laporan akhir pelaksanaan magang di hyatt regency …

LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN

MAGANG DI HYATT REGENCY

YOGYAKARTA

Disusun Oleh :

Ongky Dehani Andriyanto ( 24419 )

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

YAYASAN KELUARGA PAHLAWAN NEGARA

YOGYAKARTA

vi

DAFTAR ISTILAH

1. Purchase Order (PO) : Merupakan daftar barang/bahan kebutuhan

Departemen lain yang dipesan melalui Departemen Purchasing dan

diorderkan kepada supplier. PO berisikan identitas vendor, identitas Hyatt dan

klasifikasi kebutuhan barang.

2. Market Survey : Proses observasi langsung ke pasar dan

supermarket yang dilakukan berkala setiap awal bulan oleh Purchasing dan

didampingi oleh Cost Audit dan Chef.

3. Daily Receiving Report : Laporan yang berisikan keseluruhan penerimaan

barang dari setiap departemen dilengkapi dengan PO dan nota pembelian yang

telah di otorisasi oleh pihak Receiving. Didistribusikan kepada masing-masing

Departemen dan kemudian diserahkan kepada Cost Audit.

4. Requisition : Merupakan lembar yang berisi daftar pengambilan

barang/bahan yang diperlukan oleh outlet.

PLAGIASI MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

repository.stieykpn.ac.id

1

BAB. I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada abad perkembangan teknologi dan pertumbuhan ekonomi,

maka kita memerlukan peningkatan mutu dan kualitas sumber daya

manusia yang handal dan siap pakai. Dengan demikian banyak Perguruan

tinggi atau universitas menerapkan suatu sistem yang dapat menciptakan

tenaga kerja yang siap pakai dalam mengaplikasikan ilmunya di lapangan

pekerjaan yang akhirnya dapat mengurangi tingkat pengangguran di

Negara kita.

Program magang merupakan salah satu mata kuliah yang bertujuan

untuk menjembatani antara dunia perkuliahan dengan dunia kerja

sesungguhnya. Magang merupakan suatu kegiatan penerapan ilmu yang

diperoleh mahasiswa dibangku perkuliahan pada suatu lapangan

pekerjaan, biasanya magang dilakukan oleh mahasiswa tingkat akhir

sebagai salah satu syarat menyelesaikan proses pendidikan. Dalam

kegiatan magang, mahasiswa memiliki kesempatan untuk

mengaplikasikan semua ilmu yang telah dipelajari dan mempelajari

dengan detail standar kerja yang profesional. Magang juga bertujuan untuk

Memperkenalkan dan menumbuhkan kemampuan mahasiswa dalam dunia

kerja. Pengalaman ini kemudian menjadi bekal dalam menghadapi dunia

kerja dimasa mendatang.

Kegiatan magang dilakukan dengan cara memperkenalkan dengan

dunia kerja kantor yang diarahkan secara langsung oleh orang yang sudah

berpengalaman di dalam kantor tersebut. Magang adalah suatu mata kuliah

dengan beban 6 SKS, dan sebagai kewajiban/pilihan dilaksanakan

Mahasiswa/I Strata 1 (S1) yang telah memenuhi syarat tertentu serta juga

telah menyelesaikan jumlah SKS yang telah ditentukan

Perguruan Tinggi/Universitas mahasiswa magang juga mendapat

manfaat dari program magang, yaitu terjalinnya kerjasama/hubungan baik



2

dengan perusahaan tempat mahasiswa magang. Selain itu juga dapat

meningkatkan kualitas lulusannya melalui pengalaman kerja magang.

Program yang direncanakan perguruan tinggi atau universitas untuk dapat

menghasilkan hubungan timbal balik antara dunia usaha sebagai pencipta

kesempatan kerja dengan dunia pendidikan sebagai penyedia tenaga kerja.

Selain itu juga dalam magang diupayakan agar mahasiswa/I benar-benar

mengerti tentang tanggung jawab yang harus dilaksanakan dalam dunia

kerja.

1.2. Maksud dan Tujuan Magang

Dengan pelaksanaan magang kerja ini mahasiswa diharapkan

mampu menerapkan ilmu yang didapat dibangku kuliah ke dunia kerja dan

mendapatkan ilmu serta pengalaman baru dalam dunia kerja. Tujuan dari

pelaksanaan magang adalah sebagai berikut:

1.2.1. Tujuan Umum

1. Mahasiswa dapat merasakan langsung bekerja pada suatu

perusahaan.

2. Membandingkan ilmu yang diperoleh di perkuliahan dengan pada

saat pelaksanaan magang.

3. Meningkatkan proses pembelajaran melalui proses pendidikan

berbasis praktik sehingga nantinya akan menjadi tenaga kerja yang

berkualitas dan profesional pada kondisi kerja yang sesungguhnya.

4. Meningkatkan pengetahuan melalui pengalaman kerja yang riil

yang diperoleh di dunia kerja, sebagai bekal untuk memahami

dunia kerja yang nanti akan dihadapi setelah menyelesaikan

pendidikan.



3

1.2.2. Tujuan Khusus

Secara khusus magang mempunyai tujuan :

1. Mampu melaksanakan pekerjaan-pekerjaan rutin dalam lingkup

luas pada seluruh bagian yang telah dilalui dalam kegiatan magang.

2. Mampu mengelola kelompok kerja dan beradaptasi dengan

lingkungan kerja tempat magang secara baik dan benar.

3. Mampu bekerja sama dengan orang lain dalam satu tim sehingga

diperoleh manfaat bersama baik bagi peserta magang maupun bagi

perusahaan tempat magang.

1.3. Manfaat Magang

Magang kerja mempunya manfaat yang sangat besar bagi mahasiswa,

perguruan tinggi dan perusahaan, adapun manfaat magang kerja tersebut:

1.3.1 Bagi Mahasiswa Magang

1. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki selama

pelaksanaan magang.

2. Meningkatkan disiplin dan rasa tanggung jawab dalam melakukan

suatu pekerjaan.

3. Mahasiswa dapat mengaplikasikan dan meningkatkan ilmu yang

diperoleh di bangku perkuliahan.

4. Mahasiswa dapat belajar beradaptasi dalam lingkungan kerja, baik

dalam bentuk kerjasama dengan tim sampai nantinya mampu untuk

membuat satu solusi.

5. Sebagai satu investasi di masa yang akan datang.

6. Dapat menguji kemampuan pribadi dalam berkreasi pada bidang

ilmu yang dimiliki serta dalam tata cara hubungan mayarakat di

lingkungan kerja.



4

1.3.2 Bagi Perguruan Tinggi

1. Terjalinnya kerjasama/hubungan baik antara perguruan tinggi

dengan perusahaan tempat mahasiswa magang.

2. Dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui pengalaman kerja

magang.

3. Sebagai masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana

kesesuaian kurikulum pendidikan yang telah diterapkan dengan

kebutuhan kerja yang terampil di bidangnya.

1.3.3 Bagi Perusahaan

1. Perusahaan akan mendapatkan bantuan tenaga dari mahasiswa-

mahasiswa yang melakukan kegiatan magang.

2. Adanya kerjasama/hubungan baik antara Perguruan tinggi dengan

perusahaan sehingga perusahaan tersebut dikenal oleh kalangan

akademis dan dunia pendidikan.

3. Memperoleh sumbangan pemikiran dan tenaga dalam rangka

meningkatkan kinerja perusahaan.

4. Membantu menyelesaikan tugas dan pekerjaan sehari-hari sesuai

dengan tempat yang telah ditentukan.

5. Dapat bertukar ilmu dengan mahasiswa magang

1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang

Penulis melaksanakan kegiatan sebagai berikut:

Perusahaan : Hyatt Regency Yogyakarta

Lokasi : Jalan Palagan Tentara Pelajar, Yogyakarta

Periode Magang : 2 Maret 2015 – 2 September 2015

Departemen : Purchasing and Material Department



5

BAB. II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Hyatt Internasional

Hyatt Hotels Corporation berdiri dari sebuah pembelian rumah

Hyatt oleh seorang investor Real Estate California Jay Pritzker, di Los

Angeles International Airport pada 27 September 1957, yang dimiliki

seorang wirausaha bernama Hyatt Von Dehn. Potensi untuk hotel yang

sangat besar sehingga dalam masa 12 tahun Hyatt tumbuh dalam ukuran

dan reputasi, awalnya berlokasi di sekitar bandara kemudian merambah ke

pusat kota.

Pada tahun 1967 Mr. Jay Pritzker membangun hotel megah yang

bernama hotel Hyatt Regency Atlanta yang dirancang oleh John Protman.

Keistimewaan dari Hyatt Regency Atlanta adalah terletak pada atrium

lobby yang bertingkat 20 lantai dan yang sangat menakjubkan dan

menggemparkan dunia perhotelan pada saat itu serta membuka lembaran

baru dalam dunia arsitektur bangunan pada masa itu. Hyatt menjadi

perusahaan internasional pada tahun 1969, setelah melakukan ekspansi

usahanya ke Asia Pasifik, dan membuka hotel pertamanya di luar Amerika

Hyatt Regency Hong Kong

Pada tahun 1970-an, konsep “A Touch oF Hyatt” diciptakan untuk

membedakan keramahtamahan Hyatt dari perusahann hotel lainnya. Ide ini

mendorong karyawan untuk membuat setiap sentuhan menjadi lebih

bijaksana dan pribadi yang membuat Hyatt Hotel menjadi sesuatu yang

lebih dari sekedar tempat tinggal untuk bermalam. Pada tahun 1970-an ini

juga mengenalkan Hyatt Regency Club yang menawarkan akomodasi di

lantai terpisah dan menawarkan layanan dan fasilitas kelas premium VIP

untuk tamu.



6

Selama 1980-an merek Hotel Hyatt dan program tambahan di

perkenalkan untuk pertama kalinya. Pertama Grand Hyatt Hotel, yang

dibangun selama periode waktu untuk melayani pelancong bisnis dan

liburan serta pertemuan besar-besaran dan konvensi. Park Hyatt juga di

perkenalkan pada tahun 1980-an. Merek ini lebih intim dan mewah, hotel

jenis ini menyediakan layanan yang lebih pribadi dengan keanggunan

yang dapat ditemukan di sebuah hotel kecil di Eropa. Resort Hyatt pertama

dibuka di Hyatt Regency Maui di Hawaii, banyak resort hotel yang

berlokasi di seluruh dunia akan mengikuti hotel ini. Program Camp Hyatt

di perkenalkan pada tahun 1989 dan itu adalah program besar hotel yang

pertama yang ditujukan untuk kebutuhan berlibur anak-anak.

Hotel Hyatt Internasional merupakan hotel yang dirancang

sedemikian rupa sehingga dibangun tidak hanya dalam satu lingkungan

saja. Maka dari itu Hyatt Hotel Internasional memiliki beberapa nama

yang berbeda-beda sesuai dengan khas lingkungannya. Adapun beberapa

jenis Hyatt Hotel yang ada saat ini adalah sebagai berikut:

1. Park Hyatt

Terletak di lokasi utama pusat kota, merupakan Hotel Hyatt

Internasional yang kecil dan seperti tempat tinggal mewah, dirancang

untuk memenuhi standar tinggi para wisatawan individu yang

menginginkan perhatian khusus, pelayanan profesional serta fasilitas

yang berkualitas.

2. Andaz

Sifat andaz mencerminkan kepribadian unik dari masing-masing hotel,

dan berdedikasi untuk menciptakan inspirasi dan ruang yang hidup

dimana wisatawan dapat menikmati rasa pribadi mereka sendiri,

kenyamanan dan gaya dengan layanan yang profesional.



7

3. Grand Hyatt

Merupakan Hotel Hyatt Internasional yang berskala besar dengan

menampilkan tekhnologi baru serta keramahtamahan klasik yang

dirancang untuk para wisatawan di ibu kota.

4. Hyatt

Berlokasi di pusat kawasan bisnis, menawarkan lingkungan yang intim

untuk wisatawan, menikmati layanan pribadi dan kenyamanan modern

di kamar.

5. Hyatt Regency

Hyatt Regency merupakan hotel internasional yang klasik,

kontemporer dan mewah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan

wisatawan bisnis.

6. Hyatt Place

Hotel yang menggabungkan gaya dengan keramahan, yang

menampilkan kamar-kamar yang luas dengan sudut pandang yang

nyaman.

7. Hyatt House

Hyatt Hotel yang menawarkan seperti berada di rumah mewah untuk

tinggal lebih lama bagi wisatawan, yang juga tersedia dapur dan ruang

tamu didalamnya.

8. Hyatt Zilara and Hyatt Ziva

Hotel Hyatt yang menciptakan pengalaman dimana segala sesuatu

mungkin terjadi, karena semua tamu membutuhkannya seperti

akomodasi mewah, pilihan bersantap yang otentik, dan kegiatan lokal

yang sesuai dengan culturnya.

Hyatt Corporation tidak bisa dipisahkan dengan keluarga Pritzker

Chicago karena dari sini Hyatt lahir. Selain hotel, kepemilikan keluarga ini

meliputi real estate, industri dasar dan sumber daya alam.



8

Alasan utama Pritzker untuk komitmen bagi keberhasilan dan

keuntungan hotel adalah bahwa Pritzker membangun untuk jangka

panjang. Tidak seperti beberapa perusahaan publik yang dimiliki, mereka

umumnya tidak menjual aset mereka kecuali ada alasan strategis. Mereka

adalah investor dalam proyek-proyek baru dan konservatif dalam

pendekatan mereka dalam pembiayaan. Filsafat mereka adalah untuk

mencari keuntungan operasional jangka panjang dan pertumbuhan di pasar

strategis dan dinamis.

Sebagai perusahaan swasta, Hyatt tidak perlu kompromi tentang

strategi jangka panjang pertumbuhan dan profitabilitas untuk solusi jangka

pendek sebagai pemuas pemegang saham. Pritzker dapat mendasarkan

keputusan bisnis mereka pada strategi jangka panjang dan ekonomi pasar,

mereka merenovasi properti yang lebih tua dan mengembangkan proyek-

proyek baru.

2.2 Hyatt Regency Yogyakarta

Pada tahun 1995 dibangunlah Hyatt di Yogyakarta yaitu Hyatt

Regency Yogyakarta yang merupakan satu-satunya Hyatt yang dibangun

dengan desain Candi Borobudur sebuah Candi Budha terbesar di dunia.

Hyatt Regency Yogyakarta resmi berdiri pada 17 oktober 1997 dan

dibangun di atas lahan seluas 24 hektar, dan merupakan salah satu hotel

bertaraf internasional yang terletak di pusat kota Yogyakarta dan

merupakan satu-satunya hotel di Yogyakarta dan Jawa Tengah yang

memiliki lapangan golf 9-hole yang di desain oleh Fisette Golf Design dan

dibuat oleh Tong-Clark-McCalvey dari Hawaii

Hyatt Regency Yogyakarta dimiliki oleh PT Antilope Madju

sebagai pemegang saham perusahaan. Konsep Hyatt Regency Yogyakarta

menyerupai bangunan Candi Borobudur. Bangunan hotel berwarna abu-

abu seperti batu alam candi, dan menyatu dengan alam sekitarnya. Candi-

candi dan reruntuhan batu serta tanaman-tanaman, membuat hotel ini

selayak berada di hutan tropis yang alami. Bangunan dengan tujuh lantai

ini memiliki 269 kamar yang terdiri dari 9 kamar Suite (Junior, Executive



9

dan Presidential), 51 kamar Regency Club, dan 209 kamar Garden View.

Sebagai hotel berbintang lima, Hyatt Regency Yogyakarta berkomitmen

untuk selalu memberikan kenyamanan bagi tamu. Tidak hanya datang,

menginap kemudian pulang, tapi kenangan yang berkesan selama

menetap. Tentunya banyak sekali aktivitas yang dapat dilakukan di Hyatt

Regency Yogyakarta.

“Hyatt, You’re More Than Welcome” adalah slogan Hyatt Regency

Yogyakarta yang berharap tamu dan masyarakat akan merasakan

kenyamanan berada di Hyatt Regency Yogyakarta dengan pelayanan yang

diberikan oleh hotel berbintang lima ini.

Produk dan Fasilitas Hotel

Hotel Hyatt Regency Yogyakarta memiliki 269 kamar, tersebar

dalam 4 “sayap”/sisi dan 7 lantai. Satu sisi yang menghadap ke arah utara

dikhususkan untuk Regency Club dan semua kamar suite. Hyatt Regency

Yogyakarta memiliki satu kamar Presidential Suite dilengkapi dengan

kamar tidur utama, ruang makan dan ruang keluarga, ruang baca, teras dan

jacuzzi dan semua perlengkapan lainnya yang akan memanjakan tamu.

Disamping itu juga memiliki dua kamar Executive Suite dan enam Junior

Suite.

Semua kamar Regency Club memiliki shower tersendiri dan

ukurannya pun lebih besar dari kamar Garden View. Sedangkan kamar

Garden View berlokasi di tiga sayap lainnya (timur, barat, dan selatan)

yang memiliki pemandangan kebun yang indah, atau jika berada pada

lantai yang lebih tinggi akan terlihat pemandangan kota Yogyakarta

dengan segala keanekaragaman tanamannya.



10

1. Regency Club Lounge

Berlokasi di sayap utara, menyediakan makan pagi cuma-cuma,

cocktail dan makanan kecil di sore hari, juga pelayanan check in/out

tersendiri bagi tamu-tamu Regency Club. Regency Club Lounge memiliki

teras yang dapat menghubungkan tamu langsung ke arah kolam renang

dan fasilitas rekreasi lainnya.

2. The Communication Centre

Berlokasi di sebelah kiri front desk dan melayani segala

kebutuhan tamu seperti keperluan bisnis, pemesanan tempat untuk tur,

pemesanan/konfirmasi tiket, pemesanan transportasi, dll. Tersedia pula 3

ruang rapat kecil yang memungkinkan para tamu untuk mengadakan rapat

kecil.

3. Safety Deposit Boxes

Selain yang terdapat di setiap kamar, hotel juga menyediakan

tempat penyimpanan lain yang terletak di dekat front desk, fasilitas ini

diperuntukkan bagi tamu-tamu yang tidak ingin meninggalkan barang-

barang berharganya didalam kamar.

4. Kemangi Bistro

Berlokasi di lantai I dapat dengan mudah dijangkau dari kamar-

kamar tamu maupun pintu masuk utama hotel. Dari recepsionis, restoran

ini dihubungkan oleh tangga terbuka.

Restoran ini mempunyai kapasitas 170 tempat duduk baik di

dalam maupun diluar ruangan. Sebuah dapur dengan oven untuk

membakar pizza dan aneka masakan spesial dari Asia dan Eropa, restoran

ini menjadi lebih atraktif bagi para tamu dan masyarakat Yogyakarta dan

sekitarnya.

Dengan posisi teras Kemangi Bistro menghadap ke kolam renang,

biasanya Hyatt Regency juga sering mengadakan pertunjukan kesenian

tradisional untuk menambah kenyamanan tamu.



11

5. Paseban Lounge

Adalah bar hotel, berada di dekat front desk dimana para tamu

dapat bersantai dengan menikmati kopi atau teh, makanan ringan untuk

makan siang, teh disore hari sambil mendengarkan sajian musik-musik

ringan. Paseban Lounge ini langsung berhubungan dengan Lobby Court

yang berlokasi di pintu masuk hotel dan menghadap ke kolam renang dan

lapangan golf. Minuman dan makanan ringan dihidangkan bagi para tamu

yang ingin duduk di luar.

6. Panoraman Teras

Berada di lantai teratas dari hotel kita (lantai 8) dan hanya dapat

dijangkau melalui tangga dari lantai ketujuh. Tempat ini mempunyai

kapasitas tempat duduk untuk 60 orang, dan akan dipakai untuk acara-

acara makan malam BBQ. Dari teras ini akan terlihat dengan jelas

pemandangan seluruh kota Yogyakarta, termasuk gunung Merapi.

7. Bogey’s Teras

Dengan konsep Sport Bar yang menyediakan pelayanan makanan

dan minuman serta pertunjukan musik setiap malam. Sesuai dengan

konsep Bogey’s Teras juga menyediakan dua buah meja billyard. Dengan

kapasitas sebanyak 150 tempat duduk, Bogey’s merupakan tempat yang

nyaman bagi para tamu golfer untuk menikmati hidangan dengan

pemandangan lapangan golf.

8. Room Service

Akan melayani tamu selama 24 jam dan akan menyajikan menu

makan pagi, siang maupun malam. Semua menu yang ada di restoran juga

ada di Room Service, selama restoran tersebut buka. Tersedia pula menu

untuk malam hari bagi para tamu yang ingin menikmati makan malam di

kamar.

9. Banqueting

Ballroom hotel mempunyai luas 650 meter persegi dan

menampung 500 orang untuk makan siang maupun makan malam, 1000

orang untuk cocktail dan sekitar 400 orang untuk konferensi. Ballroom ini



12

dapat dibagi menjadi 6 ruangan kecil dan sangat ideal untuk rapat dan

konferensi.

Fasilitas Rekreasi :

1. Camp Hyatt adalah untuk tamu cilik Hyatt Regency yang terletak di

tepi kolam renang dan berdekatan dengan lapangan golf (hole 1).

Anak-anak dapat bergabung di Camp Hyatt dimana mereka dapat

bermain dibawah pengawasan tenaga-tenaga terampil. Camp Hyatt

dilengkapi dengan ruang bermain, ruang tidur, kolam renang anak-

anak dan berbagai ragam mainan anak-anak.

2. Golf Course, lapangan golf Hyatt Regency Yogyakarta memiliki 9

hole, yang terbuka untuk tamu hotel dan umum. Tujuannya adalah

untuk mendapatkan anggota klub golf dimana mereka dapat menikmati

fasilitas rekreasi lain selain golf. Starter Box berada di Starter area

dimana T-off-nya dicatat.

3. Health Club. Health Club berada di sebelah Starter area dan menjadi

tempat yang ideal untuk bersantai. Fasilitasnya antara lain sauna,

Jacuzzi, kolam berendam air dingin, bermacam-macam massage

terapi, salon kecantikan dan dokter klinik untuk pemeriksaan

kesehatan terdapat ruang massage yang terbuka untuk pelayanan pijat

tradisional Jawa. Tempat penyimpanan barang disediakan khusus

untuk pria dan wanita dan dapat dipergunakan juga oleh para pemain

golf.

4. Tenis. Tersedia 2 lapangan tenis yang terletak bersebelahan dengan

Starter area dan akan menambah lengkapnya fasilitas rekreasi Hyatt

Regency Yogyakarta. Pemesanan tempat untuk pelajaran tenis dapat

dilakukan di meja resepsi Health Club.



13

5. Kolam Renang. Akan menjadi kolam renang yang paling spektakuler

di Yogyakarta dilengkapi dengan air terjun dan papan luncur

sepanjang 70 meter. Kolam renang ini dilengkapi dengan panggung

terbuka untuk pertunjukan kesenian tradisional dimalam hari. Tujuan

utamanya adalah agar para tamu tidak perlu keluar dari hotel untuk

menyaksikan pertunjukan tradisional, kecuali mereka ingin berbelanja

atau sekedar berjalan-jalan.

Pelayanan lain yang tersedia :

1. Laundry and dry cleaning

2. 24 jam Assistant Manager

3. Kantor tambahan yang disewakan kepada penjual kerajinan batik.

4. Transportasi dapat dilakukan melalui Communication Centre.

5. Shuttle Service dari dan ke Malioboro dapat dilakukan melalui

Communication Centre.



14

2.3 Logo Hyatt Regency Yogyakarta

Logo Hyatt Didesain dengan gambar garis bulan sabit menembus

huruf “A” sebagai symbol pengalaman dari matahari terbit hingga

matahari terbenam bersama Hyatt.

Gambar 2.1

Logo Hyatt Regency

Ini merupakan Logo terbaru dari Hyatt Regency Yogyakarta

Gambar 2.2

Logo Hyatt Regency



15

2.4 Struktur Organisasi Hotel Hyatt Regency Yogyakarta

General

Manager

Dir. Of Finance

Executive Sous Chef Executive Chef

Steward Manager

Outlet Manager Director Of F&B

Asst. Dir. Of Engineering Dir. Of Engineering

Personnel Manager

Asst. Learning dan Development

Director Of HR

Assoc. Dir Of Sales Director Of Sales

Security Manager

Golf & Recr. Manager

Housekeeping Manager

FO Manager Director Of Room

Asst. Dir. Of Finance

Purchasing Manager

IS Manager



16

BAB. III

URAIAN KERJA DAN POKOK PEMBAHASAN

3.1 Purchasing and Material Department Hyatt Regency Yogyakarta

Purchasing Department Hyatt Regency adalah Bagian pembelian

barang dan pengadaan barang yang merupakan salah satu departemen atau

sub bagian Finance Department, yang mendapat otorisasi dari manajemen

atau pemilik hotel untuk melakukan pembelian dan pengadaan semua jenis

barang keperluan operasional atau hotel. Kegiatan Purchasing Department

dalam operasional hotel dapat dibagi dalam tiga area, yaitu: Penerimaan

(Receiving), Pendistribusian (Storekeeper), dan Administrasi (Purchasing)

yang berkaitan dengan pemilihan harga, pemilihan supplier/vendor dan

pembelian barang kebutuhan rutin yang disimpan digudang maupun

pembelian barang-barang yang tidak disimpan digudang, juga melakukan

pembelian barang yang dibutuhkan untuk operasional hotel, baik secara

langsung (Direct Purchase) maupun secara tidak langsung (Indirect

Purchase). Dalam sistem pengadaan barang dan bahan, maka jenis dan

barang/bahan yang dibutuhkan oleh hotel diklasifikasikan menjadi

berbagai macam, yaitu:

1) Material Supplies

2) Engineering Supplies

3) Room Supplies

4) Food and Beverage Supplies

Purchasing Department bertanggung jawab dalam hal pengadaan

barang-barang yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen dalam

hotel guna menunjang kelancaran kegiatan operasional hotel. Dalam

lingkungan Hotel Hyatt Regency Yogyakarta, Purchasing Department

dipimpin oleh seorang Assistant Purchasing Manager yang harus mengerti

hal tentang kegiatan operasional tiap-tiap departemen dalam hotel. Dalam

Pembelian dan pengadaan barang/bahan, Purchasing Department telah



17

memiliki standar-standar yang telah di tetapkan dalam setiap barang yang

akan dibeli sehingga didapat bahan/barang yang sesuai dengan kebutuhan

baik dari segi kualitas maupun Standard Purchasing Specification (SPS).

Adapun bagian atau struktur organisasi dari departemen purchasing

antara lain :

3.1.1 Peran dan Fungsi Purchasing and Material Department

1) Assistant Purchasing Manager

Merupakan pemimpin di dalam Purchasing Department yang

mempunyai sebuah kewenangan dan otoritas penuh dalam proses

pembelian dan pemilihan calon Supplier dan pengambilan keputusan.

Assistant Purchasing Manager membawahi beberapa peran yang ada

di Purchasing Department yaiut: Purchasing Team Leader,

Purchasing , Receiving dan Storekeeper. Asssitant Purcashing

Manager dipilih berdasarkan kriteria tertentu yang dianggap mampu

untuk menjalankan dan memimpin kegiatan proses pembelian

barang/bahan keperluan operasional Hotel Hyatt Regency

Yogyakarta.

Dan berikut adalah uraian peran sebagai Assistant Purchasing

Manager Department:

a) Mencari calon Supplier baru yang berkualitas yang dapat

memenuhi kebutuhan semua Departemen Hotel.

b) Menerima barang-barang yang di berikan oleh Supplier

sebagai penawaran dan kemudian ditindak lanjuti.

c) Membuat PO (Purchase Order) dari semua departemen

yang sebelumnya sudah mendapatkan persetujuan dari

semua kepala departemen yang bersangkutan dan juga

mendapatkan persetujuan dari General Manager.

d) Melakukan Posting Credit Note dari Receiving. Credit Note

dilakukan karena adanya kesalahan posting di Receiving.

e) Membuat Cash Advance yang nantinya akan diserahkan

kepada bagian Finance Division.



18

f) Menandatangani semua PO (Purchase Order) yang telah

diterima oleh bagian Receiving.

2) Purchasing Supervisor (Engineering Supplies and Material

Purchase)

Purchasing Supervisor adalah staff yang berperan langsung

sebagai pembeli di Departemen Pembelian bersama Purchasing untuk

pemenuhan kebutuhan operasional perusahaan atau hotel. Purchasing

Supervisor khusus menangani pembelian barang-barang material dan

kelengkapan hotel dan barang yang tidak terdapat di komputerisasi

(X-item). Khusus barang-barang X-Item, proses permintaan barang

Departemen lain ke Purchasing harus di sertai dengan Electronic

Purchase Request atau Emergency Purchase Request. Perbedaannya

adalah Emergency Purchase Request digunakan untuk melakukan

permintaan barang X-item dengan harga di bawah Rp 250.000. Dan

sebaliknya Electronic Purchase Request digunakan untuk permintaan

barang dengan harga diatas Rp. 250.000.

Proses pembelian dengan menggunakan formulir Electronic

Purchase Request/Emergency Purchase Request harus dilengkapi

dengan format surat khusus dengan detail barang kebutuhan yang

diinginkan, dan diautorisasi oleh Director Of Finance, General

Manager, Department Head, dan Purchasing Manager.

Market Survey (Pengecekan Harga)

Survey harga dilakukan untuk mengetahui harga yang

sebenarnya (Actual Price). Survey dilakukan rutin setiap awal

bulan oleh bagian pembelian bersama dengan Cost Audit, dan

bagian dapur (Kitchen). Tempat survey dilakukan di tempat

seperti supermarket (Carefour dan Lottemart) yang memiliki

label harga yang sudah ditetapkan secara umum. Market

Survey juga dapat menjadi dasar dalam memilih rekanan kerja

(Supplier), Dengan membuat rekapitulasi harga (Market Price

List).



19

Melakukan proses tawar menawar dengan supplier terhadap

harga barang yang telah diberikan dengan pertimbangan dari

segi kualitas. Penawaran dengan harga serendah mungkin

yang berstandar pada harga hasil Market Survey.

Membuat dan Mencetak PO (Purchase Order) dari

permintaan Departemen lain melalui sistem komputerisasi

kemudian mengirimkannya kepada vendor/supplier agar

proses pembelian berjalan dengan baik sesuai jadwal yang

telah di tentukan dan spesifikasi yang diinginkan.

Melakukan penerimaan dan pengiriman sample, barang

dagangan dan dokumen dari calon supplier untuk nantinya

disampaikan untuk mendapatkan persetujuan Assistant

Purchasing Manager.

3) Purchasing (Food and Beverage Purchase)

Memiliki tugas yang hampir sama dengan Purchasing

Supervisor, Tetapi Purchasing, staff bagian pembelian yang khusus

menangani urusan pembelian bahan makanan dan minuman.

Market Survey (Pengecekan Harga)

Survey harga dilakukan untuk mengetahui harga yang

sebenarnya (Actual Price). Survey dilakukan rutin setiap awal

bulan oleh bagian pembelian bersama dengan Cost Audit, dan

bagian dapur (Kitchen). Tempat survey dilakukan di tempat

seperti supermarket (Carefour dan Lottemart) yang memiliki

label harga yang sudah ditetapkan secara umum. Market

Survey juga dapat menjadi dasar dalam memilih rekanan kerja

(Supplier), Dengan membuat rekapitulasi harga (Market Price

List).

Melakukan proses tawar menawar dengan supplier terhadap

harga barang yang telah diberikan dengan pertimbangan dari

segi kualitas. Penawaran dengan harga serendah mungkin

yang berstandar pada harga hasil Market Survey.



20

Membuat dan Mencetak PO (Purchase Order) dari

permintaan Departemen lain melalui sistem komputerisasi

kemudian mengirimkannya kepada vendor/supplier agar

proses pembelian berjalan dengan baik sesuai jadwal yang

telah di tentukan dan spesifikasi yang diinginkan.

Melakukan penerimaan dan pengiriman sample, barang

dagangan dan dokumen dari calon supplier untuk nantinya

disampaikan untuk mendapatkan persetujuan Assistant

Purchasing Manager.

4) Receiving

Bagian Penerimaan barang (Receiving) merupakan salah satu

bagian dari Purchasing Department yang berperan dalam menerima,

memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang telah di Order atau di

pesan oleh hotel melalui bagian Purchasing tentunya. Bagian

penerimaan barang akan selalu bekerja sama dengan bagian

Purchasing apabila barang datang, untuk mengantisipasi kesalahan

order, kecocokan harga, serta berdasarkan PO (Purchase Order) yang

benar.

Proses penerimaan merupakan salah satu hal pokok yang harus

disiapkan dan dikontrol dengan baik. Tujuan penerimaan adalah

pengontrolan jumlah dan ukuran barang yang dikirim sesuai dengan

yang dipesan, dari segi kualitas, kuantitas dan spesifikasinya.

Receiver dalam memeriksa kualitas barang/bahan yang diterima

berdasarkan pada Standar Purchase Spesification (SPS). Standar

Purchase Spesification adalah standar yang telah disepakati oleh

pihak pembeli dan penjual yang memuat kesepakatan tentang

karakteristik bahan yang dipesan.



21

Petugas Receiving berhak menolak barang yang dikirim

supplier, jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan

(PO) atau spesifikasi yang disyaratkan (Standar Purchase

Spesification). Produk atau barang yang diterima bagian Receiving

akan mementukan pengendalian biaya (cost) selanjutnya.

Pada prinsipnya semua barang-barang yang masuk ke hotel

untuk keperluan operasional harus melalui bagian Receiving, guna

pendataan dan kontrol yang diperlukan. Selain menerima, receiving

juga harus mengadakan pengawasan dan ketelitian di saat barang-

barang tersebut datang dan diserahkan oleh pemasok. Pengawasan

yang dimaksud disini adalah dengan memberikan petunjuk kepada

para pelaksana/supplier agar mereka selalu bertindak sesuai dengan

rencana.

Adapun peran receiving adalah sebagai berikut :

a) Menerima dan mencocokan semua barang-barang yang dikirim

oleh suplier di hotel sesuai dengan pesanan yang di sertai dengan

Purchase Order (PO).

b) Bila ada perbedaan antara barang yang dikirim dengan Purchase

Order (PO) atau kualitas yang tidak sesuai, receiving berhak

menolak serta mengembalikan barang tersebut kepada supplier

c) Memberitahukan kepada Store Keeper atau Departemen yang

bersangkutan untuk barang-barang yang datang, sebab barang-

barang yang sudah diterima harus segera dipindahkan.

d) Memberikan Cap Received dan tanda tangan sebagi tanda bahwa

barang telah diterima. Faktur asli menjadi milik Receiving Staff

dan faktur duplikat diserahkan kepada supplier.

e) Menyatukan Faktur asli dengan PO yang sesuai sebagai tanda

bahwa PO tersebut telah siap untuk di posting.

f) Apabila barang yang telah diterima tidak memenuhi standar,

dicatat dan segera diberitahukan kepada bagian Purchasing



22

sehingga langsung diberitahukan kepada Supplier yang

bersangkutan.

g) Mem-posting untuk semua barang yang datang di hotel dan telah

diterima dengan catatan Faktur dan PO telah sesuai dan kemudian

memindahkannya ke Daily Receiving Report (DRR) yang

didistribusikan kepada masing-masing departemen untuk

mendapatkan persetujuan atas pembelian barang/bahan.

h) Daily Receving Report (DRR) yang telah lengkap di tanda-tangani

oleh semua Departemen yang terkait kemudian di serahkan

kepada Cost Audit.

Tanda tangan oleh bagian penerimaan merupakan bukti tertulis

bahwa barang yang dipesan telah diterima dan sesuai dengan kriteria

yang dibutuhkan oleh pihak yang melakukan permintaan barang.

Barang yang sudah diterima akan dibuatkan DRR berdasarkan

nota/faktur dan diminta persetujuan kepada bagian pelaku permintaan

barang dan dikembalikan kebagian penerimaan untuk dilaporkan

kepada bagian Cost Audit.

Pemeriksaan barang oleh receiving harus teliti, untuk

pemeriksaan kuantitas diharuskan memakai alat timbang, dan dalam

perhitungan barang harus cermat, untuk pemeriksaan kualitas barang

harus mengetahui tentang standar barang yang di tetapkan oleh hotel

dan harus di dampingi pihak dari Departemen yang bersangkutan.

Sedangkan untuk harga dan delivery receiver harus menyamakan

antara harga dan delivery di faktur dengan Purchase Order (PO).

5) Store Keeper (General Store)

Disebut juga sebagai penjaga gudang. Gudang/Store room

sebagai tempat penyimpanan barang-barang persediaan keperluan

operasional perusahaan atau hotel. Barang persediaan ini disimpan

dan dirawat sedemikian rupa sehingga dapat di pertanggungjawabkan

keutuhannya oleh Storekeeper.



23

Gudang/store sangat diperlukan keberadaannya pada sebuah

hotel karena dengan adanya gudang tempat penyimpanan barang

persediaan, oleh perusahaan akan dirasakan lebih mudah dalam

melakukan proses kerja atau dalam kegiatan operasionalnya. Bagi

sebuah perusahaan atau hotel yang besar, dengan adanya barang

persediaan makanan/bahan makanan, minuman, dan material lainnya

digudang, maka pihak perusahaan atau hotel yang bersangkutan akan

merasa lebih percaya diri dalam menawarkan pelayanan.

General Store ini dalam penyimpanannya dikelompokkan

menjadi beberapa Warehouse, adalah :

a) Warehouse 100 (Dry Goods) untuk penyimpanan bahan

makanan tahan lama atau makanan jenis sembako (groceries).

b) Warehouse 181 (Dairy Goods) untuk penyimpanan bahan

makanan dan minuman yang tidak tahan lama (perishable) atau yang

terbuat dari susu, juice dan sejenisnya (dairy Product).

c) Warehouse 200 (Main Beverage) untuk menyimpan

berbagai jenis minuman (Food and Beverage).

d) Warehouse 300 (General Store) untuk semua jenis barang

yang berhubungan dengan stationary, printed, guest supplies,

cleaning supplies untuk kebutuhan sebuah departemen.

Pemakaian atau pengeluaran barang pada gudang ini bisa sekali

dalam seminggu, bisa juga dua kali dalam seminggu dalam jadwal

mengeluarkan barang, oleh storekeeper disosialisasikan pada seluruh

departemen yang ada pada hotel agar pada saat mereka membuat

Purchase Requisition (PR) ke General Store, mereka menyesuaikan

dangan jadwal yang telah di tentukan oleh storekeeper. Jadwal

pengeluaran barang seperti ini disebut dengan istilah “Store Issuing

Schedule”.

General Store dilengkapi dengan general store, dry goods

store, beverage store, diary good store (chiller) dan frizer. Berikut



24

adalah penjelasan tentang store di General Store Hotel Hyatt Regency

Yogyakarta:

a) General Store : Merupakan ruangan yang terdiri dari rak-rak

barang yang digunakan untuk penyimpanan barang/bahan yang

digunakan dalam kegiatan operasional hotel. General Store digunakan

untuk menyimpan barang-barang kering dan cair seperti Printed and

Stationary, Chemical, amenities. Penyimpanan barang-barang

tersebut disusun berdasarkan jenisnya, berdasarkan label dan nomor

item untuk menjaga dan mempermudah pencarian. General Store

memiliki suhu ruangan normal, berkisar antara ± 24º-25ºC.

b) Dry Goods Store : Merupakan ruangan yang digunakan untuk

penyimpanan bahan-bahan makanan kering seperti tepung, beras,

sereal, bahan makanan, dan lain sebagainya. Suhu diruangan tersebut

diatur maksimal 24 ºC Sehingga ruangan ini memiliki fasilitas A/C

unyuk menjaga kelembapan dan suhunya. Keseluruhan barang yang

berada di Dri Goods Store disusun berdasarkan jenisnya dengan label

dan kode item di setiap sisi rak penyimpanan.

c) Beverage Store : Merupakan ruangan yang digunakan untuk

menyimpan minuman (Beverage), baik minuman bersoda, minumn

kaleng, minuman botol dan minuman beralkohol. Beverage Store ini

memiliki 2 tipe ruangan, yaitu: 1) Ruangan dengan suhu normal yang

digunakan untuk menyimpan minuman kaleng, soda dan botol yang

hanya memerlukan penyimpanan ditempat sejuk. Ruangan ini juga

dialiri udara segar yang ditarik menggunakan peralatan khusus dan

diarahkan keruangan tersebut. Sedangkan yang ke 2) Ruangan ini

dilengkapi mesin pendingin (Chiller#1) yang digunakan untuk

menyimpan minuman beralkohol yang memang harus disimpan

ditempat dingin dan juga untuk menyimpan jamu.

d) Frizer : Adalah alat pendingin yang memiliki suhu -20 ºC,

bentuknya adalah seperti kotak penyimpanan es krim. Alat pendingin

ini digunakan untuk bahan makanan yang harus disimpan dalam



25

keadaan beku. Pengaturan dan pengecekan suhu dilakukan setiap hari

(Pagi dan Sore) dengan menggunakan Thermometer.

e) Dairy Good Store : Merupakan alat yang berbentuk seperti

Container dengan ukuran 2Mx3M (Chiller#2) yang digunakan untuk

menyimpan dairy goods yang disimpan dalam suhu ±2º-4ºC seperti

susu segar, keju, mentega, yoghurt, telor, krim, keju, jus dan lain

sebagainya.

Barang-barang yang disimpan digudang berdasarkan jenis

barangnya ditempatkan sesuai dengan peraturan penyimpanan yang

telah di standarisasi secara Internasional. General Store Hyatt

Regency Yogyakarta telah mempunyai standar FSMS (Food Safety

Management System) dan standar HACCP (Hazard Analytical

Critical Control Point). Sistem Distribusi barang dilakukan dengan

sistem FIFO (First In First Out) yang bertujuan untuk

meminimalisasi terjadinya barang-barang yang expired (kadaluarsa)

Dalam melakukan tugas sehari-hari, storekeeper bekerja sama

dengan 3 bagian yang paling dekat, yaitu Receiving, Purchasing, dan

Cost Audit. Cost Control merupakan pengendalian biaya, bagian

pengendalian biaya berperan aktif dalam proses pengecekan barang,

sebagai bahan dasar. Cost Audit juga mengawasi dan memastikan

barang yang keluar dari store harus disertai dengan document Store

Requsition (quantity, requisition, item, stock on hand, tanggal, nama,

tanda tangan).



26

3.1.2 Struktur Organisasi Purchasing Department

Gambar 3.1

Struktur Organisasi

3.1.3 Laporan Kegiatan Kerja

Hari pertama masuk sebagai Trainee di Hyatt Regency

Yogyakarta di mulai dengan perkenalan atau Orientasi oleh Bapak

Momon. Orientasi tentang sejarah, visi dan misi Hyatt Regency

Yogyakarta, struktur yang ada didalamnya dan peraturan-peraturan

yang harus dipatuhi oleh semua karyawan/casual/trainee.

Dan kemudian diberikan pengarahan tentang sistem kerja yang

ada secara umum dan tata tertib selaku Trainee, tentang apa saja yang

harus dilakukan oleh para trainee dan yang membedakan trainee

dengan karyawan. Setelah itu diarahkan untuk memakai seragam dari

Hyatt Regency Yogyakarta dan kemudian pengenalan langsung ke

Purchasing Department dan dikenalkan dengan staff staff yang ada

di Purchasing Department. Setelah selesai dengan pengenalan tentang

Purchasing Department langsung melakukan pengamatan kerja.

PURCHASING

MANAGER

Metta Atihutta

RECEIVING

Anugrah Sukma

PURCHASING

Widhi Nugroho

PURCHASING

SUPERVISOR

Momon Sulaeman

STOREKEEPER

Irwan Prasetiono



27

Minggu pertama di Purchasing Department, dimulai dengan

pengenalan awal bagaimana dan apa saja yang dilakukan Storekeeper

dalam bekerja pada setiap harinya. Proses dalam pendistribusian

barang ke outlet atau yang sering disebut “issued” hingga melakukan

posting sebagai bukti issued telah terjadi. Dijelaskan secara terperinci

apa saja poin-poin yang ada di dalam proses kerja Storekeeper.

Pengenalan tentang perbedaan penempatan barang-barang yang

diterima dari hasil pesanan atau requisition kebagian Purchasing.

Diberi penjelasan dari mana asal usul Storekeeper melakukan

permintaan barang ke bagian Purchasing.

Minggu selanjutnya atau minggu kedua dimulai dengan

pengenalan dan pelatihan tentang receiving atau penerimaan barang

beserta prosedur-prosedur pemeriksaan barang yang diterima dari

supplier. Prosedur disini meliputi kualitas barang, kualitas pengiriman

barang dan tentang standar yang telah ditetapkan oleh Hyatt Regency

Yogyakarta. Pemeriksaan dan penerimaan barang yang harus sesuai

deng Purchase Order (PO), dan kemudian didistribusikan langsung

kepada outlet-outlet yang membutuhkan atau yang memesan barang

tersebut (Commisary kitchen, employee kitchen, store).

Selama sebulan pertama, juga diberikan materi tentang sistem

komputerisasi yang digunakan Purchasing Department yaitu

program I-Scala yang digunakan oleh semua bagian yang ada di

Purchasing Department. Digunakan dalam bagian Storekeeper untuk

mencetak Requisition, melakukan posting¸ mencetak consolidated,

dan sebagainya. Sementara untuk bagian Receiving digunakan untuk

melakukan posting dan mencetak DRR. Untuk bagian Purchasing, I-

Scala digunakan untuk membuat atau menghasilkan Purchase Order.

Dilanjutkan dengan pengenalan langsung tentang DRR dan

sistem distribusi DRR ke outlet-outlet dan pelaporannya hingga

sampai diterima oleh Cost Audit, sistematik pelayanan interaksi



28

dengan supplier dan pelaksanaan order kebutuhan barang/bahan

harian.

Dimulai pada bulan kedua, mulai bekerja seperti karyawan dan

mulai diberi kepercayaan dalam pelaksanaan kerja dibagian receiving

dan storekeeper namun tetap dipantau oleh staff-staff yang ada.

Melakukan proses Receiving, pemeriksaan barang, faktur, dan

pemberian stempel di faktur. Dan juga melakukan Issued, posting dan

consolidated di bagian Storekeeper.

Setelah dinilai kinerjanya dapat membantu operasional,

kemudian di berikan materi yang mungkin lebih kompleks, materi

tentang sistem convert purchase order, membedakan Item dan X-item,

dan melalukan order ke Supplier di bagian Purchasing dan

mendistribusikan DRR kepada Departemen-departemen yang

melakukan permintaan barang.

Minggu minggu selanjutnya saya melakukan sistem kerja yang

sama seperti siklus normal, melakukan rotasi di 3 peran di bagian

Purchasing Department. Setiap hari memerankan 3 peran yaitu di

bagian Receiving, purchasing, dan storekeeper namun tetap dalam

pantauan oleh staff-staff dibidangnya.

3.1.4 Kegiatan-Kegiatan yang di ikuti selama Magang

General Staff Party

Training Gathering

Training Farewell Party

Training COA



29

3.2 Analisis Kerja

Sistem Akuntansi Pembelian memberikan informasi mengenai

informasi mengenai barang/bahan apa yang dibutuhkan, berapa

jumlahnya, bagaimana spesifikasinya, bagaimana kualitasnya, berapa

ukuran serta berapa harganya. Namun ketepatan pembelian juga

dipengaruhi oleh fungsi-fungsi yang terkait, yaitu: fungsi pembelian,

fungsi penerimaan barang dan fungsi akuntansi.

Secara garis besar, jaringan prosedur yang membentuk Sistem

Akuntansi Pembelian pada Hotel Hyatt Regency Yogyakarta terdiri dari:

Prosedur Permintaan Pembelian

Tiap departemen mengecek stok barang yang diperlukan oleh

departemennya masing-masing. Apabila barang sudah mencapai batas

minimal, maka segera membuat pengajuan pembelian barang pada

bagian Purchasing dengan membuat Purchase Request.

Prosedur Pemilihan Pemasok (Supplier)

Dalam pemilihan Supplier, bagian Purchasing membandingkan data

penawaran harga dari pemasok. Supplier mengajukan penawaran harga

secara berkala kepasa pihak hotel di bagian Purchasing Department

tentunya. Setelah memilih Supplier, Purchasing segera membuat

Purchase Order (PO).

Prosedur Order Pembelian

Setelah Purchase Order (PO) selesai dibuat dan dicetak, makan bagian

Purchasing menghubungi Supplier untuk melakukan order pembelian.

Prosedur Penerimaan Barang

Pihak Receiver mengecek apakah kualitas dan kuantitas barang yang

datang telah sesuai dengan PO yang dikeluarkan oleh bagian

Purchasing. Apabila telah sesuai, maka bagian Receiving membuat

laporang penerimaan barang (DRR), dan mendistribusikan barang

tersebut ke bagian store atau ke departemen terkait.



30

Prosedur pencatatan utang

Bagian Account Payable dengan dibantu dengan bagian Cost Audit

sebagai pemeriksa. memeriksa Purchase Requisition, Purchase Order,

DRR dan faktur dari Supplier kemudian menyelenggarakan pencatatan

utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang

pembelian.

Prosedur Pembayaran dan Distribusi Pembelian

Pada saat jatuh tempo pembayaran, bagian Account Payable

melakukan pembayaran hutang kepada Supplier berdasarkan dokumen

Purchase Order, DRR, dan faktur dari supplier. Selain itu, bagian-

bagian yang berwenang melakukan distribusi rekening yang didebit

dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan

keuangan.



31

BAB IV

PEMECAHAN MASALAH

4.1 Masalah dan Isu-isu yang Dihadapi

1. Purchasing

Purchasing Department dalam kegiatan sehari-hari melakukan

kerja sesuai perannya dan sesuai dengan prosedur yang telah

ditentukan. Namun selama saya melakukan magang, saya

menemukan beberapa point yang mungkin bisa diperbaiki seperti :

a) Kurangnya ketelitian dalam melakukan posting di

Receiving, sehingga terjadi perbedaan total biaya di posting dengan

total biaya yang ada di faktur. Sehingga postingan tersebut harus

melakukan Credit Note yang akan menyebabkan keterlambatan dalam

pembayaran.

b) Kurangnya disiplin setiap outlet yang melakukan

pemesanan, dimana setiap harinya purchasing department melakukan

convert dari daftar pesanan outlet. Dalam pelaksanaannya dan

dengan alasan operasional outlet-outlet kadang terlambat dalam

penyelesaian pesanan yang harusnya telah dilaksanakan sebelum

pukul 15.00, dengan alasan seperti itu outlet kadang menghampiri

office purchasing untuk melapor jika ada tambahan pesanan.

c) Keterlambatan waktu dalam melakukan posting Receiving,

sehingga jika postingannya banyak Receiving staff mau tidak mau

harus lembur untuk menyelesaikan postingan tersebut.

2. Store (Gudang)

a) Kurang rapinya tatanan barang/bahan yang disimpan

digudang yang mengakibatkan sulit menemukan barang dan bahan

yang diminta outlet, hanya storekeeper yang mengetahui tata letak

barang-barang yang ada di gudang.

b) Penempatan beberapa barang dan label yang tidak sesuai.



32

4.2 Pemecahan Masalah

1. Purchasing

a) Lebih teliti lagi dalam melakukan posting di Receiving,

posting disesuaikan dengan faktur yang telah tercantum. Karena jika

terjadi kesalahan harus melakukan Credit Note yang harus posting

oleh Manager/Assistant Manager dan itu sama saja akan

merperlambat kinerja operasional Purchasing Department.

b) Melakukan pengarahan langsung kepada outlet-outlet yang

ingin melakukan pemesanan barang, dan melakukan penegasan

tentang aturan-aturan yang berlaku dalam melakukan permintaan

barang.

c) Melakukan posting sedikit demi sedikit agar postingan

tidak menumpuk, dan akan selesai sebelum jam akhir kerja selesai.

2. Store (Gudang)

a) Barang-barang yang ada digudang harus ditempatkan

berdasarkan jenis dan/atau per Departemen dan disusun rapi sehingga

memberikan kesan tertata rapi dan bersih

b) Penempatan barang harus disertai label yang jelas dan

mudah dibaca, agar dapat mempermudah dalam pencarian barang.



33

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Penyelenggaraan Sistem Akuntansi Pembelian perusahaan sudah

dibentuk dan dilaksanakan dengan baik dengan didukung oleh

pemanfaatan teknologi informasi, pemakaian catatan-catatan akuntansi

yang wajar. Pemanfaatan teknologi informasi dapat dillihat dari

pemakaian jaringan computer yang terintegrasi dalam suatu perangkat

lunak yang bernama iScala sebagai alat bantu pelaksanaan Sistem

Akuntansi Pembelian.

Informasi Pembelian yang dihasilkan oleh Sistem Akuntansi

Pembelian telah dimanfaatkan oleh perusahaan sebagai alat untuk

pengambilan keputusan pembelian pada periode berikutnya. Selain itu

informasi pembelian digunakan sebagai alat untuk menilai kegiatan

masing-masing bagian dan juga digunakan sebagai alat untuk

mengarahkan kegiatan agar lebih efektif dan efisien.

5.2 Saran

Setelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada Hotel Hyatt

Regency Yogyakarta dan mengetahui proses kerja sesungguhnya, penulis

memiliki beberapa saran yang bisa di pertimbangkan:

1. Penyimpanan arsip lebih diperhatikan, karena arsip adalah data

yang sangat penting.

2. Harus terjalin komunikasi yang baik dan kerjasama yang aktif di

satu departemen maupun antar departemen, sehingga memiliki rasa

kesatuan, dengan begitu kinerja yang dilakukan akan semakin baik.



34

DAFTAR PUSTAKA

Chef Smart Height Commis,”Menerima dan Menyimpan Bahan Makanan,”

http://chefcommis.wordpress.com/2012/02/27/menerima-dan-menyimpan-

bahan-makanan/ (Diakses Juni 20, 2015)

Harian Akuntansi, “Receiving Hotel,”

http://harianakuntansi.wordpress.com/2015/02/05/receiving-hotel/ (Diakses

Juni 20, 2015)

Cinkeynaara, “Prosedur Penerimaan Barang di Receiving,”

http://cinkeynaara.blogspot.com/2011/11/prosedur-penerimaan-barang-di-

receiving.html (Diakses Juni 20, 2015)

Kabare Magazine, “Hyatt Regency Yogyakarta You’re More Than Welcome,”

http://kabaremagazine.com/2012/12/hyatt-regency-yogyakarta-you’re-

more-than-welcome/ (Diakses Juni 20, 2015)

Wikipedia, “Hyatt,” http://id.wikipedia.org/wiki/Hyatt (Diakses Juni 20, 2015)

Budi Ampta, “Penerimaan Barang Receiving,”

http://budiampta1.blogspot.com/2013/03/penerimaan-barang-

receiving_6105.html (Diakses Juni 20, 2015)



http://chefcommis.wordpress.com/2012/02/27/menerima-dan-menyimpan-bahan-makanan/

http://chefcommis.wordpress.com/2012/02/27/menerima-dan-menyimpan-bahan-makanan/

http://harianakuntansi.wordpress.com/2015/02/05/receiving-hotel/

http://cinkeynaara.blogspot.com/2011/11/prosedur-penerimaan-barang-di-receiving.html

http://cinkeynaara.blogspot.com/2011/11/prosedur-penerimaan-barang-di-receiving.html

http://kabaremagazine.com/2012/12/hyatt-regency-yogyakarta-you're-more-than-welcome/

http://kabaremagazine.com/2012/12/hyatt-regency-yogyakarta-you're-more-than-welcome/

http://id.wikipedia.org/wiki/Hyatt

http://budiampta1.blogspot.com/2013/03/penerimaan-barang-receiving_6105.html

http://budiampta1.blogspot.com/2013/03/penerimaan-barang-receiving_6105.html

laporan akhir pelaksanaan magang di hyatt regency …

Documents