bab 3 pengumpulan data dan analisis sistemthesis.binus.ac.id/asli/bab3/2010-1-00234-if-bab 3.pdf ·...

51

BAB 3

PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS SISTEM

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi didirikan pada tahun 1978

oleh Ir. Pui Sudarto dan Ir. Ben Susanto, kemudian perusahaan ini disahkan

oleh notaris Winanto Wiryomartani,S.H dengan nomor 196 pada tahun 1990.

Setelah itu pada tahun 1992 PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi

mendapatkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman No.C2-4617HT.01.01.

Kini PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi telah berevolusi menjadi

sebuah kontraktor bangunan yang terkenal di Indonesia. Sesuai dengan nama

perusahaan, pertama kali perusahaan ini memulai bisnis dengan

mengembangkan struktur baja tetapi setelah itu selama 20 tahun, bisnis

perusahaan terus berkembang, keahlian perusahaan telah diperluas untuk

jenis bangunan lain juga seperti kantor, mal, plaza, hotel, bangunan,

pendidikan dan lainnya. Dalam rangka untuk meningkatkan pelayanan

kepada client, PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi memiliki 200

profesional yang berpengalaman di bidangnya. Dengan pengalaman di

bidangnya beserta sumber daya manusia yang besar, lebih memungkinkan

perusahaan terus tumbuh dalam menjadi pimpinan di bidang perindustrian.

52

3.1.2 Visi dan Misi

Visi dari perusahaan yaitu untuk menjadi salah satu kontraktor umum

yang terkemuka dengan dukungan dari para staff kami, pengalaman, dan

nilai-nilai inti : integritas, kerja tim dan layanan pelanggan yang berorientasi

pada pola pikir.

Misi dari perusahaan yaitu untuk menyediakan layanan berkualitas,

tepat waktu dan jaminan kepuasan pelanggan.

3.1.3 Kegiatan Bisnis Utama

PT. Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi adalah perusahaan yang

bergerak dalam bidang konstruksi bangunan. Adapun kegiatan bisnis

utamanya adalah sebagai kontraktor umum di Indonesia yang telah berhasil

menyelesaikan ratusan industri, komersial dan proyek perumahan.

3.1.4 Struktur Perusahaan

Untuk dapat menjalankan kegiatan bisnisnya dengan baik maka PT.

Pulau Intan Bajaperkasa Konstruksi membentuk suatu struktur organisasi.

Dimana dalam susunan struktur organisasi, semua pihak saling berhubungan,

memiliki sistem manajemen yang sudah baik dan masing-masing tugas

untuk bagian yang terkait sudah terspesifikasikan dengan baik maka tujuan

perusahaan diharapkan akan segera tercapai.

Adapun setelah ini adalah struktur organisasi PT. Pulau Intan

Bajaperkasa Konstruksi.

53

Gam

bar 3

.1 S

trukt

ur O

rgan

isas

i PT.

Pul

au In

tan

Baj

aper

kasa

Kon

stru

ksi

(Sum

ber :

Com

pany

pro

file

PT. P

ulau

Inta

n B

ajap

erka

sa K

onst

ruks

i,200

9,p1

2)

54

3.1.5 Tugas dan Wewenang

Finance, Accounting & Commercial Director

Tugas dan Wewenang

1. Bertanggung jawab kepada President Director

2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam unit kerja.

3. Menandatangani Bukti Pengeluaran Kas/Bank.

4. Memeriksa kebenaran laporan mingguan yang diserahkan oleh Bagian

Finance & Accounting.

5. Mengarsip laporan mingguan yang diberikan oleh Bagian Finance &

Accounting.

6. Bertanggung jawab terhadap rekening-rekening di bank.

7. Menetapkan kebijakan dalam bidang keuangan.

8. Menetapkan anggaran perusahaan.

9. Menyusun peraturan perusahaan.

10. Meninjau kenaikan berkala upah karyawan.

11. Mengefisiensikan biaya umum perusahaan.

Wewenang

1. Memberikan kuasa kepada Assistant Finance Director jika Finance

Director berhalangan.

2. Menandatangani giro/cek pembayaran.

55

Operational Director

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab pada President Director.


3. Mencari order proyek dan ikut menjalankan fungsi marketing di bawah

koordinasi Vice President Director.

4. Memastikan pembiayaan proyek yang ditanganinya sesuai dengan

Rancangan Anggaran Proyek yang sudah ditetapkan.

5. Memantau jalannya pelaksanaan proyek agar sesuai dengan jadwal

yang telah ditetapkan.

6. Mengurus perijinan yang diperlukan agar proyek dapat berjalan sesuai

waktu yang sudah disepakati dengan pemberi tugas.

7. Memberikan laporan bulanan kemajuan proyek pada rapat direksi.

8. Menunjuk Project Manager/Project Officer & membentuk team inti

proyek.

9. Memimpin & mengarahkan seluruh project manager/project officer

dalam kegiatan operasional proyek untuk mencapai biaya, mutu &

waktu yang telah disepakati.

10. Meninjau & memberikan persetujuan terhadap Project Quality Plan.

11. Operational Director menerima Surat Perintah Kerja/Kontrak &

mereviewnya. Kalau Operational Director tidak menerima Surat

Perintah Kerja/Kontrak, maka Operational Director meminta Finance

56

and Accounting Manager untuk membuat Surat Perintah

Kerja/Kontrak.

Wewenang

1. Menentukan harga jual proyek yang ditanganinya.

Finance & Accounting Manager


1. Memastikan dibuatnya laporan-laporan yang benar mengenai

keuangan perusahaan (jurnal pengeluaran, jurnal hutang proyek,

neraca, rugi-laba dan biaya produksi).

2. Memastikan dibuatnya laporan penerimaan dan pengeluaran uang.

3. Memastikan kelengkapan dan kebenaran bukti-bukti pengeluaran uang

(kwitansi), penerimaan barang (surat jalan) dan berkas tagihan.

4. Memeriksa laporan mingguan yang dibuat oleh bagian-bagian yang

dibawahinya.

5. Memastikan dibuatnya bukti pengeluaran kas.

6. Memastikan transaksi penerimaan/pengeluaran uang baik di bank

ataupun tunai, berlangsung dengan baik dan terkendali.

7. Memastikan dilakukannya pembuatan dan pencatatan faktur pajak

keluar serta pencatatan faktur pajak masuk.

8. Memastikan pengarsipan faktur pajak.

57

9. Memastikan pembuatan surat setoran pajak perorangan dan

pelaporannya ke kantor pajak.

10. Mengkoordinir pembayaran pajak (PPH 21, PPH 23, PPH 25, PPn),

pelaporannya ke kantor pajak dan pengarsipan berkas-berkasnya.

11. Bertanggung jawab memastikan bahwa masalah-masalah perpajakan

yang timbul ditangani dengan semestinya.

12. Memastikan dibuatnya laporan piutang.

13. Memantau pengaturan sirkulasi barang/aset dan koperasi karyawan PI

pusat.

14. Memastikan dibuatnya penagihan ke owner berikut dokumentasi yang

diperlukan.

15. Mengkoordinir monitoring Berita Acara progress di lapangan,

pembuatan proyeksi cashflow dan pembuatan proyeksi uang masuk/

keluar perusahaan secara keseluruhan.

16. Memastikan dibuat dan ditandatangani surat perjanjian ke owner yang

baik secara hukum dan memberikan keuntungan yang optimal.

17. Memastikan pengarsipan yang baik dari surat-surat perjanjian yang

telah ditandatangani kedua belah pihak.

18. Mengkoordinir penyiapan surat pengantar ke owner dan tanda

terimanya, penyiapan premi hadir karyawan kantor pusat dan

pembuatan laporan kas kantor pusat setiap awal bulan.

19. Mengarsip Surat Perintah Kerja/Kontrak yang asli.

58

Wewenang

1. Memberikan persetujuan atas dikeluarkannya sejumlah uang untuk

keperluan proyek.

Commercial Manager


1. Bertanggung jawab pada Finance, Accounting & Commercial

Director.


3. Bertanggung jawab memastikan perhitungan biaya supplier & subkon

∗ Rancangan Anggaran Proyek.

4. Memeriksa Purchase Order yang telah dibuat oleh bagian Purchasing.

5. Bekerja sama dengan Project Manager, mengadakan tender bagi

calon-calon subkontraktor.

6. Membuat Surat Perintah Kerja subkontraktor.

7. Meminta pengesahan Surat Perintah Kerja ke President Director.

8. Mendistribusikan Surat Perintah Kerja dan copy-nya ke pihak-pihak

yang terkait.

9. Melakukan penilaian bagi supplier/subkontraktor yang akan

dimasukkan daftar rekanan.

10. Memastikan pendistribusian form evaluasi dan pengolahan data hasil

evaluasi terhadap kinerja supplier/subkontraktor.

59

11. Memberikan surat peringatan kepada supplier/subkontraktor yang

kinerjanya buruk.

12. Mencoret supplier/subkontraktor yang telah 5 kali berturut-turut

mendapatkan surat peringatan, dari daftar rekanan.

13. Memeriksa Laporan Alat Bulanan.

14. Memastikan tidak terjadi korupsi ataupun penerimaan suap pada staff-

staff yang ada di bawahnya.

15. Mensupport kelancaran pelaksanaan proyek yang berhubungan dengan

segi biaya, mutu dan waktu.

16. Mengatur tugas dan tanggung jawab para staff-nya.

Wewenang

1. Menentukan calon supplier/subkontraktor yang akan ditunjuk.

2. Memberi persetujuan atas tagihan Pulau Intan Bangunan ke masing-

masing proyek.

Project Manager


1. Bertanggung jawab pada Operational Director.


3. Mempelajari dokumen kontrak dan spesifikasinya (segi biaya, mutu

dan waktu).

60

4. Melakukan evaluasi/klarifikasi Rancangan Anggaran Proyek &

menyusun Rancangan Anggaran Proyek berjalan.

5. Menentukan strategi dan metode pelaksanaan pekerjaan proyek dan

schedule (master schedule, man-power schedule, equipment schedule).

6. Menentukan pekerjaan subkon, mengatur dan mengkoordinir subkon

dalam melaksanakan pekerjaannya.

7. Menyusun Project Quality Plan.

8. Memantau & mengevaluasi kinerja Pulau Intan sendiri, subkon dan

supplier.

9. Merencanakan dan mengatur cash flow proyek sehingga pengeluaran

(cash-out) tidak lebih besar dari penerimaan (cash-in), dan juga cash-

out tidak boleh lebih dari yang dianggarkan.

10. Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang timbul selama

proses kegiatan konstruksi (proses persiapan, pelaksanaan, serah

terima dan masa pemeliharaan).

11. Mengatur dan memastikan pelaksanaan proyek secara keseluruhan

berjalan dengan baik, dari segi biaya, mutu dan waktu.

12. Bekerja sama, berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pihak-pihak

eksternal (pemberi tugas, subkon, aparat, dll.) untuk hal-hal yang

berhubungan dengan pelaksanaan proyek.

13. Membuat laporan pekerjaan yang menyangkut aspek realisasi biaya,

progress, Non-Conforming Report dan keluhan pelanggan.

61

14. Menandatangani dan mengajukan claim pekerjaan tambah kurang ke

pihak owner.

15. Bertanggung jawab sampai proses serah terima proyek ke owner.

Wewenang

1. Menentukan sumber daya manusia untuk proyek yang ditanganinya.

2. Menentukan upah pekerja borongan (mandor) sesuai kerangka

Rancangan Anggaran Proyek.

3. Memberikan persetujuan pelaksanaan pekerjaan sebelum diajukan ke

owner.

4. Memberikan persetujuan material sebelum diajukan ke owner.

5. Mengeluarkan instruksi pengadaan material.

6. Memberikan persetujuan mengenai progress pekerjaan dan

pembayaran, untuk mandor dan subkon.

7. Menentukan atau memberi persetujuan mengenai penanganan

masalah-masalah yang terjadi di proyek.

Accounting


1. Bertanggung jawab pada Finance & Accounting Manager.


3. Membuat jurnal pengeluaran perusahaan (baik pengeluaran dari kantor

pusat maupun dari proyek).

62

4. Bertanggung jawab atas bukti-bukti pengeluaran uang (kwitansi) dan

bukti-bukti penerimaan barang (surat jalan/faktur).

5. Membuat jurnal hutang proyek.

6. Membuat neraca, rugi-laba dan biaya produksi.

7. Membuat laporan mingguan yang dilaporkan ke Finance &

Accounting Manager.

8. Memeriksa kebenaran dan kelengkapan berkas tagihan.

9. Membuat bukti pengeluaran kas.

Wewenang

1. Memberikan satu kali kas bon kepada Project Manager untuk

keperluan proyek.

Finance




3. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang.

4. Melakukan transaksi penerimaan/pengeluaran uang baik di bank

ataupun kas.

5. Membuat dan mencatat faktur pajak keluar.

6. Mencatat faktur pajak masuk.

7. Mengurus masalah perpajakan.

63

8. Membuat Laporan Piutang.

9. Mengatur Sirkulasi Barang/Aset dan koperasi karyawan Pulau Intan

pusat.

10. Membuat penagihan ke owner berikut dokumentasi yang diperlukan.

11. Memonitoring Berita Acara progress di lapangan ke Project Manager.

12. Membuat proyeksi uang masuk dan uang keluar untuk perusahaan

secara keseluruhan.

13. Membuat jurnal piutang & menerima hasil tagihan piutang.

14. Membuat proyeksi cashflow.

15. Membuat laporan mingguan yang dilaporkan ke Finance &

Accounting Manager.

Wewenang

1. Menyetujui/menolak barang/alat yang hendak dimutasikan.

2. Mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan proyek setelah

mendapat persetujuan dari Finance & Accounting Manager.

Administration




3. Menyiapkan surat pengantar untuk owner berikut tanda terima atas

berkas yang diterima owner.

64

4. Menyiapkan premi hadir untuk Karyawan kantor pusat.

5. Membuat laporan kas kantor pusat setiap awal bulan.

6. Membina komunikasi dengan bagian lapangan untuk memonitor

progress proyek.

7. Membuat kwitansi dan faktur PPn untuk owner.

8. Meminta fotocopy Surat Perintah Kerja (kontrak) ke bagian Surat

Perintah Kerja/Kontrak.

9. Meminta laporan progress lapangan berupa Berita Acara dan foto

progress.

10. Menyiapkan surat pengantar untuk owner berikut tanda terima atas

berkas yang diterima owner.

11. Mengirimkan surat pengantar berikut kwitansi, faktur PPn, fotocopy

Surat Perintah Kerja/kontrak, Berita Acara/foto & laporan progress

lapangan ke owner.

12. Mengarsip tanda terima atas berkas-berkas yang telah diterima owner.

13. Meng-follow up pembayaran yang jatuh tempo sesuai perjanjian

setelah berkas-berkas tagihan (kwintansi, faktur PPn, Berita Acara,

foto lapangan, dll) diterima owner.

14. Menyerahkan giro bank dari owner atas pembayaran proyek yang telah

rampung ke bagian Finance.

65

Wewenang

1. Mengingatkan bagian lapangan untuk memperbaiki bagian-bagian

bangunan yang mengalami kerusakan sesuai keluhan owner

sebelum/sesudah pembayaran dilunasi oleh owner.

2. Menghubungi/mengingatkan owner atas pembayaran yang telah jatuh

tempo (setelah berkas-berkas kwitansi, dll diterima oleh owner).

3. Memberikan perintah kepada kurir untuk mengambil pembayaran dari

owner dan dokumen yang berhubungan dengan tagihan.

Purchasing


1. Bertanggung jawab pada Commercial Manager.


3. Mencari calon supplier.

4. Membuat daftar rekanan supplier.

5. Mendapatkan jatah bahan dan Delivery Order dari proyek yang sudah

disetujui oleh Project Manager.

6. Meminta penawaran harga dan membuat perbandingan harga.

7. Membuat Purchase Order.

8. Memonitor realisasi pengiriman barang.

66

Wewenang

1. Menentukan supplier yang akan ditunjuk atas persetujuan Commercial

Manager.

Pulau Intan Bangunan (Inventory Staff)


1. Mengisi harga item-item di surat jalan.

2. Menagih ke keuangan (pemindahan buku berdasar pengeluaran kas,

surat jalan, bukti penerimaan barang).

3. Pengendalian stok Pulau Intan Bangunan.

Wewenang

1. Menentukan harga barang-barang Pulau Intan Bangunan yang

digunakan oleh proyek.

Electronic Data Processing Manager


1. Bertanggung jawab kepada Finance, Accounting & Commercial

Director.

2. Menerapkan sistem manajemen mutu dalam pekerjaan sehari-hari &

mensosialisasikannya kepada sesama rekan dalam 1 unit kerja.

67

3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses pelaksanaan tugas-tugas

staff Electronic Data Processing melalui meeting koordinasi mingguan

dan laporan rutin Electronic Data Processing.

4. Memonitor keluarnya inventaris komputer melalui Surat Jalan

inventaris komputer dan daftar inventaris komputer.

5. Mengkoordinasi pembuatan program internal Pulau Intan.

6. Mengkoordinasi pengadaan bantuan teknis staff Electronic Data

Processing ke site office.

7. Melaporkan hasil pencapaian Quality Objective kepada Quality

Manager Representative.

8. Menjalankan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh atasan langsung

maupun atasan tak langsung.

Wewenang

1. Menandatangani Surat Jalan inventaris komputer.

2. Menugaskan staff Electronic Data Processing ke proyek yang

memerlukan bantuan teknis teknologi informasi.

Electronic Data Processing


1. Bertanggung jawab kepada Electronic Data Processing Manager.

2. Menerapkan sistem manajemen mutu dalam pekerjaan sehari-hari &

mensosialisasikannya kepada sesama rekan dalam 1 unit kerja.

68

3. Memeriksa kondisi awal komputer baru. Jika kondisinya buruk, maka

mengurus penukarannya pada supplier komputer.

4. Memantau inventaris teknologi informasi equipment (membuat daftar

inventaris, memberi nomor inventaris dan mencatat lokasi pengguna).

5. Memelihara teknologi informasi equipment yang ada di kantor pusat

dan melakukan pengecekan teknologi informasi equipment di kantor

pusat setiap 6 bulan sekali.

6. Memperbaiki teknologi informasi equipment yang ada selama masih

dapat ditangani sendiri.

7. Mengatur & memonitor perbaikan oleh pihak luar, untuk teknologi

informasi equipment yang tidak bisa ditangani sendiri.

8. Membuat laporan kerusakan, teknologi informasi equipment.

9. Mengatur pembelian hardware yang diperlukan.

10. Memasang dan memperbaiki instalasi networking (kantor & proyek).

11. Mengantisipasi kemungkinan kerusakan pada mesin handkey yang ada

di kantor dan di proyek.

12. Mengatur pengiriman teknologi informasi equipment ke proyek yang

membutuhkan.

13. Men-support user dalam penggunaan aplikasi dan trouble shootingnya.

14. Menyediakan kebutuhan komputer bagi user baru (kantor pusat

maupun proyek) sesuai dengan Delivery Order yang dibuat.

15. Memelihara database program dengan membackup database yang ada

secara berkala.

69

16. Menangani masalah secara keseluruhan untuk teknologi informasi

equipment.

17. Maintenance servers (file server, mail server, web server).

18. Mengkoordinasi akses internet.

19. Menjalankan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh atasan langsung

maupun atasan tak langsung.

Wewenang

1. Menentukan baik tidaknya kondisi komputer yang baru dibeli, dan

menukarnya pada supplier komputer yang bersangkutan.

Assistant President Director dan Deputy President Director


1. Bertanggung jawab kepada President Director dan Deputy President

Director.

2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam pekerjaan sehari-hari.

3. Memeriksa draft kontrak antara Pulau Intan dengan owner.

4. Memeriksa Surat Perintah Kerja dan Surat Perjanjian ke subkontraktor.

5. Memonitor proses pengadaan Subkontraktor oleh staff di divisi

subkontraktor melalui laporan monitoring schedule pengadaan

subkontraktor dan rapat mingguan divisi subkontraktor.

6. Memeriksa Komparasi Harga Subkon dan Komparasi Harga Supplier.

70

7. Menjalankan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh President

Director dan DPD.

Wewenang

1. Bersama-sama dengan Operational Director menandatangani Surat

Perintah Kerja/Surat Perjanjian antara Pulau Intan dengan owner dan

semua perubahan ada Surat Perintah Kerja/Surat Perjanjian tersebut.

2. Bersama-sama dengan Operational Director menandatangani Surat

Perintah Kerja/Surat Perjanjian antara Pulau Intan dengan Subkon dan

semua perubahan ada Surat Perintah Kerja/Surat Perjanjian tersebut.

3. Menyetujui komparasi Harga Subkon dan Komparasi Harga supplier.

4. Menandatangani Laporan Monitoring Schedule Pengadaan Subkon.

Logistic


1. Bertanggung jawab secara umum terhadap kelancaran dukungan

material selama masa pelaksanaan konstruksi.

2. Memastikan tercapainya kualitas material dipasok sesuai persyaratan

yang ditentukan dan tercapainya kuantitas material dipasok sesuai

yang tertera dalam surat permintaan barang (delivery order).

3. Memastikan kelancaran arus pemakaian material dalam proyek berupa

pengaturan perletakan material baik yang disupply Pulau Intan atau

subkontraktor.

71

4. Memeriksa secara rutin material dipasok untuk memastikan

terpeliharanya kualitas material selama dalam penyimpanan.

5. Melaporkan kondisi stok material kepada atasan langsung.

Wewenang

1. Bertindak kemudian melapor dan melakukan klarifikasi kepada

pemasok untuk kemudian menerima atau menolak pasokan material

yang tidak memenuhi persyaratan kualitas atau kuantitas.

2. Bertindak kemudian melapor: berdasarkan pemeriksaan berkala

melarang penggunaan material berkatagori rusak atau mutu turun dan

melakukan pemisahan lokasi.

Site Manager


1. Bertanggung jawab secara umum terhadap proses transformasi gambar

kerja ke hasil akhir pekerjaan sesuai metode pelaksanaan dan

spesifikasi mutu produk yang ditetapkan.

2. Pra konstruksi: mempelajari gambar kerja dan metode pelaksanaan

pekerjaan.

3. Berdasar jadwal mingguan membuat detail perencanaan material, alat

dan alokasi tenaga kerja (mandor dan subkontraktor).

4. Mengajukan dan memastikan tersedianya ijin pelaksanaan pekerjaan

yang disetujui pemberi tugas.

72

5. Memastikan kesiapan lapangan, ketersediaan material serta alat kerja

untuk pelaksanaan pekerjaan.

6. Memastikan kesiapan tenaga kerja (mandor atau subkontraktor) dalam

jumlah yang cukup.

7. Memastikan setiap proses konstruksi di lapangan sesuai dengan

metode pelaksanaan yang tercantum dalam Project Quality Plan.

8. Membagi tugas pengawasan lapangan/supervisi sesuai jenis pekerjaan,

luasan area kerja maupun shifting pengawasan/pembagian waktu kerja.

9. Melakukan pemesanan dan memonitor status pemesanan/permintaan

material.

10. Bersama dengan Chief Engineer dalam penentuan progress mingguan.

11. Membuat laporan harian dan mingguan untuk diserahkan kepada

atasan langsung.

12. Bekerja sama dengan Site Manager lain dalam koordinasi pemakaian

alat, material dan urutan pekerjaan.

13. Secara berkala berkoordinasi dengan General Affair untuk melakukan

outsourcing :

- Kalibrasi alat-alat ukur.

- Perbaikan alat/mesin yang perlu penanganan khusus (misalnya :

overhaul).

14. Merekapitulasi gaji tenaga kerja harian di bawah koordinasi Pulau

Intan.

73

Wewenang

1. Bertindak tanpa melapor untuk mengatur urutan pekerjaan, tanpa

mengubah kualitas akhir mutu produk termasuk

penyesuaian/modifikasi pelaksanaan yang bertujuan peningkatan

efektifitas kerja.

2. Bertindak tanpa melapor untuk menghentikan sementara pelaksanaan

pekerjaan yang menyimpang dari ketentuan, menentukan tindakan

perbaikan serta melanjutkan pelaksanaan.

3. Bertindak kemudian melapor apabila menerima atau menolak hasil

pelaksanaan pekerjaan lapangan (mandor atau subkontraktor).

4. Bertindak kemudian melapor untuk menerima instruksi pemberi tugas

dalam pelaksanaan pekerjaan sejauh item instruksi tercantum dalam

Bill of Quantity.

3.2 Gambaran Sistem yang sedang Berjalan

3.2.1 Prosedur Kerja yang sedang Berjalan

Prosedur pemesanan

Sistem yang didalamnya terdapat proses pemesanan bahan baku

kepada supplier, dimana dilakukan delivery order (DO) terlebih dahulu dan

selanjutnya dilakukan pengecekan bahan baku.

Prosedur :

- Pembuatan Delivery Order (lihat lampiran L7) oleh project staff.

74

- Pemeriksaan valid tidak validnya Delivery Order oleh project

manager.

- Jika valid, maka akan dikeluarkan Delivery Order yang sudah ditanda

tangani oleh project manager.

- Pengecekan harga RAP/Bahan Baku oleh purchasing staff.

Gambar 3.2 Flow chart prosedur pemesanan

Prosedur pembayaran

Sistem yang mengatur segala jenis pengeluaran kas untuk membayar

segala jenis bahan baku untuk proyek, peralatan kantor dan pembayaran

peminjaman.

Prosedur :

- Bukti Kas (lihat lampiran L7) diterima oleh finance admin setelah

dikeluarkan Kontra Bon (lihat lampiran L14).

75

- Transaksi diinput oleh finance admin.

- Pengecekan saldo memadai atau tidaknya oleh finance staff.

- Print slip transfer (lihat lampiran L8) serta pengecekan kembali bukti

kas beserta slip transfer yang dilakukan oleh finance admin.

- Finance, Accounting & Commercial Director melakukan release

transaksi berikut slip transfer.

- Pemisahan laporan berdasarkan bukti kas proyek, slip transfer dan

bukti kas kantor pusat oleh finance admin dan finance staff.

- Khusus untuk bukti kas proyek dan slip transfer akan diprint sebuah

laporan konfirmasi oleh finance admin.

Gambar 3.3 Flow chart prosedur pembayaran

76

Prosedur pembelian

Sistem yang di dalamnya terdapat proses pembelian bahan baku untuk

proyek berdasarkan Rancangan Anggaran Proyek yaitu kondisi dimana

setelah dilakukan pemesanan maka barang akan sampai didalam gudang

disertai Bukti Penerimaan Barang atau BPB (lihat lampiran L13) dan

delivery order (DO) beserta surat jalan untuk pendataan jumlah total barang

didalam gudang. Jika terjadi pembelian, maka akan secara langsung

memotong jatah proyek.

Prosedur :

- Pembuatan Purchase Order (lihat lampiran L9, L10 dan L11) dan

jurnal Purchase Order oleh purchasing staff.

- Pemeriksaan Purchase Order dan jurnal oleh commerce manager.

- Jika commerce manager setuju, maka Purchase Order dan jurnal

tersebut akan diserahkan kepada finance manager.

- Jika assistant President Director setuju, maka akan dilakukan proses

pemesanan Bahan Baku berdasarkan Rancangan Anggaran Proyek.

- Penyerahan Purchase Order kepada supplier dan copy Purchase

Order ke dalam file.

- Purchase Order yang sudah dibuat dari kantor pusat dikirimkan

kepada supplier.

- Setelah dilakukan pembayaran, maka terjadilah transaksi pembelian.

77

Gambar 3.4 Flow chart prosedur pembelian

Prosedur persediaan

Sistem yang didalamnya terdapat proses pendataan jumlah bahan baku

yang terdapat didalam gudang. Termasuk pendataan bahan baku yang keluar

atau masuk gudang.

Prosedur masuk barang :

- Penyerahan Delivery Order dan BPB (Bukti Penerimaan Barang)

untuk proyek kepada supplier.

78

- Jumlah bahan baku yang masuk didatakan berdasarkan Bukti

Penerimaan Barang yang ada oleh staff gudang.

Gambar 3.5 Flow chart prosedur persediaan barang masuk

Prosedur keluar barang :

- Bahan baku dikeluarkan berdasarkan Delivery Order dari proyek yang

bersangkutan.

- Jumlah bahan baku yang keluar untuk proyek didatakan berdasarkan

surat jalan (lihat lampiran L13) yang ada.

79

Gambar 3.6 Flow chart prosedur persediaan barang keluar

3.2.2 Keadaan Aktual Perusahaan

3.2.2.1 Secara Umum

Pada perusahaan ini terdapat kurang lebih ada 70-100 staff yang

berkerja di kantor pusat dan kurang lebih ada 50-80 staff yang

bekerja di proyek, untuk permasalahan resign dalam satu tahun bisa

tidak ada ataupun bisa hingga 2 staff yang resign. Hingga saat ini

perusahaan sudah memiliki kurang lebih ada 130 owner dan kurang

lebih ada 2000 supplier (tidak semua aktif).

Untuk penambahan owner-nya bisa bertambah satu dalam sebulan

ataupun bisa bertambah satu per tahunnya dan untuk supplier kurang

lebih terdapat penambahan 5 supplier dalam satu tahun.

80

Pemesanan

Pada pemesanan ini yang bertanggung jawab adalah Project

Manager. Kemudian yang ikut berperan dalam proses sistem ini

adalah Proyek Delivery Order, Logistik, Staff Manager dan Project

Manager. Kurang lebih membutuhkan waktu 3 hari untuk melakukan

pemesanan. Adapun untuk pemesanan bisa dilakukan kapan saja.

Kurang lebih ada 50 transaksi per harinya dengan asumsi rata-rata

terjadi 200-300 transaksi tiap minggu.

Pembayaran

Pada pembayaran ini yang bertanggung jawab adalah Finance

Accounting & Commercial Director. Kemudian yang ikut berperan

dalam proses sistem ini adalah Kontra Bon, Finance Admin, Finance

Staff, Finance & Accounting Manager dan Finance Accounting &

Commercial Director. Dalam pembayaran ini bisa dilakukan pada

hari itu juga tetapi ada juga yang butuh waktu 1 minggu hingga 1

bulan. Selain itu transaksi pembayaran ini hanya dapat dilakukan

pada hari selasa dan kamis saja. Kurang lebih ada 300-500 transaksi

dalam satu minggu.

Pembelian

Pada pembelian ini yang bertanggung jawab adalah Assistant

President Director. Kemudian yang ikut berperan dalam proses

81

sistem ini adalah Purchasing Admin, Purchasing Staff, Commercial

Manager 1 & 2 dan Assistant President Director. Maksimal waktu

yang diperlukan 2 hari. Sedangkan untuk pembelian ini bisa

dilakukan kapan saja. Kurang lebih ada 50 transaksi dalam satu hari.

Persediaan

Pada persediaan ini tidak terdapat penambahan jenis barang

baru. Selain itu terdapat persediaan 100 jenis barang dan 16

kendaraan pengangkutan. Pada transaksi penerimaan barang terdapat

96-120 transaksi tiap bulannya dan pada pengiriman barang terdapat

kurang lebih 350 transaksi tiap minggu

3.2.2.2 Infrastruktur IT

Hardware

Pada perusahaan ini terdapat 65 komputer, 10 printer, dan 1

scanner. Di mana dari 65 komputer tersebut terdapat 2 server dan 63

client. Pada 2 server ini, operating system yang digunakan adalah

linux, dimana satu digunakan file server dan jaringan kemudian satu

lagi digunakan untuk mail server. Dari 63 client, operating system

yang digunakan adalah linux dan windows XP, dimana linux hanya

digunakan 10% dari keseluruhannya.

82

Software

Aplikasi yang sedang berjalan saat ini adalah Purchase

Order, kontra bon, kas dan bank, surat jalan dan EDP (electronic

data processing). Adapun software ini dibuat secara inhouse.

User dari system aplikasi ini sebagai berikut :

- Purchase Order digunakan oleh Purchasing Staff

- Kontra bon digunakan oleh Kontra Bon

- Kas dan Bank digunakan oleh Finance Staff

- Surat Jalan digunakan oleh Purchasing Staff

- Electronic Data Processing digunakan oleh IT Staff

Bahasa pemograman yang digunakan dalam aplikasi adalah java

(power builder) dengan RDBMS mysql versi 5.

Networking

Perusahaan ini mengimplementasikan topologi jaringan star.

Koneksi jaringan yang digunakan adalah Local Area Network (LAN)

dan internet yang berupa proxy dan wireless. Penghubung antara

kantor proyek dan kantor pusat tidak menggunakan jaringan akan

tetapi dalam meng-copy data menggunakan flashdisk dan Compact

Disk (CD).

Adapun design topologi jaringan yang ada di dalam perusahaan,

sebagai berikut :

83

Gam

bar 3

.7 T

opol

ogi J

arin

gan

PT. P

ulau

Inta

n B

ajap

erka

sa K

onst

ruks

i

84

3.2.3 Kebutuhan Informasi Data

Kelompok Deskripsi Penyedia Data

Pengguna Data

Proses Pembuatan

Pemesanan Delivery Order Project Staff Logisctic Staff 1 hari

Logistic Staff Staff Manager 1 hari

Purchasing Staff

Manager Commerce

1 hari

Total Proses 3 hari

Pembayaran Bukti Kas FACD Finance Staff 1 hari

Bukti kas per proyek

Finance Staff Admin 1 hari

Slip transfer Finance Admin

FACD 1 hari

Bukti konfirmasi transfer

Finance Admin

Bank 1 hari

Total proses 4 hari

Pembelian Purchase Order

Purchasing Staff

Manager Commerce

1 hari

Manager Commerce

Assistant PRD 0.5 hari

Manager Commerce

Purchasing Staff

0.5 hari

Purchasing Staff

Supplier 1 hari

Jurnal PO Purchasing Staff

Manager Commerce

‐

Manager Commerce

Assistant PRD ‐

Manager Commerce

Purchasing Staff

‐

Jurnal Bahan Purchasing Staff

Manager Commerce

‐

Manager Commerce

Assistant PRD ‐

Manager Commerce

Purchasing Staff

‐

Total Proses 2 hari

Persediaan Delivery Order Supplier Staff Gudang 0.5 hari

85

(stock Masuk)

Bukti Penerimaan Barang

Staff gudang Supplier 0.5 hari

Surat Jalan (dari supplier)

Supplier Staff gudang 1 hari

Total proses 2 hari

Persediaan (stock keluar)

Delivery Order Project Staff Gudang 1 hari

Bukti Penerimaan Barang

Project Staff Gudang ‐

Surat Jalan Staff Gudang Project 1 hari

Total Proses 2 hari

Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Data

3.2.4 Permasalahan yang dihadapi

Setelah menganalisis data yang ada dan berdasarkan hasil wawancara

yang telah dilakukan, maka didapat beberapa masalah yang dihadapi oleh

PT. Pulau Intan Baja Perkasa adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada perusahaan

terdapat 4 proses bisnis yakni pemesanan, pembayaran, pembelian,

dan persedian. Di antara proses bisnis tersebut sudah ada aplikasi

basis data yang meliputi sistem pembelian dan pembayaran dimana

didalamnya terdapat Purchase Order, kontra bon, kas dan bank, surat

jalan dan EDP (electronic data processing). Sementara itu terdapat

proses bisnis yang belum diimplementasikan ke dalam aplikasi basis

data dan masih dicatat secara manual yang meliputi sistem

pemesanan dan persediaan dimana didalamnya terdapat Delivery

Order, Bukti Penerimaan Barang, Surat Jalan dan pendataan bahan

86

baku.

2. Pendataan stok bahan baku dalam persediaan masih dilakukan secara

manual dengan menggunakan worksheet Excel yang mengakibatkan

masih adanya kesalahan (human error) misalnya kesalahan pendataan

oleh staff sehingga terjadi ketidak-valid-an data didalam pendataan

bahan baku dengan kondisi yang sebenarnya.

3. Pembuatan Delivery Order yang masih membutuhkan waktu yang

cukup lama yaitu sekitar 3 hari.

3.2.5 Pemecahan Masalah yang dihadapi

Setelah melihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan saat ini,

maka diusulkan solusi pemecahaan masalah sebagai berikut :

1. Membuat aplikasi basis data untuk sistem pemesanan dan persediaan

dimana didalamnya terdapat Delivery Order, Bukti Penerimaan

Barang, Surat Jalan dan pendataan bahan baku yang masih dicatat

secara manual, sehingga diharapkan tidak ada data yang redundan lagi.

Untuk proses bisnis yang sudah ada aplikasi basis data yaitu sistem

pembelian dan pembayaran dimana didalamnya terdapat Purchase

Order, kontra bon, kas dan bank, surat jalan dan EDP (electronic data

processing) akan dibuatkan interface yang memuat semua field yang

dibutuhkan oleh masing-masing sistem. Adapun rancangan basis data

yang dihasilkan sudah meliputi proses yang telah ada aplikasinya.

87

2. Membuat aplikasi basis data untuk pendataan bahan baku yang

memiliki fungsi pencarian berdasarkan transaksi harian ataupun

bulanan dalam persediaan sehingga apabila terjadi kesalahan

pendataan oleh staff maka dengan mudah dapat ditemukan penyebab

kesalahannya. Modul ini akan terintegrasi dengan bukti penerimaan

barang sebagai stok masuk dan surat jalan sebagai stok keluar.

3. Membuat aplikasi basis data untuk Delivery Order, dimana dalam

aplikasi tersebut selain untuk menginput data, disediakan juga fungsi

untuk mencetak secara langsung slip Delivery Order yang sudah

diproses sehingga diharapkan waktu pembuatan Delivery Order hanya

membutuhkan waktu 2 hari.

bab 3 pengumpulan data dan analisis sistemthesis.binus.ac.id/asli/bab3/2010-1-00234-if-bab 3.pdf ·...

Documents