sistem pengendalian internal pada siklus penggajian (studi …
TRANSCRIPT
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIKLUS
PENGGAJIAN
(Studi Kasus PT Pegadaian Cabang Pelayanan Sumenep)
Artikel Skripsi
Oleh :
ISMI DWI UTAMI
NPM : 715.2.2.0920
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS WIRARAJA SUMENEP
2019
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIKLUS
PENGGAJIAN
(STUDI KASUS PT PEGADAIAN CABANG PELAYANAN
SUMENEP)
Ismi Dwi Utami
Hafidhah
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Wiraraja
Sumenep
ABSTRAK
Pengendalian internal merupakan bagian yang sangat penting agar tujuan dari perusahaan dapat
tercapai sejalan dengan tujuan awalnya. Adanya suatu pengendalian internal dalam prosedur
penggajian merupakan bagian yang penting guna menghindari kekeliruan dalam penerimaan gaji
karyawan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengendalian internal prosedur
penggajian di PT Pegadaian cabang Sumenep. Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif
dengan model penelitian komparatif. dimana penelitian komparatif ini membandingkan praktik
yang telah dilakukan dengan teori yang ada. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data,
penyajian data, verifikasi atau penyimpulan data. Hasil Penelitian menunjukan pengendalian
internal yang diterapkan di PT Pegadaian Cabang Sumenep belum sepenuhnya sesuai dengan teori
pengendalian internal dari Mulyadi. Ketidak sesuaian tersebut terdapat pada aspek organisasi,
aspek sistem otorisasi dan aspek praktek yang sehat.
KATA KUNCI: Pengendalian internal, Prosedur, Penggajian.
Payroll Cycle Internal Control System of PT Pegadaian Sumenep Branch.
ABSTRACT
Internal control is a very important part so that the objectives of the company can be achieved in line with their initial objectives. The existence of an internal control in the payroll procedure is an
important part in order to avoid mistakes in receiving employee salaries. This study aims to
determine how the internal control of payroll procedures at PT Pegadaian Sumenep branch. This
type of research is qualitative with a comparative research model. where this comparative study
compares the practice that has been carried out with existing theories. Data collection techniques
used were observation, interviews, documentation. Data analysis techniques used are data
reduction, data presentation, data verification or inference. The results showed that the internal
control applied at PT Pegadaian Sumenep Branch was not fully in accordance with the theory of
internal control from Mulyadi. The discrepancies are found in aspects of the organization, aspects
of the authorization system and aspects of healthy practices.
KEY WORDS; Internal control, Procedure, Payroll.
PENDAHULUAN
Persaingan0bisnis yang0semakin ketat0menuntut perusahaan untuk
menjalankan fungsinya secara efektif dan efisien agar dapat0bersaing
secara0sehat dan baik. Suatu0perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan
lainnya apabila mempunyai0sistem informasi yang0baik. Suatu
perusahaan0apabila sistem akuntansi0tidak baik akan0menimbulkan suatu gejala
yang merugikan, oleh karena itu diperlukan suatu pengendalian internal yang
memadai (Amela, 2013)
Sistem pengendalian0merupakan salah satu sistem informasi
akuntansi0yang0diterapkan oleh perusahaan dalam mencapai tujuannya (Sari,
2017). Dalam mewujudkan sistem0perusahaan0yang baik, dibutuhkannya suatu
analisa0dan0evaluasi, dimana hal0tersebut diharapkan0mampu mencegah
penyelewengan0yang dapat0terjadi di suatu perusahaan. Sistem pengendalian
internal0di sini merupakan sistem untuk mengolah sumber daya yang0ada
dengan0semaksimal mungkin untuk memperoleh0keuntungan bagi perusahaan.
Sumber0daya manusia0sangat berperan penting dalam menentukan0apakah
perusahaan0tersebut dapat0mencapai tujuan usahanya dengan baik.
Perusahaan0membutuhkan karyawan untuk operasional perusahaan, begitu0juga
karyawan memerluakan pekerjaan untuk memperoleh gaji yang dapat digunakan
demi kelangsungan hidup karyawan0tersebut(Sari, 2017).
(Handoko, 2001)menyatakan bahwa gaji0sangat penting0bagi karyawan
sebagai individu karena0gaji merupakan0ukuran nilai karya mereka0diantara para
karyawan itu sendiri, keluarga0dan masyarakat. Gaji merupakan pembayaran0atas
penyerahan jasa0yang0dilakukan oleh karyawan yang mempunyai0jenjang
jabatan0manajer, sedangkan upah umumya0merupakan pembayara atas
penyerahan0jasa yang dilakukan oleh0karyawan pelaksana atau buruh (Mulyadi,
2016).
Sistem penggajian dapat berjalan dengan baik0apabila memiliki unsur-
unsur0sistem pengendalian0struktu organisasi0yang memisahkan0tanggungjawab
fungsional0secara tegas. Unsur-unsur penting lainnya0meliputi informasi-
informasi yang terkait, dokumen-dokumen yang0digunakan, fungsi-fungsi yang
terkait, catatan akuntansi yang terkait dan0jaringaan prosedur yang membentuk
sistem (Aminatul Husniyah, Darminto, 2015)
Tanpa0adanya sistem0yang baik dan benar0dalam pengelolaan gaji,
dapat0menimbulakn manipulasi0data gaji yang dapat0dilakukan oleh pihak-
pihak0tertentu, dan hal tersebut dapat mempengaruhi0besarnya gaji yang
diterima0karyawan(Wibowo, 2017).
Atas dasar0kajian diatas, peneliti melakukan penelitian pada PT Pegadaian.
PT0Pegadaian merupakan0satu-satunya Badan0Usaha Milik Negara0yang
bergerak di0bidang jasa gadai. PT Pegadaian harus diperhatikan sistem
pengendalian internalnya khususnya pada bagian penggajian karena hal tersebut
akan berdapak pada pemberian gaji karyawan dan tentunya juga akan berdampak
pada kinerja karyawannya. Pada PT Pegadaian Cabang Pelayanan dijelaskan
tentang penggajian karyawannnya yang tergantung pada absensi karyawan.
Absensi karyawan setiap akhir bulan akan direkap dan akan dibentuk laporan
absensi yang kemudian akan disetor kepada bagian kantor wilayah. Pemberian
gaji karyawan PT Pegadaian Cabang Pelayanan Sumenep dilakukan setiap tanggal
25 bulan berjalan, namun kenyataannya pemberian gaji sering mengalami
keterlambatan pada karyawan. Karyawan menerima gaji lebih dari tanggal yang
ditentukan. Hal ini dikarenakan keterlambatan penyetoran absensi yang dilakukan
oleh bagian absensi kepada kantor wilayah sehingga mengakibatkan
keterlambatan pula pemberian gaji karyawan. Oleh sebab itu maka perusahaan
perlu memperhatikan sistem pengendalian internal khususnya di bagian
penggajian untuk menghindari terjadinya keterlambatan pemberian gaji pada
karyawannya. Menyadari pentingnya0penerapan sistem0pengendalian
intern0dalam sistem kegiatan0penggajian perusahaan0maka penulis tertarik0atas
dasar untuk melakukan penelitian tentang “Sistem Pengendalian Intern pada
Siklus Penggajian di PT Pegadaian Cabang Pelayanan Sumenep”.
Berdasarkan permasalaha diatas maka dapat dirumuskan suatu
permasalahan yaitu:
1. Bagaimana sistem pengendalian internal yang terdapat pada siklus peggajian
perusahaan PT Pegadaian Cabang Pelayanan Sumenep ?
TINJAUAN PUSTAKA
Definisi Pengendalian Internal
(Mulyadi, 2001) menyebutkan bahwa0sistem pengendalian intern meliputi
struktur organisasi,0metode dan ukuran-ukuran yang0dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi,0mengecek ketelitian dan keandalan data0akuntansi,
mendorong efisisensi dan mendorong0dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.
Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian0intern yang dirumuskan oleh (James,
2007),0pengendalian internal diterapkan untuk mencapai0empat tujuan utama,
yaitu:
1. Untuk menjaga aktiva0perusahaan
2. Untuk mempromosikan0efisisensi operasioanl perusahaa
3. Untuk memastikan0akurasi dan dapat diandalkannya catatan0dana informasi
akuntansi
4. Untuk mengatur kesesuaian0dengan kebijakan dan prosedur yang0ditetapkan
manajemen.
Komponen Pengendalian Internal
Menurut (COSO Internal Control, 2013) menyatakan0mengenai komponen-
komponen pengendalian0internal sebagai berikut:
1. A control0environment (lingkungan pengendalian).
2. Risk assessment0(penaksiran resiko).
3. Control activities0(kegiatan pengendalian).
4. Information and0communication (informasi dan komunikasi).
5. Monitoring0(pemantauan).
Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian
1. Aspek Organisasi.
a. fungsi pembuatan0daftar gaji dan upah harus terpisah0dari fungsi keuangan.
b. Fungsi pencatatan0waktu hadir harus terpisah dari0fungsi operasi.
2. Aspek Sistem Otorisasi
a. Setiap orang yang0namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus0memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai
karyawan0perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
b. Setiap perubahan gaji dan upah0karyawan karena perubahan
pangkat,0perubahan tarif gaji dan upah, tambahan0keluarga harus
didasarkan pada surat keputusan0direktur keuangan.
c. Setiap potongan atas0gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan0karyawan harus didasarkan atas surat0potongan gaji dan upah
yang diotorisasi0oleh fungsi kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi0oleh fungsi pencatat waktu. Perintah
lembur0harus diotorisasi oleh kepala departemen0karyawan yang
bersangkutan.
e. Daftar gaji dan0upah harus diotorisasi oleh fungsi0personalia.
f. Bukti kas keluar0untuk pembayaran gaji dan upah0harus diotorisasi oleh
fungsi akuntansi.
3. Aspek Prosedur Pencatatan.
a. Perubahan dalam catatan0penghasilan karyawan direkonsiliasi0dengan
daftar gaji dan upah0karyawan.
b. Tarif upah yang0dicantumkan dalam kartu0jam kerja diverifikasi
ketelitiannya0oleh fungsi0akuntansi.
4. Aspek Praktik yang Sehat.
a. Kartu0jam hadir harus dibandingkan0dengan kartu jam kerja sebelum
kartu0yang terakhir ini dipakai sebagai0dasar distribusi biaya tenaga
kerja0langsung.
b. Pemasukan kartu0jam hadir ke dalam mesin pencatat0waktu harus diawasi
oleh fungsi pencatat0waktu.
c. Pembuatan daftar0gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan0ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi0sebelum dilakukan pembayaran.
d. Penghitungan pajak0penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan0catatan
penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan0karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar0gaji
dan upah.
Penelitian Terdahulu
No Nama
Peneliti/Tahun
Judul Hasil Penelitian Keterangan
1 Dwi Ratna
Sari/2013
Analisis Sistem
Pengendalian Internal
Siklus PenggajianPT
Goespa Tour & Travel
prosedur penggajian pada PT. Gosepa
Tour&Travel melibatkan
administrasi, manager administrasi,
manager keuangan surabaya dan
kasir. Sistem pengendalian internal
sudah berjalan dengan baik.
Mendukung
Riset
2 Helena Febrianti
Wibowo/2017
Analisis Sistem
Informasi Akuntansi
Siklus Pengupahan
Untuk Meningkatkan
Pengendalian Internal
Perusahaan Pengolahan
Kayu
Struktur organisasi dalam perusahaan
masih belum memiliki divisi sumber
daya manusia (SDM). Sehingga
perusahaan memerlukan perubahan
dalam struktur organisasinya.
Mendukung
Riset
3 Intan Rahmawati
dan Isharijadi dan
Elly Astuti/2018
Analisis Efektivitas
Pengendalian Intern
Atas Sistem Informasi
Akuntansi Penggajian
Dan Pengupahan
Sistem informasi akuntansi
penggajian di Pabrik Gula Soedhono
sudah cukup efektif karena sudah
sesuai dengan PKB dan SMM ISO
14.000:2015 yang ditetapkan dari
Mendukung
Riset
Pabrik Gula Soedhono
Ngawi
kantor direksi, tetapi masih memiliki
kelemahan yang ada dalam prosedur
pengajuan lembur karyawan yang
belum sesuai dengan SOP dari kantor
direksi
4 Herlina dan Moh.
Diki Widianto/
2017
Evaluasi Dan
Rancangan Sistem
Informasi Akuntansi
Penggajian Untuk
Meningkatkan
Pengendalian Internal
Di Perguruan Tinggi
La Tansa Mashiro
Sistem akuntansi penggajian di
Perguruan Tinggi La Tansa Mashiro
sudah berjalan dengan baik. Hal ini
dibuktikan dengan adanya kendali di
dalam pelaksanaan sistem.
Mendukung
Riset
5 Aminatul
Husniyah/2015
Analisis Pengendalian
Internal Pada Sistem
Penggajian Karyawan
RSUD Dr. H. Moh.
Anwar Sumenep
pengendalian internal pada sistem
penggajian karyawan yang diterapkan
oleh manajemen belum dilakukan
dengan baik, karena salah satu unsur
pengendalian internalnya terdapat
kelemahan yaitu pada struktur
organisasi
Mendukung
Riset
METODE PENELITIAN
Jenis data0yang digunakan pada0penelitian ini0adalah data subjektif,0dimana
data diperoleh0dari opini dan pengalama dari orang yang0dijadikan informan di
PT Pegadaian Cabang Pelayanan Sumenep. Sumber0data penelitian ini
menggunakan data primer. Dimana data primer diperoleh0langsung oleh peneliti
yang berasal0dari informan dengan mewawancarai sumber-sumber yang
berkaitan0dengan penelitian ini yaitu bagian absensi dan pimpinan kantor PT
Pegadaian Cabang Pelayanan,,juga berupa struktur organisasi perusahaan serta
data-data lainnya yang dibutuhkan.
Dalam penelitian ini tehnik0pengumpulan datanya menggunakan wawancara,
observasi serta dokumentasi. Kemudian data akan dianalisis menggunakan
analisis kualitatif yang meliputi reduksi data, penyajian data, serta verifikasi dan
kesimpulan. Setelah itu dilakukan uji keabsahan datanya. Untuk
membuktikan0keabsahan data0dalam penelitian ini menggunakan0triangulasi
sumber, dimana0dalam menetapkan0keabsahan data diperlukan adanya
teknik0pemeriksaan. Data yang0dikumpulkan diklarifikasi sesuai dengan tujuan
peneliti untuk0dilakukan pengecekan kebenaran melalui teknik0triangulasi.
Triangulasi merupakan teknik pemeriksaan0keabsagan data yang
memanfaatkan0sesuatu yang lain diluar data tersebut untuk keperluan suatu
pengecekan0atau sebagai pembanding terhadap data itu yang0diperoleh dari
sumber yang berada di PT Pegadaian Cabang Sumenep.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Prosedur Penggajian PT Pegadaian Cabang Sumenep
Prosedur penggajian pada PT Pegadaian Cabang Sumenep dimulai dari bukti
absensi karyawan. Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Joko selaku
bagian keuangan mengatakan bahwa:
“prosedur gaji disini dilihat dari daftar hadir karyawan atau absensi
karyawan, setelah itu setiap akhir bulan akan saya rekap absensi karyawan
untuk disetor ke kanwil Surabaya.”
(wawancara, 2 Mei 2019, di Pegadaian Cabang Sumenep)
Prosedur penggajian pada PT Pegadaian Cabang Sumenep meliputi bagian
kepegawaian yang membuat dan mengawasi langsung absensi keuangan yang
merekap absensi karyawan dan diperiksa kembali oleh bagian pemeriksaan yaitu
pimpinan cabang. Setelah melakukan pemeriksaan maka bagian keuangan akan
mengirimkan hasil rekap absensi tersebut kepada kantor Wilayah di Surabaya.
Kendala dalam Prosedur Penggajian PT Pegadaian Cabang Sumenep
PT Pegadaian Cabang Sumenep memiliki kendala yang tidak cukup besar,
kendala yang dialami PT Pegadaian Sumenep terletak pada bagian keuangan yang
merangkap tugas dengan bagian kasir.Maksud dari perangkapan tugas disini,
bagian kasir pada akhir bulan harus merekap semua data-data nasabah yang telah
menerima kredit dan membayar pelunasan.
Selain merekap data-data nasabah, bagian kasir/keuangan juga harus merekap
daftar hadir atau absensi semua karyawan untuk kemudian disetor ke bagian
Kanwil Surabaya. Seperti yang dikatakan oleh bapak Joko, yaitu:
“ya semua yg mengerjakan itu saya, mulai dari merekap absensi
karyawan dan merekap data-data nasabah tentang kredit. Itu dilakukan di
akhir bulan semua.”
Hal inilah yang mengakibatkan terlambatnya pemberian gaji kepada
karyawan karena terlambatnya pula penyetoran hasil rekap absensi yang
dikarenakan perangkapan tugas tersebut.
Analisis Pengendalian Internal Prosedur Penggajian PT Pegadaiancabang
Sumenep
1. Aspek Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
Untuk0terlaksananya pengendalian0intern gaji dan upah0 dengan baik
maka0perlu diadakan pemisahan0tugas dan fungsi0dimana suatu kegiatan
mulai0dari awal sampai dengan0selesai tidak boleh dikerjakan0oleh satu
orang,0hal ini penting0untuk menghindari tugas0rangkap atau ganda0yang
dapat memungkinkan0terjadinya penyelewengan.
Pada PT Pegadaian Cabang Sumenep fungsi0pembuata daftar0gaji
dan fungsi keuangan dilakukan oleh satu0orang. Sehingga
dapat0dikatakan disini terjadi perangkapan0tugas antara0fungsi pembuat
daftar0gaji dan fungsi keuangan.0Hal ini diperjelas0oleh bapak Joko,
bahwa:
“yang membuat daftar gaji ya saya, dan yang bertugas di bagian
keuangan juga saya. Itu kan tidak terlalu susah dan rumit jadi ya saya
semua yang mengerjakan”.
Dari hasil wawancara0diatas, karyawan yang0melakukan
perangkapan0tugastersebut0berpikir0bahwa0tidak0akanterjadi0kesalahan0
hanya0karena0tidak adanya0pemisahan fungsi0antara pembuat0daftar gaji
dan0fungsi keuangan.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
PT Pegadaian Sumenep tidak memiliki fungsi operasi, dan setiap
pembuatan daftar hadir dibuat sendiri oleh fungsi kepegawaian. Sehingga
terjadi perangkapan tugas antara fungsi kepegawaian dan fungsi pencatata
waktu hadir karyawan PT Pegadaian Cabang Sumenep.Jadi tidak ada
pemisahan tugas antara fungsi pembuat daftar hadir dengan operasi
dikarenakan PT Pegadaian Cabang Sumenep tidak memiliki fungsi operasi
juga tidak memiliki fungsi pembuat daftar hadir.
Hal ini juga ditegaskan oleh salah satu karyawan PT Pegadaian Sumenep,
bapak Danil bahwa:
“disini tidak ada bagian operasinya, jadi yang melakukan
pencatatan waktu hadir yang bagian kepegawaian, sama seperti
fungsi pembuatan daftar hadir itu tadi, setiap ada karyawan baru
yang membuatkan waktu jam hadir dan daftar gaji yang bagian
kepegawaian itu”.
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa di PT Pegadaian
Sumenep tidak memiliki fungsi operasi, dan setiap pembuatan daftar hadir
dibuat sendiri oleh fungsi kepegawaian. Sehingga terjadi perangkapan
tugas antara fungsi kepegawaian dan fungsi pencatata waktu hadir
karyawan PT Pegadaian Cabang Sumenep.
2. Aspek Sistem Otorisasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
PT Pegadaian Cabang Sumenep memberikan kesempatan kepada
karyawannya untuk menunjukkan kemampuannya mencapai tujuan
perusahaan. Dengan prestasi yang telah dicapai kryawannya maka
perusahaan akan memberikan reward berupa finansial atau berupa
kenaikan jabatan.Seperti yang dikatakan oleh bapak Joko bahwa:
“semua bisa naik jabatan jika memenuhi syarat dari direktur utama,
salah satunya seperti jika mengabdi lebih dari beberapa tahun yang
ditentukan”.
Dari hasil pernyataan diatas, direktur PT Pegadaian sangat
memperhatikan karyawannya. Kenaikan jabatan bukan hanya untuk
karyawan yang berprestasi tapi juga karyawan yang telah berbakti atau
bekerja di perusahaan melebihi tahun yang telah ditentukan perusahaan.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus
didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
PT Pegadaian memiliki rincian gaji yang sudah di tentukan oleh
direktur keuangan.Pembayaran gaji pada PT Pegadaian Cabang Sumenep
didasarkan0atas dokumen0daftar gaji dan daftar0hadir, maka perlu
pengawasan0terhadap nama-nama karyawan0yang masuk ke0dalam daftar
gaji.Gaji yang diterima oleh karyawan perusahaan telah diotaisasi oleh
direktur cabang, dan direktur cabang telah mengikuti keputusan dari
direktur keuangan pusat. Hal ini dinyatakan oleh bapak Joko, bahwa:
“kalau ada kenaikan gaji pasti direktur utama dari kantor wilayah
pasti akan menghubungi kepala pimpinan cabang terlebih dahulu
untuk kemudian disampaikan kepada bagian keuangan di kantor
cabang”.
Jadi ketika terjadi kenaikan atau perubahan gaji maka semuanya telah
diverifikasi langsung oleh bagian keuangan pusat kepada pimpinan cabang
dan kemudian oleh pimpiinan cabang akan dilanjutkan kepada bagian
keuangan di kantor cabang.
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan
upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
Dasar penambahan gaji dan pemotongan gaji pada PT Pegadaian
Sumenep diotorisaasi oleh petugas0yang berwenang seperti0direktur
utama dan direktur0keuangan agar data gaji0yang tercantum
dapat0diandalkan.Fungsi kepegawaian pada PT Pegadaian Cabang
Sumenep hanya bertugas mencari, menerima dan mengawasi pegawai
apabila dalam pekerjaan terdapat kesalahan. Fungsi kepegawaian juga
berhak atas pemotongan gaji karyawan apabila karyawan melakukan
sesuatu yang fatal atau jam kerja kurang dari jam kerja yang telah
ditetapkan oleh perusahaan.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
Kartu0jam hadir diotorisasi0oleh fungsi pencatat0waktu hadir agar0sah
sebagai dasar0perhitungan gaji karyawan0perusahaan. Pada PT Pegadaian
cabang Sumenep yang bertanggung jawab atas pembuatan kartu jam hadir
adalah kepegawaian. Jiak terjadi kesalahan atas kartu jam hadir karayawan
maka yang bertanggung jawab adalah kepegawaian. Selain itu juga jika
ada perubahan dalam kartu jam hadir karyaawan maka yang mengubah
atau memperbaiki adalah kepegawaian yang salah satu tugasnya memang
bagian pencatat waktu hadir karyawan.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan.
Pada PT Pegadaian, perintah lembur diberikan langsung oleh atasan
kepada setiap kepala bagian untuk disampaikan kepada karyawan yang
akan bertugas. Pada hasil wawancara dengan Danil, menyatakan bahwa:
“kalo yang nyuruh lembur itu biasanya perintah dari atasan
langsung kepada karyawan-aryawan yang bersangkutan mbak”.
Upah lembur0dibayarkan di luar0jam regular,0karena tarifnya
lebih0tinggi dari jam0regular. Jam kerja0lembur harus diotorisasi oleh
kepala bagian yang bersangkutan yaitu bagian kepegawaian dan pimpinan
cabang.
f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
Daftar gaji yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji akan
diperiksa kembali oleh fungsi personalia untuk diperiksa keandalannnya.
namun pada PT Pegadaian Cabang Sumenep untuk pembuatan daftar gaji
dilakukan langsung oleh bagian keuangan yang kemudian di periksa
langsung ketelitiannya oleh kepala pimpinan cabang.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi
oleh fungsi akuntansi.
Semua0kas keluar maupun0kas masuk akan diotorisasi0oleh fungsi
akuntansi. Bukti0tersebut yang0berisi perintah kepada0fungsi keuangan
untuk0mengeluarkan sejumlah0uang yangdiperlukan0sesuai dokumen.Hal
ini dinyatakan0oleh bapak Joko bahwa:
“bukti-bukti yang terkait dengan pengeluaran kas itu harus
diketahui oleh bagian akuntansi, kemudian baru diteruskan ke bagian
keuangan untuk pencairan uangnya”
Pada PT Pegadaian Cabang Sumenep semua bukti-bukti pengeluaran
kas termasuk bukti pembayaran gaji diotorisasi langsung oleh bagian
akuntansi.
3. Aspek Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji dan upah karyawan.
Setiap ada lembur di PT Pegadaian Cabang Sumenep maka akan
berubah pula catatan penghasilan karyawan dan gaji karyawan. Bagian
akuntansi akan merekonsiliasi setiap perubahan catatan penghasilan
karyawan yang dihasilkan dari jam lembur dengan daftar gaji yang telah
dibuat oleh bagian keuangan. Adanya prosedur0pencatatan
kartu0penghasilan karyawan yang0diselenggarakan oleh0bagian
keuangan0untuk mengumpulkan0semua penghasilan yang0diperoleh
masing-masing0karyawan. Setiap ada0perubahan penghasilan
karyawan0dicatat dan0direkonsiliasi oleh0bagian akuntansi dengan0daftar
gaji setiap karyawan.0Bapak Joko menyatakan bahwa:
“kalau ada perubahan gaji atau penambahan penghasilan lainnya
tentu harus direkonsiliasi dulu dengan daftar gaji karyawan tersebut.
Itu tugasnya bagian akuntansi yang merekonsiliasi perubahan
penghasilan karyawan”.
Dari hasil wawancara diatas, dapat diketahui bahwa pada PT
Pegadaian Cabang Sumenep untuk prosedur pencatatan melibatkan fungsi
akuntansi yang akan merekonsiliasi catatan penghasilan karyawan dengan
daftar gaji yang dibuat oleh bagian keuangan
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
Tarif upah pada PT Pegadaian Summenep dilakukan berdasarkan
ketentuan dan kebijakan yang dibuat oleh direktur keuangan.Tarif gaji
diperiksa ketelitiannya oleh fungsi akuntansi agar tidak terjadi kesalahan
atau kecurangan dalam penerapan tarif gaji.
4. Aspek Praktek yang Sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya
tenaga kerja langsung.
Kartu0jam hadir digunakan untuk0merekam jumlah jam
setiap0karyawan berada di perusahaan,0sedangkan kartu jam0kerja
merinci penggunaan0jam hadir setiap0karyawan. Sebelum dilakukan
pemeriksaan oleh pimpinan cabang, maka fungsi kepegawaian akan
membandingkan terlebih dahulu antara kartu jam hadir dengan kartu jam
kerja yang kemudian apabila sudah benar maka akan diteruskan
pemeriksaan langsung kepada pimpinan cabang. Kartu jam
hadir0digunakan untuk merekam jumlah0jam setiap karyawan0berada di
perusahaan,0sedangkan kartu jam kerja0merinci penggunaan0jam hadir
setiap0karyawan. Pada PT Pegadaian Cabang Sumenep0untuk mengecek
ketelitian data0yang tercantum dalam0kartu jam kerja,0fungsi
kepegawaian0harus membandingkan0data jam tercantum dalam0kartu jam
hadir0dengan data yang0tercantum dalam kartu0jam kerja.
Setelah0dilakukan pembandingan0antara kartu jam0hadir dengan
kartu0jam kerja maka fungsi0kepegawaian akan meneruskan0kepada
bagian keuangan0untuk kemudian diperiksa langsung0oleh pimpinan
cabang.
b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
Untuk menjamin0data jam hadir yang direkam0dalam kartu jam
hadir0harus dilaksanakan pengawasan0terhadap pemasangan kartu0jam
hadir ke dalam0mesin pencatat waktu.0Dengan diawasinya0perekam jam
hadir0karyawan oleh fungsi0kepegawaian dapat dihindari0perekaman jam
hadir0oleh karyawan yang0tidak benar-benar hadir0di perusahaan.
Pada PT Pegadaian Sumenep0untuk pemasukan kartu0jam hadir ke0dalam
mesin pencatat waktu0dilaksanakan dan diawasi0langsung oleh
fungsi0kepegawaian. Hal ini didukung0oleh pernyataan dari0bapak Joko
yaitu:
“yang membuat dan memasukkan kartu jam kerja ke dalam mesin
pencatat waktu itu ya bagian kepegawaian itu sendiri, jadi jika terjadi
kesalahan bisa langsung diperbaiki oleh fungsi kepegawaian”.
Jadi untuk pengawasan pada0pemasukan kartu jam hadir ke
dalam0mesin pencatat waktu0di PT Pegadaian Cabang Sumenep0diwasi
langsung oleh bagian0kepegawaian, hal itu dikarenakan0tidak adanya
petugas di0bagian pencatat waktu itu0sendiri.
c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan
pembayaran.
Sebelum0melakukan pembayaran gaji,0perlu adanya
verifikasi0ketelitian pembuatan0daftar gaji oleh0bagian akuntansi.
Dengan0adanya verifikasi ketelitian0pembuatan daftar gaji0oleh fungsi
akuntansi, maka sistem0pengendalian ini0menjamin bukti pengeluaran
dibuat0dan didukung dengan0prosedur dan bukti pendukung yang0handal.
Pada PT0Pegadaian Sumenep selalu memastikan perhitungan0daftar
gaji telah dihitung dengan0benar karena sebelum0dilakukan pembayaran
gaji0maupun terdapat pengeluaran0selalu diverifikasi oleh
fungsi0akuntansi terlebih0dahulu. Hal ini didukung oleh0pernyataan
bapak Joko bahwa:
“sebelum ditunjukkan ke bagian keuangan, setiap ada perhitungan
pengeluaran kas selalu diperiksa dulu oleh bagian akuntansi. Itu juga
sama kalo ada pengeluaran untuk gaji.”
Dengan demikian0maka seetiap ada0pengeluaran untuk gaji0maupun
untuk keperluan0kantor selalu diverifikasi0kebenarannya dengan
bagian0akuntansi.
d. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.
Kartu penghasilan0karyawan berfungsi sebagai0catatan
penghasilan0yang diterima karyawan, juga0berfungsi sebagai tanda0telah
diterimanya gaji0oleh karyawan yang0berhak. Kartu
penghasilan0karyawan PT Pegadaian Cabang Sumenep
disimpan0langsung oleh fungsi keuangan.0Jika karyawan sewaktu-
waktu0memerlukan kartu penghasilan0maka bisa diminta kepada0bagian
keuangan
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat diketahui baga alir untuk sistem
penggajian di PT Pegadaian Cabang Peleyanan Sumenep adaah sebagai berikut:
Bagan Alir Sistem Penggajian PT Pegadaian Cabang Sumenep
Bagian KeuanganBagian Kepegawaian
Mulai
Mencatat DHK
Kartu Daftar Hadir Karyawan
1
2
N
1
1
Kartu Daftar Hadir Karyawan
2
MerekapDaftar Hadir
Karyawan
Hasil Rekap DHK
Hasil Rekap DHK1
2
N
2
Dikirim Ke Kanwil
DHK : Daftar Hadir Karyawan
Kanwil : Kantor Wilayah
Keterangan :
A. Bagian Kepegawaian
Bagian kepegawaian melakukan pencatatan daftar hadir karyawan yang
diambil dari hasil check clock. Dari hasil proses pencatatan daftar hadir
karyawan menghasilkan form yaitu kartu daftar hadir karyawan (DHK)
sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 akan diberikan kepada bagian keuangan
sedangkan rangkpa yang ke 2 dijadikan arsip dibagian kepegawaian.
B. Bagian Keuangan
Form kartu daftar hadir karyawan (DHK) yang diterima dari bagian
kepegawaian dilakukan proses rekapitulasi kartu daftar hadir karyawan
dengan sejumlah karyawan sesuai dengan tugas dan fungsinya, yang
kemudian menghasilkan 2 form yaitu hasil rekap daftar hadir karyawan
(DHK). Form 1 dikirimkan ke kantor wilayah (Kanwil) untuk dilakukan
proses pencairan gaji ke masing-masing rekening setiap karyawan.
Sedangkan form ke 2 dijadikan arsip di bagian keuangan.
Adapun rekomendasi bagan alir sistem penggajian di PT Pegadaian Cabang
Sumenep adalah sebagai berikut:
Keterangan :
A. Bagian Kepegawaian
1. Bagian kepegawaian melakukan pencatatan daftar hadir karyawan yang
diambil dari hasil check clock. Dari hasil proses pencatatan daftar hadir
karyawan menghasilkan form yaitu kartu daftar hadir karyawan (DHK).
2. Melakukan proses rekapitulasi kartu daftar hadir karyawan (DHK)
dengan sejumlah karyawan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Hasil
rekapitulasi tersebut menghasilkan form hasil rekapitulasi daftar hadir
karyawan sebanyak 3 rangkap.
3. Form hasil rekapitulasi daftar hadir karyawan rangkap pertama
dikirmkan ke kantor wilayah (Kanwil) sebagai bukti pertanggung
jawaban, form rangkap ke dua dikirimkan ke bagian keuangan untuk
dilakukan proses selanjutnya, dan form rangkap ke tiga dijadikan file
arsip di bagian kepegawaian.
B. Bagian Keuangan
1. Form hasil rekapitulasi daftar hadir karyawan kemudian kemudian
diproses untuk membuat daftar gaji yang nantinya akan menghasilkan
form daftar gaji, slip gaji dan hasil rekap daftar hadir karyawan.
2. Bagian keuangan melakukan proses pencairan gaji ke masing-masing
rekening setiap karyawan bersamaan dengan memberikan bukti
pencairan atau slip gaji. Sedangkan form hasil rekapitulasi daftar hadir
karyawan dan daftar gaji dijadikan file arsip di bagian keuangan.
Bagan Alir Rekomendasi Sistem penggajian PT. Pegadaian Cabang Sumenep
Bagian Kepegawaian Bagian Keuangan
Mulai
Mencatat DHK
Kartu Daftar Hadir Karyawan
Merekap Daftar Hadir
Karyawan
Hasil Rekap Daftar Hadir Karyawan
1
2
3
1N
Hasil Rekap Daftar Hadir Karyawan
2
Membuat Daftar Gaji
Slip Gaji
Daftar Gaji
Hasil Rekap Daftar Hadir Karyawan
2
1
1
N
Dikirim Ke Kanwil
Diberikan kepada karyawan
Selesai
DHK : Daftar Hadir Karyawan
Kanwil : Kantor Wilayah
SIMPULAN & SARAN
Berdasarkan0hasil penelitian0dan pembahsan0mengenai sistem
pengendalian0intern prosedur penggajian0PT Pegadaian Cabang Sumenep0dapat
disimpulkan bahwa0pengendalian internal yang diterapkan0masih ada kelemahan.
Kelemahan tersebut terdapat pada aspek organisasi, aspek sistem otorisasi, dan
aspek praktek yang sehat. Terjadi keterlambatan dalam penyetoran rekap absensi
yang dijadikan sebagai dasar dalam penghitungan gaji oleh Kantor Wilayah
dikarenakan bagian keuangan yang merangkap tugas sebagai penaksir dan bagian
perekapan absensi. Saran yang mampu diberikan oleh penulis kepada pihak PT
Pegadaian Cabang Sumenep berkaitan dengan ketidak sesuaian antara
implementasi pengendalian internal dalam prosedur penggajian di PT Pegadaian
Cabang Sumenep dengan teori pengendalian intern menurut Mulyadi sebaiknya
ada pemisahan tugas antara bagian keuangan dan bagian perekapan absensi
sehingga tidak akan terjadi keterlambatan dalam pembuatan rekap absensi untuk
dikirim ke kantor wilayah.
DAFTAR PUSTAKA
Achmadi, C. N. dan A. (2010). Metodologi Penelitian. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Almanshur Fauzan, G. D. (2012). Metodologi Penelitian Kualitatif. Jogyakarta:
Ar-Ruz Media.
Amela, M. (2013). ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA
PT. TRANSALINDO EKA PERSADA BATAM KEPULAUAN RIAU.
Aminatul Husniyah, Darminto, D. atmanto. (2015). Analisis Pengendalian
Internal Pada Sistem Penggajian Karyawan, 28(2), 1–10.
Arikunto. (2010). Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta:
Rineka Cipta.
COSO Internal Control. (2013). swiss entity.
Handoko, T. hani. (2001). personnel management. aceh: BFFE.
James, A. H. (2007). Sistem Informasi Akuntansi. (A. A. Yusuf, Ed.) (Edisi Keti).
Jakarta: Salemba Empat.
Moleong, J. (2011). Metode Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. Bandung: PT.
Remaja Rosdakarya.
Mulyadi. (2001). sistem akuntansi. jakarta: salemba empat.
Mulyadi. (2016). Sistem Akuntansi. Jawa Tengah: Salemba Empat.
Romney, marshall B. (2015). accounting information system. boston: electronic
books leermeddelen.
Sari, D. R. (2017). ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS
PENGGAJIAN PADA PT.GOESPA TOUR & TRAVEL, 91.
Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung:
PT Alfabet.
Wahyu Putranto, H. (2015). Analisis Sistem Pengendalian Internal atas Siklus
Penggajian. JURNAL AKUNTANSI UNESA, 3(3), 1–15.
Wibowo, H. F. (2017). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengupahan
Untuk Meningkatkan Pengendalian Internal Pada Perusahaan Pengolahan
Kayu.
