1 utami.dewi90@gmail.com 2 Pembimbing sebagai penulis kedua (aryanasatrya@yahoo.com.au)

ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN BEBAN KERJA

KARYAWAN PADA PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAKARTA RAYA DAN

TANGERANG BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA DAN ORGANISASI

Utami Dewi1 dan Aryana Satrya2

Jurusan Manajemen SDM Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

Abstrak Laporan magang ini membahas tentang perhitungan kebutuhan tenaga kerja pada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi. Pentingnya pelaksanaan perhitungan kebutuhan tenaga kerja tersebut dilatarbelakangi oleh adanya beban kerja yang tidak merata. Hal tersebut berhasil ditangkap dalam hasil survey kepuasan pegawai atau Employee Engagement Survey (EES) yang dilaksanakan pada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang pada Triwulan III tahun 2012. Untuk menjawab permasalahan tersebut maka diperlukan adanya perhitungan beban kerja yang kemudian akan menjadi dasar perhitungan kebutuhan tenaga kerja pada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi. Perhitungan beban kerja menggunakan metode Full Time Equivalent (FTE). Metode ini mengukur beban kerja pegawai melalui lama waktu pengerjaan tugas, kemudian dikonversikan ke dalam indeks nilai FTE. Pengumpulan data berasal dari pengisian form beban kerja pegawai, wawancara dan sistem daily activity online. Daily activity online adalah suatu sistem yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengetahui pekerjaan yang dilakukan masing-masing pegawai dalam rentang waktu tertentu. Setelah data terkumpul dan beban kerja pegawai telah diketahui, selanjutnya dilakukan analisis silang menggunakan data daily activity demi mendapatkan nilai beban kerja yang lebih akurat. Nilai indeks FTE digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja pada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia & Organisasi. Hasil perhitungan menunjukkan bahwa jumlah pegawai saat ini sudah tepat dan tidak membutuhkan tambahan pegawai, namun terjadi ketidakmerataan terhadap beban kerja akibat minimnya pengetahuan tentang deskripsi pekerjaan pegawai, kebijakan manajemen dan adanya faktor kepercayaan atasan yang berlebih kepada pegawai tertentu. Kata kunci : Kebutuhan Tenaga Kerja, Beban Kerja, Full Time Equivallent (FTE), Deskripsi Pekerjaan Abstract This internship report discusses about the calculation of workforce requirement on Human Resource Division PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. The importance of the calculation of workforce requirements are motivated by the uneven workload among the employee. It was captured in an employee satisfaction survey or Employee Engagement Survey (EES), which was held on PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang in the third quarter of 2012. To answer these problems, it is necessary to calculate employee workload that would later become the basis for workforce requirements calculation on Human Resource Division PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Full Time Equivalent (FTE) method was used to calculate employee workload. This method measures the workload of employees with long work assignment, then converted it into FTE

index value. Data collection was carried on using employee workload form filling, interviews and data of daily activity online system. Daily activity online is a system implemented by the company to acknowledge employees activity within some range of time. After the data is collected and employee workloads are known, further analysis was carried on using crosscheck analysis on daily activity data in order to get the more accurate value of employee workload. FTE index value is used to determine the number of workforce requirements on Human Resource Division PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. The Calculation result shows that the existing employee number is appropriate and does not require additional employees, but there are still inequality on the employees workload due to the lack of knowledge about the job description, management policies and the manajement excessive reliance on certain employees. Keywords : Workforce Requirement, Workload, Full Time Equivallent (FTE), Job Description

Secara tradisional, perencanaan sumber daya manusia merupakan aktivitas dalam

manajemen sumber daya manusia yang digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa

mereka memiliki jumlah dan jenis sumber daya manusia yang tepat, sehingga tumbuh

kepastian bahwa mereka melaksanakan pekerjaan pada tempat dan waktu yang tepat demi

memenuhi tujuan bisnis (Ekwoaba, 2012). Perencanaan sumber daya manusia bertujuan

untuk menjamin bahwa kebutuhan organisasi akan manusia dapat dipenuhi secara terus-

menerus dan dengan tepat (Stoner dan Wankel, 1986). Pendapat tersebut menyimpulkan

bahwa perencanaan sumber daya manusia membutuhkan proyeksi kebutuhan organisasi akan

sumber daya manusia dan usaha-usaha untuk memenuhi kebutuhaan tersebut.

Perencanaan kebutuhan sumber daya manusia berada pada tempat yang penting dalam

berbagai jenis lingkungan industri, tidak terkecuali PT PLN (Persero) Kantor Distribusi DKI

Jakarta dan Tanggerang (PLN Disjaya). Sebagai perusahaan penyalur listrik di seluruh

Indonesia, PLN perlu menetapkan jumlah dan jenis sumber daya manusia yang sesuai dengan

pekerjaan dalam perusahaan sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai

tujuannya melalui produktivitas pegawai. Penulis melakukan program magang pada PT PLN

(Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang (selanjutnya akan disebut PLN Disjaya)

Bidang Sumber Daya Manusia & Organisasi (selanjutnya akan disebut Bidang SDMO).

Selama penulis melakukan magang di PLN Disjaya Bidang SDMO, penulis melihat suatu

fenomena ketidakmerataan beban kerja. Penulis mencoba membuktikan apakah pengamatan

kasat mata tersebut benar, pembuktian dilakukan penulis melalui olahan data absensi menjadi

suatu perbandingan antara pegawai yang lembur dan yang pulang kerja tepat waktu. Dengan

asumsi pegawai yang pulang tepat waktu adalah pegawai dengan jam pulang antara pukul

16.00 16.15 penambahan 15 menit adalah perkiraan waktu yang digunakan pegawai menuju

`

mesin absensi. Sedangkan pegawai yang pulang melebihi pukul 16.15 adalah pegawai yang

lembur atau dengan kata lain pegawai tersebut memiliki beban kerja yang lebih banyak

dibanding pegawai lainnya yang dapat pulang sesuai dengan jam pulang kerja normal.

Grafik 1. Perbandingan Pegawai Pulang Tepat Waktu dan Lembur

Grafik 1 menunjukkan adanya perbedaan beban kerja yang dimiliki pegawai pada

bidang SDMO. Selain data absensi pegawai, penulis juga memperkuat alasan melalui data

yang berasal dari survey yang dilakukan oleh PLN Pusat kepada PLN Disjaya yaitu

Employee Engagement Survey (EES) yang merupakan survey dengan tujuan mengetahui

tingkat keterikatan atau kepuasan pegawai terhadap perusahaan beserta faktor-faktor yang

mempengaruhinya. Tabel 1 menunjukkan hasil EES Triwulan III 2012 PLN Disjaya. Secara

umum kualitas seluruh faktor adalah baik dan cukup baik. Faktor job control dan job demand

memiliki nilai yang cukup baik namun memandang besarnya korelasinya terhadap dimensi

lainnya sehingga perlu direncanakan Action Plan untuk meningkatkan nilai tersebut.

Job control (pengendalian terhadap pekerjaan) merupakan faktor penunjang kepuasan

kerja sehingga kualitas job control saat ini perlu disikapi dengan cermat guna menghindari

semakin meluasnya pegawai yang merasa kurangnya kendali terhadap pekerjaan. Job demand

(tuntutan kerja) yang tinggi merupakan faktor pemicu timbulnya burn out (stress kerja)

sehingga menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja. Kedua faktor tersebut membuktikan

bahwa benar adanya beban kerja yang tidak merata karena terdapat pegawai yang puas akan

tuntutan kerja dari perusahaan namun ada pegawai yang menilai bahwa tuntutan pekerjaan

terlalu tinggi sehingga menyebabkan pengendalian kerja yang berkurang.

24%

40%

56%

28%24% 24%

76%

60%

44%

72%76% 76%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

PER

SEN

BULAN

NORMALOVERLOAD

Berdasarkan kedua data diatas penulis menganggap bahwa perusahaan memerlukan

analisis beban kerja untuk mengetahui kebutuhan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat.

Tabel 1. Hasil Employee Engagement Survey (EES) PLN Disjaya

Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu analisis jenis dan jumlah

pegawai yang dibutuhkan perusahaan dimana selanjutnya perusahaan dapat mengetahui

selisish pegawai yang saat ini dimiliki oleh perusahaan dan berapa yang dibutuhkan. Dengan

begitu perusahaan dapat membuat suatu keputusan untuk mengatasi kebutuhan tenaga kerja

tersebut. Dalam melakukan perencanaan sumber daya manusia dapat menggunakan analisis

beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Salah satu metode yang dapat digunakan

adalah metode Full Time Equivallent (FTE) yaitu metode analisis beban kerja yang

DIMENSI N MEAN KUALITAS KURANG BAIKBurn Out 2595 37 Baik 87 2508Dalam % 3% 97%Extra Role Performance 2595 77 Baik 21 2574

Dalam % 1% 99%

General Job Satisfaction 2595 74 Baik 320 2275Dalam % 12% 88%Job Control 2594 62 Cukup Baik 977 1617

Dalam % 38% 62%

Job Demand 2594 49 Cukup Baik 227 2367

Dalam % 9% 91%

Job Insecurity 2595 49 Cukup Baik 920 1675

Dalam % 35% 65%

Job Performance 2595 78 Baik 31 2564

Dalam % 1% 99%

Job Satisfaction 2595 73 Baik 166 2429

Dalam % 6% 94%

Leadership Exchange 2595 72 Baik 284 2311

Dalam % 11% 89%

Leadership Quality 2595 74 Baik 278 2317

Dalam % 11% 89%

Organizational Commitment 2594 73 Baik 271 2323

Dalam % 10% 90%

Presenteism 2594 62 Cukup Baik 1461 1133

Dalam % 56% 44%

Recruitment 2595 72 Baik 257 2338

Dalam % 10% 90%

Social Support 2595 78 Baik 89 2506

Dalam % 3% 97%

Work Engagement 2595 77 Baik 69 2526

Dalam % 3% 97%

`

berbasiskan waktu dengan cara mengukur lama waktu penyelesaian pekerjaan kemudian

waktu tersebut dikonversikan ke dalam indeks nilai FTE.

Penulis menjadikan PLN Disjaya Bidang SDMO sebagai objek penelitian dengan

jumlah sample sebanyak 23 pegawai dari 28 jumlah pegawai. Bidang SDMO merupakan

salah satu bidang dari 6 bidang yang ada di PLN Disjaya. Bidang SDMO memiliki 3 sub

bidang, yaitu sub bidang Pengembangan SDM (Bang SDM), Administrasi SDM (ADM

SDM) dan Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja (OPTK). Masing-masing sub bidang

dipimpin oleh 1 orang Deputi Manajer (DM) dan dipimpin langsung oleh 1 Manajer Bidang

(MB).

Dalam pengumpulan data beban kerja pegawai, penulis memulainya dengan

membagikan form wawancara evaluasi beban kerja pegawai (lihat tabel 2). Kolom aktivitas

terbagi menjadi 2 fungsi yaitu fungsi utama dan fungsi ke samping. Penulis menyediakan

deskripsi pekerjaan dari pegawai yang bersangkutan sesuai jabatan masing masing pada

kolom Fungsi Utama. Pada kolom ini, responden diizinkan untuk menambahkan kegiatan

rutin selain deskripsi pekerjaan yang dibuat pihak manajemen yang juga mereka lakukan

secara rutin dalam rentang waktu yang ditetapkan penulis. Sehubungan dengan lama waktu

pelaksanaan magang penulis selama 3 bulan maka rentang waktu yang ditetapkan sebagai

periode penelitian adalah selama 2 bulan yaitu bulan September dan Oktober 2012.

Fungsi ke Samping merupakan kolom yang berisi kegiatan pekerjaan yang pernah

dilakukan responden selama 1 semester namun pekerjaan tersebut bersifat non-rutin. Hal ini

bermaksud untuk mengetahui beban tambahan yang diemban pegawai selain pekerjaan rutin.

Sebab PLN Disjaya seringkali menambahkan program baru di pertengahan tahun, sehingga

memungkinkan pegawai harus bekerja lebih keras dari pada biasanya. Selain itu fungsi ke

samping juga diisi kegiatan yang ada pada deskripsi pekerjaan namun tidak dilakukan selama

masa pengambilan data yaitu bulan September dan Oktober.

Tabel 2 Form Wawancara Evaluasi Beban Kerja Pegawai

Untuk menghindari adanya informasi beban kerja yang tidak tertulis karena

keterbatasan tempat menulis, maka penulis membagikan formulir wawancara evaluasi beban

kerja pegawai dalam bentuk softcopy. Untuk menghindari adanya informasi beban kerja yang

dilebih-lebihkan maka penulis menyembunyikan kolom G, H, I dan J saat proses penyebaran

kuesioner, dengan demikian responden tidak mengetahui total nilai indeks FTE miliknya.

Asumsi formulasi pada fungsi utama adalah lama waktu bekerja dalam 1 hari diberi

asumsi selama 7,5 jam karena penulis mempertimbangkan unsur allowance yaitu waktu yang

dibutuhkan pegawai untuk melakukan kegiatan pribadi seperti ke toilet atau ibadah.

Sementara itu pada fungsi ke samping menyesuaikan dengan periode pengerjaan kegiatan

tersebut. Allowance untuk pegawai yang bekerja di dalam ruangan yaitu sebesar 6 %. Total

hari kerja dalam 1 bulan adalah selama 20 hari maka penelitian dilakukan berdasarkan

kegiatan bekerja pegawai selama 40 hari (2 bulan) atau selama 300 jam. Setelah data

terkumpul, indeks FTE per poin pekerjaan di total dan menghasilkan nilai indeks FTE

pegawai.

Implikasi dari nilai FTE terbagi menjadi 3 jenis yaitu overload, normal dan

underload. Berdasarkan Pedoman Analisa Beban Kerja yang dikeluarkan oleh Badan

`

Kepegawaian Negara (BKN) pada tahun 2010, total nilai indeks FTE yang berada diatas nilai

1,28 dianggap overload, berada diantara nilai 1 sampai dengan 1,28 dianggap normal

sedangkan jika nilai indeks FTE berada diantara nilai 0 sampai dengan 0,99 dianggap

underload atau beban kerjanya masih kurang.

Berdasarkan pedoman tersebut, penulis membuat penyesuaian nilai indeks FTE

terhadap keadaan di PLN Disjaya Sub Bidang SDMO. Implikasi nilai indeks FTE yang

dibuat penulis adalah rentang 0 0,99 dianggap underload, rentang 1- 1,2 masuk dalam batas

normal sedangkan pegawai yang nilai indeks FTE nya diatas 1,2 berarti memiliki beban kerja

yang berlebih (overload). Penyesuaian tersebut dibuat penulis berdasarkan hasil wawancara

langsung kepada beberapa pegawai di bidang SDMO.

Penulis juga melakukan wawancara terhadap beberapa pegawai lainnya. Beberapa

pegawai menyatakan jam pulang kerja yang masih dapat di toleransi adalah antara pukul

17.00-18.00. Selanjutnya penulis mengambil rata-rata bahwa jam pulang kerja yang masih

dapat ditolerir adalah pukul 17.30, lebih dari itu pegawai akan merasa beban kerjanya

berlebih. Maka dari itu dapat diketahui bahwa para pegawai masih menganggap normal jika

terdapat tambahan beban kerja sebesar 1,5 jam dari jam kerja normal. Jika tambahan jam

tersebut dikonversikan ke dalam perhitungan indeks FTE maka akan diperoleh tambahan

nilai indeks FTE sebesar 0,2. Maka atas dasar tersebut penulis menetapkan bahwa rentang

nilai indeks FTE normal bagi pegawai Bidang SDMO adalah antara 1 1,2.

Setelah kuesioner terisi, penulis menelaah kembali jawaban responden. Jika terdapat

hal yang janggal, penulis mencari kepastian dari 2 sumber yaitu dari responden yang

bersangkutan dan pembimbing. Penulis, pembimbing dan responden yang bersangkutan

kemudian berdiskusi untuk menyelesaikan kendala tersebut. Perhitungan analisis beban kerja

pegawai selain menggunakan formulir beban kerja yang berisi deskripsi pekerjaan juga

dikolaborasikan dengan data aktivitas sehari-hari (daily activity) pegawai. PLN Disjaya

menerapkan sistem daily activity online sejak bulan Juni 2012 namun baru stabil digunakan

semenjak bulan Agustus 2012. Penulis mengambil data daily activity hanya selama 2 bulan

yaitu bulan September dan Oktober dengan pertimbangan di bulan Agustus kegiatan bekerja

tidak efektif karena bulan puasa dan ada liburan Idul Fitri. Data daily activity digunakan

penulis untuk memastikan kesesuaian antara aktivitas pegawai dalam daily activity dan

jawaban pada formulir beban kerja pegawai.

Penulis menetapkan bahwa yang menjadi subjek penelitiannya hanya jabatan

setingkat supervisor dan fungsional. Sedangkan jabatan struktural dalam Bidang SDMO

seperti Manajer Bidang (MB) dan 3 Deputi Manajer (DM) tidak masuk dalam penelitian.

Alasan yang mendukung batasan ini adalah karena jabatan struktural seorang MB dan DM

pun seandainya beban kerja overload tidak mungkin diduduki oleh 2 orang atau lebih.

Berdasarkan penjelasan yang telah dipaparkan diatas dalam melakukan pengumpulan

data dan beberapa hal yangmenjadi batasan penulis dalam melakukan penelitian, selanjutnya

penulis melakukan analisis beban kerja pada keseluruhan pegawai Bidang SDMO. Dimulai

dari pegawai yang pada susunan organisasinya berada langsung dibawah MB Bidang SDMO

dan tidak masuk ke dalam sub bidang manapun, sehingga penulis menyebutkan pegawai

tersebut sebagai pegawai Bidang SDMO. Hasil dari beban kerja pegawai tersebut dapat

ditunjukkan dari tabel 2 berikut.

Tabel 3 Indeks FTE Pegawai Bidang SDMO

Nama Sebutan Jabatan Indeks FTE Keterangan

Andayani Senior Specialist II Hubungan Industrial 0,73 Underload Maria S. Analyst Hubungan Industrial 0,27 Underload Metti Trisnawati Senior Specialist II Organisasi dan

Perencanaan Tenaga Kerja 0,73 Underload

Kesimpulan : Pegawai dengan beban kerja underload = 100% Pegawai dengan beban kerja normal = 0% Pegawai dengan beban kerja overload = 0%

Tabel 3 menyajikan data dari nilai indeks FTE dari pegawai Bidang SDMO.

Berdasarkan data, nilai indeks FTE dari ketiga pegawai Bidang SDMO berada dibawah nilai

beban kerja normal atau underload karena indeks FTE dari ketiga pegawai tersebut masih

kurang dari 1. Berdasarkan wawancara, hal yang melatarbelakangi terjadinya fenomena

tersebut adalah karena pegawai kurang memahami tugas pokoknya sehingga pegawai tidak

mengetahui dengan jelas apa yang menjadi kewajibannya. Hal ini disebabkan, para pegawai

tidak pernah diberikan sosialisasi mengenai deskripsi pekerjaan.

Selain itu, terdapat hal lain yang menyebabkan beban kerja dari ketiga pegawai yang

bersangkutan berada dibawah indeks FTE normal. Berdasarkan informasi yang didapat

penulis, rata-rata usia dari ketiga pegawai tersebut adalah 50 tahun. Dalam menyikapi hal

tersebut, manajemen di Bidang SDMO memberikan suatu kebijakan tidak tertulis untuk

`

mengurangi beban kerja dari pegawai yang berumur lebih dari 50 tahun. Tujuan dari

pemberian kebijakan ini adalah agar pekerjaan yang seharusnya dikerjakan oleh pegawai

tersebut dapat lebih cepat selesai jika pekerjaan dialihkan ke pegawai yang masih berada

dalam usia produktif.

Berdasarkan kesimpulan pada data tabel 3, seluruh pegawai yang berada langsung

dibawah Manajer Bidang SDMO memiliki beban kerja underload. Grafik 1 menunjukkan

100% pegawai pada bidang ini memiliki beban kerja dibawah normal.

Grafik 1 Pie Chart Beban Kerja Pegawai Bidang SDMO

Selanjutnya analisa beban kerja untuk pegawai pada Sub Bidang Pengembangan SDM

menunjukkan beban kerja yang paling tinggi. Hal ini dipengaruhi oleh banyaknya Indeks

Kinerja Kunci atau Key Performance Index (KPI) bidang SDMO yang berkorelasi langsung

dengan fungsi dan tanggung jawab Sub Bidang Pengembangan SDM. Terdapat 4 indikator

kinerja kunci yang dimiliki Bidang SDMO dan dari 4 indikator tersebut, Sub Bidang

Pengembangan SDM memiliki kontribusi pada seluruh indikator. Hal ini sangat berpengaruh

terhadap beban kerja pegawai Sub Bidang Pengembangan SDM menjadi lebih berat

dibandingkan sub bidang lainnya, karena tuntutan lebih besar. Tabel 4 menunjukkan besaran

beban kerja pegawai Sub Bidang Pengembangan SDM melalui nilai indeks FTE.

Overload; 0% Normal; 0%

Underload; 100%

Tabel 4 Indeks FTE Pegawai Sub Bidang Pengembangan SDM

Nama Sebutan Jabatan Indeks FTE Keterangan

Ardy Denta Assistant Analyst Pengembangan Kompetensi 1,08 Normal Dwi Putri Junior Analyst Evaluasi Kinerja SDM 1,24 Overload Retno S Assistant analyst Pendidikan dan Pelatihan 0,75 Underload Galih C Asistant Analyst Perencanaan Karir 1,48 Overload Imadya N Asistant Analyst Perencanaan Karir 1,28 Overload Munodo M Assistant Analyst Pengembangan Kompetensi 1,14 Normal Kesimpulan : Pegawai dengan beban kerja underload = 17% Pegawai dengan beban kerja normal = 33% Pegawai dengan beban kerja overload = 50%

Berdasarkan data pada tabel 4, beban kerja pegawai di Sub Bidang Pengembangan

SDM sebesar 50% pegawai memiliki nilai indeks FTE diatas 1,2. Hal tersebut memiliki

makna bahwa 50% pegawai di Sub Bidang Pengembangan SDM memiliki beban kerja yang

berlebih (overload). 33,33% pegawai memiliki beban kerja yang normal dan sisanya sebesar

16,67% adalah pegawai dengan beban kerja rendah (underload). Grafik 2 menunjukkan

kesimpulan dari analisa beban kerja Sub Bidang Pengembangan SDM.

Grafik 2 Pie Chart Beban Kerja Pegawai Sub Bidang Pengembangan SDM

Sub Bidang Adminstrasi SDM memiliki personil yang banyak dan pekerjaannya

bersifat rutin, menyebabkan pegawai cenderung underload. Karena dengan pekerjaan yang

rutin, pegawai terbiasa menghadapi pekerjaan tersebut sehingga pekerjaan pun lebih cepat

selesai ditambah lagi dengan adanya personil yang banyak. Tabel 5 menunjukkan hasil

perhitungan beban kerja pegawai Sub Bidang Administrasi SDM :

Underload; 17%

Normal; 33%

Overload; 50%

`

Tabel 5 Indeks FTE Pegawai Sub Bidang Administrasi SDM

Nama Sebutan Jabatan Indeks FTE Keterangan

Dimas Adiprasetyo Assistant Officer Administrasi SDM 0,78 Underload Eko waluyo Junior Officer Administrasi SDM 1,04 Normal Husni Jaya Assistant Officer Administrasi SDM 0,79 Underload Karmin Assistant Officer Administrasi SDM 0,96 Underload Karyadi Assistant Officer Administrasi SDM 0,64 Underload Ngadiran Junior Officer Administrasi SDM 0,87 Underload Olivia Regina Assistant Officer Administrasi SDM 0,46 Underload Sru Wardoyo Junior Officer Administrasi SDM 0,96 Underload Suyitno SPV Pengelolaan Renumerasi & Benefit 1,33 Overload Wagino Assistant Officer Administrasi SDM 0,72 Underload Ermaeli Muluk Assistant Officer Administrasi SDM 0,71 Underload Kesimpulan : Pegawai dengan beban kerja underload = 66,67% Pegawai dengan beban kerja normal = 16,67% Pegawai dengan beban kerja overload = 16,67%

Sub Bidang Administrasi SDM memiliki jumlah pegawai yang beban kerjanya

dibawah normal yaitu sebanyak 9 dari 11 orang yang berarti sebesar 66,67% pegawai pada

sub bidang ini tergolong underload. Jumlah ini cukup besar, semestinya atasan dapat lebih

mengontrol pekerjaan bawahan untuk bekerja lebih efektif. Karena jika dibandingkan dengan

beban seorang SPV yang overload menandakan sebenarnya pekerjaan pada sub bidang ini

cukup banyak, namun tugas yang bersifat rutin sehingga pegawai merasa kurang tertantang

dapat memacu turunnya motivasi dalam bekerja. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dapat

mempertimbangkan untuk melakukan rotasi atau penambahan jenis pekerjaan kepada

pegawai Sub Bidang Administrasi SDM. Grafik 3 menunjukkan proporsi pegawai dengan

beban kerja rendah (underload) yang cukup besar, sehingga sub bidang ini harus segera

ditindak.

Grafik 3 Pie Chart Beban Kerja Pegawai Sub Bidang Administrasi SDM

Underload; 66%

Normal; 17%

Overload; 17%

Sub bidang terakhir yaitu Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja, jumlah personil

dalam sub bidang ini terbilang sedikit, dari perhitungan beban kerja berdasarkan indeks FTE

tampak hanya satu pegawai yang memiliki beban kerja diatas normal dan sebagian lagi

memiliki beban kerja dibawah indeks FTE normal (underload). Berdasarkan hasil wawancara

penulis terhadap responden, hampir keseluruhan dari responden tidak mengetahui tugas

pokoknya. Bagi pegawai yang tidak mengetahui tugas pokoknya dan tidak memiliki

dorongan untuk mencari pekerjaan yang seharusnya ia kerjakan, bisa dipastikan beban kerja

nya berada dibawah indeks FTE normal.

Tabel 6 Indeks FTE Pegawai Sub Bidang Organisasi dan Pengendalian Tenaga Kerja Nama Sebutan Jabatan Indeks

FTE Keterangan

Ridwanullah Junior Analyst Pengendalian Outsourcing 0,77 Underload Putu Yoga Assistant Analyst Organisasi dan Perencanaan 1,34 Overload Diah Ariani Analyst Organisasi dan Perencanaan Tenaga Kerja 0,15 Underload Eka S Analyst Organisasi dan Perencanaan Tenaga Kerja 1,07 Normal Kesimpulan : Pegawai dengan beban kerja underload = 50% Pegawai dengan beban kerja normal = 25% Pegawai dengan beban kerja overload = 25%

Tabel 6 menunjukkan bahwa hanya 1 pegawai saja yang overload, pegawai tersebut

pun merupakan pegawai dengan nilai indeks FTE tertinggi kedua. Sementara itu, pegawai

lain pada sub bidang yang sama memiliki beban normal dan underload. Beban kerja yang

tidak merata ini dapat disimpulkan bahwa pekerjaan banyak dilimpahkan kepada satu

pegawai. Kepercayaan atasan terhadap kemampuan salah satu pegawai membuat beban kerja

pegawai tersebut menjadi paling tinggi dibanding pegawai lainnya pada sub bidang tersebut.

Mendapatkan kepercayaan atas kemampuan diri memang bagus, namun memunculkan

ketidakadilan terhadap beban kerja pegawai tersebut. Sebaiknya atasan mengajukan pelatihan

kepada pegawai lainnya agar kelak dapat dimanfaatkan kinerjanya. Grafik 4 menunjukkan

ketidakmerataan beban kerja Sub Bidang Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja (OPTK).

`

Grafik 4 Pie Chart Beban Kerja Pegawai Sub Bidang Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja

Penulis melakukan penyesuaian terhadap rentang nilai indeks FTE untuk PLN

Disjaya. Penetapan rentang yang berbeda ini dilakukan penulis agar menyesuaikan dengan

keadaan perusahaan yaitu Bidang SDMO PLN Disjaya. Sebab apabila penulis menetapkan

rentang yang sama dengan aturan dasar yaitu 0 0,99 dianggap underload, rentang nilai 1

adalah normal dan nilai >1 dianggap overload maka kesimpulannya akan berbeda dari

keadaan yang sesungguhnya. Apabila penulis tidak membuat penyesuaian maka kesimpulan

dari beban kerja bidang SDMO dapat digambarkan pada pie chart dibawah ini :

Grafik 5 Pie Chart Contoh Kesimpulan Beban Kerja Pegawai Bidang SDMO Tanpa Penyesuaian Rentang Nilai

Indeks FTE

Setelah dilakukan penyesuaian terhadap rentang nilai indeks FTE maka hasilnya lebih

tepat dengan keadaan sesungguhnya di PLN Disjaya, yaitu seperti pada grafik 6. Jika penulis

tidak melakukan penyesuaian dalam rentang nilai indeks FTE maka hasil akan menunjukkan

Undeload; 50%

Normal; 25%

Overload; 25%

Underload; 52%

Normal; 0%

Overload; 38%

bahwa tidak ada pegawai yang beban kerja nya normal, karena tidak ada pegawai yang

memiliki nilai indek FTE sebesar 1, melainkan berada dibawah atau diatas nilai 1. Keadaan

tersebut tidak mungkin terjadi dalam keadaan sebenarnya sehingga dibutuhkan penyesuaian

terhadap rentang nilai indeks FTE. Maka setelah penyesuaian dilakukan, terdapat 5 pegawai

yang memiliki beban kerja berlebih (overload), 4 pegawai yang beban kerja normal dan 15

pegawai yang beban kerjanya rendah (underload).

Grafik 6 Pie Chart Kesimpulan Beban Kerja Seluruh Pegawai Bidang SDMO

Berdasarkan analisa beban kerja yang telah didapat maka penulis membuat suatu

kesimpulan kebutuhan tenaga kerja Bidang SDMO PLN Disjaya, bahwa sesungguhnya tidak

perlu penambahan tenaga kerja. Jumlah pegawai saat ini dan calon pegawai di Bidang SDMO

sudah tepat (merujuk pada tabel 7), namun dengan jumlah pegawai saat ini masih belum

dapat memberikan kontribusi yang maksimal. Hal ini disebabkan oleh beban kerja karyawan

yang belum merata.

Ketidakmerataan beban kerja disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kurangnya

pengetahuan pegawai terhadap deskripsi pekerjaannya, kebijakan untuk mengurangi beban

pekerjaan pegawai senior dan lebih mengandalkan generasi muda dan faktor kepercayaan

atasan kepada pegawai tertentu. Jika beban kerja di Bidang SDMO lebih merata maka dengan

jumlah pegawai existing, dapat memberikan kontribusi yang lebih maksimal.

Underload; 62%Normal; 17%

Overload; 21%

`

Tabel 7 Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja PLN Disjaya Bidang SDMO

No Unit Jumlah Pegawai Saat Ini

Usulan Tambahan

Pegawai Keterangan

1 Bidang SDMO 4 0 Perlu sosialisai mengenai deskripsi pekerjaan

2 Sub Bidang Pengembangan SDM

5 1 Usulan telah diakomodasi dengan adanya 1 calon pegawai (OJT)

3 Sub Bidang Administrasi SDM

11 0

Pegawai yang ada dipersiapkan untuk menggantikan salah satu pegawai yang akan pensiun tahun 2013

4

Sub Bidang Organisasi & Pengendalian Tenaga Kerja

4 0 Diperlukan pemerataan beban kerja untuk seluruh pegawai yang ada

Dari kedua analisis diatas yaitu analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga

kerja, maka dapat disimpulkan bahwa jumlah tenaga kerja PT PLN (Persero) Distribusi

Jakarta Raya dan Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi sudah hampir

tepat, namun permasalahan yang terjadi adalah pegawai kurang memahami tugas pokoknya

dan pembagian tugas yang belum merata, sehingga memicu perbedaan beban kerja pegawai.

Hal ini juga dipicu oleh sifat pegawai yang berbeda-beda. Pegawai yang memiliki motivasi

tinggi dalam bekerja akan berusaha mencari dan melaksanakan pekerjaan yang sesuai dengan

jabatannya bahkan mampu melakukan inovasi, namun bagi pegawai yang bermotivasi rendah

hanya menunggu dan mengerjakan pekerjaan yang diperintahkan oleh atasan. Hal ini

membuat sebagian karyawan tidak produktif dalam bekerja dan sebagian lagi justru

mengemban tugas yang berlebih.

Namun pada penelitian ini metode analisis pekerjaan yang telah dilakukan oleh

penulis mencakup wawancara, pandangan pejabat senior atau pegawai, kuesioner dan catatan

harian pegawai (daily activity online). Metode ini akan lebih sempurna apabila ditambahkan

observasi yaitu pengamatan individu secara langsung. Akan tetapi saat ini metode FTE

tersebut dapat digunakan dan diterapkan oleh perusahaan untuk mengetahui jumlah

kebutuhan pegawai yang sesuai dengan beban kerja masing-masing.

Penulis menyarankan bagi peneliti selanjutnya yang ingin meneliti pada ranah yang

sama, sebaiknya memperpanjang rentang pengumpulan data kegiatan pekerjaan pegawai

misalnya kegiatan pegawai dalam rentang waktu 1 tahun. Tujuannya adalah untuk

mendapatkan informasi beban kerja yang lebih akurat dan sesuai dengan deskripsi pekerjaan

karena dengan rentang waktu yang saat ini digunakan tidak mencakup keseluruhan deskripsi

pekerjaan pegawai yang bersangkutan melainkan juga mencakup kegiatan pegawai selama

rentang waktu yang ditentukan. Penambahan rentang waktu ini perlu dilengkapi oleh

penambahan anggotan tim untuk menggali informasi kegiatan pegawai melalui wawancara

intensif.

Penulis menyarankan kepada PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan

Tangerang Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi untuk melakukan sosialisasi tugas

pokok masing-masing jabatan pada awal mula pegawai ditempatkan di jabatan tertentu.

Sebab tugas pokok merupakan pedoman utama yang semestinya diketahui dan dimengerti

pegawai semenjak mereka menerima jabatan tersebut.

Pelaksanaan sosialisasi ini membutuhkan peran seorang Deputi Manajer untuk

menyampaikan dan memastikan bahwa perusahaan menerima seorang pegawai yang

mengerti dan akan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Dalam

menanggulangi masalah ketidakmerataan beban kerja maka diperlukan pengendalian beban

dengan cara membagi rata beban pekerjaan kepada para pegawai sedemikian rupa sehingga

tidak ada lagi karyawan yang kelebihan beban kerja.

Perusahaan juga perlu menelaah kembali tentang kredibilitas deskripsi pekerjaan saat

ini dengan pekerjaan yang dilakukan pegawai saat ini. Sebab deskripsi pekerjaan yang ada

saat ini belum menjelaskan secara rinci pekerjaan per jabatan. Memperjelas deskripsi

pekerjaan perlu dipertimbangkan perusahaan sebab terdapat beberapa pekerjaan yang

merupakan hasil dari kerja sama beberapa pegawai.

Selain itu pegawai juga perlu diberikan pelatihan pelatihan yang dibutuhkan agar

dapat meningkatkan keterampilan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Misalnya pelatihan

dalam mengambil keputusan, pengelolaan waktu (time management) dan pelatihan lainnya

yang berkaitan dengan perencanaan kerja. Tujuannya adalah agar pegawai dapat membuat

perencanaan kerja yang lebih sistematis sehingga suatu pekerjaan tidak menumpuk di satu

waktu tertentu. Jika pegawai telah memiliki kemampuan dan keterampilan yang lebih baik

maka efisiensi dan efektivitas dalam bekerja dapat tercipta.

`

Apabila perusahaan ingin mengimplementasikan metode Full Time Equivallent (FTE)

disarankan untuk mempertimbangkan rentang waktu pengumpulan data dan jumlah sample.

Rentang waktu yang disarankan adalah selama 1 tahun dan jumlah sampel dapat

menyesuaikan dengan jumlah pegawai PLN Disjaya. Dalam pengumpulan informasi dapat

dilakukan melalui wawancara yang intensif agar kegiatan pegawai dalam rentang waktu yang

ditentukan dapat tergali.

DAFTAR PUSTAKA

Anyim, Francis.C., E,Samuel., & Ekwoaba, Joy.O. (2012). The Imperative of Integrating

Corporate Business Plan with Manpower Planning. International Journal of

Business and Management.

Stoner, James.A,F., Wankel, Charles., (1986). Management. New Jersey: Prentice-Hall

International, Inc.