LAPORAN HASIL SURVEI

PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT

PT. EPSON BATAM

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Sistem Informasi Akuntansi

Disusun oleh :

Istanto : 4111111005

Dede Nurdiansyah : 4111111013

Dewi Safitri : 4111111017

Dwi Lestari : 4111111018

Nurwulan Afriani : 4111111019

Bibit Saputra : 4111111024

JURUSAN AKUNTANSI MANAJERIAL

POLITEKNIK NEGERI BATAM

2012

ii

MOTTO

“Hidup bagaikan sebuah sistem yang harus dikendalikan, manusia

adalah pengemudinya dan ilmu adalah kuncinya. Pilihan adalah

jalan yang menentukan apakah sistem tersebut berjalan dengan

baik. Pengemudi yang baik bukanlah mereka yang pintar mencari

jalan melainkan mereka yang mau mencari dan melewati jalan

dengan sistem yang telah dipilih. Pilihan yang terbaik adalah

kemauan untuk melewati setiap kesulitan yang ada tanpa mengenal

kata menyerah !!!”

iii

HALAMAN PENGESAHAN

Prosedur Pembelian Kredit

Laporan hasil survei ini disusun untuk memenuhi tugas akhir sebagai pengganti Ujian

Akhir Semester Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi ( SIA ) Tahun Ajaran 2011-

2012 oleh :

Nama Kelompok : 1. Istanto : 4111111005

2. Dede Nurdiansyah : 4111111013

3. Dewi Safitri : 4111111017

. 4. Dwi Lestari : 4111111018

5. Nurwulan Afriani : 4111111019

6. Bibit Saputra : 4111111024

Telah disahkan oleh Dosen Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi selaku Dosen

Pembimbing.

Disahkan Oleh :

Irsutami, SE. Akt

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat

rahmat dan KaruniaNya penulis tetap diberikan kesehatan jasmani dan rohani

sehingga dapat menyelesaikan laporan hasil survei ini tepat pada waktunya.

Maksud dari penyusunan laporan ini adalah sebagai bentuk laporan akhir

penulis selama mengadakan survei yang merupakan salah satu program yang

diwajibkan dalam mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada semester II

(dua) dan juga sebagai bahan dalam melaksanakan Ujian Akhir Semester (UAS).

Penulis melaksanakan survei di PT. EPSON Batam yang terletak di Kawasan

Industrial Batamindo Jalan Rambutan LOT 504-508 Muka Kuning Kota Batam.

Dengan waktu yang sangat singkat dan tingkat keamanan yang tinggi yang diterapkan

di PT. EPSON Batam, tidak banyak hal yang penulis dapatkan, namun penulis yakin

bahwa data-data yang penulis peroleh selama melakukan survey cukup mendukung

untuk membuat laporan hasil survei ini.

Dalam laporan ini penulis mengangkat tema “ Prosedur Pembelian Kredit

PT. EPSON Batam ”. Tema ini diambil berdasarkan proses yang ada di PT. EPSON

Batam yang merupakan perusahaan manufaktur yang pada dasarnya tidak melakukan

penjualan terhadap produk yang telah diproduksi. Dimana isi dari pembahasannya

diperoleh melalui kegiatan survei yang terdiri dari wawancara, kuesioner, observasi

dan studi pustaka serta konsultasi dengan Dosen Mata Kuliah.

v

Penyusunan laporan ini tidak terlepas dari kerja sama banyak pihak . Untuk

itu, penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang

telah sudi bekerjasama dan memberikan dukungan kepada penulis baik dukungan

moril, materil maupun spiritual selama penulis melakukan survei. Ucapan terima

kasih ini penulis tujukan kepada :

1. Seluruh orang tua penulis

2. Bpk. Irsutami, SE. Akt. selaku dosen Mata Kuliah Sistem Informasi

Akuntansi (SIA) Politeknik Negeri Batam sekaligus selaku Dosen

pembimbing.

3. Bpk. Tawakkal selaku supervisor bagian gudang yang telah bersedia

memberikan informasi terkait proses pembelian kredit di bagian Gudang.

4. Ibu Tenti Yoseva selaku supervisor bagian Purchasing yang telah memberikan

informasi terkait proses pembelian.

5. Ibu Elvira Khrisanti selaku supervisor bagian Accounting PT.EPSON Batam

yang telah bersedia memberikan informasi mengenai peran Accounting dalam

proses pembelian secara kredit.

Dan rekan-rekan yang telah mengorbankan waktu dan tenaga serta

fikirannya demi terselesaikannya laporan hasil survei ini. Serta pihak-pihak yang

tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih.

vi

Penulis menyadari bahwa laporan hasil survei ini jauh dari kesempurnaan.

Untuk itu kritik dan saran dari berbagai pihak sangat penulis butuhkan demi

kesempurnaan laporan ini. Selain itu juga, penulis menyampaikan maaf yang sebesar-

besarnya atas segala kesalahan dan kekurangan yang ada dalam laporan hasil survei

ini. Harapan penulis semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua. Amin

Batam, Juni 2012

Penulis

vii

DAFTAR ISI

MOTTO ...................................................................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................... iii

KATA PENGANTAR ................................................................................................ iv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang .................................................................................................... 1

1.2 Profil Perusahaan ................................................................................................. 2

1.3 Struktur Organisasi PT. EPSON Batam ............................................................. 4

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Deskripsi Bagian Pembelian Kredit PT. EPSON Batam .................................... 5

2.2 Aspek pemisahan Fungsi ..................................................................................... 6

2.3 Fungsi Otorisasi ................................................................................................... 7

2.4 Praktek yang Sehat .............................................................................................. 9

2.5 Narasi Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam ................... 11

2.6 Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam ............................... 14

2.7 Analisis Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam ................. 18

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan ........................................................................................................ 24

3.2 Saran .................................................................................................................. 24

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. EPSON Batam merupakan perusahaan yang bergerak dibidang

manufaktur. PT. EPSON sendiri termasuk perusahaan yang sukses yang ada

di Kota Batam. Berdiri sejak tahun 1991 perusahaan ini telah berhasil

menyerap tenaga kerja hingga puluhan ribu orang. Sebagai salah satu

perusahaan yang tergolong bonafit, tentu perusahaan yang terletak di kawasan

industrial batamindo muka kuning ini memiliki tingkat pengawasan serta

aturan main yang tidak gampang.

Hal ini dapat dilihat dari proses penerimaan karyawan yang dilakukan

secara ketat. Namun, apakah hal ini dapat menjamin suatu perusahaan telah

menjalankan fungsinya sencara baik. PT. EPSON yang memfokuskan diri

pada kegiatan produksi berbagai barang elektronik ini ternyata tidak

melakukan kegiatan menjual barang melainkan hanya membeli dan

memproduksi barang saja Mengapa demikian ? PT. EPSON Batam

merupakan bagian dari PT. EPSON SINGAPORE BLOK yang berada di

Singapura. Disinilah barang yang telah diproduksi dikirim untuk kemudian

dijual. Sedangkan pusat dari EPSON GROUP ORGANIZATION berada di

Seiko- Jepang.

2

Sebagai anak perusahaan, tentu mereka memiliki sistem yang saling

berkaitan satu sama lain dengan perusahaann induknya. Sebagai perusahaan

besar, tentu segala sesuatunya telah diatur dengan baik. Namun apakah semua

perusahaan yang besar memiliki sistem yang baik, terutama pengendalian

internal perusahaan tersebut ??? Hal inilah yang menjadi latar belakang bagi

penulis dalam memilih perusahaan yang akan disurvei.

1.2 Profil Perusahaan

PT EPSON BATAM merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang

terletak di Kawasan Batamindo Industrial Park JLN. Rambutan Lot 504-

508A Muka Kuning - Batam. PT EPSON Batam berdiri sejak juni 1991 dan

merupakan salah satu anggota dari EPSON GROUP ORGANIZATION yang

barada di Seiko-Jepang. Presiden Direktur perusahaan ini adalah Kenji Ota

dengan kepemilikan modal US$ 7 Juta pada saat pendirian perusahaan pada

bulan juni 1991. PT EPSON BATAM memiliki sertifikat SMK3 (Indonesia

Government Regulation) Untuk masalah keselamatan, ISO 14001 : 2004

(International Organization Standart) untuk AMDAL, dan ISO 9001 : 2000

(International Organization Standart) untuk kualitas.

3

PT EPSON Batam merupakan bagian dari EPSON SINAGAPORE

BLOCK yaitu gabungan antara EPSON PRECITION JOHOR, SINGAPORE

EPSON INDUSTRIAL Pte Ltd dan PT EPSON BATAM itu sendiri. Sebagai

perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur, PT. EPSON memproduksi

berbagai jenis produk elektronik. Berikut ini beberapa produk yang dihasilkan

oleh PT. EPSON Batam yaitu: Key Produk-INK CATRIDGE(IK), Key

Produk-DEVICE(ICLCD), dan Finish Produk-SCANNER.

Untuk menjadi perusahaan yang besar, setiap perusahaan harus

memiliki visi dan misi yang kelak akan memicu terwujudnya impian dari

setiap perusahaan. Begitu pula dengan PT EPSON Batam. Berikut ini Visi

dan Missi PT. EPSON Batam :

-Visi PT EPSON:

Menjadi perusahaan elektronik nomor 1 ( satu ) di dunia

-Misi PT EPSON:

1. Memprkuat kerangka perusahaan melalui perbaikan yang berkelanjutan

dari reformasi bisnis

2. Melakukan pengembangan melalui bisnis produk baru

3. Membangun karakter individu dengan kepercayaan terhadapTuhan Yang

Maha Esa

Dengan visi dan misi yang dimiliki, kini PT. EPSON Batam telah

mencapai usia 21 tahun. Usia yang cukup matang untuk merealisikan visi

dan meningkatkan kualitas serta memberikan kontribusi kepada

masyarakat Kota Batam sebagai wujud terima kasih dan kepedulian

terhadap perekonomian di Kota Batam.

4

1.3 Struktur Organisasi PT. EPSON Batam

PRESIDEN

DIRECTOR

DIRECTOR & KOMISARIS

Ota Kenji

Director :

Endho

Koichi

Nakagawa

Tomohiko

Komisaris :

Shirakawa

Shogo

PP & C

Akiyoshi Keijo (GM)

PP & C

Logistic

Accounting /

Finance

Sri Sukarti

(SMG)

Kusuma Katsuro (SMG)

Zulfahmi

(AGM)

Syukri (MG)

SPV

SPV

SPV

Tenti Yoseva

Sakun P.

Elvira Khrisanti

STAFF

STAFF

STAFF

Vernanda

Nasrullah

Sherli Wiarti

5

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Deskripsi Bagian Pembelian Kredit PT. EPSON Batam

Dalam perusahaan manufaktur seperti PT.EPSON Batam, tidak

dikenal system penjualan melainkan system pembelian dan produksi.

Adapun bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pembelian kredit

di PT.EPSON Batam adalah sebagai berikut :

1. Bagian Gudang

Tugas bagian ini :

a. Melakukan stock opname setiap hari yang bertujuan untuk

mengontrol unit barang yang ada digudang.

b. Melaporkan hasil stock opname ke bagian kepala gudang

dengan membuat berita acara pelaporan persediaan barang

digudang.

2. Bagian Purchasing ( Pembelian )

Tugas bagian ini :

a. Mengirimkan Drawing ke Vendor yang dikirimkan oleh

bagian Gudang

b. Menerima Quotation dari Vendor. Quotations merupakan

dokumen penawaran barang yang diterbitkan oleh Vendor.

c. Menerbitkan Purchase Order ( PO )

6

3. Bagian Receiving ( Penerimaan Barang )

a. Menerima Delivery Order ( DO ) dan Invoice dari Vendor

b. Mencocokkan Barang yang dipesan, DO dan Invoice dengan

PO yang telah diterbitkan oleh bagian Gudang.

c. Mengirimkan Barang yang dipesan dari Vendor kebagian

Gudang

4. Bagian Accounting ( Keuangan )

a. Mengentry data yang diperoleh dari Bagian Gudang ( PR ),

Bagian Purchasing ( PO ) dan Bagian Receiving ( DO dan

Invoice) kedalam jurnal pembelian dan buku pembantu

hutang.

b. Mengeluarkan Cek atau Bilyet Giro

c. Melakukan pembayaran kepada Vendor atas barang yang telah

dibeli secara kredit.

2.2 Aspek pemisahan Fungsi

Berikut ini merupakan aspek pemisahan fungsi terkait

pencatatan akuntansi :

1. Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian berfungsi untuk mencatat transaksi

pembelian yang dilakukan secara kredit. Data pembelian kredit di

entry oleh staff Accounting.

2. Kartu Hutang

Kartu hutang berfungsi untuk mengklasifikasikan hutang

yang kita miliki berdasarkan vendor yang memasok barang kepada

perusahaan. Pengklasifikasian ini untuk memudahkan perusahaan

untuk mengontrol kegiatan yang berkaitan dengan hutang. Data ini

di entry oleh bagian Accounts Payable.

7

3. Kartu Persediaan ( Invetory Card )

Kartu persediaan berfungsi sebagai media pencatatan harga

pokok penjualan ( Cost of Good Sold ). Pencatatan pada kartu

persediaan dilakukan ketika terjadi transaksi pembelian dimana

terjadi barang masuk dan barang keluar. Data ini di entry oleh

bagian Gudang.

2.3 Fungsi Otorisasi

Fungsi otorisasi sangat penting terkait dokumen yang

digunakan dalam prosedur pembelian kradit. Berikut ini merupakan

dokumen-dokumen yang perlu mendapatkan otorisasi :

1. Surat Permintaan ( Purchase Request )

Diterbitkan oleh bagian gudang, direview oleh kepala

gudang dan diotorisasi Manajer gudang. Purchase request

diterbitkan 3 rangkap. Jika disetujui, rangkap pertama

didistribusikan kepada bagian Purchasing. Rangkap kedua

didistribusikan kepada bagian Accounting. Dan rangkap ketiga

diarsipkan ke file sementara.

8

2. Surat Deskripsi Barang ( Drawing )

Drawing merupakan deskripsi mengenai produk yang

akan diorder oleh perusahaan. Drawing diterbitkan oleh bagian

gudang, direview oleh kepala gudang, dan diotorisasi oleh

Manajer gudang. Drawing diterbitkan sebanyak 2 rangkap.

Pendistribusian Drawing dilampirkan bersamaan Purchase

Request. Jika disetujui, Drawing didistribusikan kepada bagian

Purchasing dan 1 rangkap lagi diarsipkan ke file sementara.

3. Surat Pembelian ( Purchase Order )

Purchase Order diterbitkan oleh bagian Purchasing,

direview oleh kepala pembelian dan diotorisasi oleh Manager

pembelian. Purchase Order diterbitkan sebanyak 5 rangkap.

Rangkap pertama didistribusikan kepada Vendor. Rangkap

kedua didistribusikan kepada bagian Accounting. Rangkap

ketiga didistribusikan kepada bagian gudang. Rangkap

keempat didistribusikan kepada bagian Receiving dan rangkap

terakhir diarsipkan ke file permanen.

4. Faktur ( Invoice )

Faktur merupakan tanda bukti yang diterbitkan oleh

Vendor atas dasar transaksi pembelian secara kredit. Faktur

diterbitkan oleh vendor sebanyak 3 rangkap. Faktur yang asli

diterima oleh bagian Accounting. Salinan faktur diterima oleh

bagian receiving untuk diarsipkan ke file sementara sebanyak 1

rangkap. Dan salinan faktur yang terakhir diarsipkan oleh

vendor itu sendiri. Sebelum dikirimkan kebagian Accounting,

Invoice ini diotorisasi oleh kepala receiving.

9

5. Surat Pengiriman Barang ( Delivery Order )

Delivery order merupakan bukti pengiriman barang

yang diterbitkan oleh vendor atas dasar transaksi pembelian

secara kredit. Delivery order diterbitkan oleh vendor sebanyak

3 rangkap. Delivery order dilampirkan bersamaan dengan

Faktur. Delivery order yang asli diterima oleh bagian

Accounting. Salinan faktur diterima oleh bagian receiving

untuk diarsipkan ke file sementara sebanyak 1 rangkap dan

salinan faktur yang terakhir diarsipkan oleh vendor itu sendiri.

Sama seperti invoice, DO diotorisasi terlebih dahulu oleh

kepala bagian receiving sebelum dikirimkan kebagian

Accounting.

2.4 Praktek yang Sehat

Dalam suatu perusahaan, Sistem Pengendalian Internal

berfungsi sebagai kesatuan fungsi untuk meminimalisir terjadinya

penyalahgunaan wewenang atau kecurangan ( fraud ) dalam

perusahaan. PT. Epson telah menerapkan Sistem Pengendalian

Internal untuk menjalankan operasional perusahaan dalam praktek-

praktek yang sehat. Adapun praktek-praktek sehat yang telah

diterapkan tersebut sebagai berikut :

1. Transaksi pembelian kredit dilaksanakan oleh fungsi gudang,

fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak

ada perangkapan fungsi.

2. Purchase Request yang telah diotorisasi oleh manager gudang

dikirim oleh fungsi gudang kepada fungsi Pembelian untuk

selanjutnya diproses oleh fungsi pembelian.

10

3. Pembelian barang mendapat persetujuan dari Fungsi Pembelian.

4. Penerimaan barang diotorisasi oleh Fungsi Receiving.

5. Proses entry kedalam jurnal dan pencatatan terjadinya hutang

dilakukan oleh Fungsi Akuntansi.

6. Purchase Order memiliki nomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Pembelian.

7. Setiap periodik Fungsi Akuntansi menerima pernyataan piutang

(Accounting Receivable Statement ) untuk pengujian ketelitian

dengan Kartu Hutang yang dimiliki oleh perusahaan.

11

2.5 Narasi Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam

Dalam proses pembelian secara kredit, hal yang mempengaruhi

terjadinya pembelian cukup banyak. Salah satunya adalah jumlah persediaan

barang digudang yang semakin berkurang. Bagian yang bertanggung jawab

atas jumlah persediaan didalam gudang tentunya Bagian Gudang. Untuk

mengetahui jumlah persedian barang, bagian gudang melakukan stock

opname terhadap barang-barang persediaan. Hasil stock opname

didistribusikan kepada kepala gudang, kemudian direview. Jika ada barang

yang perlu diorder, maka kepala gudang menerbitkan PR (Purchase

Request) sebanyak 3 lembar dan drawing sebanyak 2 lembar. Sebelum

didistribusikan, Purchase Request tersebut diotorisasi oleh Manager

Gudang. Jika disetujui, maka PR dan Drawing tersebut didistribusikan.

Rangkap pertama didistribusikan ke bagian Purchasing. Sedangkan rangkap

kedua didistribusikan kebagian Accounting dan rangkap terakhir diarsipkan

ke file sementara oleh bagian Gudang. Berbeda dengan PR, drawing tidak

didistribusikan kebagian accounting melainkan hanya kebagian Purchasing

dan bagian gudang untuk didiarsipkan ke file sementara. Jika tidak disetujui,

maka PR dan Drawing akan dikembalikan ke bagian Kepala Gudang.

PR dan Drawing yang diterima oleh bagian Purchasing kemudian

direview oleh Kepala Bagian Pembelian bersamaan dengan Quotation dari

Vendor yang sebelumnya telah menerima drawing yang diterbitkan bagian

gudang dan didistribusikan melalui bagian purchasing. Dengan diterimanya

Drawing tersebut, maka vendor menerbitkan quotation dan

mendistribusikannya kebagian purchasing. Setelah mereview quotation, PR

dan Drawing, Kepala Bagian Purchasing akan memutuskan apakah

dokumen-dokumen tersebut disetujui atau tidak. Jika disetujui maka Kepala

bagian Purchasing akan menerbitkan PO (Purchase Order) sebanyak 5

12

rangkap dan diotorisasi oleh Manager Purchasing. Jika disetujui, maka PO

tersebut akan didistribusikan. Rangkap pertama dikirim ke Vendor, rangkap

kedua dikirim kebagian Accounting, rangkap ketiga kebagian Gudang,

rangkap keempat dikirim kebagian Receiving, dan rangkap terakhir

diarsipkan ke file sementara oleh bagian Purchasing.

Vendor merupakan pihak eksternal perusahaan yang terlibat dalam

proses pembelian. Sebelum menerima PO, terlebih dahulu vendor membuat

quotation. Setelah mendapatkan PO maka vendor mengirimkan barang

pesanan yang diorder beserta DO dan Invoice sebanyak 3 rangkap kebagian

Receiving. DO dan Invoice beserta barang yang diterima kemudian

dicocokkan dengan PO yang dikirimkan oleh bagian Purchasing. Jika tidak

cocok, barang beserta DO dan Invoice akan dikembalikan kevendor. Namun

jika terdapat kecocokan, maka dokumen beserta barang tersebut akan

diotorisasi oleh kepala receiving. DO dan Invoice yang asli dikirim kebagian

Accounting. Sedangkan salinannya diarsipkan ke file permanen oleh bagian

Receiving dan Vendor itu sendiri. Barang yang telah diterima dikirim ke

bagian Gudang untuk dicocokkan kembali, jika sesuai maka barang tersebut

akan disimpan digudang. Sebaliknya, jika tidak sesuai dengan PO yang ada,

maka barang tersebut dikembalikan ke bagian Receiving.

Otorisasi sangat penting sebagai salah satu cara menjaga kebenaran

dokumen yang diterbitkan. Begitupula dengan DO dan invoice yang ada

harus diotorisasi terlebih dahulu sebelum difilekan dan didistribusikan.

Originalitas pun memiliki point yang sama penting. Untuk itu, bagian

accounting sangat memperhatikan keaslian dokumen yang diterima untuk

mencengah terjadinya penyalahgunaan dokumen dalam setiap transaksi.

13

Untuk itu, bagian accounting selalu meminta DO dan Invoice yang

asli bukan salinan. Setelah menerima bukti transakasi pembelian berupa PR,

PO,DO dan Invoice, selanjutnya bagian Accounting mengentry data

berdasarkan bukti yang telah diterima. Hal ini dilakukan oleh staf accounting

dan direview oleh kepala Accounting. Dengan adanya review tersebut maka

diterbitkanlah cek / bilyet giro, kemudian diotorisasi oleh Manager

Accounting. Jika disetujui maka akan dilakukan pembayaran kepada Vendor.

Selanjutnya bukti pembayaran akan diarsipkan ke file sementara. Namun

jika tidak disetujui maka cek tersebut akan dikembalikan kebagian kepala

Accounting.

14

2.6 Flowchart Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam

15

16

17

18

2.7 Analisis Prosedur Pembelian Kredit PT. EPSON Batam

1. Fungsi Setiap Bagian yang Terkait dalam Proses Pembelian Kredit dalam

Sebuah Organisasi

a. Fungsi Bagian Gudang

Bagian gudang berfungsi melakukan stock opname,

menerbitkan PR dan drawing serta menerima barang. Bagian gudang

terdiri dari staff gudang, kepala gudang dan manager gudang.

Berdasarkan analisis penulis, fungsi dari masing-masing bagian telah

berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur pembelian kredit yang

benar. Dimana staff gudang melakukan stock opname, kepala gudang

mereview dan menerbitkan PR serta Drawing dan manager gudang

yang mengotorisasi.

b. Fungsi Bagian Pembelian ( Purchasing )

Bagian pembelian berfungsi menerbitkan PO berdasarka PR

dan drawing yang diterima dari bagian gudang. Bagian pembelian

terdiri dari staff pembelian, kepala pembelian dan manager pembelian.

Berdasarkan analisis penulis, fungsi yang ada telah berjalan dengan

baik, dimana review dilakukan oleh kepala pembelian dan otorisasi

dilakukan oleh manager pembelian.

19

c. Fungsi Bagian Penerimaan Barang ( Receiving )

Bagian receiving berfungsi menerima barang dan

mencocokannya dengan PO yang ada. Bagian receiving terdiri dari

staff receiving dan kepala receiving. Berdasarkan analisa penulis,

fungsi bagian receiving sudah cukup baik. Dimana barang, DO dan

Invoice diterima oleh staff receiving dan otorisasi dilakukan oleh

kepala pembelian.

d. Fungsi Bagian Keuangan ( Accounting )

Bagian accounting berfungsi menentry data yang berkaitan

dengan pembelian. Bagain Accounting terdiri dari staff accounting,

kepala accounting dan manager accounting. Berdasarkan analisa

penulis, fungsi pada bagian accounting kurang baik dikarenakan

staff accounting tidak terpisah dari staff accounts payable yang pada

dasarnya memiliki fungsi yang berbeda.

2. Aspek Pemisahan Fungsi

Aspek Pemisahan Fungsi berdasarkan Teori dan PT. Epson adalah

sebagai berikut :

a. Fungsi Operasi

Fungsi Operasi terdiri dari Fungsi Pembelian. Fungsi

Pembelian harus terpisah dari Fungsi Penerimaan. Pemisahan kedua

fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan prngecekan internal dalam

pelaksanaan transaksi pembelian. Fungsi Pembelian harus terpisah dari

Fungsi Akuntansi. Pemisahan kedua Fungsi ini dilakukan untuk

menjaga keamanan aktiva perusahaan dan menjamin ketelitian serta

keakuratan data akuntansi.

20

Dari hasil analisa penulis pada PT. EPSON, pemisahan fungsi

ini telah diterapkan dalam perusahaan tersebut. Dimana Fungsi

Pembelian terpisah dari Fungsi Penerimaan dan Fungsi Akuntansi.

Aspek Pemisahan Fungsi pada PT. Epson telah tersistem dengan baik.

b. Fungsi Penyimpanan

Fungsi penyimpanan terdiri dari Fungi Gudang. Fungsi

Penyimpanan harus terpisah dari Fungsi Penerimaan. Fungsi Gudang

memiliki peran untuk melakukan Stock Opname sementara Fungsi

Penerimaan memiliki peran untuk menerima barang yang telah

diorder. Pemisahan kedua Fungsi ini untuk meminimalisir adanya

tindakan Shrinkage ataupun Fraud. Dari hasil analisa penulis, PT.

Epson telah menerapkan Pemisahan Fungsi antara Fungsi Gudang dan

Fungsi Penerimaan. Sehingga Aspek Pemisahaan Fungsi pada Fungsi

penyimpanan tersistem dengan baik.

21

c. Fungsi Akuntansi

Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Pencatatan

Hutang dan Fungsi Pencatatan Persediaan. Dari hasil analisa kami, PT.

Epson tidak menerapkan Pemisahan Fungsi ini sehingga Aspek

Pemisahan Fungsi pada Fungsi AkuntansI belum tersistem dengan

baik. Hal ini terlihat dari flowchart yang menggambarkan tidak adanya

pemisahan antara kedua fungsi ini.

22

3. Praktek yang Sehat

Berikut ini merupakan praktek-praktek sehat yang kami analisis

berdasarkan flowchart dan bukti-bukti transaksi yang terdapat dalam

prosedur pembelian secara kredit di PT. EPSON Batam :

1. Setiap dokumen diberi nomor berdasarkan urutan masing-masing

dokumen.

2. Adanya pemisahan fungsi antar bagian, baik yang menerbitkan

dokumen, mereview maupun yang mengotorisasi.

23

3. Adanya perbedaan hak atas otorisasi berdasarkan tingkat harga dalam

melakukan pembayaran. Jika pembayaran dilakukan dibawah Rp.

100.000.000 ( dibawah seratus juta rupiah ) maka otorisasi dilakukan

oleh direktur, sedangkan jika pembayaran dilakukan diatas Rp.

100.000.000 ( diatas seratus juta rupiah ) maka otorisasi dilakukan

oleh Prsiden Direktur.

4. Tidak dicantumkannya harga pada DO ( Delivary Order ). Hal ini

merupakan hal yang harus dilakukan guna menjaga kerahasian

dokumen. Karena pada dasarnya hanya bagian-bagian tertentu saja

yang boleh mengetahui isi dari data tersebut.

24

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

PT. EPSON Batam merupakan perusahaan manufaktur yang

cukup besar di Kota Batam. Sebagai perusahaan besar dengan tingkat

pengawasan dan keamanan yang tinggi, tentu pengendalian internal

perusahaan yang dimiliki haruslah baik. Berdasarkan analisa penulis

setelah melakukan survei, penulis menyimpulkan bahwa pengendalian

internal dalam prosedur pembelian kredit yang ada di PT. EPSON

Batam cukup baik. Hal ini berdasarkan sistem pengorganisasian yang

jelas, sistem otorisasi yang terpisah, serta praktek-praktek sehat yang

diterapkan oleh perusahaan dalam prosedur pembelian kredit.

Namun, terdapat kelemahan dalam sistem pengendalian

internal pada prosedur pembelian kredit. Seperti yang telah penulis

jelaskan didalam analisa flowchart dan didukung oleh bukti yang ada

bahwa terdapat penggabungan fungsi antara fungsi accounting dengan

fungsi accounts payable.

3.2 Saran

Berdasarkan analisis yang telah penulis simpulkan, bahwa

terdapat kelemahan pada sistem pengendalian internal dibagian

accounting, yaitu tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian

accounting dengan bagian accounts payable. Untuk itu, penulis

menyarankan agar perusahaan memisahkan kedua fungsi tersebut agar

tidak terjadi penyalahgunaan fungsi dalam penyusunan laporan

keuangan.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Jogjakarta : BPFE.

Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Jogjakarta : UPP AMP YKPN

Bodnar, George H dan Hopwood, William S.2004. Sistem Informasi Akuntansi .

Jogjakarta : ANDI

2

LAMPIRAN

BUKTI-BUKTI TRANSAKSI

3

DOKUMENTASI

4

---------------- KESAN DAN PESAN ----------------

Penulis akui, bahwa tugas ini merupakan tugas yang berat. Selain harus terjun

langsung kelapangan, penulis juga harus menguasai materi tentang Sistem Informasi

Akuntansi secara baik. Untuk bisa melakukan itu semua, penulis harus bekerja ekstra

keras, menguras energi, waktu serta otak. Tantangan demi tantangan harus dihadapi

dengan bijaksana. Selain waktu yang tidak banyak, kesibukan yang dimiliki masing-

masing anggota kelompok merupakan tantangan terberat yang harus disikapi secara

dewasa. Menghilangkan ego dalam diri masing-masing anggota menumbuhkan rasa

saling percaya dan saling membutuhkan satu sama lain dapat menguatkan tekad

penulis sehingga laporan hasil survei ini dapat terselasaikan.

Berikut ini merupakan kendala yang penulis hadapi selama melakukan survei

di PT. EPSON Batam :

1. Waktu yang sangat singkat disebabkan survei dilakukan saat jam kerja

2. Sulitnya memperoleh data-data yang dibutuhkan dengan alasan menjaga

kerahasiaan perusahaan.

3. Larangan mendokumentasikan atau mengambil gambar staff dibagian-

bagian tertentu.

4. Penjagaan dan pengawasan yang sangat ketat membuat penulis tidak dapat

melakukan pengamatan secara menyeluruh terhadap prosedur pembelian

kredit yang ada di PT.EPSON Batam.