makalah msdm dan siklus penggajian (1).doc

8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc

1/23

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN SIKLUS PENGGAJIAN

Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi dan PengendalianInternal

Oleh:

Areta Widya Kusuade!i "#$%&$'&()

*us+u++ida Mahara+i "#$%&$',-)

M.+i/a Audrey Jaya Su!a+a "#$%&$',0)

Nurul 1aaril Raadha+i "#$%&$'(#)

PPAK #& Kelas Pa2i

JURUSAN AKUN3ANSI

4AKUL3AS EKONOMI DAN BISNIS

UNI5ERSI3AS BRAWIJAYA

MALANG

#$%&

ABS3RAK


2/23

Proses bisnis telah mengalami perkembangan dari masa ke masa.

Perkembangan itu memicu peningkatan permintaan sumberdaya manusia oleh

suatu perusahaan. Akibatnya, tingkat kompleksitas manaemen sumber daya

manusia di suatu perusahaan pun semakin meningkat.

Sistem paling krusial dalam akti!itas ini adalah terkait penggaian. Akti!itas penggaian terdiri dari tiga tahap, yaitu melakukan update master data,

menyiapkan penggaian serta mengeluarkan gai. Proses dalam penggaian sangat

rentan terhadap ancaman, akibatnya diperlukan pengendalian yang kuat dalam

sistem ini. "erbagai macam pengendalian dibutuhkan untuk melindungi

sistem ini. Pengendalian tersebut dipengaruhi oleh enis ancamannya dan kondisi

perusahaan sendiri.

#amun, disisi lain, karena besarnya biaya untuk karya$an, perusahaan

uga memiliki opsi untuk melakukan outsourcing pega$ai. "eberapa keuntungan

yang dapat diberikan melalui sistem outsourcing ini adalah pengurangan biaya.

angkauan manfaat yang lebih luas dan penghematan dalam sistem komputer.

Kata 6u+/i: Sistem Pengendalian Internal, Sistem Penggaian, Manaemen

Sumber Daya Manusia

BAB I

PENDA*ULUAN


3/23

%7% Latar Bela6a+2

Setiap perusahaan baik perusahan dagang maupun perusahaan asa seperti

rumah sakit membutuhkan informasi akuntansi yang rele!an, tepat $aktu,

lengkap, dan mudah dipahami oleh pengguna internal %manaemen& maupun

eksternal %in!estor, kreditur, pemerintah& perusahaan dalam mengendalikan

perusahaannya. 'ntuk mendapatkan informasi akuntansi tersebut, perusahaan

dituntut untuk membuat sistem yang dapat mengatur alur informasi akuntansi

yang dibutuhkan %"lackburn, et. al., ()*+&.

Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sistem dari sistem informasi

yang banyak digunakan oleh perusahaan. Sistem informasi akuntansi adalah

sistem informasi yang mengubah data akuntansi menadi informasi yang berguna

dalam penentuan keputusan oleh manaemen perusahaan, mulai dari

pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, dan pemrosesan data hingga menadi

informasi yang kemudian didistribusikan kepada para pengguna informasi

tersebut. "odnar dan op$ood %())- *& mengungkapkan bah$a sistem informasi

akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang

diatur sedemikian rupa untuk mengolah data menadi suatu informasi. Tuuan dari

sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi akuntansi kepada

pengguna internal maupun pengguna eksternal perusahaan, mendukung kegiatan

operasional, dan mendukung pengambilan keputusan manaemen.

Sistem informasi akuntansi terdapat lima subsistem informasi akuntansi, yaitu

sistem pendapatan, sistem pengeluaran, sistem produksi, sistem manaemen

sumber daya, dan sistem keuangan. Sistem pendapatan merupakan subsistem

informasi akuntansi yang berhubungan dengan penualan barang atau asa yangdihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari

mereka serta menabarkan bagaimana sistem pendapatan dan pengakuan

pendapatan dapat dicatat dan diakui serta diinterpretasikan kemudian dilaporkan.

Sedangkan menurut /omney dan Steinbeart %()*0 -12&, 3Manaemen Sumber

Daya Manusia atau Siklus Penggaian merupakan seperangkat akti!itas bisnis

yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan

pengelolaan tenaga kera secara efektif.4


4/23

5ai merupakan pembayaran atas penyerahan asa yang dilakukan oleh

karya$an yang mempunyai enang abatan manaer. 'mumnya gai dibayarkan

secara tetap perbulan. Tuuan utama yang dapat dicapai oleh sebuah perusahaan

melalui kebiakan dari siklus penggaian yang tepat adalah untuk menamin bah$a

perusahaan itu mampu menarik, mempertahankan dan memoti!asi karya$an yang

berkualitas tinggi. Adanya kebiakan dan prosedur yang tepat dan baik, reputasi

perusahaan sebagai maikan akan terangkat dan sumber daya manusia yang

berkualitas tinggi akan terpikat melamar kera ke perusahaan itu.

%7# Ruusa+ Masalah

/umusan masalah dalam bab ini adalah sebagai berikut*. Apa yang dimaksud dengan Manaemen Sumber Daya Manusia6 Siklus

Penggaian7

(. "agimana akti!itas bisnis dan e!aluasinya7

%78 3u9ua+

Tuuan dalam bab ini adalah sebagai berikut

*. Mengidentifkasi akti!itas bisnis utama dan pemrosesan informasi dalam

manaemen sumber daya manusia dan siklus penggaian

(. Mengidentifikasi major threat dalam akti!itas penggaian dan

menge!aluasi kecukupan pengendalian internal dalam suatu bisnis.

BAB II

ANALISIS DAN PEMBA*ASAN


5/23

/et, iki pembukaan e ambilen dari skripsi6urnal mu tentang apa itu sistem,

sistem informasi, kutipen Sedangkan adi %())8*1& menyatakan bah$a sistem

adalah satu kesatuan atau sekelompok komponen9komponen yang terdiri atas

dokumen9dokumen, catatan9catatan, prosedur9prosedur, dan alat9alat yang

digunakan untuk mengolah data penggaian dengan tuuan menghasilkan laporan

dalam bentuk informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manaemen perusahaan

dan pihak9pihak lain yang berkepentingan. Primatika %())28& menyatakan unsur9

unsur dari suatu sistem adalah

*. Setiap sistem terdiri dari unsur9unsur yang terdiri dari subsistem yang

lebih kecil dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk

subsistem tersebut.

(. 'nsur9unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan, berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta

kerasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

+. Setiap sistem mempunyai tuuan tertentu, sedangkan unsur9unsur sistem

bekera berasama untuk mencapai tuuan sistem. 'nsur sistem bekera

bersama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai

tuuan tertentu7

-. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Salah satu dari berbagai macam sistem informasi akuntansi yang diciptakan

untuk menunang kegiatan perusahaan adalah sistem penggaian atau sistem

sumber daya manusia. Sebelum didefinisikan mengenai sistem informasi

akuntansi penggaian, perlu uga dipahami tentang makna dari gai. 5ai

mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karya$an atau tenaga kera

yang sudah pasti umlahnya pada setiap $aktu yang telah ditentukan, misalnya

bulanan. 5ai merupakan biaya tenaga kera yang merupakan unsur terbesar yang

memerlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan serta

pembayarannya %Primatika, ())2(&. Keadaan tersebutlah yang kemudianmendorong perusahaan untuk membentuk suatu sistem informasi akuntansi terkait

penggaian.

/omney dan Steinbeart %()*0 -12& menyatakan bah$a Manaemen Sumber

Daya Manusia atau Siklus Penggaian merupakan seperangkat akti!itas bisnis

yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan

pengelolaan tenaga kera secara efektif. Sedangkan menurut Primatika %())2*)&,

Sistem informasi akuntansi penggaian adalah gabungan antara sekumpulan


6/23

manusia dan sumber9sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggung$ab

atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gai, dimana

informasi yang diperlukan tersebut bersal dari pengumpulan dan pengolahan data9

data transaksi yang teradi.

Akti!itas utama dalam kegiatan MSDM atau siklus penggaian adalah

*. Perekrutan pega$ai baru

(. Pelatihan

+. Penugasan kera

-. Kompensasi %penggaian&

0. Penilaian kinera

1. Pemutusan ubungan Kera %PK& baik suka rela ataupun terpaksa

Tugas * dan 1 dilakukan hanya sekali untuk karya$an, sedangkan tugas (

sampai 0 dilakukan berulang kali selama karya$an bekera untuk perusahaan. Di

sebagian besar perusahaan, 1 kegiatan ini dibagi antara dua sistem yang terpisah.

Tugas -, kompensasi karya$an, adalah fungsi utama sistem penggaian ini. Sistem

Manaemen Sumber Daya Manusia melakukan lima tugas lainnya. Di banyak

perusahaan, kedua sistem ini secara organisasi terpisah Sumber Daya Manusia

Pengembangan sistem biasanya tanggung a$ab direktur sumber daya manusia,

sedangkan controller mengelola sistem penggaian. Sistem :/P mengintegrasikan

dua set kegiatan.

"ab ini difokuskan terutama pada sistem penggaian, karena akuntan secara

tradisional bertanggung a$ab untuk fungsi ini.

*RM Payr.ll ;y/le I+


7/23

"erbagai macam fungsi terlibat dalam menunang sistem akuntansi

penggaian di perusahaan. Menurut Primatika %())2*1& fungsi9fungsi yang terkait

dalam penggaian adalah

a. ;ungsi Kepega$aian

;ungsi ini bertanggunga$ab untuk mencari karya$an baru, menyeleksi

calon karya$an baru, membuat surat keputusan tarif gai dan upah

karya$an, memutuskan penempatan karya$an baru, menaikkan pangkat

dan golongan gai, mutasi karya$an, dan pemberhentian karya$an. Dalam

struktur organisasi, fungsi kepega$aian berada ditangan bagian

kepega$aian, diba$ah departemen personalia dan umum.

b. ;ungsi Pencatat


8/23

mempengaruhi kualitas barang dan asa yang di berikan ke para pelanggan.moral

dan sikap pega$ai dapat secara signifikan mempengaruhi kinera keuangan

organisasi, tiga fungsi dasar yang di berikan oleh SIA dalam siklus manaemen

SDM6pengaian pemrosesan data transaksi mengenai akti!asi pega$ai, penagaan

asset organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.

'ntuk secara efektif memanfaatkan karya$an organisasi, MSDM sistem6

penggaian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan

manaer untuk mena$ab enis pertanyaan berikut

*. "erapa banyak karya$an yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai

rencana strategis7

(. karya$an yang memiliki keahlian khusus7+. keterampilan yang dalam pasokan pendek7 Keterampilan yang dalam

kelebihan pasokan7

-. Seberapa efektif program pelatihan saat ini dalam menaga dan

meningkatkan tingkat keterampilan karya$an7

0. Apakah kinera secara keseluruhan meningkatkan atau menurun7

1. Apakah masalah ini dengan omset, keterlambatan, atau ketidakhadiran7

Ga=ar % Ba2ia+ ERP ya+2 Me+du6u+2 Ma+a9ee+ Su=er Daya Ma+usia

da+ Pe+22a9ia+


9/23

'ntuk lebih efektif menggunakan pengetahuan dan keterampilan karya$an,

banyak organisasi telah diberikan kepada sistem manaemen pengetahuan. Sistem

manaemen pengetahuan tidak hanya berfungsi sebagai direktori mengidentifikasi

bidang9bidang keahlian yang dimiliki oleh karya$an indi!idu, tetapi uga

menangkap dan menyimpan pengetahuan itu sehingga dapat dibagi dan digunakan

oleh orang lain. Sistem manaemen pengetahuan secara signifikan dapat

meningkatkan produkti!itas. Misalnya, perusahaan konsultan profesional sering

menyediakan layanan mirip dengan banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak

manaemen pengetahuan memungkinkan konsultan untuk menyimpan solusi

untuk masalah9masalah tertentu dalam database bersama uga memungkinkan

karya$an untuk belaar dari rekan9rekan geografis yang telah memiliki

pengalaman sebelumnya yang menangani masalah tertentu.

3a=el A+/aa+ da+ Pe+2e+dalia+ dala MSDM Si6lus Pe+22a9ia+


10/23

Su=er: R.+ey da+ Stei+=art "#$%&: -(8)

A6ti>itas Si6lus Pe+22a9ia+

Pengaian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus di proses dalam bentuk

batch, karena

*. cek gai di buat secara periodik %mingguan, dua mingguan, atau

bulanan&

(. sebagian besar pega$ai di bayar pada $aktu yang bersamaan.


11/23

Memperlihatkan sistem manaemen SDM6penggaian berorientasi batch seperti

yang di gunakan di A>:.

A6ti>itas Si6lus Pe+22a9ia+

*. Memperbarui Master Database Penggaian

Akti!itas pertama dalam siklus MSDM6penggaian melibatkan

pembaruan master database penggaian yang mencerminkan berbagai

enis perubahan yang diaukan secara intenal seperti perekrutan baru,

pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam

gai tertahan yang ditetapkan. Selain itu, master data perlu diperbarui

secara berkala untuk menunukkan perubahan9perubahan tarif paak dan potongan untuk asuransi.

Ga=ar # Dia2ra P.rsi Pe+22a9ia+ dari MSDM Si6lus Pe+22a9ia+

Pada gambar di atas dapat dilihat bah$a terdapat lima sumber utama

input pada sistem penggaian yaitu departemen MSDM, pega$ai, berbagai

departemen, badan pemerintah, dan perusahaan asuransi serta perusahaan

lain. Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan,

pemberhentian, dan perubahan tingkat pembayaran %kenaikan gai dan

promosi abatan&. Para pega$ai mengaukan perubahan terkait potongan

yang mereka tentukan secara bebas. Departemen9departemen memberikan

data mengenai am kera aktual para pega$ai. Para petugas pemerintahan

memberikan tingkat paak dan instruksi untuk memenuhi ketentuan

peraturan. "egitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain

yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan

berbagai potongan gau untuk pembayaran paak.

Seumlah cek merupakan output utama sistem penggaian. Para

pega$ai menerima cek gai indi!idu sebagai kompensasi atas asa mereka.


12/23

=ek penggaian dikirim ke bank dengan tuuan untuk mentransfer dana

dari rekening umum perusahaan ke rekening penggaian perusahaan.

Seumlah cek uga diberikan ke agen9agen pemerintah, perusahaan

asuransi, dan organisasi lain untuk memenuhi ke$aiban perusahaan.

a. Proses

Departemen MSDM bertanggung a$ab memperbarui database

penggaian untuk perubahan yang diaukan secara internal terkait

ketenagakeraan, sedangkan departemen penggaian memperbarui

informasi mengenai tarif paak dan potongan penggaian lainnya ketika

ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan

dan perusahaan asuransi. Meskipun pnggaian diproses dalam batch

mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk memperbarui

master database penggaian sehingga seluruh perubahan penggaian

dimasukkan secara tepat $aktu dan ditunukkan dalam periode

pembayaran berikutnya dengan benar. =atatan9catatan atas pega$ai

yang keluar atau dipecat sebaiknya segera dihapus karena beberapa

laporan paak akhir tahun.

b. Ancaman dan pengendalian

Perubahan yang tidak terotorisasi atas master data penggaian

dapat mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pega$ai

yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas secara tepat merupakan

prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancaman tersebut.

anya departemen MSDM yang diperbolehkan memperbarui master

file penggaian untuk perekrutan, pemecatan, kenaikan gai, dan

promosi. Para pega$ai departemen MSDM sebaiknya tidak secara

langsung ikut serta dalam pemrosesan penggaian atau pendistribusian

cek gai. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang memiliki

akses terhadap cek gai untuk menciptakan pega$ai fiktif atau

mengubah tingkat bayaran dan kemudian mengambil cek palsu

tersebut. Selain itu, perubahan terhadap master file penggaian tersebut

harus diperiksa dan disetuui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang

merekomendasikan perubahan tersebut. 'ntuk memfasilitasi

pemeriksaan ini, sistem harus dikonfigurasikan agar menghasilkan

seluruh laporan yang mencantumkan keseluruhan perubahan yang


13/23

berhubungan dengan penggaian, kemudian mengirimkan laporan

untuk pemeriksaan ke masing9masing super!isor departemen yang

dapat terpengaruh dengan perubahan tersebut.

Pengendalian akses sistem penggaian uga penting. Sistem

tersebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan

kata sandi dengan sebuah matriks pengendalian akses yang

menelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dialankan setiap

pega$ai dan menginformasikan file apa yang diperbolehkan untuk

diakses setiap pega$ai.

Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam meperbarui

master data penggaian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam

pembayaran pega$ai dan denda karena tidak membayarkan umlah

yang benar atas paak penggaian kepada pemerintah. 'ntuk mengatasi

ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat

sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi perubahan penggaian.

Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manaer departemen atas

seluruh perubahan terhadap pega$ai di departemennya memberikan

sebuah cara yang tepat $aktu untuk mendeteksi kesalahan.

(. Mem!alidasi Data


14/23

profesional di organisasi asa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor

konsultan dengan cara yang sama melacak $aktu yang mereka

habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana

saa, mereka mencatat data9data tersebut dalam lembar $aktu % time

sheet &. Para pemberi kera6atasan menggunakan lembar $aktu tersebut

untuk menentukan biaya dan menagihkan kepada para klien atas asa

yang telah diberikan perusahaan secara akurat.

Staf penualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni

atau gai ditambah komisi. Pembayaran ini memerlukan kecermatan

staf untuk mencatat umlah penualan mereka. Selain itu, beberapa staf

penualan uga diberi bonus bayaran untuk target yang terlampaui.Penggunaan insentif, komisi, dan bonus memerlukan penghubungan

sistem penggaian dan sistem informasi atas penualan dan siklus

lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung

bonus. Selain itu, skema bonus6insentif harus didesain dengan tuuan

realistis yang dapat dicapai, sehingga dapat diukur secara obektif.

Tuuan tersebut harus sama dengan tuuan korporasi dan para manaer

menga$asi untuk memastikan bah$a tuuan tersebut akan terus

sesuai.

b. Ancaman dan pengendalian

Ancaman utama terhadap akti!itas penggaian adalah data $aktu

dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan

$aktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya tenaga kera yang

meningkat dan laporan biaya tenaga kera yang salah. Ketidakakuratan

dapat menurunkan semangat kera pega$ai atau mengakibatkan gai

asa tenaga kera yang tidak terbayarkan.>tomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan

yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data $aktu dan kehadiran.

=ontohnya adalah seperti alat pembaca tanda pengenal dapat

digunakan untuk mengumpulkan data $aktu kera bagi para pega$ai

produksi dan secara otomatis menyimpan data ke sistem pemrosesan

penggaian. Dengan menggunakan teknologi untuk menangkap data

$aktu dan kehadiran uga dapat meningkatkan produkti!itas dan

memotong biaya.


15/23

Teknologi informasi %TI& uga dapat mempengaruhi risiko

ketidakakuratan yang disengaa untuk data $aktu dan kehadiran.

=ontohnya adalah penggunaan teknik autentikasi biometri seperti

pemindai tangan yang digunakan di perusahaan untuk mem!erifikasi

identitas pega$ai yang masuk dan keluar kera. al ini bertuuan

untuk mencegah pega$ai yang meninggalkan pekeraan lebih dini

serta mencegah adanya rekan kera yang salah mencatat kehadiran

orang tersebut di tempat kera. Pemisahan tugas uga penting. Data

kartu $aktu yang digunakan untuk menghitung penggaian, harus

direkonsiliasi terhadap kartu am kera yang digunakan untuk tuuan

penentuan biaya dan manaerial, semuanya dilakukan oleh seseorang

yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut.


16/23

?angkah pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan pengeditan data

dan pensortiran berdasarkan nomor pega$ai. @ika dalam sebuah organisasi terbagi

atas di!isi9di!isi, perlu dilakukan penggabungan data dahulu terlebih dahulu.

Perusahaan menghitung, dalam langkah pertama ini, umlah gai bersih yang

diterima pega$ai. 5ai bersih tersebut terdiri dari gai pokok ditambah insentif9

insentif atau bonus dikurangi semua potongan gai, seperti paak, pembayaran

asuransi, dan sebagainya. Perhitungan gai bersih pega$ai ini dilakukan untuk

memperbarui master data penggaian. Seluruh setiap gai kotor karya$an,

potongan gai dan pembayaran bersih dimasukkan dalam register penggaian

dalam format multi9kolom. Sebagai data pendukung, apabila diperlukan,

perusahaan uga bisa membuat register potongan gai yang berisi rincian dari

potongan gai secara sukarela. Kemudian, perusahaan membuat laporan

pendapatan %earning statement & yang berisi daftar umlah gai pokok, potongan

Ga=ar 8 ;lo$chart Sistem Penggaian %Sumber/omney dan Ste$bart, ()*(00&


17/23

gai dan gai bersih untuk periode beralan. ?aporan ini disertakan dalam membuat

cek pembayaran gai karya$an.

Selagi transaksi penggaian diproses, sistem uga senantiasa mengalokasikan

biaya gai ke akun buku besar terkait dengan cara memberikan tanda check pada

kode di catatan job-time ticket. Sistem ini menaga semua total alokasi sampai

semua catatan gai pega$ai diproses. Total tersebut kemudian digunakan pada

daftar gai, sebagai dasar dari urnal umum yang kemudian diposting ke buku

besar setelah semua cek pembayaran telah dicetak. "erikut adalah laporan9laporan

yang buisa dihasilkan dari sistem penggaian.

Sistem penggaian ini cukup rumit, terutama dalam hal perpaakannya.

@umlah gai yang salah selain akan mempengaruhi umlah yang salah yang

dibayarkan, keterlambatan pembayaran gai, uga akan mempengaruhi umlah

paak yang dibayarakan. Dampaknya beberapa sanksi pun mungkin akan

diberikan pada perusahaan. 'ntuk itu, perusahaan haruslah menyusun sistem

pengendalian yang baik atas penggaian ini. 'saha pengendalian yang dapat

memitigasi kesalalahan sistem penggaian adalah

Ga=ar & Daftar nama laporan, isi dan tuuan laporan yang bisa dihasilkan dari

sistem penggaian %/omney dan Ste$bart, ()*(01*&


18/23

a. Dengan melakukan pemrosesan batch pada sistem penggaian, perusahaan

pun harus mencocokkan hasil perhitungan saat entri data dengan total yang

dapat dibandingkan yang dihitung dari setiap tahap pemrosesan.

b. Melakukan cross-footing daftar gai dengan cara mencocokkan total umlah

gai bersih dengan total umlah gai kotor dikurangi total potongan gai

c. Akun kliring penggaian. Mekanisme akun kliring penggaian dilakukan

dengan melakukan zero-balance check. Pertama, saat gai dibayarkan maka

urnal yang dibuat adalah dengan mendebet akun beban gai pada kas dan

liabilitas. Sedangkan pada proses akuntansi biaya, perusahaan uga

melakukan penurnalan dengan mendebit biaya9biaya tenaga kera dan

mengkredit akun gai. Sehingga umlah kedua akun gai itu harusnya saling

menghapuskan bila tidak teradi kekeliruan.

d. Penga$asan oleh super!isor sebagai pengendalian detektif.

e. Mengklasifikasikan dengan benar apakah seseorang merupakan pega$ai atau

bukan pega$ai

PEMBAYARAN GAJI

Kebanyakan pega$ai dibayar dengan cek atau transfer langsung ke rekening

bank mereka. Tidak seperti pembayaran dengan kas, kedua metode diatas

menyediakan sarana untuk mendokumentasikan umlah upah yang dibayarkan.

Pr.ses

Setelah cek gai disiapkan, bagian utang memeriksa kembali dan mensetuui

pencatatan penggaian. Slip gai lalu disiapkan untuk mengotorisasi pentransferan

dana dari rekening perusahaan ke rekening pega$ai. Slip gai dipakai untuk

memperbarui urnal umum

Setelah memeriksa kembali pencatatan penggaian dan pencairan slip gai,

bagian kasir menyiapakn dan menandatangani sebuah cek %atau mengaukan

transaksi electronic funds transfer (EFT && untuk mentransfer dana kepada

rekening bagian penggaian. Apabila perusahaan masih menggunakan cek dalam

bentuk kertas maka kasir memeriksa kembali, menandatangani dan membagikan

slip gai pega$ai. Daftar dari slip gai yang belum dicairkan akan dikirim ke

departemen audit internal untuk diselidiki lebih lanut.

Transfer langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan

mengurangi biaya dari pemrosesan gai. Pega$ai yang dibayar dengan transfer


19/23

langsung umumnya akan mendapat duplikat dari slip gai yang mencantumkan

berapa umlah yang ditransfer. Sistem pembayaran harus memiliki sekumpulan

file pentransferan gai, masing9masing untuk setiap bank yang digunakan untuk

transfer gai. Setiap catatan memuat nama pega$ai, nomor aminan sosial, nomor

rekening bank, dan umlah bersih yang dibayarkan. Data9data tersebut dikirim

secara elektronik menggunakan electronic data interchange (ED! ke masing9

masing bank yang terlibat. Dana kemudian secara elektronik di transfer dari

rekening bank pemberi kera ke rekening pega$ai. Transfer langsung akan

mengeliminasi kebutuhan tanda tangan kasir untuk masing9masing slip gai.

Tetapi kasir tetap harus mengotorisasi pengeluaran dana dari akun pemeriksaan

perusahaan.

Transfer langsung akan membantu perusahaan dalam menghemat dengan cara

menghilangkan biaya pembelian, pemrosesan dan pembagian slip gai. al ini

uga mengurangi biaya bank dan biaya pengiriman. Akibatnya sekarang

kebanyakan perusahaan mena$arkan kepada pega$ainya pilihan untuk transfer

langsung dan mengarahkan mereka untuk memilih enis pembayaran ini.

A+/aa+ Da+ Pe+2e+dalia+

Kontrol yang berhubungan dengan pengaian secara tunai, dapat mengurangi

ancaman adanya pencurian slip gai atau dikeluarkannya slip gai untuk pega$ai

fiktif, misalnya dengan cara

a. Akses ke slip gai kosong dan ke mesin pemeriksa tanda tangan

seharusnya dibatasi. Selain itu, kemampuan untuk mengotorisasi transaksi

:;T harus dibatasi dan dikontrol melalui otentikasi multifaktor yang kuat.

b. Semua slip gai harus secara diurutkan dengan diberi nomor dan setiap

periode dihitung kembali. Apabila penggaian dilakukan !ia transfer

langsung, maka semua transaksi :;T harus diperiksa kembali.

c. Kasir hanya menandatangani slip gai apabila didukung oleh adanya

dokumen yang memadai %pendaftaran gai dan !oucher pencairan gai&

Sebagai salah satu bentuk kontrol, slip gai sebaiknya tidak dikeluarkan atas

nama rekening regular perusahaan, tetapi menggunakan rekening penggaian yang

terpisah. al ini akan mempermudah dalam melakukan rekonsiliasi gai dan

mendeteksi pemalsuan slip gai. Selain itu, pemisahan tugas uga merupakan salah


20/23

satu kontrol yg penting. "agian utang %account pa"able& memiliki tanggung a$ab

untuk mencatat penggaian dan kasir bertugas untuk membagikan slip gai.

Penggunaan otentikansi multifaktor dan kontrol lainnya untuk membatasi

akses ke database penggaian akan mengurangi resiko dibuatnya slip gai palsu

untuk pega$ai fiktif. Selain itu, pega$ai yang bertanggung a$ab untuk

membagikan slip gai harus dapat mengidentifikasi secara pasti orang yang

menerima slip gai sesuai dengan nama yang tercantum di slip gai. Slip gai yang

tidak dicairkan harus dikembalikan ke kantor bendahara agar segera dilakukan

pengembalian deposit.

MEN*I3UNG DAN MEN;AIRKAN PEMBAYARAN PAJAK PEMBERI

KERJA DAN PENGURANGAN PEGAWAI SUKARELA

Akti!itas penggaian yang terahkir adalah menghitung dan mengirimkan

pembayaran paak penghasilan dan imbalan kera karya$an kepada lembaga

pemerintah yang bersangkutan atau lembaga lain.

Pr.ses

Pemberi kera harus membayar paak aminan sosial sesuai umlah yang

dipotong dari gai pega$ai. Pemberi kera bertanggung a$ab untuk memastikan

bah$a dana yang dipotong dari gai pega$ai sudah dihitung dan disetorkan secara

benar dan tepat $aktu kepada lembaga yang bersangkutan. "anyak pemberi kera

uga berkontribusi dalam pembayaran aminan kesehatan, disabilitas, asuransi

i$a dan dana pensiun pega$ai.

Sebagian besar pemberi kera uga mena$arkan fle#ible benefits plan, yaitu

program dimana setiap pega$ai menerima hak untuk pembayaran minimum yang

ditanggung perusahaan untuk asuransi i$a dan dana pensiun, uga manfaattambahan yang dapat digunakan untuk $aktu cuti ekstra atau tambahan asuransi

kesehatan.

A+/aa+ da+ Pe+2e+dalia+

Ancaman utama dari akti!itas ini adalah kegagalan dalam melakukan

pengiriman uang yang diperlukan, pengiriman uang yang tidak tepat $aktu atau

kesalahan dalam pengiriman uang. Masalah ini dapat menyebabkan denda dari


21/23

pemerinta dan keluhan pega$ai apabila ada kesalahaan yang mempengaruhi dana

pensiun mereka atau manfaat lainnya.

'ntuk mengurangi resiko atas pengiriman uang yang tidak tepat $aktu,

informasi yang tercantum dalam $ircular E % Emplo"er%s Ta# &uide yang

diterbitkan oleh I/S& dapat digunakan untuk mengkonfigurasi sistem penggaian

untuk secara otomatis mengeluarkan dana saat penggaian diproses. Melakukan

kontrol integritas misalnya pengecekan ulang untuk slip gai dan dokumen untuk

meminimalkan resiko kesalahan. Pemeriksaan ulang oleh super!isor secara rutin

atas laporan penggaian dapat digunakan sebagai kontrol deteksi. Selain itu,

menyediakan laporan pendapatan pega$ai diperlukan agar mereka dapat

mendeteksi dan melaporkan apabila teradi masalah secara tepat $aktu.

PILI*AN OU3SOUR;ING: BIRO LAYANAN PENGGAJIAN DAN

ORGANISASI PEMBERI KERJA PRO4ESIONAL

Sebagai usaha untuk mengurangi biaya, banyak perusahaan melakukan

outsourcing untuk fungsi penggaian dan sumber daya manusia kepada biro

layanan penggaian. "iro layanan penggaian % 'a"roll er)ice *ureau& adalah

sebuah organisasi yang menaga dokumen utama penggaian untuk masing9

masing kliennya dan melakukan akti!itas penggaian dengan tarif tertentu. @asa

outsourcing lainnya adalah organisasi pemberi kera profesional % 'rofessional

Emplo"er +rganization&, yaitu organisasi yang memproses penggaian dan uga

menyediakan asa manaemen sumber daya manusia misalnya merancang dan

mengatur administrasi untuk manfaat yang diterima pega$ai.

"iro layanan penggaian dan organisasi pemberi kera profesional khususnya

menarik bagi bisnis kecil atau menengah karena alasan9alasan berikut

a. Mengurangi biaya asa outsourcing tersebut biasanya menetapkan tarif yang lebih murah apabila dibandingkan dengan memproses penggaian

sendiri. @asa yang disediakan oleh outsourcing ini biasanya lebih hemat

karena menghilangkan biaya untuk membangun dan menaga keahlian

yang dibutuhkan akibat peraturan paak yang terus berganti.

b. =akupan manfaat yang lebih luas asa outsourcing seperti 'rofessional

Emplo"er +rganization mengumpulkan biaya administrasi manfaat semua

klien mereka. Karena itu mereka memudahkan perusahaan kecil untuk


22/23

mena$arkan cakupan manfaat yang sama dengan yang disediakan oleh

perusahaan besar

c. Membebaskan dari sumber daya komputer asa outsourcing dapat

menghilangkan satu atau lebih aplikasi sistem informasi akuntansi %sistem

penggaian dan manaemen manfaat&. "ebasnya perusahaan atas

kebutuhan komputer dapat dipakai untuk meningkatkan layanan di area

lainnya.

BAB III

KESIMPULAN

Sistem yang terkait dalam manaemen sumber daya manusia terbagi menadi

dua subsitem, yaitu sistem dasar SDM dan sistem penggaian. Sistem pada

manaemen sumber daya manusia mencatat dan memproses data tentang akti!itas

yang terkait dengan karya$an, seperti rekruitmen, pelatihan, e!aluasi dan

pemecatan karya$an. Sedangkan sistem penggaian merupakan sebuah sistem

yang mencatat dan memproses data yang dapat digunakan untuk membayar asa

yang telah dilakukan karya$an.

Sistem dalam ranah ini didesain untuk bisa memenuhi ketentuan dari

pemerintah terkait ketenagakeraan yaitu tentang pembayaran paak yang tepat

dan praktik perlakuan karya$an dengan baik. Selain itu, sistem ini dirancang

untuk mencegah teradinya kecurangan, seperti pembayaran gai pada pega$ai

fiktif, maupun kesalahan, seperti kelebihan atau kekurangan pembayaran gai.

Potensi tersebut bisa diminimalkan dengan berbagai cara pengendalian, terutama

terkait pengendalian akses, pengendalian organisasi dan pengendalian

dokumentasi. #amun, karena besarnya biaya yang mungkin dikeluarkan untuk

sistem penggaian ini, perusahaan pun bisa memilih melakukan outsourcing

pekera yang dinilai bisa mengurangi biaya.


23/23

DA43AR PUS3AKA

/omney, Marshall ". /omney dan Paul @ohn Steinbart. ()*0. Sistem Informasi

Akuntansi. @akarta Salemba :mpat.

https66$$$.youtube.com6$atch7!Br@8fgiD@)Sg. Diakses pada tanggal * Mei

()*0.
https://www.youtube.com/watch?v=rJ7fgiDJ0Sghttps://www.youtube.com/watch?v=rJ7fgiDJ0Sg

makalah msdm dan siklus penggajian (1).doc

Documents