panduan aplikasi 2 e-layang e-layang... · 2019. 9. 10. · kasubag staf proses surat masuk (sekda)...

2

PANDUAN

APLIKASI

E-LAYANG

Tahun 2019 DISKOMINFO KAB. PATI

E- LAYANG KABUPATEN PATI 2019

DAFTAR ISI

BAB I INSTALASI APLIKASI E-LAYANG

1.1 Instalasi E-Layang Versi Android ……………………………………………………………………………………………………… 5

1.2 E-Layang Versi Website …………………………………………………………………………………………………………………… 7

BAB II SURAT MASUK

2.1 Surat Masuk Oleh Admin Tata Usaha..………………………………………………………………………………………………. 11

2.2 Disposisi Surat Masuk Oleh Kepala OPD, Kabid, Kasi, dan Staf …………………………………………………………… 12

2.3 Melihat Disposisi Masuk Untuk Sekretaris > Kabid > Kasi …………………………………………………………………… 14

2.4 Surat Masuk Oleh Ajudan…………………………………………………………………………………………………………………. 20

2.5 Disposisi Surat dari Sekda …………………………………………………………………………………………………….. 21

2.6 Melihat Disposisi Masuk untuk Asisten ,Kabag Sekda, Kepala Opd ……………………………………………………….. 23

BAB III SURAT KELUAR

3.1 Membuat Konsep Surat Oleh Konseptor (Staf) …………………………………………………………………………………… 28

3.2 Pemeriksa Konsep Surat (Kasi, Kabid, Sekertaris, Kepala OPD) …………………………………………………………… 33

3.3 Memberi Nomor Surat dan Nomor Agenda oleh Admin Tata Usaha ……………………………………………………… 35

3.4 Tanda Tangan Elektronik oleh Kepala OPD ………………………………………………………………………………………… 37


BAB IV ADMIN OPD

4.1 Mengelola Master PLT ……………………………………………………………………………………………………………………… 40

4.2 Mengelola Template Surat ……………………………………………………………………………………………………………….. 41

4.3 Mengelola Data Mutasi …………………………………………………………………………………………………………………… 42


BAB I

INSTALASI APLIKASI E-LAYANG


1.1 E-Layang Versi Android

Klik Aplikasi PlayStore


1 Cari Aplikasi E-Layang Kabupaten Pati

2 Klik Install


1 Input NIP (Nomor Induk Pegawai )

2 Input Password

3 Klik Sign in


1.2 Versi Website Untuk versi web aplikasi e-layang dapat diakses pada http://e-layang.patikab.go.id


BAB II

SURAT MASUK


ADMIN KEPALA OPD

SEKRETARIS KABID

KASI

STAF

PROSES SURAT MASUK (OPD) versi Website

DIKIRM KE

DISPOSISI DISPOSISI

DISPOSISI

DISPOSISI


2.1 SURAT MASUK OLEH ADMIN TATA USAHA

Keterangan

Klik Icon Mata untuk melihat isi surat

1 Klik Kirim Ke Pimpinan untuk di disposisi ke Kepala OPD

2 Klik Icon Pindaian untuk melihat bentuk fisik surat


2.2 DISPOSISI SURAT DARI KEPALA OPD > SEKERTARIS > KABID > KASI > STAF

Klik Surat Masuk



1 Klik Buat Disposisi untuk mendisposisikan pejabat yang ada di bawahnya (KEPALA OPD > SEKERTARIS > KABID > KASI > STAF)

2 Klik Pindaian untuk melihat detail isi surat

1 Pilih Tujuan Disposisi (Dapat Pilih Lebih dari Satu)

2 Pilih Isi Disposisi

3 Klik Simpan untuk mengirimkan Disposisi


2.3 MELIHAT DISPOSISI MASUK UNTUK SEKRETARIS > KABID > KASI

Keterangan

Klik Disposisi Masuk


1 Klik Search untuk mencari disposisi yang tersimpan

2 Keterangan : apakah status sudah dibaca atau

diselesaikan

3 Klik Icon Mata untuk melihat isi Disposisi


1 Klik untuk melihat Bentuk Fisik Surat

2 Klik Disposisi untuk mendisposisikan pejabat yang

berada di bawahnya

3 Klik Selesaikan apabila surat tidak disiposisikan lagi

4 Klik Tolak apabila salah disposisi, maka akan kembali

kepada orang yang mendisposisi


Apabila ingin melihat histori terletak di pojok

kanan bawah


AJUDAN SEKDA

ASISTEN SEKDA KABAG SEKDA KEPALA OPD

KASUBAG

STAF

PROSES SURAT MASUK (SEKDA) versi Website


2.4 SURAT MASUK OLEH AJUDAN

Keterangan


1 Klik Kirim Ke Pimpinan untuk di disposisi ke Kepala Sekda

2 Klik Icon Pindaian untuk melihat bentuk fisik surat


2.5 DISPOSISI SURAT DARI SEKDA

Klik Surat Masuk



1 Klik Buat Disposisi untuk mendisposisikan pejabat yang ada di bawahnya ( ASISTEN, KABAG, dan KEPALA OPD

2 Klik Pindaian untuk melihat detail isi surat

1 Pilih Tujuan Disposisi (Dapat Pilih Lebih dari Satu)

2 Pilih Isi Disposisi

3 Klik Simpan untuk mengirimkan Disposisi


2.6 MELIHAT DISPOSISI MASUK UNTUK ASISTEN ,KABAG SEKDA, KEPALA OPD

Keterangan

Klik Disposisi Masuk


1 Klik Search untuk mencari disposisi yang tersimpan

2 Keterangan : apakah status sudah dibaca atau

diselesaikan

3 Klik Icon Mata untuk melihat isi Disposisi


1 Klik untuk melihat Bentuk Fisik Surat

2 Klik Disposisi untuk mendisposisikan pejabat yang

berada di bawahnya

3 Klik Selesaikan apabila surat tidak disiposisikan lagi

4 Klik Tolak apabila salah disposisi, maka akan kembali

kepada orang yang mendisposisi


Apabila ingin melihat histori terletak di pojok

kanan bawah


BAB III

SURAT KELUAR


PROSES SURAT KELUAR (OPD)

TERKIRIM

KONSEPTOR PEMERIKSA 1

(KASI)

PEMERIKSA 2

(KABID)

ADMIN TU KEPALA OPD

PEMERIKSA 3

(SEKERTARIS)

PEMERIKSA 4

(KEPALA OPD)


3.1 MEMBUAT KONSEP SURAT OLEH KONSEPTOR (STAF)

KETERANGAN

1 Masukkan NIP

2 Masukkan Password


1 Klik Pengajuan Konsep untuk membuat konsep surat

2 Klik icon + untuk menambah Pengajuan Konsep Surat

1 Konseptor / yang membuat surat

2 Apabila Atas Nama di CENTANG maka yang bertanda tangan adalah pejabat PLT

3 Pilih Tanggal pembuatan surat

4 Pilih Status pengiriman surat ke OPD atau Non OPD atau SEKDA Apabila OPD maka Klik Cari Opd Penerima

Apabila Non OPD maka INPUT PENERIMA

5 Pilih tembusan , cari Tembusan pada menu pencarian dan Klik pilih


Apabila salah dalam memilih tembusan dapat dengan klik Batal

UNTUK DIPERHATIKAN : INPUTAN DENGAN TANDA

1 Inputkan Perihal Surat

2 Pilih sifat surat (Biasa , Segera, Amat Segera, Rahasia, Penting)

3 Pemeriksa surat akan secara OTOMATIS sesuai dengan urutan jabatannya (Apabila pada Status Pengiriman Surat memilih SEKDA maka Pemeriksa Surat menjadi, Kasi > Kabid > Sekretaris > Kepala OPD > SEKDA)

4 Pilih Jenis Template Surat Note : apabila ada tambahan atau edit Template Surat dapat dibuat oleh ADMIN masing-masing OPD (Dengan LOGIN sebagai ADMIN OPD)


Jika pada memilih template undangan maka secara OTOMATIS akan muncul Format isi surat KLIK LAMPIRAN untuk menambahkan lampiran surat (jika ada lampiran)

Klik SUBMIT

Maka akan tampil seperti gambar disamping. Apabila ingin melihat detail konsep surat dapat klik Icon Tombol Mata


1 Pembuat konsep surat

2 Pejabat pemeriksa konsep surat sesuai dengan urutan jabatan.

3 Pindaian (Dapat melihat isi dari konsep surat yang sudah dibuat)


3.2 PEMERIKSA KONSEP SURAT (KASI, KABAG, SEKERTARIS, KEPALA OPD)

Apabila dari konseptor sudah KLIK SUBMIT maka Konsep surat akan terkirim pada pejabat di atasnya

Klik Pengecekan Konsep .

1 Klik Icon Pensil untuk mengedit isi konsep surat secara langsung tanpa dikembalikan lagi ke konseptor

2 Klik Icon Mata untuk melihat detail konsep surat


1 Klik REVISI apabila konsep surat ada yang perlu di revisi , maka konsep surat akan kembali lagi ke Konseptor

2 Klik Disetujui Apabila konsep surat sudah sesuai , maka akan diteruskan untuk dikoreksi ke pejabat diatasnya

3 Nama Konseptor

4 Pejabat Pemeriksa sesuai urutan jabatan diatasnya

5 Pindaian (Dapat melihat isi dari konsep surat yang sudah dibuat)

PROSES KOREKSI SURAT AKAN TERUS BERLANJUT MULAI DARI KASI, KABID, SEKRETARIS DAN TERAKHIR KEPALA OPD (APABILA DITUJUKAN DARI SEKDA MAKA PENGOREKSI TERAKHIR ADALAH SEKDA)

Apabila konsep surat sudah disetujui oleh semua pejabat , maka akan diteruskan ke ADMIN TU untuk diberi nomor surat


3.3 MEMBERIKAN NOMOR SURAT DAN NOMOR AGENDA OLEH ADMIN TATA USAHA

Pada admin OPD aka nada pemberitahuan di menu Surat Keluar apabila ada konsep surat yang sudah disetujui Kepala OPD

1 Ada 3 Status pemberitahuan di Admin OPD a. Disetujui : BELUM diberikan nomor surat dan

nomor agenda b. Proses Penandatanganan : Menunggu Tanda

Tangan Elektronik (TTE) dari kepala OPD c. Terkirim : surat berhasil terkirim ke alamat

tujuan

2 Klik Icon Mata untuk melihat detail konsep surat


Klik Kirim Ke Kepala : memberikan nomor surat dan nomor agenda kemudian akan dikirim kembali ke Kepala OPD untuk di Tanda Tangani Elektronik (TTE)

1 Klik Klasifikasi surat

2 Nomor surat akan muncul secara otomatis sesuai dengan klasifikasi surat. Kemudian hanya menambahkan nomor agenda surat di belakang nomor surat


3.4 MEMBERIKAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK OLEH KEPALA OPD

Pada Akun Kepala OPD terdapat menu Tanda Tangan Digital. Klik Tanda Tangan Surat

1 Pada Status apabila sudah di beri nomor aka nada notifikasi seperti gambar di samping

2 Klik Icon Mata untuk melihat Detailnya


1 Apabila sudah diberi nomor surat, maka akan muncul di kolom nomor surat

2 Klik Tanda Tangani untuk memberikan Tanda Tangan Elektronik (bersifat Rahasia)

Setelah Proses Tanda Tangan selesai maka Surat akan terkirim ke Alamat Tujuan


BAB IV

ADMIN OPD


4.1 MENGELOLA MASTER PLT

1 Klik Menu Master PLT

2 Klik Icon + untuk menambah data PLT


4.2 MENGELOLA TEMPLATE SURAT

1 Klik Menu Template Surat

2 Klik Icon + untuk menambah Template Surat

1 Input Judul Template Surat

2 Buat Format surat (NB : Direkomendasikan dalam membuat format isi surat menggunakan tabel agar lebih rapi)


4.3 MENGELOLA DATA MUTASI

Keterangan

Klik Data Mutasi

jika ada status tidak sama dari admin opd harus melakukan transfer data kemudian ketia pegawai yg bersangkutan login nanti akan ada notifikasi untuk memilih unit kerjanya.

panduan aplikasi 2 e-layang e-layang... · 2019. 9. 10. · kasubag staf proses surat masuk (sekda)...

Documents