SISTEM INFORMASI EXECUTIVE (EIS)

MAKALAH

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Sistem Informasi Manajemen

Yang dibina oleh Bapak Mohammad Arief

Oleh :

Wisnu Dewanto (120413423839)

Yohana Sulistyorini (120413423800)

Yuangga Surya Pahlawan (120413423797)

Yusrin Yutika (120413423826)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

Maret 2014

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pierre Martineau dalam penelitiannya mengenai kelas social di Amerika ,

menemukan perbedaan yang mendasar antara orang kaya dan orang miskin ,

perbedaan yang tidak dapat diukur dengan jumlah uang yang dimiliki atau tidak

dimiliki. Saat kita membahas kebutuhan informasi khusus eksekutif, kita menemukan

bahwa ada perbedaan yang membedakan eksekutif dari para manajer di tingkat yang

lebih rendah. Eksekutif berbeda bukan dalam hal karakteristik pribadi tetapi dalam

hal pekerjaannya dan cara pelaksanaannya.

Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih

tinggi. Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastik dan

manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut.

Sistem Informasi eksekutif (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi

sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan

keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses

terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol

strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk

dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).

Pada makalah ini, akan lebih lanjut dibahas mengenai Sistem Informasi

Executive.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian Sistem Informasi Eksekutif?

2. Apa saja komponen utama EIS?

3. Bagaimana konsep dasar EIS?

4. Apa saja faktor-faktor penentu keberhasilan EIS?

5. Apa perbedaan SIM, DSS dan EIS?

BAB II

ISI

2.1 Sistem Informasi Executive (EIS)

Menurut Laudon (1994,p8) sistem informasi adalah sekumpulan komponen

yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan

mendistribusikan informasi untuk membantu seorang manajer dalam mengambil

keputusan dalam pengontroloan, pengkoordinasian, penganalisaan masalah dan

penanggulangan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi.

Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang

bagi para manajer pada tingkat perencanaan strategis (Arief, 2009:286). Kata

‘eksekutif’ berasal dari bahasa Inggris to executive yang artinya menjalankan atau

melaksanakan. Istilah eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan manajer yang

berada pada level atas suatu struktur organisasi, yang mempunyai pengaruh kuat

pada organisasi. Pengaruh ini dilakukan melalui penentuan rencana strategis dan

penerapan kebijakan perusahaan.

Para eksekutif sebagai perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu

sistem informasi yang disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap

informasi-informasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa

merencanakan dan mengambil keputusan yang tepat dan cepat demi kelangsungan

dan perkembangan bisnis perusahaan jangka panjang, apalagi dalam model kondisi

ekonomi yang akan mengarah ke globalisasi.

Vertikal Informasi

Vertikal informasi adalah informasi yang mengalir ke atas, informasi yang

menjelaskan tentang data-data operasional bisnis, yaitu data dari transaksi di dalam

organisasi. Perusahaan menggunakan data transaksi ini untuk melihat seberapa jauh

target, apakah tujuan organisasi sudah tercapai apa belum.

Contoh laporan penjualan, laporan produk-produk yang tidak sesuai dengan

target, laporan produk-produk yang tidak laku. Dari laporan ini dapat dilakukan oleh

strategi, melakukan push marketing ataupun menghentikan produk yang tidak laku,

tidak diminati oleh konsumen.

Ciri-ciri Sistem Informasi untuk Eksekutif (EIS) :

1. Mampu memperlihatkan masalah dan peluang potensial

2. Membantu knowledge worker mengapa masalah dan peluang itu muncul

3. Membantu menemukan strategi untuk memecahkan masalah atau

memanfaatkan peluang tersebut

EIS adalah sistem informasi manajemen yang sangat interaktif dan dikombinasikan

dengan DSS dan AI untuk:

1. Mengidentifikasikan peluang dan masalah,

2. Mampu menyajikan informasi dari berbagai sudut pandang dan memberikan

peluang memperbanyak gambaran untuk memperbaiki pemahaman,

3. Menyediakan tools untuk menganalisa lebih dalam peluang dan masalah

sehingga menemukan strategi.

Kemampuan umum yang harus dimiliki:

1. Memanfaatkan data werehouse

2. Kemampuan drill down

3. Menampilkan data yang luwes

4. Identifikasi staff yang bertanggungjawab atas informasi tertentu

5. Menggunakan tools dari DSS dan AI

6. Akses untuk berbagai informasi

Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggungjawab yang sangat besar dan

berat dalam usahanya mengendalikan dan mengemudikan organisasi yang

dipimpinya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang eksekutif sehari-hari

adalah:

Memberikan visi

Membuat keputusan

Mendiagnosa dan memecahkan masalah

Melaksanakan negoisasi

Menyadarkan dan meyakinkan bawahan

Karakteristik EIS

Suatu penerapan EIS yang berhasil akan meminimalkan penggunan laporan-laporan

hard-copy, namun tetap memberikan informasi-informasi yang paling mutakhir

kepada eksekutif. Dengan EIS, informasi yang kualitatif dapat diperoleh tanpa

penggunaan banyak kertas.

2.2 Komponen Utama SIE

Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sebagai berikut:

1. Sarana Presentasi Informasi yang memiliki fungsi untuk:

a. Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)

Menyajikan ringkasan informasi yang paling detail ke bawah secara rinci

dan interaktif langsung di monitor dengan menggabungkan dua teknologi

informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan yang dinamis. Dalam

implementasi Sistem Informasi Eksekutif langsung memasuki pelaporan

global, tetapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih

rinci, maka drill down ini dapat dimanfaatkan.

b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)

Memberikan informasi tentang perbedaan informasi yang perlu

diperhatikan dan tidak. Dengan trend monitoring eksekutif dapat melihat

informasi yang paling berkaitan dan berurutan sesuai waktunya

(kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend

yang berlaku.

c. Laporan pengecualian (Exception Report)

Menyajikan informasi tentang penyimpanan standart yang telah terjadi.

Laporan ini dibuat secara dinamis dengan menggunakan model yang ada

dibentuk parameter-parameter yang dapat secara flexibel bergerak sesuai

parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif ecara

otomatis untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa

semua masalah dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu

menelusuri sendiri setiap detail laporan untuk mengetahui adanya suatu

penyimpangan.

d. Multimedia analisa

Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan

keputusan dengan berbagai sudut pandang.

2. Sarana pembentukan keputusan (Decision Support System), yang dapat

membantu eksekutif dalam:

a. Menjelaskan dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi.

b. Membentuk suatu model sistem

c. Melihat hal-hal yang mungkin bersifat subyektif dari informasi yang

diterimanya.

3. Sarana sistem pemerintahan secara multi dimensi (Multi Dimension Query)

dan Multi Dimensi dengan Time Series Data.

Tujuannya:

a. Informasi database dibentu menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi,

… n dimensi)

b. Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri

tertentu (Time Series).

c. Mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan karena

informasi sudah dalam bentuk Matriks dan per periodik waktu.

2.3 Konsep-konsep Dasar Manajemen EIS

Konsep EIS dibangun atas konsep dasar manajemen. Konsep-konsep yang akan

dibahas adalah Critical Succes Factors (CFSs) atau faktor-faktor penentu

keberhasilan.

Manajemen by Exception

Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan

management by exception yaitu perbandingan antara kinerja yang

dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS bisa

mengidentifikasikan perkecualian-perkecualian secara otomatis dan

membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

Mental Models

Peranan utama EIS adalah membuat sintesa atau menyarikan data dan

informasi bervoume besar untuk meningkatkan kegunaanya. Pengambilan

sari ini sering disebut pemantapan informasi (information compression) dan

menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.

Critical Succes Factors (CSFs)

Metode CFS ini cocok digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi

tingkat strategis yaitu khususnya pada waktu mengembangkan sistem

pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan sejumlah kecil tujuan-

tujuan operasional yang mudah di identifikasikan, dibentuk oleh industri,

perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan lingkungan yang dapat

mempengaruhi keberhasilan perusahaan atau organisasi.

Analisa CFSs dapat memberikan 2(dua) dampak bagi seorang eksekutif, yaitu:

1. Memberikan eksekutif untuk memfokuskan kegiatan mereka pada hal-hal

yang sangat penting

2. Membantu eksekutif untuk berfikir melalui informasi yang dibutuhkan.

Ini yang menolong perencanaan sistem informasi dalam

mengidentifikasikan informasi kritis dan menyediakan bagi eksekutif

yang membutuhkan.

CFSs terbagi atas 2 yaitu CSFs internal dan CSFs eksternal. CSFs internal

berhubungan dengan kegiatan yang terjadi dalam perusahaan, seperti meningkatkan

kualits produk atau menurunkan biaya persediaan. Sedangkan CFSs eksternal

berhubungan dengan faktor-faktor yang ada diluar perusahaan tetapi berpengaruh

terhadap perusahaan.

Ada 3 hal penting yang perlu diperhatikan didalam CFSs ini yaitu:

1. Informasi kritis (Critical Information)

Untuk melakukan penelusuran terhadap CFSs, maka informasi yang

berhubungan dengan CFSs tersebut harus tersedia. Daftar informasi yang

kritis tersebut dibuat pada saat analisis CFSs dilakukan. Beberapa informasi

tersebut adalah informasi yang berasal dari internal, sejumlah informasi

lainnya bisa di ekstrak dari database sistem informasi yang ada/berjalan.

2. Asumsi kritis (Crtical Assumption Set)

Asumsi-asumsi kritis yang diberikan dapat berubah berdasarkan kondisi atau

keadaan tertentu. Yang termasuk di dalam asumsi kritis seperti asumsi

tentang kegiatan kompetisi, perkiraan harga minyak beberapa waktu

mendatang, inflasi, keefektifan dari intensif, kreasi pelanggan terhadap

produk baru, faktor-faktor politik dan kecenderungan modal.

3. Keputusan kritis (Critical Decision)

Sekumpulan keputusan yang secara khusus bersifat kritis dalam menjalankan

suatu perusahaan. Kebanyakan keputusan kritis ini dugunakan sebagai dasar

untuk membangun suatu Pendukung Keputusan (Decision Suport System).

Sebagaimana tujuan bisnis, CFS selalu berubah setiap waktu. Hal ini berimplikasi

pada perubahan kebutuhan sistem informasi dan prioritas aktivitas manajemen.

Sehingga dalam kurun waktu yang relatif pendek CFS suatu organisasi harus segera

ditinjau ulang oleh pihak manajemen seiring dengan perubahan pada kondisi internal

maupun eksternal organisasi.

2.4 Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS

Faktor-faktor penentu keberhasilan dari EIS menurut Rockart & DeLong

(MCLeod, 1996, p174-175) antara lain adalah :

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen

Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor

eksekutif EIS dengan mendorong penerapan. Usaha EIS yang paling berhasil

adalah yang pemakai petamanya adalah puncak eksekutif.

2. Sponsor operasi

Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk mencuahkan

banyak waktu untuk penerapan. Tugas itu harus diberikan kepada eksekutif

tingkat puncak lain, seperti wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerja

sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan

bahwa pekerjaan itu telaksana.

3. Staf jasa informasi yang sesuai

Harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi

informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem ini. Area

teknologi informasi yang dapat diterapkan meliputi komunikasi data,

database, dan grapichal user interface.

4. Teknologi informasi yang sesuai

Para penerap EIS seharusnya tidak berlebihan dan memasukkan perangkat

keras atau perangkat lunak yang tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana

mungkin dan haus memberikan tepat seperti yang eksekutif inginkan tidak

lebih dan tidak kurang.

5. Manajemen data

Tidak cukup hanya menampilkan informasi. Eksekutif harus mengetahui

seberapa mukhtahir data itu. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis

data. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada

manajer data atau keduanya.

6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis

Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-

masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh

teknologi informasi.

PRODUK HARGA DISTRIBUSI PROMOSI

CFS Internal

ProdukBerkualitas Eksport Adanya tailor Made product

Harga bersaing sesuai dengan mutu produk

Jangkauan distribusi luas dengan sarana yang mendukung

Pengenalan demo produk

Pemberian sampel produk secara gratis

PEMASOK PEMBELI PENDATANG BARU

PRODUKPENGGANTI

CFS Eksternal

Pemasok utama bahan baku dari group sendiri

Ketergantungan pembeli dengan adanya tailor made product

Mutu produkYang sudah dikenal menjadi hambatan bagi pendatang baru

Produk memiliki kandungan yang rendah kolesterol

Model EIS

Database

Kotak Pos

KoleksiSoftware

MenyediakanInformasi

PerusahaanBerita,Penjelasanmutakhir

DatabaseEksekutif

KomputerPersonal Permintaan

Informasi

DaDd Data dan Informasi Eksternal

Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer PC.

Dalam perusahaan besar, komputer PC tersebut dihubungkan dengan komputer yang

mempunyai kapasitas memory dan data besar dan kelengkapan akses secara cepat.

Komputer eksekutif itu secara langsung berfungsi sebagai executive worstation dan

dilengkapi dengan penyimpanan sekunder dalam bentuk hardisk yang menyimpan

data eksekutif. Database eksekutif ini menyimpan data dan informasi yang telah

diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan.

Seorang eksekutif bisa memilih dari menu untuk menghasilkan layar yang

telah disusun sebelumnya (performatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil

pemrosesan. Sistem ini juga memungkinkan pemakai menggunakan sistem pos

elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan (informasi

eksternal). Dan disini dibutuhkan personil pendukung EIS yang memasukkan berita

terbaru dan penjelasan informasi.

Workstation Eksekutif

Ke Workstation eksekutif lain Ke Workstation eksekutif lain

2.5 Perbedaan Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung

Keputusan (DSS)/DSS dengan Sistem Informasi Eksekutif (SIE).

Secara prinsip Sistem Informasi ksekutif dimana EIS dirancang untuk

membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap

perencanaan strategis di masa yang akan datang. Sedangkan SIM merupakan sistem

yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam

menjalankan fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan

menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung

Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang

dirancang untuk mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan.

Akan semakin banyak pengguna komputer yang akan semakin mengenal DSS

karena sistem ini dikembangkan sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah

sampai bawah dan analisis sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung

keputusan dari tingkat menengah keatas, sedangkan EIS berkonsentrasi pada tingkat

manajemen paling atas.

Kelebihan Kelemahan Mudah untuk digunakan eksekutif

tingkat atas Pengoperasian tidak

membutuhkan pengetahuan komputer yang ekstensif

Menyediakan informasi summary perusahaan secara tepat waktu

Menyediakan pemahaman yang lebih beik terhadap informasi

Menyaring data untuk manajemen waktu yang lebih baik

Menyediakan sistem untuk tracking informasi yang semakin meningkat

Fungsi yang tebatas Tidak bisa melakukan

perhitungan yang kompleks Sulit untuk mengkuantifikasikan

manfaat dari implementasi SIE Bisa mengakibatkan kelebihan

informasi bagi banyak eksekutif Sistem bisa menjadi terlalu besar

untuk dikelola Sulit dalam menjaga data tetap

mutakhir Data input requirement tambahan

seringkali kurang diperhitungkan Memberikan masalah data

security

Hubungan Antar Sistem satu Sama Lainnya: Integrasi

TransactionProcessing Systems

(TPS)

Management Systems (DSS)

Knowledge Systems

(KWS atau OAS)

Management Systems (MIS)

aaAFEksekutive Support Systems (ESS)

TPS adalah tipe yang merupakan pusat data untuk sistem lainnya. Dalam

kenyataanya manajer melaksanakan kebutuhan integrasi antar level untuk

mengoperasikan bisnis. Kebanyakan sistem dibuat dalam isolasi dari sistem lainnya.

Organisasi tidak dapat membangun sistem pada satu waktu untuk keseluruhan.

Sistem kadang tidak dapat berintegrasi dimana mereka membutuhkannya.

Situasi ini menyebabkan kendala (botleneck) dan tidak efisien di dalam perusahaan

yang berhubungan dengan aktifitas bisnis. Kadang suatu organisasi harus

menghitung a massive effort untuk mengintegrasikan sistem.

BAB III

KESIMPULAN

1. Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi

para manajer pada tingkat perencanaan strategis. Para eksekutif sebagai

perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang

disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap informasi-

informasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa merencanakan dan

mengambil keputusan yang tepat dan cepat.

2. Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sarana

presentasi informasi, sarana pembentukan keputusan dan sarana sistem

pemerintahan multi dimensi.

3. 3 hal penting yang perlu diperhatikan dalam CFSs adalah informasi kritis,

asumsi kritis dan keputusan kritis.

4. Faktor-faktor penentu keberhasilan EIS antara lain sponsor eksekutif yang

mengerti dan berkomitmen, sponsor operasi, staff jasa informasi yg sesuai,

teknologi informasi yang sesuai, manajemen data dan kaitan yang sesuai dengan

tujuan bisnis.

5. EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan

pemantauan terhadap perencanaan strategis di masa yang akan datang.

Sedangkan SIM merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan

membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan,

pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporan-

laporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk

mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan.

DAFTAR RUJUKAN

Arief, M. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jurusan Manajemen Fakultas

Ekonomi Universitas Negeri Malang

Siagian, S. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara

Universitas Negeri Malang, 2010. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah: Skripsi, Tesis, Disertasi, Artikel, Makalah, Tugas Akhir, Laporan Penelitian. Edisi kelima. Malang: Universitas Negeri Malang.