THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL

CYCLE

TUJUAN

1. Mendeskripsikan aktivitas bisnis utama dan informasi yang berkaitan dengan proses

operasi pada manajemen sumber daya manusia atau siklus payroll

2. Mendiskusikan kata kunci untuk membuat Manajemen sumber daya manusia atau siklus

payroll dan mengidentifikasi informasi apa yang dibutuhkan untuk membuat keputusan

3. Mengidentifikasi hambatan utama pada manajemen sumber daya manusia atau siklus

payroll dan mengevaluasi berbagai kontrol yang berhubungan dengan hambatan

tersebut.

CONTOH KASUS Sebagai contoh di sini adalah AOE (alpha omega electronics), di sini AOE tidak

mengimplementasikan semua modul pada ERP. AOE hanya memfokuskan ERP pada siklus

revenue dan siklus expenditure dengan siklus produksi. Sistem HRM dan payroll cycle di

perusahaan ini masih dipisahkan, di mana system payroll diurusi oleh departemen akuntansi,

Sistem HRM diurusi oleh Human Resources Departemen. Tiap sistem mengelola masing-masing

file berbeda. Hal ini membuat susah pada pekerja saat mengombinasikan HRM dan payroll data.

Untuk mengatasi masalah terkait HRM dan AOE’s payroll, maka kebijakan perusahaan

yang mana menganggap menggunakan modul ERP terkait masalah di atas akan terselesaikan.

INTRODUCTION Human resources management/ payroll cycle adalah sebuah pengulangan satu set aktivitas

bisnis dan berkaitan dengan proses operasi data terkait dengan keefektivan mengelola

pekerjaan karyawan. Tugas penting di sini adalah perekrutan karyawan baru, training, Job

assignment, Compensation, evaluasi performa dari karyawan, dan memecat pegawai. Biasanya

aktivitas ini dikelompokkan ke dalam dua system yang berbeda, compensating employees

termasuk kedalam payroll system’s primary, sedangkan ke lima tugas lainnya termasuk ke HRM

system.

SISTEM INFORMASI HRM/ SIKLUS PAYROLL Proses nyata dalam siklus payroll biasanya dilakukan secara periodically, diantaranya mingguan,

bulanan. Jadi proses di sini dapat tergolong batch mode. Berikut adalah figure yang menjelaskan

bagian dari sebuah sistem ERP yang mensupport HRM/payroll cycle.

Gambaran Secara umum proses dari HRM dan Informasi yang dibutuhkan

Karyawan atau pekerja adalah salah satu cost driver dari perusahaan, di mana kualitas dari

pekerja tersebut berpengaruh besar terhadap hasil dari kegiatan produksi tersebut. Untuk lebih

mendapatkan manfaat yang efektif, sistem HRM/ payroll harus mengkoleksi dan menyimpan

informasi terkait:

1. Berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan pada rancangan strategi?

2. Karyawan mana yang memiliki keterampilan spesifik?

3. Bagaimana cara mengefektifkan training dan meningkatkan skill pekerja?

4. Apakah performa karyawan meningkat atau menurun?

5. Adakah masalah dengan omset, keterlambatan, dan kelebihan pasokan?

Untuk lebih efektif menggunakan skill dan pengetahuan dari karyawan, beberapa perusahaan

menginvestasikan system manajemen pengetahuan. Sistem ini tidak hanya sebagai petunjuk

untuk mengidentifikasi keahlian dari individu karyawan, tapi mengumpulkan dan menyimpan

pengetahuan, dengan demikian dapat dishare ke lainnya. Manajemen pengetahuan dapat

meningkatkan produktivitas. Sebagai contoh, konsultan professional perusahaan, kadang-

kadang menyediakan servis yang sama ke klient-klient yang berbeda. Dengan software

knowledge management tersebut konsultan dapat menyimpan masalah tersebut yang telah

dipecahkan, untuk nantinya memudahkan untuk mengatasi klient dengan permasalahan sama.

Semangat juang karyawan juga sangat penting, dengan semangat juang yang kecil tentu akan

menimbulkan kelebihan kos pada perusahaan.

Hambatan dan Kontrol

Hambatan yang paling umum terjadi adalah ketidak akuratan master data, sebagai akibatnya

adalah dapat menghasilkan eror pada pemberian gaji pegawai. Salah satu cara untuk mengatasi

ketidak benaran data adalah dengan berbagai proses untuk mengontrol kejujuran, salah satunya

adalah pemisahan bagian tugas, yakni bagian juru tulis payroll dan pembuat formulir pegawai

dibedakan. Hambatan kedua adalah ketidak benaran catatan yang sensitif, diantaranya adalah

gaji dan performa individual pegawai. Kontrol yang terbaik untuk ini adalah multifactor

keotentikan dan kontrol secara fisik untuk mengakses HRM/payroll master data. Hambatan ke

tiga yang terjadi adalah kehilangan master data atau kerusakan, tentunya cara terbaik adalah

melakukan back up data dan distater recovery. Hambatan yang keempat adalah mempekerjakan

karyawan yang salah atau tidak berkualitas. Organisasi harus merekrut dengan melihat

background. Kelima adalah pelanggaran atas aturan perekrutan dan pemberentian pegawai.

Kontrol dapat dilakukan dengan secara hati-hati mendokumentasikan semua aksi berkaitan

dengan advertising, recruiting, hiring dan pemberentian pegawai.