SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN DI PDAM TIRTA
MOEDAL KOTA SEMARANG
Muhammad Lukmanul Hakim1, Acun Kardianawati
2
Program Studi Sistem Informasi SI, Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Dian Nuswantoro
Jalan Nakula 1 no. 5-11 Semarang
Email : [email protected]
ABSTRAK
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Moedal Semarang merupakan perusahaan daerah yang memiliki
berbagai macam kategori staf karyawan/pegawai, diantaranya karyawan tetap, karyawan tidak tetap, karyawan
kontrak, dan karyawan honorer. PDAM memperkerjakan pegawainya dengan mengukuti peraturan dari surat
keputusan daerah, tentang pengelolaan kepegawaian, diantaranya tentang mutasi pegawai, ijin cuti pegawai, dan
pensiun pegawai. Pengelolaan mutasi pegawai, cuti pegawai, dan pensiun pegawai ditangani oleh bagian
Kepegawaian PDAM TIRTA MOEDAL KOTA SEMARANG. Adapun pengeloalaan data mutasi pegawai, cuti
pegawai, dan pensiun pegawai, dikelompokan dalam sistem administrasi kepegawaian. Berdasarkan hasil
analisa yang dilakukan di PDAM Tirta Moedal Semarang bagian Kepegawaian, maka penulis dapat
menyimpulkan bahwa permasalahan yang terjadi pada Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian. Seperti
pada sistem yang ada saat ini pengumpulan data mutasi, cuti, pensiun pegawai masih di lakukan dengan
menggunakan media microsoft excel. Metode yang digunakan dalam penulisan ini dengan menggunakan
metode Linear Sequential Model atau Waterfall. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara studi
lapangan yaitu melalui observasi, wawancara, dokumentasi dan dengan cara studi pustaka yaitu dengan
mempelajari buku-buku, serta literature lainnya. Sedangkan Program yang di gunakan untuk membentuk
aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian menggunakan Visual Basic 6.0.
Kata kunci : Sistem Informasi, Administrasi, Kepegawaian, MySQL, Visual Basic 6.0.
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini penerapan sistem informasi pada
suatu instansi pemerintah maupun swasta sangat
dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang
sangat pesat menuntut suatu instansi untuk
memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat.
Sistem informasi yang mendukung membuat
kinerja suatu instansi akan terlaksana dengan baik
dan dapat menangani berbagai pengolahan data
dengan menggunakan teknologi informasi.
Sistem Informasi dibuat untuk
mempermudah dalam pengelolaan dan
penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu
informasi yang tepat dan akurat. Adanya sistem
informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi
terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan
sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih
efisien dan kecepatan operasional instansi. PDAM
Tirta Moedal Kota Semarang dibangun untuk
mempermudah masyarakat menggunakan air
bersih, terutama di Kota Semarang.
PDAM Tirta Moedal Kota Semarang
memiliki banyak data yang salah satunya yaitu data
kepegawaian yang perlu untuk disimpan dan
diolah. Apalagi di era pemerintahan dengan konsep
Good Governance ini diperlukan adanya sistem
yang mampu mengakomodir kebutuhan akan
pelayanan yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit.
Dengan penggunaan sistem informasi,
dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan
fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan
yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk
otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian
Untuk itulah dibuat sistem informasi administrasi
kepegawaian ini sehingga menghasilkan informasi
yang berguna bagi masyarakat.
Berdasarkan uraian yang ada diatas, maka
untuk mengatasi kekurangan di sistem yang
sebelumnya sehingga kinerja dapat lebih cepat dan
akurat. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah
”Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Di PDAM Tirta Moedal Kota Semarang”.
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut Laudon
dalam La Midjan dan Azhar Susanto (2008:52)
adalah: “…komponen-komponen yang saling
berhubungan dan bekerja sama untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
menyebarkan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian
dan untuk memberikan gambaran aktivitas di
dalam perusahaan”.[6]
Sedangkan sistem informasi menurut James
A. Hall yang dialihbahasakan oleh Dewi Fitriasari
dan Deny Arnos Kwary (2007:9) adalah:
“…serangkaian prosedur formal di mana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan
didistribusikan ke para pengguna”.[7]
Menurut Robert A. Laitch dan K. Roscoe
Bavis dalam Kusrini dan Andri Koniyo (2007:7)
sistem informasi adalah: “…suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan”.[8]
2.2 Pengertian Kepegawaian
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
definisi kepegawaian adalah:
Kepegawaian adalah yang berhubungan
dengan pegawai (orang yang bekerja pada
pemerintah / perusahaan, dsb).
2.3 Pengertian Mutasi Pegawai
Mutasi Pegawai adalah segala perubahan
mengenai seseorang Pegawai, seperti
pengangkatan, pemindahan, pemberhentian,
pemensiunan, perubahan susunan keluarga, dan
lain-lain.[9]
2.4 Pengertian Pensiun Pegawai
Definisi pensiun berdasarkan Pasal 10
Undang-undang No. 8 Tahun 1974 & Undang-
undang No. 43 Tahun 1999 adalah :
Jaminan hari tua sebagai balas jasa yang
diterima setiap bulan oleh pegawai negeri yang
telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya untuk
membiayai penghidupan selanjutnya. Oleh karena
itu dapat dikatakan bahwa program pensiun
berhubungan dengan program jaminan sosial
tenaga kerja.[9]
2.5 Pengertian Cuti Pegawai
Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang
diizinkan dalam jangka waktu tertentu.[10]
3 HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem
a. FOD
Flow Of Document Mutasi Pegawai
Pegawai Bag. Kepegawaian Bag. Kepegawaian
(Daerah)Bag. Kepegaian
(Negara)
Flow Of Document
Mutasi Pegawai
Monday, 01/09/2014
Surat PanggilanSurat Panggilan
Mempersiapkan
Dokumen
Persyaratan
Rangkap 3
Dokumen 3
Persyaratan Dokumen 2
Persyaratan
Dokumen 1
Persyaratan
Membuat
Surat
Pengantar
Dinas
Kesehatan
Membuat
Surat
Pengantar
Daerah
Dokumen 1
Persyaratan
Surat Pengantar
DaerahMembuat
SK
Mutasi
SK Mutasi 4
SK Mutasi 3
SK Mutasi 2
SK Mutasi 1
SK Mutasi 4
SK Mutasi 4
SK Mutasi 3
SK Mutasi 2
SK Mutasi 4
SK Mutasi 3
Surat Panggilan
A
A
A
Persyaratan 1
Surat Pengantar
Daerah
A
A A
A
A
Dokumen 3
Persyaratan Dokumen 2
Persyaratan
Dokumen 1
Persyaratan
Dokumen 2
Persyaratan
Dokumen 1
Persyaratan
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
Dokumen 2
Persyaratan
Dokumen 1
Persyaratan
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
A
Dokumen 1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
Flow Of Document Cuti Pegawai
Pegawai /
Pemohon Cuti Kepala Bagian Bagian HRD
Flow Of Document
Cuti Pegawai
Monday, 01/09/2014
Form 2
Permohonan Cuti
Form 1
Permohonan Cuti
Isi Form
Permohonan
A
Form 2
Permohonan Cuti
ACC 2
C
A
Approval /
ACC
B
B
Approval /
ACC
C
Form 2
Permohonan Cuti
Form 1
Permohonan Cuti
Form 2
Permohonan Cuti
Form 1
Permohonan Cuti
Form 2
Permohonan Cuti
ACC 1Form 1
Permohonan Cuti
ACC 1
Form 2
Permohonan Cuti
ACC 1Form 1
Permohonan Cuti
ACC 1
Form 2
Permohonan Cuti
ACC 2Form 1
Permohonan Cuti
ACC 2
A
A
Flow Of Document Pensiun Pegawai
Pegawai Bag. Kepegawaian Bag. Kepegawaian
(Daerah)Bag. Kepegaian
(Negara)
Flow Of Document
Pensiun Pegawai
Monday, 01/09/2014
Surat PanggilanSurat Panggilan
Mempersiapkan
Dokumen
Persyaratan
Rangkap 3
Dokumen 3
Persyaratan Dokumen 2
Persyaratan
Dokumen 1
Persyaratan
Membuat
Surat
Pengantar
Dinas
Kesehatan
Membuat
Surat
Pengantar
Daerah
Dokumen 1
Persyaratan
Surat Pengantar
DaerahMembuat
SK
Pensiun
SK Pensiun 4
SK Pensiun 3
SK Pensiun 2
SK Pensiun 1
SK Pensiun 4
SK Pensiun 4
SK Pensiun 3
SK Pensiun 2
SK Pensiun 4
SK Pensiun 3
Surat Panggilan
A
A
A
Persyaratan 1
Surat Pengantar
Daerah
A
A A
A
A
Dokumen 3
Persyaratan Dokumen 2
Persyaratan
Dokumen 1
Persyaratan
Dokumen 2
Persyaratan
Dokumen 1
Persyaratan
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
Dokumen 2
Persyaratan
Dokumen 1
Persyaratan
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
A
Dokumen 1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
b. Contex
c. Dekomposisi
SISTEM
ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
SISTEM
ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
1
PEGAWAI
1
PEGAWAI2
MUTASI
2
MUTASI3
PENSIUN
3
PENSIUN
1.1
PENDATAAN
PEGAWAI
1.1
PENDATAAN
PEGAWAI
1.4
LAPORAN
KEHADIRAN
1.4
LAPORAN
KEHADIRAN
1.2
LAPORAN
PEGAWAI
1.2
LAPORAN
PEGAWAI
1.5
CUTI
PEGAWAI
1.5
CUTI
PEGAWAI
1.3
KEHADIRAN
PEGAWAI
1.3
KEHADIRAN
PEGAWAI
2.1
PENGAJUAN
MUTASI
2.1
PENGAJUAN
MUTASI
2.2
S.K
MUTASI
2.2
S.K
MUTASI
2.3
LAPORAN
MUTASI
2.3
LAPORAN
MUTASI
3.1
PENGAJUAN
PENSIUN
3.1
PENGAJUAN
PENSIUN
3.2
S.K
PENSIUN
3.2
S.K
PENSIUN
3.3
LAPORAN
PENSIUN
3.3
LAPORAN
PENSIUN
1.5.1
PENGAJUAN
CUTI
1.5.1
PENGAJUAN
CUTI
1.5.2
S.Ket
CUTI
1.5.2
S.Ket
CUTI
1.5.3
LAPORAN
CUTI
1.5.3
LAPORAN
CUTI
PDAM Tirta Moedal Kota Semarang
Diagram Dekomposisi – Sistem Administrasi KepegawaianWednesday, May 07, 2014
d. DFD Levelled
e. ERD
PEGAWAIPEGAWAI KEHADIRANKEHADIRANABSENSIABSENSI
JENIS_
KELAMIN
JENIS_
KELAMIN
NPPNPP
NAMANAMA
NONO
PANGKATPANGKAT
PENDIDIKANPENDIDIKAN
JABATANJABATAN
ALAMATALAMAT
NPPNPP
TANGGALTANGGAL
NONO
NAMANAMA
ABSENSIABSENSI
KETERANGANKETERANGAN
M M
PENSIUNPENSIUN
PENGAJUAN
CUTI
PENGAJUAN
CUTI
CUTICUTI
1
1 1
TEMPAT_
PENGAMBILAN_
PENSIUN
TEMPAT_
PENGAMBILAN_
PENSIUN
PENGHASILAN_
DASAR_PENSIUN
PENGHASILAN_
DASAR_PENSIUN
JUMLAH_MASA
_KERJA
JUMLAH_MASA
_KERJA
KETERANGA_
PENSIUN
KETERANGA_
PENSIUN
TEMPAT_
TGL_LAHIR
TEMPAT_
TGL_LAHIR
NAMANAMA
NPPNPP
NONO
NO_REKENING_
PEMBAYARAN_
PENSIUN
NO_REKENING_
PEMBAYARAN_
PENSIUN
ALAMAT_
LENGKAP
ALAMAT_
LENGKAP
TGL_
PEMBERHENTIAN
TGL_
PEMBERHENTIAN
TGL_
PENGANGKATAN
TGL_
PENGANGKATAN
TGL_MULAITGL_MULAI
JUMLAH_HARIJUMLAH_HARI
KETERANGAN_
CUTI
KETERANGAN_
CUTI
SATUAN_
ORGANISASI
SATUAN_
ORGANISASI
PANGAKATPANGAKAT
NAMANAMA
NPPNPP
NONO
ALAMATALAMAT
TGL_AKHIRTGL_AKHIR
SATUAN_
KERJA
SATUAN_
KERJA
JABATANJABATAN
MUTASIMUTASI
1
1
NO_SURATNO_SURAT
SAT_KER_BARUSAT_KER_BARU
SUB_SAT_KER
_BARU
SUB_SAT_KER
_BARU
JABATAN_
BARU
JABATAN_
BARU
JABATAN_
LAMA
JABATAN_
LAMA
NAMANAMA
NPPNPP
NONO
KETERANGANKETERANGAN
TGL_SURATTGL_SURAT
SAT_KER_LAMASAT_KER_LAMA
SUB_SAT_KER_
LAMA
SUB_SAT_KER_
LAMA
PENGAJUAN
PENSIUN
PENGAJUAN
PENSIUN
PENGAJUAN
MUTASI
PENGAJUAN
MUTASI
WAKTUWAKTU
TANGGALTANGGAL
NONO
NPPNPP
NAMANAMA
KETERANGANKETERANGAN
1
3.2 Implementasi
a. Form Login
b. Menu Utama
c. Tampilan Input Data Pegawai
d. Tampilan Input Data Kehadiran
e. Tampilan Input Data Cuti Pegawai
d. Tampilan Input Data Pensiun Pegawai
e. Tampilan Input Data Mutasi Pegawai
4 KESIMPULAN
Setelah membahas materi yang telah
diuraikan mulai dari bab I hingga bab IV pada
laporan ini, maka kesimpulan yang dapat diambil
Kantor PDAM Tirta Moedal Kota Semarang dalam
pelaksanaan perlu mengembangkan sistem
komputerisasi dengan menggunakan sebuah
aplikasi program khusus yang digunakan dalam
mengelola administrasi kepegawaian. Meskipun
keberadaan sistem manual tidak dapat terpisahkan
dalam proses pengolahan data sehari-hari tetapi
dengan ini. Penulis berharap agar proses
pengolahan data bisa menjadi lebih efektif dan
efisien baik dari segi waktu maupun tenaga.
Sebagai penutup dari penulisan laporan ini,
maka ada beberapa hal yang dapat dijadikan
kesimpulan diantaranya :
1. Pengguna atau User dapat lebih mudah
menggunakan aplikasi ini untuk proses
pendataan sampai proses pelaporan.
2. Mengurangi tingkat kecurangan dan
kesalahan dalam pembuatan laporan, karena
data di dalam database telah terintegrasi dan
tidak dapat dimanipulasi oleh user secara
langsung dengan adanya hak akses.
3. Mampu meningkatkan pelayanan dan kinerja
pegawai. Keakuratan data dan informasi yang
diperoleh dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya.
5 SARAN
Adapun saran yang ingin penulis sampaikan
pada PDAM Tirta Moedal Kota Semarang dalam
pengolahan datanya yaitu :
1. Sebagai tahap awal dari penggunaan program
sistem administrasi kepegawaian, maka
diperlukan pelatihan kepada para User untuk
memberikan petunjuk menggunakan dan
mengantisipasi kesalahan yang timbul dalam
penggunaan nanti.
2. Membuat Backup Data untuk menjaga
kemungkinan rusaknya data ketika perangkat
lunak mengalami masalah.
3. Melakukan Maintenance terhadap hardware
dan software agar program dapat digunakan
dengan sebaik mungkin.
4. Memantau efektifitas dan efisiensi program
untuk pengembangan program selanjutnya
guna mengantisipasi kebutuhan sistem dimasa
yang akan datang.
6 DAFTAR PUSTAKA
[1] Kristanto, Andri. 2008. Pengertian Sistem.
[Online] Tersedia:
http://mbegedut.blogspot.com/2012/09/definis
i-pengertian-sistem.html. [01 September
2014]
[2] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi
[3] Widjajanto. 2008. Pengertian Sistem. [Online]
Tersedia:
http://mbegedut.blogspot.com/2012/09/definis
i-pengertian-sistem.html. [01 September
2014]
[4] Kusrini, dan Koniyo, Andri. 2007. Pengertian
Informasi. [Online] Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
[5] Susanto, Azhar. 2008. Pengertian Informasi.
[Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
[6] Laudon. 2008. Pengertian Sistem Informasi.
Yogyakarta: La Midjan dan Azhar Susanto
[7] Hall, James A, dan Fitriasari, Dewi, dan
Kwary, Arnos, Deny. 2007. Pengertian Sistem
Informasi. [Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
[8] Laitch, Robert A, dan Bavis, Roscoe K. 2007.
Pengertian Sistem Informasi. [Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
[9] Keputusan Direksi Perusahaan Air Minum
Tirta Moedal Kota Semarang ( PDAM ).
2008. Pedoman Pengangkatan,
Pemberhentian, dan Pemberian Honorarium
Bagi Pegawai Honorer di Lingkungan PDAM
Tirta Moedal Kota Semarang. Semarang
[10] Keputusan Direksi Perusahaan Air Minum
Tirta Moedal Kota Semarang ( PDAM ).
2010. Cuti Pegawai di Lingkungan PDAM
Tirta Moedal Kota Semarang. Semarang.
[11] Jogianto, HM. 2007. Pengertian Data.
Yogyakarta: Andi
[12] Donoseputro, Marseto. 2006. Data Sebagai
Penghubung Manusia dengan Lingkungan
Hidup. Yogyakarta: Onong Uchana
[13] Gehrke, dan Ramakrishnan. 2003. Pengeritan
Basis Data. [Online]
Tersedia:
http://informatika.web.id/pengertian-basis-
data.html [01 September 2014]
[14] Jogianto, HM. 2005. Analisis dan Desain
Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.
Yogyakarta: Andi.
[15] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu