Sistem Informasi Akuntansi : Pengantar Pengembangan Sistem dan Analisis Sistem

BAB I

PENDAHULUAN

Karena kita hidup dalam dunia yang kompetitif dan sering berubah, organisasi selalu berhadapan dengan cara mendaparkan informasi yang baru, lebih cepat dan lebih handal. Sistem informasi harus terus mengalami perubahan, dari penyesuaian kecil hingga pergantian besar. Kadangkala perubahan yang dibutuhkan sangat drastis sehingga sistem yang lama dibuang dan diganti dengan sistem yang baru. Perusahaan biasanya mengubah sistem untuk alasan-alasan berikut ini:

a Perubahan kebutuhan pemakai atau bisnis. Peningkatan pesaingan, pertumbuhan bisnis atau konsolidasi, merger dan divestasi, peraturan baru, atau perubahan dalam hubungan regional serta global dapat mengubah struktur dan tujuan organisasi.

b Perubahan teknologi. Sejalan dengan makin maju dan murahnya teknologi, organisasi dapat memanfaatkan berbagai kemampuan baru atau lama.

c Peningkatan proses bisnis. Banyak perusahaan yang memiliki proses bisnis yang tidak efesien sehingga membutuhkan pembaruan.

d Keunggulan kompetitif. Peningkatan kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi dapat menghasilkan peningkatan produk atau layanan serta dapat mengurangi biaya.

e Perolehan produktifitas. Komputer akan mengotomatisasi pekerjaan administrasi dan rutin, serta secara signifikan mengurangi waktu untuk melakukan tugas-tugas lainnya.

f Pertumbuhan. Perusahaan berkembang lebih besar dari sistemnya sehingga harus meningkatkan atau mengganti sistem tersebut secara keseluruhan.

g Penciutan. Perusahaan sering kali berpindah dari mainframe terpusat ke jaringan PC atau system berbasis internet untuk memanfaatkan rasio harga atau kinerja mereka.

BAB IIPEMBAHASAN

PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Lima langkah dalam siklus hidup pengembangan sistem meliputi :1. Analisis Sistem. Melakukan investigasi/pemeriksaan awal. Informasi untuk

membeli atau mengembangkan sistem baru akan dikumpulkan. Permintaan atas pengembangan sistem diprioritaskan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya pengembangan yang terbatas. Sistem saat ini akan disurvey untuk menetapkan sifat serta lingkup proyek dan untukmengidentifikasi kekuatan serta kelemahannya. Studi mendalam atas sistem yang diajukan untuk menetapkan kelayakannya. Menetapkan kebutuhan informasi para pemakai dan para manajer akan diidentifikasi serta didokumentasikan. Hal ini adalah bagian terpenting dalam analisis sistem, karena kebutuhan-kebutuhan tersebut akan digunakan untuk mengembangkan dan mendokumentasikan persyaratan sistem. Untuk meringkas pekerjaan yang telah dilakukan, sebuah laporan dibuat dan diserahkan ke komite pelaksana sistem informasi.

2. Desain Konseptual. Di dalam desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi kebutuhan para pemakai sistem. Tugas pertama yaitu mengidentifikasi dan mengevaluasi desain serta alternatif yang tepat, bisa dengan cara membeli software baru, mengembangkannya sendiri atau outsourcing. Spesifikasi terinci yang menjelaskan secara umum apa yang harus dicapai oleh sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut akan dikendalikan, harus dikembangkan. Terakhir desain konseptual diberitahukan ke komite pelaksana sistem informasi.

3. Desain Fisik. Selama desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada pemakai dari sistem konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk mengkodekan serta menguji program computer tersebut. Dokumen input dan output didesain, program computer ditulis, file serta database dibuat, prosedur dikembangkan, dan pengendalian dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam sistem baru tersebut. Tahap ini selesai ketika desain fisik sistem yang dihasilkandiberitahukan kepada komite pelaksana sistem informasi.

4. Implementasi dan Perubahan. Tahap ini merupakan tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut disatukan. Sebagai bagian dari implementasi, hardware dan software baru dipasang dan diuji. Pegawai baru mungkin perlu dipekerjakan dan dilatih, atau pegawai yang telah ada direlokasi. Prosedur pemrosesan baru harus diuji dan mungkin diubah. Standar dan pengendalian untuk sistem baru tersebut harus dibuat, dan dokumentasi system diselesaikan. Organisasi harus berubah dari sistem lama ke sistem yang baru. Setelah system terpasang dan berjalan, penyesuaian diperlukan dan

tinjauan pasca implementasi dilakukan untuk mendeteksi serta memperbaiki kelemahan desain. Langkah terakhir adalah menyerahkan sistem operasional ke organisasi. Laporan akhir dibuat dan dikirim ke komite pelaksana sistem informasi.

5. Operasional dan Pemeliharaan. Sistem baru, yang sekarang berjalan, digunakan sesuai dengan keperluan perusahaan. Sistem ini secara periodik akan ditinjau. Perubahan dibuat jika timbul masalah atau jika adakebutuhan baru, dan selanjutnya organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki. Kadang perubahan besar atau penggantian sistem diperlukan dan Systems Development Life Cycle (SDLC) dimulai dari awal kembali.

Para PelakuBanyak orang yang harus bekerja sama untuk dapat berhasil mengembangkan serta mengimplementasikan SIA, diantaranya yaitu:

Manajemen. Peran manajemen adalah memberikan dukungan dan dorongan pada proyek pengembangan serta menyerasikan sistem informasi dengan strategi perusahaan, membuat tujuan serta sasaran sistem, meninjau kinerja serta kepemimpinan departemen sistem informasi, membuat pemilihan proyek serta kebijakan struktur organisasi, membantu analisis system dengan perkiraan biaya proyek pengembangan dan mengalokasikan dana yang memadai.

Akuntan. Akuntan mempunyai tiga peran pada desain sistem. Pertama, sebagai pemakai SIA akuntan dapat menetapkan kebutuhan informasi dan persyaratan sistem yang mereka butuhkan, serta memberitahukannya ke pengembang sistem. Kedua sebagai anggota tim proyek pengembang atau komite pelaksana sistem akuntan membantu mengelola pengembangan sistem. Ketiga, akuntan harus mengambil peran aktif dalam mendesain pengendalian sistemserta secara periodik mengawasi dan menguji sistem tersebut, memastikan sistem tersebutmudah diaudit. Pengendalian dan kemampuan untuk diaudit, jika ditangani pada saat awal pengembangan, dapat meminimalisir biaya dan ketidakefesienan.

Komite Pelaksana Sistem Informasi. Pengembangan SIA bersifat lintas fungsional dan divisi, organisasi biasanya membuat komite pelaksana tingkat eksekutif untuk merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi. Komite ini berisi orang-orang dari manajemen puncak, seperti kontroler, pihak menajemen informasi dan departemen pemakai. Komite pelaksana menetapkan kebijakan, menentukanSIA dan memastikan adanya partisipasi, bimbingan, pengendalian dari manajemen puncak, serta memfasilitasi barbagai aktivitas sistem informasi untuk meningkatkan kesesuaiantujuan serta mengurangi konflik tujuan.

Tim Pengembang Proyek. Setiap proyek memiliki sebuah tim yang terdiri dari ahli sistem, manajer, akuntan dan auditor, serta pemakai. Mereka merencanakan setiap proyek, mangawasi untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan sesuai biaya, memastikan bahwa pertimbangan yang wajar

telah diberikan atas elemen manusia, serta mengkomunikasikan status proyek kemanajemen puncak dan komite pelaksana. Para anggota tim harus sering berkomunikasi dengan para pemakai untuk mempertimbangkan berbagai ide dan membahas kemajuanagar tidak ada hal yang menyimpang sebelum penyelesaian proyek. Pendekatan tim biasanya memberi hasil yang efektif dan memfasilitasi penerimaan para pemakai system yang diimplementasikan.

Analis Sistem dan Programer. Analis sistem mempelajari sistem yang ada, mendesain yang baru, dan membuat spesifikasi yang digunakan oleh programmer. Analisi berhubungan dengan teknologi sistem dan pegawai untuk menjembatani dengan baik jarak antara pemakai dan teknologi. Analis bertanggung jawab untuk memastikan sistem dapat memenuhi keinginan pemakai. Programer menulis program computer dengan menggunakan spesifikasi yang dikembangkan analis, serta mengubah dan memelihara program komputer yang telah ada.

Pemain Luar. Banyak orang luar organisasi yang berperan penting dalam pengembangan sistem, diantaranya pelanggan, vendor, auditor, dan lembaga pemerintah.

MERENCANAKAN PENGEMBANGAN SISTEM

Beberapa aktivitas harus dilakukan dalam waktu yang berbeda selama SDLC, salah satunya perencanaan. Alasan-alasan utama perencanaan sistem adalah:

Konsistensi. Perencanaan memungkinkan sasaran dan tujuan sistem sesuai dengan rencana stategis keseluruhan perusahaan.

Efisiensi. Sistem akan lebih efesien, subsistem akan lebih terkordinasi, dan terdapat sistem yang baik untuk memilih aplikasi baru untuk pengembangan.

Terkemuka. Perusahaan akan menjadi pemimpin dalam perubahan TI yang ada.

Pengurangan Biaya. Duplikasi, pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan biaya serta waktu yang tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari.

Kemampuan Adaptasi. Manajemen dapat lebih baik bersiap-siap untuk kebutuhan di masa mendatang, dan pegawai dapat mempersiapkan diri dari berbagai perubahan yang akan terjadi.

Ketika usaha perencanaan tidak direncanakan dengan baik, perusahaan sering harus kembali ke tahap sebelumnya dan memperbaiki kesalahan serta kekeliruan desain. Proses ini mahal dan mengakibatkan penundaan, frustasi, serta penurunan moral.Dua jenis rencana pengembangan sistem dibutuhkan:

1 Rencana pengembangan proyek yang dibuat oleh tim proyek. Rencana pengembangan proyek berisi analisis biaya/manfaat; persyaratan pengembangan dan operasional yang meliputi sumberdaya manusia, hardware, software, kebutuhan sumber keuangan; serta jadwal aktivitas yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.

2 Rencana utama yang dikembangkan oleh komite pelaksana informasi.

Rencana utama adalah dokumen jangka panjang yang menyebutkan sistem tersebut akan terdiri dari apa saja, bagaimana sistem tersebut akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, dan dimana SIA akan ditempatkan. Rencana utama juga harus memberikan status proyek dalam proses, memprioritaskan proyek yang telah direncanakan, menjelaskan kriteria yang digunakan untuk memberikan prioritas,serta menyediakan jadwal kerja untuk pengembangan.

Teknik-teknik PerencanaanDua teknik untuk penjadwalan dan supervisoran aktivitas pengembangan sistem adalah PERT dan grafik Gantt. 1. Program Evaluation and Review Technique (PERT) mensyaratkan semua aktivitas dan hubungan antar aktivitas sebelum serta selanjutnya dapat diidentifikasi. Berbagai aktivitas danhubungan tersebut digunakan untuk menggambar diagram PERT, yang terdiri dari sebuah jaringan panah dan titik yang mewakili berbagai aktivitas proyek yang membutuhkan pengeluaran sumberdaya dan waktu, serta penyelesaian dibuat dan jalur kritis (jalur yang membutuhkan waktu terbanyak) akan ditetapkan.Apabila aktivitas dalam jalur kritis ditunda mana keseluruhan proyekajan tertunda. Jika memungkinkan, sumber daya digeser ke ektivitas jalur kritis untuk mengurangi waktu penyelesaian proyek. 2. Gannt Charts adalah grafik batang dengan berbagai aktivitas proyek tercantum disebelah kiri dan unit waktu disebelah atas. Setiap aktivitas diwakili oleh sebuah batang mulai yang dijadwalkan hingga tanggal berakhirnya, sehingga dapat menetapkan perkiraan waktu penyelesaiana proyek. Keuntungan Gannt Charts adalah kemampuan untuk memperlihatkan keseluruhan jadwal untuk proyek besar atau kompleks, termasuk kemajuan hingga saat terakhir dan status saat ini.

ANALISIS KELAYAKANStudi kelayakan dibuat selama tahap analisis sistem dan diperbarui sesuai kebutuhan selama tahap-tahap yang tersisa dalam SDLC. Dalam poin-poin keputusan utama, komite pelaksana menggunaka studi tersebut untuk memutuskan apakah akan menghentikan sebuah proyek, melanjutkan tanpa syarat, atau melanjutkan jika masalah tertentu diselesaikan. Selama proyek dilanjutkan, studi tersebut akan diperbarui dan keberlangsungan proyek akan dinilai kembali. Lima aspek penting dalam studi kelayakan adalah:

o Kelayakan teknis. Dapatkah sistem yang direncanakan dikembangkan dan diimplementasikandengan menggunakan teknologi yang ada saat ini?

o Kelayakan operasional. Apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan, serta mengoperasikan sistem yang diusulkan, dan dapatkah orang-orang menggunakan sistem tersebut dan akankan mereka menggunakannya?

o Kelayakan legal. Apakah sistem tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku?

o Kelayakan penjadwalan. Dapatkah sistem tersebut dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang ditetapkan?

o Kelayakan ekonomis. Akankah menfaat sistem menjustifikasi penggunaan waktu, uang dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya.

Menghitung biaya dan manfaat kelayakan ekonomisKerangka kerja dasar untuk analisis kelayakan adalah model penganggaran modal tempat penghematan biaya dan manfaat lainnya. Manfaat ini dibandingkan dengan perkiraan biaya untuk menetapkan apakah sistem ini menguntungkan dari segi biaya. Beberapa manfaat yang didapatkan perusahaan yaitu penghematan biaya, peningkatan layanan pelanggan, produktivitas, pengambilan keputusan, dan pemrosesan data, pengendalian manajemen yang lebih baik, serta peningkatan kepuasan bekerja dan moral pegawai.

Penganggaran modalTeknik pengganggaran modal digunakan untuk mengevaluasi alternatif untuk memenuhi persyaratan sistem baru yang akan dikembangkan. Tiga teknik pengganggaran modal:

Periode Pengembalian. Angka ini menyajikan jumlah tahun yang dibutuhkan agar penghematan bersih seimbang dengan biaya awal dari investasi tersebut.

Nilai sekarang bersih (net present value/NPV). Bila menggunakan metode NPV, semua aruskas di masa mendatang didiskontokan kembali hingga ke saat ini. Biaya pengeluaran awal dikurangi dengan arus kas yang didiskontokan adalah NPV.

Internal rate of return (IRR). IRR adalah tarif suku bunga efektif yang menghasilkan NPV nol. Ketika membandingkan beberapa proyek, proyek dengan IRR tertinggi yang akan diterima.

ASPEK-ASPEK PERILAKU ATAS PERUBAHANOrganisasi harus sensitif dan mempertimbangkan perasaan serta reaksi dari orang-orangyang terkena dampak perubahan, serta harus menyadari jenis-jenis masalah perilaku yang dapat berakibat dari perubahan.

Alasan Munculnya Masalah PerilakuPandangan seseorang bahwa suatu perubahan baik atau buruk akan tergantung dari bagaimana dia secara personal terkena dampaknya. Alasan-alasan dari penolakan tersebut antara lain:

Karakteristik dan latar belakang personal. Umumnya, orang yang lebih muda, dan berpendidikan tinggi serta semakin nyaman seseorang dengan teknologi, lebih mudah menerima perubahan.

Cara perubahan diperkenalkan. Penolakan sering merupakan sebuah reaksi dari metode-metode yang membentuk perubahan daripada reaksi atas

perubahan itu sendiri. Pengalaman dengan perubahan sebelumnya. Pegawai yang mengalami

pengalaman buruk pada perubahan sebelumnya akan lebih segan bekerja sama ketika terjadi perubahan dimasa depan.

Dukungan dari pihak manajemen puncak. Para pegawai yang merasa kurangnya dukungan dari manajemen puncak atas perubahan akan bertanya-tanya mengapa mereka harusmenerima perubahan itu.

Bias dan penolakan alami atas perubahan. Orang yang memiliki hubungan emosional atas tugas mereka atau dengan rekan kerja mungkin tidak ingin berubah jika elemen-elemen tersebut terkena pengaruh.

Sifat merusak proses perubahan. Permintaan atas informasi dan wawancara akan mengganggu dan memberikan beban tambahan ke orang-orang.

Ketakutan. Banyak orang yang merasa takut atas sesuatu yang tidak diketahui dan atas ketidakpastian yang menyertai perubahan.

Cara Orang Menolak Perubahan SIAPenolakan awal sering hampir tidak kentara, diwujudkan dalam bentuk kelambanan, kinerja yang lebih rendah, atau kegagalan dalam memberikan informasi pada pengembang sistem. Penolakan utama seringkali berupa agresi, ketidakinginan, atau penghindaran.

a Agresi. Agresi adalah perilaku yang biasanya dimaksudkan untuk menghancurkan, membuat cacat,atau memperlemah efektivitas sistem. Hal tersebut dapat berupa kenaikan tingkat kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.

b Ketidakinginan. Ketidakinginan melibatkan sikap menyalahkan sistem baru atas kejadian yang tidak menyenangkan.

c Penghindaran. Salah satu cara pegawai untuk berhubungan dengan SIA yang baru adalah menghindari penggunaannya dengan harapan bahwa sistem tersebut akan tidak dihiraukan dan dihapuskan.

Mencegah Masalah PerilakuReaksi orang atas perubahan dapat diperbaiki dengan mempelajari petunjuk berikut:

a. Penuhi kebutuhan pemakai. Bentuk, isi dan volume output sistem didesain untuk memuaskan kebutuhan pegawai.

b. Menjaga keterbukaan jaringan komunikasi. Para manajer dan pemakai harus diberi tahu perubahan apa yang sedang terjadi dan mengapa, dan harus diperlihatkan bagaimana system yang baru akan memberikan manfaat bagi mereka.

c. Mempertahankan situasi yang aman dan terbuka. Setiap orang yang terkena dampak pengembangan sistem harus memiliki sikap saling percaya dan bekerja sama.

d. Mendapatkan dukungan dari pihak manajemen. Jika mungkin, pemenang yang dapat memberikan sumber daya untuk sistem dan dapat memotivasi orang lain agar bekerja sama dalam pengembangan sistem, harus ditunjuk.

e. Pengurangan rasa takut. Organisasi harus memberikan jaminan bahwa tidak ada penghapusan pekerjaan utama atau pergeseran tanggung jawab.

f. Minta partisipasi pemakai. Partisipasi akan menaikan ego, menantang, dan secara intrinsik memuaskan.

g. Beri tanggapan yang jujur. Untuk menghindari kesalahpahaman, pemakai harus diberi tahu saran mana yang digunakan dan bagaimana, saran mana yang tidak digunakan dan mengapa, serta saran mana yang akan digabungkan kemudian.

h. Pastikan para pemakai memahami sistem. Penggunaan atau dukungan yang efektif tidak bisa didapatkan jika pemakai bingung mengenai sistem atau tidak memahami system tersebut.

i. Manusiakan sistem. Pegawai seharusnya tidak merasa bahwa komputer mengendalikan mereka atau mengambil alih posisi mereka.

j. Jelaskan tantangan dan peluang baru yang ada. Sistem dapat memberikan kepuasan kerja yang lebih besar dan meningkatkan peluang untuk maju.

k. Periksa kembali evaluasi kinerja. A pakah standar dan kriteria kinerja memuaskan dalam perubahan sistem tersebut?

l. Uji integritas sistem. Sistem harus diuji untuk meminimalkan pandangan awal yang buruk.

m. Hindari emosionalisme. Isu emosional yang berhubungan dengan perubahan harus dibiarkan mendingin, ditangani dengan cara yang tidak konfrontatif, atau dengan cara menyingkirkan.

n. Sajikan sistem dalam konteks yang tepat. Penjelasan yang relevan harus disajikan untuk menangani kekhawatiran pemakai, bukan untuk manajemen atau pengembang sistem.

o. Kendalikan harapan pemakai. Sebuah sistem harus dipromosikan dengan realistis.

p. Tetaplah membuat sistem sederhana. Hindari sistem rumit yang menyebabkan perubahan radikal.

ANALISIS SISTEMKetika sistem baru yang ditingkatkan dibutuhkan, permintaan untuk pengembangan sistemyang tertulis dibuat. Permintaan tersebut menjelaskan masalah sistem saat ini, alasan perubahan, sasaran dan tujuan yang diusulkan, serta manfaat dan biaya yang diperkirakan. Tim pengembang proyek melakukan analisis dalam lima langkah,1. Investigasi AwalOrang yang melakukan investigasi awal harus mendapatkan gambaran yang jelas tentangmasalah atau kebutuhan yang ada, menetapkan keberlangsungan proyek dan perkiraan biaya serta pengembaliaannya, mengevaluasi apakah proyek harus dilakukan sesuai usulan, diubah atau tidak dilakukan.2. Survey SistemTujuan dari survey sistem adalah:• Mendapatkan pemahaman yang menyeluruh atas operasi, kebijakan, dan prosedur; arus data dan informasi; kekuatan dan kelemahan SIA, serta hardware, software dan

personil yang ada.• Membuat penilaian awal atas kebutuhan pemrosesan saat ini dan di saat mendatang serta menetapkan keluasan dan sifat perubahan yang dibutuhkan.• Mengembangkan hubungan kerja dengan para pemakai dan membangun dukungan untuk SIA.• Mengumpulkan data yang dapat mengidentifikasi kebutuhan pemakai, melakukan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi ke pihak manajemen.Wawancara membantu mengumpulkan jawaban dari pertanyaan “mengapa”. Kuesioner digunakan ketika jumlah informasi yang dikumpulkan kecil dan dapat ditetapkan dengan baik, tapi harus didapatkan dari banyak orang atau dari mereka yang secara fisik jauh, atau dari mereka yang dimaksudkan untuk memverifikasi data dari sumber lainnya. Observasi digunakan untuk memverifikasi informasi yang dikumpulkan dengan menggunakan pendekatan-pendekatan lain dan untuk menetapkan bagaimana sebuah sistem benar-benar bekerja, bukan untuk mengetahui bagaimana seharusnya bekerja. Dokumentasi, Sistem menjelaskan bagaimana SIA dimaksudkan untuk bekerja.

3. Temuan-temuan dokumen dan pembuatan model sistem yang ada saat ini Informasi yang dikumpulkan selama tahap analisis harus didokumentasikan agar dapat digunakan di sepanjang proyek. Dokumentasi terdiri dari salinan kuesioner, catatan wawancara, memo, dan salinan dokumen. Cara mendokumentasikan sebuah sistem adalah dengan membuat modelnya. Model fisik menggambarkan bagaimana sistem berfungsi dengan menjelaskan arus dokumen, proses komputer yang dilakukan dan orang yang melakukannya, perlengkapan yang digunakan, dan elemen fisik lainnya. Model logika menggambarkan apa yang dilakukan tanpa mempedulikan bagaimana arus tersebut benar-benar diselesaikan. 4. Analisis sistem yang ada saat ini Begitu pengumpulan data selesai, tim survey akan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan SIA untuk mengembangkan ide-ide tentang bagaimana cara mendesain serta struktur SIA yang baru. Jika memungkinkan, kekuatan harus dipertahankan dan kelemahan diperbaiki. 5. Buat laporan survey sistemSurvey sistem diakhiri dengan adanya laporan survey sistem. Laporan ini didukung oleh dokumentasi seperti memo, catatan hasil wawancara dan observasi, data kuesioner, file dan catatan tata letak serta deskripsi, penjelasan input dan output, salinan dokumen, bagan alir, dan diagram arus data.

Studi KelayakanPada titik dalam analisis sistem ini, analisis kelayakan yang lebih menyeluruh dilakukanuntuk menetapkan keberlangsungan proyek. Hal yang sangat penting adalah kelayakan ekonomis. Analisis kelayakan secara teratur diperbarui sewaktu proyek berjalan dan biaya serta manfaat menjadi lebih jelas.Kebutuhan Informasi dan Persyaratan SistemMenetapkan kebutuhan informasi dapat menjadi proses yang menantang karena

banyaknyajumlah dan keanekaragaman informasi yang harus dispesifikasi, bahkan untuk SIA yang relatif sederhana. Mungkin merupakan hal yang sulit bagi para pegawai untuk mengungkapkan kebutuhan informasi mereka atau sulit mengidentifikasi kebutuhan mereka dengan benar.

Tujuan dan halangan sistemBanyak organisasi mengambil pendekatan sistem untuk menetapkan kebutuhan informasi dan prasyarat sistem; berbagai masalah dan alternatif akan dipandang dari titik pandang keseluruhan organisasi, bukan satu departemen atau kelompok.Tujuan sistem harus ditetapkan agar para analis dan pemakai fokus pada elemen yang paling penting untuk keberhasilan SIA, tapi sulit bagi sistem untuk memenuhi setiap tujuan. Halangan organisasional biasanya membuat tidak mungkin untuk mengembangkan semua bagian SIA secara simultan. Oleh karena itu, sistem dibagi menjadi subsistem yang lebih kecil, ataumodul, yang dianalisis, dikembangkan, dan dipasang secara independen. Keberhasilan suatu sistemsering kali tergantung pada kemampuan tim proyek untuk mengatasi halangan tempat sistem harus beroperasi, diantaranya persyaratan dari lembaga pemerintah, kebijakan dan petunjuk darimanajemen, kurangnya pegawai yang berkualifikasi, kemampuan dan sikap pemakai sistem,teknologi yang tersedia, dan keterbatasan sumber daya keuangan.

Strategi untuk menetapkan persyaratan :1. Tanyakan kepada para pemakai apa yang mereka butuhkan. Analisis sistem yang ada saat ini, baik sistem internal maupun eksternal.2. Pelajari penggunaan sistem yang ada saat ini. Pendekatan ini menetapkan apakah suatu sistem dapat diubah atau diganti.3. Membuat prototype. Pengembang dapat membangun sistem secara kasar untuk dikritik oleh para pemakai dan diusulkan perubahan. Proses berulang ini mencari apa yang harus dikembangkan dan diperbaiki hingga para pemakai sepakat dengan kebutuhan mereka. 4. Dokumentasi dan persetujuan persyaratan dari pemakai Persyaratan terinci atas SIA yang baru dapat menjelaskan apa yang harus dibuat dan didokumentasikan, agar sistem tersebut dapat membuat apa yang harus dihasilkan. Ketika persyaratan dari pemakai telah ditetapkan dan didokumentasikan, tim proyek akan menemui pemakai dan menjelaskan persyaratan tersebut, dan mendapatkan kesepakatan dan persetujuan mereka. Ketika persetujuan dicapai, pihak manajemen pemakai harus menandatangani dokumen persyaratan sistem yang benar untuk menunjukan persetujuan.

Laporan Analisis SistemAnalisis sistem diakhiri dengan membuat laporan analisis sistem, untuk meringkas dan mendokumentasikan aktivitas analisis dan berperan sebagai penampung data yang merupakan sumber gambaran bagi para pendesain sistem. Laporan tersebut menunjukan sasaran dan tujuan sistem yang baru, lingkup proyek dan sistem yang

baru, bagaimana sistem baru tersebut sesuai dengan rencana perusahaan, persyaratan pemrosesan dan kebutuhan informasi dari para pemakai, analisis kelayakan, serta rekomendasi untuk sistem yang baru. Keputusan laksanakan-tidak laksanakan biasanya dibuat tiga kali selama analisis sistem, (1) selama investigasi awal, untuk menetapkan akan melakukan survey sistem atau tidak, (2) pada akhir studi kelayakan, untuk menetapkan apakah akan meneruskan tahap pengumpulan informasi, (3) pada saat selesainya tahap analisis, untuk memutuskan apakah akan meneruskan ke tahap berikutnya