1

BAB 15. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian

Pendahuluan

Siklus sumber daya manusia (MSDM)/penggajian (human resources management

(HRM)/payroll cycle): serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang

terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.

Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut:

1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru.

2. Pelatihan.

3. Penugasan pekerjaan.

4. Kompensasi (penggajian).

5. Evaluasi kinerja.

6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5

dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut.

Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya

bertanggung jawab atas fungsi ini.

SISTEM INFORMASI SIKLUS MSDM/PENGGAJIAN

Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan, pemindahan,

pelatihan, dsb.) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu pegawai yang terjadi

setiap hari.

2

Figur 15-1 menggambarkan bagian sistem ERP yang mendukung siklus MSDM/penggajian:

TINJAUAN PROSES MSDM DAN KEBUTUHAN INFORMASI

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan

pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka memengaruhi

kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan.

Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) tidak hanya berjalan seperti

seperti seuah petunjuk yang mengidentifikasi area-area keahlian yang dimiliki oleh pegawai

individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan tersebut, sehingga pengetahuan

tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lainnya.

Sebagai contoh, kantor konsultan professional sering menyediakan jasa serupa ke banyak klien

yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan memungkinkan para konsultan untuk

3

menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah database yang

dibagikan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 15-1 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus MSDM/penggajian bergantung

pada database terintegrasi yang memuat informasi mengenai pegawai, penggajian, dan

penggunaan waktu oleh pegwawai.

Ancaman umum utama yang dicantumkan dalam Tabel 15-1 merupakan data induk yang

tidak akurat atau tidak valid. Salah satu cara ntuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau

tidak validnya data induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan

untuk meminimalkan risiko kesalahan input data.

Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/Penggajian adalah pengungkapan yang tidak

diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu.

Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/Penggajian terkait dengan hilang atau

rusaknya data induk.

Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/Penggajian adalah mempekerjakan

pegawai yang tidak berkualifikasi atau bahkan seorang pencuri.

Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/Penggajian adalah pelanggaran atas hukum

dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat.

4

Tabel 15-1 Ancaman dan pengendalian dalam siklus Penggajian/MSDM:

5

AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan

tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan).

Figur 15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan

output utama sistem penggajian. Para pegawai menerima cek gaji individu sebagai konpensasi

atas jasa mereka. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk

mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian

perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi, dan

organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti: pajak, premi asuransi). Sebagai

tambahan, selanjutnya akan dibahas tentang sistem penggajian yang memberikan laporan untuk

pengguna internal dan eksternal.

Figur 15-2 Diagram konteks Bagian Penggajian dari Siklus MSDM/Penggajian

6

Figur 15-3 Diagram arus data tingkat 0 untuk Siklus Penggajian

Figur 15.3 menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian.

Setiap aktivitas menjelaskan bagaimana informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola

aktivitas yang dikumpulkan, diproses dan disimpan.

MEMPERBARUI DATABASE INDUK PENGGAJIAN

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk

penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal:

perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji

tertahan yang ditetapkan (lingkaran 1.0 pada figure 15-3).

7

PROSES

Figur 15-1 menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab untuk

memperbarui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait

ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak

dan potongan penggajian lainnya Ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai

unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.

Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses

online untuk memperbarui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian

dimasukkan secara tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode pembayaran

berikutnya.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian (ancaman 6 dalam Tabel 15-1)

dapat mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan.

Pemisahan tugas secara tepat (pengendalian 6.1) merupakan prosedur pengendalian utama untuk

menghadapi ancaman tersebut. Pengendalian akses sistem penggajian (pengendalian 6.2) juga

penting. Sistem tersebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi

dengan sebuah matriks penggendalian akses yang (1) menjelaskan tindakan apa yang

diperbolehkan untuk dijalankan setiap pegawai dan (2) mengidentifikasi file apa yang

diperbolehkan untuk diakses setiap pegawai.

Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian

sehingga menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak

membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah. Sebaiknya dilakukan

pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap peruabahan yang sedang

dibuat (pengendalian 7.1). Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen

(pengendalian 7.2) atas seluruh perubahan terhadap pegawai di departemennya memberikan

sebuah cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.

MENVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran

pegawai (lingkaran 2.0 dalam Figur 15-3).

8

PROSES

Kartu waktu (time card): untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap

harinya.

Lembar waktu (time sheet): Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum,

dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk

melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana saja. Para pemberi kerja/atasan

menggunakan lembar waktu tersebut untuk menentukan biaya dan secara akurat mengaihkan

kepada para klien atas jasa yang telah diberikan perusahaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang tidak

akurat. Otomotisasi data sumber (pengendalian 8.1) dapat mengurangi risiko kesalahan yang

tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Teknologi informasi (TI) juga

dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Selain

itu, meminta para supervisor departemen untuk memeriksa dan menyetujui kartu waktu dan kartu

jam kerja memberikan sebuah pengendalian detektif pada keakuratan data waktu dan kehadiran.

MENYIAPKAN PENGGAJIAN

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian (lingkaran 3.0 dalam

Figur 15-3).

PROSES

Figur 15-4 menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian.

9

Berikut menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian:

Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap

pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom.

Daftar potongan (deduction register): memuat potongan-potongan sekarela lainnya bagi setiap

pegawai. Figur 15-5 menyajikan contohdari dua laporan ini.

Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai (atau faksimili, dalam kasus setoran langsung). Cek

gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memuat

10

jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk

masing-masing kategori.

Figur 15-5 contoh daftar penggajian dan daftar potongan:

11

Tabel 15-2 isi dan tujuan dari laporan MSDM/penggajian yang biasanya dihasilkan:

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Kerumitan pemrosesan penggajian, terutama berbagai ketentuan hukum pajak, membuat

pemrosesan penggajian rawan akan kesalahan (ancaman 9 dalam Tabel 15-1).

Tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan (pengendalian 9.1) yang dapat mengurangi

ancaman kesalahan penggajian:

1. Total batch (batch total). Sistem MSDM/penggajian yang canggih akan terus menggunakan

pemrosesan batch untuk penggajian.

2. Melakukan cross-footing daftar penggajian (cross-footing the payroll register). Total dari

kolom gaji bersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi potongan total. Jika tidak

sama maka sebuah kesalahan terjadi dalam pemrosesan dan perlu segera diselidiki serta

dikoreksi.

3. Akun kliring penggajian (payroll clearing account): sebuah akun buku besar umum yang

digunakan dalam proses dua langkah untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan dari

pencatatan biaya penggajian dan alokasi lebih lanjut terhadap pusat-pusat biaya yang sesuai.

12

MENGELUARKAN PENGGAJIAN

Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai (lingkaran 4.0 dalam

Figur 15-3).

PROSES

Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian.

Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan

menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds Transfer (EFT)

yang mentransfer dana dari rekening bank penggajian perusahaan.

Setoran langsung adalah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya

pemrosesan penggajian. Setoran langsung menyediakan penghematan kepada para atasan dengan

menghapus biaya pembelian, pemrosesan, dan pendistribusian cek kertas.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Seperti yang ditunjukkan Tabel 15-1, Ancaman besar lainnya dalam proses penggajian adalah

pencurian cek gaji, penerbitan cek gaji ke pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji ke pegawai

yang telah diberhentikan. Hal ini dapat menimbulkan peningkatan biaya dan hilangnya kas.

Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran kas lainnya yang dibahas pada

bab 13 dapat mengatasi ancaman tersebut. Secara spesifik:

• Akses terhadap cek gaji kosong dan terhadap mesin tanda tangan cek harus dibatasi

(pengendalian 10.1). Begitu pula dengan kewenangan untuk mengotorisasi transaksi-

transaksi EFT harus dipersempit (pengendalian 10.2) dan dikendalikan melalui penggunaan

autentikasi multifaktor yang kuat.

• Seluruh cek penggajian harus secara utut dinomori sebelumnnya dan secara periodik

diperhitungkan (pengendalian 10.3). Jika penggajian dibuat melalui setoran langsung

seluruh transaksi EFT harus ditinjau.

• Kasir harus menandatangai seluruh cek penggajian hanya ketika didukung dengan

dokumentasi yang layak (daftar penggajian dan voucher pencairan – pengendalian 10.4).

13

MENGHITUNG DAN MENGELUARKAN PAJAK PENGHASILAN YANG DIBAYAR

PEGAWAI SERTA POTONGAN PEGAWAI SUKARELA

Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar pajak gaji dan penghasilan

pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai (lingkaran 5.0 Figur 15-3).

PROSES

Banyak atasan juga menawarkan pegawai mereka Rencana manfaat fleksibel (flexible benefit

plan), di mana setiap pegawai menerima beberapa perlindungan minuman pada asuransi medis,

dana pension, dan kontribusi amal. Rencana manfaat fleksibel menempatkan peningkatan

permintaan pada sistem MSDM/penggajian sebuah perusahaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan untuk memenuhi pembayaran yang

diperlukan, pembayaran yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pembayaran tersebut

(ancaman 11.3 dalam Tabel 15-1). Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas

pemerintah dan pegawai juga dapat mengeluh apabila kesalahan tersebut secara negatif

memengaruhi manfaat pensiun atau manfaat lainnya.

OPSI OUTSOURCING: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI PENGUSAHA

PROFESIONAL

Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan (outsourcing)

fungsi penggajian dan MSDM ke biro jasa penggajian dan ke organisainpengusaha professional.

Biro jasa penggajian (payroll service bureau): sebuah organisasi yang mengelola file induk

penggajian untuk tiap kliennya dan menjalankan aktivitas pemrosesan penggajiannya untuk

sebuah bayaran.

Sebuah Organsiasi pengusaha profesional (professional employer organization - PEO)

mengelola data induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya dan memproses penggajian untuk

mereka. Sebuah organisasi pengusaha professional tidak hanya memproses penggajian, tetapi

juga memberikan jasa manajemen sumber daya manusia, seperti desain pemanfaatan pegawai

dan administrasi.

14

Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan

berikut:

• Mengurangi biaya.

• Jangkauan manfaat yang lebih luas.

• Pembebasan atas sumber daya komputer.

REFERENSI

Romney, Marshall B., and Steinbart, Paul John. 2016. Sistem Informasi Akuntansi: Accounting

Information Systems. Ed. 13. Jakarta: Salemba Empat.