PERANGKAT LUNAK BANTU PENGOLAH DATA AKADEMIKFAKULTAS SAINS & TEKNOLOGI

UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG(ISSTEC)

Oleh: Jumadi

I. PENDAULUAN

1.1 Latar Belakang

Rencana strategis pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi pengelolaan Fakultas Sains & Teknologi merupakan upaya penjaminan mutu secara internal. Hal ini mengharuskan adanya mekanisme monitoring dan evaluasi, serta peningkatan kualitas yang berksinambungan, yang mencakup evaluasi proses maupun hasil pengelolaan. Hal ini dapat diimplementasikan dengan dibangunnya sistem informasi akademik secara lengkap, akurat, menyeluruh, uptodate dan terklarifikasi dengan baik mencakup semua aspek. Pada umumnya upaya penjaminan mutu tersebut mensyaratkan berfungsinya suatu pangkalan data internal universitas yang terpadu

Sistem Informasi Terpadu yang didukung oleh pangkalan data internal pada sistem informasi akademik diharapkan menjadi keunggulan Fakultas Sains & Teknologi dalam pengelolaan perguruan tinggi. Lebih dari itu, diharapkan juga agar keunggulan pengelolaan ini dapat memberikan manfaat bagi komunitas perguruan tinggi Nasional, melalui knowledge-sharing.

Dalam pengelolaan suatu institusi pendidikan tinggi termasuk Fakultas Sains & Teknologi, informasi akademik merupakan elemen penting dalam penentuan rencana kerja, strategi dan kebijakan di dalam institusi pendidikan. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistm pengelolaan informasi akadmik yang baik. Hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan telekomunikasi untuk pengelolaan informasi akademik sehingga pengelolaan informasi akademik ini dapat dilakukan secara optimal. Penggunaan teknologi ini bertujuan mencapai efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi tersebut, yang ditunjukan dengan kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi.

1.2 TujuanMembangun perangkat lunak bantu pengolah data akademik pada Fakultas Sains

dan Teknologi di UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Perangkat Lunak ini mengacu pada strandar pelaporan program studi terhadap Direktoral Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) yang dikenal dengan nama EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri). Sehingga output dari Perangkat Lunak tersebut dapat dipergunakan untuk laporan internal perguruan tinggi dan Dikti.

1.3 Lingkup MasalahPerangkat lunak yang akan dibangun diberi nama Information System of Sains &

Tecnology (ISSTEC). Perangkat lunak ini bertujuan untuk memberikan pelayanan akademik agar proses pelayanannya dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. ISSTEC menangani pengelolaan data mahasiswa, pengelolaan data matakuliah, pengelolaan data dosen, pengelolaan data nilai. Dengan adanya ISSTEC diharapkan dapat meningkatkan pelayanan dan performansi sistem meliputi : Kecepatan pemrosesan, Akurasi dan konsistensi data, serta Kemudahan penyajian informasi.

1.4 Fungsi Perangkat Lunak

Spesifikasi Functional Requirements, diantarnaya adalah sebagai berikut :a). Administrator program studi

1) Memasukan data mahasiswa2) Memasukan data dosen3) Memasukan data matakuliah4) Merekap data KRS (Kartu Rencana Studi)5) Memasukan data ploting dosen pengampu matakuliah6) Memasukan data nilai Akhir7) Menampilkan data KHS8) Menampilkan data transkrip nilai

b). Mahasiswa1) Memasukan data KRS (Kartu Rencana Studi) 2) Melihat KHS (Kartu Hasil Studi)3) Melihat transkrip akademik sementara4) Menampilkan laporan data KRS

1.5 Karakteristik Pengguna

Tabel: Karakteristik Penguna ISSTEC

Kategori Penggun

aTugas Hak

Akses Jabatan

Program Studi

1. Memasukan Data Mahasiswa2. Memasukan Data Dosen3. Memasukan Data Matakuliah4. Merekap Data KRS5. Memasukan data Ploting Dosen

Pengampu Matakuliah6. Memasukan Data Nilai Akhir

Admin Staf Program Studi

Kategori Penggun

aTugas Hak

Akses Jabatan

7. Menampilkan Data KHS8. Menampilkan Data Transkrip Nilai

Mahasiswa

1. Memasukan Data KRS2. Melihat KHS (Kartu Hasil Studi )3. Melihat Transkrip Akademik

Sementara4. Menampilkan laporan data KRS

User Mahasiswa

1.6 Arsitektur Jaringan Komputer

Gambar : Arsitektur Jaringan Local Area Network (LAN)

1.7 Organisasi Proyek

a. Model ProsesProyek ini dibagi dalam 6 jenis kegiatan :

1. Penyusunan Standar Operating Procedure2. Analisis dan Penetapan Baseline Analisis 3. Perancagan Perangkat Lunak dan Penetapan baseline

perancangan

4. Pembangunan/implementasi Perangkat Lunak5. Pengujian Perangkat Lunak6. Pengoperasian Perangkat Lunak

Proyek ini dibagi dalam beberapa prioritas : Prioritas ke 1 adalah Pengelolaan Kegiatan Akademik. Tiap prioritas akan dilaksanakan menurut 6 tahap kegiatan yang didefinisikan di atas.

b. Struktur OrganisasiStruktur Organisasi untuk merealisasikan proyek ini adalah sebagai berikut :

Gambar: Struktur Organisasi Proyek

c. Deskripsi fungsi tiap bagian

No

Unit/peran Fungsi Utama

1 Ketua Tim Mengelola proyek pengembangan Sistem Informasi

2 Staf Ahli Terlibat dalam Pengujian perangkat lunak 3 Koordinator Analis

Sistem dan AnalisMelakukan koordinasi dengan tim ahli dalam penyusunan SOPMengkoordinir proses analisis kebutuhan sistemMengkoordinir pelaksanaan perancangan sistem

4 Koordinator Tim Pengembang developer)

Mengkoordinir proses implementasi/pembuatan sistem

5 Support Menyediakan informasi, tool yang diperlukan oleh tim. Juga melakukan dokumentasi

II. MODEL DAN ANALISIS

2.1 Diagram Konteks

Gambar : Diagram Konteks ISSTEC

2.2 Diagram Alir Dataa. Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) level 1 untuk perangkat lunak

ISSTEC dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

[krsMhs][rptKRS]

[Login Mhs]

NIM Valid

NIDN Valid

R_MK

R_DosPlot

R_mkTrans

R_mkKHS

R_nilTRANS

R_NILkhs

U_nilai

R_matkul_plot

U_AKDosR_AKDos

U_KRSR_KRS

R_matkulU_matkul

U_DosenR_Dosen

NIDN Valid

NIDN ValidNIDN Valid

NIDN Valid

NIDN Valid

NIDN Valid

[RekapKRS]

[Presensi]

U_MHSR_MHS

[Penugasan]

[Nilai]

[KRS]

[Dosen]

[Matakuliah]

[Mahasiswa]

NIDN Valid

NIM Valid

[TranskripProdi]

[Transkrip]

[KHSprodi]

[KHS]

NimTglLahir

NIDNtglLAHIR

[Login Prodi]

Mahasiswa

Mahasiswa

Mahasiswa

Program Studi

Program Studi

Program Studi

Program Studi

Program Studi

Program Studi

Program Studi

Program Studi

Program Studi

Program Studi

Program Studi

1.1

Cek Login

MSDOS

MSMHS

1.2

Tampil KHS

1.3

Tampil Transkrip

1.4

Olah Data MHS

1.5

Olah Data MATKUL

+

1.6

Olah Data Dosen

1.7

Olah Data KRS

1.8Input

Ploting Dosen

1.9

Input Data Nilai

TBKMK TRNLM

TRAKD

Mahasiswa

Mahasiswa

Gambar : Diagram Alir Data Level 1 (ISSTEC)

b. Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) level 2 untuk proses 1.5 dengan nama modul olah data matakuliah pada perangkat lunak ISSTEC dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Data SQL

Valid Session

[R_matkul] [U_matkul]

[NIDN Valid]

[Matakuliah]

Program Studi

Cek Login

TBKMK : 1TBKMK : 2

1.5.1

Cek Session

1.5.2

Terima Data Matkul

1.5.3

Eksekusi Query

Gambar : Diagram Alir Data Level 2 untuk proses 1.2 olah data matakuliah

2.3 Diagram Relasi Antar Entitas

Gambar: Diagram Relasi Antar Entitas

2.4 Diagram Relasi Antar Tabel

Gambar : Diagram Relasi Antar Tabel

2.5 Deskripsi TabelTabel : Spesifikasi table Mahasiswa

Tabel : Spesifikasi Tabel Dosen

Tabel : Spesifikasi Tabel Mata Kuliah

Tabel : Spesifikasi tabel Nilai/Krs

Tabel : Spesifikasi Tabel Aktifitas Mengajar Dosen

III. PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK

3.1 Desain Arsitektur

Gambar : Arsitektur Modul ISSTEC

3.2 Perancangan dan Implementasi Antar Muka Pengguna (User Interface)

a. Halaman Utama

Gambar : Halaman Utama ISSTEC

b. Halaman Utama Login Mahasiswa

c. Halaman Utama Login Program Studi

d. Input Data Mahasiswa

e. Input Matakuliah

f. Daftar Matakuliah

g. Daftar Dosen

h. Kontrak Matakuliah

i. Print-Out KRS

j. Rekap Perwalian

k. Ploting Dosen

l. Input Nilai

m. Kartu Hasil Studi

n. Transkrip Akademik

3.3 Rencana Pengujian

No Nama proses Skenario Pengujian Hasil yang diharapkanSesuai () atau tidak

()1 Input data mahasiswa Ketik nim pada form

perwalianKetika nim dipanggil pada proses perwalian akan muncul

2 Input data matakuliah Masuk ke form perwalian, kemudian liat daftar matakuliah yang ditawarkan pada semester berjalan

Menampilkan matakuliah sesuai dengan semester yang dimaksud

3 Input dosen Masukan data dosen Data dosen digunakan pada proses penugasan dan data tersebut akan tampil pada lembara absensi perkuliahan, Ujian Tengah Semester (UTS), dan Ujian Akhir Semester(UAS)

4 Input KRS (Kartu Rencana Studi)

Masukan nim pada perwalian, kemudian checklist matakuliah yang dimaksud

Jumlah peserta setiap matakuliah akan mucul perkelasnya

5 Input nilai Memasukan nilai pada form input nilai

Semua nilai yang diinput akan tampil pada KHS (Kartu Hasil Studi) dan transkrip akademik

6 Input data penugasan dosen

Memasukan dosen pengampu mata kuliah pada rekapan data KRS

Pada lembar absensi kehadiran, absensi UTS dan UAS akan menampilkan desen pengampu mata kuliah

7 Menampilkan kartu hasil studi (KHS)

Memasukan nilai pada mata kuliah yang telah dikontrak

Sitem akan menampilkan matakuliah beserta jumlah sks dan nilainya persemester

8 Menampilkan transkrip nilai akademik

Memasukan nilai pada mata kuliah yang telah dikontrak

Sistem akan menampilkan matakuliah beserta jumlah sks dan nilainya secara keseluruhan pada mahasiswa tertentu

9 Penginputan data KRS oleh mahasiswa

Memanggil form KRS, memilih mata kuliah yang tersdia

Mata kuliah yang dipilih akan disimpan pada database TRNLM

10 Menampilkan data Menginputkan semester dan Menampilkan data KRS

KRS oleh mahasiswa tahun akademik berdasarkan semester dan tahun akademik

11 Menampilkan KHS oleh mahasiswa

Menginputkan semester dan akademik

Menampilkan mata kuliah berserta nilainya dan Indeks Prestasi (IP), di tambah informasi jumlah SKS untuk semester berikutnya

12 Menampilkan transkrip akademik oleh mahasisawa

Mengklik menu transkrip akademik pada modus hak akses mahasiswa

Menampilkan transkrip akademik meliputi mata kulaih beserta nilai dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK)

3.4 Rancangan Kebutuhan Peralatan dan perlengkapan

a.Tuntutan Sumber Daya

Tipe Personalia

Jumlah

Waktu Komputasi(man-hour)

Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat Keras

Fasilitas Kantor

Manajer Proyek

1 75 Ms WordMS ProjectMs Excel

1 PC1 Printer

Tinta, kertasMeja, kursi, alat tulis, dokumen keeper, klip

Koordinator Analis

1 90 Ms Word 1 PC1 Printer

Tinta, Kertas, meja, kursi, alat tulis, dokumen keeper

Tipe Personalia

Jumlah

Waktu Komputasi(man-hour)

Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat Keras

Fasilitas Kantor

Analis Sistem

1 60 Ms WordPower Designer

- Tinta, Kertas, meja, kursi, pensil, penghapus

Dokumentasi 1 60 Ms WordPower Designer

1 PC Tinta, Kertas, meja, kursi

Koordinator Tim Pengembang

1 90 Ms Word 1 PC1 Printer

Tinta, Kertas, meja, kursi, alat tulis, dokumen eeper

Pemrogram Aplikasi dan Basis data

2 90 VB.NET dan SQL Server 2005

2 PCCD writter

CD disketmeja, kursi

Pemrogram Jaringan/ Sistem

1 50 Microtik,Windows 2003 Server

1 PC Meja, kursi

Disaian Antar muka

1 20 Adobobe Potoshop, Flash CS 4

1 PC Meja, kursi

Ahli Konfigurasi

1 60 Ms wordMs Excel

1 PC1 Printer

Tinta, KertasAlat tulis, dokumen keeper, meja, kursi

Ahli Kualitas 1 60 Ms wordMs Excel

1 PC Tinta, kertas, alat tulis, dokumen keeper, meja, kursi

b. Anggaran/Kebutuhan Perangkat Keras Pendukung Pengembangan PL

Tabel 8 Anggaran/Kebutuhan Perangkat Keras Pendukung Pengembangan PLUntuk mengembangkan perangkat lunak ini diperlukan beberpa perangkat keras berikut :

No

Item Spesifikasi Jumlah

1 Personal Komputer

Prosesor minimal Pentium IVRAM minimal 2GB MHardisk minimal 80 GB

8

2 Printer HP Lazer Jet P1006 23 CD Writter 1

c. Anggaran/Kebutuhan ATK/Fasilitas KantorTabel 9 Anggaran/Kebutuhan ATK dan Fasilitas Kantor

No

Item Jumlah

1 Kertas HVS A4 4 rim2 Tinta printer

(refil)6 bh

3 Dokumen keeper 10 bh4 Klip 4 5 Fotokopi 1000

lembar 6 Meja + Kursi 4 pasang

3.5 Rancangan BiayaRancangan biaya pembangunan sistem ini, meliputi perangkat keras, perangkat lunak, suber daya manusia dan peralatan-tulis-kantor. Total keseluruhan rancangan biaya ini adalah Rp. 114,320,000 dengan rincian sebagai berikut : a. Perangkat KerasNo Nama Barang Qty. Satuan Jumlah

(Rp.) (Rp.)1 Server 1 11.000.000 11.000.0002 Komputer PC 5 2.000.000 10.000.0003 Laptop 7 5.000.000 35.000.0004 Printer 8 500.000 4.000.0005 Switch 1 500.000 500.0006 Access Point 1 2.000.000 2.000.0007 Kabel UTP 1 1.000.000 1.000.000

TOTAL BIAYA 53.500.000b. Perangkat LunakNo Nama Barang Qty. Satuan

(Rp.) Jumlah (Rp.)

1 Windows 2003 Server 1 3.000.000 3.000.0002 Windows Vista 1 1.000.000 1.000.0003 Visual Studio 2005 1 2.000.000 2.000.0004 SQL Server 2005 1 1.000.000 1.000.000

TOTAL BIAYA 7.000.000

c. Sumberdaya ManusiaNo Jabatan Qty. Satuan

(Rp.) Jumlah (Rp.)

1 Manajer Proyek 1 8.000.000 8.000.0002 Koordinator Analisis Sistem 1 6.000.000 6.000.0003 Analisis Sistem 1 4.000.000 4.000.0004 Support/dokumen 2 4.000.000 8.000.0005 Koordinator Tim Pengembang 1 6.000.000 6.000.0006 Aplikasi dan Basisdata 1 4.000.000 4.000.0007 Sistem/Jaringan +H/W 2 4.000.000 8.000.0008 Desainer Antar Muka 1 4.000.000 4.000.000

TOTAL BIAYA 48.000.000d. Peralatan ATKNo Nama Barang Qty. Satuan Jumlah

(Rp.) (Rp.)1 Kertas HVS A4 4 Rm 50.000 200.0002 Tinta Printer (refill) 6 bh 200.000 1.200.0003 Dokumen keeper 10

bh25.000 250.0000

4 Klip 4 bh 5.000 20.0005 Fotokopi 1000l

b150 150.000

6 Meja Kursi 4 pk 1.000.000 4.000.000TOTAL BIAYA 5.820.000