6

BAB II

KAJIAN TEORI

A. Pengertian Mutu ( Kualitas ) Dan Manajemen Kualitas

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO 9000 didefinisikan sebagai ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karkter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Persepsi salah tentang MUTU :

Bermutu adalah standar tinggi yang sulit dicapai

Mutu hanya dapat dilihat dari hasil kerja

Mutu hanya menjadi tanggungjawab bagian tertentu

Mutu terbatas pada produk barang atau produk fisik

Bermutu berarti mahal

Sebenarnya ada beberapa definisi yang berhubungan dengan kualitas, tetapi secara umum dapat dikatakan bahwa kualitas atau mutu adalah karakteristik dari suatu produk atau jasa yang ditentukan oleh pemakai atau customer dan diperoleh melalui pengukuran proses serta melalui perbaikan yang berkelanjutan (Continuous Improvement).

Beberapa definisi tentang kualitas antara lain:

Deming (1986) menyatakan: The difficulty in defining quality is to translate future needs of the user into measurable characteristics, so that a product can be designed and turned out to give satisfaction at a price that will user pay.

Kesulitan dalam pendefinisian kualitas adalah mentranslate atau mengubah kebutuhan yang akan datang dari user atau pengguna kedalam suatu karakteristik yang dapat diperlakukan , supaya sebuah produk dapat didisain dan diubah untuk memberikan kepuasan dengan harga yang akan dibayar oleh user atau pemakai.

Crosby (1979) menyatakan: Quality is conformance to requirements or specification.

Kualitas adalah kesesuaian dari permintaan atau spesifikasi.

Juran (1974) menyatakan: Quality is fitness for use.

Kualitas adalah kelayakan atau kecocokan penggunaan.

Hence menyatakan: The quality of a product or service is the fitness of that product or service for meeting its intended used as required by the customer.

Kualitas dari suatu produk atau jasa adalah kelayakan atau kecocokan dari produk arau jasa tersebut untuk memenuhi kegunaannya sehingga sesuai dengan yang diinginkan oleh customer.

Berdasarkan definisi tentang kualitas baik yang konvensional maupun yang lebih strategik, kita boleh menyatakan bahwa pada dasarnya kualitas mengacu kepada pengertian pokok berikut :

1. Kualitas terdiri dari sejumlah keistimewaan produk, baik keistimewaan langsung maupun keistimewaan atraktif yang memenuhi keinginan pelanggan dan dengan demikian memberikan kepuasan atas penggunaan produk itu.

2. Kualitas terdiri dari segala sesuatu yang bebas dari kekurangan atau kerusakan.

Sedangkan Manajemen Mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas. Hal hal yang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah :

Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.

Proses management proyek itu sendiri.

Didalam tuntutan zaman , dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar tentang hal hal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasinya dalam proyek di lapangan.

Syarat Penggunaan dalam Quality Management. Ada beberapa bagian yang mana digunakan dalam management kualitas. Dalam konteks konstruksi beberapa akan di jelaskan.

1. Inspeksi

Inspeksi merupakan alat untuk mengukur kegiatan proses konstruksi untuk memeriksa apakah standard spesifikasi udah di capai.

2. Quality control

Pengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

Sedangkan bila dilihat lagi pengertian mutu (kualitas) dalam kerangka ISO-9000 di atas. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karakter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Pengertian Sistem Manajemen Kualitas

Manajemen kualitas adalah"sebuah sistem manajemen strategis terpadu yang melibatkan semua staf dan menggunakan metode-metode kualitatif dan kuantitatif untuk terus meningkatkan proses-proses di dalam organisasi demi memenuhi kebutuhan, keinginan, dan harapan-harapan pelanggan".Secara konseptual, manajemen kualitas dapat diterapkan baik pada barang maupun jasa, karena yang ditekankan dalam penerapan manajemen kualitas adalah peningkatan sistem kualitas.

Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelenggan dan organisasi.Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp.10-11):

Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai berikut:

1. transcendent quality yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan;

2. product based quality yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas;

3. user based quality yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk;

4. manufacturing based quality yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar;

5. value based quality yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.

Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.

Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini, sistem manajemen kualitas merupakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan korelasi. Proporsi terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.

Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for feedback and feedforward).

B. PERENCANAAN KUALITAS

Perencanaan kualitas (quality planning) melibatkan aktivitas sebagai berikut :

1. Identifikasi pelanggan. Setiap orang yang akan dipengaruhi adalah pelanggan.

2. Menentukan kebutuhan pelanggan.

3. Menciptakan keistimewaan produk yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.

4. Menciptakan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan produk dibawah kondisi operasi.

5. Mentransfer /mengalihkan proses ke operasi.

Pendekatan terhadap pengendalian kualitas (quality control)melibatkan beberapa aktivitas sebagai berikut :

1. Mengevaluasi performansi aktual.

2. Membandingkan yang aktual dengan sasaran.

3. Mengambil tindakan atas perbedaan antara yang aktual dan sasaran.

C. PERBAIKAN KUALITAS

Pendekatan terhadap perbaikan kualitas (quality improvement) mencakup hal hal sebagai berikut :

1. Menciptakan kesadaran dari kebutuhan dan kesempatan untuk perbaikan/peningkatan.

2. Mengamanatkan/menugaskan peningkatan kualitas, dan membuatnya sebagai bagian dari setiap deskripsi pekerjaan.

3. Menciptakan infrastruktur : menetapkan dewan kualitas, memilih proyek untuk perbaikan, menentukan/menunjuk tim, menyiapkan fasilitator.

4. Memberikan pelatihan tentang bagaimana meningkatkan kualitas.

5. Meninjau kembali kemajuan secara teratur.

6. Memberikan penghargaan kepada tim pemenang.

7. Mempropagandakan/mempopulerkan hasil-hasil perbaikan kualitas.

8. Memperbaiki sistem balas jasa (reward system) dalam menjalankan tingkat perbaikan kualitas.

9. Mempertahankan momentum melalui perluasan rencana bisnis yang mencakup sasaran untuk peningkatan kualitas.

D. Delapan Prinsip Manajemen Mutu

Sistem manajemen mutu yang diimplementasikan dengan komitmen yang konsisten, akan memberikan manfaat dan kesuksesan bagi semua pemangku kepentingan dalam organisasi kepemerintahan. Untuk mencapai manfaat dan kesuksesan tersebut harus dilandasi dengan beberapa prinsip manajemen mutu yang sudah ditetapkan dalam standar internasional.Prinsip-prinsip manajemen mutu tersebut harus ditanamkan kepada semua personil untuk dipahami mendasari tindakan-tindakan yang diperlukan dalam membangun dan menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan berkesinambungan. Tanpa menggunakan prinsip manajemen mutu tersebut, maka sesungguhnya sistem manajemen mutu tidak akan memberikan manfaat secara keseluruhanSecara singkat 8 prinsip manajemen mutu dijelaskan sebagai berikut :

a. Prinsip 1 : Fokus Pelanggan (Customer Focus)

Keberadaan organisasi sangat bergantung pada pelanggannya dan tanpa pelanggan organisasi tidak akan dapat bekerja. Kita harus berusaha mengerti dan memahami kebutuhan dan harapan yang diinginkan pelanggan. Tak lepas sebagai instansi pemerintah, terutama yang melaksanakan pelayanan publik. Publik adalah pelanggannya yang harus dilayani. Instansi pelayanan publik harus menetapkan fokus pelanggan sebagai perhatian utama dengan bentuk komunikasi yang efektif untuk mencari apa dan bagaimana kebutuhan dan harapan pelanggan.

b. Prinsip 2 : Kepemimpinan (Leadership)

Setiap Pimpinan harus menunjukkan kepemimpinannya atau ketauladanannya dengan komitmen yang konsisten bagi penerapan sistem manajemen mutu dalam organisasi. Pimpinan harus dapat menciptakan suatu lingkungan yang kondusif dan serasi dengan melibatkan semua karyawan dalam mencapai sasaran mutu organisasi. Ketauladanan untuk konsisten menerapan sistem manajemen mutu akan meningkatkan kinerja organisasi, sehingga semua karyawannya termotivasi untuk selalu bekerja efektif dan efisien dengan sistem manajemen mutu..

c. Prinsip 3 : Pelibatan Karyawan (Involvement of People)

Sisitem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan secara sendiri, semua personil dalam organisasi harus terlibat. Karyawan yang melaksanakan kegiatan proses produksi pada semua tingkatan harus dilibatkan dalam sistem manajemen mutu agar penerapannya efektif. Karyawan akan merasa terlibat dan termotivasi melaksanakan system manajemen mutu sebagai keputusan strategis untuk mencapai kinerja prima dan mampu memuaskan pelanggannya. Karyawan merupakan esensi dari organisasi dalam rangka kebutuhan bagi penerapan sistem manajemen mutu yang harus ditingkatkan kesejahteraan mereka.

d. Prinsip 4 : Pendekatan Proses (Process Approach)

Penerapan sistem manajemen mutu diawali dengan mengidentifikasi dan menetapkan proses kerja yang harus dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan. Rencana dan kendali proses harus ditetapkan secara efektif untuk mencegah penyimpangan dan ketidaksesuaian yang bakal terjadi. Proses merupakan urutan beberapa kegiatan atau suatu set kegiatan yang memerlukan sumber daya untuk mengubah masukan menjadi bentuk keluaran yang sesuai dengan yang diinginkan atau direncanakan. Tujuan pendekatan proses adalah untuk memudahkan pengukuran dan pengendalian mutu dan penyediaan sumber daya yang cukup sesuai spesifikasi yang ditetapkan secara efektif dan efisien.

e. Prinsip 5 : Pendekatan sistem pada manajemen (System Approach to Management)

Setiap pimpinan harus merencanakan dan mengembangkan sistem yang sesuai untuk memenuhi persyaratan. Setiap aktivitas dalam organisasi harus dilandasi dengan sistem yang harus dikomunikasikan kepada semua karyawan dalam organisasi. Pimpinan harus mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling berhubungan ini sebagai sebuah sistem yang berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien. Manfaat yang dicapai adalah menciptakan kendali yang efektif dalam sistem dan pendokumentasian yang terencana, sehingga mampu menghasilkan mutu produk/jasa pelayanan secara keseluruhan memenuhi persyaratan pelanggan.

f. Prinsip 6 : Perbaikan berkesinambungan (Continual Improvement)

Prinsip perbaikan berkesinambungan harus diarahkan pada semua karyawan, karena tak seorangpun mampu menjalankan sistem dengan sempurna. Semua karyawan harus dapat belajar dari kesalahan dan secara terus menerus harus memperbaiki sistem kerja tersebut. Perbaikan yang berkesinambungan merupakan bagian dari peningkatan kinerja organisasi untuk mencapai sasaran mutu.

g. Prinsip 7: Pendekatan Fakta untuk membuat keputusan (Factual Approach to Decision Making)

Keputusan yang efektif harus didasarkan pada analisis data pengukuran dan informasi obyektif sesuai fakta yang valid, jelas dan tidak bias. Analisis data dari berbagai sumber yang jelas dan terdokumentasi untuk menentukan kinerja organisasi sesuai rencana, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan, disamping untuk menetapkan keputusan dan tindaklanjut yang diperlukan. Data dan informasi tersebut harus dapat diolah dengan metoda statistik yang sesuai.

h. Prinsip 8: Hubungan Pemasok yang saling menguntungkan (Mutually Beneficial Supplier Relationships)

Pemasok atau Penyedia Jasa merupakan unsur yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan suatu organisasi. Pemasok merupakan bagian dari system manajemen mutu organisasi yang harus dikendalikan untuk mencapai suatu nilai hubungan yang saling bermanfaat dan saling menguntungkan dalam menghasilkan produk/jasa bermutu. Komunikasi yang jelas dengan Penyedia Jasa agar selalu konsisten menerapkan sistem manajemen mutu. Kerjasama yang strategis antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa akan menjamin kehandalan proses kerja dengan hasil produk/jasa secara tepat waktu, biaya yang murah dan memenuhi standar spesifikasi yang ditetapkan. Para Pimpinan Instansi harus memahami betul prinsip-prinsip manajemen mutu ini.

Kesuksesan penerapan 8 prinsip manajemen mutu tersebut akan menghasilkan manfaat bagi peningkatan kinerja yang dalam rangka penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (Good Governance) untuk mencapai kepuasan semua pemangku kepentingan dalam organisasi pemerintahan. (Sumber ISO 9000:2000).

5