Aplikasi Bisnis Fungsional

Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi

Dosen: Dr. Rozmita Dewi Yuniarti, MSi

Disusun oleh:

Dyani Christy

Lucy Devita Sari

Marshella Moniq

Mega Junita

Rahmatika

Magister Akuntansi

2015

1. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Konsep ini menuntut suatu kajian dari beberapa konsep atau gabungan konsep yang

menjembatani konsep secara keseluruhan. Konsep tersebut meliputi:

a) Konsep sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin systēma atau bahasa Yunani sustēma yang berarti suatu

kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk

memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-

bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item

penggerak. Menurut John Mc Manama (2012), sistem adalah sebuah struktur konseptual yang

tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan

organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.

Jogianto (2012) dalam bukunya mengemukakan sistem mempunyai karakteristik atau

sifat-sifat tertentu, yakni :

1). Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya

saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau

elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi

tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2). Batasan sistem

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem

menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3). Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar (evinronment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem

yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan

dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut. Lingkungan luar yang

menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan

dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,

kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

2

4). Penghubung Sistem

Penghubung (interfance) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya

mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya. Dengan penghubung satu

subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.

Sedangkan menurut Burch dan Grundnitski (dalam Jogiyanto :196) desain sistem

dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan

berfungsi. Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan

tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak

dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan

benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap

analisis sistem (Jogiyanto :196).

5). Masukan Sistem

Masukan (input) sistem adalah energi yang masuk kedalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya dapat beroperasi. Signal

input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam

komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6). Keluaran Sistem

Keluaran (output) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Misalnya untuk sistem

komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan

hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7). Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan

menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku

dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8). Sasaran Sistem

Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan adanya sasaran

sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran

3

apa yang akan dihasilkan sistem tersebut dapat dikatakan berhasil apabila

mencapai/mengenai sasaran atau pun tujuan.

b) Konsep informasi

Setiap aktivitas yang dilakukan baik secara individu maupun secara kelompok, baik

organisasi formal maupun nonformal pasti memiliki dasar agar dapat melaksanakan aktivitas

tersebut, begitu juga dengan perusahaan ketika mereka akan melaksanakan aktivitas mereka

butuh dasar untuk melaksanakan aktivitas tersebut misalkan salah satu aktivitas disalah satu

departemen / bagian dalam perusahaan, contohnya dibagian produksi, bagian produksi bisa

melaksanakan aktivitas setelah ada informasi dari bagian pemasaran, mengapa demikian

karena bagian pemasaran memiliki sejumlah data atau fakta dari aktivitas mereka yaitu

melaksanakan aktivitas pemasaran antara lain memperkenalkan dan menjual produk.

Sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data (fakta-fakta atau

sesuatu yang belum mempunyai arti) sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya

dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain,

akhirnya memperoleh informasi (data yang telah diproses atau data yang memiliki arti )

sebagai keluarannya (output).

Pengelola informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tulisan.

Informasi berasal dari sumber-sumber internal maupun lingkungan yang digunakan untuk

mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Perubahan data menjadi informasi

dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen

komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.

Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau

aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang

bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Dalam sistem informasi

diperlukan klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan

suatu informasi oleh pengguna informasi.

Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan aransemen dari

orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung serta memperbaiki

beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan masalah

dan kebutuhan pengambilan suatu keputusan manejemen dan para pengguna yang

berpengalaman di bidangnya.

4

Informasi adalah hasil proses pengolahan data yang dipergunakan didalam pengambilan

suatu keputusan, adapun yang dimaksud data itu sendiri yaitu fakta atau bagian dari fakta

yang mengandung arti bisa berupa angka, huruf, situasi maupun kondisi.

Dari proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : Data diproses, dari hasil proses

bisa berbentuk informasi dan bisa berbentuk data, sedangkan hasil proses tersebut bisa

berbentuk informasi apabila hasil dari pada proses dipergunakan untuk mengambil suatu

keputusan, sedangkan apabila hasil proses tersebut tidak dipergunakan untuk mengambil

suatu keputusan tetapi disimpan disuatu file tertentu (Database) maka hasil proses dinamakan

data. Karena dari hasil proses tersebut akan dipergunakan lagi sebagai data, dan

membutuhkan proses yang pada akhirnya dipergunakan sebagai informasi dimasa

mendatang.

c) Konsep manajemen

Dilihat dari asal katanya, kata manajemen atau management dalam Bahasa Inggris berasal

dari kata Italia, maneggiare yang kurang lebih berarti menangani atau to handle. Dalam

bahasa latin ada kata yang punya pengertian hampir sama yakni manus yang artinya tangan

atau menangani.

Sementara berbicara tentang definisi, layaknya istilah-istilah lain dalam kajian Ilmu

Sosial, Manajemen juga memiliki sejumlah definisi yang diberikan para ahli. Disini hanya

akan dikemukakan satu definisi yang diungkapkan oleh GR Terry yaitu manajemen

merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: Perencanaan,

Pengorganisasian, Penggiatan dan Pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta

mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia

dan sumber-sumber lainnya.

Pengertian lain manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan

tujuan organisasi melalui serangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya.

Tiga faktor yang terlibat dalam proses penyelesaian:

1. Adanya penggunaan sumber daya organisasi

2. Adanya proses yang bertahap (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pengendalian)

3. Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan

5

Selanjutnya Harbison dan Myers menggolongkan manajemen itu menjadi tiga tipe, yaitu:

1. Patrimonial Management

Terdapat apabila suatu perusahaan dimiliki oleh sebuah keluarga dan kedudukan-

kedudukan yang penting dalam hirarki perusahaan dikuasai oleh anggota-anggota keluarga

tersebut.

2. Political Management

Suatu bentuk manajemen dimana kedudukan-kedudukan penting dan pokok dalam

organisasi dipegang oleh mereka yang mempunyai hubungan-hubungan politik berdasarkan

atas loyalitas pada suatu partai politik tertentu.

3. Profesional Management

Kedudukan yang strategis dan penting diserahkan kepada mereka yang telah memberikan

bukti akan kecakapannya, kapasitas, kesanggupan, keahlian atau dengan perkataan lain atas

dasar jasa dan hasil yang mereka berikan kepada perusahaan.

1.1 Konsep Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak

tahun 1960-an. Secara umum sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai sistem yang

menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta

pengambilan keputusan sebuah organisasi. Sistem informasi manajemen menggambarkan suatu

unit atau badan khusus yang bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi

informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan

memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuknya dikumpulkan,

disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang dirumuskan menjadi suatu informasi.

Menurut O’Brien (dalam buku Sistem Informasi Manajemen, 2013) sistem informasi

manajemen adalah sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan

operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang mendapatkan hasil

keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan

untuk memenuhi tujuan tertentu dalam kegiatan manajemen (Wikipedia, 2010).

Secara umum, ada tiga peran sistem informasi manajemen, yaitu sebagai berikut:

6

a. Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi

lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi

keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi

sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri

tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan

teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang

dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara

membangun hubungan baru yang lebih bernilai.

b. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penggunaan automated teller machine (ATM) dalam perbankan merupakan contoh yang

baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat

memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaingnya. Penekanan utama dalam sistem

informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching cost) ke dalam

hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.

c. Membangun sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi membuat perusahaan mampu membangun sumber informasi

strategis sehingga mendapatkan kesempatan dalam mengembangkan bisnisnya melalui

jaringan informasi yang baik.

1.1.1 Peran SIM pada organisasi

a. Amount of Information (kuantitas informasi), bahwa informasi yang dikelola oleh SIM

mampu memenuhi kebutuhan banyaknya informasi.

b. Quality of Information (kualitas informasi), informasi yang dikelola oleh SIM mampu

memenuhi kebutuhan kualitas informasi.

c. Recency of Information (informasi actual), bahwa informasi yang dikelola oleh SIM

mampu memenuhi kebutuhan informasi baru.

d. Relevancy of Information (informasi yang relevan atau sesuai), bahwa informasi yang

dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan informasi.

e. Accuracy of Information (kebenaran information), bahwa informasi yang dikelola oleh

SIM mampu memenuhi kebutuhan informasi.

7

f. Authenticity of Information (kebenaran informasi), bahwa informasi yang dikelola oleh

SIM mampu memenuhi kebutuhan informasi yang benar.

1.1.2 Fungsi SIM pada organisasi

Sistem informasi manajemen mendukung terhadap aktivitas pengelolaan data informasi

terutama berkaitan dengan sumber informasi, ketepatan informasi, arus informasi dan perluasan

dalam proses pengumpulan informasi.

a. Area fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan bisnis, seperti fungsi

akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya

manusia.

b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta

layanan dan kepuasan pelanggan.

c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan

pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis.

d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif,

yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global.

e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan

wanita.

f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis

yang membentuk jaringan.

1.1.3 Manfaat SIM pada organisasi

Sistem informasi manajemen mempunyai keunggulan, yaitu dapat menolong perusahaan

untuk meningkatkan efisiensi operasional memperkenalkan inovasi dalam bisnis dan

membangun sumber-sumber informasi strategis.

Manfaat sistem informasi antara lain sebagai berikut:

a. Meningkatkan aksesibilitas daya yang tersaji secara tepat dan akurat bagi para pemakai,

tanpa harus adanya perantara sistem informasi

b. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi

secara kritis

8

c. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif

d. Mengidentifikasi kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi

e. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi

f. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan

teknologi terbaru

g. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem

h. Mengolah transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu

produk atau pelayanan

Walaupun demikian, sistem informasi manajemen dapat memberikan dampak bagi

lingkungan sosial, seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka

pengangguran. Dengan adanya sistem informasi manajemen manusia menjadi ketergantungan

sehingga mengesampingkan rasionalitasnya.

Adapun kerugian dari sistem informasi manajemen, yaitu kekurangan sistem informasi

sehingga mudah melakukan plagiat, kurangnya berinteraksi dengan lingkungan, ketergantungan,

dan hal-hal yang tradisional ditinggalkan karena kemajuan sistem informasi dan kemajuan

zaman.

1.2 Aktifitas SIM dalam mendukung operasi manajemen organisasi

Setiap organisasi membutuhkan sistem informasi manajemen untuk membantu manajer

dalam mengambil berbagai macam keputusan yang dibutuhkan. Sistem informasi berperan

dalam proses pengambilan keputusan operasional harian (perencanaan jangka pendek) sampai

perencanaan jangka panjang. Pengambilan keputusan merupakan suatu proses yang mencakup

beberapa tahap yang saling terjalin dan bukanlah merupakan suatu perbuatan yang terpisah.

Salah satu model pengambilan keputusan adalah Model Herbert A Simon. Model Simon

adalah relevan bagi perancangan Sistem Informasi Manajemen. Relevansi ini diuraikan untuk

ketiga tahap model Simon sebagai berikut :

Tahap Proses Pengambilan Keputusan Relevansi dengan SIM

1.Intelligence :a. Persepsi dan perumusan situasi Proses pencarian melibatkan suatu pengujian

9

b. Menyusun model situasic. Menentukan tolok ukur

kuantitatif atas keuntungan dan biaya yang tepat mengenai situasi yang sedang dibahas

2. Design :Spesifikasi aneka alternatif yang tersedia

3. Choice :a. Evaluasi keuntungan biaya dari

beberapa kemungkinan langkah tindakan yang tersedia

b. Menentukan kriteria guna memilih antara berbagai cara penanganan

c. Pemecahan dari situasi keputusan

data baik dalam cara yang telah ditentukan dahulu, maupun dalam cara khusus.SIM harus menyediakan kedua fasilitas tersebut.SI-nya sendiri harus memeriksa semua data dan menimbulkan suatu permintaan uji pada manusia atas situasi yang jelas menuntut perhatian.Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk persoalan yang diterima agar dialirkan ke atas dalam organisasi sampai diambil suatu tindakan terhadapnya.

SIM harus memiliki model-model keputusan untuk mengolah data dan menimbulkan pilihan pemecahan. Model tersebut harus membantu menganalisis alternatif.

Sebuah SIM adalah paling efektif bila hasil rancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong keputusan.Jika pilihan telah diambil, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk feedback dan penaksiran kelak.

Sumber ; RM Sanoesi, 2000

Berdasarkan gambaran di atas maka dapat dikatakan bahwa Top manajemen memiliki tipe

informasi yang lebih terfilter dibanding yang lain, karena seorang top manajemen hanya

memerlukan ringkasan dari informasi yang digunakan sebagai pengambilan keputusan yang

sangat berkualitas dan sangat strategis (jauh kedepan) dan mempengaruhi keseluruhan struktur

organisasi.

10

Sedangkan Middle manajemen memiliki tipe informasi yang terfilter dikarenakan

seorang middle manajemen harus dapat mengakomodir beberapa informasi yang diterima dari

lower manajemen dan bertindak secara taktis atau bisa dibilang mampu mengimplementasikan

suatu keputusan melalui program kerja untuk mencapai tujuan dari keputusan Top Manajemen.

Lower manajemen memiliki tipe informasi lebih terinci karena Lower manajemen adalah pusat

informasi dan bekerja secara teknis untuk membuat dan mengolah informasi yang ada untuk

mendukung pengambilan keputusan dan bersifat kuantitatif.

Dengan memperhatikan tingkatan system informasi, maka management memerlukan

kerangka standarisasi, klasifikasi, generalisasi dan penyaringan informasi, yang perlu

disesuaikan dengan kebutuhan tingkat informasi tersebut. Kegiatan Sistem informasi di atas

dapat dijabarkan sebagai berikut :

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu:

kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional

adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan

lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian

operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan.

Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan

aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang

akan diambil (Gordon,1999)

Perencanaan Strategik adalah perencanaan yang berhubungan dengan proses penetapan tujuan,

pengalokasian sumber-sumber untuk mencapai tujuan itu dan kebijakan yang dipakai sebagai

pedoman untuk memperoleh, menggunakan, atau menghilangkan hal-hal tersebut. Perencanaan

strategik cenderung untuk dipusatkan pada masalah-masalah yang tidak terstruktur yang

melibatkan variabel-variabel yang jumlahnya banyak dan parameternya tidak pasti.Kadang-

kadang perencanaan ini disebut perencanaan tingkat normatif karena keputusan yang dibuat tidak

didasarkan pada data statistik, tetapi pada pertimbangan (judgment) dari para perencana.

Rencana Strategis yang sudah rampung akan meliputi sasaran-sasaran yang jelas, yang

berhubungan dengan :

11

1) Bidang usaha yang dipilih

2) Pasar produk dan jasa yang dipilih dan luas daerah yang dibutuhkan bagi setiap pasar.

3) Hasil investasi bagi setiap bidang usaha, pasar dan produk, dan sasaran yang terinci bagi

setiap lapangan yang merupakan penghasil pokok.

4) Keputusan mengenai penarikan modal (investasi) dari aktivitas yang tidak

menguntungkan atau aktivitas yang tidak lagi sesuai dengan bentuk perusahaan yang

direncanakan.

5) Keputusan mengenai diversifikasi melalui :

a) Riset dan pengembangan atau

b) Merger atau akuisisi atau kedua-duanya.

6) Alokasi sumber-sumber kepada setiap unsur strategi dan suatu jadwal hasil.

Rencana strategis merencanakan di muka mengenai bagaimana caranya menggerakkan atau

memanfaatkan sumber-sumber agar kesempatan-kesempatan dalam pasar dan produk dapat

dieksploitasikan seoptimal mungkin.

Perencanaan Manajerial adalah perencanaan yang ditujukan untuk mengarahkan jalannya

pelaksanaan, sehingga tujuan yang telah ditetapkan itu dapat dicapai secara efektif dan

efisien.Perencanaan ini menggunakan data statistik dan sebagian pertimbangan akal sehat

(common sense) serta mempunyai cakupan semua aspek operasi sistem yang harus mematuhi

kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan pada tingkat perencanaan strategik.

Perencanaan Operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatian pada apa yang akan

dikerjakan pada tingkat pelaksanaan di lapangan dari suatu rencana manajerial. Perencanaan ini

bersifat spesifik dan berfungsi untuk memberikan petunjuk konkrit tentang bagaimana suatu

program atau proyek harus dilaksanakan menurut aturan, prosedur, dan ketentuan lain yang telah

ditetapkan secara jelas sebelumnya. Perencanaan ini tidak banyak meminta pertimbangan

individual (individual judgment) karena berdasarkan pada data kuantitatif yang dapat diukur.

Sebagai contoh pada suatu perusahaan Informasi pengendalian manajemen diperlukan

oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan

tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian

operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan

12

jenis informasi yang berkaitan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut:

pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah

tindakan yang mungkin.

Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk

mencapai tujuannya.Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun

sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang.Informasi yang

dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak

mempunyai ketelitian yang tinggi.

7) Keputusan mengenai penarikan modal (investasi) dari aktivitas yang tidak

menguntungkan atau aktivitas yang tidak lagi sesuai dengan bentuk perusahaan yang

direncanakan.

8) Keputusan mengenai diversifikasi melalui :

a) Riset dan pengembangan atau

b) Merger atau akuisisi atau kedua-duanya.

9) Alokasi sumber-sumber kepada setiap unsur strategi dan suatu jadwal hasil.

Rencana strategis merencanakan di muka mengenai bagaimana caranya menggerakkan atau

memanfaatkan sumber-sumber agar kesempatan-kesempatan dalam pasar dan produk dapat

dieksploitasikan seoptimal mungkin.

Perencanaan Manajerial adalah perencanaan yang ditujukan untuk mengarahkan jalannya

pelaksanaan, sehingga tujuan yang telah ditetapkan itu dapat dicapai secara efektif dan

efisien.Perencanaan ini menggunakan data statistik dan sebagian pertimbangan akal sehat

(common sense) serta mempunyai cakupan semua aspek operasi sistem yang harus mematuhi

kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan pada tingkat perencanaan strategik.

Perencanaan Operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatian pada apa yang akan

dikerjakan pada tingkat pelaksanaan di lapangan dari suatu rencana manajerial. Perencanaan ini

bersifat spesifik dan berfungsi untuk memberikan petunjuk konkrit tentang bagaimana suatu

program atau proyek harus dilaksanakan menurut aturan, prosedur, dan ketentuan lain yang telah

ditetapkan secara jelas sebelumnya. Perencanaan ini tidak banyak meminta pertimbangan

individual (individual judgment) karena berdasarkan pada data kuantitatif yang dapat diukur.

13

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba

dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan

aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber

daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaitan dengan

tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya

perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk

mencapai tujuannya.Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun

sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang.Informasi yang

dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak

mempunyai ketelitian yang tinggi.

Selanjutnya tipe sistem informasi manajemen dapat dijabarkan sebagai berikut :

Dalam mendukung kegiatan pengambilan keputusan dalam organisasi diperlukan

keamanan informasi. Keamanan informasi terdiri dari perlindungan terhadap aspek-aspek

berikut:

14

1. Confidentiality (kerahasiaan) aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi,

memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang dan

menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan.

2. Integrity (integritas) aspek yang menjamin bahwa data tidak dirubah tanpa ada ijin fihak

yang berwenang (authorized), menjaga keakuratan dan keutuhan informasi serta metode

prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini.

3. Availability (ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat

dibutuhkan, memastikan user yang berhak dapat menggunakan informasi dan perangkat

terkait (aset yang berhubungan bilamana diperlukan).

1.3 Peran teknologi informasi (TI) dalam meningkatkan kualitas SIM

Peran strategis SIM ini melibatkan penggunaan TI untuk mengembangkan berbagai produk,

layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan

kompetitif dalam pasar global.Hal ini menciptakan sistem informasi strategis, SI yang

mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Jadi, SIM

dapat berupa SI apapun (TPS, SIM, DSS, dan lain-lain) yang menggunakan TI untuk membantu

organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk

memenuhi tujuan strategis perusahaan lainnya. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil

dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk

menghadapi lima tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya.

Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin

bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi

untuk secara efektif mengatasi :

a. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya

b. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya

c. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil

pangsa pasar

d. Daya tawar pelanggan

e. Daya tawar pemasok

15

Bagaimana Teknologi Informasi Dapat Meningkatkan Proses Bisnis

Cara utama sistem informasi meningkatkan proses bisnis adalah meningkatkan efesiensi

proses yang telah ada dan memungkinkan keseluruhan proses baru yang memungkinkan

merubah bisnis.

Sistem informasi mengotomatiskan banyak tahap pada proses bisnisyang sebelumnya

dilakukan secara manual. Teknologi baru dapat mengubah arus informasi, menggantikan langkah

berurutan dengan tugas yang dapat dilakukan bersamaan secara paralel, dan menghilangkan

penundaan pada pembuatan keputusan. Informasi dapat mengubah cara bisnis bekerja dan

mendorong model bisnis yang sepenuhnya baru. Dengan melakukan analsis proses bisnis kita

dapat mengerti bagaimana untuk mengubah bisnis agar menjadi lebih efisien atau efektif.

1.4 Jenis dan klasifikasi aplikasi SIM pada organisasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan

bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian :

1.4.1 Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang

terkomputerisasi yang dikembangkan untuk

memproses data dalam jumlah besar untuk

transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan

16

inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa

berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau

digunakanoleh manajer.Sistem ini bekerja pada level operasional. Input pada level ini adalah

transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data, melihat data,

memperbaharui data.Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar lengkap dan

ringkasan.

Sistem ini tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungan

eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui

informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat

penting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar

dan tanpa interupsi sama sekali. Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem

informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data

elektronik (electronic data processing systems). Transaction processing systems mencatat dan

memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan

persediaan/inventori.Transaction processing systems menghasilkan berbagai informasi produk

untuk penggunaan internal maupun eksternal.

Contoh :

1. TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order

pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database

yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh Sistem Informasi

Manajemen.

2. Dalam rekening keuangan yang meliputi registrasi masuknya murid baru , baik itu

pembayaran-pembayaran serta cek gaji karyawan yang meliputi sistem perhitungan gaji.

Dalam inventory system yaitu Database berisi kelengkapan peralatan sarana dan

prasarana sekolah serta pemeliharaan sekolah beserta murid, guru dan lingkungan

sekolah, yang tujuannya untuk mengembangkan suatu sekolah agar lebih maju dan sesuai

dengan apa yang diharapakan.

3. Aplikasi Bantuan Keuangan Desa (BKD  Pemprov Jawa Timur)Aplikasi bantuan

keuangan desa adalah aplikasi manajemen oprasional Program Bantuan Keuangan

seluruh Desa di propinsi Jawa  timur.Aplikasi ini menangani semua proses  Mekanisme

17

Bantuan Keuangan Seluruh desa di Jawa Timur, mulai dari proses Usulan Bantuan,

Penetapan Anggaran, Perubahan Anggaran Bantuan, Pencairan Bantuan, beserta seluruh

proses Pelaporan di dalamnya.

1.4.2. Office Automation Systems (OAS)

Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO),

konsep OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information Technology

mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu orang/unit maupun

banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless) dengan tujuan terjadinya

peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan meningkatkan produktivitas

kerja. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan beberapa peralatan IT via sebuah

server.Server sebagai pusat pengendali untuk setiap workstation dan peralatan lainnya.Para

pemakai (user) dapat saling berhubungan dengan pemakainya lainnya melalui server tadi.Semua

informasi dan dokumen disimpan didalam server dan untuk memudahkan digunakan berbagai

software yang dapat mengatur masing-masing pengguna workstation. Melalui penggunaan

jaringan LAN (Local Area Network) dan Intranet serta Internet seorang user/pemakai akan dapat

berkomunikasi dengan pemakai lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu.

Contoh :1. Desktop Publishing2. Electronic Calender3. Email4. Electronic Spreadsheet

1.4.3. Knowledge Work System

Knowledge work systems (KWS) adalah sistem informasi yang membuat dan

mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi. Knowledge Work System mendukung para

pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka

menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi

atau masyarakat.

18

1.4.4. Informatic Management System

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang

lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan

informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan

beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

Contoh :

E-Procurement ( E-PROC)

Salah satu penerapan kemajuan teknologi telematika dalam mendukung proses bisnis adalah

dalam proses pengadaanbarang/ jasa, sehingga proses tersebut akan lebih transparan, efektif dan

efisien. Pemanfaatan e-Procurementmenjadikan proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan

efektif dan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil

bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggung jawabkan baik dari segi fisik,

keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah/ Perusahan.Aplikasi electronic

Procurement atau e-Procurement adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola

pengadaan barang/ jasa berbasis internet yang didisain untuk mencapai suatu proses pengadaan

barang/ jasa yang efektif, efisien dan terintegrasi.Aplikasi e-Procurement memiliki fasilitas

transaksi antara Buyer dan Supplier. Yang dimaksud dengan Buyer adalah pihak yang akan

melakukan proses pembelian barang/ jasa. Supplier adalah pihak-pihak yang berfungsi sebagai

pemasok barang/ jasa yang dibutuhkan oleh Buyer.

Sistem Informasi Menejemen Pelayanan Terpadu Satu Pintu (SIM PTSP)

SIM PTSP adalah sebuah aplikasi untuk memenejemen perizinan yang ada di Kabupaten Bau

bau,  Buton, Sulawesi Tenggara. SIM PTSP merupakan aplikasi yang mengelola

penyelenggaraan perizinan yang prosesnya dimulai dari tahap permohonan sampai ke tahap

terbitnya dokumen yang dilakukan dalam satu tempat. Aplikasi seperti ini dapat memberikan

kepuasan kepada para pihak yang mengajukan izin dikarenakan dengan pelayanan yang

19

diberikan oleh SIM PTSP menjadikan proses pembuatan izin menjadi lebih cepat, murah,

mudah, transparan, pasti dan terjangkau.

1.4.5. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS

bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh

tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :

kegiatan intelijen,

kegiatan merancang,

kegiatan memilih dan menelaah.

Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-

kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara

berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana

informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga

seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.

Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan

menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan.Tahap perancangan ini

meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif.Pertimbangan-

pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah

situasi keputusan ini terprogram atau tidak.Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini

digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan

melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.

Jenis – Jenis DSS

Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah

sebagai berikut:

a) Mengambil elemen-elemen informasi.b) Menaganalisis seluruh file.c) Menyiapkan laporan dari berbagai file.d) Memperkirakan dari akibat keputusan.

20

e) Mengusulkan keputusan.f) Membuat keputusan.

Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator.DSS generator ini berisi

modul-modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul database ini menyediakan

beberapa hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database

memiliki kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. Sedangkan modul

model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam

bentuk model matematika.Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet.Model dialog

digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna

dengan komputer dalam mencari solusi.

Penerapan DSS Dalam Suatu Instansi

Pengambilan keputusan selalu berkaitan dengan ketidakpastian dari hasil keputusan yang

diambil. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian tersebut, keputusan membutuhkan informasi

yang sahih mengenai kondisi yang telah, dan mungkin akan terjadi, kemudian mengolah

informasi tersebut menjadi beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai bahan

pertimbangannya dalam memutuskan langkah yang akan dilaksanakannya, sehingga keputusan

yang diambil diharapkan dapat menrberikan keuntungan yang maksimal.

Menggunakan aplikasi Computer Base Information System (CBIS) untuk lingkungan

kelompok, seperti: Electronic Meeting System (EMS) dan Group Decision Support System

(GDSS). Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (group decision support system), atau GDSS

adalah suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat

dalam suatu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang

digunakan bersama.

1.4.6. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara

untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis

kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli

menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta

21

memberikannya lewat pengguna bisnis.Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems)

secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan

masalah yang dialami dalam suatu organisasi.Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan

terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu

masalah khusus.Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin

interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat

bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.

1.4.7. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)

Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak

terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi.GDSS dimaksudkan

untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan

dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut

dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware”

untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

Contoh :E- Government

1.4.8. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif

mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan

pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

1.5 Penggunaan teknologi informasi (IT) untuk keuntungan strategik bahasan

Menggunakan teknologi informasi dalam dunia bisnis untuk menghadapi globalisasi

sering menghasilkan system informasi yang dapat membantu perusahaan unggul dalam bersaing

di pasar. Strategi system informasi ini menggunakan teknologi menghasilkan produk, jasa,

proses dan kemampuan yang membuat perusahaan unggul dibandingkan dengan perusahaan

lainnya. Permasalahan yang dihadapi perusahaan bukan hanya harus berhadapan dengan pesaing,

22

akan tetapi perusahaan juga dihadapkan pada permasalahan yang dikaitkan pelanggan, pemasok,

investor potensial yang akan berinvestasi untuk produk yang sama dengan yang dihasilkan

perusahaan, dan perusahaan yang memberikan produk serta layanan yang bias menjadi

alternative pengganti bagi produk yang dihasilkan.

System informasi dengan teknologi infomasi yang digunakan dapat berperan sangat besar

dalam menerapkan berbagai macam strategi seperti:

1. Strategi Biaya

Dengan menggunakan teknologi informasi perusahaan dapat memproduksi dengan biaya

lebih murah, menurunkan biaya yang dikeluarkan oleh pelanggan saat mau membeli produk

dan menurunkan biaya yang harus dikeluarkan oleh pemasok saat menjual barang.

2. Strategi Diferensiasi

Membangun cara bagaimana menggunakan teknologi informasi untuk mendiferensiasi

produk dan jasa dar produk dan jasa yang dihasilkan memiliki bentuk dan keuntungan

tersendiri. Misalnya memberikan layanan kepada konsumen dengan cepat dan lengkap

melalui situs internet.

3. Strategi Inovasi

Memperkenalkan produk dan jasa yang unik atau belum ada sebelumnya dengan

melibatkan unsur teknologi informasi. Misalkan menggunakan teknologi informasi untuk

mengubah secara radikal proses bisnis sehingga terjadi perubahan mendasar dalam cara

berbisnis. Misalkan konsumen mendesain sendiri produk yang dipesannya melalui internet.

23

2. Aplikasi bisnis fungsional

Sistem fungsional adalah jenis pertama

sistem yang dikembangkan oleh

perusahaan bisnis.Sistem ini terletak

pada departemen khusus, seperti

akuntansi, pemasaran dan penjualan,

produksi, dan sumber daya manusia.

Contoh sistem informasi penjualan dan

pemasaran yaitu sistem pemrosesan

pesanan dengan gambaran

memasukkan, memproses dan melacak

pesanan.Dengan kelompok yang

dilayani adalah manajemen

operasional dan karyawan.

Sistem Informasi Keterangan

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi yang menyediakan

informasi yang dipakai oleh bagian akuntansi

( departemen atau bagian akuntasi ). Sistem

ini mencakup semua transaksi yang

berhubungan dengan keuangan dalam

perusahaan.

Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi yang menyediaklan

informasin pada bagian keuangan

( departemen atau bagian keuangan ). Yang

menyangkut keuangan perusahaan. Misalnya

berupa ringkasan arus kas ( cash flow dan

informasi pembayaran ).

24

Sistem Informasi Marketing and Selling

(pemasaran dan Penjualan)

Sistem informasi yang menyediakan

informasi yang dipakai oleh Bagian

pemasaran dan Penjualan. Misalnya berupa

rangkaian penjelasan.

Sistem Informasi Manufacturing (Produksi)

Sistem informasi yang bekerja sama dengan

sistem informasi lain untuk mendukung

manajemen perusahaan ( baik dalam hal

perencanaan maupun pengendalian ). Dalam

menyelesaikan masalah yang berhubungan

dengan produk atau jasa yang dihasilkan

perusahaan. Misalnya berupa data bahan

mentah, profil vendor baru dan jadwal

produksi.

Sistem Informasi Human Resource (Sumber

daya manusia)

Sistem informasi yang menyediakan

informasi yang dipakai oleh bagian

personalia. Misalnya berisi informasi gaji,

ringkasan pajak dan tunjangan – tunjangan

hingga kinerja pegawai.

2.1 Sistem Keuangan dan Akuntansi

Fungsi keuangan bertanggung jawab mengelola asset keuangan perusahaan seperti uang

tunai, obligasi dan investasi lainnya untuk memaksimalkan pengembalian atas asset ini. Fungsi

akuntansi bertanggung jawab menjaga dan mengelola catatan keuangan perusahaan –

penerimaan, pembayaran, depresiasi, penggajian- untuk menghitung arus dana dalam

perusahaan.

Manajemen senior menggunakan sistem keuangan dan akuntansi untuk menetapkan

sasaran investasi jangka panjang untuk perusahaan dan untuk memberikan peramalan jangka

panjang mengenai kinerja keuangan perusahaan.Manajemen tingkat menengah menggunakan

sistem keuangan dan akuntansi untuk mengamati dan mengendalikan sumber daya keuangan

perusahaan.

25

Sistem informasi keuangan memiliki system pemasukan yang terdiri dari subsistem data

prossesing didukung oleh internal audit subsistem yang menyediakan data dan informasi

internal.Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditor yang bertanggung jawab

terhadap perawatan integritas system akuntansi perusahaan.Sebagaimana subsistem lainnya,

system ini juga dilengkapi financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari

pihak-pihak eksternal.

Sistem Akuntansi Online

Sistem Informasi Akuntansi dipengaruhi oleh internet dan teknologi dari client/server.

Menggunakan internet ,intranets, extranets dan network lainnya merubah bagaimana sistem

informasi akuntansi dan penelusuran aktivitas bisnis.

Enam sistem akuntansi yang digunakan secara luas

1. Order processing

Mencatat& memproses pesanan pelanggan dan menghasilkan data yang dibutuhkan

untuk analisis penjualan dan pengendalian persediaan

2. Inventory Control

Proses mencerminkan perubahan data dalam item dalam persediaan.

Membantu menyediakan layanan berkualitas tinggi dan meminimalkan investasi

persediaan & biaya inventori.

3. Accounts Receivable

Menyimpan catatan jumlah yang terhutang oleh pelanggan dari data yang dihasilkan oleh

pembelian pelanggan dan pembayaran

4. Accounts Payable

Melacak data mengenai pembelian dari, dan pembayaran kepada, pemasok

5. Payroll

Menerima dan memelihara data dari waktu masuk karyawan dan pekerjaan lainnya

6. General Ledger

Mengkonsolidasikan data yang diterima dari piutang, hutang, gaji, dan sistem informasi

akuntansi lainnya

26

Electronic Data Processing (EDP) Audits

1) Memastikan sistem elektronik mematuhi peraturan standar dan acceptable principle

2) Memastikan sistem tidak dapat dimanipulasi untuk menghindari acceptable principle

a) Model Sistem Informasi Keuangan

Digunakan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang memberikan informasi kepada

orang / kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan

perusahaan, informasi disajikan dalam bentuk laporan periodic, laporan khusus, hasil dari

simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari system pakar.

Gambar: MODEL SISTEM INFORMASI KEUANGAN

b) Subsistem Input

- Sistem Informasi Akuntansi

Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan

keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi,

menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak

uang yang terlibat.

27

- Subsistem Audit Internal

Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit

catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya. Perusahaan yang lebih besar memiliki

sendiri staf auditor internal, yang melakukan analisis yang sama seperti auditor eksternal

tapi memiliki lingkup tanggung jawab yang lebih luas. Audit internal sebagai subsistem

dari system informasi keuangan karena kemampuannya untuk mengevaluasi dan

mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut pandang perusahaan.

- Subsistem Intelijen Keuangan

Berusahan mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik

bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuannya, subsistem informasi keuangan

mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham, masyarakat keuangan dan

pemerintah.

c) Subsistem Output

- Subsistem peramalan

Peramalan merupakan salah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis.Kaomputer

memungkinkan peramal membuat perhitungan secara lebih cepat dan mudah.Peramalan

jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional. Fungsi pemasaran memproyeksikan

penjualan untuk masa depan yang singkat, 1 – 3 tahun di depan. Peramalan jangka

panjang biasanya dilakukan oleh suatu area selain pemasaran oleh fungsi financial atau

suatu kelompok yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan.

- Subsistem manajemen data

Arus uang dari lingkungan melalui perusahaan dan kembali ke lingkungan adalah penting

karena uang digunakan untuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dikelola untuk

mencapai 2 tujuan : (1) untuk memastikan bahwa arus masuk pendapatan lebih besar dari

arus keluar biaya, dan (2) untuk memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil

sepanjang tahun.

- Subsistem Pengendalian

Manajer diberikan suatu anggaran operasi, yaitu jumlah uang yang tersedia untuk

digunakan dalam memenuhi tujuan operasional.Proses pengaggaran (budgeting process)

28

berisi sejumlah keputusan semi terstruktur. Data pendukung yang diperlukan tersedia

dalam bentuk catatan akuntansi histories, tapi banyak penilaian yang harus diterapkan.

Gambar: PROSES PENGANGGARAN

d) Menempatkan Sistem Informasi Keuangan Dalam Perspektif

Perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada lingkungannya.Dalam hal sumber daya

uang, perusahaan dapat mempengaruhi arus masuk dan keluar. Program2 dalam

subsistem manajemen dana memungkinkan manajemen membuat keputusan yang

mempengaruhi arus menurut cara yang diinginkan.

e) Bagaimana Manajer Menggunakan Informasi Keuangan

29

Tabel 1 mengidentifikasi pemakai system informasi keuangan.Eksekutif dalam fungsi

financial seperti wakil presiden direktur keuangan dan controller menggunakan informasi

yang dihasilkan oleh seluruh tiga subsistem output.Eksekutif lain, termasuk anggota

dewan direksi juga menggunakan semua output.Manajer tingkat yang lebih rendah dan

staf professional lebih memilih subsistem yang berhubungan dengan area tanggung jawab

mereka.

Tabel PEMAKAI SYSTEM INFORMASI KEUANGAN

Pemakai

Peramalan Manajemen dana Pengendalian

Wakil Presiden keuangan X X X

Eksekutif lain X X X

Controller X X X

Manajer akuntansi X

Manajer perenc. keu. X X

Direktur anggaran X

Manajer Fungsional lain X X X

2.2 Sistem Manufaktur dan Produksi

Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan

pemeliharaan fasilitas produksi, penetapan sasaran produksi, dan penjadwalan peralatan,

fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir.

Kebanyakan sistem manufaktur dan produksi menggunakan sejenis sistem

persediaan.Sistem membuat laporan yang memberikan informasi mengenai hal-hal seperti

jumlah setiap barang yang tersedia, jumlah unit dari setiap barang untuk dipesan kembali, atau

barang pada persediaan yang harus diisi kembali. Sehingga perusahaan dapat menggunakan

formula untuk menghitung kuantitas yang paling tidak mahal untuk dipesan kembali yang

disebut dengan jumlah pemesanan ekonomis ( economic order quantity).

30

Sistem produksi merupakan kumpulan dari subsistem-subsistem yang saling berinteraksi

dengan tujuan mentransformasi input produksi menjadi output produksi. Input produksi ini dapat

berupa bahan baku, mesin, tenaga kerja, modal, dan informasi, sedangkan output produksi

merupakan produk yang dihasilkan berikut hasil sampingannya, seperti limbah, informasi dan

lain sebagainya. Manufacturing Information System merupakan organisme kompleks

inimenerima masukan dari dunia luar (konsep produk dan layanan, pesanan, bahan dan energi),

menggunakan satu set sumber daya untuk menanggapi suatu masukan, mengubah bahan atau

komponen menjadi bentuk yang dibutuhkan atau diinginkan oleh pelanggan, dan beroperasi

dalam kendala yang ditentukan oleh fisik, keuangan, keterbatasan manusia, dan politik.

Subsistem-subsistem dari sistem produksi tersebut antara lain adalah:

1. Perencanaan dan pengendalian produksi

2. Pengendalian kualitas

3. Perawatan fasilitas produksi

4. Penentuan standar-standar operasi

5. Penentuan fasilitas produksi

6. Dan penentuan harga pokok produksi

     Subsistem-subsistem dari sistem produksi tersebut akan membentuk konfigurasi sistem

produksi. Keandalan dari konfigurasi sistem produksi ini tergantung dari produk yang dibuat

serta bagaimana cara membuatnya (proses produksinya). Cara membuat produk tersebut dapat

berupa jenis proses produksi menurut cara menghasilkan output, operasi dari pembuatan produk,

dan variasi produk yang dihasilkan.

Computer-Integrated Manufacturing (CIM)

Pendekatan sistem produksi menggunakan komputer untuk mengontrol seluruh proses.

Tujuan dari CIM

1. Menyederhanakan proses produksi , desain produk dan organisasi pabrik sebagai dasar

penting untuk otomatisasi dan integrasi .

2. Mengotomatisasi proses produksi dan fungsi bisnis yang mendukung mereka dengan

mesin komputer dan robot .

3. Mengintegrasikan semua produksi dan dukungan proses menggunakan komputer jaringan

telekomunikasi dan teknologi informasi lainnya.

31

Sistem manajemen produksi mendukung konsep sistem manufaktur yang fleksibel dan

tangkas , total quality management.

a) Computer-Aided Manufacturing (CAM): Sistem pengotomatis proses produksi

b) Manufacturing Execution Systems (MES): merupakan sistem pemantauan kinerja untuk

operasi pabrik yang meliputi track, jadwal , dan manufaktur kontrol proses

Mengumpulkan data seperti :

Jam mesin menganggur dan alasannya

Jam mesin beroperasi setiap hari dari bulan

MES termasuk penjadwalan dan pengendalian , kontrol mesin , robot kontrol, dan sistem

kontrol proses .

c) Process Control: Penggunaan komputer untuk mengontrol proses fisik yang sedang

berlangsung

d) Machine Control: Penggunaan komputer untuk mengontrol tindakan mesin, disebut juga

sebagai numerical control

2.2.1.      Sistem Produksi Menurut Proses Menghasilkan Output

Proses produksi merupakan cara, metode, dan teknik untuk menciptakan atau menambah

kegunaan suatu produk dengan mengoptimalkan sumber daya produksi (tenaga kerja, mesin,

bahan baku, dana) yang ada. Sistem produksi menurut proses menghasilkan output secara

ekstrem dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

a.       Proses Produksi Kontinyu (continuous process)

b.      Proses Produksi Terputus (intermittent process/discrete system)

Perbedaan pokok antara kedua proses terletak pada lamanya waktu set-up peralatan

produksi. Proses kontinyu tidak memerlukan waktu set-up yang lama karena proses ini

memproduksi secara terus-menerus untuk jenis produk yang sama. Misalnya pada pabrik susu

instan. Sedangkan proses terputus memerlukan total waktu set-up yang lebih lama karena proses

ini memproduksi berbagai proses spesifikasi barang sesuai pesanan, dimana dengan adanya

pergantian jenis barang yang diproduksi akan membutuhkan kegiatan set-up yang berbeda.

Misalnya usaha perbengkelan.Selain dua jenis ekstrem tersebut, beberapa ahli sistem produksi

mengidentifikasikan adanya proses produksi menurut cara menghasilkan output yang cukup

penting, yaitu Proses Produksi Repetitif. Heizer (1988) mendefinisikan proses produksi repetitif

sebagai kombinasi antara proses kontinyu dan proses terputus.

32

2.2.2.      Sistem Produksi Menurut Tujuan Operasinya

Dilihat dari tujuan perusahaan melakukan operasi dalam hubunganya dengan

pemenuhan kebutuhan konsumen, maka sistem produksi dibedakan menjadi empat

jenis, yaitu:

a)      Enginering To Order (ETO), yaitu bila pemesan meminta produsen untuk

membuat produk yang dimulai dari proses perancangannya (rekayasa).

b)      Assembly To Order (ATO), yaitu bila produsen membuat desain standar, modul-

modul opsional standar yang sebelumnya dan merakit suatu kombinasi tertentu

dari modul-modul tersebut sesuai dengan pesanan konsumen. Modul-modul

standar tersebut bisa dirakit untuk berbagai tipe produk.Contohnya adalah pabrik

mobil, dimana mereka menyediakan pilihan transmisi secara manual atau

otomatis.

c)      Make To Order (MTO), yaitu bila produsen menyelesaikan item akhinya jika

dan hanya jika telah menerima pesanan konsumen untuk item tersebut.

d)     Make To Stock (MTS), yaitu bila produsen membuat item-item yang diselesaikan

dan ditempatkan sebagai persediaan sebelum pesanan konsumen diterima.

2.2.3.      Sistem Produksi Menurut Aliran Operasi dan Variasi Produk

Ada tiga jenis dasar aliran operasi, yaitu flow shop, job shop, dan proyek (Kostas,

1982).Ketiga jenis dasar aliran operasi ini berkembang menjadi aliran operasi modifikasi dari

ketiganya, yaitu batch dan continuous). Adapun karakteristikmasing-masing aliran tersebut,

yaitu;

a.   Flow Shop, yaitu proses konversi dimana unit-unit output secara berturut-turut melalui

urutan operasi yang sama pada mesin-mesin khusus, biasanya ditempatkan sepanjang

suatu lintasan produksi. Bentuk umum proses flow shop dapat dibagi menjadi jenis

produksi flow shop kontinyu dan flow shop terputus. Pada flow shop kontinyu, proses

bekerja untuk memproduksi jenis output yang sama, misalnya pada industri rokok SKM

otomatis. Pada slow shop terputus, kerja proses secara periodik diinterupsi untuk

melakukan set-up bagi pembuatan produk dengan spesifikasi yang berbeda (meskipun

dari desain dasar yang sama).

33

Continuous, proses ini merupakan bentuk ekstrem dari flow shop dimana terjadi aliran

material yang konstan. Contoh dari proses kontinyu adalah industri penyulingan minyak,

pemrosesan kimia, dan industri-industri lain dimana kita tidakdapat mengidentifikasi

unit-unit output urutan prosesnya secara tepat.

b. Job Shop, merupakan bentuk proses konversi dimana unit-unit untuk pesanan yang

berbeda akan mengikuti urutan yang berbeda pula dengan melalui pusat-pusat kerja yang

dikelompokan berdasarkan fungsinya.

Batch, merupakan bentuk satu langkah kedepan dibandingkan job shop dalam hal

standarisasi produk, tetapi tidak terlalu terstandarisasi seperti produk yang dihasilkan

pada aliran lintasan perakitan flow shop.

c. Proyek, merupakan proses penciptaan satu jenis produk yang agak rumit dengan suatu

pendefinisian urutan tugas yang teratur dengan kebutuhan sumber daya dan

penyelesaiannya dibatasi oleh waktu.

2.2.4 Fungsi dari Bagian Sistem Informasi Produksi

a. Fungsi dan tugas manajemen keuangan

Fungsi dan tugas manajemen keuangan adalah salah satu kepentingan di dalam

manajemen yang merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pemanfaatan

sumber daya keuangan dalam kegiatan entitas secara efisien dan efektif, dalam

kerjasama secara terpadu dengan fungsi-fungsi lainnya seperti riset dan penelitian,

produksi, pemasaran dan sumberdaya manusia. Bidang Keuangan mempunyai fungsi :

a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan, pengkoordinasian,

penyelenggaran tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, pelaksanaan dan

pengendalian di bidang akuntansi, verifikasi dan perbendaharaan;

b) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan, pengkoordinasian

penyelenggaran tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, pelaksanaan dan

pengendalian di bidang perbendahaaran;

c) Penginventarisasian permasalahan berhubungan dengan pelaksanaan tugas dan

program kerja Bidang Keuangan.

d) Penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan program Bidang Keuangan.

34

b. Fungsi Pemasaran

Pemasaran adalah proses pendefinisian, pengantisipasian, penciptaan serta

pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen akan produk dan jasa. Ada tujuh fungsi

pemasaran, yaitu:

a) Analisis Konsumen

Merupakan pengamatan dan evaluasai kebutuhan, hasrat dan keinginan konsumen.

Analisis konsumen melibatkan pengadaan survey konsumen, penganalisisan

informasi konsumen, pengevaluasian strategi pemosisian pasar, pengambangan

profil konsumen, dan penentuan strategi segmentasi pasar yang optimal.

b) Penjualan Produk/Jasa

Penjualan meliputi banyak aktivitas pemasaran, seperti iklan, promosi penjualan,

publisitas, penjualan perorangan, manajemen tenaga penjualan, hubungan

konsumen, dan hubungan diler.

c) Perencanaan Produk dan Jasa

Perencanaan produk dan jasa meliputi berbagai aktivitas seperti uji pemasaran,

pemosisian produk dan merek, pemanfaatan garansi, pengemasan, penentuan

pilihan produk, fitur produk, gaya produk, kualitas produk, penghapusan produk

lama, dan penyediaan layanan konsumen. Uji pemasaran merupakan salah satu

teknik perencanaan produk dan jasa yang paling efektif karena uji pasar

memungkinkan sebuah organisasi untuk menguji rencana-rencana pemasaran

alternatif dan meramalkan penjualan produk baru.

c. Penetapan Harga

Lima pemangku kepentingan (stakeholder) mempengaruhi keputusan penetapan

harga (pricing): konsumen, pemerintah, pemasok, distributor, dan pesaing.

d. Distribusi

Distribusi mencakup penggudangan, saluran-saluran distribusi, cakupan distribusi,

lokasi tempat ritel, wolayah penjualan, tingkat dan lokasi persediaan, kurir

transportasi, penjualan grosir, dan ritel. Distribusi menjadi sangat penting ketika

sebuah perusahaan berusaha menerapkan strategi pengembangan pasar atau integrasi

ke depan.

35

e. Riset Pemasaran

Riset pemasaran adalah pengumpulan, pencatatan dan penganalisisan data yang

sistematis mengenai berbagai persoalan yang terkait dengan pemasaran barang dan

jasa. Aktivitas riset pemasaran mendukung semua fungsi bisnis yang pokok dari

sebuah organisasi.

f. Analisis Peluang

Analisis peluang melibatkan penilaian atas biaya, manfaat dan resiko yang terkait

dengan keputusan pemasaran. Tiga langkah yang diperlukan untuk membuat analisis

biaya-manfaat (cost-benefit analysis): (1) menghitung total biaya yang terkait dengan

suatu keputusan, (2) memperkirakan total manfaat dari keputusan tersebut dan (3)

membandingkan total biaya dengan manfaat. Apabila manfaat yang diharapkan

melampaui total biaya, maka peluang itu menjadi lebih menarik.

g. Fungsi Persediaan

Efisiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena berbagai    fungsi

penting persediaan. Fungsi tersebut menurut Handoko (2000), antara lain :

1) Fungsi Decoupling

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi operasi prusahaan

internal dan eksternal mempunyai kebebasan. Persediaan decoupling ini

memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintan langganan tanpa

tergantung pada supplier.

2) Fungsi Economic Lot Sizing

Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan penghematan

(potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah, dsb), karena

perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan

dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan ( biaya sewa gudang,

investasi dan resiko, dsb ).

3) Fungsi Antisipasi

Perusahaan sering menghadapi fluktuasi permintaan, yang dapat diperkirakan atau

diramalkan berdasarkan pengalaman atau data data masa lalu. Disamping itu,

perusahan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan

permintaan akan barang barang selama periode pemesanan kembali, sehingga

36

memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman

( safety inventories ). Pada kenyataannya, persediaan pengaman merupakan

pelengkap fungsi decoupling. Persediaan antisipasi ini penting agar proses

produksi tidak terganggu.

Selain fungsi-fungsi di atas, menurut Herjanto (1997) terdapat enam fungsi

penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan,

antara lain :

a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang

dibutuhkan perusahaan.

b. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus

dikembalikan

c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.

d. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga

perusahaan tidak akan kesulitan bila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran.

e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas

( Quantity discount).

h. Fungsi SDM (Sumber Daya Manusia)

Fungsi-fungsi  SDM terwujud dalam empat macam hubungan :

1.      Hubungan Administrasi

Disini  manajer  puncak  dan  manajer  fungsional  yang  lainnya  menganggap 

fungsiSDM  relatif  tidak  penting  dan  memandang  manusia  bukan  sebagai 

keterbatasan maupun aset perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis.

2.      Hubungan Satu Arah

Terdapat hubugan skuensial antara perencanaan strategis dengan fungsi-fungsi

SDM. Fungsi  SDM  merancang  program  dan  sistem  untuk  mendukung  tujuan 

strategis perusahaan.  Jadi  SDM  bereaksdi  terhadap  inisiatif  strategis  tetapi  tidak 

memiliki pengaruh, karena meskipun sudah dianggap penting namun belum dianggap

sebagai mitra bisnis yang strategis. 

3.      Hubungan Dua Arah

Ditandai dengan hubungan resiprokal dan saling ketergantungan antara

perencanaan strategi dengan SDM.  Fungsi SDM dipandang penting dan dapat

37

dipercaya.  SDM berperan  dalam  penentuan  arah  strategis  perusahaan  dan  sudah 

dijadikan  mitra strategis. 

4.      Hubungan Integratif

Ditandai oleh  hubungan  yang  dinamis  dan  inter  aktif  antar  fungsi-

fungsi SDM dan perencanaan  strategis.  Di  sini  manajer  SDM  dipandang  sebagai 

sebenar-benarnya mitra bisnis staregis dan dilibatkan dalam keputusan strategis.

i. Fungsi Gudang

1) Mencapai ekonomi transportasi.

2) Mencapai ekonomi produksi.

3) Ambil keuntungan dari diskon pembelian kuantitas dan maju membeli.

4) Menjaga sumber pasokan.

5) Dukungan pelanggan perusahaan kebijakan pelayanan.

6) Memenuhi kondisi pasar yang terus berubah (misalnya musiman, fluktuasi

permintaan, persaingan).

7) Mengatasi perbedaan waktu dan ruang yang ada antara produsen dan pelanggan.

8) Menyelesaikan biaya logistik keseluruhan setidaknya sepadan dengan tingkat

pelayanan yang diinginkan pelanggan.

9) Mendukung program tepat waktu bagi pemasok dan pelanggan.

10) Menyediakan pelanggan dengan campuran produk bukan produk tunggal pada

setiap order.

11) Menyediakan penyimpanan sementara bahan yang akan dibuang atau didaur ulang

(reverse logistics).

2.3 Sistem Penjualan dan Pemasaran

Fungsi penjualan dan pemasaran bertanggung jawab dalam menjual produk atau jasa

organisasi.Pemasaran mengenali pelanggan produk atau jasa perusahaan, menentukan kebutuhan

dan keinginan pelanggan, merencanakan dan mengembangkan produk, dan mengiklankan serta

mempromosikan produk dan jasa tersebut.Penjualan berkaitan dengan menghubungi pelanggan,

menjual produk dan jasa, mengambil pesanan, dan melanjutkan penjualan.

38

Sistem penjualan dan pemasaran membantu manajemen senior untuk mengawasi

pergerakan yang mempengaruhi produk baru dan kesempatan penjualan, mendukung

perencanaan untuk produk dan jasa yang baru, dan mengawasi kinerja pesaing.

Sistem penjualan dan pemasaran membantu manajemen menengah dengan mendukung

penelitian pasardan dengan menganalisis kampanye periklanan dan promosi, keputusan

penetapan harga, dan kinerja penjualan.

Contoh sistem informasi penjualan yaitu sistem menangkap data penjualan pada saat

penjualan terjadi guna membantu perusahaan mengawasi transaksi penjualan dan menyediakan

informasi untuk membantu manajemen menganalisa tren penjualan dan efektivitas kampanye

pemasaran.

Periklanan (advertising) adalah bentuk-bentuk komunikasi atau presentasi nonpribadi

produk atau perusahaan yang dikendalikan oleh produsen untuk berkomunikasi dengan

pelanggan.

Media Periklanan Dapat Berupa :

1. Media cetak (printed matters) : Koran, majalah, iklanpos, katalog, direktori, bulletin,

leaflet, sirkuler, tiket.

2. Media elektronik : radio, film, computer, telepon, faksimil, telex, video.

3. Pajangan di luar (outdoor) : poster, pamphlet, papan nama, neonsign, papan reklame,

spanduk, bendera.

Pertimbangan Pemilihan Media Periklanan :

1. Kemampuan atau daya jangkau dan impaknya bagi audien

2. Biaya per seribu pembaca iklan

3. Pilihan media utama untuk kelompok umum

4. Pilihan median khusus untuk kelompok tertentu

5. Perilaku saat dan intensitas pemuatan

Dua Metode untuk Memilih dan Mengkombinasikan Media :

1. Model Optimasi, meliputi progam-program matematik : linier, integer, atau non-linier

39

2. Model Non-Optimasi, misalnya simulasi dan model heuristic. Dengan bantuan computer

perhitungan dan penyelesaian masalahnya akan sangat membantu.

Jenis PeriklananAtas dasar pesan yang ingin disampaikan dalam proses komunikasi, periklanan dapat

dibedakan :

1. Periklanan lembaga atau institusi (Bank, Biro Jasa, Supermarket, Departement Store)

2. Periklanan merk (Toyota, Pepsodent, Cerebrovit)

3. Periklanan jenis barang tertentu (iklan pelayanan masyarakat)

4. Periklanan penjualan (pada kesempatan-kesempatan tertentu)

Sistem Informasi Penjualan dan Pemasaran menyediakan teknologi informasi yang mendukung

komponen utama dari fungsi pemasaran itu sendiri.

1. Pemasaran Interaktif: Pelanggan fokus pada proses pemasaran, berdasarkan penggunaan

Internet, intranets, & extranets untuk membangun komunikasi dua arah antara

pelanggan/potensial pelanggan dan bisnis

2. Penelitian Pasar: Model statistikal membantu penelitian pasar menemukan populasi terbaik

untuk produk baru dan produk yang sudah ada

3. Target Pasar: Database management systems (DBMS) membantu menentukan potensial

pelanggan sedekat mungkin

Lima Target Komponen

1. Community: Sesuaikan pesan iklan Web dan metode promosi untuk menarik orang-

orang dalam komunitas tertentu . Komunitas virtual .

2. Content: Iklan seperti elektronik billboards atau banners dapat ditempatkan diberbagai

situs halaman Web sites, pesan ini akan tersampaikan pada pengunjung yang ditargetkan

3. Context: Iklan hanya muncul di halaman web yang relevan dengan isi suatu produk atau

jasa.Jadi iklan ditargetkan hanya pada orang yang sudah mencari informasi tentang

materi pelajaran .

4. Demographic/psychographic: Upaya pemasaran dapat ditujukan hanya pada

pengelompokan orang tertentu, misalnya : belum menikah , dua puluh tahun keatas ,

ekonomi menengah , lulusan sarjana, laki-laki, dsb.

40

5. Online behavior: Usaha untuk melakukan iklan dan promosi dapat disesuaikan dengan

setiap kunjungan ke situs oleh individu. Strategi ini didasarkan pada " Web cookie" file

yang direkam pada pengunjung disk drive dari kunjungan sebelumnya .

Sales Force Automation

Merupakan tenaga penjualan terhubung ke situs pemasaran di Internet , extranet , & intranet

perusahaan, melengkapi para penjual dengan teknologi informasi untuk meningkatkan

produktivitas dengan cara:

1. IT memungkinkan tenaga penjualan untuk menyajikan pilihan yang berbeda untuk

produk dan layanan di tempat.

2. Meningkatkan produktivitas tenaga penjualan

3. Mempercepat dalam menangkap dan menganalisa data penjualan.

4. Memungkinkan manajemen untuk memberikan peningkatan informasi yang lebih baik

dalam mendukung tenaga penjualan.

Internet sebagai media penjualan dan pemasaran melalui web yang memungkinkan perusahaan

mencapai lebih pembeli dan melayani mereka lebih baik dan juga Mobile Commerce ( M -

Commerce ) sebagai bentuk terbaru dari pemasaran.

2.4 Sistem Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan

mempertahankan tenaga kerja perusahaan.Sistem infomasi sumber daya manusia mendukung

aktifitas seperti mengenali karyawan potensial, menjaga catatan lengkap mengenai karyawan

yang ada, dan menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.

Sistem sumber daya manusia membantu manajemen senior mengenali kebutuhan sumber daya

manusia untuk memenuhi rencana bisnis jangka panjang perusahaan.Manajemen tingkat

menengah menggunkan sisitem ini untuk memonitor dan menganalisis perekrutan, penempatan

dan kompensasi karyawan.

Sistem manajemen sumber daya manusia membantu dalam:

1. Pengaturan pencatatan karyawan, yaitu mengurangi ruang yang dibutuhkan untuk

menyimpan catatan , waktu , dan biaya.

41

2. Promosi dan Perekrutan, yaitu dalam memudahkan mencari database hasil kinerja serta

penggunaan internet untuk membuka lowongan kerja

3. Pelatihan, yaitu dengan adanya multimedia software training dapat menggantikan ruang

kelas dan pengajar, kemudian software pelatihan mensimulasikan tugas atau situasi

aktual dan termasuk alat evaluasi.

4. Evaluasi, yaitu dengan software evaluasi membantu standarisasi proses evaluasi dan

menambah ukuran tertentu objektivitas dan konsistensi.

5. Kompensasi dan Manfaat, sistem informasi dapat membantu untuk mengarut kompensasi

dengan efektif dan efisien dalam hal menghitung gaji, jam kerja, komisi, dan pajak.

Sistem dapat secara otomatis membayarkan check pembayaran gaji, software khusus juga

membantu mengelola manfaat , seperti asuransi kesehatan , asuransi jiwa , program

pensiun , dan sakit atau hari cuti.

Sistem Manajemen SDM dan pemanfaatan internet dapat:

a. Memungkinkan perusahaan untuk memproses aplikasi karyawan melalui intranet mereka.

b. Memungkinkan perusahaan untuk menyediakan layanan yang cepat untuk karyawan

mereka.

c. Memungkinkan perusahaan untuk menyebarkan informasi penting dengan cepat.

d. Memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan tugas secara online.

SUB SISTEM INPUT

1. Sub Sistem SIA (Sistem

Informasi Akuntansi).

SIA menyediakan data

akuntansi bagi HRIS

sehinggadatabase berisi

gambaran yang lengkapdari

sumber daya personil baik

keuangan maupun non

keuangan.

42

2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia.

Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian

Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation),

Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia.

Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia

darilingkungan perusahaan.

SUB SISTEM OUTPUT

1. Subsistem Perencanaan Kerja

Merupakan informasi yang dibutuhkan olehmanajer atas untuk merencanakan kebutuhan

tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasiuntuk

analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan

tenaga kerja itu sendiri.

2. Subsistem Perekrutan.

Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara

eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga

kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.

Merupakan informasi informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di

dalam organisasi. Informasi informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau

evaluasi kerja,evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4. Subsistem Tunjangan.

Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan

jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5. Subsistem Benefit.

Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi.

Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit

lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun.

6. Subsistem Pelapor Lingkungan.

Informasi informasi ini berhubungan dengan keluhan keluhan, kecelakaan selama kerja,

kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

43

Daftar Pustaka

Mulyadi, 2014.Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Penerbit Salemba Empat

Wiratna, Sujarweni, 2015. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Penerbit Pustaka Baru Press

Laudon, Kenneth dan Jane Laudon, 2014.Management Information Systems: Managing

Digital Firm, 13th Ed. New Jersey: Pearson Education

Hartono, Bambang, 2013. Sistem Informasi Manajemen berbasis Komputer.Jakarta: PT Abdi

Mahasatya

Rochaety, Eti, Faizal Ridwan dan Tupi Setyowati, 2013. Sistem Informasi Management Edisi

2.Jakarta: Penerbit Mitra Wacana Media

Rusdiana dan Moch.Irfan, 2013.Sistem Informasi Manajemen. Bandung: CV Pustaka Setia

Zainal, Veithzal Rivai, Mansyur Ramly dan Willy Arafah. 2011. Manajemen Sumber Daya

Manusia untuk Perusahaan.Jakarta: Rajawali Pers

http://ilmugreen.blogspot.com/2012/07/pengertian-produksi.html

http://12650076-si.blogspot.com/2013/06/sistem-fungsional-bisnis.html

http://mildsend.wordpress.com/2013/04/24/

ancaman_gangguan_terhadap_teknologi_sistem_informasi_dan_penanggulangannya/

www.beritahangat.net/2012/08/definisi-dan-pengertian-sistem-menurut.html

44