Mata Kuliah : Sistem Informasi ManajemenDosen : Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, MScBatas Penyerahan : 26 Agustus 2013

PENERAPAN E-BUSINESS PADA PT HERO SUPERMARKET Tbk.

OLEH KELOMPOK 5:HERU PRATAMA P056121841.50JAUHAR SAMUDERA N. P056121891.50NINA ARIDHONA P056121941.50RINALDI SYAHRAN P056121961.50SALLY WIEDJARNARKO P056121971.50

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNISINSTITUT PERTANIAN BOGOR

2013

1

DAFTAR ISI

HalamanDAFTAR ISI ………………………………………………………………… i

DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………... iii

DAFTAR TABEL …………………………………………………………... iv

I. PENDAHULUAN ………………………………………………………. 1

1.1. Latar Belakang ………………………………………………………1

1.2. Tujuan Penulisan …………………………………………………… 1

II. TINJAUAN PUSTAKA ………………………………………………... 2

2.1. Electronic Business Systems ………………………………………... 2

2.2. Penerapan e-Business Systems Pada Fungsi Bisnis Perusahaan …… 4

2.2.1. Customer Relation Management (CRM) …………………... 4

2.2.2. Supply Chain Management (SCM) ………………………….5

2.2.3. Enterprise Resource Planning (ERP) ……………………… 8

2.2.4. Transaction Processing System (TPS) …………………….. 11

2.2.5. Marketing Information System ……………………………... 11

2.2.6. Human Resource Management (HRM) …………………….. 12

2.2.7. Finance & Accounting ……………………………………… 13

2.3. Keuntungan dan Kelemahan Penerapan e-Business Systems ……… 15

2.4. Faktor-Faktor Kegagalan dan Kiat Penerapan e-Business Systems .. 16

2.5. Grudin’s Time Space Matrix ……………………………………….. 16

III. PEMBAHASAN ………………………………………………………... 18

3.1. Profil Perusahaan …………………………………………………… 18

3.2. Penerapan e-Business Systems Pada Perusahaan …………………… 19

3.2.1. Customer Relation Management (CRM) …………………… 19

3.2.2. Supply Chain Management (SCM) ………………………….20

3.2.3. Enterprise Resource Planning (ERP) ………………………. 21

3.2.4. Transaction Processing System (TPS) ……………………... 22

3.2.5. Marketing Information System ……………………………... 22

3.2.6. Human Resource Management (HRM) …………………….. 24

i

3.2.7. Finance & Accounting ……………………………………… 24

3.3. Network Topology Perusahaan ……………………………………... 24

3.4. Identifikasi Grudin's Time-Space Matrix …………………………... 25

3.5. Future Development e-Business Systems …………………………... 25

IV. PENUTUP ………………………………………………………………. 27

4.1. Kesimpulan …………………………………………………………. 27

4.2. Saran ………………………………………………………………... 27

DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………….. 28

ii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Perkembangan MRP – SCM ……………………………………. 8Gambar 2. Konsep Dasar ERP ……………………………………………… 9Gambar 3. Integrasi Informasi Melalui Sistem ERP ……………………….. 9Gambar 4. Transaction Processing Systems ………………………………… 11Gambar 5. Sistem Informasi Marketing …………………………………….. 12Gambar 6. Sistem Informasi Sumberdaya Manusia ………………………… 13Gambar 7. Sistem Informasi Pada Fungsi Finansial ………………………... 14Gambar 8. Sistem Informasi Pada Fungsi Akutansi ………………………… 15Gambar 9. Matrix Distribution Over Space, Time and Community ………... 17Gambar 10. Aplikasi Utama dari CRM …………………………………….. 19Gambar 11. Alur Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. …………………… 23Gambar 12. Network Topology PT. Hero Supermarket Tbk. ………………. 25

iii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Grudin’s Time Space Matrix ………………………………………. 17Tabel 2. Identifikasi Grudin's Time-Space Matrix Pada

PT. Hero Supermarket Tbk. ……………………………………….. 25

iv

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar BelakangDewasa ini persaingan dunia usaha semakin ketat, persyaratan konsumen

terhadap kualitas produk, harga, serta ketersediaan produk di pasaran semakin tinggi. Perusahaan dituntut untuk melakukan berbagai hal yang berkaitan dengan hal ini, seperti enterprice resources planning, customer relationship management, enterprise application integration, supply chain management dan enterprice collaboration systems. Fungsi berbagai hal tersebut menjadi semakin penting ketika perusahaan dituntut untuk menyediakan produk atau jasa yang tepat, pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dan kondisi yang diinginkan. Kemajuan teknologi informasi yang begitu cepat telah merubah paradigma bisnis perusahaan dari bisnis secara fisik menjadi electronic business yang biasa disebut dengan e-Business Systems.

Seperti halnya bisnis pada umumnya, perusahaan retail berkembang sangat pesat dewasa ini di Indonesia. Perkembangan ini sejalan dengan semakin bertambahnya jumlah penduduk, meningkatnya taraf hidup masyarakat sebagai akibat dari pertumbuhan ekonomi dan semakin tingginya budaya masyarakat. Masyarakat Indonesia yang konsumtif cenderung lebih memilih berbelanja di perusahaan retail besar seperti Hero, Carrefour, ataupun perusahaan retail modern lainnya dibandingkan pasar tradisional. Selain karena faktor gaya hidup dan kenyamanan, ternyata perusahaan retail tersebut dapat bersaing ddalam harga dengan pasar tradisional. Hal ini tidak lepas dari efisiensi yang dapat mereka terapkan melalui teknologi informasinya.

Salah satu perusahaan retail terkemuka di Indonesia adalah PT Hero Supermarket Tbk. Untuk dapat terus bersaing dalam era globalisasi ini, maka sudah seharusnya perusahaan-perusahaan retail memanfaatkan sistem informasi dan IT dalam usahanya. Hal tersebut tidaklah dilupakan oleh manajemen PT Hero Supermarket Tbk. yang telah lama menerapkan sistem informasi dan teknologi informasi dalam usahanya yang terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan usaha. Pada kesempatan kali ini tim penulis mencoba mengkaji penerapan e-Business Systems yang terdapat pada PT Hero Supermarket Tbk..

1.2. Tujuan PenulisanAdapun maksud dan tujuan dilakukannya penulisan makalah ini adalah

selain sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen juga dilakukan untuk mengkaji penerapan e-Business Systems yang terdapat pada PT Hero Supermarket Tbk..

1

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Electronic Business Systems Sistem bisnis elektronik, atau yang biasanya disebut sebagai "eBusiness"

atau "e-bisnis", dapat didefinisikan sebagai penerapan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam mendukung sebuah kegiatan bisnis. Commerce merupakan pertukaran produk dan jasa antar perusahaan, kelompok dan individu dan dapat dilihat sebagai salah satu kegiatan penting dari bisnis apapun. Electronic commerce berfokus pada penggunaan TIK untuk mengaktifkan kegiatan eksternal dan hubungan bisnis dengan individu, kelompok dan usaha lainnya (Beynon-Davies 2004).

E-Business merupakan kegiatan berbisnis yang menggunakan basis jaringan yang tidak saja meliputi pembelian, penjualan dan jasa, tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis, baik individual maupun instansi. Dibandingkan dengan model bisnis tradisional yang bersifat sekuensial, kurang integrasi, berbasis kertas, mahal, dan tidak efisien, serta berbasis waktu dengan banyak kegiatan yang bersifat serial, E-Business merupakan sebuah model berkelanjutan dan terintegrasi, yang memungkinkan beberapa pihak untuk bergabung dan berkolaborasi. E-business memberi kemungkinan untuk pertukaran data di antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, baik lewat web, Internet, intranet, extranet atau kombinasi di antaranya. Hal ini didorong oleh informasi yang mengarah kepada efisiensi yang lebih baik dan penghematan biaya. Sementara itu, e-commerce lebih merupakan sub bagian dari e-business, sementara e-business meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis menggunakan data elektronik, termasuk pemasaran internet (e-marketing). Sebagai bagian dari e-business, e-commerce lebih berfokus pada kegiatan transaksi bisnis lewat www atau Internet. Dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan, e-commerce mempunyai tujuan untuk menambah revenue dari perusahaan.

Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian e-business, cara yang kerap dipakai adalah dengan menggunakan prinsip 4W (What, Who, Where, dan Why).

1. Dimensi WHATBanyak orang mempertukarkan istilah e-business dengan e-commerce. Secara prinsip, pengertian e-business jauh lebih luas dibandingkan dengan e-commerce; bahkan secara filosofis, e-commerce merupakan bagian dari e-business. Jika e-commerce hanya memfokuskan diri pada aktivitas atau mekanisme transaksi yang dilakukan secara elektronik/digital, e-business memiliki wilayah yang jauh lebih luas, termasuk di dalamnya aktivitas relasi antara dua entiti perusahaan, interaksi antara perusahaan dengan pelanggannya, kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra bisnisnya, pertukaran informasi antara perusahaan dengan para pesaing usahanya, dan lain sebagainya. Adanya internet telah memungkinkan perusahaan untuk menjalin komunikasi langsung maupun tidak langsung dengan berjuta-juta bahkan bermilyar-milyar entiti (pelanggan, mitra, pesaing, pemerintah, dsb.) yang ada di dunia maya; karena sifat komunikasi

2

tersebut merupakan bagian dari sebuah sistem bisnis, maka dapat dimengerti luasnya pengertian dari e-business.

2. Dimensi WHOSiapa saja yang terlibat di dalam e-business? Seperti yang tersirat dalam definisinya, semua pihak atau entiti yang melakukan interaksi dalam sebuah sistem bisnis atau serangkaian proses bisnis (business process) merupakan pihak-pihak yang berkepentingan dalam ruang lingkup e-business. Paling tidak ada tujuh (A sampai G) klasifikasi entiti yang kerap dipergunakan dalam mengilustrasikan e-business, masing-masing: Agent, Business, Consumer, Device, Employee, Family, dan Government. Contohnya adalah sebuah aplikasi tipe e-commerce B-to-C yang merupakan mekanisme hubungan perdagangan antara sebuah perusahaan dengan para pelanggannya (end consumersnya); atau tipe G-to-G yang menghubungkan dua buah negara untuk permasalahan eksport dan import; atau D-to-D yang menghubungkan antara dua peralatan canggih teknologi informasi seperti antara PDA dengan Handphone; atau B-to-F yang menghubungkan sebuah perusahaan penjual barang-barang kebutuhan rumah tangga dengan berbagai keluarga; dan lain sebagainya.

3. Dimensi WHERETidak sedikit awam yang mempertanyakan dimana sebenarnya kegiatan bisnis dapat dilakukan dalam e-business. Jawabannya sangat singkat dan mudah, yaitu dimana saja, sejauh pihak yang berkepentingan memiliki fasilitas elektronik/digital sebagai kanal akses (access channel). Berbeda dengan bisnis konvensional dimana transaksi biasa dilakukan secara fisik di sekitar perusahaan yang bersangkutan, maka di dalam e-business, interaksi dapat dilakukan melalui berbagai kanal akses. Di rumah, seorang Ibu dapat menggunakan telepon atau webTV untuk berkomunikasi dengan perusahaan penjual produk atau jasa; di kantor, seorang karyawan dapat menggunakan perlengkapan komputer atau fax; di mobil, seorang mahasiswa dapat menggunakan handphone atau PDA-nya; di lokasi keramaian seperti mall, toko-toko, atau pasar, masyarakat dapat memanfaatkan ATM, Warnet, atau Kios-Kios Telekomunikasi (Wartel) untuk melakukan hal yang sama. Dengan kata lain, istilah dimana saja untuk melakukan hubungan dengan siapa saja bukanlah sekedar semboyan yang muluk, tetapi telah menjadi kenyataan di dalam implementasi e-business.

4. Dimensi WHYPertanyaan terakhir yang kerap menghantui para pelaku bisnis tradisional adalah mengapa para praktisi bisnis di seluruh dunia sepakat untuk mengimplementasikan e-business sesegera mungkin sebagai model bisnis di masa mendatang. Penerapan konsep e-business secara efektif tidak saja menguntungkan perusahaan karena banyaknya komponen biaya tinggi yanga dapat dihemat (cost cutting), tetapi justru memberikan kesempatan perusahaan untuk meningkatkan level pendapatannya (revenue generation) secara langsung maupun tidak langsung. Dengan mengimplementasikan e-business, perusahaan dapat melihat berbagai peluang dan celah bisnis baru yang selama ini belum pernah ditawarkan kepada masyarakat. Disamping itu, terbukti telah banyak perusahaan yang melakukan transformasi bisnis

3

(perubahan bisnis inti) setelah melihat besarnya peluang bisnis baru di dalam menerapkan konsep e-business. Yang tidak kalah menariknya adalah, bahwa dengan menerapkan konsep jejaring (internetworking), sebuah perusahaan berskala kecil dan menengah dapat dengan mudah bekerja sama dengan perusahaan raksasa untuk menawarkan berbagai produk dan jasa kepada pelanggan. Dan tidak jarang pula teradapat sebuah perusahaan berskala kecil (dilihat dari jumlah karyawannya) yang pendapatannya dapat melebihi perusahaan menengah maupun besar karena strategi efektif mereka dalam menerapkan e-business.

2.2. Penerapan e-Business Systems Pada Fungsi Bisnis Perusahaane-Business melibatkan proses bisnis yang mencakup seluruh rantai nilai

yaitu dari pembelian dan manajemen rantai pasok, pemrosesan pesanan, penanganan pelayanan pelanggan, dan bekerja sama dengan mitra bisnis. Standar teknis khusus untuk e-Business memfasilitasi pertukaran data antar perusahaan. Solusi perangkat lunak e-Business memungkinkan integrasi proses bisnis intra dan inter perusahaan. e-Business dapat dilakukan dengan menggunakan web, internet, intranet, ekstranet, dan bantuan perangkat seperti e-mail, telepon, sms, fax atau beberapa kombinasi dari hal tersebut.

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) Terdapat beberapa aplikasi e-Business yang dapat diterapkan dalam perusahaan, antara lain:

1. ERP (Enterprise Resource Planning)Merupakan tulang punggung e-business, dengan kata lain ini merupakan sistem operasi dari sebuah bisnis, setara dengan sistem operasi windows untuk operasi back-office.

2. CRM (Customer Relationship Management)Hal ini memungkinkan kustomisasi dan personalisasi produk-produk serta jasa secara real-time sesuai dengan keinginan, kebutuhan dan daya kebiasaan membeli pelanggan.

3. EAI (Enterprise Application Integration)Dapat mengintegrasikan berbagai kelompok aplikasi perusahaan dengan memperbolehkan pertukaran data sesuai dengan aturan yang berasal dari model proses bisnis yang dikembangkan oleh para pengguna.

4. SCM (Supply Chain Management)Perekayasaan kembali dan otomatisasi banyak proses rantai pasok tradisional.

5. ECS (Enterprise Collaboration Systems)Mendukung dan meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antar tim dan kelompok kerja dalam sebuah organisasi. Pada dasarnya, perdagangan elektronik (EC) adalah proses pembelian, mentransfer, atau bertukar produk, jasa, dan atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk internet. ECS juga dapat bermanfaat dari berbagai perspektif termasuk proses bisnis, layanan, belajar, kolaboratif, masyarakat.

2.2.1. Customer Relation Management (CRM)Customer Relationship Management (CRM) merupakan fungsi yang harus

membina hubungan dengan para pelanggan, antara lain selalu mengingatkan kepada pelanggan akan produk yang disediakan atau diproduksi oleh perusahaan.

4

Pemeliharaan hubungan dapat di bangun melalui hubungan korespondensi (surat berwakat, e-mail, atau melalui situs internet), atau melalui acara jamuan makan dengan para pelanggan utama perusahaan, pameran, dan kegiatan hubungan masyarakat (Haming dan Nurnajamuddin 2007). Shaw (1991) mengungkapkan bahwa manajemen hubungan pelanggan (CRM) merupakan sebuah strategi yang secara luas diterapkan untuk mengelola interaksi perusahaan dengan pelanggan, klien dan prospek penjualan. Hal ini melibatkan penggunaan teknologi untuk mengatur, mengotomatisasi, dan mensinkronisasi proses bisnis seperti kegiatan bisnis penjualan, namun juga untuk mendukung pemasaran, layanan pelanggan, dan teknis. Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik, dan memperoleh klien baru, memelihara dan mempertahankan orang-orang yang sudah dimiliki perusahaan, menarik mantan klien kembali serta dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien.

Manajemen hubungan pelanggan juga menggambarkan strategi luas perusahaan yang meliputi customer-interface department dan departemen lainnya (Shaw 1991). Pengukuran dan penilaian hubungan pelanggan merupakan hal penting untuk menerapkan strategi ini. Adapun beberapa keunggulan dari CRM antara lain:

1. Kualitas dan efisiensi2. Penurunan biaya keseluruhan3. Dukungan keputusan4. Ketangkasan perusahaan5. Perhatian Pelanggan

Dalam pemasaran, sistem CRM membantu perusahaan mengidentifikasi dan menargetkan klien potensial serta memberikan tempat pertama bagi tim penjualan. Kemampuan pemasaran utama adalah menelusuri dan mengukur setiap channel yang meliputi e-mail, pencarian, media sosial, telepon dan direct mail. Metrik yang dipantau mencakup klik, tanggapan, transaksi, dan pendapatan. Dalam solusi CRM pemasaran berfokus web, organisasi menciptakan dan menelusuri aktivitas web tertentu yang dapat membantu mengembangkan hubungan klien. Aktivitas-aktivitas ini meliputi download gratis, online video content dan online web presentation.

2.2.2. Supply Chain Management (SCM)Manajemen rantai pasok (SCM) adalah proses perencanaan, penerapan,

dan pengendalian operasi dari rantai pasok dengan tujuan untuk mencukupi kebutuhan kebutuhan pelanggan efisien mungkin. Manajemen Rantai Pasok mencangkup semua pergerakan dan gudang penyimpanan dari bahan baku, persediaan barang dalam pengolahan, dan barang sejak jadi dari titik produksi ke titik konsumsi. Menurut Dewan Profesional Manajemen Rantai Pasok (CSCMP) - suatu asosiasi professional yang mengembangkan definisi pada tahun 2004 - bahwa Manajemen Rantai Pasok meliputi perencanaan dan manajemen dari semua aktivitas yang dilibatkan dalam sumber dan pengadaan, konversi, dan semua aktivitas manajemen logistik. Hal penting ialah SCM juga meliputi kolaborasi dan koordinasi dengan mitra saluran, dapat berupa penyalur, para perantara, pihak ketiga selaku penyedia jasa.

Adapun area kompetitif dan strategis berikut ini dapat digunakan sebagai penyumbang manfaat yang sempurna bagi penerapan sistem manajemen rantai

5

pasok dengan baik. Dalam bukunya, Haming dan Nurnajamuddin (2007) menuliskan beberapa faktor kompetitif dan strategis seperti yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Fulfillment (Pemenuhan kebutuhan)Aktivitas yang berhubungan dengan kepastian kecukupan kuantitas dari komponen yang diperlukan dalam menjalankan produksi atau produk yang akan dijual, dan tiba pada waktu yang tepat sesuai jadwal. Hal itu dimungkinkan melalui adanya komunikasi efisien, yang memastikan bahwa pesanan ditetapkan pada sejumla hjadwal yang sesuai dan siap untuk dipenuhi. Sistem manajemen rantai pasok juga memungkinkan suatu perusahaan untuk secara tetap melihat apa yang ada di gudang persediaan dan meyakinkan bahwa jumlah yang dipesan sesuai dengan kebutuhan yang dimaksud dalam order dan jadwal untun menggantikan sediaan yang sudah dipakai.

2. Logistics (Logistik)Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan sediaan bahan atau komponen yang diperlukan. Aktivitas tersebut perlu dijaga agar biaya angkutan material serendah mungkin, konsisten dengan waktu penyerahan yang dijanjikan, dan dilakukan secara tepat dan aman. Disini, sistem manajemen rantai pasok memungkinkan suatu perusahaan untuk mempunyai kontak tetap dengan tim distribusinya, dapat terdiri atas truk, kereta api, atau jenis transportasi lain. Sistem dapat mengizinkan perusahaan untuk menjajaki material yang diperlukan secara terus-menerus. Mungkin juga dapat menghemat biaya untuk berbagi beban biaya transportasi dengan perusahaan mitra jika pengirim tidak cukup besar penuh sebuah truk, dan sekali lagi, SCM mengizinkan perusahaan untuk membuat keputusan sedemikian rupa.

3. Production (Produksi)Aktivitas tersebut berhubungan dengan kegiatan mengolah bahan menjadi keluaran yang direncanakan. Aktivitas itu harus mampu menjamin bahwa lini produksi atau lini perakitan berfungsi dengan baik. Fasilitas dapat berfungsi memuaskan jika didukung oleh ketersediaan komponen yang bermutu tinggi dan tersedia ketika diperlukan. Produksi dapat berlangsung secara teratur jika ditunjang oleh manajemen logistik dan pemenuhan atas order bahan atau komponen yang memuaskan,yaitu sesuai volume kebutuhan dan penyerahannya tepat sesuai jadwal. Jika jumlah yang disediakan tidak sesuai dengan yang dipesan serta dikirimkan pada tepat waktu yang tidak tepat seperti yang diminta maka produksi akan berhenti, paling tidak terganggu. Akan tetapi,dengan manajemen rantai pasok yang andal maka keberlangsungan kegiatan produksi dapat berjalan dengan mulus dan sasaran keluaran akan dapat diwujudkan.

4. Revenue and profit (Pendapatan dan laba)Aktivitas tersebut berhubungan dengan aktivitas pemasaran dan penjualan, yaitu memberikan layanan penyampaian produk atau jasa kepada pelanggan yang membutuhkan secara tepat jumlah, tepat waktu, dan tepat mutu. Kegiatan itu harus mampu memberikan jaminan bahwa tidak ada penjualan yang akan hilang karena persediaan tidak ada atau kosong. Mengelola rantai pasok dengan baik akan meningkatkan fleksibilitas

6

perusahaan dalam bereaksi terhadap perubahan tidak terduga yang terjadi atas permintaan dan penawaran. Sehubungan dengan hal tersebut, suatu perusahaan mempunyai kemampuan untuk menghasilkan barang pada harga yang lebih rendah dan mendistribusikannya ke konsumen dalam waktu yang lebih cepat dibandingkan jika perusahaan tidak menerapkan manajemen rantai pasok, sehingga SCM berperan untuk meningkatkan laba total perusahaan.

5. Costs (Biaya-Biaya)Kemampuan berproduksi secara efektif dan efisien,pada gilirannya akan memampukan perusahaan memiliki keunggulan atas aspek biaya. Faktor biaya produksi atau penyiapan produk merupakan salah satu dari empat faktor keunggulan kompetitif perusahaan. Kegiatan tersebut harus mampu memelihara biaya atas produk dan komponen yang dibuat atau dibeli, berada pada tingkatan biaya atau harga yang layak diterima. Manajemen rantai pasok mampu mengurangi biaya mealui peningkatan rasio perputaran sediaan (inventory turn over) di lantai pengerjaan dan di dalam gudang, mengendalikan mutu proses dan mengurangi biaya kegagalan internal dan eksternal, dan bekerja sama dengan penyalur agar dapat menghasilkan keluaran melalui pemanfaatan alat-alat pabrikasi secara efisien.

6. Cooperation (Kerja Sama)Antara mitra rantai pasok memastikan bahwa semua pihak akan memperoleh manfaat timbal balik. Perencanaan kolaboratif, pengisian kembali, dan peramalan merupakan suatu komitmen jangka panjang, kerja sama atas mutu, dan mendukungnya dengan pembeli dari manajerial penyalur, teknologi, dan pengembangan kapasitas. Hubungan tersebut memungkinkan perusahaan mempunyai akses terhadap informasi sekarang yang dapat dipercaya, menghasilkan tingkat perssediaan yang lebih rendah, memotong lead-time, meningkatkan kualitas produk, meningkatkan kecermatan ramalan, dan akhirnya meningkatkan layanan kepada pelanggan dan perolehan laba yang memuaskan. Para penyalur juga menerima manfaat dari hubungan kerja sama melalui peningkatan pembeli masukan, penigkatan mutu, dan penurunan biaya. Semuanya itu akan menghasilkan penghematan.konsumen juga dapat menerima manfaat melalui tersedianya produk dengan mutu lebih tinggi atas biaya atau harga yang lebih murah.

Russell dan Taylor (2000) serta Chase et al., (2001) menyatakan bahwa suatu rantai pasok terdiri atas organisasi yang saling berhubungan, sumber daya, dan proses yang menciptakan dan menyerahkan produk dan jasa kepada pelanggan akhir. Suatu rantai pasok meliputi semua fasilitas, fungsi, dan aktivitas yang terlibat dalam kegiatan produksi dan mengirimkan produk atau jasa yang bersangkutan dari para penyalur (dan para pembekal mereka) ke pelanggan (dan para pelanggan mereka). Kegiatan itu meliputi perencanaan dan pengelolaan atas permintaan dan penawaran, mengadakan material, memproduksi dan menjadwalkan produk atau jasa, pergudangan, pengendalian persediaan, distribusi, layanan pelanggan, serta penyerahan. Manajemen rantai pasok mengkoordinir semua aktivitas sehingga pelanggan dapat dilengkapi dengan jasa

7

dan produk secara segera dengan mutu tinggi atau andal, dengan harga yang lebih murah. Keberhasilan manajemen rantai pasok pada akhirnya dapat menyediakan perusahaan manfaat yang lebih kompetitif.

2.2.3. Enterprise Resource Planning (ERP)Menurut Fan et al. dalam Yusuf et al. (2006), ERP pada dasarnya

merupakan sebuah terminologi yang secara de facto merupakan aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumberdaya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu:

1. Sistem Finansial2. Sistem Distribusi3. Sistem Manufaktur4. Sistem Maintenance5. Sistem Human Resource

Dapat dilihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering dimanfaatkan oleh fungsi/bagian yang lain. Oleh karena itu, unsur integrasi itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor sistem ERP. Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Bagi perusahaan yang akan memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan agar diterapkan secara menyeluruh di perusahaan tersebut. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanan maupun pengambil keputusan. Sistem ERP dalam perkembangannya melalui tahapan yang sangat panjang, dengan mengembangkan dari sistem yang ada sebelumnya, hal tersebut terlihat pada gambar berikut.

Gambar 1. Perkembangan MRP – SCMSumber: Leon (2005)

8

Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap lini dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi.

Gambar 2. Konsep Dasar ERPSumber: Leon (2005)

Manfaat lain dari sistem ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan information technology yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental.

Gambar 3. Integrasi Informasi Melalui Sistem ERPSumber: Leon (2005)

9

Peranan informasi sangat diperlukan, beberapa karakteristik fundamental informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas (ketersediaan). Namun, beberapa penelitian mencatat beberapa permasalahan dengan sistem informasi manajemen konvensional, yaitu hanya menyediakan source data yang sudah ditentukan sehingga kerapkali terjadi miss-information antar departemen dan keterbatasan analisa data. Implementasi ERP ini sendiri memiliki beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Adapun beberapa biaya yang mungkin termasuk adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya depresi akibat pergantian sistem. Namun secara keseluruhan ERP memberikan manfaat yang pasti bila dalam penerapannya di dukung oleh komitmen yang tinggi dari perusahaan pengrajin bambu dan meningkatkan sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikannya.

Penerapan ERP akan mendatangkan keutungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Menjadikan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat. Pengambilan keputusan dalam penggunaan ERP sebagai solusi IT dan Internetworking memiliki beberapa alasan yaitu:

1. ERP dapat menyelesaikan permasalahan perencanaan produksi baik proses maupun ketersediaan bahan baku, perencanaan pesanan, di berbagai lokasi.

2. ERP dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi perusahaan karena dapat mengintegrasikan kegiatan usaha.

3. Dengan ERP dapat menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung IT

4. ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat cepat sehungga mempermudah dalam pengambilan keputusan

5. Mengimplementasikan ERP memberikan manfaat untuk lebih mudah dalam memanfaatkan berbagai peluang baru

Penerapan sistem ERP pada perusahaan di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi yang didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :

1. Management atau organisasi; yang meliputi pelatihan yang berkelanjutan, keterlibatan, pemilihan tim, komitmen stakeholder, serta peran dan tanggung jawab.

2. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.3. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.4. Data; yang meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan

maintenance dan integrasi data.

10

5. Personel; yang meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.

2.2.4. Transaction Processing System (TPS)Transaction Processing Systems (TPS) merupakan sistem informasi

komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin (Budi 2010). TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). Biasanya juga digunakan untuk mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Sistem ini menghasilkan berbagai informasi untuk penggunaan internal maupun eksternal (Zacha 2010). TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut. Beberapa jenis subsistem yang ada pada TPS adalah seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 4. Transaction Processing Systems

2.2.5. Marketing Information SystemPemasaran adalah proses dimana perusahaan menentukan produk atau jasa

apa yang mungkin menarik untuk pelanggan, serta strategi yang digunakan dalam penjualan, komunikasi dan pengembangan bisnis. Hal ini menghasilkan strategi yang mendasari teknik penjualan, komunikasi bisnis, dan pengembangan bisnis. Pemasaran merupakan proses yang terintegrasi dimana perusahaan membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan serta menciptakan nilai bagi pelanggannya dan bagi dirinya sendiri (Kottler et. al. 2008). Dalam penerapannya, manajemen pemasaran juga dapat mengandalkan berbagai teknologi dalam lingkup upaya pemasaran. Komputer berbasis sistem informasi dapat digunakan, membantu dalam pemrosesan yang lebih baik dan penyimpanan data.

Dalam prakteknya, Marketing Information System mendukung proses dan manajemen tradisional serta e-commerce dari fungsi marketing. Beberapa tipe

11

penting dari sistem informasi pemasaran ini antara lain pemasaran interaktif di website e-commerce, manajemen hubungan pelanggan, manajemen penjualan, manajemen produk, pemasaran bertarget, iklan dan promosi, dan riset pasar. Pada Gambar 5 menjelaskan tentang bagaimana sistem informasi pemasaran memberi teknologi informasi yang mendukung berbagai komponen utama dari fungsi pemasaran. Misalnya situs web dan layanan internet/intranet membuat proses pemasaran interaktif dapat dilakukan dengan para pelanggan yang menjadi mitra dalam membuat, memasarkan, membeli serta meningkatkan berbagai produk dan jasa. Sistem otomatisasi penjualan menggunakan komputasi bergerak dan teknologi internet untuk mengotomatisasi berbagai aktivitas pemrosesan informasi untuk pendukung dan manajemen penjualan. Sistem informasi pemasaran membantu para manajer pemasaran dalam manajemen hubungan dengan pelanggan, perencanaan produk, penetapan harga, dan keputusan manajemen pemasaran lainnya.

Gambar 5. Sistem Informasi Marketing

2.2.6. Human Resource Management (HRM)Kegiatan perekrutan, penempatan, evaluasi, kompensasi, dan

pengembangan tenaga kerja dilibatkan dalam fungsi manajemen sumberdaya di suatu organisasi. Pada dasarnya, bisnis menggunakan sisitem informasi berbasis komputer untuk kepentingan HR dimulai dari perencanaan tenaga kerja, perekrutan, wawancara, perencanaan pelatihan dan pengembnangan, penilaian dan evaluasi kinerja, program kompensasi, pengganjian dan database pegawai. Sehingga, sistem informasi sumberdaya manusia didesain untuk mendukung (1) perekrutan, pemilihan, dan pemberian pekerjaan; (2) penempatan kerja; (3) penilaian kinerja; (4) analisis manfaat karyawan; (5) pelatihan dan pengembangan; (6) kesehatan, keselamatan dan keamanan. Ilustrasi penerapan e-business dalam manajemen sumber daya manusia dapat dilihat pada gambar berikut.

12

Gambar 6. Sistem Informasi Sumberdaya Manusia

2.2.7. Finance & AccountingSistem informasi keuangan berbasis komputer mendukung perushaan

dalam mengambil keputusan yang berkenaan dengan keuangan bisnis dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan (Leon, 2005). Kategori utama dari sistem informasi yang berhubungan dengan finance antara lain meliputi:

1. Cash ManagementInformasi penerimaan kas (defisit/surplus) memungkinkan penginvestasian dana dilakukan dengan cepat. Informasi ini membantu manajer keuangan untuk melakukan pembelian, penjualan, dan pengambilan keputusan sehingga dapat meminimumkan resiko dan memaksimalkan pendapatan investasi.

2. Capital BudgetingProses anggaran biaya ini meliputi keuangan dalam hal pengeluaran biaya untuk pabrik dan peralatan yang dapat dianalisa dengan menggunakan teknik analisa nilai dan analisa kemungkinan risiko.

3. Financial ForecastingBerbagai peramalan dengan metode statistik memberikan teknik analisa dalam peramalan kondisi keuangan dan ekonomi nasional, tingkat gaji, tingkat harga, dan tingkat rata-rata suku bunga.

4. Financial PlanningSistem perencanaan keuangan digunakan untuk mengevaluasi dan menganalisa alternatif metode keuangan perusahaan. Informasi yang dibutuhkan untuk mengembangkan rencana keuangan yang optimal antara lain kondisi keuangan, ekonomi, tingkat harga, dan suku bunga.

13

Gambar 7. Sistem Informasi Pada Fungsi Finansial

Selain menudukung fungsi finance, TIK juga menopang fungsi Accounting suatu perusahaan yang berhubungan dengan sales transaction processing, purchase transaction processing, cash transaction processing, payroll transaction processing dan general ledger and reporting processing.

1. Order processingMemproses data untuk menghasilkan perubahan dalam item inventory dan membantu menyediakan layanan berkualitas tinggi dengan memaksimalkan investasi pada inventori dan biaya angkut inventori

2. Accounts ReceivableMenyimpan record sejumlah customer yang dihasilkan dari pembelian dan pembayaran customer

3. Accounts PayableMeyimpan data yang berhubungan dengan data pembelian dan pembayaran pada supplier.

4. PayrollMenerima dan memelihara data dari waktu masuk karyawan dan pekerjaan lainnya.

5. General LedgerKonsolidasi penerimaan data dari accounts receivable, accounts payable, payroll, dan sistem informasi akuntansi lainnya, yang dijadikan sebuah laporan bagi manajemen perusahaan.

14

Gambar 8. Sistem Informasi Pada Fungsi Akutansi

2.3. Keuntungan dan Kelemahan Penerapan e-Business SystemsMenurut Slideshare (2011), beberapa keuntungan yang dapat diperoleh

dengan penerapan e-business adalah sebagai berikut :1. Peningkatan efisiensi.

Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan dapat melakukan efisiensi sebesar 40% dari total biaya operasional perusahaan yang ditujukan untuk penciptaan dan pendistribusian informasi ke berbagai divisi terkait. Penerapan e-business dapat meningkatkan efisiensi, ditunjukkan dengan email dapat mengurangi biaya komunikasi, call center dapat mengurangi biaya pelayanan pelanggan, web-site dapat mengurangi biaya marketing, decission support system dapat mengurangi biaya rapat.

2. Peningkatan efektivitas.Perusahaan dapat melakukan aktivitas operasional perusahaan sehari-hari berhubungan dengan pelanggannya non stop 24 jam, 7 hari dalam seminggu dengan adanya penerapan e-business

3. Perluasan jangkauan dan ruang gerak perusahaan. Perusahaan secara tidak langsung berhubungan dengan ratusan juta calon pelanggan yang tersebar di seluruh dunia dengan adanya penerapan e-business.

4. Terciptanya produk dan jasa baru. Penerapan e-business membuka kesempatan perusahaan untuk menawarkan produk-produk baru akibat berkonvergensinya berbagai sektor industri dan produk-produk sesuai dengan keinginan konsumen.

5. Terciptanya peluang-peluang bisnis baru. Perusahaan akan dapat menciptakan produk atau jasa baru dari setiap penemuan e-technology baru.

15

Kelemahan e-Business menurut Slideshare (2011):1. Pencurian informasi rahasia yang berharga.2. Kehilangan kesempatan bisnis karena gangguan pelayanan biasanya

Kesalahan ini bersifat kesalahan non-teknis seperti aliran listrik tiba-tiba padam atau jaringan yang tidak berfungsi

3. Kehilangan kepercayaan dari para konsumen. Ini karena berbagai macam faktor seperti usaha yang dilakukan dengan sengaja oleh pihak lain yang berusaha menjatuhkan reputasi perusahaan tersebut.

4. Penggunaan akses ke sumber oleh pihak yang tidak berhak. Misalkan pembobolan sebuah sistem perbankan oleh hacker, kemudian memindahkan sejumlah rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.

5. Kerugian yang tidak terduga disebabkan oleh gangguan yang dilakukan dengan sengaja, ketidakjujuran, praktek bisnis yang tidak benar, dan kesalahan faktor manusia atau kesalahan sistem elektronik.

2.4. Faktor-Faktor Kegagalan dan Kiat Penerapan e-Business SystemsBeberapa faktor penyebab kegagalan e-business menurut Hafiz (2010):

1. Tidak ada komitmen yang utuh dari manajemen.2. Penerapan e-business tidak diikuti proses change management.3. Tidak profesionalnya vendor teknologi informasi yang menjadi mitra

bisnis.4. Buruknya infrastruktur komunikasi.5. Tidak selarasnya strategi TI dengan strategi perusahaan.6. Adanya masalah keamanan dalam bertransaksi.7. Kurangnya dukungan financial.8. Belum adanya peraturan yang mendukung dan melindungi pihak-pihak

yang bertransaksi (cyberlaw).9. Menggunakan target jangka pendek sebagai pijakan investasi e-business.

Sedangkan kiat-kiat membangun e-business adalah sebagai berikut: 1. Membenahi terlebih dahulu sistem pengelolaan sumberdaya perusahaan

secara terpadu.2. Membuat perencanaan investasi teknologi secara mendetail dan

komprehensif.3. Menentukan arah investasi teknologi untuk menjawab kebutuhan jangka

panjang.4. Membentuk struktur organisasi yang fleksibel dan adaptif terhadap

perubahan.5. Melakukan kerjasama kondusif dengan berbagai mitra bisnis (vendor,

pemasok barang, lembaga keuangan).

2.5. Grudin’s Time Space Matrix CSCW (Computer Supported Cooperative Work) sebuah istilah generik,

yang menggabungkan pemahaman cara orang bekerja dalam kelompok dengan teknologi yang memungkinkan jaringan komputer, dan terkait perangkat keras, perangkat lunak, layanan dan teknik (Braun 2004). Lebih lanjut dijelaskan bahwa salah satu bentuk umum konseptualisasi sistem CSCW adalah dengan mengamati konteks dari penggunaan sistem tersebut. Contohnya adalah matriks Grudin’s

16

Time Space Matrix. Matriks yang dimaksud membagi konteks sebuah "work" ke dalam dua dimensi yakni waktu dan lokasi. Dimensi waktu dibagi menjadi kolaborasi yang dilakukan pada waktu yang bersamaan (sinkron), atau berbeda (asinkron) yang dibagi menjadi predictable dan unpredictable. Dimensi lokasi dibagi menjadi kolaborasi yang dilakukan pada tempat yang sama, atau tempat yang terdistribusi. Untuk tempat yang berbeda dibagi pula menjadi predictable place dan unpredictable place.

Tabel 1. Grudin’s Time Space Matrix

Gambar 9. Matrix Distribution Over Space, Time and Community

17

III. PEMBAHASAN

3.1. Profil PerusahaanPT Hero Supermarket Tbk adalah perusahaan ritel yang memiliki banyak

cabang di Indonesia. Hero Supermarket Group adalah perusahaan ritel modern pertama di Indonesia, didirikan tahun 1971 oleh almarhum Muhammad Saleh Kurnia di Jalan Falatehan. Saat ini Hero membidik dasar menengah ke atas. Saat ini, Hero Supermarket Group merupakan suatu grup ritel yang memiliki berbagai format sebagai berikut:

1. Hero (supermarket)2. Giant (hypermarket & supermarket)3. Guardian (drug store)4. Starmart (convenience)

Pada tanggal 30 Juni 1989 PT. Hero Supermarket Go Public meramaikan pasar modal dan merupakan ritel pasar swalayan pertama di Indonesia yang memperoleh kepercayaan untuk menjual sahamnya kepada masyarakat luas. Penjualan saham pertama 1.795.000 lembar saham dengan nilai nominal Rp. 1000 dan ditawarkan dengan harga perdana Rp 7.200 per lembar saham dan dari hasil penjualan Tahun 1989 mencapai 159,9 miliar rupiah. Tahun 1992 PT. Hero Supermarket Tbk. Menawarkan 29.412.500 lembar saham di Bursa Efek Jakarta dengan harga penawaran Rp 1.500 per lembar saham. Tahun 1991 PT. Hero Supermarket membuka toko swalayan kecil dengan konsep convenience store dan diberi nama Star Mart, yang melayani kebutuhan rumah tangga secara cepat, dengan lokasi yang strategis seperti Hotel, Apartemen, Komplek Ruko dan lain-lain. Selain itu Hero Group juga mendirikan semacam toko perkulakan pertama di Indonesia dengan nama Mega Super Grosir, target pasarnya adalah toko eceran kecil, koperasi, perhotelan, perkantoran, Instasi pemerintah.

Bulan Februari 1998 PT. Hero Supermarket mengadakan aliansi strategis dengan Dairy Farm Hongkong, anggota Jardine Matheson. Dairy Farm memiliki penyertaan saham langsung pada Perseroan sebesar 7,6 % dan melalui obligasi tukar yang dapat ditukarkan dengan saham Perseroan sebesar 24,55 %. Jalinan kerjasama ini juga diwujudkan dengan bergabungnya eksekutif Dairy Farm dalam jajaran Direksi dan Komisaris PT. Hero Supermarket Tbk. Pada tahun 1998 inilah restrukturisasi perusahaan dan kepemilikannya diperjelas dan beberapa usaha yang tergabung dalam Hero group dipersatukan dalam PT. Hero Supermarket Tbk. yang meliputi PT. Hero Supermarket (Hero Supermarket), PT. Wiramaju Karismajaya (Mitra Toko Discount), PT. Catur Abadi Jayasakti (Shop In), Star Mart, dan Guardian (ex Dairy Farm) dan yang lainnya di jual.

Pada tanggal 26 Juli 2002, Giant hypermarket yang pertama di buka yang berlokasi Villa Melati Mas, Serpong-Tangerang. Giant Hypermarket dengan mottonya “Banyak Pilihan Harga Lebih Murah” dengan menyediakan jumlah barang yang besar antara 35.000-50.000 item yang yang mana 90%nya berasal dari produk lokal dan etnik. Giant ingin dikenal sebagai brand yang murah terjangkau dan dapat dipercaya..

18

Visi dari PT. Hero Supermarket Tbk. adalah “menjadi pengecer terkemuka di Indonesia dari segi penjualan dan penciptaan nilai jangka panjang bagi pemangku kepentingan.

Misi dari PT. Hero Supermarket Tbk. adalah1. Kami memiliki 5 MEREK TOKO (Hero Supermarket, Guardian, Starmart,

Giant Hypermarket dan Giant Supermarket) yang dapat memuaskan semua segmen pelanggan dan kami akan mengembangkannya secara menguntungkan di seluruh Indonesia, dengan memperkuat penawaran masing-masing merek toko.

2. Kami meningkatkan dan memotivasi talenta lokal terbaik dalam Perseroan.3. Kami berusaha keras menjadi yang terbaik bagi pelanggan, lebih

sederhana bagi karyawan, dan lebih murah bagi Perseroan.4. Kami, sebagai PELOPOR ritel di Indonesia akan melanjutkan bekerja

sama untuk tumbuh seiring dengan perkembangan negara kami, memajukan Perseroan kami dan meningkatkan kesejahteraan para pemangku kepentingan.

3.2. Penerapan e-Business Systems Pada PerusahaanPT. Hero Supermarket Tbk. telah menerapkan beberapa e-Business

Systems untuk mendukung bisnis yang dijalankannya.

3.2.1. Customer Relation Management (CRM)Saat ini PT. Hero Supermarket Tbk. memiliki customer database dan

customer retention and loyalty program yang terintegrasi dalam software Axapta, SAP dan Pro-Int, yang hanya bisa diakses melalui desktop yang menggunakan intranet. CRM bisa dibangun oleh PT. Hero Supermarket Tbk. dikarenakan telah memiliki 605 gerai di Indonesia dengan 185.000 pemegang kartu kredit Permata HERO. CRM meliputi semua aspek yang berkenaan dengan interaksi PT. Hero Supermarket Tbk. dengan pelanggannya. Hal ini berupa penjualan barang. Semuanya berawal dari kegiatan marketing terhadap pelanggan. Kegiatan marketing mengelola seluruh aspek dari daur hidup pelanggan, mulai dari sales, acquisition, fulfillment, hingga retention. CRM adalah strategi bisnis yang fokus pada pelanggan yang didesain untuk mengoptimasi profitability, revenue, dan customer satisfaction.

Gambar 10. Aplikasi Utama dari CRM

19

Selain itu, untuk meningkatkan customer loyalty PT. Hero Supermarket Tbk. aktif berkecimpung dalam tiga bidang kemasyarakatan: masyarakat dan perekonomian, pendidikan anak, kesejahteraan warga, kesehatan dan bantuan kemasyarakatan; pelestarian alam; dan penanggulangan bencana.

Melalui berbagai kegiatan di bidang tersebut, PT. Hero Supermarket Tbk. melebur dengan berbagai lapisan masyarakat Indonesia di seluruh pelosok dengan menggalang karyawan, pelanggan dan pemasok. Perseroan tetap memandang penting program kemasyarakatan untuk membantu masyarakat di sekitar lokasi usahanya. Terkait dengan ini, Perseroan melaksanakan berbagai kegiatan sebagai wujud pertanggungjawabannya kepada masyarakat dan program yang diselenggarakan sepanjang tahun 2012 antara lain:

1. Mengembangkan sekolah gratis yang diharapkan dapat berkesinambungan bagi anak-anak di Indonesia dari keluarga tidak mampu;

2. Menyelenggarakan program penunjang pendidikan. Untuk ini masing-masing lokasi memilih satu sekolah terdekat dan memberikan sumbangan untuk sekolah yang terpilih, sedangkan bantuan yang diberikan beragam, mulai bantuan keuangan hingga renovasi kelas maupun penyediaan perangkat komputer;

3. Bekerja sama dengan petani di daerah dan mengajak mereka untuk rutin memasok bahan pangan segar ke supermarket maupun hypermarket yang dikelola Perseroan;

4. Menyediakan sarana mudik Lebaran untuk pelanggan setia pada tahun 2012, tiket pesawat menuju Yogyakarta, Semarang, Solo dan Surabaya, dan bus untuk berbagai kota tujuan di Jawa Barat, Jawa Tengah dan Jawa Timur;

5. Menyelenggarakan kegiatan senam pagi dan perawatan kesehatan untuk ibu-ibu warga sekitar;

6. Menggunakan kantong plastik ramah lingkungan yang mudah terurai di semua lokasi.

3.2.2. Supply Chain Management (SCM)PT. Hero Supermarket Tbk. menerapkan aplikasi e-SCM untuk

meningkatkan kelancaran pasokan bahan baku, pengiriman dan hubungan dengan antar bagian dalam perusahaan, serta hubungan dengan distributor dan pemasok, oleh karena itu PT. Hero Supermarket Tbk. menggunakan aplikasi e-SCM agar dapat mencapai efisiensi dan efektivitas dalam proses bisnisnya. Dengan menggunakan e-SCM ini, aliran informasi antar perusahaan dengan pemasok dan distributor maupun aliran informasi di dalam perusahaan menjadi lebih cepat karena internet dapat menyediakan akses informasi kapan saja ketika informasi tersebut dibutuhkan. Aplikasi ini dirancang untuk menyajikan informasi bagi distributor, pihak internal perusahaan dan pemasok berbasis web.

Supply chain management adalah metode atau pendekatan terintegrasi untuk mengelola aliran produk, informasi dan uang secara terintegrasi yang melibatkan berbagai pihak. Sedangkan e-Supply Chain Management adalah suatu konsep manajemen dimana perusahaan berusaha memanfaatkan teknologi internet untuk mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan, terutama yang

20

berhubungan dengan sistem pemasokan barang. eSCM juga mengintegrasikan perusahaan secara virtual dengan para vendor, pelanggan dan mitra bisnisnya.

Software yang digunakan oleh PT. Hero Supermarket Tbk. dalam rangka meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayan kepada konsumennya menggunakan customer-driven supply chain management (SCM) yang merupakan bagian dari SAP. Software ini membantu PT. Hero Supermarket Tbk. untuk bisa mengakses dynamic market information dan real-time insight into demand. Keunggulan dari program SAP ini adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan akurasi peramalan dan mengoptimalisasi inventori sehingga kepuasan konsumen bisa meningkat

2. Meningkatkan service levels, hone brand strategy, and mengurangi batasan vendor

3. Mengirimkan produk tepat waktu – bagaimana, kapan dan dimana konsumen menginginkannya

4. Mengurangi biaya operasional dan meminimalisir biaya transportasi.

3.2.3. Enterprise Resource Planning (ERP)Salah satu aplikasi e-business yang diterapkan oleh PT. Hero Supermarket

Tbk. adalah ERP (Enterprise Resource Planning) atau perencanaan sumberdaya perusahaan. ERP adalah salah satu aplikasi yang paling banyak diterapkan dan dianggap mendorong berbagai kegiatan bisnis, terutama operasional menjadi lebih efisien, cepat dan mampu membuat prediksi ke depan. Pengambilan keputusan strategis pun dapat dilakukan, karena tersedianya dukungan data dan informasi yang lebih baru dan terbarukan. ERP bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya manusia.

Program ERP yang digunakan oleh PT. Hero Supermarket Tbk. terdiri dari Axapta, SAP dan Pro-Int. Dengan menggunakan bantuan program ini, perusahaan dapat memantau business process-nya secara cross-functional dan real-time, mulai dari ketersediaan order processing, inventory management, purchase order ke supplier, available cash on hand/bank, dan collection account receivable. Dengan ERP diharapkan dapat mengintegrasikan semua divisi dan fungsi di dalam perusahaan karena akan menjadi suatu sistem informasi yang terpusat dan terkomputerisasi dengan suatu database dan menjadikan beberapa departemen bisa lebih mudah dalam berbagi informasi dan juga mudah dalam melakukan komunikasi. Sistem inilah yang harus dapat memenuhi semua kebutuhan divisi tadi dan mereduksi pekerjaan-pekerjaan yang ada. ERP mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling berdiri sendiri pada divisi-divisi yang ada. Tentunya setiap departemen akan masih memiliki sistem sendiri tapi bedanya sekarang semua sudah terhubung satu sama lain dan bisa memecahkan masalah pelacakan status order tadi.

Sistem ERP yang diterapkan masih mempunyai kelemahan di antara kelebihan – kelebihan yang dimilikinya, antara lain :

1. Kelebihana. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan

komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.b. Rancangan Perekayasaan

21

c. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillmentd. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang

komplekse. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian,

penerimaan inventori, dan pembiayaanf. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan

keuntungan pada level inti2. Kekurangan

a. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERPb. Sistem ERP sangat mahalc. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan

standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif

d. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

e. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

f. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

3.2.4. Transaction Processing System (TPS) Proses dalam jual beli antara konsumen dan PT. Hero Supermarket Tbk.

merupakan proses transaksi yang terjadi di PT. Hero Supermarket Tbk.. Barang-barang yang dibeli oleh konsumen dibayar melalui Point Of Sale atau kasir dan pada saat itulah dilakukan pencatatan atas transaksi yang sedang terjadi dengan menggunakan Axapta dan SAP, dimana data yang diinput langsung disimpan dan langsung diproses dalam server.

3.2.5. Marketing Information SystemSebagai perusahaan ritel, PT. Hero Supermarket Tbk. melakukan

pembelian dengan membeli barang-barang dari pemasok untuk menunjang kegiatan usahanya. Kegiatan pembelian tersebut dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu menentukan kebutuhan, mencari penjual yang memiliki barang yang sesuai dengan kebutuhan pembeli, penyelesaian harga dan syarat-syarat lainnya. Berutu (2008) menyebutkan bahwa penentuan kebutuhan penjualan dilakukan dengan melihat informasi pasar tentang produk-produk yang akan dijual. Kemudian PT. Hero Supermarket Tbk. melakukan kegiatan penjualan dengan menjual produk-produk yang ada di gerainya. Produk yang dijual harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Menjual barang komplit menurut lingkungan2. Menjual barang yang dijual di toko pesaing dengan melihat informasi

pasar.3. Mengutamakan 20 jenis barang yang laku4. Menjual barang penting yang tidak disediakan di toko pesaing

22

Kantor Pusat

Gerai Cabang Gudang

Supplier

Konsolidasi dan sentralisasi atas kebutuhan logistik berada di pusat distribusi PT. Hero Supermarket Tbk. yang berlokasi di Cibitung-Bekasi. Pusat distribusi ini berdiri sejak tahun 2006. Produk-produk segar yang berada di pusat distribusi ke masing-masing gerai PT. Hero Supermarket Tbk. Proses interaksi tukar-menukar informasi antara gerai cabang dengan kantor pusat melalui internet dan telepon dalam pelaporan keluar masuknya barang serta pemesanan barang seperti yang tampak pada gambar di bawah ini:

Gambar 11. Alur Informasi PT. Hero Supermarket Tbk.

Alur interaksi Kantor Pusat, Gerai Cabang, Gudang dan Supplier selengkapnya dijelaskan sebagai berikut:

1. Gerai Cabang berinteraksi dengan Giant Pusat di Jalan Gatot Subroto Jakarta Pusat setiap saat. Transfer data dilakukan setelah toko tutup (malam hari) untuk memberi dan menerima informasi mengenai jumlah penjualan, unit yang terjual, jenis barang yang terjual, jenis barang yang perlu dibeli dan perubahan harga barang. Data yang terkumpul dan tersimpan dalam basis data bank kemudian diakses dari komputer server yang selanjutnya dikirim ke Kantor Pusat dengan internet menggunakan telephone line. Sistem informasi terjadi dalam dua arah yaitu Gerai Cabang ke Kantor Pusat dan Kantor Pusat ke Gerai Cabang. Informasi yang disampaikan berupa perubahan-perubahan harga yang terjadi ataupun informasi lainnya yang dibutuhkan oleh Gerai Cabang.

2. Kantor Pusat berinteraksi dengan Pusat Gudang, untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis barang yang perlu dikirim ke tiap gerai di seluruh Indonesia, jumlah tiap jenis barang yang masih tersedia di gudang dan jenis barang yang perlu dipesan/ beli.

3. Gerai Cabang berinteraksi timbal balik dengan Pusat Gudang untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang perlu dikirim ke Gerai Cabang.

4. Gerai Cabang berinteraksi dengan pihak supplier, dengan memberikan daftar barang yang akan dibeli (purchase order)

5. Kantor Pusat mendapatkan informasi tagihan dari supplier atas pengiriman barang yang diperlukan atau dibeli oleh Gerai Cabang.

23

6. Supplier mengkomunikasikan perihal pemesanan barang oleh Gerai Cabang dengan memberikan informasi jadwal pengiriman barang ke gudang milik PT. Hero Supermarket Tbk.

Sistem informasi yang terjadi antara Gerai Cabang dan Kantor Pusat serta Gudang menggunakan jaringan internet sedangkan sistem informasi yang terjadi antara Kantor Pusat dengan Supplier, Gerai Cabang dengan Supplier dan Gudang dengan Supplier menggunakan telepon.

3.2.6. Human Resource Management (HRM)PT. Hero Supermarket Tbk. telah menggunakan internet untuk recruitment

process dengan alamat http://www.hero.co.id/corporate/id/Career sedangkan untuk compensation administration menggunakan program yang diberi nama dengan HRIS, dimana dalam program ini terdapat program penggajian dan data-data yang berhubungan dengan karyawan, misalnya tanggal masuk kerja, saldo cuti, golongan, lama bekerja, jabatan dan lain-lain. Program HRIS ini masih belum terintegrasi dengan GL program di Accounting, dan cash management di Finance sehingga ketika dilakukan pencatatan di Accounting dilakukan dengan input manual. HRIS masing-masing gerai sudah tersentralisasi dengan HRIS di kantor pusat.

3.2.7. Finance & AccountingDalam menjalankan fungsi Finance dan Accounting, PT. Hero

Supermarket Tbk. menggunakan software antara lain Microsoft Axapta dan SAP. Untuk fungsi Accounting, kedua software ini memiliki fitur untuk: order processing, account receivable, account payable, inventory control, taxation dan general ledger. Sedangkan untuk payroll, PT. Hero Supermarket Tbk. menggunakaan software tersendiri dengan sebutan HRIS. Untuk fungsi Finance software yang digunakan telah memiliki fitur untuk: credit management dan cash management. Financial forecasting masih dikerjakan manual menggunakan bantuan Microsoft Excel.

3.3. Network Topology PerusahaanPT. Hero Supermarket Tbk. memiliki network topology yang sebenarnya

dapat digunakan semaksimal mungkin untuk penerapan e-Business System untuk menunjang aktivitas bisnisnya. Network yang dimiliki menggunakan Telkom VPNIP dan internet cloud. Dimana mengubungkan semua gerai ke dalam satu jaringan dan server.

24

Gambar 12. Network Topology PT. Hero Supermarket Tbk.

3.4. Identifikasi Grudin's Time-Space MatrixIdentifikasi yang dilakukan atas time-space matrix dengan metode Grudin

di PT. Hero Supermarket Tbk., mendapatkan hasil sebagai berikut:

Tabel 2. Identifikasi Grudin's Time-Space Matrix pada PT. Hero Supermarket Tbk.

3.5. Future Development e-Business Systems Beberapa pengembangan ke depan yang dapat dilakukan perusahaan

dalam penerapan e-Business Systems adalah:1. Mengembangkan online shopping

PT. Hero Supermarket Tbk. sampai saat ini belum menggunakan internet untuk bertransaksi langsung. Mungkin alasan teknologi dan alasan keamanan yang mejadi faktor pembatas kenapa PT. Hero Supermarket Tbk. belum menggunakan internet sebagai media transaksi langsung (pembelian dan pembayaran barang). Di lain pihak banyak perusahaan-

25

perusahaan luar negeri yang telah memanfaatkan internet sebagai media transaksi langsung menyangkut pembelian dan pembayaran barang. Teknologi kemaanan menyangkut rekening pelanggan sudah mereka temukan dan manfaatkan sehingga perusahaan-perusahaan dapat menanggulangi para hacker yang nakal yang berusaha untuk berbuat curang dan licik. Seiring tuntutan zaman yang serba internet, PT. Hero Supermarket Tbk. harus menyediakan sarana untuk proses transaksi langsung via internet, dengan terlebih dahulu menemukan teknologi yang dapat melindungi pelanggan dari orang yang berniat jahat

2. Integrasi Finance and Accounting System.Selama ini kantor pusat memiliki kendala dalam konsolidasi dan

monitoring harian cash management. Konsolidasi dilakukan secara manual dikarenakan penggunaan program yang berbeda-beda, demikian pula cash management setiap harinya harus dikirimkan melalui e-mail. Ketergantungan akan personel gerai yang mengerjakan secara manual seringkali membuat laporan cash management terlambat, sehingga pengambilan keputusan kadang kala menjadi tidak efektif karena waktu yang tidak tepat lagi.

Alternatif solusi yang dapat dilakukan adalah dengan topologi jaringan yang sudah dimiliki menggunakan program interface yang dapat menarik database atau menjalankan query per masing-masing program, kemudian dijadikan satu dalam program yang dimiliki oleh kantor pusat dan tentunya hasil akhirnya adalah laporan cash management. Sistem ini dijalankan menggunakan timer, yaitu program secara otomatis akan dijalankan pada jam tertentu, misalnya jam 23.00, sehingga treasury memiliki waktu untuk melakukan alokasi penggunaan dana yang tersedia Sama seperti program yang dikembangkan untuk cash management, konsolidasi juga dapat dilakukan secara otomatis melalui bantuan softwarekomputer. Beberapa langkah yang harus dilakukan adalah:

a. Menyamakan nomer chart of account dengan melakukan standarisasi semua gerai.

b. Memodifikasi masing-masing program yang dimiliki oleh masing-masing gerai, yaitu ketika telah melakukan closing bulanan, secara otomatis akan terkirim ke kantor pusat untuk dilakukan konsolidasi.

c. Tentunya program untuk melakukan konsolidasi memerlukan interface dan koding tambahan, sehingga data dari masing-masing gerai dapat dieliminasi secara otomatis dan dibuat sebuah laporan keuangan.

26

IV. PENUTUP

4.1. KesimpulanPT. Hero Supermarket Tbk. dengan bisnis utamanya yang meliputi retail

telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam kiatannya dengan e-Business System yang mendukung keseluruhan aktivitasnya. Adapun beberapa pemanfaatan e-Business Systems yang telah diterapkan dalam perusahaan saat ini diantaranya customer database; ERP berbasis software Axapta dan SAP; conferencing tools seperti email, teleconference, voice converence, dan remote desktop sebagai data conferencing. Tidak ketinggalan fungsi human resources juga telah merasakan manfaat e-Business Systems dengan penggunaan web-based recruitment process serta program HRIS sebagai database karyawan. Pada akhirnya penerapan e-Business System pada perusahaan digunakan untuk menciptakan dayasaing yang mengedepankan better, faster and cheaper.

4.2. SaranTerdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk pengembangan

e-Business Systems di PT. Hero Supermarket Tbk., antara lain:1. Mengembangkan online shopping2. Integrasi Finance and Accounting System

Diharapkan dengan pengembangan ke depan yang berbasis pada kemajuan teknologi informasi dapat membuat perusahan mampu untuk bersaing di pasar yang mengglobal ini.

27

DAFTAR PUSTAKA

Berutu T. 2008. Analisis Manajemen Strategi Giant (PT. Hero Supermarket, Tbk.) Dalam Menghadapi Persaingan Ritel Di Kota Bogor. (Studi Kasus di Giant PT. Hero Supermarket, Tbk. Botani Square. [Skripsi]. Bogor : Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor.

Beynon-Davies P. 2004. E-Business. Basingstoke: Palgrave.

Budi. 2010. Fungsi dan Pengguna Transaction Processing System. Dalam http://budiinformatics.blogspot.com [Diakses pada 23 Agustus 2013].

Chase RB, Aquilano NJ, Jacobs FR. 2001. Operation Management for Competitive Advantage. 9th ed. Boston: McGraw Hill.

Hafiz. 2009. e-Business dalam http://hafizonline.blogspot.com [Diakses pada 23 Agustus 2013].

Haming M, Nurnajamuddin M. 2007. Manajemen Produksi Modern: Operasi Manufaktur dan Jasa. Buku 2. Jakarta: PT Bumi Aksara.

[Hero Group]. 2012. Laporan Tahunan Hero Group 2012 dalam http://www.hero.co.id [Diakses pada 23 Agustus 2013]

Kotler P. Amstrong G. Da Silva G. 2008. Principles of Marketing. 5th ed. Prentice Hall.

Leon A. 2005. Enterprise Resources Planning. New Delhi: McGraw Hill.

O’Brien JA, Marakas GM. 2010. Introduction to Information Systems. McGraw Hill.

Russell RS, Taylor BW. 2000. Operation Management: Multimedia Version. New Jersey: The Prentice Hall Inc.

Shaw R. 1991. Computer Aided Marketing and Selling. Butterworth Heinemann.

Yusuf Y, Gunasekaran A. Wu C. 2006. Implementation of Enterprise Resources Planning in China dalam http://www.sciencedirect.com/ [Diakses pada 23 Agustus 2013].

Zacha. 2010. Transaction Processing Systems dalam http://zacha.blog.ugm.ac.id/ [Diakses pada 23 Agustus 2013].

28