lean manufacturing dan budaya organisasi

www.SSCXinternational.com

Lean Manufacturing: Mengembangkan Budaya Kerja untuk Perbaikan Kinerja 1

Lean Manufacturing dan Budaya Organisasi

Apa keuntungan mengimplementasikan Lean Manufacturing? Mengapa kita

membutuhkan Lean? Jika memang sangat bermanfaat, mengapa tidak semua

perusahaan mengimplementasikan Lean?

Apa saja hambatan dalam implementasi dan bagaimana cara mengatasinya? Apa

faktor sukses implementasi Lean di Indonesia, dan apa langkah awal

implementasinya?

Permasalahan Umum di Setiap Perusahaan

Sekarang ini banyak pemimpin perusahaan mengalami kesulitan dalam mengubah

budaya organisasinya, tepatnya budaya karyawannya. Para pemimpin perusahaan

dituntut untuk mampu meningkatkan produktivitas, membuat karyawan di

shopfloor lebih disiplin dalam bekerja, menurunkan biaya produksi, sampai tujuan

akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.

Keinginan mengubah budaya organisasi menjadi hal

yang sangat diinginkan karena manusia adalah asset

utama keberhasilan dari perusahaan untuk mencapai

produktifitas tinggi. Lebih dari 50% permasalahan

effisiensi dan produktivitas perusahaan berada di

karyawan shopfloor sebagai ujung tombak

operasional perusahaan.

Pernahkah anda mengalami masalah seperti ini dalam kegiatan operational

sehari-hari?

� Karyawan tidak peduli dengan kondisi tempat kerja,

� karyawan tidak disiplin dalam waktu,



� karyawan tidak peduli terhadap permasalahan di area kerja,

� karyawan tidak mau melakukan perbaikan di tempat kerjanya,

� karyawan tidak mengungkapkan masalah yang ada di area kerjanya,

� karyawan tidak berusaha mencari solusi sendiri terhadap permasalahan di

area kerja masing-masing,

� karyawan terlalu tergantung kepada atasan untuk mengambil inisiatif

perbaikan dan pengambilan keputusan di tempat kerja,

� karyawan tidak cepat tanggap jika terjadi masalah dalam kualitas produk,

� karyawan tidak peduli dengan mesin yang sudah mulai menunjukkan

ketidaknormalan dan kerusakan,

� karyawan selalu berusaha menimpakan kesalahan ke orang lain,

� karyawan tidak peka terhadap scrap dan biaya produksi dari perusahaan,

� tidak ada komunikasi dan koordinasi antar bagian,

� tidak ada motivasi dalam melakukan perbaikan,

� seluruh orang terlihat sangat sibuk dalam pekerjaan tapi tidak paham

terhadap target yang menjadi tanggungjawabnya, dan sebagainya.

Bayangkan kalo masalah-masalah tersebut terjadi

pada banyak orang di perusahaan dan masalah

tersebut menumpuk selama bertahun-tahun. Maka

akan sangat besar kerugian yang ditanggung oleh

perusahaan karena budaya perusahaan seperti ini.

Meskipun pemimpin perusahaan berusaha

berulang-ulang memarahi tindakan karyawan

diatas, tapi bawahan masih terus mengulangi

tindakan yang sama.



Bagaimana Mengatasi Masalah Masalah di Atas?

Lean telah berhasil di banyak perusahaan dalam mengubah budaya organisasi.

“Kehebatan” Lean ini telah dibuktikan oleh berbagai macam industri, baik untuk

industri otomotif, elektronik, kemasan, semi-konduktor, makanan minuman,

bahkan sampai di perbankan, telekomunikasi, dan perhotelan. Tidak hanya

terbatas di perusahaan Jepang, tetapi perusahaan di Amerika, Eropa, Asia telah

mengambil keuntungan yang sangat besar dengan menerapkan Lean.

Konsep Lean menggabungkan antara mengubah mindset dari people (orang) dan

mengubah lingkungan kerja.

Dari sisi people, Lean menanamkan value tentang bagaimana untuk bekerja

dengan benar dan efisien dalam rangka menghilangkan waste (aktifitas yang tidak

memberi nilai tambah), sehingga setiap orang memiliki persepsi yang sama

tentang pola pikir yang berorientasi pada effisiensi.

Mindset ini dalam Lean dikenal dengan slogan: Go to Zero, yaitu zero defect, zero

rework, zero downtime, zero stoppages, zero shortage, zero movement, zero

motion, zero transportation, zero accident. Dengan persepsi dan mindset yang



sama maka cara berpikir, cara bertindak, dan cara bersikap seseorang akan

mengikuti pola pikir tersebut.

Dan yang terpenting, nilai lebih dari Lean dalam mengubah budaya organisasi

bukan hanya mencoba mengubah mindset people saja, karena meskipun cara

berpikir sudah benar tapi kalau lingkungan tidak mendukung, maka tindakan yang

terlihat akan menyimpang dari mindset yang ditanamkan.

Lingkungan tempat kerja yang mendukung memungkinkan orang untuk terus

berjalan mengikuti rel-rel yang sudah dibuat. Membuat orang mudah melihat

ketidak-disiplinan dalam penempatan barang, mudah dalam melihat adanya

masalah, mudah dalam melihat gap dalam pencapaian kinerja di scoreboard,

mudah dalam mengenali ketidak-normalan mesin, mudah dalam mencari segala

sesuatu, mudah mendapatkan bantuan saat menemui masalah, mudah dalam

pengambilan keputusan untuk melakukan perbaikan di tempat kerja, serta mudah

dan nyaman dalam bekerja.

Dengan dua perubahan mendasar baik dari sisi mindset orang dan lingkungan

kerja, maka efek terhadap perubahan organisasi yang lebih baik dan disiplin akan

lebih terjaga dan berkelanjutan. Lean juga merangsang lahirnya budaya

improvement, dan setiap orang berkewajiban dalam menghentikan proses, jika

menemukan masalah yang berdampak pada kualitas produk. Supervisor akan

memiliki budaya untuk membantu memecahkan masalah bersama dengan

berprinsip pada analisa 5 Kenapa (mencari akar masalah) bukan pada 5 Siapa

(mencari salah siapa).



Apa Manfaat Organisasi yang Mengimplementasikan Lean?

Manfaat yang dicapai oleh implementasi Lean sangat besar. Lean bertujuan untuk

menciptakan efisiensi di segala lini.

Proses produksi yang sangat cepat, kualitas produk yang lebih baik,

produksi yang lebih fleksibel dalam merespon order,

setup mesin yang lebih cepat,

jumlah downtime mesin yang lebih sedikit,

biaya produksi yang lebih rendah,

biaya maintenance yang lebih rendah, inventori yang rendah,

working capital lebih minim,

standar kerja yang sama untuk semua operator,

operator yang memiliki kompetensi multi skill,

karyawan yang lebih bersemangat dalam bekerja,

meningkatkan kepuasan bekerja,

lingkungan kerja yang lebih bersih, tertata rapi, aman dan nyaman.

Perusahaan yang menerapkan Lean memiliki karakter siap untuk dikunjungi atau

diaudit pelanggan kapanpun karena setiap harinya perusahaan tersebut sudah

terbiasa selalu dalam keadaan bersih dan rapi, karena ini termasuk bagian dari

budaya organisasi.

QuickNote:

Lean bukanlah sekedar alat untuk perbaikan proses,

Lean adalah budaya yang melekat dalam jiwa setiap

anggota organisasi, sebuah kebiasaan, cara kerja, dan

cara berpikir ataupun bertindak.



Melihat Manfaat Lean yang Sedemikian Dahsyat, Mengapa

Belum Semua Perusahaan Menerapkan Lean? Apa Kesulitannya?

Banyaknya perusahaan yang belum menerapkan Lean timbul karena berbagai

alasan:

� tidak mengerti apa itu Lean dan manfaatnya,

� sudah mengerti tapi tidak tahu harus mulai dari mana,

� tidak paham bagaimana melakukan Lean Deployment yang benar,

� tidak tahu urutan dalam penerapannya,

� dan skeptis mengenai manfaat dari implementasi Lean karena dianggap ini

sebagai budaya perusahaan Jepang.

“… tapi kalo mengingat manfaatnya yang sedemikian besar, maka

berbagai hambatan apapun harus diatasi karena meningkatnya

biaya produksi, kompetisi pasar yang makin ketat, dan juga

tuntutan dari stakeholder …”

Mungkin ada beberapa orang di perusahaan yang mendengar Lean hanya

sepotong-potong. Ada yang mengira Lean hanya 5S saja, hanya Just-in-Time saja,

hanya Autonomous Maintenance saja, hanya Kaizen saja, dan lain sebagainya.

Persepsi ini yang perlu diubah, karena implementasi Lean adalah perubahan yang

total dan menyeluruh. Lean adalah perubahan mindset secara dramatis baik dari

top management sampai ke shopfloor. Berubah total dalam hal mindset dan

kebiasaan dalam melakukan perbaikan terus-menerus (Kaizen).

QuickNote:

Implementasi Lean memiliki pedoman taktis.

Bagaimana mencapai perubahan budaya (intangible)

lewat tindakan nyata (tangible)



Apa Faktor Sukses Implementasi Lean Di Indonesia?

Ada dua faktor kunci untuk melakukan perubahan yang sukses dalam

mengimplementasikan Lean di organisasi manapun.

Yang pertama dan yang paling penting tentu saja adalah komitmen top

management. Komitmen dalam menyediakan sumber daya, komitmen dalam

memonitor implementasi Lean di tiap fasenya, komitmen dalam memandang

Lean sebagai prioritas utama perusahaan, komitmen dalam memonitor

penerapan di lapangan, dan menegakkan disiplin lean di lapangan.

Yang kedua dan yang tak kalah penting adalah metode. Terkadang beberapa

perusahaan menerapkan tools Lean dengan sepotong-sepotong (bukan

pendekatan holistik) sehingga hasilnya tidak sustainable.

Ada yang sekedar menerapkan 5S saja, ada yang SMED saja, ada yang problem

solving tools saja, dan lain sebagainya... karena sifatnya dangkal maka biasanya

tidak sustainable. Adalah lebih baik untuk menerapkan di area yang lebih terbatas

tapi penerapannya sangat dalam. Karena tujuan utama Lean bukan hanya ke hasil

tapi juga perubahan budaya organisasi.

QuickNote:

SMED adalah Single Minute Exchange of Dies. Tool ini

berisi strategi praktis untuk mempersingkat waktu

setup. Waktu setup adalah waktu mulai dari last good

piece hingga first good piece artikel berikutnya.



Bagaimana Budaya Perusahaan yang sudah Implementasi Lean?

Berikut adalah ciri-ciri budaya perusahaan yang sudah mengimplementasikan

Lean:

Pertama adalah budaya bersih.

Perusahaan yang menerapkan Lean akan terlihat selalu bersih, rapi, area kerja

yang nyaman, karyawan membersihkan area kerja sebelum pulang dan

meninggalkannya dalam keadaan bersih dan rapi, kondisi mesin juga dalam

keadaan terawat, dan hal ini tidak terbatas di area produksi tetapi juga non

produksi, seperti maintenance workshop, area gudang, dan juga area kantor.

Yang kedua adalah budaya kaizen atau perbaikan terus-menerus.

Orang yang berada di area kerja akan secara aktif mengidentifikasi masalah di

area kerja dan melakukan perbaikan. Hal yang unik adalah terkadang karyawan

sudah mengetahui masalah di tempat kerjanya dan problem ini dihadapi sehari-

hari, bahkan mereka sudah tahu apa yang harus dilakukan untuk mengatasi

masalah tersebut dan solusi terhadap masalah tersebut terkadang sederhana.

Tapi anehnya, hal tersebut tidak segera dilakukan. Banyak hal yang menjadi

penyebab, ada yang karena kurangnya perhatian dari atasan ke bawahan, ada

yang karena tidak peduli, ada yang karena tidak memberi nilai apa-apa buat

orang tersebut, dan ada juga karena organisasi tersebut cenderung saling

melemparkan tanggung-jawab.

� Di organisasi yang menerapkan lean, semangat perbaikan terus digalakkan dan

dikampanyekan.

� Sekecil apapun improvement yang dilakukan oleh shopfloor, hal ini akan diberikan

penghargaan baik berupa recognition atau reward walaupun nilainya tidak selalu

harus besar. Tapi reward dan recognition inilah sebagai pembeda antara karyawan

yang ‘bekerja benar’ dan yang tidak (performance based). Jadi akan selalu ada

pembeda dan ini akan merangsang setiap orang melakukan perbaikan.



� Lantas bagaimana kalau persoalan tersebut kompleks dan membutuhkan banyak

kepala untuk memecahkannya? Lean memfasilitasi hal ini dengan istilah Small Group

Activity.

� SGA ini dibentuk oleh orang-orang di shopfloor yang mengalokasikan waktunya satu

jam dalam satu minggu khusus untuk duduk bareng berdiskusi melakukan

brainstorming pemecahan masalah. Dipimpin oleh grup leader untuk memfasilitasi

dan jika dibutuhkan menggunakan bantuan yang sifatnya lintas departemen jika

masalahnya cross functional.

� Hasil dari SGA ini bisa dipertanggungjawabkan karena menggunakan ukuran key

performance indikator yang jelas, sehingga bisa menilai apakah hasil perbaikannya

efektif dalam mengatasi masalah dan segala macam perbaikannya bisa dihitung

benefitnya buat perusahaan.

Yang ketiga adalah budaya autoquality.

Disini semboyan “kualitas adalah tanggung-jawab semua karyawan” benar-benar

dipegang teguh. Setiap orang operator yang berhadapan langsung dengan proses

berkewajiban menghentikan proses produksi jika menemukan ada masalah

dalam hal kualitas. Hal ini karena atasannya (foreman atau supervisor) akan

datang langsung ke lapangan jika masalah tersebut terjadi. Atasan memegang

prinsip untuk bersedia membantu, berusaha memecahkan masalah di level ini,

tapi kalau ternyata tidak bisa maka akan dilakukan eskalasi masalah ke manager.

Dengan mekanisme seperti ini maka masalah quality sekecil apapun akan terlihat

dan diusahakan untuk perbaikannya.

Yang keempat adalah budaya kekeluargaan.

Lean mengajarkan setiap pemimpin untuk sering turun ke lapangan, berdiskusi

dengan bawahan, melihat kenyataan di lapangan. Hal ini membangun kedekatan

dan memecah sekat antar level. Sangat memungkinkan untuk seorang direktur

langsung turun ke lapangan dan melihat langsung keadaan dilapangan. Melihat

hasil scoreboard yang dipasang di produksi dan melakukan signoff. Hal ini

mungkin tampak sederhana, tetapi betapa besar dampaknya buat operator,

karena secara psikologis hal ini menunjukkan perhatian yang luar biasa dari

atasan tertinggi.



Yang kelima adalah kuatnya komunikasi dan distribusi informasi.

Komunikasi dalam kelompok juga terus dibina dengan diskusi rutin setiap harinya

(komunikasi antar shift). Kedekatan dan keterbukaan seperti ini adalah hal yang

sangat penting untuk menjalin komunikasi yang baik dan kelancaran proses.

Semangat kekeluargaan benar-benar dijalankan seperti orangtua dan anak.

Sebagai atasan memberikan arahan untuk bawahan dan membantu bawahan

untuk mengatasi masalah dan membekalinya dengan pengetahuan dan skill yang

dibutuhkan. Situasi seperti ini akan sangat kondusif sehingga kegiatan

operational sehari-hari akan terasa sangat nyaman dan bersemangat.

Disamping perubahan budaya diatas, masih banyak sekali tools dalam lean yang

sangat berperan untuk meningkatkan effisiensi dan produktifitas organisasi.

Karena lean juga menyentuh effisiensi di semua lini, optimasi jumlah manpower,

operator yang multiskill, operator yang berkompetensi merawat mesin, inventory

yang lebih optimum, material yang mengalir, perataan beban kerja, penggunaan

anti salah dalam proses produksi, dan segala macam perbaikan di berbagai aspek

lainnya. Hal ini tidak dibahas di e-book ini, tools akan dibahas secara terpisah.

Bagaimana memulai Lean?

Lean adalah perjalanan panjang yang tidak dicapai dalam waktu semalam.

Dibutuhkan perencanaan yang matang untuk mengimplementasikan. Untuk

memulai perjalanan tersebut dibutuhkan seorang yang sudah berpengalaman

(istilahnya Change Agent), tahu apa yang harus dilakukan, memiliki strategy

perencanaan untuk implementasi yang jelas, mampu merencanakan

implementasi lean berdasarkan visi misi perusahaan dan kebutuhan bisnis

perusahaan, perencanaan untuk alokasi resources, paham semua metoda dan

tools dalam lean seperti 5S, visual management, non value add analysis,

autonomous maintenance, small group activity, standard work, autonomous

maintenance, SMED, pokayoke, value stream mapping, jidoka, heijunka, just in

time, mizu shumazi, kanban system, multiskill matrix, dll.



Selain memahami tools-nya, tim juga harus mampu melakukan workshop yang

melibatkan karyawan di shopfloor sehingga penanaman pola pikir diikuti langsung

dengan tindakan perubahan di lapangan. Pengalaman dibutuhkan sehingga apa

yang diterapkan adalah hal yang benar dan menuju ke arah yang benar.

Apakah organisasi anda siap mengimplementasikan Lean?

ABOUT SSCX • SSCX enable people and organizations to achieve bolder results. We ensure that

during our deployment, we effectively transfer knowledge, providing the self-

sustaining know-how to achieve continuous breakthrough business results.

• We have worked with hundreds of organizations in South East Asia, from companies

listed in Fortune 500 to small manufacturers, from largest banks in the region to 5-

star hotel chain.

• For years, we have consistently deliver breakthrough business results result, at SSCX

we call it Bolder Result, to organizations by enabling them to measure the financial

and non-financial results of their initiatives.

At SSCX, we measure our success by yours.

SSCX International

Menara Rajawali 11th Floor, Mega Kuningan

+62 21 576 3020

[email protected]

lean manufacturing dan budaya organisasi

Documents