Manual Prosedur

Pelaksanaan Audit Internal Mutu

01102 09001

Jurusan Ilmu Komunikasi UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2011

Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu

Jurusan Ilmu Komunikasi

Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 01102 09001

Revisi : 2

Tanggal : 01 Juli 2011

Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan TTD

Akh. Muwafik Saleh, S.Sos., M.Si.

Disetujui oleh : Ketua Jurusan

TTD

Drs. M. Shobaruddin, MA.

i

Daftar Isi

Tujuan................................................................................................ 1

Ruang Lingkup .................................................................................. 1

Definisi............................................................................................... 1

Rujukan ............................................................................................. 2

Detail Prosedur.................................................................................. 4

Bagan Alir .......................................................................................... 6

Lampiran............................................................................................ 9

ii

FAKULTAS ILMU SOSIAL

& ILMU

POLITIK UNIVERSITAS

BRAWIJAYA

Manual Prosedur Audit Internal

NO. DOKUMEN

01102 09001

NO. REVISI

2

HAL

6

UNIT JAMINAN MUTU

TANGGAL

TERBIT

1 Juni 2011

DITETAPKAN OLEH

KETUA JURUSAN ILMU

KOMUNIKASI

Drs. M. Shobaruddin, MA.

Tujuan

Menjamin bahwa Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Brawijaya akan melaksanakan Audit Internal (AI) sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang telah ditetapkan.

Ruang Lingkup

Audit batch I merupakan audit sistem (desk evaluation) yang ruang lingkupnya meliputi:

1. Organisasi Jurusan ilmu komunikasi, Jurusan/Program Studi

(bagan/ struktur organisasi termasuk struktur UJM, tugas pokok dan fungsi).

2. Sistem dokumen meliputi dokumen Visi, Misi dan Tujuan,

dokumen Rencana Strategis (Renstra), dokumen Program Kerja (Proker) dan dokumen Pedoman Pendidikan.

Definisi

1. Visi Jurusan ilmu komunikasi adalah pernyataan yang

berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh Jurusan ilmu komunikasi yang dirumuskan secara jelas untuk

diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas.

2. Visi Jurusan ilmu komunikasi adalah pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang

diharapkan oleh Jurusan/Program Studi yang dirumuskan

secara jelas untuk diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas.

3. Misi Jurusan ilmu komunikasi adalah deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi Jurusan ilmu

komunikasi yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma.

4. Misi Jurusan ilmu komunikasi adalah deskripsi mengenai

tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi Jurusanilmu komunikasi yang

harus digunakan untuk pengembangan Tridarma.

5. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya

6. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan

terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan

mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi.

7. Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor fakultas

/program/jurusan/PS bersangkutan yang dikoordinir oleh

Management Representative.

8. Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Kajur dan diberi tugas untuk mengembangkan

Sistem Penjaminan Internal (SPMI) di tingkat Fakultas/ Program.

9. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Kajur dan diberi tugas untuk mengembangkan

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan/ Program Studi.

10. Dokumen induk Fakultas adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Fakultas dan Kajur dibantu GJM sebagai

bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk Fakultas

meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Kajur, dan Pedoman Pendidikan. Adapun Dokumen induk

untuk Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman

Pendidikan.

11. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/jurusan/PS meliputi Manual Mutu, manual prosedur, dokumen pendukung

dan borang.

Rujukan

1. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku I Naskah

Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta.

2. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku II

Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana.

Jakarta

BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIA Borang Akreditasi Sajana. Jakarta.

4. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIB

Borang Fakultas-Sekolah Tinggi. Jakarta.

5. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IV Panduan Pengisian Instrumen Akreditasi S1. Jakarta.

6. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku V Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta.

7. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta.

8. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VII

Pedoman Asesmen Lapangan. Jakarta.

9. BAN-PT. 2008. Pedoman Evaluasi Diri. Untuk Akreditasi Program

Studi dan Institusi Perguruan Tinggi. Jakarta.

10. BAN-PT 2008. Matriks Penilaian Laporan Evaluasi Diri. Jakarta.

11. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU I

Naskah Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta

12. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU II.

Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta

13. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIA Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta

14. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIB

Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

15. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

16. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

17. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VII.

Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

18. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Magister. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 19. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku I Naskah

Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

20. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. BUKU II. Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

21. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIA Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

22. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku

IIIB Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

23. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

24. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari

2010. Jakarta.

25. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku

VII.Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010.

Jakarta.

26. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Doktor. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.

27. Dokumen SPMI UB 2010, meliputi Visi, Misi dan Tujuan,

Statuta, Organisasi dan Tata Kerja, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Pendidikan, Manual Mutu, Standar Mutu, Manual Prosedur Wajib ISO 9001:2008, instruksi kerja, dokumen pendukung, serta borang-borang.

28. Peraturan Pemerintah no.17 tahun 2010 tentang

Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

Detail Prosedur

Prosedur pelaksanaan AIM dilakukan dalam dua tahapan, yaitu Persiapan dan Pelaksanaan.

Persiapan

a. Ketua Jurusan memberi mandat kepada MR (SEKJUR) untuk berkoordinasi dengan UJM untuk melaksanakan Audit internal.

b. K a j u r , M R d a n UJM menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit.

c. Kajur menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AI.

d. UJM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta

menentukan auditor yang akan melaksanakan audit.

e. Kajur meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor.

f. Kajur didampingi MR dan UJM melakukan koordinasi pelaksanaan AI dengan para auditee.

g. UJM meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada

auditee.

h. UJM menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat

pelaksanaan audit.

i. SEKJUR menyusun konsep surat tugas Tim AI dan auditor, dan

menyampaikan kepada Kajur untuk ditandatangani.

Pelaksanaan

a. Kajur membuat surat tugas auditor disertai dengan jadwal, dan

tempat audit kepada auditor.

b. Kajur melalui sekjur menyampaikan pemberitahuan kepada

masing-masing unit terkait yg bertindak sebagai auditee untuk mempersiapkan proses audit internal sesuai ruang lingkup yang

disepakati.

c. UJM menyampaikan check list audit dan kelengkapan dokumen

teraudit kepada auditor.

d. Auditor melakukan audit sesuai ruang lingkup AI dalam unit

kerja terkait di FISIP,

e. SEKJUR meminta klarifikasi jika ditemukan ketidaksesuaian (KTS) dengan mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan.

f. SEKJUR dibantu UJM menyusun laporan hasil

audit dan menyampaikan kepada Kajur disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK).

g. Kajur menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan

tindakan koreksi kepada Unit kerja terkait.

h. Unit kerja terkait melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Kajur dan melaporkan perkembangan tindakan koreksi kepada

Kajur.

Bagan Alir

Memberi mandat kepada PJM untuk melaksanakan AIM

Mulai

Kajur

UJM

Kajur

UJM

UJM

UJM

UJM

Memberi mandat

kepada UJM untuk

melaksanaan AIM

Menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit

Melalui MR (Sekjur) menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup

AIM Menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta menentukan auditor yang akan melaksanakan audit

Meminta kesediaan dan alokasi

waktu auditor

Mengundang Auditor Internal

untuk mengikuti refreshing AIM Mendampingi Sekjur melakukan koordinasi pelaksanaan AIM

dengan para auditee

Tupoksi UJM

Dokumen audit

Manual Prosedur Pelaksanaan AIM

Jadwal sosialisasi dan daftar auditor Surat permohonan kesediaan

Surat undangan refreshing

Surat Undangan

Koordinasi

A

A

UJM

UJM

UJM

MR Fakultas/

Program, Jurusan/

Prgram Studi

Kajur

Sekjur

Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit melalui laman

(website) kepada auditee

Menyusun distribusi auditor,

jadwal, dan tempat pelaksanaan audit

Menyusun konsep surat tugas Tim AIM dan auditor, serta

menyampaikan kepada Rektor untuk ditandatangani

Melakukan Audit Internal

Menerbitkan surat tugas disertai

dengan distribusi auditor, jadwal, dan

tempat audit

Memberitahukan kepada auditee untuk mengunggah (upload) ruang lingkup yang diperlukan

dalam AIM

Surat Kesediaan waktu audit Distribusi auditor

Konsep surat tugas

Borang Laporan Audit Internal

Surat Tugas Tim AIM Batch I 2010

Surat Pemberitahuan uploading dokumen

B

Melakukan audit sesuai ruang Auditor lingkup AIM 2010 melalui website masing-masing auditee

B

UJM

Menyampaikan checklist audit dan memberitahukan kepada

auditor bahwa audit sudah dapat dilakukan dengan mengunduh

(download) dokumen

Surat Pemberitahuan downloading dokumen

dan checklist audit

Borang Laporan AIM

UJM

UJM

Kajur

Auditee

Meminta klarifikasi temuan ketidaksesuaian (KTS) dengan mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan

Menyusun laporan hasil audit dan menyampaikannya kepada Dekan disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi

(PTK) Menerbitkan dan menyampaikan

surat PTK kepada auditee Melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Kajur dan melaporkannya kepada Kajur

melalui UJM

Surat undangan

klarifikasi hasil AIM

Laporan AIM

Surat PTK

Laporan PTK

Selesai

Lampiran

Lampiran 1. Surat Permohonan Kesediaan menjadi Auditor Nomor : ...... /……/...../.......... Lampiran : 1 (satu) lembar

Perihal : Permohonan Kesediaan menjadi

Auditor untuk AI Kepada Yth.

(Auditor Internal)

Di Jurusan Komunikasi, Universitas Brawijaya Malang

Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Jurusan komunikasi Universitas Brawijaya melalui Audit Internal (AI), maka diperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan Audit Internal dengan ruang lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan AI 2010. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor sesuai alokasi waktu yang kami sediakan dengan mengisi Form Kesediaan terlampir. Form tersebut harap dikirim kembali kepada kami

Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih.

Malang, ................ Ketua Jurusan

Lampiran Surat No. ...... /......./...../..........

S U R A T K E S E D I A A N

Kepada Yth. Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Brawijaya

Malang

Sehubungan dengan surat Ketua Jurusan Nomor: ……. /...../…… / …… mengenai Permohonan Kesediaan menjadi Auditor untuk AI di Jurusan Ilmu Komunikasi, Universitas Brawijaya, dengan ini saya sampaikan:

Nama :

Jur./PS/Prog. :

Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internal untuk AI Jurusan Ilmu Komunikasi -UB bulan ........... tahun ........, serta tidak mengganggu tugas pokok dalam Tri Dharma PT.

Apabila dikemudian hari ditemui hal-hal yang menyebabkan saya berhalangan melaksanakan tugas audit, maka saya akan memberitahu 1 (satu) minggu sebelumnya dan bersedia dibebas-tugaskan.

Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih.

Malang, ...................... Auditor,

TTD

*) coret yang tidak perlu

(.....................................) Tanda tangan & nama terang

Lampiran 3. Surat Pemberitahuan Proses Audit

Nomor : ......... /...../......./.......... Lampiran : satu lembar Perihal : Pelaksanaan Audit Internal

Kepada Yth. Kepala Bagian/Unit Kerja Auditee

Jurusan Ilmu Komunikasi

Universitas Brawijaya

Malang

Menindaklanjuti Surat Tugas Ketua Jurusan No......../...../..../.......

tentang Tim Auditor untuk Audit Internal (AI) Batch I Tahun 2010, maka dengan ini diharapkan Ketua/Kepala Unit kerja di lingkungan Fakultas FISIP untuk mempersiapkan dokumen dan menyediakan waktu untuk proses audit internal

Alokasi waktu yang ditetapkan untuk audit internal Batch I adalah dan Batch II …

Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Malang, ................

Sekretaris Jurusan, Tembusan:

1. Yth. Ketua GJM

2. Arsip

Lampiran 4. Surat Undangan Pelaksanaan AI

Nomor : ....../......./....../........... Lampiran : -

Perihal : Pelaksanaan AI

Kepada Yth.

Jurusan Ilmu Komunikasi,

Universitas Brawijaya Malang

Dalam rangka pelaksanaan Audit Internal Batch … tahun 2010 FP-UB maka Saudara diharapkan hadir pada,

Hari : ...................................... Tanggal : ...................................... Jam : ...................................... Tempat : ......................................

Acara : Penjelasan dan Pelaksanaan AI Batch ….

Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih.

Malang, ................ Sekretaris Jurusan

Tembusan : 1. Ketua Jurusan 2. Arsip

Lampiran 5. Checklist Audit Internal Sistem Penjaminan Mutu

Auditor : 1. Auditor Ketua : ………………………………

2. Auditor Anggota : ………………………………

Lingkup : Audit sistem (desk evaluation) tentang: 1. Organisasi Jurusan ilmu komunikasi atau Jurusan/Program Studi

a. Bagan/struktur Organisasi (termasuk struktur GJM/UJM)

b. Tugas Pokok dan Fungsi

2. Sistem Dokumen

a. Dokumen Visi dan Misi

b. Dokumen Rencana Strategis (Renstra)

c. Dokumen Program Kerja (Proker)

d. Dokumen Pedoman Pendidikan

Hari : …………………………………….

Tanggal : …………………………………….

Waktu : …………………………………….

No. Butir Audit Ya/Tidak Keterangan A. Organisasi

1. Pengesahan dan Surat Tugas Tim

Penjaminan Mutu 2. Struktur Organisasi dan Bagan Alir 3. Tugas Pokok dan Fungsi

B. Dokumentasi 1. Visi-Misi dan Tujuan 2. Rencana Strategis 3. Program Kerja 4. Pedoman Pendidikan

C. Sosialisasi Ruang Lingkup AI Batch .. Melalui Laman

1. Pimpinan 2. Dosen 3. Mahasiswa 4. Tenaga Kependidikan 5. Eksternal Stakeholder 6. Alumni

D Manual Prosedur Unit Kerja 1 (Sebutkan) 2 3

Auditor Ketua,

Catatan: Semua informasi dan dokumen diunggah (upload) di laman

(website) unit kerja masing-masing.

Lampiran 6. Borang Laporan Audit Internal

Audit ke : …………..

Bulan : …………..

No. Temuan

Tanggal

Temuan Kategori

Temuan Status Temuan

Auditor

Auditee

Bidang yang

diaudit Uraian

Ketidaksesuaian Tindakan

Perbaikan Target Waktu

Selesai

Verifikasi

Status Akhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. dst

Malang, ........

Management Representative

…………………………………………

NIP. …………………………………

(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit

(8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed

Lampiran 7. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi

Kategori Temuan :

Tanggal Temuan : No. Temuan : Auditor :

1.

2. Uraian temuan: Akar penyebab:

Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :

adwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi :

Dipersiapkan oleh: Tanggal:

Catatan : Tanda Tangan Auditee :

(Nama Teraudit)

(Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)

Lampiran 8. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AI

Nomor : ......... /...../.........../.......... Lampiran : - Perihal : Klarifikasi Hasil AI Batch ... 2011

Kepada Yth. Ketua Unit Terkait Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Brawijaya Malang

Sehubungan dengan telah diperolehnya hasil Audit Internal (AI) Batch … Tahun 2010, maka bersama ini dimohon kepada Auditor Internal dan Teraudit untuk hadir pada,

Hari : ...................................... Tanggal : ...................................... Jam : ...................................... Tempat : ...................................... Acara : Klarifikasi Hasil AI Batch ... 2010

Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Malang, ................ Sekretaris Jurusan

Tembusan: 1. Arsip

Lampiran 9. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi

Audit ke :

Auditor : 1. 2.

Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : Auditee : Tanda tangan

Auditee:

No

Kategori

Status

Uraian Temuan

Tindakan Perbaikan

Tanggal Perbaikan

Dokumen

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(1) Nomor Urut (2) KTS Berat, KTS Ringan, Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah diselesaikan) (4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk

Lampiran 10. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk Evaluation) untuk Auditor

1. Mengisi/menanda-tangani daftar hadir acara dan mengambil konsumsi

2. Melakukan Audit Sistem terhadap tiga dokumen, Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja dan Laporan Audit Pendahuluan. a. Memeriksa kelengkapan organisasi dan dokumentasi b. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective

Action Requirement – CAR) c. Memberikan saran perbaikan

3. Menyerahkan hasil audit sistem ke SEKJUR/ UJM

Jumlah halaman : 1

Tanggal disahkan : 15 Juni 2010

Revisi ke : 0

Dibuat oleh : Sekretaris UJM

Dikendalikan oleh : Ketua UJM

Disetujui oleh : Sekretaris Jurusan