13

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian Sistem

Ada beberapa pengertian sistem dari beberapa ahli, diantaranya adalah :

Menurut McLeod dan Schell (2001, p9), sistem adalah sekelompok elemen yang

terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Turban (2001, p34), sistem adalah sekelompok objek yang terdiri dari

orang, sumber, konsep, dan prosedur yang berinteraksi untuk menjalankan fungsi untuk

mencapai suatu tujuan.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen yang

terintegrasi dan saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan yang sama.

2.1.2 Pengertian Data dan Informasi

Ada beberapa pengertian data dan informasi, diantaranya adalah

Menurut McLeod dan Schell (2001, p182), data terdiri dari fakta – fakta dan

angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data

yang telah diproses atau data yang mempunyai arti (2001, p12).

Menurut Davis (1993, p28), informasi adalah data yang telah diolah menjadi

sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan

keputusan saat ini atau mendatang.

14

Dari pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa data merupakan

sekumpulan fakta yang tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data

yang telah diproses sehingga memiliki arti dan manfaat bagi yang membutuhkannya.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Beberapa ahli menyebutkan definisi sistem informasi sebagai berikut:

Menurut Laudon dan Laudon (2002, p7), sistem informasi adalah kumpulan

komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (yang mengambil),

memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung

pengambilan keputusan, pengkoordinasian, pengendalian analisa dan menampilkannya

didalam suatu organisasi. Dimana teknologi informasi itu meliputi hardware, software,

data, teknologi penyimpanan, dan penyedia jaringan suatu portfolio dari pembagian

sumber teknologi informasi pada organisasi.

Menurut O’Brien (2001, p7), sistem informasi adalah penggabungan kombinasi

antara orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data melalui

pengumpulan, pengubahan dan pnyebaran informasi dalam suatu organisasi. Teknologi

informasi adalah hardware, software, telekomunikasi dan manajemen database dan

teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan oleh sistem informasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari orang,

hardware, software, jaringan dan sumber data, yang saling berhubungan untuk mencapai

suatu tujuan.

15

2.1.4 Pengertian Knowledge

Beberapa pengertian knowledge menurut para ahli adalah sebagai berikut:

Menurut Probst., et. al., (2000,p24), knowledge adalah seluruh kesadaran jiwa

(the whole body of cognitions) dan keahlian-keahlian yang mana individu-individu

menggunakan untuk pemecahan masalah. Itu termasuk kedua teori-teori dan

pelaksanaan (practical), setiap hari aturan-aturan dan instruksi-instruksi untuk tindakan

(action). Knowledge berdasarkan pada data dan informasi, tetapi tidak serupa (unlike)

ini, itu selalu membatasi kepada orang-orang.

Menurut Davenport dan Prusak (2000), knowledge adalah pencampuran unsur

dari kerangka pengalaman, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang

memberikan kerangka untuk evaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan

informasi.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa knowledge adalah gabungan dari keahlian,

wawasan, keterampilan dan pengalaman yang dimiliki oleh satu individu yang dapat

digunakan untuk menyelesaikan semua rutinitas dan masalah yang dihadapi.

2.1.5 Pengertian Management

Ada beberapa pengertian management menurut para ahli, yaitu:

Menurut Bateman dan Snell (2004,p14), management adalah proses pekerjaan

dengan orang dan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Robbins dan Coulter (2002,p6), management sebagai proses koordinasi

aktifitas pekerjaan supaya terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui

orang lain.

16

Jadi dapat disimpulkan bahwa management adalah suatu proses mengkoordinasi

suatu aktifitas yang dilakukan oleh orang maupun sumber daya untuk menyelesaikan

suatu pekerjaan secara lebih efektif dan efisien.

2.1.6 Pengertian Knowledge Management

Ada beberapa pengertian knowldege management menurut para ahli.

Knowledge management (Schreiber. 2000, p72), adalah kerangka dan kumpulan

tool untuk memperbaiki infrastruktur pengetahuan organisasi, yang ditujukan untuk

mendapatkan pengetahuan yang tepat untuk orang yang tepat, dalam bentuk yang tepat,

dan pada saat yang tepat.

Menurut Bateman dan Snell (2004, p8), knowledge management adalah suatu

kegiatan yang bertujuan untuk menemukan dan memanfaatkan sumber daya intelektual

didalam suatu organisasi. Benar-benar memanfaatkan intelektual tersebut kepada semua

orang didalam organisasi. Knowledge management bertujuan untuk menemukan,

menyimpan, membagikan dan membagi secara luas sumber daya yang sangat penting

yang dimiliki oleh suatu organisasi. Seperti keahlian karyawan, keterampilan, jaringan

hubungan dan kebijakan – kebijakan yang ada.

Menurut Hendrik (2003), knowledge management adalah merencanakan,

mengumpulkan, dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi

yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam

sumber yang kompeten.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu proses

untuk mencari, menemukan, menyimpan dan membagikan knowledge (keahlian,

keterampilan, pengalaman, dan jaringan) yang dimiliki oleh individu-individu didalam

17

sebuah organisasi kepada organisasi dan individu-individu lainnya yang ada didalam

organisasi tersebut.

2.1.7 Database

Ramakrishnan dan Gehrke (2000, p3), berpendapat bahwa database merupakan

koleksi data-data yang terdiri atas entity dan relationship yang saling berhubungan satu

dengan yang lain. Menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2000, p3), database management

system (DBMS) adalah suatu program atau piranti lunak yang dirancang untuk

membantu dalam memelihara dan mengatur koleksi data.

Adapun keuntungan dari database management system menurut Ramakrishnan

dan Gehrke (2000, p8) adalah :

a. Akses data lebih efisien

b. Data yang idenpenden

b. Data yang terintegrasi dan aman

c. Data yang dapat diakses secara bersama dan di recovery

d. Mengurangi waktu pembuatan program.

2.1.8 PHP

Menurut Welling (2001, p2), PHP adalah bahasa pemrograman yang berbasiskan

server-side yang dirancang khusus untuk web. Dalam halaman HTML, dapat dilekatkan

kode PHP yang dapat dijalankan kapanpun halaman itu dikunjungi.Kode PHP

diinterpretasikan di web server dan membuat HTML. PHP adalah produk Open Source.

Menurut Welling (2001, pp4-5), beberapa keunggulan dari PHP adalah:

18

1. High Performance

PHP sangat efisien. Dengan menggunakan server tunggal yang tidak mahal,

kita dapat melakukan banyak pekerjaan setiap harinya.

2. Database Integration

PHP mempunyai sambungan ke banyak sistem database, antara lain MySQL,

PostgreSQL, mSQL, Oracle, dbm, filePro, Hyperwave, Informix, InterBase, dan

Sybase databases. Dengan menggunakan Open Database Connectivity Standard

(ODBC), PHP dapat langsung terhubung ke beberapa database yang menyediakan

ODBC, termasuk didalamnya produk Microsoft.

3. Built-in-Libraries

PHP dirancang khusus untuk web, dan mempunyai banyak built-in-function

untuk menampilkan banyak fungsi di dalam web. Sebagai contoh, dapat terhubung

ke jaringan lain, mengirim email, bekerja denagn cookies, dan membuat dokumen

PDF, semuanya itu hanya dengan kode yang singkat.

4. Harga yang murah

PHP adalah gratis. Kita dapat mendownload versi terakhir PHP kapanpun.

5. Mudah dalam pembelajaran dan penggunaan

Sintaks PHP berdasarkan bahasa pemrograman lainnya, terutama C, Perl, dan

Java.

6. Portability

PHP dapat digunakan di banyak operating system yang berbeda. Kode PHP

dapat ditulis di free Unix operating system seperti Linux dan FreeBSD,

commercial Unix seperti Solaris dan IRIX, atau dalam Miscrosoft Windows.

7. Ketersediaan Source Code

19

Kode PHP dapat langsung diakses dan dapat dilakukan modifikasi.

2.1.9 MySQL

Menurut Welling (2001, p3), MySQL adalah relational database management

system (RDBMS) yang sangat cepat dan aman. Sebuah database memungkinkan untuk

melakukan penyimpanan yang efisien, pencarian, dan pengurutan data. MySQL server

melakukan kontrol akses terhadap data untuk memastikan bahwa setiap user dapat

bekerja dengan sesuai, menyediakan akses yang cepat, dan meyakinkan bahwa hanya

user yang mempunyai hak akses yang dapat mengaksesnya. Oleh karena itu, MySQL

merupakan server yang dapat digunakan untuk banyak user dan banyak pekerjaan.

MySQL menggunakan SQL (Structured Query Language) yang merupakan bahasa

standard dalam melakukan query database.

Menurut Welling (2001, pp5-6), beberapa keuntungan dari MySQL adalah:

1. High Performance

Tidak diragukan lagi bahwa MySQL cepat dalam pengoperasiannya.

2. Harga yang murah

MySQL tersedia tanpa mengeluarkan biaya, yaitu melalui Open Source license.

3. Penggunaan yang mudah

Kebanyakan database menggunakan SQL. Jika ada yang menggunakan

RDBMS lainnya, maka tidak ada kesulitan dalam mengadaptasinya. MySQL

mudah untuk di set up.

4. Portability

MySQL dapat digunakan dalam beberapa UNIX system yang berbeda sama

seperti penggunaan di dalam Microsoft Windows.

20

5. Source Code

Mudah untuk mendapatkan dan memodifikasi source code untuk MySQL.

2.1.10 Apache

Apache server merupakan sebuah proyek yang dikembangkan dari software yang

terkalaborasi dengan sempurna, dan bertujuan untuk menciptakan nilai suatu web,

meningkatkan nilai kormersial pemakainya, mendukung fitur-fitur yang ada dengan

sempurna dan merupakan suatu sources program yang bebas biaya, yang dapat

diimplementasikan ke server. (Anonymous, 1)

Proyek ini dikelola bersama oleh para sukarelawan yang terkelompok yang

berlokasi menyebar diseluruh dunia. dimana mereka menggunakan internet dan web

untuk saling berkomunikasi, menyusun perencanaan, mengembangkan server serta

setiap hal yang berhubungan dengan pengembangan server dan dokumentasinya.

Proyek ini merupakan bagian dari Apache software foundation. Sebagai catatan, banyak

dari kalangan pemakai yang telah memberikan saran, ide, pengetahuan serta hasil

dokumentasi pribadi mereka untuk turut berperan serta didalam pengembangan server

ini.

21

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Teori-teori Knowledge Management

2.2.1.1 Wisdom

Menurut beberapa sumber, wisdom dapat diartikan sebagai :

Menurut Bellinger, Castro, Mills (2004), wisdom adalah sesuatu yang susah

untuk diperhitungkan dan tidak menentu, proses yang sulit diramalkan,. Ini lebih dari

semua level kesadaran dan khususnya terdapat dalam manusia (moral, etika, dan kode).

Ini mermberi kita pengertian tentang apa yang dahulu tidak dimengerti dan dalam

melakukannya, melewati pengertian itu sendiri.

Menurut Anonymous, 4 (2005) wisdom sering diartikan sebagai kemampuan dan

hasrat untuk memilih yang dapat memperoleh persetujuan dalam suatu ujian jangka

panjang oleh banyak orang.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa wisdom adalah kemampuan unik yang dimiliki

individu yang berbeda antara satu individu dengan individu lainnya, yang mendukung

tingkat kemampuan seseorang.

2.2.1.2 Tacit and Explicit Knowledge

Menurut Nonaka (Santoso, 2002, p45), sebuah perusahaan yang ingin menjadi

“knowledge-creating company” haruslah menempatkan proses penciptaan pengetahuan

di tengah-tengah strategi sumber daya manusianya. Ada dua jenis pengetahuan yang

harus dikelola, yaitu :

a. Pertama adalah pengetahuan eksplisit (explicit knowledge) yang merupakan salah

satu bentuk pengetahuan yang sangat formal dan sistematis. Pengetahuan eksplisit

22

adalah pengetahuan yang telah disusun dalam format tertentu dan biasanya telah

terdokumentasi. Pengetahuan jenis ini lebih mudah dikomunikasikan dan

didistribusikan.

b. Jenis lain adalah tacit knowledge, yang terdiri dari keahlian teknis, know-how dan

dimensi kognitif lainnya seperti model mental, kepercayaan, perspektif,

pengalaman masa lalu. Pengetahuan jenis ini bersifat sangat pribadi dan sangat

sulit untuk dituangkan dalam bentuk formal. Oleh karenanya sulit untuk

mengkomunikasikannya kepada orang lain.

Lihat gambar 2.1 di bawah ini

Gambar 2. 1 Empat Pola Dasar Penciptaan Pengetahuan Dalam Organisasi

Sumber : Santoso (2002, p46)

Keterangan didalam gambar 2.1 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut.

Pada dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan

Nonaka memaparkan adanya empat pola dasar penciptaan pengetahuan yang mungkin

terjadi di dalam sebuah organisasi, seperti yang terlihat pada gambar diatas.

a. Apprentice

Pola ini umumnya terjadi secara natural di dalam perusahaan pada saat seorang

staf senior diminta oleh kepala bagian untuk membimbing seorang staf yang baru

ApprenticeArticulate

Tacit knowledge

Explicitknowledge

InternalizeCombine

23

bergabung. Staf yunior tersebut akan mengamati apa saja yang dilakukan oleh sang

senior, menirunya, dan berlatih melakukan hal-hal yang telah ditunjukkan oleh

seniornya. Pola ini dapat terjadi untuk pembelajaran keahlian teknis ataupun hal-hal

yang lebih bersifat konsep seperti kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan. Si yunior

akan membangun pengetahuan tacit-nya sendiri dari pengamatan yang dilakukannya,

pengamatan yang dilakukan atas perilaku sang senior yang merupakan pencerminan

pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola seperti ini cukup efektif untuk mentor masing-

masing pribadi, tetapi tidak dapat berkontribusi secara signifikan kepada keseluruhan

perusahaan.

b. Combine

Pola ini terjadi pada saat seorang staf membaca dokumen-dokumen yang ada

seperti laporan dan studi kasus perusahaan untuk kemudian menghasilkan dokumen

baru yang merangkumkan serta berisi gagasan-gagasan baru. Sama halnya seperti

pada penulis memulai penulisan artikel ini berangkat dari artikel-artikel yang telah

ada dan kemudian mengintegrasikan gagasan-gagasan yang terkandung di dalamnya

serta memasukkan gagasan baru ke artikel ini. Demikianlah pola penciptaan

pengetahuan ekspisit baru dari pengetahuan eksplisit yang telah ada.

c. Articulate

Penciptaan pengetahuan tidak terhenti di kedua pola tersebut. Perusahaan harus

dapat memfasilitasi proses pembelajaran di mana para knowledge-worker harus

dapat mengartikuliasikan pengetahuan tacit yang dimiliki mereka dan mengubahnya

24

ke dalam bentuk eksplisit dan menyimpannya untuk kemudian didistribusikan ke

seluruh organisasi.

d. Internalize

Di sisi lainnya, staf lain akan membaca pengetahuan eksplisit tersebut dan mulai

menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya. Hasilnya adalah pengetahuan

tacit yang lebih luas dari sebelumnya.

2.2.1.3 Proses Inti Knowledge Management

Menurut Probst, Raub, dan Romhardt (2000, p29-34), untuk pengaturan dan

pengelolaan knowledge didalam perusahaan atau organisasi dibutuhkan

pengelompokkan dan pengkategorian masalah yang terdapat didalam perusahaan

tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktivitas yang dianggap sebagai

proses inti dari knowledge management dan terkait antara satu dengan yang lainnya.

Adapun kegiatan yang dianggap merupakan proses inti dari knowledge management

dapat dilihat melalui gambar 2.2 berikut.

25

feedback

Gambar 2. 2 Kegiatan Proses Inti Manajemen Pengetahuan

Sumber : Probst (2000, p34)

1. Knowledge Identification

Adalah proses pengidentifikasian knowledge, baik itu dalam bentuk explicit

ataupun tacit. Dengan adanya proses identifikasi ini, diharapkan perusahaan akan

mampu mengetahui sejauh mana knowledge yang dimiliki perusahaan, agar dapat

digunakan dengan baik nantinya. Dengan identifikasi yang jelas, diharapkan setiap

individu didalam perusahaan dapat melakukan setiap pekerjaan dengan optimal

karena dukungan knowledge yang jelas dan sesuai kebutuhan.

2. Knowledge Acquisition

Melalui knowledge acquisition, perusahaan diharapkan dapat menambah

knowledge yang tadinya tidak dimiliki oleh perusahaan, untuk melengkapi

knowledge awal yang dimiliki perusahaan. Adapun knowledge acquisition biasanya

Knowledge goal

Knowledge assessment

knowledge identification

knowledge acqiusition

knowledge development

knowledge sharing/

distribution

knowledge utilization

knowledge retention

26

bersumber dari luar perusahaan. Seperti bekerja sama dengan konsultan, tanggapan

yang jelas dari pelanggan dan pemasok tentang produk yang ditawarkan, ataupun

merekut ahli yang dapat membantu perusahaan untuk terus berkembang.

3. Knowledge Development

Knowledge development adalah sebagai building block yang melengkapi

perolehan pengetahuan. Intinya adalah menghasilkan knowledge baru dari knowledge

yang ada sebelumnya, sehingga akan berguna bagi perusahaan didalam melakukan

inovasi dan peningkatan kualitas dari produk, karyawan ataupun strategi yang baru.

knowledge development meliputi seluruh usaha perusahaan didalam menghasilkan

segala jenis kemampuan yang belum ada sebelumnya untuk digunakan dimasa

mendatang.

4. Knowledge Sharing and Distribution

Sharing and distribution knowledge didalam perusahaan dimaksudkan untuk

mengubah informasi serta knowledge yang tadinya bersifat individu menjadi bersifat

kolektif, sehingga dapat menjadi sangat berguna bagi perusahaan. Kegiatan ini

cukup vital mengingat dengan adanya sharing and distribution knowledge,

pengembangan kualitas individu didalam perusahaan akan meningkat. Dan hal

tersebut akan berdampak pada meningkatnya kualitas dari seluruh hal didalam

perusahaan. Hal yang perlu diperhatikan didalam kegiatan ini adalah penentuan

kepada siapa saja knowledge tersebut dapat diberikan. Karena kesesuaian knowledge

terhadap jenis tindakan yang diambil akan sangat berpengaruh pada hasil yang

dicapai. Selain itu, kegiatan ini membutuhkan fasilitas dan waktu yang cukup bagi

27

karyawan yang terlibat. Intinya, kegiatan sharing and distribution knowledge sangat

penting didalam perusahaan karena adanya penyebaran knowledge serta

pengembangannya yang akan berdampak positif bagi perusahaan.

5. Knowledge Utilization

Keseluruhan inti dari knowledge management adalah memastikan bahwa

knowledge yang sudah ada didalam perusahaan dipakai secara produktif untuk

pengembangan serta keuntungan dari perusahaan tersebut. Hal yang perlu

diperhatikan adalah banyak proses identifikasi serta distribusi knowledge yang

sukses berjalan didalam perusahaan, tetapi tidak sesuai dengan kebutuhan yang ada.

Karena itu, diperlukan perhatian untuk memastikan bahwa proses pemanfaatan dari

knowledge didalam perusahaan benar-benar berguna untuk menunjang

pengembangan perusahaan.

6. Knowledge Retention

Knowledge yang ada didalam individu maupun perusahaan tidaklah didapatkan

secara otomatis. Dengan begitu, penyimpanan knowledge menjadi sangat penting

bagi setiap pihak. Didalam perusahaan, sering terjadi kasus pengulangan pekerjaan

yang membuang banyak waktu dan biaya. Padahal pekerjan tersebut sebelumnya

pernah dilakukan dan membawa hasil yang memuaskan. Karena itu, proses

penyimpanan knowledge didalam perusahaan, serta pembaharuan knowledge harus

dilakukan secara efektif. Dengan begitu, knowledge yang sangat berharga akan dapat

terjaga dengan baik. Hal yang perlu diperhatikan didalam penyimpanan knowledge

28

didalam perusahaan adalah media tempat penyimpanan knowledge tersebut. Dengan

media yang baik, knowledge yang disimpan pun akan terjaga dengan baik.

7. Knowledge Assessment

Suatu tindakan didalam pengukuran atau penilaian dari kegiatan proses inti

manajemen pengetahuan didalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk

mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasikan knowledge didalam perusahaan.

8. Knowledge Goal

Merupakan suatu rencana akhir dari kegiatan dan knowledge. Dengan knowledge

goal, perusahaan akan dengan lebih mudah menentukan arah dan strategi untuk

mencapai tujuannya.

2.2.1.4 Knowledge Goal

Menurut Probst, Raub, dan Romhardt (2000, p45), salah satu tujuan inti dari

management didalam perusahaan adalah mewujudkan goals dari perusahaan. Hal

tersebut akan berdampak pada proses bisnis yang jelas didalam perusahaan. Dengan

adanya tujuan dari perusahaan, maka akan dibuat rencana strategi untuk mencapai tujuan

tersebut.

Knowledge goals, dibuat berdasarkan tujuannya mendukung strategi

management. Dimana didalam knowledge goals, dukungan terhadap tujuan tersebut

dibagi berdasarkan 3 (tiga) bagian besar, yaitu normative, strategic, serta operational.

29

1. Normative

Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada perilaku

management perusahaan. Dimana dengan adanya perilaku yang mendukung

terciptanya lingkungan kerja yang optimal, maka perusahaan akan dengan mudah

bergerak untuk mencapai tujuannya.

2. Strategic

Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada pengembangan

strategi perusahaan. Seperti pada bentuk struktur perusahaan, management systems,

yang berdampak langsung pada strategi perusahaan didalam mencapai tujuannya.

3. Operational

Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada bentuk-bentuk

kegiatan atau aktifitas kerja didalam perusahaan. Seperti bagaimana bentuk

penyebaran informasi, bagaimana menyelesaikan suatu pekerjaan, dan setiap

tindakan atau aktifitas operasional didalam perusahaan yang mencerminkan cara

kerja karyawan didalam mewujudkan strategi perusahaan.

30

Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.1

Tabel 2. 1 Knowledge Management Goals

Sumber : Probst (2000, p45)

Company charter

Struktur yang sah

berdampak di dalam

knowledge

management

Hak cipta perusahaan

- Pernyataan visi dan

misi knowledge

- Mengidentifikasi

daerah-daerah kritis

dari knowledge

Budaya

perusahaan

- Sharing

knowledge

- Semangat yang

inovatif

- Komunikasi yang

kuat

Struktur Organisasi

- Konferensi, struktur

laporan, R&D

perusahaan,

pengalaman team

- Sistem managemen

- EIS, Lotus Notes

Program-program

-Bekerjasama

-Membentuk informasi

penting yang

berkompetensi.

Pendekatan

masalah

- Berorientasi pada

knowledge goals

- Melihat masalah

pada knowledge

identification

Proses Organisasi

- Memantau proses

perkembangan aliran

knowledge

- Infrastruktur

knowledge

Tugas-tugas

- Proyek-proyek

knowledge

- Membangun expert

databanks

- Memperkenalkan

Performance and

co-operation

- Knowledge

sharing

- Knowledge in

action

Normative

Knowledge

StrategicManagement

OperationalManagement

31

- Penambahan dari

knowledge

CBT

Structures Activities Behaviour

2.2.1.5 Repository dan Knowledge Repository

Repository adalah alat yang secara otomatis memfasilitasi penangkapan,

pemeliharaan dan pemanfaatan informasi tentang perusahaan. Repository merupakan

tempat standar penyimpanan data yang direkam dan digunakan untuk menyelusuri

tingkat pemanfaatan data diseluruh perusahaan (Anonymous, 3).

Definisi knowledge repository adalah alat atau tempat penyimpanan yang

menyimpan, memelihara, dan memanfaatkan informasi dan knowledge (berupa

pengalaman, dokumen, dan lain- lain) yang disediakan bagi orang yang memiliki hak

akses, serta untuk memantau tingkat pemanfaatan knowledge pada perusahaan.

Maka dapat dikatakan bahawa definisi knowledge repository merupakan

penggabungan dari definisi knowledge dan repository.

2.2.2 SWOT Analysis

2.2.2.1 Definisi SWOT

Analisis SWOT adalah identifikasi dari berbagai faktor secara sistematis untuk

merumuskan strategi perusahaan (Rangkuti, 2004, p18).

Analisis ini didasarkan pada data yang didapat untuk memaksimalkan kekuatan

(strengths) dan peluang (opportunities), namum secara bersamaan dapat meminimalkan

kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). Proses pengambilan keputusan yang

32

strategis selalu berkaitan dengan pengembangan keputusan strategis, pengembangan

misi, tujuan, strategi dan kebijakan perusahaan.

Dengan demikian maka untuk membuat suatu perencanaan yang strategis

(strategic planner) perusahaan harus dapat menganalisis data-data (kekuatan,

kelemahan, peluang dan ancaman) yang berkaitan dengan perusahaan. SWOT

merupakan model yang paling populer didalam penganalisaan untuk menentukan

strategi perusahaan.

Pada dasarnya analisis SWOT terbagi atas dua bagian besar. Yaitu analisis

lingkungan eksternal dan internal. Dimana lingkungan internal adalah kekuatan

(strengths) dan kelemahan (weaknesses) serta lingkungan eksternal yang terdiri dari

peluang (opportunities) dan ancaman (threats).

Menurut Pearce (2000, p202), SWOT adalah singkatan dari kekuatan internal

dan kelemahan serta kesempatan didalam lingkungan serta ancaman yang dihadapi suatu

perusahaan pada lingkungan eksternalnya.

1. Kekuatan (strengths)

Merupakan kekuatan utama perusahaan jika dibandingkan dengan

kompetitornya. Misalnya sumber daya, modal, ketrampilan, pengalaman,

keunggulan persaingan dan penguasaan pasar.

2. Kelemahan (weaknesses)

Merupakan kelemahan dari perusahaan. Seperti, keterbatasan sumber daya,

modal, pengalaman, dan kapabilitas yang menghambat kinerja perusahaan.

3. Peluang (opportunities)

Kesempatan atau situasi yang penting yang dapat menguntungkan perusahaan

didalam proses bisnisnya.

33

BERBAGAI PELUANG

BERBAGAI ANCAMAN

KEKUATAN INTERNAL

KELEMAHANINTERNAL

1. Mendukung

Strategi Agresif

2.Mendukung

Strategi Diversifikasi

3.Mendukung

Strategi Defensif

4.Mendukung

Strategi Turnaround

4. Ancaman (threats)

Merupakan situasi yang tidak menguntungkan bagi perusahaan dan dapat

membawa dampak yang merugikan bagi perusahaan.

2.2.2.2 Diagram Posisi SWOT

Setelah melakukan analisa terhadap lingkungan internal serta eksternal

perusahaan, maka akan ditemukan posisi perusahaan sesuai dengan nilai yang

didapatkan dari hasil analisa tersebut.

.

Gambar 2. 3 Diagram Posisi SWOT

Sumber : Rangkuti (2004, p19)

Gambar 2.3 diagram posisi SWOT

Hasil yang didapatkan dari analisis akan dimasukkan kedalam diagram yang ada.

Kemudian akan dilihat, dimanakah letak posisi perusahaan. Dari diargam tersebut,

terdapat 4 (empat) kuadran posisi, dimana perusahaan bisa berada. Ke 4 (empat),

kuadran tersebut menjelaskan tentang posisi dan situasi perusahaan pada saat ini.

Adapun penjelasan ke 4 (empat), kuadran tersebut adalah.

34

Kuadran 1 : Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut

memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang

yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah

mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth Oriented

Strategy).

Kuadran 2 : Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki

kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah

menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang

dengan cara strategi diversifikasi (produk / pasar).

Kuadran 3 : Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, di lain pihak ia

menghadapi beberapa kendala / kelemahan internal. Fokus strategi ini

adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga

dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.

Kuadran 4 : Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan

tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.

2.2.2.3 Cara Penentuan Faktor-faktor SWOT

Penentuan faktor strategis ekternal (EFAS): (Rangkuti, 2004, p23). Sebelum

membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor

strategi eksternal. Berikut adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) :

a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman)

b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting)

sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat

memberikan dampak terhadap faktor strategis.

35

c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan

skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh

faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai

rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi

rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating

ancaman adalah kebalikannya, yaitu bersifat negatif. Misalnya, jika nilai

ancamannya sangat besar, ratingnya adalah -4. Sebaliknya, jika nilai ancamannya

sedikit ratingnya -1.

d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor

pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-

masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan

1,0 (poor).

e. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor

pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan

bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis

eksternalnya. Total skor ini dapat dipergunakan untuk membandingkan perusahaan

ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.

Penentuan faktor strategis Internal (IFAS): (Rangkuti, 2004, p25). Setelah faktor-

faktor strategis internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal

Strategic Faktors Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis

internal tersebut dalam kerangka strengths and weakness perusahaan. Tahapnya adalah :

a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam

kolom 1.

36

b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling

penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut

terhadap posisi strategis perusahaan (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh

melebihi skor total 1,00).

c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan

skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh

faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang

bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari

+1 sampai dengan + 4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata

industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif,

kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandingkan

dengan rata-rata industri, nilainya adalah -4, sedangkan jika kelemahan perusahaan

di bawah rata-rata industri, nilainya adalah -1.

d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor

pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-

masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan

1,0 (poor).

e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor

tertentu dipilih, dan bagaimana skor pembobotannya dihitung.

f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor

pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan

bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis internalnya.

Skor total ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan

perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.

37

2.2.2.4 Matriks SWOT

Menurut Rangkuti (2004, p31) Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor

strategis perusahaan adalah matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas

bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan

dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat

set kemungkinan alternatif strategis. Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.2 berikut.

Tabel 2. 2 Matriks SWOT

Sumber : Rangkuti, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis (2004, p31)

IFAS

EFAS

Strengths (S)

Tentukan 5-10 faktor-

faktor kekuatan internal

Weaknesses (W)

Tentukan 5-10 faktor-

faktor kelemahan internal

Opportunities (O)

Tentukan 5-10 faktor

peluang eksternal

Strategi SO

Ciptakan strategi yang

menggunakan kekuatan

untuk memanfaatkan

peluang

Strategi WO

Ciptakan strategi uyang

meminimalkan kelemahan

untuk memanfaatkan

peluang

Treaths (T)

Tentukan 5-10 faktor

ancaman eksternal

Strategi ST

Ciptakan strategi yang

menggunakan kekuatan

untuk mengatasi ancaman

Strategi WT

Ciptakan strategi yang

meminimalkan kelemahan

dan menghindari ancaman

38

a. Strategi SO

Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yang dengan

memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-

besarnya.

b. Strategi ST

Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk

mengatasi ancaman

c. Strategi WO

Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara

meminimalkan kelemahan yang ada.

d. Strategi WT

Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha

meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.

39

2.2.3 Modeling System

2.2.3.1 Rich Picture

Rich Picture ( Mathiassen, p26) yaitu gambar informal yang mewakilkan

pengertian dari si pembuat akan situasi.

2.2.3.2 Problem Domain

Problem domain adalah bagian dari bisnis proses yang nyata yang dikontrol,

dievaluasi dan dimonitor oleh suatu sistem (Mathiassen, 2000, p6). Tujuan dari kegiatan

ini adalah untuk membangun sebuah model yang dapat digunakan untuk merancang dan

mengimplementasikan sebuah system yang dapat memproses, berkomunikasi, dan

menyajikan informasi mengenai problem domain.

A. Class

a. Object

Objek (Mathiassen, p51) adalah suatu entitas yang memiliki identitas, state dan

behaviour.

b. Event

Event (Mathiassen, p51) adalah kejadian yang melibatkan satu atau lebih objek.

c. Class

Class (Mathiassen, p53) adalah sebuah deskripsi dari kumpulan objek-objek yang

mempunyai struktur, behavioural pattern dan attribute yang bersamaan.

40

B. Structures

a. Class Structures

Generalisasi (Mathiassen, p69) adalah kelas-kelas umum (super class)

menjelaskan properti umum dalam suatu kelompok dari kelas-kelas khusus (sub

class). Seperti ditujukkan pada gambar 2.4 dibawah ini

Class1

Class2 Class3

Gambar 2. 4 Class Structure

Sumber : Mathiassen, (2000, p74)

b. Object Structures

Aggregation (Mathiassen, p76) adalah objek yang lebih besar (keseluruhan)

terdiri dari sejumlah objek-objek (bagiannya). Seperti ditunjukkan pada gambar 2.5

dibawah ini.

Gambar 2. 5 Aggregation

Sumber : Mathiassen, (2000, p76)

41

Association (Mathiassen, p77) adalah relasi yang berarti diantara sejumlah

objek-objek. Seperti yang ditunjukkan pada gambar 2.6 dibawah ini.

Class1 Class2-End1

*

-End2

*

Gambar 2. 6 Association

Sumber : Mathiassen, (2000, p77)

2.2.3.3 Analysis domain

Analysis Domain (Mathiassen, p6) adalah organisasi yang mengadministrasi,

memonitor atau mengawasi problem domain.

A. Actor

Actor (Mathiassen, p119) adalah abstraksi dari pengguna atau sistem lain yang

berinteraksi dengan sistem target.

B. Use Case

Use Case (Mathiassen, p120) adalah pola interaksi antara sistem dengan actor

dalam application domain. Sedangkan Menurut Fowler (2000, p40), use case adalah

sekumpulan scenario yang berhubungan satu sama lain dengan tujuan user yang sama.

C. Use Case Diagram

Use Case Diagram (Mathiassen, p121) adalah gambaran interaksi antara sistem,

external sistem dengan user menggambarkan siapa yang menggunakan sistem dan

dengan cara apa user dapat berinteraksi dengan sistem. Adapun notasi yang biasa

42

digunakan untuk menggambarkan use case diagram dapat dilihat pada gambar 2.7

berikut.

Actor1

UseCase1

Gambar 2. 7 Notasi Pada Use Case Diagram

Sumber : Mathiassen, (2000, hal 343)

D. Sequence Diagram

Menurut Mathiassen, Sequence Diagram adalah gambaran bagaimana objek-

objek berinteraksi satu dengan yang lainnya melalui event-event yang dilakukan dari

suatu use case atau operasi. Diagram ini menggambarkan bagaimana pesan-pesan

dikirim dan diterima diantara objek-objek tersebut dan dalam urutan seperti apa. Adapun

notasi yang biasa digunakan untuk menggambarkan sequence diagram dapat dilihat

pada gambar 2.8 dibawah ini.

Participation

Use case group

43

Gambar 2. 8 Notasi Pada Sequence Diagram

Sumber : Mathiassen, (2000, hal 340)

2.2.4 Analisis Porter

2.2.4.1 Lima Kekuatan Porter

Menurut David (2006, p130-135) hakikat persaingan suatu industri dapat dilihat sebagai

kombinasi atas lima kekuatan:

1. Persaingan antar perusahaan sejenis

2. Kemungkinan masuknya pesaing baru.

3. Potensi pengembangan produk subtitusi.

4. Kekuatan tawar-manawar penjual/pemasok

5. Kekuatan tawar manawar pembeli/konsumen.

Kelima kekuatan persaingan ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Berikut ini akan

dibahas secara singkat kelima kekuatan persaingan tersebut :

event()

Message in the form of an event

return()

Ob ject1

Lifeline for an object

return

44

Gambar 2.9 Model Lima Kekuatan PorterSumber : David (2006, p131)

1. Persaingan di antara perusahaan sejenis

Persaingan antar perusahaan sejenis biasanya merupakan kekuatan

terbesar dalam lima kekuatan kompetitif. Strategi yang dijalankan oleh suatu

perusahaan dapat berhasil hanya jika mereka memberikan keunggulan

kompetitif dibanding strategi yang dijalankan perusahaan pesaing. Perubahan

strategi oleh satu perusahaan mungkin akan mendapat serangan balasan,

seperti menurunkan harga, meningkatkan kualitas, menambah feature,

menyediakan jasa, memperpanjang garansi, dan meningkatkan iklan.

Intensitas persaingan di antara perusahaan sejenis yang bersaing

cenderung meningkat karena jumlah pesaing semakin bertambah, karena

pesaing semakin seragam dalam hal ukuran dan kemampuan, karena

Potensi pengembangan produk subtitusi

Kemungkinan masuknya pesaing baru

Kekuatan tawar-menawar

penjual/ pemasok

PersainganAntar perusahaan

sejenis

Kekuatan tawar-menawarPembeli / konsumen

45

permintaan untuk produk industri menurun, dan karena pemotongan harga

menjadi semakin umum.

Persaingan juga meningkat ketika pelanggan dapat berpindah merek

dengan mudah, ketika hambatan untuk meninggalkan pasar tinggi, ketika

biaya tetap tinggi, ketika produk mudah rusak, ketika perusahaan pesaing

berbeda dalam hal strategi, tempat mereka berasal, dan budaya, serta ketika

merger dan akuisisi menjadi umum dalam suatu industri. Ketika persaingan

antar perusahaan sejenis semakin intensif, laba perusahaan menurun, dalam

beberapa kasus bahkan membuat suatu industri menjadi sangat tidak

menarik.

2. Kemungkinan masuknya pesaing baru

Ketika perusahaan baru dapat dengan mudah masuk ke dalam industri

tertentu, intensitas persaingan antarperusahaan meningkat. Tetapi, hambatan

untuk masuk, dapat mencakup kebutuhan untuk mendapatkan teknologi dan

pengetahuan khusus, kurangnya pengalaman, tingginya kesetiaan pelanggan,

kuatnya preferensi merek, besarnya kebutuhan akan modal, kurangnya jalur

distribusi yang memadai, peraturan pemerintah, tarif, kurangnya akses

terhadap bahan mentah, kepemilikan paten, lokasi yang kurang

menguntungkan, serangan balasan dari perusahaan yang sudah mapan, dan

potensi kejenuhan pasar.

Di samping berbagai hambatan masuk, perusahan baru kadang-kadang

memasuki suatu bisnis dengan produk berkualitas lebih tinggi, harga lebih

rendah, dan sumber daya pemasaran yang besar. Dengan demikian, tugas

46

penyusun strategi adalah untuk mengidentifikasi perusahaan yang berpotensi

masuk ke pasar, untuk memonitor strategi pesaing baru, untuk membuat

serangan balasan apabila dibutuhkan, serta untuk memanfaatkan kekuatan

dan peluang yang ada saat ini.

3. Potensi pengembangan pasar

Dalam banyak industri, perusahaan bersaing dekat dengan produsen

produk subtitusi dalam industri yang berbeda. Keberadaan produk subtitusi

menciptakan batas harga tertinggi yang dapat dibebankan sebelum konsumen

beralih ke produk subtitusi.

Tekanan kompetisi yang berasal dari produk subtitusi meningkat

sejalan dengan menurunnya harga relatif dari produk subtitusi dan sejalan

dengan biaya konsumen untuk beralih ke produk lain menurun. Cara terbaik

untuk mengukur kekuatan kompetitif produk subtitusi adalah dengan

memantau pangsa pasar yang didapat oleh produk-produk tersebut, juga

dengan memantau rencana perusahaan untuk meningkatkan kapasitas dan

penetrasi pasar.

4. Kekuatan tawar-menawar penjual/pemasok

Kekuatan tawar-menawar pemasok (bargaining power of supplier)

mempengaruhi intensitas persaingan dalam suatu industri, khususnya ketika

ada sejumlah besar pemasok, ketika hanya ada sedikit barang substitusi yang

cukup bagus, atau ketika biaya untuk menganti bahan baku sangat mahal.

Sering kali kepentingan yang dicari oleh pemasok dan produsen adalah saling

47

memberikan harga yang masuk akal, memperbaiki kualitas, mengembangkan

jasa baru, pengiriman just-in-time, dan mengurangi biaya persediaan, dengan

demikian memperbaiki profitabilitas jangka panjang untuk semua pihak.

Perusahaan dapat menjalankan strategi integrasi ke belakang (backward

integration) untuk mendapatkan kendali atau kepemilikan dari

pemasok.Strategi ini efektif khususnya ketika pemasok tidak dapat

diandalkan, terlalu mahal, atau tidak mampu memenuhi kebutuhan

perusahaan secara konsisten. Perusahaan umumya dapat menegosiasikan

syarat yang lebih menguntungkan bagi pemasok ketika integrasi kebelakang

merupakan strategi yang digunakan secara umumdiantara perusahaan-

perusahaan yang bersaing dalam suatu industri.

5. Kekuatan tawar-menawar pembeli/konsumen

Ketika konsumen terkonsentrasi atau besar jumlahnya, atau membeli

dalam jumlah besar, kekuatan tawar-menawar mereka menjadi kekuatan utama

yang mempengaruhi intensitas persaingan dalam suatu industri. Perusahaan

pesaing mungkin menawarkan garansi yang lebih panjang atau jasa khusus untuk

mendapatkan kesetiaan pelanggan ketika kekuatan tawar-menawar konsumen

(Bargaining power of consumer) cukup besar. Kekuatan tawar-menawar

konsumen juga lebih tinggi ketika yang dibeli adalah produk standar atau tidak

terdiferensiasi. Ketika kondisinya seperti ini, konsumen sering kali dapat

bernegosiasi tentang harga jual, cakupan garansi, dan paket aksesori hingga ke

tingkat yang lebih tinggi bagi perusahaan besar sekalipun