4. hapzi ali, sistem informasi eksekutif (executive information system), eis, ut
TRANSCRIPT
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMAProf.(MSI), Dr.(DMB), Ir.(M.Inf.), BSc.(Kom), Pre-MSc.(Com), MM.(MSDM), CMA.(AAPM).
CopyRight @2016
Magister Management
UNIVERSITAS TERBUKA
Model Sistem Informasi Eksekutif
(Model EIS)
• Manajer wajib mengambil keputusan strategis agar organisasi
dapat menjalankan kegiatan sehari2 dg tujuan yg pasti.
• Proses pengambilan keputusan tidak hanya didasarkan pada
institusi semata tetapi sedapat mungkin menghindari unsur
ketidak pastian.
• Hasil dari penelitian yg dilakukan para ahli mengatakan bahwa
banyak para pemimpin atau manajer menengah lebih
mempercayai informasi yg tidak resmi atau bersifat lisan.
• Menurut para ahli manajemen antara lain : henry fayol yg
menyebutkan bahwa tgas manajer adalah membuat
perencanaan, mengorganisasi kegiatan, melaukan rekrutmen,
dan melaksanakan pengadilan terhadap kegiatan organisasi.
Model Sistem Informasi Eksekutif (Model EIS)
• Tugas paling utama dari seorang manejer adalah
membuat perencanaan strategis bagi organisasi.
• Para manajer (Henry Mintzberg, 1973) adalah sebagai
negosiator dg pihak luar, mengalokasikan sumber daya
organisasi, membuat perencanaan jangka panjang,
pengembangan kewirausahaan organisasi dan
mengantisipasi tindakan untuk mengatasi kemungkinan
kekalutan yg timbul.
Model Sistem Informasi Eksekutif (Model EIS)
• Strategi yg dapat dilakukan oleh para eksekutif yg disarankan
oleh john P.Kottler adalah Sbb:
1. Menyiapkan agenda kerja yg menunjukkan pola kerja yg
akan digunakan untuk memperjelas tujuan organisasi yg
harus dicapai dengan beberapa estimasi
2. Membangun jejaring dg para pelaksana kegiatan sehingga
dapat mencapai tujuan seperti yg ditetapkan pada agenda
kerja yg telah dibuat.
3. Membentuk lingkungan yg siap mendukung pelaksanaan
agenda kerja dan mengokohkan agenda yg dibuat.
Model Sistem Informasi Eksekutif (Model EIS)
• Pemanfaatan sistem informasi eksekutif sangat terkait dg
penggunaan perangkat otomasi kantor pada organisasi tsb.
• Dari hasil penelitian yg dilakukan oleh Mintzberg tahun 1973
ditemukan bahwa 59% dari waktu kerja eksekutif digunakan
untuk rapat terjadwal, 22% pekerjaan tulis menulis, 10% rapat
tidak terjadwal, 6% untuk menelpon dan 3% untuk perjalanan.
Model Sistem Informasi Eksekutif (Model EIS), hubungannya dg
EntIS dan sistem fungsional yg lain serta analisis pengelolaan
EIS pada organisasi
• Sistem informasi eksekutif digambarkan sebagai sistem yg
dapat dirancang sendiri sesuai kebutuhan eksekutif, namun jg
dapat digambarkan sebagai sistem jad yg tersedia dalam
bentuk paket.
• Pada dasarnya sistem informasi eksekutif digunakan oleh para
manager untuk mengakses informai penting dari database
pusat dan jg untuk mengakses data dari luar perusahaan.
Model Sistem Informasi Eksekutif (Model EIS), hubungannya dg
EntIS dan sistem fungsional yg lain serta analisis pengelolaan
EIS pada organisasi
Model EIS
Model Sistem Informasi Eksekutif (Model EIS), hubungannya dg
EntIS dan sistem fungsional yg lain serta analisis pengelolaan
EIS pada organisasi
• Model EIS pd gambar sebelumnya berasal dari dari model EIS
dari Mcleod & Schell.
• Pd model ini dikenali adanya dua bagian yg terpisah antara
database eksekutif dan database central computer yg berisi
data dari seluruh organisasi baik dari sistem informasi
fungsional dg sistem input sistem informasi enterprise maupun
sistem yg mengatur input data dari luar organisasi.
• Data dan informasi yg diterima eksekutif tidak hanya
berbentuk laporan tertulis tetapi jg dapat berbentuk grafik,
tabel maupun gambar.
Model Sistem Informasi Eksekutif (Model EIS), hubungannya dg
EntIS dan sistem fungsional yg lain serta analisis pengelolaan
EIS pada organisasi
• Data berbentuk grafik, tabel maupun gambar tsb dapat dibuat
berlapis2 dimana lapis pertama akan menampilkan gambaran
global dan makin kebawah makin rinci sesuai kebutuhan
manajemen.
• Jadi eksekutif dapat melakukan Drill Down yg memungkinkan
manajer tsb mencari sebab suatu permasalahan, misalnya jika
ditemukan penurunan jumlah penjualan keseluruhan
perusahaan maka dpt dilihat penjualan perdaerah, sehingga
ditemukan daerah mana yg penjualannya menurun serta
produk apa yg menurun penjualannya.
Model Sistem Informasi Eksekutif (Model EIS), hubungannya dg
EntIS dan sistem fungsional yg lain serta analisis pengelolaan
EIS pada organisasi
• Sistem informasi eksekutif dapat diisi dengan sistem
informasi pendukung misalnya sistem pakar yg
berhubungan dg kegiatan kerja eksekutif, ataupun
sistem-sistem lain yg dibeli perusahaan atau
organisasi.
Hubungan EIS Dg Sistem fungsional dan EntIS
• Sistem informasi eksekutif menggunakan data yg berasal dari
sistem informasi fungsional yg berada dalam corporatet
database
• Corporate database bisa berada dlm satu gedung dapat pula
tersebar pada tempat yg berbeda2
• Sistem informasi Enterprise (EntIS) adalah sumber data bagi
sistem informasi yg lain karena sistem ini berisi data
transaksional yg dilakukan oleh perusahaan/organisasi.
• Karena sifatnya yg menyeluruh dan saling terkait maka sistem
informasi enterprise harus diperhatikan keterkaitannya dalam
penyusunan sistem informasi eksekutif.
Analisis Pengelolaan EIS pada Organisasi
• Sistem informasi enterprise akan sangat membantu manajer/eksekutif
untuk memilih data dan informasi yg tersedia dlm perusahaan maupun di
luar perusahaan.
• Banyak kejadian yg menyatakan tidak semua eksekutif setia pada
perusahaan, sehingga tindakan pengamanan harus tetap dilakukan.
• Pengamanan dapat berupa memberi kata sandi pd masing2 eksekutif
sehingga masing2 manager hanya dapat masuk kwilayah data dan
informasi yg menjadi kewenangannya.
• Pengawasan terhadap penyalahgunaan wewenang atau password harus
dimonitor dg ketat dan pelanggaran harus dikenakan sanksi karena
kehilangan data akan berakibat buruk terhadap organisasi.
Rangkuman Modul 4
Rangkuman:
• Sistem informasi eksekutif diperlukan oleh para eksekutif
untuk memonitor penyimpangan yang terjadi dalam
wilayah kerjanya baik dengan memasukkan critical
success factors maupun hal hal penting pada
management by exception. Oleh karenanya sistem ini
dapat dirancang dengan memasukkan sistem pakar dan
sistem penunjang keputusan di dalamnya.
• Dengan adanya perkembangan kemampuan software
maka dapat dirancang sebuah sistem informasi eksekutif
berisi mental models yang diharapkan mampu
memprediksi kemungkinan yang akan terjadi bahkan
mensimulasi kenyataan yang bakal terjadi.
Rangkuman Modul 4
Latihan:
1. Jelaskan arti dari tiap bagian model EIS?
2. Bagaimana model ini dapat bermanfaat bagi para eksekutif?
3. Apa keuntungan yang diperoleh organisasi/perusahaan jika
menggunakan EIS ini dibandingkan dengan tidak menggunakan
sistem ini?
4. Dimanakah keterkaitan antara EIS dengan EntIS dan sistem
fungsional lainnya?
5. Mengapa diperlukan sistem pengaman pada EIS dana bagaimana
pelaksanaanya?
6. Jika terjadi pencurian data, apakah kerugian perusahaan jika
dibandingkan dengan pencurian barang?
Kepustakaan
1. Ali, Hapzi, & Tonny Wangdra, 2010. Techopreneurship, Dalam Perspektif
Bisnis Online, Baduose Media Jakarta
2. Ali, Hapzi, Tonny Wangdra , 2010. Sistem Informasi Bisnis “SI-Bis” Dalam Prospektif Keunggulan Kompetitif, Baduose Media Jakarta.
3. Ali, Hapzi, 2010. Membangun Citra Perbankan Melalui IT & CRM untuk
Meningkatkan Loyalitas Nasabah, Hasta Cipta Mandiri Yogyakarta
4. Ali, Hapzi Ali, 2009. Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi
Informasi, Hasta Cipta Mandiri Yogyakarta
5. Ali, Hapzi Ali, 2008. Pengenalan Komputer, Tuntunan Praktis untuk
Pemula, Hasta Cipta Mandiri Yogyakarta
6. Debby Ratna Daniel, 2005. Wiwik Supratiwi, Sistem Informasi Manajemen,
Universitas Terbuka JakartaMcLeoad, Jr., Raymond & Gearge P. Schell.
Management Infromation System. (terjemahan), Jakarta : PT. INDEKS,
2007. Edisi 10, 2008
7. Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen,
Mengelola Perusahaan Global, Jakarta, Salemba Emappt, Edisi 12, 2008
Definisi
• Sistem Informasi Eksekutif (EIS) adalah
tipe sistem informasi manajemen
dimaksudkan untuk memfasilitasi dan
mendukung informasi dan pembuatan
keputusan kebutuhan dari eksekutif
dengan menyediakan akses mudah ke
baik internal dan eksternal terhadap
informasi yang relevan untuk memenuhi
sasaran-sasaran strategis organisasi.
Hubungan EIS dengan sistem fungsional
dan EntIS
• EIS menggunakan data dari sistem
fungsional
– Data terpusat
– Data tersebar yang dipusatkan secara lojik
• EntIS menyediakan data kepada sistem
fungsional yang bersifat transaksional
Keuntungan EIS
Mudah untuk eksekutif tingkat atas untuk menggunakan, pengalaman komputer luas tidak diperlukan dalam operasi
Menyediakan pengiriman tepat waktu mengenai ringkasan informasi perusahaan
Informasi yang diberikan adalah lebih baik dipahami
Filter data untuk manajemen
Meningkatkan kemampuan pelacakan informasi
Menawarkan efisiensi untuk pengambil keputusan
Kekurangan
Sistem tidak independen
Funsgionalitas terbatas, oleh desain
Informasi yang berlebihan untuk beberapa manajer
Manfaat sulit untuk diukur
Biaya pelaksanaan tinggi
Sistem dapat menjadi lambat, besar, dan sulituntuk mengelola
Perlu proses internal yang baik untuk pengelolaandata
Mungkin menyebabkan kurang handal dan kurangaman nya data
Pengelolaan EIS pada Organisasi
• Eksekutif mendapat akses informasi
berdasarkan wilayah kewenangannya
• Pengamanan dilakukan dengan memberi
password pada tiap eksekutif
Kategori Problema Sistem Pakar secara
umum:
• Interpretasi – membuat kesimpulan atau deskripsi dari sekumpulan data mentah.
• Prediksi – memproyeksikan akibat-akibat yang dimungkinkan dari situasi-situasi
tertentu
• Diagnosis – menentukan sebab malfungsi dalam situasi kompleks yang didsarkan
pada gejala-gejala yang teramati
• Desain – menentukan konfigurasi komponen-komponen sistem yang cocok dengan
tujuan-tujuan kinerja tertentu yang memnuhi kendala - kendala tertentu
• Perencanaan – merencanakan serangkaian tindakan yang akan dapat mencapai
sejumlah tujuan dengan kondisi awal tertentu
• Debugging dan Repair – menentukan dan menginterpretasikan cara-cara untuk
mengatasi malfungsi.
• Instruksi – mendeteksi dan mengoreksi defisiensi dalam pemahaman domain
subyek
• Pengendalian – mengatur tingkah laku suatu environment yangkompleks
• Selection – mengidentifikasi pilihan terbaik dari sekumpulan (list) kemungkinan
• Simulation – pemodelan interaksi antara komponen-komponen sistem
• Monitoring – membandingkan hasil pengamatan dengan kondisi yang diharapkan