Menyelenggarakan Rapat Bisnis

MODUL 7

Kegiatan Belajar

Pendahuluan;

Menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam merencanakan penyelenggaraan rapat bisnis;

Menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam menyelenggarakan rapat bisnis;

Menjelaskan pengetahuan dan keterampilan dalam mengevaluasi penyelenggaraan rapat bisnis;

2

Pendahuluan

Dalam kehidupan sehari-hari sering dijumpai kegiatan rapat berlangsung. Ada rapat keluarga, kegiatan masyarakat, s ampai rapat para pebisnis atau pekerja sektor formal. Rapat merupakan wahana bagi berlangsungnya komunikasi di antara warga satu organisasi. Rapat menjadi ruang untuk menyelesaikan maslah, mengkoordinasikan tindakan, menyusun rencana kerja atau pengambilan keputusan.

3

Menyelenggarakan rapat bisnis (1)

Bagaimana peran rapat dalam suatu organisasi bisnis.

4

Menyelenggarakan rapat bisnis (1)

Menurut Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186) menyatakan rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Rapat sangat efektif untuk memperoleh informasi dan sambutan yang aktif.

Dan mengapa rapat menjadi hal yang sangat penting menurut Curtin, Floyd, dan Winsor (2000:186):

1.Kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan bisnis;

2.Kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan pemerintahan;

3.Pergerakan ke arah manajemen partisipatif, khususnya ke arah lingkaran kuaitas yang luas.

5

Menyelenggarakan rapat bisnis (1)

Jenis dan tujuan rapat

6

Menyelenggarakan rapat bisnis (1)

Siklus kegiatan rapat

7

Menyelenggarakan rapat bisnis (1)

1. Perencanaan dan logistik rapat, apakah rapat memang diperlukan; siapa saja peserta rapat dan pastikan bias berpartisipasi dalam rapat; menyusun agenda dan pendokumentasiannya; dan mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam rapat.

2. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, perencanaa strategis dan skenario dalam penyelenggaraan rapat; perencanaan operasional yang merupakan penjabaran perencanaan strategis; perencanaan fungsional yang berarti pembagian sumber daya manusia untuk menjalankan fungsinya masing-masing; dan peninjauan ulang.

3. Penetapan model rapat, jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam menetapkan model rapat yang kita selenggarakan; manfaatkan waktu dengan baik; bentuk rapat seperti apa yang dikehendaki; prosedur rapat seperti apa yang hendak dipilih; dan langkah tindak lanjut.

4. Pengumpulan fakta dan informasi.

5. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, perumusan masalah; pendekatan pemecahan masalah; gaya pengambilan keputusan.

8

Menyelenggarakan rapat bisnis (1)

Beberapa hal yang penting dalam penyelenggaraan rapat bisnis, seperti berikut:

1.Sebelum mengikuti rapat bisnis, mengenal lebih dekat dengan peserta lain; berpenampilan baik, sopan, dan terlihat rapi.

2.Saat mengikuti rapat bisnis, perkenalan diri; tersenyum; menarik dan menunjukkan sifat-sifat interaktif yang baik.

3.Setelah mengikuti rapat bisnis, membawa sesuatu yang baru dan berharga, tetap menjaga hubungan baik dengan orang lain

9

Menyelenggarakan rapat bisnis (1)

Masalah dan kendala yang biasa ada dalam rapat menurut Curtin, Floyd & Winsor (2000:187) adalah sebagai berikut:

1. Tidak ada tujuan dan pokok agenda.

2. Tidak ada orientasi sebelum rapat.

3. Lambat memulai rapat.

4. Persiapan yang buruk atau tidak memadai.

5. Melepaskan masalah.

6. Tidak terorganisasi.

7. Tidak meyakinkan.

8. Kepemimpinan tidak efektif.

9. Informasi yang didiskusikan tidak berhubungan.

10. Membuang-buang waktu.

11. Interupsi.

12. Tidak efektif dalam membuat keputusan.

13. Diskusi bertele-tele, berlebihan, dan menyimpang.

14. Diskusi didominasi beberapa individu.

15. Tidak ada hasil atau tindak lanjut yang dihasilkan.

10

Menyelenggarakan rapat bisnis (1)Peran-peran individu dalam rapat bisa diuraikan pada tabel berikut:

11

Menyelenggarakan rapat bisnis (2)

12

Menyelenggarakan rapat bisnis (2)

Dalam memberikan undangan kepada peserta rapat sangatlah penting mengenai waktu untuk dan format surat undangan tersebut. Dalam undangan tersebut diuraikan secara rinci mengenai alasan mengundang rapat dan apa yang bias diharaapkan dari rapat tersebut.

13

Menyelenggarakan rapat bisnis (2)Catatan dalam rapat sangat penting untuk menjelaskan proses

berlangsungnya rapat serta keputusan-keputusan yang diambil dalam rapat. Beberapa istilah untuk menyebutnya meeting minute ada juga yang menyebutnya notulen.

14

Menyelenggarakan rapat bisnis (2)

Menurut Mann (2006) agar rapat dapat bermanfaat bagi kehidupan organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut:

1.Menyebarkan agenda rapat.

2.Memiki tema tertentu.

3.Disiplin terhadapa waktu.

4.Mengurangi gangguan elektronik.

5.Memastikan siapa yang diundang.

6.Sangat disarankan memiliki asisten pengatur waktu.

7.Tetap mengarah pada poin-poin inti rapat.

8.Tindak-lanjut bias berupa kesimpulan akhir dari notulen rapat.

9.Konsisten.

15

Menyelenggarakan rapat bisnis (2)Harvard Business Communication mengemukakan 10 hal untuk menghindari rasa jenuh

dalam rapat, diantaranya:

1.Hendaklah tahu waktu.

2.Jangan lupa pada alasan utama diselenggarakannya rapat.

3.Mengingat untuk memuji secara terbuka dan mengkritik secara tertutup.

4.Hendaknya tidak menyelenggarakan rapat di luar jam kerja.

5.Hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai kesimpulan.

6.Hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai sarana untuk menghancurkan karir orang lain.

7.Hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan.

8.Hendaknya diingat bahwa model terbaik dalam rapat adalah demokrasi.

9.Hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat dengan jelas dan diedarkan sbelum rapat berlangsung.

10.Hendaknya menghentikan rapat berkala jika tujuan rapat sudah tercapai.

16

Thank youAny question?

17