Manajemen Perbekalan dan Pengadaan Bahan Makanan

A. Manajemen Perbekalan Bahan Makanan

Manajemen perbekalan bahan makanan adalah pengelolaan sistem pengadaan dan

penyimpanan bahan makanan untuk menjamin ketersediaan bahan makanan dalam

jumlah cukup, sesuai dengan kebutuhan dan dana yang ada, dengan memperhatikan segi

efisiensi. Perbekalan bahan makanan merupakan salah satu kegiatan dalam sistem

penyelenggaraan makanan yang dilakukan untuk menjamin ketersediaan bahan makanan

dalam jumlah cukup, sesuai dengan kebutuhan, tidak lebih dan tidak kurang. Perbekalan

bahan makanan dapat kita bagi dalam dua tahap, yaitu pengadaan bahan makanan dan

penyimpanan bahan makanan.

Pengadaan bahan makanan terdiri dari serangkaian kegiatan dimulai dari

perhitungan kebutuhan bahan makanan., pemesanan, penerimaan, penyaluran serta

pencatatan dan pelaporan. Tujuan pengadaan bahan makanan adalah tersedianya bahan

makanan pada waktu yang telah ditentukan dalam macam dan jumlah yang cukup serta

kualitas yang sesuai kebutuhan. Sedangkan penyimpanan bahan makanan meliputi

kegiatan penyimpanan bahan makanan kering, bahan makanan segar, dan penyaluran

bahan makanan.

Untuk menentukan macam dan jumlah makanan yang dibutuhkan, perlu dibuat

perkiraan berdasarkan menu, standar porsi, dan jumlah konsumen. Pengadaan bahan

makanan sangat erat hubungannya dengan kebijakan institusi dalam hal keuangan yang

umumnya berbeda antara institusi penyelenggaraan makanan komersial dan institusi

penyelenggaraan makanan non komersial. Dalam melakukan pengadaan bahan makanan

perlu memperhatikan barang yang dibutuhkan dalam jumlah, waktu, dan harga yang

tepat. Untuk itu seorang pembeli harus mengetahui dengan jelas produk yang diinginkan

dan dimana dapat memperoleh produk tersebut.

Kegiatan perbekalan bahan makanan juga membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian, pengisian staf, kepemimpinan, dan pengawasan.

B. Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan

Tujuan dari perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah tersedianya perkiraan

jumlah bahan makanan yang diperlukan dan jumlah makanan yang akan diproduksi

berdasarkan data yang tersedia. Kebutuhan bahan makanan perlu direncanakan dengan

baik, agar terjamin ketersediaan barang dalam jumlah dan kualitas yang diinginkan.

Untuk itu perlu dihitung berdasarkan standar kualitas dan kuantitas bahan makanan.

Perencanaan kebutuhan bahan makanan dibuat berdasarkan kualitas dan kuantitas bahan

makanan yang dibutuhkan. Jumlah bahan makanan yang akan dipesan harus

diperhitungkan dengan benar agar tidak terjadi kelebihan ataupun kekurangan. Hal yang

menjadi dasar dalam perhitungan kebutuhan adalah menu, pedoman menu, standar porsi

serta jumlah dan macam konsumen.

Standar kualitas bahan makanan menyangkut berbagai aspek yang perlu

ditetapkan untuk menjamin bahan makanan yang datang sesuai dengan yang dibutuhkan.

Standar ini disebut juga spesifikasi bahan makanan dimana setiap bahan makanan

mempunyai spesifikasi tersendiri sesuai kebutuhan dalam resep.

Standar kuantitas bahan makanan merupakan ketentuan jumlah bahan makanan

yang harus dipesan. Perhitungan kuantitas atau jumlah bahan makanan yang akan dibeli

dipengaruhi oleh standar porsi, jumlah dan macam konsumen yang dilayani, serta

penggunaan bahan makanan tersebut dalam menu yang digunakan.

Standar porsi adalah rincian macam dan jumlah bahan makanan dalam ukuran

berat bersih untuk setiap hidangan. Penetapan standar porsi perlu memperhatikan

kebutuhan konsumen dan biaya yang terseedia. Standar porsi perlu diterapkan untuk

setiap resep. Misalnya protein hewani sebagai hidangan utama mempunyai standar porsi

50 gram. Bila dalam satu resep dibutuhkan campuran dari sejumlah protein hewani maka

yang penting adalah memperhatikan total dari campuran tersebut tetap mengikuti standar

porsi sebesar 50 gram. Dalam perhitungan kebutuhan bahan makanan standar porsi perlu

di konversikan ke berat kotor.

Jumlah dan macam konsumen yang dilayani bervariasi. Oleh karena itu,

perhitungan kebutuhan untuk perbekalan perlu dilakukan untuk jangka waktu tertentu,

misalnya tahunan, 6 bulan, 3 bulan. Sedangkan untuk penggunaan harian perlu dihitung

setiap hari. Untuk rumah sakit jumlah dan macam konsumen dipengaruhi oleh kelas

perawatan, misalnya VIP, kelas I, II, III. Jenis penyakit serta usia pasien yang dirawat

dapat bervariasi mulai dari bayi, anak, dewasa, orang tua. Untuk perhitungan kebutuhan

perlu dihitung rata-rata jumlah konsumen yang makan dan kecenderungan peningkatan

dalam setahun. Rata-rata jumlah konsumen dapat dihitung dengan menggunakan rata-rata

jumlah konsumen selama 1 tahun terakhir atau rata-rata beberapa bulan terakhir. Macam

pasien yang dirawat termasuk dietnya perlu diperhatikan dalam perhitungan kebutuhan

bahan makanan.

Kekerapan penggunaan bahan makanan adalah frekuensi penggunaan bahan

makanan yang mempunyai spesifikasi yang sama dalam satu siklus menu. Bahan

makanan yang sama dapat digunakan beberapa kali dalam satu siklus menu. Walaupun

penggunaannya dalam resep berbeda namun apabila spesifikasinya masih sama maka

dalam perhitungan dapat masuk dalam kelompok yang sama.

Dalam penyelenggaraan makanan, ada dua hal yang perlu diperkirakan

sebelumnya yaitu jumlah bahan makanan yang dibutuhkan dan jumlah makanan yang

akan dimasak. Perkiraan kebutuhan bahan makanan diperlukan baik untuk mengantisipasi

kebutuhan dalam sehari ataupun perkiraan kebutuhan dalam satu periode tertentu.

Perencanaan kebutuhan bahan makanan dilakukan berdasarkan menu yang

berlaku. Perkiraan kebutuhan sangat penting bagi efisiensi administrasi keuangan.

Perkiraan yang akurat mengurangi kemungkinan kelebihan atau kekurangan produksi.

Kelebihan produksi akan berdampak pada pemborosan biaya, sedangkan kekurangan

produksi akan berdampak pada terganggunya kepuasan konsumen.

Dalam menghitung perkiraan kebutuhan perlu melihat kecenderungan jumlah

konsumen. Oleh karena itu, data harus tercatat dengan benar dan konsisten. Hal-hal yang

harus dipertimbangkan dalam perbekalan bahan makanan antara lain macam dan jumlah

pasien, jenis menu yang berlaku termasuk menu siklus dan menu pilihan, kemampuan

pemasok bahan makanan dan fasilitas tempat penyimpanan bahan makanan.

Perhitungan kebutuhan bahan makanan untuk satu periode tertentu

Untuk menghitung kebutuhan bahan makanan atau forecasting dalam satu periode

dapat dimulai dari perhitungan kebutuhan dalam satu siklus menu. Jumlah yang diperoleh

digandakan dengan mempertimbangkan berat kotor dari standar porsi jumlah konsumen

yang makan, serta berapa kali siklus menu tersebut berulang dalam periode yang

diinginkan. Untuk menyusun anggaran tahunan dapat digunakan rata-rata jumlah

konsumen dalam suatu periode tertentu. Contohnya rata-rata jumlah konsumen dalam

tiga bulan terakhir dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan perkiraan jumlah

konsumen selama satu tahun berikutnya.

Perhitungan kebutuhan bahan makanan harian

Perkiraan kebutuhan harian dapat diperoleh dari data jumlah konsumen hari

sebelumnya atau hari yang sama pada minggu lalu. Misalnya rata-rata jumlah konsumen

pada beberapa kali hari minggu digunakan untuk menghitung kebutuhan hari minggu

yang akan datang.

Kebutuhan dihitung tiap hari dengan mengalikan standar porsi yang

dikonversikan ke berat kotor, dikali dengan jumlah pasien yang makan keesokan harinya.

Untuk mengkonversikan standar porsi ke berat kotor dapat menggunakan perhitungan

berat bahan makanan yang dapat dimakan (BDD). Contoh BDD beras 100%, BDD

daging ayam 56%. Perkiraan jumlah pasien yang makan esok hari diperoleh dari jumlah

pasien yang makan hari ini, ditambah dengan perkiraan kenaikan/penurunan jumlah

pasien esok hari.

C. Spesifikasi Bahan Makanan

Spesifikasi bahan makanan adalah standar kualitas yang ditetapkan untuk

mewujudkan kesamaan dalam pencapaian mutu bahan makanan dalam upaya menjaga

kualitas produksi dan pengawasan harga makanan. Spesifikasi bahan makanan perlu

dibuat secara tertulis agar pembeli dan penjual mengetahui dengan jelas barang yang

diinginkan. Penulisan spesifikasi bahan makanan hendaknya mengarah pada satu kondisi

yang diinginkan, jelas dan tidak membingungkan. Penulisan spesifikasi yang benar akan

sangat membantu dalam proses produksi makanan.

Spesifikasi hendaknya dibuat secara tertulis dan di evaluasi secara berkala.

Spesifikasi hendaknya tertuju langsung ke bahan makanan yang diinginkan, bisa dilihat

secara objektif dan bila ada yang menyangkut rasa maka perlu dicicip sebelum diterima.

Dapur seringkali juga membutuhkan barang lain selain bahan makanan. Misalnya

tisu, bahan kemasan, plastic alat tulis kantor tersebut. Dalam proses pengadaan barang

selain bahan makanan juga perlu dibuat spesifikasi terlebih dahulu. Ini sangat penting

untuk memastikan barang yang dibeli sesuai dengan yang dibutuhkan.

Cara Menyusun Spesifikasi

Menulis spesifikasi sangat penting untuk menjamin proses penyelenggaran

makanan berjalan dengan efisien. Menulis spesifikasi dapat mudah dapat juga sulit,

tergantung jenis barang yang dibutuhkan.

Syarat penulisan spesifikasi bahan makanan atau barang lainnya :

1) Sederhana, lengkap, spesifik agar penjual dan pembeli mempunyai satu ide.

2) Sesuai identifikasi dengan barang di pasaran.Sesuai dengan label yang dapat

dibaca, tentang grade, ukuran dll.

3) Dapat dipahami oleh penjual dan melindungi pembeli.

4) Dapat dijumpai oleh banyak penjual sehingga dapat bersaing.

Spesifikasi untuk bahan makanan dalm kemasan meliputi :

1) Nama produk

2) Standar kualitas

3) Ukuran kemasan (berat, ukuran, kaleng, dll.)

4) Jumlah per container

5) Unit harga (per kaleng/kg/peti dll)

Beberapa hal lain yang perlu dicantumkan :

1) Untuk makanan kaleng : tipe, kemasan, kekentalan sirup, ukuran, berat.

2) Untuk daging dan hasil olah : umur, ukuran potongan, komposisi, lemak dan zat

gizi lainnya, kualitas.

3) Untuk buah dan sayur segar, varietas, berat, tingkat kematangan, asal daerah.

4) Untuk makanan beku : suhu pengiriman, varietas, kemasan.

5) Untuk produk susu dan hasil olahnya : suhu pengiriman, keadaan lemak, keadaan

bakteri, kemasan untuk permintaan khusus dapat ditambahkan spesifikasi yang

lebih detail, misalnya bahan makanan organic, produk-produk untuk diet khusus.