SISTEM INFORMASI MANAJEMENT

TUGAS INDIVIDU

SISTEM INFORMASI MANAGEMENTPengertian SIA, Pengertian system, dan Sub System

Disusun Oleh :

NAMA                      :       ADETHIA JULIANA

NIM                          :       43216120148

BIDANG STUDI     :       S1-AKUNTANSI

UNIVERSITAS MERCU BUANA

TAHUN PELAJARAN 2017/2018

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta

karunia-Nya kepada kami sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan artikel ini dalam

bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan

sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam menggunakan

Bahasa Indonesia sebagai bahasa pemersatu.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan

saran dari semua pihak yang bersifat membangun kami harapkan demi kesempurnaan Artikel

ini.

Akhir kata, saya sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan

dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa

meridhai segala usaha kita. Amin.

 

                                                                                              

 

 Jakarta, September 2018

 

                                                

                                                Penyusun

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Sebagai seorang manajer, anda perlu tahu mengenai hubungan antar organisasi, sistem

informasi, dan strategi bisnis. Anda perlu memahami bagaimana memanfaatkan sistem

informasi secara strategis dan bagaimana sistem bisa membantu anda membuat keputusan

secara lebih baik. Bab ini memperkenalkan ciri-ciri dari organisasi yang perlu anda pahami

saat anda mendesain, membangun, dan menjalankan sistem informasi manajemen.

Selanjutnya, kita mengulas masalah-masalah yang dihadapi perusahaan dari kompetensi dan

berbagai macam cara sistem informasi memberikan keuntungan yang kompetitif.

1.2  Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas penulis membatasi pembahasan dalam Artikel ini dengan

merumuskan masalah dalam penulisan Artikel ini antara lain sebagai berikut:

1. Apa yang di maksud dengan Pengertian Sistem Informasi ?

2. Apa yang di maksud dengan Pengertian Sistem Informasi Manajement ?

3. Apa saja proses Manajement sebagai aktivitas ?

4. Apa saja struktur oraganisasi dalam Sistem informasi ?

5. Apa saja tujuan umum dari Sistem Informasi manajement ?

1.3 Tujuan Dan Manfaat

Adapun tujuan dan manfaat dari penulisan artikel ini adalah :

1. Untuk mengetahui Pengertian Sistem Informasi

2. Untuk mengetahui Pengertian Sistem Informasi Mananjement

3. Untuk memahami SIA dala proses manajement sebagai aktivitas

4. Untuk memahami tentang struktur organisasi dalam SIA

5. Untuk memahami tujuan utama dari SIA

BAB 2

PEMBAHASAN

Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi,Sia

1.1 Organisasi dan Sistem Informasi

Sistem informasi dan organisasi memiliki hubungan yang saling terkait satu sama

lain. Sistem informasi harus selalu disesuaikan dengan organisasi. Organisasi harus mampu

mengoptimalkan sistem informasi sehingga mendapatkan keuntungan dari teknologi-

teknologi yang ada. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sanat dipengaruhi

oleh faktor mediasi, yaitu lingkungan, kultur, struktur, prosedur baku, proses bisnis, politik,

keputusan manajemen, dan peluang. Manajer harus mampu memahami sistem informasi,

karena sangat akan mempengaruhi kehidupan organisasi. Manajer perlu memilih sistem apa

dan bagaimana yang akan dibangun didalam organisasi.

Organisasi (definisi teknis) adalah struktur sosial formal yang stabil yang memiliki

sumber-sumber berasal dari lingkungan untuk diproses sehingga menghasilkan output.

Organisasi (definisi bhavioral) adalah sekumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung

jawab yang harus diseimbangkan selama periode tertentu melalui konflik dan resolusi

konflik. Organisasi (perusahaan) menransformasi input-input ini menjadi produk dan jasa

didalam fungsi produksi. Produk dan jasa kemudian dikonsumsi oleh lingkungan dan

dikembalikan lagi sebagai input. Sebuah organisasi kelangsungan kegiatannya akan lebih

stabil dibandingkan sebuah kelompok.

2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem informasi yang digunakan oleh

organisasi untuk mengelola semua transaksi yang mendukung fungsi manajemen, dan dapat

berguna untuk pengambilan keputusan. Atau sistem informasi manajemen yaitu sistem

informasi yang menghasilkan Output dengan masukan Inputdan berbagai proses lainnya yang

hasilnya dibutuhkan untuk tujuan tertentu dalam kegiatan manajemen.

Sistem informasi manajemen sering sekali disingkat dengan SIM, hasil dari SIM

umumnya selalu menjadi pertimbangan untuk mengambil suatu keputusan dalam sebuah

organisasi. Dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen, berbagai macam pekerjaan

yang ada hubungannya dengan analisis manajemen selalu dapat diselesaikan dengan cepat.

Sistem Informasi Manajemen dapat berjalan secara baik jika didukung dengan teknologi yang

canggih, sumber daya manusia yang berkualitas dan komitmen organisasi. Sistem Informasi

Manajemen sangat berguna untuk mendukung fungsi manajemen, operasional dan

pengambilan suatu keputusan.

3.1 Kegiatan SIM

Kegiatan SIM juga dapat mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan dan

sangat penting untuk kelangsungan perusahaan. Jadi perusahaan harus memiliki komitmen

untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen, supaya berbagai proses pada perusahaan

termasuk proses produksi dapat berjalan dengan baik dan tentunya dapat memberikan

keuntungan juga.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen dapat berguna

bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui berbagai macam kebutuhan

informasi yang dibutuhkannya misalnya dengan mengetahui berbagai kegiatan pada masing-

masing tingkatan manajemen dalam organisasi dan tipe keputusan yang bisa diambil untuk

menyelesaikan permasalahan. Dapat dikatakan bahwa dibentuknya sistem informasi

manajemen atau SIM pada suatu perusahaan yaitu supaya manajemen dapat memiliki

berbagai informasi bermanfaat yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

4.1 CONTOH KASUS SISTEM INFORMASI MANAJEMAN

KOKOH INTI AREBAMA

Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan

bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Dalam tahun pertamanya, perusahaan telah

berhasil mengembangkan bisnisnya dengan pesat didukung oleh jaringan distribusi yang kuat

di 14 kota di Indonesia. Selama tahun 2004, perusahaan telah mendistribusikan produk-

produk bahan bangunan kepada sekitar 2.500 outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah

satu prinsipal terbesar perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini

memenangkan ICSA Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh Inti

Arebama berencana menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di akhir tahun nanti

dan target menjadi 20 cabang di 20 kota pada tahun 2006 mendatang. Dengan penambahan

jumlah cabang diharapkan perusahaan dapat melayani sekitar 2.940 outlet pada akhir tahun

ini dan sebanyak 3.500 di tahun 2006. Sebagai salah satu pemain di industri bahan bangunan,

PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang

memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA

menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi

distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti

sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan

efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses

bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.

Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia,

PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa

memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi

manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI

yang hendak diterapkan. Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking

ke perusahaan sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah

Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan

Microsoft). Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari

Microsoft. Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap

relatif lebih mudah digunakan (user-friendly). PT KIA memutuskan mengimplementasikan

sistem teknologi informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions –

Axapta untuk menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta

yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi

serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti

Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat

mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.

Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu kunci sukses untuk bisa

unggul dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu semua, plus segala kemudahan dari

Microsoft. Microsoft Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi

terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management,

distribution, project accounting, customer relationship management, human resources

management, sampai business analysis. Istimewanya, karena menggunakan platform

Microsoft, solusi ini amat mudah  diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya,

umpamanya Microsoft Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya pun mirip aplikasi Microsoft

pada umumnya.  Jika dibanding solusi sejenis lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel dan

mudah dimodifikasi. Hal ini sangat penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya

sistem prosedur kerja dan pemasukan data yang sudah biasa dilakukan sebelumnya tak perlu

mengalami perubahan berarti. Dari sisi investasi, jelas lebih efisien buat perusahaan.

Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi berbasis concurrent, maksudnya customer

hanya membeli lisensi sejumlah klien yang terhubung ke server pada saat yang bersamaan.

Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer, namun pada saat yang bersamaan hanya ada

20 komputer yang terhubung ke server Axapta, maka perusahaan ini hanya perlu membeli 20

buah lisensi, bukan 500 buah. Apalagi Microsoft Axapta hanya memerlukan satu atau dua

buah server dengan konfigurasi standar berbasis Microsoft Windows Server. Lalu untuk

komputer klien juga tidak memerlukan spesifikasi khusus karena Microsoft Axapta masih

keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word, Excel, dan Power Point.

Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi ini juga sangat scalable-

solusi yang sangat mudah diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna mendukung

perkembangan perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta merupakan solusi

global yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan yang menggunakan bahasa atau mata

uang yang berbeda. Implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai

dilakukan pada Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem

logistik Kokoh dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta

mengintegrasikan cabang-cabang. Dan hanya dalam rentang tiga bulan, implementasi sudah

kelar (go live). Total investasi yang mencapai US$ 500 ribu. Itu sudah termasuk biaya

pembelian hardware, software dan lisensi. Sejak awal implementasi, PT KIA sudah

mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat migrasi sistem. Upaya pendekatan

yang dilakukan, antara lain: manajemen memberikan dukungan top-down dan penuh ke

semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi

sebelum dilakukan pelatihan untuk end user, serta berbagi informasi dengan melakukan demo

aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.

Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk koneksi dari cabang

seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta (VPN-IP). Semua koneksi

disentralisasi pada dua terminal server yang ada di kantor pusat. Terminal server ini

menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi. Sementara data disimpan di

server database, yang secara fisik terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk koneksi para

user yang ada di kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu

dan dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor

pemakaian sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu, semua transaksi

apa pun – seperti penjualan, pembelian, inventori dan pencatatan keuangan – bisa dilakukan

melalui sistem secara real time.

PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management System

(WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses

penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa

diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter

dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos

angkut dan biaya lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang. Setiap hari diusahakan

tidak ada DO yang belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan

kata lain, untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya

harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse.

Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk kemudian

ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian

Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.

Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari

tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil

mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :

1. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih

efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat

diproses dengan lebih cepat.  Selain itu lebih menghemat waktu karena semua

hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan

para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki

kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang ada.

2. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru, 

manajemen lebih mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil

terkait dengan perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor

cabang, kantor pusat dapat segera mendapatkan informasi dan memproses pemesanan

tersebut.

3. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan

kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru,

PT KIA dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk

mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang

baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan.

 

Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan

kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti

PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan Pertimbangannya,

selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap relatif lebih mudah

digunakan (user-friendly). PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi

informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions – Axapta untuk

menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat

fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta

menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti

Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat

mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.

Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu kunci sukses untuk bisa

unggul dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu semua, plus segala kemudahan dari

Microsoft. Microsoft Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi

terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management,

distribution, project accounting, customer relationship management, human resources

management, sampai business analysis. Istimewanya, karena menggunakan platform

Microsoft, solusi ini amat mudah  diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya,

umpamanya Microsoft Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya pun mirip aplikasi Microsoft

pada umumnya.  Jika dibanding solusi sejenis lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel dan

mudah dimodifikasi. Hal ini sangat penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya

sistem prosedur kerja dan pemasukan data yang sudah biasa dilakukan sebelumnya tak perlu

mengalami perubahan berarti. Dari sisi investasi, jelas lebih efisien buat perusahaan.

Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi berbasis concurrent, maksudnya customer

hanya membeli lisensi sejumlah klien yang terhubung ke server pada saat yang bersamaan.

Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer, namun pada saat yang bersamaan hanya ada

20 komputer yang terhubung ke server Axapta, maka perusahaan ini hanya perlu membeli 20

buah lisensi, bukan 500 buah. Apalagi Microsoft Axapta hanya memerlukan satu atau dua

buah server dengan konfigurasi standar berbasis Microsoft Windows Server. Lalu untuk

komputer klien juga tidak memerlukan spesifikasi khusus karena Microsoft Axapta masih

keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word, Excel, dan Power Point.

Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi ini juga sangat scalable-

solusi yang sangat mudah diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna mendukung

perkembangan perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta merupakan solusi

global yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan yang menggunakan bahasa atau mata

uang yang berbeda. Implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai

dilakukan pada Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem

logistik Kokoh dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta

mengintegrasikan cabang-cabang. Dan hanya dalam rentang tiga bulan, implementasi sudah

kelar (go live). Total investasi yang mencapai US$ 500 ribu. Itu sudah termasuk biaya

pembelian hardware, software dan lisensi. Sejak awal implementasi, PT KIA sudah

mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat migrasi sistem. Upaya pendekatan

yang dilakukan, antara lain: manajemen memberikan dukungan top-down dan penuh ke

semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi

sebelum dilakukan pelatihan untuk end user, serta berbagi informasi dengan melakukan demo

aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.

Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk koneksi dari cabang

seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta (VPN-IP). Semua koneksi

disentralisasi pada dua terminal server yang ada di kantor pusat. Terminal server ini

menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi. Sementara data disimpan di

server database, yang secara fisik terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk koneksi para

user yang ada di kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu

dan dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor

pemakaian sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu, semua transaksi

apa pun – seperti penjualan, pembelian, inventori dan pencatatan keuangan – bisa dilakukan

melalui sistem secara real time.

PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management System

(WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses

penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa

diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter

dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos

angkut dan biaya lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang. Setiap hari diusahakan

tidak ada DO yang belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan

kata lain, untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya

harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse.

Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk kemudian

ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian

Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.

Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari

tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil

mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :

Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih

efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses

dengan lebih cepat.  Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara kantor

pusat dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih

ringan karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data

– data perusahaan bangunan terbesar di Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM

dengan dukungan TI sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam

hal pelayanan bagi para customer. Selain itu, SIM dengan dukungan TI akan memudahkan

tugas manajemen dalam mengatur perusahaan. Tanpa adanya SIM, perusahaan yang

bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang maksimal bagi para customer.

Kemungkinan terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar.

Penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah

keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut,

perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi semakin lancar.

PERTANYAAN STUDI KASUS

1. Apakah manfaat bisnis dari menggunakan teknologi informasi untuk membangun

hubungan pelanggan strategis bagi PT. Kokoh Inti Arebama ? Apa manfaat bisnis

untuk pelanggan mereka?

2. Penggunaan strategis mana dari teknologi informasi yang dibahas dalam bab ini dan

dirangkum dalam Gambar 2.3 dan 2.5 yang menurut anda diterapkan dalam kasus ini?

Jelaskan alasan pilihan anda.

3. Bagaimana perusahaan lain memperoleh manfaat dari penggunaan TI untuk

membangun hubungan pelanggan strategis?

 

PENYELESAIAN

1. PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan

yang memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT

KIA menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung

ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti

Arebama rela mengganti sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal

ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap

pelanggan dengan mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing

tinggi di industri.

Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di

Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk

menentukan SIM yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta

informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen.

PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi

terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions – Axapta untuk

menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta

yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang

terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses

bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time

tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan

lebih mudah, cepat dan akurat.

2. INOVATIF

Menciptakan produk dan layanan baru yang menyertakan komponen TI

Mengembangkan pasar baru yang berbeda atau ceruk pasar baru dengan bantuan

TI

Membuat perubahan radikal bagi proses bisnis dengan TI yang secara dramatis

memotong biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi, atau layanan pelanggan

(customer service) atau memperpendek waktu ke pasar.

Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari

tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil

mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :

1. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih

efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat

diproses dengan lebih cepat.  Selain itu lebih menghemat waktu karena semua

hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan

para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki

kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang ada.

2. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru, 

manajemen lebih mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil

terkait dengan perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor

cabang, kantor pusat dapat segera mendapatkan informasi dan memproses pemesanan

tersebut.

3. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan

kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru,

PT KIA dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk

mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang

baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan.

Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan

kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti

PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di

Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan

untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain

itu, SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur

perusahaan. Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan

pelayanan yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan

pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen

berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan

adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan

proses manajemen menjadi semakin lancar.

3. Teknologi Informasi sudah umum dan sistematis.setiap bisnis tunggal dapat

memperoleh manfaat dari penggunaan TI untuk membangun hubungan

strategis terhadap pelanggan. Pelanggan adalah aset yang paling penting untuk setiap

organisasi bisnis sehingga mereka perlu mempersiapkan diri dengan pemeliharaan

yang tinggi dan fasilitas pelayanan untuk menjaga pelanggan mereka. Dengan

menggunakan Teknologi Informasi dalam manajemen hubungan pelanggan yang

strategis mereka dapat memastikan efisiensi dan efektivitas sesuai dengan harapan

pelanggan mereka, menghemat biaya dan waktu pelanggan mereka serta

meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka. Membuat pelanggan senang dan

puas, Sehingga organisasi dapat menggunakan TI untuk menyediakan fasilitas

layanan yang nyaman kepada pelanggan bersama dengan informasi yang akurat dan

fakta tentang produk dan layanan organisasi.

Peningkatan kualitas informasi yang diberikan dan penurunan biaya manajemen

informasi.

Hal ini dapat membuat pelanggan yakin dan percayaterhadap organisasi. Dan

organisasi memiliki manfaat untuk menjaga konsumen dan profitabilitas yang lebih

tinggi karena manajemen informasi yang efisien.

Waktu dan peningkatan produktivitas.

Organisasi dapat menghemat waktu untuk menemukan sesuatu yang keluar dari

kekacauan dan pelanggan dapat menikmati fasilitas lokasi cepat dan solusi dari

masalah mereka.

Pengembangan paket layanan produktif dan user-friendly. Ini bermanfaat

bagi pelanggan dan organisasi dalam hal profitabilitas dan produktivitas. 

Ciri-ciri Organisasi :

1. Rutinitas dan Proses Produksi

Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk

proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan untuk memproduksi barang

dan untuk merubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi.

2. Politik Organisasi

Orang-orang yang memiliki sudut pandang yang berbeda mengenai sumber daya,

penghargaan, dan hukuman yang diberikan kepada baik karyawan maupun manajer di dalam

setiap organisasi.

3. Budaya Organisasi

Adalah seperangkat asumsi proses bisnis dalam menciptakan nilai dengan kekuatan pengikat

yang kuat yang menghambat konflik politik dan mendorong  yang sama, perjanjian pada

prosedur, dan praktik yang umum.

4. Lingkungan Organisasi

Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan

membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi

lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan.

5. Struktur Organisasi

Misal birokrasi professional, yaitu organisasi berbasis pengetahuan dimana barang dan jasa

bergantung pada keahlian dan pengetahuan professional. Contohnya seperti firma hukum,

sistem sekolah, rumah sakit.

Definisi teknis dan behavioral dari organisasi tidaklah saling kontradiksi. Sebaliknya,

masing-masing saling melengkapi. Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaimana

beribu-ribu perusahaan dalam pasar yang kompetitif mengkombinasikan modal, tenaga kerja,

dan teknologi informasi, sementara model behavioral membawa kita masuk kedalam masing-

masing perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kerja internal

organisasi.

Tujuan Umum SIM :

Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,

produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,

pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu

memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara

menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi

suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi

dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan,

pengendalian dan pengambilan keputusan).

Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah

aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan

mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana

dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus

memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana

mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan

tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan

proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara

perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan

metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang

dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Stuktur Organisasi

Semua organisasi memiliki bentuk atau stuktur. Klasifikasi Mintzbegt(1979)

menunjukkan lima jenis struktur organisasi: struktur wirausaha, birokrasi mesin, birokrasi

dengan divisi, birokrasi professional, adhocracy. Pada perusahaan wirausaha kecil anda akan

sering menemukan sistem yang dirancang dengan buruk yang dikembangkan terburu-buru

yang sering melebihi kegunaannya dengan cepat. Pada rerusahaan multidivisi yang besar

yang beroperasi pada rarusan lokasi anda akan sering menemukan bahwa tidak terdapat satu

sistem informasi tunggal yang terintegrasi, tatapi justru setiap divisi memilik perangkat

sistem informasinya sendiri.

Ciri-ciri lain Organisasi

Organisasi memiliki tujuan yang menggunakan sarana yang berbeda untuk

mencapainya. Beberapa organisasi memiliki tujuan yang koersif (misalnya sebagai penjara)

lainnya memiliki tujuan manfaat (missal untuk bisnis). Yang lainnya lagi memiliki

tujuannormatif (universal, kelompok religious). Organisasi juga melayani kelompok yang

berbeda atau memiliki anggota yang berbeda,beberapa menguntungkan anggotanya, yang

lainnya menguntungkan klien, pemegang saham atau masyarakat.

1. Fitur-Fitur Umum Organisasi

Organisasi mengatur tenaga ahli dalam sebuah struktur hierarki otoritas dimana setiap

orang bertanggung jawab terhadap seseorang dan otoritas terbatas pada tindakan-tindakan

tertentu. Otoritas dan tindakan masih dibatasi lagi oleh aturan-aturan atau prosedur-prosedur

abstrak yang diinterpretasikan dan diterapkan untuk kasus-kasus tertentu. Aturan-aturan ini

menciptakan sistem pengambilan keputusan bersifat netral dan universal, setiap orang

diperlakukan sama. Organisasi berusaha menyewa dan mempromosikan karyawan

berdasarkan kualifikasi teknis dan profesionalisme. Organisme menerapkan prinsip efesiensi,

menghasilkan keuntungan  sebesar-besarnya dengan menggunakan usaha seminim mungkin.

Menurut Weber, birokrasi bersifat umum karena merupakan bentuk yang paling efisien dari

organisasi. Para ahli lainnya memberi tambahan atas pendapat Weber, mengidentifikasi fitur-

fitur tambahan dari organisasi. Semua organisasi mengembangkan prosedur standar

pengoperasian, politik, dan kultur.

1. Prosedur Standar Pengoperasian

Organisasi yang bertahan selama satu periode waktu tertentu menjadi sangat efisien,

menghasilkan jumlah produk dan jasa terbatas dengan mengikuti aturan-aturan standar.

Aturan-aturan rutinitas standar ini dikumpulkan menjadi aturan-aturan, prosedur, dan praktik-

praktik yang seksama dan rasional yang disebut prosedur standar pengoperasian (PSP) yang

akan dikembangkan untuk dapat mencakup semua situasi yang mungkin dihadapi.  Prosedur

standar pengoperasian sangat membantu mempertahankan efisiensi organisasi modern.

Perubahan apapun dalam PSP memerlukan usaha organisasi yang besar.

2. Politik Organisasi

Para anggota organisasi menduduki beragam posisi dengan beragam spesialisasi,

perhatian, dan prespektif. Akibatnya, mereka memiliki sudut pandang berbeda mengenai

bagaimana sumber-sumber, penghargaan, dan hukuman dilaksanakan. Perbedaan-perbedaan

ini menjadi persoalan bagi manajer dan karyawan, dan hasilnya adalah pergolakan politik,

persaingan, dan konflik didalam organisasi. Hambatan politik adalah salah satu dari sekian

banyak kesulitan terbesar untuk membawa perubahan organisasi khususnya perkembangan

sistem informasi yang baru. Hampir semua sistem informasi yang mebawa perubahan-

perubahan signifikan mengenai tujuan yang hendak dicapai perusahaan, prosedur,

produktifitas, dan personil berpotensi menghaus oposisi politis yang serius

3. Kultur Organisasi

Kultur organisasi merupakan kumpulan asumsi fundamental seperti mengenai produk

apa yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana prosesnya, dimana, dan untuk siapa.

Umumnya asumsi-asumsi kultural ini seluruhnya diyakini begitu saja dan arang diutarakan

secara publik (Schein,1985). Kultur organisasi merupakan kekuatan besar yang

mempersatukan yang menghambat konflik politik dan membawa pemahaman, persetujuan

prosedur, dan praktik-praktik lainnya. Jika kita semua berbagi asumsi kultural mendasar,

maka persetujuan dalam hal-hal lainnya dapat dimungkinkan. Namun, selain itu kultur

organisasi juga menjadi penghalang besar bagi perubahan khususnya perubahan teknologi.

Sebagian besar organisasi akan melakukan apapun untuk mencegah perubahan asumsi dasar.

Setiap perubahan teknologi apapun akan mengancam asumsi kultural yang sudah umum

diterima pada organisasi. Namun demikian, ada kalanya satu-satunya cara yang bijaksana

bagi bagi perusahaan agar selangkah lebih maju adalah dengan menerapkan teknologi baru

yang secara langsung melawan kultur organisasi. Jika ini terjadi, maka teknologi sering

bertahan sementara kultur perlahan-lahan menyesuaikan.

1. Fitur-Fitur Khusus Organisasi

Walaupun semua organisasi memiliki karakteristik yang umum, namun tidak ada dua

organisasi yang sama persis. Semua organisasi memiliki struktur, sasaran, konstituensi, gaya

kepemimpinan, tugas-tugas, dan lingkungan sekitar yang berbeda.

Tipe-tipe Organisasi

Satu hal penting yang membedakan tiap organisasi adalah struktur atau bentuknya.

Karakteristik perbedaan struktur itu ada beragam cara. Mintzberg menggolongkan,lima

bentuk dasar organisasi.

Tipe

Organisasi Keterangan Contoh :

Struktur

Usahawan

Perusahaan kecil, baru mulai,

dalam lingkungan yang cepat

berubah. Ia memiliki struktur

sedehana dan dikelola

usahawan yang bertindak

sebagai direktur pelaksana

tunggal.

Bisnis kecil

yang baru mulai

Birokrasi

Mesin

Birokrasi besar yang ada

dilingkungan yang lambat

berubah, menghasilkan

barang-barang produksi

standar. Didominasi oleh tim

dan pengambilan keputusan

tersentralisasi.

Perusahaan

pabrikan

berskala

menengah

Birokrasi

Divisional

Kombinasi dari beragam

birokrasi mesin, masing-

General motor

yang memiliki

masing menghasilkan produk

dan layanan yang berbeda,

semua dikendalikan dari

kantor pusat.

anak perusahaan

sejumlah 500

Birokrasi

Profesional

Organisasi berbasis

pengetahuan dimana bentuk

barang-barang produksi dan

jasa tergantng pada keahlian

dan pengetahuan para

profesional. Didominasi oleh

kepala departemen dengan

otoritas sentralisasi yang

lemah.

Perusahaan

Hukum, Sistem

sekolah

Adhokrasi

Organisasi “satan tugas”

yang harus merespons

lingkungan yang berubah

dengan pesat. Terdiri dari

sejumlah besar kelompok

spesialis yang terorganisasi

kedalam tim multidispliner

jangka pendek dan memiliki

kelemahan manajemen pusat.

Perusahaan

konsultan

seperti Rand

Coorporation

 

Organisasi dan Lingkungan

Organisasi terletak didalam lingkungan. Disana organisasi mengambil sumber-sumber

dan menyediakan barang-barang dan jasake lingkungan. Organisasi dan lingkungan memiliki

hubungan timbal balik. Pada satu sisi, organisasi terbuka dan tergantung pada lingkungan

sosial dan fisik disekitarnya. Tanpa sumber daya keuangan dan manusia, tidak mungkin ada

organisasi. Organisasi harus merespons legislatif dan aturan-aturan main yang dikeuarkan

oleh pemerintahan, termasuk segala aksi yang dilakukan pelanggan dan pesaing.

Disisi lain, organisasi yang berasal dari aliansi bisa mempengaruhi proses politik dan dan

penerimaan konsumen terhadap produk-produk mereka. Lingkungan biasanya berubah secara

lebih cepat dari pada organisasi. Alasan utama atas kegagalan organisasi adalah

ketidakmampuan untuk mengadaptasi perubahan lingkungan yang cepat dan kurangnya

sumber daya .

Jadi secara garis besar .

Fitur umum organisasi terdiri dari :

Struktur Formal

Prosedur Standar Pengoperasian (PSP)

Politik

Kultur

Konstituensi

Fungsi

Kepemimpinan

Tugas-tugas

Teknologi

Proses bisnis

Fitur khusus organisasi terdiri dari :

Tipe organisasi

Lingkungan

Tujuan

Kekuasaan

1. Perubahan Ssitem Informasi dalam Organisasi

Sistem informasi mejadi alat integral, online, interaktif yang erat kaitannya dengan

tiap menit operasi dan pengambilan keputusan pada organisasi besar.

Infrastruktur Teknologi Informasi dan Layanan Teknologi Informasi

            Satu cara agar organisasi bisa mempengaruhi bagaimana teknologi informasi

digunakan adalah melalui keputusan-keputusan mengenai konfigurasi teknis dan

organisasional dari sistem. Cara lain organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah

melalui keputusan-keputusan mengenai siap yang akan mendesain, membangun, dan

memelihara infrastruktur TI organisasi. Keputusan-keputusan ini menentukan bagaimana

layanan teknologi informasi di kirim. Unit atau fungsi organisasi formal yang bertanggung

jawab untuk layanan tenologi disebut departemen sistem informasi. Departemen sistem

informasi bertanggung jawab untuk memelihara perangkat lunak, perangkat keras,

penyimpanan data, dan jaringan yang menyusun infrastruktuk perusahaan.

Departemen sistem informasi terdiri dari para ahli, seperti programer, analisis sistem,

pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Programer adalah ahli teknis terlatih yang

membuat kode-kode instruksi perangkat lunak untuk komputer. Analis sistem bertugas

menyusun link-link utama antar kelompok sistem informasi dan kelompok-kelompok lainnya

dari organisasi. Merupakan tugas analis sistem untuk menerjemahkan masalah-masalah bisnis

dan persyaratannya untuk meenjadi prasyarat informasi dan sistem.

Manajer sistem informasi adalah pemimpin tim yang terdiri dari programer dan analis,

manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, dan kepala kelompok sistem

kantor. Ia juga bertindak sebagai manajer untuk pengoperasian komputer dan staf pengetri

data. Juga para ahli luar, seperti penjual perangkat lunak dan konsultan sering berpartisipasi

dalam operasi harian dan perencanaan jangka panjang sistem informasi.

Dibanyak perusahaan, departemen sistem informasi dikepalai oleh seorang chief information

officer (CIO). Ia tergolong manajemen senior yang bertugas memperluas pemanfaatan

teknologi informas didalam perusahaan. End user adalah perwakilan diluar kelompok sistem

informasi sebagai objek sasaran pengembangan aplikasi. End user atau pengguna akhir

memainkan peran yang semakin besar dalam perancangan dan pengembangan sistem

informasi.

Bagaimana Sistem Informasi mempengaruhi Organisasi

1. Dampak Ekonomi

Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi.

Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka

kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan

pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut.

2. Dampak Organisasi dan Perilaku

a)      Teknologi Informasi atau TI meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki dengan

memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat

rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen

b)      Organisasi pascaindustri, yaitu wewenang semakin bergantung kepada pengetahuan dan

kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal.

c)      Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan. Terdapat beberapa cara untuk

memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa

perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara bersamaan.

3. Internet dan Organisasi

Internet meningkatkan aksesibiltas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan

untuk organisasi, dan untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi

kebanyakan organisasi.

4. Implikasi Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi

Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah

sebagai berikut :

Lingkungan dimana organisasi berfungsi

Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas, proses bisnis

Budaya dan politik organisasi

Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan

Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karyawan

yang akan menggunakan sistem

Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem info dirancang untuk

membantunya.

Internet dan Organisasi

Internet, secara khusus World Wide Web, memiliki dampak yang penting bagi relasi

antara perusahaan dan entitas-entitas eksternalnya, bahkan antara perusahaan dengan proses

bisnis internalnya. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi

informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Intinya, Internet mampu secara dramatis

menekan biaya transaksi dan agensi. Misalnya, perusahaan perantara dan bank di New York

sekarang mampu “mengirim” manual prsedur internalnya kepada karyawannya pada jarak

yang jauh dengan mempostingnya di website perusahaan, sehinggu menghemat biaya

distribusi. Para tenaga penjua bisa mengetaui informasi harga produk dengan cepat melalui

web atau menerima instruksi dari manajemen via e-mail.

Bisnis secara cepat membangun kembali sebagian proses bisnis intinya melalui teknologi

Internet dan menjadikan teknologi ini sebagai komponen pokok bagi infrastruktur teknologi

informasi (TI). Jika jaringan lebih dimanfaatkan secara efisien, hasilnya adalah proses bisnis

lebih mudah dilakukan, karyawan yang dibutuhan lebih sedikit, dan organisasi menjadi lebih

ramping daripada dimasa lalu.

1. Manajer, Pengambilan Keputusan, dan Sistem Informasi

Peran Manajer Dalam Organisasi

Manajer memainkan pran didalam organisasi.Tanggung jawabnya meliputi

pengambilan keputusan, membuat laporan, menghadiri pertemuan, mengatur perayaan-

perayaan. Menuru Henri Fayol fungsi klasik dari manajer yaitu perencanaan,

pengorganisasian, koordinasi, pengambilan keputusan, dan kontrol. Penjelasan aktivitas

manajemen ini mendominasi pemikiran mengenai manajemen dalam jangka waktu yang

lama, dan sampai sekarang pun masih tetap populer. Model behavioral menyatakan bahwa

perilaku aktual manajer kurang sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, lain

dengan yang diindikasikan oleh model klasik. Para peneliti mengetaui bahwa perilaku

manajerial nyatanya memiliki 5 atribut yang sangat berbeda dari deskripsi klasik: pertama,

manajer menjalankan 600 aktivitas yang berbeda tiap hari tanpa ada jeda. Kedua, aktivitas

manajerial terfragmentasi, sebagian besar aktivtas berlangsung selama kurang dari 9 menit,

dan hanya 10 persen aktivitas berlangsung selama 1 jam. Ketiga, manajer lebih suka

menerima infomasi dari spekulasi, anggapan orang lain, gosip yang beredar, dan tak

terencana sebelumnya. (informasi yang tercetak didalam kertas sering dianggap ketinggalan

zaman). Keempat, mereka lebih suka bentuk komunikaso secara oral ketimbang tertulis

karena lebih fleksibel, hanya memerlukan sedikit usaha. Dan lebih cepat direspon. Kelima,

manajer memberi prioritas utama untuk memelihara sekumpulan daftar kontak personal yang

beragam serta kompleks yang bertindak sebagai sistem informasi informal dan membantu

mereka untuk menjalankan agenda-agendanya dan sasaran jangka pendek dan jangka

panjang.

Dengan menganalisis perilaku manajer dari hari ke hari, Mintzberg menemukan bahwa ada

10 peran manajerial. Peran manajeria adalah akivitas yang harus dijalankan manajer didalam

sebuah organisasi. Mintzberg mengatakan peran-peran manajerial ini terbagi ke dalam 3

kategori yaitu interpersonal, informational, dan decisional.

Peran interpersonal. Manajer bertindak sebagai figur kepala untuk organisasi sewaktu

merepresentasi perusahaannya kedunia luar dan menjalankan tugas-tugas simbolis seperti

memberi penghargaan kepada karyawan. Manajer bertindak sebagai pemimpin yang

memotivasi, memberi saran, dan mendukung bawahannya. Manajer juga bertindak sebagai

penghubung antara beragam level organisasi, didalam tiap level ini, mereka menjadi

penghubung antara para anggota tim manajemen.

Peran informational. Manajer bertindak sebagai pusat nadi organisasi, menerima

informasi yang paling up to date, konkrit dan mendistribusikannya kepada pihak-pihak

terkait. Manajer menjadi penyebar informasi dan pembicara untuk organisasinya.

Peran decisional. Manajer membuat keputusan. Mereka bertindak sebagai pengusaha dengan

menginisiasi tiap bentuk aktivitas baru, mereka menangani kesulitan-kesulitan yang muncul

diorganisasi, mereka mengalokasikan sumber-sumber kepada staf yang membutuhkan,

menegosiasikan konlik dan menjadi mediator antara kelompok-kelompok yang berkonflik

didalam organisasi.

Peran                                               Perilaku Sistem Pendukung

Peran Interpersonal

       Figur kepala——————————- Tidak ada

       Pemimpin—————interpersonal– Tidak ada

       Perantara———————————–

Sistem komunikasi

elektronik

Peran Informational

       Pusat nadi———————————-

Sistem informasi

manajemen, SPP

       Penyebar—————–Pemrosesan– Sistem kantor, surat

       Pembicara—————–imformasi— Kantor  dan sistem

profesional,

work station

Peran decisional

       Pemilik usaha————Pengambilan- Tidak ada

       Pengendali kesulitan—-Keputusan— Tidak ada

       Alokator sumber————————– Sistem SPK

       Negosiator——————————— Tidak ada

 

1. Manajer dan Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan sering menjadi peran manajer yang sangat menantang. Sistem

informasi telah membantu manajer untuk mengkomunikasikan dan mendistribusikan

informasi, namun hanya memberi bantuan terbatas untuk pengambilan keputusan

manajemen. Karena pengambilan keputusan merupakan wilayah yang terutama dirancang

untuk memperngaruhi keseluruhan proses bisnis.

Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan strategis menentukan sasaran-sasaran jangka panjang, smber-

sumber, dan kebijakan organisasi. Pengambilan keputusan untuk kontrol manajemen secara

prinsip memberi perhatian pada bagaimana sumber-sumber digunakan secara efektif dan

efisien, dan bagaimana unit-unit operasional menjalankan tugasnya. Pengambilan keputusan

kontrol operasional menentukan bagaimana melaksanakan tugas-tugas khusus yang berasal 

dari manajemen madya. Pengambilan keputusan level-pengetahuan berhubungan dengan

pengevaluasian gagasan-gagasan baru untuk menciptakan produk dan layanan, cara-cara

untuk mengkomunikasikan pengetahuan baru, dan cara-cara untuk mendistribusikan

informasi keseluruh organisasi.

Didalam tiap level pengambilan keputusan ini, para peneliti menggolongkan keputusan

menjadi keputusan terstruktur dan keputusan tidak testruktur. Keputusan tidak terstruktur

adalah keputusan-keputusan yang memerlukan evaluasi, pengertian, dan pertimbangan

terhadap definisi masalah. Tiap keputusan yang dihasilkan selalu baru, penting, dan besifat

non-rutin, dan tidak perlu kesepakatan prosedural dalam membuat (Corry dan Scott-Morton,

1971). Keputusan terstruktur, kebalikannya, adalah keputusan-keputusan yang bersifat rutin

dan berulang-ulang, dan memerlukan prosedur baku untuk menanganinya supaya lebih

praktis. Ada juga keputusan yang bersifat semi terstruktur, yaitu hanya bagian tertentu dari

masalah yang memiliki jawaban yang jelas sesuai dengan prosedur tertentu, sedangkan

bagian lainnya masih belum jelas penyelesaiannya.

Tingkatan Pengambilan Keputusan

Proses pengambilan keputusan mengandung beberapa aktivitas yang saling berbeda.

Simon (1960) menggambarkan 4 tingkat dalam pengambilan keputusan yaitu kecerdasan,

perancangan atau desain, pilihan, dan penerapan. Kecerdasan terdiri dari pengidentifikasian

dan pemahaman masalah-masalah yang muncul didalam organisasi mengenai mengapa

masalah itu muncul, dimana, dan apa saja akibatnya. Sistem tradisional SIM yang

menawarkan variasi rincian informasi dapat membantu mengidentifikasikan masalah,

khususnya jika sistem yang bersangkutan memberi beberapa alternatif pemecahan masalah

sebagai outputnya.

Selama melakukan perancangan atau desain solusi atas masalah individu merancang

kemungkinan solusi atas masalah. Sistem SPK yang sederhana ideal untuk tingkat

pengambilan keputusan ini karena mampu menjalankan model-model sederhana, bisa

dikembangkan dengan cepat, dan bisa dioperasikan dengan data yang terbatas.

Pilihan terdiri penentuan dari beraganm solusi alternatif. Di sisi para pengambil

keputusan memerlukan sistem SPK yang lebih kompleks untuk mengembangkan data

ekstensif yang lebi banyak pada beragam alternatif dan model-model kompleks atau atau alat

bantu analisis data untuk  mengkakulasi semua eban, konsekuensi, dan peluang.

Selama melakukan implementasi, ketika keputusan dijalankan, manajer dapat menggunakan

sistem pelaporan yang bisa mengerjakan laporan-laporan rutin untuk kemajuan solusi

tertentu.

Model-Model Pengambilan Keputusan

Ada beberapa model yang berusaha menggambarkan bagaimana orang-orang

membuat keputusan. Sebagian model ini fokus kepada pengambilan keputusan individual,

sebagian lagi fokus kepada pengambilan keputusan dalam kelompok.

Model-model pengambilan keputusan individual mengasumsikan bahwa manusia

adalah rasional. Model rasional dari perilaku manusia terbentuk berdasarkan gagasan bahwa

orang-orang menjalankan semacam kalkulasi pemaksimalan nilai, kalkulasi rasio, kalkulasi

konsisten. Menurut model ini, seorang individu mengidentifikasi sasaran, tujuan dan semua

prioritas tindakan alternatif berdasarkan kontribusinya terhadap sasaran tersebut, kemudian

memilih satu yang paling memberi kontribusi atas sasaran tujuan itu.

Kritik untuk model ini menunjukan bahwa nyatanya orang tidak bisa mengkhususkan semua

alternatif, dan sebagian besar individu tidak memiliki satu sasaran sehingga tidak mampu

menyusun semua prioritas alternatif dan konsekuensi. Sebagian besar keputusan bersifat

kompleks sehingga mengkalkulasi pilihan.  (bahkan jika dilakukan dengan komputer) hampir

tidak dimungkinkan. Daripada mencari di semua alternatif, orang cenderung memilih

alternatif pertama yang tersedia yang membawanya kepada sasaran tersebut. Dalam

mengambil kebijakan, orang memili kebijakan yang hampir serupa dengan kebijakan yang

diambil sebelumnya (Lindbom, 1959). Akhirnya, sebagian ahli menganggap bahwa

pengambilan keputusan merupakan proses berkesinambungan dimana keputusan final selalu

dimodifikasi.

Penelitian lain menyimpulkan bahwa manusia berbeda dalam hal bagaimana mereka

memaksimalkan nilai dan dalam hal rujukan yang digunakan untuk menginterpretasikan

informasi dan membuat pilihan. Tversky dan kahneman menunjukan bahwa manusia

memiliki prasangka-prasangka yang bisa mendistorsi pengambilan keputusan. Orang-orang

bisa termanipulasi utnuk memilih salah satu alternatif hanya dengan mengubah kerangka

rujukannya.

Model kognitif menggambarkan disposisi kepribadian yang mendasar terhadap

perlakuan atas informasi, alternatif pilihan, dan evaluasi konsekuensi. Pembuat keputusan

sistematis mendekati permasalahan dengan cara menstrukturisasi masalah berdasarkan

beberapa metode formal. Mereka mengevaluasi dan mengumpulkan informasi berdasarkan

metode terstrukturnya. Para pembuat keputusan intuitif mendekati permasalahan dengan

beragam metode, menggunaka cara trial and error untuk mencari solusi. Tidak ada satupun

metode yang lebih superior daripada yang lainnya dan masing-masing metode bisa

menguntungkan untuk situasi tertentu. Sementara masalah terstruktur dengan pokok-pokok

yang sudah jelas bisa ditangani dengan “berfikir dahulu” berdasarkan langkah-langkah logis,

masalah lainnya memerlukan solusi kreatif yang baru melalui intuisi atau mencoba beberapa

bentuk tindakan tersebut sesuai sebagai solusi (Mintzberg dan Westley, 2001).

Acapkali pengambilan keputusan dilakukan oleh satu individu, tetapi oleh kelompok

atau organisasi keseluruhan. Pengambilan keputusan model organisasional memperhitungkan

karakteristik politik dan struktural dari organisasi. Model-model birokratik, politis, dan

bahkan model-model “keranjang sampah” telah diajukan untuk menggambarkan bagaimana

pengambilan keputusan terjadi didalam organisasi.

Menurut pengambilan keputusan model birokratis tujuan terpenting organisasi

adalanh memelihara organisasi itu sendiri. Tujuan utama lainnya adalah merduksihal-hal lain

yang kurang diperlukan. Kebijakan cenderung meningkat dan hanya sedikit berbeda dari

masa lalu. Hal ini karena masuknya kebijakan radikal melibatkan sekian banyak hal yang

kurang diperlukan. Model ini menunjukan organisasi secara umum bukan sebagai

“pemilihan” atau “keputusan” dalam arti rasional; tetapi menurut model-model birokratis,

lebih kepada apapun yang dilakukan organisasi merupakan hasil dari prosedur standar

pengoperasian yang dijalankan secara aktif.

Organisasi jagang mengubah prosedur standar karena memerlukan pula perubahan

personil dan menimbulkan risiko. Walaupun manajemen senior dan pemimpin diberi tugas

untuk memimpin organisasi, namun mereka secara eektif terperangkap oleh solusi standar

organisasi. Tentu saja sebagian organisasi melakukan perubahan, mereka menemukan cara-

cara baru dalam berperilaku, dan bisa dipimpin.Namun, semua perubahan itu membutuhkan

waktu yang lama.

Dalam pengambilan keputusan model politis, yang dikerjakan oleh organisasi

merupakan hasil tawar-menawar politik antara para pemimpin dan kelompok-kelompok yang

terlibat. Organisasi tidak memiliki keputusan yang berasal dari “pilihan” untuk memecahkan

“permasalahan”. Keputusan berasal dari kesepakatan atau kompromi yang menghasilkan

konflik, munculnya pengendali-pengendali utama, perbedaan minat, kekuatan yang berbeda,

dan kebingungan politik.

Teori pengambilan keputusan yang disebut model “keranjang sampah”, menyatakan

bahwa organisasi tidaklah rasional. Pengambilan keputusan bersifat insidental dan merupakan

produk dari aliran solusi, masalah, dan situasi yang digabungkan secara acak. Model ini bisa

menjelaskan mengapa organisasi kadang kala menerapkan solusi yang tidak sesuai untuk

masalah yang dihadapi.

1. Implikasi untuk Perancangan dan Pemahaman Sistem Informasi

Agar mampu memberikan manfaat, sistem informasi harus dibangun dengan suatu

pemahaman yang jelas atas organisasi tempat sistem itu diterapkan dan bagaimana sistem

informasi secara tepat memberi konstribusi untuk pengambilan keputusan manajerial.

Dalam pengalaman kami, faktor-faktor sentral pada organisasi yang perlu dipertimbangkan

dalam merencanakan sistem adalah :

Lingkungan dimana organisasi harus berfungsi

Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, dan prosedur standar pengoperasian

Kultur dan politik organisasi

Tipe organisasi dan gaya kepemimpinannya

Kelompok-kelompok utama terkait yang mempengaruhi sistem dan perilaku para pekerja

yang akan menggunakan sistem itu

Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang akan dibantu oleh sistem informasi

Sistem harus dibangun untuk mendukung pengambilan keputusan kelompok dan organisasi.

Para perancang sistem informasi harus mendesain sistem yang memiliki karakteristik

berikut :

Fleksibel dan memberi banyak pilihan untuk menangani data dan mengevaluasi sistem

Mampu mendukung beragam gaya, keterampilan, dan pengetahuan juga mampu melacak

banyak alternatif dan konsekuensi

Sensitif atau birokrasi organisasi dan ketentuan-ketentuan politik

1. Sistem Informasi dan Strategi Bisnis

Tipe sistem informasi tertentu sangat penting bagi kesejahteraan dan kelangsungan

hidup jangka panjang suatu perusahaan. Sistem tersebut, yang merupaka alat ampuh untuk

tetap terdepan dalam persaingan, disebut sistem informasi srategis.

Apa yang Dimaksudkan dengan Sistem Informasi Strategi?

Sistem informasi stategis mengubah sasaran, pengoperasian, produk, jasa atau relasi

lingkungan organisasi untuk memperkuat posisi dalam persaingan dagang. Sistem yang

mampu memberi efek seperti ini mampu mengubah bisnis organisasi.

Sistem informasi strategis harus dibedakan dengan sistem level-strategis untuk manajr senior

yang fokus pada permasalahan pengambilan keputusan jangka panjang. Sistem informasi

strategis bisa digunakan disemua level pada satu organisasi, dengan jangkauan yang lebih

luas dan lebih dalam ketimbang sistem lainnya sebagaimana sudah dijelaskan. Sistem

informasi strategis secara intens mengubah cara suatu perusahaan menjalankan bisnisnya.

Organisasi perlu mengubah proses pengoperasian internal dan relasinya dengan pelanggan

serta pemasok sehingga memperoleh keuntungan dari teknologi sistem informasi yang baru.

Model-model tradisional sedang dimodifikasi untuk mengakomondasi dampak dari

perusahaan digital dan alur informasi yang baru. Sebelum lahirnya perusahaan digital,

strategi bisnis menekankan persaingan head to head terhadap perusahaan lainnya pada pasar

yang sama. Saat ini, penekanan tersebut semakin meningkat dalam hal eksplorasi,

identifikasi, dan penguasaan wilayah pasar; juga dalam hal pemahaman rantai nilai pelanggan

secara lebih baik; dan belajar lebih cepat dan mendalam ketimbang pesaing lain.

Umumnya tidak ada sistem strategis tunggal, namun ada sejumlah sistem yang beroperasi

pada beragam level dari strategi bisnis, perusahaan, dan industri. Untuk tiap level pada

strategi bisnis, terdapat pemanfaatan strategis dari sistem. Dan untuk tiap level strategi bisnis,

terdapat model yang sesuai yang digunakan untuk analisis.

Strategi Level-Bisnis dan Model Rantai Nilai

Pada level bisnis dari strategi, pertanyaan pokoknya adalah, “Bagaimana kita

berkompetisi dalam pasar tertentu ini?” Yang menjadi obyek untuk pasar mungkin saja bolam

lampu, televisi kabel, atau perkakas bangunan. Strategi yang paling umum untuk level ini

adalah : (1) menjadi penghasil produk dengan biaya yang rendah, (2) mendiferensiasikan

produk dan jasa, dan atau (3) mengubah lingkup persaingan baik dengan cara memperluas

pasar sampai ke pasar global maupun dengan mempersempit pasar-yaitu fokus hanya pada

wilayah yang tidak terjangkau dengan baik oleh pesaing lain. Perusahaan digital memberi

kemampuan baru untuk mendukung level strategi dengan cara mengelola rantai persediaan,

membangun sistem “nikmati dan beri tanggapan” bagi pelanggan., dan memanfaatkan fungsi

web dalam melakukan distribusi produk-produk baru dan jasa ke pasar.

Mendongkrak Teknologi dalam Rantai Nilai

Pada level bisnis, alat bantu analisis yang paling umum adalah analisis rantai nilai.

Model rantai nilai memberi pehatian pada aktivitas khusus dimanastrategi kompetitif bisa

diterapkan dengan paling baik (Porter, 1985) dan dimana sistem informasi paling memiliki

dampak strategis. Model rantai nilai mengidentifikasi poin-poin pengaruh yang khusus dan

penting dimaa perusahaan dapat memanfaatkan teknoligi informasi secara paling efektif

untuk memperluas posisi kompetitifnya. Tepatnya, dimanakah keuntungan terbesa dari sistem

informasi strategis bisa diperoleh –aktivitas khusus apa yang bisa digunakan untuk

menciptakan produk dan jasa baru, memperluas penetrasi pasar, mengikat pelanggan dan

pemasok, dan menekan biaya oprasional? Model ini memandang perusahaan sebagai

rangkaian atau “rantai” dari aktivitas dasar yang menambah nilai bagi produk dan jasa

perusahaan. Aktivitas ini bisa dikategorikan baik sebagai aktivitas primer maupun aktivitas

pendukung.

Aktivitas primer adalah aktivitas yang paling berhubungan secara langsng dengan

produksi dan distribusi produk dan jasa perusahaan, yang menciptakan nilai untuk pelanggan.

Aktivitas primer mencakup logistik inboud, pengoperasian, logistik outbound, penjualan dan

pemasaran, dan jasa. Logistik inbound meliputi penerimaan dan penyimpanan bahan-bahan

material untk produksi. Pengoperasian bertugas mentransformasi input-input menjadi produk

jadi. Logistik outbound meliputi penyimpanan dan pendistribusian produk jadi. Penjualan dan

pemasaran meliputi promosi dan penjualan produk-produk perusahaan. Aktivitas jasa

meliputi pemeliharaan dan perbaikan atas produk dan jasa perusahaan. Aktivitas pendukung

memungkinkan proses pengiriman barang pada aktivitas primer dapat dijalankan. Aktivitas

pendukung terdiri dari infrastruktur organissi (administrasi dan manajemen), sumber daya

manusia (rekrutmen karyawan, kontrak karyawan, dan pelatihan), teknologi (perbaikan dan

proses produksi), dan pengadaan (pembelian barang-barang sebagai input produksi).

Organisasi memiliki keunggulan kompetitif jika mampu menyediakan lebih banyak nilai

kepada pelanggannya, atau jika memberi nilai yang sama dengan harga yang lebih rendah.

Sistem informasi dapat memiliki dampak strategis jika ia mampu membantu perusahaan

untuk menyediakan produk dan jasa dengan harga lebih murah daripada pesaingnya tetapi

memiliki nilai yang lebih baik. Aktivitas yang memberi nilai kepada produk dan jasa

tergantung pada fitur dari setiap perusahaan tertentu.

Rantai nilai perusahaan bisa dihubungkan ke rantai nilai mitraya yang lain, termasuk

pemasok, distributor dan pelanggan. Perusahaan bisa mencapai keuntungan strategis dengan

memberi nilai, tidak hanya melalui proses rantai nilai internal, tetapi juga melalui hubungan

erat yang efisien dengan mitra nilai indurstrinya.

Jaringan yang beroperasi secara digitaldibanyak perusahaan independen bisa

dimanfaatkan tidak hanya untuk membeli barang-barang persediaan, tetapi juga untuk

berkoordinasi dengan erat mengenai produk. Teknologi internet memungkinkan perluasan

rantai nilai sehingga bisa mengikat semua pemasok, mitra bisnis da pelanggan dalam satu

value web. Value web merupakan kumpulan perusahaan independen yang menggunakan

teknologi internet untuk mengkoordinasi rantai nilai untuk secara kolektif menghasilkan

produk atau jasa bagi pasar. Value web lebih bersifat dikendalikan oleh konsumen dan

berjalan secara kurang linier daripada rantai nilai tradisional. Value web berfungsi seperti

ekosistem bisnis yang dinamis, mensinkronisasi proses bisnis dari pelanggan, pemasok, mitra

dagang diantaara beragam perusahaan didalam suatu  industri atau bisnis terkait. Value web

bersifat fleksibel dan adaptif terhadap perubahan persediaan dan permintaan. Relasi bisa

dibangun atau diputuskan sebagai respons atau perubahan kondisi pasar. Perusahaan bisa

memanfaatkan value web untuk mempertahankan relasi dengan banyak pelanggan yang telah

lama terjalin, atau untuk merespon cepat transaksi pelanggan secara individual. Perusahaan

bisa mempercepat waktu peluncuran produk ke pasar dan ke pelanggan dengan mengoptimasi

relasi value web dalam hal pengambilan keputusan mengenai siapa yang bisa mengantarkan

produk atau jasa yang diperlukan dengan harga dan lokasi yang tepat.

Bisnis harus mengusahakan perkembangan sistem informasi strategis baik untuk aktivitas

rantai nilai inteernal maupun eksternalyang paling memberi nilai lebih. Rantai nilai dan value

web tidaklah statis. Dari waktu ke waktu keduanya selalu didesain kembali agar selalu

mengikui perubahan dalam lapangan persaingan (Fine dkk, 2002). Perusahaan perlu

mengorganisasi dan membentuk kembali sistemnya untuk membuka jalan bagi sumber-

sumber nilai yang baru.

Produk dan Jasa Sistem Informasi

Perusahaan bisa memanfaatkan sistem informasi untuk umenciptakan produk dan jasa

baru yang unik yang bisa dengan mudah dibedakan dari produk pesaingnya. Sistem informasi

strategis untuk diferensiasi produk dapat mencegah salah repons, yaitu seakan-akan

perusahaan yang memiliki produk dan jasa yang berbeda tidak perlu lagi dalam hal basis

biaya.

Sebagian besar prouk dan jasa berbasis teknologi informasi ini diciptakan oleh

institusi finansial. City bank mengembangkan anjungan tunai mandiri (ATM) dan kartu debit

di tahun 1977. City Bank pada satu waktu menjadi bank terbesar di Amerika Serikat. ATM

City bank sangat berhasil sehingga para pesainnya ikut-ikutan membuat juga sistem ATM

mereka. City Bank, Wells Pargo Bank dan yang lainnya terus berinovasi dalam memberi

layanan online elektronic banking sehingga pelanggan bisa melakukan sebagian besar

transaksi perbankan melalui komputernya dirumah yang terhubung jaringa internet.

Bank-bank tersebut, akhir-akhir ini telah meluncurkan kumpulan jasa rekening yang

memungkinkan pelanggan mengetahui semua rekeningnya, termasuk kartu kredit, deposito,

online travel reward,dan bahkan mengetahui semua rekening miliknya dibank lainnya, dari

satu sumber online. Sebagian perusahaan seperti Net Bank memanfaatkan web untuk

menciptakan virtual bank yang menawarkan layanan perbankan kompleks tanpa perlu ada

cabang-cabang bank secara fisik.

Sistem reservasi terkomputerisasi seperti perusahaan penerbangan Amerika SABRE

pada mulanya merupakan sistem tradisional yang melakukan diferensiasi produk untuk

urusan jasa penerbangan dan perjalanan. Kemudian, sistem tradisionalnya dikembangkan

sehingga pelanggan bisa memesan secara langsung trayek penerbangan, hotel, sewa mobil

melalui web- tidak perlu melalui agen-agen perjalananatau intermediari yang lain.

Sistem yang Fokus pada Ceruk Pasar

Bisnis dapat menciptakan ceruk pasar baru dengan cara mengidentifikasi target

tertentu atas produk atau jasa yang mampu menanggapi secara paling baik selera pelanggan.

Melalui diferensiasi terfokus, perusahaan dapat menciptakan produk dan jasa khusus bagi

target pasar ceruk ini secara lebih baik ketimbang pesaingnya.

Sistem informasi dapat memberi perusahaan keuntungan kompetitif dengan

menyediakan data untuk menyusun teknik pemasaran dan penjualan yang tepat. Sistem

seperti ini memperlakukan informasi yang ada sebagai sumber yang bisa “ditambang” oleh

perusahaan untuk meningkatkan perusahaan untuk menganalisis dengan baik pola pembelian

konsumen, seleranya, dan pilihannya sehingga periklanan dan promosi pemasaran secara

efisien mencapai puncak pada target pasar yang lebih kecil.

Data berasal dari suatu sumber tertentu, misalnya transaksi kartu kredit, data

demografis, data pembelian dari menindaian barcode pada kounter di supermarket atau toko-

toko retail, dan data yang terkumpul sewaktu orang berinteraksi pada website. Perangkat

lunak yang canggih bisa menemukan pola dalam kumpulan besar data sepeti ini, kemudian

menarik kesimpulan berdasarkan pola-pola itu yang bisa membantu serta menuntun

pengambilan keputusan. Analis data seperti ini menampilkan model pemasaran one to one

dimana pesan-pesan personal tercipta berdasarkan pilihan-pilihan individual.

Biaya yang diperlukan untuk mendapatkan pelanggan baru diperkirakan lima kali dari

biaya untuk mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Melalui pengujian secara teliti

terhadap transaksi pembelian dan aktivitas pelanggan, perusahaan dapat mengidentifikasi

pelanggan mana yang paling menguntungkan dan semakin banyak memenangkan bisnis

mereka. Sejalan dengan itu, perusahaan bisa menggunakan data-data tersebut untuk

mengidentifikasi pelanggan yang kurang menguntungkan. Perusahaan yang terampil

memanfaatkan data pelanggan akan fokus kepada identifikasi pelanggan mana yang paling

berharga dan akan mengguaan data dari beagam sumber untuk memahami kebutuan mereka

(Reinartz dan Kumar, 2002; Davenport, Harris, dan Kohli, 2001; Clemons dan Weber, 1994).

Manajemen Rantai Persediaan dan Sistem Respons Pelanggan Efisien

Perusahaan digital memiliki kemampuan mencakup wilayah sampai diluar sistem

strategi tradisional untuk memperoleh keuntungan dari link secara digital ke organisasi

lainnya. Strategi level bisnis yang ampuh yang tersedia pada perusahaan digital terdiri dari

link-link rantai ilai vendor dan pemasok ke rantai nilai perusahaan. Integrasi rantai nilai bisa

dijalankan lebih jauh lagi dengan menghubungkan rantai nilai pelanggan ke rantai nilai

perusahaan melalui sebuah “sistem respons pelanggan efisien.” Perusahaan yang

memanfaatkan sistem untuk berhubungan dengan pelanggan dan pemasoknya bisa mereduksi

biaya inventorinya sementara merepons dengan cepat permintaan pelanggan.

Dengan menjaga agar tetap rendah dan rak-rak persediaan tetap terisi dengan menggunakan

sistem pengisian kembali inventori, Sistem manajemen rantai persediaan tidak hana

menekanbiaya inventori, namun juga dapat mengantarkan barang atau jasa dengan cepat

kepada pelanggan. Manajemen rantai persediaan dengan demikian bisa digunakan untuk

menciptakan sistem respons pelanggan yang efisien yang mampu menanggapi permintaan

pelanggan secara lebih efisien.Sistem respons pelanggan yang efisien secara langsung

menghubungkan kembali perilaku konsumen ke distribusi, produksi, dan rantai persediaan.

Kenyamanan dan kemudahan menggunakan sistem informasi telah meningkatkan biaya

penggantian (beban biaya yang dikeluarkan untuk beralih dari satu produk ke produk

bersaing), yang menyebabkan pelanggan enggan beralih ke pesaing. Membandingkan metode

stockless inventory dengan metode persediaan tepat waktu dan metode pengiriman

tradisional. Pada metode persediaan tepat waktu, pelanggan dimungkinkan untuk menekan

inventorinya dengan memesan hanya barang-barang yang diperlukan untuk beberapa hari,

sedangkan metode stockless inventory memungkinkan mereka untuk mengeliminir inventori

secara keseluruhan. Semua kewajiban inventori diserahkan kepada distributor, yang

mengelola alur persediaan. Metode stockless inventory merupakan alat yang ampuh untuk

“mengunci” paara pelanggan, dengan demikian memberi keuntungan kompetitif kepada

pemasok. Sistem informasi juga bisa meningkatkan biaya penggantian dengan membuat

layanan dukungan produk dan interaksi lainnya dengan pelanggan secara lebih nyaman dan

terpercaya (Vandenbosh dan Dawar, 2002; Chen dan Hitt, 2002).

Manajemen rantai persediaan dan sistem respons pelanggan efisien merupakan dua contoh

bagaimana perusahaan digital bisa menjalankan strategi bisnis yang tidak terdapat di

perusahaan tradisional. Kedua model sistem itu memerlukan investasi infrastruktur teknologi

informasi berbasis jaringan dan perangkat lunak yang sesuai agar data konsumen dan

persediaan mengalir lancar antar beragam organisasi. Kedua model strategi itu memperluas

efisiensi dari perusahaan perseorangan dan ekonomi secara keseluruhan dengan cara

mengarahkan visi ke depan, yaitu ke sistem produksi berdasarkan permintaan, dan semakin

melepaskan sistem ekonomi tradisional berdasarkan informasi cepat pembelian pelanggan.

1. Strategi Level-Perusahaan dan Teknologi Informasi

Suatu perusahaan bisnis biasanya merupakan kumpulan bisnis. Perusahaan

terorganisasi secara finansial sebagai suat kumpulan unit bisnis strategis, dan keuntungan

perusahaan secara langsung terkait erat dengan kinerja unit bisnis strategis. Sistem informasi

bisa menjalankan kinerja keseluruhan dari unti bisnis ini berdasarkan sinergi dan kompetensi

intinya. Gagasan mengenai kendali sinergis adalah jika beberapa unti bisa digunakan sebagai

input bagi unit lainnya, atau dua organisasi meraup pasar dan keahlian, maka relasi ini dapat

menekan biaya dan menghasilkan keuntungan.

Memperluas Kompetensi Inti

Konsep kedua untuk strategi level-perusahaan adalah gagasan mengenai “kompetensi

inti”, alasannya adalah bahwa kinerja semua unit bisnis dapat meningkat sejauh unit bisnis

tersebut mengembangkan, atau menciptakan inti pusat kompetensi Kompetensi inti adalah

aktivitas yang menyebabkan perusahaan menjadi pemimpin kelas dunia. Kompetensi

menyebabkan perusahaan menjadi perancang komponen miniatur di dunia, atau layanan

pengiriman barang terbaik, atau pabrik membuat film terbaik. Singkatnya, kompetemsi inti

bersandar pada; pengetahuan yang dikembangkan bertahun-tahun, dan organisasi penelitian

terpercaya atau orang-orang yang mengikuti literatur dan pengetahuan baru lainnya.

Sistem informasi apapun yang melakukan sharing pengetahuan lintas unit bisnis bisa

memperluas kompetensi. Sistem seperti ini memperluas kompetensi dan membantu karyawan

untuk sadar akan munculnya pengetahuan-pengetahuan baru, juga membantu bisnis untuk

mempengaruhi kompetensi yang sudah ada kepada pasar terkait,

1. Strategi Level-Industri dan Sistem Informasi: Kekuatan-Kekuatan Kompetitif dan

Perekonomian Jaringan

            Perusahaan terdiri dari industri, misalnya industi otomotif, telepon, pemancar televisi,

dan industri produk perhutanan, dan seterusnya. Pertanyaan strategis yang utama untuk level

analis ini adalah, “Bagaimana dan bilamana kita harus berkompetisi dengan yang lainnya

dalam industri?” Oleh karena sebagian besar analis strategis menekankan persaingan, maka

keuntungan besar bila diperoleh dengan cara bekerja sama dengan perusahaan lain pada

industri terkait. Misalnya perusahaan bisa bekerja sama untuk mengembangkan standar baku

industri di sejumlah wilayah, mereka bisa bekerja sama membangun costumer awareness, dan

secara kolektif dengan pemasok untuk menekan biaya-biaya (Shapiro dan Varian, 1999).

Tiga konsep utama analisis strategi pada level industri adalah kemitraan informasi, model

kekuatan kompetitif, dan perekonomian jaringan.

Kemitraan Informasi

Perusahaan dapat membentuk kemintraan informasi dan bahkan menghubungkan satu

sama lain sistem informasinya utuk mencapai sinergi yang unik. Didalam kemitraan

informasi, kedua perusahaan yang saling bermitra bisa menggabungkan kekuatan dengan

saling berbagi informasi tanpa secara nyata/fisik bergabung (Konsynski dan MzFarlan, 1990).

Kemitraan seperti ini membantu perusahaan memperoleh akses untuk mendapatkan

pelanggan baru, menciptakan peluang-peluang baru untuk penjualan dan penargetan produk.

Perusahaan yang telah menjadi pesaing tradisional akan menemukan bahwa aliasi seperti itu

sangat menguntungkan kedua belah pihak.

Model Kekuatan Kompetitif

Menurut model kekuatan kompetitif yang dikemukakan oleh Porter, Seperti

digambarkan diatas, Perusahaaan menghadapi sejumlah ancaman dan peluang eksternal :

ancaman dari pemain-pemain baru dipasar, tekanan dari produk atau jasa subtitusi, kekuatan

penalaran dari para pelanggan, kekuatan penawaran dari para pemasok, dan posisi pesaing

industri tradisional (Poter, 1985).

Keuntungan kompetitif bisa diperoleh dengan memperluaskemampuan perusahaan

untuk berhadapan dengan pelanggan, pemasok, produk atau jasa subtitusi, dan pemain-

pemain baru dipasar, yang berpotensi mengubah keseimbangan kekuatan antara perusahaan

dan pesaing lainnya dalam industri terkait.

Suatu contoh kerja sama level-industri bisa ditemukan pada Covisint yang

menciptakan pasar elektronik dimana pabrik-pabrik besar pembuat komponen-komponen

kendaraan ikut ambil bagian didalamnya. Walaupun General Motor, Vord, dan

DaimelerChrysler secara agresif bersaing dalam hal desain , layanan, kualitas, dan harga,

mereka bisa meningkatan produktivitas industri dengan cara bekerja bersama menciptakan

rantai persediaan terpadu. Hadirnya sistem Covisint memungkinkan semua pemanufaktur dan

pemasok untuk berdagang melalui satu situs internet, pemanufaktur tidak perlu membangun

sendiri pasar berbasis-web milik mereka.

Dalam era perusahaan digital, model kekuatan kompetitif perlu dimodifikasi. Model

tradisional Porter mengasumsikan lingkungan industri yang relatif statis, batasan-batasan

industri relatif terlihat secara jelas, dan kumpulan pemasok, pesaing dan pelanggan relatif

stabil. Namun dewasa ini perusahaan tidak lagi berpartisipasi dalam satu jenis industri.

Sekarang mereka lebih ambil bagian pada suatu “Set Industry” atau kumpulan industri

beragam yang saling berhubungan sehingga dihadapkan pada beragam pilihan produk dan

jasa (lihat gambar dibawah ini).

 

Namun demikian, model kekuatan kompetitif tetap merupakan model yang sah untuk

penganalisisan strategi, bahkan jika memperhitungkan dampak teknologi internet. Teknologi

internet telah mempengaruhi struktur industri dengan memberikan teknologi yang

mempermudah para pesaing untuk berkompetisi dalam hal harga dan para pemain baru pada

pasar. Keuntungan juga makin berkurang karena internet secara dramatis meningkatan

informasi yang tersedia bagi para pelanggan dalam hal perbandingan harga, dengan demikian

meningkatkan kekuatan penawaran mereka. Walaupun internet bisa memberikan keuntungan,

misalnya pengadaan saluran-sauran baru bagi pelanggan konsumen dan efisiensi

pengoperasian baru, namun perusahaan tidak bisa mendapatkan keuntungan kompetitif

kecuali mereka mengintegrasikan fungsi-fungsi internet ke dalam strategi dan operasional

mereka secara keseluruhan.Dalam era internet, kekuatan-kekuatan kompetitif tradisional

masih tetap bekerja, namun persaingan menjadi lebih intens (Porter, 2001).

 

Perekonomian Jaringan

Konsep strategis ketiga yang juga bermanfaat pada level-industri  adalah

perekonomian jaringan. Dalam ekonomi tradisional-perekonomian pabrik dan pertanian-

produksi mengalami penurunan laba. Semakin banyak sumber yang digunakan untuk

produksi, semakin rendah perolehan keuntungannya, sampai tercapai satu titik dimana input-

input tambahan tidak lagi menghasilkan output tambahan. Ini adalah hukum penurunan laba,

dan menjadi dasar bagi sebagian besar perekonomian modern.

Dalam beberapa keadaan, hukum laba tidak berlaku . Misalnya, didalam suatu

jaringan, biaya yang dikeluarkan untuk menambah partisipan lainnya adalah nol, sebaliknya

keuntungan yang diperoleh bisa semakin besar. Semakin banyak jumlah pelanggan pada

sistem telepon, atau internet, semakin besar nilai bagi semua partisipan. Mengoperasikan

stasiun pemancar televisi dengan 1000 pelanggan ketimbang dengan 10 juta pelanggan,

bukan lagi hal yang mahal untuk dilakukan. Dan jumlah komunitas orang-orang yang

tergabung semakin bertambah, sebaliknya biaya penambahan anggota baru tidak diperlukan.

Dari perspektif perekonomian jaringan ini, teknologi informasi bisa berguna secara

strategis. Situs-situs internet dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk membangun

pelanggan berpola “komunitas pengguna” yang ingin berbagi pengalaman. Hal ini bisa

menciptakan loyalitas pelanggan dan kesenangan, da membangun ikatan unik dengan

pelanggan. Ebay, situs lelang online raksasa dan iVillage, komunitas online untuk wanita

adalah contoh hal tersebut. Kedua bisnis itu didasarkan pada jaringan dari jutaan pengguna

dan kedua perusahaan memanfaatkan web dan alat komunikasi internet untuk membangun

komunitas.

1. Memanfaatkan Sistem Demi Keuntungan Kompetitif: Pokok-Pokok Manajemen

Sistem informasi strategis sering mengubah organisasi termasuk produk-produk, jasa,

prosedur pengoperasiannya, mengendalikan organisasi menuju ke pola-pola perilaku yang

baru. Pemanfaatan teknologi untuk mendapatkan keuntungan strategis memerlukan

perencanaan dan pengelolaan yang cermat. Manajer yang berminat dalam hal pemanfaatan

sistem informasi untuk mendapatkan keuntungan kompetitif perlu menjalankan analisis

sistem strategis. Bagian Alat Bantu Manajer diuraikan sejumlah pokok analisis tersebut.

Mengelola Peralihan Strategis

Pengadaptasian dari beragam sistem strategis yang diuraikan pada bab ini umumnya

memerlukan perubahan sasaran bisnis, relasi dengan pelanggan dan pemasok, operasi

internal, dan arsitektur informasi. Perubahan-perubahan sosio-teknis ini, yang mempengaruhi

unsur-unsur sosial dan teknis dari organisasi, bisa dianggap sebagai peralihan strategis-suatu

perpindahan antar level sistem sosio-teknis.

Perubahan-perubahan seperti ini sering mengaburkan batasan-batasan organisasi, baik

eksternal maupun internal. Pemasok dan pelanggan harus terhubung erat dan bisa berbagi

masing-masing kewajiban. Misalnya, dalam sistem inventori stockless dari Baxter

diasumsikan bahwa Baxter memiliki kewajiban untuk mengelola inventori pelanggan

(Jonhston dan Vitale, 1988). Manajer perlu merencanakan proses bisnis baru untuk

mengkoordinasi aktivitas perusahaannya dengan pelanggan, pemasok, dan organisasi lainnya.

Teknologi informasi menyediakan alat bantu bagi para manajer untuk menyelesaikan baik

peran baru maupun peran tradisionalnya, memampukan manajer untuk memonitor,

merencanakan, dan memprediksi dengan lebih tepat dan cepat untuk merespons dengan cepat

perubahan lingkungan bisnis. Menemukan cara dalam memanfaatkan teknologi informasi

untuk mencapai keuntungan kompetitif pada bisnis, perusahaan, dan level-industri

merupakan tanggung jawab kunci bagi manajemen. Sebagai tambahan untuk identifikasi

proses bisnis, kompetensi inti, dan hubungan dengan yang lain didalam industri yang dapat

ditingkatkan dengan teknologi informasi, para manajer harus mengawasi perubahan sosio –

teknis yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem strategis.

Masing-masing organisasi mempunyai konstelasi untuk sistem informasi yang berasla

dari interaksinya dengan teknologi informasi. Teknologi informasi zaman ini dapat

mendorong ke arah efisiensi dan perubahan utama organisasi dengan mengurangi iaya-biaya

agensi dan biaya transaksi dan bisa juga menjadi sumber keuntungan kompetitif.

Pengembangan sistem strategis biasanya memerlukan perubahan luas di dalam struktur

organisasi, kultur, dan proses bisnis. Perubahan-perubahan tersebut sering menghadapi

perlawanan.

Teknologi informasi menawarkan cara-cara baru untuk mengorganisasi kerja dan

menggunakan informasi yang dapat meningkatkan kekayaan serta mempertahankan

kelangsungan organisasi. Teknologi dapat digunakan untuk membedakan produk yang ada,

menciptakan produk dan jasa yang baru, memelihara kompetensi inti, dan mengurangi biaya

operasional. Pemilihan teknologi yang sesuai untuk strategi kompetitif perusahaan

merupakan keputusan kunci.

Bisnis bisa menggunakan sistem informasi strategis untuk memperkuat posisi di antara para

pesaing. Sistem seperti ini mengubah sasaran oranisasi , proses bisnis, produk, jasa, atau

relasi dengan lingkungan, sehingga membawa kepada bentuk-bentuk perilaku baru. Sistem

informasi bisa digunakan untuk mendukung strategi pada level bisnis, perusahaan, dan

industri. Pada strategi level bisnis, sistem informasi bisa digunakan untuk membantu

perusahaan menjadi produser barang berharga murah, membedakan produk dan jasa, atau

melayani. Sistem infomasi juga  bisa digunakan utntuk “mengunci” pelanggan dan pemasok

menggunakan aplikasi manajemen rantai persediaan. Analisis rantai nilai berguna pada level

bisnis untuk menggarisbawahi aktivitas tertentu dalam bisnis dimana sistem informasi

memperoleh dampak strategis.

Pada level perusahaan, sistem informasi bisa digunakan untuk memperoleh efisiensi

dengan cara mengikat semua pengoperasian unit bisnis sehingga bisa berfungsi secara

keseluruhan atau dengan cara menyediakan wadah untuk berbagi informasi pengeahuan lintas

bisnis. Pada level industri, sistem bisa memberi keuntungan kompetitif dengan cara

memfasilitasi kerja sama dengan perusahaan lainnya didalam indusri, menciptakan

konsorsium atau komunitas untuk berbagi informasi, tukar-menukar transaksi, atau

mengkoordinasi aktivitas. Moel kekuatan kompetitif, kemitraan informasi, dan perekonomian

jaringan adalah konsep-konsep yang berguna untuk mengidentifikasi peluang-peluan strategis

bagi sistem pada level-industri.

 

 

Daftar Pustaka

Laudon, Kenneth C; Jane P. Laudon.2005.Sistem Informasi Manajemen :

          Mengelola Perusahaan Digital.Penerbit Andi : Yogyakarta

(http://dhanialfitra.wordpress.com/2009/06/17/sistem-informasi-organisasi-dan-strategi/

(http://agusfirnanda.blogspot.com/2011/10/bab-3-sistem-informasi-organisasi-dan.html

https://nicohernawan.wordpress.com/artikel-sim-sistem-informasi-manajemen/