bab 1
TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Penelitian
Dunia bisnis adalah dunia yang sangat dinamis yang sarat dengan pengaruh
dan perkembangan nilai–nilai yang ada di dalam lingkungan masyarakat yang
ditandai dengan perubahan–perubahan yang cukup dramatis disetiap sektor kegiatan
ekonomi. Hal ini disebabkan oleh dua kekuatan yang mendasari perubahan, yaitu
globalisasi dan kemajuan teknologi. Globalisasi menyebabkan terjadinya persaingan
internasional, karena tidak ada satupun Negara di dunia ini dapat bertahan terisolasi
dari perubahan ekonomi dunia. Sebaliknya kemajuan teknologi dalam dekade ini
menyebabkan terjadinya kemajuan yang luar biasa dalam ketersediaannya informasi
dan kecepatan informasi. Adanya dua kekuatan tersebut menyebabkan pertumbuhan
ekonomi dunia saat ini mencapai situasi dimana persaingan telah menjadi kegiatan
sehari–hari yang harus dihadapi oleh pelaku bisnis disetiap sektor kegiatan ekonomi.
Fenomena ini tidak hanya terjadi dibelahan dunia yang telah mapan
perekonomiannya, tetapi juga terjadi di negara – negara yang sedang berkembang
seperti Indonesia.
Dewasa ini negara Indonesia mengalami situasi perekonomian yang tidak
menentu. Hal ini disebabkan oleh situasi dan kondisi di Indonesia yang terpuruk
dalam berbagai masalah krisis yang berkepanjangan terutama di bidang ekonomi.
Akibat yang timbul dari situasi perekonomian yang tidak menentu ini diantaranya
banyak sekali lembaga-lembaga keuangan yang dilikuidasi dan perusahaan-
perusahaan yang menutup kegiatan operasional perusahaannya karena mengalami
kerugian terus-menerus.
1
Krisis ekonomi yang melanda Asia, khususnya Indonesia membuat
setiap perusahaan harus berhati–hati dalam melakukan aktivitas yang
berhubungan dengan pengeluaran anggaran. Artinya setiap pengeluaran yang
dilakukan harus diperhitungkan cost–benefitnya. Dalam situasi yang tidak
menentu dan cenderung spekulatif, keberadaan pengendalian internal yang
efektif sangat diperlukan setiap perusahaan. Efektivitas pengendalian internal
suatu perusahaan dapat tercemin dalam implementasi sistem akuntansinya.
Sistem informasi termasuk sistem akuntansi yang sangat dipengaruhi oleh
perubahaan dan perkembangan yang cepat seperti sekarang ini. Perubahaan
dan perkembangan ini sangat tampak pada kebutuhan dan persepsi manajerial,
pada lingkungan usaha dan pada teknologi informasi. Lingkungan yang
dihadapi perusahaan juga semakin kompleks dan menuntut. Setiap manajer
dalam suatu perusahaan membutuhkan informasi yang lebih relevan dan tepat
waktu untuk pengambilaan keputusan dan menuntut adanya sistem informasi
yang lebih cepat tanggap. Implementasi sistem informasi akuntansi
bermanfaat untuk mendapatkan informasi yang handal guna mengendalikan
kegiatan–kegiatan akuntansi, untuk mengevaluasi kerja (Performance) para
staf bagian akuntansi dan menuntut arah fungsi akuntansi perusahaan.
Dalam perusahaan terdapat macam–macam aktivitas atau kegiatan.
Salah satunya adalah aktivitas perolehan sumberdaya atau aktivitas pembelian.
Aktivitas ini sangat penting untuk pertumbuhan dan menjamin kelangsungan
hidup perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu pengawasan yang baik
untuk memastikan aktivitas tersebut berlangsung secara efektif. Dengan
2
adanya pengendalian internal dilingkungan perusahaan yang menyangkut
pembelian dan pengeluaran kas akan mengurangi terjadinya pemborosan dan
kecurangan secara material dan menjaminnya pengadaan persediaan yang
diperlukan, sehingga setiap bagian pada perusahaan dapat menjalankan
tugasnya sebaik mungkin untuk tujuan utama perusahaan. Pengendalian
disetiap perusahaan umumnya berbeda, hal ini tergantung dari besar kecilnya
perusahaan, serta jenis perusahaan itu sendiri. Dengan adanya pengendalian
internal yang baik dan tepat akan mempertahankan kelangsungan hidup suatu
perusahaan dan secara otomatis penyelewengan–penyelewengan akan dapat
dihindari.
Mengingat begitu pentingnya arti dan fungsi pengendalian internal
terutama dalam hal pembelian dan pengeluaran kas dalam suatu perusahaan
melatarbelakangi penulis untuk mengadakan penelitian dengan judul
“ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP PEMBELIAN
DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. GRAHACIPTA HADIPRANA”
B. Identifikasi Masalah
Adapun Identifikasi Masalah dalam penelitian ini antara lain:
1. Sistem pengendalian pembelian dan pengeluaran kas belum diterapkan
oleh PT. Grahacipta Hadiprana.
2. Pengendalian internal terhadap pembelian dan pengeluaran kas tidak
sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan PT. Grahacipta Hadiprana.
3. Terdapat pengaruh pengendalian internal pembelian dan pengeluaran kas
PT. Grahacipta Hadiprana.
3
4. Pengendalian internal pembelian dan pengeluaran kas PT. Grahacipta
Hadiprana kurang efektif.
5. Terdapat pengaruh pembelian dan pengeluaran kas terhadap Anggaran
Biaya pada PT. Grahacipta Hadiprana.
C. Pembatasan Masalah
1. Pengendalian Internal adalah “kebijakan dan prosedur yang diterapkan
untuk memberikan keyakinan (assurance) yang memadai bahwa tujuan
tertentu satuan usaha akan dicapai”. Didalam penelitian ini pengendalian
internal dilakukan di PT. Grahacipta Hadiprana.
2. Pembelian adalah “proses pengadaan barang dalam memilih sumberdaya-
sumberdaya, pemesanan dan perolehan barang atau jasa” . Pengeluaran
Kas adalah “Sistem pengeluaran rangkaian kegiatan bisnis dan
operasional pemerosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa”. Dalam penelitian ini
pembelian dan pengeluaran kas dilakukan di PT. Grahacipta Hadiprana.
3. Dalam menganalisa untuk mengembangkan pengetahuan yang mendalam
mengenai obyek–obyek yang akan diteliti dengan tetap mempertahankan
keutuhan dari obyek, sehingga data yang dikumpulkan dapat dipahami
sebagai salah satu keutuhan yang terintegrasi. Mengingat begitu
beragamnya pembelian jenis barang yang dibutuhkan PT. Grahacipta
Hadiprana, maka penulis membatasi pembatasan masalah hanya pada
permintaan barang-barang (IT) yang pelaksanaan pembelian dilakukan
oleh bagian logistik. Dalam menganalisa pengendalian internal terhadap
4
pembelian dan pengeluaran kas penulis mempergunakan data Anggaran
Biaya Pembelian dari tahun 2010 sampai dengan tahun 2011
D. Perumusan Masalah
Sesuai dengan judul skripsi ini dan untuk memperjelas inti persoalan
yang akan dibahas serta agar pembahasan lebih terarah, maka penulis
menetapkan pokok masalah yang akan dibahas antara lain:
1. Bagaimanakah pengendalian internal yang diterapkan oleh manajemen
atas pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Grahacipta Hadiprana?
2. Bagaimana prosedur pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Grahacipta
Hadiprana?
3. Sejauhmana keefektifan pengendalian internal terhadap pembelian dan
pengeluaran kas pada PT Grahacipta Hadiprana?
E. Tujuan Dan Manfaat Penelitiaan
Tujuannya antara lain:
1. Untuk mengetahui pelaksanaan prosedur pembelian dan pengeluaran kas
yang diterapkan pada PT. Grahacipta Hadiprana.
2. Untuk mengetahui pengendalian internal atas kegiatan pembelian dan
pengeluaran kas pada PT. Grahacipta Hadiprana sudah memadai atau
belum.
3. Untuk mengetahui peranan pengendalian internal di PT. Grahacipta
Hadiprana.
5
Manfaat yang diperoleh sebagai berikut:
1. Manfaat Praktis (Bagi perusahaan)
a. Untuk membantu PT. Grahacipta Hadiprana dalam pelaksanaan
prosedur pembelian dan pengeluaran kas.
b. Untuk membantu PT. Grahacipta Hadiprana dalam pengendalian
internal atas kegiatan pembelian dan pengeluaran kas.
c. Untuk membantu PT. Grahacipta Hadiprana dalam analisis
pengendalian internal terhadap pembelian dan pengeluaran kas PT
Grahacipta Hadiprana, apakah telah berfungsi dengan baik dan
memenuhi kriteria pengendalian internal yang aktif.
2. Manfaat Teoritis (Bagi Penulis)
a. Penulis dapat mengaplikasi ilmu pengetahuan dan keterampilan
akuntansi yang diperolehnya selama kuliah dengan penerapan pada
obyek penelitian.
b. Penulis dapat membandingkan teori yang dipelajari dengan praktek
nyata.
3. Bagi ilmu pengetahuan
Agar dapat dipergunakan sebagai bahan referensi untuk menambah
pengetahuan dalam bidang akuntansi, khususnya dalam bidang hal analisis
pengendalian internal terhadap pembelian dan pengeluaran kas pada
perusahaan tersebut.
6
F. Kerangka Berfikir
Kerangka berfikir adalah sebuah pemahaman yang melandasi
pemahaman-pemahaman yang lainnya, sebuah pemahaman yang paling
mendasar dan menjadi fondasi bagi setiap pemikiran selanjutnya. Kerangka
berfikir penelitian digambarkan dibawah ini:
Gambar 1.1 Kerangka berfikir
7
Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan, menunjukkan bahwa
pengendalian internal pembelian dan pengeluaran kas pada PT. Grahacipta
Hadiprana sangat berpengaruh dan saling berhubungan. Penelitian ini adalah
penelitian deskriptif dengan obyek penelitian PT. Grahacipta Hadiprana.
Adapun analisis data yang digunakan adalah menganalisis Anggaran Biaya
pembelian barang-barang (IT), menganalisis bentuk berkas atau dokumen
yang digunakan dalam prosedur pembelian dan pengeluaran kas.
G. Hipotesis
Uji Hipotesis atau hipotesa adalah jawaban sementara terhadap
masalah yang masih bersifat praduga karena masih harus dibuktikan
kebenarannya, oleh karena itu kebenaranya perlu diuji dengan data empiris
dan hipotesa. Biasanya diformulasikan sebagai berikut:
Ho:þ = 0 Tidak signifikan antara pembelian dan pengeluaran kas
Ho:þ ≠ 0 Terdapat signifikan antara pembelian dan pengeluaran kas
H. Sistematika Penulisan
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan latar belakang permasalahan mengenai
alasan-alasan yang menjadi dasar pertimbangan penulis dalam
pemilihan judul, perumusan masalah skripsi, tujuan dan manfaat
penelitian, hipotesis penelitian, kerangka berfikir dan sistematika
penulisan.
8
BAB II : LANDASAN TEORI
Dalam bab ini diuraikan tentang pengendalian internal, prosedur
pembelian, pengeluaran kas dan prosedur pengeluran kas,
pengendalian pembelian dan pengeluaran kas hubungan analisis
pengendalian internal terhadap pembelian atas pengeluaran kas.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum
perusahaan, sejarah perusahaan dan pemilihan obyek penelitia,
metode riset yang digunakan serta teknik pengumpulan data
dengan melakukan survei kepustakaan dan lapangan.
BAB IV : PEMBAHASAN DAN HASIL
Bab ini menjelaskan tentang hasil pembahasan yaitu,
pengendalian internal pembelian, prosedur pembelian,
pengendalian pengeluaran kas, prosedur pembayaran, dan
hubungan Anggaran pembelian.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dibahas
dalam bab-bab sebelumnya dan dapat disajikan beberapa saran
yang mungkin bermanfaat bagi perusahaan.
9
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengendalian Internal
1. Pengertian Pengendalian Internal
Menurut Abdul Halim ( 2002:189) Pengendalian Internal adalah:
“Kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan
(assurance) yang memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan dicapai”.
Menurut Arens dan Loebbecke (2005:258), Pengendalian Internal adalah:
“Sistem terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang
dirancang untuk memberikan keyakinan kepada manajemen bahwa tujuan dan
sasaran yang penting bagi satuan usaha dapat dicapai. Kebijakan dan prosedur
ini seringkali disebut persediaan dan secara bersama-sama membentuk
sturktur pengendalian internal suatu satuan usaha”.
Menurut Mulyadi (2002 : 165), Pengendalian Internal adalah :
“Sistem pengendalian yang meliputi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisien dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen”.
Menurut penulis pengendalian internal adalah sebuah sistem yang
menggabungkan unsur manusia beserta metode-metode yang diterapkan
perusahaan untuk bekerja sama agar tujuan perusahaan tercapai.
10
2. Tujuan Pengendalian Internal
a. Pendapat Amin Widjaja Tunggal (2000:3), menguraikan kembali definisi
pengendalian internal sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan
komisaris, manajemen dan personil lainnya, yang didesain untuk
memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan dalam
kategori berikut:
1). Efektifitas dan efisiensi operasi
2). Keandalan pelaporan keuangan
3). Ketaatan pada hukum dan peraturan yang berlaku
b. Pendapat Abdul Halim (2001:17), Pengendalian internal terdiri dari
kebijakan dan prosedur yang diterapkan perusahaan untuk memberikan
keyakinan bahwa tujuan tertentu dari suatu perusahaan dapat tercapai.
Adapun tujuan pokok dari pengendalian internal yang efektif sebagai
berikut:
1). Menjaga kekayaan dan catatan organisasi
2). Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3). Mendorong efisiensi
4). Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
c. Menurut penulis tujuan pengendalian internal adalah suatu sistem atau
prosedur yang dibuat oleh perusahaan dengan sengaja dan tertulis untuk
mencapai tujuan perusahaan yang efektif dan efisien.
11
3. Keterbatasan Pengendalian Internal
Suatu pengendalian internal yang disusun dengan baik tetap memiliki
keterbatasan dalam pelaksanaannya.
a. Pendapat Amin Widjaja Tunggal (2002: 26-27), mengemukakan bahwa
keterbatasan pengendalian internal terdapat disebabkan antara lain:
1). Manajemen mengesampingkan pengendalian internal
Pengendalian internal bisa saja dikesampingkan oleh manajemen,
misalnya seorang manajer senior memerintahkan bawahannya untuk
mencatat ayat-ayat jurnal dalam catatan akuntansi yang tidak
konsisten dengan substansi transaksi dan melanggar pengendalian
entitas.
2). Kesalahan yang tidak disengaja oleh personil
Sistem pengendalian internal hanya efektif apabila personil yang
menerapkan dan melaksanakan pengendalian juga efektif. Sebagai
contoh, karyawan mungkin salah memahami instruksi atau membuat
kesalahan karena ketidaktelitian pribadi, kebingungan atau kelelahan.
3). Kolusi
Efektifitas pemisahan fungsi terletak pada pelaksanaan individual
sendiri atas tugas-tugas yang diberikan kepada mereka atau
pelaksanan pekerjaan seorang diperiksa oleh orang lain. Sering
terjadi risiko bahwa kolusi antara individual akan merusak efektifitas
pemisahan fungsi.
12
b. Pendapat Abdul Halim (2002:192), menyebutkan bahwa keterbatasan
pengendalian internal disebabkan oleh manajemen tidak dapat
mencari tingkat absolute atau mutlak atas kualitas struktur
pengendalian internal, tetapi pada tingkat yang wajar, karena:
1). Kriteria biaya manfaat merupakan titik kritis bagi manajemen
dalam setiap pengambilan keputusan ekonomi. Pada kenyataanya
nilai hubungan antara manfaat dan biaya tersebut merupakan
hasil suatu estimasi dan bukan hasil pengukuran secara pasti.
2). Realisasi bahwa pengendalian tidak mempunyai pengaruh yang
signifikan terhadap efisiensi dan laba perusahaan.
B. Prosedur Pembelian
1. Pengertian Prosedur Pembelian
Kebutuhan akan informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi
keuangan, sangat dibutukan dari berbagai macam pihak yang berkepentingan.
Pihak-pihak diluar perusahaan, seperti kerditur, calon investor, kantor pajak,
dan lain-lainya. Memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan
kepentingan mereka. Disamping itu, pihak intern yaitu manajemen juga
memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan
mengambil keputusan-keputusan untuk menjalankan perusahaan. Untuk
menjamin penanganan transaksi-transaksi perusahaan secara seragam maka
13
dibuatlah suatu prosedur. Adapun beberapa definisi mengenai prosedur
pembelian menurut beberapa pendapat diantaranya:
Menurut Mulyadi (2001:5) “prosedur adalah suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan dari beberapa orang dalam suatu departeman
atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. Sedangkan menurut Cole, dalam
Zaki Baridwan (2002:3) pada buku yang berjudul Sistem Akuntansi
Penyusunan Prosedur dan metode, definisi “Prosedur adalah suatu urutan-
urutan pekerjaan kerani (klerikal), biasanya melibatkan beberapa orang dalam
suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang
seragam terahadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi”. Dari
beberapa definisi prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur
merupakan suatu urutan yang tersusun yang biasanya melibatkan beberapa
orang dalam suatu bagaian departemen atau lebih, yang disusun untuk
menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi-transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Sedangkan pengertian pembelian itu sendiri menurut Soemarso S.R
(2004:208) “pembelian adalah (purchasing) akun yang digunakan untuk
mencatat semua pembelian barang dagang dalam suatu periode”.
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2003:417), pembelian
merupakan sinonim dari pengadaan, yang diartikan sebagai berikut:
“pengadaan adalah proses bisnis memilih sumber, pemesanan, dan
14
memperoleh barang dan jasa.”. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan
bahwa pembelian merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan
barang yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahannya dimulai
dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang. Dalam mengambil suatu
keputusan atau kebijaksanan mengenai transaksi-transaksi yang terdapat
dalam kegiatan pembelian, manajemen perusahaan memerlukan banyak
pertimbangan dari beberapa faktor yang dapat mempengaruhi aktivitas
perusahaan yang harus dilakukan. Sehingga dalam mengefektifkan dan
mengefisiensikan jalannya proses transaksi pembelian diperlukan prosedur
pembelian yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam
terhadap transaksi-transaksi.
Pembelian merupakan akun yang digunakan untuk mencatat semua
barang yang dibeli perusahaan dalam suatu periode. Pembelian yang
dilakukan perusahaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan barang
perusahaan dalam memproduksi barang jadi untuk dijual kembali. Transaksi
pembelian dapat digolongkan menjadi dua, pembelian lokal dan impor.
Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan
impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. pembelian dapat dilakukan
secara kredit dan tunai. Dalam pelaksanan prosedur pembelian terdapat
beberapa hal yang harus diketahui antara lain fungsi-fungsinya yang terkait
dalam pembelian, dokumen-dokumen yang diperlukan, dokumen yang
digunakan, dan bagan alir dokumen.
15
2. Fungsi yang terkait pada prosedur pembelian
Untuk melaksanakan transaksi pembelian dalam perusahaan, fungsi-
fungsi yang dibentuk adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi
penerimaan, dan fungsi akuntansi. Pemisahan tanggung jawab fungsional
dalam pelaksanan transaksi pembelian dilakukan untuk membagi berbagai
tahap transaksi ke tangan manajer barbagai unit organisasi yang dibentuk,
sehingga semua tahap transaksi pembelian tidak diselesaikan oleh satu unit
organisasi saja. Dengan demikian dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat
internal chek diantara unit organisasi pelaksana. Beberapa fungsi yang terkait
dan memiliki tanggung jawab serta wewenang dalam melaksanakan transaksi
pembelian antara lain:
a. Fungsi Gudang
Dalam prosedur pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang
ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh
fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai tidak
diselenggarakan persedian digudang , permintaan pembelian diajukan oleh
pemakai barang.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
16
yang dipilih. Fungsi pembelian juga membuat perjanjian syarat
pembelian dengan pemasok.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk menerima barang
dari pemasok yang berasal dari transaksi retur penjualan.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
mencatat utang dan fungsi mencatat persediaan. Fungsi pencatat utang
bertanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register
bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen (bukti kas
keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan
kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi pencatat
persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan
barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa bagian-bagian yang
terkait memiliki tanggungjawab dan tugas yang berbeda dalam
melakukan transaksi pembelian.
17
3. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Pembelian
Dalam melakukan prosedur pembelian tentu saja memerlukan
dokumen guna menjamin keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan
akuntansi. Adapun dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian
antara lain:
a. Surat permintaan pembelian. Surat permintaan pembelian ini dikeluarkan
oleh fungsi gudang setelah mengetahui jumlah jenis persediaan harus
dilakukan pemesanan pembeli (reoder point) dan surat ini disertai pula
otorisasi oleh fungsi gudang.
b. Surat permintaan penawaran harga. Surat permintaan penawaran harga
dilakukan setelah mendapat surat permintaan pembelian dari fungsi
gudang. Surat penawaran harga diberikan kepada beberapa pemasok
melalui fungsi pembelian.
c. Surat order pembelian. Surat order pembelian dapat dilakukan setelah
mendapatkan penawaran harga terhadap barang yang akan dibeli dari
pemasok. Surat order pembelian dikeluarkan oleh fungsi pembelian dan
diotorisasi oleh fungsi pembelian yang kemudian diberikan kepada
pemasok.
d. Laporan penerimaan barang dilakukan oleh fungsi penerimaan, setelah
mendapatkan barang dari pemasok dan membandingkannya dengan surat
order pembelian. Laporan penerimaan barang disertai dengan otorisasi
bagian penerimaan barang.
18
e. Bukti kas keluar dilakukan oleh fungsi akuntansi setelah mendapat faktur
dari pemasok dengan membandingkan laporan penerimaan barang dari
fungsi penerimaan. Dalam mengeluarkan bukti kas keluar disertai dengan
otorisasi bagian akuntansi. Semua dokumen dalam transaksi pembelian
sangat dibutuhkan sebagai alat yang membantu keandalan dan tingkat
ketelitian dalam pencatatan akuntansi serta sebagai berikut terjadinya
transaksi pembeliaan.
4. Jaringan prosedur pembelian
Dalam melakukan prosedur pembelian perlu dilakukan jaringan
prosedur yang merupakan tahap-tahap proses terjadinya transaksi pembelian.
Beberapa prosedur pembelian antara lain:
a. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika
barang tidak disimpan digudang atau barang langsung dipakai, fungsi
yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke
fungsi pembelian dengan mengajukan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok barang yang diperlukan oleh
19
perusahaan. Maka perusahaan akan menerima penawaran harga barang
yang diinginkan dari pemasok.
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim order pembelian kepada
pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi
dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan.
d. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan memeriksa mutu, jenis kuantitas
dan mutu barang yang diterima dari pemasok. Kemudian fungsi
penerimaan mengirim barang ke fungsi gudang sebagai tempat
penyimpanan.
e. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang
atau mengarsip dokumen sumber sebagai catatan utang. Dengan terlebih
dahulu mencocokan antara penerimaan faktur dari pemasok dengan
laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan.
C. Pengerluaran Kas dan Prosedur Pengeluaran kas
1. Pengeluaran Kas
Secara garis besar pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui dua
sistem, yaitu sistem pengeluaran kas dengan uang tunai (dengan melalui dana
20
kas kecil) dan sistem pengeluaran kas dengan cheque. Pengeluaran kas dengan
cheque dinilai lebih aman dibandingkan dengan pengeluaran kas secara tunai.
Adapun menurut Mulyadi (2001:509) pengeluaran kas melalui cheque ditinjau
dari pengendalian internnya, sebagai berikut:
a. Dengan menggunakan cheque atas nama yang berwenang, pengeluaran
cheque akan diterima oleh pihak yang namanya tertulis dalam formulir
cheque.
b. Dengan menggunakan cheque, pencatatan teransaksi pengeluaran kas juga
akan direkam oleh pihak bank.
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah kesatuan yang melibatkan
bagian-bagian, formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-
alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan untuk
menangani pengeluaran kas. Berikut diuraikan mengenai hal-hal yang
berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas:
2. Macam-macam Pengeluaran Kas
Kas dalam suatu perusahaan diperlukan untuk membiyayai operasi
sehari-hari maupun untuk mengadakan investasi baru dalam aktiva tetap.
Macam-macam pengeluaran kas antara lain:
a. Pengeluaran kas yang dihasilkan dan sudah ditentukan penggunaanya
meliputi; biaya perjalanan pegawai, pembayaran pajak, biaya gaji
pegawai.
21
b. Pengeluaran kas yang disisihkan untuk jangka pendek seperti yang telah
disebutkan dilaporkan dalam neraca sebagai harta lancar.
c. Kas yang disisihkan dalam jangka panjang meliputi; pembayaran pensiun,
pelunasan pinjaman obligasi.
3. Dokumen yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:510) yaitu Sistem akuntansi pengeluaran kas
pada perusahaan menggunakan dua sistem pokok yaitu sistem akuntansi
pengeluaran kas secara tunai melalui dana kas kecil dan sistem pengeluaran
kas dengan cheque melalui bank. Dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pengeluran kas dengan cheque antara lain:
a. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian
kasir sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu,
dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan (remittance advice)
yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen
sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
b. Cheque
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank
melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang
namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam pengunaan cek
untuk pembayaran membuat cek atas nama dan membuat cek atas nama
yang ditunjuk.
22
c. Permintaan Cheque (Cheque Request)
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan
pengeluran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.
4. Prosedur Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2001:515) prosedur dalam sistem akuntansi pengeluaran
kas sebagai berikut:
a. Sistem akuntansi pengeluaran kas secara tunai yang tidak memerlukan
permintaan cheque, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1). Prosedur pembuatan bukti kas keluar
2). Prosedur pembayaran kas
3). Prosedur pencatatan pengeluaran kas
b. Sistem akuntansi pengeluran kas dengan cheque yang memerlukan
permintaan cheque, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1). Prosedur Permintaan Cheque
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan
pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cheque. Dokumen
permintaan cheque harus diotorisasi oleh kepala fungsi yang
bersangkutan dan dikirimkan kefungsi akuntansi (bagian utang).
2). Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem
pembelian atau berdasarkan permintaan cheque yang diterima oleh
fungsi akuntansi (bagian utang). Dalam prosedur bukti kas keluar,
23
bagian utang membuat bukti kas keluar yang berfungsi sebagai
perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cheque sebesar jumlah
rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirirmkan
cheque tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen
tersebut.
3). Prosedur Pembayaran Kas
Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cheque, meminta tanda tangan
atas cheque kepada yang berwenang, dan mengirimkan cheque
tersebut kepada kreditur yang namanya tertulis pada bukti kas keluar.
4). Prosedur Pencatatan Kas Keluar
Fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal
pengeluaran kas atau register cheque. Dalam ontime voucher system
dengan cash basis, disamping mencatat pengeluaran kas, pendebitan
yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu
(dalam kartu biaya dan kartu persediaan).
Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2001:513) catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cheque ada dua yaitu, jurnal
pengeluaran kas dan register cheque.
a) Jurnal pengeluaran kas
Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk
mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan
24
untuk mencatat pengeluran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.
Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam
jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap
“lunas” oleh fungsi kas.
b) Register Cheque
Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi
untuk mencatat pembelian digunakan dua jurnal yaitu register
bukti kas keluar dan register cheque. Register kas keluar digunakan
untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cheque
digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cheque.
D. Pengendalian Internal Pembelian dan Pengeluaran Kas
1. Pengendalian Internal atas Sistem Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:312) Pengendalian internal atas sistem pembelian
dalam buku sistem akuntansi yaitu:
a. Organisasi
1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi
25
pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut.
b. Sistem Otorisasi
1). Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk
barang yang disimpan didalam gudang, oleh fungsi pemakai barang
untuk barang yang langsung pakai.
2). Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
3). Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh penerimaan barang.
4). Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang
lebih tinggi.
5). Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang
dan faktur dari pemasok.
6). Pencatatan kedalam kartu hutang dan register bukti kas keluar
(voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c. Praktik yang Sehat
1). Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak pada
pemakaianya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2). Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaianya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
3). Laporan penerimaan barang bernomor urut, tercetak pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi peneriman.
26
4). Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
5). Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
pembelian.
6). Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima
dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang
tersebut dan membandingkan dengan tembusan surat order
pembelian.
7). Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses
untuk dibayar.
8). Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening control utama dalam buku besar.
9). Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk
memperoleh potongan tunai.
10). Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnnya dicap “lunas” oleh
fungsi pengeluaran kas setelah cheque dikirimkan kepada pemasok.
Menurut Midjan dan Susanto (2001:146-147), prinsip pengendalian internal
sistem pembelian antar lain:
27
a. Aktivitas dari fungsi pembelian dipisahkan terdiri dari:
1). Aktivitas pemesanan pembelian dilakukan oleh bagian diluar bagian
pembeli, yaitu pembagian penjualan untuk perusahaan dagang.
2). Aktivitas pelaksanaan pembeli dilakukan oleh bagian pembelian.
3). Aktivitas penerimaan barang yang dibeli dilakukan oleh bagian
penerimaan barang atau bagian gudang.
4). Aktivitas penyimpanan barang yang dibeli dilakukan oleh bagian
gudang.
5). Aktivitas pencatatan hasil pembelian dilakukan oleh bagian
akuntansi/administrasi persediaan kantor atau stock card.
b. Pada dasarnya bagian pembelian hanya akan melaksanakan pembelian
atas dasar permintaan dari bagian lain yang berada diluar bagian
pembelian dan hanya atas barang-barang yang telah disetujui untuk dibeli.
c. Apabila barang telah tiba, haruslah diperiksa dahulu yaitu ditimbang atau
dihitung dan kemudian diperbandingkan dengan order pembelian, baik
kuantitas, kualitas, jenis maupun ketepatan waktu tibanya barang tersebut.
Pengecekan harga dilaksanakan oleh bagian pembelian dengan
membandingkan antara faktur dengan order pembelian.
d. Harga atas barang yang telah disetujui untuk dipesan dan telah diterima
yang dicatat dan dibayar.
e. Pencatatan dalam stock card (administrasi persediaan kantor) harus tertib
baik jumlah maupun harga, demikian juga pada bin card (kartu gudang)
28
untuk fisik atas barang tersebut dan dicocokan kartu gudangnya, berikut
administrasi kantor.
f. Terus menerus diteliti atas pembelian retur maupun potongan pembelian.
2. Pengendalian Internal Atas Sistem Pengeluaran Kas
Mulyadi (2001:517-518) mengemukakan pengendalian internal atas
sistem pengeluaran kas dengan cek dirancang dengan merinci unsur
organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta unsur praktik yang
sehat yaitu sebagai berikut:
a. Organisasi
1). Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2). Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan
sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan
dari fungsi lain.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1). Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang
2). Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan
persetujuan dari pejabat yang berwenang.
3). Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas
keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang,
dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
29
c. Praktik Yang Sehat
1). Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan
pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
2). Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas
harus dicap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas
dilakukan.
3). Penggunaan rekening koran bank, yang merupakan informasi dari
pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi
pemeriksaan internal yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam
pencatatan dan penyimpanan kas.
4). Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama
perusahaan penerimaan pembayaran atau pemindah bukuan.
5). Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil,
pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui
dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest
system
6). Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada
ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
7). Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada didalam
perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian.
8). Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance).
30
9). Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian
terhadap kas yang ditangan (misalnya mesin register kas, almari besi).
10). Semua nomer cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa.
Jadi menurut uraian diatas, perusahaan dalam melaksanakan kegiatan
pembelian dan pengeluaran kas harus sesuai dengan prosedur-prosedur yang
sesuai dengan kebijakan perusahaan. Fungsi-fungsi yang melakukan
pembelian dan pengeluaran kas juga harus terpisah agar tidak terjadi
kecurangan yang akan merugikan perusahaan.
31
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada sebuah perusahaan konsultan yaitu PT.
Grahacipta Hadiprana yang beralamat Jl. Pangeran Antasari No 12 Cipete
Selatan-Jakarta Selatan.
2. Sejarah Singkat Perusahaan
Sebagai suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan jasa
konsultan kontraktor, PT Grahacipta Hadiprana kini telah menjadi suatu
perusahaan yang berkembang dengan pesat. Dimana yang semula hanya
mempunyai jumlah pegawai yang tidak lebih dari 10 (sepuluh) orang,
sekarang telah mencapai lebih dari 150 (seratus lima puluh) orang.
Latar belakang dari perusahaan ini yaitu dimulai ketika Bapak Hendra
Hadiprana kembali dari negri Belanda setelah menyelesaikan studinya di
HTS, University of Gronigen dalam bidang arsitektur. Sekembalinya beliau
dari negeri Belanda, pada tahun 1959-1962, beliau juga mendirikan sebuah
biro arsitektur dan interior dengan dibantu oleh 2 (dua) orang drafter dan 4
(empat) orang pelaksana lapangan. Proyek-proyek yang banyak ditangani
pada saat itu sebagian besar adalah rumah tinggal. Pada bulan Mei tahun
1962, beliau mendirikan Hadiprana Art Gallery dijalan paletehan 1/38, yang
32
berfungsi untuk menunjang kebutuhan barang-barang seni untuk proyek-
proyek interior yang ditanganinya. Dan pada bulan mei 1969, biro arsitektur
dan interior ini berkembang dengan pesat. Karena semakin bertambahnya
jumlah pegawai dan semakin bertambahnya kebutuhan akan ruangan, maka
pada tahun 1974 biro arsitektur dan interior ini pindah ke jalan pasir putih
III/5, ancol timur, Jakarta Utara. Dan mulai pada tanggal 24 september 1985,
biro arsitektur dan interior ini mulai menempati gedung barunya di jalan
Pangeran Antasari no 12, Cipete Selatan Jakarta Selatan dan
menyempurnakannya menjadi PT. Grahacipta Hadiprana.
Data Perusahaan
Nama Perusahaan : PT. GRAHACIPTA HADIPRANA
Bentuk Usaha : Perseroan Terbatas
Jenis Perusahaan : Jasa Konsultan Arsitektur dan Interior
Alamat Kantor : Jl. Pangeran Antasari No. 12 Cipete Selatan Jakarta
Selatan.
Kualifikasi : A
Sepecialis Usaha : Rancang Bangunan dan Interior, Supervisi, Galery
dan manajemen proyek.
Tahun Berdiri : 24 September 1959
Akte Pendirian : Akte no. 140. Notaris : Kartini Muljadi, SH
SIBP : 577/IBP/AA/DPKK/VII-87
SIUP : 09031605578
33
SIUJK : 0904.2.88.89.06212
Tanggal 30 November 1989
NPWP : 6.013.738.7-15
Bank : Bank Niaga
3. Sturktur Organisasi dan Job Deskription
Perusahaan ini dipimpin oleh suatu badan eksekutif, yakni dewan
komisaris dan dewan direksi. Dewan direksi terdiri dari direktur utama yang
dibantu oleh 2 (dua) direktur bagian, yaitu Direktur Keuangan dan Direktur
Oprasional. Direktur Keuangan bertanggungjawab kepada Direktur utama
atas pengeloloaan manajemen umum dan sirkulasi keuangan perusahaan.
Sedangkan Direktur Operasional dalam pengelolaan perusahaan dibantu oleh
dewan perencanaan dan secretariat operasi yang membawahi 4 (empat)
departemen kerja, yaitu:
a. Departemen Arsitektur
Tugas umum dari Departemen Arsitektur sendiri meliputi
pengelolaan perusahaan sehingga menjadi sumber utama kegiatan
perusahaan dengan bidang kerja arsitektur. Selain dari pada tersebut
diatas, departemen ini juga membantu dan juga mengarahkan Direktur
Operasi dalam hal konseptual dan aspek-aspek spesifik sesuai dengan
disipilin ilmu arsitektur, khususnya dibidang rekomendasi ataupun
alternatif-alternatif prinsip perancangan yang menuntut keahlian dan
34
pengalaman kerja yang profesional, serta menetapkan kendala
penggunaan dana yang tersedia untuk diterapkan dalam setiap proses
perancangan maupun dalam pelaksanaan. Dibawah departemen arsitektur
terdapat 3 (tiga) bidang kerja antara lain:
1) Autocad
Pada awalnya autocad merupakan bagian dari perencanaan yang
bertugas sebagai pendukung kebutuhan akan gambar kerja yang
memerlukan jasa komputer. Maksud dari pelepasan bidang kerja yang
memerlukan jasa komputer, yaitu agar dapat menjadi bagian yang
dapt melayani jasa komputasi dari luar perusahaan.
2) Pelaksanaan
Sebagai pimpinan dalam pelaksanaan yaitu seoarang ahli struktur,
yang dibantu oleh bidang pengendalian dan Administrasi Keuangan,
yang mengkoordinasi kerja sub bidang Logistik, Tehnik, dan
Estimasi.
Tugas-tugasnya antara lain:
a). Memimpin pelaksanan survei yang diperlukan dalam proses
perancangan.
b). Merumuskan dan menganalisa data perhitungan konstruksi, baik
untuk fasilitas bangunan maupun fasilitas bukan bangunan. Selain
itu juga mempersiapkan prancangan untuk penilaian kelayakan
struktur dan kekuatan anggaran yang bekerja sama dengan tenaga
35
ahli value engineer, untuk memastikan sistem struktur serta
metode membangun yang tepat dan optimal.
c). Bertanggungjawab atas perancangan pekerjaan sipil dan stuktur
bangunan. Khususnya untuk fasilitas bangunan dan bukan
bangunan.
d). Menetapkan rekomendasi terhadap alternatif sistem struktur yang
sesuai sebagai hasil analisa struktur, serta memberikan masukan
atau pengarahan dalam kelayakan teknis, metode pelaksanaan dan
perkiraan biaya berdasarkan perhitungan struktur.
e). Bertanggungjawab kepada koordinator Arsitektur atas pemilihan
sistem beserta perhitungan konstruksi untuk fasilitas bangunan.
Tenaga ahli pelaksana arsitek, yaitu sebagai jajaran lapangan
yang berada dibawah bagian tehnik yang terbagi menjadi 2 (dua),
yaitu Kepala Pelaksanan dan Manajer Proyek. Kepala Pelaksana
hanya bertugas sebagai pengawasan didalam proyek yang sedang
berjalan atau sedang proses. Manajer proyek bertugas mengatur
jadwal dan mengawasi jalannya perencanaan proyek yang sedang
berjalan maupun sedang proses.
b. Departemen Interior
Departemen interior dikoordinir oleh seorang kepala Departemen Interior.
Tugas kepala Departemen Interior yaitu:
36
1). Membantu dan mengarahkan direktur operasi dalam hal konseptual
dan aspek-aspek yang spesifik sesuai dengan disiplin desain interior,
khususnya dibidang rekomendasi ataupun alternatif-alternatif prinsip
perancangan yang menuntut keahlian dan pengalaman professional
yang luas. Misalnya: rancangan interior masa bangunan bertingkat
terhadap batasan ruang agar berkesan dan tampil sesuai dengan yang
diharapkan oleh pemilik., serta menetapkan kendala penggunaan dana
yang tersedia untuk diterapkan dalam setiap proses perancangan
maupun pelaksanaan.
2). Mendampingi tim perencanan dalam tahap persiapan dan presentasi
produk perancangan untuk mendapatkan persetujuan Direktur
Operasi. Departemen Interior membawahi 2 (dua) bidang kerja yaitu
Bagian Perencanan dan Bagian Produksi.
c. Departemen Manajemen Konstruksi
Fungsi kerja dari Manajemen Konstruksi ini adalah menjalakan fungsi
manajemen konstruksi pada proyek pembangunan segala jenis bangunan.
Departemen ini akan diharapkan akan lebih berkembang mengingat
wawasan kerja dan perancangan proyek oleh biro arsitektur dewasa ini
telah sampai pada tingkat pelayanan penanganan manajemen konstruksi.
d. Departemen Artwork
Departemen artwork berada dibawah pimpinan seniman yang sudah
berpengalaman yang mempunyai bidang kerja untuk mengerjakan benda-
37
benda seni yang akan mempunyai nilai tinggi, untuk departemen ini
pemilik perusahaan turun tangan secara khusus untuk mencari tenaga
kerja yang didapat dipelosok daerah-daerah, seperti Bali, Yogyakarta dan
kota-kota lain yang memiliki seni dan budaya-budaya yang tinggi, hal
tersebut dikarenakan bagian inilah yang memberikan cirri-ciri khusus dari
karya-karya PT. Grahacipta Hadiprana. Oleh karena itu pihak perusahaan
membuka gallery khusus yang bernama Galery Mitra Hadiprana yang
terletak dijalan Kemang Raya, Jakarta Selatan yang menyimpan,
memamerkan serta menjual benda-benda seni khas Hadiprana. Berikut
dibawah ini adalah gambar stuktur organisai PT. Grahacipta Hadiprana
38
Gambar 3.1Struktur Organisasi PT.Grahacipta Hadiprana
39
Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yang berbentuk
perseroan terbatas, perusahaan ini mempunyai lingkup usaha sebagai berikut:
1. Arsitektur ( Design): Pembuatan program
Pengolahan proyek
Manajemen Konstruksi
Studi Kelayakan
Riset Perancangan
Penelitian Historis
Perancangan Arsitektur
Studi Rehabilitas dan Restorasi
Riset Teknologi Arsitektur
Gambar Kerja dan Spesifikasi
Evaluasi Pasca Kontrak
Arsitektur Landscape
Perencanaan Induk Kawasan
Studi Lingkungan
Perencanaan Sumberdaya
Studi Konservasi
2. Interior (Design): Pembuatan Program Studi Kelayakan dan Penggunaan Barang
Rancangan Interior
40
Manajemen Konstruksi
Rancangan Furniture
Peletakan dan Pemilihan Furniture
Gambar Kerja dan Spesifikasi
Jasa Koordinasi Furniture
Jasa Koordinasi Bangunan
Prosedur Kontrak
Administrasi Kontrak
Evaluasi Pasca Kostruksi
3. Artwork (Design): Pembuatan Program Studi Pemanfaatan Ruang
Perancangan Artwork
Pemilihan Artwork
Prosedur Kontrak
Administrasi Kontrak
Evaluasi Pasca Konstruksi
41
4. Construktion: Pelaporan Kepada pemilik Proyek
Koordinasi Perancangan
Koordinasi Tender
Koordinasi Sub-Kontraktor
Pengelolaan Jadwal dan Anggaran Proyek
Kendali Mutu
Ada pun uraian wewenang dan tanggungjawab dari masing-masing
bagian inti dari struktur organisasi PT. Grahacipta Hadiprana antara lain:
1. President Commisioner/Presiden Komisaris
a. Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui rapat direksi serta
menindaklanjutinya melalui kebijakan dan ketentuan perusahaan.
b. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan operasi perusahaan dan
mengawasi semua pelaksanan tugas oleh setiap bagian perusahaan.
2. Direktur Utama
a). Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
b). Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya
bekerjasama dengan MD atau CEO)
c). Memimpin rapat umum, dalam hal untuk memastikan pelaksanaan
tata-tertib keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi
secara tepat menyesuaikan alokasi waktu per item masalah
42
menentukan urutan agenda mengarahkan diskusi ke arah konsensus
menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.
d). Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan
dunia luar.
e). Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari
board sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas.
f). Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOC (Board
Of Commisioner) atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang
diputuskan, dalam meeting-meeting BOC.
g). Menjalankan tanggungjawab dari direktur perusahaan sesuai dengan
standar etika dan hukum, sebagai referensi didalam perusahaan
(apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin Anda
gunakan).
3. Direktur Operasional
a). Menetapakan recana kerja operasional perusahaan dan kebijaksanaan
dalam pengembangan perusahaan.
b). Menetapkan kepengurusan perusahaan yang dilaksanakan oleh
perusahaan
c). Memimpin semua kegiatan dan perencanaan didalam perusahaan
d). Menyetujui rencana kerja masing-masing bagian yang dibawahnya
dan menetapkan dalam bidangnya
43
e). Memberikan keputusan untuk menyelesaikan soal prinsipil dalam
bidangnya
f). Perencanaan, koordinasi dan pengawasan kegiatan perusahaan.
g). Persiapan perencanaan dan design pekerjaan yang akan dilaksanakan,
penyusunan rencana kerja dan pelaksanaannya
h). Pengawasan pelaksanaan
i). Menyiapkan kontrak dengan pemborong /pelaksana pekerjaan,
pengawasan pelaksanaannya dan pemeriksaan dilapangan
j). Mengusahakan agar semua kegiatan dibagian-bagian yang dibawahi
berjalan lancar dan mengusulkan penyesuaian terhadap kebijaksanaan
perusahaan.
4. Finance/bagian keuangan
a). Menyusun Cash Flow, Budget dan Forecast perusahaan sebagai dasar
pertimbangan kebijakan management perusahaan.
b). Memonitor atau memantau Prosedur penagihan yang dilakukan bagian
penagihan dan atas permasalahan yang terjadi di bagian penagihan
untuk segera dicairkan secara pemecahan atau penyelesaian masalah
tersebut. Pekerjaan kasir (Review Laporan Mingguan/Bulanan Kasir).
Daily cash/bank movement (pengeluaran/penerimaan), Rekonsiliasi
Bank.
44
c). Melaporkan secara berkala atas saldo piutang macet yang memang
memerlukan penanganan management perusahaan. (Berdasarkan
laporan yang dibuat oleh Bag. Pengihan setiap bulan)
5. Accounting
a). Bertanggungjawab atas kelancaran seluruh aktifitas didepartemen
Finance/Accounting atau seluruh pelaksanaan Job Description yang
telah ditentukan kepada masing-masing supervisor dan staffnya yang
dipimpinnya.
b). Bertanggungjawab atas penyusunan laporan keuangan perusahaan
(final) baik bulanan maupun tahunan.
c). Membuat analisa laporan keuangan perusahaan untuk pertimbangan
kebijakan finansial manajemen perusahaan.
d). Memeriksa dan melakukan verifikasi atas semua transaksi keuangan
perusahaan beserta kelengkapan dokumennya
e). Bertanggungjawab atas kontrol terhadap Asset perusahaan.
f). Bartanggungjawab atas penyusunan laporan perpajakan perusahaan.
g). Bertanggungjawab atas kelancaran pemeriksaan yang dilakukan baik
oleh Auditor Eksternal maupun Internal perusahaan.
6. Kepala HRD
a). Mempersiapkan SDM, terampil sesuai dengan permintaan perusahaan.
b). Mempersiapkan penggajian karyawan.
c). Melakukan recruitment.
45
d). Melakukan kegiatan orientasi kerja untuk pegawai baru.
e). Menyusun dan membuat kontrak kerja untuk pegawai baru.
f). Mempersiapkan administrasi jamsostek.
g). Mempersiapkan form HRD, lembur, cuti, penambahan, pengurangan.
h). Bersama manajemen melakukan penilaian prestasi kerja.
i). Mengkaji draft kontrak dengan pihak ke dua jika diminta.
j). Melakukan kontrol terhadap kontrak-kontrak dengan pihak kedua.
k). Melakukan kegiatan dibidang personalia.
7. Departemen Logistik (bagian penawaran dan pembelian)
a). Meminta penawaran kepada supplier sesuai dengan permintaan User.
b). Memeriksa kesesuaian penawaran dengan permintaan.
c). Memeriksa harga pembelian terdahulu.
d). Memberikan kumpulan penawaran kepada price controller.
e). Membuat Surat Order dan Surat Perintah Kerja (SPK).
f). Meminta persetujuan pembelian kepada project control.
g). Mengirimkan Surat Order dan SPK kepada supplier.
h). Membantu follow up ke supplier atas ketepatan pengiriman/pekerjaan
supplier.
i). Mencari supplier.
j). Memeriksa hasil kerja supplier secara berkala ke lapangan.
k). Bertanggungjawab atas tersediannya barang/pekerjaan sesuai dengan
waktu yang ditentukan dan sesuai permintaan.
46
8. Departemen IT
a). Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan.
b). Merencanakan Anggaran biaya pembelian
c). Mencari Spesifikasi Komputer yang sesuai permintaan user
d). Memesan hardware IT , software dan hal-hal lain yang berhubungan
dengan hal tersebut.
e). Instalasi, perawatan dan penyediaan dukungan harian baik untuk
hardware dan software Windows & Macintosh, peralatan termasuk
printer, scanner, hard-drives external.
f). Korespondensi dengan penyedia jasa eksternal termasuk Internet
Service Provider, penyedia jasa Email, hardware dan software
supplier.
g). Menyediakan data/informasi yang dibutuhkan untuk pembuatan
laporan departmen regular.
h). Menerima dan memeriksa barang yang sudah di pesan.
B. Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, pengumpulan dan pengolahan data dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
1. Studi Kepustakaan
Penelitian ini dilakukan untuk memperoleh landasan teoritis, yaitu
memperoleh pengetahuan secara teoritis dengan membaca literature, text
47
book, internet dan karya tulis lainnya yang berhubungan dengan masalah yang
diteliti, sehingga data tersebut dapat digunakan untuk mengadakan
pendekatan teoritis terhadap data yang diperoleh dari penelitian lapangan.
2. Studi Lapangan
Penelitian dilakukan untuk memperoleh data primer, yaitu melalui:
a). Wawancara langsung kepada pihak manajemen dan karyawan PT.
Grahacipta Hadiprana
b). Pengamatan langsung (observasi) mengenai objek yang diteliti, untuk
mendapatkan objek yang lebih jelas mengenai pengendalian internal
pembelian dan pengeluaran kas.
C. Metode Analisis Data
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis
dengan mempelajari secara rinci permasalahan yang terjadi dengan tinjauan
analisis yang ada.
D. Definisi Operasional Variabel
Berkaitan dengan judul “Analisis Pengendalian Internal Terhadap
Pembelian dan Pengeluaran Kas Pada PT. Grahacipta Hadiprana” maka penulis
akan menjabarkan definisi dari setiap variabelnya.
1. Analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan,
dsb) untuk mengetahui keadaan yg sebenarnya (sebab-musabab, atau
perkaranya).
48
2. Pembelian adalah suatu aktifitas membeli barang untuk digunakan sebagai
fasilitas atau pendukung suatu pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lancar.
3. Pengeluaran kas adalah aktifitas yang timbul karena adanya kegiatan
pembelian, dengan kata lain pengeluaran kas merupakan pembayaran
kewajiban perusahaan kepada pihak luar dan harus dibayar tepat waktunya
dalam jumlah yang tepat.
4. Pengendalian Internal adalah sebuah sistem yang menggabungkan unsur
manusia beserta metode-metode yang diterapkan perusahaan untuk bekerja
sama agar tujuan bisnis perusahaan dapat tercapai.
49
BAB IV
PEMBAHASAN DAN HASIL
A. Analisis Pengendalian Internal Terhadap Pembelian Dan Pengeluaran Kas
Pada PT. Grahacipta Hadiprana.
Secara umum, pengendalian internal merupakan bagian dari masing-
masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman operasional
perusahaan atau organisasi tertentu. Perusahaan pada umumnya menggunakan
sistem pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan dan
mencegah terjadinya penyalahgunaan sistem. Oleh karena itu pembelian dan
pengeluaran kas pada PT. Grahacipta Hadiprana perlu adanya pengendalian yang
baik dari pihak manajemen perusahaan terhadap prosedur pembelian dan
pengeluaran kas.
1. Pengendalian Internal Pembelian Pada PT. Grahacipta Hadiprana
Pengendalian Internal Pembelian berdasarkan tahap survei
pendahuluan didapatkan informasi mengenai kegiatan operasional perusahaan
sebagai berikut:
a. Perusahaan memilki kegiatan pembelian barang-barang IT secara tunai
dan secara jatuh tempo, tetapi sebagian besar kegiatan pembelian sekitar
80% dilakukan secara jatuh tempo.
b. Pembelian barang-barang IT dari Hardware maupun Software,
pembeliannya dilakukan disekitar Jakarta dan Tangerang saja.
50
c. Pembelian barang-barang IT dilakukan jika ada form permintaan barang
dari user dan sudah disetujui.
d. Perusahaan berhubugan baik dengan para pemasoknya atau suppliernya.
e. Perusahaan memiliki 2 (dua) gudang yaitu gudang atas dan gudang
bawah. Gudang atas berfungsi untuk persediaan barang-barang IT yang
masih berfungsi atau masih bisa dipakai. Sedangkan gudang bagian
bawah berfungsi untuk barang-barang IT yang sudah rusak atau tidak
terpakai.
Didalam permintaan pembelian barang-barang IT terdapat
prosedur yang wajib dilaksanakan antara lain:
1). User mengisi Form Permintaan Barang IT (FPB-IT) yang telah
disetujui dan ditandatangani oleh kepala departemen/kepala Divisi
dan menyerahkan ke bagian IT.
2). IT melakukan pengecekan atas persediaan barang (stock) yang ada
digudang atas, dari permintaan user.
3). Jika ada stock digudang, maka IT memberikan barang tersebut dengan
meminta user mengisi Form Serah Terima Barang IT (FSTB-IT) dan
membantu menginstal jika diperlukan.
4). Jika tidak ada stock, dimana harga pembelian harga barang tersebut
kurang dari 1 (satu) juta rupiah, maka IT dapat melakukan pembelian
langsung dengan meminta pengeluaran kas secara kasbon kepada
bagian keuangan (Finance) atau bagian kasir, dengan meminta
51
persetujuan dari Project Support Head dan Controller dengan
melampirkan FPB dan form kas bon (yang telah ditanda tangani
lengkap).
5). Jika harga barang yang diminta diatas 1 (satu) juta rupiah, maka
kepala IT melaporkan (information) ke Project Head dan
mengambilkan FPB-IT kepada user untuk diajukan kepada
kadep/kadiv yang bersangkutan.
6). Kadep terkait meminta approval kepada bagian Controller
(mengkonfirmasi Budget) dan Project Support Head.
7). Project Support Head memberikan FPB tersebut ke bagian logistik
dan menugaskannya untuk mencari 3 (tiga) penawaran beserta
kelengkapannya (lampirannya).
8). Logistik menyerahkan FPB dan hasil 3 (tiga) penawaran tersebut
kepada IT untuk diverifikasi mengenai kesesuaian spesifikasi
kebutuhan dan menyerahkan kepada Project Support Head.
9). Project Support Head menentukan 1(satu) penawaran yang terbaik,
dan dan menginformasikan ke bagian Controller (memverifikasi)
serta menugaskan logistik untuk membuat Surat Perintah Kerja (SPK)
dan Purchase Order (PO) serta melakukan pembelian.
10).Barang yang sudah datang diserahkan ke bagian IT untuk di cek
apakah sesuai permintaan user.
52
Dokumen-dokumen yang digunakan didalam pembelian permintaan
antara lain:
a. Form Permintaan Barang
Form Permintaan barang dibuat oleh user setelah disetujui dan telah
ditanda tangani.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat permintaan penawaran harga dibuat oleh bagian pembelian (logistik)
yang ditujukan kepada Supplier dengan tujuan agar Supplier
mengirimkan penawaran harga atas barang yang ingin dibeli berdasarkan
harga, kualitas, kuantitas, jangka waktu pembayaran, dan waktu
pengiriman barang.
c. Surat Perintah Kerja (SPK)
Surat Perintah kerja dibuat oleh bagian pembelian (logistik) yang
ditujukan untuk Supplier, agar permintaan barang segera diadakan.
d. Purchase Order (PO)
Dibuat oleh bagian pembelian (logistik) setelah penawaran disepakati
yang ditujukan kepada Supplier yang ditunjuk untuk mengadakan sesuai
barang yang diminta dengan berdasarkan kesepakatan yang sudah dibuat
dalam hal harga, kualitas, kuantitas, jangka waktu pembayaran dan waktu
pengiriman barang.
53
e. Surat Jalan
Merupakan surat yang diterima oleh bagian IT dari Supplier sebagai bukti
bahwa barang IT yang telah dipesan telah diterima dan sudah dicek
dengan baik.
f. Invoice
Merupakan tagihan yang diberikan oleh Supplier kepada pihak
perusahaan, yang berisi nama barang, harga, kualitas, kuantitas, total
harga dan jangka waktu pembayaran. Berikut gambar prosedur
permintaan pembelian barang-barang IT dibawah ini:
54
Gambar 4.1Prosedur Permintaan Pembelian Barang IT
55
2. Analisa Bagian Pembelian
a. Analisa Staf Bagian Pembelian
Menyadari betapa pentingnya tugas dan tanggungjawab
pembelian, maka bagian pembelian harus didukung staf-staf yang
memiliki kemampuan dan sikap mental yang baik, antara lain:
1). Staf bagian pembelian harus memiliki kesadaran dan tanggung jawab
penuh akan tugas-tugasnya.
2). Staf bagian pembelian harus berpengetahuan luas dan memiliki
keahlian dibidangnya, contoh ahli dibidang penawaran dalam
pembelian
3). Staf pembelian harus bertindak sopan
4). Staf pembelian harus mampu memperbaiki diri sendiri.
5). Staf pembelian harus mampu mencari informasi yang akurat.
Menurut penulis hal tersebut diatas telah dilaksanakan
perusahaan dengan baik, karena dengan adanya staf pembelian yang
memliki kemampuan dan sikap mental yang baik maka perusahaan
semakin memiliki mutu dan kualitas yang tinggi dan hal ini akan semakin
menguntungkan perusahaan.
b. Analisa Fungsi Bagian Pembelian
Bagian ini mempunyai fungsi yang sangat penting bagi
perusahaan yaitu untuk mengadakan pembelian dan mengadakan barang
56
yang diperlukan dalam jumlah, waktu, harga, dan mutu yang tepat. Bagian
pembelian di dalam perusahaan mempunyai fungsi antara lain:
1). Fungsi penurunan biaya atau penawaran
2). Fungsi pengadaan persediaan
3). Fungsi pembelian barang-barang maupun suku cadang untuk
keperluan perusahaan.
Menurut penulis dari fungsi bagian pembelian di PT. Grahacipta
Hadiprana telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan fungsinya masing-
masing. Buktinya selama ini perusahaan berjalan cukup baik.
c. Hasil Analisa Data Pembelian
Berdasarkan data hasil pemakaian biaya pembelian barang-
barang IT dari tahun 2010 sampai tahun 2011 (lihat lampiran Anggran
Biaya Pembelian tahun 2010 sampai 2011), dapat diketahui bahwa trend
pemakaian barang-barang IT jauh berbeda, pembelian pada tahun 2010
dengan tahun 2011. Hal ini disebabkan banyak faktor permintaan
pembelian barang-barang IT, baik dari segi frekwensi bertambahnya user
baru (Karyawan baru), dari frekwensi kerusakan pada Hardware, maupun
dari segi harga barang-barang IT yang selalu fluktuasi mata uang rupiah
per-dolarnya yang tidak setabil. Dari data yang didapat, bisa disimpulkan
bahwa prosentase pemakaian biaya yang besar dalam pembelian barang-
barang IT pada tahun 2011. Ini karena disebabkan beberapa faktor antara
lain:
57
1). Bertambahnya karyawan baru pada tahun 2011, akibatnya pembelian
komputer meningkat.
2). Frekwensi kerusakan pada Hardware, seperti monitor komputer,
memori, printer, mouse,dan lain-lain.
3). Padatnya jadwal perbaikan dan service komputer sehingga banyak
sparepart yang harus dibeli.
4). Pembuatan Anggaran biaya setahun sebelum pembelian, misalnya
untuk tahun pembelian 2010 biaya anggaran dibuat pada tahun 2009
sedangkan anggaran pembelian untuk tahun 2011 biaya anggaran
dibuat pada tahun 2010. Pembelian barang-barang IT untuk tahun
2011 meningkat untuk pembelian komputer, karena kebutuhannya
semakin banyak. Berikut ini penulis lampirkan Anggaran Biaya
pembelian barang-barang IT tahun 2010 dan tahun 2011
3. Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Pada PT Grahacipta Hadiprana
Sistem pengendalian intern pengeluaran kas pada PT. Grahacipta
Hadiprana. Perusahaan ini didasarkan pada unsur-unsur pengendalian intern
pengeluran kas. Unsur-unsur tersebut perlu diterapkan untuk mengurangi
resiko terjadinya kesalahan ataupun penggelapan terhadap aktivitas transaksi
pengeluaran kas perusahaan. Unsur-unsur antara lain:
58
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas
PT. Grahacipta Hadiprana mempunyai struktur organisasi yang
lurus yaitu berdasarkan atas kedudukan dan wewenang dan
tanggungjawab. Struktur organisasi merupakan panduan bagi setiap
karyawan bagi setiap karyawan dalam melaksanakan tugas dan
wewenangnya. Dari struktur organisasi terlihat dari fungsi kasir dan fungsi
keuangan dipisahkan secara tegas. Hal ini sesuai dengan unsur
pengendalian intern, dimana salah satunya adalah ada pemisahan tugas
fungsional secara tegas antara kedua fungsi yang berkaitan. Tugas
pemisahan secara tegas menjadikan terdapatnya dua pihak yang
memegang data mutasi kas perusahaan sehingga catatan aktivitas kas
perusahaan dapat diawasi dengan baik yang artinya catatan akuntansi yang
diselenggarakan fungsi keuangan dapat berfungsi sebagai pengawasan
semua mutasi kas yang disimpan oleh fungsi kas. Sehingga dengan
adanya pemisahan tugas ini akan menghasilkan informasi yang wajar dan
dapat dipercaya serta mengurangi kesempatan manipulasi pencatatan.
b. Sistem dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi
transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang
untuk mensetujui terjadinya transaksi tersebut. Dengan demikian otorisasi
akan menjamin dihasilkan dokumen yang dapat dipercaya sehingga
menghasilkan pencatatan yang dapat dipercaya dan teliti. PT. Grahacipta
59
Hadiprana dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan telah
dilaksanakan sesuai dengan unsur- unsur pengendalian intern antara lain:
1). Pada perusahaan transaksi pengeluaran kas hanya boleh dilakukan
setelah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang yaitu Kepala
Divisi atau Kepala Departemen dan Bagian Finance (Keuangan)
2). Pencatatan dalam Laporan hasil harian pada perusahaan telah
mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dengan
membubuhkan tanda tangan Bagian Finance.
3). Pengeluaran kas hanya bersumber dari anggaran biaya pembelian,
karena perusahaan bergerak didalam bidang jasa, dimana setiap user
atau pemakai menggunakan komputer, jadi untuk pembelian barang-
barang IT (Komputer) harus berdasarkan kebutuhan user (Pemakai).
c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit organisasi.
PT. Grahacipta Hadiprana dalam melaksanakan praktik yang
sehat pada pengeluaran kas yang telah dilaksanakan sesuai dengan unsur-unsur
pengendalian intern di antaranya:
1). Semua transaksi pengeluaran kas dipertangungjawabkan oleh bagian
finance salah satunya memakai invoice dimana permintaan dana,
dicairkan melalui cash, bank, atau orang yang bersangkutan.
Pengawasan ini dilakukan oleh bagian finance.
2). Setiap pengeluaran kas perusahanaan file dikirim ke Head Office, lalu
di Report. Dalam hal ini merupakan langkah preventif terhadap
60
kemungkinan penyelewengan penggunaan kas serta memastikan dan
keandalan data informasi akuntansi.
3). Semua kwitansi bukti pengeluaran kas telah bernomor urut dan
dibubuhi tanda tangan pihak yang berwewenang. Hal ini merupakan
tindakan untuk mengantisipasi penggandaan kwitansi dan tindakan
kecurangan kas perusahaan.
4). Perusahaan telah menggunakan rekening koran untuk mengetahui
saldo kasnya yang ada dibank, selanjutnya dilakukan rekonsiliasi
bank.
5). Untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil dan rutin terjadi,
perusahaan telah menyelenggarakan dana kas kecil atau Kasbon.
4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas di PT. Grahacipta Hadiprana dilakukan dengan
menggunakan dana kas kecil untuk jumlah pengeluaran yang relatif
kecil karena tidak efektif jika menggunakan cheque, sedangkan
untuk pengeluaran yang relatif besar menggunakan kas di tangan dengan
pembayaran jatuh tempo. Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi
Pengeluaran Kas sebagai berikut:
a. Fungsi Yang Memerlukan Kas
Dalam sistem akuntansi pengeluran kas, fungsi ini dapat dilaksanakan
oleh semua bagian yang ada di perusahaan yang memerlukan pengeluaran
untuk melaksanakan kegiatan pembelian atau permintaan pembelian.
61
b. Fungsi Pemegang Dana Kas, Kas Kecil dan Kas Bank
Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas, bagian kasir bertanggungjawab
untuk mengeluarkan dana kas, kas kecil dan dana Kas Bank kepada
bagian yang memerlukan pengeluaran kas dalam melaksanakan kegiatan
dan transaksi-transaksinya dengan jumlah yang sesuai dengan yang
tercantum dalam bukti kas keluar.
c. Bagian Kasir
Dalam sistem Akuntansi pengeluaran kas, bagian kasir bertanggunjawab
atas pembuatan bukti kas keluar sebagai perintah pengeluaran kas dan
mencatat transaksi pengeluaran kas.
62
Gambar 4.2Siklus prosedur pembayaran
PT Grahacipta Hadiprana
63
Dari siklus prosedur pembayaran PT. Grahacipta Hadiprana dapat
dideskripsikan sebagai berikut:
a. Penerimaan berkas penagihan dan pembayaran hanya dilakukan pada hari
selasa dan rabu, jika berkas penagihan diterima selain hari selasa dan rabu,
cek apakah penagihan tersebut diperuntukan pembayaran DP. Jika ya,
maka pembayaran untuk DP harus segera diperoses.
b. Cek kelengkapan dan keakuratan berkas. Jika berkas belum lengkap dan
akurat, maka Bagian Finance berhak untuk menolak memproses
pembayaran. Pihak 2 terkait harus melengkapi berkas terlebih dahulu.
c. Input data ke SAP-AP, lalu kelengkapan berkas diserahkan ke kepala
Accounting untuk diserahkan.
d. Kepala Accounting akan mengecek, jatuh tempo/termin pembayaran, cek
apakah tagihan + PPN/non PPN di SAP dan posting ke SAP.
e. Kepala Accounting (Ka ACC) buat cheque, Bilyet Giro, Cheque Cash
bila supplier baru atau jika pembayaran internal dan urgent.
f. Staf finance membuat voucher bank untuk diserahkan ke Ka. ACC.
g. Ka. ACC mengecek kelengkapan Voucher bank lalu membuatkan tanda
terima BG/Cheque Cash dan minta persetujuan Kepala Departemen atau
Direktur Utama.
h. Setelah disetujui oleh Kepala Departemen/Direktur utama, maka Ka ACC
melakukan pengurangan saldo buku bank di komputer, lalu memberikan
BG/Cheque Cash tersebut ke staf finance untuk dilakukan pembayaran.
64
i. Staf finance membutakan tanda terima kelengkapan berkas dari supplier
dan melakukan pembayaran.
j. Setelah dibayarkan, staf finance (AP2) menyerahkan bukti pembayaran
ke staf finance (AP1) untuk di input ke saldo proyek
k. Staf finance (AP2) menyerahkan berkas-berkas (foto copy) supplier untuk
diarsipkan ke bagian ACC.
B. Sistem Pengendalian Internal PT. Grahacipta Hadiprana
Sistem pengendalian internal adalah suatu perencanaan yang meliputi
struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang
digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta
milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong
efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang
telah ditetapkan. Adapun sistem pengendalian internal yang diterapkan oleh PT
Grahacipta Hadiprana antara lain:
1. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas. Struktur organisasi dalam suatu perusahaan merupakan hal yang
penting bagi kinerja perusahaannya. Dalam menjalankan usahanya PT.
Grahacipta Hadiprana menggunakan struktur organisasi yang berbentuk garis
lurus yaitu struktur yang menggambarkan dimana pimpinan melimpahkan
wewenangnya kepada bawahanny. Didalamnya terdapat garis wewenang
yang menghubungkan secara vertical yaitu antara atasan dan bawahan.
65
2. Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Setiap
organisasi dituntut untuk melakukan aktivitasnya secara efektif dan efisien.
Salah satu cara yang digunakan adalah dengan pembagian wewenang yang
ada ke fungsi-fungsi lainya. Pembagian wewenang melalui pemberian sistem
otorisasi atas transaksi-transaksi yang telah dilaksanakan. Dengan sistem
otorisasi untuk setiap transaksi yang telah terjadi harus diotorisasi oleh
karyawan yang berwenang. Hal ini dimaksudkan agar dapat menjamin
dihasilkannya dokumen-dokumen yang dapat dipercaya bagi proses
pencatatan aktivitas transaksi perusahaan guna melindungi kekayaan
perusahaan. PT. Grahacipta Hadiprana telah melakukannya dengan sistem
otorisasi.
3. Praktek yang sehat dalam melakukan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Untuk mencapai tujuan sistem pengendalian intern, pihak perusahaan harus
dapat menciptakan praktik yang sehat bagi setiap fungsi atau fungsi unit
organisasi. Hal ini dilakukan terutama untuk menghindari penyalahgunaan
tanggung jawab dan wewenang masing-masing fungsi yang terkait dengan transaksi
pengeluaran kas perusahaan pada PT. Grahacipta Hadiprana
untuk menciptakan praktek yang sehat dari setiap fungsi organisasi yaitu
setiap pengeluaran kas sekecil apapun telah memiliki bukti kwitansi yang
bernomor urut.
66
4. Karyawan merupakan unsur yang paling penting dalam perusahaan.
Jika perusahaan yang memiliki karyawan yang berkompeten dan
bertanggung jawab, maka unsur pengendalian lain dapat dikurangi. Jadi
bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan dan berbagai cara menciptakan praktik yang sehat sudah
diterapkan perusahaan sesuai dengan unsur pengendalian intern bila
karyawan yang melaksanakan tidak kompeten dan tidak bertanggungjawab
maka tujuan sistem pengendalian intern akan sulit tercapai. Untuk
memperoleh karyawan berkompeten PT. Grahacipta Hadiprana melakukan
beberapa langkah antara lain:
a). Seleksi bahan calon karyawan, yang diutamakan yang telah
berpengalaman dalam bidangnya. Dan sesuai dengan bidang yang dicari
dan diperlukan oleh perusahaan.
b). Wawancara (Interview), kepada calon karyawan yang dilakukan oleh
HRD dan Kadep atau kadiv salah satu departemaen yang membutuhkan.
c). Tes Kesehatan (Pshycotest).
d). Tes tertulis yang telah di format atau dibuat khusus dari perusahaan. Dan
harus dijawab secara benar, agar tes terlewati dengan lancar.
e). Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dari fungsi setiap unit
organisasi. Pembagian tugas dan tanggungjawab fungsional serta
pelaksanaan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang telah
67
ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik. Jika tidak diciptakannya
praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.
Sesuai dengan ulasan diatas dalam prekrutan karyawan PT, Grahacipta
Hadiprana telah dilakukan seleksi dan analisis seperti disyaratakan dalam prinsip
pengendalian intern. Calon karyawan harus melewati semua langkah-langkah
yang telah ditetapkan perusahaan untuk menjadi karyawan. Karyawan yang
diterima oleh perusahaan terlebih dahulu akan dikontrak oleh perusahaan yang
artinya karyawan tidak langsung diterima langsung menjadi karyawan tetap tetapi
dikontrak dengan jangka waktu tertentu, yaitu enam bulan masa percobaan.
Setelah itu apabila kinerjanya baik maka kontrak akan diperpanjang oleh
perusahaan.
68
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Dilihat dari pembelian PT. Grahacipta Hadiprana untuk kegiatan operasional
pembelian barang-barang IT cukup banyak dan sebagian besar pembeliannya
dilakukan secara jatuh tempo, disebabkan pembelian dalam jumlah biaya yang
relative besar. Di dalam pembelian terdapat prosedur-prosedur yang harus
dilaksanakan, seperti prosedur permintaan barang-barang IT , pembelian
dilakukan jika ada Form Permintaan Barang dari user dan sudah disetujui.
Adapun dokumen yang terkait didalam pembelian antara lain Form
Permintaan Barang, Surat Permintaan Penawaran, Surat Perintah Kerja (SPK)
atau Purchase Order (PO), Surat Jalan, dan Invioce, dapat disimpulkan bahwa
proses dan prosedur pembelian yang dilakukan oleh PT. Grahacipta
Hadiprana sesuai dengan rencana yang sudah dibuat.
2. Pengeluaran kas di PT. Grahacipta Hadiprana dilakukan dengan menggunakan
dana kas kecil untuk jumlah pengeluaran yang relatif kecil karena tidak efektif
jika menggunakan cheque. sedangkan untuk pengeluaran kas yang relatif
besar menggunakan kas ditangan dengan pembayaran jatuh tempo.
Pengeluaran kas hanya bersumber dari Anggaran Biaya Pembelian yang sudah
dibuat dan sudah direncanakan, dalam hal ini semua transaksi pengeluaran kas
dipertanggungjawabkan olen bagian Finance (Keuangan). Pengeluaran kas
69
PT. Grahacipta Hadiprana berkaitan dengan Anggaran, dimana Anggaran
yang direncanakan untuk tahun 2011 mengalami Overload (Berlebihan), hal
ini disebabkan banyak faktor permintaan barang-barang IT antara lain
bertambahnya karyawan baru yang masuk , kerusakan pada Hardware seperti
(monitor komputer, memori, komputer, printer, dan lain-lain), padatnya
jadwal perbaikan service komputer dan pembelian sparepart, harga barang-
barang IT yang selalu fluktuasi mata uang rupiah per dolarnya yang tidak
stabil. Setelah hasil survei dan hasil analisis dapat dilihat bahwa dalam
pembuatan Anggaran Biaya Pembelian Barang-brang IT pada PT. Grahacipta
Hadiprana Jakarta, kurang efektif.
B. Saran
Berdasarkan hasil analisis penulis sedikit menyarankan pada PT.
Grahacipta Hadiprana Jakarta dalam pembuatan Anggaran Biaya Pembelian
Barang-barang IT antara lain:
1. Perencanaan yang baik, yaitu salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini
merupakan dasar dalam pembuatan Anggran. Anggaran harus bersifat formal
artinya anggaran disusun dengan sengaja, tertulis dan dibuat secara teliti
sehingga tidak menimbulkan peningkatan biaya.
2. Pengawasan yang baik, yaitu perusahaan diminta mengadakan pengawasan
agar rencana yang telah disusun sebelumnya dapat tercapai, dengan demikian
pengawasan adalah mengevaluasi prestasi kerja.
70
3. Koordinasi didalam perusahaan harus ditingkatkan karena koordinasi
menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau
bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan.
71
DAFTAR PUSTAKA
Assauri Sofjan, Manajemen Produksi dan Operasi, edisi 4, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi UGM, Yogyakarta, 2002
Baridwan Zaki, Akuntan, Sistem Akuntansi, Penerbit BPFE yogjakarta, 2003
____________, Intermediate Accounting, Penerbit BPFE Edisi 7. 2002
Clara Maria Wahyuni, Raima Siregar, Zaitun dan Tarigan, Panduan Belajar Pengelolaan Usaha 3 Penerbit Galaxy Puspa Mega, 2002
Dian Jung, Meningkatkan Efektivitas dan Efesiensi Perusahaan Anda, Penerbit RestuAgung. 2003
DT. Jhon H,A Harding, Manajemen Operasi, Penerbit PPM. Jakarta. 2001
Gunawan Adi Saputro, Marwari Asri, Anggaran Perusahaan, Penerbit BPFE Jogyakarta, Fakultas Ekonomi UGM. 2007
Hendi Sumantri. Dasar-dasar Akuntansi, edisi pertama, Penerbit Armico bandung, 2003
Jay Heizer, Barry Render, Operation Management Decision Marking in Operation function, Penerbit Book Company. 2005
Jhon D. Martin, Dasar-dasar Manajemen Keuangan, Penerbit Rajawali Pers. Jakarta. 2008
Lukman Syamsudin MA, Manajemen Keuangan Perusahaan, Penerbit Raja Grafindo Persada, Jakarta. 2007
Megaraw, Hill, Operation Management Decision Marking in Operation Function, Penerbit Book Company. 2003
Mulyadi, Akuntansi Biaya, Edisi 3 Penentuan Harga Pokok dan Pengendalian Biaya, Penerbit BPFE Jogyakarta. 2007
72
Nazir, Metodologi Penelitian, Penerbit Raja Grafindo Persada, Jakarta. 2001
Rangkuti Freddy, Manajemen dan Operasi, Rajawali Pers, Penerbit Citra Niaga Buku Perguruan Tinggi. Jakarta. 2002
Richardus Eko Indrajit, Manajemen Persediaan Barang Umum, Penerbit Grasindo. 2003
Sanitiah, Faisal. Format-format Penelitian Sosial. Penerbit Rajawali Express. Jakarta. 2008
SR, Soemarso, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi 4, Penerbit Rhineka Citra, 2008
T. Hani Handoko, Manajemen Produksi Edisi I, Penerbit BFE Yogyakarta, 2002
Zulian Yamit, Manajemen Persedian. Penerbit Ekonisia, Yogyakarta. 2003
73