SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN DI PDAM TIRTA

MOEDAL KOTA SEMARANG

Muhammad Lukmanul Hakim1, Acun Kardianawati

2

Program Studi Sistem Informasi SI, Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Dian Nuswantoro

Jalan Nakula 1 no. 5-11 Semarang

Email : lukman03762@gmail.com

ABSTRAK

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Moedal Semarang merupakan perusahaan daerah yang memiliki

berbagai macam kategori staf karyawan/pegawai, diantaranya karyawan tetap, karyawan tidak tetap, karyawan

kontrak, dan karyawan honorer. PDAM memperkerjakan pegawainya dengan mengukuti peraturan dari surat

keputusan daerah, tentang pengelolaan kepegawaian, diantaranya tentang mutasi pegawai, ijin cuti pegawai, dan

pensiun pegawai. Pengelolaan mutasi pegawai, cuti pegawai, dan pensiun pegawai ditangani oleh bagian

Kepegawaian PDAM TIRTA MOEDAL KOTA SEMARANG. Adapun pengeloalaan data mutasi pegawai, cuti

pegawai, dan pensiun pegawai, dikelompokan dalam sistem administrasi kepegawaian. Berdasarkan hasil

analisa yang dilakukan di PDAM Tirta Moedal Semarang bagian Kepegawaian, maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa permasalahan yang terjadi pada Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian. Seperti

pada sistem yang ada saat ini pengumpulan data mutasi, cuti, pensiun pegawai masih di lakukan dengan

menggunakan media microsoft excel. Metode yang digunakan dalam penulisan ini dengan menggunakan

metode Linear Sequential Model atau Waterfall. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara studi

lapangan yaitu melalui observasi, wawancara, dokumentasi dan dengan cara studi pustaka yaitu dengan

mempelajari buku-buku, serta literature lainnya. Sedangkan Program yang di gunakan untuk membentuk

aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian menggunakan Visual Basic 6.0.

Kata kunci : Sistem Informasi, Administrasi, Kepegawaian, MySQL, Visual Basic 6.0.

1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini penerapan sistem informasi pada

suatu instansi pemerintah maupun swasta sangat

dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang

sangat pesat menuntut suatu instansi untuk

memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat.

Sistem informasi yang mendukung membuat

kinerja suatu instansi akan terlaksana dengan baik

dan dapat menangani berbagai pengolahan data

dengan menggunakan teknologi informasi.

Sistem Informasi dibuat untuk

mempermudah dalam pengelolaan dan

penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu

informasi yang tepat dan akurat. Adanya sistem

informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi

terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan

sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih

efisien dan kecepatan operasional instansi. PDAM

Tirta Moedal Kota Semarang dibangun untuk

mempermudah masyarakat menggunakan air

bersih, terutama di Kota Semarang.

PDAM Tirta Moedal Kota Semarang

memiliki banyak data yang salah satunya yaitu data

kepegawaian yang perlu untuk disimpan dan

diolah. Apalagi di era pemerintahan dengan konsep

Good Governance ini diperlukan adanya sistem

yang mampu mengakomodir kebutuhan akan

pelayanan yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit.

Dengan penggunaan sistem informasi,

dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan

fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan

yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk

otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian

Untuk itulah dibuat sistem informasi administrasi

kepegawaian ini sehingga menghasilkan informasi

yang berguna bagi masyarakat.

Berdasarkan uraian yang ada diatas, maka

untuk mengatasi kekurangan di sistem yang

sebelumnya sehingga kinerja dapat lebih cepat dan

akurat. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah

”Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian

Di PDAM Tirta Moedal Kota Semarang”.

2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Sistem Informasi

Pengertian sistem informasi menurut Laudon

dalam La Midjan dan Azhar Susanto (2008:52)

adalah: “…komponen-komponen yang saling

berhubungan dan bekerja sama untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan dan

menyebarkan informasi untuk mendukung

pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian

dan untuk memberikan gambaran aktivitas di

dalam perusahaan”.[6]

Sedangkan sistem informasi menurut James

A. Hall yang dialihbahasakan oleh Dewi Fitriasari

dan Deny Arnos Kwary (2007:9) adalah:

“…serangkaian prosedur formal di mana data

dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan

didistribusikan ke para pengguna”.[7]

Menurut Robert A. Laitch dan K. Roscoe

Bavis dalam Kusrini dan Andri Koniyo (2007:7)

sistem informasi adalah: “…suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan”.[8]

2.2 Pengertian Kepegawaian

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,

definisi kepegawaian adalah:

Kepegawaian adalah yang berhubungan

dengan pegawai (orang yang bekerja pada

pemerintah / perusahaan, dsb).

2.3 Pengertian Mutasi Pegawai

Mutasi Pegawai adalah segala perubahan

mengenai seseorang Pegawai, seperti

pengangkatan, pemindahan, pemberhentian,

pemensiunan, perubahan susunan keluarga, dan

lain-lain.[9]

2.4 Pengertian Pensiun Pegawai

Definisi pensiun berdasarkan Pasal 10

Undang-undang No. 8 Tahun 1974 & Undang-

undang No. 43 Tahun 1999 adalah :

Jaminan hari tua sebagai balas jasa yang

diterima setiap bulan oleh pegawai negeri yang

telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya untuk

membiayai penghidupan selanjutnya. Oleh karena

itu dapat dikatakan bahwa program pensiun

berhubungan dengan program jaminan sosial

tenaga kerja.[9]

2.5 Pengertian Cuti Pegawai

Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang

diizinkan dalam jangka waktu tertentu.[10]

3 HASIL PENELITIAN DAN

PEMBAHASAN

3.1 Analisis Sistem

a. FOD

Flow Of Document Mutasi Pegawai

Pegawai Bag. Kepegawaian Bag. Kepegawaian

(Daerah)Bag. Kepegaian

(Negara)

Flow Of Document

Mutasi Pegawai

Monday, 01/09/2014

Surat PanggilanSurat Panggilan

Mempersiapkan

Dokumen

Persyaratan

Rangkap 3

Dokumen 3

Persyaratan Dokumen 2

Persyaratan

Dokumen 1

Persyaratan

Membuat

Surat

Pengantar

Dinas

Kesehatan

Membuat

Surat

Pengantar

Daerah

Dokumen 1

Persyaratan

Surat Pengantar

DaerahMembuat

SK

Mutasi

SK Mutasi 4

SK Mutasi 3

SK Mutasi 2

SK Mutasi 1

SK Mutasi 4

SK Mutasi 4

SK Mutasi 3

SK Mutasi 2

SK Mutasi 4

SK Mutasi 3

Surat Panggilan

A

A

A

Persyaratan 1

Surat Pengantar

Daerah

A

A A

A

A

Dokumen 3

Persyaratan Dokumen 2

Persyaratan

Dokumen 1

Persyaratan

Dokumen 2

Persyaratan

Dokumen 1

Persyaratan

Surat Pengantar

Dinas Kesehatan

Dokumen 2

Persyaratan

Dokumen 1

Persyaratan

Surat Pengantar

Dinas Kesehatan

A

Dokumen 1

Persyaratan

Surat Pengantar

Daerah

Flow Of Document Cuti Pegawai

Pegawai /

Pemohon Cuti Kepala Bagian Bagian HRD

Flow Of Document

Cuti Pegawai

Monday, 01/09/2014

Form 2

Permohonan Cuti

Form 1

Permohonan Cuti

Isi Form

Permohonan

A

Form 2

Permohonan Cuti

ACC 2

C

A

Approval /

ACC

B

B

Approval /

ACC

C

Form 2

Permohonan Cuti

Form 1

Permohonan Cuti

Form 2

Permohonan Cuti

Form 1

Permohonan Cuti

Form 2

Permohonan Cuti

ACC 1Form 1

Permohonan Cuti

ACC 1

Form 2

Permohonan Cuti

ACC 1Form 1

Permohonan Cuti

ACC 1

Form 2

Permohonan Cuti

ACC 2Form 1

Permohonan Cuti

ACC 2

A

A

Flow Of Document Pensiun Pegawai

Pegawai Bag. Kepegawaian Bag. Kepegawaian

(Daerah)Bag. Kepegaian

(Negara)

Flow Of Document

Pensiun Pegawai

Monday, 01/09/2014

Surat PanggilanSurat Panggilan

Mempersiapkan

Dokumen

Persyaratan

Rangkap 3

Dokumen 3

Persyaratan Dokumen 2

Persyaratan

Dokumen 1

Persyaratan

Membuat

Surat

Pengantar

Dinas

Kesehatan

Membuat

Surat

Pengantar

Daerah

Dokumen 1

Persyaratan

Surat Pengantar

DaerahMembuat

SK

Pensiun

SK Pensiun 4

SK Pensiun 3

SK Pensiun 2

SK Pensiun 1

SK Pensiun 4

SK Pensiun 4

SK Pensiun 3

SK Pensiun 2

SK Pensiun 4

SK Pensiun 3

Surat Panggilan

A

A

A

Persyaratan 1

Surat Pengantar

Daerah

A

A A

A

A

Dokumen 3

Persyaratan Dokumen 2

Persyaratan

Dokumen 1

Persyaratan

Dokumen 2

Persyaratan

Dokumen 1

Persyaratan

Surat Pengantar

Dinas Kesehatan

Dokumen 2

Persyaratan

Dokumen 1

Persyaratan

Surat Pengantar

Dinas Kesehatan

A

Dokumen 1

Persyaratan

Surat Pengantar

Daerah

b. Contex

c. Dekomposisi

SISTEM

ADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN

SISTEM

ADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN

1

PEGAWAI

1

PEGAWAI2

MUTASI

2

MUTASI3

PENSIUN

3

PENSIUN

1.1

PENDATAAN

PEGAWAI

1.1

PENDATAAN

PEGAWAI

1.4

LAPORAN

KEHADIRAN

1.4

LAPORAN

KEHADIRAN

1.2

LAPORAN

PEGAWAI

1.2

LAPORAN

PEGAWAI

1.5

CUTI

PEGAWAI

1.5

CUTI

PEGAWAI

1.3

KEHADIRAN

PEGAWAI

1.3

KEHADIRAN

PEGAWAI

2.1

PENGAJUAN

MUTASI

2.1

PENGAJUAN

MUTASI

2.2

S.K

MUTASI

2.2

S.K

MUTASI

2.3

LAPORAN

MUTASI

2.3

LAPORAN

MUTASI

3.1

PENGAJUAN

PENSIUN

3.1

PENGAJUAN

PENSIUN

3.2

S.K

PENSIUN

3.2

S.K

PENSIUN

3.3

LAPORAN

PENSIUN

3.3

LAPORAN

PENSIUN

1.5.1

PENGAJUAN

CUTI

1.5.1

PENGAJUAN

CUTI

1.5.2

S.Ket

CUTI

1.5.2

S.Ket

CUTI

1.5.3

LAPORAN

CUTI

1.5.3

LAPORAN

CUTI

PDAM Tirta Moedal Kota Semarang

Diagram Dekomposisi – Sistem Administrasi KepegawaianWednesday, May 07, 2014

d. DFD Levelled

e. ERD

PEGAWAIPEGAWAI KEHADIRANKEHADIRANABSENSIABSENSI

JENIS_

KELAMIN

JENIS_

KELAMIN

NPPNPP

NAMANAMA

NONO

PANGKATPANGKAT

PENDIDIKANPENDIDIKAN

JABATANJABATAN

ALAMATALAMAT

NPPNPP

TANGGALTANGGAL

NONO

NAMANAMA

ABSENSIABSENSI

KETERANGANKETERANGAN

M M

PENSIUNPENSIUN

PENGAJUAN

CUTI

PENGAJUAN

CUTI

CUTICUTI

1

1 1

TEMPAT_

PENGAMBILAN_

PENSIUN

TEMPAT_

PENGAMBILAN_

PENSIUN

PENGHASILAN_

DASAR_PENSIUN

PENGHASILAN_

DASAR_PENSIUN

JUMLAH_MASA

_KERJA

JUMLAH_MASA

_KERJA

KETERANGA_

PENSIUN

KETERANGA_

PENSIUN

TEMPAT_

TGL_LAHIR

TEMPAT_

TGL_LAHIR

NAMANAMA

NPPNPP

NONO

NO_REKENING_

PEMBAYARAN_

PENSIUN

NO_REKENING_

PEMBAYARAN_

PENSIUN

ALAMAT_

LENGKAP

ALAMAT_

LENGKAP

TGL_

PEMBERHENTIAN

TGL_

PEMBERHENTIAN

TGL_

PENGANGKATAN

TGL_

PENGANGKATAN

TGL_MULAITGL_MULAI

JUMLAH_HARIJUMLAH_HARI

KETERANGAN_

CUTI

KETERANGAN_

CUTI

SATUAN_

ORGANISASI

SATUAN_

ORGANISASI

PANGAKATPANGAKAT

NAMANAMA

NPPNPP

NONO

ALAMATALAMAT

TGL_AKHIRTGL_AKHIR

SATUAN_

KERJA

SATUAN_

KERJA

JABATANJABATAN

MUTASIMUTASI

1

1

NO_SURATNO_SURAT

SAT_KER_BARUSAT_KER_BARU

SUB_SAT_KER

_BARU

SUB_SAT_KER

_BARU

JABATAN_

BARU

JABATAN_

BARU

JABATAN_

LAMA

JABATAN_

LAMA

NAMANAMA

NPPNPP

NONO

KETERANGANKETERANGAN

TGL_SURATTGL_SURAT

SAT_KER_LAMASAT_KER_LAMA

SUB_SAT_KER_

LAMA

SUB_SAT_KER_

LAMA

PENGAJUAN

PENSIUN

PENGAJUAN

PENSIUN

PENGAJUAN

MUTASI

PENGAJUAN

MUTASI

WAKTUWAKTU

TANGGALTANGGAL

NONO

NPPNPP

NAMANAMA

KETERANGANKETERANGAN

1

3.2 Implementasi

a. Form Login

b. Menu Utama

c. Tampilan Input Data Pegawai

d. Tampilan Input Data Kehadiran

e. Tampilan Input Data Cuti Pegawai

d. Tampilan Input Data Pensiun Pegawai

e. Tampilan Input Data Mutasi Pegawai

4 KESIMPULAN

Setelah membahas materi yang telah

diuraikan mulai dari bab I hingga bab IV pada

laporan ini, maka kesimpulan yang dapat diambil

Kantor PDAM Tirta Moedal Kota Semarang dalam

pelaksanaan perlu mengembangkan sistem

komputerisasi dengan menggunakan sebuah

aplikasi program khusus yang digunakan dalam

mengelola administrasi kepegawaian. Meskipun

keberadaan sistem manual tidak dapat terpisahkan

dalam proses pengolahan data sehari-hari tetapi

dengan ini. Penulis berharap agar proses

pengolahan data bisa menjadi lebih efektif dan

efisien baik dari segi waktu maupun tenaga.

Sebagai penutup dari penulisan laporan ini,

maka ada beberapa hal yang dapat dijadikan

kesimpulan diantaranya :

1. Pengguna atau User dapat lebih mudah

menggunakan aplikasi ini untuk proses

pendataan sampai proses pelaporan.

2. Mengurangi tingkat kecurangan dan

kesalahan dalam pembuatan laporan, karena

data di dalam database telah terintegrasi dan

tidak dapat dimanipulasi oleh user secara

langsung dengan adanya hak akses.

3. Mampu meningkatkan pelayanan dan kinerja

pegawai. Keakuratan data dan informasi yang

diperoleh dapat dipertanggung jawabkan

kebenarannya.

5 SARAN

Adapun saran yang ingin penulis sampaikan

pada PDAM Tirta Moedal Kota Semarang dalam

pengolahan datanya yaitu :

1. Sebagai tahap awal dari penggunaan program

sistem administrasi kepegawaian, maka

diperlukan pelatihan kepada para User untuk

memberikan petunjuk menggunakan dan

mengantisipasi kesalahan yang timbul dalam

penggunaan nanti.

2. Membuat Backup Data untuk menjaga

kemungkinan rusaknya data ketika perangkat

lunak mengalami masalah.

3. Melakukan Maintenance terhadap hardware

dan software agar program dapat digunakan

dengan sebaik mungkin.

4. Memantau efektifitas dan efisiensi program

untuk pengembangan program selanjutnya

guna mengantisipasi kebutuhan sistem dimasa

yang akan datang.

6 DAFTAR PUSTAKA

[1] Kristanto, Andri. 2008. Pengertian Sistem.

[Online] Tersedia:

http://mbegedut.blogspot.com/2012/09/definis

i-pengertian-sistem.html. [01 September

2014]

[2] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem

Informasi. Yogyakarta: Andi

[3] Widjajanto. 2008. Pengertian Sistem. [Online]

Tersedia:

http://mbegedut.blogspot.com/2012/09/definis

i-pengertian-sistem.html. [01 September

2014]

[4] Kusrini, dan Koniyo, Andri. 2007. Pengertian

Informasi. [Online] Tersedia:

http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30

definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/

[01 September 2014]

[5] Susanto, Azhar. 2008. Pengertian Informasi.

[Online]

Tersedia:

http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30

definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/

[01 September 2014]

[6] Laudon. 2008. Pengertian Sistem Informasi.

Yogyakarta: La Midjan dan Azhar Susanto

[7] Hall, James A, dan Fitriasari, Dewi, dan

Kwary, Arnos, Deny. 2007. Pengertian Sistem

Informasi. [Online]

Tersedia:

http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30

definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/

[01 September 2014]

[8] Laitch, Robert A, dan Bavis, Roscoe K. 2007.

Pengertian Sistem Informasi. [Online]

Tersedia:

http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30

definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/

[01 September 2014]

[9] Keputusan Direksi Perusahaan Air Minum

Tirta Moedal Kota Semarang ( PDAM ).

2008. Pedoman Pengangkatan,

Pemberhentian, dan Pemberian Honorarium

Bagi Pegawai Honorer di Lingkungan PDAM

Tirta Moedal Kota Semarang. Semarang

[10] Keputusan Direksi Perusahaan Air Minum

Tirta Moedal Kota Semarang ( PDAM ).

2010. Cuti Pegawai di Lingkungan PDAM

Tirta Moedal Kota Semarang. Semarang.

[11] Jogianto, HM. 2007. Pengertian Data.

Yogyakarta: Andi

[12] Donoseputro, Marseto. 2006. Data Sebagai

Penghubung Manusia dengan Lingkungan

Hidup. Yogyakarta: Onong Uchana

[13] Gehrke, dan Ramakrishnan. 2003. Pengeritan

Basis Data. [Online]

Tersedia:

http://informatika.web.id/pengertian-basis-

data.html [01 September 2014]

[14] Jogianto, HM. 2005. Analisis dan Desain

Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.

Yogyakarta: Andi.

[15] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.

Yogyakarta: Graha Ilmu