kel10menanganisuratkantor.files.wordpress.com · web viewperangkat ini dibuat sebagai acuan bagi...
TRANSCRIPT
RPPRENCANA PELAKSANAAN
PEMBELAJARAN SMK
MENANGANI SURAT MASUK SISTEM KARTU KENDALIKELAS XI / SEMESTER 1
STANDAR KOMPETENSI : MENANGANI SURAT/DOKUMEN KANTOR
Penyusun:Ridzatin Dzadidah(120412423445)
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS NEGERI MALANG
2014
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat
menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini adalah salah satu tugas akhir dalam rangka
penyelesaiaan mata kuliah “Pengembangan Pengajaran Administrasi Perkantoran berbasis TIK” di
semester 4 ini untuk program studi pendidikan administrasi perkantoran di fakultas ekonomi, Universitas
Negeri Malang (UM).
Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-teaching,
microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh
hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi
produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja
ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.
Perangkat ini terdiri dari: Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2:
Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5:
Pengamatan Keterampilan Sosial, dan Bahan Ajar. Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan
bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga
memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir,
keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.
Dalam penyusunan perangkat ini, penulis telah banyak mendapat bantuan dalam bentuk
bimbingan, saran maupun dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, selayaknya apabila dalam
kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih terutama kepada Bapak Drs. Mohammad Arief,
M.Si yang telah bersedia membimbing, sehingga perangkat ini dapat diselesaikan. Selain itu, tak lupa
penulis ucapkan terima kasih pada rekan mahasiswa yang telah bersedia membantu. Adanya perangkat
ini, diharapkan mampu memberi manfaat bagi pembaca, khususnya bagi mahasiswa.
Penulis menyadari bahwa perangkat ini masih banyak kekurangan, baik dari segi isi maupun
sistematika. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Semoga
perangkat ini dapat memberi tambahan wawasan ilmu pengetahuan bagi pembaca, dan segala bantuan
dari berbagai pihak senantiasa mendapatkan berkah dan rahmat dari Ilahi Rabbi.
Malang, April 2014
Penulis
1
DAFTAR ISIhalaman
Kata Pengantar..............................................................................................................................
Daftar Isi.......................................................................................................................................
Silabus...........................................................................................................................................
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran.............................................................................................
LKS Memproses Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu kendali ..............................................
LP-1: Penilaian Produk.................................................................................................................
LP-2: Asesmen Kinerja Proses.....................................................................................................
LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor.............................................................................................
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter.......................................................................................
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial .......................................................................................
Bahan Ajar / Modul.......................................................................................................................
2
A. SILABUS MATA KEGIATAN MENANGANI SURAT/DOKUMEN
KANTOR
Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kompetensi Dasar : Memproses surat/dokumen kantor
Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP :Memproses Penanganan Surat Masuk
Sistem Kartu Kendali
3
SILABUSNAMA SEKOLAH : SMK X
MATA PELAJARAN : PRODUKTIF ADMINISTRASI PERKANTORAN
KELAS / SEMESTER : XI / 1
STANDAR KOMPETENSI : Menangani surat/dokumen kantor
KODE KOMPETENSI : 118.KK.6
ALOKASI WAKTU : 1 X 45 Menit
Materi Pembelajaran
Kegiatan pembelajaran
Indikator Pencapaian Kompetensi
PenilaianAlokasi Waktu
Sumber Belajar Teknik Bentuk
InstrumenContoh
InstrumenMemproses surat/dokumen kantor
1. Pemahaman
konsep
menangani
surat masuk
sistem kartu
kendali.
2.
Produk1. Memahami konsep
sistem kartu kendali
2. Memahami fungsi dan
ciri - ciri kartu kendali
3. Memahami Prosedur
pengisian dalam
pencatatan sistem kartu
kendali .
ProsesMelaksanakan praktek
prosedur penanganan surat
Tes
Tes
Tes Tulis
Asesmen Kinerja Proses
LP-1: Produk
LP-2: Proses
1 x 45’ a. LKS :
Prosedur
Penanganan surat
masuk sistem kartu
kendali
b. Kunci LKS
c. LP 1: Produk
d. LP 2: Proses
e. LP 3: Psikomotor
f. LP 4: Pengamatan
Perilaku arsiparis
g. LP 5: Pengamatan
4
masuk sistem kartu kendali
secara sistematis untuk
efisiensi penyimpanan
arsip dan efisiensi
penemuan kembali arsip.
PsikomotorMempraktekkan langkah-
langkah penanganan surat
masuk sistem kartu kendali
secara sistematis yang
meliputi kegiatan
penerimaan surat,
pencatatan surat,
pengarahan atau
pengendalian surat,
penyampaian surat ke unit
pengolah, dan
penyimpanan atau
penataan arsip.
Tes Assesmen Kinerja Psikomotor
LP-3: Psikomotor
Keterampilan Sosial
h. Silabus
i. Modul
5
Afektif:Karaktera. Jujur, loyal, kreatif
b. Kompak, Tanggung
jawab
c. Teliti, tekun, cekatan
d. Disiplin,
e. Dapat dipercaya,
f. Kreatif-inovatif
Keterampilan Sosial
Berkomunikasi,
menyumbang ide atau
berpendapat, mampu
menjaga rahasia, melayani
permintaan informasi.
Pengamatan
Pengamatan
Pengamatan perilaku berkarakter
Pengamatan Keterampilan Sosial
LP-4: Pengamatan perilaku berkarakter arsiparis
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial
6
B. Rencana Pelaksanaan Pembelajaran Satuan Pendidikan : SMK X
Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester : Kelas X / Semester I
Materi Pembelajaran: Menangani Surat/Dokumen Kantor
Alokasi Waktu : 1 x 45 menit
I. Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor
II. Kompetensi Dasar : Memproses surat/dokumen kantor
III. Indikator
1. Kognitif
a. Produk:
a) memahami sistem penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu
kendali
b) menjelaskan sistem penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu
kendali
c) menerapkan sistem penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu
kendali
b. Proses:
a) siswa memperhatikan secara seksama materi yang disampaikan guru
b) siswa melaksanakan praktek penanganan surat dengan menggunakan sistem kartu
kendali yang meliputi kegiatan:
a. Penerimaan surat,
b. Pencatatan surat,
c. Pengarahan atau pengendalian surat,
d. Penyampaian surat ke unit pengolah, dan
e. Penyimpanan atau penataan surat
7
2. Psikomotor:
a) Mempraktikkan penanganan surat masuk dengan sistem kartu kendali.
3. Afektif
a. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi:
a) Jujur, loyal, kreatif
b) Kompak
c) Tanggung jawab
d) Teliti, tekun, cekatan
e) Disiplin
f) Dapat dipercaya,
g) Kreatif-inovatif
b. Mengembangkan keterampilan sosial, meliputi:
a) Berkomunikasi,
b) Menyumbang ide atau berpendapat,
c) Mampu menjaga Rahasia
d) Melayani permintaan informasi dan menjadi pendengar yang baik.
IV. Tujuan Pembelajaran:
a. Kognitif
1. Produk:
a) Siswa dapat mendeskripsikan sistem kartu kendali secara mandiri dan tanpa
membuka bahan ajar dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai
dengan kunci jawaban.
b) Siswa dapat menyebutkan fungsi dan ciri – ciri kartu kendali dalam penanganan
surat masuk dengan benar dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk
sesuai dengan kunci jawaban,
c) Siswa dapat mengisi pencatatan surat/dokumen masuk ke dalam kartu kendali
dengan cermat dan teliti dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai
dengan kunci jawaban.
8
2. Proses
Disediakan seperangkat warkat dan map penyimpanan sementara, sehingga siswa
dapat melakukan prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem
kartu kendali dengan langkah-langkah yang benar sesuai dengan rincian tugas kinerja
yang ditentukan di LP 2, proses meliputi: penerimaan surat, pencatatan surat,
pengarahan atau pengendalian surat, penyampaian surat ke unit pengolah, dan
penyimpanan atau penataan surat
b. Psikomotor
Disediakan warkat dan peralatan penanganan surat dengan menggunakan sistem kartu
kendali yang meliputi: Letter opener, stempel agenda, alat tulis kantor, map, perforator.
Siswa dapat melakukan proses penanganan surat sesuai dengan tugas kinerja yang
ditentukan pada LP 3 Psikomotor.
c. Afektif
1. Karakter:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat
kemajuan dalam menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, tekun, cekatan, jujur,
loyal, kreatif, disiplin, dapat dipercaya, dapat menyimpanan rahasia, kreatif-inovatif
sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Keterampilan sosial:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat
kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang
ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi,
bekerjasama, melayani sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.
V. Model dan Metode Pembelajaran:
Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)
Metode Pembelajaran : Tugas proyek berupa simulasi penanganan surat masuk dengan
menggunakan sistem kartu kendali dikombinasikan dengan inquiry.
9
VI. Bahan
Lembar Kerja Siswa
VII. Alat dan Media:
Alat terdiri dari:
7 (tujuh) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 3 surat,
Format kartu kendali NCR 3 lembar,
Alat Tulis Kantor (ATK),
peralatan penyimpanan surat (arsip);
LCD
Media terdiri dari Slide tentang:
Teori pendukung tentang pemrosesan surat masuk sistem kartu kendali
Bagan penanganan surat masuk penting sistem kartu kendali
VIII. Proses Belajar Mengajar
A. Pendahuluan (10 menit)
Kegiatan
Penilaian oleh Pengamat
1 2 3 4
1. Salam Pembuka dan do’a
2. Presensi
3. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor,
keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian kartu
kendali, fungsi kartu kendali hingga pengisian kartu kendali.
4. Guru mengkondisikan dan memotivasi siswa dengan menggali pengetahuan
tentang sistem kartu kendali dalam pemrosesan surat masuk dan meminta siswa
mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa ketika menangani surat
masuk dalam suatu instansi/organisasi yang tidak terkendali dengan baik. (Fase
1 MPK)
5. Guru memberi penjelasan bahwa penanganan surat masuk yang baik bukan
sekedar ditumpuk dengan rapi, melainkan harus dikelompokkan, dicatat dengan
sistem tertentu, disampaikan, dan disimpan. Sehingga bila dibutuhkan sewaktu-
10
Kegiatan
Penilaian oleh Pengamat
1 2 3 4
waktu dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. (Fase 1 MPK)
6. Guru menyampaikan rancangan penilaian kepada siswa
B. Inti (30 menit)
KegiatanPenilaian oleh
Pengamat1 2 3 4
Penggalan 1
a. Siswa mendiskusikan pengertian, fungsi, elemen, kelebihan dan kelemahan
sistem kartu kendali. (Fase 2 MPK)
b. Guru memberikan informasi tentang pengertian, fungsi, elemen, kelebihan
dan kelemahan sistem kartu kendali serta prosedur dalam penanganan surat
masuk sistem kartu kendali. Guru membagikan satu LKS tiap Kelompok .
(Fase 3 MPK)
c. Guru membimbing siswa mengerjakan LKS tentang Prosedur Penanganan
surat masuk sistem kartu kendali kendali yang efektif. (Fase 4 MPK)
d. Siswa mendiskusikan prosedur penanganan surat masuk sistem kartu kendali
kriteria sistem kearsipan yang efektif. Siswa mengerjakan LKS yang telah
dibagikan. (Fase 4 MPK)
e. Guru membahas hasil diskusi siswa.
Penggalan 2
a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif. Setiap
kelompok terdiri dari 4-5 siswa, untuk mencari informasi dari sumber
belajar (buku/modul/internet) tentang prosedur penanganan surat masuk
sistem kartu kendali yang meliputi kegiatan penerimaan surat, pencatatan
surat, pengarahan atau pengendalian surat, penyampaian surat ke unit
pengolah, dan penyimpanan atau penataan arsip. Catatlah keterangan yang
anda peroleh.
11
KegiatanPenilaian oleh
Pengamat1 2 3 4
b. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan prosedur
Penanganan surat masuk sistem kartu kendali yang efektif, berupa
sekumpulan warkat acak.
c. Meminta siswa untuk melakukan prosedur Penanganan surat masuk sistem
kartu kendali mulai dari kegiatan penerimaan surat, pencatatan surat,
pengarahan atau pengendalian surat, penyampaian surat ke unit pengolah,
dan penyimpanan atau penataan surat dengan benar. (Fase 5 MPK)
d. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan
cara meminta siswa menunjukkan hasil pengelolaan arsip.
Penggalan 3
a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat dalam
menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.
b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja
baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.
C. Penutup (5 menit)
KegiatanPenilaian oleh
Pengamat1 2 3 4
a. Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman atas
materi yang dipelajari dan memberi tugas untuk mempersiapkan materi
berikutnya.
b. Guru mengucapkan salam penutup.
IX. Sumber Pembelajaran
1. LKS : Prosedur Penanganan surat masuk sistem kartu kendali
12
2. Kunci LKS
3. LP 1: Produk
4. LP 2: Proses
5. LP 3: Psikomotor
6. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
7. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
8. Silabus
9. Modul
10. Media Slide Power Point
Daftar Pustaka
Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling)
untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Lasahido, Ilhan, SE.MM, 2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan
Republik Indonesia
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUPAmsyah, Zulkifly.2003.
Depdikbud,1980, Pengurusan Surat dan Kearsipan,Jakarta,Depdikbud
Martono,Engelbertus,1990,Mahir Surat Menyurat,Mawar gemita,Jakarta
Puspitasasi,Devi. 2007,Menangani Penerimaan dan Pengiriman Surat/Dokumen,Arya
Duta,Jakarta
13
Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________
Lembar Kerja Siswa : Prosedur Penanganan surat masuk sistem kartu kendali
Tujuan : Mendiskripsikan langkah-langkah sistematis dalam penanganan surat masuk sistem
kartu kendali
PERALATAN DAN BAHAN :
Peralatan yang dipergunakan :
1. Letter opener
2. Stempel Agenda
3. ATK (Alat Tulis Kantor)
4. Perforator
Bahan yang dipergunakan :
1. Format Kartu Kendali NCR 3 Lembar
2. Surat Masuk 3 lembar
3. Lembar Disposisi
Kasus
Buatlah kelompok yang terdiri dari 5 orang. Bagilah kelompok anda menjadi 2 bagian :
1. Bagian Tata usaha 3 orang untuk :
1 orang sebagai pencatat surat
1 orang sebagai pengarah surat/ kepala TU
1 orang sebagai arsiparis
2. Bagian/Departemen dalam Perusahaan 2 orang untuk :
1 orang sebagai Sekretaris
1 orang sebagai Pimpinan/Kepala Bagian
14
Langkah – langkah :
1. Memproses surat masuk sesuai prosedur.
2. Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda dan kartu kendali.
3. Mengisikan surat ke dalam Lembar Disposisi
4. Melampirkan Lembar Disposisi sebelum diserahkan ke Pimpinan
5. Memproses surat yang sudah dicatat dengan menggunakan sistem kartu kendali.
Analisis :
Setelah melakukan prosedur penanganan surat tersebut, menurut pendapat anda sebutkan
apa saja kelebihan menggunakan sistem kartu kendali dalam penanganan surat
masuk ? . ...........................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
................................................
15
Kunci Lembar Kerja Siswa : Prosedur Penanganan surat masuk sistem kartu kendali
Sebutkan apa saja kelebihan menggunakan sistem kartu kendali dalam penanganan surat masuk ?Jawaban :
1. Lebih efisien.
2. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa dan rahasia) karena lembarannya
berbeda.
3. Menghilangkan pencatatan yang berulang.
4. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.
5. Memudahkan penyusunan arsip.
6. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
16
Nama : NIS : Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Jelaskan yang dimaksud dengan Kartu Kendali ?
2. Sebutkan ciri-ciri kartu kendali !
3. Sebutkan fungsi dari kartu kendali !
4. Jelaskan bagaimana cara pengisian kartu kendali dalam penanganan surat masuk !
17
Kunci LP 1 : Produk
1. Pengertian Kartu Kendali
Kartu Kendali adalah formulir yang berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk
mencatat dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar sehingga bila diperlukan
dapat ditemukan kembali dengan mudah.
2. Sebutkan ciri-ciri dari kartu kendali !
Ciri-ciri kartu kendali, sebagai berikut :
a. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat
penting, surat rahasia dan surat biasa
b. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar
2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
3. Sebutkan fungsi dari kartu kendali !
Fungsi Kartu kendali :
Sebagai alat pengendali surat masuk/keluar
Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
Sebagai alat pelacak lokasi surat
Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
Sebagai opengganti buku agenda dan ekspedisi.
Memudahkan menyusun arsip
4. Jelaskan bagaimana cara pengisian kartu kendali dalam penanganan surat masuk !
18
Cara Pengisian kartu kendali
a. Indeks, diisi indeks surat
b. Kode, diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
c. Tanggal, diisi tanggal terima surat
d. No urut, diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
e. Perihal, diisi hal surat
f. Isi ringkasan, diisi ringkasan surat
g. Lampiran, diisi lampiran surat
h. Dari, diisi slamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
i. Kepada, diisi alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
j. Tanggal surat, diisi tanggal surat
k. No surat, diisi nomor surat
l. Pengolah, diisi unit pengolah
m. Paraf, diisi paraf pengolah surat
19
LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES
Proses : Melakukan prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu
kendali dengan langkah-langkah yang meliputi:
a) penerimaan surat,
b) pencatatan surat,
c) pengarahan atau pengendalian
surat,
d) penyampaian surat ke unit
pengolah, dan
e) penyimpanan atau penataan
surat
Prosedur :
1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.
2. Tugasi siswa untuk menangani surat masuk sistem kartu kendali berdasarkan prosedur
yang telah dipelajari di awal penjelasan teori.
3. Siswa melakukan Prosedur Penanganan surat masuk sistem kartu kendali secara efektif.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Proses
No Rincian Tugas Kinerja Skor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh siswa Oleh guru
1. Persiapan:
- Kemampuan melakukan klasifikasi
- Kemampuan mengurutkan proses
10
10
2 Prosedur penerimaan surat
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
4
4
4
4
20
No Rincian Tugas Kinerja Skor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh siswa Oleh guru
3. Prosedur pencatatan surat
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
4
4
4
4
4 Prosedur pengarahan atau
pengendalian surat
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
4
4
4
4
5. Prosedur penyampaian surat ke unit
pengolah
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
4
4
4
4
6. Prosedur Penyimpanan atau
penataan surat
Ketelitian
Kecermatan
Kebenaran
Kecepatan
4
4
4
4
Jumlah 100
Malang, 2014
Siswa Guru
(........................................) (...............................................)
21
LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR
Prosedur :
1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanyak 7 set untuk lima kelompok
2. Tugasi siswa melakukan prosedur penanganan surat masuk sistem kartu kendali.
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
No Unsur PenilaianPerolehan Nilai
KeteranganMaksimal Dicapai
1 Persiapan1. Langkah Kerja2. Sikap Kerja3. Penggunaan Alat4. Keselamatan Kerja
10101010
SUBTOTAL 402 Proses dan Hasil Kerja
1. Proses surat masuk2. Memberi anotasi3. Membubuhkan stempel4. Pencatatan surat pada kartu kendali5. Pengisian Lembar Disposisi6. Proses kartu kendali
101010101010
SUBTOTAL 60TOTAL 100
Malang, 2014
Siswa Guru
(........................................) (...............................................)
22
LP 4 : FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER
Siswa: Kelas: Tanggal:
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
A = Sangat Baik C = Menunjukkan Kemajuan
B = Memuaskan D = Memerlukan Perbaikan
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
NoRincian Tugas Kinerja (RTK)
Memerlukan perbaikan (D)
Menunjukkan kemajuan (C)
Memuaskan (B)
Sangat baik (A)
1 Kreatif2 Jujur3 Loyal4 Disiplin5 Kompak6 Tanggung Jawab7 Teliti8 Tekun9 Cekatan10 Dapat dipercaya11 Kreatif-inovatif
Malang, 2014
Pengamat
( )
23
LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL
Siswa: Kelas: Tanggal:
Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu
menggunakan skala berikut ini:
A = Sangat Baik C = Menunjukkan Kemajuan
B = Memuaskan D = Memerlukan Perbaikan
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
NoRincian Tugas
Kinerja (RTK)
Memerlukan
perbaikan (D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat baik
(A)
1 berkomunikasi
2 bekerjasama
3 Melayani permintaan
informasi
4 Menjadi pendengar
yang baik
Malang, 2014
Pengamat
( )
24
BAHAN AJAR/MODUL
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari modul ini, diharapkan siswa dapat :
1. Mengindentifikasikan surat masuk penting dengan teliti dan benar
2. Memproses pencatatan surat/dokumen masuk ke dalam kartu kendalidengan
cermat dan teliti
3. Memproses kartu kendali dengan baik dan benar
4. Mendistribusikan Kartu kendali dengan cermat dan tepat
5. Mendistribusikan surat/dokumen masuk dengan cermat dan tepat
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI
1. ADM.PK01.003.01 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja
Sederhana
2. ADM.PK02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi
3. ADM.PK01.006.01 Menggunakan Teknologi Kantor
4. ADM.PK02.008.01 Menangani penerimaan Surat/Dokumen
C. PRASYARAT
Sebelum melaksanakan tugas ini, siswa harus sudah menguasai kompetensi:
1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan
2. Melakukan prosedur administrasi
3. Menggunakan Peralatan Kantor
4. Menangani penerimaan surat/dokumen
25
PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM KARTU KENDALI
D. TEORI PENDUKUNG
Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru.
Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat,
sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Kartu kendali berukuran 10 x 15 cm dan terdiri dari tiga lembar.
1. Lembar pertama (I) berwarna putih
2. Lembar kedua (II) berwarna kuning
3. Lembar ketiga (III) berwarna merah
Ciri-ciri kartu kendali
1. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting,
surat rahasia dan surat biasa
2. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2
berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah
Keuntungan menggunakan kartu kendali
Lebih efisien dibanding buku agenda
Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
Menghilangkan pencatatan berulang
Mudah melacak lokasi surat yang diproses
Memudahkan penyusunan arsip
Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
Perlu diketahui bahwa yang dicatat dalam kartu kendali hanya surat masuk atau surat keluar
yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa menggunakan lembar
pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia dicatat menggunakan lembar pengantar
surat rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh pimpinan kantor.
1. Kategori surat penting adalah sebagai berikut.
26
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi
yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat
lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain,
sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut
akan menimbulkan kesulitan.
2. Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka
ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
3. Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
Prosedur Pengurusan Surat Masuk
a. Surat masuk penting
Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat
masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih
memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit
kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan
penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua
kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui
pula apa yang telah dilaksanakan.
27
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta
membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain
surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat
penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala
persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka
dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan
lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-
benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar
menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah
(atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume
surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa
petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar
surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke
penata arsip.
Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan
mengarahkannya ke pengarah surat.
Berikut contoh kolom kartu kendali:
28
Indeks : Diisi indeks suratKode : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasiTanggal : Diisi tanggal terima suratNo urut : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masukM / K : Diisi apakah surat masuk atau surat keluarPerihal : Diisi hal suratIsi ringkasan: Diisi ringkasan suratLampiran : Lampiran suratDari : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masukKepada : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluarTanggal surat: Diisi tanggal suratNo surat : Diisi nomor suratPengolah : Diisi unit pengolahParaf : Diisi paraf pengolah surat
Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata
Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.
1. Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.
2. Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3. Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4. Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang
berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5. Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
29
Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian herikut.
1. Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sehagai berikut.
a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa
surat sudah diterima.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada
penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar
disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah
diisi oleh pimpinan unit pengolah.
e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi
kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut
sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut
sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3
diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti
hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
2. Pimpinan unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit
pengolah
b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada
tata usaha unit pengolah.
3. Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
30
a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat
sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
4. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
a) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan
di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
b) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu
kendali 2 dengan kartu kendali 3.
c) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
b. Surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu
kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih
pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke
unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena
pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat
biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu
kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali.
Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit
pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun
dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
1. Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar
pengantar surat biasa rangkap 2.
31
2. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar
pengantarnya.
3. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pencatat.
c. Surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh
membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja
yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam
keadaan tertutup atau masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.
1. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
2. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia
(rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan
unit pengolah.
4. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar.
32