prosedur pengolahan dan pelaporan finger print … · dan lurah 16. mulai memberikan informasi data...
TRANSCRIPT
PROSEDUR PENGOLAHAN DAN PELAPORAN FINGER PRINT (PRESENSI)
Mulai
mendownload hasil
presensi pegawai dari
mesin finger print
(1 hari)
Membuat pelaporan /
presensi pegawai
(2 hari)
Kepegawaian
FTP
Kasubag
Kepegawain FTP
Data finger print
Selesai
1. Rekap Kehadiran 2. Form Evaluasi
Kinerja Tenaga Kependidikan
Mengirim form Evaluasi
Kinerja Tenaga
Kependidikan ke atasan
langsung
(3 hari)
Menyerahkan hasil
pelaporan presensi ke
bendahara gaji dan ke
subag keuangan
(2 menit)
Mengevaluasi hasil
pelaporan presensi
(1 hari)
Form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan
PROSEDUR KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)
Mulai
Inventarisasi Daftar Pegawai yang akan mendapat KGB (Cek
Aplikasi Kepegw)
(30 menit)
Mengirimkan berkas usulan KGB ke Bagian
Kepegawaian Univ. (1 jam)
Subag Kepegawaian
1. Surat Pengantar
2. FC SK Impasing
3. FC SK pangkat
terakhir
4. Draf KGB
Membuat Draf KGB (1 hari)
Database Pegawai
Evaluasi Draf KGB (2 minggu)
Bagian Kepegawaian
Universitas
Penandatanganan Draf KGB
(1 minggu)
Kabiro Administrasi
Umum / PR II
SK KGB
Pendistribusian SK KGB ke ybs,
bendahara gaji, dekan (1 hari)
Selesai
Bagian Kepegawaian
Universitas
Draf KGB
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI
Mulai
Mengajukan Surat
permohonan cuti ke
Dekan/PD II/KTU
tembusan KaSubag
Kepegawaian
Menyiapkan form cuti
yang ditandatangani
oleh ybs, atasan
langsung dan PD II
(1 hari)
Subag Kepegawaian
Fakultas
Surat Permohonan
(Form Surat Ijin)
Dekan Surat Keterangan
Cuti
ACC Surat Keterangan
Cuti
(1 hari)
Selesai
Subag Kepegawaian
Fakultas
Form Cuti
Pendistribusian Surat
Keterangan Cuti ke Ybs,
Atasan Langsung dan
Subag Kepegawain
Univ.
(1 hari)
Pegawai
PROSEDUR PENGURUSAN PENSIUN
Mulai
Memberikan informasi data
pegawai yang MPP (1 thn sblm pensiun)
Memproses & Mengirim berkas rangkap 4 sesuai
persyaratan ke Bagian Kepegawaian
Universitas (2 hari)
Subag Kepegawaian
Fakultas
Surat dari
Universitas (PR II)
Mengirim berkas ke
BKN Surabaya untuk
PNS gol I s/d III, dan
BKN Jakarta untuk PNS
gol IV. (1 minggu)
Selesai
Subag Kepegawaian
Fakultas
1. Surat Pengantar Dekan/PD II 2. Daftar Riwayat Hidup 3. Daftar Riwayat Pekerjaan 4. Formulir Pendaftaran
Suami/Istri/Anak 5. Daftar Susunan Keluarga 6. Surat Pernyataan Penyerahan
Barang Milik Negara 7. Surat Pernyataan Tidak Pernah
Dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat Berat
8. Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama (SP-4)
9. Fotocopy NIP/Karpeg legalisir KTU
10. Fotocopy SK CPNS+PNS (pengangkatan pertama) legalisir KTU
11. Fotocopy SK Jabatan & Kepangkatan Terakhir legalisir KTU
12. Fotocopy Surat Nikah/ Akta Nikah legalisir KUA
13. Akte Kelahiran Anak legalisir Catatan Sipil
14. Pas Foto 3X4 (Istri/suami) 8 lbr Apabila pensiun karena meninggal ahli waris menambah berkas sbb :
15. Surat Kematian legalisir Camat dan Lurah
16. Surat Keterangan Ahli Waris legalisir Camat dan Lurah
17. Surat Keterangan Janda/Duda legalisir Camat dan Lurah
Penerbitan SK
Pensiun (1 tahun)
Bagian Kepegawaian
Universitas
BKN
Mengumpulkan berkas yang dibutuhkan (1-2
minggu)
Pegawai yang
Memasuki Masa
Pensiun
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT / JABATAN DOSEN
Memberikan berkas dan
atau file Tri Dharma
Perguruan Tinggi)
mengajukan 2 (dua) orang nama peer review untuk
memberikan pertimbangan penilaian bidang Penelitian
(30 menit)
Dosen Form Daftar
Tridharma PT
Mengirimkan berkas penelitian ke peer review
(1 bulan)
Bagian Kepegawaian
Fakultas
Mulai
1. surat pengantar
2. form penilaian
Rapat Tim Angka Kredit Fakultas (3 jam)
Rapat Pertimbangan Senat Fakultas (2 jam)
ACC Daftar Tridharma Perguruan Tinggi
(2 hari)
Mengirim Berkas ke Kepegawaian Univ.
(30 menit)
Rapat Senat Universitas (3 jam)
Rapat Tim Angka Kredit
Universitas
(3 jam)
SK Fungsional (Asisten Ahli dan Lektor)
(3 bulan)
Mengirimkan Berkas
Penelitian Ke Kemendikbud
Jakarta (2 hari)
Menerbitkan SK Pangkat
dan SK Fungsional (Lektor
Kepala dan Gubes) (3-6
bln)
Daftar Tridharma PT
SK Fungsional Asisten
Ahli / Lektor
SK Pangkat atau SK
Fungsional Lektor
Kepala / Gubes
Selesai
Tim Angka Kredit
Fakultas
Tim Senat Fakultas
Dekan dan Kajur
Bagian Kepegawaian
Fakultas
Tim Angka Kredit
Universitas
Tim Senat Universitas
Bagian Kepegawaian
Universitas
Kemendikbud Jakarta
PROSEDUR PENGURUSAN TUGAS BELAJAR
Mulai
Mengajukan permohonan tugas belajar ke Fakultas
beserta persyaratan
Melengkapi berkas pengajuan tugas
belajar (1 Jam)
Dosen
1. Surat Permohonan
2. Surat rekomendasi
penerimaan lulus
seleksi dari lembaga
pendidikan tempat
pelaksanaan tugas
belajar
3. Surat jaminan
pembiayaan tugas
belajar
4.
Subag Kepegawaian
Universitas
1. Kartu PNS Elektronik; 2. FC SK CPNS 3. FC SK PNS 4. FC SK pangkat terakhir; 5. FC SK jabatan terakhir; 6. DP3 2 th terakhir KP4; 7. akta nikah; 8. Surat rekomendasi dari
atasan langsung; 9. Surat persetujuan
penugasan ke luar negeri dari Sekneg bagi yang tugas belajar di luar negeri;
10. Surat keterangan dari pimpinan mengenai bidang studi yang akan ditempuh mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas pekerjaannya;
11. Surat pernyataan
Mengirim semua berkas ke Bagian
Kepegawaian Universitas (30 menit)
Selesai
Subag Kepegawaian
Fakultas
Evaluasi Berkas dan
Pembuatan Surat
perjanjian tugas belajar
yang di ttd ybs dan PR II
(2 minggu)
Penandatanganan
Surat Perjanjian Tugas
Belajar
(2 hari)
Mengirim semua berkas ke
Kemendikbud (1 hari)
Penerbitas SK Tugas Belajar dan
Pembebasan Sementara
(3 – 6 bulan)
Surat perjanjian tugas
belajar;
PR II dan Dosen
Subag Kepegawaian
Universitas
Kemendikbud
PROSEDUR PENGURUSAN PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR
Mulai
Mengajuan
Permohonan
Perpanjangan Tugas
Belajar ke Fakultas
(Dekan/PD II) disertai
alasan keterlambatan
studi
Melengkapi berkas
pengajuan
perpanjangan tubel
(1 hari)
Dosen
1. Surat rekomendasi lembaga pendidikan tempat Pegawai Pelajar dan dari Sekretaris Negara bagi Pegawai Pelajar di luar negeri;
2. Surat rekomendasi jaminan perpanjangan pembiayaan tugas belajar
1. Fotocopy SK CPNS
2. Fotocopy SK PNS
3. Surat rekomendasi
dari pimpinan unit
kerja;
Selesai
Subag Kepegawaian
Fakultas
Penandatanganan
Surat Perjanjian Tugas
Belajar (2 hari)
Mengirim semua
berkas ke
Kemendikbud (1 jam)
Penerbitas SK
Perpanjangan Tugas
Belajar (3-6 bln)
Surat perjanjian
perpanjangan tugas
belajar
PR II dan Dosen
Subag Kepegawaian
Universitas
Kemendikbud
Mengirim berkas ke
Universitas ke Bagian
Kepegawaian
Universitas
(30 menit)
PROSEDUR PENGURUSAN PENGAKTIFAN KEMBALI DARI TUGAS BELAJAR
Mulai
Mengajukan
permohonan untuk
diaktifkan dari tugas
belajar ke Fakultas
Membuat Surat Keterangan Selesai
Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali dari Dekan
(1 jam)
Dosen
1. Fotocopy ijazah/Surat Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar
2. Laporan tertulis selesai studi dari yang bersangkutan;
Surat Keterangan Selesai Studi dan Telah Melaksanakan Tugas
Kembali
Selesai
Subag Kepegawaian
Fakultas
Memproses Berkas
dan Mengirim berkas
ke Kemendikbud
dengan Surat
Pengantar dari
Rektor/PR II (5 hari)
Penerbitan SK
Pengaktifan Kembali
(3-6 bulan)
1. FC KARPEG 2. FC NIP Baru 3. FC SK CPNS 4. FC SK PNS 5. FC SK jabatan fungsional
terakhir, 6. FC Surat kenaikan
pangkat terakhir 7. FC SK Tugas Belajar 8. FC SK Pembebasan
Sementara dari jabatan 9. FC Surat Jaminan
Pembiayaan Tugas Belajar dari Sponsor
10. FC ijazah/Surat Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar
11. Laporan tertulis selesai studi dari yang bersangkutan;
12. Fotocopy DP3 tahun terakhir
13. Surat Keterangan Selesai Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali dari Dekan
Subag Kepegawaian
Universitas
Kemendikbud
Mengirimkan surat
permohonan
pengaktifan ditanda
tangani Dekan / PD II
ke Bag. kepegawaian
Universitas beserta
berkas legalisir
rangkap 3 (30 menit)
SK Pengkatifan Kembali
Ujian Dinas
Mulai
Mengevaluasi pegawai yang telah memenuhi persyaratan (1 hari) a. Telah 2 (dua) tahun
dalam Pangkat Juru Tk I (Gol I/d) dan Pengatur Tk.I (Gol. II/d)
b. Tidak sedang dalam keadaan :
- Diberhentikan Sementara
- Menerima Uang Tunggu
- Cuti di Luar Tanggungan Negara
- Tidak sedang menjalani hukuman disiplin berat
- DP3 1 (satu) tahun terakhir setiap unsur bernilai baik
Selesai
Subag Kepegawaian
Fakultas
Mengirim berkas ke
Subag Kepegawaian
Universitas, Surat
Pengantar PD II (1 hari)
Melaksanaan Ujian Dinas
(5 hari)
1. FC SK CPNS dan PNS
2. FC SK Kenaikan
Pangkat terakhir (Gol
I/d) dan (Gol II/d)
3. FC DP-3
4. FC Karpeg
5. FC Ijazah terakhir
(legalisir Dekan)
Subag Kepegawaian
Universitas
KENAIKAN PANGKAT PNS TENAGA KEPENDIDIKAN
Mulai
Mengecek pada aplikasi / database pegawai dengan
persyaratan telah 4 th pada pangkat terakhir (30
menit)
Selesai
Subag Kepegawaian
Fakultas
Memproses & Mengajukan berkas
permohonan kenaikan pangkat ke bagian
Kepegawaian Universitas, Surat Pengantar PD II (2
hari)
Memproses & mengusulkan kenaikan
pangkat ke Kemendikbud Jakarta (1 bulan)
1. FC KARPEG 2. FC NIP Baru 3. FC SK CPNS 4. FC SK PNS 5. FC Surat kenaikan
pangkat terakhir 6. FC DP3 2 thn terakhir
Subag Kepegawaian
Universitas
Penerbitan SK Pangkat (6 bln – 1 thn)
SK Pangkat Kemendikbud
PENGUSULAN PENGHARGAAN SATYA LENCANA KARYASATYA
Mulai
Mengecek pada aplikasi /
database pegawai dengan
persyaratan masa kerja
yaitu 10, 20, 30 tahun
(1 hari)
Selesai
Subag Kepegawaian
Fakultas
Mengirimkan form Isian Daftar Riwayat Hidup kepada Pegawai yang
memenuhi persyaratan (2 hari)
Mengisi form Daftar Riwayat Hidup dengan
tulisan tangan rangkap 2 (3 hari)
Form Daftar Riwayat
Hidup
Pegawai
Mengajukan berkas ke bagian Kepegawaian
Universitas, Surat Pengantar PD II (1 hari)
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Fotocopy SK CPNS 3. Fotocopy SK PNS 4. Fotocopy DP3 2 thn
terakhir
Form Daftar Riwayat
Hidup
Subag Kepegawaian
Fakultas
Memproses dan Mengajukan berkas ke Kemendikbud (5 hari)
Subag Kepegawaian
Universitas
Penghargaan Satyalencana Karya Satya
dari Presiden (6 bulan)
Kemendikbud
Penghargaan
Satyalencana Karya
Satya
IJIN TIDAK MASUK KERJA
Mulai
Mengisi form ijin tidak
masuk disertai Surat Ket
Dokter (sakit) atau Surat
Tugas (Dinas Luar)
Selesai
Pegawai
Mengirimkan Surat Ijin
tsb ke atasan langsung
dan tembusan ke Subag
Kepegawaian Fakultas
(1 hari)
Merekap dan
melaporkan jumlah
kehadiran ke Pimpinan
(triwulan)
1. Form Ijin Tidak Masuk
2. Surat Keterangan Dokter
3. Surat Tugas
Subag Kepegawaian
Fakultas