skripsi new 1

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam perkembangan dunia usaha dewasa ini kegiatan pembelian dan

penjualan berlangsung dengan sangat cepat dan dalam jumlah yang sangat besar, baik

dalam memenuhi kebutuhan bahan baku maupun untuk kebutuhan persediaan

barang yang akan dijual sehingga kecepatan dalam menangani pembelian dan

penjualan sangat diperlukan untuk meningkatkan daya saing perusahaan dalam

perkembangan dunia usaha. Demikian halnya dengan CV. PI Com Jaya Lestari,

transaksi pembelian dan penjualan juga terjadi dalam jumlah dan frekwensi yang

relatif besar.

Oleh karena itu diperlukan penanganan yang cepat dan tepat, agar dapat

membantu kelancaran operasional perusahaan dan sekaligus meningkatkan pelayanan

kepada langganan, dengan pelayanan yang baik pada pelanggan, perusahaan

mengharapkan makin banyak pembeli yang menjadi konsumen perusahaan ini. Agar

pembelian dan penjualan dapat berjalan lancar maka data-data yang menyangkut

pembelian dan penjualan tersebut harus akurat. untuk itu diperlukan suatu sistem

informasi akuntansi yang dapat mendukung dan membantu segala pencatatan

mengenai transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi di perusahaan. Sistem

informasi akuntansi ini tentunya sangat dibutuhkan sekali oleh pihak luar maupun

pihak perusahaan sendiri. Dalam hal ini, pembelian yang dilakukan oleh CV. PI Com

Jaya Lestari adalah pembelian kredit dan penjualan yang dilakukan adalah penjualan

tunai dan kredit.

Dengan adanya sistem tersebut diharapkan dapat membantu menyelesaikan

masalah, keterlambatan dalam penyediaan data stok, sehingga sewaktu pelanggan

ingin memesan, tidak dapat dengan segera diketahui tersedia atau tidaknya barang

yang diinginkan. Serta penyajian laporan pembelian dan penjualan yang dulunya

2

masih dilakukan dengan sistem pencatatan akuntansi secara manual, sekarang telah

dikerjakan secara komputerisasi.

Berdasarkan uraian diatas, dapat dilihat betapa pentingnya peranan sistem

komputer dalam menghasilkan informasi yang berupa laporan pembelian dan

penjualan yang akurat dan tepat waktu guna meningkatkan pelayanan kepada

konsumen dan mengantisipasi segala bentuk penyelewengan. Oleh sebab itu, penulis

melakukan penelitian dengan memilih judul ” Perancangan Sistem Informasi

Pembelian dan Penjualan pada CV. PI Com Jaya Lestari.

1.2. Permasalahan

Permasalahan yang sering dihadapi perusahaan yang berhubungan dengan

pengolahan data pembelian dan penjualan adalah penyajian laporan persediaan

barang tidak dapat disajikan dengan cepat dan akurat setiap saat dibutuhkan.

Dalam penulisan selanjutnya supaya pembahasan tidak menyimpang dari

tujuan, maka perlu dibuat pembatasan masalah sebagai berikut :

1. Pembelian yang dibahas hanya mencakup tentang pembelian tunai dan

kredit.

2. Penjualan yang dibahas mencakup tentang penjualan kredit dan tunai.

3. Laporan yang dihasilkan mencakup laporan stok, laporan customer,

laporan supplier, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan piutang

jatuh tempo dan laporan hutang jatuh tempo.

4. Persediaan barang dagangan hanya membahas jumlah unit masuk dan

keluar.

5. Perangkat lunak yang dirancang menggunakan bahasa pemrograman

Visual Basic 6.0, sedangkan pengolahan databasenya menggunakan

program aplikasi Miscrosoft Access 2000.

3

1.3. Tujuan

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh penulis pada CV. PI Com Jaya

Lestari :

1. Mempelajari sistem pembelian dan penjualan yang sedang berjalan pada

perusahaan.

2. Merancang sistem informasi pembelian dan penjualan yang dapat

digunakan pada perusahaan.

1.4. Manfaat

Manfaat yang dapat penulis peroleh dari penelitian ini yaitu dengan adanya

suatu sistem pembelian dan penjualan barang yang dilakukan secara komputerisasi

maka sistem kerja perusahaan akan lebih cepat dan akurat terutama dalam penyajian

laporan pembelian dan penjualan serta laporan hutang dan piutang yang jatuh tempo.

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Sistem

Menurut W. Gerald Cole :

Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk

melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Zaki

Baridwan,1998,hal 3).

Menurut Steven A. Moscove :

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling

berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan tertentu (Zaki Baridwan, 1998, hal 3).

Sistem secara umum adalah suatu jaringan kerja yang saling memiliki

keterkaitan antar bagian dari prosedur-prosedur yang ada, yang terkumpul dalam

suatu organisasi untuk melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.

2.2. Pengertian Informasi

Menurut Erwan Arbie :

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting

bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam

pengambilan keputusan dimasa sekarang maupun dimasa yang akan datang (Arbie,

E,2000. hal 78).

Defenisi umun dari Informasi adalah sebagai berikut :

“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna

bagi pihak yang menerimanya dan bermanfaat didalam pengambilan keputusan pada

saat ini maupun saat mendatang”.

5

2.3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Howard F. Stettler :

Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-

prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu

kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk

laporan-laporan yang diperlukan oleh management untuk mengawasi usahanya, dan

bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan

lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Zaki Baridwan, 1998,

hal 3).

Menurut Steven A. Moscove :

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang

menggumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan

informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak

luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama

management) (Zaki Baridwan, 1998, hal 3).

Sedangkan menurut penulis, sistem informasi akuntansi adalah semua

dokumen, catatan ataupun formulir yang dikoordinasikan sehingga menghasilkan

suatu informasi akuntansi yang dibutuhkan pihak manajemen guna memudahkan

dalam pengelolaan perusahaan.

2.4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan penjualan

Menurut Moekijat :

Pembelian adalah suatu keigiatan yang meliputi penentuan barang-barang apa

yang akan dibeli, bila, berapa banyak, dimana dan bagaimana suatu barang akan

dibeli serta dengan harga berapa barang tersebut dapat dibeli (Moekijat, 1998,

hal245).

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem pembelian atau

suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit maupun

secara tunai didalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari

6

orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang

ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada

management dan menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan

keputusan yang cerdik.

Menurut William G. Nickels :

Penjualan adalah interaksi antar individu, saling bertemu muka yang ditujukan

untuk menciptakan, memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan

pertukaran yang salingmenguntungkan dengan pihak lain (William G. Nickels, 1994,

hal 10).

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan merupakan suatu sistem yang harus

dapat memberikan informasi tentang hasil dari pada penjualan, baik itu penjualan

tunai ataupun penjualan kredit. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan,

maka pihak management bisa mengambil suatu keputusan mengenai volume

penjualan per periode.

2.5. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Bagian-bagian yang terkait dalam pembelian ini adalah bagian pembelian,

bagian penerimaan barang, dan bagian gudang. Fungsi dari bagian-bagian yang

terkait dalam pembelian adalah sebagai berikut:

Bagian Pembelian

Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barang-barang yang

di butuhkan oleh perusahaan. Untuk dapat melaksanakan fungsi ini bagian pembelian

sebelum mengeluarkan order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk

menjamin bahwa pembelian di lakukan dengan harga yang menguntungkan

perusahaan dan kualitas yang sesuai serta barang-barang yang di beli akan dapat di

terima tepat pada waktu yang di butuhkan.

7

Bagian Penerimaan Barang

Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang di

beli perusahaan. Pada waktu menerima barang bagian ini harus melakukan

perhitungan fisik atas barang-barang yang di terima. Di samping itu bagian

penerimaan juga harus mengadakan pemeriksaan kualitas barang-barang yang di

terima. Surat pengangkutan barang dari pihak pengangkut di tanda tangani oleh

bagian penerimaan barang.

Bagian Gudang

Bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang-barang milik perusahaan.

Penyimpanan barang dalam gudang harus di susun sedemikian rupa supaya

memudahkan

pada waktu di butuhkan. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang

menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang. Catatan ini

hanya menunjukan kuantitas tanpa jumlah rupiah.

Adapun transaksi penyebab terjadinya pembelian barang dapat disebabkan adanya

faktor-faktor sebagai berikut :

1. Persediaan barang yang telah melewati batas minimum atau habis.

2. Adanya order penjualan yang melebihi persediaan.

3. Produk baru yang memiliki daya jual tinggi.

4. Menambah persediaan barang untuk jangka waktu tertentu.

Untuk melakukan pencatatan pembelian maka ada 2 cara yaitu :

1. Metode pencatatan secara berkala (periodic)

Setiap terjadinya transaksi pembelian maka di catat kedalam pos pembelian.

2. Metode pencatatan terus menerus (perpectual)

Setiap terjadinya transaksi pembelian maka di catat kedalam pos persediaan

barang dagangan.

Perbedaan dari ke 2 pencatatan ini adalah untuk pencatatan secara berkala

(periodic), harga pokok penjualan baru dapat diketahui pada akhir periode dengan

menghitung kartu persediaan barang dagangan secara fisik. Sedangkan untuk

8

pencatatan secara terus-menerus (perpectual) harga pokok penjualan dapat diketahui

setiap saat dari kartu persediaan barang dagangan.

Perbedaan dari ke 2 pencatatan ini adalah untuk pencatatan secara berkala

(periodic), harga pokok penjualan baru dapat diketahui pada akhir periode dengan

menghitung kartu persediaan barang dagangan secara fisik. Sedangkan untuk

pencatatan secara terus-menerus (perpectual) harga pokok penjualan dapat diketahui

setiap saat dari kartu persediaan barang dagangan.

Didalam melakukan pencatatan transaksi pembelian harus memperhatikan

ongkos pengiriman, dimana ada 2 (dua) syarat yaitu :

1. FOB Shipping Point (Free on board shipping point) adalah ongkos

pengiriman di tanggung oleh pembeli.

2. FOB Destination (Free on board destination) adalah ongkos pengiriman

ditanggung oleh penjual.

9

mulai

Siapkan pesanan pembelian

32

PP 1

N

PP 1

Menyiapkan PPH

32

PPH 1

A

PH

Siapkan OP

OP

AA1

A

PP 2

OP

PP PP

Siapkan voucher

Bukti penerimaan Laporan pembelian dan penjualanKasir GudangBukti pelunasan Faktur tagihan customer Data barangFaktur tagihan supplierPelunasan Pembayaran Order Faktur tagihan

Sistem Pembelian dan Penjualan

Faktur tagihanFaktur Supplier Faktur Customer Order Identitas supplierANA 5 6 4 3 2OP 1Siapkan OPKartu baramgangPH NAKartu gudangangN 3 2 3 2 LPB 2 LPB 1 PPH 1OP 2 3PP 1OP OP Siapkan PPHSiapkan PPPP 1PP 2Avoucher

D

BC

Gambar 2.1. Flowchart Pembelian

Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi 5 cetakan ke 5,BPFE Yogyakarta,hal 183

Gudang Pembelian Utang

Untuk pemasok

Dan pemasok

Untuk pemasok

Dan pemasok

10

Penerimaan barang Gudang

Setelah me- penerimaan brg nerima brg

Utk bagian pembelian

Gambar 2.2. Flowchart Pembelian (lanjutan)


A1

OP 5

32

LPB 1

N

A

OP

LPB 2

Kartu gudang

Kartu barang

11

Supplier Pengeluaran uang Akuntansi Internal Auditor Bank

Buku Besar Kartu persediaan

Berikut ini keterangan dari gambar flowchart pembelian :

Voucher

CekCek

Voucher

B

Laporan bank

C

Voucher Voucher

Voucher

Voucher register

Kartu persediaan

N

Cek register

N

Buku Besar

Laporan bank

Gambar 2.3. Flowchart Pembelian (lanjutan)


12

1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal, bagian gudang

menulis surat permintaan pembelian rangkap tiga. Ketiga lembar formulir ini

sesudah ditandatangani oleh kepala gudang kemudian diserahkan pada bagian

anggaran untuk dicek dengan anggarannya. Untuk memudahkan pelaksanaan,

barang-barang dapat dikelompokkan menjadi (1) barang yang pembeliannya

tidah rutin dan (2) barang barang pokok rutin yang akan di beli berdasarkan

anggaran pembelian. Bila yang di beli adalah barang dari kelompok 2, maka

formulir permintaan pembelian tidak perlu dibuat, karena bagian pembelian

pada periode-periode tertentu akan mengeluarkan order pembelian untuk

sejumlah tertentu seperti yang telah ditentukan. Penentuan jumlah yang dibeli

untuk barang barang dalam kelompok 2 ini tercantum dalam anggaran

pembelian yang disimpan di bagian pembelian. Contoh barang dalam

kelompok 1 adalah office supplies, spare parts, aktiva tetap dan lain-lain.

Sedangkan yang termasuk barang dalam kelompok 2 terutama adalah bahan

baku, bahan bakar dan lainnya. Surat permintaan pembelian (3 lembar) yang

sudah disetujui akan didistribusikan sebagai berikut : Lembar 1 untuk bagian

pembelian, lembar 2 untuk bagian utang dan lembar 3 untuk arsip gudang

disimpan urut nomornya.

2. Berdasarlam surat permainan pembelian, atau anggaran pembelian bagian

pembeli menulis surat per mintaan penawaran harga kepada beberapa

supplier. Bila perusahaan ini merupakan perusahaan-perusahaan atau badan

badan pemerintah perlu dibentuk panitia pembelian. Bagi perusahaan atau

badan pemerintah suplier yang di kirimi surat permintaan penawaran adalah

supplier yang lulus prakualifikasi dan biasanya nama namanya tercantum

dalam daftar rekanan mampu.

3. Jawaban dari supplier yang merupakan penawaran harga diseleksi oleh bagian

pembelian untuk menentukan supplier yang menawarkan harga yang paling

menguntungkan perusahaan.

13

4. Bagian pembelian menulis order pembelian rangkap enam dan didistribusikan

sebagai berikut :

Lembar 1 & 2 untuk supplier

Lembar 2 akan dikembalikan supplier sebagai pemberitahuan.

Lembar 3 untuk bagian utang

Lembar 4 untuk bagian gudang

Lembar 5 untuk bagian penerimaan barang

Lembar 6 untuk arsip bagian pembelian urut nomor digabung dengan lembar

ke-2 atau dipisahkan urut abjad.

5. Barang dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang, kemudian

dihitung/ditimbang dan diperiksa kualitasnua, apabila barang yang diterima

sesuai dengan yang dipesan, bagian penerimaan barang menulis laporan

penerimaan barang rangkap tiga dan didistribusikan sebagai berikut :

Lembar 1 untuk bagian pembelian

Lembar 2 untuk gudang bersama dengan barangnya

Lembar 3 untuk arsip bagian penerimaan barang urut nomor.

6. Gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan penerimaan

barang, mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang dan kartu

barang. kemudian menyerahkan laporan penerimaan barang yang sudah

ditandatangani kepala gudang ke bagian utang.

7. Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, diperiksa dan dicocokkan

dengan order pembelian kemudian distempel persetujuan. Faktur kemudian

diserahkan ke bagian utang.

8. Bagian utang memeriksa faktur pembelian mencocokkannya dengan order

pembelian laporan penerimaan barang dan permintaan pembelian. Bila sesuai,

bagia utang membuat voucher rangkap tiga dan didistribusikan sebagai

berikut :

Lembar 1 dan 2 disimpan dalam arsip urut tanggal jatuh tempo.

Lembar 3 untuk bagian akuntansi (buku besar)

14

9. Prosedur pencatatan utang dan persediaan dapat dilihat pada prosedur utang.

10. Bagian akuntansi (buku besar) menerima voucher lembar ke-3 dari bagian

utang. Voucher tersebut dicatat dalam voucher register dan kemudian

diserahkan ke pemegang kartu persediaan.

11. Bagian akuntansi persediaan mencatat voucher dalam kartu persediaan dan

kemudian mengarsipkan voucher tersebut urut nomor.

12. Pada tanggal jatuh tempo, bagian utang menyerahkan voucher lembar pertama

dan kedua kebagian pengeluaran uang.

13. Bagian pengeluaran uang memeriksa voucher dan bukti pendukungnya

kemudian menulis cek. Data tentang cek dituliskan dalam voucher lembar

kesatu dan kedua. Cek beserta lembar kedua voucher diserahkan (dikirimkan)

pada supplier dan voucher lembar pertama diserahkan kebagian akuntansi.

14. Bagian akuntansi (buku besar) mencatat voucher dalam cek register,

menuliskan tanggal dan nomor cek dalam voucher register dan menyimpan

voucher dalam arsip urut nomor.

15. Bagian akuntansi (buku besar) setiap periode (misalnya bulanan)

menjumlahkan voucher register dan cek register dan mempostingnya ke dalam

buku besar.

16. Laporan bank setiap bulan diterima oleh internal auditor. Laporan ini oleh

internal auditor akan direkonsiliasi dengan catatan kas.

2.6. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Dalam menjual berbagai produk yang dihasilkannya, perusahaan

mempergunakan akuntansi dalam penyusunan laporannya. Laporan penjualan

merupakan salah satu sumber informasi yang sangat penting.

Maka sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan sangat berperan dalam

mensukseskan misi perusahaan sebagai sebuah kesatuan informasi mengenai

penjualan yang berisikan data-data penting transaksi yang dilaksanakan perusahaan

dalam bersaing dengan kompetiturnya.

15

Adapun bagian-bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit perusahaan

yaitu:

1. Bagian penjualan

2. Bagian gudang

3. Bagian pengiriman

4. Bagian akuntansi

5. Bagian penagihan

Bagian Penjualan,

Dalam sistem penjualan dengan kredit ini, bagian penjualan bertanggung

jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bagian penjualan mengisi faktur

penjualan kredit untuk memungkinkan bagian gudang dan bagian pengiriman

melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan

Bagian Gudang,

Dalam sistem penjualan ini, bagian gudang menyediakan barang yang

diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur

penjualan kredit yang diterima dari bagian penjualan.

Bagian Pengiriman,

Bagian ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas,

mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur

penjualan kartu kredit yang diterima dari bagian penjualan. Bagian ini juga

bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan diatas faktur

penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.

Bagian Akuntansi,

Bagian ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang

kepada pelanggan kedalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kredit yang

diterima dari bagian pengiriman. Disamping itu, bagian akuntansi bertanggung jawab

atas pencatatan transaksi penjualan didalam jurnal penjualan.

16

Bagian Penagihan,

Bagian ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodic

kepada penerima kredit.

Sedangkan bagian-bagian yang terkait dalam penjualan tunai perusahaan yaitu :

1. Bagian penjualan

2. Bagian kas

3. Bagian gudang

4. Bagian pengiriman

5. Bagian akuntansi

Bagian Penjualan,

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertanggung jawab untuk

menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur

tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagiankas.

Bagian Kas,

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, bagian ini bertanggung

jawab sebagai penerima kas dan pembeli. Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini

bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta

menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman.

Bagian Gudang,

Dalam sistem penjualan ini, bagian gudang menyediakan barang yang

diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur

penjualan tunaiyang diterima dari bagian penjualan.

Bagian Pengiriman,

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertanggung jawab untuk

membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada

pembeli.

Bagian Akuntansi,

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertanggung jawab sebagai

pencatat transaksi penjualan dan sebagai pembuat laporan penjualan.

17

Pembeli pesanan penjualan gudang pengiriman pesanan

penjualan

Bersama

barang

bersama brg

utk pembeli

pemberitahuan

utk pembeli

sesudah perse-

tujuan kredit utk pengangkut

Gambar 2.4. flowchart Penjualan

Sumber : Zaki Baridwan , Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,

Edisi 5 cetakan ke 5,BPFE Yogyakarta,hal 183

Start

pesanan pesanan

Siapkan faktur penjualan & SPP

SPP 7

7 6

5 4 3

spp 2

Faktur 1

a

b

N

6 SPP 5

Catat dlm kartu gudang & barang

Kartu gudang

Kartu barang

6 SPP 5

6 6

6 SPP 6

N

SPP 6

Catat dalam SPP 2

Faktur

18

Piutang Kartu Persediaan Buku Besar

Utk Debitur

Gambar 2.5. flowchart Penjualan (lanjutan)

Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,


Langkah-langkah yang dilakukan penjualan adalah sebagai berikut :

1. Bagian pesanan penjualan menerima pesanan dari pembeli.

A B

SPP 3

Catat dlm kartu piutang

Kartu piutang

Siapkan pernyata-an piutang

Pernyataan

piutang

SPP 4

Hitung harga pokok

Catat dlm kartu per -sediaan

Kartu pe rsediaan

SPP

Catat dlm jurnal harga pokok

Jurnal harga pkk penjualan

Buku besar

stop

SPP

Catat dlm jurnal penjualan

Jurnal penjualan

19

2. Bagian pesanan penjualan membuat faktur dan surat perintah pengiriman

yang merupakan tembusan faktur. Formulir ini dibuat rangkap 7, dan fungsi

setiap tembusan adalah :

Lembar 1 = Faktur

Lembar 2 = untuk persetujuan kredit

Lembar 3 = tembusan piutang

Lembar 4 = tembusan persediaan (digunakan metode perpetual untuk

persediaan)

Lembar 5 = packing slip

Lembar 6 = tembusan permintaan barang ke gudang

Lembar 7 = pemberitahuan pada pembeli

3. Lembar 3 digunakan untuk meminta persetujuan kredit. Bila kreditnya

disetujui, lembar 2 ini diarsipkan dalam bagian pesanan penjualan urut nomor.

4. Lembar 3 diserahkan ke bagian piutang dan lembar 4 ke kartu persediaan.

5. Lembar 5 dan 6 diserahkan ke bagian gudang.

6. Bagian gudang menyiapkan barang, mencatat surat perintah pengiriman

kedalam kartu gudang dan kartu barang.

7. Bagian gudang menyerahkan barang dengan SPP kembar 5 dan 6 ke bagian

pengiriman.

8. Bagian pengirim menerima barang dan SPP lembar 5 dan 6 dari bagian

gudang

9. Barang dan lembar 5 SPP dikirimkan kepembeli

10. Lembar 6 SPP diphotocopy untuk surat pengangkutan sebanyak 3 lembar. 2

lembar copy untuk pengangkut, 1 lembar copy diarsipkan kebagian

pengiriman.

11. Lembar 6 SPP diserahkan kembali ke bagian pesanan penjualan.

12. Bagian pesanan penjualan mencatat tanggal pengiriman dalam lembar 2 SPP

13. Bagian piutang menerima lembar 3 SPP dari bagian pesanan penjualan.

20

14. Bagian piutang mencatat lembar 3 SPP dalam kartu piutang dan menyerahkan

lembar 3 SPP keabagian buku besar.

15. Setiap akhir bulan bagian piutang menyiapkan surat pernyataan piutang dan

mengirimkannya ke langganan.

16. Bagian kartu persediaan menerima lembar 4 SPP dari bagian pesanan

penjualan.

17. Bagian kartu persediaan menghitung harga pokok penjualan dari SPP lembar

4 dan mencatatnya kedalam kartu persediaan

18. Lembar 4 SPP diserahkan kebagian buku besar.

19. Bagian buku besar mencatat SPP lembar 3 dalam jurnal penjualan dan SPP

lembar 4 dalam jurnal harga pokok penjualan.

20. Setiap periode kedua jurnal itu dijumlahkan dan diposting ke buku besar

2.7. Internal Control Sistem Akuntansi Pembelian dan Penjualan

Tujuan utama pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan

menjadi kenyataan. Untuk dapat merealisasikan tujuan utama tersebut, maka

pengawasan pada tahap pertama bertujuan agar melaksanakan pekerjaan sesuai

dengan instruksi-instruksi yang dikeluarkan.

Pengawasan Internal dapat mempunyai arti sempit atau luas. Pengertian

pengawasan internal dalam arti sempit merupakan pengecekan penjumlahan, baik

penjumlahan mendatar maupun penjualan menurun. Dalam arti luas, pengawasan

tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang

digunakan management untuk mengadakan pengawasan. (Zaki Baridwan, 1998, hal

13).

Tanggung jawab untuk menyusun suatu sistem pengawasan internal itu

terletak pada management, begitu juga halnya dengan kegiatan mengawasi sistem

pengawasan internal.

Menurut Zaki Baridwan suatu sistem pengawasan internal yang baik itu akan

berguna untuk :

21

1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi.

2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3. Memajukan efisiensi dalam operasi.

4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan

management yang telah ditetapkan lebih dahulu (Zaki Bariwan, 1998,

hal17).

Manfaat dari pengawasan internal pembelian dari suatu perusahaan adalah :

1. Mempersatukan pengertian tentang kebijaksanaan-kebijaksanaan dan

prosedur prosedur pembelian.

2. Menentukan penilaian apakah pembelian telah dilaksanakan secara efektif.

3. Menentukan dan mengukur penyimpangan pembelian yang terjadi.

4. Mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari standar.

5. Menyegerakan tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan

Sekalipun faktor yang sangat penting mempengaruhi rencana produksi adalah

rencana pembelian, namun inventory planning (rencana penjualan) harus di

perhitungkan juga, misalnya bila perusahaan memandang bahwa permintaan akan

hasil produksinya meningkat untuk periode yang akan datang maka ia dapat

menentukan bahwa penjualan barang jadi pada akhir tahun harus lebih besar dari

penjualan awal tahun.

Sedangkan manfaat dari pengawasan internal penjualan adalah untuk memberi

keyakinan bahwa penjualan yang terjadi didukung oleh data yang dapat dipercaya

baik secara fisik maupun catatannya. Perencanaan dan pengawasan yang baik akan

mendukung tercapainya tujuan yang diinginkan perusahaan.

2.8. Siklus hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap

untuk menganalisis dan merancang sistem dimana sistem tersebut telah

dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis

dan pemakai secara spesifik. Ada 7 tahap siklus hidup pengembangan sistem:

22

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

Dalam tahap pertama ini penganalisis menentukan dengan tepat masalah-

masalah dalam bisnis mereka, mengukur peluang guna mencapai sisi

kompetitif atau menyusun standar-standar industri, dan tujuan-tujuan yang

harus dicapai.

2. Menentukan syarat-syarat Informasi

Dalam tahap ini, penganalisis berusaha untuk memahami informasi apa yang

dibutuhkan pemakai agar bisa ditampilkan dalam pekerjaan mereka. Orang-

orang yang terlibat dalam tahap ini adalah penganalisis dan pemakai, biasanay

manajer operasi dan pegawai operasional. Penganalisis sistem perlu tahu detil-

detil fungsi-fungsi sistem yang ada yaitu: siapa, apa, dimana, kapan dan

bagaimana dari bisnis yang sedang dipelajari.

3. Menganalisis kebutuhan sistem

Tahap ini penganalisis menganalisis keputusan terstruktur yang dibuat.

Penganalisis sistem juga menyiapkan suatu proposal sistem yang berisikan

ringkasan apa saja yang ditemukan, analisis biaya/ keuntungan alternatif yang

tersedia serta rekomendasi atas apa saja yang harus dilakukan.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

Pada tahap ini, penganalisis merancang data-entry sedemikian rupa sehingga

data yang dimasukkan kedalam sistem informasi benar-benar akurat.

Penganalisis juga merancang file-file basis data yang menyimpan data yang

diperlukan oleh pembuat keputusan dan penganalisis juga bekerja sama

dengan pemakai untuk merancang output. Terakhir penganalisis juga harus

merancang prosedur-prosedur back up dan kontrol untuk melindungi sistem

dan data serta membuat paket-paket spesifikasi program bagi pemrogram.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Dalam tahap ini, penganalisis bekerja sama dengan pemrogram

mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. penganalisis

juga bekerja sama dengan pemakai untuk mengembangkan dokumentasi

23

perangkat lunak yang efektif, mencakup melakukan prosedur secara manual,

bantuan online dan website. Pemrogram adalah pelaku utama dalam tahap ini

karena mereka merancang, membuat kode, dan mengatasi kesalahan-

kesalahan dari program komputer.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Sebelum sistem dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih

dahulu. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri dan lainnya

dilakukan oleh penganalisis sistem.

7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem

Ditahap terakhir ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk pengendalian

sistem dan pelatihan dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan

merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis perlu

merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke baru. Proses ini

mencakup pengubahan file-file dari format lama ke format baru atau

membangun suatu basis data, menginstal peralatan, dan membawa sistem baru

untuk diproduksi. Gambar tahap siklus pengembangan sistem dapat dilihat

pada gambar 2.6 berikut ini :

2. MenentukanSyarat-syarat

1. Mengindentifikasi masalah, 3. Menganalisis kebutuhan-

24

peluang dan tujuan kebutuhan sistem

.4.Merancang sistem yang dibutuhkan

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

6.Menguji dan 5. Mengembangkan Sistem yang mempertahankan sistem direkomendasikan

Gambar 2.6. Tujuh Siklus hidup Pengembangan SistemSumber : Kendall, J.E, dan K.E.Kendall., 2003, Analisa dan Perancangan sistem, Edisi Bahasa indonesia, T.A.H. Al-hamdany, Prehallindo, Jakarta, hal 13

2.9. Perancangan sistem

Didalam mendesain suatu sistem diperlukan alat untuk mebantu

mempermudah perancangan yaitu :

1. Flowcahart adalah suatu skema atau bagan yang menggambarkan urutan

kegiatan dari suatu program dari awal sampai akhir. Untuk menggambarkan

bagan alir ini, digunakanlah symbol-simbol tertentu seperti :

Tabel 2.1. Simbol-simbol Flowchart

25

Simbol-simbol Arti

Proses

Sambungan benda pada satu halaman yang sama

Start / Stop (terminator)

Input / Output

Input / Output dokumentasi

Penghubung halaman berikutnya

Arah penugasan

Proses terdefenisi (sub program)

2. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran sistem secara logika sering

digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada / sistem baru

Keputusan / Decision

Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,


26

yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik

dimana data tersebut mengalir dan akan disimpan. Adapun symbol-simbol

DFD sebagai berikut:

Tabel 2.2. Empat Simbol dalam Diagram Aliran Data

Simbol-simbol Arti

Entitas

Aliran Data

Proses

Penyimpanan Data

Sumber : Kendall, J.E, dan K.E.Kendall., 2003, Analisa dan Perancangan sistem, Edisi Bahasa indonesia, T.A.H. Al-hamdany, Prehallindo, Jakarta, hal 20.

Diagram Konteks dan Diagram level 0

27

Diagram Konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan

hanya memuat satu proses, menunjukkan secara keseluruhan.

Proses ini diberi nomor 0. semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada

diagram konteks berikut aliran data-data utama menuju sistem.

Diagram level 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup

sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi

dalam suatu diagram yang kacau sulit dipaham. Setiap proses diberi nomor bilangan

bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah kesudut

sebelah kanan bawah. Penyimpanan data utama dari sistem dan semua entitas

eksternal dimasukkan kedalam diagram 0.

Beberapa aturan yang harus ditaati dalam membuat Diagram Aliran Data yaitu:

1. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang

berbeda.

2. Semua aliran data harus memilih salah satu mengawali atau menghentikan

proses.

3. proses-proses tersebut harus memiliki setidaknya satu aliran data masukan

dan satu aliran data keluar.

2.10. Bahasa Pemograman Visual Basic

Visual Basic merupakan bahasa pemograman yang di gunakan untuk

membuat aplikasi windows yang berbasis grafis (GUI – Graphical User Interface).

Visual Basic merupakan event driven programming (pemograman kejadian

terkendali) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa

event/kejadian tertentu (tombol di klik, menu di pilih, dan lain-lain). Ketika event

terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (prosedur event) kan dijalankan

(Tjendry Heriyanto,1999,2).

Menurut Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang digunakan

untuk membuat aplikasi database yang mendukung fitur object oriented programming

28

dan mempunyai Visual Tools untuk membantu pengembangan software. Visual Basic

pertama kali di perkenalkan pada tahun 1991 yaitu program Visual Basic Dos.

Kelebihan yang terdapat dalam Microsoft Visual Basic 6.0 adalah :

1. Dapat memahami kemudahan dan kecanggihan yang disediakan sistem

operasi Microsoft Windows.

2. Menyediakan komponen-komponen yang memungkinkan pemakai untuk

membuat program aplikasi game.

Kekurangan dari Microsoft Visual Basic 6.0 adalah :

1. Penggunaannya agak sulit bagi pemula yang belum memahami benar

mengenai pemrograman.

2. Tidak dapat dijalankan melalui operating sistem Dos.

2.11. Basis Data

Istilah Basis Data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Basis data

menurut beberapa ahli yaitu :

Menurut Chaeu mendefenisikan basis data sebagai kumpulan informasi yang

bermanfaat yang diorganisasikan dangan tata cara yang khusus (Heriyanto Tjendry,

1999, hal 9).

Menurut Bate basis data adalah sistem komputerisasi yang tujuan utamanya

adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut dibutuhkan oleh

banyak orang atau kelompok ramai (Heriyanto Tjendry, 1999, hal 9).

Sejarah kemunculan Basis Data

Menurut Abdul Kadir sejarah pemrosesan basis data terbentuk setelah masa

sistem pemrosesan manual dan sistem pemrosesan bebas. Sistem pemrosesan manual

maksudnya bentuk pemrosesan manual yang menggunakan setumpuk rekaman yang

tersimpan dalam rak-rak dan jika data tersebut di butuhkan maka harus di cari dalam

rak tersebut dan cara ini tidak efisien dan efektif. Sehingga berakhir pada sistem

pemrosesan bebas (Heriyanto Tjendry, 1999, hal 11).

29

Sistem ini memiliki kebaikan yaitu dalam hal kecepatan dan keakuratannya

tetapi pemrosesan ini mempunyai kelemahan antara lain :

1. Keterbatasan dalam membagi data.

2. Ketidak konsistenan dan kurangnya integritas.

3. Kurang luwes.

Sehingga muncul Database Management sistem yang memiliki sifat struktur

bebas yang tidak mempengaruhi program jika data dihapus.

Menurut Abdul Kadir proses perancangan basis data dibagi menjadi beberapa

tahap antara lain :

1. Perancangan basis data secara konseptual

Maksudnya adalah perancangan basis data membuat model secara

konseptual.

2. Perancangan basis data secara logis

Maksudnya adalah perancangan basis data dengan menentukan model

basis data yang dipakai ( model rasional, hirarkis, atau jaringan).

Perancangan ini disebut pemetaan basis data.

3. Perancangan basis data secara fisis

Maksudnya adalah perancangan data yang bersifat logis menjadi basis data

fisis yang tersimpan pada media eksternal (Heriyanto Tjendry, 1999, hal

39).

Menurut Abdul Kadir komponen utama dalam database management sistem

adalah :

1. Perangkat keras

2. Data

3. Perangkat lunak

4. Pengguna (Heriyanto Tjendry, 1999, hal 18).

30

Kamus Data

Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data (maksudnya

metadata). Kamus data yang dibuat bisa digunakan untuk :

1. Menvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan

keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan

laporan-laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

4. mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data.

Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi

tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. (Kristanto,H.,2002,18)

Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada

kesulitan pada saat menambah, menghapus, mengubah, membaca pada suatu basis

data. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan

pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat basis

data yang optimal.

Basis data dalam bentuk tidak normal merupakan kumpulan data yang akan

direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak

lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai degnan

kedatangannya.

Bentuk-bentuk normalisasi, antara lain :

1. Bentuk Normal Kesatu

Bentuk normal kesatu mempunyai ciri, yaitu setiap data dibentuk dalam flat

file, data dibentuk dalam satu record demi satu record. Tidak ada set atribut yang

berulang-ulang atau atribut bernilai ganda. Tiap field hanya satu pengertian, bukan

merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan

juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain.

31

2. Bentuk Normal Kedua

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu : bentuk data telah memenuhi

criteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi

pada kunci utama / primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah

sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili

atribut lain yang menjadi anggotanya.

3. Bentuk Normal Ketiga

Untuk menjadi bentuk normal ketiga, maka relasi haruslah dalam bentuk

normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang

transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada

primary key secara menyeluruh.

4. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF)

Bentuk Normal Boyce-Codd mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk

normal ketiga. Untuk menjadi bentuk normal Boyce-Codd, relasi harus dalam bentuk

normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung secara fungsi pada atribut

superkey.

ERD (Entity Relationship Diagram)

Notasi grafis dalam permodelan data melalui entity relationship diagram

(selanjutnya disingkat dengan ERD). ERD adalah model konseptual yang

mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. (Fathansyah,2002,72) ERD

digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini

relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses

yang harus dilakukan.

ERD pertama kali dideskripsikan oleh Peter Chen (The Entity Relationship Model -

Toward a Unified of Data, March 1976). Dalam buku tersebut Chen mencoba

merumuskan dasar-dasar model. Setelah itu dikembangkan dan dimodifikasi oleh

Chen dan banyak pakar lain. Pada saat ini ERD dibuat sebagai bagian dari perangkat

lunak CASE yang juga melakukan modifikasi khusus (versi CASE), karena itu tidak

32

ada bentuk tunggal dan standar dari ERD (suatu saat kita mungkin akan menemukan

sebagian dari variasi ERD).

2.12. Gambaran Umum Perusahaan

2.12.1. Sejarah Berdirinya CV. PI Com Jaya Lestari

Pada saat ini banyak dijumpai perusahaan-perusahaan yang bergerak dibidang

distributor barang-barang elektronik. CV. PI Com Jaya Lestari merupakan salah

satu perusahaan yang bergerak dibidang pembelian dan penjualan barang-barang

elektronik dan mengutamakan pelayanan kepada para pelanggan. Namun itu

bukanlah hal yang mudah, sebab untuk mencapai tujuan haruslah disertai semangat

yang tinggi bagi seluruh karyawan, baik dari bawahan sampai atasan harus memiliki

kedisiplinan dalam mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh

perusahaan.

CV.PI Com Jaya Lestari mempunyai lokasi yang cukup strategis, yaitu

terletak di jalan Prof.HM.Yamin,SH No.218C , Medan. CV. PI Com Jaya Lestari

ini didirikan oleh Bapak Ferdinand Kenny,ST dan Bapak Erwan,Bsc. Perusahaan

ini di dirikan pada tanggal 28 Mei 1999 dengan akte No. C2-2328.HT.28.05.TH99

yang dibuat di hadapan notaris Eddy Siregar ,SH dan telah memperoleh persetujuan

Menteri Kehakiman RI.

Seperti perusahaan-perusahaan distributor barang-barang elektronik lainnya,

CV. PI Com Jaya Lestari mempunyai aktivitas usaha yang memberikan pelayanan

yang beraneka ragam dan sangat kompleks kepada para pelanggan, akan tetapi secara

garis besar dapat digolongkan menjadi 2 yaitu : Pelayanan pengiriman barang-barang

elektronik yang dipesan sampai ketempat tujuan dan Pelayanan penjualan barang-

barang elektronik di perusahaan itu sendiri. Daerah distribusi CV. PI Com Jaya

Lestari adalah di wilayah medan.

33

2.12.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu gambaran tentang keadaan perusahaan

dalam pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing

departemen. Dengan struktur organisasi ini maka terdapat suatu control antar tugas

walaupun departemennya berbeda. Karena antara satu dengan yang lain terdapat

keterkaitan.

Dengan adanya struktur organisasi yang jelas dalam suatu perusahaan maka

orang yang terkait dalam organisasi tersebut dapat bekerja dengan baik dan benar

sehingga rencana yang telah di tetapkan secara bersama-sama dapat tercapai dengan

baik.

Adapun struktur organisasi CV. PI Com Jaya Lestari dapat digambarkan

sebagai berikut :

Pimpinan Perusahaan

Sekretaris

Pembelian Penjualan Kasir Stock Pembukuan

Gambar 2.7. Struktur Organisasi CV. PI Com Jaya Lestari

Sumber : CV. PI Com Jaya Lestari

Pada gambar struktur organisasi CV. PI Com Jaya Lestari terdapat beberapa

divisi atau jabatan setiap divisi atau jabatan mempunyai tugas dan wewenangnya

masing-masing yaitu :

1. Pimpinan Perusahaan

Pimpinan perusahaan CV. PI Com Jaya Lestari mempunyai tugas dan

wewenang sebagai berikut :

a. Memeriksa laporan pembelian dan penjualan sehari-hari.

34

b. Mengontrol dan menerima laporan pertanggung jawaban dari masing-

masing kepala bagian atau kepala divisi.

2. Sekretaris

Tugas dan Wewenang sekretaris adalah :

a. Membantu tugas pimpinan perusahaan.

b. Melakukan pengetikan surat-surat yang diperlukan perusahaan.

3. Pembukuan

Bagian pembukuan mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

a. Bergerak di bidang administrasi akuntansi.

b. Membuat pembukuan dari penjualan dan pembelian.

c. Memeriksa semua pekerjaan yang berhubungan dengan pembukuan.

d. Menerima laporan pemasukan dan pengeluaran kas dari kasir.

4. Divisi Penjualan

Divisi sales (penjualan) ini mempunyai tugas dari wewenang sebagai berikut :

a. Menghubungi pembeli.

b. Menawarkan barang kepada calon pembeli.

c. Mensurvei ke lokasi ( survey market ).

d. Menangani keluhan dari pelanggan.

e. Memenuhi target dari penjualan yang telah ditentukan oleh perusahaan.

5. Divisi Pembelian

Divisi pembelian mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

a. Menghubungi supplier untuk mengorder barang.

b. Memeriksa stock barang di gudang.

c. Menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan pembelian.

6. Stock ( Pergudangan )

Divisi stock mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab atas stock, baik penerimaan, pengeluaran maupun

stock opname.

b. Bertanggung jawab atas pemesanan barang.

35

7. Kasir

Divisi kasir mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab atas hutang dan piutang.

b. Pembuatan bon-bon ( Faktur ) yang berhubungan dengan hutang dan

piutang.

c. Bertanggung jawab terhadap uang yang diterima dan dikeluarkan dari

perusahaan.

BAB IIIMETODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metodologi Pengumpulan Data

Adapun metode penelitian yang digunakan penulis dalam melakukan

penelitian pada CV. PI COM Jaya Lestari adalah sebagai berikut :

a. Wawancara

Penulis melakukan wawancara untuk mendapatkan informasi secara langsung

dengan staf administrasi, penjualan dan pembelian untuk memberikan keterangan

tentang objek yang diteliti.

b. Observasi

Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan dengan

tujuan untuk mengetahui bagaimana cara kerja mereka dan sampai sejauh mana

sistem yang sedang berjalan. Dalam hal ini penulis melakukan observasi pada

bagian penjualan dan pembelian.

c. Sampling dan Investigasi

Penulis didalam perusahaan mengambil beberapa lembar dokumen-dokumen

secara acak yang digunakan perusahaan didalam melakukan kegiatan pembelian

dan penjualan. Dokumen-dokumen yang diambil penulis tersebut digunakan

untuk dijadikan sampel didalam pembuatan skripsi.

3.2 Analisis Sistem yang Berjalan

3.2.1 Analisis Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan pada CV. PI Com Jaya Lestari ada 2

yaitu: Dokumen Penjualan yaitu Faktur Penjualan dan Dokumen Pembelian yaitu

berupa Faktur Pembelian. Adapun Dokumen Pembelian berisi: Nomor Invoice,

Pembayaran, Jatuh tempo, Kepada, Nama Barang yang dibeli dan jumlah quantity

satuan. Harga total dihitung dari Jumlah Quantity dikalikan harga satuan sehingga

37

didapatkan Subtotal yang kemudian dikurangi Discount dan PPn sehingga didapatkan

harga yang yang harus dibayar kepada supplier.

Dokumen Penjualan berisi Nama sales yang mengantar barang ke konsumen,

Tanggal Penjualan, Nama barang yang dijual, Quantity, Harga Satuan. Jumlah yang

diterima adalah total Jumlah Quantity dikalikan harga satuan masing-masing barang

sehingga didapatkan SubTotal yang harus dibayar. Subtotal kemudian ditambah PPn

(jika ada) maka didapatkan total yang harus dibayar pelanggan. Dokumen masukan

tersebut dapat dilihat pada gambar 3.1 dan 3.2 dibawah ini

No. Invoice : ...................... Tanggal : ..........

Pembayaran : ......hari Kepada : ...........................

Jatuh Tempo : ...................... ...........................................

...........................................

No. Nama Barang Jumlah Qty satuan Harga Jumlah

Total …

Hormat kami : Diterima oleh :

Gambar 3.1 Dokumen Penjualan CV. PI Com Jaya LestariSumber : CV.PI Com Jaya Lestari

38

PT. MEGA COM

D.O. / Penjualan Terms Sales Off

To : PI COM No. 20.1556

Tgl : 2-1-2003

No. Qty Nama Barang Harga Satuan Jumlah

Hormat Kami Terima dalam keadaan lengkap Total

Akunting Stock Tanda Tangan, Nama Perusahaan

Barang-barang yang telah dibeli tidak dapat ditukar/dikembalikan

Gambar 3.2 Dokumen Pembelian CV.PI Com Jaya LestariSumber : CV.PI Com Jaya Lestari

3.2.2 Analisis Flow of Document (FOD)

Adapun Flow of Document Pada CV.PI Com yang terdiri dari Flowchart

Pembelian dan Flowchart Penjualan dapat dilihat pada Gambar 3.3 dan 3.4 dibawah

ini :

39

Gambar 3.3. Flowchart pembelianSumber : CV. Pi Com Jaya Lestari

40

Keterangan :

Pada saat barang di gudang menunjukkan batas minimal, bagian gudang

menulis surat permintaan pembelian (PP) rangkap 3. Ketiga lembar formulir ini dapat

didistribusikan sebagai berikut :

i. lembar ke 1 ke bagian pembelian

ii. lembar ke 2 ke bagian utang

iii. lembar ke 3 untuk arsip gudang disimpan urut nomor

Kemudian berdasarkan surat permintaan pembelian, bagian pembelian

membuat surat permintaan penawaran harga kepada beberapa supplier. Jawaban dari

supplier yang merupakan penawaran harga di seleksi oleh bagian pembelian setelah

itu bagian pembelian membuat order pembelian rangkap 6 (enam) dan di

distribusikan sebagai berikut :

i. lembar ke 1 dan ke 2 untuk supplier

ii. lembar ke 3 ke bagian hutang untuk pencatatan hutang

iii. lembar ke 4 ke bagian penerimaan

Saat barang dari supplier di terima oleh bagian penerimaan barang dan di

timbang serta di lihat kualitasnya, jika sesuai dengan yang di pesan maka di buat

laporan penerimaan barang rangkap 3 (tiga) yang didistribusikan sebagai berikut :

i. lembar ke 1 ke bagian pembelian

ii. lembar ke 2 ke bagian gudang bersama dengan barangnya

iii. lembar ke 3 untuk arsip bagian penerimaan barang urut nomor

Bagian gudang kemudian akan mencocokkan barang yang di terima dengan

laporan penerimaan barang, mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang

dan kartu barang.

41

Gambar 3.4. Flowchart penjualanSumber : CV. Pi Com Jaya Lestari

42

Prosedur penjualan pada CV. Pi Com Jaya Lestari dimulai dari saat customer

mengorder barang yang akan dibelinya. Berdasarkan order customer, bagian

penjualan membuat faktur penjualan rangkap 4. Lembaran ke-4 untuk arsip, lembar

ke-3 untuk bagian gudang sebagai acuan untuk pengeluaran barang. Jika transaksi

yang terjadi adalah transaksi penjualan tunai, maka lembar faktur ke-1 dan ke-2

diserahkan ke kasir. Setelah customer membayar, oleh kasir akan dibuat bukti

penerimaan kas, dan membubuhkan stempel ‘LUNAS’ pada lembaran faktur pertama

dan diserahkan ke customer. Lembar ke-2 diserahkan ke bagian akuntansi beserta

bukti penerimaan kas untuk dibukukan. Dengan menggunakan lembar faktur ke-1

customer mengambil barang dari bagian pengiriman.

Jika yang terjadi adalah penjualan kredit, maka setelah faktur dibuka, lembar ke-2

diserahkan ke customer setelah ditandatangani, dengan menggunakan lembar ke-2

faktur, customer mengambil barang dari bagian pengiriman. Lembar faktur ke-1

diserahkan ke bagian akuntansi untuk dibukukan ke kartu piutang.

3.2.3 Analisis Laporan

Adapun laporan yang dihasilkan CV. PI.Com setiap periode yaitu setiap bulan

sekali. Ada 3 buah laporan yang dihasilkan yaitu laporan Pembelian, Laporan

penjualan dan Laporan Stok Barang. Laporan Pembelian ini dibuat oleh bagian

pembelian yang berisi total pembelian yang dilakukan selama sebulan yang meliputi

tanggal terjadinya transaksi, Nama Supplier, jumlah Quantity, Nama barang dan total

harga seluruhnya.

Laporan Penjualan ini dihasilkan oleh bagian penjualan yang berisi total

penjualan yang terjadi yang meliputi tanggal penjualan, Nama Pembeli, Jumlah

Quantity, Nama Barang dan total harga seluruhnya. Laporan Stok Barang berisikan

stok yang tersisa diakhir periode. Laporan stok barang ini dihasilkan oleh bagian stok

yang berisi jumlah barang yang masuk dengan barang yang keluar dan kemudian

dihitung sisa masing-masing stok. Masing-masing laporan ini akan disampaikan

kepada Pimpinan pada akhir bulan.

43

CV. PI COM JAYA LESTARI

Laporan Pembelian

Tgl Supplier Nama Barang Unit Harga Jumlah


Laporan Penjualan

Tanggal Unit Customer Nama Brg Harga Jumlah

3.3. Metode Perancangan

Tabel 3.2 Laporan Penjualan

Tabel 3.1 Laporan Pembelian

44

3.3.1. Data Flow Diagram (DFD)

Adapun Diagram Konteks, Level 0 dan Level berikutnya Sistem Penjualan

dan Pembelian pada CV. PI Com dapat dilihat pada gambar dibawah berikut ini.

Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Penjualan dan Pembelian

45

Gambar 3.6 Diagram Level 0 Sistem Pembelian Dan Penjualan

46

Gambar 3.7 Diagram Level 1 Proses Input data awal

Gambar 3.8. Diagram level 1 proses pelunasan

III.3.2. Kamus Data

Berikut ini adalah Kamus data dari Sistem Pembelian dan Penjualan CV.PI

Com Jaya Lestari.

1. Hutang = Tanggal +

{Pembelian} +

Jumlah +

Tgl jatuh tempo

47

2. Piutang = Tanggal +

{Penjualan} +

Jumlah +

Tgl jatuh tempo

3. Pembelian = Nomor Faktur +

Tanggal +

{Supplier} +

{Barang} +

Total

4. Penjualan = Nomor Faktur +

Tanggal +

{Customer} +

{Barang} +

Total

5. Supplier = Kode Supplier +

Nama Supplier +

Alamat Supplier +

Telepon +

Kota

6. Customer = Kode Customer +

Nama Customer +

Alamat Customer +

Telepon +

Kota

7. Barang = Kode Barang +

Nama Barang +

Satuan +

48

Harga Beli +

Harga Jual +

Jumlah.

III.3.3. Perancangan Output

Perancangan output digunakan sebagai rancangan bentuk laporan berisikan

laporan data-data seperti data barang, supplier, customer dan sebagainya yang di

input oleh user. Software yang digunakan pada perancangan output adalah Cristal

Reports.

LAPORAN STOK BARANGCV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________No. Kode Nama Satuan Masuk Keluar Sisa Stok

Gambar 3.9 Output laporan data Barang

LAPORAN DATA CUSTOMERCV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________No. Kode Nama Alamat Telepon Kota Contact Person

Gambar 3.10. Output laporan data customer

49

LAPORAN DATA SUPPLIERCV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________No. Kode Nama Alamat Telepon Kota Contact Person

Gambar 3.11 Output laporan data supplier

LAPORAN PEMBELIANCV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________No. No. Fak Tanggal Supplier Jumlah

Gambar 3.12 Output Laporan Pembelian

LAPORAN PENJUALANCV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________No. No. Fak Tanggal Customer Jumlah Keterangan

Gambar 3.13 Output Laporan Penjualan

50

LAPORAN HUTANG JATUH TEMPO


Tanggal : ______________No. No. Fak Tanggal Supplier Jumlah Tgl. Jatuh Tempo

Gambar 3.14. Output laporan hutang jatuh tempo

LAPORAN PIUTANG JATUH TEMPOCV. PI COM JAYA LESTARI

Tanggal : ______________No. No. Fak Tanggal Supplier Jumlah Tgl. Jatuh Tempo

Gambar 3.15 Output laporan piutang jatuh tempo

3.3.4. Perancangan Input

Perancangan input digunakan sebagai rancangan bentuk input (masukan)

berisikan tentang data-data yang harus diinput oleh user. Software yang digunakan

pada perancangan input adalah Microsoft Visual Basic 6.0.

51

Gambar 3.16 Perancangan Input Stock

Gambar 3.17 Perancangan Input Customer

52

Gambar 3.18 Perancangan Input Supplier

Gambar 3.19 Perancangan Input Pembelian

53

Gambar 3.20 Perancangan Input Penjualan

Gambar 3.21 Perancangan Input Pelunasan Hutang

54

Gambar 3.22 Perancangan Input Pelunasan Piutang

III.3.5. Perancangan Database

Normalisasi

Berikut ini ditampilkan hasil proses normalisasi terhadap data.

55

Gambar 3.23. Normalisasi

Dari normalisasi di atas dapat dilakukan perancangan Database sebagai berikut

56

Tabel 3.3 Tabel Brg

NO FIELD

NAME

TYPE WIDTH KETERANGAN

1 Kodeb Text 6 Kode barang

2 Namab Text 30 Nama barang

3 Satuanb Text 15 Satuan barang

4 Hargabeli Number - Harga beli

5 Hargajual Number - Harga jual

6 Msk Number - Jumlah barang

masuk

7 Klr Number - Jumlah barang

keluar

8 Saldoawal Number - Saldo awal

barang

9 Sisa Number - Sisa stok

Tabel 3.4 Tabel customer

NO FIELD

NAME


1 Kodec Text 5 Kode customer

2 Namac Text 30 Nama customer

3 Alamatc Text 30 Alamat customer

4 Telc Text 15 Telepon

5 Kotac Text 15 Kota

6 Kontakc Text 30 Contact person

57

Tabel 3.5 Tabel supplier

NO FIELD

NAME


1 Kodes Text 5 Kode customer

2 Namas Text 30 Nama customer

3 Alamats Text 30 Alamat customer

4 Tels Text 15 Telepon

5 Kotas Text 15 Kota

6 Kontaks Text 30 Contact person

Tabel 3.6 Tabel beli

NO FIELD

NAME


1 Nofak Text 6 No faktur

2 Tanggal Date/time - Tanggal

3 Kodes Text 5 Kode supplier

4 Total Number - Total faktur

5 Lunas Logical - Keterangan lunas

6 Ttempo Date/time - Tanggal jatuh

tempo

58

Tabel 3.7 Tabel penjualan

NO FIELD

NAME



2 Tanggal Date/time - Tanggal


4 Total Number - Total faktur

5 Lunas Logical - Keterangan lunas

6 Ttempo Date/time - Tanggal jatuh

tempo

Tabel 3.8 Tabel beli detail

NO FIELDNAME TYPE WIDTH KETERANGAN



4 Harga Number - Harga

5 Jumlah Number - Jumlah

Tabel 3.9 Tabel jual detail




3 Harga Number - Harga

4 Jumlah Number - Jumlah

59

Tabel 3.10 Tabel hutang



2 Tanggal Date/Time - Tanggal

3 Hutang Number - Nilai hutang

Tabel 3.11 Tabel piutang


1 Kodec Text 6 Kode customer

2 Tanggal Date/Time - Tanggal

3 Piutang Number - Nilai piutang

III.3.6. User Interface

User Interface dari Perancangan Input dan Output Sistem Pembelian dan

Penjualan adalah sebagai berikut :

60

Gambar 3.24 User Interface Sistem Pembelian dan Penjualan

BAB IVHASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Hasil

Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem penjualan dan pembelian yang

terkomputerisasi yang dirancang dengan visual basic 6.0 Program dikompilasi dengan

nama MAIN.EXE. Saat program dijalankan, pada layar akan ditampilkan tampilan

utama yang berisi menu untuk mengakses program. Tampilan ini dapat disajikan

sebagai berikut.

Gambar 4.1. Tampilan layar utama

Pada form utama ini terdapat tiga buah menu utama, yaitu : File, Transaksi, dan

Laporan. Menu File berfungsi untuk mengolah data Customer, Supplier dan data

Barang, menu Transaksi terdiri atas sub-menu Penjualan, Pembelian, Pelunasan

Hutang dan Pelunasan Piutang. Menu Laporan berfungsi untuk membuat laporan

62

Stok Barang, Laporan Customer, Laporan Supplier, Laporan Penjualan, Laporan

Pembelian, Laporan Piutang Jatuh Tempo dan Laporan Hutang Jatuh Tempo.

Submenu Customer

Gambar 4.2. Tampilan submenu Customer

Submenu Supplier

Gambar 4.3. Tampilan submenu Supplier

63

Submenu Barang

Gambar 4.4. Tampilan Submenu Barang

Submenu Penjualan

Gambar 4.5. Tampilan Submenu Penjualan

64

Submenu Pembelian

Gambar 4.6. Tampilan submenu Pembelian

Submenu Pelunasan Hutang

Gambar 4.7. Tampilan submenu Pelunasan Hutang

65

Submenu Pelunasan Piutang

Gambar 4.8. Tampilan submenu Pelunasan Piutang

Laporan Stok Barang

Gambar 4.9. Tampilan laporan Stok Barang

66

Laporan Customer

Gambar 4.10. Tampilan laporan Customer

Laporan Supplier

Gambar 4.11. Tampilan laporan Supplier

67

Laporan Penjualan

Gambar 4.12. Tampilan laporan Penjualan

Laporan Pembelian

Gambar 4.13. Tampilan laporan Pembelian

68

Laporan Piutang Jatuh Tempo

Gambar 4.14. Tampilan laporan Piutang Jatuh Tempo

Laporan Hutang Jatuh Tempo

Gambar 4.15. Tampilan laporan Hutang Jatuh Tempo

69

4.2. Pembahasan

Setiap sistem yang berjalan di sebuah perusahaan pasti memiliki kelebihan

dan kelemahan. Pada CV. Pi Com Jaya Lestari, karena terdapat kelemahan pada

sistem yang berjalan, maka diperlukan perbaikan-perbaikan terhadap sistem untuk

menutupi kelemahan yang terjadi. Adapun kelemahan dalam sistem yang berjalan

adalah :

1. Sistem yang berjalan masih beroperasi secara manual, sehingga informasi yang

dihasilkan masih belum tepat waktu dan tidak akurat.

2. Sistem yang berjalan membutuhkan tempat yang lebih besar untuk penyimpanan

dokumen yang senantiasa bertambah setiap harinya. Akibatnya akan memakan

waktu dalam mencari suatu dokumen yang dibutuhkan

Untuk menanggulangi kelemahan sistem yang berjalan, telah dirancang suatu

sistem yang memungkinkan untuk menggantikan sistem yang berjalan, karena

memiliki kelebihan-kelebihan yang tidak dimiliki oleh sistem yang berjalan. Adapun

kelebihan itu adalah :

1. Sistem yang diusulkan dapat melakukan pengolahan data dengan cepat sehingga

laporan yang diinginkan dapat dihasilkan secara tepat waktu dan akurat.

2. Sistem yang diusulkan tidak memerlukan banyak berkas, karena semua data

tersimpan dalam database.

3. Dengan menggunakan sistem yang diusulkan, data dapat diinput, diedit, dihapus

dengan mudah.

Sistem usulan memiliki kelemahan, antara lain : Sistem usulan tidak dapat menangani

retur penjualan maupun retur pembelian.

70

Untuk mengimplementasi sistem yang dirancang, dibutuhkan seperangkat komputer

dengan spesifikasi minimum sebagai berikut :

1. Prosesor Pentium II

2. Sistem operasi yang digunakan adalah Windows 9X / ME / 2000 / XP

3. RAM 128 MB (disesuaikan dengan sistem operasi yang digunakan)

4. Keyboard dan Mouse

5. Harddisk dengan kapasitas minimum 1 GB

6. CD RW untuk kebutuhan peng-copy-an data dan instalasi

7. Printer untuk pencetakan laporan

Cara Instalasi

1. CD program dimasukkan kedalam CD-ROM untuk dibaca oleh komputer .

2. Jalankan setup.exe yang terdapat pada CD program

3. Ikuti petunjuk pada layar instalasi sampai dengan selesai.

Cara Penggunaan

1. Aktifkan program dari start menu windows dengan memilih Stok pada programs

2. Sebelum mulai menggunakan program, harus terlebih dahulu dimasukkan data

awal customer, supplier dan barang. Untuk menginput data customer, aktifkan

menu file dan pilih submenu customer. Untuk menginput data supplier, aktifkan

menu file dan pilih submenu supplier. Untuk menginput data barang, aktifkan

menu file dan pilih submenu barang.

3. Setelah data awal diisi, maka program sudah dapat digunakan untuk melakukan

transaksi. Untuk transaksi pembelian, pilih menu transaksi dan submenu

pembelian, untuk penjualan pilih menu transaksi dan submenu penjualan, untuk

pelunasan hutang, pilih menu transaksi dan submenu pelunasan hutang, untuk

pelunasan piutang, pilih menu transaksi dan submenu pelunasan piutang.

71

4. Untuk laporan dapat dipilih menu laporan. Laporan yang dihasilkan meliputi

laporan customer, supplier, barang, penjualan, pembelian, hutang jatuh tempo dan

piutang jatuh tempo.

5. Untuk keluar dari program, klik tombol “X” pada kanan atas form utama.

BAB VKESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang dilakukan, dapat diambil kesimpulan sebagai

berikut :

1. Sistem informasi penjualan dan pembelian yang dirancang ini dapat memberikan

informasi mengenai penjualan dan pembelian dengan cepat dan akurat.

2. Sistem yang dirancang dapat mempercepat transaksi penjualan dan pembelian

sehingga memberikan kemudahan bagi perusahaan.

5.2. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut :

1. Perusahaan sebaiknya menggunakan sistem yang dirancang ini untuk

menggantikan sistem yang digunakan selama ini.

2. Sebaiknya perusahaan memberikan pelatihan kepada sejumlah karyawan, untuk

mengoptimalkan pemakaian komputer dan sistem.

3. Sebaiknya perusahaan menggunakan hardware yang memadai untuk

implementasi sistem, agar sistem dapat bekerja dengan baik.

4. Sebaiknya perusahaan mengembangkan program lebih lanjut dengan

menambahkan beberapa fasilitas, seperti pencetakan laporan penerimaan dan

pengeluaran kas.

skripsi new 1

Documents