Administrasi Kepegawaian

Dalam usaha mencapai tujuan nasional diperlukan adanya Pegawai Negeri

yang penuh kesetiaan dan penuh ketaatan kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar

1945, Negara dan Pemerintah serta bersatu padu, bermental baik, berwibawa,

berdayaguna, bersih, berkualitas tinggi, dan sadar akan tanggung jawabnya sebagai

unsure Aparatur Negara dan Abdi Masyarakat.

Dengan adanya criteria Pegawai Negeri tersebut diharapkan semua tugas, baik skala

kecil (unit kerja) maupun skala besar (Tugas Kenegaraan), seperti pelaksanaan Garis-

garis Besar Haluan Negara (GBHN) akan berjalan dengan baik, Pegawai Negeri

adalah Pemikir, Perencana, Pelaksana, dan sekaligus penikmat pembangunan dan

hasil pembangunan nasional.

Berdasarkan Pasal 3 UU No.8 Tahun 1974 kedudukan Pegawai Negeri adalah unsure

aparatur Negara, abdi Negara dan abdi masyarakat yang penuh kesetiaan dan ketaatan

kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945 , Negara dan Pemerintah, Sehingga

dengan demikian dapat memusatkan fikiran serta mengerahkan segala daya dan

tenaganya untuk menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan secara

berdaya guna dan berhasil guna.

Untuk mewujudkan Pegawai Negeri sebagaimana yang dimaksud diatas, maka

pegawai negeri perlu dibina dengan sebaik-baiknya, di antaranya atas dasar system

karier dan system prestasi kerja disamping adanya pendidikan dan latihan.

System pembinaan karier yang baik adalah suatu sendi organisasi yang baik, karena

dengan system pembinaan karier yang baik dan dilaksanakan dengan baik pula akan

dapat menimbulkan kegairahan bekerja dan rasa tanggung Jawab yang besar dari

seluruh Pegawai, Tetapi jika tidak ada system pemibinaan Karier yang baik atau

1

secara Formal ada system pembinaan karier yang baik tetapi tidak dilaksanakan

dengan baik, akan dapat menimbulkan frustasi yang dapat menimbulkan bahaya.

Yang dimaksud dengan karier adalah suatu system kepegawaian yang pengangkatan

pertamanya didasarkan atas kecakapan yang bersangkutan, sedangkan dalam

pengembanganya lebih lanjut, masa kerja, pengalaman, kesetiaan, pengabdian, dan

syarat-syarat obyektif lainya juga turut menentukan. Dalam system karier

dimungkinkan naik pangkat tanpa ujian jabatan dan pengangkatan dalam jabatan

dilaksanakan berdasarkan jenjang yang telah ditentukan.

Selanjutnya yang dimaksud system prestasi kerja adalah suatu system kepegawaian

yang pengangkatan seseorang dalam suatu jabatan didasarkan atas suatu kecakapan

dan prestasi yang telah dicapai oleh orang-orang yang diangkat itu. Kecakapan itu

harus dibuktikaan dengan lulus ujian jabatan dan prestasinya dapat dilihat secara

nyata. Bukan hanya pengangkatan dalam jabatan yang didasrkan atas ujian, tetapi

untuk kenaikan gaji dan pangkatnya pun harus lulus ujian.

Sistem prestasi kerja, pada umumnya tidak memberikan penghargaan atas

masa kerja dan kurang memperhatikan tentang kesetiaan dan pengabdiaan, oleh sebab

itu pembinaan yang hanya didasrkan pada sistem prestasi kerja tidak memberikan

kepuasan bagi mereka yang telah lama bekerja. Dcalam praktek masa kerja dapat

memberikan kemahiran, sehingga makin lama orang bekerja dapat makin cakap dan

terampil di bidang pekerjaan itu.

Dengan adanya cara-cara pembinaan pegawai negeri berdasarkan sistem karier dan

sistem prestasi kerja, maka perlu adanya pengaturan antara lain mengenai formasi,

pengadaan, pengujian kesejatan, penggajian, kepangkatan, cuti, perawatan,

pendidikan, pelatihan, penghargaan, peraturan disiplin, pemberhentian, dan pensiun.

Adanya pembinaan pegawai Negeri secara Berdayaguna dan berhasilguna akan sangat

2

selaras dengan tujuan pembangunan Nasional yakni pembangunan manusia Indonesia

seutuhnya, dalam arti kata pembangunan ditujukan kepada manusia, bukan manusia

untuk pembangunan.

Dengan demikian pembinaan yang dilakukan seperti yang dijelaskan di atas baik

melalui sistem karier maupun sistem prestasi kerja akan sangat membantu para

pegawai negeri didalam memusatkan fikiran, sehingga dapat mengerahkan segala

daya tenaganya untuk menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan.

A. Pengertian

Administrasi kepegawaian adalah segenap aktivitas yang bersangkutan dengan

masalah penggunaan tenaga kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Masalah pokoknya

terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan

pemberhentian.( THE LIANG GIE 1972).

Administrasi kepegawaian adalah suatu kecakapan atau seni dari perolehan,

pengembangan dan pemeliharaan angkatan kerja sedemikian rupa untuk

melaksanakan fungsi serta tujuan organisasi dengan se-efisien dan se-ekonomis

mungkin.( PAUL PIGOR)

Administrasi dalam pengertian yang luas dapat dirumuskan sebagai kegiatan

kelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai secara besar-besaran ataupun

secara kecil-kecilan (Leonard D.White,1955).

Kesimpulan yang dapat ditarik dari pendapat para ahli tersebut diatas adalah:

1. Administrasi merupakan proses pelaksanaan kerjasama.

2. Administrasi itu didukung oleh sekelompok orang yang bekerjasama

tersebut.

3. Administrasi mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai bersama

3

B. Aspek Administrasi Kepegawaian

1. Seni memilih pegawai baru, mempergunakan dan mempekerjakan pegawai

lama.

à merupakan seni karena yang dibutuhkan adalah keahlian untuk menentukan dan

menggunakan potensi pegawai yang ada dan yang akan diterima. Sehingga diperoleh

“the right manusia on the right place.”

2. Segala kegiatan yang menyangkut persoalan pegawai mulai dari penerimaan

sampai dengan pemberhentian pegawai.

3. Fungsi seorang administrator yang bertujuan untuk menyusun dan

mengendalikan semua kegiatan untuk mendapatkan, memelihara, mengembangkan

dan menggunakan pegawai sesuai dengan beban kerja dan tujuan organisasi.

à beban kerja harus disesuaikan dengan “job description” yang tercantum pada

organisasi tata laksana.

C. Prinsip Kepegawaian

• PRINSIP KEMANUSIAAN – bawahan harus dilihat sebagai manusia bukan objek.

• PRINSIP KESATUAN ARAH.

• PRINSIP KESATUAN TUJUAN.

• PRINSIP KESATUAN KOMANDO.

• PRINSIP WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB.

• PRINSIP DEMOKRASI.

• PRINSIP EQUAL PAY FOR EQUAL WORK.

• PRINSIP THE RIGHT MAN IN THE RIGHT PLACE.

• PRINSIP KOMUNIKASI YANG SEIMBANG.

4

• PRINSIP EFISIENSI DAN PRODUKTIVITAS KERJA.

D. Pegawai Negeri

Pegawai Negeri adalah mereka yang memenuhi syarat yang ditentukan dalam

peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang

dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang

ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut

peraturan perundang-undangan yang berlaku. (UU No. 43 Tahun 1999, Pasal 1)

4 unsur dari Definisi:

1. Memenuhi syarat tertentu.

à syarat untuk menjadi pegawai ditentukan dalam Peraturan Pemerintah berupa usia,

indeks prestasi kumulatif, dan lain-lain.

2. Diangkat oleh pejabat yang berwenang.

à diangkat oleh kepala instansi yang bersangkutan dengan Surat Keputusan yang

mencantumkan pangkat dan golongannya.

3. Diserahi tugas.

à yaitu untuk menjalankan tugas pemerintahan yang ada dalam HAN otonom.

4. Digaji.

à penggajian ini berlaku secara nasional.

1. Perlunya Pegawai Negeri

1. karena mempunya peranan yang sangat penting sebab pegawai negeri merupakan

unsur aparatur negara, untuk menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan

dalam rangka mencapai tujuan negara.

2. sebagai unsur aparatur negara yang bertugas untuk memberikan pelayanan kepada

masyarakat secara propesiaonal, jujur, adil dan merata dalam menyelanggarakan tugas

negara,pemerintahan, dan pembangunan.

5

2. Siapa Pegawai Negeri

1. Pegawai Negeri Sipil

a. PNS Pusat

b. PNS Daerah

2. Anggota TNI

3. Anggota Kepolisian

Catatan:

(No. 2 dan 3 dikeluarkan dari pengertian Pegawai Negeri – menurut Pasal 37 UU No.

43 Tahun 1999).

3. Pegawai Negeri Sipil Pusat

1. Pegawai Negeri sipil yang gajinya dibebeankan pada anggaran Pendapatan belanja

Negara.

2. Bekerja pada Depatermen, Lembaga pemerintahan non depatermen, kesekratariatan

lembaga tertinggi/tinngi negara,instansi vertical di daerah provinsi/kabupaten/kota,

kepanitraan pengadilan atau dipekerjakan untuk menyelenggarakan tugas negara

lainnya.

4. Pegawai Negeri Sipil Daerah

1. Pegawai negeri sipil daerah/kabupaten/kota yang gajinya dibebenkan pada

anggaran belanja daerah.

2. Bekerja pada Pemda atau dipekerjakan di luar instansi Indonesia.

E. Pengangkatan Pangkat Permulaan Kredit masa kepangkatan dan pangkat

maksimum menurut tanda tamat Belajar/Ijazah/Diploma/Akta

No STTB/IJAZAH/

DIPLOMA/AKTA GOL.RUANG

PERMULAAN KREDIT MASA

6

KEPANGKATAN GOL.RUANG

MAKSIMUM

1 SD I/a - II/a

2 SMP I/c 2-3 Tahun II/c

3 SMA/SMK II/a - II/d

4 Diploma I II/a 3-4 Tahun III/a

5 1. Diploma II

2. Akta II

3. Akademi II/b - III/b

6 1. Diploma III

2. Politekhnik II/c 1-2Tahun III/c

7 1. S12. D4 III/a 3-4Tahun IV/b

F. Pangkat dan Jabatan

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang PNS dalam

rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian, oleh sebab

itu setiap PNS diangkat dalam jabatan tertentu.

Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang,

danhak seseorang PNS dalam rangka susunan suatu organisasi. Jabatan pada dasarnya

terdiri atas:

Jabatan struktural, adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung

jawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam rangka memimpin sutau satuan

organisasi negara. Jabatan struktural dipegang oleh eselon 1,2, dan 3.

dan jabatan fungsional. Adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab,

wewenang dan hak seseorang PNS dalam suatu satuan organisasi yang dalam

pelaksanaan tugasnya didasarka pada keahlian/atau ketrampilan tertentu serta bersifat

7

mandiri.

G. Nama dan Susunan Pangkat PNS

NO Nama Pangkat Golongan Ruang

1. Juru Muda I A

2. Juru Muda Tingkat I I B

3 Juru I C

4 Juru Tingkat I I D

5 Pengatur Muda II A

6 Pengatur Muda Tingkat I II B

7 Pengatur II C

8 Pengatur Tingkat I II D

9 Penata Muda III A

10 Penata Muda Tingkat I III B

11 Penata III C

12 Penata Tingkat I III D

13 Pembina IV A

14 Pembina Tingkat I IV B

15 Pembina Utama Muda IV C

16 Pembina Utama Madya IV D

17 Pembina Utama IV E

• 1. Pembina Utama Gol. IV/e Guru Besar

• 2. Pembina Utama Madya Gol. IV/d Guru Besar Madya

• 3. Pembina Utama Muda Gol. IV/c Lektor Kepala

• 4. Pembina Tingkat I Gol. IV/b Lektor Kepala Madya

• 5. Pembina Gol. IV/a Lektor

8

• 6. Penata Tingkat I Gol. III/d Lektor Madya

• 7. Penata Gol. III/c Lektor Muda

• 8. Penata Muda Tingkat I Gol. III/b Asisten Ahli

• 9. Penata Muda Gol. III/a Asisten Ahli Madya

H. Kenaikan Pangkat

Reguler

4 tahun, apabila setiap unsur DP3 bernilai baik.

5 tahun, apabila salah satu unsur DP3 bernilai cukup.

Pilihan, yaitu kenaikan yang dipercepat, terdiri atas:

2 tahun, yaitu 1 tahun dalam jabatan, dengan setiap unsur DP3 bernilai baik.

3 tahun, yaitu 1 tahun dalam jabatan, dimana salah satu DP3 bernilai cukup.

Istimewa, yaitu: 2 tahun, apabila DP3 amat baik dan menunjukkan prestasi kerja yang

luar biasa.

Pengabdian, yaitu apabila setiap unsur DP3 tidak ada yang bernilai kurang dan sudah

4 tahun dalam pangkat terakhir.

Anumerta, yaitu: kenaikan pangkat penghargaan karena meninggal dunia dan

diberikan pada tanggal meninggalnya. Pangkatnya dinaikkan 1 tingkat.

Tugas belajar, menjadi pejabat negara, penyesuaian ijasah: tetap mengikuti aturan

umum.

I. Sistem Pembinaan PNS

1. Patronage System (Sistem Kawan), Sistem pembinaan yang dilakukan secara

subyektif hanya melihat orangnya bukan kecakapan, mulai dikembangkan di AS

tahun 1829 masa pemerintahan Andrew Jackson.

a. Spoil Syistem (Bersifat Politis), Partai yang menang dapat menikmati semua

fasilitas

9

b. Nepotisme Syistem (Bersifat Non Politis), Pada masa pemerintahan gereja Romawi

pemilihan didasarkan pada hubangan kekeluargaan (kerajaan & gereja.

2. Merrit Syistem (Sistem Kecakapan/Sistem Prestasi Kerja), Sistem pembinaan

dimana pengangkatan untuk menduduki jabatan/kenaikan pangkat didasarkan pada

kecakapan dan prestasi.

3. Karrier Syistem (Sistem Karir), Sistem pembinaan dimana pengangkatan pertama

didasarkan pada kecakapan & pengembangan selanjutnya berdasarkan masa kerja,

kesetiaan & pengabdian .

a. Terbuka, Dapat mengangkat orang dari luar instansi yang bersangkutan untuk

menduduk jabatan tertentu.

b. Tertutup, Untuk mengisi jabatan harus PNS yang berasal dari instansi yang

bersangkutan.

J. Hak dan Kewajiban Pegawai

KEWAJIBAN:

1. Wajib setia dan taat kepada Pancasila, UUD 1945 dan Pemerintah

2. Wajib mentaati semua peraturan perundang-undangan

3. Wajib menjalankan tugas kedinasan

4. Wajib menyimpan rahasia

HAK:

1. Gaji dan tunjangan

2. Kenaikan pangkat

3. Cuti

4. Pensiun

K. Gaji (Sistem Penggajian)

• Sistem skala tunggal (mono-scale system) berlaku secara nasional – kepada pegawai

10

yang berpangkat sama diberikan gaji yang sama pula

• Sistem skala ganda (multi-scale system)

Pemberian tunjangan kepada pegawai yang melakukan pekerjaan tertentu, yang

didasarkan pada sifat pekerjaan, prestasi, tanggung jawab. Tunjangan inilah yang

disebut sebagai tambahan gaji. Akumulasi gaji dan tunjangan inilah yang disebut

“take home pay”

• Sistem skala gabungan.

Setiap PNS pasti mempunyai gaji pokok karena ketika diangkat sudah tertera

pangkatnya. Tapi tidak semua PNS mempunyai tunjangan yang sama karena

tunjangan didasarkan pada jabatannya.

L. Jenis Tunjangan

• Tunjangan jabatan fungsional (berdasarkan sifat pekerjaan, misalnya dokter, dosen,

pengamat gunung berapi, pustakawan, peneliti, hakim, dll)

• Tunjangan jabatan struktural (berdasarkan jabatan dalam organisasi, misalnya dirjen,

irjen, kepala biro, dll)

• Tunjangan keluarga (sejak 1994 yang ditanggung adalah pasangannya dan 2 anak)

• Tunjangan kemahalan (diberikan untuk yang bertugas di daerah yang kebutuhan

pokoknya tinggi)

• Tunjangan daerah terpencil (diberikan untuk yang bertugas di daerah terpencil,

misalnya daerah indonesia timur)

• Tunjangan cacat dalam menjalankan tugas kedinasan

M. Cuti

Cuti adalah adalah keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka waktu

tertentu

Jenis Cuti:

11

1. Cuti Tahunan, diberikan bagi pegawai dengan masa kerja minimal 1 tahun.

Lamanya adalah 12 hari kerja.

2. Cuti Besar, diberikan bagi pegawai dengan masa kerja minimal 6 tahun. Lamanya

adalah 3 bulan.

3. cuti sakit, terdiri atas:

1 - 2 hari: menyampaikan pemberitahuan secara lisan.

2 – 14 hari: menyampaikan pemberitahuan secara tertulis beserta lampiran

keterangan dokter.

14 hari – 6 bulan: menyampaikan pemberitahuan secara tertulis dengan lampiran

keterangan dokter yang ditunjuk (MPK).

6 bulan – 1 tahun: menyampaikan pemberitahuan secara tertulis dengan lampiran

keterangan dokter yang ditunjuk (MPK).

Lebih dari 1 tahun: diberhentikan dengan hormat.

4. Cuti Bersalin, lamanya 3 bulan dan diberikan untuk anak pertama dan kedua.

5. Cuti Karena Alasan Penting, diberikan berdasarkan pertimbangan pimpinan.

Misalnya, menikah.

6. cuti di luar tanggungan negara, diberikan bagi pegawai dengan masa kerja minimal

5 tahun. Lamanya 3 tahun, dan dapat diperpanjang 1 tahun.

N. Pensiun PNS

1. Dasar hukum:

• Undang-undang No. 8 Tahun 1974 jo Undang-undang No. 43 tahun 1999 tentang

Pokok-pokok Kepegawaian.

• Undang-undang No. 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Janda Duda.

• Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 1977 tentang Penyesuaian Pensiun.

• Peraturan Pemerintah No. ... Tahun 1999 tentang Penyesuaian Pensiun.

12

2. Definisi pensiun berdasarkan Pasal 10 Undang-undang No. 8 Tahun 1974 jo

Undang-undang No. 43 Tahun 1999 adalah: jaminan hari tua sebagai balas jasa yang

diterima setiap bulan oleh pegawai negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan

dirinya untuk membiayai penghidupan selanjutnya.

3. Syarat umum, yaitu:

• diberhentikan dengan hormat;

• usia minimum 50 tahun;

• masa kerja minimum 20 tahun.

4. Syarat khusus (berupa pengecualian dari syarat umum), yaitu:

• tanpa syarat, yaitu PNS tersebut dinyatakan MPK tidak dapat bekerja karena

kecelakaan dalam menjalankan tugas kedinasan;

• masa kerja minimum 4 tahun, yaitu PNS dinyatakan MPK tidak dapat bekerja

karena kecelakaan tidak dalam tugas kedinasan;

• Restrukturisasi organisasi. Pensiun dipercepat dengan batas usia minimum 45 tahun

dan masa kerja minimum 10 tahun. Misalnya ketika departemen sosial dan

departemen penerangan direstrukturisasi.

• Besarnya: 40% - 75% dari gaji pokok.

5. Berakhirnya Pensiun

1. PNS yang bersangkutan meninggal dunia

2. PNS yang bersangkutan diangkat kembali menjadi PNS

3. PNS yang bersangkutan tanpa seijin negara menjadi pegawai negara asing

4. PNS terlibat gerakan yang bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945 dan GBHN

5. Keterangan yang diajukan untuk pemberian pensiun adalah PALSU

O. Pegawai Tidak Tetap

Pegawai yang diangkat untuk jangka waktu tertentu guna melaksanakan tugas

13

pemerintahan pembangunan yang bersifat tekhnis profesional dan administrasi sesuai

dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi pegawai tidak tetap tidak

berkedudukan sebagai pegawai negeri.

P. Formasi

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan dalam suatu

organisasi untuk dapat menjalankan tugasnya (Penjelasan pasal 15-43 UU No 43

tahun 1999).

Dasar Penyusunan Formasi:

Jenis Pekerjaan

Sifat Pekerjaan

Perkiraan beban kerja dan kapasitas seorang pegawai dalam waktu tertentu

Prinsip pelaksanaan pekerjaan

Jenjang dan jumlah pangkat jabatan yang tersedia

Kemampuan keuangan negara, yang erta hubungannya dengan gaji.

Pegawai Negeri adalah mereka yang memenuhi syarat yang ditentukan dalam

peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang

dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang

ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut

peraturan perundang-undangan yang berlaku. (UU No. 43 Tahun 1999, Pasal 1).

Pegawai Negeri terdiri dari:

1. Pegawai Negeri Sipil

o PNS Pusat

o PNS Daerah

2. Anggota TNI

3. Anggota Kepolisian

14

Sistem Pembinaan PNS:

1. Patronage System( Sistem Kawan)

2. Merrit System (Sistem Kecakapan)

3. Karrier Syistem (Sistem karier)

Pegawai yang diangkat untuk jangka waktu tertentu guna melaksanakan tugas

pemerintahan pembangunan yang bersifat tekhnis profesional dan administrasi sesuai

dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi pegawai tidak tetap tidak

berkedudukan sebagai pegawai negeri.

15