SISTEM INFORMASI PENGENDALIANDOKUMEN ISO 9001:2008 (IWA II:2007) BERBASIS WEB

(STUDI KASUS : BADAN PENJAMINAN MUTUUNIVERSITAS NAROTAMA)

R Yusuf Priambodo RahardjoJurusan Sistem Informasi, Universitas Narotama

ABSTRAK

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 mempersyaratkan adanya dokumentasi dan prosedur pengendalian dokumen untuk menjamin bahwa pengesahan, identifikasi, revisi dan pemusnahan dari dokumen-dokumen tersebut terkendali. Bagi Universitas Narotama, persyaratan tersebut sangat merepotkan apalagi bila SOP (standar of procedure) dari unit atau departemen tersebut sering direvisi. Teknologi Informasi yang menjanjikan distribusi informasi yang akurat dan real time tanpa terpengaruh oleh lokasi resource dan pengguna bisa dimanfaatkan untuk membuat sistem informasi pengendalian dokumen yang lebih praktis dan mudah.

Dengan pendekatan terstruktur menggunakan pemodelan data dan pemodelan proses, penulis mencoba menganalisa dan membuat sistem informasi pengendalian dokumen ISO 9001:2008 yang berbasis web. Hasil dari skripsi ini adalah diagram aliran data (Data Flow Diagram) dan Entity Relationship Diagram dari sistem pengendalian dokumen ISO 9001:2008 dan sebuah program atau aplikasi berbasis web pada sistem informasi pengendalian dokumen ISO 9001:2008.Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengendalian Dokumen, ISO 9001:2008

ABSTRACT

Quality Management System ISO 9001:2008 requires the existence of documentation and document control procedures to ensure that the validation, identification, revision and destruction of controlled documents. For Narotama, University these requirements are very inconvenient especially if the SOP (standard of procedure) of units or departments are often revised. Information technology is promising and distribution of accurate information in real time without being influenced by the location of the resource and the user can be used to make information systems more practical document control and easy.

By using a structured approach to data modeling and process modeling, the author tries to analyze and document control information system that is web-based ISO 9001:2008. The results of this thesis are data flow diagrams and Entity Relationship Diagram of the ISO 9001:2008 document control system and a program or application on a web-based document control information system ISO 9001:2008.

Keywords : Information Systems, Document Control, ISO 9001:2008

PENDAHULUANSistem manajemen ISO

9001:2008 adalah standar internasional yang diakui untuk sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM). SMM menyediakan kerangka kerja bagi Universitas Narotama dan seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata dalam aktifitas rutin akademik atau non akademik untuk terciptanya konsistensi dalam mencapai kepuasan pelanggan.[1]

Mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 merupakan tuntutan dan kebanggaan bagi Universitas Narotama, karena bisa meningkatkan image atau citra Universitas Narotama, dengan telah diterimanya sertifikat ISO 9001:2008, berarti sistem manajemen mutunya sudah sesuai (comply with) dengan standard internasional Sistem Manajemen Mutu - Quality Management System ISO 9001:2008. Yang berarti pula, Universitas Narotama bisa menjamin kepuasan pelanggan atau memenuhi persyaratan pelanggan, sehingga mempertahankan sertifikat ISO yang sudah diperoleh merupakan keharusan bagi Universitas Narotama yang sudah mendapatkan sertifikat tersebut. ISO 9001:2008 memiliki beberapa standar, diantaranya adalah persyaratan dokumentasi dan pengendalian dokumen. Persyaratan dokumentasi ini bagi Universitas Narotama yang mempunyai beberapa departemen atau unit kerja dengan kerumitan interaksi proses di dalamnya merupakan hal yang sangat merepotkan untuk dipenuhi.

Kemajuan teknologi informasi yang menjanjikan distribusi informasi yang cepat, akurat dan realtime, membuat penulis mengajukan ide untuk membuat sebuah sistem informasi pengendalian dokumen yang lebih mudah dengan memanfaatkan teknologi informasi, sehingga semua unit yang terkait dengan suatu SOP (Standar Operation Procedure) bisa mengakses dokumen versi terbaru tanpa menunggu distribusi dari pihak terkait.

TINJAUAN PUSTAKA

Profil BPM (Universitas Narotama)Visi

Mewujudkan Universitas yang modern dan bermutu berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi.[2]Misi

Memberikan kontribusi nyata dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk kesejahteraan masyarakat melalui kegiatan-kegiatan, pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi.[2]

Tugas Utama BPM (Universitas Narotama)Kepala Badan Penjaminan Mutu :1. Menjamin konsistensi penerapan

Sistem Manajemen Mutu di Universitas Narotama berdasarkan Prosedur Mutu ISO 9001:2008.

2. Memberikan masukan kepada Rektor tentang kinerja sistem mutu yang berjalan di Universitas Narotama.

3. Memberikan laporan kepada Rektor tentang penyimpangan Manajemen Mutu yang terjadi.

4. Mengevaluasi efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan.

5. Bertanggung jawab atas segala dokumen dan laporan dari Biro Kendali Mutu.

6. Mensosialisasikan sistem yang berjalan ke bagian yang terkait.

Wewenang :1. Mengendalikan seluruh aktivitas

audit internal dan Pelatihan Sistem Manajemen Mutu.

2. Mewakili manajemen dalam hal berinteraksi dengan Badan Sertifikasi.

3. Memberikan usulan ke Rektor tentang perbaikan berkelanjutan Sistem Manajemen Mutu di Universitas Narotama.

METODOLOGI PENELITIANBagan Alur (Flowchart) Metode Penelitian

Bagan alur (flowchart) metode penelitian proses pembuatan “Sistem Informasi Pengendalian Dokumen ISO 9001:2008 (IWA II:2007) Berbasis Web (Studi Kasus : Badan Penjaminan Mutu Universitas Narotama)” dapat diilustrasikan pada gambar berikut :

Gambar 1. Bagan Alur (Flowchart) Metode Penelitian

Tahapan Metode PenelitianAda beberapa tahapan metode

penelitian yang ditempuh dalam pembuatan program ini. Secara detail, beberapa tahapan yang dimaksud meliputi :1. Tahap Persiapan

Tahap ini merupakan kegiatan awal, yaitu dengan penentuan latar belakag masalah kemudian dilakukan perumusan masalah untuk selanjutnya dilakukan penentuan tujuan dan manfaat dari pelaksanaan tugas akhir serta dilakukan pembatasan masalah yang akan difokuskan dalam penyusunan Sistem Informasi Pengendalian Dokumen ISO 9001:2008 (IWA II:2007) Berbasis Web (Studi Kasus : Badan Penjaminan Mutu Universitas Narotama). Batasan masalah pada skripsi ini ditinjau dari pengendalian dokumen ISO yang ada pada Universitas Narotama. Batasan perancangan sistem informasi adalah pada sistem yang dapat menampilkan Sistem informasi yang digunakan untuk melakukan pengendalian dokumen ISO 9001:2008 yaitu berupa pengajuan dokumen, pelacakan dokumen atau disposisi dokumen hingga laporan status dari dokumen tersebut.

2. Tahap Kajian TeoriPada tahap ini akan dilakukan kajian teori terhadap masalah yang ada. Kajian dilakukan pada teori pengendalian dokumen ISO khususnya pengendalian dokumen ISO 9001:2008 yang ada pada

Universitas Narotama, dan teori yang digunakan dalam perancangan sistem informasi.

3. Tahap Pengumpulan DataTahap ini dimaksudkan untuk mengumpulkan data–data pendukung yang dibutuhkan dalam analisa nilai hasil serta yang digunakan dalam proses perancangan sistem informasi. Adapun data pendukung yang dibutuhkan adalah berupa data jenis dokumen ISO 9001:2008, prosedur pengendalian dokumen serta data penanggung jawab tiap pekerjaan.

4. Tahap Desain SistemPada tahap ini akan disusun sebuah desain sistem informasi dari data–data pendukung yang telah diperoleh pada tahap sebelumnya.

5. Tahap PelaksanaanPada tahap ini akan dilakukan perencanaan sistem serta penyusunan script program sistem informasi. Perencanaan serta penyusunan program tersebut tentunya didasarkan pada hasil analisa data yang telah dilakukan sebelumnya.

6. Tahap EvaluasiPada tahap ini akan dilakukan evaluasi pada hasil perancangan sistem informasi. Terutama berkaitan pada masalah pengendalian dokumen ISO 9001:2008 hingga ke laporan status dari masing-masing dokumen tersebut.

7. Tahap PembahasanPada tahap ini akan dibahas tentang hasil analisa pada bab sebelumnya beserta hasilnya pada sistem

informasi dan juga pembuatan laporan.

8. Tahap AkhirPada tahap akhir perancangan sistem informasi akan dibahas tentang simpulan, keterbatasan serta saran yang diperlukan untuk pengembangan program selanjutnya.

FlowchartUntuk melaksanakan

pendistribusian dokumen dimulai dari bagian BPM membuat dokumen atau template ISO, berikut pedoman pelaksanaan dalam bentuk diagram alir.

Gambar 2. Prosedur Pengajuan Perubahan Dokumen Bidang Akademik

Gambar 3. Prosedur Pengajuan Perubahan Dokumen Bidang Non

Akademik

Deskripsi Diagram AlirBerikut adalah deskripsi dari

diagram alir prosedur pengajuan dan perubahan dokumen ISO diatas : Diagram Alir Akademik1. BPM membuat dokumen form

induk yang dijadikan contoh ke masing – masing fakultas.

2. Dokumen yang didistribusikan BPM ke bagian TU/Fakultas maka TU/Fakultas melakukan pengajuan dokumen kepada DEKAN untuk dilakukan pengesahan apabila tidak disetujui maka TU/Fakultas melakukan revisi untuk diajukan kembali ke DEKAN sampai proses tersebut disahkan oleh DEKAN, sedangkan apabila disetujui maka dokumen tersebut akan dilanjutkan ke REKTOR.

3. Dokumen yang disetujui DEKAN maka oleh REKTOR dilakukan pengesahan dokumen tersebut lalu dokumen tersebut dilanjutkan kebagian BPM untuk dilakukan persetujuan pada dokumen tersebut, dokumen yang disetujui oleh BPM maka dokumen tersebut statusnya berubah menjadi “TERKENDALI”.

Diagram Alir Non Akademik1. BPM membuat dokumen form

induk yang dijadikan contoh ke masing – masing unit atau departemen.

2. Dokumen yang didistribusikan BPM ke masing – masing unit atau departemen, maka staff tersebut melakukan pengajuan dokumen kepada KABAG untuk dilakukan pengesahan apabila tidak disetujui maka staff tersebut akan melakukan revisi untuk diajukan kembali, sedangkan apabila disetujui maka

dokumen tersebut akan dilanjutkan ke WAREK atau REKTOR.

Dokumen yang disetujui KABAG maka oleh REKTOR dilakukan pengesahan dokumen tersebut lalu dokumen tersebut dilanjutkan kebagian BPM untuk dilakukan persetujuan pada dokumen tersebut, dokumen yang disetujui oleh BPM maka dokumen tersebut statusnya berubah menjadi “TERKENDALI”.

Gambar 4. Context Diagram

Gambar 5. DFD Level 0

Gambar 6. DFD Level 1 Pengajuan Dokumen

Gambar 7. DFD Level 1 Pemusnahan Dokumen

Gambar 8. CDM

HASIL DAN PEMBAHASANTahap hasil penelitian ini

merupakan tahap terakhir dalam proses pembuatan aplikasi pengendalian dokumen iso pada Universitas Narotama. Di tahap hasil penelitian ini terdiri dari beberapa form input maupun output dari aplikasi pengendalian dokumen ISO.

Gambar 9. Form Login

Pada form login ini berfungsi untuk mengatur hak akses dari user yang akan menggunakan aplikasi tersebut, didalam aplikasi ini dibagi 4 tingkatan level user dimana masing-masing menu antar level berbeda 4 level didalam aplikasi tersebut yaitu :1. Level Admin : berfungsi untuk

mengatur setting program pada aplikasi pengendalian dokumen ISO.

2. Level Admin BPM : berfungsi untuk mendistribusikan dokumen induk dan memantau hasil dokumen yang telah diajukan dan di ACC oleh kepala bagian di masing – masing unit atau departemen.

3. Level Staff : berfungsi untuk melakukan pengecekan dokumen yang didistribusikan oleh BPM dan juga mleakukan pengajuan dokumen kepada kepala bagian pada masing – masing unit atau departemen.

4. Level Kepala : berfungsi untuk melakukan pengecekan dokumen yang diajukan oleh staffnya dan melakukan proses ACC atau menolak dokumen yang diajukan oleh staffnya pada masing –

masing unit atau departemen terkait.

Gambar 10. Home Admin BPM

Pada menu home level admin BPM terdiri dari beberapa menu yang dapat diakses oleh admin BPM yaitu :1. Profil : berfungsi untuk

menampilkan profile atau data diri user yang menggunakan aplikasi pengendalian dokumen ISO.

2. Departemen : berfungsi untuk menampilkan daftar user pada departemen yang terkait.

3. List Dokumen : berfungsi untuk menampilkan daftar dokumen yang telah didistribusikan oleh BPM.

4. List Dokumen ACC : berfungsi untuk menampilkan daftar dokumen yang diajukan oleh unit-unit atau departemen dan sudah memperoleh ACC oleh kepala bagian masing-masing.

5. Master Dokumen : berfungsi untuk melakukan input data dokuemn yang akan didistribusikan ke masing – masing unit atau departemen.

6. Report Pengajuan Dokumen : berfungsi untuk menampilkan progress pengajuan dokumen dalam bentuk grafik.

Gambar 11. List Dokumen BPM

Pada menu list dokumen BPM ini yaitu daftar dokumen yang telah dibuat oleh BPM sebagai contoh dokumen. Pada menu list daftar pengajuan dokumen ini yaitu daftar dokumen yang sedang diajukan oleh staff di masing-masing unit atau departemen untuk di ACC oleh pimpinan di unit atau departemen tersebut.

Gambar 12. Laporan Pengajuan Dokumen

Pada menu laporan pengajuan dokumen ini yaitu dapat dilihat berapa jumlah dokumen yang sudah diajukan dan sudah di acc oleh kepala bagian di masing-masing unit atau departemen, pada laporan ini menggunakan diagram batang.

KESIMPULAN DAN SARANKesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba pada bab IV, terlihat bahwa program dapat

dijalankan sesuai rumusan masalah, program saat ini dapat melakukan pendistribusian dokumen oleh BPM ke masing-masing unit atau departemen. Program dapat digunakan baik melalui jaringan intranet maupun internet karena software berjalan dengan aplikasi browser, sehingga memudahkan dalam pengaplikasian karena dapat dijalankan pada multi gadget.

SaranSaran yang diharapkan oleh

penulis yaitu semoga aplikasi yang dibuat ini dapat dikembangkan lebih lanjut sehingga dapat berfungsi dengan optimal dan diharapkan dapat bekerja dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA[1] Jogiyanto HM, 2005, Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur Teori, Edisi 3, Andi Offset, Yogyakarta.

[2] Rini Anggariningsih, Makalah Pengendalian Dokumen ISO,

(http://portalgaruda.org/download_article.php?article=113404&val=5187, diakses pada tanggal 14 maret 2014)

[3] ISO 9001:2000, Quality management systems — Requirements

[4] BPM Universitas Narotama, Profile BPM,

(http://bpm.narotama.ac.id/?page_id=6, diakses pada tanggal 20 maret 2014)

[5] BPM Universitas Narotama, Major Task BPM,

(http://bpm.narotama.ac.id/?page_id=10, diakses pada tanggal 20 maret 2014)

[6] SNI ISO 9001:2008 Dua Bahasa, Sistem Manajemen Mutu, BSN (Badan

Standar Nasional)

[7] Php Frameworks, PHP IDE Compare,

(http://www.phpframeworks.com, diakses pada tanggal 25 maret 2014)

[8] Dewi Rosmala, Muhammad Ichwan , M Irzan Gandalisha, Komparasi

Framework MVC (Codeigniter, dan CakePHP) Pada Aplikasi Berbasis

Web ,(http://lib.itenas.ac.id/kti/wp-content/uploads/2013/10/No.-2-Vol.-2-Mei-Agustus-2011-3.pdf, diakses pada tanggal 25 mei 2014)

[9] Ibnu Daqiqil Id, M.Ti, Framework Codeigniter, (ftp://jaran.undip.ac.id/pustaka/Framework%20Codeigniter%202.pdf, diakses pada tanggal 25 mei 2014)