laporan akhir studi magang pt astra …

i

LAPORAN AKHIR STUDI MAGANG

PT ASTRA INTERNATIONAL TBK - HONDA YOGYAKARTA

MAGANG

Diajukan sebagai salah satu syarat

Untuk menyelesaikan Program Sarjana (S1) pada Program Studi Akutansi

Disusun Oleh :

PUTRI MARETYANINGTYAS

11 16 29224

PROGRAM STUDI AKUTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI YKPN

YOGYAKARTA

2020

ii

LEMBAR PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Putri Maretyaningtyas

NIM : 11.16.29224

Menyatakan benar - benar melaksanakan magang dan menyusun laporan dengan

judul “Laporan Akhir Studi Magang Pada PT Astra Internasional Tbk.- Honda

Yogyakarta” ini merupakan hasil karya sendiri, kecuali pada bagian yang dirujuk

sumbernya dan disebutkan dalam daftar pustaka. Jika di kemudian hari pernyataan

saya ini tidak benar, maka saya sanggup menerima sanksi sesuai dengan Undang –

Undang dan peraturan yang berlaku.

Yogyakarta, 18 Agustus 2020

Pembuat Pernyataan,

Putri Maretyaningtyas

(11.16.29224)

iv

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN AKHIR STUDI MAGANG

PADA PT ASTRA INTERNATIONAL TBK – HONDA YOGYAKARTA

Telah disahkan dan disetujui oleh:

Dosen Pembimbing 1

Deranika Ratna K., S.E., M.Si., Ak., CA

Pembimbing Lapangan,

Septiana Widaningsih Tunjung S., S.Psi

v

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Diberkatilah orang yang mengandalkan TUHAN, yang menaruh harapannya

pada TUHAN!”

(Yeremia 17:7)

“Segala sesuatu yang dijumpai tanganmu untuk dikerjakan, kerjakanlah itu

dengan sepenuh hati.”

(Putri Maretyaningtyas)

Laporan Akhir Studi ini penulis persembahkan kepada:

tudi ini penulis persembahkan kepada:

Keluargaku tercinta

Sahabat serta teman-teman yang kusayangi

Almamater saya STIE YKPN Yogyakarta

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat

karunia-Nya yang melimpah sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan

Akhir Studi pada PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta sesuai dengan

waktu yang telah ditentukan.

Laporan ini berisi tentang pengalaman penulis selama mengikuti prakterk

magang kerja PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta yang dimulai pada

tanggal 17 Februari sampai dengan tanggal 21 Maret 2020. Laporan ini berisi

seluruh kegiatan yang penulis lakukan termasuk tugas dan tantangan selama

mengikuti praktek magang kerja pada PT. Astra International Tbk - Honda

Yogyakarta. Laporan Akhir hasil Studi Magang ini disusun guna melengkapi

salah satu persyaratan lulus dari jenjang pendidikan Strata I Pada Program Studi

Akutansi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN Yogyakarta.

Dalam penyusunan laporan ini, penulis memperoleh banyak bantuan dan

dukungan yang sangat berharga dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis

memgucapkan banyak terimakasih kepada:

1. Bapak Haryono S., Dr., M.Si selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Dosen Pembimbing Akademik yang telah memberikan dukungan dan

bimbingan selama penulis menempuh perkuliahan di Sekolah Tinggi Ilmu

Ekonomi YKPN Yogyakarta.

2. Bapak Efraim Ferdinan Giri, M.Si., Ak., CA selaku Wakil Ketua I STIE

YKPN yang telah memberikan pengarahan mengenai mata kuliah magang.

vii

3. Bapak Baldric Siregar, Dr, MBA, CMA, Ak., CA selaku Kepala Program

Studi Akuntansi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

4. Ibu Deranika Ratna K., S.E., M.Si., Ak., CA selaku Dosen Pembimbing

penulisan Laporan Akhir Studi yang telah memberikan nasihat, dukungan,

semangat, dan bimbingan selama penulis menyelesaikan Laporan Akhir Studi.

5. Mbak Septiana Widaningsih Tunjung S., S.Psi selaku Spv. dan mentor yang

sudah membantu dan membimbing penulis selama melaksanakan Kuliah

Kerja Lapangan atau Magang di PT Astra International Tbk – Honda

Yogyakarta.

6. Bapak I Nyoman Sukadana selaku Ketua Bagian Administration and Finance

yang sudah menerima penulis selama melaksanakan Magang di PT Astra

International Tbk – Honda Yogyakarta.

7. Bapak Hery Sunarto dan Ibu Sulastri selaku orang tua yang telah memberikan

doa, dukungan, dan motivasi.

8. Keluarga rohaniku Kak Bella, Kak Resti, Kak Yoyo, Kak Pipin, Kak Sarah,

Maria, Janet, Aspin, Ade Yus, Yola Vania, Devina, Nanda, Kidung, Nemo,

Ayu yang telah mendukung dalam doa dan selalu memberikan kekuatan

melalui sharing-sharingnya.

9. Sahabatku Evi Madalena, Yohana Nofsavtiya, Mardiana, Lanatri Danirmala,

Riska Lopes, Monilia Annisa, Thesalonika Fika, Anastasia Vicky, Florentina

Ajeng, Brenda Beatrik, Eta, Nida, Aulia, Galih yang telah memberikan

motivasi dan canda tawa kepada penulis sehingga penulis bersemangat dalam

kuliah dan menulis Laporan Akhir Studi.

viii

10. Temanku Fiqi Mila, Nadia, Mbak Tami, Mbak Novi, Mas Hendi, Pak Ayan,

Pak Kolidi, Pak Nur, Mbak Fitri, Cik Vina, Mbak Dita, Pak Apri, Pak Rudi,

yang telah memberikan motivasi dan dukungan selama penulis magang di PT

Astra Intenational Tbk – Honda Yogyakarta.

11. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Akhir Studi yang

tidak bia penulis sebutkan satu per satu.

Akhir kata, semoga penulisan Laporan Akhir Studi ini dapat bermanfaat bagi

pihak-pihak yang membutuhkan dan dengan terbuka penulis menerima saran

dan kritik yang tujuannya membangun.

Yogyakarta, 18 Agustus 2020

Penulis

Putri Maretyaningtyas

ix

ABSTRAK

Pada era perkembangan zaman seperti ini, persaingan dalam dunia kerja, bisnis

dan usaha semakin luas. Salah satu aspek yang tidak bisa lepas dari kelangsungan

hidup suatu perusahaan adalah komunikasi. Selain komunikasi, hubungan

karyawan merupakan sasaran yang tidak kalah penting dalam keberhasilan sebuah

perusahaan tersebut. Adapun tujuan penulis menulis laporan magang ini yaitu

dapat mengimplementasikan secara langsung ilmu komunikasi bisnis yang

berkaitan dengan hubungan karyawan serta diharapkan mampu menyelesaikan

permasalahan yang berhubungan dengan komunikasi dan relasi di PT Astra

International Tbk – Honda Yogyakarta. Pada perusahaan tersebut, penulis

menyoroti bidang General Affair (GA) dikarenakan berkaitan dengan komunikasi

dan relasi antar karyawan. Dalam perusahan tersebut, salah satu permasalahan

yang sering terjadi adalah kesalahan komunikasi yang diakibatkan pengajuan

peminjaman inventaris yang masih menggunakan buku manual dikarenakan tidak

efektif dan pengajuan menjadi terhambat. Penyelesaian masalah menurut penulis

yaitu mengganti penggunaan buku manual untuk pengajuan peminjaman dengan

memaksimalkan kecanggihan teknologi masa kini berupa google form. Keunggulan google form bila dibanding dengan buku manual adalah akses yang

mudah, transparan, lebih mudah, serta dapat dilakukan dimana saja dan kapan

saja. Oleh sebab itu, penulis memberikan saran untuk menerapkan mata kuliah

sistem informasi manajemen, dimana memaksimalkan perangkat pendukung

untuk memaksimalkan penggunaan kecanggihan teknologi masa kini seperti

google form.

Kata kunci: komunikasi bisnis, sistem informasi manajemen, general affairs

PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

repository.stieykpn.ac.id

x

ABSTRACT

In this era of development, competition in the world of work, business and

business is getting wider. One aspect that cannot be separated from the survival

of a company is communication. Apart from communication, employee relations is

an equally important goal in the success of a company. The purpose of the author

in writing this intern report is to be able to implement directly the science of

business communication related to employee relations and is expected to be able

to solve problems related to communication and relations at PT Astra

International Tbk - Honda Yogyakarta. In these companies, the authors highlight

the field of General Affairs (GA) as it relates to communication and relationships

between employees. In these companies, one of the problems that often occurs is

communication errors caused by applications for borrowing inventory that still

use manual books because they are ineffective and applications are hampered.

The solution to the problem, according to the author, is to replace the use of

manual books for loan applications by maximizing the sophistication of today's

technology in the form of google forms. The advantages of google form when

compared to manual books are easy access, transparent, easier, and can be done anywhere and anytime. Therefore, the authors provide suggestions for

implementing information systems courses, where maximizing the supporting

tools to maximize the use of current technology such as Google Forms.

Keywords: Communication Business, management information system, general

affairs



xi

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ............................................................................................ i

LEMBAR PERNYATAAN .................................................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................... iii

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ..................................................... v

KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi

ABSTRAK ............................................................................................................. ix

ABSTRACT .............................................................................................................. x

DAFTAR ISI .......................................................................................................... xi

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv

BAB I ...................................................................................................................... 1

PENDAHULUAN................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................................. 1

1.2 Tujuan Magang ................................................................................................ 4

1.3 Manfaat Magang .............................................................................................. 4

BAB II ..................................................................................................................... 6

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................................ 6

2.1 PT Astra International Tbk ............................................................................. 6

2.2 PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta ......................................... 8

2.3 Struktur Organisasi PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta ............. 10

..................................................................................................................................... 10

BAB III.................................................................................................................. 13

PELAKSANAAN MAGANG .............................................................................. 13

3.1 Waktu dan Pelaksanaan Magang ....................................................................... 13

3.2 Posisi Penempatan Magang ................................................................................. 13

3.3 Aktivitas Magang ................................................................................................. 14

BAB IV ................................................................................................................. 28

PERMASALAHAN DAN PEMBAHASAN SOLUSI ......................................... 28

4.1 Landasan Teori .................................................................................................... 28

4.2 Masalah Yang Dihadapi Pada Kegiatan Magang .............................................. 34



xii

4.3 Pemecahan Masalah ............................................................................................. 35

BAB V ................................................................................................................... 37

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI .......................................................... 37

5.1 Kesimpulan ........................................................................................................... 37

5.2 Rekomendasi......................................................................................................... 39

BAB VI ................................................................................................................. 41

REFLEKSI........................................................................................................... 41

6.1 Refleksi Diri ................................................................................................... 41

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 43

LAMPIRAN .......................................................................................................... 44



xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 .................................................................................................................. 8



xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 ........................................................................................................... 10

Gambar 3. 1 ........................................................................................................... 15

Gambar 3. 2 ........................................................................................................... 16

Gambar 3. 3 ........................................................................................................... 17

Gambar 3. 4 ........................................................................................................... 18

Gambar 3. 5 ........................................................................................................... 20

Gambar 3. 6 ........................................................................................................... 21

Gambar 3. 7 ........................................................................................................... 22

Gambar 3. 8 ........................................................................................................... 23

Gambar 3. 9 ........................................................................................................... 24

Gambar 3. 10 ......................................................................................................... 26

Gambar 3. 11 ......................................................................................................... 27



1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era perkembangan zaman seperti ini, persaingan dalam dunia kerja, bisnis

dan usaha semakin luas. Setiap organisasi atau instansi perusahan berusaha untuk

mempertahankan kelangsungan hidupnya dengan menciptakan berbagai macam

strategi dan riset pasar agar dapat bersaing dengan yang lain. Meskipun saat ini

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta informasi semakin maju,

semua tidak akan berarti apa-apa bila tidak ada sumber daya manusia yang

mengelolanya. Manusia memiliki peran yang sangat penting untuk

mempertahankan kelangsungan hidup suatu perusahaan. Salah satu aspek yang

tidak bisa lepas dari manusia dalam rangka untuk mencapai tujuan perusahaan

yaitu komunikasi. Komunikasi antar rekan kerja menjadi suatu hal yang sangat

penting karena akan mempermudah karyawan dalam bekerja sama.

Komunikasi merupakan sebuah kegiatan rutin yang pasti dilakukan oleh

manusia. Komunikasi disebut juga proses yang dilakukan oleh seseorang atau

lembaga atau organisasi dalam menghubungkan dirinya dengan pihak lain atau

lingkungannya. Menurut Mulyana (2007:5) mengatakan bahwa komunikasi

mempunyai dua fungsi yaitu fungsi sosial dan fungsi pengambilan keputusan.

Fungsi sosial untuk menunjukkan ikatan dengan orang lain, membangun, dan

memelihara hubungan. Fungsi pengambilan keputusan yaitu memutuskan untuk

melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada saat tertentu. Komunikasi sangat



2

dibutuhkan di dalam sebuah organisasi untuk menjalin dan meningkatkan

efektifitas kerja antar karyawan.

Organisasi tidak akan berjalan dengan maksimal jika tidak ada komunikasi di

dalamnya. Apabila tidak ada komunikasi, para pegawai tidak dapat mengetahui

apa yang dilakukan rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan

informasi, koordinasi kerja tidak mungkin dilakukan, dan organisasi akan runtuh

karena tidak ada komunikasi. Maka dari itu, komunikasi dalam organisasi

memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi.

Komunikasi dalam sebuah organisasi dapat menghubungkan antar anggota dalam

sebuah kesatuan yang rukun dan dapat menghubungkan antara atasan dengan

bawahan.

Menurut Effendy dalam bukunya yang berjudul Human Relations and Public

Relations (1993:107), menyebutkan bahwa komunikasi internal diantaranya

adalah employee relations. Employee relations adalah sebuah proses mengatur

dan memelihara hubungan harmonis antara pihak manajemen perusahaan dengan

karyawan. Hubungan karyawan (employee relations) merupakan sasaran yang

tidak kalah penting dalam keberhasilan sebuah perusahaan tersebut. Employee

relations sangat penting dilakukan karena dapat menciptakan iklim perusahaan

yang sehat dan positif, dimana secara tidak langsung akan mempengaruhi

hubungan yang harmonis antara perusahaan dan karyawan sehingga dapat

menciptakan citra positif dan meningkatkan gairah kerja karyawan untuk

mencapai tujuan perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar terbentuk sebuah

hubungan yang baik dan saling menguntungkan antar kedua belah pihak yaitu

perusahaa ke karyawan dan juga sebaliknya. Menurut Anggoro (2000:15)



3

employee relations selain bertujuan untuk membangun citra positif dibenak

karyawan juga dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas karyawan.

PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta menjadi salah satu

perusahaan yang perlu menciptakan hubungan karyawan yang baik. Bisnis

industri sepeda motor ini terus maju dan berkembang, dibuktikan dengan

melonjaknya penjualan dan memperluas cabang-cabangnya. Perusahaan tersebut

memiliki sekitar 580 karyawan. Pada perusahaan tersebut, penulis menyoroti

bidang General Affair (GA). Hal tersebut dikarenakan berkaitan dengan

komunikasi bisnis di bagian GA berupa komunikasi antar karyawan dan

konsumen, sedangkan untuk sistem informasi manajemen berupa sistem yang

menunjang tugas tanggung jawab karyawan.

Sistem informasi merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerjasama

dan digunakan untuk mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi

untuk para pembuat keputusan agar dapat membuat keputusan dengan yang baik.

Sistem informasi ini didukung oleh beberapa sarana pendukung berupa perangkat

lunak (software) seperti microsoft word dan lain-lain, perangkat komputer sebagai

perangkat keras, dan perangkat jaringan yang digunakan untuk menghubungkan

berbagai data antar karyawan secara daring. Penerapan sistem informasi ini akan

mempermudah kegiatan sehari-hari pada suatu perusahaan. Karyawan akan

semakin terbiasa untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dengan cepat,

mudah, dan dapat dipercaya. Oleh karena itulah perusahaan harus dapat

mengembangkan sistem informasinya dengan baik.

Penulis mendapatkan informasi magang dari kampus dan karyawan yang

bekerja disana. Selain itu penulis memiliki ketertarikan untuk melaksanakan



4

magang di PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta sehingga dapat

memiliki pengalaman bekerja. Disisi lain, penulis memilih magang di perusahaan

ini dikarenakan perusahaan tersebut merupakan main dealer Yogyakarta dengan

19 cabang. Pelaksanaan magang di perusahaan ini khususnya di bagian GA

diharapakan dapat membantu penulis menerapakan teori-teori yang terdapat di

dalam mata kuliah komunikasi bisnis dan sistem informasi manajemen.

1.2 Tujuan Magang

Tujuan yang akan dicapai dari proses magang yaitu:

1. Menjadi salah satu syarat untuk menyelesaikan tugas akhir program studi S1

Akuntansi STIE YKPN Yogyakarta.

2. Mengetahui penerapan teori pada mata kuliah komunikasi bisnis dan sistem

informasi manajemen dibidang General Affair di PT Astra International Tbk –

Honda Yogyakarta.

1.3 Manfaat Magang

Penulisan Laporan Akhir Studi ini bermanfaat bagi beberapa pihak yaitu:

1.3.1 Bagi Penulis

1. Untuk memenuhi syarat kelulusan Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi di

STIE YKPN Yogyakarta.

2. Penulis dapat mengimplementasikan secara langsung ilmu komunikasi bisnis

yang berkaitan dengan komunikasi verbal dan non verbal yang diperoleh

selama diperkuliahan.



5

1.3.2 Bagi STIE YKPN Yogyakarta

Laporan tugas akhir ini dapat digunakan sebagai acuan dan referensi untuk

penelitian-penelitian ilmiah yang akan datang dan dapat digunakan oleh siapa saja

yang membutuhkan informasi tentang komunikasi bisnis dan sistem informasi

manajemen di sebuah perusahaan terlebih yang ada di PT Astra International Tbk

– Honda Yogyakarta.

1.3.3 Bagi PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta

1. Membantu pekerjaan General Affair di PT. Astra International Tbk – Honda

Yogyakarta.

2. Diharapkan dapat memberikan sumbangan yang berarti, berupa ide dan

masukan dari sudut padang akademis, khususnya dalam bidang komunikasi

bisnis pada perusahaan tempat menjalani magang, demi kemajuan dan

perkembangan perusahaan tersebut.



6

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 PT Astra International Tbk

PT Astra International Tbk didirikan di Jakarta pada tahun 1957 sebagai sebuah

perusahaan perdagangan umum dengan nama Astra International Inc. Pada tahun

1990, telah dilakukan perubahan nama menjadi PT Astra International Tbk, dalam

rangka penawaran umum perdana saham Perseroan kepada masyarakat, yang

dilanjutkan dengan pencatatan saham Perseroan di Bursa Efek Indonesia dengan

menggunakan ticker ASII. Nilai kapitalisasi pasar Astra pada akhir tahun 2019

adalah sebesar Rp280,3 triliun. Hingga tahun 2019, Astra telah mengembangkan

bisnisnya dengan menerapkan model bisnis yang berbasis sinergi dan

terdiversifikasi pada tujuh segmen usaha, terdiri dari otomotif, jasa keuangan, alat

berat, pertambangan, konstruksi dan energi, agribisnis, infrastruktur dan logistik,

teknologi informasi dan properti.

Astra memiliki layanan bisnis yang beragam hingga saat ini. Astra telah

menyentuh dan memenuhi berbagai aspek kehidupan berbangsa dan bernegara.

Masyarakat Indonesia menggunakan sepeda motor dan mobil, jalan tol, printer,

hingga layanan pembiayaan, perbankan dan asuransi yang berada di bawah

kepemilikan Astra. Pelaku bisnis bermitra dengan Astra memanfaatkan berbagai

kendaraan komersial, alat berat, layanan logistik, sistem teknologi informasi dan

jasa pertambangan dari Astra. Produk-produk yang dihasilkan yaitu minyak

kelapa sawit, batu bara dan kendaraan bermotor senantiasa diekspor sehingga

Astra dapat berkontribusi dalam menyumbangkan devisa bagi negara. Kontribusi



7

terhadap bangsa ini tentu didasari atas visi misi yang kuat. Visi dan misi dari PT

Astra International Tbk akan dijelaskan di bawah ini.

Visi dan Misi

1. Visi Perusahaan

a. Menjadi salah satu perusahaan dengan pengelolaan terbaik di Asia Pasifik

dengan penekanan pada pertumbuhan yang berkelanjutan dengan

pembangunan kompetensi melalui pengembangan sumber daya manusia,

struktur keuangan yang solid, kepuasan pelanggan dan efisiensi.

b. Menjadi perusahaan yang mempunyai tanggung jawab sosial serta peduli

lingkungan.

2. Misi Perusahaan

Perusahaan memiliki empat misi, yaitu business awarness, excellence services,

synergetic teamwork, dan trustworthiness. Business awarness atau kesadaran

bisnis merupakan pokok penting dalam menjalankan roda bisnis yang dijalankan

bagi PT Astra International Tbk untuk bisa tetap eksis didalam roda bisnis.

Excellence services atau keunggulan layanan merupakan pokok kedua dari misi

perusahaan. PT Astra International Tbk memaksimalkan dalam pelayanan

terhadap konsumen dikarenakan sadar bahwa kepuasan konsumen adalah suatu

hal yang penting. Pelayanan yang maksimal ini kemudian diharapkan bisa

membangun loyalitas dari masyarakat. Synergetic teamwork atau sinergis kerja

merupakan gambaran dari misi perusahaan yang ketiga. Kerjasama yang sinergis

menjadi bagian yang penting dalam perusahaan ini. Kerjasama antar tim sangat



8

berpengaruh hingga saat ini untuk mencapai tujuan perusahaan. Trustworthiness

atau kepercayaan menjadi misi perusahaan untuk terus bisa membuktikan kepada

masyarakat bahwa PT Astra International Tbk merupakan perusahaan yang sangat

menjunjung tinggi rasa kepercayaan. Perusahaan yang terpercaya dalam

menyajikan berbagai bentuk produk yang dapat digunakan oleh masyarakat secara

luas.

Berikut tersaji data pada laporan keuangan PT Astra International Tbk.

Pada tahun 2017 – 2019 (dalam miliar) yang tersaji dalam tabel sebagai berikut:

Tabel 1.1

Pendapatan Bersih dan Laba Bruto

PTAstra International Tbk

(dalam triliun rupiah)

Akun 2019 2018 2017

Pendapatan

Laba Bruto

Rp 237,166

Rp 50,239

Rp 239,205

Rp 50,769

Rp 206,075

Rp 42,368

Sumber: Laporan Tahunan PT Astra International Tbk Tahun 2019

2.2 PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta

PT Astra Internaional Tbk – Honda Yogyakarta merupakan pelopor industri

sepeda motor di Indonesia. PT Astra Internaional Tbk – Honda berdiri pada

tanggal 20 Februari 1957 sebagai perusahaan perdagangan dengan nama awal PT

Federal Motor yang sahamnya secara mayoritas dimiliki oleh PT Astra

International. Pada saat itu, PT Federal Motor hanya merakit, sedangkan

komponenya diimpor dari Jepang. Seiring dengan berjalannya waktu, PT Astra

International Tbk – Honda membentuk kerja sama dengan sejumlah perusahaan



9

kelas dunia. Sejak tahun 1990 Perseroan menjadi perusahaan publik yang tercatat

di Bursa Efek Indonesia. Pada tahun 2000 PT Federal Motor dan beberapa anak

perusahaan di merger menjadi satu dengan nama PT Astra International Tbk –

Honda, yang komposisi kepemilikan sahamnya 50% milik PT Astra International

Tbk dan 50% milik Honda Motor Co. Japan. Industri sepeda motor saat ini

merupakan suatu industri yang besar di Indonesia.

PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta adalah salah satu perusahaan

dibawah naungan Astra International yang bergerak dibidang distribusi dan

penjualan sepeda motor Honda. Selain itu juga memberikan pelayanan servis dan

penjualan suku cadang serta membawahi dealer-dealer pada tiga wilayah yaitu

Yogyakarta, Kedu, dan Banyumas. Kemudian mengkoordinasikannya dengan

Astra Motor Head Office yang terletak di Kompleks Astra International, Jakarta.

Sepeda motor “Honda” memiliki slogan “ONE HEART” atau “SALAM

SATU HATI” yang menggambarkan semangat dan hubungan antara pengendara

dan sepeda motor yang dikendarainya. Melalui “ONE HEART”, Honda ingin

membangun hubungan baik dengan pengendara sepeda motor “Honda” karena

Honda menyadari bahwa sepeda motor bukan hanya sekedar alat transportasi

untuk menunjang mobilitas tetapi juga digunakan sebagai sarana untuk mengejar

mimpi, sarana untuk mempertahankan status sosial, serta merefleksikan gaya,

kepribadian dan karakter pengendaranya. Honda menggunakan “ONE HEART”

dengan maksud walaupun setiap pengendara memiliki gaya, kepribadian, dan

karakter yang berbeda tetapi tetap memiliki satu hati untuk menggunakan sepeda

motor “Honda”.



10

2.3 Struktur Organisasi PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta

Gambar 2. 1

Part Sales

Force

Securities

Finance

Acc. &

Admin Staff

Region

Head

Admin

Marketing

Promotion

staff

Admin TSD

WH & Parts

Crew

Area Sales Spv

Marketing

Support & MRD

Logistic

Channel &

Network Dev.

Promotion

TSD Dev.

(Network &

Data Support)

Claim PMQ

General Affairs

Technical

Training

Part Spv.

Inventory &

Hot line

HC3 Analiyst

Finance Acc. &

Admin

Marketing

Region Head

Technical

Service

Region Head

Sparepart

Sales Region

Head

Finance,

Admin, & GA

Head

WH &

Delv Staff

Admin

GA Admin

SR

BAGIAN DIVISI STAFF

PDCA

Analiyst

Honda

Customer

Care Center

Head Purifikasi

EHS

CRO

Struktur Organisasi



11

Berikut ini merupakan beberapa penjelasan dari struktur PT Astra International

Tbk – Honda Yogyakarta di atas. Region Head atau kepala cabang memiliki

fungsi untuk mengkoordinasikan seluruh bagian yang berada dalam satu cabang

tersebut. Cabang-cabang tersebut merupakan beberapa departemen dalam

perusahan astra, antara lain:

1 Marketing Region Head yang memiliki tugas untuk merencanakan program-

program pemasaran baik dalam jangka pendek, menengah serta jangka

panjang serta melaksanakan program-program pemasaran tersebut dan

mengevaluasikan hasil. Bagian yang ada didalam Marketing Region Head

yaitu Area Sales Supervisior (Sales Spv.), Marketing Support & Marketing

Research and Development, Logistic, Channel & Network Dev, Promotion.

2 Technical Service Region Head yang bertugas untuk merencanakan adanya

pengembangan jaringan service baik untuk kuantitas maupun kualitas jaringan

service. Bagian yang ada didalam Technical Service Region Head yaitu TSD

Dev. (Network & Data Support), Claim PQ M, Technical Training.

3 Sparepart Sales Region Head yang bertugas untuk memantau seluruh kegiatan

mengenai penjualan dan pengadaan barang yang berupa sparepart atau suku

cadang yang berada pada cabang Yogyakarta maupun yang didistribusikan ke

seluruh dealer dibawah pengawasan Region Yogyakarta. Bagian yang ada

didalam Sparepart Sales Region Head yaitu Part Supervisor (Part Spv.),

Inventory & Hot line.

4 Honda Customer Care Center (HC3) memiliki fungsi sebagai penanggung

jawab dalam pelaksanaan seluruh kegiatan HC3 dan bertugas untuk menyusun



12

mengkoordinasi, memonitor, serta membuat laporan pelaksanaan program-

program customer service yang dilakukan pada area PT Astra International Tbk

– Honda Yogyakarta dan memastikan pelayanan keluhan pelanggan berjalan

dengan baik serta keluhan pelanggan telah terselesaikan. Bagian yang ada

didalam Honda Customer Care Centre (HC3) yaitu Customer Relationship

Organization (CRO), Administrator, dan Purifikasi (Outs).

5 Finance, Admin & General Affair Head yang bertugas untuk mengatur seluruh

kegiatan baik kegiatan administrasi dan kegiatan keuangan yang ada di PT

Astra International Tbk – Honda Yogyakarta. Bagian yang ada didalam

Finance, Admin & General Affair Head yaitu Finance Accounting & Admin,

General Affair Supervisor, Environment, Health, Safety (EHS).

2.4 General Affair (GA)

General Affair adalah salah satu departemen yang ada di PT Astra International

Tbk–Honda Yogyakarta. Departemen ini memiliki tugas untuk

mengkoordinasikan seluruh kebutuhan operasional dari karyawan dan perusahaan.

Pada perusahaan ini, General Affair ini yang sehari-harinya dibantu oleh General

Affair admin dan Insurance. General Affair Admin, yang bertugas untuk

memenuhi kebutuhan operasional karyawan sehari-hari dimana berhubungan

dengan pengadaan supplies kantor. Insurance, yang bertugas untuk membina

hubungan baik dengan pihak asuransi yang bekerjasama dengan perusahaan dalam

halnya yang berkaitan dengan asset perusahaan.



13

BAB III

PELAKSANAAN MAGANG

3.1 Waktu dan Pelaksanaan Magang

Pada bab 3 ini adalah menguraikan seluruh aktivitas yang dilakukan penulis

selama melakukan magang di PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta

khususnya pada departemen Administration and Finance dan pada divisi General

Affair.

Penulis melakukan magang kerja pada:

Tanggal : 17 Februari 2020 – 21 Maret 2020

Perusahaan : PT Astra Interntional Tbk – Honda Yogyakarta

Lokasi : Jalan Magelang KM 7,2 Mlati Beningan, Sendangadi,

Kec. Mlati, Kab. Sleman, D.I. Yogyakarta 55285

3.2 Posisi Penempatan Magang

Pada praktek kerja lapangan yang dilakukan pada PT Astra International Tbk –

Honda Yogyakarta, penulis ditempatkan di departemen Administration and

Finance dan pada divisi General Affair yang memang khusus mengurusi segala

hal mengenai karyawan. Penempatan penulis dibagian tersebut dikarenakan

penulis akan menerapkan teori yang diperoleh selama berada di bangku

perkuliahan. Teori tersebut dari dua mata kuliah yang berbeda, yaitu mata kuliah

komunikasi bisnis dan mata kuliah sistem informasi manajemen. Pada bagian ini,



14

penulis di bawah pengawasan Bapak Anton Suhariyanto dan Ibu Septiana

Widaningsih Tunjung Sari selaku Supervisor dan Personnel Controller pada

divisi tersebut.

3.3 Aktivitas Magang

Aktivitas magang yang dilakukan oleh penulis terdapat beberapa kegiatan.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan penulis saat berada di PT Astra International

Tbk – Honda Yogyakarta pada divisi General Affair khususnya di bagian

personalia yang dilakukan selama magang, yaitu rekap data karyawan, rekap

update jamsostek magang, rekap data perjalanan dinas (PD), rekap payroll

lembur, rekap absensi karyawan outsource, rekap asbesnsi sales office, membuat

perjanjian kredit pegawai (KP) kerjasama, membuat surat peringatan ketiga

terakhir (SP3), membuat surat pengatar medical check up karyawan baru, menjadi

operator general affair, dan woro-woro esuk (WWE). Aktivitas yang telah

dilakukan tersebut dijabarkan ke dalam beberapa poin yang tertera di bawah ini.

3.3.1 Rekap Data Karyawan

Penulis memulai merekap data karyawan yang masuk dalam region Yogyakarta

maupun yang berada di sales office yaitu wilayah DIY, Kedu dan Banyumas pada

saat minggu pertama magang. Data tersebut ialah data yang berisi data

tanggungan pajak karyawan di PT Astra International Tbk – Honda untuk setiap

tahunnya. Data pajak karyawan ini dimasukkan ke program Microsoft Office

Excel. Selain merekap data pajak karyawan, penulis juga merekap data ijin cuti

karyawan di bulan Februari. Data dibedakan berdasarkan bulan di tahun 2020.

Data tersebut direkap untuk bisa mengetahui sisa cuti yang dimiliki karyawan PT



15

Astra International Tbk – Honda Yogyakarta. Data cuti biasanya di kelompokkan

menjadi cuti tahunan, cuti 5 (tahunan), cuti bersama, cuti hamil, cuti wisuda atau

perayaan kelulusan, cuti kematian (anggota keluarga).

Gambar 3. 1

Rekap Data Karyawan

3.3.2 Rekap Update Jamsostek Magang

Setiap karyawan magang kerja di PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta

baik yang berada di wilayah region Yogyakarta atau sales office Yogyakarta,

Kedu dan Banyumas seluruhnya diberikan Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga

Kerja). Jamsostek magang dilakukan update setiap bulan. Hal ini dikarenakan

setiap bulan akan berubah bisa ada penambahan magang kerja atau keluar. Setelah

mengolah data yang diberikan, kemudian remainder Administration and Finance

Sales Operation (AFSO) masing-masing seperti Banjarnegara, Bantul 1, Bantul 2,

Cilacap, Godean, Jombor, Kaliurang, Kebumen 1, Kebumen 2, Magelang 1,

Magelang 2, Majenang, Malioboro, Purworejo, Purwokerto, Purbalingga, Wates,

Wonosari, dan Wonosobo. Jika semua sales office sudah update magang kerja di



16

bulan Maret, penulis bertugas mengupdate dan mengirim rekapan data tersebut ke

HO yaitu Head Office PT Astra International Tbk, Jakarta.

Gambar 3. 2

Rekap Update Jamsostek Magang

3.3.3 Rekap Data Perjalanan Dinas (PD)

Aktivitas magang pada bagian ini, penulis dilibatkan dalam merekap data dan

membuat Bukti Pencatatan Hutang (BPH) perjalanan dinas karyawan PT Astra

International Tbk – Honda Yogyakarta baik region Yogyakarta maupun sales

office Yogyakarta, Kedu dan Banyumas. Perjalanan dinas dilakukan oleh

karyawan hampir setiap hari. Penulis merekap data pengeluaran tiket pesawat,

kereta, bus, atau juga travel yang digunakan karyawan yang melakukan perjalanan

Dinas. Penulis juga sebelum merekap data perjalanan dinas juga membuat bukti

pencatatan hutang dengan menggunakan program SAP. Dalam membuat bukti

pencatatan hutang nama-nama account yang biasanya digunakan akomodasi

(7090103000), tiket (7090101000), hotel (7090102000), kost (7011200000).

Penggunaan program SAP yang digunakan untuk merekap data perjalanan dinas



17

ini menggunakan beberapa langkah. Pembuatan bukti pencatatan hutang

perushaan menggunakan progam sap, dengan langkah sebagai berikut:

1. Membuka jendela SAP. Pada perushaan ini mengunakan versi SAP logon

740. Di aplikasi SAP perusahaan tersebut sudah ada data-data yang

dibutuhkan perusahaan untuk menginput data. Dalam pembuatan BPH

memilih opsi AI SO Production ECC6

2. Kemudian login dengan data pribadi karyawan

3. Setelah login muncul tampilan utama SAP kemudian mencari data yang

akan dibutuhan dibagian kata kunci memasukkan kode. Kata knci yang di

gunakan saat pembuatan BPH adalah /nf63 dan /nzpygeBPH.

Gambar 3. 3

Rekap Data Perjalanan Dinas

3.3.4 Rekap Payroll Lembur

Karyawan PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta baik region

Yogyakarta maupun sales office Yogyakarta, Kedu dan Banyumas setiap bulan

melakukan lembur. Lembur diadakan pada awal bulan atau akhir bulan. Hal



18

tersebut dilakukan untuk stock opname baik gudang unit, gudang sparepart,

ataupun merekap laporan-laporan setiap akhir bulan dan awal bulan. Waktu kerja

karyawan dalam sehari 8 jam untuk awal. Pada akhir bulan biasanya dibutuhkan

waktu lebih untuk menyelesaikan deadline-deadline mereka. Oleh karena itu,

setiap bulan mereka akan membuat klaim lembur.

Perekapan data payroll lembur memiliki perhitungan sendiri. Ketika

karyawan lembur mulai hari Senin-Jumat pukul 16:00-18:00 itu dikurangi 1 jam

istirahat. Jika waktu kerja dimulai dari pukul 16:00-17:30 tidak mengurangi 1 jam

istirahatnya. Penulis harus menghitung dengan benar serta harus benar pas

pengurangan jam istirahatnya karena itu berhubungan dengan payroll karyawan

PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta baik region Yogyakarta maupun

sales office Yogyakarta, Kedu dan Banyumas. Deadline untuk menyelesaikan

rekap data payroll lembur karyawan ini setiap tanggal 6 di bulan tersebut.

Gambar 3. 4

Rekap Payroll Lembur bulan Maret



19

3.3.5 Rekap Absensi Karyawan Outsource

PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta bekerja sama dengan beberapa

vendor perusahaan untuk menunjang pertumbuhan yang ada dalam perusahaan.

Perusahaan yang menjadi vendor PT Astra International Tbk – Honda ialah PT

SIM, PT IPS, dan PT PHL. Penulis bertanggung jawab dalam merekap karyawan

outsource region Yogyakarta. Karyawan outsource yang berada di region

Yogyakarta berjumlah 40 karyawan. Penulis akan merekap jumlah kehadiran

karyawan outsource dan merekap jumlah cuti karyawan outsource disetiap

bulannya. Apabila ada cuti potong gaji itu termasuk dalam cuti khusus seperti cuti

kematian dan cuti hamil, lampiran cuti potong gaji harus di scan dan dikirimkan

ke email Head Office PT Astra International Tbk. Kategori cuti potong gaji jika

karyawan outsource yang bekerja kurang dari setahun dan cuti yang diberikan

masing-masing karyawan ada 12 hari dalam setahun.



20

Gambar 3. 5

Rekap Absensi Karyawan Outsource

3.3.6 Rekap Absensi Sales Office

PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta terbagi oleh beberapa wilayah

yaitu region Yogyakarta, Kedu, dan Banyumas. Cabang-cabang masing-masing

seperti Banjarnegara, Bantul 1, Bantul 2, Cilacap, Godean, Jombor, Kaliurang,

Kebumen 1, Kebumen 2, Magelang 1, Magelang 2, Majenang, Malioboro,

Purworejo, Purwokerto, Purbalingga, Wates, Wonosari, dan Wonosobo. Penulis

setiap akhir bulan akan mendapatkan file absensi fingerspoot dari masing-masing

sales office. Penulis biasanya dalam membuka file absensi menggunakan aplikasi

yang bernama KANA.

KANA merupakan mesin absensi sidik jari standalone dimana

pemasangannya tidak perlu dihubungkan dengan perangkat komputer. Mesin ini

juga memiliki aplikasinya bernama KANA yang bertujuan pada saat setelah

mendownload file di mesinnya nanti akan dibuka filenya dalam aplikasi. Setelah

file yang didownload dimasukkan kedalam aplikasi nanti akan terbaca absensi



21

karyawan. Karyawan ketika masuk atau pulang kerja akan absen dengan sidik jari

mereka pada mesin ini. Apabila inin melihat file absensi data absensi karyawan

masing-masing sales office ini dimasukkan ke program Microsoft Office.

Gambar 3. 6

Rekap Absensi Sales Office

3.3.7 Membuat Perjanjian Kredit Pegawai (KP)

PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta memiliki perjanjian kredit

pegawai, biasanya ada beberapa golongan satu sampai empat dalam perjanjian

tersebut. Perjanjian kredit pegawai ini dibuat apabila ada karyawan yang ingin

membeli motor tanpa dikenakan bunga, tetapi akan memotong gaji karyawan

untuk setiap bulannya. Ada beberapa langkah yang harus dilakukan karyawan

dalam kredit pegawai ini, karyawan akan menandatangani perjanjian kredit ini

tidak melebihi tanggal 15, karena jika melewati tanggal tersebut kredit pegawai

tidak akan keluar dan dialihkan ke bulan selanjutnya. Biasanya Head Office PT



22

Astra International Tbk akan memproses kredit pegawai karyawan setiap tanggal

15.

Gambar 3. 7

Perjanjian Kredit Pegawai

3.3.8 Membuat Surat Peringatan Ketiga (Terakhir) atau SP3

Surat Peringatan Ketiga atau SP3 diberikan untuk karyawan Sales Executive di PT

Astra International Tbk – Honda Yogyakarta apabila karyawan tidak memenuhi

target penjualan yang sudah ditetapkan. Bagian retail penjualan PT Astra

International Tbk – Honda Yogyakarta merekap semua data penjualan karyawan

Sales Executive untuk setiap bulannya. Apabila jika ada yang tidak memenuhi

target akan di berikan SP3. Data SP3 akan dikirimkan kebagian personalia. SP3

tersebut kemudian akan diproses oleh bagian personalia setiap bulannya maksimal

tanggal 10. Aktivitas yang dilakukan oleh penulis dalam kegiatan ini yaitu

membuat surat peringatan terakhir tersebut yang akan diberikan kepada karyawan

yang tidak memenuhi target penjualan bulanan.



23

Gambar 3. 8

Membuat Surat Peringatan Ketiga (Terakhir) atau SP3

3.3.9 Membuat Surat Pengantar Medical Check Up Karyawan Baru

Karyawan baru yang sudah lolos dalam tes akan di proses tahap selanjutnya yaitu

tahap Medical Check Up. Penulis akan membuatkan surat pengantar untuk

Medical Check Up di Klinik Pramita Yogyakarta dimana klinik tersebut sudah

bekerja sama dengan PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta. Penulis



24

akan membuat surat pengantar sesuai data karyawan baru berdasarkan nomor

induk kependudukan.

Syarat-syarat yang harus diperhatikan oleh karyawan baru biasanya harus

puasa selama 10 jam atau tidak boleh melebihi dari 10 jam, harus perbanyak

minum air putih, dilarang untuk menahan buang air kecil, dan untuk kandidat

perempuan biasanya dipastikan tidak sedang menstruasi atau pasca menstruasi

harus benar-benar dalam keadaan bersih.

Gambar 3. 9

Surat Pengantar MCU

3.3.10 Menjadi Operator General Affair

Bagian operator di kantor termasuk dalam General Affair. Tugas seorang operator

di PT Astra International Tbk – Honda bersifat umum. Segala kegiatan yang

perusahaan lakukan dikendalikan oleh operator. Setiap pagi operator akan



25

memimpin doa untuk mengawali pekerjaan dan sebaliknya saat pulang. Jika ada

informasi-informasi penting yang berkaitan dengan perusahaan, operator akan

mengkomunikasikannya dengan karyawan lain di PT Astra International Tbk –

Honda Yogyakarta region Yogyakarta.

Seorang operator harus mampu berkomunikasi baik dengan karyawan,

konsumen dan pihak luar perusahaan. Operator bertugas mencatat jadwal-jadwal

meeting tiap divisi dalam sehari berdasarkan ruangan yang mereka pakai untuk

meeting. Operator juga berhubungan langsung dengan pihak luar setiap harinya,

baik itu berbagai sales office naungan PT Astra International Tbk – Honda

Yogyakarta atau konsumen. Pada saat melaksanakan kegiatan ini, penulis

menerapakan teori-teori yang diperoleh pada mata kuliah komunikasi bisnis

khususnya materi komunikasi non verbal.

Komunikasi non verbal yang telah dipelajari oleh penulis memberikan

kemudahan bagi penulis dalam melakukan tanggung jawab penulis pada aktivitas

magang kali ini menjadi operator. Job desk operator yang harus berhubungan

langsung dengan karywan, konsumen, maupun pihak luar perusahaan

membutuhkan keterampilan dalam berkomunikasi secara non verbal.



26

Gambar 3. 10

Operator General Affair

3.3.11 Woro Woro Esuk (WWE)

Kegiatan mingguan yaitu Woro Woro Esuk (WWE) merupakan kegiatan yang

sengaja diadakan oleh PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta. Kegiatan

ini diikuti oleh seluruh karyawan yang ada. Acara WWE ini biasanya membahas

mengenai prestasi-prestasi mengenai PT Astra International Tbk – Honda

Yogyakarta dan berbagi pengalaman-pengalaman karyawan dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari.

Kegiatan WWE diadakan setiap hari Sabtu biasanya dua minggu sekali.

Kegiatan ini dilaksanakan pada jam 08:00-09:30 namun bisa berubah sewaktu-



27

waktu jika ada banyak pembahasan seputar kegiatan kantor dalam seminggu atau

sebulan. Kegiatan ini membahas mengenai siapa saja karyawan yang

mendapatkan penghargaan sebagai the best employee dalam bidangnya masing-

masing dan juga mengenai kritik dan saran seputar kegiatan perkantoran atau

kegiatan lain yang terkait. Kemudian dalam WWE juga memberi pengumuman

mengenai adanya junjungan kerja yang akan dilakukan oleh kantor pusat dan

biasanya meminta karyawan untuk menyiapkan data dan lain sebagainya. Berikut

adalah salah satu foto kegiatan WWE yang berjalan.

Gambar 3. 11

Kegiatan Woro Woro Esuk (WWE)



28

BAB IV

PERMASALAHAN DAN PEMBAHASAN SOLUSI

4.1 Landasan Teori

Charles H. Cooley menyatakan komunikasi sebagai proses sosial dalam arti

pelemparan pesan/lambang yang akan memengaruhi semua proses dan berakibat

pada bentuk perilaku manusia dan adat kebiasaan (Suprapto, 2009). Himstreet dan

Baty menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran informasi dengan media

yang lazim berupa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku

atau tindakan (Purwanto, 2006). Menurut Nofrion (2016) mengatakan bahwa

komunikasi adalah suatu proses pertukaran ide, pesan dan kontak, serta interaksi

sosial termasuk aktivitas pokok dalam kehidupan manusia. Komunikasi adalah

proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan sehingga

dihasilkan efek atau tujuan disertai adanya harapan suatu feedback atau umpan

balik (Daryanto, 2014). Demikian juga dengan Sunarto (2003) mengatakan bahwa

komunikasi adalah proses dimana terjadinya kegiatan dikirim dan mengirim

pesan.

Berdasarkan teori komunikasi yang dikemukakan oleh Charles H. Cooley

dalam Suprapto (2009), Himstreet dan Baty dalam Purwanto (2006), Nofrion

(2016), Daryanto (2014), dan Sunarto (2003)), maka pengertian dari komunikasi

disimpulkan sebagai suatu proses sosial dalam pelemparan pesan, pertukaran ide,

informasi, dikirim dan mengirim pesan dalam kehidupan manusia melalui media

yang berupa simbol-simbil, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan yang

dapat berpengaruh tehadap semua proses, bentuk prilaku dan adat kebiasaan.



29

Rosenbaltt (1982) mengatakan bahwa komunikasi bisnis adalah pertukaran

ide, opini, informasi, instruksi, dan sejenisnya menggunakan simbol atau tanda

untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan yang dikemukakan baik secara personal

ataupun nonpersonal (Christy, 2019). Katz (1994) mengatakan bahwa komunikasi

bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan, dan konsep untuk mencapai

serangkaian tujuan komersil atau bisnis itu (Christy (2019). Menurut Purwanto

(2006) mengatakan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam

dunia bisnis yang teridiri dari dua macam bentuk komunikasi, yaitu komunikasi

verbal maupun komunikasi nonverbal sehingga suatu tujuan tertentu dapat

tercapai.

Komunikasi bisnis disimpulkan sebagai komunikasi dalam bentuk verbal

maupun non verbal dalam menyampaikan suatu ide, opini, informasi, instruksi,

pesan dan konsep menggunakan simbol atau tanda sehingga tujuan komersil

bisnis suatu perusahaan dapat tercapai (Rosenbaltt (1982) dalam Christy (2019),

Katz (1994) dalam Christy (2019), dan Purwanto (2006)). Komunikasi menjadi

hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Hal ini senada dengan pernyataan

Budyanta (2012) yang mengatakan bahwa Komunikasi memiliki peranan yang

penting dalam bisnis dan kehidupan.

Komunikasi terbagi kedalam beberapa bentuk, yaitu komunikasi verbal

dan komunikasi non verbal. Sunarto (2003) membagi komunikasi verbal menjadi

dua yaitu berbicara dan menulis serta mendengarkan dan membaca. Berbicara

merupakan bagian dari komunikasi secara lisan sedangkan bentuk komunikasi

tertulis adalah surat, memo, laporan, dan proposal. Komunikasi lisan dan tertulis

saat ini mengalami revolusi dimana kemajuan teknologi mendorong



30

perkembangan komunikasi elektronik. Hal ini terlihat dari perubahaan

penggunaan suarat, memo, laporan dan lain-lain dipermudah dengan penggunaan

voice mail, telekonfrensi, e-mail, jaringan komputer.

Menurut Purwanto (2006) mengatakan komunikasi verbal merupakan

salah satu bentuk komunikasi yang biasanya digunakan dalam dunia bisnis dalam

bentuk tertulis (written) maupun lisan (oral) untuk menyampaikan pesan-pesan

bisnis kepada pihak lain dengan baik. Struktur dari bentuk komunikasi verbal ini

memiliki sifat teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian

pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Komunikasi verbal ini seperti

membuat dan mengirim surat-surat yang berkaitan dengan perusahaan.

Berbeda dengan komuikasi verbal, komunkasi nonverbal memiliki sifat

yang kurang terstruktur. Komunikasi non verbal merupakan komunikasi yang

tidak lisan/tertulis. Hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi non verbal ini

seperti gestur tubuh, raut muka, atau gerakan-gerakan yang dilakukan ketika

berkomunikasi. Hal ini menyebabkan sulitnya komunikasi non verbal untuk

dipelajari. Bentuk dari komunikasi nonverbal ialah seperti bahasa isyarat ekspresi

wajah, sandi, simbol-simbol, pakaian seragam, warna intonasi suara, dan lain

sebagainya. Komunikasi verbal dan komunikasi non verbal ini merupakan dua hal

yang tidak bisa dipisahkan dalam suatu perusahaan yang sedang menjalankan

bisnis. Keduanya dapat saling mendukung satu sama lain karena karyawan

melakukan kedua hal tersebut secara bersamaan ketika berkomunikasi.

General affair atau diartikan bagian umum adalah salah satu bagian

departemen yang ada di dalam sebuah perusahaan. GA merupakan posisi penting

yang lazim ditemui dalam struktur organisasi suatu perusahaan. Lingkup kerja di



31

GA menurut Hambudi (2015) yaitu maintenance and house keeping, building

management and infrastructure, sistem keamanan, general purchasing, asset

manajemen, customer service, facility service, health and safety, perijinan dan

humas. Maintenenance dan house keeping meliputi office boy, kurir, driver, dan

landscape. Perawatan bangunan maupun pembanguan gedung baru bagian dari

building management and infrastructure.

Aset manajemen bertanggung jawab dalam melakukan pemeliharaan,

penyimpan, dan melakukan pencataan tehadap aset yang dimiliki perusahaan.

Sistem keamanan berkaitan dengan keamanan lingkungan, lingkungan parkir,

maupun kelaur masuk karyawan maupun tamu perusahanaan. General purchasing

berkaitan dengan hal-hal yang termasuk ke dalam pembelian sarana prasarana

perusahaan dan bukan bahan untuk produksi untuk perusahaan. Customer service

merupakan bagian dari pelayan terdepan yang seringkali disebut sebagai wajah

perusahaan karena mewakili perusahaan dalammelayani tamu perusahaan.

Facility service bertanggung jawab dalam mengelolah ruangan-ruangan

tambahan suatu perusahaan seperti mess, atau asrama, kantin, laundy, dan

fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan. Healty and safety yaitu

pengawasan keselamatan kerja, kesehatan dan pengelolaan limbah perusahaan.

Perizinan dan humas berperan dalam mengelola kebutuhan dokumen-dokumen

yang dibutuhkan perusahaan dan karyawan. Humas tiddak lepas dari menjali suatu

hubungan yang baik denga mitra kerja.

Bagian umum ini biasanya juga mencakup soal urusan surat-menyurat,

hubungan dengan pejabat setempat, pengadaan seluruh peralatan dan kebutuhan

kerja yang meliputi: alat tulis kantor, meja, kursi, komputer, AC, dan sebagainya.



32

Perizinan dan humas bagian dari hal yang mencakup fasilitas dan sumber daya

penunjang lainnya juga termasuk bagian dari GA seperti kendaraan operasional,

office boy, cleaning service, satpam, operator telepon, dan jasa outsourcing

lainnya. Ada beberapa rincian tugas atau hal-hal yang dilakukan GA diantaranya

adalah mengelola pengadaan barang atau fasilitas operasional perusahaan,

membuat prioritas anggaran perusahaan, menjalin komunikasi dengan seluruh

divisi di perusahaan, dan berkoordinasi dengan pihak luar perusahaan.

Menurut Laudon sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang

berfungsi mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data dan bertujuan untuk

memberi informasi, pengetahuan, dan produk digital (Mulyono, 2017). Sistem

informasi adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama, yang

digunakan untuk mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi untuk

para pembuat keputusan agar dapat membuat keputusan dengan baik. Menurut

Gaol (2008) mengatakan bahwa sistem informasi manajemen adalah sebuah

sistem informasi yang selain melakukan pengolahan transaksi yang sangat

berguna untuk kepentingan organisasi dan juga banyak memberikan dukungan

informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dalam pengambilan

keputusan.

Menurut Gordon B. Davis (1984) mengatakan sistem informasi

manajemen (SIM) adalah sebuah kesatuan sistem mesin pengguna yang

terintegrasi dalam memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen,

dan fungsi pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. Menurut Nafiudin

(2019) menyatakan sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang

melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan data atau informasi yang



33

mempengaruhi semua operasi komputer. Sistem informasi manajemen

menyediakan data atau informasi untuk kebutuhan manajerial, semua tingkat

manajemen, dan kebutuhan rutin sehingga memungkinkan mereka merencanakan

dan mengendalikan operasiorganisasi.

Menurut Adiputra (2020) mengatakan bahwa teknologi informasi adalah

berbagai fasilitas yang terdiri dari hardware dan software untuk mendukung dan

meningkatkan kualitas informasi bagi masyarakat dengan cepat dan berkualitas.

Teknologi juga merupakan suatu yang mengacu pada objek benda yang digunakan

untuk kemudahan aktivitas manusia, misalnya seperti mesin, perkakas, perangkat

keras, dan lain-lain menurut (Hasibuan, 2020). Teknologi adalah proses, metoda,

dan pengetahuan yang ditetapkan untuk melakukan suatu pekerjaan (Tittel, 2004).

Teknologi menurut Marx dalam Ngafifi (2014) mengatakan bahwa sejumlah alat

yang dapat digunakan oleh manusia untuk mencapai kesejahteraan.

Kesimpulan dari pengertian teknologi menurut Adiputra (2020), Hasibuan

(2020), Tittle (2004), dan Ngafifi (2014) yaitu fasilitas yang terdiri dari hardware

dan software yang mengacu pada objek benda untuk melakukan pekerjaan

dengan mudah, cepat dan berkualitas menggunakan mesin, perkakas, dan

perangkat sehingga dapat mencapai kesejahteraan. Software tekonologi informasi

salah satunya adalah google form adalah aplikasi dari akun google yang bersifat

umum. Sehingga untuk membuat suatu formulir pada google diwajibkan harus

memiliki akun google terlebih dahulu. Google form merupakan salah satu sarana

yang digunakan sebagai alat komunikasi.



34

4.2 Masalah Yang Dihadapi Pada Kegiatan Magang

Selama melakukan kegiatan magang di PT Astra International Tbk – Honda

Yogyakarta ada permasalahan yang penulis temui. Salah satu permasalahan yang

sering terjadi adalah kesalahan komunikasi. Kesalahan komunikasi ini diakibatkan

oleh penggunaan buku manual yang digunakan sebagai sarana untuk pengajuan

peminjaman ruangan, mobil kantor, truck pengangkut motor, dan inventaris

lainnya yang ada di perusahaan. Penggunaan buku manual di zaman modern ini

tidak efektif karena tidak bisa diakses oleh karyawan yang melakukan

peminjaman ruangan dan lain-lain dalam waktu yang bersamaan. Waktu yang

dibutuhkan untuk melakukan pengajuan peminjaman cukup lama dan harus

menuju ke kantor GA. Selain itu, proses pengajuan peminjaman ini membutuhkan

persetujuan dari staff GA, sehingga pengajuan akan terhambat jika staff tidak

berada di ruang kerja. Disisi lain, staff ini sulit untuk mengontrol data

peminjaman karyawan yang tertulis secara fisik. Selain itu, bentuk dari fisik buku

peminjaman seringkali berpindah-pindah tangan sehingga staff mengalami

kesulitan dalam mengecek data pada saat dibutuhkan. Permasalahan yang

seringkali dihadapi oleh staf GA tersebut mengakibatkan permasalahan baru yaitu

terbengkalainya pekerjaan yang lain.

Permasalahan lain yang penulis hadapi ketika magang adalah

diberhentikannya kegiatan magang mahasiswa dikarenakan pada saat pandemi

covid-19. Penulis seharusnya melakukan kegiatan magang selama tiga bulan

dimulai dari tanggal 17 Februari sampai 17 Mei, tetapi karena pandemi covid ini



35

penulis hanya melakukan kegiatan magang selama 34 hari saja yaitu sampai

tanggal 21 Maret. Waktu yang singkat ini, berdampak pada pembuatan laporan

akhir yang kurang maksimal dikarenakan data dan pengalaman-pengalaman kerja

yang diperoleh sangat sedikit. Oleh karena itu, penulis hanya mendapatkan

informasi atau data pada saat kegiatan magang selama 34 hari.

4.3 Pemecahan Masalah

Penyelesaian masalah menurut penulis yang dihadapi di bagian General Affair di

PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta yaitu mengganti penggunaan

buku manual untuk pengajuan peminjaman dengan memaksimalkan kecanggihan

teknologi masa kini berupa google form. Penggunaan google form akan

memudahkan, mengefisiensikan, dan mengefektifkan pekerjaan di General Affair.

Buku manual yang hanya bisa diakses oleh satu atau dua orang dalam

waktu yang bersamaan jelas berbeda dengan google form yang dapat diakses oleh

semua karyawan. Waktu yang dibutuhkan untuk proses pengajuan melalui link

google form lebih cepat, dapat dilakukan dimana saja, dan kapan saja dikarenakan

karyawan tidak harus datang ke kantor GA. Data pengajuan peminjaman bersifat

transparan karena dapat dilihat oleh karyawan yang mau melakukan peminjaman.

Hal ini akan mengefektifkan waktu karyawan jika melakukan peminjaman

ruangan, mobil, dan inventaris perusahaan telah diajukan oleh karyawan lain.

Kecanggihan teknologi memudahkan GA dalam mengontrol data

pengajuan peminjaman ruangan dan lain-lain. Proses pemberian ijin yang

dilakukan oleh karyawan menjadi lebih mudah dan efisien. Penggunaan google



36

form ini akan sangat membantu staff GA. Pekerjaan yang terbengkalai akibat

pengajuan peminjaman yang terjadi sebelumnya tidak akan terjadi lagi.



37

BAB V

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan kegiatan magang yang telah penulis lakukan, teori dalam mata kuliah

komunikasi bisnis telah diterapkan oleh penulis. Teori tersebut berupa komunikasi

verbal dan non verbal. Komunikasi verbal yang telah penulis lakukan yaitu

membuat surat peringatan ketiga atau terakhir (SP3) kepada karyawan yang tidak

memenuhi ketentuan perusahaan dan surat pengantar untuk karyawan baru yang

akan melakukan medical check up. Komunikasi non verbal dilakukan penulis

selama melaksanakan kegiatan magang bersama rekan karyawan maupun dengan

konsumen ketika bertugas di General affair admin. Salah satu contoh komunikasi

non verbal yang penulis lakukan ketika melaksanakan kegitan woro-woro esuk

dan ketika menjadi operator general affair.

Selain mata kuliah komunikasi bisnis, penulis juga menerapkan mata

kuliah sistem informasi manajemen. Hal-hal yang dilakukan penulis yang sesuai

dengan mata kuliah ini berupa merekap data karyawan, merekap update

jamsostek, merekap data perjalanan dinas, rekap payroll lembur, merekap absensi

karyawan, merekap absensi sales office. Penerapan mata kuliah sistem informasi

manajemen ini, penulis menemukan suatu permasalahan. Permasalahan tersebut

berupa penggunaan buku manual yang digunakan untuk menyampaikan proses

pengajuan peminjaman sarana prasarana kantor dan berbagai proses yang

berkaitan dengan GA.



38

Penggunaan buku manual di jaman yang canggih ini sudah tidak efektif,

efisien dan tidak dapat diakses oleh siapa saja kapan saja dalam waktu yang

bersamaan serta belum sepenuhnya sesuai dengan mata kuliah sistem informasi

manajemen. Mata kuliah sistem informasi manajemen yang mempelajari

mengenai pengolahan data dan lain-lain yang didukung dengan perangkat

komputer, perangkat lunak, dan perangkat jaringan. Oleh sebab itu, penulis

memberikan saran untuk menerapkan mata kuliah sistem informasi, dimana

memaksimalkan perangkat pendukung untuk memaksimalkan penggunaan

kecanggihan teknologi masa kini. Penggunaan google form dapat dijadikan

sebagai sarana untuk menggantikan penggunaan buku manual di bagian GA

Proses magang ini memberikan kesempaan bagi penulis mendapatkan

pengalaman baru yang tentunya menjadi bekal bagi penulis untuk mempersiapkan

diri masuk dalam dunia kerja yang sesungguhnya. Pengalaman baru ini

diantaranya sebagai berikut:

1. Memperoleh pengetahuan dan pembelajaran dalam bidang General Affair

hubungan dengan karyawan main dealer.

2. Melihat dan memahami relasi antar laryawan yng terjadi dalam suatu

perusahaan yang berkaitan komunikasi bisnis.

3. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi penulis di perusahaan.

4. Menambah wawasan mengenai praktik-praktik dari teori yang diambil

selama menjalani perkuliahan.



39

5.2 Rekomendasi

Berdasarkan kegiatan magang yang telah dilakukan, maka terdapat beberapa saran

yang kemudian dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi maupun pengembangan

untuk tiga sasaran di bawah ini :

5.2.1 Bagi Mahasiswa

1. Mahasiswa diharapkan dapat mempersiapkan diri dengan mempelajari

karakteristik perusahaan, sistem perusahaan, dan cara kerja perusahaan yang

akan dituju untuk magang melalui sumber-sumber internet, dosen-dosen, atau

orang-orang yang pernah atau sedang bekerja di perusahaan tersebut.

2. Mahasiswa diharapkan dapat melaksanakan magang dengan penuh tanggung

jawab pada tugas-tugas yang dibebankan.

3. Mahasiswa diharapkan untuk proaktif dan menjalin komunikasi yang baik

dengan karyawan yang ada diperusahaan.

4. Mahasiswa diharapkan dapat mengikuti peraturan dan sistem yang sudah

ditetapkan oleh perusahaan.

5.2.2 Bagi STIE YKPN

1. Pihak perguruan tinggi diharapkan memberikan pembekalan kepada

mahasiswa sebelum dilaksanakan magang. Hal ini dimaksudkan agar

mahasiswa memiliki gambaran hal-hal yang harus dilakukan ketika

melaksanakan magang.

2. Pihak perguruan tinggi diharapkan dapat mengirimkan dosen-dosen untuk

melakukan kunjungan ke perusahaan ketika mahasiswa magang. Jika tidak



40

memungkinkan melaksanakan kunjungan dosen diharapkan melakukan kontrol

terhadap mahasiswa dengan meminta progress magang.

3. Pihak perguruan tinggi diharapkan mengadakan serah terima mahasiswa

magang dengan pihak perusahaan yang bersangkutan.

5.2.3 Bagi PT Astra International Tbk - Honda Yogyakarrta

1. Pihak perusahaan diharapkan dapat memberikan penjelasan secara detail

mengenai tugas dan tanggungjawab yang dibebankan kepada mahasiswa

magang sehingga mahasiswa dapat memaksimalkan tanggungjawab dengan

baik.

2. Pihak perusahaan diharapkan dapat meningkatkan sistem human resource dan

general affair dalam penggunaan buku manual dengan beralih pada

penggunaan google form dalam rangka memudahkan, mengefektifkan, dan

mengefisienkan pekerjaan karyawan perusahaan.



41

BAB VI

REFLEKSI

6.1 Refleksi Diri

General Affair (GA) adalah salah satu bagian umum yang terdapat pada sebuah

perusahaan. GA dalam PT Astra International Tbk – Honda Yogyakarta ini

bertanggungjawab dalam mengelola data karyawan, sarana prasarana perusahaan,

melakukan perekrutan karyawan, dan memastikan kebutuhan karyawan selama

bekerja (makan siang, kesehatan, dan lain-lain).

Penulis dalam pelaksanaan magang ditempatkan dibagian General Affair

admin. Pada bagian ini, penulis memiliki beberapa tanggungjawab sebagai berikut

: merekap data pajak karyawan, merekap absensi karyawan baik region maupun

sales office, merekap data karyawan dan absensi karyawan outsourcing,

melakukan update jamsostek magang karyawan di perusahaan tersebut, membuat

perjanjian kredit pegawai di perusahaan, membuat surat peringatan ketiga (SP3),

membuat bukti pencatatan hutang perjalanan dinas dan merekap data perjalanan

dinas, membuat surat pengantar MCU pada karyawan baru, dan menjadi operator

di perusahaan tersebut.

Berdasarkan berbagai tugas yang diemban oleh penulis yang sesuai dengan

paragraf diatas, penulis memiliki banyak pengalaman baru. Pengalaman yang

paling berkesan bagi penulis adalah ketika tanggungjawab diatas berhubungan

langsung dengan karyawan-karyawan perusahaan. Penulis menjadi lebih

memahami bagaimana komunikasi bisnis dalam hal ini komunikasi diantara

karyawan yang berlangsung disebuah perusahaan. Selain itu, penulis



42

mempratikkan teori dari beberapa mata kuliah yang penulis ambil. Mata kuliah

tersebut yaitu enterprise resource planning (ERP) dan komunikasi bisnis.

Penerapan teori yang ada dimata kuliah ERP adalah membuat pencatatan hutang,

membuat prepayment, dan melakukan pengecekan terhadap kode-kode akun

perusahaan. Pada mata kuliah komunikasi bisnis, penulis menerapkan teori cara-

cara berkomunikasi dengan antar karyawan maupun konsumen.



43

DAFTAR PUSTAKA

Adiputra, N., P. (2020). Dasar-dasar teknikinformatika. Yogyakarta: Deepublish

Budyatna, M. (2012). Komunikasi bisnis silang budaya edisi pertama. Jakarta:

Kencana

Christy, N., N., A.,. (2019). Komunikasi bisnis. Jakarta: Radna Andi Wibowo

Daryanto. (2014). Teori komunikasi. Malang : Gunung Samudera

Effendi & Uchajana. (1993). Human relations and public relations. Bandung:

Penerbit Maju

Gaol, C., J., L.,. (2008). Sistem informasi manajemen: Pemahaman dan aplikasi.

Jakarta: Grassindo

Hambudi, T. (2015). Professional general affair : Panduan bagian umum

perusahaan modern. Surakarta : Visi Media

Hasibuan, A. (2020). E-business: Implementasi, strategi, dan inovasinya. Medan:

Yayasan Kita Menulis

Mulyana, D. (2007). Ilmu komunikasi suatu pengantar. Bandung: PT remaja

Rosdakarya

Nafifi, M. (2014) Kemajuan teknologi dan pola hidup manusia dalam perspektif sosial budaya. Jurnal Pembangunan Pendidikan: Fondasi dan Aplikasi. 2(1).

33-47

Nofrion. (2016). Komunikasi pendidikan :Penerapan teori dan konsep komunikasi

dalam pembelajaran. Jakarta: Kencana

Purwanto, D. (2006). Komunikasi bisnis edisi ketiga. Jakarta: Erlangga

Suprapto, T. (2009). Pengantar teori & manajemen komunikasi. Yogyakarta: Med

Press

Tittel, E. (2004). Teori dan soal computer networking (jaringan komputer).

Erlangga: Jakarta

Winarni, W. (2017). Sistem informasi manajemen. Yogyakarta: UPP STIP YKPN



44

LAMPIRAN



45



46



47



48



49



50



laporan akhir studi magang pt astra …

Documents