8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem
Ada beberapa pengertian sistem menurut para ahli, diantaranya adalah :
Menurut O’Brien (2005, p5), sistem adalah sekelompok komponen yang saling
berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input
serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Sistem semacam ini (kadang disebut sebagai sistem dinamis) memiliki tiga
komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi :
1. Input yang melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki
sistem untuk diproses. Contohnya : bahan baku mentah, energi, data dan usaha
manusia harus terjamin dan diatur untuk pemrosesan.
2. Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.
Contohnya : proses bernafas manusia, atau perhitungan matematika.
3. Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses
transformasi ke tujuan akhirnya. Contohnya : barang jadi, layanan oleh manusia dan
informasi manajemen harus dipindahkan ke para pemakainya.
Menurut McLeod dan Schell (2001, p9), sistem adalah sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan dari komponen atau
elemen yang saling berkaitan dan berhubungan (berinteraksi) sebagai satu kesatuan
untuk mencapai suatu tujuan yang sama.
9
2.1.2 Diagram DIKW (Data, Informasi, Knowledge and Wisdom)
Menurut Tobing (2007, pp14-15), transisi dari data ke wisdom tersebut
digambarkan dalam bentuk hirarki seperti gambar 2.1 yang ditunjukkan dibawah ini.
Understanding mendukung transisi tersebut namun tidak merupakan level tersendiri
dalam hirarki DIKW.
Gambar 2.1 Hirarki DIKW : dari data ke wisdomSumber : Tobing (2007, p15)
Ada beberapa pengertian data, informasi, knowledge dan wisdom menurut para
ahli, diantaranya adalah :
2.1.2.1 Pengertian Data
Menurut O’Brien (2005, p38), data merupakan fakta atau obsevasi mentah, yang
biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih rincinya, data adalah
pengukuran objecttif dari atribut (karakteristik) dan entitas (seperti manusia, tempat,
barang dan kejadian).
Data
Connectedness
Understanding
Information
Knowledge
Wisdom
UnderstandingRelations
UnderstandingPatterns
UnderstandingPrinciples
10
Menurut Widayana (2005, p12), data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain
berupa gambar, angka yang disajikan tanpa suatu konteks.
Dari pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa data merupakan
sekumpulan fakta yang data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat
bercerita banyak sehingga masih perlu diolah lebih lanjut serta tidak berarti bagi
pemakai.
2.1.2.2 Pengertian Informasi
Menurut O’Brien (2005, p38), informasi merupakan data yang telah diubah
menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai tertentu.
Menurut Widayana (2005, p13), informasi adalah data yang telah disusun dan
disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti, untuk
membantu pengambilan keputusan.
Menurut Davenport dan Prusak (Tobing, 2007, pp15-16), proses perubahan data
menjadi informasi dilakukan melalui beberapa tahapan yang dimulai dengan huruf C,
yaitu :
1. Contextualized : memahami manfaat data yang dikumpulkan.
2. Categorized : memahami unit analisis atau komponen kunci dari data.
3. Calculated : menganalisis data secara sistematik atau secara statistik.
4. Corrected : menghilangkan kesalahan (error) dari data.
5. Condensed : meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas.
Dari pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah
kumpulan fakta-fakta (data) yang sudah terorganisasi dalam suatu cara sehingga
memiliki arti dan manfaat bagi yang membutuhkannya.
11
2.1.2.3 Pengertian Knowledge
Menurut Probst., et. al., (2000, p24), knowledge adalah seluruh kesadaran jiwa
dan keahlian-keahlian yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah. Kesadaran
dan keahlian tersebut termasuk teori-teori dan praktiknya, serta peraturan dan instruksi-
instruksi suatu aksi. Knowledge ada berdasarkan pada data dan informasi, tetapi
knowledge juga terbatas pada setiap orang. Knowledge dibangun oleh individu-individu
dan menggambarkan kepercayaan tiap orang tentang suatu hubungan kausal.
Menurut Widayana (2005, p13), knowledge adalah informasi yang dilengkapi
dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu
maupun kelompok dalam perusahaan. Knowledge merupakan penerapan informasi yang
diyakini dapat langsung digunakan untuk mengambil keputusan untuk bertindak.
Menurut Davenport dan Prusak (Tobing, 2007, p18), proses transformasi
informasi menjadi knowledge juga melalui empat tahapan yang dimulai dengan huruf C,
yaitu :
1. Comparasion : membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi
yang lain yang telah diketahui.
2. Consequences : menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat
untuk pengambilan keputusan dan tindakan.
3. Connections : menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari informasi
dengan hal-hal lainnya.
4. Conservations : membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait
informasi tersebut.
Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge merupakan informasi yang mengubah
sesuatu atau seseorang, hal ini terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk
12
bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau institusi untuk
mengambil keputusan yang berbeda atau lebih efektif dari tindakan sebelumnya dan
untuk menempuh arah atau strategi tertentu.
2.1.2.4 Pengertian Understanding
Menurut Webster (Tobing, 2007, p18), understanding adalah kemampuan untuk
memahami arti (meaning) dari hubungan-hubungan antar bagian-bagian tertentu.
Menurut Bellinger., et. al., (Tobing, 2007, p18), understanding merupakan
proses melalui mana kita memperoleh knowledge dan melakukan sintesa untuk
menciptakan knowledge baru. Masih menurut Bellinger., et. al., perbedaan antara
understanding dengan knowledge adalah analog dengan perbedaaan “belajar” dan
“mengingat”. Orang yang memiliki understanding dapat melakukan tindakan-tindakan
yang bermanfaat karena mereka dapat melakukan sintesa untuk menciptakan knowledge
yang baru atau paling tidak informasi baru, dari apa yang sebelumnya mereka ketahui
dan mengerti. Sehingga understanding dapat dibangun berdasarkan informasi,
knowledge atau bahkan berdasarkan understanding yang saat ini dimiliki.
2.1.2.5 Pengertian Wisdom
Menurut Davenport dan Prusak (Tobing, 2007, p19), knowledge sebagian ditarik
dari pengalaman, yang akan menghasilkan sound judgement dan wisdom. Sehingga
wisdom merupakan knowledge yang digunakan dalam membuat keputusan-keputusan
yang menyangkut masa depan.
13
Menurut Ackoff (Tobing, 2007, p20), karakteristik dari wisdom adalah :
1. Wisdom merupakan tingkat pemahaman dan kesadaran (consciousness) yang
tertinggi dari manusia.
2. Wisdom merupakan jawaban terhadap permasalahan manusia yang dalam periode
waktu tertentu belum terjawab.
3. Wisdom berada dalam jiwa (soul) dan pikiran (mind), yang hanya dimiliki oleh
manusia. Soul merupakan bagian yang bersifat ilahi/spiritual dari manusia yang tidak
dimiliki oleh ciptaaan yang lain.
4. Wisdom mengandung etika dan moral.
2.1.2.6 Connectedness
Menurut Tobing (2007, p20), connectedness yang berada dalam sumbu vertikal
dari hirarki DIKW menggambarkan tingkat integrasi dari unsur-unsur yang membentuk
data, informasi, knowledge dan wisdom. Data yang merupakan elemen DIKW yang
tingkat integrasi atau kohesivitas unsur-unsur pembentuknya paling rendah. Data
merupakan kumpulan berbagai fakta dan rekaman transaksi yang masih terpisah satu
sama lain.
Tingkat kohesivitas dari unsur-unsur dari pembentuk informasi lebih tinggi dari
pada data. Pada level informasi sudah ditemukan relasi antar unsur-unsur
pembentuknya. Selanjutnya level kohesivitas meningkat pada knowledge, pada level
knowledge ini, sudah ditemukan formasi dan gambar yang utuh dari unusr-unsur yang
membentuknya. Tingkat kohesivitas yang paling ditemukan pada wisdom. Pada level
wisdom ini, selain gambar utuh yang sudah diperoleh, unsur-unsur yang membentuknya
sudah terikat pada satu kesatuan formasi yang utuh dan saling terkait dengan solid.
14
2.1.3 Sistem Informasi
2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Ada beberapa pengertian sistem informasi menurut para ahli, diantaranya adalah:
Menurut Laudon dan Laudon (2005, p8), sistem informasi adalah kumpulan dari
komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung proses
pengambilan keputusan, pengkoordinasian dan pengontrolan dalam sebuah perusahaan.
Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi merupakan kombinasi teratur
orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah perusahaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kesatuan dari
elemen-elemen yang telah dirangkai sedemikian rupa dan mengolah fakta-fakta (data)
sehingga menjadi informasi dan berguna bagi pemakainya.
2.1.3.2 Tingkatan Sistem Informasi Dalam Perusahaan
Menurut Laudon dan Laudon (2004, pp38-40), terdapat perbedaan keahlian dan
tingkatan dalam perusahaan maka dari itu dibutuhkan sistem yang berbeda pula untuk
setiap tingkatan yang ada di dalam perusahaan.
Sistem informasi yang ada di perusahaan dibagi menjadi empat tingkat yang
terdiri dari strategic level, management level, knowledge level dan operational level
yang kemudian dari semua tingkatan ini akan dibagi lagi menjadi lima area fungsional
perusahaan yang terdiri dari sales and marketing, manufacturing, finance, accounting
dan human resources. Setiap tingkatan sistem informasi di dalam perusahaan akan
memenuhi kebutuhan yang berbeda disesuaikan dengan tingkat yang ada di dalam
15
perusahaan. Berikut gambar 2.2 yang menjelaskan mengenai perbedaaan tingkat sistem
informasi dalam perusahaan.
Gambar 2.2 Tingkatan Sistem Informasi dalam PerusahaanSumber : Laudon dan Laudon (2004, p39)
1. Operasional-tingkat systems
Operasional-level systems mendukung manajer operasional yang berfokus pada
aktifitas operasional perusahaan sehingga sistem yang dibutuhkan adalah sistem
yang mendukung para manajer dan staffnya untuk mengolah dan mengatur kegiatan
operasional perusahaan agar berjalan dengan baik. Operasional-level systems
mendukung manajer operasional dengan menjaga aktivitas dan transaksi-transaksi
umum dari organisasi, seperti penjualan, pendapatan, penggajian, keputusan kredit,
dan arus material dalam perusahaan. Transaction Process Systems (TPS) adalah
16
sistem yang terkomputerisasi yang menampilkan dan merekam transaksi rutin sehari-
hari yang diperlukan untuk mengendalikan bisnis. Contoh: sistem reservasi hotel,
penggajian.
2. Knowledge–level systems
Knowledge–level systems mendukung para knowledge workers dan pengolahan
knowledge yang ada di dalam perusahaan. Tujuan dari knowledge–level systems
adalah membantu perusahaan untuk mengintegrasikan knowledge yang dimiliki
menjadi sebuah bisnis (menghasilkan keuntungan bagi perusahaan dengan
knowledge yang dimiliki) serta membantu perusahaan untuk mengontrol aliran
dokumen yang beredar dalam perusahaan. Dalam tingkatan sistem ini terbagi dua
tipe sistem yaitu KWS (Knowledge Work System) dan OAS (Office Automation
System). Sistem KWS membantu pekerja yang berpendidikan dalam menangani
penciptaan dan pengintegrasian knowledge baru dalam suatu organisasi. Sistem
OAS dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan pengolahan data dalam
perusahaan seperti pengolahan data, e-mail, sistem penjadwalan.
3. Management-level systems
Pada Management-level systems, sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang
mendukung para middle manager untuk memantau, mengontrol dan mengambil
keputusan serta mengadministrasikan aktifitas para middle manager. Dalam
tingkatan ini ada dua tipe, yaitu: Management Information Systems (MIS) yang
menangani dan membantu para manajer menengah untuk menjalankan fungsinya
seperti perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan
ringkasan rutin dan laporan pengecualian dan Decision Support Systems (DSS)
17
dibuat untuk mendukung manajer dalam mengidentifikasikan masalah yang
terstruktur dan semi-terstruktur, pengambilan keputusan dengan mengkombinasikan
data dan analisis model.
4. Strategic-level systems
Pada Strategic-level systems, sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang
mendukung para senior manajer untuk menangani dan membantu pengambilan
keputusan yang bersifat strategis dan jangka panjang. Sistem informasi pada tingkat
ini harus menyediakan informasi mengenai fungsi-fungsi utama dalam perusahaan
seperti sales and marketing, manufacturing, finance, accounting dan human
resources pada setiap tingkat yang ada dalam perusahaan. Dalam tingkatan ini, tipe
sistem yang digunakan dinamakan sistem pendukung bagi eksekutif (ESS) atau
seringkali disebut dengan Executive Information Systems (EIS), yaitu sistem
informasi yang disajikan kepada tingkat strategis di dalam suatu organisasi yang
lebih mengarah kepada pengambilan keputusan untuk masalah yang tidak terstruktur
melalui bentuk tampilan grafik, tabel, gambar dan fasilitas untuk
mengkomunikasikan keputusan yang telah diambil.
2.1.4 Pengertian Management
Ada beberapa pengertian management menurut para ahli, diantaranya adalah :
Menurut Robbins dan Coulter (2005, p7), management mengacu pada proses
mengkoordinasikan dan mengintegrasikan kegiatan kerja secara efisien dan efektif
dengan dan melalui orang lain.
Menurut Robbins dan Coulter (2005, p7), terdapat empat jenis fungsi
management adalah sebagai berikut :
18
1. Perencanaan (planning) mencakup proses merumuskan sasaran, menetapkan suatu
strategi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan menyusun rencana guna
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.
2. Mengorganisasikan (organizing) mencakup proses menentukan tugas mana yang
harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa dan pada tingkat mana pengambilan
keputusan diambil.
3. Kepemimpinan (leading) mencakup proses memotivasi karyawan, mengarahkan,
menyeleksi saluran komunikasi yang paling efektif dan memecahkan suatu masalah.
4. Pengawasan (controlling) mencakup kegiatan memantau aktivitas-aktivitas yang ada
untuk memastikan bahwa semua mencapai apa yang telah direncanakan dan
mengoreksi penyimpangan-penyimpangan yang signifikan.
2.1.5 Pengertian Knowledge Management
Ada beberapa pengertian knowledge management menurut para ahli, diantaranya
adalah :
Knowledge management merupakan suatu rangkaian kegiatan yang digunakan
oleh perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan
mendistribusikan knowledge untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di
dalam perusahaan. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objecttif perusahaan dan
ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti knowledge bersama, peningkatan
kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. (Anonymous 1,
2007)
19
Menurut Tiwana (2000, p5), secara sederhana, knowledge management diartikan
sebagai management dari knowledge. Sedangkan secara lebih mendalam lagi, knowledge
management diartikan sebagai management knowledge perusahaan untuk menciptakan
nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan bersaing.
Menurut Widayana (2005, p9), knowledge management merupakan sistem yang
dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan
knowledge dalam perusahaan. Sehingga knowledge mudah digunakan kapan pun
diperlukan, oleh siapa saja yang sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.
Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management merupakan suatu sistem
yang dapat digunakan untuk menciptakan nilai dan keunggulan bersaing bagi
perusahaan dengan mengelola elemen-elemen knowledge yang ada dalam perusahaan.
Menurut Widayana (2005, p21), manfaat penerapan knowledge management
dalam perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan.
2. Meningkatkan respons terhadap pelanggan.
3. Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses.
4. Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi
5. Meningkatkan jumlah produk atau jasa.
2.1.6 Pengertian Knowledge Management Systems
Menurut Tobing (2007, pp8-9), knowledge management systems merupakan
mekanisme dan proses yang terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan,
pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan
berbagai informasi menjadi aset intelektual perusahaan yang permanen.
20
Knowledge management systems merupakan sebuah sistem yang berbasiskan
teknologi informasi untuk me-manage knowledge yang terdapat di perusahaan, serta
mendukung dalam proses penciptaan, pengidentifikasian, penyimpanan dan penyebaran
knowledge dalam perusahaan. Berikut ini beberapa keuntungan dari penerapan
knowledge management systems dalam perusahaan adalah sebagai berikut : (Anonymous
2, 2007)
1. Dapat menyebarkan knowledge yang berharga di dalam perusahaan
2. Mencegah terjadinya pekerjaan yang berulang-ulang.
3. Mengurangi waktu dan biaya training untuk para karyawan.
4. Tidak kehilangan aset knowledge yang dimiliki oleh para karyawan, bahkan ketika
karyawan tersebut telah meninggalkan perusahaan.
2.1.7 Pengertian Learning Organization
Menurut Widayana (2005, pp36-37), learning organization adalah sebuah
organisasi yang selalu belajar dan memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri
dengan peruabahan secara cepat. Learning organization diharapkan mampu
memecahkan masalah secara sistematis, belajar dari pengalaman masa lalu, belajar dari
yang lain (benchmarking), dan berbagi knowledge ke seluruh penjuru organisasi.
Menurut Sangakala (2007, pp279-280), learning organization adalah sebuah
organisasi yang belajar dengan sekuat tenaga, secara efektif dan secara terus menerus
mengubah dirinya agar lebih baik dalam mengumpulkan, mengelola dan menggunakan
knowledge bagi kesuksesan perusahaan. Learning organization berarti membangun
kemampuan untuk menciptakan yang sebelumnya tidak pernah seseorang ciptakan, yang
pada akhirnya kemampuan tersebut diperluas lintas individu, kelompok dan bahkan intra
21
dan antar perusahaan. Dengan demikian, komitmen dan kemampuan seseorang untuk
belajar merupakan faktor yang essensial terutama bila dikaitkan dengan proses
penciptaan dan berbagi knowledge. Proses penciptaan dan berbagi knowledge
berlangsung melalui cara-cara dimana organisasi dan anggotanya bekerja mencapai
visinya sehingga proses penciptaan dan berbagi knowledge yang tampak ke permukaan
merupakan suatu hal yang bersifat ilmiah. Artinya, penciptaan dan berbagi knowledge
merupakan aktivitas yang sudah membudaya di dalam organisasi.
Menurut Quinn (Tjakraatmadja dan Lantu, 2006, p146), learning organization
yang cerdas merupakan organisasi yang mampu mengembangkan keunggulannya secara
berkelanjutan, dari kegiatannya yang berbasiskan pada knowledge dan pelayanan,
dengan mengandalkan kekayaan intelektualnya. Nilai perusahaan akan meningkat secara
berkelanjutan, jika setiap anggota dari organisasi tersebut, baik sebagai individu ataupun
secara bersama-sama dan mampu menumbuhkembangkan knowledge yang dimilikinya,
untuk memaksimumkan manfaat dari keberadaan teknologi yang dimilikinya, atau
mampu memberi respons pada kebutuhan pelanggan secara lebih kreatif. Nilai
perusahaan merupakan hasil atau akibat dari kemampuan learning organization untuk
mengungkit dan memberdayakan kompetensi pekerja sebagai bibit unggul untuk
membangun modal maya organisasi yang bersifat unik, karena modal maya organisasi
yang dihasilkan para knowledge worker tidaklah mudah ditiru oleh pesaing.
Menurut Tjakraatmadja dan Lantu (2006, p105), karakteristik dari learning
organization adalah :
1. Organisasi akan tumbuh dan berkembang (mampu belajar secara berkelanjutan)
dengan baik jika dihuni oleh manusia-manusia dewasa yang memiliki kualitas
unggul (memiliki kompetensi kerja yang unggul).
22
2. Organisasi akan mampu belajar jika memiliki lingkungan belajar yang mendukung,
yang akan berperan sebagai mediator (jalur) transformasi knowledge dari knowledge
worker (individu) belajar menjadi learning organization.
3. Kualitas lingkungan belajar organisasi dipengaruhi oleh kualitas pemimpin, yang
mampu menumbuhkan rasa saling percaya dan budaya belajar.
4. Efektivitas proses belajar individual maupun organisasional dipengaruhi oleh
kualitas ketersediaan informasi, karakteristik struktur organisasi dan sistem
penghargaan.
2.1.8 Pengertian Knowledge Workers
Menurut Laudon dan Laudon (2004, p13), knowledge workers merupakan
kumpulan dari orang-orang yang bekerja dengan informasi serta menghasilkan informasi
sebagai produk. Contoh dari knowledge workers adalah ahli mesin, ilmuwan/arsitek
yang merancang produk/jasa dan menciptakan knowledge bagi perusahaan. Knowledge
workers sering dianggap sebagai corporate intellectual.
Menurut Tobing (2007, p81), knowledge workers yang merupakan inti dan
penggerak utama suatu organisasi berbasis knowledge, adalah orang-orang yang
memiliki kompetensi yang tinggi, dinamis, dan memiliki daya yang tinggi untuk
mempelajari dan memahami isu-isu baru serta menciptakan peluang yang positif pada
setiap situasi yang baru. Knowledge workers bekerja tidak berbasiskan skill teknis yang
biasa dipergunakan secara rutin dan berulang, tetapi learning skill dan learning
capability yang mereka miliki. Ciri-ciri dari knowledge workers adalah sebagai berikut :
1. Dapat mendefinisikan kebutuhan informasi
2. Mengetahui dimana dan bagaimana memperoleh informasi.
23
3. Memahami informasi.
4. Dapat bertindak secara tepat berdasarkan informasi tersebut.
5. Mampu mengaplikasikan informasi dan knowledge yang bersifat teori dan analitik.
2.1.9 Pengertian Marketing
Menurut Kottler dan Amstrong (2004, p5) marketing adalah suatu proses sosial
dan manajerial yang membuat individu dan kelompok memperoleh apa yang mereka
butuhkan dan inginkan, lewat penciptaan dan pertukaran timbal balik produk dan nilai
dengan orang lain.
Menurut Rangkuti (2006, p48) marketing adalah suatu proses kegiatan yang
dipengaruhi oleh beberapa faktor sosial, budaya, politik, ekonomi dan manajerial.
Akibat dari pengaruh berbagai faktor tersebut adalah masing-masing individu maupun
kelompok mendapatkan kebutuhan dan keinginan dengan menciptakan, menawarkan
dan menukarkan produk yang memiliki nilai komoditas.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Knowledge Mangement
2.2.1.1 Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge
Menurut Tiwana (2000, p66), terdapat dua jenis knowledge yaitu sebagai berikut:
1. Tacit Knowledge adalah knowledge yang bersifat pribadi dan spesifik yang sulit
untuk diformulasikan, dicatat atau diungkapkan. Tacit knowledge tersimpan di
dalam pikiran manusia. Komponen tacit terutama berkembang melalui proses
trial and error yang terjadi dalam suatu kegiatan.
24
2. Explicit Knowledge merupakan komponen dari knowledge yang dapat disusun
dan disebarkan dalam bahasa yang sistematis dan formal : dokumen, database,
we, e-mail, tabel, dan lain-lain.
Menurut Widayana (2005, pp14-15), ada dua jenis knowledge yang terdapat
pada perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Tacit Knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam
perusahaan. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun
sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit
untuk dipindahkan kepada orang lain, karena knowledge tersebut tersimpan
dalam perusahaan sesuai dengan kompetensinya.
2. Explicit Knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana
untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Contoh : sebuah buku
petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh
seorang instruktur dalam sebuah program pelatihan.
Menurut Nonaka dan Hirotaka (Tjakraatmadja dan Lantu, 2006, pp130-133),
suatu perusahaan perlu memiliki explicit knowledge (know how) dan tacit knowledge
(know why). Dan perusahaan tersebut dinilai memiliki explicit knowledge jika setiap
anggota perusahaan telah mampu mengoperasionalkan sistem dan prosedur perusahaan
dengan baik, dan pada akhirnya para anggota akan memiliki potensi untuk memahami
dan menguasai teori-teori maupun prinsip-prinsip yang lebih universal (know why).
Selanjutnya, tacit knowledge yang dimiliki suatu perusahaan sebenarnya merupakan
cerminan dari penguasaan knowledge yang dimiliki para anggotanya. Tacit knowledge
25
yang dimiliki setiap individu bersifat virtual, yang lebih sulit diwujudkan dalam
perusahaan, namun merupakan sumber potensial suatu perusahaan.
Menurut Nonaka (Widayana, 2005, pp17-19), sebuah perusahaan yang ingin
menjadi “knowledge-creating company” haruslah menempatkan proses penciptaan
knowledge di tengah-tengah strategi sumber daya manusianya. Memadukan seluruh tacit
knowledge dan explicit knowledge dalam berbagai tingkatan, merupakan sistem dan
mekanisme yang diciptakan oleh knowledge management. Perpaduan itu, akhirnya
bermuara menjadi knowledge yang explicit, yaitu menjadi knowledge yang dapat
diungkapkan, didokumentasikan dan dilakukan kodifikasi. Akhirnya, knowledge itu
setiap saat dapat dimanfaatkan dan dipahami oleh semua orang untuk diterapkan. Proses
konversi knowledge terjadi melalui proses interaksi (berbagi knowledge) diantara
anggota-anggota perusahaan, sehingga terjadi konversi tacit knowledge menjadi explicit
knowledge (dan sebaliknya) secara fundamental dan terus menerus melalui proses
socialisation, externalization, internalization dan combination. Adapun gambar yang
menjelaskan mengenai pengkonversian knowledge yang dapat dikonversi melalui empat
jenis konversi dapat dilihat melalui gambar 2.3 berikut ini.
26
Gambar 2.3 Empat Model Konversi KnowledgeSumber : Widayana (2005, p18)
1. Socialisation merupakan proses berbagi knowledge, berbagi visi dan berbagi model
mental antar anggota perusahaan (connect people to people) untuk menciptakan
knowledge yang baru. Sharing dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan
pengalaman langsung. Tacit knowledge disampaikan melalui proses sosialisasi dalam
tim kerja (coaching), proses diskusi dan kemudahan seseorang untuk menghubungi
rekan kerja yang mempunyai kompetensi atau keahlian dalam satu bidang.
2. Externalisation merupakan pengartikulasian tacit knowledge menjadi explicit
knowledge melalui proses dialog dan refleksi. Dengan kata lain, Menerima dan
membagikan knowledge yang dimiliki seorang individu kepada orang lain agar
menjadi explicit. Konsep atau ide yang dimiliki anggota perusahaan dicoba
dioperasionalkan, bisa melalui proses learning by doing, untuk menghasilkan
technical know-how yang baru. Hal ini dapat terjadi melalui proses on the job
training atau simulasi praktikal.
27
3. Combination merupakan proses konversi dari explicit knowledge menjadi explicit
knowledge yang baru sistemisasi dan pengaplikasian explicit knowledge dan
informasi. Pada proses combination memanipulasi explicit knowledge yang dimiliki
para individu-individu dengan cara menyortir, menambahkan atau
mengkombinasikan diantara beberapa explicit knowledge, menjadi explicit
knowledge yang baru. Hal ini dapat terjadi misalnya melalui melalui proses on the
job training atau berbagi knowledge dan praktek lapangan.
4. Internalisation merupakan proses pembelajaran dan akuisisi knowledge yang
dilakukan oleh semua anggota perusahaan terhadap explicit knowledge yang
disebarkan ke seluruh perusahaan melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit
knowledge anggota perusahaan. Pada akhirnya, knowledge yang bersifat explicit
tersebut dapat dipelajari, dipahami dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan
masing-masing individu. Knowledge yang telah mengalami proses internalisation,
kembali menjadi tacit knowledge, yang kemudian perlu diubah kembali menjadi
explicit knowledge, demikianlah seterusnya. Melalui siklus ini, dari waktu ke waktu
aset knowledge perusahaan akan semakin menjadi kaya dan berkembang.
2.2.1.2 Proses Inti Knowledge Management
Menurut Probst., et. al., (2000, pp.29-34), pengaturan dan pegelolaan knowledge
yang terdapat pada perusahaan dimulai dengan melakukan pengelompokkan dan
pengkategorian masalah yang terdapat pada perusahaan. Hal ini dilakukan untuk
mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang dianggap sebagai proses inti knowledge
management yang terkait antara satu dengan yang lainnya. Adapun kegiatan-kegiatan
dari proses knowledge management dapat dilihat melalui gambar 2.4 berikut ini.
28
Gambar 2.4 Kegiatan-kegiatan Proses Inti Knowledge ManagementSumber : Probst., et. al., (2000 ,p34)
1. Knowledge Identification
Merupakan proses pengidentifikasian knowledge, baik yang bersifat tacit
maupun explicit. Dengan adanya proses pengidentifikasian ini, diharapkan perusahaan
akan mengetahui sejauh mana knowledge yang dimiliki oleh perusahaan, agar dapat
digunakan dengan baik pada masa mendatang. Dengan identifikasi yang jelas,
diharapkan setiap individu yang terdapat di dalam perusahaan dapat melakukan setiap
pekerjaan dengan optimal karena adanya dukungan knowledge yang jelas dan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
29
2. Knowledge Acquisition
Melalui knowledge acquisition, perusahaan diharapkan dapat menambah
knowledge yang belum dimiliki serta untuk melengkapi knowledge awal perusahaan.
Adapun knowledge acquisition biasanya bersumber dari luar perusahaan. Seperti
Hubungan kerjasama dengan pelanggan, supplier, pesaing serta partner yang saling
mendukung dapat dipertimbangkan sebagai sumber potensial yang menyediakan
knowledge yang belum digunakan dengan maksimal. Ataupun merekrut tenaga ahli yang
membantu perusahaan terus berkembang.
3. Knowledge Development
Knowledge development adalah sebagai building block yang melengkapi
knowledge acquisition. Intinya adalah menghasilkan knowledge baru untuk melengkapi
dan menambah knowledge yang sudah ada sebelumnya, sehingga berguna bagi
perusahaan di dalam melakukan inovasi dan peningkatan kualitas dari produk, karyawan
ataupun strategi yang baru. Knowledge development meliputi seluruh kegiatan
perusahaan untuk menghasilkan ide, menggunakan kemampuan serta kreatifitas setiap
individu dalam perusahaan yang belum ada sebelumnya untuk digunakan di masa
mendatang.
4. Knowledge Sharing dan Distribution
Sharing dan distribution merupakan kegiatan yang megubah informasi maupun
knowledge yang tadinya bersifat kolektif, sehingga akan berguna bagi perusahaan.
Proses sharing dan distribution merupakan kegiatan yang vital mengingat dengan
adanya sharing dan distribution knowledge, pengembangan kualitas individu dalam
30
perusahaan akan meningkat. Dan hal ini tentunya akan berdampak pada kualitas secara
keseluruhan dalam perusahaan. Hal yang perlu diperhatikan pada kegiatan ini adalah
penentuan kepada siapa saja knowledge tersebut diberikan.
5. Knowledge Utilization
Keseluruhan inti dari knowledge management adalah memastikan bahwa
knowledge yang sudah ada di dalam perusahaan digunakan secara produktif untuk
pengembangan serta yang membawa banyak keuntungan bagi perusahaan. Tetapi
sayangnya banyak proses identifikasi serta distribusi knowledge yang sukses berjalan
didalam perusahaan, tetapi tidak sesuai dengan kebutuhan yang ada. Karena itu
diperlukan langkah-langkah yang tepat untuk memastikan bahwa proses pemanfaatan
dari knowledge didalam perusahaan benar-benar berguna untuk menunjang
pengembangan perusahaan.
6. Knowledge Retention
Knowledge yang ada di dalam individu maupun perusahaan tidak dapat tersedia
secara otomatis setiap waktu. Sehingga diperlukan adanya suatu manajemen yang baik
untuk mengelola knowledge dan pengalaman secara berkesinambungan. Seringkali
dalam perusahaan terjadi kasus pengulangan pekerjaan yang membuang waktu dan
biaya. Padahal sebelumnya pekerjaan telah dilakukan sebelumnya sehingga membuat
perusahaan mengeluhkan pengulangan knowledge yang tidak terorganisir. Karena itu,
proses penyeleksian, penyimpanan dan pengupdatean knowledge yang potensial di
dalam perusahaan harus diorganisir dengan sebaik mungkin. Dengan begitu, knowledge
yang potensial dan berharga akan dapat terjaga dengan baik. Hal yang perlu diperhatikan
31
di dalam penyimpanan knowledge di dalam perusahaan adalah media tempat
penyimpanan knowledge tersebut. Dengan media yang baik, knowledge yang disimpan
akan terjaga dengan baik.
7. Knowledge Goal
Knowledge goal memberikan arah dan panduan bagi knowledge management.
Pada knowledge goal akan ditetapkan kemampuan apa yang harus ada, kemampuan
yang harus dikembangkan dan berada pada level yang mana. Dengan knowledge goal
perusahaan akan lebih mudah menentukan arah dan strategi untuk mencapai tujuannya.
8. Knowledge Assesment
Suatu metode untuk melakukan pengukuran atau penilaian dari kegiatan proses
inti knowledge management dalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk
mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasilkan knowledge di dalam perusahaan.
2.2.1.3 Tiga Level pada Knowledge Goal
Menurut Probst., et. al., (2000, pp.40-45), salah satu tujuan inti dari management
adalah menetapkan goals di dalam perusahaan. Proses penetapan knowledge goal
merupakan titik dimulainya knowledge management dalam perusahaan. Dengan
menetapkan knowledge goals, perusahaan akan memiliki arah dan panduan dalam
menjalankan knowledge management.
Knowledge goals terdiri dari tiga level yaitu normative, strategic, serta
operational. Masing-masing dari ketiga level tersebut saling melengkapi dan
memberikan kontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan.
32
1. Normative
Normative knowledge management goal mengacu pada visi umum dari kebijakan-
kebijakan perusahaan serta semua aspek dari budaya perusahaan. Tujuan ini
mengarah pada membangun budaya perusahaan agar menjadi sadar knowledge
(knowledge aware company culture) dan yang peka terhadap knowledge dimana
keahlian-keahlian individu didistribusikan dan dikembangkan dalam perusahaan.
2. Strategic
Strategic knowledge management goal berhubungan dengan sekumpulan program
jangka panjang untuk merealisasikan visi. Tujuan ini mengarah pada pendefinisian
knowledge utama yang terdapat pada perusahaan dan penspesifikasian keahlian-
keahlian yang dibutuhkan pada masa yang akan datang.
3. Operational
Operational knowledge management goal membantu untuk memastikan program
strategis diimplementasikan dalam keseharian aktivitas perusahaan di dalam
perusahaan. Tujuan ini mengarah pada pengimplementasian knowledge management
serta menerjemahkan Normative knowledge management goal dan Strategic
knowledge management goal menjadi tujuan yang nyata.
33
Berikut tabel 2.1 yang menunjukkan bagaimana goal dapat muncul pada level
yang berbeda.
Tabel 2.1 Knowledge Management Goals
Company charterStruktur yang sah berdampak di dalam knowledge management
Hak cipta perusahaan- Pernyataan visi dan
misi knowledge- Mengidentifikasi
daerah-daerah kritis dari knowledge
Budaya perusahaan- Sharing
knowledge- Semangat yang
inovatif- Komunikasi yang
kuat
Struktur Organisasi- Konferensi, struktur
laporan, R&D perusahaan, pengalaman team
- Sistem managemen- EIS, Lotus Notes
Program-program- Bekerjasama- Membentuk
informasi penting yang berkompetensi.
Pendekatan masalah- Berorientasi pada
knowledge goals- Melihat masalah
pada knowledge identification
Proses Organisasi- Memantau proses
perkembangan aliran knowledge
- Infrastruktur knowledge
- Penambahan dari knowledge
Tugas-tugas- Proyek-proyek
knowledge- Membangun expert
databanks- Memperkenalkan
CBT
Performance and co-operation
- Knowledge sharing- Knowledge in
action
Structures Activities Behaviour
Sumber : Probst., et. al., (2000, p45)
Normative
Knowledge
Strategic Management
Operational Management
34
2.2.1.4 Knowledge Maps
Menurut Probst., et. al., (2003, p75), knowledge maps merupakan representasi
dari keahlian dan ilmu secara grafis, termasuk didalamnya knowledge assets, knowledge
resourse, knowledge structure atau knowledge application.
Knowledge maps berguna untuk meningkatkan kejelasan dan mendukung
identifikasi sumber knowledge, serta memungkingkan user mengklasifikasi knowledge
dengan yang baru dengan knowledge yang ada, serta untuk menghubungkan tugas
dengan keahlian atau knowledge assets yang diperlukan. Knowledge maps dapat
diklasifikasikan kedalam kelompok yang berbeda sesuai dengan knowledge tersebut.
Setiap informasi yang ada didalam knowledge maps dapat dikomputerisasikan
dan diatur menurut berbagai kriteria dan direpresentasikan secara visual dengan bantuan
computer graphics. Hal tersebut mempermudah akses terhadap knowledge yang telah
diformulasikan dan memungkinkan knowledge tersebut diakses oleh sejumlah orang
kapanpun dan dimanapun.
Salah satu bagian dari knowledge maps adalah knowledge topographies. Menurut
Probst., et. al., (2000, p76), knowledge topographies mengidentifikasi orang yang
memiliki dan menguasai keahlian dan knowledge tertentu, serta mengidentifikasi level
dari knowledge yang mereka kuasai. Knowledge topographies memberikan panduan
yang cepat untuk mendapatkan informasi mengenai siapa yang mengetahui informasi
apa dan level berapa informasi yang dimilikinya tersebut. Berikut ini gambar knowledge
topographies yang dapat dilihat pada gambar 2.5 berikut ini.
35
Gambar 2.5 KnowledgeTopographiesSumber : Probst., et. al., (2000, p76)
2.2.2 Marketing Knowledge Management
Menurut Lorenzon., et. al., (2005), saat ini fenomena knowledge management
semakin berkembang dengan pesat, banyak perusahaan yang sudah menyadari bahwa
knowledge merupakan salah satu sumber daya yang paling penting untuk terus bertahan
dan unggul dalam menghadapi persaingan yang begitu ketat saat ini. Perubahan
pandangan ini membuat sumber daya knowledge yang dimiliki oleh perusahaan tidak
hanya disimpan begitu saja tetapi dimanfaatkan untuk menciptakan, mempertahankan
dan mengembangkan pasar yang dimiliki oleh perusahaan. Knowledge management
yang dikombinasikan dengan perkembangan teknologi informasi dapat dimanfaatkan
untuk aktifitas mengidentifikasi, menyimpan dan dan menyebarkan knolwedge dalam
perusahaan khususnya pada dunia marketing sehingga tercipta proses standarisasi dan
automatisasi untuk mengintegrasikan knowledge dengan proses marketing.
Menurut Binder (1998), perubahan siklus produk dan tren pasar yang begitu
cepat, membuat orang-orang yang bergerak dalam bidang marketing harus
mengasilimilasi serta membutuhkan informasi dalam jumlah yang begitu besar
mengenai tren pasar, persaingan dan solusi yang mereka tawarkan kepada pelanggan
36
mereka. Knowledge-knowledge mengenai pelanggan bisnis, pasar yang dinamis, visi
perusahaan, persaingan, strategi penjualan dan produk dan pelayanan itu sendiri yang
membantu orang-orang yang bergerak di bidang marketing dalam menbangun dan
memelihara kredibilitas perusahaan. Dengan knowledge yang dimiliki, orang-orang yang
bergerak di bidang marketing dapat mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan
mengkongfigurasi solusi dengan optimal, menjual beberapa solusi yang diharapkan
pelanggan dan melindungi keunggulan kompetitif yang dimiliki dari tantangan yang
akan datang.
Menurut Binder (1998), fungsi knowledge management dalam marketing adalah
sebagai berikut :
1. Access : orang-orang marketing harus dapat mengakses knowledge dengan mudah
dan cepat serta isi knowledge tersebut haruslah dapat dipercaya dan dapat
diandalkan. Contoh kegiatan-kegiatan dalam marketing adalah penyusunan strategi,
mempersiapkan proposal, mengorganisir informasi untuk dipresentasikan. Orang-
orang marketing dapat menggunakan knowledge yang dimiliki jika mereka
menghadapi keadaan yang dulu pernah dialami, sehingga knowledge tersebut dapat
dimanfaat untuk kegiatan-kegiatan dalam marketing agar lebih baik. Mereka tidak
perlu mengingat semua alur kegiatan dalam marketing tetapi mereka dapat
mengaksesnya secara berulang melalui knowledge management.
2. Learning : orang-orang marketing butuh proses pembelajaran dari knowledge.
Mereka akan belajar dari knowledge management,, mereka harus mampu mencapai
apa yang kita sebut dengan tingkatan “second nature” yang berarti dari mereka dapat
memperoleh knowledge baru dari kegiatan sehari-hari yang dijalankan bahkan
37
mampu menerapkan knowledge yang telah diperoleh melalui proses pembelajaran
untuk mendapatkan knowledge yang baru.
3. Application : agar dapat diakses dan dipelajari, orang-orang marketing harus
mengorganisir dan menghadirkan suatu bentuk aplikasi yang mendukung. Idealnya,
informasi untuk orang-orang marketing akan terlihat pada format dan struktur yang
dapat dipakai untuk mendukung pekerjaan mereka, seperti implikasi gambaran dari
tren pasar atau tabel solusi atas keluhan dari pelanggan. Dengan menggunakan form
dari knowledge support performance, mereka tidak perlu lagi untuk menulis ulang,
mengatur ulang dan memproses ulang agar tersedianya informasi. Mereka cukup
menggunakan aplikasi tersebut dan semua informasi yang dibutuhkan akan tersedia.
2.2.2.1 Pengertian Marketing Knowledge Management
Menurut Troilo (2007), marketing knowledge management menggambarkan
tahapan proses individual yang lebih detail yang mendalami proses pengumpulan
marketing knowledge, proses pembangkitan knowledge dan proses penyebaran serta
penggunaan marketing knowledge.
Menurut Lorenzon., et. al., (2005), marketing knowledge management adalah
perluasan pengertian dari proses marketing yang melekat dengan product development
management, customer relationship management dan supply chain management yang
berorentasi pada knowledge. Ketiga proses ini meliputi tujuan fundamental marketing
yang secara kritis menarik dan mempertahankan pelanggan. Marketing knowledge dapat
diukur untuk setiap masing-masing prosesnya, tiga tingkat knowledge yang umum :
faktor kesadaran yang masih kurang, faktor kontrol dan aplikasi dari knowledge yang
diperlukan untuk pasar yang baru.
38
Marketing knowledge dapat didefinisikan dan dikonseptualisasikan sebagai
informasi pasar yang dibutuhkan oleh perusahaan melalui proses knowledge acqusition,
knolwedge sharing, knowledge learning, distribusi informasi, intrepetasi informasi dan
ingatan operasional perusahaan. Marketing knoweldge terdiri dari customer knowledge
process, marketing R&D interface dan competitor knowledge. Knowledge yang
bertambah dikenali dalam marketing management sebagai sumber daya yang kritis yang
dapat diatur untuk menambah keunggulan kompetitif dan performance keuangan yang
baik.
2.2.2.2 Hubungan antara Knowledge Management dengan Marketing
Menurut Skyrme (2000), hubungan antara knowledge management dengan
marketing diuraikan dalam beberapa bagian berikut ini :
1. 1-Stop-Knowledge : memperoleh seluruh informasi yang berbeda-beda mengenai
keadaaan pasar dan pelanggan di suatu tempat, melalui knowledge centre atau
intranet yang telah teroganisir dengan baik. Bentuk lain dari 1-Stop-Knowledge
adalah menyediakan informasi kepada orang-orang marketing atau sales melalui PC
dan call centre mengenai customer knowledge.
2. Knowledge Networks : menyediakan penyebaran knowledge yang efektif melalui
forum kepada seluruh pihak yang terlibat pada marketing process seperti pelanggan
dengan marketing planners. Knowledge yang disebarkan melalui jaringan haruslah
knowledge yang mendorong aliran dan pengembangan knowledge yang dimiliki oleh
perusahaan.
3. Customer Knowledge Management : customer knowledge merupakan aset yang
sangat berharga bagi perusahaan. Dengan memiliki customer knowledge perusahaan
39
dapat memperbaiki customer value yang diberikan kepada pelanggan. Ada dua jenis
customer knowledge, yaitu :
a) Knowledge mengenai pelanggan (mengenai pelanggan yang potensial dan
segmen pasar).
b) Knowledge yang dimiliki oleh pelanggan.
4. Customized knowledge : menggunakan individual customer knowledge dan
mengkostumisasi sesuai dengan keinginan pelanggan.
Menurut Skyrme (2000), hubungan perspektif antara marketing dan knowledge
management terkadang bisa lemah dan kuat, jika orang-orang marketing dan knowledge
managers mengkolaborasikan keenam bagian diatas maka hubungan antara marketing
dan knowledge management akan semakin menjadi intensif, bersifat intelligent dan
menciptakan inovasi-inovasi baru dalam dunia marketing.
40
2.2.3 Change Management dan Learning Organization
2.2.3.1 Pengertian Change Management
Change management adalah sebuah pendekatan terstruktur yang merubah
individu, tim, perusahaan dan lingkungan serta memungkinkan untuk bertransisi dari
keadaan yang sekarang menjadi keadaan yang dinginkan dimasa mendatang.
(Anynomous 3, 2007)
Menurut Bambang Setiarso (2006), change management menjadi upaya
perubahan organisasional yang lebih besar, bersama dengan komponen lain, yaitu
pengembangan strategi, penyempurnaan proses bisnis, dan penerapan teknologi. Tujuan
utamanya seringkali adalah mengintegrasikan komponen-komponen ini, misalnya
dengan menciptakan kesetaraan antara penetapan tujuan-tujuan strategis dengan
kebijakan SDM, atau membangun infrastuktur teknologi informasi baru untuk
mendukung terciptanya kerjasama antar kelompok. Change management sebenarnya
juga merupakan penerapan teori yang menyatakan bahwa berpindah dari kondisi lama ke
kondisi baru yang sesuai dengan masa depan memerlukan perubahan komprehensif
dalam berbagai komponen, termasuk perilaku, kultur, struktur organisasi, proses kerja
dan infrastuktur teknologi informasi. Prinsip pengembangan perusahaan sebelumnya
memusatkan perhatian kepada keterampilan dan sikap individual, kurang
memperhatikan peran struktur dan sistem.
Menurut Tjakraatmadja dan Lantu (2006, p169), kata perubahan mengandung
banyak makna. Dalam konteks perusahaan, perubahan berarti kemampuan perusahaan
untuk beradaptasi menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan bisnis. Change
management merupakan suatu upaya untuk mempertahankan kelangsungan hidup
perusahaan, yang dapat dicapai melalui proses transformasi cara berpikir atau
41
transformasi model mental dari para anggota perusahaan. Tidak ada satu pun perusahaan
yang dapat bertahan hidup tanpa kemampuannya untuk beradaptasi sesuai tuntutan
perubahan jaman.
2.2.3.2 Delapan Langkah untuk Menciptakan Perubahan
Menurut Kotter (1996, pp 35-158), terdapat delapan langkah dalam change
management untuk menciptakan perubahan dalam perusahaan, yaitu :
1. Membangun situasi perlunya perubahan
Langkah pertama yang harus dilakukan untuk memulai suatu perubahan adalah
memberikan alasan kepada orang-orang yang terlibat di perusahaan untuk memulai
suatu perubahan, apa tujuan dari perubahan dan bagaimana perubahan mengantarkan
perusahaan pada keadaan yang lebih baik. Pemimpin perusahaan harus mempelajari
keadaaan pasar atau keunggulan yang sebenarnya dana mengidentifikasi kebutuhan
yang mendesak, krisis yang potensial atau peluang yang baik.
Ini bukanlah sebuah sebuah taktik yang menakutkan. Ini adalah sebuah langkah
untuk menbangkitkan orang-orang yang ada agar merasa puas, untuk membuat
mereka percaya bahwa situasi saat ini sudah berbahaya jika mereka tidak memulai
suatu langkah awal perubahan.
2. Membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan
Langkah kedua yang harus dilakukan adalah membangun koalisi atau kelompok
kerja untuk memulai suatu perubahan. Perubahan tidak dapat terjadi secara langsung
sampai melibatkan seluruh hirarki yang ada di perusahaan tetapi melalui sebuah
langkah arahan, bimbingan dan dukungan dari sebuah kelompok yang berdedikasi
42
untuk memulai suatu perubahan yang terdiri dari peran para pemimpin yang
berpengaruh di perusahaan.
3. Membangun visi dan strategi untuk perubahan
Langkah ketiga adalah pemimpin perusahaan harus membangun sebuah visi dan
strategi untuk perubahan. Ketika orang-orang yang ada di perusahaan sudah mulai
menerima perubahan yang terjadi, mereka tentunya ingin tahu kemana mereka akan
bergerak, bagaimana perubahan dapat mengantarkan mereka pada keadaan yang
lebih baik. Mereka ingin sebuah arahan yang jelas untuk mencapai keadaan yang
jauh lebih baik. Tanpa visi dan strategi yang jelas, usaha perubahan yang telah
dibangun memiliki risiko kegagalan yang tinggi.
4. Mengkomunikasikan visi perubahan ke semua pihak di dalam perusahaan atau
organisasi.
Visi dan strategi yang telah dibangun harus jelas dan singkat serta pemimpin
perusahaan harus mampu mengkomunikasikan visi dan strategi yang telah dibangun
serta mampu membangkitkan minat dan pengertian dari para karyawan.
Mengkomunikasikan visi dan strategi untuk mengimplementasikan suatu perubahan.
Pemimpin harus membuat kesempatan untuk mengkomunikasikan visi dan strategi
perubahan secara berkala. Dalan keseharian pemimpin, pemimpin harus
menunjukkan sikap yang merefleksikan sikap yang sesuai dengan visi yang telah
dibangun.
5. Melakukan perubahan melalui pemberdayaan
Langkah kelima merupakan perwujudan dari implementasi perubahan. Langkah awal
wujud implementasi perubahan adalah melalukan perubahan melalui pemberdayaan
untuk mencapai visi dan strategi yang telah dibangun. Tujuan dari langkah kelima ini
43
adalah memberdayakan sebuah fundamental yang luas dari orang-orang untuk
mengambil tindakan dengan menghilangkan halangan-halangan dari implementasi
dari visi perubahan. Pemimpin harus jelas mengarahkan para karyawannya untuk
mengembangkan ide baru dan beberapa pendekatan tanpa terhalangi oleh prinsip-
prinsip yang lama. Kelompok pemimpin perubahan harus meghapuskan semua
halangan-halangan yang memiliki potensi untuk masuk ke dalam organisasi.
Langkah-langkah memberdayakan orang-orang untuk membuat perubahan :
a) Mengkomunikasikan visi yang yang masuk akal kepada para karyawan. Jika para
karyawan memiliki kesadaran untuk pencapaian tujuan, proses ini akan menjadi
lebih mudah memulai aksi untuk mencapai tujuan.
b) Menyediakan pelatihan bagi karyawan. Tanpa kemampuan dan sikap, orang-
orang tidak akan dapat melakukan pemberdayaan.
c) Menyatukan informasi dan sistem personal untuk visi.
d) Menghadapi supervisor yang tidak menghargai perubahan.
6. Menciptakan kemenangan atau hasil baik jangka pendek
Langkah keenam adalah merencanakan dan menciptakan kemenangan hasil jangka
pendek. Orang-orang tidak selamanya mengikuti visi yang ada. Para karyawan harus
melihat hasilnya dalam 12 sampai 24 bulan atau mereka akan menyerah.
Kemenangan atau hasil baik jangka pendek akan menvalidasi usaha dan membuat
mereka lebih bersemangat dalam mengikuti arus perubahan yang ada di perusahaan.
Pemimpin harus melihatkan kejelasan kepentingan dari usaha perubahan serta
memberikan penghargaan kepada karyawan yang bertanggung jawab untuk
perubahan yang terjadi.
44
7. Melakukan konsolidasi dan melanjutkan perubahan yang diperlukan.
Langkah ketujuh adalah melakukan konsolidasi dan melanjutkan perubahan yang
diperlukan. Kemenangan atau hasil baik jangka pendek akan sangat memikat para
karyawan yang ada di perusahaan, dengan hasil demikian akan lebih mudah untuk
mendeklarasikan pertandingan kemenangan yang berdasarkan kepentingan tujuan
yang awal dan melanjutkan perubahan yang diperlukan dalam perusahaan.
8. Menanamkan pendekatan-pendekatan baru tersebut dalam budaya kerja.
Langkah terakhir adalah menanamkan pendekatan-pendekatan baru tersebut dalam
budaya kerja perusahaan. Agar perubahan berlangsung secara efektif, pemimpin
harus membuat perubahan tersebut menjadi permanen. Pemimpin harus
menghubungkan kebiasaan baru dengan kesuksesaan perusahaan, sehingga
menunjukkan perubahan membuat perusahaan pada keadaan yang lebih baik.
45
Berikut tabel 2.2 yang menjelaskan delapan langkah untuk menciptakan
perubahan dalam perusahaan, seperti yang ditunjukkan dibawah ini.
Tabel 2.2 Delapan Langkah untuk Menciptakan Perubahan
Establ i shi ng a sense of urgency- Exami ni ng t he market and compet i t i ve- I dent i f i yi ng and di sscussi ng cri ses, pot ensi alcri ses or maj or opport uni t i es
Creati ng the gui di ng coal i tion- Put t i ng t oget her a group wi t h enough power t ol ead t he change- Get t i ng t he group t o work l i ke a t eam
Devel opi ng a vi si on and strategy- Creat i ng a vi si on t o hel p di rect t he changeef f ort- Devel opi ng st rat egi c f or archi evi ng t hat vi si on
Com m uni cating the change vi si on- Usi ng every vehi cl e t o const ant l y communi cat et he new vi si on and st rat egi es- Havi ng t he sui di ng coal i t i on rol e model t hebehavi our expect ed of empl oy ees
Empoweri ng empl oyees for Broad-Based Acti on- Bet t er ri d t he obst acl es- Changi ng sy st ems or st ruct ures t hat undermi net he change vi si on- Encouragi ng ri sk t aki ng and non t radi si onali deas, act i vi t i es and act i ons.
Generati ng short-term wi ns- Pl anni ng f or vi si bl e i mprovement s i nperf ormance, or wi ns.- Creat i ng t hose wi ns- Vi si bl y recogni zi ng and rewardi ng peopl e whomade t he wi ns possi bl e
Consol i dati ng gai ns and produci ngm ore change- Usi ng i ncreased credi bi l i t y t o change al lsyst ems, st ruct ures and pol i ci es t hat don' t f i tt oget her and don' t f i t t he t ransf ormat i on vi si on.- Hi ri ng, promot i ng and devel opi ng peopl e whocan i mpl ement t he change vi si on.Rei nvi gorat i ng t he process wi t h new process,t hemes angd change agent s.
Anchori ng new approaches i n thecul t ure- Creat i ng bet t er perf ormance t hrough cust omer& product i vi t y ori ent ed behavi our, more & bet t erl eadershi p, more ef f ect i ve management- Art i cul at i ng t he connect i ons bet ween newbehavi our and oragani zat i onal success- Devel opi ng means t o ensure l eadershi pdevel opment and successi on
Sumber : Kotter (1996, p21)
46
2.2.3.3 Perubahan Organisasi Menjadi Learning Organization
Menurut Sangkala (2007, pp292-293), tujuan mendasar dari knowledge
management adalah mendorong terciptanya knowledge sehingga knowledge tersebut
memberi kemampuan kepada perusahaan untuk senantiasa memiliki daya saing.
Knowledge, pengalaman dan kreativitas karyawan hanya akan terbentuk bila karyawan
diberikan kesempatan untuk melakukan pembelajaran (learning).
Sumbangsih learning organization dalam knowledge management ada pada
upaya menfasilitasi seluruh komponen perusahaan untuk gemar menciptakan knowledge
melalui aktivitas belajar. Knowledge yang tercipta melalui proses belajar selanjutnya
dapat dibagi dan ditransfer ke berbagai tingkatan dalam perusahaan. Dorongan untuk
senang menciptakan knowledge dan berbagi knowledge diperoleh melalui perubahan
pola berpikir, perilaku dan tindakan yang terungkap melalui aktivitas pembelajar.
Jadi dapat disimpulkan untuk menciptakan learning organization dibutuhkan
konsep mengenai change management dalam kerangka kerja knowledge management
yang ditujukan untuk mengubah pola kerja, pola pikir dan tindakan para karyawan
sehingga berbasiskan pada orientasi knowledge. Berikut ini gambar 2.6 yang
menjelaskan mengenai perubahan dari organisasi yang belum berorientasi pada
knowledge menjadi sebuah learning organization yang mengacu pada teori Knowledge
Management Assessment Tool (KMAT) yang dikembangkan oleh Arthur Andersen.
47
Gambar 2.6 Knowledge Management Assessment Tool (KMAT)Sumber : Arthur Andersen (1999)
Menurut Andersen (1999), knowledge management assessment tool (KMAT)
adalah sebuah alat instrument untuk mengevaluasi dan mendiagnosa suatu perusahaan
sudah sejauh mana menyadari kekuataan dan peluang mereka dalam mengatur
knowledge yang dimiliki. Model KMAT memiliki lima elemen yang terdiri dari
leadership, culture, measurement, technology dan prosess yang berperan membantu
dalam proses pengaturan knowledge di perusahaan.
1. Leadership berperan untuk mengerti tentang strategi dan bagaimana perusahaan
mendefinisikan bisnis dan penggunaan knowledge untuk memperkuat kekuatan
penting yang mereka miliki.
2. Culture berperan untuk merefleksikan bagaimana fokus perusahaan dan
mempromosikan proses pembelajaran serta inovasi termasuk seluruh aksi untuk
memperkuat kebiasaan yang terbuka untuk berubah dan mendapatkan knowledge
yang baru.
3. Measurement berperan untuk pengukuran aset intelektual dan bagaimana cara
mendistribusikan sumber daya untuk menambah knowledge menjadi semakin
tumbuh dan berkembang di perusahaan.
48
4. Technology berperan bagaimana perusahaan melengkapi para anggota perusahaan
sehingga mereka dapat berkomunikasi dengan mudah dan cepat.
5. Process merupakan langkah yang dilakukan oleh perusahaan untuk menciptakan,
mengidentifikasi, mengumpulkan, mengadaptasi, mengorganisir, menyimpan,
menggunakan serta menyabarkan knowledge yang penting di perusahan untuk
menambah nilai bagi perusahaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa semua elemen dalam KMAT harus dilakukan
secara berkesinambungan dalam menciptakan organizational learning yang terus
tumbuh dan berkembang di dalam perusahaan sehingga perusahaan akan selalu menjadi
organisasi yang terus menerus belajar.
Elemen leadership dari KMAT tidak terlepas dari peran dari top management
untuk mendukung terciptanya organizational learning. Menurut Sangkala (2007, p251),
agar tercipta kondisi organizational learning yang kondusif tidak terlepas dari peran top
management yang direpresentasikan oleh pimpinan dan manajer. Peran tersebut
diperlukan oleh organisasi yang memang menginginkan organisasinya menjadi
organizational learning. Pimpinan akan menyusun target, mengembangkan strategi,
mengkomunikasikan visi dan mengaitkan karyawan dengan departemennya. Perubahan
merupakan tujuan utamanya, sehingga dapat menggalang seluruh bagian dalam
organisasi ke arah tujuan yang diinginkan dengan cara yang lebih cepat.
Elemen culture dari KMAT secara tidak langsung akan terbentuk melalui
tindakan top management melalui upaya change management untuk merubah prilaku,
pola pikir dan tindakan yang belum berorentasi knowledge menjadi berorentasi
knowledge. Menurut Sangkala (2007, p288), organizational learning culture
menekankan pada pentingnya pembelajaran yang terus menerus dilakukan pada semua
49
tingkatan, fungsi dan divisi organisasi. Pembelajaran berarti setiap orang bertanggung
jawab sebagai komponen kunci setiap pekerjaan, bagian integral dari seluruh operasional
organisasi. Organizational learning culture mendorong individu dan tim tumbuh dan
berkembang melalui kreativitas, tim kerja dan perbaikan yang kontinu.
Elemen measurement dari KMAT dilakukan untuk mengukur pencapaian dari
hasil KMS. Secara spesifik, tanpa sukses yang terukur, top management tidak akan dapat
menjelaskan bagaimana suatu knowledge management systems perusahaan bekerja, apa
saja manfaat yang diberikannya, apa hambatannya, serta bagaimana strategi dan
implementasi knowledge management itu dapat disempurnakan. Menurut Tobing
(2007,p162), knowledge management systems harus mampu menunjukkan kontribusinya
bagi pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Tanpa menunjukkan sukses yang dapat
diukur, antusiasme dan dukungan untuk knowledge management nampaknya tidak akan
berlangsung lama.
Elemen technology dari KMAT merupakan salah satu komponen utama yang
membentuk knowledge management systems. Menurut Tobing (2007, p116),
perancangan teknologi sebaiknya dilakukan jika kebijakan, strategi, tahapan dan
prioritas implementasi knowledge management itu sudah jelas, sulit mendefinisikan
arsitektur infrastruktur knowledge management yang dapat memenuhi kebutuhan
perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Strategi dan kebijakan yang jelas
juga akan membantu pengembang sistem dalam merumuskan persyaratan sistem yang
akan dibangun.
Elemen process merupakan salah satu pendekatan yang berpusat kepada manusia
dengan menumbuhkan culture yang kondusif terhadapnya berjalannya proses-proses di
dalam knowledge management yang mengacu pada teori Probst pada 2.2.1.2
50
2.2.4 Value Networks Analysis
2.2.4.1 Pengertian Value Networks Analysis
Menurut Ward dan Peppard (2002, p267), value networks merupakan sebuah
bisnis yang menyediakan pertukaran dan sarana mediasi antara pembeli dan penjual,
sehinga memungkinkan terciptanya suatu hubungan/relasi.
Menurut Thompson (Stabell dan Fjeldstad, 1998, p 427), mengemukan bahwa
sebuah bentuk ringkas dari perusahaan yang dapat dimodelkan sebagai value network
pada dasarnya bergantung pada sebuah teknologi mediating untuk menghubungkan
clients, pelanggan atau untuk menjadi sebuah perusahan yang bersifat interdependent.
Fasilitas teknologi mediating tersebut mengubah hubungan-hubungan diantara para
pelanggan menjadi terdistribusi dalam ruang dan waktu. Perusahaan tersebut sendiri
pada dasarnya bukanlah merupakan sebuah jaringan namun perusahaan tersebut
menyediakan sebuah layanan networking.
Value network dibuat berdasarkan hubungan antara perusahaan, konsumen serta
penyalur, dan complementors. Ada dua hal penting yang diperhatikan didalam value
network. Yaitu nilai dari suatu yang dapat diukur (tangible) dan nilai sari suatu yang tak
dapat diukur (intangibles). Yang temasuk didalam tangible adalah semua pertukaran
barang yang terjadi, pendapatan atau jasa, transaksi yang tercatat dan memiliki kontrak,
faktur, nilai proposal, dan pendapatan. Yang termasuk didalam intangibles terbagi atas
dua bagian utama yaitu knowledge dan manfaat yang didapatkan. Kedua hal tersebut
meliputi data dan informasi, perencanaan, proses yang terjadi, sistem yang berjalan,
kebijakan perusahaan, teknis, dan segala bentuk manfaat yang didapatkan dari hubungan
yang terjadi didalam lingkungan internal maupun external perusahaan.
51
Inti dari value network adalah hubungan yang terjadi antara semua pihak yang
bekerja sama dan saling memberikan timbal balik, didalam menentukan nilai dari suatu
bisnis.
Tujuan dari value network adalah menciptakan manfaat kepada setiap komponen
yang terlibat didalam suatu bisnis. Biasanya nilai intangibles didalam suatu bisnis sama
pentingnya dengan nilai tangible. Dalam tujuannya untuk mencapai keberhasilan,
knowledge harus dapat dipergunakan untuk menciptakan peluang dan situasi yang
menguntungkan. Value network juga mendukung knowledge untuk terus mengalir
kedalam bisnis dan kepada mereka yang membutuhkannya
2.2.4.2 Proses Inti Value Networks
Menurut Stabell dan Fjeldstad (1998, 429) dalam value network analysis terdapat
tiga aktivitas utama, yaitu :
1. Networks promotion and contract management.
Terdiri dari aktivitas yang berhubungan dengan mengundang konsumen yang
potensial untuk turut serta didalam jaringan, memilih pelanggan khusus yang dapat
diberikan keleluasaan sehingga perusahaan mendapatkan masukan berarti dari
konsumen tersebut, aktifitas management, dan pemutusan kontrak yang dianggap
merugikan.
Sistem kontrak sangat diperlukan didalam jaringan. Karena dengan komitmen yang
baik antara perusahaan dengan konsumen akan membawakan dampak yang lebih
baik. Sistem kontrak pada aktivitas ini tidak hanya mencakup keterikatan antara
perusahaan dan konsumen, tetapi juga dengan semua bagian yang terlibat dalam
proses bisnis perusahaan. Dalam value network, setiap konsumen akan menjadi
52
individu yang turut serta membantu perusahaan untuk berkembang dalam suatu
jaringan.
2. Service provisioning
Service provisioning terdiri dari aktivititas yang berhubungan dengan membangun,
memelihara dan mengakhiri suatu rantai hubungan dengan pelanggan serta nilai
yang diperoleh dari konsumen tersebut. Nilai yang telah diperoleh dari konsumen
dapat digunakan untuk mengukur sepenting apakah konsumen tersebut memberikan
kontribusi pada perusahaan.
Service and provisioning merupakan suatu aktivitas yang berhubungan dengan
pelayanan. Aktivitas penyelesaian masalah yang digunakan perusahaan di dalamnya
hubungannya dengan pelanggan, sehingga hubungan yang ada dapat terjalin dengan
baik serta memberikan dampak positif bagi perusahaan.
3. Network infrastructure operation
Terdiri dari aktivitas yang berhubungan dengan bagaimana perusahaan memelihara
dan menggunakan infrastrukturnya, baik infrastruktur yang berhubungan dengan
informasi ataupun infrastruktur fisik dengan baik. Aktivitas ini akan membuat
jaringan selalu pada kondisi yang baik untuk memberikan pelayanan sesuai dengan
permintaan.
Infrastuktur jaringan yang baik bergantung pada bagaimana infrastruktur yang ada
digunakan. Pada perusahaan seperti bank atau perusahaan asuransi, kunci dari
infrastruktur adalah kantor cabang, agent dan aset keuangan yang terkelola dengan
baik.
53
Menurut Stabell dan Fjeldstad (1998, 429) dalam value network analysis terdapat
tiga aktivitas pendukung yang mendukung aktivitas utama, yaitu :
1. Procurement
Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan peralatan yang mendukung aktivitas
utama.
2. Technology Development
Aktivitas yang berhubungan dengan usaha-usaha yang dilakukan dalam membantu
aktivitas utama dalam hubungannya dengan teknologi.
3. Human Resource Management
Aktivitas perekrutan, pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi untuk
sumber daya manusia dalam perusahaan.
4. Firm Infrastructure
Aktivitas manajemen umum, termasuk perencanaan, pengaturan keuangan dan
akuntansi, aktivitas pengesahan, aktivitas yang berhubungan dengan relasi dengan
pemerintah.
54
Dan berikut tabel 2.3 dari value network diagram adalah sebagai berikut :
Tabel 2.3 Value Network Analysis Diagram
Sumber : Stabell dan Fjeldstad (1998, p 430)
Selanjutnya, dilakukan pemetaan value input untuk melihat aliran tangible dan
intangible yang mengalir masuk. Aliran tangible dan intangible di petakan kembali ke
dalam tiap unit bisnis di dalam tabel “impact analysis” untuk melihat hubungan dan
value yang dihasilkan, apakah bersifat positif (menguntungkan) atau negatif (merugikan)
perusahaan Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.4 berikut ini mengenai tentang impact
analysis.
Tabel 2.4 Impact Analysis
Receive From Activity TangibleImpact
IntangiblesImpact
Cost /Risk
Benefit
Aktifitas apa yang terjadi yang berhubungan dengan unit bisnis perusahaan
Nilai tangibleapa yang didapatkan?Negatif atau positif
Intangiblesaset seperti apa yang didapatkan?Positif atau negatif
Seberapabesarnya,keuntungan/ kerugian
Keseluruhan benefit dari yangdidapatkan
Sumber: Verna Allee (2002) A Value Network Approach for Modeling and Measuring Intangibles
55
Selanjutnya, melakukan pemetaan value output untuk melihat aliran tangible
dan intangible yang mengalir keluar. Aliran tangible dan intangible di petakan kembali
ke dalam tiap unit bisnis di dalam tabel “value creation analysis” untuk melihat
hubungan dan value yang dihasilkan, apakah bersifat positif (menguntungkan) atau
negatif (merugikan) perusahaan Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.5 berikut ini
mengenai tentang value creation analysis.
Tabel 2.5 Value Creation Analysis
What We Output
Goes To Value Enhancements or Value Addes
Cost / Risk Benefit
Apa yang dihasilkan
Aliran value yang mengalir keluar menuju pada bagian tertentu
Value yang dihasilkan
Seberapa besarnya, keuntungan/kerugian
Keseluruhan benefit dari yang di dapatkan
Sumber: Verna Allee (2002) A Value Network Approach for Modeling and Measuring Intangibles
2.2.5 SWOT Analysis
2.2.5.1 Pengertian SWOT Analysis
SWOT adalah singkatan dari bahasa Inggris Strength (kekuatan), Weaknesses
(kelemahan), Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman). SWOT Analysis berguna
untuk menganalisa faktor-faktor di dalam perusahaan (internal) yang memberikan andil
terhadap kualitas pelayanan atau salah satu komponennya sambil mempertimbangkan
faktor-faktor eksternal. Manfaat dari SWOT Analysis adalah meningkatkan knowledge
dan pemahaman perusahaan. (Anonymous 4, 2007)
56
2.2.5.2 Internal Factor Evaluation
Menurut David (2006, pp206-207), internal factor evaluation (IFE Matrix)
merupakan sebuah alat formulasi strategi yang mengevaluasi dan meringkas kekuatan
dan kelemahan utama dalam fungsional bisnis, dan juga memberikan dasar untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi hubungan antar area-area tersebut. Ada lima tahap
yang dibutuhkan untuk membuat IFE Matrix.
1. Tuliskan faktor internal utama seperti identifikasi dalam proses audit internal.
Gunakan total sepuluh hingga dua puluh faktor internal, mencakup kekuatan dan
kelemahan. Tuliskan kekuatan lebih dahulu dan kemudian kelemahan. Buatlah
sespesifik mungkin, gunakan persentase, rasio dan angka komparatif.
2. Berikan bobot yang berkisar dari 0,0 (tidak penting) hingga 1,0 (sangat penting)
untuk masing-masing faktor. Bobot yang diberikan kepada masing-masing faktor
mengindikasikan tingkat penting relatif dari faktor terhadap keberhasilan perusahaan
dalam industri. Tanpa memandang apakah faktor kunci itu adalah kekuatan atau
kelemahan internal, faktor yang dianggap memiliki pengaruh paling besar dalam
kinerja perusahaan harus diberikan bobot yang paling tinggi. Jumlah seluruh bobot
harus sama dengan 1,0.
3. Berikan peringkat 1 sampai 4 untuk masing-masing faktor untuk mengindikasikan
apakah faktor tersebut menunjukkan kelemahan utama (peringkat = 1), atau
kelemahan minor (peringkat = 2), kekuatan minor (peringkat = 3), atau kekuatan
utama (peringkat = 4). Perhatikan bahwa kekuatan harus mendapatkan peringkat 3
atau 4 dan kelemahan harus mendapatkan peringkat 1 atau 2. Peringkat adalah
berdasarkan perusahaan, dimana bobot di Tahap 2 adalah berdasarkan industri.
57
4. Kalikan masing-masing bobot faktor dengan peringkat untuk menentukan rata-rata
tertimbang untuk masing-masing variabel.
5. Jumlahkan rata-rata tertimbang untuk masing-masing variabel untuk menentukan
total rata-rata tertimbang.
Berapapun pun banyaknya faktor yang dimasukkan di dalam IFE Matrix, total
rata-rata tertimbang berkisar antara yang terendah 1,0 dan tertinggi 4,0 dengan rata-rata
2,5. Total rata-rata tertimbang dibawah 2,5 menggambarkan perusahaan yang lemah
secara internal, sementara total nilai di atas 2,5 mengindikasikan posisi internal yang
kuat.
2.2.5.3 External Factor Evaluation
Menurut David (2006, pp143-144), external factor evaluation (EFE Matrix)
merupakan suatu alat formulasi strategi yang memungkinkan para penyusun strategi
untuk merangkum dan mengevaluasi informasi ekonomi, sosial, budaya, demografi,
lingkungan, politik, pemerintah, hukum, teknologi dan persaingan. Ada lima tahap yang
dibutuhkan untuk membuat EFE Matrix.
1. Buatlah lima daftar faktor eksternal yang diidentifikasikan dalam proses audit
eksternal. Masukkan dari total sepuluh hingga dua puluh faktor, termasuk peluang
dan ancaman, yang mempengaruhi perusahaan dan industrinya. Tuliskan peluang
terlebih dahulu dan kemudian ancaman. Usahakan untuk sespesifik mungkin
menggunakan persentase, rasio dan nilai komparatif bila mungkin.
2. Berikan bobot untuk masing-masing faktor dari 0,0 (tidak penting) hingga 1,0
(paling penting). Bobot mengindikasikan tingkat penting relatif dari faktor terhadap
keberhasilan perusahaan dalam suatu industri. Peluang sering kali diberi bobot lebih
58
tinggi dari ancaman, tetapi ancaman juga dapat diberikan bobot yang tinggi jika
ancaman tersebut sangat serius atau sangat mengancam. Bobot yang tepat dapat
ditentukan dengan membandingkan keberhasilan atau kegagalan pesaing atau
dengan mendiskusikan faktor dan mencapai konsensus kelompok. Penjumlahan dari
seluruh bobot yang diberikan kepada semua faktor harus sama dengan 1,0.
3. Berikan peringkat 1 hingga 4 untuk masing-masing faktor eksternal kunci tentang
seberapa efektif strategi perusahaan saat ini dalam merespons faktor tersebut, dimana
4 = respons perusahaan superior, 3 = respons perusahaan diatas rata-rata, 2 = respons
perusahaan rata-rata dan 1 = respons perusahaan buruk. Peringkat didasari pada
efektivitas strategi perusahaan. Dengan demikian, peringkat didasarkan pada
perusahaan (company-based), sedangkan bobot dalam Tahap 2 didasarkan pada
industri (industry-based). Penting untuk diperhatikan bahwa ancaman dan peluang
dapat diberikan peringkat 1,2,3 dan 4.
4. Kalikan masing-masing bobot faktor dengan peringkatnya untuk menentukan nilai
tertimbang.
5. Jumlahkan nilai tertimbang dari masing-masing variabel untuk menentukan total
nilai tertimbang bagi perusahaan.
Tanpa memperdulikan jumlah peluang dan ancaman kunci yang dimasukkan
dalam EFE Matrix, total nilai tertimbang tertinggi untuk sebuah perusahaan adalah 4,0
dan nilai tertimbang terendah adalah 1,0. Total nilai tertimbang sebesar 4,0
mengindikasikan bahwa perusahaan merespons dengan sangat baik terhadap peluang
dan ancaman yang ada dalam industrinya. Dalam kata lain, strategi perusahaan secara
efektif mengambil keuntungan dari peluang yang ada saat ini dan meminimalkan efek
yang mungkin muncul dari ancaman eksternal. Total nilai 1,0 mengindikasikan bahwa
59
strategi perusahaan tidak memanfaatkan peluang atau tidak menghindari ancaman
ekternal.
2.2.5.4 SWOT Matrix
Menurut David (2006, p284), SWOT analysis merupakan suatu alat untuk
mencocokkan yang penting yang membantu manajer mengembangkan empat strategi :
1. Strengths-Opportunities (SO). Strategi SO menggunakan kekuatan internal
perusahaan untuk memanfaatkan peluang eksternal. Semua manajer menginginkan
organisasi mereka berada dalam posisi di mana kekuatan internal dapat dipakai
untuk memanfaatkan tren dan peristiwa eksternal.
2. WO (Weakness-Opportunities). Strategi WO bertujuan untuk memperbaiki
kelemahan dengan memanfaatkan peluang eksternal. Kadang-kadang peluang
eksternal yang besar ada, tetapi kelemahan internal sebuah perusahaan membuatnya
tidak mampu memanfaatkan peluang itu.
3. ST (Strengths-Threats). Strategi ST bertujuan untuk memperbaiki kelemahan dengan
memanfaatkan peluang eksternal. Kadang-kadang peluang eksternal yang besar ada,
tetapi kelemahan internal sebuah perusahaan membuatnya tidak mampu
memanfaatkan peluang itu.
4. WT (Weakness-Threats). Strategi WT merupakan taktik defensif yang diarahkan
untuk mengurahi kelemahan internal dan menghindari ancaman eksternal. Sebuah
organisasi yang dihadapkan pada berbagai ancaman eksternal dan kelemahan
internal, sesungguhnya dalam posisi yang berbahaya. Faktanya, perusahaan seperti
itu mungkin harus berjuang agar dapat bertahan, atau melakukan merger,
rasionalisasi, menyatakan pailit atau memilih dilikuidasi.
60
Tabel 2.6 SWOT Matrix
Strengths Weakness
OpportunityStrategi SO
Gunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang
Strategi WOAtasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang
ThreatsStrategi ST
Gunakan kekuatan untuk menghindari ancaman
Strategi WTMeminimalkan kelemahan dan
menghindari ancaman
Sumber: David (2002, p186)
2.2.6 Internal-Eksternal Matrix (IE)
Menurut David (2006, pp300-303), IE matrix memosisikan berbagai divisi
organisasi dalam tampilan sembilan sel, seperti tabel 2.7 berikut ini. IE matrix didasari
pada dua dimensi kunci yaitu : total rata-rata tertimbang IFE pada sumbu x dan total
rata-rata tertimbang EFE pada sumbu y. Pada sumbu x dari matriks IE, total rata-rata
tertimbang dari 1,0 hingga 1,99 dianggap rendah; nilai dari 2,0 hingga 2,99 adalah
menengah dan nilai 3,0 hingga 4,0 adalah tinggi.
Tabel 2.7 Matriks Internal-Eksternal (IE)
TOTAL RATA-RATA TERTIMBANG IFEKuat Rata-rata Lemah
3,0-4,0 2,0-2,99 1,0-1,99
Sumber : David (2006, p301)
I II III
IV V VI
VII VIII IX
4,0
3,0
2,0
1,0
TOTALRATA-RATA
TERTIMBANG EFE
61
Matriks IE dapat dibagi menjadi tiga daerah utama yang memiliki implikasi strategi
berbeda. Posisi untuk kuardan I, II dan IV dapat digambarkan sebagai tumbuh dan
kembangkan. Strategi yang tepat dijalankan pada posisi ini adalah strategi intensif
(penetrasi pasar, pengembangan pasar dan pengembangan produk) atau strategi
integratif (integrasi ke belakang, integrasi ke depan dan integrasi horizontal). Posisi
untuk kuardan III, IV dan VII dapat digambarkan sebagai jaga dan pertahankan.
Strategi yang tepat dijalankan pada posisi ini adalah strategi penetrasi pasar dan
pengembangan produk. Posisi kuardan VI, VIII dan IX dapat digambarkan sebagai tuai
atau divestasi.
2.2.7 Konsep Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Object
2.2.7.1 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
Menurut Mathiassen., et. al., (2000, pp9-15), Object Oriented Analysis and Design
(OOAD) merupakan sebuah metode untuk menganalisa dan merancang sistem dengan
pendekatan berorentasi object. Dalam analisis dan perancangan sistem, OOAD
menggunakan komponen-komponen yang terbagi menjadi kelompok class dan
kelompok object. Tujuan utama OOAD adalah untuk merancang sebuah sistem yang
berfokus pada fleksibilitas, mudah dimengerti, dan sesuai dengan kebutuhan user.
Menurut Mathiassen., et. al., (2000, pp5-6), terdapat keuntungan menggunakan
OOAD diantaranya adalah:
1. OOAD memberikan informasi yang jelas mengenai context sistem.
2. Dapat menangani data yang seragam dalam jumlah yang besar dan
mendistribusikannya ke seluruh bagian organisasi.
62
3. Berhubungan erat dengan analisa berorientasi object, perancangan berorientasi
object, user interface berorientasi object, dan pemrograman berorientasi object.
Selain keuntungan yang diperoleh dalam menggunakan OOAD seperti yang telah
disebutkan di atas, ternyata juga terdapat beberapa kelemahan yang berhasil
diidentifikasi oleh McLeod dan Schell (2001, p615) yaitu:
1. Diperlukan waktu lama untuk memperoleh pengalaman pengembangan.
2. Kesulitan metodologi untuk menjelaskan sistem bisnis yang rumit.
3. Kurangnya pilihan peralatan pengembangan yang khusus disesuaikan untuk sistem
bisnis.
2.2.7.2 Pengertian Object dan Class
Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p51), object adalah suatu entitas yang
memiliki identitas, state dan behaviour. Contoh dari object misalnya pelanggan yang
merupakan entitas dengan identitas yang spesifik, dan memiliki status dan perilaku
tertentu yang berbeda antara satu pelanggan dengan pelanggan yang lain.
Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p53), class adalah sebuah deskripsi dari
kumpulan object-object yang mempunyai struktur, behavioural pattern dan attribute
yang sama. Untuk dapat lebih memahami object, biasanya object-object tersebut sering
digambarkan dalam bentuk class.
2.2.7.3 Aktifitas Utama dalam Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
Menurut Mathiassen., et. al., (2000, pp14-15), OOAD memiliki empat aktivitas
utama yang saling berkaitan dan tugas-tugas masing-masing dalam mengatasi dan
menyelesaikan masalah yang ada, serta masing-masing mempunyai fungsi tertentu
63
dalam memberikan kontribusi yang besar untuk menghasilkan solusi yang dibutuhkan.
Berikut ini gambar 2.7 yang menggambarkan aktivitas utama dari OOAD.
Gambar 2.7 Aktivitas Utama dalam OOADSumber : Mathiassen., et. al., (2000, p15)
Berikut ini merupakan penjelasan lebih rinci mengenai keempat aktivitas utama
dalam melakukan analisa dan perancangan berorentasi object, yaitu sebagai berikut ;
1. Problem domain analysis: bagian dari suatu konteks yang diadministrasi, dimonitor
atau dikontrol oleh suatu sistem (Mathiassen et al, 2000, p6).
2. Application domain analysis : sebuah organisasi yang mengadministrasi, memonitor
atau mengontrol suatu problem domain (Mathiassen et al, 2000, p6).
3. Architectural design : suatu struktur sistem eksekusi yang terdiri dari proses yang
saling bergantungan antar component. Bertujuan untuk merestrukturisasi suatu
sistem komputerisasi (Mathiassen et al, 2000, p173).
64
4. Component design : suatu proses untuk menentukan persyaratan-persyaratan
implementasi di dalam suatu architectural framework (Mathiassen et al, 2000,
p231).
2.2.8 Unified Modelling Language (UML)
2.2.8.1 Sejarah UML
Menurut Booch., et. al., (1999, p14), UML adalah sebuah bahasa yang telah
menjadi standar dalam industri untuk memvisualisasi, menspesifikasi, merancang dan
mendokumentasi sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk
merancang model sebuah sistem. Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML juga memiliki
notasi. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan
berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna tertentu dan UML
menjelaskan bagaimana bentuk-bentuk tersebut didefinisikan. Notasi UML terutama
diturunkan dari tiga notasi yang telah ada sebelumnya yaitu: Grady Booch OOD
(Object-Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT (Object Modelling Technique) dan Ivar
Jacobson OOSE (Object Oriented Software Engineering).
Dimulai pada bulan Oktober 1994, Booch, Rumbaugh dan Jacobson yang
merupakan tiga tokoh di mana metodenya banyak digunakan, mempelopori usaha untuk
penyatuan pendesainan berorientasi object (Booch et al, 1999, pXIX). Pada tahun 1995
dirilislah UML (versi 0.8). Sejak tahun 1996 pengembangan tersebut lalu
dikoordinasikan oleh Object Management Group (OMG). Sejak itulah UML menjadi
standar bahasa pemodelan untuk aplikasi berorientasi object.
65
UML adalah sebuah modeling language, bukanlah sebuah method untuk
mengembangkan sistem, melainkan hanya berupa notasi yang kemudian pada saat ini
diterima dengan luas sebagai bahasa pemodelan object yang standar. Sebagian besar
method, paling tidak dalam prinsipnya, terdiri dari sebuah modeling language dan
sebuah proses. Modeling language adalah notasi (terutama grafikal) yang digunakan
method untuk mengekspresikan rancangan. Proses adalah nasihat atas langkah-langkah
apa yang perlu diambil dalam menjalankan sebuah rancangan.
Gambar 2.8 UML Menjadi Standar Bahasa PemodelanSumber : (http://www.omg.org/omg_specifications/images/uml_specs.gif)
EmblyWirfs-Brock
Gamma et. al.
Rumbaugh
Jacobson
Meyer
Harel
Fusion
Odell
Shlaer-Mellor
66
2.2.8.2 Notasi UML
Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p328), notasi adalah bahasa textual dan
graphical untuk menggambarkan sebuah sistem dan konteksnya yang diformalisasikan
secara terpisah. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan komunikasi dan
dokumentasi. Notasi UML (Unified Modelling Language) yang digunakan, yaitu:
A. Class Diagram
Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p336), class diagram menggambarkan
struktur object dari sistem. Class diagram menunjukkan class object yang membentuk
sistem dan hubungan struktural diantara class object tersebut.
Menurut Whitten., et. al., (2004, p414), terdapat tiga jenis hubungan antar class
yang biasa digunakan dalam class diagram. Ketiga jenis hubungan tersebut antara lain:
1. Asosiasi
Asosiasi merupakan hubungan statis antar dua object atau class. Hubungan ini
menggambarkan apa yang perlu diketahui oleh sebuah class mengenai class lainnya.
Hubungan ini memungkinkan sebuah object atau class mereferensikan object atau
class lain dan saling mengirimkan pesan. Seperti yang ditunjukkan gambar 2.9
berikut ini :
Customer Pesanan-End1
*
-End2
*
Gambar 2.9 Hubungan AsosiasiSumber : Whitten., et. al., (2004, p415 )
67
2. Generalisasi
Dalam hubungan generalisasi, terdapat dua jenis class, yaitu class supertype dan
class subtype. Class supertype atau class induk memiliki atribut dan behavior yang
umum dari hirarki tersebut. Class subtype atau class anak memiliki atribut dan
behavior yang unik dan juga memiliki atribut dan behavior milik class induknya.
Class induk merupakan generalisasi dari class anaknya, sedangkan class anak
merupakan spesialisasi dari class induknya. Seperti yang ditunjukkan gambar 2.10
berikut ini :
+walk()()+jump()()+talk()()+sleep()()+eat()()+etc()()
-lastName-fisrtName-birthdate-gender
Person
+enroll()()+classification()()
-GPA-classification
Student
+lecture()()-rank
Teacher
Anak panah mengindikasikan hubungangeneralisasi
Gambar 2.10 Hubungan GeneralisasiSumber : Whitten., et. al., (2004, p413)
3. Agregrasi
Agregasi merupakan hubungan yang unik dimana sebuah object merupakan bagian
dari object lain. Hubungan agregasi tidak simetris dimana jika object B merupakan
bagian dari object A, namun object A bukan merupakan bagian dari object B. Pada
hubungan ini, object yang menjadi bagian dari object tertentu tidak akan memiliki
68
atribut atau behavior dari object tersebut. Seperti yang ditunjukkan berikut ini
gambar 2.11
Book
Cover Table Of Contents Chapter Index
Page
Paragraph
Word
-End1*
-End2*
-End3
*
-End4*
-End5*
-End6*
-End7
*
-End8*
-End9*
-End10*
-End11*-End12*
-End13*
-End14*
Gambar 2.11 Hubungan AgregrasiSumber : Whitten., et. al., (2004, 416)
B. Use Case Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p343), use case diagram adalah suatu gambaran
interaksi antara sistem, sistem eksternal dan pengguna sistem dan dengan cara apa
pengguna dapat berinteraksi dengan sistem.
Menurut Mathiassen (2000, p128), use case specification merupakan keterangan
lengkap dari tiap-tiap use case yang ada. Tujuan dari use case specification adalah
69
menyediakan sebuah pandangan application domain yang lengkap mengenai interaksi
para actor dengan sistem.
Adapun notasi yang digunakan dalam use case diagram dapat dilihat pada
gambar 2.12 dibawah ini :
Actor1
System Boundary Group of use cases
Use case
Gambar 2.12 Notasi Pada Use Case DiagramSumber : Mathiassen., et. al., (2000, hal 343)
C. Sequence Diagram
Menurut Bennett., et. al., (2006, p253), sequence diagram merupakan diagram
yang menunjukkan interaksi antar object yang diatur berdasarkan urutan waktu.
Sequence diagram dapat digambarkan dalam berbagai level of detail yang berbeda untuk
memenuhi tujuan yang berbeda-beda pula dalam daur hidup pengembangan sistem.
Sequence diagram biasanya digunakan menggambarkan interaksi antar object yang
terjadi pada sebuah use case atau sebuah operation.
Participation
System Boundary
UseCase1
Use Case Group
70
Menurut Bennett., et. al., (2006, pp253-254), menyatakan bahwa setiap sequence
diagram harus diberikan frame yang memiliki heading dengan menggunakan notasi sd
yang merupakan kependekan dari sequence diagram. Berikut ini notasi penulisan
heading pada setiap frame yang terdapat dalam sequence diagram, antara lain:
a. alt
Notasi alt merupakan kependekan dari alternatives yang menyatakan bahwa terdapat
beberapa buah alternatif jalur eksekusi untuk dijalankan.
b. opt
Notasi opt merupakan kependekan dari optional dimana frame yang memiliki
heading ini memiliki status pilihan yang akan dijalankan jika syarat tertentu
dipenuhi.
c. loop
Notasi loop menyatakan bahwa operation yang terdapat dalam frame tersebut
dijalankan secara berulang selama kondisi tertentu.
d. break
Notasi break mengindikasikan bahwa semua operation yang berada setelah frame
tersebut tidak dijalankan.
e. par
Merupakan kependekan dari parallel yang mengindikasikan bahwa operation dalam
frame tersebut dijalankan secara bersamaan.
f. seq
Notasi seq merupakan kependekan dari weak sequencing yang berarti operation
yang berasal dari lifeline yang berbeda dapat terjadi pada urutan manapun.
g. strict
71
Notasi strict merupakan kependekan dari strict sequencing yang menyatakan bahwa
operation harus dilakukan secara berurutan.
h. neg
Notasi neg merupakan kependekan dari negative yang mendeskripsikan operasi yang
tidak valid.
i. critical
Frame yang memiliki heading critical menyatakan bahwa operasi-operasi yang
terdapat di dalamnya tidak memiliki sela yang kosong.
j. ignore
Notasi ini mengindikasikan bahwa tipe pesan atau parameter yang dikirimkan dapat
diabaikan dalam interaksi.
k. consider
Consider menyatakan pesan mana yang harus dipertimbangkan dalam interaksi.
l. assert
Merupakan kependekan dari assertion yang menyatakan urutan pesan yang valid.
m. ref
Notasi ref merupakan kependekan dari refer yang menyatakan bahwa frame
mereferensikan operation yang terdapat di dalamnya pada sebuah sequence diagram
tertentu.
72
Adapun contoh penggunaan sequence diagram dapat dilihat pada gambar 2.13
berikut ini :
Gambar 2.13 Contoh Sequence Diagram for the use case Add a new advert to a campaignSumber : Bennett., et. al., (2006, p254)
73
D. Component Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p190), component diagram adalah diagram yang
menggambarkan hubungan dan ketergantungan antar component-component software
sistem. Diagram ini digunakan untuk memodelkan implementasi sistem yang sifatnya
statis sehingga mendukung kongfigurasi dari bagian sistem.
E. Deployment Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p190), deployment diagram adalah diagram yang
mendeskripsikan arstitektur fisik dalam istilah “node” untuk hardware dan software
dalam sistem. Diagram ini menggambarkan konfigurasi component-component software
runtime, processor dan peralatan yang membentuk arsitektur sistem.
2.2.9 Rich Picture
Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p26), rich picture merupakan gambaran
informal yang menggambarkan pengertian dari ilustrator akan situasi sistem. Rich
picture berfokus pada aspek penting akan situasi yang ditentukan oleh ilustrator. Rich
picture harus mampu memberikan gambaran umum tentang situasi yang memungkinkan
beberapa alternatif intrepretasi.
2.2.10 Navigation Diagram
Menurut Mathiassen., et. al., (2000, p344), navigation diagram adalah diagram
yang menggambarkan alur keseluruhan sistem dalam bentuk interface.
74
2.3 Kerangka Kerja Pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems
Kondisi Perusahaan saat ini :Visi dan misi perusahaanVisi dan misi divisi marketingStruktur organisasi perusahaanStruktur organisasi divisi marketingProses Bisnis
Kondisi Lingkungan Ekternal Perusahaan
Value Network Analysis
(Metodologi Stabell & Fjeldstad dan
Verna Allea)
Perancangan Fitur-fitur aplikasi Knowledge Management
Systems
Class DiagramUse Case DiagramSequence DiagramNavigation Diagram
Strategi Perusahaan
SWOT AnalysisIE Matrix
(Metodologi David)
Knowledge Goals (Metodologi Probst)
Knowledge Identification
(Metodologi Probst)
Pemetaan Fitur
Dalam Pemetaan Fitur mencakup Change Management yang
mengubah proses kerja para individu menjadi learning organization
Change management
Strukturisasi Informasi
Pengelompokkan/Grouping Knowledge
Pembangunan Aplikasi Knowledge Management
SystemsPHP & MySQL
Rancangan Implementasi
TahapanPembangunan
Tahapan Implementasi
Tahapan Analisis
Tahapan Perancangan
Strategi Divisi Marketing
Gambar 2.14 Gambar Kerangka Kerja Pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems
75
Pembangunan Knowledge Management Systems pada divisi marketing PT.
Sumber Setia Abadi yang dinamakan dengan “One Stop Knowledge SSA Systems”
dibagi menjadi empat tahap yaitu : (1) tahap analisis, (2) tahap perancangan sistem, (3)
tahap pembangunan sistem dan (4) tahap implementasi.
2.3.1 Tahap Analisis
Tahap awal yang dilakukan dalam pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems
adalah tahap analisis. Tahap analisis dibagi menjadi beberapa langkah, yaitu :
1. Meninjau kondisi eksternal perusahaan secara umum dengan menganalisis kondisi
industri serta persaingan untuk sesama perusahaan distributor secara umum dan
meninjau kondisi perusahaan internal perusahaan saat ini dengan menganalisis visi
dan misi perusahan, struktur organisasi perusahaan dan proses bisnis perusahaan
secara umum kemudian masuk ke dalam area divisi marketing yang menjadi area
dari pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems, dengan menganalisis visi dan
misi divisi marketing serta struktur organisasi divisi marketing dengan menggunakan
value network analysis.
Dengan menggunakan komponen Value Network Analysis akan diketahui core
activities apa yang dibutuhkan perusahan dan informasi yang lebih akurat mengenai
kondisi persaingan di industri dan internal perusahaan yang ditinjau menggunakan
komponen value network diagram, yaitu : Primary Activity (Network Promotion and
Contract, Sevice Provisioning dan Network Infrastructure Operation) dan Support
Activity (Infrastructure, human resource, technology dan procurement) kemudian
memetakan value input divisi marketing dan melihat value dan hubungan dengan
menggunakan impact analysis serta memetakan value output divisi marketing dan
melihat value dan hubungan dengan menggunakan value creation. Dengan
76
melakukan value network analysis dapat melihat value dan hubungan dengan
sehingga dapat lebih mudah merancang strategi perusahaan.
2. Setelah menganalisa kondisi eksternal dan internal perusahaan dengan menggunakan
value network analysis, maka dapat terlihat value-value yang dapat digunakan untuk
membantu merancang strategi perusahaan. Pada langkah berikutnya adalah
memetakan SWOT matrix dan IE matrix untuk merancang strategi perusahaan yang
sebelumnya sudah dikonfirmasikan dan dinilai oleh marketing manager PT. Sumber
Setia Abadi.
Sebelum memetakan SWOT matrix untuk merancang strategi perusahaan akan
dilakukan identifikasi terhadap komponen SWOT yang diperoleh dari value network
analysis dan hasil wawancara dengan marketing manager dan perwakilan head of
departement yang kemudian dikelompokkan menjadi strengths, weakness,
opportunities dan threats. Untuk strengths dan weakness akan dimasukkan ke dalam
IFE matrix kemudian diberikan bobot dan rating sedangkan untuk opportunities dan
threats akan dimasukkan ke dalam EFE matrix. Pembobotan untuk strengths,
weakness, opportunities dan threats akan digunakan pairwise comparasion dan
pemberian rating akan diberikan oleh marketing manager dan perwakilan kepala
head of departement PT. Sumber Setia Abadi. Pemetaan strategi perusahaan yang
tercermin dalam strategi SO, WO, ST dan WT. Setelah mendapatkan SWOT matrix
akan dilakukan pemetaan diagram posisi perusahaan berdasarkan analisis total skor
faktor internal dan eksternal dengan menggunakan IE matrix. Posisi perusahaan akan
menentukan strategi apa yang akan digunakan oleh perusahaan. Strategi perusahaan
akan kembali dipetakan dalam IE matrix yang menggambarkan lebih jelas arahan
strategi yang akan digunakan perusahaan dengan mengkombinasikan posisi
77
perusahaan dengan strategi yang diperoleh dari swot matrix. Setelah mendapatkan
strategi perusahaan langkah berikutnya adalah menurunkan strategi-strategi tersebut
menjadi strategi divisi marketing yang mendukung perusahaan mencapai visi dan
misinya.
3. Strategi divisi marketing akan diturunkan kembali ke dalam knowledge goals
(dengan menggunakan metodologi Probst) yang menjadi pijakan dalam
pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems pada divisi marketing. Knowledge
goals dikelompokkan menjadi tiga yaitu normative knowledge goals, strategic
knowledge goals dan operasional knowledge goals. Knowledge goals akan
memberikan panduan dan memudahkan penentuan arah dan strategi untuk mencapai
tujuan pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems.
4. Langkah berikutnya adalah melakukan knowledge identification (dengan
menggunakan metodologi Probst). Mengidentifikasi knowledge-knowledge yang
dimiliki oleh perusahaan dari lingkungan internal perusahaan (visi dan misi, struktur
organisasi, proses bisnis, aktifitas kerja dan prosedur kerja). Knowledge
identification akan dikelompokkan menjadi tiga yaitu : structural knowledge,
functional knowledge dan behavioral knowledge. Dari masing-masing kelompok
knowledge ini akan dikelompokkan kembali menjadi tacit dan explicit.
2.3.2 Tahap Perancangan
Setelah melakukan analisis, tahap berikutnya adalah melakukan perancangan
sistem untuk pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems. Pada tahap perancangan,
ada beberapa langkah, yaitu :
78
1. Dalam tahap analisis telah diperoleh pijakan utama berupa knowledge identification
dan knowledge goals pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems yang akan
dipetakan secara bersamaan ke dalam pemetaan fitur seperti pada sub bab 4.1.
2. Fitur-fitur yang dipetakan dalam One Stop Knowledge SSA Systems yang akan
membantu perusahaan khususnya pada divisi marketing untuk mendokumentasikan,
menyimpan, mendistribusikan knowledge dan untuk digunakan kembali. Fitur-fitur
yang ada di dalam One Stop Knowledge SSA Systems mencakup change
management, yang berarti dalam fitur-fitur One Stop Knowledge SSA Systems secara
tidak langsung akan membawa perubahan dalam proses kerja para karyawan dari
yang tadinya tidak berorentasi pada knowledge hingga berorentasi kerja pada
knowledge.
3. Langkah berikutnya adalah menstrukturisasi semua knowledge dan informasi dan
yang ada. Dari strukturisasi knowledge yang berisikan penjelasan field (required dan
non required) pada setiap fitur akan membantu dalam melakukan kontrol terhadap
penggunaan aplikasi dalam memperkaya knowledge dengan sebaik-baiknya. Fitur-
fitur yang ada dalam aplikasi akan berisi field yang berbeda pada setiap fiturnya dan
juga akan dilakukan grouping knowledge sesuai dengan kategorinya, tujuannya
adalah untuk mempermudah proses pencarian knowledge ketika akan digunakan
kembali.
4. Langkah berikutnya adalah merancang One Stop Knowledge SSA Systems dengan
menggunakan Oriented Analysis and Design (OOAD) yang menggunakan notasi
UML untuk merancang class diagram, use case diagram, sequence diagram dan
navigation diagram.
79
2.3.3 Tahap Pembangunan
Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem, tahap berikutnya adalah
melakukan pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems. Pada tahap pembangunan
ada beberapa langkah yaitu :
1. One Stop Knowledge SSA Systems akan dibangun dengan bahasa pemograman PHP
yang merupakan bahasa pemrograman yang berbasiskan server-side yang dirancang
khusus untuk web. Pertimbangan menggunakan bahasa pemograman PHP dalam
pembangunan One Stop Knowledge SSA Systems adalah karena PHP sangat efisien,
PHP dapat digunakan di banyak operating system yang berbeda, kode PHP dapat
ditulis di free Unix operating system seperti Linux dan FreeBSD, commercial Unix
seperti Solaris dan IRIX, atau dalam Miscrosoft Windows dan PHP merupakan
bahasa pemograman yang gratis.
2. Untuk pembangunan database One Stop Knowledge SSA Systems akan digunakan
MySQL yang merupakan relational database management system (RDBMS) yang
sangat cepat dan aman. Sebuah database memungkinkan untuk melakukan
penyimpanan yang efisien, pencarian, dan pengurutan data. MySQL server
melakukan kontrol akses terhadap data untuk memastikan bahwa setiap user dapat
bekerja dengan sesuai, menyediakan akses yang cepat, dan meyakinkan bahwa
hanya user yang mempunyai hak akses yang dapat mengaksesnya. Oleh karena itu,
MySQL merupakan server yang dapat digunakan untuk banyak user dan banyak
pekerjaan. MySQL menggunakan SQL (Structured Query Language) yang
merupakan bahasa standard dalam melakukan query database.
3. Server yang akan digunakan adalah Apache server yang merupakan sebuah proyek
yang dikembangkan dari software yang terkalaborasi dengan sempurna, dan
80
bertujuan untuk menciptakan nilai suatu web, meningkatkan nilai kormersial
pemakainya, mendukung fitur-fitur yang ada dengan sempurna dan merupakan suatu
sources program yang bebas biaya, yang dapat diimplementasikan ke server.
2.3.4 Tahap Implementasi
Setelah melakukan tanalisis, perancangan serta pembangunan, tahap berikutnya
adalah melakukan implementasi aplikasi One Stop Knowledge SSA Systems pada divisi
marketing PT. Sumber Setia Abadi. Pada tahap implementasi ada beberapa langkah
yaitu :
1. Mempersiapkan spesifikasi hardware dan software yang akan digunakan dalam
pengimplementasian One Stop Knowledge SSA Systems ini untuk menunjang agar
sistem dapat berjalan dengan baik.
2. Memberikan gambaran berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
implementasi terhadap sistem ini. Lamanya waktu implementasi, mencakup
beberapa aktifitas antara lain pembelian hardware dan software, instalansi dan
kongfigurasi, implementasi sistem, pelatihan user dan maintenance hasil
implementasi.