sia

88
SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENAGIHAN Dibuat untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi Disusun Oleh : 1. Maria Wihartati ( 10.1.445 ) 2. Daniel Sitompul ( 10.1.458 ) 3. Dessiana ( 10.1.502 ) 4. Parinah ( 10.1.515 ) Kelas : PA 705 Dosen : Yohanes Andry Putranto, SE.,M.Sc.,Ak Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Musi Palembang 2012

Upload: yudha-wisnu-syaputra

Post on 02-Nov-2014

672 views

Category:

Economy & Finance


3 download

DESCRIPTION

tugas

TRANSCRIPT

Page 1: Sia

SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENAGIHAN Dibuat untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi

Disusun Oleh :

1. Maria Wihartati ( 10.1.445 )2. Daniel Sitompul ( 10.1.458 )3. Dessiana ( 10.1.502 )4. Parinah ( 10.1.515 )

Kelas : PA 705

Dosen : Yohanes Andry Putranto, SE.,M.Sc.,Ak

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Musi

Palembang

2012

Page 2: Sia

BAB I

Daniel & Rekan , Konsultan

DOKUMEN USULAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

UNTUK PROYEK

PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENAGIHAN

Untuk :

Bimbingan Belajar Morning

Palembang

Page 3: Sia

I. Latar Belakang Organisasi

Bimbingan belajar morning didirikan pada 1 Juli 2010 yang merupakan perusahaan yang

bergerak di bidang jasa. Saat ini bimbingan belajar ini telah memperkerjakan seorang pengajar

berjumlah 30 orang yang terdiri dari pengajar tetap dan pengajar honorer yang dibayarkan

bedasarkan jumlah jam mengajar. Bimbingan belajar morning ini tidak hanya bergerak di bidang

jasa saja yang semata – mata hanya mengajar para siswa bimbingan belajarnya. Bimbingan belajar

ini juga menyediakan sebuah kantin untuk menunjang proses belajar mengajar di Bimbel ini,

dimana kantin tersebut menyediakan berbagai macam alat tulis, makanan dan minuman ringan

bagi siswa dan orang tua. Proses penyediaan produk di kantin bimbingan belajar Morning ini

dilakukan melalui 2 cara, yaitu dengan cara konsinyasi atau barang titipan untuk makanan dan

pembelian langsung oleh staff untuk alat tulis. Seiring dengan meningkatnya jumlah siswa di

bimbel Morning ini, maka menyebabkan pengelolaan kantin yang kompleks juga dimana

pengelolaan yang kompleks tersebut menimbulkan berbagai masalah dalam pengelolaanya.

Permasalahan yang ada dikarenakan kesalahan – kesalahan manual yang tinggi terkait dengan

penjualan dan penagihan sehingga laba yang dihasilkan pun menjadi tidak tepat.

Karena adanya permasalahan – permasalahan ini, maka pemilik Bimbingan Belajar Morning

kemudian membuat suatu kebijakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pengendalian

untuk penjualan dan penagihan. Kebijaksanaan ini kemudian telah dirumuskan dalam bentuk

perencanaan dan pengembangan sistem informasi yang telah dibuat. Dengan dikembangkannya

sistem informasi ini, diharapkan dapat mengatasi permasalahan – permasalahan yang timbul

sehubungan dengan perencanaan dan pengendalian penjualan dan penagihan.

II. Ruang – lingkup Proyek Sistem

Proyek sistem informasi pengendalian piutang yang akan dikembangkan ini mempunyai

ruang-lingkup yang harus dikerjakan sebagai berikut ini.

1. Meneliti terhadap prosedur – prosedur, catatan – catatan yang berhubungan dengan

perencanaan dan pengendalian penjualan dan penagihan.

2. Menganalisis operasi, perencanaan dan pengendalian yang berhubungan dengan penjualan

dan penagihan.

3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi, perencanaan dan

pengendalian mengenai penjualan dan penagihan.

4. Membuat program komputer untuk sistem informasi ini.

Page 4: Sia

5. Menerapkan dan mengimplementasikan sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan

dengan memuaskan.

III. Sasaran Proyek Sistem Informasi

Sasaran dari sistem informasi pengendalian piutang yang akan dikembangkan adalah untuk

mengatasi permaslahan – permasalahan yang timbul. Sesuai dengan yang dijabarkan di dalam

kerangka acuan ( TOR ), secara rinci sasaran yang akan dicapai ini adalah sebagai berikut ini.

1. Mengurangi kesalahan jumlah piutang yang akan ditagih pada konsumen.

2. Mengurangi piutang tak tertagih dengan membuat warning untuk utang diatas Rp 20.000,00

3. Meningkatkan kualitas laporan keuangan kantin.

IV. Permasalahan – permasalahan

Permasalahan-permasalahan yang terjadi yang berhubungan dengan perencanaan dan

pengendalian piutang adalah sebagai berikut :

1. Terdapatnya ketidakjelasan jumlah persediaan yang telah terjual

2. Terdapatnya kesalahan – kesalahan manual yang tinggi dalam pencatatan piutang.

3. Isi laporan laba – rugi kantin sering salah.

V. Kebutuhan – kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

Kebutuhan – kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah

sebagai berikut :

1. Rekapan jumlah utang untuk masing-masing pelanggan bagi penjaga kantin yang

menghasilkan informasi tentang status kredit langganan tertentu. Informasi ini diperlukan

untuk pengambilan keputusan pemberian kredit bagi langganan diterima atau ditolak.

2. Laporan mengenai kartu pembantu piutang untuk proses penagihan piutang.

3. Laporan mengenai stok barang yang terjual

Laporan ini berguna bagi pengelola untuk memperhitungkan laba kantin pada tiap bulannya.

VI. Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan

Sesuai dengan ruang-lingkup dari proyek sistem yang dijabarkan dalam kerangka acuan

(TOR) dan telah disetujui bersama, maka kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka

pengembangan sistem informasi ini adalah :

1. Menganalisis sistem

Page 5: Sia

2. Menentukan sistem yang baru yang sesuai dengan bimbel dan

3. Menerapkan sistem

VII. Pendekatan Pengembangan Yang Akan Digunakan

Pendekatan yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini adalah pendekatan sistem,

pendekatan atas – turun, pendekatan moduler dan pendekatan berkmbang sebagai berikut :

1. Pendekatan sistem ( system approach )

Pendekatan sistem merupakan pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu

kesatuan yang utuh terintegrasi dengan semua kegiatan-kegiatan lain dalam perusahaan.

Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi.

2. Pendekatan atas-turun (top-down approach)

Pendekatan atas turun dimulai dari level atas organisasi (level strategic planning), yaitu

dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya

dari pendekatan ini adalah melakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan

informasi dapat ditentukan, maka proses turun ke penentuan output, input, basis data,

prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan atas-turun ini sesuai dengan pendekatan

sistem.

3. Pendekatan moduler (modular approach)

Pendekatan moduler memecah-mecah sistem yang rumit menjadi bagian modul-modul yang

lebih sederhana. Sebagai akibatnya, tiap-tiap modul dapat dikembangkan dalam waktu yang

tepat sesuai dengan yang direncanakan, mudah dipahami dan mudah dipelihara.

4. Pendekatan berkembang (evolutionary approach)

Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang

memerlukannya saja pada saat ini dan akan terus dikembangkan untuk periode-periode

berikutnya mengikuti kebutuhannya dan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan

berkembang ini menyebabkan investigasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti

perkembangan teknologi yang cepat.

VIII. Metode penerapan Sistem Yang Akan Diusulkan

Penerapan dari sistem informasi yang telah dikembangkan akan diterapkan secara paralel.

Metode perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi yang secara paralel (parallel

change over method) ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem manual yang lama dengan

Page 6: Sia

sistem komputerisasi yang baru secara bersama-sama. Sistem manual yang lama masih tetap

beroperasi bersama-sama dianggap dapat ditinggalkan sepenuhnya. Metode ini dipilih, karena

sistem yang baru akan menggunakan teknologi yang canggih, sehingga penerapan dari sistem

yang baru tidak terlalu mengejutkan. Disamping itu, sistem yang lama dapat diguanakan sebagai

pembanding dan penilai dari sistem yang baru.

IX. Metodologi Pengembangan Yang Akan Digunakan

Sistem ini akan dikembangkan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem yang

sudah terbukti keunggulannya, yaitu analisis dan desain terstruktur (structured analysis and

design). Metodologi ini menggunakan alat-alat terstruktur sebagai berikut ini.

1. Diagram arus data (data flow diagram)

2. Bagan terstruktur (structured chart)

3. Kamus data

X. Pemecahan Alternatip

Metode pengolahan data yang akan digunakan ialah direct processing pemakai tunggal (single

user) dengan menggunakan komputer mikro yang dilengkapi dengan hard disk dan printer.

Proses-proses yang dilakukan untuk pemecahan ialah :

1. Proses penginputan barang dan harga serta penjualan untuk tiap barang yang dilakukan oleh

penjaga kantin.

2. Proses pencetakan laporan keuangan dilakukan oleh petanggung jawab kantin.

3. Proses mengevaluasi kredit dilakukan oleh penjaga kantin , apabila terdapat kredit yang akan

melebihi limit maka diperlukan persetujuan dari petanggung jawab kantin.

XI. Kendala-kendala Proyek Sistem Informasi

Sistem informasi yang direncanakan akan mengikuti kendala-kendala yang telah ditetapkan

oleh manajemen dan oleh peraturan-peraturan diluar organisasi yang mengikat. Kendala-kendala

ini meliputi penggunaan dana, lamanya waktu pengembangan, struktur organisasi yang ada serta

peraturan-peraturan di Prinsip Akuntansi Indonesia sebagai berikut :

1. Dana

Besarnya dana yang disediakan untuk pengembangan sistem informasi pengendalian

penjualan dan penagihan ini adalah tidak lebih dari Rp 10.000.000,-

Page 7: Sia

2. Waktu

Semua proyek-proyek sistem informasi yang direncanakan harus telah selesai dan siap

dioperasikan dengan baik paling lama akhir tahun 2012 dengan waktu pengembangannya

paling lama 4 bulan sejak usulan ini telah disetujui dan mempunyai umur ekonomis paling

sedikit 1 tahun dan paling lama 3 tahun.

3. Struktur organisasi

Pengembangan sistem ini tidak akan merubah total struktur organisasi yang telah ada. Kecuali

terdapat staff tertentu yang dibentuk hanya untuk penanganan kantin selain staff pengajar.

4. Prinsip Akuntansi Indonesia (PAI)

Metode yang digunakan dan penyajian laporan-laporan yang berhubungan dengan akuntansi

yang akan dihasilkan oleh sistem informasi harus sesuai dengan Prinsip Akuntansi Indonesia

yang berlaku lazim.

XII. Biaya Pengembangan Proyek Sistem Informasi

Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3

1. Biaya pengadaan a. Biaya pembelian perangkat keras b. Biaya Instalasi perangkat keras

Total biaya pengadaan

5.000.000 100.000

5.100.000

000

000

000

2. Biaya proyek (project-related cost)A. Biaya konsultan

a. 4 orang analis b. Biaya perjalanan dan akomodasi Total biaya konsultan

B. Tahap analisis sistem a. Biaya untuk mengumpulkan

datab. Biaya dokumentasi (kertas,

fotocopy)Total biaya tahap analisis sistem

C. Tahap desain sistema. Biaya dokumentasi b. Biaya rapat Total biaya tahap desain sistem

D. Tahap penerapan sistem a. Biaya pembuatan formulir baru b. Biaya latihan personal Total biaya penerapan sistem

Total biaya pengembangan sistem

2.000.000200.000

2.200.000

30.000

50.000

80.000

100.000100.000200.000

50.000500.000550.000

0

0

0

00

000

000

0

0

0

00

000

000

0

0

0

00

000

000

Page 8: Sia

3.0300.000 0 0 0

3. Biaya operasi dan biaya perawatan

a. Biaya personil

b. Biaya overhead

c. Biaya perawatan perangkat keras

Total biaya operasi dan perawatan

Total biaya-biaya

0

0

0

0

8.130.000

300.000

500.000

500.000

1.300.000

1.300.000

400.000

500.000

500.000

1.400.000

1.400.000

400.000

500.000

500.000

1.400.000

1.400.000

XIII. Manfaat Pengembangan Proyek Sistem Informasi

Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3

1. Keuntungan berwujud a. Pengurangan-pengurangan biaya

operasi b. Pengurangan kesalahan-kesalahan

proses c. Pengurangan kredit tak tertagihTotal keuntungan berwujud

0

0

00

300.000

500.000

50.000850.000

400.000

500.000

100.0001.000.000

400.000

500.000

150.0001.050.000

2. Keuntungan tak berwujud a. Peningkatan kepuasan kerja

personil b. Peningkatan kualitas laporan

keuangan c. Peningkatan keputusan manajemen

lebih baikTotal keuntungan tak berwujud

Total manfaat-manfaat

0

0

0

00

1.000.000

1.000.000

1.000.000

3.000.0003.850.000

1.000.000

1.000.000

1.500.000

3.500.0004.500.000

1.000.000

1.000.000

2.000.000

4.000.0005.050.000

XIV. Penilaian Kelayakan Proyek Sistem Informasi

Untuk alternatip yang ditawarkan akan dinilai kelayakannya . Kelayakannya meliputi kelayakan

semua aspek, yaitu kelayakan teknik,operasi,jadwal,ekonomi dan hukum.

A. Kelayakan teknik

Item Penilaian Alternatip

Ketersediaan teknologi di pasaran Mudah

Kemudahan dioperasikan Mudah

Dilihat dari hasil mengenai item penilaian yaitu mudah maka alternatip yang ditawarkan

dikatakan layak.

Page 9: Sia

B. Kelayakan Operasi

Item Penilaian Alternatip

Kemampuan personil Mampu

Kemampuan sistem menghasilkan informasi Baik

Kemampuan pengendalian operasi sistem Baik

Efisiensi dari sistem Baik

C. Kelayakan Jadual

Item Penilaian Kendala Alternatip

Waktu Pengembangan Sistem 6 bulan 2 bulan

Probabilitas selesai - 100%

Dari waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek ini, yaitu tidak boleh lebih dari 2

bulan dan memiliki probabilitas 100% sehingga kelayakan jadual untuk alternatip yang

diberikan ialah layak.

D. Kelayakan Ekonomi

Item Penilaian Kendala Alternatif

Dana yang dikeluarkan - Rp 10.000.000

Payback Period - 2 tahun 5 bulan

ROI - 27%

NPV 10% 347107,438

IRR - 11,80%

E. Kelayakan Hukum

Penilaian kelayakan Alternatif

Kelayakan teknik Layak

Page 10: Sia

Kelayakan operasi Layak

Kelayakan jadual Layak

Kelayakan ekonomi Layak

Kelayakan hukum Layak

Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa alternatif yang ditawarkan telah layak pada

setiap aspeknya.

XV. Kebutuhan Tenaga Pelaksana

Banyaknya tenaga yang akan melaksanakan proyek ini kami sesuaikan dengan ruang lingkup

proyek yang akan dikerjakan. Lamanya mereka terlibat didalam proyek ini juga didasarkan pada

pekerjaan yang harus ditangani di proyek ini. Tenaga-tenaga pelaksana ini kamipilihkan sesuai

dengan keahlian dan pengalaman mereka dibidangnya masing-masing yang ada hubungannya

dengan proyek ini. Tenaga-tenaga pelaksana ini adalah:

No Nama Jabatan

1. Daniel Sitompul Koordinator analis sistem

2. Maria Wihartati Analis sistem

3. Dessiana Analis sistem

4. Parinah Analis sistem

XVI. Kebutuhan Perangkat Keras

Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk pengaplikasian system ini adalah

aplikasi MYOB dengan dibantu dengan komputer beserta perangkat keras lainnya yang telah

dimiliki Bimbingan Belajar Morning.

XVII. Jadual Pelaksanaan

Page 11: Sia

Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas, maka waktu

yang ditaksir akan digunakan dapat dilihat pada table dibawah ini.

No.Analisis Pengembangan

systemPengimplementasian

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Mengidentifikasi masalah

2. Mencari sumber masalah

3. Mencari solusi masalah

4. Mencari system yang sesuai

5. Mengevaluasi sitem dengan permasalahan

6. Menentukan system yang dipakai

7. Mengimplementasikan system

8. Evaluasi dan pengimplementasian ulang

9. Implementasi sitem akhir

Page 12: Sia

BAB II

Daniel & Rekan , Konsultan

DOKUMEN LAPORAN HASIL ANALISIS SISTEM

UNTUK PROYEK

PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENAGIHAN

Untuk :

Bimbingan Belajar Morning

Palembang

Page 13: Sia

DAFTAR ISI

I. ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEMII. PERMASALAHAN-PERMASALAHAN

III. IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAHIV. IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSANV. PENELITIAN YANG DILAKUKAN

VI. HASIL ANALISISVII. KESIMPULAN ANALISIS

VIII. REKOMENDASI UMUM

Page 14: Sia

I. ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM

Bimbingan Belajar Morning akan mengembangkan sistem informasi pengendalian penjualan

dan penagihan sesuai dengan yang telah direncanakan. Sistem informasi ini perlu dikembangkan

karena adanya beberapa permasalahan yang perlu di atasi. Permasalahan-permasalahan ini

menyebabkan ketidakjelasan laba yang diperoleh. Setiap bulannya pemiik harus menambahkan

uang pembelian barang sebesar Rp 200.000,00, sedangkan intensitas anak-anak maupun orang tua

membeli makanan, minuman, dan alat tulis dapat dikatakan tinggi untuk setiap harinya.

Pencatatan dan informasi piutang yang dicatat juga tidak jelas, apalagi untuk orang dengan nama

yang sama. Ketidakjelasan laba yang diperoleh ini diperkirakan akan terjadi lagi untuk tahun-

tahun mendatang bila tidak di atasi. Maka dari itu, perlu dilakukan analisis terhadap

permasalahan-permasalahan yang terjadi sebelum didesain suatu sistem informasi yang baru

untuk mengatasinya.

II. PERMASALAHAN-PERMASALAHAN

Permasalahan-permasalahan yang terjadi ini telah diutarakan di tahap perencanaan sistem, yaitu sebagai berikut:

4. Terdapatnya ketidakjelasan jumlah persediaan yang telah terjual

5. Terdapatnya kesalahan – kesalahan manual yang tinggi dalam pencatatan piutang.

6. Isi laporan laba – rugi kantin sering salah.

III. IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH

Permasalah-permasalah tidak akan terjadi dengan sendirinya, tetapi pasti ada yang

menyebabkannya. Kami mengidentifikasi penyebab dari masalah-masalah yang terjadi sebagai

berikut:

1. Terdapatnya ketidakjelasan jumlah persediaan yang telah terjual.

Masalah ini kami identifikasikan disebabkan oleh tidak adanya pencatatan mengenai unit

barang dan harga serta penjualan untuk setiap barang yang seharusnya dilakukan oleh bagian

yang mengurus kantin.

Page 15: Sia

2. Terdapatnya kesalahan – kesalahan manual yang tinggi dalam pencatatan piutang.

Penyebab permasalahan yang satu ini karena secara manual saja tidak ada buku khusus untuk

mencatat piutang yang sering terjadi, selain itu tidak terdapat kode atau pembeda untuk orang

yang memiliki nama yang sama, sehingga sering kali salah atau tertukar dalam menambahkan

maupun mengurangi total piutang orang yang memiliki nama yang sama.

Adapun masalah lainnya, orang yang mengurus kantin tersebut yang merangkap sebagai administrasi

lupa untuk mengurangi piutang yang telah dilunasi.

3. Isi laporan laba – rugi kantin sering salah.

Point 1 dan point 2 yang telah dijelaskan sebelumnya menjadi faktor penyebab adanya kesalahan

dalam laporan laba-rugi yang dibuat dan dilaporkan setiap bulannya.

Dengan demikian, penyebab terjadinya masalah-masalah yang mampu kami identifikasikan adalah

sebagai berikut:

1. Tidak adanya pencatatan mengenai unit barang dan harga serta penjualan untuk setiap barang.

2. Secara manual saja tidak ada buku khusus untuk mencatat piutang yang sering terjadi.

3. Kantin diurus oleh orang yang juga menjabat sebagai administrasi, sehingga sering terjadi

lupa mencatat penambahan maupun pengurangan piutang.

1V. IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN

Kami mencoba membantu Bimbingan Belajar Morning yang masih menggunakan sistem manual

untuk menentuksn titik-titik keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan terjadinya masalah ini. Titik

keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Dengan mengidentifikasi titik-

titik keputusan ini, kami berusaha untuk melacak darimana penyebab-penyebab masalah tersebut terjadi.

1. Penyebab masalah adalah tidak adanya pencatatan mengenai unit barang dan harga serta

penjualan untuk setiap barang. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah

ini adalah:

Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “ Ketiadaan

pencatatan kartu persediaan”. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan tidak adanya

informasi mengenai persediaan yang ada, baik persediaan awal, yang terjual, dan persediaan

akhir.

2. Penyebab masalah adalah secara manual saja tidak ada buku khusus untuk mencatat piutang

yang sering terjadi. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:

Page 16: Sia

Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “proses dokumentasi

piutang yang tersistematisasi”. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan kekurangan data berupa

informasi piutang yang dapat mengakibatkan ketidakjelasan mengenai piutang yang ada.

3. Penyebab masalah adalah kantin diurus oleh orang yang juga menjabat sebagai administrasi,

sehingga sering terjadi lupa mencatat penambahan maupun pengurangan piutang. Titik

keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah:

Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “tidak adanya

pembagian tugas”.

Titik keputusan ini dapat mengakibatkan tumpang tindihnya pekerjaan. Pekerjaan tidak dapat

dikerjakan secara maksimal karena harus mengurusi banyak pekerjaan sekaligus.

V. Penelitian yang Dilakukan

Kami telah dapat mengidentifikasikan apa penyebeb dari masalah dan dimana terjadinya

masalah tersebut. Untuk menjawab pertanyaan mengapa masalah ini terjadi dan apakah benar

masalah ini terjadi, maka kami perlu melakukan penelitian yang terinci. Penelitian ini

dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta atau data. Tenik pengumpulan fakta yang kami

gunakan adalah wawancara dan pengamatan (observasi). Penelitian yang telah kami lakukan

adalah sebagai berikut.

Tanggal Kegiatan Penelitian Lokasi Peneliti

Yang

diwawancarai/

diamati

25-09-‘12 Wawancara untuk mengidentifikasi masalah yang ada di bimbel.

Bimbel Morning Maria WihartatiDaniel SitompulDessianaParinah

Pemilik

Bimbel

Wawancara proses evaluasi kredit

Bimbel Morning Maria WihartatiDaniel SitompulDessianaParinah

Bagian

Administrasi

Wawancara proses pencatatan piutang

Bimbel Morning Maria WihartatiDaniel SitompulDessianaParinah

Bagian

Administrasi

Wawancara pembuatan laporan Bimbel Morning Maria WihartatiDaniel SitompulDessianaParinah

Bagian

Administrasi

Page 17: Sia

13-10-‘12 Observasi evaluasi kredit Bimbel Morning Maria WihartatiDaniel SitompulDessianaParina

Bagian

Administrasi

20-10-‘12 Observasi system yang digunakan Bimbel Morning Maria WihartatiDaniel SitompulDessianaParina

Bagian

Administrasi

Hasil dari penelitian ini dapat dilihat pada lampiran.

VI. Hasil Analisis

Dari hasil penelitian yang telah dikumpulkan dan telah kami analisis, maa kami dapat

membarikan hasil sebagai berikut ini.

Analisis Pengukuran Pekerjaan

Tugas dan tanggung jawab untuk setiap personil di Bimbel Morning telah didefinisikan dan

diterapkan dengan jelas. Hal ini dapat diketahui dari deskripsi pekerjaan yang telah dibuat untuk

setiap personil dan dari hasil observasi juga menunjukkan hal ini. Distribusi pekerjaan untuk tiap-

tiap personil sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya cukup merata dan hamper semua beban

kerja personil overload baik untuk volume normal maupun volume puncak.

Analisis Keandalan

Hasil lain yang kami peroleh dari observasi adalah sebagai berikut ini. Untuk proses pencatatan

masuk-keluarnya barang dan pencatatan piutang masih menggunakan system manual yang

kemudian dipindahkan pencatatannya ke excel, personil-personil staf melakukannya tidak andal

dengan banyak membuat kesalahan-kesalahan yang pada akhirnya malah membuat kerugian

untuk Bimbel Morning. Besarnya kesalahan yang kami observasi selama 3 hari untuk proses

penjualan adalah 119% dengan rincian sebagai berikut ini.

Page 18: Sia

Yang diamati Banyak Kegiatan Banyak Kesalahan Tingkat Kesalahan

Doni 10 4 40%

Eric 15 7 46%

Yeni 6 2 33%

Total 31 13 119%

Untuk proses membuat piutang, dari pengamatan langsung pada pembuatannyam kami

mencatat kesalahan yang dilakukan rata-rata sebesar 5%. Kami menganggap besarnya tingkat

kesalahan ini menunjukkan pekerjaan yang dilakukan tidak andal. Batas toleransi kesalahan yang

kami anggap wajar maksimum adalah 1% saja.

Analisis Dokumen

Dokumen-dokumen yang digunakan di system ini adalah rekapan jumlah utang untuk

masing-masing pelanggan bagi penjaga kantin yang menghasilkan informasi tentang status kredit

langganan tertentu, laporan mengenai kartu pembantu piutang untuk proses penagihan piutang,

dan laporan mengenai stok barang yang terjual

Analisis Laporan dan Kebutuhan Informasi

Laporan yang dihasilkan oleh system lama, yaitu laporan penjualan harian (LPH).

Analisis Teknologi

Teknologi yang digunakan oleh Bimbel Morning, masih menggunakan system komputerisasi

yang standar seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel. Teknologi yang akan kami analisis saat

ini dapat digunakan untuk pencatatan jumlah hutang masing-masing pelanggan, pencatatan

piutang (bila sudah mencapat batas maksimal Rp20.000,00 maka akan langsung ditagih kepada

pelanggan) dan pencatatan mengenai stok barang yang masuk dan yang terjual setiap harinya.

VII. Kesimpulan Analisis

Dari beberapa hasil analisis yang terpisah untuk masing-masing kelompok analisis, akan

kami rangkai menjadi satu kesimpulan berdasarkan subyek permasalahan yang terjadi.

1. Ketidakjelasan jumlah persediaan yang telah terjual.

Masalah ini disebabkan oleh karena :

Page 19: Sia

a. Dikarenakan staf yang berjaga untuk kantin tidak hanya satu orang, jadi ada jam

tertentu untuk pergantian jam kerja.

Orang yang mengurus kantin tersebut yang merangkap sebagai administrasi lupa untuk

mengurangi piutang yang telah dilunasi.

b. Pencatatan manual terkadang terdapat kesalahan pencatatan.

2. Kesalahan manual yang tinggi dalam pencatatan piutang.

a. Karena secara manual saja tidak ada buku khusus untuk mencatat piutang yang sering

terjadi.

b. Tidak terdapat kode atau pembeda untuk orang yang memiliki nama yang sama.

3. Isi laporan laba-rugi kantin yang salah

Karena pencatatan system manual yang salah dapat mengakibatkan kesalahan pencatatan

dalam laporan keuangan, khusnya dalam pencatatan laporan laba-rugi.

VIII. Rekomendasi Umum

Setelah kami selesai melakukan analisis system ini, kami merekomendasikan untuk

melanjutkan ke tahap penggunaan system baru. Dari hasil analisis ini telah diketahui dengan jelas

apa penyebab dari maslah-masalah yang terjadi dan mengapa masalah-masalah tersebut terjadi.

Masalah-masalah ini akan dapat diatasi dengan penggunaan system baru, selain excel. Bila hasil

analisis ini telah disetuui oleh pemilik Bimbel Morning, maka kami akan melanjutkan ketahap

berikutnya, yaitu tahap desain system secara umum untuk menggambarkan bagaimana system

baru yang akan digunakan dapat mengatasi masalah-masalah yang ada dan dapat memenuhi

kebutuhan-kebutuhan pencatatan masuk-keluarnya barang di Bimbel Morning.

Sampai tahap ini, kami tetap berkesimpulan bahwa system baru yang telah direncanakan

(alternative kedua) masih relevan dan tepat untuk system pencatatan di kantin Bimbel Morning.

Dasi hasil analisis ini, kami belum memperoleh sesuatu hal yang memaksa merubah system yang

telah direncanakan. Rekomendasi untuk melanjutkan proyek ini juga dengna alasan bahwa proyek

ini masih layak untuk dikembangkan baik secara teknis, secara operasi, dan secara skonomi.

Page 20: Sia

BAB III

Daniel & Rekan , Konsultan

DOKUMEN LAPORAN HASIL

DESAIN SISTEM SECARA UMUM

UNTUK PROYEK

PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENAGIHAN

Untuk :

Bimbingan Belajar Morning

Palembang

Page 21: Sia

DAFTAR ISI

I. TUJUAN DESAIN SISTEM SECARA UMUM

II. TEKANAN-TEKANAN DESAIN

III. DESAIN MODEL SECARA UMUM

IV. DESAIN OUTPUT SECARA UMUM

V. DESAIN IMPUT SECARA UMUM

VI. DESAIN DATABASE SECARA UMUM

VII. DESAIN TEKNOLOGI SECARA UMUM

VIII. DESAIN PENGENDALIAN SECARA UMU

IX. ANALISIS BIAYA/MANFAAT

X. PENILAIAN KELAYAKAN

XI. KEBUTUHAN PERANGKAT KERAS

Page 22: Sia

I. TUJUAN DESAIN SISTEM SECARA UMUM

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara

umum kepada user dan manajemen tentang sistem baru yang akan kami usulkan. Desain sistem

secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan

komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Tahap desain sistem

secara umum ini kami lakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis

telah di setujui oleh manajemen. Kami tidak langsung melakukan desain secara terinci, karena

hasil dari desain terinci akan percuma dan sia-sia bila tidak sesuai dengan apa yang diinginkan

oleh pemakai sistem dan manajemen. Desain secara rinci akan kami lakukan setelah hasil dari

desain secara umum ini disetujui oleh manajemen.

II. TEKANAN-TEKANAN DESAIN

Tekanan-tekanan desain (design forces) adalah tekanan-tekanan yang harus

dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena sasarannya.

Supaya sukses, kami akan mempertimbangkan design forces yang ada dan bagaimana tekanan-

tekanan ini mempengaruhi proyek sistem informasi. __macam design forces akan kami

pertimbangkan dalam mendesain sistem informasi ini.

1. Jalur pemakai/sistem

Sistem informasi yang kami desain, kami usahakan supaya dapat menyediakan jalur antara

pemakai dengan didtem yang menyenangkan, luwes, konsisten, dan mudah dikontrol oleh

pemakai sistem. Jalur pemakai/sistem yang tersedia adalah:

a. Umpan balik

Semua proses akan didesain untuk menghasilkan waktu respon yang paling optimal

(paling cepat).

b. Bantuan

Bantuan akan kami sediakan pada proses memasukkan input yang berupa kode-kode.

User yang lupa-atau ragu-ragu terhadap kode yang akan dimasukkan ke system, dapat

menekan tombol tertentu di keyboard dan bantuan tentang kode-kode yang ada akan

ditampilkan. Selanjutnya user dapat memilih kode yang dikhendaki dengan mudah dan

langsung dapat masuk ke sistem.

Page 23: Sia

2. Tantangan-tantangan persaingan.

Sistem informasi yang didesain juga ditujukan untuk dapat menghadapi tantangan-tantangan

persaingan, yaitu dengan cara sebagai berikut:

a. Sistem informasi akan menyediakan pelayan yang lebih baik kepada pelanggan, dengan

mempercepat pengecekan jumlah piutang.

b. Sistem informasi akan menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh

manajemen untuk mengatasi persaingan-persaingan dan merebut kesempatan-kesempatan

pangsa pasar yang ada.

c. Sistem informasi akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam hal pengendalian

penjualan dan penagihan.

3. Kualitas dan kegunaan informasi

Informasi berguna dan berkualitas. Informasi dikatakan berguna dan berkualitas bila tepat

pada waktunya, tepat nilainya, dan relevan. Informasi yang tepat pada waktunya sangat

tergantung dari mereka yang mengoperasikan sistem untuk menghasilkan informasi ini.

Desain dari sistem untuk membuat informasi yang tepat waktunya hanya dapat kami lakukan

dengan merancang proses penghasil informasi tersebut secepat mungkin. Di lain pihak, untuk

dapat menghasilkan informasi yang tepat nilainya ini, kami juga telah melakukan analisis

tentang kebutuhan-kebutuhan informasi bagi para pemakain, sehingga informasi yang akan

dihasilkan oleh sistem akan relevan.

4. Kebutuhan-kebutuhan sistem

Semua kebutuhan-kebutuhan sistem telah kami pertimbangkan dalam desain sistem, meliputi

sebagai berikut:

a. Keandalan sistem

Sistem akan dapat diandalkan untuk melakukan proses yang dapat dipercaya karena akan

dipasang dengan pengendalian-pengendalian.

b. Ketersediaan

Sistem informai akan mudah diakses baik oleh user maupun oleh manajemen karena telah

dipertimbangkan faktor-faktor jalur pemakai/sistem.

c. Keluwesan

Sistem informasi ini dirancang secara terstuktur, sehingga mudah beradaptasi sesuai

dengan kebutuhan-kebutuhan yang meningkat.

Page 24: Sia

d. Skedul instalasi

Sampai dengan diterapkannya sistem informasi ini nantinya, batas waktu pengembangan

sistem akan tetap dapat kami lakukan tepat pada waktunya sesuai dengan yang

direncanakan.

e. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan

Umur sistem akan dapat bertahan maksimal 3 tahun dan mampu bertahan lebih panjang

jika terjadi perubahan-perubahan yang cukup signifikan.

f. Kemudahan dipeliharaerstruktur dengan dokumentasi yang lengkap, sehingga mudah

dipelihara.

Sistem informasi ini dirancang secara

5. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data.

Semua kebutuhan-kebutuhan pengolahan data juga akan dapat ditangani oleh sistem

informasi yang sedang di desain ini, meliputi kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut:

a. Hambatan waktu pengolahan

Waktu mulai data dimasukkan sampai informasi dihasilkan akan berada dalam waktu

yang dapat diterima.

b. Permintaan perhitungan.

Model=model matematika akan digunakan dalam sistem informasi ini untuk

menghasilkan informasi yang dibutuhkan, seperti misalnya model pembukuan dan model

umur piutang.

6. Faktor-faktor organisasi.

Sistem informasi ini didesain dengan memperhatikan faktor-faktor organisasi yang ada di

Bimbingan Belajar Morning. Sistem informasi ini dapat mendukung operasi perusahaan

untuk dapat mencapai tujuannya. Bimbingan belajar Morning mempunyai tujuan

menyediakan fasilitas kenyamanan kepada para pelajar dan orang tua yang ada. Sistem

informasi ini menyediakan informasi kepada pihak manajemen agar dapat mengontrol

kegiatan yang dilakukan di bagian kantin ini.

7. Kebutuhan biaya-efektivitas

Tidak hanya pada tahap perencanaan sistem saja diperhitungkan tentang biaya dan efektivitas

dari sistem informasi yang akan dikembangkan. Akan tetapi pada tahap desain ini juga akan

Page 25: Sia

didesain suatu sistem informasi yang akan menghasilkan manfaat atau efektivitas yang lebih

besar dari biaya yang akan dikeluarkannya.

8. Kebutuhan-kebutuhan kelayakan.

Lima macam kelayakan, yaitu kelayakan teknik, kelayakan ekonomi,kelayakan hukum,

kelayakan operasi, dan kelayakan skedul juga akan kami nilai kembali di tahap desain sistem

ini.

III. DESAIN MODEL SECARA UMUM

Model dari system informasi yang kami usulkan akan kami sajikan dalam bentuk physical

dan logical. Physical system akan digambar dengan menggnakan bagan alir system. Logical

model akan digambar dengan menggunakan diagram arus data yang dilengkapi dengan kamus

data.Tiap-tiap kamus data akan menerangkan secara rinci data yang mengalir dalam diagram arus

data. Physical system akan menunjukkan bagaimana nantinya sistem ini secara fisik akan

diterapkan. Logical model akan menunjukkan bagaimana secara logika fungsi-fungsi system

informasi akan bekerja.

Metode pengolahan data yang akan digunakan di sistem ini adalah pengolahan data tersebar

dan metode pengolahan data langsubg, Metode pengolahan data tersebar memungkinkan tiap-tiap

departemen untuk memasukkan data tersendiri, mengolah, dan bahkan menghasilkan laporan

sendiri. Metode pengolahan langsung mempunyai karakteristik, yaitu semua transaksi yang terjadi

akan segera langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk, sehingga setiap saat akan dapat

dihasilkan informasi yang terakhir (mutakhir). Langkah-langkah untuk menerapkan metode-

metode ini dalam model system informasi disebut dengan prosedur. Prosedur adalahurut=urutan

yang tepatdari tahapan-tahapan instruksi y7ang menerangkan apayang harus dikerjakan, siapa

yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana dikerjakannya.

Secara fisik, model dari system informasi yang diusulkan tampak pada halaman

berikut inbi. Odel dari system informasi secarafisik ini digambarkan dalam bentuk document

flowchart.

Page 26: Sia

A

Proses Mengecek Pemenuhan Order

File induk Persediaan File Order Penjualan File Back Order

B

Proses Mengevaluasi Kredit

File Langganan File Piutang

1. Bagan Alir Sistem Proses Mengecek Pemenuhan Order

2. Bagan Alir Sistem Proses Mengevaluasi Kredit

Page 27: Sia

C

Proses Merekam Transaksi

File induk Persediaan File Order Penjualan File Langganan

File Piutang File Transaksi Barang

D

Proses Jurnal dan Posting

File Jurnal File Buku Besar

3. Bagan Alir Sistem Proses Merekamkan Transaksi Penjualan

4. Bagan Alir Sistem Proses Jurnal dan Posting ke Buku Besar

Page 28: Sia

A. Unit Organisasi Yang Terlibat

Terdapat tiga unit organisasi yang akan terlibat dalam sistem ini, yaitu sebagai berikut ini :

1. Bagian order penjualan

2. Bagian petanggung jawab kantin

3. Bagian kredit

4. Bagian pengolahan data elektronik

B. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan di sistem informasi ini adalah sebagai berikut ini.

a. Faktur penjualan rangkap 3 dengan tembusan-tembusannya sebagai berikut ini :

1. Tembusan bagian penjualan

2. Tembusan bagian petanggung jawab kantin

3. Tembusan bagian pengolahan data elektronik

C. Uraian Prosedur

Bagian Penjualan

1. Menerima order dari langganan. Order dari langganan dapat dilakukan lewat pesan yang

disampaikan dengan pengajar atau peserta dating sendiri menemui bagian penjual.

2. Memasukkan data penjualan kedalam program.

3. Mencetak faktur penjualan untuk penjualan kredit.

4. Meminta otorisasi petanggung jawab kantin untuk kredit yang melebihi limit yang

ditentukan.

5. Mendistribusikan tembusan-tembusan faktur yang ada pada pihak yang telah ditentukan.

Bagian Petanggung jawab kantin

1. Menerima dokumen dari bagian penjualan.

2. Bagian petanggung jawab kantin memutuskan permintaan kredit yang melebihi limit

apakah akan tetap diberikan kredit atau tidak.

Bagian kredit

1. Mengevaluasi jumlah kredit yang terakumulasi pada sistem.

2. Menagih piutang kepada pelanggan secara berkala.

Page 29: Sia

Bagian Pengolahan data

Bagian ini tidak melakukan fungsi memasukkan data transaksi karena semua input

dimasukkan lewat masing-masing bagian secara tersebar. Yang dilakukan oleh bagian

pengolahan data hanya mencetak laporan-laporan periodic. Macam-macam laporan yang

dihasilkan dari bagian ini dapat dilihat pada bagian lampiran. Laporan-laporan yang dihasilkan

langsung oleh bagian pengolahan elektronik didistribusikan kepada pemilik.

IV. DESAIN OUTPUT SECARA UMUM

Output yang akan dihasilkan oleh oleh sistem informasi dapat berupa output di media keras

lewat hard copy device maupun di media lunak lewat soft copy device. Output di media keras

dapat berupa laporan-laporan formal maupun dokumen-dokumen hasil cetakan komputer.

Macam-macam output ini yang akan dihasilkan oleh sistem dapat dilihat pada bab 4.

V. DESAIN INPUT SECARA UMUM

Indup yang dibutuhkan oleh system informasi ini seperti tampak di diagram arus data juga terdiri

dari dua macam, yaitu yagn berupa suatu dokumen dan input berupa dialog di layar terminal.

Input yang berupa dokumen dapat dibutuhkan oleh system informasi ini dapat dilihat F-103.

VI. DESAIN DATABASE SECARA UMUM

Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File-file data-base yang dibutuhkan oleh sisitem

informasi ini seperti tampak di diagram arus data dapat dilihat pada formulir F-105.

VII. DESAIN PENGENDALIAN SECARA UMUM

Sebuah sistem yang baik dibuat untuk dapat mencegah, menjaga, melacak serta

mengevaluasi kesalahan yang ada, baik yang disengaja atau tidak disengaja, maka sebuah

sistem informasi haruslah memiliki sebuah kontrol atau pengendalian secara umum maupun

pengendalian aplikasi. Dalam hal ini pengendalian secara umum merupakan pengendalian

diluar suatu aplikasi pengolahan data, yang terdiri dari:

a. Pengendalian Organisasi

Pengendalian organisasi bisa dilakukan dengan membuat pemisahan tugas dan

pemisahan tanggung jawab yang jelas. Pemisahan tugas antara front office yang

Page 30: Sia

bertugas memfotokopi materi bimbingan belajar siswa dan mengurus berbagai hal

bimbingan diluar kelas dengan petugas lain yang mencatat pembelian, penjualan,

persediaan kantin ataupun transaksi lain di kantin bimbingan belajar ini. Dengan

pemisahan tugas serta tanggung jawab tersebut, kemungkinan adanya kecurangan atau

kesalahan dalam penghitungan nilai persediaan, penjualan ataupun piutang penjualan

dapat diperkecil karena adanya pengecekan ulang.

b. Pengendalian dokumentasi

Beberapa pendokumentasian berikut sangat penting untuk beberapa keperluan

seperti mempelajari cara mengoperasikan sistem baru, sebagai bahan training atau

pelatihan pegawai, atau sebagai dasar pengembangan sistem lebih lanjut lagi. Berbagai

dokumentasi yang ada berikut diantaranya dapat berupa:

1. Dokumentasi Prosedur

Dokumentasi ini berisi prosedur pemakaian yang harus dilakukan pada

suatu keadaan tertentu, seperti prosedur penggunaan program, prosedur

pemakaian file atau data, atau juga prosedur dalam pembuatan file backup

dalam penggunaan program yang kami buat ini. Dokumentasi ini dapat

digunakan sebagai panduan dalam pemakaian oleh pegawai perusahaan,

sehingga pemahaman akan penggunaan program kami ini dapat dipahami

dengan jelas dan mudah.

2. Dokumentasi Sistem

Pada dokumentasi ini perancang sistem ingin menunjukkan bentuk dari

sistem pengolahan data yang kami ajukan ini, yang dapat dilihat pada bagan

alir sistem (system flowchart) yang terdapat pada lampiran laporan kami ini.

Dari bagan alir tersebut, calon pengguna sistem dapat melihat mengetahui

deskripsi output yang dihasilkan sistem ataupun daftar pengendalian untuk

setiap sistem pengolahan yang ada dalam sistem kami ini.

3. Dokumentasi Program

Pada dokumentasi ini perancang sistem berusaha menggambarkan logika

dari program dalam bentuk bagan alir (program flowchart) seperti lampiran

pada dokumentasi sistem (dapat dilihat di bagian lampiran laporan). Dengan

mengetahui maksud dari dokumentasi program dalam bentuk program

Page 31: Sia

flowchart, diharapkan calon pengguna mampu memberi saran atau masukan

guna memodifikasi atau mengembangkan bagian program ini ke depannya.

4. Dokumentasi Operasi

Dokumentasi ini berisi prosedur atau penjelasan tentang tata cara

penggunaan program dan cara pengoperasiannya. Dokumentasi operasi terkait

penggunaan program ini dapat dilihat pada bagian lampiran laporan,

dokumentasi ini perancang sistem sajikan dalam bentuk alur flowchart.

5. Dokumentasi Data

Dokumentasi data ini terkait berbagai definisi dari berbagai item di dalam

sistem database program yang digunakan oleh program sistem informasi ini.

Dokumentasi data ini kami sajikan dalam bentuk kamus data di bagian

lampiran laporan kami ini.

c. Pengendalian Perangkat Keras (Hardware)

Pengendalian perangkat keras atau hardware ini, perancang sistem memakai

pengendalian yang sudah ada atau terpasang dari pabrik pembuat. Pengendalian yang

sudah terpasang tersebut di dapat dari pabrik pemroduksi CPU computer yang

perancang gunakan. Jadi dalam pengendalian perangkat keras ini, perancang tidak

perlu lagi suatu pengendalian.

d. Pengendalian Keamanan Fisik

Pengendalian terhadap keamanan fisik dilakukan untuk menjaga keamanan

perangkat keras, perangkat lunak dan manusia sebagai pengguna. Dalam hal ini

perancang menyarankan perusahaan untuk melakukan pengendalian keamanan fisik ini

dengan cara:

1. Pengisian agenda/jadwal jaga kantin (sekaligus petugas server komputer).

2. Penggunaan kode akses program yang hanya diketahui oleh pemilik dan

petugas jaga.

3. Melakukan pengecekan ulang dengan jadwal yang rutin yang dapat diatur

pemilik usaha sendiri.

Pengendalian diatas ditujukan agar dapat meminimalisir kesempatan untuk

melakukan berbagai hal yang dapat merugikan perusahaan. Selain pengendalian

Page 32: Sia

keamanan seperti diatas, perusahaan juga perlu melakukan pengendalian atas

keberadaan computer atau perangkat keras lain yang menjadi fasilitas pencatat

kegiatan transaksi di kantin. Pengendalian terhadap lokasi fisik yang baik dalam suatu

ruangan server komputer kantin seperti:

1. Adanya fasilitas komputer cadangan.

2. Pemberian AC (air conditioner) di lokasi server komputer kantin berada.

3. Pemakaian UPS (Uninteruptible Power System) terhadap komputer.

4. Pemakaian stabilizer pada komputer.

Penggunaan alat bantu pengendalian keamanan tersebut dapat membantu petugas

dalam menjalankan tugasnya, baik dalam hal kenyamanan dan kelancaran penggunaan

sistem dalam komputernya.

e. Pengendalian Keamanan Data

Pengendalian keamanan data ini bertujuan untuk memastikan keberadaan data atau

file perusahaan di dalam sistem komputer, selain itu juga dapat memastikan akses ke

penggunaan sistem tidak dapat dengan mudah digunakan oleh beberapa orang yang

tidak memiliki kepentingan terhadap sistem ini sendiri. Pengendalian keamanan data

dapat perusahaan (sebagai pengguna sistem kami) lakukan dengan cara:

1. Proteksi atau perlindungan file dari ancaman virus komputer atau lain

sebagainya.

2. Pembuatan data backup (file backup) yang dirasa sangat penting

keberadaannya.

3. Pembatasan akses data lebih lanjut dari pihak yang tidak memiliki tanggung

jawab terhadap data atau file, dengan cara pembuatan kata sandi masuk sistem.

Page 33: Sia

VIII. Analisis Biaya/Manfaat

Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3

4. Biaya pengadaan c. Biaya pembelian perangkat keras d. Biaya Instalasi perangkat keras

Total biaya pengadaan

5.000.000 100.000

5.100.000

000

000

000

5. Biaya proyek (project-related cost)E. Biaya konsultan

c. 4 orang analis d. Biaya perjalanan dan akomodasi Total biaya konsultan

F. Tahap analisis sistem c. Biaya untuk mengumpulkan

datad. Biaya dokumentasi (kertas,

fotocopy)Total biaya tahap analisis sistem

G. Tahap desain sistemc. Biaya dokumentasi d. Biaya rapat Total biaya tahap desain sistem

H. Tahap penerapan sistem c. Biaya pembuatan formulir baru d. Biaya latihan personal Total biaya penerapan sistem

Total biaya pengembangan sistem

2.000.000200.000

2.200.000

30.000

50.000

80.000

100.000100.000200.000

50.000500.000550.000

3.0300.000

0

0

0

00

000

0000

0

0

0

00

000

0000

0

0

0

00

000

0000

6. Biaya operasi dan biaya perawatan

d. Biaya personil

e. Biaya overhead

f. Biaya perawatan perangkat keras

Total biaya operasi dan perawatan

Total biaya-biaya

0

0

0

0

8.130.000

300.000

500.000

500.000

1.300.000

1.300.000

400.000

500.000

500.000

1.400.000

1.400.000

400.000

500.000

500.000

1.400.000

1.400.000

Analisis biaya/manfaat dari proyek system informasi ini adalah sebagai berikut:

Payback period = 2 tahun, 5 bulan

ROI = 27%

Page 34: Sia

NPV (i = 10%) = Rp 347107,438

IRR = 11,80%

IX. PENILAIAN KELAYAAN

Penilaian kelayakan yang akan dilakukan meliputi kelayakan semua aspek, yaitu

kelayakan teknik, operasi, jadual, ekonomi dan hokum. Semua aspek kelayakan ini masih tetap

sama dengan yang dinilai pada tahap perencanaan system,kecuali penilaian terhadap kelayakan

ekonomi.

a. Kelayakan teknik

Item Penilaian Alternatip

Ketersediaan teknologi di pasaran Mudah

Kemudahan dioperasikan Mudah

Dilihat dari hasil mengenai item penilaian yaitu mudah maka alternatip yang ditawarkan

dikatakan layak.

b. Kelayakan Operasi

Item Penilaian Alternatip

Kemampuan personil Mampu

Kemampuan sistem menghasilkan informasi Baik

Kemampuan pengendalian operasi sistem Baik

Efisiensi dari sistem Baik

c. Kelayakan Jadual

Item Penilaian Kendala Alternatip

Waktu Pengembangan Sistem 6 bulan 2 bulan

Probabilitas selesai - 100%

Dari waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek ini, yaitu tidak boleh lebih dari 2

bulan dan memiliki probabilitas 100% sehingga kelayakan jadual untuk alternatip yang

diberikan ialah layak.

Page 35: Sia

d. Kelayakan Ekonomi

Item Penilaian Kendala Alternatif

Dana yang dikeluarkan - Rp 10.000.000

Payback Period - 2 tahun 5 bulan

ROI - 27%

NPV 10% 347107,438

IRR - 11,80%

e. Kelayakan Hukum

Penilaian kelayakan Alternatif

Kelayakan teknik Layak

Kelayakan operasi Layak

Kelayakan jadual Layak

Kelayakan ekonomi Layak

Kelayakan hukum Layak

Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa alternatif yang ditawarkan telah layak pada setiap

aspeknya.

XI. Kebutuhan Perangkat Keras

Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk pengaplikasian system ini adalah

aplikasi MYOB dengan dibantu dengan komputer beserta perangkat keras lainnya yang telah

dimiliki Bimbingan Belajar Morning.

Page 36: Sia

BAB IV

Daniel & Rekan , Konsultan

DOKUMEN LAPORAN HASIL

DESAIN SISTEM TERPERINCI

UNTUK PROYEK

PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENAGIHAN

Untuk :

Bimbingan Belajar Morning

Palembang

Page 37: Sia

DAFTAR ISI

IX. PENDAHULUANX. DESAIN OUTPUT TERINCI

XI. DESAIN INPUT TERINCIXII. DESAIN DIALOG LAYAR TERMINAL

XIII. DESAIN DATABASE TERINCIXIV. DESAIN TEKNOLOGI TERINCIXV. DESAIN PROGRAM KOMPUTER

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Page 38: Sia

I. PENDAHULUANDesain system terinci ini merupakan kelanjutan dari desain system secara umum

yang telah disetujui oleh manajemen. Di tahap desain terinci, kami akan menggambarkan

bagaimana dan seperti apa secara terinci komponen-komponen utama dari system

informasi pengendalian pemasaran dan penjualan ini. Langkah utama yang kami lakukan

adalah mendesain bentuk-bentuk laporan yagn dibutuhkan. Berikutnya kami mendesain

bentuk-bentuk input berupa dokumen dasar yagn akan digunakan di system informasi ini

berserta kode-kode input yang digunakan. Kemudian kami mulai mendesain bentuk-

bentuk tampilan dari dialog layar terminal.Selanjutnya yagn kami desain secara terinci

adalah struktur dari masing-masing file database yang digunakan, kapasitas teknologi

simpanan luar dan rancang bangunan dari program computer.

II. DESAIN OUTPUT TERINCISebanyak 14 macam bentuk output telah kami desain secara rinci. Output ini terdiri dari 2

buah berupa output dokumen dan 12 buah berupa laporan-laporan yagn dibutuhkan oleh

manajemen. Daftar dari output-output ini dapat dilihat di formulir F-102 di laporan desain

secara umum. Periode dari output-output ini bervariasi, ayang harian, minggunan dan

bulanan. Semua output ini dicetak menggunakan alat output printer.

Semua output kami desain sesuai dengan pedoman desain output yang baik, yitu sebagai

berikut ini.

1. Untuk laporan formal, output yang baik dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu:

a. Judul laporan.

b. Tubuh laporan.

c. Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal.

2. Digunakan spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.

3. Laporan akan berisi dengan keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin

akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.

4. Laporan untuk tingkat manajemen yagn lebih tinggi akan lebih tersering dan untuk

tingkat manajemen yang lebih rendah akan lebih terinci.

5. Laporan sederhana tetapi jelas.

Page 39: Sia

6. Laporan diungkapkan dlam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami

oleh pemakainya.

7. Isi laporan akurat.

8. Bentuk-bentuk laporan adalah standar, sehingga tidak akan menyebabkan

kebinggungan bagi mereka yang menggunananya.

9. Laporan yang dihasilkan semuanya akan berguna.

10. Biaya pembuatan laporan sudah dipertimbangkan.

Untuk mendesain output terinci ini kami menggunakan dua buah alat desain system, yaitu

bagan tata letak printer (printer layout chart) untuk menggambarkan sketsa bentuk output

di printer dan kamus data output untuk menjelaskan secara rinci tentang data yang akan

disajikan di output. Adapun output-output yang telah kami desain berserta letaknya di

laporan ini adalah sebagai berikut :

Page 40: Sia

BAB V

Parinah & Rekan , Konsultan

IMPLEMENTASI SISTEM

Untuk :

Bimbingan Belajar Morning

Palembang

Page 41: Sia

Pada tahap ini, simplementasi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem supaya

dapat untuk digunakan. Pada tahap implementasi sistem ini terdiri dari tiga langkah sebagai

berikut:

A. MENERAPKAN RENCANA IMPLEMENTASI

Penerapan rencana implementasi inidibuat untuk bisa mengatur biaya dan waktu yang

dibutuhkan selama tahap implementasi sistem ini. Semua biaya yang dikeluarkan dalam proses

implementasi disini akan dibuat dalam bentuk anggaran, yang kemudian akan menjadi pengendali

biaya-biaya yang akan dikeluarkan kemudian.

B. MELAKSANAKAN IMPLEMENTASI

Pada dasarnya kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar rencan implementasi yang

sudah direncanakan. Kegiatan yang dilakukan dalam melaksanakan implementasi disini sebagai

berikut:

1. Pemilihan Personil

Dalam hal ini personil yang dipilih untuk dilatih adalah personil atau karyawan yang sudah

ada di perusahaan. Personil yang dipilih ialah personil yang sudah ada di perusahaan yang

menempati posisi front office di bimbel. Personil yang terlibat dalam sistem informasi ini akan

menangani empat bagian tugas, yaitu:

a. Tugas input-output data (Data input-output jobs)

Yang termasuk dalam penanganan tugas ini, personil akan melaksanakan tugas

seperti:

- Sebagai operator dan pengawas pemasuk data, yang bertanggung jawab untuk

memasukkan dan data transaksi dan memverifikasinya.

- Menjadi operator dan pengawas pengolah data, yang bertugas menjadi orang yang

bertanggung jawab terhadap pengoperasian mesin dan sistem pengolah kata

komputer, serta pengolahan kata dan berbagai pengaturannya dalam sistem ini

sendiri serta hasil dari pengolahan kata ini.

b. Tugas operasi

Personil yang terlibat dalam tugas ini akan menangani jalannya operasi

pengolahan data transaksi yang tidak terlibat langsung dengan input ataupun output.

Personil dalam tugas ini akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengolahan

Page 42: Sia

data yang ada di perusahaan, dan pengorganisasian file agar dapat digunakan oleh

semua aplikasi dalam sistem. Yang kemudian akan membuat kamus data, standar

untuk penggunaan data dan penjaminan integritas dan keamanan data dalam sistem ini.

Personil dalam tugas ini juga akan menjadi analis atas informasi dari sistem ini,

dan bertanggung jawab terhadap semua operasi komputer dan sistem beserta semua

fasilitas pendukung dan peralatan. Dan menjadi pihak yang berkepentingan terhadap

proteksi sistem dan keamanannya, baik penggunaan ataupun penyimpanan datanya.

2. Pelatihan Personil/karyawan

Pelatihan personil dalam hal ini berbeda dengan pendidikan, pelatihan personil

dimaksudkan untuk personil yang akan menangani dan mengoperasikan sistem, yaitu karyawan

yang terlibat dalam persiapan input, pemrosesan data, pengoperasian hingga penjagaan sistem di

lapangan.

a. Pendekatan yang kami pakai untuk pelatihan personil, yaitu:

1. Pelatihan tutorial

Pada pendekatan ini personil akan dilatih dengan tatap muka langsung, dan akan

dibimbing secara langsung dalam pengoperasian sistem nantinya. Dan

sebelumnya personil akan diberi beberapa prosedur penggunaan sistem secara

tertulis.

2. Simulasi

Pendekatan ini merupakan tindak lanjut dari pelatihan tutorial, yang nantinya

personil akan menjalani suatu simulasi yang dibuat persis untuk mewakili

lingkungan kerja personil di tempat bekerja.

b. Skedul Pelatihan personil

1. Subyek atau materi pelatihan

Pada tahap ini personil akan diberi materi yang memiliki kemungkinan akan

terjadi dalam transaksi nyata oleh para instruktur pelatihan. Materi yang diberikan

berkaitan dengan sistem dan transaksi yang ditekankan dalam penanganannya di

sistem ini, yang menjadi pokok permasalahan perusahaan dalam analisis kami di

awal pengumpulan data.

Page 43: Sia

2. Pemilihan instruktur pelatihan

Instruktur yang akan melatih personil perusahaan nantinya adalah salah satu dari

anggota tim perancang sistem, yang dimana nantinya akan disesuaikan sesuai

keinginan dan kesesuaian jadwal perancang sebagai instruktur nantinya.

3. Tanggal pelaksanaan pelatihan

Setelah menetapkan materi yang akan diberikan, perancang sistem akan

memberikan opsi tanggal pelaksanaan pelatihan kepada pihak perusahaan.

Tanggal pelatihan personil rencananya perancang sistem sebagai instruktur

pelatihan. Pelatihan kami sebagai perancang dan instruktur pelatihan akan

dilaksanakan saat proposal sistem sudah diterima perusahaan, dan tanggal

pelatihan disesuaikan dengan keinginan perusahaan.

4. Persiapan tempat beserta instalasi perangkat lunak sistem (software)

Persiapan tempat penggunaan sistem nantinya akan disesuaikan dengan tempat

yang sudah diatur perusahaan, dimana letak front office yang ada di lobi tempat

bimbel akan diadikan tempat pengoperasiannya. Dan penempatan software akan

diinstal pada komputer yang sudah ada, tanpa menggangu fungsi atau aplikasi

yang sudah ada pada komputer tersebut. Persiapan ini akan dilaksanakan setelah

pelatihan sudah selesai dan personil dianggap sudah paham pengoperasiannya.

4. Pengetesan Sistem

Pengetesan system biasanya dilakukan setelah melakukan pengetesan program. Pengetesan

system (system testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen system yang

diimplementasi. Tujuan utama dari pengetesan system ini adalah untuk memastikan bahwa

elemen-elemen atau komponen-komponen dari system telah berfungsi sesuai dengan yang

diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan-

kelemahan yagn mungkin masih terjadi. Pengetesan system termasuk juga pengetesan program

secara menyeluruh. Pada pengetesan program, masing-masing program yang telah berjalan

dengan benar dan baik bukan berarti program tersebut juga akan dapat berjalan dengan program

lainnya dalam system dengan baik. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu

dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat memberikan output kepada program

yang lainnya.

Page 44: Sia

5. Konversi Sistem

Proses konversi system merupakan proses untuk meletakkan system baru supaya siap

mulai untuk dapat digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi system,

yaitu sebagai berikut ini.

1. Konversi langsung

Pendekatan konversi langsung dilakukan dengan mengganti system yang lama langsung

dengan system yang baru. Pendekatan konversi langsung (direct conversion) disebut juga

dengan pendekatan pemotongan langsung (direct cutover) atau pendekatan cold turnkey

atau pendekatan abrupt cutover. Konversi ini biasanya dilakukan dengan memilik periode

waktu bisnis tertentu (misalnya bulan, kuartalan atau tahun fiscal). Sebagai contohnya

adalah untuk system informasi akuntansi dapat dilakukan pada periode setelah tutup buku.

Pada pendekatan konversi langsung ini, system yang lama dihentikan sama sekali dan

system yang baru mulai dioperasikan. Pendekatan ini biasanya dilakukan jika konversi

harus diselesaikan dengan cepat. Pendekatan ini baik dilakukan untuk system yang tidak

terlalu besar. Kebaikan lain dari pendekatan ini adalah terletak pada biaya konversinya

yang tidak terlalu mahal, karena system yang lama sudah tidak dioperasikan lagi, sehingga

tidak ada biaya operasi dari system yang lama. Kelemahan dari pendekatan ini adalah

mempunyai resiko yang tinggi jika system yang baru gagal untuk beroperasi seperti yagn

diharapkan.

2. Konversi paralel

Pendekatan konversi paralel (parallel conversion) dilakukan dengan mengoperasikan

system yagn baru bersama-sama dengan system yang lama selama suatu periode waktu

yang tertentu. Kedua system ini dioperasikan bersama-sama untuk meyakinkan bahwa

system yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum system yang lama

dihentikan. Pendekatan ini merupakan lawan dari pendekatan konversi langsung. Kebaikan

dari pendekatan ini adalah menyediakan proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap

kegagalan system yang baru. Jika system yang beru gagal, system yang lama masih tetap

beroperasi. Kelemahan dari pendekatan ini adalah terletak pada biaya yang harus

dikeluarkan. Biaya yang dikeluarkan akan sangat besar, karena terdiri dari biaya operasi

dua buah system, yaitu biaya operasi system lama dan biaya operasi system baru.

Page 45: Sia

Pendekatan ini banyak dilakukan pada sisem baru yang kompleks dan besar. Pada waktu

kedua system beroperasi secara bersama-sama, maka hasil dari system baru dapat

dibandingkan dengan hasil dari system yang lama untuk menilai apakah system yang baru

telah beroperasi dengan benar. Sistem yagn lama akan dihentikan operasi setelah

perusahaan yakin bahwa system yang baru telah dapat diandalakn. Sistem yang lama dapat

dihentikan dengan memilih titik perhentian yang paling tepat, misalnya pada akhir

periode-periode fiskal.

3. Konversi percontohan

Pendekatan ini biasanya dilakukan bila beberapa system yang sejenis akan diterapkan pada

beberapa area terpisah (beberapa departemen, beberapa cabang atau divisi). Konversi

system dapat dilakukan pada sebiah unit organisasi terlebih dahulu dan dinilai operasinya.

Jika system yang baru ini telah dapat beroperasi dengan sukses, maka system yagn baru ini

mulai diterapkan ke semua bagian-bagian yagn lainnya. Pendekatan konversi ini disebut

dengan pendekatan percontohan (pilot approach)atau pendekatan studi percontohan (pilot

study approach) atau konversi lokasi (location conversion). Kebaikan dari pendkatan ini

adalah sebagai berikut ini.

a. Risiko kegagalan system hanya terletak pada area tertentu saja.

b. Kesalahan yagn terjadi di system yang baru dapat diberulkan terlebih dahulu, sehingga

kesalahan tidak terjadi di area yagn lain.

c. Personil di area lain dapat dilatih di area percontohan di dalam situasi yang nyata

sebelum system diterapkan pada area situasi kerjanya.

4. Konversi bertahap

Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul distem yang berbeda

secara urut. Tiap-tiap modul dioperasikan terlebih dahulu dan jika telah sukses maka

disusul oleh modul yang lainnya dan seterusnya sampai semua modul berhasil

dioperasikan. Pendekatan bertahap (stepped conversion atau staged conversion atau phase-

in conversion) atau disebut juga dengan pendekatan potongan bertahap (phased cut-over

approach). Contoh dari pendekatan ini misalnya adalah suatu system akuntansi yang

terdiri dari beberapa modul seperti modul penjualan, pembelian, penggajian, anggaran,

buku besar, akuntansi biaya dan lain sebagainya yang tiap-tiap modul dapat diterapkan

bertahap.

Page 46: Sia

Tahap Konversi system dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut ini.

1. Konversi dokumen dasar.

Sistem informasi merupakan system yagn banyak menggunakan dokumen dasar.

Seringkali dokumen dasar di system yagn lama diganti dengan dokumen dasar yang baru

di system baru. Dokumen dasar merupakan bukti dari transaksi dan berisi dengan data

transaksi yang terjadi. Data di dokumen dasar merupakan sumber input bagi system

informasi. Jika dokumen dasr ini diganti, maka dokumen dasr yang lama sudah tidak

sesuai lagi dengan input system informasi, sehingga dokumen dasar yang baru harus sudah

digunakan. Dokumen dasar ini perlu dipesan terlebih dahulu dari perusahaan percetakan.

2. Konversi file.

Sementara menunggu cetakan dokumen dasr dari perusahaan percetakan konversi file

dapat dilkukan. Konversi file dapat berbentuk sebagai berikut ini.

a. Konversi dari file computer lama ke file computer baru.

Jika suatu file yang baru akan digunakan untuk menggantikan file lama yang sudah

ada, maka data di file lama harus dikonversikan supaya kompatibel dengan format dan

struktur file yang baru. Untuk melakukan konversi ini dapat dilakukan secara manual

atau secara otomatis. Secara manual dapat dilakukan dengan cara mencetak ini file

lama ke media kertas terlebih dahulu dan dimasukkan ulang ke file baru lewat alat

input lagi. Secara otomatis dapat dilakukan lewat proses computer dengan membuat

program konversinya.

b. Konversi dari data di catatan manual ke file computer.

Jika perusahaan sebelumnya beroperasi dengan system manual, maka semua data yang

diperlukan yang sebelumnya dicatat di catatan manual atau amsih tercatat di dokumen

dasr perlu dikonversikan ke file computer. Cara konversi ini hanya dapat dilakukan

secara manual, yaitu dengan memasukkan data tersebut lewat alat input.

3. Mengoperasikan system.

Setelah semua dokumen dasar siap digunakan dan semua data yang diperlukan sudah

terekam di file baru, system yang baru dapat mulai dikonversikan atau dioperasikan.

5.4 TINDAK LANJUT IMPLEMENTASI

Page 47: Sia

Partisipasi analis system belum berakhir setelah system diimplementasikan. Analis system

masih melakukan tindak lanjut berikutnya setelah system baru diimplementasikan. Analis system

masih perlu melakukan pengetesan penerimaan system (systems acceptance test). Pengetesan ini

berbeda dengan pengetesan system yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada pengetesan

system sebelumnya digunakan data test (test data) dan dilakukan oleh analis system bersama-

sama dengan pemrogram computer, maka pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan

data sedungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis system bersama-sama

dengan user. Setelah pengetesan penerimaan ini selesai dilakukan, suatu rapat penerimaan

(acceptance meeting) perlu diselengarakan oleh manakemen. Rapat ini dihadiri oleh analis

system, manajer dan pemakai system untuk menentukan system baru diterima atau harus

diperbaiki kembali. Jika system yang baru telah disetujui, maka rapat ini dapat merupakan acara

penyerahan system. Tugas dari analis system dapat berakhir sampai disini.

Page 48: Sia

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Faktur Penjualan Bentuk : Dokumen

Periode : Harian

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Tanggal Faktur D Tanggal dari faktur

2 01 Kode langganan C Kode langganan

3 01 Nama langganan C Nama dari langganan

4 01 Alamat langganan C Jalan dari Alamat langganan

5 01 Kota langganan C Kota dari alamat langganan

6 01 Kode barang C Kode dari tiap barang

7 01 Nama barang C Nama dari tiap barang

8 01 Unit barang C Unit barang

9 01 Harga barang N Harga barang

10 01 Discount N Discount untuk pembayaran

lebih awal

11 01 Termin C Termin pembayaran, 2 karakter

pertama adalah potongan

penjualan(%), 2 karakter

berikutnya batas waktu

mendapat potongan (hari) dan 3

karakter terakhir adalah batas

Page 49: Sia

maksimum pelunasan (hari).

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Identitas barang Bentuk : Dokumen

Periode : Harian

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Kode barang C Kode dari tiap barang

2 01 Nama barang C Nama dari tiap barang

3 01 Unit barang N Unit barang

4 01 Harga pokok N Harga pokok barang

5 01 Harga Jual N Harga Jual

Page 50: Sia

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Status Langganan Bentuk : Dokumen

Periode :

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Kode langganan C Kode dari tiap langganan

2 01 Nama langganan C Nama dari langganan

3 01 Alamat langganan C Jalan dari alamat langganan

4 01 Kota langganan C Kota dari alamat langganan

5 01 Saldo piutang N Total nilai piutang langganan

bersangkutan

6 01 Status langganan C ‘H’=daftar hitam, ‘L’=lancer,

‘C’=cukup

Page 51: Sia

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Identitas Langganan Bentuk : Dokumen

Periode :

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Kode langganan C Kode dari tiap langganan

2 01 Nama langgangan C Nama dari langganan

3 01 Alamat Langganan C Jalan dari alamat langganan

4 01 Kode Langganan C Kota dari alamat langganan

Page 52: Sia

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Tanggal Dikirim Bentuk : Dokumen

Periode :

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Tanggal Dikirim D Tanggal pengirim (HH/BB/TT)

Page 53: Sia

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Transaksi Penjualan Bentuk : Dokumen

Periode :

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Nomor Order C Nomor dari order penjualan

2 01 Tanggal Order D Tanggal dari order penjualan

3 01 Nomor Faktur C Nomor dari faktur Penjualan

4 01 Tanggal Faktur D Tanggal Faktur (HH/BB/TT)

5 01 Kode Langganan C Kode langganan

6 01 Kode Barang C Kode dari barang

7 01 Unit barang N Unit barang dijual

8 01 Harga Barang N Harga satuan barang

9 01 Potongan Penjualan N Potongan Penjualan

10 01 Pajak Penjualan N Pajak Penjualan

11 01 Tanggal Dikirim D Tanggal barang dikirim

12 01 Termin C Termin pembayaran

Page 54: Sia

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Transaksi Barang Bentuk : Dokumen

Periode :

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Tanggal transaksi D Tanggal transaksi barang

2 01 Nomor faktur C Nomor faktur

3 01 Kode barang C Kode dari barang

4 01 Unit barang N Unit transaksi barang

5 01 Harga pokok N Harga pokok per unit barang

6 01 Harga jual N Harga jual per unit barang

7 01 Jenis transaksi C Jenis transaksi barang, “J” =

Jual, “B” = beli, “R” = retur

pembelian atau retur penjualan

Page 55: Sia

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Transaksi Piutang Bentuk : Dokumen

Periode :

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Tanggal transaksi D Tanggal transaksi PIUTANG

2 01 Nomor faktur C Nomor faktur

3 01 Kode langganan C Kode dari langganan

4 01 Nilai piutang N Nilai piutang untuk transaksi

ini

5 01 Termin C Termin pembayaran, 2 karakter

pertama adalah potongan

penjualan (%), 2 karakter

berikutnya adalah batas

pembayaran (hari) yang

mendapat potongan penjualan

dan 3 karakter terakhir adalah

batas pembayaran yang harus

dilunasi. Jika penjualan adalah

Page 56: Sia

tunai, maka nilai ini adalah

‘TUNAI”

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Harian Bentuk : Laporan

Periode : Harian

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Tanggal laporan D Tanggal pembuat laporan

2 01 Halaman N Nomor halaman laporan

3 01 Tanggal faktur D Tanggal faktur penjualan

4 01 Nomor faktur C Nomor faktur

5 01 Nomor order C Nomor order penjualan

6 01 Kode langganan C Kode langganan

7 01 Nama langganan C Nama langganan

8 01 Total penjualan N Nilai penjualan kotor

9 01 Potongan penjualan N Potongan yang diberikan

10 01 Pajak panjualan N Pajak penjualan yang

dibebeankan

11 01 Total dibayar N Nilai penjualan bersih

12 01 Grand total N Total semua nilai penjulana

Page 57: Sia

penjualan kotor dalam sehari pada tanggal

laporan

13 01 Total potongan

penjualan

N Total potongan penjualan

dalam sehari

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Status Persediaan Bentuk : Laporan

Periode : Mingguan

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Tanggal laporan D Tanggal pembuat laporan

2 01 Halaman N Nomor halaman laporan

3 01 Kode Barang C Kode barang

4 01 Nama Barang C Nama barang

5 01 Unit Barang N Saldo unit barang

6 01 Harga pokok N Harga pokok per unit barang

7 01 Reorder Point N Titik pesanan Kembali

Page 58: Sia

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Berdasarkan Barang Bentuk : Laporan

Periode : Bulanan

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Tanggal laporan D Tanggal pembuat laporan

2 01 Halaman N Nomor halaman laporan

3 01 Bulan Penjualan C Bulan dari data laporan

4 01 Tahun Penjualan C Tahun dari laporan

5 01 Kode Barang C Kode dari Barang

6 01 Nama Barang C Nama dari barang

7 01 Unit Jual N Jumlah Unit yang dijual tiap

barang

8 01 Total harga Jual N Total nilai harga jual tiap

barang

9 01 Total Harga Pokok N Total harga pokok penjualan

tiap barang

Page 59: Sia

10 01 Margin Kotor N Margin kotor=total harga jual –

total harga pokok

11 01 Persentase N Persentase margin kotor

terhadap harga pokok

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Berdasarkan Langganan Bentuk : Laporan

Periode : Bulanan

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

13 01 Grand total

penjualan

N Total nilai penjualan kotor per

langganan pada hari tanggal

laporan

14 01 Total potongan

penjualan

N Total potongan penjualan per

langganan pada hari tanggal

laporan

15 01 Total pajak

penjualan

N Total pajak penjualan per

langganan pada hari tanggal

laporan

16 01 Grand total dibayar N Total nilai penjualan bersih per

langganan pad hari tanggal

Page 60: Sia

penjualan

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Berdasarkan Langganan Bentuk : Laporan

Periode : Bulanan

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

1 01 Tanggal laporan D Tanggal pembuatan Laporan

2 01 Halaman N Nomor dari Laporan

3 01 Bulan penjualan C Bulan Laporan

4 01 Tahun penjualan C Tahun Laporan

5 01 Kode langganan C Kode Langganan

6 01 Nama langganan C Nama Langganan

7 01 Tanggal faktur D Tanggal faktur penjualan

8 01 Nomor faktur C Nomor dari faktur

9 01 Total penjualan N Nilai penjualan kotor

10 01 Potongan penjualan N Potongan penjualan yagn

Page 61: Sia

diberikan

11 01 Pajak penjualan N Pajak penjualan yang

dibebankan

12 01 Total dibayar N Nilai penjualan bersih

Lampiran :

Kamus data : Arus Data

Untuk proyek : Bimbel Morning Halaman : 01 dari: 01

Sistem : Penjualan dan penagihan Tanggal :

Tahap : Desain secara umum Dibuat :

Disetujui :

Nama arus data : Laporan Penjualan Harian Bentuk : Laporan

Periode : Harian

Struktur data :

No urut Level Nama Item data Tipe Keterangan

Jualan

14 01 Total Pajak

Penjualan

N Total pajak penjualan sehari

dalam tanggal laporan

15 01 Grand Total Dibayar N Total nilai penjualan bersih

sehari dalam tanggal laporan