TUGAS KELOMPOK

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

D

I

S

U

S

U

N

OLEH :

DEVI GOSAL (1213069)

EVI GOSAL (1213070)

LAU FUI CHEN (1213116)

KELOMPOK 6

AKUNTANSI A

UNIVERSITAS ATMA JAYA MAKASSAR

BAB 6

SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN II : PROSEDUR PEMROSESAN

PENGGAJIAN DAN AKTIVA TETAP

GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PENGGAJIAN

Pemrosesan gaji pada kenyataannya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Secara teori, cek gaji

dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas regular. Namun demikian, karena alasan

kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :

1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok.

Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antarkaryawan. Misalnya, prosedur yang

berbeda digunakan untuk karyawan yang dibayar per jam, karyawan tetap, karyawan

borongan,dan karyawan komisi. Selain itu, pemrosesan gaji memerlukan prosedur akuntansi

khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak. Pengeluaran kas untuk akun perdagangan

tidak memerlukan pemrosesan khusus. Oleh karena itu, sistem pengeluaran umumtidak didesain

untuk menghadapi kerumitan ini.

2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran gaji

lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.

3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif lancar.

Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok.

Umumnya, perusahaan mendesain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi untuk

menghadapi kegiatan transaksi di tingkat normal. Kegiatan penggajian tidak bersifat

berkelanjutan. Pengeluaran kepada karyawan dilakukan seminggu sekali, dua minggu sekali, atau

sebulan sekali. Pengeluaran kepada karyawan dilakukan seminggu sekali, dua minggu sekali, atau

sebulan sekali. Untuk memaksakan beban proses ini secara berkala ke sistem umum akan

menambah beban yang berlebihan pada sistem tersebut.

Diagram Arus Data untuk Prosedur dan Penggajian

Meskipun prosedur penggajian tertentu bervariasi diantara peruahaan. Figur 6-1 menyajikan diagram

arus data yang menggambarkan tugas-tugas umum dari sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur.

Inti dari proses ini akan dijelaskan di bawah ini :

1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses penggajian dari

dua sumber yang berbeda : personalia dan produksi.

2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji,dan mendistribusikan cek

pembayaran ke karyawan.

3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap

pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi. Informasi

ini digunakan untuk menjurnal akun barang dalam proses (work in process-WIP).

4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian

dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah total gaji,

dalam akun bank khusus di mana gaji akan diambil.

5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang,

dan pengeluaran kas. Akun pengendali diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini.

SISTEM PENGGAJIAN MANUAL

Figur 6-2 menyajikan bagan alir yang memerinci prosedur di atas dalam konteks sistem manual. Tugas-

tugas utamanya,yaitu :

Personalia

Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai

formulir kegiatan personalia (personnel action form). Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan

yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam

tingkat gaji per jam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.Figur 6-3 menunjukkan formulir kegiatan

personalia yang digunakan untuk mengajukan penggajian dalam hal kenaikan gajji karyawan.

Produksi

Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja (time record) : kartu

pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan (job ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh

setiap pekerja di setiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke bagian akuntansi biaya (siklus

konversi), dimana dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke

akun Work In Process. Kartu waktu (time card) berisi total waktu kerja karyawan di tempat kerja. Kartu

ini dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran karyawan tersebut.Figur 6-5

megilustrasikan kartu waktu.

Akuntansi biaya

Departemen akuntansi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga

kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead.Pembebanan ini dirangkum dalam

rangkuman distribusi tenaga kerja (labor distribution summary) dan diteruskan ke departemen buku besar

umum.

Penggajian

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen

personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini melakukan

pekerjaan yaitu:

1. Menyiapkan daftar gaji (payroll register) (Figur 6-6) yang menunjukkan pembayaran bruto,

pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih.

2. Memasukkan informasi di atas ke catatan penggajian karyawan (employee payroll records) (Figur

6-7).

3. Menyiapkan cek gaji (paycheck) (Figur 6-8) untuk karyawan.

4. Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.

5. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.

Departemen utang

Staf administrasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda

terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut.Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke

pengeluaran kas.Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.

Pengeluaran kas

Manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian, memeriksanya, dan kemudian

menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke para karyawan.

Buku besar umum

Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi

biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha. Tanda terima pengeluaran kas menunjukkan

total jumlah gaji tentang dan perinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.

DARI RANGKUMAN DISTRIBUSI TENAGA KERJA

Debit Kredit

Barang dalam proses (Tenaga kerja langsung) XXX.XX

Overhead pabrik (Tenaga kerja tak langsung) XXX.XX

Utang gaji XXX.XX

DARI TANDA TERIMA PENGELUARAN KAS

Debit Kredit

Utang gaji XXX.XX

Kas XXX.XX

Pajak penghasilan federal XXX/XX

Pajak penghasilan dari Negara bagiam XXX.XX

Pajak penghasilan FICA XXX/XX

Pajak asuransi kelompok XXX.XX

Dana pensiun XXX.XX

Biaya serikat pekerja XXX.XX

PENGENDALI PENGGAJIAN

Otorisasi Transaksi

Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem

penggajian.Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi

karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu

karyawan yang tidak lagi di perusahaan. Formulir kegiatan personalia memungkinkan departemen

penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan kartu waktu.

Pemisahan Tugas

Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia

memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam.

Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan

kelebihan lainnya.Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat

mengubah informasi dan melakukan penipuan.Untuk mengendalikan hal ini, informasi tariff pembayaran

harus dating dari sumber independen-departemen personalia.

Supervisi

Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan

kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan

merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.

Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut ini :

1. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.

2. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.

3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.

4. Akun buku besar umum : pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji.

Pengendalian Akses

Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas.Keduanya dapat

disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi.Individu yang tidak jujur dapat

memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapa menggelapkan uang

kas.Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal

penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran.

Verifikasi Independen

Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian :

1. Verifikasi jam kerja. Sebelum mengirimkan kartu waktu ke bagian penggajian, supervisor harus

memverifikasi keakuratannya dan menandatanganinya.

2. Pengurus pembayaran (paymaster). Penggunaan pengurus pembayaran yang independen untuk

mendistribusikan cek (daripada supervisor) membantu memverifikasi eksistensi para karyawan.

Supervisor dapat terlibat dalam penipuan penggajian dengan berpura-pura mendistribusikan cek

pembayaran ke karyawan yang sebenarnya tidak ada.

3. Utang usaha. Staf administrasi utang usaha memverifikasi keakuratan daftar gaji sebelum

membuat bukti kas keluar yang mentransfer data kea kun dana gaji.

4. Buku besar umum. Departemen buku besar umum memverifikasi seluruh proses dengan

merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti penggajian.

SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER

OTOMATISASI SISTEM PENGGAJIAN MENGGUNAKAN PEMROSESAN BATCH

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan), sistem tersebut sering

kali cocok dengan pemrosesan batch dan file berurutan.Figur 6-9 menunjukkan sistem ini. Departemen

pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke

file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan fungsi

buku besar umum.

- Implikasi Pengendali

Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam sistem

batch untuk sistem pengeluaran umum. Sistem ini mengedepankan keakuratan akuntansi dan

mengurangi kesalahan dalam menulis cek.Selain itu, sistem ini tidak secara signifikan

meningkatkan efisiensi operasional, namun, untuk banyak jenis organisasi, tingkat teknologi ini

cukukp memadai.

MEREKAYASA ULANG SISTEM PENGGAJIAN

Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam

sistem manajemen sumber daya manusia –MSDM (human resource management – HRM).Sistem MSDM

menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan

karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia

(tarif pembayaran, pemotongan, dan lain-lain), juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real

time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan

dalam status karyawan pada saat terjadinya.

Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut :

1. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal

2. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data

3. Sekarang dilakukan secara real time.

Fitur-fitur operasional utama dalam sistem ini dibahas berikut.

- Personalia

Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time melalui

terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang

sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan

perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran).

- Akuntansi Biaya

Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk

menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file).

- Penjagaan Waktu

Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap hari minggu,

departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran (attendance file) saat ini.

- Pemrosesan Data

Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch :

1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead dan akun biaya.

2. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikrim ke

departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.

3. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan (employee file). Salinan

dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas.

4. File catatan karyawan diperbarui.

5. Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk

diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian

didistribusikan kepada para karyawan.

6. File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke

akun dana gaji. Cek dan salian bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas.

Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan yang

terakhir dikirim ke departemen utang.

7. Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan

file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.

- Implikasi Pengendalian

Fitur sistem penggajian dengan elemen-elemen real time memberikan banyak keuntungan

operasional, termasuk pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas

kerja, dan tenaga kerja administrasi.Bentuk ini juga membawa implikasi pengendalian.Banyak

pekerjaan yang dulunya dilakukan oleh tenaga manusia sekarang dilakukan oleh komputer.Sistem

berbasis komputer pasti menghasilkan catatan yang memadai untuk verifikasi independen dan

tujuan audit.Akhirnya, pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi

ke file data dan program komputer.

SISTEM AKTIVA TETAP

Aktiva tetap (fixed assets) adalah properti, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi

bisnis. Item-item ini relatif permanen dan seringkali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan

terbesar perusahaan. Contoh dari aktiva tetap adalah tanah, gedung, perabotan, mesin, dan kendaraan

bermotor. Sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan dengan akuisisi,

pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetap. Sistem yang efektif akan mendukung keputusan manajemen,

pelaporan keuangan, dan pelaporan ke pihak yang berwenang, dan juga akan memiliki pengendalian

internal yang memadai. Tujuan spesifik dari sistem aktiva tetap adalah ;

1. Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur

manajemen formal.

2. Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik

aktiva di dalam organisasi.

3. Mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai

dengan metode-metode yang wajar.

4. Menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan investasi

aktiva tetap di masa yang akan datang.

5. Mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

Sistem aktiva tetap memiliki beberapa karakteristik yang sama dengan siklus pengeluaran yang

disajikan dalam Bab 5, tetapi ada dua perbedaan penting yang membedakan sistem ini. Pertama, siklus

pengeluaran memproses akuisisi rutin untuk persediaan bahan baku untuk fungsi produksi dan persediaan

barang jadi untuk fungsi penjualan. Sistem aktiva tetap memproses transaksi nonrutin untuk sekelompok

besar pengguna dalam perusahaan .para manajer dalam semua wilayah fungsional perusahaan sebenarnya

melakukan investasi modal dalam aktiva tetap, tetapi transaksi ini muncul tidak teratur dibandingkan

dengan akuisisi persediaan. Karena transaksi aktiva tetap bersifat unik, transaksi aktiva tersebut

memerlukan persetujuan manajemen khusus dan prosedur otorisasi yang eksplisit.Sebaliknya, organisasi

sering mengotomatiskan prosedur otorisasi transaksi siklus pengeluaran untuk menangani secara efektif

akuisis rutin dalam volume besar.

Perbedaan kedua di antara sistem ini adalah perusahaan biasanya memperlakukan akuisisi

persediaan sebagai biaya periode lancar, namun mengapitalisasikan aktiva tetap yang menghasilkan

manfaat untuk periode jangka panjang.Karena umur produktif suatu aktiva tetap lebih dari satu tahun,

biaya akuisisinya dibebankan selama umurnya dan disusutkan sesuai dengan konvensi dan peraturan

akuntansi yang berlaku.Oleh karena itu, sistem akuntansi aktiva tetap meliputi alokasi biaya dan prosedur

mencocokkan yang bukan merupakan bagian dari sistem pengeluaran rutin.Karena ciri-ciri yang

membedakan inilah, kita memisahkan diskusi prosedur aktiva tetap dengan siklus pengeluaran.

LOGIKA SISTEM AKTIVA TETAP

Figur 6-11 menyajikan logika umum dari sistem aktiva tetap. Proses ini melibatkan tiga

pekerjaan: akuisisi aktiva, pemeliharaan aktiva, dan penghapusan aktiva.

Akuisisi Aktiva

Akuisisi aktiva (asset acquisition) biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang

melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan yang

terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Dalam keputusan ini, manajer

departemen sering kali memliki otoritas umum untuk menyetujui pembelian aktiva tetap yang tidak

mahal.Namun demikian, utntuk pengelauaran modal di atas batas materialitas yang ditetapkan, manajer

tersebut harus meminta persetujuan eksplisit.Biasanya hal ini melibatkan analisis manajemen modal

formal untuk mengevaluasi biaya dan manfaat dari permintaan tersebut.Sebagian besar dari analisis ini,

manajemen sering meminta penawaran dari beberapa pemasok.

Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, pekerjaan akuisisi aktiva teap mirip dengan

proses siklus pegeluaran. Terdapat dua perbedaan penting.Pertama, departemen penerimaan mengirim

aktiva tersebut ke pengguna atau manajer yang bersangkutan, bukan ke toko pusat atau gudang.Kedua,

departemen aktiva tetap, bukan pengendali persediaan, melakukan fungsi pembukuaannya.

Pemeliharaan Aktiva

Pemeliharaan Aktiva (asset maintenance) melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar

pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu

pemakaiannya.Beberapa metode depresiasi umum yang digunakan adalah garis lurus, jumlah digit tahun,

saldo menurun ganda, dan unit produksi.Metode depresiasi dan periode yang digunakan harus

merefleksikan, sedekat mungkin, penurunan actual kegunaan aktiva tersebut bagi perusahaan.Konversi

akuntansi dan peraturan IRS kadang-kadang menetapkan secara spesifik parameter depresiasi yang

digunakan. Misalnya, kalangan bisnis harus menyusutkan gedung kantor baru dengan metode garis lurus

dan menggunakan periode minimal 40 tahun.

Depresiasi aktiva tetap yang digunakan untuk produk manufaktur dibebankan ke biaya overhead

manufaktur dan kemudian dialokasikan ke WIP dalam siklus konversi. Pembebanan depresiasi yang tidak

digunakan untuk proses manufaktur diperlakukan sebagai biaya pada periode saat ini.

Perhitungan depresiasi merupakan transaksi internal yang harus diprosesoleh sistem aktiva tetap

tanpa manfaat eksplisit dari peristiwa ekonomi atau dokumen sumber yang menggerakkan transaksi

ini.Suatu catatan penting yang digunakan untuk memulai pekerjaan ini adalah jadwal depresiasi

(depreciation schedule). Jadwal depresiasi yang terpisah, seperti yang diilustrasikan dalam figur 6-12,

akan disiapkan oleh sistem tersebut untuk setiap aktiva tetap yang dicatat dalam buku besar pembantu

aktiva tetap.

Jadwal depresiasi menunjukkan kapan dan dimana depresiasi dicatat.Jadwal ini juga

menunjukkan kapan depresiasi berakhir untuk aktiva yang telah disusutkan sepenuhnya.Informasi ini juga

berguna bagi laporan manajemen untuk perencanaan penghapusan dan penggantian aktiva.

Pemeliharaan aktiva juga melibatkan penyesuaian akun aktiva untuk merefleksikan biaya

perbaikan fisik yang menaikkan nilai aktiva tersebut atau memperpanjang umur ekonomisnya.

Peningkatan semacam ini, yang sebenarnya merupakan investasi modal, diproses dengan cara yang sama

seperti akuisisi aktiva baru.

Penghapusan Aktiva

Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonomisnya atau ketika manajemen memutuskan

untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Bagian bawah

sebelah kiri dari figur 6-11 mengilustrasikan proses penghapusan aktiva. Proses ini dimulai ketika

manajer yang bertanggung jawab atas aktiva tersebut mengeluarkan permintaan menghapus aktiva

tersebut. Seperti transaksi lainnya, penghapusan suatu aktiva memerlukan persetujuan menurut prosedur

yang berlaku.Pilihan penghapusan aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan, atau

menghentikan penggunaan aktiva tersebut.Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan disposisi akhir

dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku

besar.

SISTEM AKTIVA TETAP BERBASIS KOMPUTER

Figur 6-13 menggambarkan sistem aktiva tetap berbasis computer.Untuk pembahasan ini,

ditampilkan sistem real-time.Akan tetapi, perusahaan yang memproses transaksi aktiva tetap dalam

jumlah besar mungkin menggunakan pemrosesan batch.Untuk menyederhanakan bagan alir berfokus

pada fitur utama dari sistem tersebut, langkah-langkah pemrosesan untuk utang usaha dan pengeluaran

kas telah dihilangkan.Bagian atas bagan alir ini mewakili prosedur aktiva tetap, bagian tengah mewakili

prosedur pemeliharaan aktiva tetap, dan bagian bawah mewakili prosedur penghapusan aktiva tetap.

Prosedur Akuisisi

Proses dimulai ketika staf administrasi akuntansi aktiva tetap menerima laporan penerimaan dan

bukti kas keluar. Dokumen-dokumen ini menyediakan bukti bahwa perusahaan secara fisik telah

menerima aktiva tersebut dan menunjukkan biayanya.Staf itu menggunakan terminal computer untuk

membuat catatan aktiva tersebut dalam buku besar pembantu aktiva tetap. Figur 6-14 menampilkan

contoh struktur catatan untuk file ini.

Perhatikan bahwa selain informasi biaya historis, staf juga memasukkan data spesifik tentang

umur ekonomis aktiva, nilai sisanya, ,metode depresiasi yang digunakan, dan lokasi aktiva dalam

perusahaan.

Sistem aktiva tetap secara otomatis memperbarui akun pengendali aktiva tetap di buku besar

umum dan menyiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar umum sebagai bukti dimasukkannya

data tersebut. Sistem ini juga menghasilkan laporan untuk manajemen akuntansi.

Berdasarkan parameter depresiasi yang terdapat dalam catatan aktiva tetap, sistem tersebut

menyiapkan jadwal depresiasi untuk setiap aktiva sejak akuisisi aktiva itu dicatat pertama kali. Jadwal itu

disimpan dalam disket komputer untuk memfasilitasi perhitungan depresiasi yang akan datang.

Pemeliharaan Aktiva

Sistem aktiva tetap menggunakan jadwal depresiasi untuk mencatat depresiasi pada akhir periode

secara otomatis. Tugas khusus ini mencakup

1. Penghitungan depresiasi periode saat ini

2. Pembaruan akumulasi depresiasi dan field nilai buku dalam catatan buku besar pembantu

3. Pembukuan total depresiasi ke akun buku besar umum yang dipengaruhi (biaya depresiasi dan

akumulasi depresiasi)

4. Pencatatan transaksi depresiasi dengan menambahkan catatan ke file voucher jurnal

Akhirnya, laporan depresiasi aktiva tetap, seperti yang ditunjukkan dalam figur 6-16 dikirim ke

departemen aktiva tetap untuk diperiksa.Manajer departemen harus melaporkan ke departemen aktiva

tetap mengenai setiap perubahan atas status aktiva tetap yang dibawah tanggung jawabnya.Staf

administrasi menggunakan terminal komputer untuk mencatat perubahan tersebut dalam buku besar

pembantu aktiva tetap.

Prosedur Penghapusan

Laporan penghapusan secara resmi mengotorisasi departemen aktiva tetap untuk menghilangkan

aktiva yang dihapus tersebut dari buku besarnya. Ketika staf administrasi menghapus catatan dari buku

besar pembantu aktiva tetap, sistem secara otomatis:

1. Membukukan dan membuat jurnal penyesuaian ke akun pengendali aktiva tetap tersbut dalam

buku besar umum

2. Mencatat setiap laba atau rugi yang berkaitan dengan transaksi penghapusan

3. Menyiapkan catatan voucher jurnal

Laporan status aktiva tetap yang berisi perincian penghapusan tersebut dikirim ke departemen

aktiva tetap untuk diperiksa.

MENGENDALIKAN SISTEM AKTIVA TETAP

Karena adanya kesamaan antara sistem aktiva tetap dan siklus pengeluaran, kebanyakan

pengendaliannya juga sama dan telah dibahas. Oleh sebab itu, pembahasan mengenai aktiva tetap akan

difokuskan pada tiga area yang berbeda dari sistem-sistem tersebut, yaitu otorisasi, supervisi, dan

verifikasi independen.

1. Pengendalian Otorisasi

Akuisisi aktiva tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap transaksi harus dimulai

dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang

bernilai tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan

permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.

2. Pengendalian Supervisi

Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva ini rentan terhadap

pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan di

gudang.Oleh karena itu, supervisi manajemen merupakan elemen yang penting dalam keamanan

fisik aktiva tetap.Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai

dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.Misalnya, kompoter yang dibeli untuk karyawan

tertentu harus diletakkan dalam lokasi yang tepat dan tidak boleh dipindahkan tanpa persetujuan

secara eksplisit.Kendaraan perusahaan harus diamankan dalam pusat penyimpanan kendaraan

perusahaan pada akhir waktu kerja dan tidak boleh dibawa pulang kecuali atas izin dari

supervisor yang berwenang.

3. Pengendalian Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk

menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis.Hal ini termasuk umur ekonomi

aktiva, biaya keuangan, penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tarif

diskon yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.

Auditor internal harus memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai pasar dari aktiva tetap perusahaan

dibandingkan dengan catatan aktiva tetap dalam buku besar pembantu. Selain itu, pembebanan

biaya depresiasi otomatis yang dihitung oleh sistem aktiva tetap harus diperiksa dan diverifikasi

keakuratan dan kelengkapannya. Kesalahan dalam menghitung depresiasi, dapat menyebabkan

kesalahan dalam biaya operasi, pelaporan pendapatan, dan nilai aktiva.