masuk ke dalam area divisi marketing yang menjadi area

dari pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems, dengan menganalisis visi dan

misi divisi marketing serta struktur organisasi divisi marketing dengan menggunakan

value network analysis.

Dengan menggunakan komponen Value Network Analysis akan diketahui core

activities apa yang dibutuhkan perusahan dan informasi yang lebih akurat mengenai

kondisi persaingan di industri dan internal perusahaan yang ditinjau menggunakan

komponen value network diagram, yaitu : Primary Activity (Network Promotion and

Contract, Sevice Provisioning dan Network Infrastructure Operation) dan Support

Activity (Infrastructure, human resource, technology dan procurement) kemudian

memetakan value input divisi marketing dan melihat value dan hubungan dengan

menggunakan impact analysis serta memetakan value output divisi marketing dan

melihat value dan hubungan dengan menggunakan value creation. Dengan

76

melakukan value network analysis dapat melihat value dan hubungan dengan

sehingga dapat lebih mudah merancang strategi perusahaan.

2. Setelah menganalisa kondisi eksternal dan internal perusahaan dengan menggunakan

value network analysis, maka dapat terlihat value-value yang dapat digunakan untuk

membantu merancang strategi perusahaan. Pada langkah berikutnya adalah

memetakan SWOT matrix dan IE matrix untuk merancang strategi perusahaan yang

sebelumnya sudah dikonfirmasikan dan dinilai oleh marketing manager PT. Sumber

Setia Abadi.

Sebelum memetakan SWOT matrix untuk merancang strategi perusahaan akan

dilakukan identifikasi terhadap komponen SWOT yang diperoleh dari value network

analysis dan hasil wawancara dengan marketing manager dan perwakilan head of

departement yang kemudian dikelompokkan menjadi strengths, weakness,

opportunities dan threats. Untuk strengths dan weakness akan dimasukkan ke dalam

IFE matrix kemudian diberikan bobot dan rating sedangkan untuk opportunities dan

threats akan dimasukkan ke dalam EFE matrix. Pembobotan untuk strengths,

weakness, opportunities dan threats akan digunakan pairwise comparasion dan

pemberian rating akan diberikan oleh marketing manager dan perwakilan kepala

head of departement PT. Sumber Setia Abadi. Pemetaan strategi perusahaan yang

tercermin dalam strategi SO, WO, ST dan WT. Setelah mendapatkan SWOT matrix

akan dilakukan pemetaan diagram posisi perusahaan berdasarkan analisis total skor

faktor internal dan eksternal dengan menggunakan IE matrix. Posisi perusahaan akan

menentukan strategi apa yang akan digunakan oleh perusahaan. Strategi perusahaan

akan kembali dipetakan dalam IE matrix yang menggambarkan lebih jelas arahan

strategi yang akan digunakan perusahaan dengan mengkombinasikan posisi

77

perusahaan dengan strategi yang diperoleh dari swot matrix. Setelah mendapatkan

strategi perusahaan langkah berikutnya adalah menurunkan strategi-strategi tersebut

menjadi strategi divisi marketing yang mendukung perusahaan mencapai visi dan

misinya.

3. Strategi divisi marketing akan diturunkan kembali ke dalam knowledge goals

(dengan menggunakan metodologi Probst) yang menjadi pijakan dalam

pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems pada divisi marketing. Knowledge

goals dikelompokkan menjadi tiga yaitu normative knowledge goals, strategic

knowledge goals dan operasional knowledge goals. Knowledge goals akan

memberikan panduan dan memudahkan penentuan arah dan strategi untuk mencapai

tujuan pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems.

4. Langkah berikutnya adalah melakukan knowledge identification (dengan

menggunakan metodologi Probst). Mengidentifikasi knowledge-knowledge yang

dimiliki oleh perusahaan dari lingkungan internal perusahaan (visi dan misi, struktur

organisasi, proses bisnis, aktifitas kerja dan prosedur kerja). Knowledge

identification akan dikelompokkan menjadi tiga yaitu : structural knowledge,

functional knowledge dan behavioral knowledge. Dari masing-masing kelompok

knowledge ini akan dikelompokkan kembali menjadi tacit dan explicit.

2.3.2 Tahap Perancangan

Setelah melakukan analisis, tahap berikutnya adalah melakukan perancangan

sistem untuk pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems. Pada tahap perancangan,

ada beberapa langkah, yaitu :

78

1. Dalam tahap analisis telah diperoleh pijakan utama berupa knowledge identification

dan knowledge goals pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems yang akan

dipetakan secara bersamaan ke dalam pemetaan fitur seperti pada sub bab 4.1.

2. Fitur-fitur yang dipetakan dalam One Stop Knowledge SSA Systems yang akan

membantu perusahaan khususnya pada divisi marketing untuk mendokumentasikan,

menyimpan, mendistribusikan knowledge dan untuk digunakan kembali. Fitur-fitur

yang ada di dalam One Stop Knowledge SSA Systems mencakup change

management, yang berarti dalam fitur-fitur One Stop Knowledge SSA Systems secara

tidak langsung akan membawa perubahan dalam proses kerja para karyawan dari

yang tadinya tidak berorentasi pada knowledge hingga berorentasi kerja pada

knowledge.

3. Langkah berikutnya adalah menstrukturisasi semua knowledge dan informasi dan

yang ada. Dari strukturisasi knowledge yang berisikan penjelasan field (required dan

non required) pada setiap fitur akan membantu dalam melakukan kontrol terhadap

penggunaan aplikasi dalam memperkaya knowledge dengan sebaik-baiknya. Fitur-

fitur yang ada dalam aplikasi akan berisi field yang berbeda pada setiap fiturnya dan

juga akan dilakukan grouping knowledge sesuai dengan kategorinya, tujuannya

adalah untuk mempermudah proses pencarian knowledge ketika akan digunakan

kembali.

4. Langkah berikutnya adalah merancang One Stop Knowledge SSA Systems dengan

menggunakan Oriented Analysis and Design (OOAD) yang menggunakan notasi

UML untuk merancang class diagram, use case diagram, sequence diagram dan

navigation diagram.

79

2.3.3 Tahap Pembangunan

Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem, tahap berikutnya adalah

melakukan pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems. Pada tahap pembangunan

ada beberapa langkah yaitu :

1. One Stop Knowledge SSA Systems akan dibangun dengan bahasa pemograman PHP

yang merupakan bahasa pemrograman yang berbasiskan server-side yang dirancang

khusus untuk web. Pertimbangan menggunakan bahasa pemograman PHP dalam

pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems adalah karena PHP sangat efisien,

PHP dapat digunakan di banyak operating system yang berbeda, kode PHP dapat

ditulis di free Unix operating system seperti Linux dan FreeBSD, commercial Unix

seperti Solaris dan IRIX, atau dalam Miscrosoft Windows dan PHP merupakan

bahasa pemograman yang gratis.

2. Untuk pembangunan database One Stop Knowledge SSA Systems akan digunakan

MySQL yang merupakan relational database management system (RDBMS) yang

sangat cepat dan aman. Sebuah database memungkinkan untuk melakukan

penyimpanan yang efisien, pencarian, dan pengurutan data. MySQL server

melakukan kontrol akses terhadap data untuk memastikan bahwa setiap user dapat

bekerja dengan sesuai, menyediakan akses yang cepat, dan meyakinkan bahwa

hanya user yang mempunyai hak akses yang dapat mengaksesnya. Oleh karena itu,

MySQL merupakan server yang dapat digunakan untuk banyak user dan banyak

pekerjaan. MySQL menggunakan SQL (Structured Query Language) yang

merupakan bahasa standard dalam melakukan query database.

3. Server yang akan digunakan adalah Apache server yang merupakan sebuah proyek

yang dikembangkan dari software yang terkalaborasi dengan sempurna, dan

80

bertujuan untuk menciptakan nilai suatu web, meningkatkan nilai kormersial

pemakainya, mendukung fitur-fitur yang ada dengan sempurna dan merupakan suatu

sources program yang bebas biaya, yang dapat diimplementasikan ke server.

2.3.4 Tahap Implementasi

Setelah melakukan tanalisis, perancangan serta pembangunan, tahap berikutnya

adalah melakukan implementasi aplikasi One Stop Knowledge SSA Systems pada divisi

marketing PT. Sumber Setia Abadi. Pada tahap implementasi ada beberapa langkah

yaitu :

1. Mempersiapkan spesifikasi hardware dan software yang akan digunakan dalam

pengimplementasian One Stop Knowledge SSA Systems ini untuk menunjang agar

sistem dapat berjalan dengan baik.

2. Memberikan gambaran berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan

implementasi terhadap sistem ini. Lamanya waktu implementasi, mencakup

beberapa aktifitas antara lain pembelian hardware dan software, instalansi dan

kongfigurasi, implementasi sistem, pelatihan user dan maintenance hasil

implementasi.